Вы находитесь на странице: 1из 40

ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ

по дисциплине

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

«Использование систем электронного документооборота

в практической деятельности»

Степанова Е.Н.

1
Содержание
Введение ....................................................................................................................................................................... 3
1. Общие рекомендации по выполнению лабораторных работ........................................................................... 4
2. Лабораторная работа №1.Обработка простых входящих документов .......................................................... 7
2.1. Цель и условия выполнения работы ............................................................................................................... 7
2.2. Общие сведения о ходе выполнения работы ................................................................................................. 8
2.3. Порядок выполнения работы........................................................................................................................... 9
2.3.1. Создание контрагента ............................................................................................................................. 10
2.3.2 Создание входящего документа ......................................................................................................... 12
2.3.3 Регистрация входящего документа .................................................................................................... 14
2.3.4. Отправка входящего письма на ознакомление (старт процесса ознакомления) ............................... 19
2.3.5 Формирование записей в журнале передачи ......................................................................................... 22
4.3.6.Ознакомление с входящим документом ................................................................................................. 25
2.3.7.Возвращение входящего документа на оперативное хранение ............................................................ 29
2.3.8 Контроль за выполнением процессов и задач ........................................................................................ 31
2.3.9. Размещение документа на оперативное хранение ................................................................................ 32
2.4 Контроль выполнения работы и требования к отчету .......................................................................... 38
2.5. Исходные сведения для выполнения лабораторной работы....................................................................... 39
Список источников.................................................................................................................................................... 40

2
Введение
Как известно, документооборот любой организации непрерывно связан
ее конкретной деятельностью, т.е. с осуществлением бизнес- процессов в ее
внутреннем контуре (внутренний документооборот) и в ее внешнем
взаимодействии с другими организациями (внешний документооборот).
Следовательно, при изучении процессов обработки документов в
организации необходимо учитывать:
• бизнес-процессы,
• состав участников бизнес-процессов,
• конкретные роли участников бизнес-процессов.
В представленных демонстрационных конфигурациях могут быть
выполнены не всевозможные технологические операции обработки
документов. Но процессы обработки трех основных потоков электронного
документооборота рассмотреть можно. А также возможно знакомство с
автоматизацией бизнес-процессов и построением маршрутов для этих целей.
В связи с этим и были организованы (описаны) для изучения и
выполнения обработки документов трех типов в системе следующие
лабораторные работы:
 обработка простых входящих документов, не требующих
создание иных связанных документов;
 Обработка сложных входящих, поступивших на исполнение и
требующих создание иных связанных документов;
 обработка простых исходящих документов, не требующих
создание иных связанных документов;
 обработка внутренних инициативных документов, не требующих
создание иных связанных документов;
 обработка внутренних документов, требующих исполнения и
создание иных связанных документов;
 управление мероприятиями;

3
 нормативно – справочная информация, поиск и отчеты в
системе.
Предлагаемые для выполнения лабораторные работы охватывают
изучение основных функциональных возможностей систем электронного
документооборота, присущих всем системам этого класса, дают
представление о выполняемых технологических операциях по обработке как
электронных документов, так и документов, созданных на бумажном
носителе, и позволяют выявить разницу в предоставлении прав доступа к
документам и функциям системы в зависимости исполняемых должностных
обязанностей участниками документооборота (пользователями системы).
Выполнение лабораторных работ предполагает наращивание степени
сложности их выполнения и постепенное наслаивание нового функционала
системы электронного документооборота.

1. Общие рекомендации по выполнению лабораторных работ


Одним из видов профессиональной деятельности для студентов
информационно-технических и информационно-технологических
специальностей являются изучение ими функционирования
информационных систем управления документооборотом или, как их ещё
называют, систем электронного документооборота.
Для изучения основных принципов работы специализированных
информационных систем электронного документооборота, а также
приобретения практических навыков и умений работы с ними студентам
предлагается выполнить восемь лабораторных работ продолжительностью 14
академических часов.
Лабораторный практикум выполняется студентами, обучающимся по
направлениям подготовки (уровень бакалавриата):
 09.03.01 «Информатика и вычислительная техника»,
 09.03.03 «Прикладная информатика»,
 38.03.05 «Бизнес-информатика»
4
в ходе освоения ими дисциплин «Электронный документооборот» и
«Информационные системы управления документооборотом» с целью
изучения методики использования программных средств обработки типовых
потоков электронного документооборота и приобретения практических
навыков по этому направлению деятельности организации или предприятия.
Данный лабораторный практикум разработан с использованием
информационной системы электронного документооборота «1С:
Документооборот 8» на платформе «1С: Предприятие 8» при дистанционном
формате обучения с использованием демонстрационных конфигураций этого
программного продукта, свободно предоставляемых фирмой 1С, а также
может быть применен и при обычных условиях организации учебного
процесса. Перечень лабораторных работ приведен в таблице 4.
Таблица 4. Перечень лабораторных работ по изучаемой дисциплине
№ ЛР Тема лабораторной работы Рекомендуемая Продолжительность
демонстрационная среда ЛР ( в академических
часах)
1. Обработка входящих Администрация 2
документов, небольшого города
поступивших на
ознакомление
2. Обработка внутренних 2
инициативных
документов
3. Обработка исходящих 2
документов без
согласования
4. Обработка исходящих 2
документов с
согласованием
5. Обработка внутренних 2
документов, требующих
исполнения
6. Обработка входящих 2
документов
(обращений) на
исполнение
7. Управление 4
мероприятиями
8. Нормативно – 2
справочная
информация, поиск и
отчеты в системе,
Печать учетных
5
№ ЛР Тема лабораторной работы Рекомендуемая Продолжительность
демонстрационная среда ЛР ( в академических
часах)
документов в системе
Итого: 18

