Докладная записка – документ, содержащий информацию о каких-либо
фактах, событиях, как правило, нарушающих установленный порядок, с выводами и предложениями составителя.
Она составляться как по указанию руководителя предприятия, структурного
подразделения, так и по инициативе структурного подразделения или конкретного работника.
Докладная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым
расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляр этого документа совпадает и состоит из следующих реквизитов:
- наименование структурного подразделения – автора;
- название вида документа;
- дата;
- регистрационный номер (только в случае необходимости);
- заголовок к тексту;
- адресат;
- текст;
- приложение (при необходимости),
- подпись.
Наименование структурного подразделения – автора (где работает
непосредственный составитель документа) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.
Название вида документа оформляется прописными буквами через 2
межстрочных интервала также от границы левого поля.
Дата является датой составления и подписания документа и оформляется
цифровым способом (11.05.2007), располагается через 2 межстрочных интервала ниже вида документа от границы левого поля.
Регистрационный номер на внутренних докладных и служебных записках
проставляется только в случае необходимости на той же строке, где дата. Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, инициалы и фамилия руководителя.
Заголовок к тексту располагается через 2-3 межстрочных интервала ниже
даты и номера в верхнем левом углу. Если текст записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Текст записок, как правило, состоит из двух смысловых частей, которые
представлены в разных абзацах или могут быть заключены в одно предложение, если обсуждаемая проблема позволяет столь лаконичное изложение.
Во вводной части текста докладной записки указываются факты или
события, послужившие поводом к созданию данного документа, сопровождаемые ссылками на даты, другие документы.
В основной части содержатся выводы и предложения о конкретных
действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста (или
приложения) и состоит из наименования должности лица, составившего записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).