Вы находитесь на странице: 1из 32

Вопросы на зачет по дисциплине: «Организация и технология документационного

обеспечения управления»

1. Делопроизводство в Древней Руси. Приказное делопроизводство XV–XVII


века.
В период формирования и расцвета Древнерусское государство имело свою
письменность, которая использовалась для документирования частной жизни, правовых
отношений, охраны собственности:
 Жалованные, вкладные, купчие, уставные, житейные грамоты
Поскольку со временем число документов увеличилось, то стали обозначать места их
наибольшего безопасного хранения:
1. Документы хранили в центральных храмах, а место хранения была ларь
2. Хранение документов давало им юридическую силу
По мере формирования традиций, в создание документов были выработаны типовые
формуляры (образцы документов), а также устойчивые языковые формуляры, применяемые в
них. (На Др. Руси делались на пергаменте).
Устанавливалось определенная процедура подготовки документов, а также их
удовлетворения документа.
Основные документы Древней Руси:
1. Остромирово Евангелие
2. Сборник Святослава
3. Русская Правда
4. Лаврентьевский список
5. Ипатьевский список (XV век)
6. Церковные уставы князей Владимира Святославовича и Ярослава Владимировича.
Наиболее значимым историческим документом является Повесть временных лет
(ПВЛ), дошедшая до нас не в оригинале, а в более поздних списках (Лаврентьевский и
Ипатьевские списки).
=В них содержатся сведения о первых международных актах - договорах Руси с
иностранными государствами.
Русская Правда служила сборником прав, т.к. Правда - закон.
В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников
Приказное Делопроизводство (15-17 в).
В 15 веке началось формироваться централизованное Государство. Тогда были
организованы первые государственные учреждения или присутственные места, или приказы.
Приказ – это распоряжение
В приказах хранились документы, также приказами стали называть и основные
документы, создаваемые там по поручению князя Боярам. Приказы это распоряжение.
Должностные лица приказа:
1. Судья (глава отдела приказа);
2. Дьяки (Составители Документов);
3. Подьячие ( старые-составляли док-ты; средние-готовили к печати; молодые);
Основные этапы работы с документами в приказном делопроизводстве:
I. Поступления документа на рассмотрение и его регистрация.
II. Подготовка дела докладу старшим Дьякам.
III. Рассмотрение дела.
IV. Оформление решения по делу (отпуск), Заверение документов дьяком, которые
ставили свою подпись.
В 1566-м году был принят устав, который предусматривал введение всех документов,
предписывая использовать канцелярский стиль изложения и указывал на развитие актового
делопроизводства.
2. Коллежское делопроизводство. Исполнительное делопроизводство.
В начале-середине 18-го века стало развиваться Коллежского Делопроизводство,
который отличался от приказного тем, что его организация регламентировалась
законодательством.
Признаки:
 Крупные шаги в системе Делопроизводство сделал Пётр I.
 В канцелярии, созданный им, Сената, действовала система регистрации входящих и
исходящих документов
 Контроль за их прохождения, а затем и исполнения в присутствии местах.
 Решение по делам составлялись коллегиально с собранием Сенаторов.
Вместо приказов были созданы 12 коллеги, а система делопроизводство
переименована по названию учреждений нового типа.
В 1720 году Пётр I издал Генеральный регламент, определивший все вопросы
деятельности коллегии и канцелярии как её структурное подразделение, которое занимается
Делопроизводственной деятельностью.
Состав канцелярии:
1. Секретарь
2. Нотариус (ввел протокол в реестр)
3. Регистратор
4. Актуариус
5. Канцеляристы (подготавливали дела к докладу)
6. Копиисты, переводчики, толмачи
7. Вахтмистр (сторож для охраны);
В 18 веке система делопроизводства была основана на общирной законодательной базе
в строгом закреплении обязанностей как учреждений, так и их структурных подразделений и
отдельных должностных лиц
4 этап. Исполнительное делопроизводство (19 в)
Возникло в результате административной реформы Александра I:.
 Он изменил систему высших государственных учреждений в России, в которую
входили:
1. Правительствующий сенат
2. Комитет министров
3. Государственный совет.
Свою деятельность они основаны на принципе коллегиальности. Делопроизводство
велось в соответствии с законами названных учреждений.
Системы основных законов:
1. Учреждения Правительствующего Сената
2. Учреждение Комитета Министров
3. Учреждение Государственного Совета
Основы организационной деятельности новых центральных органов управления
стали следующие принципы :
1) Принцип единоначалия
Т.е. управленческие решения принимаются единолично, конкретным Должностным
лицом в рамках его компетенции.
2) Принцип иерархии
Те. строгое распределение функций управления между структурными
подразделениями и обязанности чиновников по их реализации .
Организация работы с документами включала:
1. Порядок вступления дела
2. Движение дел (их производство)
3. Отправление дела
4. Ревизия
5. Отчеты
В 19-м веке документы регистрировались в журналах. В конце месяца в структурных
подразделениях проводилась ревизия дел.
По результатам проверки составлялись ведомости о количестве исполненных и
неисполненных документов.
Ежегодная деятельность министерства заканчивалось отчётом.
Со всех исходящих документов собирались копии (отпуска). Они сдавались в архив
министерства, где на них составлялись описи.
В конце 19-го века изобрели пишущие машины, что ускорила изготовление
документов. Появился телеграф и телефона, что тоже ускорило процесс.
Наиболее четкие направления и способы совершения делопроизводства отражены в
документе - положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве (1911г)
На всём протяжение 19-го века издавались сборники образцов документов
(письмовники), с целью помочь чиновникам и частным лицам составлять документы в
соответствии с существующими правилами.
Именно в 19-м веке начинается процесс формирования теории делопроизводства.
3. Делопроизводство в СССР в ХХ веке.
Определяют следующие периоды делопроизводства в СССР:
1. Перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920-30 г.
2. Период почти полного отсутствия разработок в области делопроизводства в 1940-50 гг.
3. Развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства 1960-90
гг.
Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан
Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 « О порядке утверждения и опубликования законов».
 С целью улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК
РСФСР от 02.03.1918г. « О форме бланков государственных учреждений».
08.12.1918 г. Было издано Постановление Совета Рабочих и Крестьянской Обороны
«О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранений
канцелярской волокиты».
 В нём были доработаны и начали применяться положения о письмоводстве
делопроизводстве.
В 20-е гг началось движение за научную организацию труда (НОТ), которая оказала
влияние на дальнейшее развитие делопроизводства.
В основу новой системы делопроизводства были положены следующие