Условия, задания и порядок выполнения лабораторных работ описаны


в отдельных разделах данного документа на каждую работу. Описание
каждой лабораторной работы построено по единому принципу и содержит
следующие параграфы:
1 Цель и условия выполнения работы
2 Общие сведения о ходе выполнения работы
3 Порядок выполнения работы
3.1 Технологическая операция 1
3.2 Технологическая операция 2
3.3 Технологическая операция 3…..
3.N Технологическая операция N
4 Контроль выполнения работы и требования к отчету
5 Исходные сведения для выполнения лабораторной работы
Лабораторные работы выполняются дистанционно в среде изучаемой
системы электронного документооборота по ссылке:
https://v8.1c.ru/doc8/demonstratsionnye-konfiguracii/ [1]
В ходе выполнения лабораторных работ в компьютерных аудиториях
университета следует соблюдать правила и требования, установленные в
«Инструкции об управлении безопасностью и правами доступа к
информационным ресурсам», утвержденной приказом ректора университета
№73/о от 01.03.2019.
Результаты выполнения каждой лабораторной работы оформляется в
отчете объемом 5-7 страниц печатного текста шрифтом 12 Times New Roman.
При направлении подготовленного отчета преподавателю в электронном
виде в наименовании его файла должна быть в обязательном порядке
отражена следующая информация:
 номер учебной группы,
6
 ФИО студента - автора отчета,
 наименование отчета
 дата его направления преподавателю.
Например, файл с отчетом по лабораторной работе №3 может быть
поименован следующим образом:
431_Волопаева_Отчет по ЛР_№3_110321.
Поименованные иным способом файлы с отчетами не будут
приниматься к рассмотрению.
Описание в лабораторном практикуме построено так, что подробным
образом описываются действия, впервые выполняемые пользователем, при
повторных выполнениях аналогичных действий их описание сокращается.

2. Лабораторная работа №1.Обработка простых входящих


документов

2.1. Цель и условия выполнения работы


Цель работы: ознакомиться с предлагаемым процессом обработки
входящих документов в рамках деловой переписки (деловые письма), не
требующих ответа его автору (адресату) и подготовки иных документов,
связанных с ним, изучить маршрут движения таких входящих документов,
поступивших с целью ознакомления или использования в дальнейшей
работе.
Время выполнения работы: 2 академических часа.
Оборудование и информационные ресурсы:
 ПК, работающий под управлением ОС Windows и имеющий
доступ в глобальную сеть «Интернет»;
 любой веб-браузер, например, Google;
 версия системы электронного документооборота
1С:Документооборот 8 (демонстрационные конфигурации) с
доступом по ссылке:
7
https://v8.1c.ru/doc8/demonstratsionnye-konfiguracii/ [1];
 возможно использование любой демонстрационной среды
Приобретаемые навыки: научиться выявлять и описывать
существующий процесс обработки входящих документов, поступивших в
организацию для ознакомления или использования в работе и не требующих
ответа его автору.
Задание:
 выполнить в соответствии с предлагаемым алгоритмом процесс
обработки входящего документа, поступившего в организацию,
используя заданные исходные сведения о документе из вариантов
заданий раздела 2.5 данной лабораторной работы,
соответствующих номерам списка по учебному журналу;
 выявить функциональные полномочия участников процесса
обработки документов;
 построить маршрут обработки входящего документа,
поступившего в организацию.

2.2. Общие сведения о ходе выполнения работы

Данная лабораторная работа является первой лабораторной работой по


изучению процессов обработки входящей корреспонденции внутри
организации с использованием системы электронного документооборота
1С:Документооборот 8 (демонстрационные конфигурации).
Входящую корреспонденцию, поступающую на обработку в
организации можно разделить на две категории: регистрируемую и
нерегистрируемую. Регистрируемая корреспонденция может быть разделена
на два потока: требующая ответа автору или поступившая на ознакомление и
дальнейшее использование в работе и не требующая ответа автору.
Выполнение данной лабораторной работы позволит познакомиться с
процессом обработки входящих документов, поступивших в организацию
только для ознакомления или дальнейшего использования в работе при
8
необходимости, освоить интерфейс информационной системы и научиться
правильно и корректно реагировать на информационные сообщения системы
разных типов.
Обработка входящих документов осуществляется в пределах одной
организации.
Выполняя эту работу в одной из демонстрационных конфигураций
системы «1С: Документооборот 8», можно научиться создавать
регистрационную карточку входящего документа и вводить его реквизиты,
создавать контрагента, направлять документ на ознакомление, осуществить
ознакомление с ним и списывать его в нужное номенклатурное дело на
оперативное хранение за минованием надобности.
Выполнение лабораторной работы рекомендовано выполнять в
демонстрационной конфигурационной среде Администрации небольшого
города.
Участниками данного процесса обработки могут быть следующие
пользователи демо версии системы:
• Федоров О.П. (глава администрации города);
• Фролова Е.М. (делопроизводитель);
• Петров И.С. (начальник юридического отдела);
• Зеленец Н.В. (главный бухгалтер);
• Белугин М.А. (главный архитектор).

