Вы находитесь на странице: 1из 230

http://www.soft-pro.

com
Украина, г. Одесса, ул. Балковская, 120/2, 2 этаж,
офис 3.
E-Mail: office@soft-pro.com
Телефоны: +38 048 7254949, +38 048 7255999

Методическое пособие
для
конфигурации «SoftPro ERP»

Одесса, 2020

1
СОДЕРЖАНИЕ

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И АББРЕВИАТУР ............................................................................ 6


ВВЕДЕНИЕ ..................................................................................................................................... 7
1. СТРУКТУРА КОНФИГУРАЦИИ ........................................................................................ 8
2. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ...................................................................................... 8
3. РАБОТА СО СПИСКАМИ ДОКУМЕНТОВ .................................................................... 10
4. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ............................................................................................. 13
5. СПРАВКА ................................................................................................................................ 14
6. ВРЕМЕННАЯ БЛОКИРОВКА ............................................................................................ 16
7. СПИСОК АКТИВНЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ................................................................... 16
8. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ.................................................................................................. 17
9. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА ............................................................................ 19
9.1 УСТАНОВКА И ЗАПУСК КОНФИГУРАЦИИ «SoftPro ERP» .....................................19
❖ Порядок установки конфигурации «SoftPro ERP» ................................................................................... 19
9.2 ВВОД НАЧАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ ...................................................................................21
❖ Общие сведения об организации ................................................................................................................ 21
9.3 ЗНАЧЕНИЕ КОНСТАНТ ...................................................................................................24
9.3.1 ВКЛАДКА «ПАРАМЕТРЫ УЧЕТА» ............................................................................24
❖ Настройка констант ................................................................................................................................. 24
❖ Вкладка «Параметры Учета» ................................................................................................................... 24
9.3.2 ВКЛАДКА «ИНТЕРФЕЙС» ...........................................................................................27
9.3.3 ВКЛАДКА «ЗНАЧЕНИЯ ПО УМОЛЧАНИЮ» ...........................................................30
9.3.5 ВКЛАДКА «УПР. УЧЕТ» ...............................................................................................31
❖ Настройка почты пользователя ............................................................................................................... 32
9.3.6 ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕЧАТЬ СТАНДАРТНЫХ ШАБЛОНОВ ..............................34
В ПРОГРАММЕ «SoftPro ERP»...............................................................................................34
9.4 СПИСОК ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ...........................................................................................39
❖ Добавление нового пользователя ............................................................................................................... 39
❖ Основные настройки пользователя ........................................................................................................... 39
❖ Роли и права пользователей ....................................................................................................................... 41
9.5 ОСНОВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ КОНФИГУРАЦИИ ......................................................42
9.5.1 СПРАВОЧНИК «СОТРУДНИКИ» ................................................................................42
9.5.2 СПРАВОЧНИК «КЛИЕНТЫ» ........................................................................................43
9.5.3 СПРАВОЧНИК «КОНТРАГЕНТЫ» ..............................................................................47
9.5.4 СПРАВОЧНИК «ГОРОДА»............................................................................................52
9.5.5 СПРАВОЧНИК «СУДОЗАХОДЫ» ...............................................................................53
9.5.6 СПРАВОЧНИК «СЕТКИ ДЕМЕРЕДЖА И ХРАНЕНИЯ» ..........................................54
9.5.7 СПРАВОЧНИК «ТАРИФЫ» ..........................................................................................56
❖ Тарифы «Фрахт» ........................................................................................................................................ 57
❖ Тарифы «ПРР» ............................................................................................................................................ 59
❖ Тарифы «Автоперевозка» .......................................................................................................................... 60
❖ Тарифы «Проценты» .................................................................................................................................. 60
❖ Тарифы прочие ............................................................................................................................................ 61
❖ Категории тарифов.................................................................................................................................... 61
9.5.8 СПРАВОЧНИК «ТИП ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА» ..........................................62
9.5.9 СПРАВОЧНИК «ТИП КОНТЕЙНЕРОВ ISO» .............................................................62
9.5.10 СПРАВОЧНИК «УСЛУГИ ПО ТИПУ КОНТЕЙНЕРА» ...........................................63
9.5.11 СПРАВОЧНИК «ДВИЖЕНИЕ КОНТЕЙНЕРОВ» .....................................................63
9.5.12 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ОПЛАТЫ» ...........................................................................64
9.5.13 СПРАВОЧНИК «УСЛУГИ» .........................................................................................66
9.5.14 СПРАВОЧНИК «ДОГОВОРА» ....................................................................................67
9.5.15 СПРАВОЧНИК «СУДА» ..............................................................................................70
9.5.16 СПРАВОЧНИК «ВАЛЮТЫ» .......................................................................................70
2
9.5.17 СПРАВОЧНИК «СТРАНЫ» .........................................................................................72
9.5.18 СПРАВОЧНИК «ТЕРМИНАЛЫ» ................................................................................73
9.5.19 СПРАВОЧНИК «ЛИНИИ» ...........................................................................................73
9.5.20 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ПРИХОДОВ» .......................................................................74
9.5.21 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ РАСХОДОВ» .......................................................................75
9.5.22 СПРАВОЧНИК «ЮРИДИЧЕСКИЕ ЛИЦА»...............................................................75
9.5.23 СПРАВОЧНИК «ФРАХТОВЫЕ ДЕТАЛИ» ...............................................................75
9.5.24 СПРАВОЧНИК «УСЛОВИЯ ПЕРЕВОЗКИ» ..............................................................76
9.5.25 СПРАВОЧНИК «УПАКОВКИ» ...................................................................................76
9.5.26 СПРАВОЧНИК «ГРУЗ» ................................................................................................76
9.5.27 СПРАВОЧНИК «СЕРТИФИКАТЫ» ...........................................................................77
9.5.28 СПРАВОЧНИК «ВИД ПЛАТЕЖА» ............................................................................77
9.5.29 СПРАВОЧНИК «МАШИНЫ» ......................................................................................77
9.5.30 СПРАВОЧНИК «ВОДИТЕЛИ» ....................................................................................78
9.5.31 СПРАВОЧНИК «МАРШРУТЫ» ..................................................................................79
9.5.32 СПРАВОЧНИК «УСЛОВИЯ РАБОТЫ» .....................................................................79
9.5.33 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ПРОСТОЯ» ..........................................................................79
10. НАЧАЛО РАБОТЫ ............................................................................................................... 80
10.1 ЗАПУСК ПРОГРАММЫ ..................................................................................................80
10.2 ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ КОНФИГУРАЦИИ ............................................................81
❖ Общая информация о документе «Сделка».............................................................................................. 81
❖ Список сделок .............................................................................................................................................. 82
❖ Отбор реквизитов на командной панели .................................................................................................. 83
10.3 СОЗДАНИЕ НОВОГО ДОКУМЕНТА «СДЕЛКА» ......................................................84
❖ Добавление нового документа «Сделка» .................................................................................................. 84
❖ Вкладка «Общая информация» .................................................................................................................. 85
❖ Расчет демереджа и хранения в документе «Сделка» ........................................................................... 94
❖ Демередж калькулятор ............................................................................................................................ 100
❖ Вкладка «Букинг» ...................................................................................................................................... 102
❖ Вкладка «Стафирование» ........................................................................................................................ 102
❖ Вкладка «План/Калькуляция» (Планирование ожидаемой прибыли по сделке) .................................. 104
❖ Вкладка «Доход/Расход» (Фактические данные о доходах и расходах по сделке) ............................. 105
❖ Вкладка «Счета» ....................................................................................................................................... 106
❖ Вкладка «Расходы» ................................................................................................................................... 107
❖ Вкладка «Файлы» ...................................................................................................................................... 107
❖ Вкладка «Коносаменты» .......................................................................................................................... 108
❖ Вкладка «Наряды» .................................................................................................................................... 108
❖ Вкладка «Поручения» ................................................................................................................................ 108
❖ Вкладка «CMR» ......................................................................................................................................... 109
❖ Вкладка «Связанные сделки» .................................................................................................................... 109
❖ История изменений значения документа ............................................................................................... 109
11. ОПЕРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ................................................................................ 111
11.1 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «НАРЯД» .........................................................................111
❖ Добавление нового документа «Наряд» .................................................................................................. 111
❖ Вкладки «Описание» и «Груз (для экологии)» ......................................................................................... 112
❖ Вкладки «Наряд линии» и «Доп.инфо» .................................................................................................... 112
❖ Вкладка «CMR» ......................................................................................................................................... 114
❖ Выгрузка Нарядов в ППЛ ......................................................................................................................... 116
11.2 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА CMR .................................................................................117
11.3 СОЗДАНИЕ ЗАЯВКИ НА АВТОПЕРЕВОЗКУ ...........................................................119
11.4 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «КОНОСАМЕНТ» ..........................................................121
11.5 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «ПОРУЧЕНИЕ» ..............................................................125
11.6 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «КОТИРОВКА» ..............................................................129
11.7 КОНТЕЙНЕР-КОНТРОЛЬ............................................................................................137
❖ Блок «Контейнер-контроль» ................................................................................................................... 137
❖ Документ «Движение контейнеров» ...................................................................................................... 137
❖ Документ «Обновление информации о статусе контейнеров» ........................................................... 138

3
11.8 ОПЕРАТИВНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ..................................................................................139
❖ Отчет «Анализ импорта и экспорта» ................................................................................................... 139
❖ Отчет «Контроль демереджа» .............................................................................................................. 140
❖ Отчет «Оперативный отчет по сделкам» ............................................................................................ 140
❖ Отчет «Потерянные клиенты» .............................................................................................................. 141
❖ История контейнера ................................................................................................................................ 141
❖ Отчет «Планирование вывоза» ............................................................................................................... 142
11.9 БЛОК «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С ЛИНИЕЙ» (Для линейных агентов) ........................142
12. ОСНОВНАЯ ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ........................................................ 143
12.1 ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТА НА КЛИЕНТА. ДОКУМЕНТ «СЧЕТ НА КЛИЕНТА» .143
❖ Список документов «Счета» ................................................................................................................... 143
❖ Поиск сделки, по которой необходимо выставить счет ...................................................................... 144
❖ Выставление счета на клиента из сделки .............................................................................................. 144
❖ Выставление счета на клиента из списка счетов ................................................................................. 145
❖ Заполнение реквизитов счета .................................................................................................................. 146
❖ Печать счетов........................................................................................................................................... 154
12.2 ОТРАЖЕНИЕ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИИ.............................................................154
❖ Документ «Счет поставщика» ............................................................................................................... 154
❖ Пример 1: Учет расходов по основной деятельности. ......................................................................... 155
❖ Пример 2: Учет расходов по основной деятельности с отнесением затрат на различные сделки. 157
❖ Отражение расходов по сделкам ............................................................................................................ 158
❖ Пример 3: Учет накладных расходов. Документ «Накладные расходы». ........................................... 158
❖ Реестры расходов ..................................................................................................................................... 160
❖ Отчет «Анализ накладных расходов» .................................................................................................... 161
12.3 УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ ..............................................161
❖ Документ «Поступление денежных средств». ...................................................................................... 161
❖ Заполнение документа «Поступление денежных средств» ................................................................. 162
❖ Подбор неоплаченных счетов в документе «Поступление денежных средств» ............................... 163
❖ Документ «Списание денежных средств» ............................................................................................. 165
❖ Заполнение документа «Списание денежных средств» ....................................................................... 165
❖ Проставление оплаты непосредственно в документах «Счет» и «Счет поставщика» .................. 167
❖ Загрузка выписок из «Клиент-Банк» ....................................................................................................... 172
❖ Обработка «Выписка банка» ................................................................................................................... 175
❖ Обработка Касса/Банк обороты» .......................................................................................................... 177
❖ Перемещение денежных средств между кассами и расчетными счетами. Обмен валют .............. 177
❖ Документ «Планирование аванса» .......................................................................................................... 179
❖ Отчет «Анализ денежных средств» ...................................................................................................... 179
❖ Документ «Кредиты»............................................................................................................................... 179
❖ Ввод остатков за прошедший период..................................................................................................... 180
12.4 ОПЕРАЦИИ С ОСНОВНЫМИ СРЕДСТВАМИ .........................................................191
❖ Поступление и ввод эксплуатации Основных Средств ......................................................................... 191
❖ Начисление износа ..................................................................................................................................... 192
❖ Увеличение стоимости ОС ...................................................................................................................... 194
❖ Ввод начальных остатков по ОС ............................................................................................................ 195
12.5 ДОКУМЕНТ «ПЕРЕОЦЕНКА ВАЛЮТНЫХ ОСТАТКОВ .......................................197
12.6 ДОКУМЕНТ «ФИНАНСОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ» ...........................................................198
13. ДЕБИТОРСКАЯ И КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ..................................... 199
13.1 СПОСОБЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ......................199
❖ Отчет «Дебиторская задолженность» ................................................................................................. 199
❖ Просмотр дебиторской задолженности в списке сделок .................................................................... 200
❖ Просмотр дебиторской задолженности в списке счетов.................................................................... 200
13.2 СПОСОБЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ...................201
❖ Отчет «Кредиторская задолженность» ............................................................................................... 201
❖ Просмотр кредиторской задолженности в списке расходных и накладных счетов ......................... 201
14. РАСЧЕТ ПРИБЫЛИ ........................................................................................................... 202
❖ Отчет «Анализ прибыли» ........................................................................................................................ 202
❖ Просмотр валовой прибыли в списке сделок .......................................................................................... 203
❖ Просмотр прибыли в списке счетов........................................................................................................ 203
❖ Отчет «Валовая прибыль» ....................................................................................................................... 204
❖ Отчет «Сопоставление плана и факта по сделкам» ............................................................................ 204

4
❖ Отчет «Прибыль по сделкам» ................................................................................................................. 205
15. ПРОЧИЕ ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ.............................................................................. 205
15.1 «ОТЧЕТ ПО СДЕЛКАМ» ..............................................................................................205
15.2 ОТЧЕТ «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ» .............................................206
15.3 ОТЧЕТ «АНАЛИЗ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» .............................................................206
15.4 ОТЧЕТ «ВЫПЛАТЫ ПОДОТЧЕТНИКАМ» ...............................................................207
15.5 ОТЧЕТ «ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ СКД» ..................................207
15.6 ОТЧЕТ «ДОХОДЫ/РАСХОДЫ (нераспределенные)» ...............................................208
15.7 ОТЧЕТ «СВЕРКА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОХОДОВ/РАСХОДОВ» .............................208
15.8 МОНИТОР МЕНЕДЖЕРА .............................................................................................209
15.9 МОНИТОР ФИНАНСИСТА ..........................................................................................209
15.10 ОТЧЕТ CASH FLOW ....................................................................................................210
15.11 БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ ..........................................................................................211
15.12 ОТЧЕТ О РАБОЧЕМ КАПИТАЛЕ .............................................................................213
15.13 ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ ......................................................................................215
15.14 СТАНДАРТНЫЕ ОТЧЕТЫ .........................................................................................216
❖ Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» ............................................................................................ 216
❖ Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» ............................................................................ 217
❖ Отчет «Карточка счета» ....................................................................................................................... 217
❖ Отчет «Анализ счета»............................................................................................................................. 217
❖ Отчет «Обороты счета» ........................................................................................................................ 217
❖ Отчет «Анализ субконто» ....................................................................................................................... 217
❖ Отчет «Отчет по проводкам» ............................................................................................................... 217
16. ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ ......................................................................... 218
16.1 НАСТРОЙКА ПЕЧАТНЫХ ФОРМ ..............................................................................218
16.2 ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ СЧЕТА ......................................................................................221
❖ Шаблон 1 .................................................................................................................................................... 222
❖ Шаблон 6 .................................................................................................................................................... 222
❖ Шаблон 8 .................................................................................................................................................... 223
❖ Шаблон 101 ................................................................................................................................................ 223
❖ Шаблон 102 ................................................................................................................................................ 224
❖ Шаблон 104 ................................................................................................................................................ 224
❖ Шаблон 105 ................................................................................................................................................ 225
❖ Шаблон 106 ................................................................................................................................................ 225
❖ Шаблон 107 ................................................................................................................................................ 226
❖ Шаблон 108 ................................................................................................................................................ 226
❖ Шаблон 111 ................................................................................................................................................ 227
❖ Шаблон 112 ................................................................................................................................................ 228
❖ Шаблон 113 ................................................................................................................................................ 228
17. СПИСОК «ГОРЯЧИХ КЛАВИШ» ................................................................................... 229

5
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И АББРЕВИАТУР

Акт выполненных работ – это хозяйственный документ, подтверждающий окончание


работ исполнителя по поручению заказчика и принятие заказчиком результатов
выполненных работ в полном объеме.
АТП – автомобильно-транспортное предприятие.
Валовая прибыль – это уровень дохода компании после вычета прямых расходов.
Дебиторская задолженность – это задолженность клиентов перед нашей компанией.
Счет на клиента – это хозяйственный документ, подтверждающий окончание работ
исполнителя по поручению заказчика и принятие заказчиком результатов выполненных
работ в полном объеме.
Демередж – это дополнительная плата, взимаемая судоходной линией за
использование контейнеров сверх установленного свободного времени.
Детеншин – плата за сверхнормативное (свыше бесплатного времени) использование
контейнера с момента вывоза его с грузом с территории порта.
E.T.A. (в сделке) – ожидаемая дата прибытия.
Заявка на автоперевозку – документ, который предназначен для регистрации в
системе заказов на доставку груза. Используется для планирования занятости
автотранспорта.
Коносамент (b/l) – это документ стандартной формы, принятой в международной
практике на перевозку груза, который удостоверяет его погрузку, перевозку и право на
получение.
Контрагенты – фирмы и лица, с которыми ведутся торговые операции.
Котировка – документ, позволяющий предварительно рассчитать прибыль от
планируемой сделки, фиксировать тарифы по различным услугам на данный период.
Кредиторская задолженность – задолженность организации по счетам поставщиков.
Налоговая накладная – это документ, подтверждающий право покупателя товаров
(работ) на включение начисленного налога по добавленную стоимость в состав налогового
кредита.
Наряд – документ, содержащий указания на погрузку товара на транспортное средство
при импортных операциях.
Оборотно-сальдовая ведомость – это вид отчета с оборотами за период и сальдо на
начало и конец периода.
Поручение – документ, представляющий собой указание на отгрузку контейнеров на
транспортное средство при экспортных операциях.
RoRo – тип погрузки автомобилей на ролкер без контейнера. В документ можно внести
данные об автомобилях, их характеристики и повреждения при транспортировке.
CMR – типовая форма международной транспортной накладной.
Субконто – это аналитический признак счета.
Терминал – склад временного хранения груза.

6
ВВЕДЕНИЕ

Данное пособие является руководством пользователя для конфигурации «1С: SoftPro


ERP».
Целями данного пособия являются:
➢ изучение основных функциональных возможностей оперативного и финансового
учета конфигурации;
➢ приобретение целостного и правильного понимания базовых принципов
функционирования и взаимосвязи основных элементов конфигурации;
Требования к слушателям:
Каждый специалист, планирующий пройти обучение на данном курсе, должен:
➢ обладать знаниями в соответствующих предметных областях;
➢ владеть информационными технологиями на уровне опытного пользователя
программного компьютера;
➢ владеть базовыми принципами работы с прикладными решениями на основе
программного комплекса «1С: Предприятие 8».

7
1. СТРУКТУРА КОНФИГУРАЦИИ

В системе существуют различные объекты для хранения различной информации.


Основными из них являются:
➢ Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и
условной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные. В основном это
наиболее общая информация об организации, в которой функционирует система: "Валюта
регламентированного учета", "Валюта управленческого учета", и т.д.
➢ Справочники предназначены для хранения нормативно-справочной информации.
Например, в качестве такой информации могут выступать различные классификаторы.
Количество элементов в справочниках не ограничено.
➢ Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не
изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются:
Ставки НДС (НДС %, без НДС, с НДС) и т.п.
➢ Документы предназначены для ввода информации о совершаемых хозяйственных
операциях. Проведенные документы обычно изменяют состояние регистров, и ряд
финансовых документов формируют проводки. Каждый документ обязательно имеет номер
и дату документа.
➢ Списки документов. Все введенные документы одного вида отображаются в
списках документов.
➢ Планы видов характеристик предназначены для описания множеств однотипных
объектов аналитического учета. Для каждого объекта могут быть определены значения видов
свойств различного типа.
➢ Отчеты предназначены для получения отчетных данных в виде табличных форм.
Печатную форму отчета можно сохранять как документ MS Excel.
➢ Обработки предназначены для выполнения различных сервисных или
регламентных действий, например выгрузки и загрузки различных данных.
➢ Регистры сведений. Позволяют хранить существенную для прикладной задачи
информацию (например, регистр сведений "Курсы валют"), а также всю историю значений
(например, историю движения контейнеров).

2. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ

Просматривать и редактировать справочники системы можно, используя пункт


главного меню «Сервис – Справочники». В раскрывающемся меню будут перечислены все
справочники, которые включены в текущий интерфейс пользователя. При выборе
конкретного справочника открывается форма списка этого справочника. Здесь можно
просмотреть элементы и группы справочника. Добавить или отредактировать элементы и
группы справочника можно с помощью кнопок вспомогательной командной панели.
Ввод новой группы. В системе " SoftPro ERP " справочники могут быть определенным
образом структурированы. Близкие по смыслу (в том или ином понимании) элементы можно
объединить в одной группе, чтобы не путать их с элементами другого содержания
(например, для справочника "Контрагенты" можно создать такие группы, как поставщики,
покупатели, грузополучатели, грузоотправители и др.). Для каждой группы дополнительно
могут быть созданы подгруппы. Структуру групп в программе следует создавать так, чтобы
было удобно в дальнейшем использовать ее для быстрого поиска контрагентов в процессе
оформления документов.
Новую группу можно создать несколькими способами:
1) нажатием пиктограммы на панели инструментов ;
2) одновременным нажатием клавиш "Ctrl+F9" с клавиатуры;

8
3) нажатием кнопки "Действия" на панели управления списком и выбрать пункт "Новая
группа".
Ввод нового элемента. Для ввода нового элемента справочника предварительно
следует открыть необходимую группу элементов либо выбрать её при заполнении элемента,
далее воспользоваться одним из 3-х способов:
1) нажатием пиктограммы на панели инструментов ;
2) нажатием клавиши "Insert" с клавиатуры;
3) нажатием кнопки "Действия" на панели управления списком и выбрать пункт
"Добавить".
Копирование элементов справочника. Новый элемент справочника может быть введен
путем копирования уже существующего. Для этого следует поместить курсор на строку с
тем элементом, который предполагается копировать. После этого нужно выполнить одно из
следующих действий:
1) нажать пиктограмму на панели инструментов ;
2) нажать F9;
3) нажать кнопку "Действия" на панели управления журналом и выбрать пункт
"Скопировать".
В результате в новом элементе справочника все реквизиты будут скопированы из
реквизитов элемента-образца. Новому элементу присвоится очередной порядковый номер.
Редактирование. При необходимости уже существующий элемент справочника
возможно отредактировать. Редактирование может проходить как в диалоговом окне
элемента справочника, так и в списке справочника (данные возможности определяются на
этапе конфигурирования). Для редактирования элемента необходимо найти его в
справочнике и выполнить одно из следующих действий:
➢ открыть элемент двойным щелчком мыши;
➢ выделить элемент в списке и нажать с клавиатуры клавишу "Enter" или "F2";
➢ выделить элемент в списке и нажать с командной панели кнопку ;
➢ нажать кнопку "Действия" на панели управления журналом и выбрать пункт
"Изменить".
Заполнять справочники можно как до ввода документов, то есть через пункт основного
меню «Сервис»/«Справочники», так и в процессе ввода документов.
При вводе нового элемента справочника программа автоматически устанавливает
порядковый номер. При необходимости номер возможно отредактировать. В каждом
справочнике осуществляется контроль уникальности кодов. Если попробовать записать
элемент с кодом, который уже есть в справочнике, то программа сообщит об этом и
предложит его изменить.
Справочники могут иметь иерархическую структуру. В этом случае информация
хранится не только об элементах справочника, но и о группах.
В качестве примера иерархического справочника рассмотрим справочник
"Контрагенты".

9
Форма списка справочника разделена на две части:
1) в левой части располагается дерево групп справочника, в котором в виде
иерархической структуры представлены все группы справочника.
2) в правой части окна можно увидеть все элементы, в том числе и группы.
Существует два возможных режима просмотра правой части окна:
➢ иерархический
➢ не иерархический.
Регулируется это пиктограммой .
При просмотре в иерархическом режиме можно видеть сначала группы и элементы
первого уровня, потом при выборе одной из групп внутри нее – группы и элементы второго
уровня и т.д. В неиерархическом режиме видны все группы и элементы в одном общем
списке.
Перенос элементов справочника из группы в группу. В иерархическом справочнике
можно переносить группы и элементы из одной группы в другую. Данную операцию можно
производить при помощи комбинации клавиш "Ctrl+Shift+M", либо при помощи кнопки
на верхней панели окна.
Для переноса элемента из одной группы в другую необходимо:
1) найти этот элемент в списке в правой части окна, затем выполнить одно из
предложенных выше действий и программа откроет список групп справочника, для выбора в
котором надо выбрать ту группу, в которую надо перенести элемент.
2) открыть элемент справочника и в реквизите "Группа контрагента" указать новую
группу. После этого действия элемент будет перенесен в указанную группу.
Сортировка списка элементов. Список элементов в любом справочнике можно
отсортировать по различным реквизитам. Установить сортировку возможно обратившись к
пункту меню "Действия" – "Сортировка". Так, например, в справочнике "Контрагенты"
можно установить сортировку по коду и наименованию. Данная возможность значительно
облегчает поиск.
Удаление элементов справочника. Удаление элементов справочника выполняется
следующим образом: сначала элемент помечается на удаление с помощью кнопки "Delete",
либо кнопкой , расположенной на панели инструментов, а затем осуществляется
непосредственное удаление элемента. Для этого необходимо воспользоваться функцией
"Удаление помеченных объектов" в основном меню "Сервис/Администрирование". Если
нажать одну из этих кнопок на группе элементов, то программа пометит на удаление все
входящие в нее элементы. Показать в списке помеченные на удаление элементы можно с
помощью пиктограммы .

3. РАБОТА СО СПИСКАМИ ДОКУМЕНТОВ

Документы отображены в списках. Например, список документов документа «Сделка»


выглядит следующим образом:

10
Ввод информации о первичных документах осуществляется через пункты основного
меню «Документы» или «Финансы», либо с помощью панели функций рабочего стола. При
выборе одного из видов документов откроется форма списка для данного вида документов, в
списке можно увидеть все документы за определенный интервал дат.
Интервал дат определяет, за какой период времени будут видны документы при
просмотре списка. Для сортировки, поиска и отбора документов в списках документов
существуют следующие возможности:
1) Вывести список документов за определенный интервал дат. Для изменения
интервала дат предназначена функция "Настройка периода", которую можно вызвать при
помощи:
➢ в некоторых списках на командной панели в верхней части списка
;
➢ кнопки на вспомогательной панели окна журнала;
➢ пункта "Действия - Установить интервал дат…" на вспомогательной панели окна
журнала;
➢ выделив любой документ из списка, вызвать правой кнопкой мыши контекстное
меню и выбрать "Установить интервал дат".
Выбирая различные варианты для даты начала и даты окончания периода, можно
управлять интервалом просмотра списка. Если в реквизите "Использовать эту настройку при
открытии" установить флажок, то список документов, всегда будет открываться с нужным
интервалом.
2) Поиск документа по номеру осуществляется функцией "Поиск по номеру
документа". Отобрав флажками виды документов, среди которых будет осуществлен поиск
и, указав номер и диапазон дат для уточнения поиска можно нажать кнопку "Найти". В
списке найденных документов будут отображены все документы, отвечающие заданным
условиям. Выбрав интересующий документ и нажав кнопку "Выбрать" в соответствующем
списке документов курсор будет установлен на необходимой строке.
3) Указать более детальный отбор или сортировку. Например: В журнале
документов "Сделки" возникла необходимость просмотреть список документов по
определенному реквизиту (Номер документа, Дата документа, Менеджер, Организация,
Контрагент, Договор, Валюта, Сумма, Комментарий, и др.). Для этого следует
воспользоваться функцией "Отбор и сортировка". Ее можно открыть по кнопке панели
инструментов журнала. Далее отметив флажком необходимый реквизит, можно будет
указать конкретное значение и, нажав кнопку "Ок", вы получите список документов
ограниченный условием.
4) В любом списке документов и табличных частях самих документов есть
возможность настроить список колонок. Для того чтобы приступить к настройке, следует
выбрать пункт «Действия – Настройка списка». На экран выводится диалог:

11
На закладке «Колонки» производиться настройка показа колонок. С помощью кнопок
«Переместить вверх» и «Переместить вниз» устанавливается порядок следования
колонок в списке. Если требуется скрыть колонку, снимите отметку.
В поле выбора «Положение» выбирается положение колонки. Возможны следующие
варианты:
➢ выбор «Новая колонка» означает, что данные указанной колонки будут
располагаться с новой строки под данными предыдущей колонки. Для первой колонки
данный выбор не имеет смысла.
➢ выбор «На следующей строке» означает, что отображение колонок будет в строке.
➢ выбор «В той же колонке» означает, что данные указанной колонки будут
располагаться в той же колонке, что и предыдущая колонка.
В поле выбора «Изменение размера» устанавливается режим изменения размера
колонки. Если выбрано «Изменять», то размер колонки можно изменять с помощью
указателя мыши. Также размер колонки изменяется при изменении размера табличного поля.
В поле ввода «Ширина» задаётся ширина колонки (в символах). В поле ввода «Высота»
задаётся высота колонки (в строках). Если флажок «Автовысота» установлен, то высота
будет вычисляться по представлению значения в колонке с учетом максимального числа
строк, заданных в поле «Высота».
Кнопка «Применить» позволяет сразу просмотреть результат выбранных настроек.
Для восстановления стандартного порядка нажмите кнопку «Стандартная настройка».
На закладке «Прочее» производиться настройка восстановления позиции в списке при
открытии, а также настройка автоматического обновления списка.

12
Если флажок «При открытии восстанавливать позицию» установлен, то активной
строкой будет строка, которая была активна при закрытии списка.
Выбор в реквизите «При открытии переходить» значения «В начало списка» или «В
конец списка» означает, что при открытии списка активной становится первая или последняя
строка списка, в зависимости от указанного в настройке условиях перехода.
Если флажок «Обновлять автоматически каждые … секунд» установлен, то система
будет обновлять список через интервал, указанный в поле ввода, расположенном справа от
флажка. Рекомендуется производить эту настройку для постоянно открытой или открытой
продолжительное время формы списка, информация которого может измениться за время
показа.
Если флажок «Не проверять соответствие новых строк отбору» установлен, то при
окончании ввода новой строки будет осуществлена проверка на соответствие веденной
строки отбору. При обнаружении несоответствия в ходе проверки программа выдаст
сообщение.

4. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Для работы с документами необходимо предварительно открыть список документов.


