OBJETIVO Que el alumno obtenga una visión panorámica sobre el concepto del proceso

administrativo y asimismo incursione en el desarrollo de criterios para enlazar sus etapas en el

desarrollo y operaciones de sistemas

JUSTIFICACIÓN Los profesionales, quien quiera que sean, sin importar el nivel jerárquico que
ocupen en la organización, tiene que conocer y aplicar cuatro funciones: Planeación, Organización,
Dirección y Control, lo que implica la aplicación explícita o intuitiva de este proceso administrativo.

INTRODUCCIÓN

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS ORGANIZACIONES

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Al estudiar la administración bajo el enfoque de un proceso, éste puede analizarse y describirse

en sus partes fundamentales; en la práctica se ejecutan en forma simultánea, en mayor o en menor
grado, todas las funciones que componen el proceso administrativo, sólo, para efectos de estudio,
cada persona del proceso se estudia por separado para mejor comprensión de quien aprende, por
tanto, no debe considerarse que los conceptos de cada función puedan encasillarse y aislarse de
los demás, ya que existe una gran interrelación entre ellos, tal como se señaló en la teoría de
sistemas; por consiguiente, se habla de funciones administrativas cuando se consideran o estudian
separadamente, y de proceso administrativo cuando las funciones administrativas se contemplan
como un todo.

Para todas las formas de esfuerzo de grupo, la aplicación de un proceso administrativo es

universal, puesto que es identificable en todo tipo de organismos sociales, sin importar el sistema
económico en que se desenvuelvan, y abarca todos los niveles jerárquicos de aquéllos, sin ser sólo
responsabilidad de los principales administradores.

De la diversidad de modelos de proceso administrativo que se han dabo ha conocer, el autor

coincide con quienes consideran las siguientes cinco funciones:

• planeación
• organización
• dirección
• control

En general, podemos describir cada una de las funciones administrativas de la siguiente

manera:
La planeación consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas,
procedimientos, programas, presupuestos y estrategias.
La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando
unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías;
estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para
hacer óptima la cooperación humana.
La dirección es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la
motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos.
El control establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se
presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Al estudiar la unidad temporal de la administración en las características, se mencionó que ésta

comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin
de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la

administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efetúa la

administración, mismas que se interrelacionann y forman un proceso integral.

Para comprender mejor este concepto, es necesrio que se comprenda el organismo o grupo
social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo
se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales:

Una primera etapa de estructuración que consiste en la constucción del organismo. Así, a partir
de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda
etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, éste
desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes.

De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa,
cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que apartir
de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se
ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durantre el periodo de
estructuración.

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para
este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece
lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere
a cómo manejar de hecho el organismo social ,

ADMINISTRACIÓN
Dinámica
Planeación Organización Dirección Control
• ¿Qué se quiere
hacer? • ¿Cómo se
• ¿Cómo se va a • Ver que se
ha
hacer? haga
• Qué se va a realizado?
hacer
 Aparte, George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan
respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración

Planeación

• ¿Qué se quiere hacer?

• ¿Qué se va a hacer?

Organización

• Cómo se va a hacer

Control

• ¿Cómo se ha
realizado?

Al estudiar la unidad temporal de la administración. La administración posee ciertas

características inherentes que la diferencian de otras disciplinas.

Administración :

¤ Valor instrumental

¤ Especificidad

¤ Interdisciplinariedad

¤ Amplitud de ejercicio

¤ Flexibilidad

¤ Utilidad temporal

¤ Universalidad

Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en una

empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.
Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta
ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener
determinados resultados.
Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso
administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso
dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.
Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.
Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse
con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería
industrial.
Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas
con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

IMPORTANCIA
Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la gran trascendencia que
tienen la administración en la vida del hombre.
Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que
fundamentan la importancia de esta disciplina:

1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible par el

adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más
necesaria en los grupos más grandes.
2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad.
3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la
aplicación de una buena administración.
4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples
connotaciones en diversas actividades del hombre.

CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y
técnicas.
Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos
sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza
conocimientos de ciencias sociales, tales como:
Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras.
Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología
industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura
social de la empresa, sociogramas, etc.
Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y
operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el
trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas
dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos
humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de
orientación, estudios sobre ausentismo, etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina
delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La
estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben
respetar el marco legal en el que se desarrollen.
El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de : derecho civil,
mercantill, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamentre la empresa.
Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción,
distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la
administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo,
problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc.
Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en
sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento
humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc., influyen sobre la actuación del hombre en
su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al
elemento humano dentro de las organizaciones.
Ciencias exactas
Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables:
Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido
grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. sus
aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas,
específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística,
etc.
Disciplinas técnicas
Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como
ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. su carácter es más bien práctico, que
teórico.
Ingeniería industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el óptimo aprovechamiento
de los recursos del área productiva.
La administración y la ingeniería industrial están íntimamente ligadas, se interrelacionan y se han
hecho valiosas aportaciones entre sí. Como se estudiará más adelante, ambas disciplinas nacieron
juntas. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de
producción en las empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a
cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.
Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con
el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la
toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.
Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las máquinas, instrumentos, ambiente de
trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.
Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del
control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y,
consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo
que se refiere a sistemas de computación.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de

los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como
un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o
habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de
alcanzar las metas que desean.

PLANIFICACIÓN

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y
que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos
para alcanzarlos. Además son guía para:

1. Obtener y comprometer los recursos para alcanzar sus objetivos.

2. Desempeñar actividades congruentes con los objetivos y procedimientos
elegidos.
3. El avance pueda ser controlado y medido para que cuando no sea satisfactorio,
tomar medidas correctivas.

El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A continuación se
establecen metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La
planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la
organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.

ORGANIZACIÓN

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organización.

Diferentes metas requieren diferentes estructuras, la organización que pretende desarrollar

software necesita una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones. Producir
un producto estandarizado requiere técnicas eficientes para la línea de montaje, mientras que la
producción de un programa de software requiere la formación de equipos de profesionales.
Aunque estos profesionales puedan actuar con eficacia, es imposible organizarlos como si
fueran un grupo de trabajadores de una línea de montaje.
Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos,
proceso conocido como diseño organizacional.
La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones
estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

DIRECCIÓN

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
 La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificación y la organización.

Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleado a hacer su mejor
esfuerzo.

CONTROL

El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan
hacia las metas establecidas. El control entraña los siguientes elementos básicos:

1. Establecer estándares de desempeño.

2. Medir los resultados presentes.
3. Comparar estos resultados con las normas establecidas.
4. Tomar medidas correctivas cuando se presenten desviaciones.

Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos en
la organización no siempre resultan como se planearon.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA

Es más fácil entender un proceso tan complejo como la administración si se descompone en

partes y se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas.

Este tipo de descripciones llamadas modelos han sido usadas desde hace mucho tiempo.

En la práctica, el proceso de administrar no entraña cuatro series de actividades

independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de acciones interrelacionadas.

Por ejemplo, las medidas correctivas que presentamos como una actividad de control, muchas
veces entraña un ajuste de los planes.

La naturaleza interactiva del proceso administrativo