Вы находитесь на странице: 1из 32

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ

И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Краснодарского края
«АРМАВИРСКИЙ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ»

Методические указания для


проведения практических работ
МДК 02.02 «Технология разработки и защиты баз данных»
ПМ 02 «Разработка и администрирование баз данных»

ЧАСТЬ 1

для специальности
09.02.03 «Программирование в компьютерных системах»

2014
2

Одобрена цикловой методической Соответствует государственным


комиссией «программирование и требованиям к минимуму
компьютерные сети» содержания и уровню подготовки
выпускников по специальности
09.02.03 среднего
профессионального образования

Председатель ЦМК Зам.директора по УР


____________________ Старкова А. Ю. _______________Тараненко Л.А.
протокол №___от________________

Составитель:
Старкова А.Ю.
преподаватель
общепрофессиональных дисциплин

Рецензенты:

преподаватель общеобразовательных
дисциплин
Яковенко Е.П.
преподаватель общеобразовательных
дисциплин
Бойко В.И
3

Оглавление.

Предисловие……………………………………………………………..4
Введение……………………………………………………………….....6
Практическое занятие № 1..…………………………………………….8
Практическое занятие № 2..…………………………………………….20
Приложение……………………………………………………………...27
Литература………………………………………………………………..31
4

Предисловие
В данном методическом пособии представлены указания для выполнения практических
работ в среде Microsoft Access по МДК 02.02 «Технология разработки и защиты баз данных»
для специальности 09.02.03 «Программирование в компьютерных системах».

Процесс изучения компьютерных технологий должен отвечать целому ряду требований и


условий, при которых он становится эффектным. Эффект обучения прежде всего заключается
в достижении конечной цели, т. е. в приобретении определённого объёма знаний и
практических навыков использования программных средств. Вместе с тем немаловажную
роль играет вопрос: какой ценой может быть достигнут этот эффект и достижим ли он в
полной мере в соответствии с поставленной целью. Важнейшее значение при этом имеет
организация процесса изучения и использованные источники знаний.

Специфика изучения программного средства заключается в самостоятельной работе за


компьютерном и работе с выбранным источником. Наряду с учебным процессом,
обеспечиваемым преподавателем, самостоятельная работа занимает значительную часть
времени как в учебной аудитории, так и при внеаудиторной работе. В связи с этим
неоспоримую ценность имеет источники учебно-методического плана.
Примерно к тематике настоящего издания важно не только изучение возможности
программного средства и формирование практических навыков, но, пожалуй, самое главное –
надо научиться использовать изучаемое средство для определённых целей, применить его при
обработке базы данных, интерфейса пользователя для работы в интерактивном режиме,
разработке запросов, задач и приложений в соответствии с требованиями конкретной
предметной области. Это делает мотивированным использовать методически подставленного
источника по технологии использования системы управления базами данных Microsoft
Access.

Материал пособия разбит по темам, в рамках которых проводятся занятия. Занятия


начинаются с описания терминов, понятий и основных представлений. Основная часть
занятия содержит управления, в которой детально описаны действия, необходимые для
выполнения соответствующего задания, Цель каждого задания – закрепить на конкретных
задачах общие сведения по теме при работе на компьютере и регламентировать процесс
обучения.

В сфере информационных технологий обновление знаний происходит достаточно интересно.


Вместе с тем имеется тенденция преемственности концептуальных основ баз данных. К ним,
в первую очередь относятся уже ставшие классическими: реляционный подход,
моделирование данных предметной области, объектно-ориентированный подход при
разработке пользовательских приложений.

Наряду с преемственностью имеет место дальнейшее развитие объектно-ориентированного


подхода и языковых средств программирования, основанных на этом подходе. Следует
отметить интенсивное внедрение интеграционных подходов в корпоративных базах данных,
основанных на Web- технологии Internet. Простой интерфейс браузеров становится
универсальным средством для работы с документами различных приложений, в том числе с
базами данных Microsoft Access. СУБД Access обеспечивает публикацию баз данных в
формате, доступном в сетях Internet и intranet. В Microsoft Access эти средства получили
дальнейшее развитие и позволяют конструировать в интерактивном режиме Web- страницы,
предназначенные для работы с базами данных. Возрастает роль средств, обеспечивающих
многопользовательский режим работы с базами данных коллективного доступа.
Предоставляется возможность делать запросы, присоединять таблицы баз данных SQL-
5

сервера к базе данных Access на компьютере пользователя. В Access могут быть созданы
приложения пользователя, работающие в режиме клиента SQL- сервера. В предлагаемом
практическом пособии рассмотрены традиционные технологии и возможности реляционной
СУБД, а также новые технологии СУБД Access .
Пособие не просто помогает изучить инструментарий Access. Оно ориентированно, прежде
всего, на освоение технологии работы пользователя: от проектирования и создания базы
данных до реализации задач и пользовательских приложений.
Одним из центральных вопросов, относящихся к технологии работы пользователя,
предопределяющих успешное создание приложения, является разработка целостной базы
данных. Access предоставляет средства создания базы данных и форм для диалоговой работы
с ней с удобным графическим интерфейсом. В процессе создания базы данных особое
значение имеет такой инструмент, как схема данных, которая наглядно отображает её
структуру. Схема данных используется при всех видах работы с данными и позволяет
поддерживать целостность базы. При этом каноническая модель данных, разработанная на
этапе в немашинного проектирования, с одно - многозначными взаимосвязями объектов
предметной области получает наглядное воплощение при создании базы данных.

С построением базы нормализованных данных тесно связана разработка и эффективная


реализация задач пользователя. Для решения многих задач достаточно использовать такие
объекты Access, как формы, запросы и отчёты. Эти объекты легко создаются в диалоговом
режиме. Для реализации целостного приложения пользователя в некоторой предметной
области возникает необходимость в создании макросов и модулей на языке Visual Basic for
Applications (VBA). Механизм обработки событий, возникающих в процессе диалоговой
работы с данными, позволяет объединять в приложении пользователя отдельные запросы,
формы и отчёты и получать нестандартные решения в практических приложения
пользователя.

С развитием Web- технологий в Internet и intranet и использованием универсального


интерфейса браузеров, работающих с Web- страницами, делается актуальным доступ к
данным базы из внешней среды. Access обеспечивает создание страниц доступа к данным
базы, которые являются Web- страницами. Страницы могут использоваться подобно формам
Access для ввода и редактирования данных.

Основное назначение баз данных – хранение, поддержание в актуальном состоянии данных


большого объёма, необходимых в различных приложениях многих пользователей. В Access
включены средства разработки проектов, которые являются клиентскими приложениями
Microsoft SQL Server. Проект Access включает объекты, составляющие собственно
приложение - формы, отчёты, Web- страницы, макросы и модули, которые работают с
данными баз, размещенных на SQL- сервере. Наряду с объектами, составляющими
приложение, в проекте Access отображаются объекты базы данных SQL Server – таблицы,
представления, сохраняемые процедуры. Работа с этими объектами осуществляется в
интерактивном режиме и практически не отличается от работы с объектами базы данных
Access. В среде Access может быть создано не только приложение пользователя, но и сама
база данных на SQL- сервере.
6

Введение.

В настоящем пособии содержится первая часть набора для выполнения практических работ в
среде Microsoft Access по МДК 02.02 «Технология разработки и защиты баз данных» для
специальности 09.02.03 «Программирование в компьютерных системах».