Рассмотрим основные действия с документами:
1) Ввод нового документа. Ввод документа осуществляется путем ввода документа из
списка документов по кнопке .
2) Копирование документа. Новый документ может быть введен путем копирования
уже существующего документа. Для этого следует поместить курсор на строку с
документом, который предполагается копировать. После этого нужно выполнить одно из
следующих действий:
➢ нажать пиктограмму на панели инструментов;
➢ нажать F9;
➢ нажать кнопку "Действия" на панели управления журналом и выбрать пункт
"Скопировать".
В результате на экран будет выдана форма документа, в котором все реквизиты будут
скопированы из реквизитов документа образца. Исключение составляет номер и дата
документа. Новому документу присвоится очередной порядковый номер, а в качестве даты
будет проставлена текущая рабочая дата.
3) Ввод одних документов на основании других. В программе имеется возможность
копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. Для этого при
вводе новых документов используется механизм "Ввода на основании". На этапе
конфигурирования системы определяются виды документов, которые будут являться либо

13
основанием для ввода других документов, либо будут вводиться на основании других
документов.
В зависимости от исходной ситуации ввод документов "на основании" может быть
осуществлен несколькими способами. В списке необходимо выделить документ основание и
выполнить одно из следующих действий:
➢ нажать пиктограмму на панели инструментов ;
➢ нажать кнопку "Действия" на панели управления журналом и выбрать пункт "На
основании";
➢ находясь в форме документа основания, можно ввести новый документ,
воспользовавшись кнопкой с панели инструментов документа ;
➢ Выбрав необходимый документ в списке документов правой кнопкой мыши вызвать
контекстное меню и выбрать «На основании».
4) Редактирование документа. При необходимости существующий документ может
быть отредактирован. Для этого необходимо найти его в списке документов и выполнить
одно из следующих действий:
➢ открыть документ двойным щелчком мыши;
➢ выделить документ в списке и нажать с клавиатуры клавишу "Enter";
➢ выделить документ в списке и нажать с командной панели кнопку .
При выборе любого из вариантов откроется форма документа, в верхней части
которого располагается панель кнопок.
Кнопка "Действия" позволяет выполнить ряд действий, например, записать и закрыть
документ, скопировать его, либо пересчитать введенную информацию, найти его в списке
документов, отменить проведение или установить время. Многие из этих действия можно
выполнить над документом находясь в списке документов.
При проведении документа он изменяет хранимое значение в регистрах. Например, при
изменении суммы при проведении документа "Счета" долг покупателя изменится.
Кнопка "Перейти" в форме документа служит для просмотра движений по регистрам,
которые были сделаны в результате проведения документа либо для формирования отчетов.
При вводе нового документа программа автоматически устанавливает порядковый
номер документа и текущую дату. При необходимости и номер, и дату можно редактировать.
Для печати документа предназначена кнопка . При нажатии на эту кнопку на
экран выводится список возможных печатных форм документа, если печатная форма одна,
то открывается печатная форма документа.
Чтобы сохранить документ в системе используется кнопка "Записать". Чтобы
сохранить, провести и закрыть документ используется кнопка "ОК".
Если необходимо закрыть документ, не сохраняя, то используется кнопка "Закрыть", на
вопрос системы "Данные были изменены. Сохранить изменения?" надо ответить "Нет".

5. СПРАВКА

В программе существует механизм, позволяющий пользователю во время работы


получить справочную информацию по применению различных функций и режимов
программы. Вызвать справку в любой момент можно нажатием клавиши F1 либо пунктом
меню «Справка». При этом вызывается информация по конкретному документу, в котором
на данный момент находится пользователь. Можно получить как общую информацию о
документе, так и полную информацию о правильности заполнения документа.

14
Пункт меню «Содержание справки» либо сочетание клавиш Shift+F1 позволяют
обратиться к общему содержанию справочной информации, из которого можно получать
информацию по различным функциям программы.

15
6. ВРЕМЕННАЯ БЛОКИРОВКА

Режим временной блокировки предназначен для предотвращения


несанкционированного использования программы в отсутствие пользователя. Зачастую на
пользователя возлагается ответственность за выполнение действия. Поэтому важно, чтобы во
время сеанса никто не мог выполнить какие-либо действия «под чужим именем». С другой
стороны, если пользователю требуется отойти от компьютера, каждый раз «выходить» и
«входить» в систему не всегда удобно. В этом случае может быть использован режим
временной блокировки. Режим временной блокировки имеет смысл только тогда, когда для
пользователей задан пароль. Для входа в режим временной блокировки нужно выбрать пункт
меню «Сервис – Временная блокировка». Окно приложения система минимизируется.
Чтобы продолжить работу, следует щелкнуть ярлык приложения. На экран выдается диалог
для ввода пароля.

Должен быть введен точно такой же пароль, как и при запуске системы. После
правильного ввода пароля система становиться доступной для работы.

7. СПИСОК АКТИВНЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

В процессе работы иногда возникает необходимость определить, какие пользователи


работают в данный момент в информационной базе. Для этого необходимо выбрать
«Активные пользователи» в меню «Сервис». На экран выводиться окно со списком
пользователей, работающих в данный момент с базой данных. При открытии текущая строка
показывает данные пользователя, вызвавшего окно (текущее соединение).

При помощи пиктограмм на панели инструментов есть возможность просмотреть


журнал регистрации , просмотреть журнал работы пользователя , обновить текущий
список .
С помощью команды «Действия» есть возможность настроить автоматическое
обновление списка и настроить колонки списка по последовательности, ширине и т.д.

16
8. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

Для выполнения административных обязанностей часто требуется выяснить, какие


события происходили в определенный момент времени или какие действия выполнял тот
или иной пользователь. Для этих целей предназначен журнал регистрации. В этом журнале
могут фиксироваться различные события. С его помощью администратор может получить
историю работы пользователей с системой.
При работе пользователей программа фиксирует в журнале основные действия,
выполняемые пользователем по модификации данных информационной базы, выполнении
регламентных операций, подключении и отключении к системе и т.д.
В Типовой программе в меню «Администрирование» выведена "История работы
пользователей", которая открывается только для Администратора и Полного доступа.
Остальным заблокировано.
В Истории, которая открывается из справочников/документов, запрещено отключение
отбора по Справочнику/Документу кроме полных прав и администратора.
Просмотр журнала регистрации. Для вызова журнала регистрации выберите пункт
«Сервис-Журнал регистрации». На экран выводится окно:

Каждое событие фиксируется в отдельной строке журнала. В левой колонке


пиктограммой показывается вид события. Для просмотра события выберите пункт
«Действие-Событие» либо нажмите дважды на пиктограмму.
Если событие связано с данными, то становится доступным пункт «Открыть данные».
С его помощью можно просмотреть данные, с которыми связано событие.
Состав колонок журнала регистрации и порядок их следования можно настроить.
Настройка производится стандартным образом.
Установка интервала. С помощью пункта меню «Действия - Установить
интервал…» можно управлять интервалом показа событий журнала.

17
В диалоге настройки выберите требуемый интервал и нажмите кнопку «ОК»
Установка отбора. С помощью пункта меню «Действия – Отбор…» можно управлять
отбором событий журнала. На экран выводится окно настройки отбора:

18
В диалоге на закладке «Основные» можно установить различные критерии отбора (по
интервалу дат, по пользователям и компьютерам, степени важности сообщений, источника
событий, а также вида события).
В поле «Данные» можно указать конкретное значение данных, информацию о которых
требуется отобрать. Отбор можно также производить по представлению данных (как они
указаны в журнале регистрации). Для этого в поле «Представление» указывается строка
представления. Если необходимо использовать ранее выполненные отборы, достаточно
предварительно сохранить значения параметров нужного отбора, для чего необходимо
нажать кнопку «Отборы» и в диалоге указать наименование отбора, а затем по надобности
выбрать этот отбор из списка отборов.
На закладке «Прочее» указываются объекты конфигурации, информация о которых
зарегистрирована в журнале.
Сохранение журнала регистрации. Для сохранения журнала регистрации
необходимо правой клавишей мыши выбрать «вывести список…». В появившемся окне
следует выбрать вид документа (текстовый или табличный), а также отметить галочками те
колонки, которые должны будут в него попасть и нажать кнопку "Ок". Чтобы сохранить
документ, следует выбрать пункт "Файл-Сохранить копию".

9. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА

9.1 УСТАНОВКА И ЗАПУСК КОНФИГУРАЦИИ «SOFTPRO ERP»

Программа «SoftPro ERP» представляет собой совокупность технологической


платформы и прикладного решения (конфигурации) для ведения управленческого учета в
компании.
Программа «SoftPro ERP» устанавливается после установки платформы
1С:Предприятие 8.

❖ Порядок установки конфигурации «SoftPro ERP»

1. Распаковать архивный файл klient_base.rar (имя файла архива может отличаться) на


диск С:/
2. Запустить оболочку 1С (Пуск–Программы–1С:Предприятие 8–1С:Предприятие).
3. На вопрос программы: «Информационная база не обнаружена. Создать новую?»
Ответить «Да».
4. В появившемся окне указать выбрать «Добавление в список существующей базы» –
Далее

19
5. В следующем окне указать, что база находится на локальном компьютере и нажать
«Далее».
6. Затем указать путь к информационной базе: С:/demo и нажать «Готово».

7. Выбрать вновь созданную информационную базу и нажать на кнопку


1С:Предприятие.
8. В появившемся окне необходимо выбрать пользователя.

9. Ввести регистрационный номер базы (вводится один раз при добавлении новой базы
на компьютер пользователя). Регистрационный номер можно получить на сайте
http://users.soft-pro.com/ при наличии учетной записи или на линии консультаций Софт-Про
(тел. (048) 737-39-39, 725-49-49).

20
10. После выполнения всех пунктов установки перед вами откроется рабочий стол
программы «SoftPro ERP».

9.2 ВВОД НАЧАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ

При первом запуске конфигурации «SoftPro ERP» ответственному лицу организации


(директору, главному бухгалтеру) необходимо произвести первоначальное заполнение
информационной базы.

❖ Общие сведения об организации

Следует ввести данные об организации. Общие сведения об организации вводятся в


меню «Сервис» – «Организации».

21
Двойным щелчком входим в существующую в данном справочнике организацию и
заполняем карточку фактическими данными о нашей фирме.
Для организации необходимо указать краткий и полный варианты названия и другие
сведения, предусмотренные формой элемента данного справочника.

При нажатии клавиши «Открыть старую форму» есть возможность вернуться к старой
форме заполнение информации по Организации.

22
Если фирма имеет свой парк машин, то необходимо поставить галочку . Данная
галочка добавляет вкладку «АТП» на рабочий стол.

23
Завершаем внесение данных нажатием кнопки «ОК».

9.3 ЗНАЧЕНИЕ КОНСТАНТ


9.3.1 ВКЛАДКА «ПАРАМЕТРЫ УЧЕТА»
❖ Настройка констант

Необходимо заполнить основные константы, определяющие правила учетной политики


предприятия и основные данные о нем. Сведения о константах вносятся из меню «Сервис –
Константы».

❖ Вкладка «Параметры Учета»

➢ Основная валюта УЕ – задаётся основная валюта УЕ при запуске системы;


➢ Создание движений контейнеров из сделки – если проставлена данная константа,
то в регистре «История контейнера» будут автоматически создаваться движения из
документа «Сделка»;
➢ Прибавить 1 день к демереджу – используется для того, чтобы дата выезда и дата
возврата считалась как 2 дня;
➢ Считать накладные расходы только после оплаты – накладные расходы
появляются в расчете прибыли только после оплаты счетов поставщиков;

24
➢ Блокировать редактирование сделки после ее завершения – если константа
установлена, то после установки даты завершения сделки, поля документа станут
недоступными для редактирования;
➢ Разрешено редактировать информацию других организаций – если константа
проставлена, то есть возможность изменять информацию других организаций, если таковые
были включены в комплект поставки;
➢ Запрещено открытие документов другого офиса – константа запрещает открытие
и редактирование документов другой организации;
➢ Компания осуществляет стафирование груза – если константа задана, то в
документе «Сделка» появляется вкладка «Стафирование» для ввода данных;
➢ Создание проводок в реальном времени – если данная константа установлена, то
каждый финансовый документ при проведении будет автоматически создавать проводки по
управленческому плану счетов, что позволит иметь оперативную информацию обо всех
финансовых операциях, кредиторской и дебиторской задолженностях, остатках на счетах;
➢ Регистрация открытия документов в истории работы пользователей – если
константа задана, то при просмотре истории работы пользователя будут отображаться
открытия документов;
➢ Разрешено привязывать записи к счетам другого офиса – если константа
проставлена, то появляется возможность привязывать записи к счетам другой организации;
➢ Доступ к счетам Номер0 открыт только финансистам – данная константа
закрывает доступ к счетам Номер0 всем, кроме финансистов;
➢ Дата завершения сделки равна дате судозахода – если константа проставлена, то
статус сделки меняется на «завершена» в день даты судозахода;
➢ Обработан проставляет только фин. администратор – если константа
проставлена, то только финансист сможет по счету галочку «Обработан» в закладке
«Доход/Расход». Галочкой он подтверждает, что данный счет проверен, все расходы учтены;
➢ Связанные организации – если константа проставлена, то есть возможность
взаимосвязать две и более организации;
➢ Фин. Релиз – при заданной константе в документе «Сделке» появляется
дополнительная вкладка для внесения данных финансового релиза;
➢ Прибыль на тонну – если константа задана, то прибыль будет рассчитываться на
тонну груза;
➢ Число (день месяца) закрытия периода для менеджеров – данная константа
позволяет задать дату закрытия периода для менеджеров;
➢ Дата запрета редактирования [До]<– данная константа позволяет задать дату,
после которой редактирование документов становится невозможным;
➢ Проводить по умолчанию по дате документа – данная константа позволяет делать
проводки по дате документа по умолчанию;
➢ Дата дохода – данная константа позволяет проставить дату дохода по нескольким
параметрам: по дате счета, дате завершения сделки, дате судозахода;
➢ Метод списания ТМЗ – в данной константе можно указать метод списания ТМЗ
(FIFO – списание в первую очередь первопоступивших, LIFO – списание в первую очередь
последних поступивших, средняя – по средней цене);
➢ Код компании – задается код компании;
➢ Использование встроенного почтового клиента – данная константа позволяет
настроить почтовый клиент на базе 1С;
➢ Прибыль по контейнеру – если константа задана, то прибыль будет рассчитываться
в сделке по каждому контейнеру;
➢ Линейный агент – константа определяет организацию, в которой функционирует
система, как линейного агента;
➢ Без сделок – если отмечено, то организация не использует документ «Сделка»;

25
➢ Учет основной деятельности по услугам – если константа проставлена, то учет
прибыли и расходов по основной деятельности вести по услугам;
➢ Прибыль по счету – в зависимости от учетной политики на предприятии, даёт
возможность видеть прибыль не только в разрезе сделок, но и в разрезе доходных счетов;
➢ Отображать вкладку «Расходы» в Счетах на клиента – данная константа
позволяет отражать вкладку «Расходы» в счете на клиента;
➢ Один счет по нескольким сделкам – данная константа позволяет сделать общий
счет по нескольким сделкам;
➢ Ограничить доступ к накладным расходам – данная константа позволяет
ограничить одному или нескольким пользователям доступ к просмотру определенных
накладных расходов;
➢ Пропорциональное распределение суммы табличной части по контейнерам –
если константа проставлена, то указанная сумма в счете равномерно распределяется по
контейнерам;
➢ Прибыль считать с НДС – если константа проставлена, то прибыль будет
считаться с учетом НДС;
➢ Автоматическое округление последней строки в счете поставщика – если
константа проставлена, то в счете поставщика в табличной части суммы будут округляться;
➢ Снятие запрета удаления оплаченных счетов – если константа проставлена, то
оплаченные счета можно удалять;
➢ Менеджеры могут видеть только своих клиентов – данная константа
ограничивает справочник «Клиенты» – записями, введенными данным менеджером;
➢ Менеджеры могут видеть только свои сделки – данная константа ограничивает
список «Сделок» записями, введенными данным менеджером;
➢ Запрет редактирования официальных счетов для менеджеров – если константа
проставлена, то менеджеры не могут редактировать официальные счета;
➢ Курсовые разницы за счет менеджеров – если константа задана, то курсовые
разницы будут отображаться по менеджерам и сделкам;
➢ Отключить мультивалютность в видах оплаты – если данная константа
проставлена, то в счете валюта будет выбираться только по умолчанию из реквизита «Виды
оплаты»;
➢ Запретить изменение счетов по завершенным сделкам – если константа
проставлена, то счета, которые относятся к сделке со статусом "Завершена" недоступны для
редактирования;
➢ Обязательно указывать сделки в счетах поставщиков – если константа
проставлена, то сохранить счет поставщика без привязки к сделке будет невозможно;
➢ Обязательно указывать счета на клиентов в счетах поставщиков – если
константа проставлена, то сохранить счет поставщика без привязки к доходному счету на
клиента будет невозможно;
➢ Отложенное начисление прибыли по сделкам – константа позволяет отложить
начисление прибыли по сделкам;
➢ Отложенное начисление прибыли по счетам – константа позволяет отложить
начисление прибыли по счетам;
➢ Кредитные условия по контрагентам/договорам – данная константа позволяет
предоставлять отсрочку платежа в счетах поставщиков и счетах на клиентов в разрезе
договоров контрагента
➢ Начисление доходов/расходов основной деятельности фин.результат – проводки
доходов/расходов формируются при включении признака "Начислить доход" (по Счету или
Сделке). При этом формируются проводки
а) по доходам: Дт 3900 - Кт 6100
б) по расходам: Дт 7100 - Кт 1900

26
При отключении признака "Начислить доход", эти проводки удаляются. Т.е.
происходит добавление/удаление проводок, что занимает время и ресурсы системы.
При включении данной константы происходит следующее:
➢ Если признака "Начислить доход" НЕ включен, кроме стандартных проводок по
Дебиторке и Кредиторке формируются служебные проводки:
а) по доходам: Дт ДЕБ - Кт ДОД
б) по расходам: Дт РОД - Кт КРЕД
➢ Если признака "Начислить доход" включен, в служебных проводках забалансовые
счета заменяются на балансовые:
а) по доходам: Дт 3900 - Кт 6100
б) по расходам: Дт 7100 - Кт 1900
Таким образом, происходит простая замена реквизитов проводки, без
добавления/удаления проводки, что должно положительно сказаться на скорости
формирования проводок по документу в целом.
➢ Автоматическое списание погрешностей расчета курсовых разниц – при
включенной константе в документах «Поступление/Списание денежных средств»
автоматически списывается округление.
➢ Автоматически включать корректировку НДС для официальных счетов -

9.3.2 ВКЛАДКА «ИНТЕРФЕЙС»

➢ Отключить фильтр по организации в справочнике «Судозаходы» – данная


константа позволяет убрать фильтр поиска по организациям в справочнике «Судозаходы»;

27
➢ Автоматическое движение по списку внутри документов – при проставленной
константе программа автоматически фиксирует списки документов для дальнейшего
удобного просмотра последующих;
➢ Курс в счете поставщика зависит от дат – константа позволяет установить курс
в счете поставщика в зависимости от различных дат: даты счета, даты акта, даты оплаты;
➢ АТП – при проставленной константе в сделке появляются дополнительные поля для
учета в разрезе водителей и машин;
➢ Фильтрация по виду оплаты в подборах документов – при проставленной
константе есть возможность задать отбор по виду оплаты по всех подборках документов;
➢ Автоопределение суммы оплаты последнего счета – При включении данной
константы при выборе счета в Платежном документе ("Приход денежных средств" или
"Списание денежных средств") в качестве суммы к оплате подставляется реальный
неоплаченный остаток, а не вся сумма счета.
➢ Количество дней для фильтра по дате документах – здесь можно указать
определенное количество дней, которое будет охватывать поиск по дате документа;
➢ Оформление – данная константа позволяет менять внешний вид программы
(шрифты и т.д.).
➢ Редактировать номер сделки – если константа задана, то номер сделки можно
изменять вручную;
➢ Альтернативные колонки в сделке – с помощью этой константы есть возможность
изменить шапки колонок в табличной части документа «Сделка» на вкладке «Общая
информация»;
➢ Автоматический расчет демереджа в сделке – если константа задана, то в сделке
автоматически будет рассчитываться демередж;
➢ Автоматическое заполнение поля касательно в счете – данная константа
позволяет автоматически заполнять поле «касательно» (краткое описание груза, места
назначения и пункта отправки) в счете;
➢ Цена 20 и 40 в счете вводится в валюте счета – если данная константа
проставлена, то предварительно внесенная цена в услуги на 20 и 40-ка футовые контейнера
будет отображаться в заданной валюте счета;
➢ Отдельная нумерация Номера0 для каждого Юр. лица – если константа
проставлена, то номер0 генерируется в разрезе отдельного Юр. лица;
➢ Изменять даты при выборе контейнера в счете – если данная константа
проставлена, то при выборе контейнера в счете по статье автоматически подхватываются
даты;
➢ Курс в счете изменяет только финансист – если константа проставлена, то курс в
счете может поменять только пользователь с доступом финансиста;
➢ Запрет переплаты в доходных счетах – если константа проставлена, то в оплате
доходных счетов отсутствует возможность проплаты суммы, превышающей реальную сумму
счета;
➢ Печать в ПДФ – данная константа позволяет активировать печать документов в
pdf.-формате в сделке;
➢ Отдельная нумерация Номера0 для каждой организации – если константа
проставлена, то номер0 генерируется в разрезе отдельной организации;
➢ Автоматическое обновление судозахода в счете – если данная константа
проставлена, то при изменении реквизитов в судозаходе информация об изменениях будет
обновлена в счете;
➢ Номер0 в счете символичный – данная константа позволяет вводить Номер0 как
буквами, так и цифрами;
➢ Номер0 обнуляется ежегодно – константа указывает на ежегодное обновление
Номера0;

28
➢ Отдельная нумерация Номера0 для каждого вида оплаты – если константа
проставлена, то номер0 генерируется в разрезе отдельного вида оплаты;
➢ Авторасчет НДС в счетах по умолчанию – при проставленной константе
происходит авторасчет НДС в счетах по умолчанию;
➢ Разрядность количества в счете – означает количество символов после запятой;
➢ Блокировка документа при его открытии – если данная константа проставлена, то
документ при его открытии одним пользователем будет недоступен для просмотра другим до
его закрытия;
➢ Запретить многократное открытие списка документов – при проставленной
константе списки документ открываются в одном экземпляре;
➢ Редактирование номеров – константа позволяет редактировать номера в
документах «Наряд», «Поручение» и т.д.;
➢ Обновлять курс при изменении даты документа – если константа задана, то при
изменении даты документа курс проставится автоматически на заданную дату;
➢ Выбирать курсы валюты НБУ или МБ в документах – если константа задана, то
есть возможность выбирать курс валют по отношению к НБУ или МБ;
➢ Блокировать изменение фрахта, если расход создан – при проставленной
константе будет отсутствовать возможность изменять сумму фрахта в выставленном
расходном счете;
➢ Подставлять код груза в наряд – при проставленной константе код груза будет
генерироваться в наряд с вкладки «Общая информация»;
➢ Признак выписки налоговой накладной к счету на клиента – если константа
проставлена, то в списке счетов на клиента галочкой будет отображаться наличие налоговой
накладной;
➢ Печатать только один экземпляр налоговой накладной – если константа
проставлена, то при выводе на печать налоговой накладной будет печататься только один
экземпляр;
➢ Вводить единицу измерения в табличную часть налоговых накладных – если
константа проставлена, то в форме документа "Налоговая накладная" в табличной части
будет отображаться единица измерения;
➢ Печатать налоговые накладные датой Счета – в налоговой накладной
проставится дата счета;
➢ Печать данных в налоговую накладную из справочника Юр. Лица – если
константа задана, то в документе «Налоговая накладная» реквизиты организации в печатной
форме будут заполняться из справочника «Юр. лица»;
➢ Последовательная нумерация налоговых накладных – при проставленной
константе происходит автоматическая подстановка пропущенных номеров в налоговых
накладных;
➢ Нулевая ставка (0%) налоговых накладных определяется в строках – если
константа проставлена, то нулевая ставка в НН будет отображаться в каждой строке
табличной части;
➢ Автозаполнение даты акта в счете поставщика – данная константа позволяет
автоматическое проставление даты акта датой счета;
➢ Показывать историю контактов в списке клиентов – если флажок проставлен, то
в справочнике «Клиенты» будет видна история контактов с клиентом;
➢ Отключить иерархию в списке клиентов – данная константа позволяет отключить
режим иерархического просмотра в списке справочника «Клиенты»;
➢ Контроль уникальности контрагентов – если константа задана, то программа
будет отслеживать уникальность внесённых контрагентов по заданному коду ЕДРПОУ;
➢ Отключить фильтр по организации в справочниках "клиенты" и
"контрагенты"– если константа проставлена, то в вышеуказанных справочниках фильтр по
организации будет отключен;

29
➢ Не создавать контрагента при записи нового клиента – константа позволяет
отключить автоматическое создание нового контрагента при записи нового клиента;
➢ Кол-во дней, после которого клиент получает статус «не активный» – в этой
константе можно задать количество дней неактивности, по истечению которых статус
клиента меняется на «не активный»;
➢ «Кол-во дней, после которого клиент получает статус «потерянный» – в этой
константе можно задать количество дней неактивности, по истечению которых статус
клиента меняется на «потерянный».

9.3.3 ВКЛАДКА «ЗНАЧЕНИЯ ПО УМОЛЧАНИЮ»

С помощью данной вкладки есть возможность задать значения, которые будут


использоваться по умолчанию в документах «Сделки», «Наряды», «Поручения»,
«Коносамент» и т.д.

Условия в коносаменте Terms, Movement – условие перевозки в коносаменте;


Основной поставщик ГСМ – поставщик в документе «Заправка автомобилей»;
Вид расхода ремонт машины –справочник «Виды расходов»;
Склад КТ(Контейнерного терминала)- заполняется из справочника «Склады»;
Статья з/п водителей – статья расходов при расчете зарплаты в сделке с типом
«Автоперевозка собственным транспортом»;
Путь к коносаментам – если компания издаёт собственные коносаменты, то в папке с
базой необходимо создать каталог с именем «BL» и указать путь к нему в данной константе;

30
Путь к шаблонам – в комплект поставки входят шаблоны печатных форм документов
в Word и Exсel форматах. При необходимости вы можете изменять текст в данных шаблонах.
Однако для сохранения работоспособности данных макетов ЗАПРЕЩАЕТСЯ производить
какие-либо манипуляции с табличными частями документов и с «серыми» ячейками,
которые будут заполняться из 1С. Путь к каталогу шаблонов указывается в данной
константе;
Путь к заставкам – если компания хочет расположить логотип своей компании на
рабочем столе «SoftPro ERP», то в папке с базой необходимо создать каталог с именем
«PIC», указать путь к нему в данной константе и в данный каталог сохранить файл логотипа
в формате .jpg. В этом случае при загрузке программы на рабочем столе появится ваш
логотип. Если в данный каталог поместить несколько файлов-картинок, то при загрузке
программы они будут выбираться в случайном порядке. Чтобы обновить заставку рабочего
стола «SoftPro ERP» можно воспользоваться пунктом меню Сервис – Обновите заставку;
Путь темп – в папке с базой необходимо создать каталог с именем «TEMP» и указать
путь к нему в данной константе. В нем будут храниться временные файлы при
формировании печатных форм документов;
Хранить файлы сделок в отдельной папке – если константа задана, то все сделки в
программе " SoftPro ERP " будут храниться в отдельной папке на компьютере. При
включении константы следует указать путь к файлам 1С;
Путь к файлам 1С – данный путь прописывается при настройке переноса данных в
другие системы (в частности, в 1С-бухгалтерию), при включенной константе "Хранить
файлы сделок в отдельной папке";
Путь PDF – в данной константе прописывается путь к хранению временных файлов
PDF.

9.3.5 ВКЛАДКА «УПР. УЧЕТ»

31
Вкладка служит для настроек формирования проводок по управленческому учету.
Данная вкладка заполняется разработчиками программного продукта.

❖ Настройка почты пользователя

Добавить почтовый ящик возможно через меню Сервис/Константы на закладке


УРБД/EDI.

Если в программе используется несколько почтовых профилей необходимо установить флаг

Для настройки почтовых профилей пользователей программы «SoftPro ERP»


необходимо перейти к Учётным записям электронной почты из меню
Сервис/Администрирование/Электронная почта.

32
После этого откроется список всех учетных записей, клавишей откроем форму
для создания нового почтового ящика.

E-mail-указывается электронный адрес, который будет использоваться.


Необходимые данные для заполнения строки SMTP-сервер можно уточнить у
системного администратора.

33
В карточке сотрудника, на закладке «дополнительная информация» можно указать
отдельный профиль для отправки каждому сотруднику. Если поле пустое используется
адрес, который указан в константах.

Данная настройка действует, если используются почтовые профили пользователей.

9.3.6 ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕЧАТЬ СТАНДАРТНЫХ ШАБЛОНОВ


В ПРОГРАММЕ «SOFTPRO ERP»

В программе SoftPro ERP есть возможность автоматической печати документов


«Поручение» и «Наряд».
Для формирования данных документов на основании Сделки и автоматического
заполнения нужно заполнить стандартные значения для подстановки и сформировать
шаблоны основных документов.
Заполнить данные и сформировать шаблоны документов можно из меню «Сервис-
Администрирование-Настройка печатных форм».

34
В данной форме заполняется вся необходимая информация для подстановки в
документы.
На закладке «Организации» необходимо заполнить все данные нашей организации.
Вся информация заполняется из Справочника «Организации». Также на данной вкладке
нужно заполнить основного плательщика от нашей компании.

На закладке «Города, порты» заполняется необходимая информация по городам и


портам погрузки и выгрузке, которые могут использоваться в документах.
В табличной части «Порты» обязательное поле для заполнения является
Наименования и данные о договоре с портом.

35
На закладке «Терминалы» вносим все данные по терминалам, с которыми
сотрудничаем и данные о договорах заключенные с терминалами.

На вкладке «Линии» заполняются данные по линиям и линейным агентам. Для


выгрузки в ППЛ обязательно должен быть указан «Код по ЕДРПОУ», наименование линий и
«плательщик Хранения». Если в качестве плательщика хранения выступает наша
организация, в поле «плательщик хранения» вносим данные нашей организации.

36
Вкладка «Другое» дает возможность осуществить некоторые настройки во время
создания шаблонов.
Флаг в строке «Отображать ход заполнения шаблонов» значит, что во время создания
Шаблонов в информативных сообщениях будет показан порядок заполнения шаблонов.

На вкладке «Шаблоны» указывается путь к шаблонам - папка, в которой будут


созданы шаблоны. Данная папка должна называться «DOC» и содержать фирменный бланк
для каждой организации. Фирменный бланк создается в формате документа Word и
наименованием файла в форме {{НаименованиеОрганизации}}_blank.doc.
В нижней части вкладки также указываются папки отдельно по каждой организации.
Для создания шаблонов нажимаем на клавишу «Первичное заполнение стандартных
шаблонов».

37
После выдачи программой сообщения можно
формировать наши документы и печатные формы.
Для формирования печатной формы «Наряда» достаточно создать документ «Наряд»
и заполнить необходимые данные и сформировать печатную форму документа.

После данных действий автоматически начнёт формироваться Наряд в документе


Word .

Когда процесс формирования и заполнения Наряда будет закончен, программа выдаст


данное сообщение.

38
9.4 СПИСОК ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

❖ Добавление нового пользователя

Справочник "Пользователи" предназначен для хранения списка пользователей,


которым разрешена работа с системой «SoftPro ERP».
Основное назначение справочника — идентификация пользователя при начале работы
с конфигурацией. Содержимое этого справочника повторяет список пользователей,
создаваемый в Конфигураторе.
При работе с программой «SoftPro ERP» необходимо заполнить список пользователей
базы данных и определить, какими правами они будут обладать. Для этого необходимо
выбрать пункт меню «Сервис – Пользователи». При запуске от имени пользователя,
зафиксированного в режиме предприятия в программе, но отсутствующего в справочнике
пользователей, он автоматически помещается туда, и об этом выдается сообщение.
Список пользователей можно объединять в группы (подгруппы). Например, можно
создать следующие группы пользователей: администраторы, финансисты, менеджеры.
Для добавления пользователя в базу необходимо нажать кнопку «Добавить» на панели
инструментов справочника либо нажать кнопку INS

Логин используется при авторизации доступа к конфигурации «SoftPro ERP». В


качестве значения логина записывается "Имя пользователя", которое задано данному
пользователю в списке пользователей системы. При входе в систему конфигурация
определяет пользователя, который работает с системой, по совпадению имени пользователя
в Конфигураторе и имени пользователя в справочнике "Пользователи".
Наименование – наименование элемента в справочнике «Пользователи».
Организация – ссылка на справочник «Организации», необходимо указать к какой
организации относится пользователь, т.е. доступ к документам какой организации будет
иметь пользователь.
Физ. Лицо – ссылка на справочник «Сотрудники».

❖ Основные настройки пользователя

Для каждого пользователя могут быть заданы настройки прав, интерфейс и значения по
умолчанию. Задание ролей, определение прав доступа и интерфейс для каждого
пользователя производится в конфигураторе или в справочнике «Пользователи».
Рассмотрим подробнее справочник «Пользователи»:
Помогает менеджерам – данный реквизит может быть необходим при включенных

константах . В этом случае менеджеры, внесенные в


данный реквизит, будут видеть сделки и клиентов менеджера, за которым закреплены.

