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EVALUACIÓN Y SELECCIÓN

DE PROVEEDORES
PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRACTICAS DE
Código PGC-0202
MANUFACTURA
3
CONTROL DE PROVEEDORES Versión
30/09/2010
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Actualización

PLAN DE GESTIÓN DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE


MANUFACTURA

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. MANTENIMIENTO
5. REVISIÓN
6. RESPONSABLE
7. PROCEDIMIENTOS
7.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7.1.1 Evaluación proveedores materias primas
7.1.2 Evaluación proveedores suministros y repuestos
7.1.3 Selección de proveedores
7.1.4 Verificación y reevaluación
7.1.5 Actualizaciones
7.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
7.2.1 Proveedores nacionales
7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos.
7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos.
7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES
7.4 SOLICITUD DE COMPRAS
7.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS
7.5.1 Cotización

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7.5.2 Revisión de fichas técnicas


7.5.3 Certificados de calidad
7.5.4 Especificación de forma de pago
7.5.5 Tiempo de entrega
7.5.6 Tipo de embalaje y transporte
7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS
7.6.1 Compras por caja menor
7.6.2 Ordenes de compra
7.6.3 Compras de material de empaque y reempaque
8. VERIFICACIÓN
9. ACCIONES CORRECTIVAS
10. REGISTROS

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1. INTRODUCCIÓN

AGUA PURA LA CASCADA presenta este documento en cumplimiento de las normas sanitarias
vigentes, como entidad dedicada a la fabricación y venta de agua potable envasada; en el marco del
cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura el manejo dado a las materias primas y los
controles dispuestos para garantizar que estas sean inocuas al ingresar al proceso de envasado de
agua potable; es un paso álgido la calidad de los productos terminados.

2. OBJETIVO

Garantizar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricación del agua potable
envasada cumplan con los requisitos sanitarios para obtener la inocuidad de los productos.

3. ALCANCE

Aplicable a la selección de proveedores y las compras de materias primas e insumos.

4. MANTENIMIENTO

El departamento de calidad se encarga de ejecutar y mantener en aplicación este programa.

5. REVISIÓN

El auditor externo es el encargado de revisar, validar y aprobar los cambios en este programa.

6. RESPONSABLE

El departamento de calidad es el encargado de planear, ejecutar y verificar los procedimientos


descritos en este programa.

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7. DESARROLLO

7.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES


7.1.1 Evaluación proveedores materias primas
a) El departamento de compras debe realizar el estudio de evaluación de proveedores de materias
primas en base a los siguientes criterios, con una frecuencia semestral:

 Precios
 Acuerdos de pago
 Calidad del Producto
 Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas
 Servicio

b) La evaluación se realiza otorgando puntos a cada proveedor, en base a las observaciones


hechas durante el periodo de la relación comercial. Estos puntajes se otorgan en base a:

 Calidad del producto: si el producto obtuvo del 90-100% de calidad en las pruebas de
laboratorio, máximo puntaje (40 puntos), si el producto obtuvo de 80 a 89% en la calidad
según laboratorio (30 puntos) y si alcanzó del 70 al 79% de calidad (20 puntos).

 Fecha de entrega: Si el producto se entrega puntualmente de acuerdo a su condiciones de


entrega ( 20 puntos ) si la fecha de entrega es dos días después (10 puntos ) y si la fecha de
entrega es tres días después y en adelante ( 5 puntos ).

Precio: Si el producto tiene un precio competitivo + crédito de 30 a 60 días (25 puntos), si el precio
es competitivo + contado con descuento de 5-10% (15 puntos) y si el precio neto + crédito
menor a 8 días (5 puntos).

 Devoluciones: Si en el periodo no se han presentado (15 puntos); si han existido devoluciones


en el periodo evaluado pero no están relacionadas a la calidad del producto (10 puntos) y si
se han presentado devoluciones directamente relacionadas con las calidad del producto u
ocasionan una para en la producción (5 puntos).

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Los criterios especificados, no encasillan que un proveedor pueda ser calificado con un puntaje
diferentes a los estipulados puntualmente, pues existen situaciones que no se contemplan en estos
criterios.
Para las materias primas que se realizan análisis de laboratorio y no cumplen con los parámetros
establecidos se sancionaran restando 10 puntos. De acuerdo al criterio de control de calidad se
acepta o se rechaza.