Первая часть содержит практические работы № 1,2 и ПРИЛОЖЕНИЕ. Эта часть посвящена
ряду занятий по работе со средой Access, созданию файла базы данных, организации таблиц и
установлению связей между ними. В ней содержится краткое описание основных понятий и
возможностей Access, в том числе, таких как реляционная база данных, схема данных, объекты
Access, диалоговые средства конструирования объектов, мастера Access,
многопользовательская база данных: содержит упражнения для приобретения навыков
создания таблиц базы данных и схемы данных, в том числе объектов OLE и гиперссылок.
Материал темы иллюстрируется на примере создания базы данных конкретной предметной
области. Данные работы носят репродуктивный характер.
После выполнения практических работ студент должен
 знать
 понятие реляционная база данных;
 назначение схемы данных;
 объекты Access;

 уметь
 работать в графическом интерфейсе Access;
 создавать файл новой БД;
 создавать и изменять структуру таблиц;
 создавать ключевые атрибуты;
 работать со схемой данных;
 устанавливать связи между таблицами.

Правила выполнения практических работ.

Студент должен:
 Строго выполнять весь объём домашней подготовки, указанный в описании
соответствующей практической работы;
 Выполнению каждой работы предшествует проверка готовности студента, которая
производится преподавателем;
 Студент не допускается к выполнению практической работы, если не выполнил полный
объём домашней подготовки и получает за практическое занятие два балла.

Критерии оценки.
 оценка отлично подразумевает полностью выполненные задания и правильные ответы
на дополнительные вопросы (при необходимости);
 оценка хорошо подразумевает полностью выполненные задания с неточностями,
которые устраняются ответами на дополнительные вопросы, и правильными ответами на
дополнительные вопросы;
 оценка удовлетворительно подразумевает выполненные задания с незначительными
ошибками, которые не устраняются ответами на дополнительные вопросы;
 оценка неудовлетворительно ставится за неполный ответ с неточностями в
формулировках и определениях, которые не устраняются ответами на дополнительные
вопросы.
7

Правила выполнения практических работ.

Студент должен:
 Строго выполнять весь объем домашней подготовки, указанный в описании
соответствующей практической работы;
 Выполнению каждой работы предшествует проверка готовности студента, которая
производится преподавателем;
 Студент не допускается к выполнению практической работы, если не выполнил
полный объем домашней подготовки и получает за практическое занятие два балла.

Критерии оценки.
 оценка отлично подразумевает полностью выполненные задания и правильные
ответы на дополнительные вопросы (при необходимости);
 оценка хорошо подразумевает полностью выполненные задания с неточностями,
которые устраняются ответами на дополнительные вопросы, и правильными
ответами на дополнительные вопросы;
 оценка удовлетворительно подразумевает выполненные задания с
незначительными ошибками, которые не устраняются ответами на дополнительные
вопросы.
 оценка неудовлетворительно ставится за неполный ответ с неточностями в
формулировках и определениях, которые не устраняются ответами на
дополнительные вопросы.
8

Практическое занятие № 1.

Создание файла базы данных и таблиц

Цель: научиться создать файл БД; конструирование структуры таблицы БД; определение
ключевого поля; оформление макета таблицы; ввод и корректировка данных в режиме
таблицы; размещение объекта OLE в таблице; размещение данных типа MEMO в таблице.

Задание
1. Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного
практического занятия
2. Подготовить формы отчёта.
3. Подготовить ответы на контрольные вопросы
Работа в лаборатории.
Создание файла базы данных

Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде, чем
приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данной.

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно,
позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных (рис
1.1). Это окно появляется, если в окне Параметры, вызываемым по команде меню Сервис/
Параметры, на вкладке Вид в разряде Отображать установлен флажок Окна запуска.

Диалоговые окна позволяют уточнить операцию, передать параметры для выполнения


запрашиваемой команды. Выполнение практически любой команды начинается с вывода
диалогового окна. При открытом диалоговом окне нельзя перейти к выполнению других
действий в данном приложении.

Рис. 1.1. Диалоговое одно Access


Создание файла БД.
1. В диалоговом окне (рис. 1.1) выберите «Новая база данных»
2. Если диалоговое окно не выведено, выполнить команду Файл / Создать или нажмите
кнопку «Создать» на панели инструментов.
Access выведет окно «Файл новой базы данных»
Или Выберите вкладку «Общие» из «Шаблоны- на моём компьютере» и дважды щёлкните
на значке «Базы данных.»
9

3. Вкладка «Базы данных» выбирается тогда, когда пользователю надо создать одну из
типовых баз данных с помощью мастера на основе существующих шаблонов. На вкладке
представлены шаблоны таких БД. Чтоб начать работу мастера, достаточно щёлкнуть на
значке нужной базы данных.
4. Вертикальный ряд больших кнопок слева предназначен для быстрого открытия доступных
папок. Для отображения в папке только файлов БД устанавливается тип файла – Базы
данных Microsoft Access.(*.mdb). Кнопка «Мои документы», «Рабочий стол»
позволяют открыть соответствующие папки для просмотра их содержимого и сохранения
нового файла.
5. Введите в поле «Имя файла» новое имя базы данных «Учебный процесс».
При задании имени файла БД имейте в виду, что придельная длина имени файла
составляет 255 символов, включая пробелы. Имена файлов не должны содержать
символов \?:><”.
6. Оставьте в поле Тип файлов значение по умолчанию Базы данных MS Access (*.mdb).
7. Нажмите кнопку «Создать». В результате откроется окно новой БД «Учебный процесс»

Рис.1.2 Окно
пустой базы
данных «Учебный
процесс»

Кнопки выбора режима работы с объектами

Столбец выбора типа объектов

Рабочее поле для размещения списка объектов

В окне БД в разделе Объекты предоставлены в виде вертикального ряда кнопок все объекты,
которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы и отчёты макросы, модули. При
нажатии какой либо из этих кнопок в рабочем поле окна отображается список имён объектов
соответствующего типа. При создании новой БД список для любого выбранного типа объекта
пуст. В разделе Группы могут быть созданы пользовательские группы объектов,
предназначенных для хранения ссылок на объекты различных типов, обледененные например,
по функциональному назначению.

В окне базы данных предоставлен ряд кнопок, позволяющих начать выполнение операций по
обработке её объектов.

 первой является кнопка Открыть, если выбрана таблица, форма или запрос, либо
кнопка Просмотреть, если выбран отчёт, либо кнопка Запустить, если выбран макрос;
 вторая кнопка- Конструктор- позволяет перейти в режим доработки любого ранее
созданного объекта;
 третья кнопка - Создать – позволяют приступить к созданию нового объекта любого
выбранного типа.
10

Остальные кнопки окна предназначены для удаления выбранного объекта и выбора вида
отображения объектов в окне.

Создание таблицы базы данных.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется её структура:


состав полей, их имена, тип данных
каждого поля, размер поля ключи,
индексы таблицы и другие свойства полей.
На втором этапе производится создание
записей таблицы и заполнение их
данными.
В соответствии с технологией
проектирования реляционной базой
данных структура каждой таблицы данной
должна определиться составом реквизита
соответствующего информационного
объекта в информационного объекта и информационнологической модели предметной
области.
Рис 1.3. Диалоговое окно для выбора режима создания таблицы.
Access представляет несколько режимов определения структуры таблиц. Наиболее полно
использовать все возможности системы позволяет конструктор таблиц, с помощью которого
можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех ее
элементов.

СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ


ККАФ НКАФ ТЕЛ ЗАВ

ФОТО ПРОГРАММА
ТАБН кафедра
КП НП ЧАСЫ
ФИО 1

СТ * изучение ЛЕК
*
преподаватель * предмет
ЗВ ПР
*
группа * *
* НГ ЧС
1
*
НС КОЛ ЧАСЫ
* * ПБАЛЛ
студент ВИДЗ
ФИО СБАЛЛГР
успеваемость
ГОДР ПБАЛЛ АДРЕСС
ОЦЕНКА
Рис.1.4 Концептуальная модель БД

При преобразовании концептуальной модели в реляционную, получаем следующую структуру


таблиц:
ПРЕДМЕТ (КП, НП, ЧАСЫ, ЛЕК, ПР., ЧС, ПРОГ);
КАФЕДРА (ККАФ, НКАФ, ТЕЛ, ЗАВ, ФОТО);
11

ГРУППА (НГ, КОЛ, ПБАЛЛ)


ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ТАБН, ФИО, СТ., ЗВ, ККАФ),
внешний ключ ККАФ ссылается на таблицу КАФЕДРА;
СТУДЕНТ (НГ, КП, ФИО, ГОДР, АДРЕС, ПРБАЛЛ),
внешний ключ НГ ссылается на таблицу ГРУППА;
ИЗУЧЕНИЕ (НГ, КП, ТАБН, ВИДЗ, ЧАСЫ, СРБАЛЛГР),
внешний ключ НГ ссылается на таблицу ГРУППА;
внешний ключ КП ссылается на таблицу ПРЕДМЕТ;
внешний ключ ТАБН ссылается на таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ;
УПЕВАЕМОСТЬ (НГ, НС., КП, ТАБН, ВИДЗ, ОЦЕНКА)
внешний ключ НГ ссылается на таблицу ГРУППА;
внешний ключ КП ссылается на таблицу ПРЕДМЕТ;
внешний ключ ТАБН ссылается на таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ;
внешний ключ ВИДЗ ссылается на таблицу ИЗУЧЕНИЕ;
внешний ключ НС. ссылается на таблицу СТУДЕНТ;
При создании структур таблиц, нужно помнить золотое правило: сначала создаются таблицы-
справочники, а затем таблицы-пересечения.

Начнём создание таблицы ГРУППА с определения её структуры в режиме конструктора


таблиц. Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту
ГРУППА, представлены в приложении. Последовательно зададим имя, тип данных и свойства
каждого из полей таблицы.
1. Выберите в окне базы данных объект Таблицы и нажмите кнопку. Создать.
2. В окне Новая таблица (рис. 1.3) выберите строку Конструктор.
Можно сразу начать работу в конструкторе, выбрав строку Создание таблицы в
режиме конструктора в рабочем поле окна базы данных.
При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица 1: таблица, в котором
определяется структура таблицы базы данных.
При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню и панель
инструментов базы данных заменяется на панель инструментов Конструктор таблиц.
3. Введите в столбец Имя поля в окне конструктора Таблица 1: таблица имена полей НГ,
КОЛ, ПБАЛЛ.
4. В столбце Тип данных выберите нужный тип данных, использовав кнопку списка.

Рис. 1.5. Окно построителя выражений с выведенным списком всех операторов.


5. На вкладке Общие задайте следующие свойства полей:
Размер поля.
 для текстового поля НГ зададим размер поля, равный 3;
 для числового поля КОЛ, нажав кнопку списка в строке Размер поля наберём Байт,
определяющий длину целого числа, достаточную для размещения максимального
значения поля ( 40 студентов в группе).
 для числового поля ПБАЛЛ выберем Одинарное с плавающей точкой:
Формат поля для поля ПБАЛЛ – Фиксированный.
12

Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ - 2.


Задайте значение каждой из строк Подпись поля, Условие на значение, Сообщение об
ошибке так, как указано в приложении.
6. Нажав кнопку справа от строки Условие на значение, вызовите построитель выражений с
помощью которого сформируйте выражение > = 0 And< = 35 в свойствах поля КОЛ
( Рис 1.5.).
7. Для ввода операторов больше равно и меньше равно существуют специальные знаки. Не
допускайте пробелов при вводе выражений. Необходимые пробелы построить добавить
сам. Введите в окно построителя выражения, используя для ввода операторов
соответствующий список, и нажмите кнопку OK.
8. Для определения первичного ключа таблицы выделим поле НГ, щёлкнув кнопкой мыши
на площади маркировки слева от имени поля, и нажмём на панели конструктора таблиц
кнопку Ключевая поле. Признаком установки ключа является изображение ключа слева
от имени поля.
Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданное
таблицы. Access спросит о необходимости создания первичного ключа. При ответе « Да»
Access первичный ключ с типом данных «Счётчик».
9. Для сохранения созданной структуры таблицы выполним команду Файл / Сохранить и
введём в окне Сохранения имя таблицы «ГРУППА». Таблица «ГРУППА» появится в
списке объектов Таблицы в окне «Учебный процесс: база данных». При сохранении
таблицы происходит обновление файла базы данных «Учебный процесс.mdb».
Создайте структуры таблиц СТУДЕНТ, КАФЕДРА, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ПРЕДМЕТ и
другие таблицы базы данных «Учебный процесс». При создании таблиц используйте
проектные параметры их структуры, которые предоставлены в приложении.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВНОГО ПЕРВИЧНОГО КЛЮЧА.

1. При определении структуры таблицы СТУДЕНТ в режиме конструктора выделите поля


НГ и НС, составляющие первичный ( уникальный) ключ таблицы, щёлкая кнопкой
мыши на области маркировки поля при нажатой кнопке < Ctrl>. Затем нажмите кнопку
панели инструментов Ключевого поля.
2. Убедитесь, что система автоматически сформировала уникальный индекс для составного
первичного ключа, включающего поля НГ и НС. Для этого щёлкните на кнопке
просмотра и редактирования индексов Индексы на панели инструментов или выполните
команду меню Вид Индекс. Информация в окне Индексы должны соответствовать
информации, представленной на рисунке 1.6.

рис 1.6 Уникальный индекс по составному первичному ключу


13

Индекс первичного ключа имеет имя PrimaryKey, в столбце Имя поля перечисляются
именами полей, составляющие индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не
допускает пустых полей в записях.
Для каждого из полей, составляющих ключ, в свойстве Индексированное поле должно стоять Нет, если
только не хотите создать вторичный индекс по этому полю. Каждое из полей должно иметь значение Да в
строке Обязательное поле и Нет в строке Пустые строки.
Ввод и корректировка данных в режиме таблицы.

После сохранения таблицы становится доступным режим таблицы, позволяющий перейти


ко второму этапу создания таблицы – созданию записей. (смотреть.пункт в ПР №2 с.19
«Включение таблиц в схему данных и определение связей между ними»)
1. После сохранения структуры таблицы ГРУППА перейдите из режима конструктора в
режим таблицы с помощью нажатия кнопки Вид на панели инструментов
конструктора таблиц.
2. Если таблица уже закрыта, выберите её в окне базы данных и щёлкните на кнопке
Открыть.
Для каждого из столбцов в качестве заголовка использовано значение, указанное в свойстве
Подпись соответствующего поля. Если свойство Подпись не заполнено, в качестве заголовка
столбца используется имя поля.
3. Введите запись в таблицу, заполняя значение её поля, данные для которых представлены
в ПРИЛОЖЕНИИ. Введите ключ и другие обязательные поля. Этого достаточно для
создания и сохранения записи. Другие поля могут быть введены на любом этапе работы
с таблицей. Запись сохраняется при переходе к другой записи автоматически.
4. Введите в ключевое поле НГ значение, которое уже было использовано в одной из
предыдущих записей, и убедитесь, что нельзя ввести запись с повторяющимся
значением ключа. Отмените ввод не верных значений в поля нажмите клавишу «Esc»
или
команду Правка /Восстановить текущее поле или запись.
5. Убедитесь, что ключевое поле нельзя оставить пустым.
6. Введите в поле КОЛ значение, не соответствующее числовому типу данных,
определённому в структуре (например, 4а), и убедитесь, что система при переходе к
следующему полю проверит, является ли введенное данное допустимыми для этого поля
и выдаёт сообщение об ошибке.
7. Введите в поле КОЛ значение, не соответствующее заданным условием на значение
(например 40 ), или оставьте это поле пустым и убедитесь, чтоAccess обнаружить это
при попытке перехода к другому полю и выдаёт сообщение, заданное в свойстве
Сообщение об ошибке. Чтобы выйти из ячейки введите правильное значение или
отмените внесенное изменения, нажав клавишу <Esc>.
8. Измените значение поля КОЛ и для отказа от изменения нажмите кнопку Отменить
ввод.
9. Добавление каждой следующей записи в таблицу начинайте с заполнения пустой строки,
размещённой в конце таблицы и помеченной звёздочкой (*).
10. Сохранение новой записи происходит после перехода к другой записи или выполнения
команды Записи / Сохранить запись. Чтобы отменить добавления записи сразу после
её сохранения, нажмите кнопку Восстановить запись панели инструмент или
выполните одноимённую команду в меню Правка.
11. Для удаления записи в таблице сделайте её текущей и нажмите кнопку Удалите запись