39
Запрашивать подтверждение при закрытии программы – если константа задана, то
при закрытии программы появляется сообщение о подтверждении закрытия программы.
Выполнять обмен распределения баз – если реквизит подтвержден, то пользователь
может выполнять обмен распределения баз.
Напоминать о новых проформах – если реквизит указан, то данному пользователю,
при создании новой «Проформы счета», открывается журнал «Проформ счетов» с отбором
документов, по которым не созданы документы «Счета».
Запуск напоминаний при входе в систему – если реквизит подтвержден, то при входе
в систему пользователю будут появляться заданные напоминания.
Автозаполнение расходов на основании предыдущих записей – если реквизит
проставлен, то расходы пользователя будут создаваться на основании предыдущих.
Пароль – возможность присвоить пароль пользователю. При необходимости
пользователь может изменить себе пароль самостоятельно в меню «Сервис – Параметры
пользователя».
Интерфейс – набор доступных пользователю системных объектов и функций в виде
меню системы. По умолчанию «Общий»
Язык – определяет язык интерфейса программы, русский или английский. По
умолчанию «Русский».
Оформление – оформлением определяется набор шрифтов и цветовая гамма
интерфейса. По умолчанию «Основной».
Экспорт – предназначен для удобства сотрудников экспортного отдела. Данный
реквизит проставляет автоматически в журналах ряд фильтров для отбора экспортных
операций.
В правой части окна на вкладке "Роли" индивидуально настраиваются роли и права
пользователей.
На вкладке "Ограничение по видам оплаты" можно заблокировать видимость и
использование некоторых видов оплаты для пользователя.

40
❖ Роли и права пользователей
1. Полный доступ – данная роль обеспечивает доступ ко всем пунктам меню для ввода
редактирования, просмотра данных (кроме прав/пунктов доступных только администратору).
Ограничения доступа только к отчетам «Расчет прибыли», «Потерянные клиенты».
Так же данное право дает доступ к некоторым константам, которые отвечают за параметры
учета организации:
➢ Разрешено редактировать информацию других организаций
➢ Разрешено привязывать записи к счетам другого офиса
➢ Дата запрета редактирования
➢ Прибыль по Сделке
➢ Без Сделок
2. Документы – данную роль рекомендуется использовать с интерфейсом
«Оперативные Отчеты».
Роль дает доступ к просмотру документов «Сделки», «Коносаменты», регистру
«История контейнера». Позволяет просматривать и редактировать документы «Наряды»,
«Поручения», «Заявки на автоперевозку», «CMR», «Проформы счетов».
Открыт доступ к просмотру справочника «Клиентов» и редактирования других
справочников, заблокирован доступ к справочникам в меню «Финансы».
Доступный отчет «Анализ импорта и экспорта».
3. Документы Сделки – роль аналогична роли «Документы», дополнительно разрешен
доступ к редактированию документов «Сделки».
4. Сейлс – данную роль рекомендуется использовать с интерфейсом «Оперативные
Отчеты». Данная роль предназначена для менеджеров, которые имеют полный доступ к
оперативным документам и имеют право выписывать документы «Счета» для покупателей,
т.е. отслеживают дебиторскую задолженность.
Если пользователю с ролью «Сейлс» указан интерфейс «Финансист», то роль дает
доступ ко всем документам кроме ряду финансовых:
➢ Входящие счета (Счета поставщиков, Накладные расходы);
➢ Документы, отражающие движение денежных средств (Поступление денежных
средств, Списание денежных средств, Внутреннее перемещение, Выписка банка)
➢ Взаимозачет с контрагентом;
➢ Служебные (Проверка записей, Закрытие периода).
Так же закрыт доступ к ряду финансовых отчетов:
➢ Остатки денежных средств;
➢ Кредиторская задолженность;
➢ Прогноз движения денежных средств;
➢ Потерянные клиенты;
➢ Обороты по контейнерам;
➢ Анализ расходов;
➢ Расчет прибыли.
Нет доступа к части констант на закладках «Основная деятельность» и «Интерфейс».
5. СейлсРасходы – роль аналогична роли «Сейлс», дополнительно разрешен доступ к
редактированию документов «Счета поставщиков», «Накладные расходы», а также к
документу отражающим факт оплаты входящих счетов – «Списание денежных средств».
Доступна обработка «Выписка банка» и «Отчет выписка банка». Нет доступа к отчету
«Кредиторская задолженность».
6. Финансист – роль дает доступ ко всем документам кроме нескольких финансовых:
➢ Поступление денежных средств;
➢ Закрытие периода.
Закрыт доступ к отчетам «Расчет прибыли» и «Потерянные клиенты»
Закрыт доступ к настройке операций документов и обработке «Проверка записей».

41
Если указана константа «Курс в счете меняет только финансист», то доступ к курсу
валют имеет пользователь с ролью «Финансист». Так же если проставлена константа
«Доступ к счетам с №О открыт только финансистам», то доступ соответственно имеет
пользователь с ролью «Финансист».
7. Банк – роль «Банк» вспомогательная роль, которую актуально поставить как
дополнительное право на проставление списания денежных средств и просмотра движений
денежных средств для ролей «Документы», «Документы Сделки», «Сейлс».
Доступ к документам определяется указанными ролями и интерфейсом.
8. Оплата счетов – роль «Оплата счетов» вспомогательная роль, которую
необходимо поставить как дополнительное право оплаты счетов, формирования документов
«Поступление денежных средств» для ролей «Документы», «Документы Сделки», «Сейлс»,
«СейлсРасходы», «Финансист».
Доступ к документам определяется дополнительными ролями.
9. Прибыль – роль, дающая дополнительное право видеть валовую прибыль компании,
формировать отчеты «Расчет прибыли» и «Потерянные клиенты», используется совместно с
ролями «Финансист», «Полный доступ».
10. Просмотр Сделок – роль, используется совместно с другими ролями, позволяет
просматривать документы «Сделки» всех менеджеров, если проставлено ограничение
константой «Менеджеры могут видеть только свои сделки».
11. Финансовый Администратор – Дополнительная роль, дающая определенные
права, которые регулируются константами, а именно:
➢ Роль дает доступ работать в закрытом периоде финансовому администратору, если
закрытие периода регулируется константой «Число (день месяца) закрытия периода для
менеджеров».
➢ Если задана константа «Обработан, проставляет только фин. администратор», при
установленной константе, доступ закрыт к реквизиту «Начислен доход» в документе «Счет»
всем, кроме финансового администратора.
12. Администратор Базы клиентов – роль дает право просматривать и
редактировать карточки всех клиентов, если доступ разграничен константой «Менеджеры
могут видеть только своих клиентов».
13. Видеть информацию других организаций – роль разрешает просматривать
документы других организаций, если учет по нескольким организациям ведется в одной
информационной базе.
14. Сейлс без редактирования счетов – данная роль подобна роли «Сейлс», только в
ограничение попадают еще и документы «Счета» и «Авансы и подотчетники».
15. Документы только просмотр – роль дает доступ только к просмотру документов
«Сделки», «Наряды», «Поручения», «Заявки на автоперевозку», частично «CMR»,
«Проформы счетов», «Коносаменты» и справочнику «Клиентов». Данную роль
рекомендуется использовать с интерфейсом «Оперативные Отчеты».
16. Коко- роль дает возможность использовать вкладку «Контейнер-Контроль»

9.5 ОСНОВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ КОНФИГУРАЦИИ

9.5.1 СПРАВОЧНИК «СОТРУДНИКИ»

При создании нового пользователя базы данных необходимо записать физическое лицо
в справочник «Сотрудники» (меню «Сервис – Справочники – Общие – Сотрудники»). Для
этого в карточке пользователя нажать на кнопку выбора физ. лица.
Затем в появившемся справочнике «Сотрудники» выбрать необходимого сотрудника
двойным щелчком мыши либо ввести нового, в случае если он отсутствует в списке, нажав
на кнопку «Добавить».
Заполнение шапки элемента

42
Имя – вводим имя сотрудника (именно так он будет отображаться в списке
справочника "Сотрудники" в наименовании).
ФИО – поля неактивны для редактирования. Для того чтобы внести Ф.И.О. сотрудника,
следует заполнить реквизит «Имя».
В разделах «Контактные данные», «Расчетные» и «Дополнительная информация»
следует заполнить все необходимые данные.

9.5.2 СПРАВОЧНИК «КЛИЕНТЫ»

Общая информация о справочнике «Клиенты»

Справочник «Клиенты» – содержит всех клиентов компании.


Открыть справочник можно через меню «Документы – Клиенты» или меню «Сервис –
Справочники – Клиенты». В справочнике «Клиенты» есть ссылка на справочник
«Контрагенты», учет в двух справочниках необходим, чтобы разделять клиентов-заказчиков
услуг и клиентов, которые оплачивают услуги.
Клиенты могут являться как юридическими, так и физическими лицами, а также
холдингами, включающими в себя несколько других контрагентов.

43
Если в константах задано условие , то в
нижней части справочника отображается история контактов с клиентом.

Реквизиты шапки документа

Код – присваивается программой автоматически.


Наименование – в этом поле указывается краткое наименование клиента.
Рекомендуется давать такие наименования клиенту, которые в дальнейшем ускорят поиск
данного клиента по алфавиту.
Полное наименование – полное юридическое наименование клиента.
Статус – отображается статус клиента, в котором находятся отношения с данным
покупателем в настоящий момент. Поле статус неактивно для редактирования, программа
статусы отслеживает и присваивает автоматически. Выделяют 4 статуса клиента:
потенциальный, активный, не активный, потерянный. Статус "потенциальный"
присваивается в случае, если нововведённый клиент ещё не фигурировал в документах.
После того, как новый клиент будет фигурировать в документе, ему присвоится статус
"Активный". Неактивными и потерянными клиенты становятся автоматически после
определённого количества дней, в течение которых клиент не фигурирует в документах.
Количество дней задаётся в константах.

44
Закладка "Общая информация"

На закладке представлена контактная информация (адреса, телефоны, электронные


адреса, веб-сайты) клиента.
Категория – есть возможность присвоить клиенту категорию (VIP, A, B, C);
Холдинг – если клиент является участником холдинга, то в данном реквизите
указывается элемент справочника, являющемся головным по отношению к данному клиенту.
Наша организация – данный реквизит указывается в том случае, если клиент является
частью холдинга либо филиалом нашей организации.
Примечание – можно указать любые примечания, например, график работы клиента.
Черный список и Неподтвержденный клиент – данные реквизиты позволяют
присвоить дополнительные характеристики клиенту, которые позволяют менеджерам более
внимательно взаимодействовать с клиентом.

Закладка «Контакты»

На закладке отображаются контактные лица клиентов и их контактная информация.


Модель хранения контактной информации, прежде всего, предназначена для удобного
и быстрого поиска телефонов, адресов, данных электронной почты и другой контактной
информации.

Закладка «История контактов»

Закладка создана для более эффективной работы менеджеров, при необходимости


менеджеры могут вести историю контактов и различные напоминания, комментарии – это
могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение
встреч и другие события, требующие планирования времени.

45
Закладка «Документы»

На закладке «Документы» отображаются списки созданных документов по данному


клиенту. Здесь есть возможность открывать существующие для просмотра и редактирования
(если нет ограничений прав).

Закладка «Контрагенты»

Данная закладка включает в себя ссылку на справочник «Контрагенты», т.е. позволяет


увидеть всех плательщиков (юр. и физ. лица) данного клиента и договора.

46
+

9.5.3 СПРАВОЧНИК «КОНТРАГЕНТЫ»

Контрагенты – это общее понятие, включающее в себя всех покупателей и


поставщиков предприятия. Контрагенты могут являться как юридическими, так и
физическими лицами, а также холдингами, включающими в себя несколько других
контрагентов.
Для хранения сведений обо всех контрагентах организации используется справочник
«Контрагенты» (меню «Сервис – Справочники – Контрагенты»).
В справочнике контрагенты могут быть сгруппированы. Например, могут быть созданы
группы: «Поставщики», «Линейные агенты», «Покупатели» и другие. Каждая группа также
может содержать вложенные подгруппы. Справочник «Контрагенты» имеет неограниченное
количество уровней вложенности групп.
Ввод и редактирование информации о новом контрагенте производится в отдельном
диалоговом окне.

47
Вводя данные о контрагенте, следует помнить, что от полноты введенной информации
зависит правильность заполнения печатных форм документов.
На командной панели по кнопке «Перейти» и, выбрав пункт меню «Договора» или
«Счета поставщиков», можно посмотреть список всех элементов, подчиненных данному
контрагенту. Например, выбрав пункт меню «Счета поставщиков», можно открыть
справочник «Счета поставщиков».

Добавление нового контрагента

Для ввода нового контрагента заходим в меню «Сервис – Справочники –


Контрагенты». Шапка этого элемента справочника включает в себя:
Код – в данном поле отображается системный код, который присваивается
автоматически программой.
Наименование – в этом поле указывается краткое наименование контрагента.
Рекомендуется давать такие наименования контрагентов, которые в дальнейшем ускорят
поиск данного контрагента по алфавиту.
Клиент – ссылка на справочник «Клиенты». При необходимости можно привязать
контрагента к конкретному клиенту.
Группа – в данном поле можно отнести контрагента к конкретной группе контрагентов
(например, "Поставщики", "Плательщики" и т.д.).
Архив – позволяет контрагенту присвоить статус, необходимый в дальнейшем для
отбора контрагентов в справочнике.
В диалоговом окне элемента справочника «Контрагенты» информация размещена на
следующих закладках: «Общие», «B/L», «Договора», «Файлы», «Банк». Далее рассмотрим
более подробно каждую закладку.

Закладка "Общие"

Закладка «Общие» предназначена для ввода информации, необходимой для


оперативной оценки контрагента и последующей работы с ним.
Полное наименование (РУС, УКР, АНГЛ) – реквизиты используются при
формировании печатных форм документов.
Холдинг – в том случае, если контрагент является участником холдинга, для него
вводится информация из справочника «Холдинг», т.е. указывается элемент справочника,
являющемся головным по отношению к данному контрагенту. Для головной организации
реквизит «Холдинг» не устанавливается.
Наша организация – заполняем в случае, если контрагент является частью холдинга
либо филиалом нашей организации.

48
Юр/Физ. Лицо – указывается, является контрагент физическим или юридическим
лицом.
ИНН, Код по ЕГРПОУ, КПП, Номер свидетельства плательщика НДС – данные
необходимы для формирования печатных форм документов.
Директор – Ф.И.О. директора.
Страна, Город – при нажатии на гиперссылки, открываются справочники,
предназначенные для выбора страны и города регистрации либо нахождения контрагента.
Телефон, Факс – соответствующая контактная информация.
Адрес (DO/LO)(англ/рус/укр) – адреса контрагента на русском и английском языках,
необходимые для печатных форм документов «Наряд» и «Поручение».
Комментарий – произвольный дополнительный текстовый комментарий;

Закладка "Банк"

На закладке редактируются банковские счета контрагента для национальной валюты, а


также валют USD и EURO.

49
Закладка "Договора"

На закладках есть возможность хранить внешние файлы договоров, указывать


кредитные условия и параметры договора.
Записать Файл – позволяет сохранить внешний файл в каталог, который указан в
константах.
Открыть Файл – позволяет открыть файл для просмотра.
Основной - признак основного договора, по умолчанию подставляется в документы
при выборе контрагента.

50
Закладка "B/L"

На закладке представлена информация необходимая для печати документа


«Коносамент».

51
Закладка "Файлы"

На закладке есть возможность хранить необходимые документы, связанные с


контрагентом.

9.5.4 СПРАВОЧНИК «ГОРОДА»

Справочник «Города» (меню «Сервис–Справочники–Общие–Города») используется в


первичных документах. В данный справочник вносятся все возможные пункты назначения и
оправления (города, порты, поселки). Таблица Справочника документа включает в себя
следующие реквизиты:
Код – это системный код программы, который присваивается автоматически при
создании нового города.
Наименование – в данном реквизите отображается наименования пункта.
Рус, Англ, Укр – в данном реквизите заполняются наименования пункта на разных
языках для печатных форм документов.

52
Страна – ссылка на справочник "Страны" для указания, к какой стране принадлежит
пункт.
Регион – ссылка на справочник "Регионы" для указания, к какому региону
принадлежит пункт. В дальнейшем, заполнение данного реквизита позволяет формировать
статистический отчет в разрезе регионов в отчете «Анализ Импорта и Экспорта».
Терминал по умолчанию – ссылка на справочник «Терминалы», заполняется для
автоматического заполнения реквизита «терминал» в документе «Сделка» на закладке
«Общая информация» при заполнении POD.
Организация – в случае, если в программу внесено несколько организаций, есть
возможность связать пункт с конкретной организацией.
EDI – данный реквизит отображает код для обмена системы " SoftPro ERP " с другими
системами.

Также есть возможность заполнять города из классификатора, нажав на кнопку


на панели инструментов. В открывшемся окне классификаторе
появляется список стран. Отыскав нужную страну, следует нажать "+" справа от неё. Таким
образом, в списке отобразятся наиболее популярные города. На интересующий город
следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, город перенесётся в справочник "Города", о
чем уведомит всплывающее системное сообщение.

9.5.5 СПРАВОЧНИК «СУДОЗАХОДЫ»

Справочник «Судозаходы» (меню «Сервис–Справочники–Судозаходы») используется


для выписки первичных документов («Счет», «Коносамент», «Наряд», «Поручение» и т.д.) и
в дальнейшем для ведения аналитического учета. Реквизиты справочника «Судозаходы».
Код – это системный код программы, который присваивается автоматически при
создании нового элемента.
Наименование – информация в данном поле формируется автоматически исходя из
заполненных реквизитов "Дата выгрузки", "Судно", "Рейс".
Судно – наименование судна. Принимает значение элемента справочника «Суда».
Принадлежность – информация о стране, к которой принадлежит судно.
Дата выгрузки – информация о дате выгрузки груза с судна.
Дата погрузки – информация о дате погрузки груза на судно.
Рейс – номер рейса судна.
Порт – ссылка на справочник "Терминалы".

53
9.5.6 СПРАВОЧНИК «СЕТКИ ДЕМЕРЕДЖА И ХРАНЕНИЯ»

Для автоматического расчета демерреджа, детеншина, хранения для каждой линии


необходимо внести данные о «свободных» днях и о стоимости суток при сверхнормативном
задержании контейнера. Открыть справочник можно через меню
«Сервис/Справочники/Общие/Сетки демереджа и хранения».

Кнопкой на верхней панели справочника добавляем новый элемент списка.

54
В верхней части указываем наименование сетки, тип (демерредж, хранение, детеншин),
терминал и линию по которым заводятся тарифы.

Спец сетка, Спецтехника – реквизиты, позволяющие установить дополнительный


признак;
Сетка детеншина – заполняется для автоматического расчета детеншина;
Сетка пересчета – указывается сетка пересчета в случае изменения тарифов судоходной
линией на переходный период. При заполнении данного реквизита до указанной даты
демередж будет рассчитывать по тарифам, указанным в сетке демереджа, после этой даты по
тарифам, указанным в сетке пересчета;
Дата пересчета – дата изменения тарифов на демередж судоходной линией.
В нижней части указываем непосредственно тарифы линии за 20-ти и 40-ка футовые
контейнера. Если линия устанавливает тарифы не в USD, то в справочнике необходимо
заполнить реквизит «Валюта», и в табличной части указывать валютные тарифы, которые
находятся в голубых ячейках таблицы.

Пример заполнения тарифов линии:

Тариф линии в USD


Дни с… по… Стоимость 20-ки в день Стоимость 40-ки в день
1-7 - -
8 - 22 11 25
23-42 18 30
После 43 дней 29 55

55
Отражение данного тарифа в базе

ВАЖНО! Колонка «Дни» отражает количество дней действия тарифа.


Числом „999999” в базе условно обозначается каждый последующий день действия
тарифа.

9.5.7 СПРАВОЧНИК «ТАРИФЫ»

Тарифы на статьи котировки доступны из меню «Документы – Тарифы».

56
❖ Тарифы «Фрахт»

Новый тариф в справочник можно занести в справочник путем простого добавления


(кнопка «Добавить») либо копирования аналогичного тарифа.
Бежевым цветом в справочнике выделяются максимально выгодные тарифы в списке
по 20-м, 40-м либо прочим контейнерам.

57
Рассмотрим основные реквизиты:
➢ POO – Place of Origin – пункт отправления, ссылка на справочник «Города»;
➢ POL – Port of Loading – порт погрузки, ссылка на справочник «Города»;
➢ POD – Port of Discharge – порт выгрузки, ссылка на справочник «Города»;
➢ FD – Final destination – пункт назначения, ссылка на справочник «Города»;
➢ Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
➢ Агент – ссылка на справочник «Контрагенты»;
➢ Условия – условие перевозки при отправлении/прибытии — означает, что
экспедитор принимает на себя определенные обязанности по организации перевозки.
Например, от/до CY; стоимость перевозки включает услуги по отправке от/до CY (фрахт,
погрузка/выгрузка с судна, размещение на CY);
➢ Транз. время – количество дней перевозки из пункта отправления до пункта
назначения;
➢ Спец. ставка – данный признак устанавливается для того, чтобы пользователь мог
отличить клиентов/экспедиторов (перечень указывается в Примечании), у которых для
которых действует льготный тариф.
➢ Валидность – устанавливается дата, до которой действует данный тариф;
➢ Валидность с – устанавливается дата, начиная с которой действует данный тариф;
➢ BAF (usd/Unit) – надбавка за бункерное топливо, которое рассчитывается в долларах
США за 1 TEU (1x20 'контейнер);
➢ CAF (%) – поправка на курсы валют, которая рассчитывается в процентах от базовой
ставки морского фрахта;
➢ Надбавка НС – надбавка на 45-футовые или другие нестандартные контейнера;
➢ Итого 20 USD, 40 USD, 40 USD HC – данные поля рассчитываются автоматически;
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки;
➢ Менеджер – менеджер, который создал тариф, данный реквизит подставляется
автоматически;
➢ Ref. msg – текстовое поле, в которое вставляется письмо от судоходной компании по
данному тарифу.

В табличную часть данного справочника необходимо внести следующую


информацию:

Реквизиты:
➢ Статья – указывается услуга, ссылка на справочник «Услуги»;
➢ Валюта – валюта, в которой указывается тариф;
➢ Сумма 20 – в данном поле указываются тарифы на 20-футовые контейнера;
➢ Сумма 40 – в данном поле указываются тарифы на 40-футовые контейнера;
➢ Сумма 40HC – в данную графу заносятся тарифы на 45-футовые или другие
нестандартные контейнера;
➢ Курс – курс валют на дату создания котировки;
➢ Итого 20 USD – тарифы на 20-футовые контейнера в управленческой валюте учета;

58
➢ Итого 40 USD –– тарифы на 40-футовые контейнера в управленческой валюте
учета;
➢ Итого 40 USD HC – тарифы на 45-футовые или другие нестандартные контейнера в
управленческой валюте учета.
❖ Тарифы «ПРР»

Основные реквизиты справочника:


➢ Порт – ссылка на справочник «Города»;
➢ Направление – выбирается из предложенного списка: импорт, экспорт, внутренняя,
прочие;
➢ Агент – ссылка на справочник «Контрагенты»;
➢ Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
➢ Вид тарифа – вид тарифа выбирается из предложенного списка: стандартные DС,
рефрижераторные REF, негабаритные, опасные (IMO);
➢ Банк – наличие галочки в данном поле означает, что оплата за ПРР будет
происходить через банк;
➢ ПРР20 /ПРР40 – стоимость погрузо-разгрузочных работ по одному 20/40-футовом
контейнеру в управленческой валюте учета;
➢ Ком20/Ком40 – комиссионное вознаграждение за осуществление ПРР;
➢ Пр20/Пр40 – сумма прочих расходов;
➢ Итого20/Итого40 – общая стоимость погрузо-разгрузочных работ по одному 20/40-
футовом контейнеру (с учетом комиссии и прочих расходов) в управленческой валюте учета;
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки;
➢ Валидность – устанавливается дата, до которой действует данный тариф;
В данном справочнике можно установить отбор по порту и линии. Также можно
посмотреть тарифы на определенную дату, установив ее в поле «Валидность».

59
❖ Тарифы «Автоперевозка»

Основные реквизиты:
➢ Из – пункт отправления автомобиля, ссылка на справочник «Города»;
➢ В – пункт назначения автомобиля, ссылка на справочник «Города»;
➢ Расстояние – указывается расстояние от пункта отправления до пункта назначения
в км;
➢ 0 – 14000, 14000-18000, 18000-20000 и др. – ставка за перевозку по указанному
интервалу (интервал указан в тоннах). Данный интервал настраивается в меню Документы –
Тарифы – Категории тарифов;
➢ Автоперевозчик – организация, осуществляющая автоперевозку. Ссылка на
справочник «Контрагенты»;
➢ Режим автоперевозки – режим автоперевозки выбирается из списка: в таможенном
режиме, в растаможенном режиме, таможенным перевозчиком.
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки;
➢ Организация – проставляется автоматически.
В данном справочнике можно установить отбор по пунктам отправления и назначения.

❖ Тарифы «Проценты»

Данный справочник позволяет вычислить процент от ставки на контейнер, процент от


ставки на тонну, либо процент от перечня каких либо статей в калькуляции.

Основные реквизиты справочника:


➢ Наименование – текстовое поле, заполняется вручную;
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки;
➢ Валидность – устанавливается дата, до которой действует данный тариф;
➢ Ставка на контейнер – наличие галочки в данном поле указывает на то, что
процент будет рассчитываться исходя из ставки за контейнер;

60
➢ Ставка на тонну – наличие галочки в данном поле указывает на то, что процент
будет рассчитываться исходя из ставки за тонну.
Для того, что установить процент только на определенные статьи калькуляции
необходимо в списке тарифов нажать кнопку и дважды щелкнуть мышкой по
необходимому тарифу. Откроется окно:

В табличной части необходимо добавить услуги, по которым необходимо рассчитать,


например, комиссионное вознаграждение.

❖ Тарифы прочие

Реквизиты справочника:
➢ Наименование – текстовое поле, заполняется вручную;
➢ Единица измерения – ссылка на справочник «Единица измерения»;
➢ Валюта – валюта, в которой указывается тариф;
➢ Сумма – в данной графе указывается ставка на указанный тариф;
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки;
➢ Валидность – устанавливается дата, до которой действует данный тариф.

❖ Категории тарифов

61
Реквизиты:
✓ Код – программа присваивает код автоматически;
✓ Наименование – текстовое поле, заполняется вручную;
✓ Вес С/ПО – указывается интервал. В дальнейшем используется для указания ставки
за автоперевозку.

9.5.8 СПРАВОЧНИК «ТИП ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА»

В справочнике указываются различные типы транспортных средств которые


используются в программе.Открыть справочник можно через меню
«Сервис/Справочники/Контейнер-контроль/Типы контейнеров». Данные о весе контейнера в
дальнейшем используются в документах «Наряд», «Сделка» и «Поручение» в поле «Вес
контейнера».

Основные реквизиты:
Код – это системный код программы, который присваивается автоматически при
создании нового элемента;
Наименование – наименование типа транспортного средства;
Тип 20, 40, 45 –должен стоять соответствующий признак для контейнера;
Тип ISO – тип контейнера по международному стандарту;
Вес – указывается вес контейнера;
Описание – вводится произвольное описание контейнера;
EDI, данные реквизит отображает код для обмена системы " SoftPro ERP " с другими
системами;
Таможенный тип – в данном реквизите вводится таможенный тип контейнера.

9.5.9 СПРАВОЧНИК «ТИП КОНТЕЙНЕРОВ ISO»

62
В справочнике указываются различные типы контейнеров по международному
стандарту ISO, описание (на русском и английском языках) и длину вес каждого типа
контейнера. Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Контейнер-
контроль/Типы контейнеров ISO».

9.5.10 СПРАВОЧНИК «УСЛУГИ ПО ТИПУ КОНТЕЙНЕРА»

Справочник "Услуги по типу контейнера" позволяет автоматически рассчитать демередж,


хранение и детеншин по разным типам контейнеров. Данный справочник служит для линейных
агентов. Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Общие/Услуги по типу
контейнера».

9.5.11 СПРАВОЧНИК «ДВИЖЕНИЕ КОНТЕЙНЕРОВ»

Справочник «Движение контейнеров» служит для ввода движений контейнеров.


Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Контейнер-
контроль/Движение контейнеров».
При добавлении нового движения следует указывать следующие реквизиты:
Код – краткое (аббревиатурное) название;
Наименование – наименование движения контейнера;
Системное – означает, что контейнер физически не перемещался, а просто был указан
в документе;
Статус – статус движения контейнера;
Предыдущие движения – предыдущие движения контейнера;
Цвет – цвет выделения для каждого движения контейнера.

63
9.5.12 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ОПЛАТЫ»

Данные о расчетных счетах и кассах организации хранятся в справочнике "Виды


оплаты" меню «Сервис–Справочники–Финансы–Виды оплаты».

В реквизите «Номер шаблона» указывается номер, который определяет внешний вид


печатной формы документа «Счет».

Рассмотрим заполнение реквизитов в справочнике Вид оплаты с видом счета «Банк»:

«Наименование» - это короткое представление расчётного счёта.


«Юр лицо», «Валюта по умолчанию», ставка «НДС» и «Тип курса» – значения,
которые будут проставляться по умолчанию в документе при выборе определенного вида
оплаты.
«Счет в национальной валюте» и «Счет» – это номера счетов, которые будут
использоваться при формировании проводок:
➢ для вида счёта Банк – это 1210 и 1220, соответственно;
➢ для вида счёта Касса – это 1110 и 1110:

64
➢ для вида счёта Взаиморасчёт – это 1520 и 1520:

Отметка в реквизите «Архив» - означает, что данный вид оплаты помещен в архив и
его нельзя будет использовать.

Реквизит «Выгрузка в 1С» – определяет, будут ли движения по данному виду оплаты


переноситься в конфигурацию 1С:«Бухгалтерский учет для Украины 8.2».
«Шаблон счета» - указывается номер, который определяет внешний вид печатной
формы документа «Счет».
«Шаблон акта» - указывается номер, который определяет внешний вид печатной
формы акта.
«Язык счета/акта»- язык формирования печатных форм.
«IBAN»- номер банковского счёта в международном образце.
«Банк»- ссылка на справочник «Банки».
«Расчетный счет» – обязательное поле для заполнения для официальных счетов.
«Клиент банк» - для официального расчётного счёта – это выбор обработки для
загрузки данных с Клиент банка.

На вкладке Для печати необходимо заполнить все реквизиты на языке формирования


печатной формы по данному виду оплаты.

65
На закладке Реквизиты старой формы можна уточнить данные по пользователям которые
имеют право подписи и право оплаты.

9.5.13 СПРАВОЧНИК «УСЛУГИ»

В данном справочнике есть возможность добавлять различные виды услуг. Открыть


справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Финансы/Услуги». Изначально список
элементов в справочнике "Услуги" выглядит так:
Код – это системный код программы, который присваивается автоматически при
создании нового элемента;
Наименование – в данном реквизите отображается краткое либо полное название
услуги;
Сетка – есть возможность выбрать сетку демереджа, детеншина или хранения по
умолчанию для услуги;
Цена 20, Цена 40 – в данном реквизите отображается цена, проставленная по
умолчанию в услуги по двадцатифутовым и сорокафутовым контейнерам;
Описание рус., англ., укр. – в данных реквизитах заполняются описания для печатных
форм счетов, в зависимости от языка счета;
Демередж – если в услугу входит демередж, проставляется галочка;
НДС – можно присвоить услуге НДС по умолчанию (Без НДС, с НДС, с НДС 0%, Не
НДС);
Группа – услугу можно привязать, как составляющую группы услуг. Данный реквизит
используется в документе «Котировка» с целью определения прибыли по группам;
Единица измерения – ссылка на справочник «Единицы измерения». Данный реквизит
попадает в документы «Котировка» и «Счет»;
Тип тарифа – есть возможность указать типа тарифа услуги. Данный реквизит
используется в документе «Котировка»;
Цена – в данном реквизите фиксируется цена на услугу по единице измерения. В
табличной части счета может вводиться в различных валютах, если отмечена константа
. Т.е. цену можно вводить в валюте счета, при этом
цена УЕ будет пересчитывается автоматически исходя из курса;
Вид услуги – позволяет сгруппировать услуги по виду в списке услуг;
Не включать в НН – галочка в данном реквизите означает, что указанная услуга не
перенесется в налоговую накладную при ее создании из счета;

66
Единица измерения в НН – проставляется автоматически при создании налоговой
накладной из счета;
Транзит – реквизит позволяет сделать группировку по транзитным услугам в списке
услуг;
EDI, Код а – данный реквизит отображает код для обмена системы " SoftPro ERP " с
другими системами.
При необходимости положение колонок, а также их количество можно поменять
самостоятельно. Для этого следует вызвать контекстное меню при помощи правой кнопкой
мыши и выбрать пункт «Настройка списка».