7.1.2 Evaluación proveedores suministros y repuestos


a) Los proveedores de repuestos y suministros deben ser evaluados con una frecuencia anual.

b) El jefe de producción debe realizar la evaluación en los ítems Calidad y Cumplimiento, de acuerdo
a los criterios consignados en el formato Evaluación de Proveedores de suministros y repuestos.

c) El jefe de producción designará en asesores externos la evaluación de proveedores de repuestos


y suministros, cuando sean necesarios los conocimientos especiales de los equipos, repuestos o
suministros a adquirir.

 Repuestos y Servicios de Mantenimiento Automotriz: Técnico automotriz.

 Repuestos y Servicios de Mantenimiento Industrial: Especialista en mantenimiento de equipos


industriales.

 Servicio de Mantenimiento de Computadores: Ingeniero de sistemas.

d) Entregar al Director de Compras para que el realice la evaluación de los ítems Precio y
Condiciones de Pago, verificando que el responsable de la evaluación inicial halla firmado.

e) Una vez realizada la evaluación, el Director de Compras debe firmar y las evaluaciones.

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7.1.3 Selección de proveedores

a) Clasificar los proveedores según la siguiente escala:

Categoría I: 90 a 100 puntos.


Categoría II: 70 a 90 puntos.
Categoría III: menor a 70 puntos.

b) Seleccionar como proveedor

Se aceptan los que obtengan un puntaje superior o igual a 70 puntos. Aquel o aquellos proveedores
que obtengan puntajes menores a 70 puntos, el jefe de compras, debe analizar que decisión toma si
seguir la relación comercial condicionalmente o finalizar la misma.

Luego se debe actualizar el formato de clasificación y registro de proveedores.

7.1.4 Verificación y reevaluación


De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor realizar los seguimientos.

a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y Devoluciones de los proveedores


críticos cada fin de mes.

• Por la primera vez, enviar comunicado y ayudar a tomar acción correctiva.


• Si es reincidente, se retira como proveedor, buscando nuevas alternativas de proveedores.
• Si es único proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo.

b) Realizar la re-evaluación del proveedor registrando en el formato de clasificación y registro de


proveedores, la cual quedará como evidencia en la carpeta del mismo.

7.1.5 Actualizaciones
a) Solicitar periódicamente al proveedor los listados de precios y condiciones de negocios, así como
el envío de especificaciones técnicas vigentes cada vez que actualice sus productos.

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b) Utilizar la información suministrada por los proveedores para el seguimiento y futura evaluación de
los mismos.

7.2 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

7.2.1 Proveedores nacionales

• Proveedor de materias primas e insumos


• Proveedor de suministros y repuestos
• Proveedor de servicio

7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos.

• Proveedor de material de empaque y reempaque


• Proveedor de agua potable

7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos.

• Proveedor de laboratorio
• Proveedor de suministros para implementación de buenas practicas de manufactura
• Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y producción
• Proveedor de repuestos de vehículos
• Proveedor de papelería y artículos de oficina

7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES


a) Identificar la necesidad de un proveedor para materias primas, suministro o repuesto.

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b) Recibir una oferta sobre materia prima, suministro o repuesto con condiciones satisfactorias para
la empresa.

c) Recibir notificación de los proveedores interesados por medio de visita o vía fax, correo electrónico
y/o telefónicamente.

d) Enviar carta vía fax o por correo electrónico, solicitando:

Si es materia prima:

• Una muestra del producto para ser analizado en laboratorio en producción.

Si son suministros o repuestos:

• Un listado de las marcas que comercializan

e) Una vez se acepte el producto ya sea materia prima o suministros, se debe solicitar la siguiente
información:

• Certificado de Cámara de Comercio


• Certificado de Calidad del producto si lo posee.
• Certificado del sistema de calidad de la empresa
• Referencia Comercial
• Referencia Bancaria
• Forma de Pago
• Catálogos de artículos

f) En el caso de ser Servicios especializados solicitar:

• Hoja de Vida del Responsable del servicio a prestar.


• 2 o 3 Referencias que aseguren la calidad y el cumplimiento del proveedor potencial

g) Analizar y verificar la información suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos.

h) Para la aceptación de un proveedor nuevo de materias primas se verifica el resultado o el informe


de calidad que realiza el laboratorio y se registra en el recuadro, la fecha en que se realizó y el
concepto del Directora de Control de Calidad; de acuerdo al destino de la materia prima y su
utilización también se toma en cuenta el criterio del Jefe de Producción. Aclarar también si posee
registro sanitario o su licencia esta en tramite, de acuerdo a la criticidad del producto a comprar.

