Вы находитесь на странице: 1из 59

Инструменты

для обеспечения
устойчивости
компаний малого
бизнеса
Эти инструменты помогут вашей компании
подготовиться к чрезвычайной ситуации
Содержание
I. Оцените устойчивость своей компании................................................................. 8

II. Ваши риски...................................................................................................................... 12

III. Знайте, как работает компания................................................................................. 20

IV. Ваши сотрудники........................................................................................................... 24

V. Ваши ключевые клиенты, поставщики и партнеры............................................ 32

VI. Ваши информационные технологии........................................................................ 36

VII. Поддерживайте и тестируйте устойчивость......................................................... 40

VIII. Функция кризисного реагирования на Facebook и дополнительные ресурсы


для развития устойчивости........................................................................................ 43

2
Информация
Инструменты для обеспечения устойчивости компаний малого
бизнеса представляют собой решение для малых компаний,
у которых нет времени или ресурсов для создания полноценного
плана восстановления после перебоя в работе. Эти инструменты
созданы с учетом рекомендаций для подобных ситуаций
и предназначены для того, чтобы научить вас базовым действиям по
обеспечению устойчивости компании и рассказать вам об основных
подходах. Эти ресурсы помогут подготовить вашу компанию, а также
обеспечить устойчивость и гибкость в случае потенциальных
перебоев в работе.

Эти инструменты созданы для того, чтобы любая компания, даже


если она не сталкивалась с чрезвычайными ситуациями, могла
развить необходимую устойчивость на случай кризиса. В комплект
входят базовые инструменты, нацеленные на поддержание
информированности сотрудников компании и способности компании
определять конкретные действия для укрепления устойчивости
в чрезвычайной ситуации при вероятности перебоев в работе.

Эти инструменты помогут вам:


• определить действия, необходимые для продолжения работы
в случае перебоев;

• разработать меры в отношении рисков, которые могут


угрожать вашей компании;

• создать простой в применении план обеспечения


устойчивости специально для вашей компании
на случай чрезвычайной ситуации.

3
OPEN
Цель
Около 99 % компаний в каждом сообществе США являются малыми.
Такие компании нанимают больше 50 % рабочей силы из частного
сектора. В глобальном отношении малые компании играют ключевую
роль в сообществах, в которых функционируют. Сотрудники живут в том
же сообществе, что и клиенты, которых они обслуживают. К сожалению,
любому сообществу может угрожать стихийное бедствие, а в случае
перебоев в работе, вызванных человеческим фактором, страдают
и компании. Большинство малых и средних компаний оказываются
неготовыми к чрезвычайным ситуациям. Следовательно, когда
стихийное бедствие наносит удар по экономике, страдает и сообщество.

Согласно исследованию, 40 % компаний уже не возвращаются


к работе после стихийного бедствия, а 25 % вновь открывшихся
компаний разоряются в течение года. Инструменты для обеспечения
устойчивости компаний малого бизнеса, включая Стратегию по
обеспечению устойчивости, разработаны, чтобы помочь вам пережить
стихийное бедствие (наводнение, землетрясение, эпидемия, аварийное
отключение электроэнергии и т. д.) и добиться успеха после него.

С чего начать?
После стихийного бедствия многие владельцы малых
и средних компаний на собственном горьком опыте приходят
к следующему выводу: "Мне следовало подготовиться заранее".
Они не подготовили план своевременно.

Для вас и вашей компании ещё не поздно принять меры.


Ознакомьтесь с Инструментами для обеспечения устойчивости
компаний малого бизнеса, выберите первый шаг и начните
действовать! Ваша компания будет подготовлена лучше.
Вы несете ответственность за компанию, за сотрудников, за
сообщество и за самих себя.

