NUST School of Electrical Engineering and Computer Sciences 

A center of excellence for quality education and research 
 
 
STUDENT INSTRUCTION SET 
 
General Instructions 
 
DRESS CODE  
Students are required to follow below mentioned dress code; otherwise they would not be allowed to enter 
the classrooms.  
a.        Female Students: 
ƒ Shirt with appropriate length and Shalwar (Low neck and sleeveless    
              shirts not permitted). 
ƒ Dupatta or shawl (compulsory). 
ƒ Small heel or flat shoes (High heels not allowed). 
ƒ Trousers, Jeans with Long Shirts and Proper Dupatta (Only Scarf; Capri  
  etc NOT allowed). 
ƒ NUST SEECS ID Card (Must be displayed) 
b.        Male Students: 
ƒ Dress pant and dress shirt of decent colour (short or Bermudas or 
  Pajamas not allowed). 
ƒ Simple Jeans and T Shirt (NO FUNKY JEANS AND T‐SHIRTS ALLOWED) 
ƒ Proper Shoes/ Joggers, NO BED ROOM CHAPALS ALLOWED 
ƒ Shalwar Kameez of decent colour (properly ironed). 
ƒ NUST SEECS ID Card (Must be displayed) 
 
NUST SEECS IDENTITY CARDS  
All students will be issued temporary identity cards on arrival. However, permanent NUST identity cards will 
be  issued  later.    Students  will  be  responsible  for  the  safe  custody  of  their  identity cards.    In  case  of  loss or 
theft, they will be liable to disciplinary action and a fine up to Rs 150.00. SEECS ID card is to be displayed by 
the students during their stay in the campus failing which they will be fined appropriately.  
 
ACADEMIC POLICY  
As  a  constituent  school  of  NUST,  SEECS  strictly  abides  by  NUST  regulations.  The  school  follows  semester 
system of teaching. Grade is awarded on a variable grading system. Semester Exam result is displayed on the 
School Notice board and can also be viewed on SEECS website www.nseecs.edu.pk.  Students will be briefed 
by our staff about academic regulations within two weeks of joining the School. Rules governing relegation 
and  withdrawal  on  the  basis  of  poor  academic  performance  and  disciplinary  grounds  are  appended  below 
and can also be viewed on our website: ‐ 
 

a. Relegation 
Relegation means that the student is asked to join the next junior class due to followings:‐ 
• If the first semester GPA is between 1.00 and 1.50; 
• If the student's cumulative GPA consistently remains below 2.00 for two consecutive semesters;  
• If  the  student  has  a  total  of  4  un‐cleared  ‘F’  grades  at  any  particular  time  during  the  course  of 
studies, provided he/she does not earn the same in a single semester;  
• If the student fails in 3 courses in any one semester;  
• If the student fails in repeat/retest of a failed course; 
• If the student fails without valid reasons to appear and clear the ‘F’ grades as decided by the 
faculty board of studies;  
 • On disciplinary grounds when recommended by respective discipline committee of the school 
and discipline committee of NUST; 
• If overall class attendance of the student is below 75% in a semester on medical grounds or 
reasons beyond his/her control ‐ technical relegation: or 
• If relegation is due to sub para a(2) above then the student may be required to repeat both the 
semesters as decided by the school FBS; otherwise he/she will need to repeat the previous 
semester only. 
• Relegation on medical grounds or reasons beyond a student’s control as mentioned in sub para 
a(8) above, on authorized grounds/sanctioned leave from competent authority will, be termed as 
technical relegation and will not involve penalties associated with normal relegation.  
 
b.  Withdrawal 
Withdrawal  means that a student  is considered unsuitable for further studies at NUST  and 
is withdrawn from the program due to following:‐ 
• If the student has been previously relegated (other than technical relegation) and earns another 
relegation;  
• If the student fails in 4 courses in any one semester;   
• If the student secures a minimum semester GPA of 1.00 or less in the first semester;  
• If the student secures a cumulative GPA of 1.5 or less at the end of first two semesters;   
• On  disciplinary  grounds  when  recommended  by  respective  discipline  committee  of  the  school 
and discipline committee of NUST. 
 