принципы:
1) Организация делопроизводства должна быть едины для всего учреждения;
2) Регистрация документов должно быть однократной и производится в самой
упрощенной форме;
3) Отказ, где возможно, от регистрации вообще;
4) Число инстанции, через которые проходит каждый документ, сокращается до
минимума
5) Справочная работа обеспечивается с наименьшими затратами времени
6) Контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не
носить формальный характер
7) Наблюдение руководства и ответственность за постановку делопроизводства
возлагается на определённое лицо;
В 1928 году были подготовлены и изданы правила постановки архивной части
делопроизводства а государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и
предприятиях РСФСР.
 В документе были даны рекомендации по составлению перечня документов и дел, а
также правила их уничтожения.
В конце 20-х гг были разработаны стандарты составления различных видов
документов (формы бланков). Стандартизировались даже материалы, применяемые к
делопроизводству.
Появились системы специальной документации (плановая, статистическая,
бухгалтерская и т.д). В это время издаются отраслевые, нормативные и методические
материалы.
В 1931 году был издан проект общих правил документации и документооборота.
В 1936 году, с принятием Конституции, закрепилась иерархия управленческих
документов, чётко определивший какие же виды распорядительных документов должны
издавать органы власти и управления.
ВОВ, а затем необходимость восстановления хозяйства, привели к полному
отсутствию теоретических и практических разработок в области документационного
обеспечения управления в 40-50-х годов.
В 60-70х гг была разработана обширная законодательная база в области
делопроизводства, а также созданы Система стандартов по документации и общесоюзные
классификаторы.
В 1963 году Главархив СССР выпустил основные правила постановки
документационной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и
предприятий СССР.
В этот же период была поставлена задача разработать единую государственную
систему делопроизводства, а в 1988 Году с внедрением в работу вычислительной техники,
была утверждена вторая редакция Единой Государственной системы Делопроизводства
(ЕГСД).
В 1990-х годах был издан общий классификатор управленческой документации
(ОКУД), в который включены наименование форм документов, унифицированных систем и
основные положения по ведению системы классификаторов и УСД (Унифицированные
системы документации).
Таким образом, традиционная технология процессов документационного
обеспечения управления имеет следующие особенности:
1) Чётко выраженный вертикальный характер движения документов внутри организации
2) Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или
картотеках
3) Введение централизованных регистрационно-контрольных и отчётных массивов
(Файлов, журналов, картотек)
4) Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание
специализированных служб (Управление делами, канцелярии Секретариатов)
5) Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и
документооборота, их высокая степень стандартизации
6) Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в
государственных нормативно-методических документах
4. Основы делопроизводства. Основные термины и понятия
Делопроизводство (ДОУ) – это самостоятельная отрасль административно-
управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами;
Создание документационной, информационной базы на различных носителях для
использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функции.
Определение основных понятий ДОУ содержатся в национальном стандарте РФ
-«ГОСТ-Р7.08-2013 «Система стандартов по информации библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ДОУ - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
Цели ДОУ:
1. Фиксирование информации
2. Организация работы с документами
ДОУ включает 2 основных направления деятельности:
1) Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирования)
2) Организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, учет, регистрацию,
контроль, хранение, систематизацию, уничтожение
Документирование – это регламентированный процесс фиксации на различных
носителях и оформление на основании установленных требований/норм, всей необходимой
для осуществления управленческой деятельности информации.
Документирование – это совокупность методов, способов и процессов создания
документов, а также запись информации на различных носителях по установленным
правилам.
Виды:
1. Рукописный
2. Машинный
3. Естественный
 Способы фиксации информации определяет и выбор средств документирования.
 Это могут быть как простые орудия, которые используются для простого составления
документов (ручка, карандаш), так и механические (магнитофон, фото- , кино-, видео-
техника)
 В зависимости от фиксаторов документирования, различают и способы
документирования:
1. Текстовые
2. Кино-, фото-, видео документирование
3. Электронные
5. Операции в процессе труда с документами
Операции в процессе труда с документами – это обеспечение движения документов
в организации, их использование в организационных целях и хранение
В гос. стандарте под данным определением понимается – организация
документооборота, хранение и использование документов в текущий деятельности
учреждения.
Документооборотом называют движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления
Задачи документооборота:
1) Регистрация документов
2) Создание документов
3) Организация документооборота в организации
4) Систематизация документов
5) Передача документов их последующего исполнения или принятия по ним решения
Организация документооборота – это правила, в соответствие с которыми должно
происходить движение документов
Основные правила организации:
1) Оперативное происхождение документа с наименьшими затратами времени
2) Сокращение инстаций происхождения документа
3) Порядок прохождения и процесс обработки документов должны быть единообразными
В целом, процесс делопроизводства представляет собой часть технологического
управления и обработки документов
Предмет труда: информация в различных видах
Средство труда: организационная техника, обеспечивающая обработку информации
Процесс труда:
1. Технические
 Представляет собой контроль исполнения, т.е. регистрация, распечатка, перемещение
документов
2. Логические
 Чтение, ознакомление с документами, подбор
3. Творческие
 Специфика труда, состав исполнителей документа, поиск альтернативных решений
(оптимизация), документирование решений
Ответственность за правильную организацию возложена на Росархив
6. Нормативно-правовая база документирования управленческой
деятельности
1) Законы и НПА, регулирующие управленческую среду, как в целом, так и в
специфических отраслях, в том числе относящиеся конкретно к документам, архиву, доступу,
доступа конфиденциальности, электронной коммерции, защите данных и информации.
2) Стандарты практической деятельности организации;
3) Правила документационного характера, отражающие достижение в области
деятельности организации
4) Кодексы поведения и этики

