Правила подготовки и •пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором за-
проведения деловой беседы кладываются возможные элементы модели будущей беседы ;
Деловая беседа — процесс общения с использованием вер- •невнимательное отношение к отдельным, незначительным с бальной и невербальной связей, направленный на решение субъективной точки зрения некоторых участников, правилам вопросов производственной деятельности. Правила подготовки и ведения или подготовки беседы. Так, например, отсутствие проведения деловой беседы представляют собой основные действия , должного внимания к выбору места проведения беседы может предпринимаемые в определенной последовательности и взаимосвязи , привести к тому, что несоответствующая ситуации обстановка и направленные на достижение цели беседы и создание положительного даже взаиморасположение участников сведут на нет успешность образа участников. деловой беседы. Напомним, что под вербальной связью понимается словесное Естественно, навыки ведения деловой беседы не приходят в результате осмысленное общение, в процессе которого используется, главным механического заучивания правил. Овладение искусством ее образом, вербальный осмысленный материал (слова, фразы, тексты ), а проведения происходит путем неоднократного тренинга как в процессе также отдельные элементы невербального осмысленного материала профессиональной деятельности, так и в повседневной бытовой (рисунки, фотографии и т. п.). Под невербальной связью понимается обстановке. Процесс деловой беседы можно представить схематично в взаимодействие людей в процессе общения через жестовую, виде основных действий, которые необходимо предпринимать в несловесную информацию. определенной последовательности и взаимосвязи . Навыки ведения беседы возможно отрабатывать в любой при - Последовательность указанных на рис. 9.1 действий охватывает два емлемой для этого обстановке. В качестве тренировочного «полигона » взаимосвязанных процесса — подготовку к беседе и ее проведение. можно использовать бытовую беседу с родственниками , друзьями , Процесс подготовки к беседе характерен тем, что он предусматривает знакомыми, поскольку с определенным допущением и корректировкой, возможность моделирования хода беседы. Отличительной чертой исключающей производственный уклон, правила ведения деловой построения ее модели является то, что при отработке формулировок беседы применимы и в повседневной обстановке . Естественно, любую понятий и суждений, определении последовательности и содержания встречу с коллегами в производственной обстановке можно аргументации и формировании состава участников беседы может использовать для тренинга проведения деловой беседы . проводиться анализ возможной ответной реакции собеседника . Существуют различные точки зрения на соотношение понятий Невыполнение подобного анализа способно в ряде случаев поставить «деловая беседа» и «переговоры». В принципе допустимо ставить между одного из участников беседы в тупик, если реакция другого отличается ними знак равенства. Представляется целесообразным разделить эти два от предусмотренной или интуитивно желаемой. понятия, но с естественной оговоркой, что между ними существует Причем следует спрогнозировать максимально возможное число тесная взаимосвязь. Она заключается в использовании при подготовке и встречных реакций собеседника на те или иные высказывания . проведении переговоров с деловыми партнерами практически всех сумеете предугадать позицию и интересы другой стороны. рекомендаций, касающихся деловой беседы. Тем не менее переговоры В данном случае под позицией понимается устойчивая система представляют собой более сложный и ответственный процесс. Они отношений человека к определенным сторонам действительности, связаны, как правило, со взаимоотношениями с внешним окружением и проявляющаяся в соответствующем поведении. Кроме того, в завершаются (опять-таки, как правило) заключением принципиальных организационных межгрупповых и внутригрупповых вза- соглашений, подтверждаемых организационно-правовыми документами . имоотношениях под позицией понимается обобщенная характеристика Переговоры с деловыми партнерами связаны с более обширным сводом положения индивида в статусно-ролевой внутригруппо-вой структуре . правил подготовки, проведения, анализа результатов по сравнению с Отсюда следует, что оба значения понятия «позиция» деловой беседой. Хотя еще раз следует подчеркнуть условность данного взаимообусловлены. деления. Такое понятие, как «интересы» представляет собой форму про- Чаще всего участники деловых бесед допускают следующие ошибки : явления потребности, движущие мотивы, заставляющие человека 1 принять какое-либо решение или осуществить какое-либо действие . элементы, отклонение от намеченного хода. Время и место проведения При определении цели беседы формируется общая ее тактика , беседы должны быть удобны обеим сторонам. Условия времени и места устанавливается степень жесткости собственной позиции , вероятности следует подбирать таким образом, чтобы они не отвлекали участников на компромиссных решений, допустимости углубленных оценок и т . п . какие-либо внешние факторы, мешающие нормальному ходу беседы. Перечисленные параметры беседы будут зависеть от того , является ли Весь процесс подготовки к беседе позволяет построить модель хода целью беседы: 1) установление истины, принятие решения на основе беседы. Проведение беседы складывается из трех этапов — начального, логики умозаключений; 2) склонение другой стороны к собственной основного этапа и этапа выхода из беседы. точке зрения; 3) достижение результата любой ценой, даже путем Особенности человеческой психики таковы, что серьезные, деловые манипулирования понятиями и мнением сторон; 4) информирование вопросы решаются легче после создания атмосферы собеседника о происходящих событиях; 5) принятие компромиссного благожелательности и доверительности, к чему должны быть варианта решения, устраивающего какую-либо из заинтересованных приложены соответствующие усилия хотя бы одного из участников в сторон. Информационная подготовка обеспечивает четкое , начале беседы. Такая атмосфера создается посредством не относящихся бесперебойное прохождение беседы, позволяет участникам не упускать к предмету деловой встречи фраз, обмен которыми настраивает общего ее стержня, а также создает дополнительные элементы в человека на „волну” собеседника, позволяет несколько расслабиться в обосновании суждений и в содержании аргументации по поводу преддверии обсуждения серьезных проблем. Естественно, начальный собственной позиции. Она также предполагает заблаговременный поиск этап беседы не должен быть слишком растянут по времени. Этап выхода и систематизацию необходимых документов, исходных данных, из беседы, так же как и начальный этап, не должен соответствующих предмету беседы, подбор необходимых быть очень длительным. Он должен способствовать сохранению компьютерных файлов информации. Причем информационная делового настроя участников и указывать в корректной форме на то, что подготовка должна предусматривать достаточно широкий спектр все возможные результаты беседы достигнуты и лимит ее времени документации, вероятность использования которой в процессе беседы исчерпан. высока. Следует заранее отработать формулировки тех понятий и основных суждений, которые затрагивают предмет разговора. Принципиальные суждения по ходу беседы не должны вызывать у вас затруднений и неуверенности, что может заставить собеседника усомниться в вашей компетентности и подготовленности. В общем случае последовательность аргументации может предусматривать, как достаточно рациональный вариант посту- пательное движение от суждений с малой силой убедительности к умозаключениям, являющимся бесспорным подтверждением вашей точки зрения. Другими словами, движение должно идти от менее значимых к более значимым аргументам. Формирование состава участников беседы имеет существенное значение для ее хода как в позитивном, так и в негативном плане . Привлечение к участию в беседе дополнительных лиц может вызвать неоднозначную реакцию у противоположной стороны. Этика деловой беседы предполагает участие в ней тех лиц, состав которых был оговорен заранее. Кроме того, следует иметь в виду, что участие лиц , не предусмотренных заранее, может внести в беседу нежелательные