2.3. Порядок выполнения работы

Выполнение лабораторной работы включает в себя следующие


основные этапы процесса ознакомления с входящим документом в системе:
 создание регистрационной карточки документа и ввод обязательных и
необязательных реквизитов о документе;
 создание нового контрагента (юридического лица);
 регистрацию входящего документа;

9
 отправку на соответствующий этап обработки (на ознакомление);
 старт этапа обработки и формирование задач для выполнения;
 отражение в журнале передачи действий с бумажным экземпляром
документа (передачи и возврата);
 выполнение задач участниками процесса обработки;
 контроль за выполнением процесса обработки и завершением задач;
 списание входящего документа в соответствующее номенклатурное
дело;
 завершение процесса обработки входящего документа выводом на
печать «карточки документа».
Для выполнения непрерывности процесса изучаемого процесса
обработки документа выполнение лабораторной работы начинается с
вспомогательной (дополнительной технологической операции), не входящей
в состав изучаемого процесса обработки, но необходимой для дальнейшей
работы по нему.
Особенностью данной лабораторной работы является то, что все
операции выполняются при входе в систему под именем делопроизводителя
Фроловой Е.М., кроме одной «Ознакомление с входящим документом»,
которая выполняется при входе в систему под именем других пользователей
в соответствии с вариантом задания раздела 2.5.

2.3.1. Создание контрагента


Данная операция может быть выполнена только пользователем,
имеющим право добавлять контрагента. Такими правами наделена
делопроизводитель Фролова Е.М. Выполнение этой операции позволяет
познакомиться с возможностями системы по работе с нормативно-
справочной информацией, а именно добавления информации в справочник
«Контрагенты», которыми являются юридические лица.
1. Войдите в систему под именем Фроловой Е.М.

10
2. Перейдите с «Начальной страницы» в раздел «Документы и файлы» в
подраздел «Создать. Контрагент», используя в верхней строке меню

кнопку вида (Функции).


3. Откроется окно «Контрагент (создание)» на закладке «Основные
сведения» введите информацию в обязательное для заполнения поле
«Наименование», взяв ее из варианта задания раздела 2.5.
4. Перейдите на закладку «Контактные лица» и нажмите на кнопку
«ДОБАВИТЬ».
5. На открывшемся окне «Контактное лицо (создание)» в обязательном для
заполнения поле «ФИО» введите требуемую информацию, взяв ее из
варианта задания раздела 2.5
6. Нажмите в верхнем левом углу активного окна на кнопку желтого цвета
«ЗАПИСАТЬ И ЗАКРЫТЬ», произойдет возврат на экранную форму
закладки «Контактные лица», на которой отобразится информация о
добавленном контактном лице. Основное окно поменяет название с
«Контактные лица» на конкретное наименование контрагента, введенное
ранее, например, станет «ООО «Сороковой» (Контрагент)».
7. Выведите на печать карточку созданного контрагента, нажав на кнопку
«КАРТОЧКА» в верхнем меню-действий открытого окна, а затем на
вновь открывшемся окне с информацией о контрагенте в верхнем левом
углу нажмите на кнопку желтого цвета «ПЕЧАТЬ».
8. Убедитесь, что введенная информация присутствует в карточке
Контрагента (см. пример на рисунке 1)

11
Рисунок 1. Пример печатной формы карточки Контрагента
9. Нажмите в верхнем левом углу активного окна на кнопку желтого цвета
«ЗАПИСАТЬ И ЗАКРЫТЬ» и закройте его.
10. Технологическая операция создания контрагента завершена.

2.3.2 Создание входящего документа


1. Войдите в систему под именем Фроловой Е.М.
2. Перейдите с «Начальной страницы» в раздел «Документы и файлы» в
подраздел «Документы входящие», используя в верхней строке меню

кнопку вида (Функции).