9.5.14 СПРАВОЧНИК «ДОГОВОРА»

В этот справочник вносятся данные о договорах, подписанных с контрагентами, к


которым можно прикреплять файл договора. Открыть справочник можно через меню
«Сервис/Справочники/Договоры».

Основные реквизиты справочника:


➢ Код – присваивается автоматически при создании нового договора;
➢ Номер договора – текстовое поле, в котором указывается номер договора;
➢ Дата – дата заключения договора;
➢ Контрагент – контрагент, с которым заключен договор. Ссылка на справочник
«Контрагенты»;
➢ Тип договора – указывается тип договора. Ссылка на справочник «Типы договоров».
➢ Статус договора – выбирается статус договора из предложенного списка: проект,
подписан, прекращён;
➢ Дата окончания – дата окончания срока действия договора;
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки;
➢ Кредитные условия – условия кредитной отсрочки выбираются из предложенного
списка: дата счета, дата судозахода, дата завершения сделки;

67
➢ Дней кредита – текстовое поле, в котором указывается количество дней по
кредитной отсрочке;
➢ % пени – текстовое поле, в котором указывается процент пени за просрочку оплаты;
➢ Юр. лицо – ссылка на справочник «Юр. лица»;
➢ Организация – организация, с которой заключен договор. Ссылка на справочник
«Организации». Подставляется автоматически.
➢ Есть файл – означает прикреплён ли файл.
➢ Имя файла – наименование прикреплённого файла.
Для того чтобы записать файл, следует выбрать необходимый договор и нажать кнопку
. Наименование прикрепленного файла отражается в поле «Имя файла».
Галочка в поле «Есть файл» в данном случае проставляется автоматически.
Для открытия файла существует кнопка .
Также договор с контрагентом можно непосредственно создать из Справочника
«Контрагенты». Для этого необходимо зайти в данный справочник, выбрать контрагента,
затем на вкладку договора и с помощью кнопки «Добавить» создать договор с ним.

68
Кроме того, увидеть договор можно в Справочнике «Клиенты» в закладке Контрагенты

69
9.5.15 СПРАВОЧНИК «СУДА»

В справочник "Суда" заносится информация о судах. В справочнике также есть


возможность прикреплять внешний файлы (например, скан-копия о техническом состоянии
судна). Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Суда».
При добавлении нового судна следует указывать следующие реквизиты:
На вкладке «Общая информация»:
➢ Наименование – наименование судна;
➢ Наименование (англ.) / наименование (рус) / наименование (укр.) – наименование
судна на соответствующих языках;
➢ Флаг – флаг судна;
➢ Капитан – Ф.И.О. капитана;
➢ Оператор – оператор судна;
➢ Агент – агент судна.

9.5.16 СПРАВОЧНИК «ВАЛЮТЫ»

Справочник позволяет добавить новую валюту, загрузить курс. Открыть справочник


можно через меню «Сервис/Справочники/Общие/Валюты».

70
Если стоит константа «Автоматически загружать курс валют» при входе в систему
программа будет автоматически подгружать новый курс на текущую дату. Также
пользователи могут самостоятельно указать межбанковский курс валют.

При вводе новой валюты следует указать численную склоняемость.


При добавлении новой валюты можно воспользоваться классификатором

71
9.5.17 СПРАВОЧНИК «СТРАНЫ»

Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Общие/Страны». При


добавлении нового элемента в справочник следует указывать правильность написания
страны на русском и английском языках. Также есть возможность подобрать страну из
классификатора.

72
9.5.18 СПРАВОЧНИК «ТЕРМИНАЛЫ»

Справочник «Терминалы» используется для указания портов/терминалов в справочной


системе и в первичных документах. Открыть справочник можно через меню
«Сервис/Справочники/Общие/Терминалы».

Реквизиты справочника:
➢ Код – присваивается автоматически при добавлении нового терминала;
➢ Наименование – наименование терминала;
➢ Офиц. название на рус./укр./англ. – официальное наименование терминала на
русском, украинском и английском языках;
➢ Порт – порт, в котором находится терминал. Ссылка на справочник «Порты»;
➢ Город – город, в котором находится терминал. Ссылка на справочник «Города»;
➢ Номер договора с терминалом – текстовое поле, в котором указывается номер
договора;
➢ Дата договора с терминалом – указывается для формирования печатной формы
наряда;
➢ EDI, EDIS, EDIC – данные реквизиты отображают коды для обмена системы "
SoftPro ERP " с другими системами.

9.5.19 СПРАВОЧНИК «ЛИНИИ»

Данный справочник используется для внесения судоходных линий, осуществляющих


перевозку. Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Общие/Линии».
При введении нового элемента справочника следует заполнить необходимые колонки
справочника.
Реквизиты справочника:
➢ Код – присваивается автоматически при добавлении новой линии;
➢ Полное наименование – официальное наименование судоходной линии;
➢ Линейный агент – агент, представляющий линию. Ссылка на справочник
«Контрагенты»;
➢ EDI – данный реквизит отображает код для обмена системы " SoftPro ERP " с
другими системами.
➢ Плательщик ПРР, ТЭО, Хранение – следует указать плательщика ПРР, ТЭО,
хранения из справочника «Контрагенты»;
➢ Файл – путь к макету гарантийного письма для каждой линии;
➢ Договор с УТК – номер договора с УТК;
➢ EDI Агента – данные реквизиты отображают коды для обмена системы " SoftPro
ERP " с другими системами.

Также добавить линию можно воспользовавшись классификатором


.

73
9.5.20 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ПРИХОДОВ»

В справочнике «Виды приходов» есть возможность добавлять виды приходов и


информацию о них. Открыть справочник можно через меню
«Сервис/Справочники/Финансы/Виды приходов». Данный справочник используется в
документе «Поступление денежных средств» и в дальнейшем данная аналитика
отображается в отчете «Анализ движения денежных средств».
Код – это системный код программы, который присваивается автоматически при
создании нового элемента.
Наименование – текстовое поле наименования прихода.
Операция – ссылка на справочник "Операции документов".

74
9.5.21 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ РАСХОДОВ»

Справочник служит для внесения видов и статей расходов, как по основной


деятельности, так и по накладным расходам. Открыть справочник можно через меню
«Сервис/Справочники/Финансы/Виды расходов». Данный справочник используется в
документе «Списание денежных средств» и «Накладной расход». В дальнейшем данная
аналитика отображается в отчете «Анализ движения денежных средств» и «Анализ
накладных расходов».
В данном справочнике есть возможность сгруппировать расходы по папкам.
Наименование – наименование расхода в справочнике
Статья дохода – выбирается из справочника «Услуги».

9.5.22 СПРАВОЧНИК «ЮРИДИЧЕСКИЕ ЛИЦА»

Открыть справочник «Юридические лица» можно через меню


«Сервис/Справочники/Финансы/Юридические лица». В данный справочник можно вносить
все юридические лица. При внесении нового элемента в справочник следует указывать
реквизиты юридического лица и контактные данные.

9.5.23 СПРАВОЧНИК «ФРАХТОВЫЕ ДЕТАЛИ»

Справочник «Фрахтовые детали» служит для создания коносаментов. Открыть


справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Коносаменты/Фрахтовые детали».
При вводе новой фрахтовой детали есть возможность указать её наименование и т.д.

75
9.5.24 СПРАВОЧНИК «УСЛОВИЯ ПЕРЕВОЗКИ»

При вводе нового элемента справочника «Условия перевозки» следует указать


наименование условия, а также полное наименование. Открыть справочник можно через
меню «Сервис/Справочники/Коносаменты/Условия перевозки».

9.5.25 СПРАВОЧНИК «УПАКОВКИ»

Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/АТП/ Упаковки». В


данный справочник вносятся виды упаковки груза. При добавлении элемента следует
указывать наименование упаковки на рус., укр. и англ. языках, при необходимости
примечание и т.д..

9.5.26 СПРАВОЧНИК «ГРУЗ»

Данный справочник упрощает введение типа груза в документах. Открыть справочник


можно через меню «Сервис/Справочники/АТП/Груз».
При введении нового элемента следует заполнить реквизиты:
Код ЕТСНГ (Единая тарифно-статистическая номенклатура грузов) – включает
наименования и кодовые обозначения грузов, используемые железными дорогами при
оформлении перевозочных документов и служит для определения необходимого тарифа и
для целей учета и автоматизации таксировки провозной платы.
Наименование ЕТСНГ – наименование груза;
Код ГНГ (Гармонизированная Номенклатура Грузов) –служит для описания и
кодирования грузов в международном грузовом сообщении стран — членов ОСЖД,
участвующих в СМГС или применяющих положения СМГС.
Наименование ГНГ– наименование груза;
Наименование (укр) – наименование на украинском языке;
Удельная грузовместимость – можно указать количество груза, которое может быть
загружено в один кубический метр емкости;
Единица – единица измерения груза;
Объём – объём груза.

76
9.5.27 СПРАВОЧНИК «СЕРТИФИКАТЫ»

Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Наряды и


поручения/Сертификаты». В данный справочник есть возможность ввести новый тип
сертификата.

9.5.28 СПРАВОЧНИК «ВИД ПЛАТЕЖА»

Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/Наряды и поручения/Вид


платежа». В данном справочнике есть возможность ввести или убрать статью платежа для
наряда.
При вводе новой статьи указываем её наименование и организацию.

9.5.29 СПРАВОЧНИК «МАШИНЫ»

В данный справочник вносятся машины. Открыть справочник можно через меню


«Сервис/Справочники/АТП/Машины».

77
Справочник машин можно разбить на несколько групп, например «Собственные»,
«Привлеченные».

При добавлении нового автомобиля следует внести следующие реквизиты:

➢ Наименование – гос.номер машины;


➢ Водитель – водитель машины. Ссылка на справочник «Водители»;
➢ Ответственный – текстовое поле;
➢ Владелец – владелец машины. Ссылка на справочник «Контрагенты»;
➢ Адрес владельца – адрес владельца машины;
➢ Телефон владельца – телефон владельца машины;
➢ АТП – автотранспортное предприятие. Ссылка на справочник «Контрагенты».
➢ Гос.номер авто – государственный номер транспортного средства.
На вкладке «Тех.параметры» указывается информация касательно транспортного
средства: марка, двигатель, год выпуска, количество осей, цвет, номер техпаспорта. С
помощью галочки в поле «Собственный транспорт» указывается то, что транспортное
средство принадлежит своей организации. На вкладке «Файлы» можно прикрепить
сканкопии документов по автомашине.

9.5.30 СПРАВОЧНИК «ВОДИТЕЛИ»

В данный справочник вводятся водители предприятия. Открыть справочник можно


через меню «Сервис/Справочники/АТП/Водители».

78
При добавлении в справочник нового элемента (водителя), указывается его Ф.И.О., а
также общие данные (сведения о машине, телефон, удостоверение и т.д.) На вкладке
«Файлы» можно прикрепить сканкопии необходимых документов.

9.5.31 СПРАВОЧНИК «МАРШРУТЫ»

Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/АТП/Маршруты». В


справочнике есть возможность ввести постоянные маршруты, указать расстояния, пункты
отправления и назначения.

9.5.32 СПРАВОЧНИК «УСЛОВИЯ РАБОТЫ»

Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/АТП/Условия работы».


В данный справочник можно ввести определенные условия работы. При добавлении нового
элемента указываем наименование условия и коэффициент, который в дальнейшем
используются при расчете топлива.

9.5.33 СПРАВОЧНИК «ВИДЫ ПРОСТОЯ»

79
Открыть справочник можно через меню «Сервис/Справочники/АТП/Виды простоя». В
данный справочник есть возможность ввести новые виды простоя.

10. НАЧАЛО РАБОТЫ

10.1 ЗАПУСК ПРОГРАММЫ

1. Запустить 1С:Предприятие
2. Выбрать информационную базу и нажать на кнопку 1С:Предприятие

3. В появившемся окне необходимо выбрать пользователя, ввести пароль и нажать


«ОК».

4. Откроется рабочий стол программы «SoftPro ERP», который выглядит следующим


образом:

80
10.2 ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ КОНФИГУРАЦИИ

❖ Общая информация о документе «Сделка»

Особенностью структуры нашей программы является ведения учета результатов


деятельности компании в разрезе каждого заказа клиента - Сделки.
Именно сделка является главным объектом учета, по которому считается финансовый
результат (прибыль или убыток) деятельности компании. Сделкой может выступать каждый
заказ клиента, заявка, лот, коносаментная партия.
Такая организация учета дает огромное преимущество для понимания и анализа
деятельности компаний, а именно:
- в любой момент можно понять и проанализировать как прибыльность клиента компании в
целом, так и прибыльность каждого его заказа/лота;
- по каждой сделке формируется бюджет (план сделки), который впоследствии сравнивается
с фактическими данными. Анализ отклонений позволяет понять, насколько реальная работа
и расходы по заказу отличались от ожиданий менеджеров компании;
- облегчается организация контроля над своевременностью выставления счетов на клиентов
(проверка по датам судозаходов, анализ сделок без счетов);
- облегчается контроль над выставлением на клиента дополнительных расходов;
- введены механизмы контроля и предварительного расчета демереджа и хранения;
- возможен поконтейнерный учет и анализ прибыльности;
- для целей учета финансового результата группировка доходов и расходов по сделке
помогает правильно определить период завершения услуги для клиента и отнесения всей
сделки в целом на финансовый результат компании;
- оптимизируется система поощрений для менеджеров и оперативных сотрудников;
- в отдельных отчетах и на счетах бухгалтерского учета ведутся доходы и расходы по
незавершенным сделкам, что помогает проконтролировать полноту и своевременность
отражения данных в финансовом результате за период.

Документ «Сделка» является основными документом конфигурации, с помощью


которого фиксируются хозяйственные операции предприятия. Данный документ играет

81
важную роль для увязки всех документов по сделке в единое целое и используется для
аналитического учета.
Сделки являются связующим звеном между счетами, коносаментами, нарядами,
поручениями, счетами поставщиков и платежами, созданными в системе, так как все эти
документы должны быть привязаны к сделкам. Зная номер одного из документов, легко
можно с помощью сделки найти все остальные и полностью восстановить картину событий
по данной перевозке.
Документ даёт возможность получить полную картину работы с клиентами (прибыль
по клиентам, статус клиентов и т.д.), так как только из зарегистрированных сделок можно
получить информацию о настоящем клиенте, а не о плательщике (в счетах), получателе или
отправителе груза (коносамент, наряд, поручение).
Если документ «Сделка» создан то, на его основании можно ввести новые документы.
При этом вся информация о контейнерах, грузе, судозаходах и портах автоматически
перенесётся в новые документы.

Удаление сделок в программе невозможно. Их можно только прекращать,


установив статус «Отменена».

❖ Список сделок

В списке документов, каждый документ выделен определенным цветом в зависимости


от статуса:
✓ Белый цвет – статус «Выполняется» и «Отменена»;
✓ Желтый – статус «Завершена»;
✓ Голубой – статус «Букинг».(начальный этап сделки).

Положение и количество колонок в списке сделок можно откорректировать, вызвав


контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав пункт "Настройка списка".
В нижней части окна списка сделок находятся следующие реквизиты:
– выбор этого реквизита позволяет рассчитать прибыль по сделкам;
– выбор данного реквизита дает возможность просмотра статуса
счетов и долга в списке сделок, позволяет посмотреть дебиторскую задолженность;
– наличие галочки напротив данного реквизита позволяет увидеть, в каких
счетах в сделках фигурирует безналичный (касса) вид оплаты;
– дает возможность отобрать сделки, в которых
фигурирует конкретная машина, которую следует выбрать из справочника "Машины";
82
– фильтр по организации.

- фильтр по подразделениям.
Значок на панели инструментов позволяет подбить итоговые суммы в колонках.
Список сделок можно вывести в документ Word. Сделать это можно вызвав
контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав пункт "Вывести список". В появившемся
окне следует выбрать вид документа (текстовый или табличный), а также отметить
галочками те колонки, которые должны будут в него попасть и нажать кнопку "Ок". Чтобы
сохранить документ, следует выбрать пункт "Файл-Сохранить копию".

❖ Отбор реквизитов на командной панели

Любую сделку можно найти, благодаря "горячим фильтрам" в верхней части списка.
Для того чтобы ими воспользоваться, следует выбрать нужный фильтр, ввести
интересующую информацию, поставь галочку напротив фильтра и нажать кнопку "Enter". В
программе реализованы следующие фильтры:
– позволяет
отобрать сделки за определенный интервал дат;
– позволяет
отобрать сделки, дата завершения которых попадает в указанный интервал дат. По
умолчанию, берет интервал из констант;
– позволяет
отобрать сделки, ожидаемая дата прибытия в которых попадает в указанный интервал дат;

– фильтр по виду сделки;


– фильтр по типу сделки;
– фильтр по судоходной линии;
– фильтр по номеру сделки. Можно
указать номер полностью или частично;
– фильтр по статусу сделки;
– фильтр по судозаходу;
– фильтр по клиенту. С
помощью этого фильтра можно сформировать список всех сделок по выбранному клиенту.
– фильтр по номеру
коносамента. Можно указать номер полностью или частично. Если указать часть номера
коносамента, то отбор сформируется по всем «Сделкам», у которых номер коносамента
содержит указанные цифры.
– фильтр по оперативному
менеджеру;
– фильтр по номеру
контейнера;
– фильтр по номеру
референса;

83
– фильтр по менеджеру. В
списке сделок отбираются только те сделки, для которых указан выбранный менеджер.

10.3 СОЗДАНИЕ НОВОГО ДОКУМЕНТА «СДЕЛКА»

❖ Добавление нового документа «Сделка»

Заходим в список сделок через Меню «Документы – Сделки» либо нажав


соответствующую кнопку на вкладке «Экспедирование» рабочего стола программы.

Затем вводим новый документ, нажав кнопку «+» (Добавить) на панели списка или
кнопку INS с клавиатуры либо вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и нажав
«Добавить».

84
❖ Вкладка «Общая информация»

Основные реквизиты шапки документа для всех типов сделок


Во вновь созданном документе необходимо указать всю известную нам информацию
по данной перевозке.
Номер – номер сделки (присваивается автоматически, либо вводится вручную, в
зависимости от константы );
Дата – дата регистрации сделки;
Тип – тип перевозки. В зависимости от выбранного типа перевозки может меняться
внешний вид сделки, будут добавляться или убираться некоторые специфические реквизиты,
вкладки;

Вид – вид перевозки (Импорт / Экспорт/Внутренняя/Прочие);


Транзит – данный реквизит обозначает транзитные перевозки;
Статус – статус сделки (букинг, выполняется, отменена, завершена). Статус
отслеживает менеджер, ведущий сделку. При создании нового документа – программой
автоматически ставится статус «Букинг».
Дата завершения – дата завершения сделки, проставляется ответственным лицом
вручную либо автоматически, если задана константа
. Если в константах задано условие
, то после установки даты завершения сделки,
поля документа станут недоступными для редактирования.
Дата завершение так же может влиять на дату расчета дохода, если в константах заданы
определенные параметры:

Клиент – покупатель, заказывающий услуги. Ссылка на справочник «Клиенты»;


Менеджер – сотрудник, ответственный за взаимодействие с покупателем и за ведение
сделки;
Помощник и Оперативный менеджер – сотрудник не ответственный за ведение
сделки, но при необходимости имеет права просмотра и редактирования сделки. Ссылка на
справочник «Сотрудники».
Большая часть реквизитов заполняется из справочников, т.е. введенная один раз
информация в тот или иной справочник будет использоваться в дальнейшем при создании
новых документов, что позволит значительно сократить время внесения данных в базу.
85
Рассмотрим основные реквизиты типа сделки Фрахт:

➢ Груз – наименование груза можно вводить в текстовом поле либо выбирать из


справочника, в справочнике возможен поиск по наименованию и коду груза;
➢ Код – ссылка на справочник "Груз";
➢ Условия – условие перевозки при отправлении/прибытии — означает, что
экспедитор принимает на себя определенные обязанности по организации перевозки.
Например, от/до CY; стоимость перевозки включает услуги по отправке от/до CY (фрахт,
погрузка/выгрузка с судна, размещение на CY);
➢ Маршрут – ссылка на справочник "Маршруты". Относится к наземной
составляющей перевозки;
➢ POO – Place of Origin – пункт отправления. Ссылка на справочник «Города»;
➢ POL – Port of Loading – порт погрузки. Ссылка на справочник «Города»;
➢ POD – Port of Discharge – порт выгрузки. Ссылка на справочник «Города»;
➢ FD – Final destination – пункт назначения. Ссылка на справочник «Города»;
➢ Юр. лицо – юридическое лицо, от которого, формируется данный документ;
➢ Таможенное оформление – ссылка на справочник "Города";
➢ Грузоотправитель – ссылка на справочник "Контрагенты";
➢ Коносамент – номер линейного коносамента;
➢ Booking Reference – номер букировки линии;
➢ Дата таможенного оформления – указываются соответствующие даты;
➢ Грузополучатель – данный реквизит заполняется для документов. Ссылка на
справочник "Контрагенты";
➢ Домашний B/L – номер домашнего коносамента;
➢ Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
➢ Судозаход – наименование судозахода. Ссылка на справочник "Судозаходы";
➢ Импорт из D/O – позволяет заполнить реквизиты сделки данными из ранее
созданного наряда;
➢ Агент – линейный агент, через которую осуществляются расчеты с линией;
➢ E.T.A./ Е.Т D. – ожидаемая дата прибытия;
➢ Количество 20’– количество 20-ти футовых контейнеров;
➢ Количество 40’– количество 40-ка футовых контейнеров;
➢ Количество «Другие» – количество груза указывается в случае, если перевозка
осуществлялась не в контейнерах, так же необходимо указать, в чем перевозится груз;
➢ Д/Извещения – дата создания извещения для клиента о прибытии судна.
Проставляется автоматически при формировании печатной формы извещения;

86
➢ Договор - указывается номер договора. Ссылка на справочник "Договора";
➢ Контроль демереджа – указывается, должны ли попадать в отчет «Контроль
демереджа» и регистр сведений «Демередж» плата за сверхнормативное использование
контейнера. Сетка демереджа проставляется либо вручную, либо заполняется автоматически
исходя из реквизита «Линия». Ссылка на справочник "Сетки";
➢ Сетка демереджа – указывается сетка демереджа. Ссылка на справочник "Сетки
Демереджа и Хранения";
➢ Сетка детеншн – указывается сетка детеншн. Ссылка на справочник "Сетки
Демереджа и Хранения";
➢ Сетка хранения – указывается сетка хранения. Ссылка на справочник "Сетки
Демереджа и Хранения";
➢ Комби - при проставленной галочке программа игнорирует сетку детеншена;
➢ Есть документы – поставленная информативная отметка указывает о наличии
документов по сделке. Проставляется дата получения документов от клиента.

Для контейнерных перевозок в табличную часть сделки обязательно должны быть


введены все номера контейнеров. С помощью пиктограммы добавляем новую строчку в
табличной части и заполняем реквизиты:
✓ Префикс – вносится буквенная часть наименования контейнера;
✓ Номер – вводится номер контейнера;
✓ Тип – ссылка на справочник "Тип контейнера";
✓ Вес контейнера – вес контейнера;
✓ Вес груза нетто – чистый вес груза;
✓ Вес брутто – вес брутто груженного контейнера. Рассчитывается автоматически
как сумма веса груза и веса контейнера.
✓ Выезд – дата фактического выезда груженого контейнера;
✓ Тип ISO – тип контейнера по стандартам Международной организации;
✓ Выезд Предварительный/ Возврат Предварительный – планируемые даты
движения контейнеров;
✓ Возврат – дата фактического возврата порожнего контейнера в необходимый срок
после выгрузки;
✓ Демередж – автоматически рассчитывается исходя из даты судозахода, сетки
демереджа и планируемой или фактической дат выезда и возврата контейнера. Для
автоматического расчета необходимо в константах задать условие

✓ Детеншин – автоматически рассчитывается исходя из даты судозахода, сетки


демереджа и планируемой или фактической дат выезда и возврата контейнера;
✓ Хранение – рассчитывается автоматически исходя из сетки указанной в терминале и
даты выезда;
✓ АТП – автотранспортное предприятие. Ссылка на справочник «Контрагенты»;
✓ Машина – возможность выбрать транспортное средство из справочника «Машины».
При указании прицепа, водителя, телефона водителя в справочнике «Машины» реквизиты
заполняются автоматически;
✓ Прицеп – ссылка на справочник «Прицепы»; заполняется автоматически, если
заполнен соответствующий реквизит в справочнике «Машины»;
✓ Водитель – возможность выбрать водителя из справочника «Водители». Если в
карточке автомобиля указан водитель, то реквизит заполняется автоматически;
✓ Телефон водителя – номер телефона водителя;
✓ Ставка – ставка автоперевозки;
✓ Простой – ставка простоя;
✓ Объем – объем груза;
✓ Дата погрузки на машину – указывается дата погрузки груза на машину;

87
✓ Пункт погрузки – указывается пункт погрузки груза на машину;
✓ У клиента – дата доставки контейнера клиенту;
✓ От клиента – дата выезда контейнера от клиента;
✓ Кол-во дней простоя – указывается количество дней простоя машины;
✓ Примечание – текстовое поле для заметок;
✓ Направление – ссылка на справочник «Города;
✓ Платформа – номер платформы;
✓ ГТД – номер ГТД;
✓ Дни хранения – рассчитываются автоматически исходя из даты фактического
выезда груженого контейнера;
✓ Дни демереджа – рассчитываются автоматически исходя из даты фактического
возврата порожнего контейнера;
✓ Дни детеншн – количество дней детеншн;
✓ Приход на СВХ – дата прихода контейнера на склад временного хранения;
✓ Выезд на СВХ – дата выезда контейнера со склада временного хранения;
✓ Дата выдачи порожняка – дата выдачи порожнего контейнера;
✓ Дата доставки в порт отправления – дата доставки груженого контейнера в порт
отправления;
✓ Место затаможки – ссылка на справочник «Терминалы»;
✓ Дата затаможки – дата затаможки контейнера;
✓ Номер ТТН – номер товарно-транспортной накладной;
✓ Дата загрузки отправителем – дата загрузки;
✓ Кол-во мест – количество мест, которое занимает груз в контейнере;
✓ Собственный транспорт – наличие галочки в данном поле означает, что груз
перевозится собственным транспортным средством;
✓ Пломба – номер пломбы;
✓ Часть – наличие галочки в данном поле означает, что в данном контейнере только
часть груза указанного грузополучателя;
✓ Груз – наименование груза;
✓ Терминал – место хранения контейнеров до/после их дальнейшей отправкой;
✓ Код груза – код груза;
✓ Букинг – номер букировки;
✓ Вес – вес груза.
При необходимости положение колонок, а также их количество можно поменять
самостоятельно. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт
"Настройка списка".
Аналогичные реквизиты заполняются при выборе типа сделок «ТЭО», «Таможенная
очистка», «Прочие».
Единственным отличием типа сделки «Стафирование» от типа сделки «Фрахт»
является то, что при выборе данного типа сделки становится активна вкладка
«Стафирование».

88
В параметрах сделки «ЖД перевозка» в табличной части появляется вкладка «ЖД».

Параметры типа сделки «Навалочный груз» немного отличается от ранее


рассмотренных типов.

89
В нем добавляются реквизиты:
➢ Количество мест – количество мест груза;
➢ Машины – количество машин;
➢ Вес груза – вес груза.

В параметрах типа сделки «Авиаперевозка» добавляются такие реквизиты:


➢ Перевозчик – ссылка на справочник "Контрагенты";
➢ Заявка – номер заявки авиаперевозки;
Кроме того, в табличную часть сделки (вкладка «АВИА») обязательно должны быть
введены все следующие данные
✓ MAWB (Master Air Waybill) – порядковый номер с префиксом авиакомпании
основной (внешней) накладной;
✓ НAWB (House Air Waybill) – номер домашней или внутренней накладной
(порядковый номер, который назначает сам агент);
✓ Кол мест – количество занимаемых мест;
✓ Вес – вес груза;
✓ Объем – объем груза;
✓ Дата – дата авианакладной;
✓ ГТД – номер ГТД.

90
Параметры типа сделки «Автоперевозка собственным транспортом» значительно
отличаются от всех ранее рассмотренных типов сделок.

Рассмотрим боле подробно основные реквизиты документа:


➢ Маршрут – ссылка на справочник "Маршруты";
➢ Машина – ссылка на справочник «Машины»;
➢ Водитель– ссылка на справочник «Водитель»;
➢ Отправления – пункт отправления, ссылка на справочник «Города»;
➢ Назначения – пункт назначения, ссылка на справочник «Города»;
➢ Заезд в порт/Таможня – ссылка на справочник «Города»;
➢ Даты план/факт – планируемые и фактические даты выезда;
➢ Примечание – тестовое поле для комментария;
➢ Прямая подача, обратка ,попутка – указываются дополнительные признаки
перевозки;
➢ Груз – наименование груза можно вводить в текстовом поле либо выбирать из
справочника, в справочнике возможен поиск по наименованию и коду груза;
➢ Грузополучатель – данный реквизит заполняется для документов. Ссылка на
справочник "Контрагенты";
➢ Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
➢ Путевой лист – указывается номер и дата путевого листа;
➢ Количество – общее количество перевозимых контейнеров;
➢ 20’– количество 20-ти футовых контейнеров;
➢ 40’– количество 40-ка футовых контейнеров;

Теперь рассмотрим более подробно реквизиты табличных частей документа:

91
В табличной части «Ставки» указываются все данные по ставкам за перевозку;
В табличной части «Простои» вносится вся необходимая информация по простоям
(дата начала и окончания, общее количество дней, ставка и общая сумма простоя);

В табличной части «Контейнера» указывается следующая информация:


✓ Префикс – вносится буквенная часть наименования контейнера;
✓ Номер – вводится номер контейнера;
✓ Тип – ссылка на справочник "Тип контейнера";
✓ Терминал – место хранения контейнеров до/после их дальнейшей отправкой;
✓ Вес контейнера – вес контейнера;
На закладке «Авансы водителю» вносится вся информация по выданным водителю авансам.

На закладке «Отчет водителя» отражается информация касательно потраченных


денежных средств при осуществлении автоперевозки. Данные расходы влияют на
себестоимость сделки.

✓ Дата – дата оплаты за оказанные услуги;


✓ Услуга – ссылка на справочник «Услуги»;
✓ Валюта – валюта, в которой расплатился водитель за оказанные услуги;
✓ Сумма – сумма оплаты в грн.
✓ Курс – курс валют на момент оплаты;
✓ Сумма У.Е. – сумма оплаты в дол. США;

На закладке «Заправки» указывается информация о сумме денежных средств,


затраченных на заправку автомобиля.

92
При добавлении новой заправки открывается документ «Заправка автомобилей».

В этом документе необходимо отразить следующую информацию:


✓ Номер – уникальный номер документа, при записи документа присваивается
автоматически;
✓ Машина – ссылка на справочник «Машины»; При заполнении из Сделки
подтягивается автоматически;
✓ Топливо – ссылка на справочник «ГСМ»;
✓ Сделка/заказ – ссылка на документ Сделки по данной перевозке;
✓ Вид заправки – вид заправки автомобиля (за наличные, со склада, по талонам либо
по пластиковой карте);
✓ Поставщик – ссылка на справочник «Контрагенты»;
✓ Вид оплаты – ссылка на справочник «Виды оплат»;
✓ Место заправки – указывается соответствующее место;
✓ Количество литров – количество заправленных литров ГСМ;
✓ Цена – стоимость 1 литра ГСМ;
✓ Сумма – общая стоимость ГСМ;
✓ Валюта – валюта, в которой происходит расчет;
✓ Курс – курс валют на момент оплаты;
✓ МБ – если проставлена отметка, то используется курс межбанка;
✓ Сумма У.Е. – сумма оплаты в дол. США;
✓ Примечание – текстовое поле.
На закладке «З/плата и Расход топлива» отражаются данные касательно
количества затраченного топлива на автоперевозку и происходит калькуляцию заработной
платы.

