TDR ADMINISTRATION & FRONT DESK ASSISTANT

Marie Stopes Madagascar (MSM) est une organisation sociale à but non lucratif orientée
vers le résultat, qui utilise des techniques modernes de gestion et de marketing pour fournir
des services de planification familiale, de santé de la reproduction et sexuelle, de santé
maternelle et infantile et autres services associés. Elle fait partie du partenariat de Marie
Stopes International (MSI) qui œuvrent dans 38 pays actuellement respectant les mêmes
normes et standards de prestation de service, de qualité et des opérations tel que décrits
dans le manuel de partenariat. Les prestations de services de MSI& MSM sont
fondamentalement centrées sur le client (CLIENT- FOCUSED).
Mission : MSM est motivée par la même mission que Marie Stopes International de
permettre aux femmes et aux hommes d’avoir des enfants par choix et non par hasard
Vision : En 2015, dans le cadre du développement du plan stratégique de 2020, MSM a
développé la vision qui suit « Permettre aux familles malgaches de disposer des moyens,
des connaissances et la possibilité d’avoir un enfant par choix et non par hasard ». MSM a
choisi de nommer le profil type de son client par « Rasoa ».
Valeurs fondamentales :
MSI a défini trois valeurs fondamentales : Centré sur le client – Redevable – Courageux.
Les équipes de MSM ont voté pour les valeurs suivantes afin d’atteindre la vision
développée : PROACTIVITE – REDEVABILITE – INTEGRITE.
La structure organisationnelle de MSM est organisée de façon à s’assurer que la vision et les
objectifs à long et à court terme soient atteints.
En 2017, avec le départ d’un de ses grands bailleurs, MSM a passé en revue ses
orientations et priorités stratégiques et a conclu que la PERENNISATION est l’OBJECTIF
PRINCIPAL qui garantit une livraison de service durable auprès de RASOA.
La structure organisationnelle est conséquemment ajustée pour supporter cet objectif. Il est
à noter que suivant le contexte cette structure peut être amenée à une révision plus ou
moins systématique.
Lieu d’affectation Poste du Supérieur Durée de
Nom du poste : Durée du contrat
du poste: hiérarchique : l’essai:
Administration & Front Administration &
Antananarivo CDI 3 mois
Desk Assistant Building Officer
Dans la nouvelle organisation de structure, les trois piliers de la gestion suivants vont être
considérés : STRATEGIE – IMPLEMENTATION/MISE EN ŒUVRE – EVIDENCE.

Le département Corporate Service de Marie Stopes Madagascar est composé de 18

postes. .

Marie Stopes Madagascar est appelé à gérer le fonds des ONG partenaires du Projet.

Le poste d’Administration & Front Desk Assistant est intégré à l’équipe du département
Corporate Service. Il travaille sous la supervision de l’Administration & Building Officer
mais collabore étroitement avec les autres départements, les équipes sur terrain du projet.

Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction
des activités.
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Il est basé à Antananarivo mais il comprendra de nombreux déplacements dans les régions
de Madagascar.

Votre première responsabilité est de soutenir la mission de MSM qui est d’assurer aux
individus le droit d'avoir des enfants par choix et non par hasard.

Vous devrez adopter, appliquer, et promouvoir les valeurs essentielles de MSI :

1) Motivés par une mission 2) A l’écoute de nos partenaires  3) Stimulés par

une culture du résultat 4) Doté d’un esprit pionnier 5) Partisans d’une
démarche durable  6) Axés sur la personne

Principales responsabilités Mesures

L’Administration Assistant & Front Desk Assistant est chargé de  Satisfaction des visiteurs,
l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels entrants –sortants, de  Environnement propre et
l’enregistrement - circuit des courriers, de la remise des chèques aux agréable au niveau de la
fournisseurs ou prestataires. Elle fournit des appuis administratifs sur réception,
les réservations d’avions et d’hôtels, les organisations des ateliers, des  Bonne image de MSM au
niveau de l’accueil,
réunions et des événements. Enfin, elle gère au quotidien les agents
 Registre de réception est
de surface dans le cadre du nettoyage et de la sécurité des bureaux de
maintenue et mise-en-
l’HO. effet.
1. Réception des visiteurs /Accueil
 Recevoir tous les visiteurs dans une manière accueillante,
 Assurer que la réception soit un environnement agréable,
propre et accueillant,
 Prendre des pas nécessaires pour assurer la satisfaction des
visiteurs, en d’autres termes : réserver un bon accueil et offrir
les services de haute qualité selon les standards internationaux
de MSI et selon la perception et le jugement des visiteurs. Il/elle
doit maintenir confidentielles les données sur les visiteurs,
 Diriger les circuits des visiteurs à travers le Head Office et leurs
donner des badges y afférents pour pouvoir accéder aux
bureaux du Head Office,
 Faire le nécessaire pour limiter les attentes des visiteurs,  Pas de courriers égarés
ou disparus,
 Réception des courriers à
2. Gestion des courriers /Téléphones 
temps et à jours par le
 Suivre le bon acheminement du courrier interne et externe ainsi
destinataire,
que le système de transmission établi par MSM (divers
 Pas d’attentes aux
rapports, états des primes, bon de commande, bon de livraison,
bon de réception), niveaux de la réception
 Répondre à toutes demandes de renseignements au téléphone, des appels.
et effectuer le triage des appels du HO.