на панели инструментов или выполните команду Правка /Удалить запись.


14

12. Для перехода к вводу новой записи щёлкните на кнопке перехода по записям или на

кнопку Новая запись панели инструментов Таблица в режиме таблицы. Кроме


того можно выполнить команду Правка / Перейти / Новая запись.
13. Перейти в режим ввода записи, выполни команду Записи /Ввод данных при котором
видна только вводимая запись. Для возврата к просмотру всей таблицы выполните
команду Записи / Удалить фильтр.

Изменение макета таблицы.

Для удобства работы с таблицей можно изменить её представление на экране. Параметры


отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.

1. Откройте таблицу ГРУППА в режиме таблицы. Изменить ширину столбцов, чтобы


видеть их название целиком. Для этого установите курсор мыши на линию,
разделяющие имена столбцов. При этом он превращается в планочку со стрелками,
направленными в разные стороны. Перетащите границу столбца в нужное место.
2. Измените шрифт данных в таблице, цвет текста, линий сетки и фона,
воспользовавшись панелью инструментов Формат (режим таблицы).
3. Измените высоту строки. Для этого установите курсор мыши в области маркировки
записи расположенной слева, на границе между записями. Перетащите границу
строки на требуемое расстояние. При этом изменяется высота всех строк таблицы.
4. Скройте один из столбцов, перетащив с помощью мыши его правую границу влево
до исчезновения столбца.
5. Верните скрытый столбец на экран, установив курсор чуть правее границы, где
скрыт столбец.
6. Измените порядок расположение столбцов на экране. Выделите столбец щелчком
кнопки мыши на его имени. Протащив курсор мыши поперёк столбцов, можно
выделить несколько столбцов. Выделенный столбец перетащите в новое место после
установки курсора на его имени (области маркировки столбца)
7. Скройте один из столбцов, используя команду меню Формат / Скрыть столбцы,
предварительно сделав столбец текущим или выделив его.
8. Отобразите скрытый столбец на экране, воспользовавшись диалоговым окном,
появляющимся в результате выполнения команды Формат /Отобразить столбцы.
9. Сохраните макет таблицы, выполнив команду Файл / Сохранить, или при закрытии
таблицы дайте утвердительный ответ на вопрос Сохранить изменения макета
таблицы ‘<имя таблицы>’?

Размещения объекта OLE в таблицы.

Рассмотрим размещение объекта OLA на примере поля Фотография заведующего в таблице


КАФЕДРА. Фотография хранятся в формате графического редактора Paint в файлах с
расширением .bmp.
1. В окне “Учебный процесс: база данных” установите курсор на таблице КАФЕДРА
и нажмите кнопку Открыть. Таблица откроется в режиме таблицы.
2. Заполните строки (записи) открывавшей таблицы данными в соответствии с
названиями столбцов (полей).
15

3. Для размещения поля Фотография заведующего выполните внедрение объекта OLE


в файл базы данных. Установите курсор в соответствующее поле таблицы.
Выполните команду меню Вставка / Объект.
4. В окне Вставка объекта выберите тип объекта Paintbrush Picture и установите
флажок Создать из файла.
5. Чтобы вернуться из программы Paint, открывшейся для просмотра рисунка,
выполните команду Файл/ Выход и возврат к КАФЕДРА: таблица.

Размещение данных типа МЕМО в таблице.


В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено ПРОГР, которое будут содержать длинный текст –
краткую программу курса. Для того поля выбирается тип данных поле МЕМО (Memo).
1. Открой таблицу ПРЕДМЕТ. Выполните ввод данных в поле ПРОГР непосредственно
в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш < Shift>+<F2>.
2. Если тексты программ по предметам подготовлены в некотором текстовом редакторе
(например, Microsoft Word) и хранятся в отдельных файлах, задайте для этого поля тип
данных Поле объекта OLE. Для перехода в режиме конструктора щёлкните на кнопке Вид
панели инструмента. Если таблица закрыта, щёлкните по кнопке Конструктор в окне базы
данных.
3. При вводе значений в поле OLE вставьте файл как связанный объект. В окне Вставка
Объекта выберите тип объекта Документ Microsoft Word.

Использование Мастера подстановок при создании раскрывающихся списков.

Если вы хотите ограничить набор значений, которое может содержать поле, то можно
создать раскрывающийся список допустимых значений. Для этого необходим Мастер
подстановок. Значение для раскрывающегося списка могут поступать из определённой
таблицы для запроса, либо список создаётся специально для этой цели.

Раскрывающийся список позволяет наложить ограничение на вводимые в поле значение и


имеет ряд других достоинств.

- Поскольку значение можно найти в раскрывающемся списке, не надо помнить весь


перечень допустимых значений.
- Если вы вводите значение с клавиатуры, а не выбираете из списка, Access дополняет
вводимые символы до первого элемента в списке, соответствующего введенным
символам. При вводе нового символа, если найденное значение перестаёт
соответствовать уже введённым символам, Access подставляет следующий
найденный элемент списка. Это значительно экономит время при вводе данных.
- Вы может ввести первые несколько символов, а затем, открыв раскрывающийся
список, сразу перейти к элементу, соответствующему введённым символами. Это
позволяет избежать прокрутки длинного списка и является удобным средством
перемещения по списку отсортированных в алфавитном порядке значений.
Создание собственного списка значений в поле подстановки.

Воспользуйтесь помощью мастера подстановок и создайте раскрывающийся список для поля


оценок в таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.
1. Откройте таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ в режиме конструктора.
2. Установите курсор на строке ОЦЕНКА столбца Тип данных.
3. В раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.
4. На первом шаге мастера установите переключатель «будет введён фиксированный
набор значений» и щёлкните на кнопке Далее.
16

5. В столбце таблицы в диалоговом окне введите значение раскрывающегося списка и


щёлкните на кнопке Далее.
6. На последнем шаге можно заменить надпись для поля подстановок и щёлкните на
кнопке Готово.

Задавать собственный список рекомендуется при небольшом наборе значений подстановки и


при достаточном редком внесении в них изменений. Если высока вероятность, что значения
в столбце подстановки будут часто меняться или количество возможных значений в списке
довольно велико, перед запуском Мастера подстановки лучше создать отдельную таблицу и
потратить время на ввод в неё этих значений, поскольку длинный список значений
подстановки удобнее редактировать в таблице, чем в окне конструктора.

Использование Мастера подстановок при работе со связанными таблицами.

1. Откройте таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ в режиме конструктора.