В состав нормативно-правовой документации для управления входят:


1. НПА
2. Государственные и международные стандарты
3. Межведомственная и ведомственные инструктивно-методические материалы.
В правовую базу информационного законодательства включается:
1) Информационно-правовые нормы конституции РФ;
2) Отрасли законодательства, акты которых целиком посвящены вопросам
информационного законодательства
 Например, законодательство о СМИ, об интеллектуальной собственности
3) Отрасли законодательства, акты которые включены отдельные информационно-
правовые нормы
 Например, уголовное законодательство и КоАП в части ответственности за
правонарушения в информационной сфере:
 Законодательство о труде в части форм и видов трудовой деятельности в
информационных сетях
 Законодательство о предпринимательской деятельности и о
добросовестной конкуренции.
Правовые основы стандартизации в РФ устанавливают:
1) ФЗ «О техническом регулировании»
2) Стандартизация в РФ – стандарты и технический регламент
3) Унифицированная форма документов и классификаторы
= 2 и 3 установлены в Общероссийском классификаторе технико-экономической и
социальной информации (ЕСКК)
Правила оформления документов закрепляется в стандартах и других нормативных
документах по стандартизации.
*Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и
кодированию информации, а также по унификации документации установлены единой
системой классификации и кодирования технико – экономической и социальной информации
и унификации системы документации (УСД).
В соответствие с областью применения, классификаторы объектов
классифицируют:
1. ОК –Общероссийский классификатор
2. Отраслевой
3. Классификаторы предприятий
7. Стандартизация документов.
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в
целях обеспечения:
1. Безопасности продукции работ и услуг для окружающей среды, жизни и имущество
людей
2. Технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости
продукции
3. Экономии всех видов ресурсов
4. Безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и
техногенных катастроф и др. ЧС
Стандарты представляют собой нормативно-технический документ; комплекс
правил/норм, требований к объекту стандартизации, которые утверждаются органами власти
Виды:
1) Международные стандарты
2) Гос. стандарты (ГС ДОУ)
3) Стандарты отраслей (ОСТ)
4) Стандарты предприятий (СТП)
5) Стандарты научно-технических, инженерных и др. обществ
6) Также относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации
В настоящее время действует ряд систем документации:
1. Унифицированная система (УС) организационно-распорядительной документации
2. УС первичной учетной документации
3. УС банковской документации
4. УС финансовой, отчетной, учетной, бухгалтерской документации
5. УС документации по труду
6. УС учетной и отчетно-бухгалтерской документации предприятия
7. УС пенсионного фонда (УС ПФ РФ)
8. УС внешнеторговой документации
8. Унификация документов.
Унификация – это приведение чего-либо к единой форме.
Производится в целях сокращения количества применяемых документов (в
управлении), типизации их форм, установления единого требования
Унификация документов предполагает:
1) Установление номенклатуры, действующих в рамках УФД (совокупность названий,
терминов)
2) Разработка единой схемы построения документов, формуляра образца, правил
оформления
3) Разработка структуры документов
4) Создание общих синтаксических правил построения документов
Результаты, проведенные УД доводятся до уровня обязательной правовой формы, т.е.
стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия
(например, страна, отрасль и тд)
Роль унификации документов в организации:
 Приводит к улучшению ДОУ и повышению эффективности деятельности организации
По итогам унификации документов в организации составляется – табель форм
документов
 Устанавливает 1 нормативный документ унифицированной формы документов,
наличие которых необходимо для эффективного решения управленческих задач
На основании табеля форм документов создается – альбом форм документов
 Сборник эталонных унифицированных форм документов (УФД)
Внедрение УСД в современные организации может включать следующие этапы,
такие как:
1. Определение документации
2. Определение регулирующей среды
3. Создание альбома форм документов
4. Оптимизация документирования отделом управленческих процессов
9. Эволюция развития понятия «документ». Сущность категории.
С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в
поколение.
Сначала, в первобытном обществе, с помощью нечленораздельных звуков, мимики и
жестов.
Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи,
накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются
берестяные письма, одни из первых носителей информации.
На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.
А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности,
занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием)
Нужно отметить, что понятие "документ" является центральным,
фундаментальным в понятийной системе документоведения.
Понятие «Документ» можно рассматривать с точки зрения различных сфер, в
котором они используются, например:
В документоведение Документом будет являться зафиксированная на материальном
носителе информация
В архивоведение Документом будет считаться архивный документ
В источниковедении Документом будет считаться объект, специально
предназначенный для передачи информации
В 19 веке выделяется новый спектр значения Документа в управлении, т.е.
документом начинает считаться информация, зафиксированная по форме и предназначенная
для осуществления процесса управления
В 20 веке понятие «Документ» сохраняет свое значение, а также свою юридическую
силу
В 20 веке «Документ» – это:
1) Всякое письменное доказательство
2) Всякая бумага, составленная законным порядком и имеющая служить доказательством
прав
В 19-20 веке понятие «Документ» в сфере делопроизводства почти не
употребляется
Документ относится к понятию «деловая бумага» В 1932 году деловая бумага
заменяется термином «служебный документ»
Согласно ФЗ от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» "Об информации, информатизации и защите
информации" Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно
значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.
10. Функции документов
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно
разделить на три блока:
1) Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и
коммуникативная)
2) Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная)
3) Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция
исторического источника).
 Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной
информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются
определенным количеством и качеством информации.
Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота,
оптимальность и актуальность информации.
 Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е.
информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную
функцию документа в качестве его самостоятельной функции.
На изучении социальной информации базируются такие науки, как история,
источниковедение и др. В принципе каждый документ может выполнять социальную
функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности.
Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию,
может быть различным.
Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют
большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют
социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств
обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития,
достигнутого страной (отраслью).
Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и
влиять на общественное развитие.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее
социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как
существа общественного) в определенной социальной структуре.
 Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией.
Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о
внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий,
оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
 Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -
передача информации во времени и пространстве.
Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее
содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в
обществе, между различными элементами общественной структуры.
*В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как
резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью
Интернета, E-mail (электронной почты) и др.
В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как
ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология
документационного обеспечения управления.
 В управленческой функции документ выступает как средство управленческой
деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в
процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы,
обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют
большую роль в информационном обеспечении управления
 В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон
деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая
функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и
правоотношений.
 Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону
содержащейся в документе информации.
Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные
формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана
определенная структура представления информации.
 Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ
выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного
наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах,
навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов,
характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.).
 Документ также выполняет функцию исторического источника.
Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и
дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания,
происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
11.Виды управленческих документов, используемых при документировании
управленческих действий (организационно-распорядительные, информационно-
справочные)
Управленческие документы выступают и как предмет, и как результат труда.
Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов
должны соответствовать унифицированной системе документации требованиям ГОСТ –
Р7.0.97 – 2016, уставу организации, а также другим нормативным документам, содержащим
правила документирования.
При документировании управленческих действий используются различные виды
документов.
 Чаще всего управленческие документы делятся на 2 группы:
1) Организационно-распорядительные документы (правила внутреннего распорядка,
положения структурных подразделений, штатное расписание организации).
В состав организационных документов входят: учредительные документы (устав,
положения об организации, об определенной сфере деятельности, структура организации,
штатное расписание, правила (например, внутреннего трудового распорядка), инструкции
(должностные), регламенты.
Распорядительные документы относятся к правовым актам, которые содержат
конкретные предписания органов управления и должностных лиц.
=Их назначение – это оперативное регулирование деятельности организации,
структурных подразделений и работников в различных область управленческой деятельности.
В состав распорядительных документов входят: постановления, приказы, решения,
сами распоряжения и указания.
Правом издавать распорядительные документы обладают организации и предприятия,
филиалы предприятий, представительства, отделения, органы управления в организациях и
руководители организаций, а также государства.
2) Информационно-справочные документы.
Информационно-справочная документация объединяет в своем составе разные по
видам и содержанию документы, предназначенные либо для передачи информации от одного
адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений.
Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами
могут являться рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов.
В общем документообороте это основной поток документов, который движется по
схеме: исполнитель –> руководитель структурного подразделения -> руководитель
организации.
В отличии от распорядительных документов эти документы могут не
требовать исполнения.
К ИСД относят:
1. Сводки
2. Справки
3. Акты
4. Докладные
5. Объяснительные записки
6. Письма
7. Телеграммы
8. Телефонограммы
12.Прочие критерии классификации видов документов, используемых при
документировании управленческих действий и их свойства
 Все документы, по отражаемым в них видам деятельности, также можно
разделить на другие две большие группы:
1) Это документы по общим и административным вопросам, то есть по вопросам
общего руководства организацией и его производственной деятельности. Эти документы
могут составлять все работники организации.
2) Это документы по функциям управления. Их составляют работники финансовых
органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и т.д.
 Документы классифицируются также по наименованиям: служебные письма,
приказы, протоколы, акты, договоры и т.д. Оформление всех этих документов
унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными, а именно:
1) По месту составления: внутренние, внешние.
2) По содержанию:
 Простые документы (посвящены одному вопросу)
 Сложные (посвящены нескольким вопросам).
3) По форме:
 Индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои
особенности),
 Трафаретные документы (когда часть документа отпечатана, а другая часть
заполняется при составлении)
 Типовые.(шаблон)
4) По срокам исполнения: срочные, несрочные.
5) По происхождению:
 служебные (т.е. затрагивающие интересы предприятия или организации)
 личные (касающиеся конкретного лица)
6) По средствам фиксации: письменные, графические, фото/кинодокументы и т.д.