4
В США
ВЛИЯНИЕ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
НА МАЛЫЕ КОМПАНИИ

НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ГОД СПУСТЯ ТРИ ГОДА СПУСТЯ

40 % малых компаний 25 % малых 75 % малых


не открываются снова компаний компаний,
закроются не имеющих
чрезвычайного
плана, разоряются

С Р Е Д Н Я Я С У М М А У Б Ы Т К А М А Л О Й КО М П А Н И И , КОТО РА Я
З А К Р Ы В А Е Т С Я В Р Е З У Л Ь ТАТ Е С Т И Х И Й Н О Г О Б Е Д С Т В И Я

3 000 долл. 23 000 долл.
США США
Малая компания Средняя компания

Почему это важно?

МАЛЫЕ КОМПАНИИ

Составляют Нанимают

99 % 50 %
всех компаний сотрудников из всего
частного сектора

Источник: Федеральное агентство по урегулированию чрезвычайных ситуаций (Federal


5
OPEN

Emergency Management Agency, FEMA), министерство труда и Торговая палата США


Подведем итог
Развитие устойчивости компании состоит в том, чтобы
определить, что ваш бизнес ни в коем случае не должен
потерять, и в составлении плана предотвращения такого
ущерба в случае стихийного бедствия. Эта задача может
казаться пугающей, однако определить стратегию устойчивости
компании куда проще, чем можно подумать.

Все организации уникальны, и единственного подхода


к обеспечению устойчивости не существует. Эти инструменты
разработаны специально для малых компаний и предлагают
доступное и простое в применении руководство по созданию
подхода к обеспечению устойчивости компании в соответствии
с нуждами вашего бизнеса.

6
Стратегия по обеспечению
устойчивости
Подход направленного планирования
В этом руководстве вам будет рекомендовано заполнить формы
и списки контактов, а также задокументировать данные по
устойчивости в чрезвычайных ситуациях. Когда вы изучите
предложенные инструменты, у вас будет основа для разработки
плана по обеспечению устойчивости компании, а также
понимание дальнейших действий по повышению устойчивости.

Стратегия включает следующие


разделы:
I. Оцените устойчивость своей компании

II. Ваши риски

III. Знайте, как работает компания

IV. Ваши сотрудники

V. Ваши ключевые клиенты, поставщики и партнеры

VI. Ваши информационные технологии

VII. Поддерживайте и тестируйте устойчивость компании

7
OPEN
Оцените
устойчивость
своей компании

8
Самостоятельная оценка
устойчивости
Ответьте на приведенные вопросы
и оцените устойчивость своей компании
П О С ТА В Ь Т Е ГА Л О Ч К У, Е С Л И С О Г Л А С Н Ы

Вы сформировали команду из сотрудников компании, которые


знакомы с ключевыми рабочими процессами и способны
предложить полезные перспективы при планировании
и реагировании на случай чрезвычайной ситуации?

Вы организовали всю важную информацию и документы


таким образом, чтобы они были надежно защищены и легко
доступны при необходимости?

Вы обеспечили доступность всех важных данных и файлов


для принятия решений в случае, если вас не будет на месте
(например, после землетрясения или пожара)?

Вы задокументировали важнейшие рабочие процессы


компании и определили их приоритетность, чтобы знать,
что подлежит восстановлению в первую очередь, во
вторую и т. д.?

Вы выявили возможные угрозы (природные и антропогенные),


которые могут прервать деятельность вашей компании?

Вы разработали план обеспечения непрерывности бизнес-


процессов или процедуру для чрезвычайной ситуации, чтобы
продолжать поставлять товары или оказывать услуги в случае
чрезвычайной ситуации (например, если невозможно попасть
в здание или требуется генератор)?

Вы обеспечили сотрудников, партнеров, поставщиков,


клиентов и других важных лиц контактной информацией
на случай текущей чрезвычайной ситуации?

9
OPEN
Насколько подготовлена
ваша компания?
Вы сформировали команду из сотрудников компании,
которые знакомы с ключевыми рабочими процессами
и способны предложить полезные перспективы при
планировании и реагировании на случай чрезвычайной
ситуации?

Вы назначили ответственного за разработку плана


чрезвычайного реагирования для компании?