2. Установите курсор на поле ККАФ столбца Тип данных.
3. В раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.
4. Установите переключатель «Объект столбец подстановок» будет использовать
данные из таблицы или запросы и щёлкните на кнопке Далее.
5. На следующем шаге в списке таблиц выберите таблицу КАФЕДРА и щёлкните на
кнопке Далее.
6. В списке Доступные поля выберите поля НКАФ и ККАФ (по ККАФ происходит связь
между таблицами, а идентифицировать кафедру удобнее по названию НКАФ) и
щёлкните на кнопку Далее.
7. В следующем диалоговом окне вы имеете возможность задать ширину столбцов
раскрывающегося списка. (Перетащите правую границу заголовка поля, чтобы столбец
приобрёл необходимую ширину, или щёлкните дважды на правой границе, чтобы
установить ширину автоматически по ширине наибольшего значения поля.). У вас
также есть возможность отобразить в раскрывающемся списке столбец для ключевого
ККАФ (но это не рекомендуется, т.к с точки зрения пользователя, удобнее работать с
данными названия кафедры, нежели с её кодом). Для этого необходимо убрать флажок.
Скрыть ключевой столбец. Щёлкните на кнопке Далее.
8. На последнем шаге Мастер подстановок заменить при необходимости надпись для
поля постановок и щёлкните на кнопке Готово.
9. Перед тем как установить между таблицами новую связь, Access выдаст окно с
предложением сохранить внесённую в таблицу изменения. Щёлкните на кнопке Да.
10. Чтобы увидеть, как работает новое поле подстановки, щёлкните на кнопке Режим
таблицы на панели инструментов и установите курсор в поле ККАФ. Вы увидите, что с
правого края поля появилась стрелка раскрывающегося списка. Щёлкните на стрелке,
чтобы раскрыть список записей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Если раскрывающийся
список пуст, это означает, что в таблице Кафедра нет ни одной записи.

Такая связь наглядно демонстрирует целостность на уровне ссылок.

Внесение изменений в списке подстановки.

Поле создания раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок можно вносить


в него изменения. Это можно сделать двумя способами:
 Открыть таблицу в режиме конструктора и перезапустить Мастер подстановок;
17

 Отредактировать свойства поля подстановки на вкладе Подстановки в нижней части


окна конструктора.

Если необходимо заменить источник значений для поля подстановки или количество
столбцов в раскрывающемся списке, лучше перезапустить Мастер подстановок. Для этого
установите курсор в ячейки подлежащего изменения поля со списком в столбце Тип данных
и выберите в раскрывающемся списке пункт Мастер подстановок. Затем пройдите все
шаги мастера, как описано выше.

Создание маски ввода.

Применения маски ввода – другой способ наложить ограничение на ввод данных в поле.
Маска ввода служит двум различным целям:

 Обеспечивает соответствие данных определённому формату, а также заданному типу


данных, вводимых в каждую позицию, например, 5-27-26 или 095- 999-666-11;
 Вводить за вас постоянные символы, такие как дефис (-) и косая черта (/), которые
сохраняются вместе сохраняются вместе со знанием поля, и вам не требуется вводить
эти символы самостоятельно.

Чтобы задать для поля маску ввода, следует выполнить следующие процедуру.

1. в окне конструктора щелчком мыши выделите поле, для которого необходимо задать
маску ввода.
2. в нижней части окна щелкните в строке свойства Маска ввода.
3. далее можно непосредственно ввести маску ввода или щелкнуть на кнопке построение
(…) в конце строки и поставить маску с помощью Мастера масок ввода.

Следует знать, что Мастер масок предназначен только для полей типа Текстовый и
Дата/время.

Использование Мастера масок ввода

Мастер масок ввода позволяет выбрать маску в списке встроенных шаблонов, которые
имеются в Access. Состав списка зависит от типа поля, для которого вы задаете маску.
Список для поля типа Дата/время содержит следующие шаблоны:

Создадим маску ввода для даты рождения студентов в таблице СТУДЕНТ.


1. открыть таблицу СТУДЕНТ в режиме конструктора.
2. установим курсор на строке Дата рождения столбца Маска ввода.
3. в первом окне мастера выделите необходимую маску.
4. щелкните на кнопке Далее.
5. в следующем диалоговом окне измените, если необходимо, маску ввода и постоянный
символ (правила создания масок ввода приводится в следующей разделе «Создание
маски ввода»). Щелкните на кнопке Далее.
6. на следующем шаге Access выдает запрос о необходимости сохранять данные вместе с
постоянными символами или без них. Сделайте выбор и щелкните на кнопке Готово. На
последнем шаге просто выделяется сообщение, что введены все необходимые сведения.
Поэтому можно щелкнуть на кнопке Готово уже на предпоследнем шаге.
18

Создание маски ввода.

Встроенные маски, которые вы можете выбирать в окне мастера, удобны для ввода почтовых
индексов, номеров телефонов, даты и времени. Существует также маска для ввода скрытого
пароля. Если вам необходимо форматировать другие виды значений (например, коды изделий
или налоговые коды), необходимо создавать собственные шаблоны.
При создании маски ввода необходимо знать о двух важных моментах;

- Маска ввода может состоять из трёх частей;


- Специальные символы, из которых строится маска ввода и которые обозначают
позиции ввода данных в поле, позволяют ограничивать ввод определёнными
значениями.

Части маски ввода.

Маска ввода может иметь до трёх частей, отделяемых друг от друга точкой с запятой (;).

- Первая часть – сама маска.


- вторая часть указывает, следует ли сохранять постоянные символы вместе со
значениями поля (0 – сохранять, 1 или отсутствие значения – не сохранять).
- третья часть позволяет изменить стандартный символ – заполните подчёркивание ( _ )
на любой другой символ.

Символы маски ввода

Специальные символы маски ввода указывают Access на необходимость тех или иных
ограничений на вводимые в поле данные. На рис. 1.7. проводится список символов, которые
допускаются в масках ввода.
Символ Вводимое в поле значение
0 Цифра от 0 до 9 - ввод обязателен, символы+ и – не допускаются
9 Цифра или пробел ввод не обязателен, символы + и – не допускаются
# Цифра или пробел ввод не обязателен, допускаются символы + и –
L Буква (от А до Z, от А до Я), ввод обязателен
? Буква, ввод не обязателен
A Буква или цифра, ввод обязателен
a Буква или цифра, ввод не обязателен
& Любой символ или пробел, ввод обязателен
C Любой символ или пробел, ввод не обязателен
.,: :;- / Десятичный разделитель, а также разделитель тысяч, дат,
времени(отображаемый символ зависит от настроек языка стандартов в
панели управления Windows)
< Перевод всех следующих символов в нижний регистр
> Перевод всех следующих символов в верхний регистр
! Заполнение маски ввода справа налево , а не слева направо (этот символ в
маске ввода можно помещать в любую позицию)
\ Ввод любого следующего символа в качестве текстовой константы
(используется для ввода в маску перечисленных в данной таблице символов
как текстовый документ, а не как управляющих символов)
Рис. 1.7. Символы маски ввода.
Ввод маски.
19

Существуют два способа ввести маску.


- Если вы определяете маску для одного поля, выберите строку этого поля в верхней
части окна конструктора, а затем в нижней части окна конструктора раскройте вкладку
Общие и введите с клавиатуры шаблон в строке свойства маска ввода;
- если вы хотите использовать маску для других полей, добавьте её в список Мастера
масок ввода, как описано ниже.
Самостоятельно организуйте маски.
1. Для ввода фамилий студентов и преподавателей, т.о чтобы первая буква была заглавная.
2. Контроль ввода номеров групп, кода преподавателей, студентов, предметов, кафедр
(числовой ввод).
Пример масок ввода.