93
Рассмотрим основные реквизиты данной закладки:
На вкладке «Показания спидометра» вносятся данные по начальных и конечных
показаниях спидометра. Километраж рассчитывается автоматически.
На вкладке «Зарплата»
✓ Тариф- справочник «Тарифы автоперевозки (по расстоянию)»;
✓ Валюта - справочник «Валюты»;
✓ Сумма – зарплата водителя за доставку контейнера/за возврат машины в пункт
оправления. Рассчитывается автоматически.
✓ Курс валюты з/п – курс валют по которому рассчитывается заработная плата;
✓ Сумма з/п в УЕ – общая сумма заработной платы в УЕ;
✓ Ручной расчет – при включении данного флажка появляется возможность внести
сумму з/п вручную;

На вкладке «Расход топлива»


✓ Топливо – ссылка на справочник «ГСМ»;
✓ Расход топлива по норме –заполняется на основании карточки автомобиля и
километража.
✓ Стоимость топлива – рассчитывается автоматически при заполнении количества
израсходованного топлива и его цена в грн.;

❖ Расчет демереджа и хранения в документе «Сделка»

Для автоматического расчета демереджа, детеншина, хранения для каждой линии


необходимо внести данные о «свободных» днях и о стоимости суток при сверхнормативном
задержании контейнера. Открыть справочник можно через меню «Сервис – Справочники –
Общие – Сетки демереджа и хранения».

94
Кнопкой на верхней панели справочника добавляем новый элемент списка.

В верхней части указываем наименование сетки, тип (демередж, хранение, детеншин),


терминал и линию по которым заводятся тарифы.

95
Спецсетка, Спецтехника – реквизиты, позволяющие установить дополнительный
признак;
Сетка детеншина – заполняется для автоматического расчета детеншина;
Сетка пересчета – указывается сетка пересчета в случае изменения тарифов судоходной
линией на переходный период. При заполнении данного реквизита до указанной даты
демередж будет рассчитывать по тарифам, указанным в сетке демереджа, после этой даты по
тарифам, указанным в сетке пересчета.
Дата пересчета – дата изменения тарифов на демередж судоходной линией.
В нижней части указываем непосредственно тарифы линии за 20-ти,40-ка и 45-ти
футовые контейнера. Если линия устанавливает тарифы не в валюте учёта, то в справочнике
необходимо заполнить реквизит «Валюта», и в табличной части указывать валютные
тарифы, которые находятся в голубых ячейках таблицы.

Пример заполнения тарифов линии:

Тариф линии в USD


Дни с… по… Стоимость 20-ки в день Стоимость 40-ки в день
1-7 - -
8 - 22 11 25
23-42 18 30
После 43 дней 29 55

Отражение данного тарифа в базе

ВАЖНО! Колонка «Дни» отражает количество дней действия тарифа.


Числом „999999” в базе условно обозначается каждый последующий день действия тарифа

Реквизиты, влияющие на расчет демереджа и хранения в сделке:


Контроль демереджа – указывается, должны ли попадать в отчет «Контроль
демереджа» и регистр сведений «Демередж» – плата за сверхнормативное использование
контейнера. Сетка демереджа проставляется либо вручную, либо заполняется автоматически
исходя из реквизита «Линия».
Рассчитать демередж – позволяет автоматически рассчитать демередж, детеншин
исходя из даты судозахода, сетки демереджа и планируемой или фактической даты возврата
контейнера. Для автоматического расчета хранения необходимо проставить дату выезда.
Для автоматического расчета демереджа/детеншина/хранения необходимо в константах
задать условие

96
Подсчет демереджа, хранения и детеншина в сделке
Для того чтобы программа подсчитала суммы демереджа, хранения и детеншина в
документе «Сделка» необходимо указать сетки в соответствующих реквизитах документа.
В соответствии с указанным видом перевозки (импорт/экспорт) программа
рассчитывает хранение, демередж и детеншен по следующей схеме:
1) при импорте:
✓ хранение – с даты судозахода по дату выезда;
✓ демередж (если нет детеншена) – с даты судозахода по дату возврата;
✓ демередж (если есть детеншен) – с даты судозахода по дату выезда;
✓ детеншен – с даты выезда по дату возврата;

Внимание! При проставленной галочке «Комби» программа игнорирует сетку


детеншена и рассчитывает по первому варианту.
2) при экспорте:
✓ хранение – с даты возврата по дату судозахода (дата погрузки);
✓ демередж – с даты возврата по дату судозахода;
✓ детеншен – с даты выезда по дату возврата.

Также рассчитать демередж можно с помощью «Демередж калькулятора». Для того


чтобы воспользоваться данным механизмом необходимо нажать на пиктограмму в
документе «Сделка».

При нажатии на данную кнопку открывает окно:

97
Реквизиты обработки:
✓ Сетка – ссылка на справочник «Сетки демереджа и хранения», заполняется
автоматически;
✓ Дата начала – дата судозахода, заполняется автоматически;
✓ Даты с/по – даты выезда/возврата контейнера;
✓ Кол-во дней – заполняется автоматически исходя из указанных дат
выезда/возврата;
✓ Сумма – сумма демереджа, рассчитывается автоматически исходя из данных,
указанных в сетки демереджа;
✓ Процент – процент линии;
✓ Итого – общая сумма демереджа;
✓ Контейнер – префикс и номер контейнера.
Список контейнеров документа подтягивается из сделки. Выбрать контейнер можно с
помощью кнопки
Также данную обработку можно найти в меню Документы – Демередж
калькулятор.

98
Демередж калькулятор встроен в и документе «Счет», позволяет рассчитать демередж,
хранение для указанного контейнера.

99
В открывшемся окне с помощью пиктограммы заполняется контейнер .

Указав соответствующие даты и поменяв при необходимости сетку расчета – сумма


рассчитается автоматически. Нажав пиктограмму «Выбрать» – рассчитанная сумма
перенесется в табличную часть документа.

❖ Демередж калькулятор

Калькулятор демереджа, хранения, детеншина находится в пункте меню «Документы –


Демередж Калькулятор», либо его можно вызвать нажатием комбинации клавиш Alt+D.
Чтобы посчитать общую сумму хранения, демереджа или детеншина без указания
конкретных контейнеров, следует выбрать вкладку «Калькулятор» и указать в ней сетку
подсчета, а также период.

100
Калькулятор подсчитывает дни действия, а также общую сумму за 20 и 40-футовые
контейнера. В правой верхней части можно увидеть детализацию подсчетов.
На вкладке «Демередж, Хранение, Детеншин» есть возможность указать конкретное
количество контейнеров по типу, линию, судозаход, даты выезда и возврата. На основании
этих данных автоматически выбираются линии хранения, демереджа, детеншина.

Калькулятор посчитывает сумму по типу контейнера, общую сумму, а в нижней части


есть возможность просмотреть детализацию подсчетов.

101
❖ Вкладка «Букинг»

На закладке «Букинг» можно вносить более детальную информацию о сделке. Данная


вкладка есть только в типах сделках, включающих фрахт. Часть реквизитов дублируется из
закладки «Общая информация».

➢ POO, POL, POD, FD, Коносамент, Линия, Условия, Судозаход, Грузополучатель


и сам груз проставляются автоматически из вкладки «Общая информация» документа
«Сделка»;
➢ POT1/ POT2 – смена в транзитном порту судоходной линии для доставки из/в порт,
не обслуживаемый линией напрямую;
➢ Океанский судозаход – данные об океанском судозаходе; ссылка на справочник
«Судозаходы»;
➢ Полное описание груза – текстовое поле, в котором при необходимости можно дать
более детальное описание груза;
➢ Инструкции – текстовое поле, в котором отражается инструкции по отправке груза;
➢ Вывоз разрешен до – дата, до которой разрешен вывоз контейнера из порта;
➢ Продление релиза – на вывоз груза;
➢ Booking reference, Customers reference, S/O number, Carriers booking – текстовое
поле, в котором указываются номера букировок;
➢ Грузополучатель – ссылка на справочник «Контрагенты»;
➢ Экспедитор – ссылка на справочник «Контрагенты».

❖ Вкладка «Стафирование»

Данная вкладка доступна только для типа сделки «Стафирование». Здесь отражается
формирование контейнера разными грузами.

102
В верхней левой табличной части заполняются реквизиты:
✓ Акт приема – ссылка на справочник «Акты приема груза»;

✓ Терминал – ссылка на справочник «Терминалы». Заполняется автоматически из акта


приема, если в нем указан терминал;
✓ Конт. Префикс – префикс контейнера;
✓ Конт. Номер – номер контейнера;
✓ Дата стафирования – дата стафировки;
✓ Вес – вес груза брутто;
✓ Вес нетто – чистый вес груза;
✓ Кол мест – количество мест, которое занимает груз. Заполняется автоматически из
акта приема, если в нем заполнен данный реквизит;
✓ Упаковка – ссылка на справочник «Упаковки»;
✓ Примечание – текстовое поле;
✓ Акт, Вес, Остаток – заполняется автоматически при заполнении Акта приёма
груза;

103
✓ Расход – заполняется автоматически при указании Веса груза брутто.
С помощью кнопки можно указать в какой конкретно контейнер будут
укладывать груз. При этом автоматически заполнятся поля «Конт.префикс» и «Конт.номер».
Список возможных контейнеров заполняется в нижней табличной части.
Таким образом, при заполнении данных реквизитов верхняя правая табличная часть
заполняется автоматически и позволяет посмотреть остаток груза, который не обходимо
загрузить в контейнер.

❖ Вкладка «План/Калькуляция» (Планирование ожидаемой прибыли по сделке)

«План/ калькуляция» позволяет менеджерам планировать постатейно доходы и


расходы по сделке и рассчитывать предварительную прибыль.
Прибыль – автоматически рассчитанная разница между планируемым доходом и
планируемыми расходами.
На основании шаблона плана/калькуляции можно создать как расходные, так и
доходные счета. Шаблон набора статей можно сохранить нажав кнопку «Действия» и выбрав
- Сохранить шаблон.

При необходимости положение колонок, а также их количество можно поменять


самостоятельно. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт
"Настройка списка".

С помощью кнопки «Заполнить из шаблона услуг» можно заполнить табличную


часть Статьи услуг.
При заполненных в табличной части доходах, используя кнопку «Заполнить расходы
доходами», можно автоматически заполнить расходы в выбранной Статье дохода и
наоборот, при заполненных расходах – можно заполнить доходы.
Подбор строк для создания Расходов путём выбранной Услуги (план) позволяет создать
счёт поставщика.

104
С помощью кнопок можно устанавливать последовательность отображения
доходных статей.
Если необходимо запретить изменение данных на вкладке «План/калькуляция»,
пользователю с ролью «Финансист» или «Полный доступ» необходимо поставить галочку в
поле «Зафиксирована».
Если ранее для данного клиента был сделан документ «Котировка», то вкладку «План-
калькуляция» можно заполнить данными из котировки. Для этого в поле «Котировка»
выбрать соответствующую котировку и нажать кнопку . Данные из котировки
подтянуться на вкладку «План-калькуляция».

❖ Вкладка «Доход/Расход» (Фактические данные о доходах и расходах по сделке)

На закладке детально расписаны доходы и расходы, сравнение планируемых статей


доходов и расходов с фактическими, расчет прибыли на контейнер, итоговые суммы
доходов, расходов, прибыли.
На вкладке "Списки" в верхней части отображаются все доходные счета по сделке, в
нижней – все расходные счета поконтейнерно.
В верхней части вкладки отображаются доходы, расходы и прибыль по сделке.
После того, как все счета в сделке будут закрыты, для корректного отображения
прибыли следует обязательно проставить признак . Данную
галочку может поставить только пользователь с ролью «Финансовый администратор».
На вкладке "Группировка по документу" отображаются доходные и расходные счета
без разреза постатейно.

105
На вкладке "Группировка по статьям" отображаются статьи счетов, прибыль по ним,
доходы и расходы.

На вкладке "План/Факт" можно сравнить планируемые и фактические доходы,


расходы, прибыль.

На вкладке "ЗП" есть возможность отразить выдачу бонуса сотрудникам.


На вкладке "Группировка по периодам" можно увидеть сумму начисленной валовой
прибыли в разрезе каждого периода начисления.

❖ Вкладка «Счета»

Вкладка «Счета» позволяет просмотреть выставленные клиенту счета по данной


сделке, создать новый счет, посмотреть статус счета.
В верхней части отображаются созданные по сделке счета, при наведении на счет в
нижней части вкладки отображаются статьи счета и сумма.

106
❖ Вкладка «Расходы»

На закладке «Расходы» отражаются счета от поставщиков по данной сделке.

❖ Вкладка «Файлы»

На закладке, возможно, прикреплять внешние файлы, скан копии, которые в


дальнейшем хранятся в каталоге базы. Для этого необходимо создать новую строку, указать
имя файла, далее с помощью пиктограммы «Записать файл» – указать путь к файлу. Далее,
чтобы открыть файл необходимо нажать пиктограмму «Открыть файл».
Массовая загрузка позволяет загрузить несколько файлов одновременно с помощью
клавиши Shift.

107
❖ Вкладка «Коносаменты»

На закладке «Коносаменты» можно создать новый коносамент или просмотреть,


отредактировать, созданный.
С помощью кнопки можно привязать, созданный ранее
коносамент по данной сделке. При нажатии на эту кнопку открывается окно:

В данном списке коносаментов, необходимо выбрать нужный, и с помощью кнопки


выбрать его и нажать ОК.

❖ Вкладка «Наряды»

Закладка «Наряды» позволяет просмотреть созданные наряды по данной сделке,


создать новый документ или отредактировать созданный.

❖ Вкладка «Поручения»

На закладке «Поручения» можно создать новый документ или редактировать,


просмотреть, отредактировать созданный.

108
❖ Вкладка «CMR»

На данной закладке отражается список международных автоперевозок.

❖ Вкладка «Связанные сделки»


На данной закладке можно привязать сделку из списка или создать новую с привязкой к
данной сделке.

❖ История изменений значения документа

Каждое изменение реквизитов документа «Сделка» сохраняется в справочнике


«История работы пользователя». В данном справочнике отображается полная история
работы пользователей с текущей сделкой. Просмотреть справочник можно нажав
пиктограмму на командной панели документа.

109
110
11. ОПЕРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

11.1 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «НАРЯД»

❖ Добавление нового документа «Наряд»

Новый документ можно создать несколькими способами:


1) из списка документов «Сделки»;
2) с рабочего стола, выбрав документ «Наряд»;
3) меню «Документы»/«Наряд»;
4) в документе «Сделка» перейти на закладку «Наряды» и с помощью пиктограммы
создать новый документ;
5) создать новый документ на основании документа «Сделка». Ввести на основании
можно из списка документов «Сделка», либо непосредственно из самого документа
«Сделка». Если «Наряд» вводить на основании, что более предпочтительно, то большинство
реквизитов копируются из документа «Сделка»;
На основании «Наряда» можно создать документы «Заявка на автоперевозку» и
«CMR».
Рассмотрим основные реквизиты:

Номер – номер наряда (присваивается автоматически, либо проставляется вручную в


зависимости от константы );
Дата – дата создания наряда;
Сделка – при создании наряда на основании сделки данное поле заполнится
автоматически. В противном случае, нужную сделку можно выбрать, нажав на троеточие и
выбрав сделку в списке;
Грузоотправитель – данный реквизит заполняется для документов. Ссылка на
справочник "Контрагенты";
Грузополучатель – данный реквизит заполняется для документов. Ссылка на
справочник "Контрагенты";

111
Конечный получатель – заполняется, если грузополучатель выступает посредником.
Ссылка на справочник "Контрагенты";
Владелец груза – владелец груза используется в экологической декларации. Ссылка на
справочник "Контрагенты";
POL – порт погрузки. Ссылка на справочник "Города";
POD – порт выгрузки. Ссылка на справочник "Города";
Тип – тип перевозки (импорт, экспорт);
Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
Терминал – склад временного хранения груза. Ссылка на справочник "Терминалы";
Особые условия – в данном реквизите есть возможность указать особые условия
перевозки;
Примечание – поле для комментария;
Судозаход – наименование судозахода. Ссылка на справочник "Судозаходы";
B/L (домашний) / B/L (линейный) – вводится номер домашнего или линейного
коносамента;
Таможенный режим – тип таможенного режима (к примеру, 40);
Тип декларации – тип таможенной декларации (к примеру ЕЕ);
ПП/ПД – поле для ввода номера;
Кол-во 20/Кол-во 40 – данные реквизиты заполняются автоматически, исходя из кол-ва
и типа контейнеров в табличной части вкладки «Сделка»;
Экспедитор – выбирается экспедитор из справочника «Сотрудники»;
Юр. лицо – можно выбрать юридическое лицо из справочника «Юр. Лица».

❖ Вкладки «Описание» и «Груз (для экологии)»

❖ Вкладки «Наряд линии» и «Доп.инфо»

112
При создании наряда из сделки список контейнеров заполняется автоматически. Также
можно с помощью кнопки посмотреть историю по выделенному в табличной части
контейнеру.
Для добавления контейнеров из Сделки необходимо нажать на кнопку и выбрать
интересующую сделку.
С помощью кнопки пользователь может загрузить список
контейнеров из внешнего файла, коносамента, поручения, сделки, а также из буфера обмена.

Если пользователю необходимо заполнить какую-либо колонку одинаковым


значением, то необходимо выделить нужную колонку и воспользовавшись кнопкой
указать значение, затем отметить галочками для каких контейнеров необходимо подставить
данное значение.

На вкладке «Коносаменты» есть возможность добавить коносамент из списка, а также


указать срок его действия.

113
Данные на вкладке «Перевозчик» используются для формирования печатных форм
наряда и экологической декларации.

На закладке «Сертификаты» следует галочками отобразить нужные сертификаты, в


поле «описание» вносятся номера соответствующих сертификатов. Добавить наименование
сертификата можно из справочника «Сертификаты».

На вкладке «Плательщики» указывают плательщиков по каждой статье из справочника


«Контрагенты». Также возможно добавить другие статьи из справочника «Виды платежа».
Если проплата проходит в гривнах, то ставим галочку напротив «Гривны», если наличными
– напротив «Нал». Если проплата проходит в долларах, то галочка не ставится, т.к. это
валюта по умолчанию. Используется для печатной формы наряда.

❖ Вкладка «CMR»

114
На вкладке «CMR» можно создать CMR по контейнеру с помощью кнопки
.

На вкладке «Заявка» есть возможность создать заявку на автоперевозку с помощью


пиктограммы

На вкладке «Счета» отображается список счетов по сделке.

115
На вкладке «Сделки» отображается список сделок, по которым заполнен наряд.
Также можно создать новый документ Сделка, используя кнопку
, при условии, что поле Сделка в шапке не указано и не
указан список сделок в табличной части.
Печатные формы документа включают в себя Печать:
➢ Наряда
➢ Приложения к наряду
➢ Экологической Декларации
➢ Гарантийного Письма
➢ Письма в СЭС
➢ ОПИС и пр.
➢ Заявок

❖ Выгрузка Нарядов в ППЛ

Для выгрузки нужного Наряда в ППЛ необходимо из документа «Наряд» клавишей


«Электронный наряд» сформировать файл выгрузки наряда.

116
После этого появиться окно, в котором необходимо указать путь для выгрузки файла.

По завершению выгрузки файла программа выдаст сообщение

Для загрузки Наряда в ППЛ необходимо через меню «Загрузить из файла» указать
выгруженный файл из программы.

11.2 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА CMR

Документ предназначен для отражения в учете международной автоперевозки, с


возможностью распечатать на бланке – CMR, международную транспортную накладную.

117
Документ можно ввести на основании или импортировать данные
из документов «Наряд» или «Заявка на автоперевозку».
Документ печатается на бланк CMR.
Основные реквизиты:
Номер – номер CMR (присваивается автоматически, либо вводится вручную, в
зависимости от константы );
Заказчик – ссылка на справочник "Клиенты";
Машина – ссылка на справочник "Машины";
Прицеп – номер прицепа;
Из/В – пункты отправления/назначения. Ссылка на справочник "Города";
Документ – здесь можно привязать CMR к наряду или заявке на автоперевозку;
Контейнер/Тип – сюда вносится информация по контейнеру. Если CMR создается на
основании документов, в которых эта информация уже присутствует, то данные поля
заполняются автоматически;
Отправитель – указывается фирма отправитель из справочника «Контрагенты», её
полный адрес, страна, город, улица, номер дома заполняются из карточки контрагента.
Коносамент – вводится номер коносамента;
Выезд/Возврат/Дата оплаты – проставляются соответствующие даты;
Ставка/Надбавка/Сумма за простой/Сумма – указываются соответствующие суммы;
Простой (дн) – указывается количество дней простоя;
Дата – дата создания документа "CMR";
Перевозчик- ссылка на справочник «Контрагенты»;
Импорт информации из документа – при нажатии этой кнопки информация из
документа, к которому привязана CMR импортируется в сам документ CMR;
Кол-во мест – указывается количество мест.
Линия – ссылка на справочник "Линии";
Оплачен – если счет оплачен, проставляется признак галочкой;
Примечание – поле для произвольного примечания;
Сделка – привязка CMR к документу "Сделка". Если CMR создается на основании
сделки, данный реквизит будет заполнен автоматически;
CMR – указывается номер CMR;
Вид – вид перевозки (импорт, экспорт, и т.д.);
Место сдачи – указывается место сдачи груза. Ссылка на справочник "Терминалы";
Водитель – ссылка на справочник «Водителя»;
Вид перевозки- указывается какой вид перевози осуществляется;
Пломба – указывается номер пломбы;
Вес – указывается вес контейнера (в кг);
Упаковка – указывается вид упаковки товара. Ссылка на справочник "Упаковки";
Получатель – указывается фирма-получатель из справочника «Контрагенты», её
полный адрес, страна, город, улица, номер дома заполняются из карточки контрагента;
Судозаход – указывается судозаход. Ссылка на справочник "Судозаходы";
Закрытие – указывается дата закрытия;
Описание надбавки – указывается причина начисления надбавки;
В нижней части документа "CMR" отображаются счета по контейнеру. С помощью
пиктограммы можно открыть счет;
При необходимости положение колонок в табличной части, а также их количество
можно поменять самостоятельно. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши и выбрать
пункт "Настройка списка".

118
11.3 СОЗДАНИЕ ЗАЯВКИ НА АВТОПЕРЕВОЗКУ

Документ "Заявка на автоперевозку" предназначен для регистрации в системе заказов


на доставку груза для планирования занятости автотранспорта. Документ может создаваться
на основании документов «Сделка», «Наряд». На основании заказа можно ввести документы
«CMR», «Сделка».
Рассмотрим заполнение шапки заявки:
Номер – номер заявки (присваивается автоматически, либо вводится вручную, в
зависимости от константы );
Дата – дата заявки;
Тип – указывается тип заявки (импорт или экспорт);
Грузополучатель – ссылка на справочник "Контрагенты";
Адрес – вводится адрес грузополучателя;
Кол 20/40 – указывается количество двадцати и сорокафутовых контейнеров. Если
заявка на автоперевозку создается на основании документов, то эта информация заполняется
автоматически;
Наряд – указывается наряд, к которому будет привязана заявка. Если заявка создана на
основании наряда, этот реквизит будет заполнен автоматически;
Экспедитор – ссылка на справочник "Сотрудники";
Линия – ссылка на справочник "Линии";
Сделка – указывается номер сделки, к которой привязана заявка. Если заявка
создавалась на основании сделки, этот реквизит заполнится автоматически;
Особые условия – поле для ввода особых условий;
Дата выезда/Таможенная очистка/Подача клиенту – указываются
соответствующие даты;
Сдача порожнего – место, куда будет сдаваться порожний контейнер. Ссылка на
справочник "Терминалы";
Юр. лицо – ссылка на справочник "Юридические лица";

119
Кнопка служит для определения, принята ли заявка на
автоперевозку АТП.
На вкладке "Груз" отображается информация о грузе, пунктах погрузки и выгрузки
(ссылка на справочник "Города").
На вкладке "Информация для АТП" можно добавить дополнительную информацию
для автотранспортного предприятия.
На вкладке "Информация к перевозке» существует возможность внесения
дополнительной информации по перевозке груза.
На вкладке "ПП/ПД" вводятся соответствующие номера.
На вкладке "Контейнера" отображается информация о контейнерах. Если заявка на
перевозку создается на основании документов, вкладка "Контейнера" заполняется
автоматически. Историю контейнера можно просмотреть с помощью пиктограммы .
При необходимости положение колонок в табличной части, а также их количество
можно поменять самостоятельно. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши и выбрать
пункт "Настройка списка".

120
11.4 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «КОНОСАМЕНТ»

Коносамент (Bill of Lading (B/L)) – документ, выдаваемый перевозчиком


грузоотправителю в подтверждение факта принятия груза к морской перевозке и
обязательства передать его грузополучателю в порту назначения.
Для создания коносамента в программе необходимо в списке (Меню – Документы –
Коносаменты) добавить новый документ (Действия – Добавить).
Рассмотрим заполнение шапки документа:

Коносамент – вносится номер коносамента;


Тип – указывается тип коносамента (импорт, экспорт; обычный, WAY/BILL, release,
сервисный b/l);
Судозаход – указывается судозаход. Ссылка на справочник "Судозаходы";
Океанский судозаход – указывается океанский судозаход. Ссылка на справочник
"Судозаходы";
Экспедитор – ссылка на справочник "Контрагенты";
Клиент – ссылка на справочник "Клиенты";
Менеджер – ссылка на справочник "Сотрудники";
Meмo – указывается номер Мемо;
Владелец к-ров – задаётся владелец контейнеров. Ссылка на справочник "Линии";
Дата – указывается дата создания коносамента;
20, 40 – указывается тип двадцати и сорокафутовых контейнеров;
Линия – ссылка на справочник "Линии";
Условия – указываются дополнительные условия перевозки. Ссылка на справочник
"Условия перевозки";
Телекс релиз – указывается номер телекс релиза;
Терминал – ссылка на справочник "Терминалы";
POO, POL, POD, FD, POT – ссылка на справочник "Города";
Наша букировка, Порожние конт-ра, Транзит, Ро-Ро, Опасный груз – выбор
указанных реквизитов влияет на форму и параметры коносамента.
Вкладка «Общие данные». В левой части вкладки указывается информация о
грузоотправителе, грузополучателе, об извещении и примечания по коносаменту. В правой

121
части заполняются все необходимые реквизиты, количество страниц, виды оплаты и т.д. С
помощью кнопки есть возможность создать сделку на основании
коносамента.
Вкладка «Груз». На данную вкладку заносится полное описание груза, упаковка,
количество мест и т.д.
На вкладке «Контейнера» ведется подробная информация о контейнерах (номер, тип,
вес, предварительные и фактические даты выезда и возврата, суммы демереджа и хранения и
прочие данные). При помощи кнопки есть возможность импортировать
информацию о контейнерах из коносамента, поручения или сделки. При помощи кнопки
можно просмотреть историю контейнера.
На вкладке «Фрахтовые детали» ведется информация о собираемом по каждому
контейнеру фрахте в разрезе статей, валют, Prepaid/Collect по каждой статье, контейнеру и по
коносаменту в целом. Кнопка дает возможность привязать каждую статью к
конкретному контейнеру. Кнопка позволяет осуществить ввод одинаковых
фрахтовых деталей по нескольким контейнерам коносамента. Создана для удобства
пользователей базы, позволяет избежать выполнение однотипных операций по вводу
фрахтовых деталей. С помощью кнопки возможно создать счет поставщика.
На вкладке «Печать» есть возможность задать параметры для печати коносаментов и
фрахтовых манифестов (печать нетто, контейнера, итого, гросс, аттач, копия), открыть
внешние копии и непосредственно распечатать файлы.
На вкладке «Счета» есть возможность просмотреть доходные счета, привязанные к
коносаменту, просмотреть прибыль, а также создать новые доходные счета. Положение и
количество колонок в табличной части можно откорректировать, нажав правой кнопкой
мыши и выбрав пункт «Настройка списка».
На вкладке «Наряды» есть возможность просмотреть список нарядов, которые
привязаны к коносаменту либо создать новый наряд. Положение и количество колонок в
табличной части можно откорректировать, нажав правой кнопкой мыши и выбрав пункт
«Настройка списка».
На вкладке «Проформы» есть возможность просмотреть список проформ счетов,
привязанных к коносаменту, либо создать новую проформу счета.
На вкладке «Расходы» есть возможность просмотреть список счетов поставщика,
которые привязаны к коносаменту, либо создать новый счет поставщика.
На вкладке «Расходы по контейнеру» есть возможность просмотреть счета
поставщиков по контейнеру, а также создать новый счет поставщика.
На вкладке «Взаиморасчеты с Линией» есть возможность просмотреть список
дебит/кредит нот, привязанных к коносаменту и создать новые дебит/кредит ноты. При
внесении в коносамент предварительных дат выезда и возврата контейнера программа
автоматически посчитает суммы хранения и демереджа.
На вкладке «EDI» указываются соответствующие параметры для обмена данными с
другими учётными системами линии.
В документе «Коносамент» формируются такие печатные формы: Извещение,
Извещение-Поручение, Поручение экспедитору, Telex Release, EDI Coreor, Cargo manifest.

122
На вкладке «Печать» документа «Коносамент» можно получить печатную форму:
➢ коносамента
➢ аттач листа к коносаменту
➢ фрахтового манифеста

Пример печатной формы Аттач Листа к Коносаменту

Пример печатной формы Коносамента (печатается на специальном бланке)

123
Пример печатной формы Фрахтового Манифеста

124
11.5 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «ПОРУЧЕНИЕ»

Документ «Поручение» представляет собой указание порту произвести погрузку


контейнеров на судно при экспортных операциях.
Печатные формы:
1) Печать Поручения;
2) Печать Экологии;
3) Печать Наряда на порожняк;
4) Печать Поручения на Перезагрузку.

Добавление нового документа «Поручение»

Новый документ «Поручение» можно создать:


➢ из списка документов
➢ с рабочего стола, выбрав «Поручение»;
➢ из пункта меню «Документы»/«Поручения»;
➢ в документе «Сделка» перейти на закладку «Поручения» и с помощью пиктограммы
создать новый документ.
Если «Поручение» вводить на основании документа «Сделка», что более
предпочтительно, то большинство реквизитов копируются.
На основании Поручения можно ввести документы: Коносамент, Сделку, Счет и Счет
от поставщика.

Рассмотрим основные реквизиты документа:

➢ Номер – номер поручения (присваивается автоматически, либо проставляется


вручную в зависимости от константы );
➢ Дата – дата создания поручения;

125
➢ Судозаход – наименование судозахода. Ссылка на справочник "Судозаходы";
➢ Грузоотправитель – данный реквизит заполняется для документов. Ссылка на
справочник "Контрагенты";
➢ Грузополучатель – данный реквизит заполняется для документов. Ссылка на
справочник "Контрагенты";
➢ Терминал – склад временного хранения груза. Ссылка на справочник "Терминалы";
➢ Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
➢ Владелец – владелец груза. Ссылка на справочник "Контрагенты";
➢ POL – Port of Loading – порт погрузки. Ссылка на справочник «Города»;
➢ POT – Port of transshipment –порт перевалки. Ссылка на справочник «Города»;
➢ POD – Port of Discharge – порт выгрузки. Ссылка на справочник «Города»;
➢ Букинг – указывается информация по букингу;
➢ Таможня – указывается информация о таможне;
➢ Примечание – поле для произвольного примечания;
➢ Особые условия – в данном реквизите есть возможность указать особые условия
перевозки;;
➢ Коносамент – текстовое поле, в котором указывается номер коносамента;
➢ Кол-во 20/Кол-во 40/Другие – данные реквизиты заполняются автоматически, исходя
из кол-ва и типа контейнеров в табличной части вкладки «Сделка»;
➢ Экспедитор – выбирается экспедитор из справочника «Сотрудники»;
➢ Сделка – при создании поручения на основании сделки данное поле заполнится
автоматически. В противном случае, нужную сделку можно выбрать, нажав на троеточие и
выбрав сделку в списке;
➢ Юр. Лицо – можно выбрать юридическое лицо из справочника «Юр. Лица».
На вкладке «Груз» указывается наименование груза (из справочника Груз), код груза и
упаковка (из справочника Упаковки).
На вкладке «Груз укр/англ» указывается детальная информация о грузе на украинском
(для экологической декларации) и английском языках.
На вкладке «Доп.» есть возможность отметить является ли груз опасным, к какому
классу опасности принадлежит, а так же указать категорию груза и маркировку.
На вкладке «Контейнера» отображаются контейнера и введенная информация по ним
из документа «Сделка». Также есть возможность добавить контейнера вручную.