3. На экране откроется окно «Входящие документы» и отобразится
перечень входящих документов, доступных делопроизводителю
Фроловой Е.М.
4. Нажмите на кнопку «СОЗДАТЬ» в левом верхнем углу активного окна на
экране в строке действий.
5. В левой части открывшегося окна «Создание нового входящего
документа» установите курсор на позицию Письмо и нажмите в левом
нижнем углу активного окна на кнопку желтого цвета «СОЗДАТЬ».
6. На экране отобразится окно «Входящий документ (создание)», на
котором необходимо ввести реквизиты входящего документа, как
обязательные (отмеченные красной строкой из точек), так и
необязательные, но необходимые в дальнейшей работе с документом для
его однозначной идентификации (например, для его поиска и
12
распознавания среди других документов). Необходимая для ввода
информация указана в разделе 2.5 для соответствующего варианта
выполнения этой лабораторной работы.
7. Введите реквизиты на экранной форме «Входящий документ (создание)»
в соответствии с рекомендациями, указанными ниже в таблице 1.
Таблица 1. Ввод реквизитов создаваемого входящего документа
Наименование поля для ввода Значение поля для ввода
Вид документа Письмо
Наименование документа Из соответствующего варианта задания
Краткое содержание Из соответствующего варианта задания
От кого
Отправитель По описанию операции «Создание
контрагента»
Подписал Введите ФИО контактного лица для
созданного контрагента
Исходящий от: Дата на два дня меньше текущей даты
№ № исх- номер варианта задания-2021,
например, исх-1-2021
Кому
Адресат Федоров О.П.
Подразделение Заполнится автоматически
Получен Почта
Форма Бумажная
Вопрос деятельности Из соответствующего варианта задания

8. В строке меню-действий нажмите на кнопку «ЗАПИСАТЬ»


9. Введенная информация сохранится в информационной базе системы.
Окно для ввода реквизитов о документе будет переименовано на
«Значение поля наименование документа (Входящий документ)»,
например,«Приглашение на экономический форум(Входящий документ)».
11. Но документ еще не будет считаться зарегистрированным в системе, ему
не присвоен уникальный регистрационный номер и дата регистрации.
Для этого требуется выполнение технологической операции регистрации.
12. Операция создания входящего документа завершена.

13
13. Для проверки результатов выполнения этой операции перейдите с
текущего окна на форму «Входящие документы» раздела «Документы и
файлы» подраздела «Документы входящие», используя в верхней строке

меню кнопку вида (Функции)


14. На экране отобразится перечень входящих документов, доступных
делопроизводителю Фроловой Е.М., в том числе и созданный входящий
документ, при этом графа «Рег.№ и дата» в перечне документов будет
пустой, что свидетельствует об отсутствии его регистрации в системе
электронного документооборота.
15. Сравните результаты выполнения этой операции с примером,
представленным на рисунке 2.

Рисунок 2. Пример перечня входящих документов пользователя


16. Продолжите выполнение лабораторной работы со следующей операции.

2.3.3 Регистрация входящего документа

1. Находясь в перечне входящих документов, доступных


делопроизводителю Фроловой Е.М., найдите входящий документ для
регистрации (см. рекомендации п.14 параграфа 2.3.2), установите курсор
на этой записи и двойным кликом ЛВК откройте ее.

14
2. На экране отобразится информация, сформированная о нем в
демонстрационной конфигурации системы.
3. Сравните информацию на Вашем экране с примером на рисунке 3.

Рисунок 3. Пример созданного входящего документа в системе


4. На открывшейся вкладке «Обзор» продемонстрирован сформированный
по шаблону в системе бланк созданного в предыдущей операции
входящего письма.
5. Перейдите на вкладку «Реквизиты» и убедитесь, что все введенные
реквизиты из таблицы 1 параграфа 2.3.2 сохранены. Пример введенных
реквизитов для входящего письма приведен на рисунке 4.

Рисунок 4. Пример реквизитов входящего письма


15
6. В меню действий нажмите на кнопку «ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ».
7. На экране отобразится предупреждающее сообщение (см. рисунок 5),
требующее ответа «ОК».

Рисунок 5. Предупреждающее сообщение при регистрации входящего письма


8. Далее на экране появится сообщение об ошибке, представленное на
рисунке 6.

Рисунок 6. Сообщение об ошибке при регистрации входящего письма


9. Ознакомьтесь с ним и закройте сообщение об ошибке.
10. Приступайте к вводу требуемой информации в поле «Номенкл. дел». Для
этого нажмите на три точки «…» в конце поля. На экране откроется окно
для ввода параметров номенклатуры дел (рисунок 7).
11. На открывшемся окне установите счетчик года на позицию
«2011».Появятся разделы, установите курсор на раздел «07
Административно-хозяйственная деятельность», а затем установите
курсор на заголовок дела «Переписка по административно-
хозяйственной деятельности» и нажмите на кнопку желтого цвета
«ВЫБРАТЬ».
16
Рисунок 7. Форма для выбора номенклатуры дел
12. На экране отобразится окно с реквизитами входящего письма, в поле
«Номенкл. дел» отобразится выбранная позиция предыдущего шага
выполняемой операции (см. рисунок 8).

Рисунок 8. Заполнение поля номенклатуры дел


13. Выполните действие «ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ».
14. В ответ на предупреждающее сообщение (см. рисунок 5) нажмите «ОК»
Входящее письмо зарегистрировано в системе и автоматически заполнились
поля «Рег.№» и «от» (дата регистрации) соответствующей информацией.
Обратите внимание на значение этих полей. Они могут быть использованы в
дальнейшей работе. Состояние документа в системе сменилось со значения
«На регистрации» на значение «Зарегистрирован». В заголовке окна

17
отобразились данные регистрации. Пример реквизитов зарегистрированного
входящего письма приведен на рисунке 9.