 
ACADEMIC HONESTY  
SEECS  requires  all  students  to  adhere  to  high  standards  of  integrity  in  their  academic  work.  The  school 
follows a zero‐tolerance policy for activities such as plagiarism and cheating. Students found involved in such 
activities are subject to serious disciplinary action. This may include being failed by the instructor, academic 
suspension or expulsion. 
Plagiarism is defined as the use, whether by paraphrase or direct quotation, of the published or unpublished 
work  of  another  without  full  and  clear  acknowledgment.  Cheating  includes  the  giving  or  receiving  of 
unauthorized assistance on quizzes, examinations or written assignments from any source not approved by 
the instructor. Examples of cheating include but are not limited to:‐ 
•   Submitting  someone  else’s  work  as  one’s  own  with  or  without  the  permission  of  the 
individual concerned. 
  •  Allowing someone to copy one’s work. 
  •  Using  a  writing  service  or  having  someone  else  to  write  a  paper  for  oneself. 
  •  Using someone else’s work without proper citation. 
  •  Submitting collaborative and/or group work as one’s own. 
  •  Stealing a test or question paper from a teacher or his/her office. 
  •  Taking a course and/or examination for another student. 
  •   Using unauthorized materials during a test or exam. 
 
CONDUCT POLICY  
SEECS provides an environment that supports both intellectual and personal growth. This requires striking a 
balance between upholding individual freedom and demanding respect for the rights of others. Each student 
has the right to pursue peacefully his / her study, and other students must respect this right.  
As  young  adults,  it  may  be  your  first  or  recent  experience  with  certain  freedoms  and  privileges.  The 
university  should  not  therefore  be  constantly  watching  your  actions  or  judging  your  behavior.  When  your 
actions  clash  with  the  rights  of  others  to  a  safe  environment,  the  university  considers  it  obligatory  to 
intervene  and  preserve  the  academic  rights  of  students  as  a  community.  You  are  therefore  expected  to 
demonstrate  a  high  standard  of  conduct  ‐  one  that  is  necessary  to  maintain  the  educational  quality  of  the 
campus.  
 
 
ATTENDANCE  
75% attendance in a semester is mandatory for the students to take end semester exams in taught subjects. 
Students are required to be present in the classroom as per the training program. Those who join late or leave 
the classroom without permission will be marked absent, and SEECS authorities reserve the right to fine such 
students on case‐to‐case basis.  Leave application form is to be furnished only for any genuine emergencies. 
 
ACCURACY OF UNIVERISTY RECORDS  
Students  are  expected  to  furnish  accurate  and  complete  information  i.e.  references,  contact 
addresses/numbers  etc.,  on  all  university  forms  and  documents  including  applications  for  admission  and 
financial  aid.  Provision  of  any  inaccurate/concealment  of  information  may  lead  to  termination  from  the 
school. 
 
POLITICAL ACTIVITIES  
Political activities are strictly forbidden on SEECS premises, and all students are required to give a written 
undertaking at the time of admission that they will refrain from politics during their stay at the school. 
RECTOR NUST has full power to terminate the registration of a student found involved in political activities. 
 
PROHIBITED ACTS OR PRACTICES 
The following practices are considered unacceptable for SEECS students: 
 

• Theft or damage to the property of the School or of property of a member of the School community or 
the property of a visitor to the school or abetment to any of the above. 
• Conduct  that  results  in  conviction  of  a  crime  or  crimes  in  a  court  of  competent  jurisdiction  may 
subject a student to disciplinary action including suspension or expulsion. 
• Possession of firearms, explosives, dangerous chemicals or other weapons on SEECS campus, or the 
display or use of the above to intimidate, frighten or control individuals. 
• Engaging  in  conduct  which  obstructs  or  disrupts  teaching,  research,  administration,  disciplinary 
procedures, or other activities of the school. 
• Keeping  pets/animals,  cassette  players  etc  or  possessing  any  morally/religiously  objectionable 
printed material. 
• Using drugs and smoking on the Campus. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Academic Coordination Branch Instructions  
 
Academic  Coordination  Branch  provides  a  close  connection  and  contact  between  faculty  and  students  at 
SEECS.  This  branch  performs  the  student  affairs  related  to  academic  activities  during  the  semester  such  as 
students  attendance,  class  scheduling,  time  tables,  classroom  management,  on‐time  class  commencement, 
conduct  student  feedbacks  etc.  They  are  responsible  for  the  smooth  conduct  and  management  of  all 
academics and disciplinary issues. To serve the purpose some rules and regulations are implemented, which 
are as follows:    
 