126
С помощью кнопки можно посмотреть историю по выделенному в табличной
части контейнеру.
Для добавления контейнеров из Сделки необходимо нажать на кнопку .
С помощью кнопки пользователь может загрузить список
контейнеров из внешнего файла, коносамента, поручения, сделки, а также из буфера обмена.

Если пользователю необходимо заполнить какую-либо колонку одинаковым


значением, то необходимо выделить нужную колонку и воспользовавшись кнопкой
указать значение, затем отметить галочками для каких контейнеров необходимо подставить
данное значение.
На вкладке «Порожние контейнера» указывается количество и тип порожних
контейнеров, склад, перевозчик, адрес затарки, доверенность экспедитора.

На закладке «Сертификаты» следует галочками отобразить нужные сертификаты, в


колонку «Описание» вносятся номера. Добавить наименование сертификата можно из
справочника «Сертификаты».

127
На вкладке «Плательщики» указывают плательщиков по каждой статье, выбирая их из
справочника «Контрагенты». Также возможно добавить другие статьи из справочника «Виды
платежа». Наличие галочки в колонке «Гривна» означает, что оплата будет происходить в
гривне. Если данную галочку не ставить, то оплата будет производиться в долларах США,
т.к. это валюта управленческого учета стоит по умолчанию. Если оплачивать будут
наличными деньгами, необходимо поставить галочку «Нал».

На вкладке «Счета» отображаются все созданные счета клиента по сделке, к которой


привязано поручение.

На вкладке «Сделки» отображаются сделки, созданные из поручения.

128
11.6 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА «КОТИРОВКА»

Котировка – документ, позволяющий предварительно рассчитать доходы, расходы,


предварительную валовую прибыль по перевозке. С помощью данного документа
пользователь может создать коммерческое предложение для заказчика. На основании
котировки можно создать сделку, а также перенести табличную часть «Калькуляция» в
план/калькуляцию в сделке.

Во вновь созданном документе необходимо указать всю известную нам информацию


по данной котировке.
➢ Номер – номер котировки (присваивается автоматически после записи документа);
➢ Дата – дата регистрации котировки;
➢ Менеджер – менеджер, который сделал котировку, данный реквизит подставляется
автоматически;
➢ Тип – тип перевозки. Ссылка на справочник «Тип сделки»;
➢ Вид – вид перевозки (импорт, экспорт, внутренняя, прочие) ;
➢ Тип запроса – указывается каким образом менеджер получил заявку на котировку
(e-mail, телефон, скайп, ICQ, факс, телефон, личная встреча);
➢ Клиент – покупатель, заказывающий расчет ставки. Ссылка на справочник
"Клиенты";
➢ Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
➢ Груз – наименование груза вводится в текстовом поле;
➢ Упаковка – указывается вид упаковки;
➢ POO – Place of Origin – пункт отправления, ссылка на справочник «Города»;
➢ POL – Port of Loading – порт погрузки, ссылка на справочник «Города»;
➢ POD – Port of Discharge – порт выгрузки, ссылка на справочник «Города»;
➢ FD – Final destination – пункт назначения, ссылка на справочник «Города»;
➢ Примечание – текстовое поле, в котором пользователь может сделать какие-либо
пометки.
На закладке «Количество» указывается краткая информация о типе перевозимого
транспортного средства, количестве и весе.

129
Пользователю необходимо указать вес груза и перейти на закладку «Дополнительно».

Затем нажать кнопку «Пересчитать» и программа посчитает количество


контейнеров/вагонов, необходимое для перевозки. Данная информация отразится на закладке
«Количество».

Вкладка «Калькуляция»

В табличной части на вкладке «Калькуляция» отражаются статьи доходов и расходов


котировки – ссылка на справочник «Услуги». При необходимости добавления
дополнительных услуг можно добавить элемент в справочник «Услуги» (меню Сервис –
Справочники – Финансы – Услуги), который необходимо корректно заполнить:
➢ наименование элемента справочника;
➢ описание на русском, английском, украинском языках;
➢ НДС (с НДС, НДС 0%, без НДС);
➢ группа (позволяет в котировке обобщить данные по статьям в группы: ТЭО, ПРР,
Фрахт и др., увидеть прибыль по каждой группе);
Данный справочник выглядит следующим образом:

130
Рассмотрим более подробно реквизиты вкладки «Калькуляция», необходимые для
создания котировки:
➢ Группа – позволяет в котировке обобщить данные по статьям в группы: ТЭО, ПРР,
Фрахт и др., увидеть прибыль по каждой группе. Подставляется автоматически, при выборе
статьи;
➢ Статья – указывается услуга, ссылка на справочник «Услуги»;
➢ Описание – полное описание услуги;
➢ Единица измерения – ссылка на справочник «Единица измерения»;
➢ Количество – количество предоставляемых услуг. При указании типа в шапке
документа программа автоматически подставляет необходимое количество
контейнеров/вагонов, рассчитанное исходя из веса груза;
➢ Вид оплаты – ссылка на справочники «Виды оплат»;
➢ НДС – указывается ставка НДС (с НДС, НДС 0%, без НДС); Подставляется
автоматически, при указании ставки НДС в справочнике «Услуги». При необходимости
ставку НДС можно указать вручную;
➢ Цена – стоимость, установленная на указанную единицу измерения (с учетом или
без учета НДС – в зависимости от наличия галочки в колонке «С НДС»);
➢ С НДС – наличие галочки означает, что Цена и Цена УЕ указаны с НДС;
➢ Валюта – валюта, в которой котируется цена;
➢ Курс – курс валют на дату создания котировки;
➢ Цена у.е. – стоимость, установленная на указанную единицу измерения (с учетом
или без учета НДС – в зависимости от наличия галочки в колонке «С НДС») в
управленческой валюте учета;
➢ Доход вал. – стоимость услуг, оглашенная клиенту, в валюте документа;
➢ Доход у.е. – стоимость услуг, оглашенная клиенту, в управленческой валюте учета;
➢ Расход вал. – себестоимость услуг в валюте документа;
➢ Расход у.е. – себестоимость услуг в управленческой валюте учета.
Желтым цветом, выделена информация, которая оглашается клиенту (т.е. доходы),
голубым – себестоимость оказания услуг.
Табличную часть данной вкладки можно заполнить двумя способами:
1) Простое добавление. Добавляем необходимые статьи нажатием кнопки
«Добавить».
Если мы осуществляем ручной ввод статьи, то необходимо указать количество,
единицы измерения и цену.

131
Если ставка должна браться из заполненных тарифов фрахта, ПРР, то необходимо
нажать кнопку «Тариф» в ячейке табличной части.

Открывается тот справочник тарифов, который указан для данной услуги в справочник
«Услуги» в поле «Тип тарифа». В открывшемся справочнике выбираем необходимый:

Программа автоматически заполняет ставку по указанной услуге.

Автоматическое заполнение статей котировки. Для автоматического заполнения статей


котировки используют справочник «Сценарии котировок», который доступен на вкладке
«Экспедирование» рабочего стола программы.
При добавлении сценария мы получаем шаблон услуг для создания котировок,
благодаря которому значительно снижается время необходимое для расчета котировки.

132
Справочник «Сценарии котировки (шаблоны услуг)» выглядит следующим образом:

После указания сценария необходимо нажать «Заполнить» и программа частично


заполнит табличную часть вкладки «Калькуляция». Остальную информацию пользователю
необходимо заполнить вручную.
По окончанию заполнения всех реквизитов данного документа в верхней табличной
части пользователь может увидеть себестоимость, доход, прибыль и рентабельность с учетом
группировки. А также посмотреть данные параметры относительно перевозки 1 контейнера/1
тонны груза.

Вкладка «Котировки по клиенту»


На данной вкладке отображается список всех котировок созданных ранее для данного
клиента.

133
Вкладка «Котировки по направлению»
На данной вкладке отображается список всех котировок по данному направлению
перевозки за время ведения учета в информационной базе.

Вкладка «Сделки»
На данной вкладке отражается список Сделок, введенных на основании котировки.

Вкладка «Файлы»
На этой закладке пользователь может приложить скан копии необходимых документов.
Для этого необходимо нажать кнопку «Записать Файл». В открывшемся окне указать путь к
файлу. Для просмотра файла можно воспользоваться кнопкой «Открыть файл».

Вкладка «Коммерческое предложение»


Данный функционал позволяет создать коммерческое предложение для клиента.

Рассмотрим реквизиты данной вкладки:


➢ Валидность – указывается дата, до которой данные ставки действительны;
➢ Язык – указывается язык, на котором будет сформировано коммерческое
предложение;
➢ Дата ответа – указывается дата ответа клиентов на данное предложение;
➢ Сформировать предложение – позволяет сформировать коммерческое
предложение;
➢ Напомнить – исходя из даты, указанной в данном поле данная котировка попадает
в отчет «Напоминания клиентам»;
Текст коммерческого предложения можно откорректировать вручную.

134
Созданная котировка отображается в списке котировок, который имеет следующий
вид:

В списке котировок можно отобрать котировки по дате, виду, клиенту, менеджеру,


грузу и группе услуг. Для этого необходимо поставить галочку в интересующих полях и
указать нужную информацию выбрав ее из списка. Для поля «Груз» данную информацию
нужно вписать вручную.
С помощью кнопки «Напоминания» вызывается Отчет «Напоминания клиентам».

В данном отчете необходимо заполнить период отчета и нажать кнопку


сформировать. В таблице отчета отразится информация касательно тех котировок, по
которым необходимо связаться с клиентом.
Чтобы на основании котировки создать сделку необходимо воспользоваться
механизмом ввода на основании кнопки и выбрав «Сделка».

135
В результате чего мы получим сделку, в которой заполнены плановые статьи дохода и
расхода из котировки.
Созданная сделка из котировки отображается в списке Сделок и выглядит следующим
образом:

136
Также можно заполнить вкладку «План/Калькуляция» во вновь созданном документе
«Сделка». Для этого на упомянутой вкладке в поле Котировка указать нужную котировку и
нажать кнопку «Обновить». Данные из котировки подтянуться в Сделку. В отличии от
первого варианта, вкладка «Общая информация» в данном случае не заполнится.

11.7 КОНТЕЙНЕР-КОНТРОЛЬ

❖ Блок «Контейнер-контроль»

Блок Контейнер-контроль предоставляет доступ к серии документов, регистров и


отчетов, отображающих детальное местонахождение контейнеров в текущий момент
времени. Блок состоит из следующих документов, отчетов, регистров:
➢ История контейнера
➢ Движение контейнеров
➢ Обновление информации о статусе контейнеров
➢ Список движений контейнеров
➢ Stok
➢ Stok report (2)
➢ Cntrs position List
➢ Демередж
➢ Хранение
➢ Проверка логики движений
➢ Статистика
➢ Daily report

❖ Документ «Движение контейнеров»

Документ позволяет внести вручную либо загрузить из сводной информации


терминалов данные об изменении места нахождения контейнеров.
Реквизит «Движение» необходимо указать из справочника «Движение контейнеров».
В справочнике изначально введены предопределенные движения контейнеров и задана
последовательность движений, при необходимости движения и их последовательность
можно менять.

Реквизит «Терминал» – ссылка на справочник «Терминалы».


Реквизит «Линия» – выбирается из справочника «Линии».
Реквизит «Судозаход» – выбирается из справочника «Судозаходы».
Реквизит «Направление» – выбирается из справочника «Терминалы».
Реквизит «Клиент» – выбирается из справочника «Контрагенты».
В табличной части документа вводятся префикс и номер контейнера, тип определяется
автоматически.

137
Дата – дата движения контейнера. Если дата движений всех контейнеров указанных в
табличной части одинакова, то достаточно указать дату движения в шапке документа, не
проставляя реквизит «Дата» для каждого контейнера в отдельности.
Дата отчета – дата составления отчета терминала.
Если в справочнике «Движение контейнеров» задана последовательность движений, то
заполнится поле «Последнее движение». Если логика движения нарушена, то высветится
служебное сообщение.

«Импорт из отчета порта», «Импорт из файла» – дополнительные возможности


выгружать данные из сводной информации, полученной от терминала, либо импортировать
данные из других файлов.
Движения, введенные данным документом, записываются в регистре «История
контейнера».

❖ Документ «Обновление информации о статусе контейнеров»

Смысл документа схож со смыслом документа «Движение контейнеров» – ввод данных


об изменении места нахождении контейнера. Разница заключается только в том, что в
документе «Обновление информации о статусе контейнеров» можно изменить только для
одного контейнера и можно внести более детальную информацию о транспортном средстве и
водителе.

Реквизит «Место» позволяет указать город или населенный пункт нахождения


контейнера.
138
Реквизит «Машина» – возможность выбрать транспортное средство из справочника
«Машины».
Реквизит «Водитель» – возможность выбрать водителя из справочника «Сотрудники».
Если в карточке автомобиля указан водитель, то реквизит заполняется автоматически.
Движения, введенные данным документом, записываются в регистрах «История
контейнера» и «История движения машины».

11.8 ОПЕРАТИВНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

❖ Отчет «Анализ импорта и экспорта»

Отчет на основании данных сделок группирует данные по различному базису в разрезе


размера контейнера, импорта и экспорта, количества контейнеров, количества TEU и общего
количества контейнеров. Находится в меню «Отчеты – Анализ импорта и экспорта».

Вид отчета – отчет можно сформировать в различном виде: по портам, регионам,


клиентам, грузам, месяцам, годам, портам отправления и назначения, линиям и агентам.
Источник данных – выбирается источник данных, с которого будет формироваться
отчет. Это могут быть сделки и коносаменты (с порожними либо без порожних
контейнеров).
Дата с/по – указывается период, за который будет сформирован отчет.
После определения критериев отчета следует нажать кнопку .
Отчет можно вывести в документ Excel. Сделать это можно при помощи пиктограммы
на панели инструментов, либо нажав правой кнопкой мыши и выбрав пункт "Вывести
список". В появившемся окошке следует отметить галочками те колонки, которые должны
будут попасть в Excel и нажать кнопку "Ок". Чтобы сохранить документ, следует выбрать
пункт "Файл–Сохранить копию".
С помощью пиктограммы "Диаграмма" отчет можно преобразовать в графический
вид.

139
❖ Отчет «Контроль демереджа»

Отчет предназначен для контроля демереджа в документах «Сделки». Отчет позволяет


контролировать выставлены ли счета на демередж клиенту и оплату этих счетов. Отчет
можно сформировать из пункта меню «Документы – Контроль демереджа».

❖ Отчет «Оперативный отчет по сделкам»

Данный отчет позволяет увидеть сводную картину по документам «Сделка» и


движениям контейнеров. Находится в меню «Отчеты – Оперативный отчет по сделкам».
Его возможно сформировать:
➢ по всем сделкам;
➢ по сделкам без счетов;
➢ по сделкам с неоплаченными счетами;
➢ контейнера находятся в порту;
➢ контейнера выехали из порта.

Например, можно сформировать отчет, который покажет список контейнеров, выезд


которых, планируется на следующей неделе. Либо можно сформировать отчет, который
покажет все, контейнера которые находятся в порту, выбрав вид отчета «Контейнера
находятся в порту».
В верхней части отчета есть возможность задать параметры для формирования отчета,
отметив их галочками и выбрав нужные реквизиты из справочников. После отбора по
интересующим реквизитам, следует нажать кнопку .
Есть возможность вывести отчет в документ Excel. Сделать это можно при помощи
пиктограммы на панели инструментов либо, вызвав контекстное меню правой кнопкой
мыши и выбрав пункт "Вывести список". В появившемся окне следует отметить галочками
те колонки, которые должны будут попасть в Excel и нажать кнопку "Ок". Чтобы сохранить
документ, следует выбрать пункт "Файл – Сохранить копию".

140
❖ Отчет «Потерянные клиенты»

Отчет предназначен для отображения стадии взаимоотношений компании с клиентами.


Находится в меню «Отчеты – Потерянные клиенты».
Отчет показывает «Потерянных», «Новых», «Активных» клиентов в новом периоде.
Так же отчет сравнивает два указанных периода и на закладках «Период новый», «Период
старый» отображаются суммы прибыли, полученные от клиента, прибыль по контейнеру и
рентабельность клиента.
В константах задаются условия, при которых происходит изменение статуса клиента.

Указав интересующие реквизиты, следует нажать кнопку .


Есть возможность вывести отчет в документ Excel. Сделать это можно при помощи
пиктограммы на панели инструментов, либо вызвав контекстное меню правой кнопкой
мыши и выбрав пункт "Вывести список". В появившемся окошке следует отметить
галочками те колонки, которые должны будут попасть в Excel и нажать кнопку "Ок". Чтобы
сохранить документ, следует выбрать пункт "Файл – Сохранить копию".

❖ История контейнера

Регистр позволяет отслеживать историю движения контейнера, посмотреть все


документы, связанные с данным контейнером. Данный регистр находится в меню
«Контейнер-контроль» или на рабочем столе – «История контейнера».
Голубым цветом выделены движения, созданные автоматически при создании какого-
либо документа, например «Счета» или «Сделки». Белым – движения, введенные в
программу документами «Статус контейнера», «Ввод движений контейнеров» либо из
документа «Сделка», если проставлена константа
.Если проставлена константа, то движения Discharged full, Dispatched full import, Received
empty заполняются автоматически исходя из даты судозахода, даты выезда контейнера и
даты возврата соответственно.
Реквизит «Новый статус» позволяет ввести новое движение контейнера с помощью
документа «Статус контейнера».
Реквизит «Удалить» позволяет удалить выбранное не системное движение контейнера.
Пиктограмма подсчитывает количество строк.

141
❖ Отчет «Планирование вывоза»

Данный отчет служит для отслеживания статуса контейнеров, их выезда/возврата в


разрезе сделок. Находится в меню «Отчеты – Планирование вывоза».
В верхней части отчета есть возможность задать параметры для формирования отчета,
отметив их галочками и выбрав нужные реквизиты из справочников. После отбора по
интересующим реквизитам, следует нажать кнопку .
Есть возможность вывести отчет в документ Excel. Сделать это можно при помощи
пиктограммы на панели инструментов, либо, вызвав контекстное меню правой кнопкой
мыши и выбрав пункт "Вывести список". В появившемся окошке следует отметить
галочками те колонки, которые должны будут попасть в Excel и нажать кнопку "Ок". Чтобы
сохранить документ, следует выбрать пункт "Файл – Сохранить копию".
В отчете также есть возможность просмотреть историю контейнера, нажав на
пиктограмму .

11.9 БЛОК «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С ЛИНИЕЙ» (ДЛЯ ЛИНЕЙНЫХ АГЕНТОВ)

Взаиморасчеты с линией – это блок, предназначенный для создания и ведения баланса


взаиморасчетов с линией на основании дебет и кредит нот, которые могут создаваться
автоматически из фрахтовых деталей или вручную.
Блок включает в себя следующие документы, регистры и отчеты:
➢ Дебит Ноты;
➢ Кредит Ноты;
➢ Взаиморасчеты с линией;
➢ Фрахтовый лист;
➢ Список Кредит Нот.

142
12. ОСНОВНАЯ ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

12.1 ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТА НА КЛИЕНТА. ДОКУМЕНТ «СЧЕТ НА КЛИЕНТА»

Документ «Счет» предназначен для отражения дебиторской задолженности, для


подготовки печатных форм счета для покупателя, акта и налоговой накладной (счета-
фактуры).

❖ Список документов «Счета»

Открыть список документов можно через пункт меню «Документы-Счета», «Финансы-


Счета», либо с рабочего стола.
Любой счет можно найти благодаря "горячим фильтрам" в верхней части списка. Для
того чтобы ими воспользоваться, следует выбрать нужный фильтр, ввести интересующую
информацию, поставить галочку напротив фильтра и нажать кнопку "Enter".
Счет из списка, как и любой другой документ можно также найти при помощи отбора и
сортировки. Для того чтобы воспользоваться отбором и сортировкой, следует выбрать пункт
"Действия – Установить отбор и сортировку списка", либо вызвав контекстное меню правой
кнопкой мыши и выбрав соответствующий пункт.
Положение и количество колонок в списке счетов можно откорректировать, нажав
правую кнопку и выбрав пункт "Настройка списка".
Для того чтобы посмотреть прибыль и долг в списке счетов, следует отметить
галочками соответствующие реквизиты в левой нижней части списка .
В нижней части списка счетов также есть возможность отобрать счета по конкретной
сделке, присутствию или отсутствию налоговых накладных, по типу сделки, по организации
или менеджеру.
Для того чтобы подбить итоговые суммы в колонках, следует воспользоваться
пиктограммой на панели инструментов.
Из списка счетов можно сформировать следующие отчеты:
➢ список
➢ группировка по клиенту
➢ группировка по плательщику
➢ группировка по датам
➢ список с фильтром по статье дохода
➢ собранный демередж
➢ фильтр по статье счета
➢ счета с предварительными расходами
➢ массовая печать (с выбором типа печати)
➢ анализ счетов
Воспользоваться любым из этих отчетов можно при помощи пиктограммы на
панели инструментов.
Счета можно массово оплатить, благодаря кнопке на панели инструментов
. Перед тем, как нажать данную кнопку, следует определить диапазон счетов,
которые будут оплачены. Сделать это можно при помощи фильтров или глобального поиска.
Также есть возможность массово изменить вид оплаты в счетах. Сделать это можно с
помощью пиктограммы . Перед тем, как нажать данную кнопку, следует определить
диапазон счетов при помощи фильтров или глобального поиска.
Список документов "Счет" можно вывести в документ Excel. Сделать это можно вызвав
контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав пункт "Вывести список". В появившемся
окне следует отметить галочками те колонки, которые должны будут попасть в Excel и

143
нажать кнопку "Ок". Чтобы сохранить документ, следует выбрать пункт "Файл – Сохранить
копию".

❖ Поиск сделки, по которой необходимо выставить счет

Для поиска нужной сделки в списке (Документы – Сделки) удобно использовать


«горячие фильтры», например номер сделки либо контейнера. При этом в программе для
поиска не обязательно вносить полный номер, достаточно какой-либо его части.

❖ Выставление счета на клиента из сделки

Для того чтобы создать новый счет, необходимо в документе «Сделка» перейти на
закладку «Счета» и с помощью пиктограммы создать новый счет.

144
При этом вся информация о контейнерах, грузе, судозаходе и др. автоматически
перенесётся в новый документ.
Также создать счет можно нажав пиктограмму «Ввести на основании» . В
появившемся списке документов, которые можно создать на основании «Сделки» выбираем
«Счет».

❖ Выставление счета на клиента из списка счетов

Для того чтобы выставить счет необходимо зайти в меню «Документы (Финансы) –
Счета».

У Вас откроется список документов «Счета». Ввод нового документа осуществляется


путем нажатия кнопки .

145
В появившемся окне вам необходимо выбрать сделку, к которой будет привязан счет.

❖ Заполнение реквизитов счета

Документ состоит из 6 вкладок и шапки документа, поэтапно рассмотрим каждую.

Заполнение шапки документа «Счет»


Номер – номер счета (присваивается автоматически, либо вводится вручную, в
зависимости от константы ).
Номер О – если вид оплаты «Официальный счет», то необходимо указать «Номер 0»
(генерируется автоматически) – официальный номер счета. «Номер 0» генерируется в
разрезе отдельного Юр. Лица, и/или в разрезе каждого «Вида оплаты» и для каждой
организации. Данные условия задаются в константах.

Доступ к официальной нумерации может быть доступен не всем, это определяется


константой
Номер может состоять из букв и цифр, это настраивается константой

146
Дата – дата счета на клиента;
Вид оплаты – на какой расчетный счет или кассу будет осуществляться оплата,
необходимо нажать на кнопку и выбрать из справочника "Вид оплаты". Вид оплаты влияет
на печатную форму счета, т.к. в видах оплаты задается шаблон печатной формы;
Сделка – счет на клиента создаётся на основании сделки, данный реквизит заполняется
автоматически;
Юр. лицо – ссылка на справочник «Юр. лица»;
Договор – договор с контрагентом. Ссылка на справочник "Договора";
Информативный – при наличии галочек в данном поле счет не формирует проводок,
соответственно не возникает дебиторская задолженность. Счет, в котором проставлена эта
галочка, в сделке отображается как зачеркнутый, а в списке документов выделяется жёлтым;
Плательщик – реквизит выбираем из справочника «Контрагенты» – лицо или
компанию, которая будет обозначена в счете как плательщик. Для выбора необходимо
нажать на кнопку либо в поле ввести первые буквы наименования плательщика.
Плательщик заполняется автоматически, если в карточке клиента (указанного в документе
«Сделка»), указана ссылка (взаимосвязь) на карточку контрагента;
Вид – вид услуги (импорт, экспорт и т.д.);
Коносамент – номер коносамента;
Судозаход – судозаход по счету. Ссылка на справочник "Судозаходы";
Линия – судоходная линия, осуществляющая перевозку. Ссылка на справочник
"Линии";
Касательно – краткое описание, места назначения и пункта отправки, может
заполняться автоматически, если поставлена константа
;
Примечание – текстовое поле для произвольного примечания.
Валюта – ссылка на справочник "Валюты". По умолчанию всегда будет USD-валюта
управленческого учета. Если валюта отличная от USD необходимо отслеживать курс, по
умолчанию курс подставится из регистра «Курсы валют». Доступ для всех ограничен, если
указана константа ;
Курс – проставляется курс, кратный валюте управленческого учета – USD. Курс могут
менять менеджеры или финансисты в зависимости от константы
;
Сумма-НДС, Сумма НДС, Сумма – общая сумма по счету, данные поля заполняются
автоматически исходя из данных, указанных в табличной части документа;
УЕ без НДС, УЕ НДС, Итого УЕ – общая сумма по счету в валюте управленческого
учета. Данные поля заполняются автоматически исходя из данных, указанных в табличной
части документа;
Дата акта – дата акта об оказании услуг;
Акт подписан – наличие галочки в данном поле означает, что акт об оказании услуг
подписан контрагентом;
Статус счета – отслеживается программой автоматически, существует 3 статуса: не
оплачен, оплачен либо частичная оплата.

147
Вкладка «Контейнера»

Данная вкладка отображает данные о контейнерах.

Заполнение данных возможно из сделки и из коносамента (B/L).


Нажав на кнопку можно посмотреть количество 20-футовых и 40-футовых
контейнеров.
Галочка в поле «Показать даты» позволяет отразить даты выезда контейнеров из
терминала и даты возврата контейнеров, если они указаны в сделке.

Вкладка «Коносаменты»
На вкладке "Коносаменты" есть возможность привязать коносаменты к счету.

Вкладка «Файлы»

148
Вкладка «Счет»
В табличной части на вкладке «Счет» необходимо указать статьи счета. При создании
счета из сделки статьи счета подставляются автоматически из вкладки «План/Калькуляция»
документа «Сделка».

При создании счета из сделки система выдает сообщение

Если нажимать «Нет», то оно разделит по разным валютам.

Пиктограмма – переносит в табличную часть полное описание услуги.


Пиктограмма – позволяет рассчитать демередж, хранение для указанного
контейнера. В открывшемся окне с помощью пиктограммы заполняется контейнер .

Указав соответствующие даты и поменяв при необходимости сетку расчета – сумма


рассчитается автоматически. Нажав пиктограмму «Выбрать» – рассчитанная сумма
перенесется в табличную часть документа;
– наличие галочки в данном позволяет внести изменения в
табличную часть счета, если статус счета «оплачен». Данную галочку может поставить
только пользователь с ролью «Финансист»;

149
Дата дохода – позволяет отнести доходы на определенный период. Если прибыль
начисляется по счету, то она соответствует дате счета. При начислении прибыли по сделке –
соответствует дате начисления прибыли. Дата дохода проставляется только в том случае,
если стоит константа Прибыль по счету.
Если в константах стоит галочка «Прибыль по контейнеру», то в табличной части
появляется дополнительное поле, в котором указывается один или несколько контейнеров, к
которым относятся статьи доходов. Это в дальнейшем используется для расчета прибыли на
контейнер.
Пиктограмма – позволяет указать номер(а) контейнера(ов), относящихся к
определенной статье счета. В открывшемся окне с помощью кнопки необходимо
добавить контейнера.

Поле сумма заполняется в том случае, если сумма распределяется не равными частями
на контейнер.

Пиктограмма позволяет заполнить табличную часть счета услугами и


суммами из счетов поставщиков.

150
Вкладка «Расходы»
Закладка «Расходы» активно только, если в константах стоит галочка «Отображать
вкладку «Расходы» в Счетах на клиента»
На данной закладке можно создать документ «Счет поставщика» и увидеть все
расходы, привязанные к счету, которые в свою очередь привязаны к сделке. На этой закладке
можно просмотреть прибыль по счету, общую сумму расходов по «Счетам поставщиков» и
увидеть оплачены ли счета поставщиков.

Создать предварительные записи на основании плана сделки – подтягивает расходы,


которые отражены на вкладке «План/Калькуляция» в документе «Сделка»;
Долг – наличие галочки в данном реквизите свидетельствует о том, что в колонке
«долг» отображается задолженность по расходному счету;
Начислен доход (галочка) – позволяет рассчитать валовую прибыль в разрезе счета, в
том случае, если стоит константа «Прибыль по счёту».

Фиксирование оплаты счета


На закладке «Оплата» фиксируется дата и сумма оплаты. Все оплаты заводятся в виде
документа «Поступление денежных средств». Использование таблицы позволяет
фиксировать оплаты, произведённые в несколько этапов.

151
Оплатить – позволяет автоматически сформировать документ «Поступление
денежных средств» на сумму задолженности по счету;
Подбор оплат – с помощью этой кнопки можно привязать ранее созданный документ
«Поступление денежных средств» – нераспределенный аванс по данному счету;

Дата оплаты – заполняется автоматически из документа «Поступление денежных


средств»;
Планируемая дата оплаты – заполняется для формирования отчетов «Платежный
календарь» и «Дебиторская задолженность». Планируемая дата оплаты проставляется
автоматически из кредитных условий договора. Если не указан договор или кредитные
условия, то то планируемая дата оплаты равна дате счета.
Прекратить счет – пиктограмма прекращает дебиторскую задолженность по счету на
определенную дату. Счет нельзя прекратить, если к нему привязаны документы
«Поступление денежных средств» или «Счета поставщиков».

Формирование налоговых накладных и актов выполненных работ.

На закладках «Налоговые накладные», «Акты» можно формировать и распечатывать


налоговые накладные и акты на основании документа «Счет».
Документ «Налоговая накладная» предназначен для регистрации и формирования
печатных форм налоговых накладных, выписанных покупателям организации.
Реквизиты организации в печатной форме могут заполняться из справочника «Юр.
лица» либо «Организации», если в константах отмечена константа
, в противном случае необходимо в
шаблоне документа прописать все реквизиты.

152
Созданный документ отображается в реестре счетов фактур в меню Финансы.

Документ "Акт" предназначен для создания актов выполненных работ.

Созданный документ отображается в реестре актов выполненных работ в меню


Финансы.
При помощи пиктограммы есть возможность получить печатную форму акта
выполненных работ.

Вкладка «Счет для клиента»

Иногда возникает необходимость выставить клиенту общий счет по виду услуги, не


давая детализацию по видам статей в него входящих. Для этого в документе „Счет”
предусмотрена вкладка «Счет для клиента».
Нажав на кнопку «Заполнить» появляется возможность выбора необходимой
группировки: по умолчанию, статье, услуге, контейнеру, в одну строку и др. Например,
группировка в одну строку выглядит следующим образом:

153
❖ Печать счетов

Для того чтобы распечатать счет на бланках (стандартных, либо специальных бланках,
предварительно настроенных программистом) следует воспользоваться кнопкой .
Печатная форма счета/акта зависит от номера шаблона, указанного в виде оплат.
В программе существует возможность настроить отправку счетов в.xls или .pdf по
адресу электронной почты указанной в карточке плательщика по счету.