Рисунок 9. Пример реквизитов зарегистрированного входящего письма


15. Перейдите с текущего окна на форму «Входящие документы» и
убедитесь, что в перечне входящих документов графа «Рег.№ и дата» для
Вами созданного входящего письма заполнена (см. пример на рисунке
10)

Рисунок 10. Пример перечня зарегистрированных входящих документов


16. Операция регистрации входящего документа завершена.
17. Продолжите выполнение лабораторной работы со следующей операции.

18
2.3.4. Отправка входящего письма на ознакомление (старт процесса
ознакомления)

1. Перейдите на окно реквизитов зарегистрированного Вами входящего


письма, например,«Приглашение на экономический форум(№ 07-20\1 от
12.01.2021)(Входящий документ)» и продолжите выполнение
лабораторной работы под именем Фроловой Е.М.
2. В меню действий нажмите на кнопку «ОТПРАВИТЬ» для запуска
входящего документа по процессу обработки в данном случае на
ознакомление.
3. На экране отобразится окно для выбора процесса обработки (см. рисунок
11), на котором выберите позицию «Ознакомление (новое)» и нажмите на
кнопку желтого цвета «ГОТОВО» внизу экранной формы.

Рисунок 11. Запуск процесса ознакомления


4. На экране откроется окно «Ознакомление(создание)» (см.рисунок 12).

19
Рисунок 12.Форма создания параметров ознакомления
5. В поле «Описание» на вкладке «Ознакомление» введите дополнительную
информацию, например, «Приглашение представлено на группу лиц из 5
человек. О месте и времени проведения форума будет сообщено
дополнительно».
6. Для подбора должностных лиц, кому необходимо ознакомиться с
входящим письмом нажмите на кнопку «ПОДОБРАТЬ».
7. Откроется форма для подбора должностных лиц, в поле «Поиск» которой
введите фамилию должностного лица, указанную в варианте задания
раздела 2.5 с этой целью. После успешного поиска и отображения ФИО
требуемого должностного лица на форме нажмите голубую стрелу на
форме вправо, а затем нажмите на кнопку желтого цвета «ГОТОВО»
внизу формы. Пример заполнения данной формы представлен на рисунке
13.

20
Рисунок 13. Пример подбора должностных лиц для ознакомления
8. Подобранная информация отобразится на форме
«Ознакомление(создание)» на вкладке «Ознакомление».
9. Для сохранения введенной информации в базе данных системы нажмите
в меню действий на кнопку «ЗАПИСАТЬ». Информация сохранена.
Изменился заголовок экранной формы «Ознакомление (создание)».
Убедитесь в этом. И стартуйте процесс ознакомления, нажав в меню
действий на кнопку желтого цвета «СТАРТОВАТЬ И ЗАКРЫТЬ» (см.
рисунок 14).

Рисунок 14. Пример старта процесса ознакомления


10. Процесс ознакомления стартовал и выполнился возврат на форму
реквизитов входящего письма.
11. Убедитесь в старте процесса и создании задач для его выполнения,
перейдя в меню разделов по документу на позицию «Процессы и задачи»,
и просмотрите открывшийся раздел. Пример отображения этого раздела
21
приведен на рисунке 15. В этом разделе выполняется контроль за ходом и
сроками выполнения задач и процессов должностными лицами.

Рисунок 15. Процессы и задачи входящего документа


12. Операция отправки входящего документа на ознакомление завершена.
13. Продолжите выполнение лабораторной работы со следующей операции.

2.3.5 Формирование записей в журнале передачи

Выполнение данной операции предлагается для изучения функций


систем электронного документооборота при использования в структурах со
смешанным документооборотом, что пока остается характерным для
государственных структур и государственных и муниципальных органов
исполнительной власти, которым и является Администрация небольшого
города демонстрационной конфигурации «1С: Документооборот 8». Для этих
целей применяется отражение действий с бумажным экземпляром документа
в журнале передачи, его передачи между должностными лицами в процессе
выполнения работ по его обработке и возврата на оперативное хранение для
дальнейшего использования.
В рассматриваемом процессе изначально было заложено поступление
входящего документа в бумажной форме с доставкой по почте. Такой
документ после обработки помещается на оперативное хранение в