ƒ The students won’t be allowed to enter the university premises without their NUST ID Cards.  
ƒ Student  attendance  is  taken  very  seriously  at  NUST  SEECS.  Students  should  be  present  in  the 
classrooms  at  least  5  minutes  before  the  commencement  of  the  class,  failing  which,  they  will  be 
marked absent.   
ƒ Writing  on  the  classroom  furniture  is  forbidden.  Use  of  mobiles  inside  the  classroom  is  strictly 
forbidden. 
ƒ Students may not be allowed to sit in the class if the dues are not paid in time. Timely clearance of 
dues will be appreciated. 
ƒ  A minimum of 75% attendance is required for taking final examination in each semester. 
ƒ Students are not allowed to operate any electronic equipment e.g. multimedia, over head projector, 
air conditioner etc. 
ƒ Damaging  of  furniture/other  classroom  facilities  will  be  viewed  seriously  and  strict  action  will  be 
initiated against the offender.  
ƒ No one is allowed to eat, drink or carry any eatable in the classrooms.  
ƒ Students are not allowed to use the PCs in the classrooms, unless there is special permission by the 
faculty/Staff. 
ƒ Students are not allowed to bring their friends, brothers, sisters and/or any visitors with them in the 
classrooms 
ƒ E‐mail  is  considered  an  official  medium  for  University‐to‐student  communication.  Students  are 
required to check their University e‐mail accounts regularly. 
 
 
 
 
Manager Academic Coordination Branch 
 (Imran Haider) 
 
 
 
 
Library Instructions 
 
NUST SEECS maintains a state‐of‐the‐art library in the areas of electronic engineering, communication system 
engineering and information technology. It has established it repute in the student community by providing 
excellent services and facilities to fulfill information needs of its readers. The library is equipped with latest 
computers to access more than 23000 research journals. It has a collection of over 10,000 volumes in the area 
of  Databases,  Networking,  E‐commerce,  Object‐oriented  programming,  Data  communications,  Circuit 
analysis,  Antennas,  Digital  signal  processing,  Microwave  engineering,  Wireless  communications,  satellite 
communications, fiber optic communications, mobile communications, Digital design, Control systems, Maths, 
Physics, Chemistry, Management, Islam, Urdu and English fiction, etc. 
    
The library website (http://library.seecs.edu.pk) provides comprehensive information on to a wide range of 
resources, both on line and in print to facilitate research, teaching, and learning at SEECS. The Library Rules 
and Regulations are given below.  
  
 Lending Rules  
• All registered users are entitled to borrow materials from the library. Borrowing privileges may 
differ depending on the membership category. The borrowing privileges are given as under 
 
Membership Category  Borrowing Privileges Days 
Graduate Students  6 books 30 
Undergraduate students  4 books 14 
Research Assistants  2 books 30 
Teaching Assistants  2 books Semester basis
Faculty (Regular)  30 books Semester basis
 
• Presentation of a valid library card is a must for any check out of library materials. 
• Books may be renewed at the circulation counter for 60 days for faculty and 14 days for all other 
categories, if any other user has not reserved the desired book. Overdue and requested books will not 
be renewed. 
• Books already checked‐out can be reserved. Patron can also reserve the books online by using the 
library online catalog ie http://library.seecs.edu.pk 
• Reference materials, CD‐ROMs, current and bound periodicals, newspapers, and other non‐
circulating items cannot be checked‐out. This material can be reviewed within the library premises. 
• Photocopying facility is available at the library on cash payment of Rs.1.50 per copy. Adhering to the 
copyright rules is the responsibility of the requester. 
• If a patron misplaces a book, he/she should report this fact to the Circulation Desk immediately to 
avoid overdue fine. 
• Damage to library material is a matter of disciplinary action. Book(s) accidently damaged should be 
reported so that suitable assessment can be made and the damage is paid. 
• Library material borrowed by any member is subject to recall if needed by the library. 
• Fresh arrivals will be placed for reviewing for three weeks. This material will not be issued during 
this time period. 
• If one volume of a set / multi‐volumes / series is damaged / lost and if it is not available separately, 
then the whole set shall have to be replaced or paid by the members. 
 
