Приложение 6

к рабочей программе

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего

образования
УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

УТВЕРЖДЕНЫ
на заседании кафедры государственного и муниципального управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА СТУДЕНТА ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

БАЙЫР ОМАК КАРА-ООЛОВИЧА

по дисциплине
Основы делопроизводства и документооборота в ГМУ
 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

1. В чем состоит назначение организационных документов и какие

виды документов относятся к данной группе? Дать характеристику и
привести примеры.
2. Документооборот и его основные этапы, дать им характеристику и
привести примеры.

Практические задания

1. Какие изменения произошли в реквизите «адресат» в соответствии с

ГОСТ Р 7.0.97-2016 ? Приведите примеры.
2. Составить и оформить реквизит «гриф утверждения» документа:
10.09.2019 Ивановым А.В. директором завода АО «Электроника»;
3. Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о
приложении»? Приведите примеры.
4. Составить и оформить реквизит «подпись», если документ составлен
комиссией.
5. Оформить бланк письма с продольным расположением реквизитов
организации, в которой вы работаете.
6. Где располагают отметки для реквизитов «Дата документа» и
«Номер документа» при проектировании углового и продольного
бланков? Приведите примеры.
1. В чем состоит назначение организационных документов и какие виды
документов относятся к данной группе? Дать характеристику и
привести примеры.

Организационные документы – это описание организации, которое

определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего
процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти
правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком
большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не
закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.
Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны,
поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным
уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и
оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью
сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей
цели. После того, как документы были созданы, они утверждаются и
действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и
содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному
переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо
переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом
случае документы полностью теряют силу). Виды организационных
документов. Все виды организационных документов, без исключения,
должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все
необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни
было системы.
К документам в организации относятся: устав; положение; правила и
инструкции; штатное расписание; структура и штатная численность;
правила внутреннего трудового распорядка.

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав.

Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её
формирования, функции компании, основные свойства и компетенции,
задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.
Виды уставов классифицируются на следующие категории: Типовые
уставы. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел

представляет собой основную информацию об учреждении. Общие
положения представляют собой совокупность норм деятельности
учреждения, его структурных подразделений.
Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие
положения разрабатываются для однородной организации, типовые для
конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых
ограничивают какой-либо орган или должность. Кроме всего прочего в
общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания,
официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также
список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по
которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего
встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно
быть создано для каждого отдела. В акционерном обществе также имеется
Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его
составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке
собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие
вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и
организации собраний.

Инструкция является особым документом, который издаётся

специально для того, чтобы урегулировать различные технологические,
научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут
случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при
ненадлежащем следовании правилам привести к негативным
последствиям.

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю

внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а
также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о
количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая

категория. Структура и штатная численность отличается от штатного
расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в
компании, а для каждого отдела определяется количество работников в
штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается
уставом и положениями в учреждении.

Не менее важный нормативный документ, который также утверждается

исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового
 распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании,
независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный
предприниматель.

2.Документооборот и его основные этапы, дать им характеристику и

привести примеры.

Документооборот — непрерывное движение документов в организации с

момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки
адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную
поддержку всех звеньев управления. Невостребованные документы, лежащие
без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.

Документооборот организации можно разделить на отдельно

взятые этапы:
1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию –
это получение, проверка целостности конвертов, направление либо
адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция
вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «лично»;
2) предварительное рассмотрение документов службой документационного
обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:
· важность его содержания;
· сложность и новизна поставленных вопросов;
· общественное положение лица, автора документа, место учреждения-
отправителя в структуре управления;
· реальная срочность исполнения документа;
· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).
После предварительного рассмотрения документы отправляются
руководителю для принятия решений по каждому документу (этапы данного
вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству);
3) рациональное движение документов – оптимизация и сокращение
документопотоков, разработка технологических инструкций с определением
схем последовательности этапов подготовки документов;
4) обработка исполненных и отправляемых документов. Этот этап
целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ
должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим
качеством исполнения.
 При налаживании системы документооборота организации важнейшей
частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е.
ответственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день
регистрации в соответствии с указанием руководителя. Затем определяет
срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты
промежуточного контроля. Если исполнение документируется, исполнитель
готовит проект ответного документа. Затем оформляет его и отправляет на
подпись руководителю.
 Практические задания

1. Какие изменения произошли в реквизите «адресат» в соответствии с

ГОСТ Р 7.0.97-2016 ? Приведите примеры.

Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите

«адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа
должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при
адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016
установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ
(должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии.
Пример, инициалы имени, отчества при адресации документа
должностному лицу: Генеральному директору «Вектор» Иванову И.И.
Пример, инициалы имени, отчества при адресации документа частному
лицу: Иванову И.И. Садовая ул., д. 5, г. Кызыл, Республика Тыва, 667002.

2. Составить и оформить реквизит «гриф утверждения» документа:

10.09.2019 Ивановым А.В. директором завода АО «Электроника»;

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
АО «Электроника»
Иванов А.В.
10.09.2019

3. Что обозначает и как оформляется реквизит «отметка о

приложении»? Приведите примеры.

Отметка о приложении содержит сведения о документе

(документах), прилагаемом к основному документу (в
сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других
информационно-справочных документах) или о том, что документ
является приложением к основному документу (в документах -
приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам,
инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В распорядительных документах (постановлениях, решениях,
приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах,
инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется
следующим образом:
- в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается
документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или
(приложение N 1).
 На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу
указывается:
Приложение N 2
к приказу ФГБУ
НИИ "Вектор"
от 10.11.2020 N 112

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа,

проставляется гриф утверждения.
Например:
УТВЕРЖДЕН
РЕГЛАМЕНТ приказом ФГБУ НИИ "Вектор"
от 10.11.2020 N 11

4. Составить и оформить реквизит «подпись», если документ составлен

комиссией.
Председатель
Подпись П.П. Петров
комиссии
Члены комиссии: Подпись М.М. Мишина
Подпись А.Е. Полторацкая

5. Оформить бланк письма с продольным расположением реквизитов

организации, в которой вы работаете.

Общество с ограниченной возможностью

«Вектор»
Комсомольский просп., д. 15, Москва, 121875
тел. (495) 921-18-17; тел./факс (495) 918-04-04; e-mail:info@media.ru$ http://mediacompani.ru
ОКПО 02862795 ОГРН 102740024065 ИНН/КПП 7703022850/778005002

______________ № __________________
На № ______________ от _______________

6. Где располагают отметки для реквизитов «Дата документа» и

«Номер документа» при проектировании углового и продольного
бланков? Приведите примеры.
 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением
Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов
обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью
входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два
варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок
Б.2)
Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов
документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема
Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением
реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения
реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

 
 Список использованной литературы

1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства:

Документационное обеспечение управления: Учеб, пособ.-6-е изд.-
М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное
обеспечение управления). 4-е изд.испр. М.: ЗАЩ «Бизнес школа
«Интел-Синтез». 2010.
3. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и
делопроизводство М.: Юрайт. 2012.