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Informática

Combinar correspondencia con Word

Usamos combinar correspondencia el Word para crear varios documentos
idénticos en los que sólo varían unos datos, así podríamos crear varias cartas para
varios destinatarios con el mismo texto.

En el ejemplo que vamos a hacer vamos a enviar una carta a los propietarios de
las mascotas que tienen la vacunación pendiente

[Descargar lista]
Antes de empezar necesitamos un listado con los nombres, puede tener varios
formatos (Excel, una lista en Word, bases de datos, etc) nosotros vamos a usar
una lista en Excel, que será lo más habitual. Si no lo tienes, hazlo ahora, que
luego se complica todo.

Cuando lo tengas, guárdalo y ciérralo.

También necesitas el documento que le vas a enviar a tus clientes y sobre él

insertaremos los campos de la lista de datos.
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El nuestro será como el de más abajo, sustituyendo las palabras en negrita por las
que tenemos en la lista, Word creará varios documentos uno por cada una de las
filas de la hoja de datos.

Ya que tenemos todo preparado vamos a la cinta de opciones, al grupo

correspondencia y elegimos Documento normal de Word, las otras opciones son
plantillas que trae Word.
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Y ahora le decimos que queremos insertar los datos de la lista que teníamos
antes:
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(Este cuadro sale porque el archivo de excel tiene dos hojas, marca la
primera)

Ahora cambiamos los textos que tenemos por los campos de la lista:
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Verás que pone «PROPIETARIO», es el nombre de la columna de la lista de

datos, pero si te molesta podemos previsualizar cómo quedaría el documento en
el botón “Vista previa de resultados”
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Continuamos con todos los campos que queremos combinar

Los campos ya sabes que se puede ver el texto que aparecería y se pueden
formatear como cualquier texto: cambiar tipo de letra, tamaño, estilo, etc.

Ya sólo nos falta crear los documentos:

Con esto tendremos un documento con tantas páginas como registros haya en la
lista, incluyendo los que tienen la vacunación pendiente y los que no.
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Para enviar la carta solo a los que tienen la vacunación pendiente

Verás que ya hay menos registros, solo los que tienen la vacunación pendiente,
podríamos haber pedido los que son de determinada provincia o cualquier otro
criterio, y volvemos a crear la combinación para que, ahora sí, salga correcta.