12.2 ОТРАЖЕНИЕ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИИ

❖ Документ «Счет поставщика»

Документ "Счет поставщика" предназначен для фиксации предварительного или


полученного счета от поставщика, отображает факт приобретения у поставщика товаров и
услуг, а так же формирует кредиторскую задолженность. В документе можно зафиксировать
факт оплаты счета поставщика.
В счете можно учитывать оказанные услуги по основной деятельности и накладные
расходы, это регулируется группами статей расходов из справочника «Виды расхода».
В счете поставщика, если расходы относятся к основной деятельности, то необходимо
«привязать» счет поставщика к документу «Сделка». Если прибыль рассчитывается по счету,
то его необходимо привязать и к документу «Сделка», и к документу «Счет».
В документе «Счет поставщика» для учета списания денежных средств на
определенную дату из кассы или расчетного счета компании возможно создать на основании
документ «Списание денежных средств» или подобрать нераспределенные авансы.
Реестр «Счетов поставщиков» можно просмотреть через пункт меню «Финансы/Счета
поставщиков».

Реестр документов «Счет поставщика».

Реестр документов «Счет поставщика» можно открыть через пункт меню «Финансы –
Счет поставщика», либо с рабочего стола программы «SoftPro ERP».
Любой счет можно найти, благодаря "горячим фильтрам" в верхней части списка. Для
того чтобы ими воспользоваться, следует выбрать нужный фильтр, ввести интересующую
информацию, поставить галочку напротив фильтра и нажать кнопку "Enter".
Счет из списка, как и любой другой документ можно также найти при помощи отбора и
сортировки. Для того чтобы воспользоваться отбором и сортировкой, следует выбрать пункт

154
"Действия"–"Установить отбор и сортировку списка", либо, вызвав контекстное меню
правой кнопкой мыши и выбрать соответствующий пункт.
Положение и количество колонок в списке счетов можно откорректировать, вызвав
контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав пункт "Настройка списка".
Для просмотра долга в списке счетов и плательщиков из доходного счета следует
отметить галочками соответствующие реквизиты в левой нижней части списка
.
Для того чтобы подбить итоговые суммы в колонках, следует воспользоваться
пиктограммой на панели инструментов.
Из Списка счетов поставщиков можно сформировать следующие отчеты:
✓ группировка по счету поставщика;
✓ группировка по Дате;
✓ реестр проводок.
Воспользоваться любым из этих отчетов можно при помощи пиктограммы на
панели инструментов.
Счета можно массово проплатить, благодаря кнопке на панели инструментов
. Перед тем, как нажать данную кнопку, следует определить диапазон счетов,
которые будут оплачены. Сделать это можно при помощи фильтров или глобального поиска.

❖ Пример 1: Учет расходов по основной деятельности.

Новый счет поставщика вводится через меню «Финансы»/«Счета поставщиков» или


из документа «Сделка».
Для того чтобы создать новый счет поставщика и привязать его к определенной сделке
необходимо:
1. в документе «Сделка» и перейти на закладку «Расходы»;
2. с помощью пиктограммы создать новый счет.

Рассмотрим заполнение шапки документа:


Вид оплаты – на какой расчетный счет или кассу будет осуществляться оплата,
необходимо нажать на кнопку и выбрать из справочника "Вид оплаты".
Дата счета поставщика – указывается дата счета поставщика.
Контрагент – необходимо указать поставщика, от которого получен счет. С помощью
пиктограммы обращаемся к справочнику «Контрагенты». Для быстрого поиска
поставщика в справочнике можно курсором выделить колонку «Наименование», ввести
первые буквы (вводимые буквы будут отображаться в конце списка), когда необходимый
поставщик будет выделен курсором, для выбора данного клиента необходимо нажать «Enter»
либо двойной щелчок левой клавишей мыши.

155
Если поставщик новый, данные о нем еще не внесены в программу, то необходимо
создать карточку контрагента нажатием пиктограммы на панели инструментов
справочника «Контрагенты» и внести реквизиты поставщика.
Номер счета – входящий номер счета поставщика.
Услуга – необходимо выбрать элемент справочника «Услуги». Если счет выставлен по
одной услуге, тогда данная услуга указывается в шапке документа, а если счет выставлен по
нескольким услугам, услуга в шапке документа не указывается, а указывается в табличной
части.
Валюта – ссылка на справочник "Валюты". В зависимости от выбранной услуги, далее
в правой или левой части будут указываться суммы счета.
Сделка – если счет поставщика создавался на основании сделки, то реквизит будет
заполнен автоматически. Если счет создавался через пункт меню Документы-Счета
поставщиков, то при нажатии на пиктограмму откроется список сделок. Следует найти
нужную сделку и щелкнуть по ней дважды.
Счет – ссылка на доходные счета, указанные в сделке. Данный реквизит является
обязательным, если прибыль считается по счету.
Дата расхода – проставляется автоматически либо вручную в зависимости от
констант.
Дата оплаты – дата оплаты проставляется автоматически из документа "Списание
денежных средств".
Предварительный – позволяет создать предварительный счет
поставщика для учета ожидаемых расходов. Предварительные счета используются для
предварительного расчета прибыли.
Информативный – не формирует проводки (черновик счета
поставщика).
Статус счета – проставляется автоматически. Существуют 3 статуса счета:
оплаченный, не оплаченный, частично оплаченный.
«Оплата» отображаются все ранее введенные оплаты – документы «Списание
денежных средств». При необходимости, можно внести оплату счета поставщика в самом
документе, нажав пиктограмму «Оплатить», либо на закладке «Оплата». Список всех
счетов поставщиков по сделке можно посмотреть на закладке «Расходы» документа
«Сделка» либо на закладке «Доход/Расход».
Вкладка "Контейнера. Доп. инфо". Для того, что бы указать в счете поставщика
номера контейнеров можно воспользоваться: пиктограммой «Из Сделки» на закладке
«Контейнера» шапки документа, при этом заполняются все контейнера из указанного в
шапке документа «Сделка»

156
Пиктограммой «Из Сделки» в табличную часть документа заполняются все контейнера
из указанного в шапке документа «Сделка», кнопка «Выбрать контейнер» – позволяет
выбрать нужные контейнера с отбором контейнеров по «Сделке».

Вкладка "Сложная привязка" даёт возможность автоматически привязывать


табличную часть счета к сделкам и доходным счетам, автоматически разбивать сумму шапки
равномерно в табличной части.
Табличная часть в документе "Счет поставщика" нужна, если в счете фигурирует
несколько услуг. В этом случае в реквизите "Услуга" указывается услуга счета, а в шапке не
заполняется. Сумма, указанная в шапке документа должна быть распределена в табличной
части.

❖ Пример 2: Учет расходов по основной деятельности с отнесением затрат на


различные сделки.

Если расходы относятся к различным сделкам или в документе различные статьи


расходов, то необходимо воспользоваться табличной частью документа «Счет поставщика».
Шапка документа заполняется как обычно.
С помощью пиктограммы «Выбрать контейнер», указываем необходимые номера
контейнеров, далее на закладке «Сложная привязка»/«Привязать все записи»
программа автоматически заполнит номера счетов и сделок.
Автоматическую привязку можно осуществить, указав номер Наряда, Поручения или
Сделки.
Пиктограмма «Автозаполнение суммы» автоматически
распределяет сумму, указанную в шапке документа пропорционально на все строки
указанные в табличной части документа.
Пиктограмма «Округление последней строкой» позволяет
распределить погрешности округления в табличной части.

157
❖ Отражение расходов по сделкам

Список всех расходов по сделке можно посмотреть на закладке «Расходы» документа


«Сделка» либо на закладке «Доход/Расход».

❖ Пример 3: Учет накладных расходов. Документ «Накладные расходы».

Для анализа общехозяйственной деятельности, учета денежных средств и расчета


чистой прибыли организации необходимо учитывать расходы не связанные с основной
деятельностью предприятия. Для этого в программе используется документ «Накладные
расходы». Находится данный документ в меню «Финансы». Также зайти в этот документ
можно с рабочего стола.

Список документов «Накладные расходы»


При помощи пиктограммы на панели инструментов из списка накладных
расходов можно сформировать следующие отчеты:
✓ группировка по счету поставщика;

158
✓ группировка по Дате;
✓ реестр проводок.
Для того чтобы подбить итоговые суммы в колонках, следует воспользоваться
пиктограммой на панели инструментов.
Накладные расходы можно массово проплатить, благодаря кнопке на панели
инструментов . Перед тем, как нажать данную кнопку, следует определить
диапазон накладных расходов, которые будут оплачены. Сделать это можно при помощи
фильтров или глобального поиска.
Нажатие кнопки «Массовая оплата» выведет диалоговое окно, в котором необходимо
указать счет, на котором будет отражена операция прихода или расхода денежных средств и
дату оплаты. Подтверждение факта массовой оплаты осуществляется нажатием кнопки
«Выполнить».

Добавление нового документа «Накладные расходы»


Для того чтобы добавить новый документ «Накладные расходы», следует
воспользоваться пиктограммой на панели списка документов.
Рассмотрим заполнение реквизитов документа:
Вид оплаты – ссылка на справочник "Вид оплаты". Из данного справочника указывает
счет или кассу, через которую будет осуществляться оплата.
Дата счета поставщика – указывается дата счета поставщика.
Контрагент – ссылка на справочник "Контрагенты". Необходимо указать поставщика,
от которого получен счет.
Номер счета – доступен для редактирования, при необходимости можно внести номер
входящего счета поставщика.
Операция – ссылка на справочник "Операции документов". В зависимости от вида
накладных расходов, выбираем операцию.
Вид расхода – выбирается из справочника «Виды расходов» из различных групп, кроме
группы «Основная деятельность».

Валюта – ссылка на справочник "Валюты". Выбираем валюту счета.


Курс – выбираем курс валюты, кратный основной валюте программы – валюте
управленческого учёта.
В зависимости от выбора сумму, заполняются колонки либо Сумму УЕ, либо Сумма.
Дата оплаты – после того, как накладной расход будет оплачен, дата оплаты
проставится автоматически, исходя из даты документа "Списание денежных средств".
Предварительный – позволяет создать предварительный счет
поставщика для учета ожидаемых расходов.
Оплатить – с помощью данной кнопки можно оплатить накладной расход через
документ "Списание денежных средств".
Статус счета – меняется автоматически.
159
В табличную часть документа "Накладные расходы" можно разбить счет по
услугам. Принципиально, чтобы сумма в шапке счета была равна суммам в табличной части
(совокупности).
Дата расхода – для накладных расходов обязательно необходимо указать «Дату
расхода» – месяц, на который относится расход, это расход будет учитываться в расчете
чистой прибыли организации за этот период.
В документе можно отразить факт оплаты накладных расходов двумя способами:
- через пиктограмму ;
- через пиктограмму на закладке «Оплата».
На закладке «Оплата» отображаются и доступны для просмотра/редактирования
документы «Списание денежных средств».

❖ Реестры расходов

В программе есть возможность отобразить реестр, как накладных расходов, так и


расходов по основной деятельности. В самих реестрах существует возможность просмотреть
детальную информацию по счетам и развернутую табличную часть каждого из счетов.
Просмотреть реестры можно через пункт меню «Финансы – Накладные расходы», либо
«Финансы – Реестр расходов (Основная деятельность)».

160
❖ Отчет «Анализ накладных расходов»

Отчет служит для анализа понесённых накладных расходов по организации за


определенный период.

12.3 УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ С ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

❖ Документ «Поступление денежных средств».

Документ "Поступление денежных средств" предназначен для учета поступлений


наличных и безналичных денежных средств (Меню «Финансы – Поступление денежных
средств»).
C помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных
денежных средств по различным операциям: оплата счета, внесение остатков, отражение
взносов в уставный капитал и т.д.

Список документов «Поступление денежных средств»


Любое поступление денежных средств можно найти благодаря "горячим фильтрам" в
верхней части списка. Для того, чтобы ими воспользоваться, следует выбрать нужный
фильтр, ввести интересующую информацию, поставь галочку напротив фильтра и нажать
кнопку "Enter".
Поступление денежных средств из списка, как и любой другой документ можно также
найти при помощи отбора и сортировки. Для того чтобы воспользоваться отбором и

161
сортировкой, следует выбрать пункт "Действия"–"Установить отбор и сортировку списка",
либо вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав соответствующий пункт.
Для того чтобы подбить итоговые суммы в колонках, следует воспользоваться
пиктограммой на панели инструментов.
Список документов "Поступление денежных средств" можно вывести в Табличный или
Текстовый документ, вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав пункт
"Вывести список". В появившемся окне следует отметить галочками те колонки, которые
должны будут попасть в документ и нажать кнопку "Ок". Чтобы сохранить документ,
следует выбрать пункт "Файл–Сохранить копию".
Положение и количество колонок в списке документов "Поступление денежных
средств" можно откорректировать, вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и
выбрав пункт "Настройка списка".

❖ Заполнение документа «Поступление денежных средств»

Рассмотрим основные реквизиты документа:


Номер – номер документа (присваивается автоматически, либо проставляется вручную
в зависимости от константы ).
№ ПП – номер платежного поручения, проставляется вручную.
Дата – дата документа "Поступление денежных средств".
Вид оплаты – вид оплаты по документу. Ссылка на справочник "Виды оплат". При
оформлении документа необходимо в справочнике «Виды оплаты» выбрать кассу или
банковский счет, в котором фиксируется поступление денежных средств.

162
Контрагент – ссылка на справочник "Контрагенты".
Вид прихода – ссылка на справочник "Виды приходов" используется для анализа
движения денежных средств.
Операция – указывается операция по поступлению денежных средств в зависимости от
вида прихода.
Валюта – проставляется автоматически при создании документа из справочника "Вид
оплаты".
Курс МБ - появляется, если в константах отмечено
.
Курс – курс валюты по отношению к валюте управленческого учета.
Сумма – сумма списания в валюте.
Комиссия банка – можно проставить необходимую сумму вручную либо нажать
пиктограмму , указать количество процентов (комиссии банка) и тогда Комиссия банка в
денежном эквиваленте посчитается автоматически от суммы поступивших денежных
средств.
Примечание – форма для произвольного примечания.
Договор – проставляется автоматически при выборе контрагента, в случае, если в
карточке последнего указан основной договор.
Сотрудник – указывается сотрудник, через которого были переданы деньги. Ссылка на
справочник "Сотрудники".
Остаток, остаток УЕ – сумма нераспределённого остатка (разница между суммой в
шапке документа и суммой в табличной части).
Если поступление средств является проплатой счета, то в табличную часть следует
привязать счет.
В колонках «Остаток УЕ» и «Остаток» отражаются данные о переплатах и итоговые
суммы переплат.
Вкладка «Файлы» дает возможность записать (сохранить) необходимые файлы, в
дальнейшем их открыть или удалить.
Возврат остатка платежа – позволяет отобразить операцию по возврату денежных
средств по данному платежу. Дата возврата денежных средств может отличаться от даты
документа.
❖ Подбор неоплаченных счетов в документе «Поступление денежных средств»

Для того чтобы увидеть все незакрытые счета по плательщику указанному в шапке
документа необходимо нажать кнопку «Подбор» на панели табличной части.

163
В появившемся окне можно увидеть все неоплаченные или частично оплаченные счета
по контрагенту, общую сумму задолженности. С помощью галочки можно выбрать счета,
которые плательщик погашает текущим платежом. Кнопка «Выбрать» внизу окна
подтверждает выбор счетов.

Форма документа «Поступление денежных средств» может изменяться в зависимости


от операции. При выборе определенного вида операции документа формируется двойная
запись – проводки документа.
Существуют следующие виды операции документов:
- Наименование
- Ввод остатков денежных средств
- Взаиморасчет (внутрихолдинговый)
- Взнос в уставной капитал
- Взнос дополнительного капитала
- Возврат выданного кредита
- Долгосрочный полученный кредит/займ
- Краткосрочный полученный кредит/займ
164
- Поступление (ДЕБИТОРКА)
- Приход (ден.средства в пути)
- Приход взаиморасчет
- Прочие доходы

❖ Документ «Списание денежных средств»

Документ "Списание денежных средств" предназначен для учета расхода наличных и


безналичных денежных средств (Меню «Финансы – Списание денежных средств»).
C помощью данного документа может быть зафиксировано списание денежных средств
по различным операциям: оплата счетов поставщиков, возврат денежных средств клиенту и
т.д.

Список документов «Списание денежных средств»

Любое списание денежных средств можно найти благодаря "горячим фильтрам" в


верхней части списка. Для того чтобы ими воспользоваться, следует выбрать нужный
фильтр, ввести интересующую информацию, поставить галочку напротив фильтра и нажать
кнопку "Enter".
Списание денежных средств из списка, как и любой другой документ можно также
найти при помощи отбора и сортировки. Для того, чтобы воспользоваться отбором и
сортировкой, следует выбрать пункт "Действия"–"Установить отбор и сортировку списка",
либо вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав соответствующий пункт.
Для того чтобы подбить итоговые суммы в колонках, следует воспользоваться
пиктограммой на панели инструментов.
Список документов "Списание денежных средств" можно вывести в табличный или
текстовый документ. Сделать это можно вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и
выбрав пункт "Вывести список". В появившемся окне следует отметить галочками те
колонки, которые должны будут попасть в документ и нажать кнопку "Ок". Чтобы сохранить
документ, следует выбрать пункт "Файл – Сохранить копию".
Положение и количество колонок в списке документов "Списание денежных средств"
можно откорректировать, вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрав пункт
"Настройка списка".

❖ Заполнение документа «Списание денежных средств»

165
Рассмотрим основные реквизиты документа:
Номер – номер документа (присваивается автоматически, либо проставляется вручную
в зависимости от константы ).
№ ПП – номер платежного поручения, проставляется вручную.
Дата – дата документа "Списание денежных средств".
Вид оплаты – вид оплаты по документу. Ссылка на справочник "Виды оплат".
Контрагент – ссылка на справочник "Контрагенты".
Договор – проставляется автоматически при выборе контрагента, в случае, если в
карточке последнего указан основной договор.
Вид расходов – статья списания денежных средств. Ссылка на справочник "Виды
расходов".
Операция – указывается операция по списанию.
Валюта – указывается валюта счета. Ссылка на справочник "Валюты".
МБ – (курс межбанка) - появляется, если в константах отмечено
.
Курс – курс валюты по отношению к валюте управленческого учёта.
Сумма – сумма списания в валюте.
Сумма УЕ – сумма списания в валюте управленческого учёта.
Комиссия банка – принцип такой же, как и в поступлении денежных средств.
Комиссия банка УЕ – указывается сумма (процент) комиссии банка в валюте
управленческого учёта.
Вкладка «Файлы» дает возможность записать (сохранить) необходимые файлы, в
дальнейшем их открыть или удалить.
Примечание – форма для произвольного примечания.
Сотрудник – указывается сотрудник, через которого были переданы деньги. Ссылка на
справочник "Сотрудники".
Остаток, остаток УЕ – сумма нераспределённого остатка (разница между суммой в
шапке документа и суммой в табличной части). Остаток указывается только при выборе
операций:
- Аванс подотчетному лицу (сотруднику)
- Оплата поставщику через подотчетное лицо
- Списание (КРЕДИТОРКА).

166
Для этого можно использовать кнопку «Подбор» - . Она позволит увидеть
список незакрытых счетов поставщика.
Либо можно создать новые расходные документы по основной деятельности или
накладные расходы, используя соответствующие кнопки на панели расшифровки табличной
части.

Если документ "Списание денежных средств" создавался из вкладок "Оплата" в счетах,


то в табличной части автоматически проставляется номер и сумма счета.
Для того чтобы проплатить счет частично, нужно изменить сумму проплаты в
шапке на фактическую, а также поменять её в табличной части.

❖ Проставление оплаты непосредственно в документах «Счет» и «Счет


поставщика»

Поиск счета по номеру

Для того чтобы найти документ по номеру необходимо выполнить одно из


предложенных действий:
1. Если мы знаем номер сделки, то через список сделок (Документы – Сделки)
используя «горячий фильтр» войти в искомую сделку.

Используя вкладки «Доход/Расход», «Счета», «Расходы» найти счет, который следует


оплатить. Двойным щелчком открыть счет.

167
2. Если мы знаем номер счета, то через список счетов на клиента (Финансы – Счета)
или список расходных счетов (Финансы – Счета поставщиков) используя «горячие фильтры»
входим в искомый счет.

Кроме «Горячих фильтров» поиск по номеру счета можно осуществить, нажав кнопку
«Поиск по номеру» на панели списка документов или воспользовавшись нажатием клавиш
Ctrl + F.

В появившемся окне ввести номер или часть номера искомого документа, нажать
«Найти». Далее выбрать из списка нужный документ.

Оплата счета на клиент

Для того чтобы проставить оплату непосредственно в счете на клиента необходимо на


вкладке «Оплата» нажать кнопку «Оплатить».
Нажатие данной кнопки вызовет создание нового документа «Поступление денежных
средств», в котором будут заполнены все реквизиты и суммы оплаты в соответствии с

168
данными доходного счета. Если сумма оплаты отличается от суммы счета, документ
необходимо вручную исправить.

Все прошедшие по данному счету оплаты можно увидеть в табличной части вкладки
«Оплата». Также на этой вкладке отображается сумма остатка задолженности плательщика
по данному счету.
Статус счета «Оплачен/Не оплачен/Частично оплачен» программа проставляет
автоматически.

169
Оплата счета поставщика
Для того чтобы проставить оплату непосредственно в счете поставщика, необходимо на
вкладке «Оплата» нажать кнопку «оплатить нажатие» либо в шапке документа нажать
кнопку «Оплатить». Нажатие данной кнопки вызовет создание нового документа «Списание
денежных средств», в котором будут заполнены все реквизиты и суммы оплаты в
соответствии с данными расходного счета. Если сумма оплаты отличается от суммы счета,
документ необходимо вручную исправить

Все прошедшие по данному счету оплаты можно увидеть в табличной части вкладки
«Оплата». В шапке документа отображается сумма остатка задолженности плательщику по
данному счету.
Статус счета «Оплачен/Не оплачен/Частично оплачен» программа проставляет
автоматически.
Форма документа «Списание денежных средств» может изменяться в зависимости от
операции. Существуют следующие виды операции документов:
- Наименование
- Аванс подотчетному лицу (сотруднику)

170
- Взаиморасчет (внутрихолдинговый)
- Возврат долгосрочного полученного займа/кредита
- Возврат краткосрочного полученного займа/кредита
- Выдача кредита
- Дивиденды
- Изъятие дополнительного капитала
- Изъятие уставного капитала
- Комиссия банка
- Накладные расходы
- Оплата поставщику через подотчетное лицо
- Перемещение (ден.средства в пути)
- Списание (КРЕДИТОРКА)
- Списание (ТОПЛИВО)
- Списание на взаиморасчет

Массовая оплата доходных и расходных счетов.

На верхней панели форм списка документов «Счет» и «Счет поставщика» расположена


кнопка «Массовая оплата».
Внимание! Данная операция приведет к проставлению оплаты во всех счетах
отраженных в списке документов.
Перед нажатием данной кнопки следует четко определить список оплачиваемых
документов, по какому плательщику, виду оплаты, за какой период времени закрываются
документы.

171
Нажатие кнопки «Массовая оплата» выведет диалоговое окно, в котором необходимо
указать счет, на котором будет отражена операция прихода или расхода денежных средств и
дату оплаты. Подтверждение факта массовой оплаты осуществляется нажатием кнопки
«Выполнить».

❖ Загрузка выписок из «Клиент-Банк»

В справочнике Виды оплат (Сервис – Справочники – Финансы) следует корректно


заполнить поля «Расчетный счет» (тот, по которому загружаются выписки) и «Клиент банк».

На данный момент готовы механизмы загрузки выписок многих украинских банков в


разных форматах:
✓ ПриватБанк (форматы Excel, DBF)
✓ УкрЕксимБанк (формат DBF)
✓ Пивденный (форматы ORD, Excel)
✓ МарфинБанк (форматы DBF, DAT, CSV)
✓ МТБ (Морской Транспортный Банк) (форматы DBF, CSV)
✓ Сбербанк (бывший СбербанкРоссии, формат DBF)
✓ УкрСибБанк (форматы CSV, DBF)
✓ БанкВосток (формат CSV)
✓ РайффайзенБанкАваль (формат CSV)
✓ ПУМБ (формат DBF)
✓ Банк «Кредит Днепр» (формат DBF)
✓ МБСП (Международный Банк Санкт-Петербурга) (формат DBF)
✓ КредиАгриколь (формат DBF)
✓ УнивРосКБ
✓ ФинБанк
✓ Укргазбанк
✓ ЛатвABVL
✓ ПрокредитБанк

172
Затем в меню «Финансы – Клиент Банк» указать необходимый вид оплат. В диалоге
выбора находятся только те банки, в которых заполнен расчетный счет и клиент банк в
карточке вида оплат.

В поле «Путь к файлу» следует указать путь к выгруженному из Клиент-Банка файлу.

В обработке реализована возможность добавления новых контрагентов, которые ранее


не были внесены в справочник «Контрагенты». Для этого следует нажать кнопку
«Настройка» и поставить галочку «Создать контрагента, если он не найден по коду
ЕДРПОУ, ИНН или Наименованию». После чего нажать кнопку «Сохранить».

173
Сделав все настройки, пользователю необходимо нажать кнопку «Загрузить». В
обработке появляются все документы из файла. Пользователю следует их проверить. Если
какой-то из документов не следует загружать в базу, пользователь должен снять галочку
«Отметка платежа для загрузки в 1С». И нажать кнопку «Выполнить».

Колонка «Контрагент ссылка» заполняется автоматически, если данный контрагент уже


есть в информационной базе.
Если контрагента в программе не было, программа выдает предупреждающее
сообщение.
Также выдается предупреждающее оповещение, если в программе два и более
контрагентов с единым кодом ЕДРПОУ. При проставленной в настройках галочке «Создать
контрагента, если он не найден по коду ЕДРПОУ, ИНН или Наименованию», программа
создаст еще одну карточку контрагента.
В зависимости от того, приход это или расход денежных средств, в программе
автоматически создаются документы «Поступление денежных средств» и «Списание
денежных средств» (меню «Финансы»).

174
❖ Обработка «Выписка банка»

Регистрация фактов оплаты облегчается обработкой «Выписка банка» (Меню


«Финансы – Выписка Банка»). Эта обработка позволяет воспроизвести на экране компьютера
картину платежей так же, как она выглядит в выписке самого банка, и упрощает простановку
отметок оплаты в документах.
Для того чтобы увидеть движения на счетах фирмы необходимо установить
определенный период и нажать кнопку «Сформировать».

При необходимости можно выбрать выписки банка по определенному счету фирмы,


для этого перед формированием данных следует указать соответствующий вид оплаты.

Выписка банка позволяет увидеть начальные и конечные остатки, приход и расход


денежных средств на каждом счете с разбивкой по дням.
Если возникает необходимость детально увидеть движения на счете, двойным щелчком
мыши либо кнопкой «Открыть» на панели можно войти в любую интересующую нас
выписку банка.

175
Кнопкой «Добавить» можно добавить новую банковскую выписку по счету, а внутри
выписки можно добавить новые документы по поступлению, списанию и внутреннему
перемещению денежных средств.

176
❖ Обработка Касса/Банк обороты»
Данная обработка дает возможность увидеть все выписки банка с группировкой по
контрагенту или по контрагенту и дате. Также в обработке можно установить необходимые
отборы по виду оплаты, валюте, контрагенту.

Клавишей есть возможность сохранить остатки, на выбранную дату установив отбор по


валюте и виду оплаты.
Это помогает сравнить остатки на определённую дату, если в финансовых документах были
изменения.
Все сохраненные остатки можно посмотреть в списке .

❖ Перемещение денежных средств между кассами и расчетными счетами. Обмен


валют

Документ «Внутреннее перемещение» предназначен для отражения в учете


внутреннего перемещения денежных средств из одной кассы или расчетного счета
предприятия в другую кассу или расчетный счет.

177
Обмен валют осуществляется документом «Купля-продажа валюты»

В табличной части необходимо заполнить документ списания и прихода денежных средств,


сумма и валюта документов заполняется автоматически.
Флаг «Списать разницу УЕ» определяет, будет ли документ делать проводку по списанию
курсовой разницы.

178
❖ Документ «Планирование аванса»
Документом можно запланировать выплату аванса по контрагенту.
Данный документ отображается в отчёте «Платёжный календарь»

❖ Отчет «Анализ денежных средств»

Отчет позволяет увидеть движения наличных и безналичных денежных средств (Меню


«Отчеты – Анализ денежных средств»). В данном отчете можно посмотреть остатки
денежных средств в разрезе касс и расчетных счетов.

❖ Документ «Кредиты»

Данный документ даёт возможность заполнить и просмотреть информацию по выданным и


полученным кредитам предприятия. Открыть документ можно из меню «Финансы» -
Кредиты.

179
❖ Ввод остатков за прошедший период

Для ввода остатков первоначально следует в справочнике «Организации» указать дату


начала ведения учета. Все проводки по документам, введенным с указанной датой, будут
формироваться с использованием вспомогательного счета 00.

180
Если воспользовались функцией «Открыть старую форму» данный реквизит находится
на закладке «Дополнительная информация».

181
Для того чтобы ввести остатки денежных средств по счетам за прошедший период,
следует создать документ «Поступление денежных средств» с видом оплаты «Ввод остатков
денежных средств». Указать расчетный счет и сумму.

Документ формирует проводки:

182
Если в остатках есть нераспределенные авансы, то пользователю следует также создать
документ «Поступление денежных средств», но вид оплаты выбрать «Поступление
(ДЕБИТОРКА)». Указать расчетный счет и сумму. В дальнейшем необходимо будет
прикреплять счета по этой оплате.

Документ формирует проводки:

Остатки по авансам, выданным поставщикам, отражаются документом «Списание


денежных средств».

183
Документ формирует проводки:

Остатки по дебиторской и кредиторской задолженности формируются документами


«Счета» и «Счета поставщиков» соответственно. Возможны несколько вариантов:
1) Дебиторская задолженность:
– при незакрытой сделке (в случае, когда не проставлена галочка «Обработана
(Начислить прибыль)» в документе «Сделка» на вкладке «Доход/Расход»)

184
Документ формирует проводки:

– при закрытой сделке (в случае, когда проставлена галочка «Обработана (Начислить


прибыль)» в документе «Сделка» на вкладке «Доход/Расход:

185
Документ формирует проводки:

– при закрытой сделке (в случае, когда проставлена галочка «Обработана (Начислить


прибыль)» в документе «Сделка» на вкладке «Доход/Расход») и дата счета позже даты
начала ведения учета в программе:

Документ формирует проводки:

2) Кредиторская задолженность:
– при незакрытой сделке (в случае, когда не проставлена галочка «Обработана
(Начислить прибыль)» в документе «Сделка» на вкладке «Доход/Расход»)

186
Документ формирует проводки:

– при закрытой сделке (в случае, когда проставлена галочка «Обработана (Начислить


прибыль)» в документе «Сделка» на вкладке «Доход/Расход:

187
Документ формирует проводки:

– при закрытой сделке (в случае, когда проставлена галочка «Обработана (Начислить


прибыль)» в документе «Сделка» на вкладке «Доход/Расход») и дата счета позже даты
начала ведения учета в программе:

188
Документ формирует проводки:

Остатки кредиторской задолженности по расходам, не связанным с основной


деятельностью, в программе отражаются следующим образом:

189
Документ формирует проводки:

В остальных случаях для ввода остатков следует воспользоваться документом «Ручные


операции» (меню «Упр.Учет»). Вводить проводку следует в корреспонденции со
вспомогательным счетом 00.
Например, для отражения взноса учредителя в уставной фонд необходимо
сформировать следующую ручную проводку:

Отражение нераспределенной прибыли:

190
Отражение остатков ТМЦ на складе:

Остальные остатки вносятся аналогично.