22
соответствующее номенклатурное дело, а передача должностным лицам и
возврат на хранение осуществляется по журналу передачи.
Для определения местонахождения бумажного экземпляра документа
в любой момент времени и производится фиксирование в журнале его
«движение» (перемещение) от одного должностного лица другому.
Перемещение бумажных экземпляров документов в организации всегда
выполняется только через делопроизводителя.
В рассматриваемом процессе доставка входящего письма на бумажном
носителе осуществлялась по почте, его получила делопроизводитель
Фролова Е.М., она же отвечает за передачу его должностным лицам и
контроль за местом нахождения документа, а так же обеспечивает
оперативное хранение всех документов в Администрации небольшого города
в соответствии со своими должностными обязанностями. Для их выполнения
в системе ей назначены соответствующие права доступа. Данная операция
выполняется только ей.
С момента получения входящего документа и до завершения операции
отправки входящего документа на ознакомление бумажный экземпляр
входящего письма находился у делопроизводителя Фроловой Е.М. Далее он
должен быть передан другому должностному лицу на ознакомление (см.
предыдущую операцию п.4.3.4).Отметку об этом факте делопроизводитель
Фролова Е.М должна сделать в базе данных системы в журнале передачи.
Продолжите выполнение лабораторной работы в следующей
последовательности.
1. Находясь на вкладке «Реквизиты» зарегистрированного входящего
письма (см. предыдущую операцию п.2.3.4), перейдите в меню разделов
по входящему письму на позицию «Журнал передачи», и просмотрите
открывшийся раздел. Пример отображения этого раздела приведен на
рисунке 16. В этом разделе выполняется формирование записей в
журнале передачи для отображения перемещения и местонахождения
бумажного экземпляра документа.
23
Рисунок 16. Журнал передачи входящего документа
2. Нажмите на кнопку «СОЗДАТЬ» на открывшемся окне «Журнал передачи
документа».
3. На открывшейся форме «Запись журнала передачи (создание)» (рисунок
17) в поле «Кому передан» введите фамилию должностного лица,
которому входящий документ передан на ознакомление (см.п.7 параграфа
2.3.4), в поле «Срок возврата» установите дату на два дня больше
текущей.

Рисунок 17. Форма для создания записи в журнале передачи


4. Для сохранения информации в базе данных системы нажмите на кнопку
желтого цвета «ЗАПИСАТЬ И ЗАКРЫТЬ».
24
5. На экране вновь отобразится окно «Журнал передачи документа» с
введенной информацией: кому передан документ, датой передачи и
сроком возврата. Таким образом в системе отмечен факт передачи
бумажного экземпляра входящего письма от делопроизводителя
Фроловой Е.М. другому должностному лицу, например, Белугину М.А.
6. Бумажный экземпляр входящего письма практически передан
делопроизводителем Фроловой Е.М. должностному лицу на
ознакомление (в примере Белугину М.А.).
7. В случае возврата бумажного экземпляра документа должностным лицом
делопроизводителю он выполняет в «Журнале передачи» системы
отметку о его возврате, помечая его как возвращенный. Эта ситуация
описана в другой операции (см.параграф 2.3.7).
8. Операция завершена. Убедитесь в правильности ее выполнения, сравнив
результат на экране монитора с отображение на рисунке 18.

Рисунок 18. Формированная запись журнала передачи

4.3.6.Ознакомление с входящим документом


Данная операция выполняется при входе в систему под именем
должностного лица, получившего входящее письмо на ознакомление. При
описании операций другого должностного лица используется вход в систему
под именем пользователя, указанного в п.7 параграфа 2.3.4 для варианта

25
задания раздела 2.5, далее используется в описании вход в систему под
именем приведенного в примерах Белугина М.А.
1. Войдите в систему под именем главного архитектора Администрации
небольшого города Белугина М.А
2. Откроется экранная форма «Задачи мне», отмеченная для данного
пользователя в настройках, как «Начальная страница» (см. рисунок 19).

Рисунок 19.Начальная страница должностного лица

3. В перечне задач, отображенных на этой странице, найдите задачу,


сформированную по процессу ознакомление и адресованную ему. С
левой стороны отображается перечень задач, поступивших на исполнение
должностному лицу. Найдите в нем задачу на ознакомление с входящим
письмом. Установите на ней курсор. С правой стороны отобразится
подробная информация по этой задаче. Изучите ее. В поле
«Комментарий» укажите текст, например, «Приму обязательно участие
в форуме. Согласуйте график моей занятости на время проведения
форума». Нажмите на кнопку «ОЗНАКОМИЛСЯ».

26
Рисунок 20. Выполнение задачи должностным лицом
4. Задача считается выполненной и исчезла из перечня задач, адресованных
должностному лицу. Убедитесь в этом (см.примеры на рисунке 20 и 21).

Рисунок.21 Фрагмент перечня задач должностного лица


5. Обратите внимание! Входящее письмо сохранилось в перечне входящих
документов у этого должностного лица.
6. Убедитесь в этом. Для этого перейдите с текущего окна на форму
«Входящие документы» раздела «Документы и файлы» подраздела
«Документы входящие», используя в верхней строке меню кнопку вида

(Функции)
7. На экране отобразится перечень входящих документов, доступных
должностному лицу (например, Белугину М.А.), в том числе входящий
документ, поступивший ему на ознакомление (см. рисунок 22).

27
Рисунок 22. Перечень входящих документов, доступных должностному лицу
8. Откройте входящее письмо, поступившее на ознакомление должностному
лицу, установив курсор на нем и дважды нажав ЛКМ, ознакомьтесь с
подробной информацией по документу, содержащейся в системе на
вкладке «Обзор». Здесь отражено, что оригинал документа находится на
руках у должностного лица, а его состояние «Исполнен» (см. рисунок
23).

Рисунок 23. Входящее письмо на ознакомлении у должностного лица


9. Операция ознакомления с входящим письмом должностным лицом
завершена.