 Выделяют также следующие группы документов:


1. По сфере действия:
 Служебные (Деловые)
 Официально-личные (именные), поступающие с указанием конкретного лица
2. По степени гласности:
 Обычные (без ограничений доступа)
 С ограничением доступа:
 секретные
 для служебного пользования
 содержащие коммерческую тайну или конфиденциальные;
3. По юридической силе:
 Подлинники (оригиналы)
 Копии
 Дубликаты
4. По степени полноты представленной информации: полные и выписки.
5. По срокам хранения: срочные и несрочные

 Отдельно рассматриваются документы службы управления персоналом,


которые делятся на:
1) локальные нормативные акты
2) документацию по личному составу.
ЛНА – это документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в
организации и установление работодателем условий труда в пределах своей компетенции в
соответствии с законом или иными НПА
Они устанавливают порядок организации и условий труда, характеризуют систему
управления трудом в целом, то есть создают организационно-правовую базу трудовых
отношений с работниками.
ДЛС – это документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих
обязанностей по документированию работы с персоналом
13. Организационные формы работы с документами
На практике в любом управленческом аппарате выработаны 3 формы:
1. Централизованная
2. Децентрализованная
3. Смешанная
 Централизованная форма
Заключается в сосредоточении всех технологических операций по работе с
документами, введением одного специализированного структурированного подразделения.
Данным подразделением выполняется все операции по обработке документов от
момента их получения или создания до сдачи в архив.
 Децентрализованная форма
Является противоположной, т.е. каждая структура подразделений создается своей
службой работы с документами.
 Смешанная форма
Самая распространенная. При такой форме часть операций сосредотачивается в
центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются
операции по созданию, систематизации и хранению документов.
14. Организация службы делопроизводства.
При создании службы делопроизводства необходимо учитывать технические,
юридические и организационные аспекты.
1) Юридические аспекты – решение правовых вопросов деятельности службы, т.е.
устранение в соответствии с документами её статуса прав, ответственность, в соответствии
законодательными актами и нормами закона.
2) Организационные аспекты - заключается в разработке оптимальных для конкретного
управленческого аппарата структур службы делопроизводства, регламентирует основы и
связи между подчинёнными и соподчинёнными в структурных подразделениях.
3) Технические аспекты - касается программно-аппаратного средства обеспечения
функционирования службы делопроизводства.

Типовой состав функций делопроизводства:


1. Разработка, введение табеля и альбома УФД (Унифицированная форма документа –
совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере
деятель-и задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.)
2. Разработка и проектирование документов
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих или исходящих и внутренних документов и выполнение
информационно-справочной работы.
5. Контроль за правильностью оформления документов, предусмотренных на подпись
6. Изготовление документов
7. Контроль за работой с документами в подразделениях
8. Организация и введение предложений, заявлений в делопроизводство.
9. Контроль за правильностью оформления и формирование дел в структурных
подразделениях органа
10. Повышение квалификации работников службы дел архива
11. Организация рабочих мест и всех условий труда

 В настоящее время основы нормативной документации регламентированы в


наименовании документации рабочей службы делопроизводства, а именно: - общероссийской
классификации управленческой документации (ОКУД)

3 категории в организации службы делопроизводства:


1) руководитель
2) специалист
3) технический исполнитель
 Руководитель – это заведующий службы дел, заведующий протокольного отдела,
начальник секретариата.
*количество не должно превышать 20 % от общего числа делал производителей
(персонала)
 Специалисты:
1) Документовед
2) Помощник руководителя
3) Инспектор
4) Секретарь коллеги
5) Коллектор
= Функции:
 Выполнение как технических, так и оперативных задач, задач по анализу и
обобщение информации, по разработке нормативной методической базы
делопроизводства.
 Технические исполнители:
1) Экспедитор
2) Делопроизводитель
3) Стенографисты
4) Курьеры
5) Операторы организации техники
= Обязанности:
 Выполнение операций по передаче документации, учёту, доставке и хранения.
Оптимальная численность делопроизводства работников по отношению к общему
количеству работающих в учреждении должно составлять:
1) Для министерств и ведомств 12-15%
2) Для промышленных предприятий 0,5% от общего числа работающий
Структура службы документооборота зависит от объема документооборота и от
технологии работы с документами, которые сосредоточена в следующих
подразделениях:
1) Секретариат
2) экспедиция (не уверена, что правильно записала)
3) подотдел, отдел или группа по контролю исполнения документов.
4) по работе с обращением граждан
5) копировальное бюро
6) протокольная группа
7) редакционная группа
8) приемная
9) архив
10) группа по учёту и регистрации документов
Структура, функции, задачи службы делопроизводства закреплены в ряде
внутренних документов.
Внутренние документы:
1) положения
2) должностные инструкции
3) правила
4) штатное расписание
5) приказы о распределении обязанностей
15. Качественные характеристики документооборота
Документооборот – это положение(движение) документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организационные основы документооборота:
1) Организационно-правовая форма
2) Задачи работы предприятия
3) Схема построения организационных структур
4) Внешние коммуникации
5) Делегирование полномочий внутри организации
Движение документов в организации рассматривается как документопоток входящих
или исходящих и внутренних документов.
В документопотоке анализируются качественные параметры документооборота,
которые определяются:
1) Видовым составом документов
2) Правильностью выполнения делопроизводственной операции
Т.е. К качественным характеристикам документооборота относятся:
1) Характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
2) Маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции
маршрута движения документов);
3) Периодичность (стадии документооборота)
4) Направленность движения.
Главное правило организации документооборота – это оперативное прохождение
документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
= Для этого необходимо:
1. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения
технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно
быть оправданным);
2. Исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.
3. Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных
категорий документов.
16. Количественные характеристики документооборота
Документооборот – это положение(движение) документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организационные основы документооборота:
1) Организационно-правовая форма
2) Задачи работы предприятия
3) Схема построения организационных структур
4) Внешние коммуникации
5) Делегирование полномочий внутри организации
Движение документов в организации рассматривается как документопоток входящих
или исходящих и внутренних документов.
Количественные параметры документооборота – это данные об общем объеме
документооборота органу, входящих в тот или иной документопоток.
Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий
определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических
средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры
службы ДОУ.
Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют
масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими
организациями
Учёт количества документа может быть:
 Как полным, так и выборочным по видам документов
 По форме их представления
 По вопросам деятельности
 По структуре подразделений и других управленческих параметров, которые
учитываются в процессе документооборота.
17. Принципы организации документооборота в организации
 Это отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут
функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документированной
информации.
Рациональная организация предусматривает учет:
1. Оптимальность
2. Оперативность
3. Прямоточность (Оперативность)
4. Выделение документопотоков в единообразии их обработки
5. Управляемость (Регулирование)
1) Предусматривает создание, обработку и исполнение документов, необходимых
для обеспечения деятельности организации.
Практически это означает – регламентацию административных процедур бизнеса и
производственных процессов с обязательным выявлением информации документов,
обеспечивающих данные процедур и процессы; исключающие дублирования документов и
информации в них; отказ от лишних экземпляров и копий (+ рассылки); замену электронными
копиями и тд.
2) Предусматривает, что в один и тот же день, но, как правило, не позднее дня
следующего за датой документа, осуществляется его предварительное рассмотрение и
маршрутизация делопроизводства, рассмотрением руководителем с проставлением указания
по исполнению и направлением конкретному исполнителю через службу делопроизводства,
т.е. исполнитель должен получить документ на исполнение в день его регистрации.
3) Прямоточность (оперативность)
Предусматривает направление документа в то подразделение и тому исполнителю,
который имеет все полномочия на решение вопросов в документе по существу.
4) Выделение документопотоков в единообразии их обработки означает
шаблонность методов и принципов обработки. Принцип включает однократность регистрации
(единообразность оформления результатов исполнения, единое исполнение сроков, методов и
отправки документов)
5) Управляемость (Регулирование)
Использованием организационных методов и информационных систем на основе
концепции управления документами.
Необходимость контролирования своевременного исполнения заданий и отслеживания
взятых на себя обязательств.
Правила организации документооборота применяются комплексно с учетом
параметров документа, к которым относятся:
1. Учитывается качественный состав документооборота
2. Учитываются функции организации
3. Учитываются полномочия структур подразделений и должностных лиц на принятие
решений
4. Сроки исполнения и реальная исполняемость
18. Инструкция по документационному обеспечению управления (на примере
негосударственных организаций)
 Это правовой акт, издаваемый органов гос. управления или утверждаемый его
руководителем в целях установления правил, регламентирующих организующие, научно-
технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности
предприятий, учреждений и прочее
Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в
ней нет указаний на конкретных исполнителей, а также сроков исполнения
 Нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов с учетом условий и специфики деятельности
Основными документами при разработке инструкций по ДОУ:
1. ГС ДОУ (общие правила на территории РФ)
2. Методические рекомендации ВНИИДАД
3. ГОСТР Р ИСО «Национальный стандарт РФ…»
Инструкции по ДОУ:
1) Типовые
 Разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений, министерств и
ведомств определенной отрасли народного хозяйства
2) Примерные
 Составляются с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей
конкретной организации
3) Индивидуальные
 Разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям
деятельности организации