Rules and Regulations for Fine and Dues  
To  encourage  timely  return  of  library  materials  and  to  provide  optimal  sharing  of  the  collections,  fines  are 
charged for overdue items. Borrowers are responsible for returning of items by the due date. If items are not 
returned by the due date, fines will be charged from the first overdue day, at the following rates:  
• Overdue Books 
Rs.5.00 per book per day 
• Lost Books 
 In case of loss or damage, patrons will replace the book in the same binding and edition, and if the 
book is not replaced, he / she will be charged two times the current price of the item. 
• Disciplinary Fine 
The fine ranges from Rs.100 to Rs.500, depends upon the nature of violation. 
 
General Rules for Library 
Users are expected to observe the following rules while using the library services; any violation of these rules will 
incur appropriate disciplinary action. 
•  Leave your personal belongings such as handbags, briefcases, etc., outside the library entrance, on 
your own responsibility. The library disclaims any liability for loss. 
•   Submit book(s) or other object(s) for inspection, when requested by the library staff. 
•   Do not write, underline or use any highlighter on a book. Library books are carefully examined on 
return and the borrower will be held responsible for the damage. 
•   After reading, leave the books on the table .Please do NOT shelve the books. 
•   Complete silence should be observed except for brief and subdued talk with the library staff. 
•   Drinks and eatables are not allowed in the library. 
•   Smoking is strictly prohibited inside the library. 
•   Keep your cellular phones off or in silent mode within the library premises, a fine of Rs.200/‐ will be 
charged for a ringing mobile phone in the library. 
•   Do NOT change configuration of computers or any others equipment in the library. NUST SEECS IT 
code of conduct must be observed while using IT applications. 
•   Laptops are allowed inside the library premises, while the bags will be kept outside the library. 
 
Library Hours  
•   Library remains opens 6 days a week. The regular timings are : 
 
            Monday‐Thursday:         0800‐2100 
            Friday:                                 0800‐2100 (Lunch/Prayer Break 1400‐1530) 
            Saturday:                            0830‐1630 
 The Library will remain closed on Sunday & public holidays. 
 
     
Library Officer  
      (Waheed Murad Afridi) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Information Technology Services Department Instructions  
The  ITS  Department  at  SEECS  brings  the  experience,  professionalism,  and  expertise  of  an  enterprise  class 
Information Technology department. Whether a student is complaining about a malfunctioning network node 
or a faculty/staff member is complaining about their slow computer speed, someone from our ITS staff will be 
there looking into the matter.  All of our team members are proficient with the technologies that are needed 
to take an organization to the next level. Every member of our support staff has first hand experience in the 
latest  Network  Technologies,  Operating  Systems  and  different  ERP’s  available.  We  at  ITS  department 
understand the importance of a stable, reliable technology infrastructure. People here don’t know anything 
other than getting the job done in a professional manner. ITS department provides the following services E‐
Mail,  Internet,  Intranet  Domain  Account,  FTP  Account,  NTP,  VPN,  Web  Hosting,  Wifi,  VOIP.    The  ITS 
department at SEECS has helped all departments to setup state of the art labs to provide conducive learning 
environment  for  its  students.  For  the  management  of  the  resources  and  to  maintain  discipline  certain 
regulations are implemented, which are as follows:    
 
• Students  are  directed  not  to  change  any  system  settings,  but  only  if  their  lecture  demands,  in  this 
case they are directed to change it back to standard before leaving the Lab and in coordination with 
lab staff. 
• Students are also directed to save their files and log off the  PC properly before leaving the Lab and 
are not allowed to leave the system locked. 
• Students are advised to save their files in their own folders allotted to them on the file server (each 
student is allowed 50 MB of quota and these folders will be cleared at the end of each semester). Any 
documents saved otherwise are deleted periodically.  
• No  one  is  allowed  to  eat,  drink  or  carry  any  eatable  items  in  the  Computer  Labs.  (Anything  found 
near any student will be his/her responsibility.) 
• If  any  student  finds  any  problem  in  his/her  PC,  he/she  is  required  to  contact  the  Student  Services 
Corner to solve/notify the problem.  
• Students  are  not  allowed  to  play  with  any  of  the  components  of  their  PCs,  if  anything  goes  out  of 
order due to this kind of attitude or if anything is found wrong, the student sitting there will be held 
responsible. 
• Visiting unethical/illegal websites, chatting, music/movies and playing games are not allowed in the 
Labs. 
 Students are not allowed to bring their friends, brothers, sisters and/or any visitor with them.  
• Students are required to follow the dress code otherwise they would not be allowed to use the labs. 
• If  account  of  any  student  is  disabled  for  any  reason,  he/she  cannot  use  the  account  of  any  other 
student. If such usage is observed, the account of the other student will also be disabled and fine will 
be charged as well.  
• To get the account enabled again the student has to get approval from Sys Admin NUST SEECS on a 
written application. 
• Students are directed not to send messages over the network 
• CD Writing facility is also available for free of cost in Research block.  
 