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i) Para la aceptación de un proveedor nuevo de suministros o repuestos, además de los


documentos enviados, se debe analizar la primera compra para verificar el cumplimiento de los
requisitos.

j) Incluir el proveedor en el formato de clasificación y registro de proveedores.

k) Realizar seguimiento del comportamiento de los proveedores.

7.4 SOLICITUD DE COMPRAS

Los jefes de producción y control de calidad deben diligenciar el formato de solicitud de compra de
materiales, suministros o repuestos, y entregar con la respectiva firma al departamento de compras.
Las compras deben estar justificadas y deben estar dentro del presupuesto para el periodo solicitado.

7.5 COTIZACIÓN DE ARTÍCULOS


7.5.1 Cotización

a) Determinar cuales artículos de las solicitudes de compras realizadas por los jefes de control de
calidad y de producción, se necesitan cotizar.

b) Establecer posibles proveedores evaluados y seleccionados previamente, de acuerdo a los


artículos solicitados.

c) Solicitar mínimo dos cotizaciones de los posibles proveedores, diligenciando el formato Cotización
de Compras.

d) Enviar por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización a los respectivos proveedores,
dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud de compra.

7.5.2 Revisión de fichas técnicas

a) Todo material, insumo o suministro necesario en la fabricación de los productos debe poseer
fichas técnicas donde se especifican las características de los mismos.
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b) Solicitar fichas técnicas a materiales, suministros o insumos cuando se deba tomar la decisión de
rotarlos, adquirirlos por primera vez, o cuando no se tenga información acerca de las
especificaciones técnicas de los mismos.

7.5.3 Certificados de calidad

a) Solicitar en la cotización de los productos los certificados de calidad que se tengan y los
documentos que los respalden.
b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional, se le
solicita la copia del certificado del sistema de calidad.
c) En el caso de las materias primas registradas ante el INVIMA, se debe solicitar copia del registro
sanitario, y verificar en la página Web del INVIMA la vigencia del mismo.

7.5.4 Especificación de forma de pago

a) Se debe aclarar en la solicitud de cotización de acuerdo al proveedor, el convenio de pago que se


espera contemplar en la cotización y compra de los productos.
Los proveedores manejan tres formas de pago más comunes:
50% en la orden de compra y 50% en la entrega.
Pago de contado a la entrega.
Crédito 30 días.

7.5.5 Tiempo de entrega

La cotización debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no, el costo de
entrega en bodega.

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7.5.6 Tipo de embalaje y transporte

Los materiales, insumos o repuestos se deben transportar con las precauciones y seguridad
necesarios, en caso de ser productos químicos se deben utilizar transportes especiales con sus
respectivas hojas de seguridad.

Los suministros para la producción que vayan a estar en contacto directo con los alimentos se deben
embalar en cajas de cartón con letreros alusivos al tipo de producto, protegido en el exterior con
polietileno u otro material impermeable.

7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS

7.6.1 Ordenes de compra

a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos, se diligencia el
formato de orden de compra y se envía al proveedor vía fax o correo electrónico.

7.6.2 Compras de material de empaque y reempaque

a) El material de empaque y reempaque se debe solicitar con un mes de anticipación al proveedor,


aclarando las cantidades, el material solicitado, y pedir que se adjunten los certificados de calidad del
producto.

b) Está solicitud se hace por correo electrónico, y una vez se envía el correo se confirma vía
telefónica.

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c) La solicitud de cambio del rotulado del empaque o especificaciones técnicas del material, se debe
hacer previo estudio y con una antelación de tres meses a la fecha requerida en la empresa.

8. REGISTROS

Evaluación y selección de proveedores PGC-0202-R1


Clasificación y registro de proveedores PGC-0202-R2
Orden de compra

9. VERIFICACIÓN

De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor y calidad de los productos se deben
realizar los seguimientos.

a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y devoluciones de los proveedores


críticos trimestralmente.

• Por la primera vez, enviar comunicado y ayudar a tomar acción correctiva.


• Si es reincidente, se retira como proveedor, buscando nuevas alternativas de proveedores.
• Si es único proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo.

b) Realizar la re-evaluación del proveedor registrando en el formato de clasificación y registro de


proveedores, la cual quedará como evidencia en la carpeta del mismo.

c) Hacer una prueba mensual para verificar calidad de materias primas, suministros e insumos, y
evaluar aquellos que se adquieran por primera vez.

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