Содержание:
1. Инструкции содержат много указаний, поэтому ее текст должен быть точным и
конкретным
2. Текст разбивается на разделы, пункты, подпункты и прочее
3. Начинается инструкция с раздела: общие положения, где излагаются цели, область
применения, порядок пользования
4. Изложение текста должно вестись от третьего лица или в безличной форме
5. Заголовок должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней и лиц, на которых
распространяется (например, должностная инструкция секретаря)
Многие инструкции разрабатываются по типовым и, поэтому, необходимо уточнять
существует ли типовая инструкция по отдельным вопросам
Типовые инструкции включают в себя:
1) Правила составления и оформления документов
2) Организация документооборота и исполнение документа :
 Разделы (регламентируют порядок приема, обработки, распределения
входящих документов и подготовки/отправки исходящих)
 Регистрация
 Организация справочной работы
 Контроль исполнения документов (определяются документы,
подлежащие обязательной конкретике)
 Оперативное хранение документов
 Подготовка к сдаче в архив
Унифицированной формы инструкций не существует. Она может дополняься и
изменяться в зависимости от специфики организации
В нее также могут включаться разделы по работе с обращениями граждан с
документами с ограниченной сферой распространения и тд.
Организации также необходимо разработать четкие правила работы с документами,
несущими в себе конфиденциальную информацию
В инструкцию по ДОУ обычно не включаются: правила работы по специальной
системе документации (Например, конфиденциальная, кадровая, финансовая) Т.к. они
регламентируются издаваемыми отдельно документами
Инструкция утверждается либо подписью организации, либо приказом
После согласования инструкции и ее утверждения, сотрудники, попадающие под ее
действие, ставят на ней свою подпись
19. Понятие, сущность и значение электронного документооборота, его
достоинства и недостатки
(не существует официального определения)
Система электронного документооборота (СЭД)- это:
В узком смысле:
 Это понимается программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с
электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.
В широком смысле:
 Это современное, организационное и технологическая структура, пронизывающая всю
производственную целостность, включая программное обеспечение, технический и
методологические компоненты, а также нормативные и организационные аспекты.
Кратко: СЭД - это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры
делопроизводства организации или учреждения
Сущность и значение ЭД заключается в том, что обмен информаций между
участниками документооборота происходит путём осуществления последовательных
транзакции, регламентированных соответствующий процедурой по Электронному обмену
документов.