Маска ввода Допустимые значения


(999)000- 0000 (650) 555- 9999
() 555- 9999
> LL0000 AB 0932
AB
Ааа 123
12
AB1

1.9999 94000-0000
94000 -
000 – 00 – 0000 999 – 99 - 9999
>L< ?????????? Петров
Сидоров

Контрольные вопросы.

1. В файле, какого типа сохраняется базы данных Access?


2. Какие объекты представлены в окне базы данных?
3. Чем определяется состав полей таблицы?
4. Чем определяется структура таблицы?
5. В каком режиме наиболее полно определяются параметры структуры таблицы?
6. В каком свойстве поля задаются ограничения на его значения?
7. На что влияет свойство Формат поля?
8. Что формирует система на основе заданного первичного ключа?
9. Для чего служат индексы таблицы?
10. Значения какого свойства поля используется при формировании заголовка
соответствующего столбца таблицы?
11. Может ли ключ иметь повторяющиеся значения.
12. Можно ли в строке таблицы не вводить значения ключа?
13. Могут ли в столбце повторяться значение в одном из полей составного ключа?
14. В каком режиме осуществляется ввод данных в таблицу?
15. Назовите кнопки перехода по записям.
16. В каком режиме выполняется настройка макета таблицы?
17. С помощью какой команды выполняется внедрения объекта в поле с типом
данных OLE?
20

Практическая занятие № 2.
Создание схемы данных.
Цель: научиться организовать и работать с взаимосвязанными таблицами; включение таблиц
в схему данных и определение связей между ними; проверка поддержания связной
целостности; отображение записей подчинённых таблиц в главной таблице; ввод и
корректировка данных взаимосвязанных таблиц.

Задание.
1. Самостоятельно изучить методические рекомендации по проведению конкретного
практического занятия.
2. Подготовить формы отчёта.
3. Подготовить ответы на контрольные вопросы.

Работа в лаборатории.
Схема данных является не только удобным и наглядным средством графического
отображения логических связей таблиц базы данных. Связи, заданные в схеме данных,
автоматически используются для объединения записей связанных при любой обработки. Это
упрощает процесс конструирования многотабличных форм, запросов и отчётов.
По заданному для связи параметру объединения определяется, как должно происходить
объединения записей связываемых таблиц. По умолчанию происходит объединение только
тех записей связанных таблиц, в которых значение поля связи совпадает.
Установление связи между двумя таблицами возможно только при выполнении следующих
условий:
 связываемые таблицы имеют поля с одинаковым типом данных (полная идентичность
размеров и типов), причём имена полей могут быть различными;
 обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access.
Если главная таблица связывается с подчинённой по первичному простому или составному
ключу (уникальному индексу) главной таблицы, то Access определяет, что таблицы находятся
в отношении 1:∞ или 1:1. Для таблиц, находящихся в этих отношениях, в схеме данных
можно установить параметры поддержания целостности данных.
Поддержка связной целостности данных означает, что Access при корректировке данных
обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий.
 в подчинённую таблицу не может быть добавлена запись со знанием ключа связи, не
существующим в главной таблице;
 в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в
подчинённой таблице;
 изменения значений ключа связи в записи в главной таблицы невозможно, если в
подчинённой таблице имеются записи, связанные с ней.

Если для связи обеспечиваются поддержания целостности, то можно задать режимы,


перечисленные ниже.
 каждое обновление связанных полей при изменении значения ключа связи в записи
главной таблицы автоматическое изменения значения в связанных полях в подчинённых
записях.
 каскадное удаление связанных записей обеспечивает при удалении записи из главной
таблицы автоматическое удаление всех связанных записей в подчинённой таблице.
Каскадное удаление подчинённых записей выполняется на всех уровнях, если этот режим
задан на каждом уровне.
21

Включение таблиц в схему данных и определение связей между ними.

Рассмотрим процесс создания схемы данных, соответствующей логической структуре базы


данных «Учебный процесс».

1. Откройте окно Схема данных (Сервис/ Схема данных).


2. В диалоговом окне Добавление таблицы (рис. 1.8) выберите вкладку Таблицы и,
нажмите кнопку Добавить, разместите Схема данных все ранее созданные таблицы базы
данных, список которых отображён в диалоговом окне.
3. Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все
таблицы базы данных «Учебный процесс» со списками своих полей.
4. Установите связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для
этого в окне схемы данных установите курсор мыши на ключевом поле НГ главной
таблицы ГРУППА и перетащите это поле на поле НГ в подчинённой таблице СТУДЕНТ.
.
Рис. 1.8 Добавление
таблицы в схему данных
5. В открывшемся окне
(рис. 1.9) Изменение
связи в строке Тип
отношения установите
один – ко многим.
Отметьте доступный для
этого типа отношений
параметр «Обеспечение
целостности данных». Если таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ пустые или ранее были
заполнены данными, отвечающими требованиям целостности, между таблицами будет
установлена связь, обозначенная на схеме как 1:∞. В противном случае появится
сообщение о невозможности установить связь с проверкой целостности.

Рис. 1.9. Окно выбора


параметров связи.

6. Установите флажки
каскадное обновление
связанных полей и
каскадное удаление
связанных записей, тогда
будет обеспечена
автоматическая
корректировка данных для
сохранения целостности во
взаимосвязанных таблицах.
7. Установите связь по простому ключу для других пар таблиц; КАФЕДРА→
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ), ПРЕДМЕТ → ИЗУЧЕНИЕ (ключ КП),
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ → ИЗУЧЕНИЕ (ключ ТАБН), ГРУППА → ИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ).

8. Установите связь по составному ключу НГ+НС между таблицами СТУДЕНТ →


УСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ выделите оба этих поля,
22

удерживая клавишу < Ctrl>, и перетащите оба поля на поле НГ в подчиненной таблице
УСПЕВАЕМОСТЬ.
9. В окне Изменение связи для поля НС главной таблицы Таблица / запрос выберите
соответствующее поле подчинённой таблицы Связанная таблица / запрос. В том же окне
установите режим Обеспечение целостности данных и другие параметры связи.
10. Аналогично по составу ключу НГ+КП+ТАБН+ВИДЗ установите связи между парой
таблиц ИЗУЧЕНИЕ → УСПЕВАЕМОСТЬ.
11. Разместите таблицы в окне схемы данных в соответствии с их относительной
подчинённостью, перемещая и изменяя их размеры, как показано на рис 1.10.

Рис. 1.10. Схема данных «Учебный процесс».

Проверка поддержания связной целостности.

Проверим, как влияют установленные ранее параметры поддержания целостности при


внесении изменении в таблицы КАФЕДРА, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, связанные одно –
многозначными отношениями.

1. Откройте таблицы КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ в режиме таблицы.

2. Изменение значения ключевого поля ККАФ (код кафедры) в записи главной таблицы
КАФЕДРА, которая имеет подчинённые записи. Для завершения режима редактирования
перейдите к другой записи. Убедитесь, что в записях подчинённой таблицы
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ автоматически изменилось значение поля ККАФ для преподавателей.
Происходит изменение, поскольку был установлен параметр, задающий каскадное
обновление связанных полей. Открывая другие подчинённые таблицы убедитесь, что
каскадное обновление распространяется также на подчинённые таблицы следующих
уровней.
23

3. Подготовьте новую запись в подчинённой таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ со знанием ключа


связи ККАФ, не представленным в главной таблице КАФЕДРА. Убедитесь, что включить
такую запись в подчинённую таблицу невозможно.
4. В главной таблице КАФЕДРА выделите запись, у которой есть подчинённые, и выполните
команду Правка / Удалить. Убедитесь, что вместе с удалением записи в главной таблице
КАФЕДРА удаляются все подчинённые записи, так как был установлен параметр
каскадного удаления связанных записей.