Вы организовали всю важную информацию и документы


таким образом, чтобы они были надежно защищены
и легко доступны при необходимости?

Вы обеспечили доступность всех важных данных и файлов


для принятия решений в случае, если вас не будет на месте
(например, после землетрясения или пожара)?

Вы задокументировали важнейшие рабочие процессы


компании и определили их приоритетность, чтобы
знать, что подлежит восстановлению в первую очередь,
во вторую и т. д.?

Вы выявили возможные угрозы (природные


и антропогенные), которые могут прервать
деятельность вашей компании?

Вы разработали план обеспечения непрерывности бизнес-


процессов или процедуру для чрезвычайной ситуации,
чтобы продолжать поставлять товары или оказывать
услуги в случае чрезвычайной ситуации (например, если
невозможно попасть в здание или требуется генератор)?

Вы обеспечили сотрудников, партнеров, поставщиков,


клиентов и других важных лиц контактной информацией
на случай текущей чрезвычайной ситуации?
10
Подсчет баллов
Посчитайте галочки и сложите баллы Одна галочка равна
1 баллу, пустое поле равно 0.

0–5 баллов. Ой!


Вашей организации грозит перебой в работе. Хорошая
новость в том, что вы можете использовать Инструменты для
обеспечения устойчивости компаний малого бизнеса.

6–12 баллов. Хорошо!


Ваша компания предприняла первые шаги в подготовке.
Риск для вас меньше, однако есть возможность укрепить
устойчивость бизнеса с помощью Инструментов для
обеспечения устойчивости компаний малого бизнеса.

13–15 баллов. Отлично!


Ваша организация подготовлена лучше, чем большинство
компаний. Используйте Инструменты для обеспечения
устойчивости компаний малого бизнеса, чтобы заполнить
пробелы и продолжить развивать устойчивость.

11
OPEN
Ваши риски

12
Знание рисков поможет вам оценить уязвимость компании
в случае перебоев в работе. Как у владельца малой компании ваше
время и ресурсы ограничены, поэтому важно отдать приоритет
и тому, и другому. Первый шаг — выявление типов чрезвычайных
ситуаций, которые могут угрожать вашей компании.

Типы чрезвычайных ситуаций


Независимо от того, где находится ваша компания, ей могут
угрожать чрезвычайные ситуации. Они делятся на два типа:
природные и антропогенные. Если компания не подготовлена,
такие ситуации могут прервать ход ее работы и привести
к катастрофическим последствиям и даже закрытию.

Н А И Б ОЛ Е Е РА С П Р О С Т РА Н Е Н -
НЫЕ УГРОЗЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ

СТИХИЙНЫЕ Природные катаклизмы стоят на первом месте в


БЕДСТВИЯ списке угроз для компаний. Они могут нанести вред
сотрудникам и имуществу вашей компании.

АНТРОПОГЕН- К антропогенным ЧС можно отнести потерю данных,


НЫЕ ЧРЕЗВЫ- выбросы опасных веществ, пожары, загрязнение
ЧАЙНЫЕ СИТУ- грунтовых вод, эпидемии, транспортные аварии,
АЦИИ обрушения зданий и взрывы.

Инструкции к инструментам
Первым шагом по развитию устойчивости компании должно
стать выявление общих потенциальных угроз, как природных,
так и антропогенных.

На следующей странице определите угрозы, представляющие


опасность для вашей компании. Если каких-либо угроз нет
в списке, внесите их в пустые поля.

13
OPEN
Угрозы для моей компании
Перечислите все угрозы, актуальные для вашей компании.
Некоторые события ведут к цепочке последствий (например,
шторм может привести к отключению энергоснабжения).
Выберите все актуальные угрозы независимо от того, являются
они причиной или следствием события. Впишите собственные
варианты в поля.