Цели внедрения СЭД:


1. Сокращение или полный отказ от бумажного документооборота
2. Снижение риска утери документов
3. Создание единой организационной базы организации
4. Структурирование всей документации по утверждённой в номенклатуре тем
5. Контроль за исполнением документов
6. Повышение дисциплины среди сотрудников
7. Повышение эффективности работы учреждения;

Достоинства электронного документооборота:


1) Простота создания корректировки распространения
2) Снижается время при осуществлении поиска информации
3) Доступность электронного документа
4) Межведомственное взаимодействие и обмен информацией на всей территории
РФ
5) Отказ от хранении информации на бумажном носителе
6) В любое время электронный документ можем перевести на бумажный носитель
7) Централизованное хранение
8) Прозрачность( отправитель видит на какой стадии находиться документ) ;
 К ЭД не применимы понятия копия или подледник.

Недостатки электронного документооборота:


1) Не гарантируется сохранность в электронном виде
2) Не компетентность сотрудников и отсутствие необходимого уровня обращения с
информационными ресурсами
3) Не грамотность населения
4) Согласование документов
5) Совместимость участников электронного документооборота
6) Затратность
20. Принципы организации электронного документооборота и его функции
В основе электронного документооборота лежат ряд принципов:
1) Наличие программной платформы
2) Распределённая обработка информации
3) Масштабированность
4) Открытость и возможность интегрирования
5) Возможность работать с документами различного формата
6) Возможность коллективной работы
7) Возможность работать по открытой схеме
8) Контролированность
9) Адаптированность
10) Учёт особенность российского построения документооборота;
Пояснение принципов:
1.Программная платформа представляет собой общую организацию исполнения
прикладных программ, задавая, например, порядок запуска программы
2.Принцип распределенной обработки данных — это обработка данных,
выполняемая на независимых, но связанных между собой компьютерах,
представляющих распределенную систему. Распределенная обработка данных заключается в
том, что пользователь и его прикладные программы (приложения) получают возможность
работать со средствами, расположенными в рассредоточенных узлах сетевой системы
3.Принцип масштабированности основан на том, что выбранная электронная
платформа должна обеспечивать интересы организации и соответствовать перерабатываемым
объемам информации;
4.Принцип открытости заключается в необходимости возможности обновления
системы, ее доработки, совмещение с другими системами и возможность экспорта документов
из одной системы в другую
Все СЭД делят на:
1) СЭД, который можно настроить на работу по определенным правилам
2) СЭД, которые разработаны для поддержания правил
Функции СЭД:
1. Универсальный набор функций.
 Обычно называют «вариант из коробки» или «Коробочный СЭД».
 Чаще всего, имеют в своём составе стандартные функции, которые могут полностью
не соответствовать потребностям организации
2. Индивидуальный набор функций для каждого заказчика
3. Комбинированный набор функций.
21. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота
Электронный документ становиться электронным при помощи подписания его
электронной цифровой подписью
Порядок подписания документа цифровой подписью регламентирован ФЗ 06.04.2011
года №63-ФЗ «Об электронной подписи» (+ст. 2 основные понятия)
Электронная подпись (ЭЦП, ЦП)
 это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в
электронной форме (подписываемые информации) или иным образом связано с такой
информацией и которая используется для определения лица подписывающего информацию.
 это аналог собственноручной подписи, являющейся средством защиты информации,
обеспечивающимся возможность контроля целостности и подтверждения подлинности
электронных документов.
Закон определяет простую и усиленную ЭП.
Простоя ЭП:
 Посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт
формирования электронной подписи определённым лицом.
Усиленная ЭП: квалифицированной и не квалифицированной.
 Неквалифицированное ЭП
 Получена в результате криптографического преобразования информации с
использованием ключа электронной подписи.
 Она позволяет определить лицо подписавшее ЭДокумент и обнаружить факт внесения
изменений в ЭД после подписания.
 Квалифицированной ЭП
 Ключ проверки (специфическая последовательность символов) электронной подписи
указан в квалифицированном сертификате.
Т.е. это уникальная последовательность символов, связанное с ключом ЭП и
предназначенное для проверки его подлинности.

В ФЗ «об ЭП» закреплено понятие удостоверяющий центр.


Удостоверяющий центр – это юридическое лицо, ИП, гос.орган или орган МСУ,
осуществляющий функции по созданию или выдачи сертификатов ключей проверки
электронных подписей.
Понятие электронного документа можно найти в ФЗ от 27.07.2006 #149-ФЗ «Об
информации информационных технологиях и защите информации».
ЭД - это документированная информация представленная в электронной форме, т.е в
виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных
машин (ЭВМ), а также для передали по информационно- телекоммуникационным сетям или
обработке в информационных системах.
В абз.2 п.2 ст.434 ГК РФ под ЭД понимается передаваемая по каналам связи
информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощи
электронных, магнитных, оптических или других аналогичных средств, включая обмен
информацией в электронной форме и электронную почту.

Юридическую силу имеют те электронные документы, которые подписаны


Усиленной квалифицированной электронной подписью .
Она выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, к ней прилагается
квалифицированной сертификат ключа проверки ЭП. Подписью позволяет определить лицо,
подписавшее документ и защитить его от несанкционированного изменения.
22. Виды систем электронного документооборота
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько
видов электронного документооборота:
1. Бухгалтерский
2. Производственный
3. Складской
4. Архивное дело
5. Управленческий
6. Кадровый
7. Технологический и тд
Также встречаются и другие виды:
1) Универсальная коробочная система
«Коробочные» системы - это программные продукты полностью готовые к установке,
что предусматривает определенный набор возможностей их донастройки под нужды
компании.
2) Индивидуально разрабатываемая система
3) Комбинированная система