28
10.Входящий документ должен быть помещен в номенклатурное дело на
оперативное хранение, а значит, его оригинал возвращен
делопроизводителю для выполнения этого.

2.3.7.Возвращение входящего документа на оперативное хранение


Выполнение данной операции позволяет изучить возможности системы
электронного документооборота по разграничению прав доступа.
1. Продолжите выполнение лабораторной работы, находясь на открытом
окне от имени должностного лица (например, Белугина М.А.).
2. Прейдите в меню разделов по входящему письму на позицию «Журнал
передачи».
3. На экране отобразится аналогичная информация, представленная на
рисунке 18.
4. Нажмите на открывшемся окне «Журнал передачи документа» на кнопку
«ПОМЕТИТЬ КАК ВОЗВРАЩЕННЫЙ»
5. На экране отобразится предупреждающее сообщение (см. рисунок 24),
требующее подтверждения «ОК».
6. Факт о возврат оригинала документа не зафиксирован в системе, так как
у должностного лица отсутствуют права на выполнения такой операции.

Рисунок 24. Предупреждающее сообщение о нарушении прав доступа

С целью отражения в системе факт возврата бумажного экземпляра


входящего письма от должностного лица на оперативное хранение

29
делопроизводителю продолжите выполнение лабораторной работы,
выполнив вход в систему под именем делопроизводителя Фроловой Е.М.
1. Войдите в систему под именем Фроловой Е.М.
2. Перейдите с «Начальной страницы» в раздел «Документы и файлы» в
подраздел «Документы входящие», используя в верхней строке меню

кнопку вида (Функции).


3. На экране откроется окно «Входящие документы» и отобразится
перечень входящих документов, доступных делопроизводителю
Фроловой Е.М.(см.рисунок 10)
4. Установите курсор на запись входящего письма для возвращения
оригинала на оперативное хранение в перечне документов и откройте ее
двойным кликом ЛКМ.
5. Перейдите на вкладку реквизитов входящего письма,
например,«Приглашение на экономический форум(№ 07-20\1 от
12.01.2021)(Входящий документ)»
6. Далее перейдите в меню разделов по входящему письму на позицию
«Журнал передачи».
7. На экране отобразится аналогичная информация, представленная на
рисунке 18.
8. Нажмите на открывшемся окне «Журнал передачи документа» на кнопку
«ПОМЕТИТЬ КАК ВОЗВРАЩЕННЫЙ». На экранной форме в графе
«Возвращен» отобразилась дата возврата документа (рисунок 25).

30
Рисунок 25. Отметка о возврате документа в журнале передачи
9. Операция возвращения документа на оперативное хранение выполнена
успешно делопроизводителем Фроловой М.Е, имеющей на это права
доступа.

2.3.8 Контроль за выполнением процессов и задач

В процессе обработки документов и задач по ним в системе имеется


возможность отслеживать за ходом выполнения и сроками задач (подзадач) и
процессов.
Перед размещением документа на оперативное хранение следует
проконтролировать завершение и сроки стартованного процесса и
выполнение задач по нему.
1. Для этого продолжите выполнение лабораторной работы с предыдущей
операции от имени делопроизводителя Фроловой М.Е.
2. Находясь на открытом окне входящего письма, перейдите в меню
разделов по документу на позицию «Процессы и задачи».
3. Просмотрите открывшийся раздел. Пример отображения этого раздела
приведен на рисунке 26. В этом разделе выполняется контроль за ходом и
сроками выполнения задач и процессов должностными лицами. Как

31
видно на рисунке 26, незавершенных задач нет, и задача выполнена без
нарушения сроков. Процесс так же считается завершенным.

Рисунок 26.Контроль за процессами и задачами


4. Операция контроля за выполнением процессов и задач завершена.
5. Продолжите выполнение лабораторной работы следующей операцией.

2.3.9. Размещение документа на оперативное хранение

На оперативное хранение документы размещаются в томах


номенклатурных дел. При регистрации документа в системе указывается
заголовок номенклатурного дела (см. п.п.10-12 параграфа 2.3.3). А в этой
операции создается том номенклатурного дела с указанным при регистрации
заголовком номенклатурного дела. Затем возникает ссылка на документ,
который однозначно связан с томом номенклатурного дела, таким образом
документ размещается в том номенклатурного дела. Рассмотрим этот
процесс в данной операции.
1. Для этого продолжите выполнение лабораторной работы с предыдущей
операции от имени делопроизводителя Фроловой М.Е.
2. Находясь на открытом окне входящего письма, перейдите в меню
разделов по документу на позицию «Основное».

32
3. Перейдите на вкладку «Реквизиты» в конце поля «В дело» нажмите на
три точки «…». На экране отобразится форма для выбора тома дела
(рисунок 29).Нажмите на кнопку «СОЗДАТЬ».

Рисунок 27. Выбор номенклатурного дела


4. Откроется форма «Дело(том)(создание)». На ней на вкладке «Основное»
в конце поля «Номенклатура дел» нажмите на символ треугольника вида

.
5. Из выпадающего списка выберите название заголовка номенклатурного
дела, указанного при регистрации документа (см. п.п.10-12 параграфа
2.3.3) , как показано на рисунке 28.