ПРИРОДНЫЕ

Пожар

Землетрясение

Торнадо

Наводнение

Шторм

Оползень

Ураган/тайфун

АНТРОПОГЕННЫЕ

Кибератака Авария

Кража/преступление Гражданские беспорядки

Ошибка ввода данных Опасные вещества

Терроризм Насилие на рабочем месте


Вандализм/саботаж

Отключение
энергоснабжения

Эпидемия
14
Внутренние и внешние риски
С учетом перечисленных вами угроз рассмотрите подробнее те
из них, которые могут помешать работе компании частично или
полностью. Определите, какие из угроз являются внутренними,
а какие внешними. Задайте следующие вопросы. Что меня
окружает? Что может помешать работе, привести к убыткам,
испортить репутацию или причинить кому-то физический вред?
Вот примеры, которые вы можете обнаружить:

ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ВНУТРЕННИЕ РИСКИ


Оборудование в подвале

Данные на компьютере без бэкапа

Тяжелые или хрупкие предметы на


высоких полках или в шкафах

Шкафы для хранения документов,


не прикрепленные к полу, друг
другу или к стене

Незакрепленные полки рядом


с эвакуационными выходами

АНТРОПОГЕННЫЕ
Расположение рядом с зоной
повышенного риска, где может
возникнуть чрезвычайная
ситуация (например, рядом
с химическим заводом)

Расположение рядом
с водоемом, например рекой,
гидромагистралью и т. д.

Кирпичные элементы структуры


или фасада здания

Расположение рядом с железной


дорогой, аэропортом и/или
трассой
15
OPEN
Какие ресурсы вашей компании
являются ключевыми?
Это ресурсы, которые играют важнейшую роль в работе
компании, и потеря которых может привести к перебоям
в работе и катастрофическим убыткам. Чтобы упростить
выявление ключевых ресурсов, они разделены на шесть групп:

I. Люди

II. Недвижимость компании

III. Рабочие процессы (ключевые функции и процессы компании)

IV. Ассортимент и/или специальное оборудование

V. ИТ-ресурсы

VI. Ключевые партнеры и поставщики

Специфика этих ресурсов будет отличаться в зависимости от


компании, однако эти шесть ключевых групп в той или иной
форме представлены в любой компании.

Знание ваших ключевых ресурсов поможет вам выявить


уязвимые точки компании в случае перебоев в работе.
Например, если большая часть вашей выручки поступает от
ассортимента, в первую очередь вы должны сосредоточиться
на защите ассортимента от повреждения и его потери в случае
чрезвычайной ситуации, например землетрясения, пожара или
наводнения.

16
Оцените опасность различных
угроз для вашей компании
Теперь, когда вы знаете, какие природные и антропогенные
угрозы актуальны для вашей компании, определите ее наиболее
уязвимую точку. Оцените степень влияния каждой угрозы на
каждый из ваших ключевых ресурсов и подсчитайте баллы.
На основании результатов определите приоритетность своих
ресурсов от наименьшей к высшей, чтобы определить, на какие
аспекты следует обратить особое внимание для сокращения
потенциальных последствий и перебоев в работе.

Степени влияния
Прежде чем приступать к оценке рисков,
обратите внимание на степени влияния.

СТЕПЕНИ ВЛИЯНИЯ УКАЗАНЫ В ПОРЯДКЕ


В О З Р А С ТА Н И Я :

НИЗКАЯ
Влияние минимально. Перебои в работе или порча имущества
незначительны или отсутствуют. Пример. Кратковременное
прекращение энергоснабжения.

СРЕДНЯЯ

Незначительные перебои в работе, которые могут сказаться на работе


компании, но не приведут к их прекращению. Ущерба нет или он
минимален. Пример. Небольшой пожар на изолированной территории
(на кухне, в хранилище и т. п.). Территория эвакуирована, ущерба нет или
он минимален. Работа компании быстро возобновляется.

ВЫСОКАЯ
Временные перебои в работе компании или значительный ущерб ее
недвижимости. Влияние может затрагивать все рабочие процессы. Пример.
Значительное затопление помещения. Работа на территории компании
невозможна в течение нескольких дней.