3. Gestion Administrative   Tableau des horaires de

 Coordonner avec l’Administration et Building Officer sur les tous les vols,
déplacements aériens du personnel interne et externe,  Communication de tout
 Assurer la réservation du vol et la réservation de l’hôtel du changement des horaires
personnel en déplacement, de vols à temps,
 Appuyer l’Administration, le Corporate Service Manager , et les  Liste de tous les hôtels
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Managers dans l’équipe Service Provision dans la satisfaction avec les prix,
de leurs besoins administratifs (p.ex. réservation des salles de  Zéro oubli et retard de
réunions, orientation des nouveaux employés dans le bâtiment réservation,
et à propos de la santé et la sécurité , notes de compte pour  Pas de chèques égarés
leurs rendez-vous, appui pour les projets qu’ils mènent), ou disparus,
 Assurer la distribution des chèques auprès des fournisseurs.  Zéro réclamation des
Travailler étroitement avec le Département financier, fournisseurs.
 Collaborer avec les autres assistants administratifs de MSM
pour l’organisation des évènements pour le HO (p.ex. fêtes de
noëls, formations inclusives).

 Cahier des entrées et

4. Pointage sorties journalières.
 Assurer l’enregistrement des pointages des heures et/ou jours
de tout le personnel.

5. Propreté / Sécurité de MSM

 Gérer les femmes de ménage,

 Planifier, superviser et contrôler les tâches quotidiennes des
femmes de ménage du Head Office pour que la propreté du
bureau soit toujours maintenue,  Checklist de suivi pour les
 Assurer et suivre l’achat des produits d’entretien du Head femmes de ménage
Office,  Environnement de travail
 Développer une check-list de suivi pour les femmes de conforme aux standards
ménage, de santé et sécurité
 Collaborer avec le Corporate Service Director, le Corporate  Protocoles et procédures
Service Manager dans la mise en œuvre des règles d’hygiènes de sécurité sont en place
et de sécurité au travail ainsi que du Pack Essentiel de et documentés
Sécurité de MSM :  Communication régulière
avec les gardiens et autre
 assurer que les procédures de nettoyage, les produits personnel sur les
utilisés, l’agencement des meubles sont conformes aux protocoles de sécurité de
règles d’hygiène, de santé et sécurité du personnel, HO.
 assurer le respect de la procédure relative à la gestion des
 Rapport sur les achats
clés (Ex : garde des clefs, ouverture et fermeture des
pour HO (produits
bureaux à clefs, assurer que les gardiens sont au courant
nettoyage)
des renseignements sur le contexte de sécurité dans le
quartier / la ville, …).

6. Gestion de la petite caisse

 Gérer la petite caisse sous la supervision de l’Administration &

Building Officer
 Faire régulièrement des rapports sur la gestion de la petite
caisse  Rapport régulier sur la
gestion de la petite caisse
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Compétences et Expérience

Qualifications:

 Bac + 2 en Secrétariat ou Equivalent,

 Connaissance des rouages administratifs,
 Maîtrise des outils informatiques : WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, INTERNET,
 Maîtrise de la langue française et la langue Malagasy,
 Bon niveau d’Anglais.
Expérience:

 Un (1) d’expérience réussie à un poste similaire.

Compétences:

 Une grande capacité d’organisation,

 Maîtrise des outils informatiques,
 Forte en communication verbale,
 Maitrise des systèmes administratifs.

Attitude / Motivation:

 Discrétion,
 Confidentialité,
 Rigueur,
 Ordre,
 Alerte,
 Politesse,
 Axé sur Croyance dans le rôle du secteur privé pour livrer des résultats,
 Compatissant aux femmes qui cherchent la PF et la sante reproductif [ESSENTIELLE],
 Tenace et persistant,
 Encourage les autres membres d’équipes à livrer des services de la plus haute qualité,
 Axé sur le client,
 Créatif et innovant, le candidat aura une passion pour trouver de nouveaux moyens pour communiquer
efficacement les équipes de MSM,
 Fortement orienté vers l’atteinte des objectifs et des résultats, persévérant et énergique, capable
d’initiative ne nécessitant pas une supervision continue,
 Une capacité de persuasion et d’inspiration dans une approche collaborative dans le travail d’équipe,
 Proactif.

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