12.4 ОПЕРАЦИИ С ОСНОВНЫМИ СРЕДСТВАМИ

❖ Поступление и ввод эксплуатации Основных Средств

Для отражения поступления и ввода в эксплуатацию основных средств по


управленческому учету используется документ «Приходная накладная» с видом операции
«необоротные активы»

191
При выборе данного вида операции в табличной части документа появится
возможность выбрать элемент ОС/НМА из справочника «Необоротные активы».

В карточке элемента ОС для расчета износа необходимо указать:


➢ Вид актива: основное средство или нематериальный актив;
➢ Срок использования ОС в месяцах;
➢ Дата ввода в эксплуатацию (должна быть равна дате документа «Счет
поставщика»).

❖ Начисление износа

Для начисления износа необходимо сформировать документ «Начисление износа»,


который находится в меню «Управленческий учет - Необоротные активы».
На панели инструментов необходимо нажать кнопку «Настройки» и указать статью
расходов «Износ».

192
Износ начисляется ежемесячно равными долями в течение всего срока использования
объекта ОС исходя из данных, указанных в карточке ОС:
- Срок использования ОС в месяцах
- Ликвидационная стоимость.
Начисление износа происходит по кнопке «Рассчитать».

Если срок амортизации завершается, то строка в документе будет выделена голубым


цветом. При этом для того, что бы произошло списание объекта ОС, необходимо поставить
галочку «Завершено».
Износ по каждому объекту ОС учитывается на счете 2100 и относится на счет затрат
8200.

193
Проанализировать движений по ОС можно с помощью отчета «Оборотно-сальдовая
ведомость по счету» выбрав счет 2100.

❖ Увеличение стоимости ОС

Увеличение стоимости ОС (в случае модернизации) в программе можно отразить


также с помощью документа «Накладные расходы» по такому же принципу, как и в пункте 1,
только не нужно указывать количество, при этом увеличивается балансовая стоимость ОС.

194
При начислении износа стоимость удорожания в расчете износа будет учтена, начиная
с месяца, следующего за месяцем, в котором это удорожание было проведено.

❖ Ввод начальных остатков по ОС

Ввод остатков по основным средствам осуществляется документом «Ручная


операция» (меню «Упр.учет»)

195
Проанализировать начисление износа можно с помощью отчетов «Анализ расходов» и
«Анализ прибыли»

196
12.5 ДОКУМЕНТ «ПЕРЕОЦЕНКА ВАЛЮТНЫХ ОСТАТКОВ

Документ «Переоценка валютных остатков» находится в меню Финансы и служит для


переоценки остатков по расчетным счетам на курс, подгруженный из реестра «Курсы
валют». Переоценку остатков следует проводить ежемесячно (последним числом месяца).
Документ следует сформировать перед документом «Финансовый результат».

197
При необходимости можно переоценить дебиторскую и кредиторскую задолженность.

12.6 ДОКУМЕНТ «ФИНАНСОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ»


Перед закрытием финансовых результатов есть возможность сделать перепроведение и
восстановление последовательности в финансовых документах при помощи клавиши в
списке документов.

Документ «Финансовый результат» (меню «Финансы – Финансовые результаты»)


служит для определения финансового результата деятельности предприятия путем закрытия
доходов и расходов, а также для формирования остатка нераспределенной прибыли
(непокрытого убытка). Документ рекомендуется проводить в конце месяца, после отражения
всех хозяйственных операций, влияющих на доходы и расходы.

Перед закрытием финансовых результатов есть возможность сделать перепроведение и


восстановление последовательности в финансовых документах.

198
13. ДЕБИТОРСКАЯ И КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

13.1 СПОСОБЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

❖ Отчет «Дебиторская задолженность»

Отчет доступен из меню «Отчеты – Дебиторская задолженность». С помощью отчета


можно посмотреть распределение дебиторской задолженности контрагентов/клиентов и
определить суммы задолженности каждого контрагента в общей сумме дебиторской
задолженности компании.

Сумма дебиторской задолженности может быть детализирована по:


➢ счетам
➢ плательщикам;
➢ плательщику и счету;
➢ плательщику, валюте и счету;
➢ валюте и плательщику;
➢ валюте и счету;
➢ валюте, плательщику и счету;
➢ менеджеру, сделке и счету;
➢ подразделению, плательщику и счету.

С помощью кнопки формируется отчёт с группировкой по


периодам: «0-30 дней», «30-60 дней», «более 60 дней», «итого».

199
❖ Просмотр дебиторской задолженности в списке сделок

Задолженность клиентов можно увидеть в списке сделок (Документы – Сделки), нажав


на кнопки «Статус счета и долг» и «Сумма» на панели списка. В результате мы увидим
сумму долга по сделкам, выставлялись ли по ним счета на клиента, и были ли оплачены
выставленные счета.
Чтобы увидеть задолженность по определенному клиенту необходимо предварительно
указать клиента или другие критерии отбора в «горячем фильтре» списка.

❖ Просмотр дебиторской задолженности в списке счетов

Задолженность клиентов и отдельных плательщиков можно увидеть в списке счетов на


клиента (Документы – Счета) нажав на кнопки «Долг» и «Сумма» на панели списка.
Чтобы увидеть задолженность по определенному клиенту необходимо предварительно
указать клиента или другие критерии отбора в «горячем фильтре» списка.

200
13.2 СПОСОБЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

❖ Отчет «Кредиторская задолженность»

Отчет доступен из меню «Отчеты – Кредиторская задолженность». С помощью отчета


можно посмотреть распределение кредиторской задолженности компании перед
контрагентами-поставщиками и определить суммы задолженности каждого контрагента в
общей сумме кредиторской задолженности компании.
Сумма кредиторской задолженности может быть детализирована по:
➢ счету поставщика;
➢ поставщику;
➢ поставщику и счету поставщика;
➢ поставщику, валюте и счету поставщика;
➢ валюте и поставщику;
➢ валюте и счету поставщика;
➢ валюте, поставщику и счету поставщика.

❖ Просмотр кредиторской задолженности в списке расходных и накладных счетов

Задолженность клиентов и отдельных плательщиков можно увидеть в списке счетов на


клиента (Финансы – Счета Поставщиков), нажав на кнопки «Долг» и «Сумма» на панели
списка.
Чтобы увидеть задолженность по определенному клиенту необходимо предварительно
указать клиента или другие критерии отбора в «горячем фильтре» списка.

201
Аналогично можно посмотреть задолженность плательщиков и по накладным расходам
организации (меню Финансы – Накладные расходы).

14. РАСЧЕТ ПРИБЫЛИ

❖ Отчет «Анализ прибыли»

Отчет доступен из меню «Отчеты – Анализ прибыли». Предназначен для анализа


валовой и чистой прибыли, полученной при реализации услуг за определенный период
времени.
Отчет служит для анализа полученных доходов и понесенных расходов в ходе
хозяйственной деятельности в разрезе счетов или сделок.
Расчет чистой прибыли происходит с учетом накладных расходов и прочих доходов,
полученных не от основной деятельности

202
❖ Просмотр валовой прибыли в списке сделок

Прибыль можно увидеть в списке сделок (Документы – Сделки), нажав на кнопки


«Рассчитать прибыль» и «Сумма» на панели списка. В результате можно увидеть суммы
запланированной и фактической валовой прибыли по сделкам.
Чтобы увидеть прибыль по определенному клиенту необходимо предварительно
указать клиента или другие критерии отбора в «горячем фильтре» списка.

В документе «Сделка» на закладке «Доход/Расход» можно увидеть прибыль по работе


и детализировано по каждому контейнеру.

❖ Просмотр прибыли в списке счетов

Просмотр прибыли в списке счетов возможен только при включенной константе


.
Прибыль можно увидеть в списке счетов (Документы – Счета), нажав на кнопки
«Прибыль» и «Сумма» на панели списка. Чтобы увидеть прибыль по определенному клиенту

203
необходимо предварительно указать клиента или другие критерии отбора в «горячем
фильтре» списка.

❖ Отчет «Валовая прибыль»

Анализ валовой прибыли можно просмотреть в отчете «Валовая прибыль» (меню


«Отчеты – Валовая прибыль»).
Данный отчет позволяет посмотреть прибыль в разрезе сотрудников, контрагентов,
сделок либо услуг.
При выборе определенного вида отчёта, предлагаются различные варианты отбора.
Валовая прибыль отображается в данном отчете по сделкам, у которых проставлен
статус «Завершена» и на вкладке «Доход/Расход» установлена галка «Обработана
(Начислить прибыль)».

❖ Отчет «Сопоставление плана и факта по сделкам»

Отчет доступен из меню «Отчеты – Сопоставление плана и факта по сделкам». С


помощью отчета можно сравнить планируемые показатели с фактическими в разрезе услуг.
Данные «планируемые показатели» берутся из вкладки «План/Калькуляция» документа
Сделка, а «фактические» - с первичных документов по данной сделке.

204
❖ Отчет «Прибыль по сделкам»

В данном отчете (Меню «Отчеты – Прибыль по сделкам») можно посмотреть валовый


доход по сделке, валовый расход, валовую прибыль на момент формирования отчёта, в том
числе по сделкам, в которых не начислен доход.

15. ПРОЧИЕ ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ

15.1 «ОТЧЕТ ПО СДЕЛКАМ»

Отчет доступен из меню (Отчеты - "Отчет по сделкам") и предназначен для отражения


данных по сделке в разрезе основных аналитических параметров. Он позволяет получать
данные в разрезе стандартных полей документа «Сделка» – по всем сделкам оперативный
отчет, по сделкам без счетов и по сделкам с неоплаченными счетами.
В верхней части отчета существует возможность задать параметры для формирования
отчета, отметив галочками и выбрав нужные реквизиты из справочников. После отбора по
интересующим реквизитам, следует нажать .
Отчет можно вывести в Excel, табличный или текстовый документ. Для создания
документа в Excel, необходимо воспользоваться пиктограммой на панели инструментов.
Для получения табличного или текстового документа, нужно нажать правой кнопкой мыши
и выбрать пункт "Вывести список". В появившемся окошке следует отметить галочками те
колонки, которые должны будут попасть в документ и нажать кнопку "Ок". Чтобы его
сохранить, следует выбрать пункт "Файл – Сохранить копию".

205
15.2 ОТЧЕТ «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ»

Данный отчет (Меню «Отчеты – Взаиморасчеты с контрагентами») дает возможность


посмотреть задолженность перед контрагентами. Позволяет сформировать сверку по
определённому контрагенту за определённый период времени, либо вывести общую картину
взаиморасчетов предприятия в целом. Взаиморасчет включает в себя как расходные и
доходные счета по основной деятельности, так и накладные расходы.

15.3 ОТЧЕТ «АНАЛИЗ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ»

Отчет позволяет увидеть движения наличных и безналичных денежных средств (Меню


«Отчеты – Анализ денежных средств»). В данном отчете можно посмотреть остатки
денежных средств в разрезе касс и расчетных счетов.

206
15.4 ОТЧЕТ «ВЫПЛАТЫ ПОДОТЧЕТНИКАМ»

Отчет доступен из меню «Отчеты – «Выплаты подотчетникам» и отображает


взаиморасчеты по счету 1710 в разрезе каждого сотрудника, в развороте даты взаиморасчета.

15.5 ОТЧЕТ «ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ СКД»

Данный отчет (Меню «Отчеты – Использование денежных средств СКД») отображает


финансовый показатель сделки, суммы оплат счетов поставщиков, счетов на клиента,
указывает баланс по сделке.
Основная задача отчета показать кредитование клиента – использование денежных
средств компании, оплачивая кредиторские счета.

207
15.6 ОТЧЕТ «ДОХОДЫ/РАСХОДЫ (НЕРАСПРЕДЕЛЕННЫЕ)»

Отчет «Доходы/расходы (нераспределенные)» показывает в разрезе сделок


накопленные доходы нераспределенные на счете учета 3900 и расходы нераспределенные
счет учета 1900 по сделкам, в которых не начислен финансовый результат (не установлена
галочка «обработана»). Отчет доступен из меню «Отчеты – Доходы/расходы
(нераспредленные)».

15.7 ОТЧЕТ «СВЕРКА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОХОДОВ/РАСХОДОВ»

208
Данный отчет (Меню «Отчеты – Сверка официальных доходов/расходов») показывает
валовый доход, валовый расход по официальным видам оплаты (у которых стоит галочка
«выгружать в 1С»).

15.8 МОНИТОР МЕНЕДЖЕРА

На рабочем столе программы «SoftPro ERP» есть возможность быстрого доступа к


наиболее актуальной информации – опция «Монитор менеджера». Выбрав закладку
«Монитор менеджера», есть возможность выбрать дату и менеджера, по которым интересует
информация.
Данная опция позволяет увидеть общую информацию по дебиторской задолженности,
информацию о неоплаченных счетах по сделкам менеджера, а также дебиторскую
задолженность в графике.

15.9 МОНИТОР ФИНАНСИСТА

В программе есть возможность получить наиболее актуальную информацию для


финансовых менеджеров оперативно. Для этого существует закладка «Монитор финансиста»
на рабочем столе программы «SoftPro ERP».
Указав интересующую дату и организацию, финансовый менеджер получает
информацию о дебиторской и кредиторской задолженностях и остатки по всем счетам. В

209
левой части монитора финансиста дебиторская и кредиторская задолженность, а также
остатки по счетам отображаются графически.
Монитор финансиста доступен пользователям с ролью финансовый администратор.

15.10 ОТЧЕТ CASH FLOW

Отчет доступен из пункта меню «Управленческий учет – Cash Flow». Отчет о движении
денежных средств – отчет об источниках денежных средств и их использовании в отчетном
периоде.
Источники денежных средств – источники получения денежных средств, необходимых
предприятию для ведения дел. Основными источниками являются доходы от продажи
продукции, займы, выпуск акций и продажа активов. Различают краткосрочные и
долгосрочные, а также гарантированные и негарантированные источники денежных средств.
Использование денежных средств – направление полученных денежных средств из всех
источников на текущие расходы, увеличение активов, сокращение пассивов и выплаты
собственникам предприятия.
Отчет отображается в USD либо в тыс. USD. Для формирования отчетов есть
возможность выбрать организацию, точность, период, интервал

210
15.11 БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ

Основываясь на данных управленческого финансового учета, есть возможность


контролировать не только денежные потоки (CashFlow) или финансовые результаты
(прибыль или убыток), но и стоимость бизнеса. Руководитель или потенциальный
покупатель не смогут оценить реальную стоимость бизнеса на основе информации по
финансовым результатам. О стоимости бизнеса можно судить на основе данных
управленческого баланса.
Управленческий баланс формируется на определенную дату и позволяет руководителю
контролировать все средства предприятия, капитал и остаток прибыли, дебиторскую и
кредиторскую задолженность в расчетах с контрагентами и сотрудниками. Для оценки роста
бизнеса необходимо проанализировать динамику изменения его стоимости.
Управленческий баланс, сформированный за несколько месяцев, показывает динамику
изменения стоимости бизнеса и позволяет оценить его рост. Баланс отражает изменение
стоимости имущества, остатков наличных и безналичных денежных средств, товаров и
материалов на складах предприятия, ценных бумагах и т.д.

211
Баланс создаётся на основании оборотно-сальдовой ведомости. Отчет включает в себя в
активе дебетовые остатки по счетам:1410, 1820, 1110, 1210, 1220, 1230, 1300, 2100 и
кредитовый остаток по счету 2110. В пассиве баланс включает в себя кредитовые остатки по
счетам: 3100, 3201, 4101, 4102, 6100, дебетовый остаток по счетам: 7100, 8000, и дебетовый
остаток (в случае прибыли) или кредитовый остаток (в случае убытков) по счету 5601, 5602,
7101, 6200.
Данный отчет находится в меню «Упр.Учет – Баланс предприятия». Строки
управленческого баланса должен настроить директор или доверенное лицо через пункт меню
Управленческий учет – Настройки – Строки управленческого баланса.
В конструкторе «Строки управленческого баланса» пользователь может
самостоятельно указать какие счета попадут в активы, капитал и резервы, обязательства. Для
формирования баланса на английском языке в справочнике «Строки управленческого
баланса» заполнить реквизит «Наименование английское».

Можно получить расшифровку статей баланса в разрезе статей учета, нажав кнопку

212
15.12 ОТЧЕТ О РАБОЧЕМ КАПИТАЛЕ

Что такое рабочий капитал


Это капитал, который компания использует для ведения бизнеса. Отчет помогает
посмотреть на состояния бизнеса шире, ответить на самый важный вопрос собственников:
«Где наши деньги» и понять, за счет каких источников финансируется бизнес.
Он включает не только денежные средства, а также задолженность покупателей,
инвестиции в запасы, авансы выданные и нераспределенные расходы. Стоимость рабочего
капитала уменьшается на кредиторскую задолженность, авансы полученные и
нераспределенные расходы.
Чистый рабочий капитал компании необходимо анализировать в динамике и
сопоставлять с прибылью за соответствующие периоды. Как и зачем это делать описано
далее в кейсе.
Еще одно преимущество отчета для собственников и финансистов в том, что остатки
по всем существенным статья на любую дату или несколько дат можно увидеть в одном
отчете, а не в нескольких.

213
Форма отчета

По каждой статье предусмотрена следующая детализация:


Денежные средства – остатки по каждому виду оплаты
Дебиторская задолженность – итоги по клиентам, детализация до каждого счета
Авансы выданные – итоги по поставщикам, детализация до каждого документа движения
денежных средств
Инвестиции запасы – итоги по субсчетам, остатки по каждому виду запасов
Нераспределенные расходы – в разрезе сделок
Брутто рабочий капитал – сумма всех текущих активов
Кредиторская задолженность (со знаком минус) – итоги по поставщикам, детализация до
каждого счета поставщика
Авансы полученные (со знаком минус) – итоги по контрагентам, детализация до каждого
документа движения денежных средств
Нераспределенные доходы – в разрезе сделок
Чистый рабочий капитал – текущие активы минус текущие обязательства
Кредиты полученные – по контрагентам
Взаиморасчеты с компаниями холдинга – по контрагентам
Чистый рабочий капитал 2 – чистый рабочий капитал, скорректированный на изменения в
финансовой деятельности компании.

Как читать и анализировать отчет о рабочем капитале на примере бизнес-кейса


Раздел 01.07.2019 31.07.2019 31.08.2019
23:59 23:59 23:59
Счет.Наименование Сумма Сумма Сумма
Аналитика1 Валюта
Аналитика2 Валюта
1. Денежные средства, итого 42 766,57 41 301,00 42 728,13
2. Дебиторская задолженность, итого 69 966,97 69 407,89 72 095,81
3. Авансы выданные, итого 1 138,94 2 900,41 3 246,14
4. Инвестиции в запасы 38 264,46 27 166,84
5. Нераспределенные расходы 80 670,14 76 616,16 79 596,70
6. Брутто рабочий капитал: 194 542,62 228 489,92 224 833,62
7. Кредиторская задолженность, итого -51 178,98 -51 178,98 -51 171,43
8. Авансы полученные, итого -252,71 -252,71
9. Доходы нераспределенные -86 861,69 -86 488,77 -93 800,43
10. Чистый рабочий капитал : 56 501,95 90 569,46 79 609,05
12. Кредиты полученные 384,65 384,65 384,65
13. Взаиморасчеты с компаниями холдинга 10 524,96 8 308,09 -39 608,35
14. Чистый рабочий капитал : 67 411,56 99 262,20 40 385,35

214
В таблице представлены данные о текущих активах и обязательствах компании на три
даты. Мы хотим проанализировать, как изменилось состояние компании за август, т.е. будем
рассматривать остатки на 31.07.19 и 31.08.19.
В указанные даты чистый рабочий капитал компании (строка 10) уменьшился на 11
тыс.долл, а по строке 14 на 58,9 тыс.долл. Мы можем предположить, что деятельность
компании в августе была убыточной. Следующий наш шаг – проверить данные отчета
Анализ (расчет прибыли). Получаем информацию, что за август прибыль компании
составила 5 тыс.долл. Т.е. рабочий капитал должен был вырасти из-за прибыльной
деятельности, а он уменьшился.
Анализируем далее, какие операции могут уменьшить рабочий капитал, не затрагивая
прибыль за период. Две основные операции – это выплата дивидендов (т.е. изъятие капитала)
и приобретение необоротных активов (т.е. превращение капитала из оборотного в
необоротный). По данным учета компании выплаты дивидендов не было, однако было
приобретение необоротных активов на сумму 64 тыс.долл.
Теперь мы можем финализировать причины изменения рабочего капитала в виде его
сверки на начало и конец периода:
РК на 31.07.19 – 99,3 тыс.долл
Прирост за август (прибыль) - + 5 тыс.долл
Изьятие на инвестиции - -64 тыс.долл
РК на 31.08.19 – 40,3 тыс.долл.
Также по отчеты мы видим, что инвестиция в необоротные активы только частично
была сделана за счет собственных средств компании, но большая сумма была
профинансирована деньгами холдинга, о чем свидетельствует прирост кредиторской
задолженности по строке 13 Взаиморасчеты с компаниями холдинга.

15.13 ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Зачем нужен платежный календарь


Платежный календарь – это инструмент для эффективного управления денежными
потоками.
Понимание того, сколько денежных средств и когда будут в распоряжении компании,
является крайне важным для любого бизнеса. Так как данные компании практически
неизбежно кредитуют клиентов и вынуждены за счет собственных средств финансировать
оплаты транзитных сумм поставщикам услуг, то эффективное планирование и
прогнозирование движения и остатка денежных средств является особенно критичным для
них.
Как именно наш отчет может помочь в управлении финансами
Платежный календарь выполняет две основные функции:
- при формировании за прошлые периоды отчет показывает фактическое движение
денежных средств в разрезе каждого контрагента и документа движения денежных средств
и/или в разрезе видов деятельности (оперативная, финансовая, инвестиционная);
- при формировании на будущие периоды отчет показывает прогнозные притоки и оттоки
денежных средств в разрезе каждой валюты, контрагента и документа движения денежных
средств.
Отчет составляется на основании планируемых дат оплаты, которые содержатся в
каждом финансовом документе (счет, счет поставщика, накладные расходы). Для
планирования авансовых платежей, а также движений финансовой деятельности разработан
специальный документ Планирование аванса.

Форма и функционал отчета


Отчет реализован в форме, представленной на рисунке ниже:

215
Действующие отборы:
- Период отчета
- Включение фактических движений
- Включение документов с пометкой Предварительный
- Включение только плановых сумм
- Отбор по виду оплаты

Также из платежного календаря можно произвести следующие массовые обработки по


выбранным документам:
1. Сформировать реестр счетов к оплате на утверждение
2. Сформировать оплаты отобранных документов.
3. Изменить планируемую дату оплаты.

15.14 СТАНДАРТНЫЕ ОТЧЕТЫ

❖ Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость»

Оборотно-сальдовая ведомость (Меню «Упр.Учет – Оборотно-сальдовая ведомость»).


содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и
оборотах по дебету и кредиту за установленный период.
Форма настройки отчета позволяет задавать все возможные параметры отчета. Форма
содержит следующие закладки:
- даты начала и конца периода отчета
- организация, по данным учета которой строится ведомость.
«Развернутое сальдо» – если флажок установлен, начальное и конечное сальдо по
определенным счетам будет выведено в развернутом виде. Список этих счетов и правила
расчета развернутого сальдо по ним задается на закладке «Развернутое сальдо».
«Детализация по субсчетам и субконто» – когда флажок снят, в отчет выводятся
только сальдо и обороты по счетам верхнего уровня. Если же флажок установлен, в отчете
также будут выведены данные и по субсчетам, а для определенных счетов – данные по
субконто.
На закладке «Детализация» настраиваются правила детализации отдельных счетов. В
каждой строке указывается правило детализации одного счета.
В колонке «По субсчетам» может быть установлен признак детализации по субсчетам.
В колонке «По субконто» может быть задан список видов субконто, по которым нужно
детализировать счет.
На закладке «Развернутое сальдо» настраиваются правила расчета развернутого сальдо
для выбранных счетов. В каждой строке указывается правило для одного счета. Сальдо
может быть развернуто или по субсчетам, или по субконто.
Строки отчета с остатками и оборотами по счетам могут быть расшифрованы
оборотно-сальдовой ведомостью по счету или карточкой счета.

216
❖ Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Отчет используется для получения остатков и оборотов по выбранному счету. Отчет


позволяет получить детализацию по субсчетам счета, а для счетов, по которым ведется
аналитический учет – детализацию по конкретным объектам аналитического учета.
Строки отчета могут быть расшифрованы карточкой счета.

❖ Отчет «Карточка счета»

В отчет "Карточка счета" включаются все проводки с данным счетом или проводки по
данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета. Кроме того, в
карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и
остатки после каждой проводки.
Строки отчета, содержащие данные о проводках, расшифровываются открытием
документа, сформировавшего данную проводку.

❖ Отчет «Анализ счета»

Отчет выводит начальное и конечное сальдо по счету учета, а также обороты в


корреспонденции со счетами. Дополнительно можно получить детализацию по субсчетам и
субконто, а также вывести промежуточные итоги с определенной периодичностью. Строки
отчета, содержащие обороты с корреспондирующими счетами, могут быть расшифрованы
журналом проводок, а строки с сальдо и оборотами за период могут быть расшифрованы
карточкой счета.

❖ Отчет «Обороты счета»

Отчет позволяет вывести обороты счета в корреспонденции со счетами и сальдо на


начало и конец периода с заданной периодичностью. Дополнительно можно получить
детализацию по субсчетам и субконто анализируемого счета.
Строки отчета могут быть расшифрованы журналом проводок.

❖ Отчет «Анализ субконто»

Отчет выводит начальное и конечное сальдо и обороты за период по счетам, имеющим


выбранные субконто.
Строки отчета с сальдо и оборотом по счетам за период могут быть расшифрованы
карточкой счета, а строки детализации по субконто – журналом проводок.

❖ Отчет «Отчет по проводкам»

Отчет предназначен для получения списка проводок по заданным критериям. Он может


быть построен по выбранным критериям для выбранной организации. Форма настройки
отчета позволяет задавать все возможные параметры отчета.
При расшифровке строки отчета открывается документ, породивший данную проводку.

217
16. ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

16.1 НАСТРОЙКА ПЕЧАТНЫХ ФОРМ

Для корректного вывода на печать нарядов, экологических деклараций и других


документов необходимо внести всю необходимую для этого информацию:
В меню «Сервис – Администрирование – Настройка печатных форм» следует
заполнить все реквизиты организации. Обязательны к заполнению поля Наименование,
Полное наименование (рус. и укр.), код ЕДРПОУ, Страна, Город, Адрес, Индекс, Тел\факс.
Табличную часть «Плательщики» заполняется по желанию.

Данные поля также можно заполнить в справочнике «Организации».


На вкладке «Города, порты» следует заполнить реквизиты «Номер договора с портом»
и «Дата договора с портом» для каждого порта.

218
Данную информацию также можно внести в меню «Сервис – Справочники – Общие –
Порты».

На вкладке «Терминалы» пользователь должен указать такие реквизиты, как «Номер


договора с терминалом» и «Дата договора с терминалом» для каждого терминала в порту.
Также следует заполнить номер и дату договора с ООО «Евротерминал».

Данную информацию также можно внести в меню «Сервис – Справочники – Общие –


Терминалы»

Номер и дату договора с ООО «Евротерминал» также можно заполнить в справочнике


«Организации» на вкладке «Дополнительная информация»

219
На вкладке «Линии» следует заполнить реквизиты «Код по ЕГРПОУ», поскольку
данная информация необходима для корректной выгрузки электронных нарядов. Данную
информацию также можно внести в справочнике «Контрагенты», заполнив соответствующее
поле.

На вкладке «Шаблоны» необходимо указать путь к папке с шаблонами (документы


формата *doc, MS Word 97-2003).
Прежде, чем указать путь к данной папке, необходимо ее создать в любом удобном
месте на компьютере и сделать доступной для всех пользователей. После чего создать файл с
наименованием вида «Наименование_blank», где Наименование – это название компании,
внесенное в реквизит Наименование справочника Организации (например, СКМ_blank). В

220
этом документе в колонтитулы вставить логотип организации. Затем прописать путь к
созданной папке.

Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то для каждой отдельно нужно
создать соответствующую папку и прописать путь.

16.2 ПЕЧАТНЫЕ ФОРМЫ СЧЕТА

В счете на клиента есть возможность выбрать наиболее подходящую печатную форму.


Для того чтобы это сделать следует зайти в пункт меню «Сервис-Справочники-Финансы-
Виды оплаты». Напротив интересующего вида оплаты в колонке «Номер шаблона»
прописывается номер от 1 до 111.

221
❖ Шаблон 1

❖ Шаблон 6

222
❖ Шаблон 8

❖ Шаблон 101

223
❖ Шаблон 102

❖ Шаблон 104

224
❖ Шаблон 105

❖ Шаблон 106

225
❖ Шаблон 107

❖ Шаблон 108

226
❖ Шаблон 111

227
❖ Шаблон 112

❖ Шаблон 113

228
17. СПИСОК «ГОРЯЧИХ КЛАВИШ»

Ins Новый элемент/документ


Ctrl + F9 Новая группа
Shift + Enter, F2,
Изменить элемент
Enter
F9 Копировать элемент или группу
Del Пометить элемент/Снять пометку
Ctrl + S Открыть список документов «Сделки»
Ctrl + I Открыть список документов «Счета»
Ctrl + B Открыть список документов «Коносаменты»
Ctrl + D Открыть список документов «Наряды»
Ctrl + L Открыть список документов «Поручения»
Ctrl + H Открыть регистр «История контейнера»
Alt + D Открыть «Демередж калькулятор»
Esc Закрывает окно текущей формы
Вызвать главное меню. Активирует главную панель с кнопками
Alt + F10 текущего окна. Тем самым вы можете выбирать действия без учacтия
мыши.
Вызвать контекстное меню. Отображает контекстное меню над
Shift+ F10 текущим активным элементом. Аналогично нажатию правой кнопки
мыши на нем.
Shift + Esc Закрыть активное окно.
Активизировать следующее обычное окно. Позволяет активизировать
Ctrl + Tab, следующее окно среди открытых в рамках конфигурации. Нажатие в
Ctrl + F6 цикле с удерживанием клавиши Ctrl, пoзвoляeт листать открытые
окна «вперед».
Активизировать предыдущее обычное окно. Позволяет
Ctrl + Shift + Tab, активизировать предыдущее окно среди открытых в рамках
Ctrl + Shift+ F6 конфигурации. Нажатие в цикле с удерживанием клавиши Ctrl
пoзвoляeт листать открытые окна «назад»
Перейти на следующий элемент управления. Переход между
Tab
элементами управления на форме «вперед».
Перейти на предыдущий элемент управления. Переход между
Shift + Tab
элементами управления на форме «назад».
Создать новый документ. Открывает окно, в котором будет
Ctrl + N предложено выбрать тип создаваемого нового документа в различных
форматах —например, в текстовом, табличном или HTML
Открыть существующий документ. Открывает стандартное
Ctrl + 0 диалоговое окно «Открыть», доступное через меню
«Файл/Открыть...»
Активизация поля поиска в командной панели. Устанавливает курсор
Ctrl + D
в это поле.
Ctrl + F2 Открыть калькулятор.
Открыть окно сообщений. Позволяет открыть ранее закрытое окно
сообщений. Часто бывает полезно, когда окно случайно закрыто, а
Ctrl + Alt+ 0 сообщение из него вам понадобилось. Обратите внимание: пока
система ничего снова не ввела в окно сообщений, старые сообщения
сохраняются даже в закрытом окне

229
Закрыть окно сообщений. Закрывает окно сообщений, когда они
Ctrl + Shift+ Z
больше не нужны.
Ctrl + Alt+ W Открыть табло.
Найти. Открывает диалог настройки параметров поиска в активном
Ctrl + F
объекте конфигурации и выполнения этoгo поиска.
Найти следующий. Находит следующий элемент, соответствующий
F3
указанным в настройках поиска параметрам.
Найти следующий выделенный. Находит предыдущий элемент,
Shift+ F3
соответствующий указанным в настройках поиска параметрам.
Печать на текущий принтер. Инициирует непосредственную печать
Ctrl + Р
активного документа на принтер.
Ctrl + S Сохранить активный документ.

230