Ввод и корректировка данных во взаимосвязанных таблицах.


Если для одно- многозначных связей, установленных в схеме данных, не задан параметр
обеспечение целостности данных, то пользователь при добавлении, удалении записей и
изменении значений ключевых полей должен сам отслеживать непротиворечивость данных и
целостность связей.
Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то Access разрешает
пользователю:

 добавить запись в таблицу, которая не подчинена никакой другой таблице в схеме данных
(находится на верхнем уровне иерархии);
 добавить запись в подчинённую таблицу, когда в главной имеется запись с водным
значение ключа связи;
 удалить запись в таблице, если нет связанных с ней записей в подчинённых таблицах.
Если наряду с флажком Обеспечение целостности установлен флажок каскадное удаление
связанных записей, то пользователь может удалить запись. При этом автоматически будут
удалены и все подчинённые записи.

Рис. 1.11. Отображение подчинённых записей в главной таблице.

Если наряду с параметром Обеспечение целостности данных задан параметр каскадное


обновление связанных полей, то пользователь может изменять значение ключевого поля.
При этом автоматически будут обновлены значение внешних ключей и во всех связанных
подчинённых записях.
Таким образом, при загрузке таблиц базы данных при установленных параметрах целостности
систем отслеживает корректность связей для вводимых записей.
24

Отображение записей подчинённых таблиц в главной таблице.

1. Откройте таблицу КАФЕДРА.


2. Если таблица имеет столбец с плюсами, щёлкните на значке «+» (плюс) в строке записи,
чтобы отобразились записи подчинённой таблице, связанные с текущей записи. При этом
«+» на значке преобразуется в «-» (минус). Щёлкните на значке «-» подчинённые записи
закрываются таким образом, могут быть открыты подчинённые записи каждой записи
главной таблицы (рис. 1.11).
3. Откройте все подчинённые записи, воспользовавшись командой меню Формат/
Подтаблица / Развернуть всё.
4. Закройте все подчинённые записи, воспользовавшись командой Свернуть всё.
5. Перейдите в режим конструктора и нажмите на панели инструментов кнопку Свойство
или, щёлкнув правой кнопкой мыши в окне конструктора таблиц, выполните эту команду
из контекстного меню. В свойстве таблицы Имя подчинённой таблицы по умолчанию
установлено значение Авто, которое и определяет единственную связь таблицы и вывод
столбца со значками плюс для открытия записей по этой связи.
6. Если таблица КАФЕДРА не имеет столбца с плюсами, в режиме таблицы выполните
команду Вставка/Подтаблица, которая выводит окно Вставка подтаблицы для
определения связи таблицы с подчинённой таблицей (рис.1.12). Эта связь будет внесена в
свойства таблицы и даст возможность открывать связанные записи в подчинённом окне.

Рис. 1.12. Окно для выбора подчинённой


таблицы и поля связи с ней

7. .Выберите подчинённую таблицу


ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и укажите в строках Подчинённые поля и Основные поля ключ связи
ККАФ. Для записи свойств таблицы установленной связи сохраните таблицу
8. Откройте таблицу ИЗУЧЕНИЕ и выполните команду Вставка/ Подтаблица, выберите в
окне Вставка подтаблицы подчинённую таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ. В строках
Подчинённые поля и Основные поля отобразиться составной ключ связи НГ; КП; ТАБН;
ВИДЗ.

9. Для записи в свойства таблицы установленной связи сохраните таблицу.


10. Для удаление связи, зафиксированной в свойствах таблицы, откройте таблицу в режиме
таблицы и выполните команду меню Формат/Подтаблица/ Удалить или нажмите
соответствующую кнопку панели инструментов
11. Откройте таблицу « Изучение» в режиме «Конструктора» и просмотрите свойства с
помощью команды ВИД/ Cвойства и убедитесь, что в качестве значения свойства Имя
подтаблица установлено [Нет], т.е связь удалена
25

12. С помощью команды Подтаблица установите связи, которые позволят отобразить


содержимое таблицы ГРУППА, подчинённые записи таблицы СТУДЕНТ, а затем в
таблице СТУДЕНТ выбрать в ней подчинённые записи таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ,.
(Вставка/ Подтаблица), как показано на рис 1.13 Используя эти связи, просмотрите
список студентов любой группы, а также список сданных ими предметов и полученным по
ним оценкам.
Система позволяет устанавливать связь и просматривать не только записи подчинённых
таблиц, но и связанную запись таблицы из подчинённой записи.

Рис. 1.13. Отображение подчинённой таблицы СТУДЕНТ и УСПЕВАЕМОСТЬ


в таблице ГРУППА

Рис. 1.14. Ввод записей в подчинённую таблицу.


26

Ввод и корректировка данных взаимосвязанных таблиц.

1. Откройте таблицу ИЗУЧЕНИЕ.


2. Выберите запись о занятии, для которого нужно ввести оценки, полученные студентами.
На рис. 1.14. эта запись отмеченная как текущая.
3. Откройте таблицу Успеваемость, нажав значок «+» в строке выбранной записи.
4. Создайте несколько записей об успеваемости студентов связанных с выбранной записью
таблицы ИЗУЧЕНИЕ. При этом значение ключа связи НГ (Ном. группы); КП (Код
предмета); ТАБН (Таб. ном .преп.) и ВИДЗ (Вид занятий) вводится в поле подчинённой
записи автоматически Таким образом, для создания подчинённой записи достаточно
ввести только часть ключа НС (Номер студента) и полученную им оценку.
5. Для контроля правильности номера фамилии студента, отобразите его фамилию из
главной таблицы СТУДЕНТ. Установите связь таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ с главной
таблицей Студент по ключу связи НГ и НС, выполнив команду Вставка/Подтаблица, и
щёлкните на значке «+» в записи об успеваемости.

Контрольные вопросы.
1. Для чего создаётся схема данных базы Access?
2. В каких отношениях должны находится таблицы, чтобы для них можно было установить
параметры поддержания связной целостности данных?
3. По какому полю должна быть установлена связь между таблицами, чтобы появилась
возможность установить параметры поддержания связной целостности данных?
4. Можно ли в подчинённую таблицу СТУДЕНТ ввести запись о студенте группы, которая
не представлена в таблице ГРУППА, если для этих таблиц обеспечивается целостность
данных?
5. Можно ли удалить запись о группе, если в таблице СТУДЕНТ представлены записи о
студентах этой группы и не установлен флажок каскадное удаление связанных записей.
6. Что произойдёт при изменении значения ключевого поля в главной таблице, если для ее
связи с подчинённой установлен флажок каскадное обновление связанных записей?
7. Для чего предназначен значок «+» в левом столбце таблицы?
8. Какая команда позволяет открыть связанные записи нужной подчинённой таблицы в
главной?
9. Какое свойство таблицы определяет вывод связанных записей подчинённой таблицы при
щелчке на значке «+»?
27

Приложение.
Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ.

Обязате Число
Имя Ключево Размер, Подпись
льное Тип данных дес.
поля е поле байт поля
поле знаков
НГ Да Текстовый 3 Группа
НС Да Да Текстовый 2 Номер
студента в
группе
ФИО Да Текстовый 15 ФИО
ГОДР Нет Числовой целое Год
рождения
АДРЕС Нет Текстовый 25 АДРЕС
ПБАЛЛ Нет Числовой Одинарное Проходной
С плав. 2 балл
точкой

Описание свойств полей таблицы ГРУППА.