Printing Regulations:­ 
• Laser printing facility is available at student services corner @ Rs. 1/page.  The payment is deposited 
with accounts office in advance to avail this facility. 
• Students are allowed to print 100 pages per month free of cost on dot matrix Printer. For increasing 
the  print  quota,  students  will  be  required  to  pay  for  at  least  50  pages  @  Rs.  1/page.  The  left  over 
credits of such student at the end of the month will be carried forward. 
• Printing of PDF, images and Power Point slides is not allowed.  
 
The NUST SEECS administration reserves the right to amend any instructions without notice. 
 
System Administrator 
(M Ajmal Farooq) 
Student Transportation Instructions 
NUST  SEECS  provide  transport  facilities  to  all  desirous  students,  following  are  the  norms  followed  by  the 
department in facilitating the needs of the students  
 
ƒ For students pick‐n‐drop facility SEECS arranges Tpt facility thru contractor (M/s Farooq & Co cell # 
0333‐5433544) i.e based on the strength of desirous students.  
ƒ Toyota  Hiaces  will  be  provided  for  pick‐n‐drop  of  Students  from  Rawalpindi/Islamabad  to  H‐12 
Campus and back @ 3400/‐ per Student per month. 
ƒ The said facility will only be available to SEECS students coming from Rawalpindi and Islamabad 
ƒ Considering the number of students sufficient to engage vehicles, SEECS administration will arrange 
Tpt through contractor. 
ƒ Interested students will fill in the attached from and hand over to MT Supvr (Mr. Khawar Mob 0301‐
5311612).  
ƒ On receipt of form, student(s) will be informed by the Mr. Khawar on Telephone or in writing that 
they  can  avail  the  facility  wef  the  requested  date.  He  will  also  convey  the  appropriate  pick  n  drop 
point on designated route of Toyota Hiace. 
ƒ Dues will  be  charged by Accts Branch on quarterly basis i.e. quarter starting from Jan, Apr, Jul and 
Oct.  
ƒ  Arrival/departure timings of each vehicle will be displayed on notice boards (in coordination with 
Training  Branch)  for  the  information  of  concerned,  students.  In  case  of  difficulty/doubt  please 
contact Mr. Khawar.  
ƒ Students  interested  to  discontinue  the  facility  are  required  to  intimate  MT  Clerk/office  in  writing 
well in time. Name of the student will be deleted but will be charged for the under progress quarter. 
ƒ There will be no charges for semester break provided break is for more than two weeks. 
ƒ Students  discontinuing  the  Tpt  facility  due  to  academic  reasons  will  be  charged  up  to  the  current 
month. 
ƒ The students may request for Tpt facility subsequently, at any  stage of semester by paying the dues 
for the remaining part of the quarter. 
ƒ MT Branch/Clerk will maintain record of students availing the facility. 
ƒ MT Clerk will forward updated list of students to Accounts Branch one‐week prior to start of each qtr 
for issuance of Tpt challan.  
ƒ Accts  Branch  will  intimate  MT  Branch  names  of  students  who  failed  to  clear  their  Tpt  dues.  Such 
students will not be allowed to avail the facility and will be bard for future. However, compassionate 
cases will be considered on receipt of written request. 
ƒ Accts Branch will make payment to the Contractor on receipt of Minute Sheet every month i.e as per 
the contract. 
ƒ On conclusion of financial year, Accts Branch will be responsible for regularization of extra amount 
spent on Tpt facility from CFA. 
 
Contact Nos 
  a.  OIC Transport          ‐  051‐90852009 
  b.  MT Supervisor    (Mr. Khawar Hamdani)    ‐  051‐90852049 
  c.  Accounts Officer (Sqn Ldr (R) Iqbal)    ‐  051‐90852013 
  d.  NUST Contractor (Mr. Farooq)      ‐  0333‐5433544 
 
 
 
 
Deputy Director Admin 
                                                                                                                          (M. Afzal Khalid)