33
Рисунок 28.Форма для создания тома дела по номенклатуре
6. Заполните на этой форме «Дело(том)(создание)» соответствующей
информацией поля, представленные в таблице 6 (см. рисунок и нажмите
далее на кнопку желтого цвета «ЗАПИСАТЬ И ЗАКРЫТЬ».
Таблица 2. Ввод реквизитов о томе номенклатурного дела
Наименование поля для ввода Значение поля для ввода
Количество листов 1
Место хранения Каб №3
Комментарий На оперативном хранении

7. На экране отобразится форма для выбора тома номенклатурного дела (см.


рисунок 29).Нажмите на этой форме на кнопку желтого цвета
«ВЫБРАТЬ».

34
Рисунок 29.Выбор тома номенклатурного дела
8. На экране отобразится окно с реквизитами входящего письма, которое
размещается на оперативное хранение.(см. рисунок 30). На этой форме в
поле «Комментарий» введите следующую информацию «Документ
размещен в дело на оперативное хранение» и нажмите в меню действий
на кнопку «ЗАПИСАТЬ».

Рисунок 30.Размещение документа на оперативное хранение в томе дела

35
9. Убедитесь, что входящее письмо размещено в созданном томе
номенклатурного дела. Для этого, находясь на открытом окне

входящего письма, нажмите в конце поля «В дело» на символ вида


10.Откроется форма карточки тома номенклатурного дела с
заполненными реквизитами на вкладке «Основное» (см. рисунок 31)

Рисунок 31.Описание тома номенклатурного дела


11.Перейдите на вкладку «Документы в деле» этой формы и ознакомьтесь
с информацией на ней (см.рисунок 32). Входящее письмо, размещаемое
на оперативное хранение в томе номенклатурного дела, указано в
перечне на экранной форме.

36
Рисунок 32.Просмотр перечня документов тома номенклатурного дела
12.Находясь на открытом окне входящего письма, перейдите в меню
разделов по документу на позицию «Переписка». На экране
отобразится экранная форма, представленная на рисунке 33, на которой
отображается история переписки по документу.

Рисунок 33.История переписки по документу


13.Операция размещения документов на оперативное хранение завершена.

37
Завершен и процесс обработки входящего документа, поступившего в
Администрацию небольшого города.
Входящий документ доступен в системе пользователям в соответствии
с назначенными правами.(см.рисунок 34).

Рисунок 34.Входящий документ доступен другим пользователям.

2.4 Контроль выполнения работы и требования к отчету


1. Укажите, какие документы Вами были созданы в ходе выполнения
данной лабораторной работы.
2. Постройте маршрут обработки этих документов.
3. Укажите участников процесса обработки документов и выполняемые
ими технологические операции, отметьте контрольные точки процесса.
4. Продемонстрируйте преподавателю в системе взаимосвязь и историю
обработки документов этой лабораторной работы.
5. Подготовьте отчет о выполненной работе

В отчет о выполнении лабораторной работы целесообразно включить


следующие разделы:
 тема лабораторной работы,
 цель работы,
38
 условия выполнения и заданные параметры варианта задания,
 порядок выполнения,
 полученные результаты и выводы.
В отчете по лабораторной работе должны быть представлены
наглядные материалы, подтверждающие ее выполнение Вами:
1. Скриншоты регистрационных карточек документов и других объектов
системы, созданных в ходе выполнения данной лабораторной работы.
2. Скриншоты контрольных точек маршрута обрабатываемых
документов, подтверждающие их схему обработки с отметками
участников процесса
3. Печатные учетные формы, создаваемые и формируемые в этой
лабораторной работе.

2.5. Исходные сведения для выполнения лабораторной работы

При выполнении лабораторной работы применяйте для различаемых


полей в зависимости от варианта выполнения следующие сведения:
Вариант№1(вводимая информация указана курсивом)
Для создания контрагента:
 Наименование организации (контрагента): ООО «Первый»
 Контактное лицо от организации (ФИО) (контрагента): Петров А.А
Для входящего документа:
 Наименование документа: Приглашение для участия в форуме
 Краткое содержание: Приглашение для участия в ежегодном форуме
предпринимателей региона
 Вопрос: Городские программы
Для направления на ознакомление
Белугин М.А.- главный архитектору

Вариант№2(вводимая информация указана курсивом)


Для создания контрагента:

39
 Наименование организации (контрагента): ООО «Второй»
 Контактное лицо от организации (ФИО) (контрагента): Сидоров Б.Б.
Для входящего документа
 Наименование документа: Предложение об усовершенствовании
 Краткое содержание: Предложение об усовершенствовании оказания
услуг льготным категориям граждан
 Вопрос: Городские программы
Для направления на ознакомление
Петров И.С.- начальник юридического отдела

Список источников
1. Демонстрационные конфигурации «1С: Документооборот 8»
«Предприятие 8».Системы программ // Информационный сайт фирмы
1С [Электронный ресурс] – Режим доступа:
https://v8.1c.ru/doc8/demonstratsionnye-konfiguracii/, свободный – (дата
обращения 04.01.2021)

40

Оценить