Условие
на
Обязат Число
Имя Ключев Размер, Подпис значение
ельное Тип данных дес.
поля ое поле байт ь поля Сообщени
поле знаков
е об
ошибке
Ном.
НГ Да Да Текстовый 3
группы
>=0And<=
35
Кол.ст в
КОЛ Числовой 1 Кол.студен
группе
тов больше
допуст.
>2
Одинарное
Прох. And<5Or0
Числовой с плавающей
ПБАЛЛ 2 балл Ошибка в
точкой
оценке

Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА.

Ключевое
Имя поля Тип данных Размер, байт Подпись поля
поле
ККАФ Да Текстовый 2 Код
НКАФ Текстовый 16 Название
ТЕЛ Текстовый 9
ЗАВ Текстовый 15 ФИО зав.кафедрой
ФОТО Поле объекта OLE Фотография
заведующего

Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ


28

Ключевое Обязательно Размер,


Имя поля Тип данных Подпись поля
поле е поле байт
ТАБН ДА Да Текстовый 4 Таб.номер
ФИО Да Текстовый 30 ФИОпреподавателя
СТ Нет Текстовый 20 Ученая степень
ЗВ Нет Текстовый 10 Ученое звание
ККАФ Да Текстовый 2 Код кафедры
Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ.
Ключево
Имя Тип Размер, Условие на Сообщение
е Подпись поля
поля данных байт значение об ошибке
поле
КП Да Текстовый 2 Код предмета
НП Текстовый 15 Название предмета
ЧАС Числовой Целое Всего часов > 0And<=300 Число часов
Ы должно быть
>0 и <300
ЛЕК Числовой Целое Лекции
ПР Числовой Целое Практика
ЧС Числовой Целое Часы семестров
ПРО Поле Программа
ГР МЕМО

Описание свойств полей таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

Размер,
Имя поля Ключевое поле Тип данных Подпись поля
байт
НГ Текстовый 3 Номер группы
КП Текстовый 2 Код предмета
ТАБН Да Текстовый 4 Таб.номер преподавателя
ВИДЗ Текстовый 3 Вид занятия
ЧАСЫ Числовой Целое
СБАЛЛГР Числовой Одинарное с Средний балл по предмету
плавающей
точкой

Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ.

Имя поля Ключевое поле Тип данных Размер, Подпись поля


байт
НГ Текстовый 3 Номер группы
НС Текстовый 2 Ном. студента
КП Да Текстовый 2 Код предмета
ТАБЗ Текстовый 4 Таб.номер преподавателя
ВИДЗ Текстовый 3 Вид занятия
ОЦЕНКА Числовой Целое
29

Данные таблицы ГРУППА

Номер группы Количество студентов в группе Проходной балл


101 30 4,50
102 32 4,50
103 29 4,80
104 35 4,40
105 35 4,80
201 35 3,90
202 30 4,00
203 28 4,70
204 25 4,00

Данные таблицы СТУДЕНТ.

Номер Проходной
группа ФИО Год рождения
студента балл
101 01 Аристов Р.П. 1979 4,25
101 02 Бондаренко 1978 4,50
101 03 Борисова Е.И. 1979 4,25
101 04 Макова Н.В. 1977 4,75
102 01 Боярская Н.П. 1977 4,50
102 02 Фёдоров Д.К. 1977 4,25
102 03 Сидоров И.Р. 1977 4,50
103 01 Андреев Г.М. 1978 4,25
103 02 Петров О.К. 1979 4,75
104 01 Иванов К.К. 1977 4,50

Данные таблицы КАФЕДРА.

Код Название Телефон ФИО зав, кафедрой


01 ИНФОРМАТИКА 310-47-74 Игнатьев В.В.
02 МАТЕМАТИКА 310-47-15 Иванов И.И.
03 ИСТОРИИ 310-47-16 Смирнова И.В.
04 ИНОСТРАННОГО ЯЗ. 310-47-17 Жданова А.Е.
05 ФИЗКУЛЬТУРЫ 310-47-67 Плетнёв В.А.
06 ФИЛОСОФИИ 310-47-18 Бондаренко В.В.

Данные таблицы ПРЕДМЕТ.

Код предмета Название предмета Всего часов Лекции Практика Семестр


ы
01 Информатика 200 100 120 4
02 Математика 200 100 100 4
03 История 140 90 50 3
04 Иностранный яз. 200 20 200 4
05 Философия 100 40 60 2
06 Физкультура 100 0 100 2
30

Данные таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.


Таб.номер ФИО препод Учёная степень Учёное звание Код
кафедры
101 Андреев А.П. Доктор тех.наук Профессор 01
102 Апухтин И.С. Канд. тех. наук Доцент 01
103 Глухов И.Л. Канд. тех. наук Доцент 01
104 Сеченов Ю.Б. Канд. тех. наук Доцент 01
105 Чернов Л.К. Канд. тех. наук Доцент 01
201 Блюмкина И.П. Доктор физ. мат.наук Профессор 02
202 Львова П.Р. Ассистент 02
203 Шапошников С.И Доктор фил. наук Профессор 02
204 Новиков П.Н. Ассистент 02
301 Ильясов И.Т. Канд. тех. наук Доцент 03
302 Пустынцев А.П. Доктор ист. наук Доцент 03
303 Романов Р.А. Доктор ист. наук Доцент 03
304 Цветков А.И. Доктор ист. наук Доцент 03
401 Сорокина М.Ф. Доктор фил. наук Доцент 04
402 Богомолов П.Р. Доктор фил. наук Доцент 04
403 Лысова М.И. Доктор фил. наук Доцент 04
404 Шаповалова М.Ф. Доктор фил. наук Доцент 04
405 Кудряшова Г.М. Ассистент 04
501 Жигарева П.Р. Доктор пед.наук Доцент 05
502 Егорова Т.И. Ст.преп 05
503 Ермолин Е.Н. Ассистент 05
601 Логинов А.М. Доктор фил. наук Доцент 06
602 Яковлев П.П. Доктор фил. наук Доцент 06
603 Раков А.В. Доктор фил. наук Доцент 06
604 Соловьёв С.И. Ассистент 06

Данные таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

Номер группы Код предмета Таб.номер преподавателя Вид Часы


занятия
101 01 101 Лек. 40
101 01 102 Пр. 60
101 02 201 Лек. 50
101 02 202 Пр. 50
101 03 301 Лек. 48
101 03 302 Пр. 20
101 04 401 Пр. 50
101 05 501 Лек. 50
101 05 502 Пр. 50
101 06 601 Лек. 100
102 01 101 Лек. 100
102 01 103 Пр. 180
102 04 401 Лек. 100
105 01 101 Лек. 100
201 01 102 Пр. 180
201 02 201 Пр. 70
31

202 04 403 Пр. 100


203 01 101 Лек. 100
204 05 503 Пр. 100

Данные таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ.

Номер Номер Код Таб.номер Вид оценка


группы студента предмета преподавател занятия
я
101 01 01 101 Лек.
101 01 03 302 Пр.
101 02 01 101 Лек.
101 02 03 302 Пр.
101 03 01 101 Лек.
101 03 03 302 Пр.
101 04 01 101 Лек.
101 04 03 302 Пр.
32

Литература
1. Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных: разработка и управление.-М.: ЗАО "Издательство
БИНОМ", 1999, 300 с.
2. Дейт, К., Дж. Введение в системы баз данных. -СПб.: Издательский дом "Вильяме",
1999, 520 с.
3. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД-СПб.:Питер, 2003,
440 с.
4. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах.-Издательство "Мир",
1980, 600 с.
5. .Дейт, К., Дж. Введение в системы баз данных. -СПб.: Издательский дом "Вильяме",
1999. 350 с
6. Фуфаев Э.В,Фуфаев Д.Э. Базы данных –М.: Академия, 2005.- 320с