В зависимости от степени интеграции система электронного документооборота


делится на:
1. Универсальные системы
 Они независимы
 Предназначены только для автоматизации ДОУ
 Они используют клиент-сервисную технологию
2. Системы управления групповой работой
 Имеют меньший функционал, чем универсальные системы
3. Встроенные модули в составе информационных систем управления
 Имеют ограниченный функционал и без базовой системы не работают

Выделяют СЭД по функционалу и решаемым задачам:


1) Системы делопроизводства
 Они используются в организациях с жестко формализованной системой управления и
задачами
2) Электронный архив
 Это система структурированного хранения документов, обеспечивающая
надежность хранения документов, разграничения прав для доступа удобной и быстрой
пользы
23. Системы электронного документооборота, используемые на российских
предприятиях
СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий
различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых.
Программные комплексы такого класса обеспечивают:
 Организацию юридически значимого документооборота компании
 Ведение архива документов
 Автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей
корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном
виде)
 Контроль исполнительской дисциплины
 Согласование договоров и платежей
 Согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов
 Обработку и хранение первичной бухгалтерской документации
 Автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса.
Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка
мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными
платформами предприятия.
На российском рынке представлено огромное множество систем электронного
документооборота. Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют
законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления
документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также
требованиям IT-безопасности.
Системы ЭД на российских предприятиях (насчитывает свыше 50):
1) Система электронного документооборота  «Диалог». Разработчик:
государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства
внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
 Облачная автоматизированная информационная система для обеспечения юридически
значимого электронного документооборота и управления корпоративной информацией. 
2) Корпоративная система электронного документооборота   КСЭД 3.0.
Разработчик: «КРОК Регион».
 Направлена на автоматизацию процессов общего документооборота, повышение их
прозрачности и управляемости.
3) Система электронного документооборота  «СЭД-Сириус». Разработчик:
Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
 Базовая информационная система электронного документооборота в администрации г.
Владимира, разработанная управлением информатизации, телекоммуникаций и
делопроизводства, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их
обработку, управление документами и доступ к ним
4) Система автоматизации процессов дорожно-строительных
организаций  «Эпюра»  (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик:
Аракелян Армен Рафикович.
 Это система автоматизации процессов дорожно - строительных организаций при
планировании и ремонте автомобильных дорог, созданная на платформе
5) Программный продукт  «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО
«НТЦ СТЭК».
 Помогает структурировать и автоматизировать движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
6) Модуль  «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»).
Разработчик: компания «Компас»
 Это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации
документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного
доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и
электронным.
24. Эффекты от внедрения системы электронного документооборота и порядок ее
внедрения на предприятии
Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления
предприятием.
Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: 
1) Прямой эффект от внедрения системы
 Связан с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и тд
1) Косвенный эффект от внедрения системы
 Связан с теми преимуществами для функционирования организации, которые
дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины,
возможность накопления знаний и др.).
Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно.
Сложность состоит не в том, что его невозможно оценить, а в том, что оценка всегда
будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс
состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает
непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или
уменьшения трудозатрат.
Эффективность использования электронного документооборота в организациях
также оценивается количественно и качественно.
Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения
материальных и временных затрат:
 Сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов:
регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
 Ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения
к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование,
скорость распространения информации внутри компании;
 Экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские
принадлежности, расходные материалы и хранение документов.
Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития
нескольких аспектов деятельности компании:
 Рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого
информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному
контролю над исполнением документов;
 Снижение рисков потери документов;
 Увеличение скорости согласования и утверждения документов;
 Повышение корпоративной культуры.
Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного
документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут
вовлечены в ЭДО.
порядок внедрения СЭД на предприятии
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно
повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях
любой формы собственности, а также в государственных учреждениях.
Внедрение СЭД на предприятии/организации заключаются в следующих этапах:
1. Изучение организации (обследование)
 Анализ процессов организации
 Соотнесение типовых возможностей системы с потребностями конкретной
организации и определение необходимости доработки системы
 Разработка плана проекта
 Разработка технического задания на внедрение системы
 Подготовка организации к внедрению (организационные и технические
мероприятия в структуре заказчика)
2. Настройка программного продукта под задачи организации, настройка системы под
процессы организации
3. Внедрение программного продукта
 Опытная эксплуатация
В период опытной эксплуатации происходит накопление опыта пользователей СЭД,
отладка процедур работы с документами с использованием СЭД
В период опытной эксплуатации СЭД полезно присутствие представителя
разработчика СЭД для оперативного решения возникающих вопросов - авторский надзор.
После завершения опытной эксплуатации СЭД и решения всех вопросов, возникших
на этом этапе, система передается в промышленную эксплуатацию
 Опытно-промышленная эксплуатация
Заключается в установке и настройке ПО, обучения персонала, устранения ошибок в
работе системы, доработка СЭД
 Промышленная эксплуатация
В ходе промышленной эксплуатации СЭД используется в полном объеме,
необходимым для данной организации.
Одна из основных задач пользователей на этом этапе - поддержание СЭД в актуальном
состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей
 Обучение
4. Что потом?
 Гарантийное обслуживание
 Обновления и консультация
 Дальнейшее развитие системы в целом

Другая теория внедрения этапов СЭД на предприятиях

Условно можно выделить 5 этапов процесса внедрения СЭД:


1. Предпроектное и информационное обследование объекта внедрения СЭД (результат:
концептуальная или инфологическая модель)
2. Анализ объекта внедрения СЭД и построение даталогической или логической модели
3. Физическая реализация: разработка, настройка, доработка и тестирование
информационных систем (результат: физическая модель)
4. Опытно-промышленная эксплуатация СЭД: установка и настройка ПО, обучение
персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка СЭД
5. Промышленная эксплуатация СЭД.