КРИТИЧЕСКАЯ

Бедствие, которое сказывается на всем рабочем процессе, приводит


к полномасштабным перебоям в работе и закрытию предприятия. Сюда
может относиться полное разрушение, большое число пострадавших
или погибших, а также временное ограничение или отсутствие доступа
к внешним ресурсам. Как правило, это подразумевает отсутствие доступа
к внешним ресурсам как минимум в течение 3 дней. Пример. Крупное
землетрясение, затрагивающее работу компании и сообщество, в котором
вы ведете свою деятельность.

17
OPEN
Инструкции
Таблица справа поможет вам определить риски для компании
и их приоритетность.

1. Ознакомьтесь с общими типами чрезвычайных ситуаций


в левом столбце и добавьте собственные варианты в пустые
поля

2. Начните с первого стихийного бедствия — землетрясения

3. Оцените каждую группу ключевых ресурсов, чтобы


определить, как угроза может сказаться на вашей компании

4. Заполните остальные строки и подсчитайте сумму баллов во


всех столбцах и строках

5. Напоследок определите, на каких аспектах следует


сосредоточиться в первую очередь (на основании
наибольшей уязвимости), а затем присвойте каждому
столбцу приоритетность по шкале от 1 до 6

6. Рабочие процессы (ключевые функции и процессы


компании)

7. Ассортимент и/или специальное оборудование

8. ИТ-ресурсы

9. Ключевые партнеры и поставщики

18
Оценка рисков для компании
УГРОЗЫ ВЕРОЯТНОСТЬ ВЛИЯНИЕ (Н, С, В) НЕОБХОДИМЫЕ
Люди Места Предметы М Е Р Ы

ЗЕМ ЛЕТ Р Я С Е Н И Е

ПОЖАР

НАВОДНЕНИЕ

ОТКЛЮЧЕНИЕ
ЭНЕРГОСНАБ-
ЖЕНИЯ

СБОЙ В ИТ

ПОТЕРЯ
П А Р Т Н Е РА

ПОТЕРЯ
КЛЮЧЕВЫХ
СОТ Р УД Н И КО В

ЭПИДЕМИЯ

19
OPEN
Знайте, как работает
компания

20
Способность компании быстро реагировать в случае перебоев
в работе может сыграть определяющую роль, когда речь идет
о выборе между обеспечением устойчивости и закрытием.

Чтобы определить максимальное количество времени, которое


может пережить ваша компания после закрытия в результате
чрезвычайной ситуации, вам следует выявить ключевые
функции и процессы компании и решить, как долго она сможет
просуществовать, не выполняя их.

Какая функция компании является


ключевой?
Ключевые функции компании — это группы бизнес-процессов
и действий высшего уровня, необходимые для ведения вашего
бизнеса.

Распространенные примеры:

• ФИНАНСЫ
Кредиторские счета, зарплатная ведомость, налоги
и бухгалтерия

• ПРОИЗВОДСТВО
Производство продукции или оказание услуг

• КАДРОВАЯ СЛУЖБА
Функции, связанные с сотрудниками, например управление
набором, льготами и производительностью

• СНАБЖЕНИЕ
Непрерывный процесс закупки материалов, компонентов,
сырья и услуг. Сюда относится управление поставками
и сотрудничеством.

21
OPEN
Инструкции
Используйте форму справа, чтобы определить, какие
функции компании являются ключевыми для выживания
вашей компании.

Подумайте над следующим:


• Какой товар или услуга являются основными?

• Как вы производите этот товар / осуществляете услугу?

• Что с наибольшей вероятностью скажется на вашей


способности вести бизнес?

• Если ваша компания будет затронута, с кем вам следует


связаться? Как вы это сделаете?

• Какие ещё функции и процессы вы осуществляете для ведения


бизнеса в целом?

• Какие из них предполагают юридическую, договорную,


правовую или финансовую ответственность?

• Может ли функция выполняться офлайн или удаленно? Какое


для этого требуется оборудование?

• Какова продолжительность простоя, которая не навредит


каждой функции или процессу?

• Каковы последствия невозможности выполнения функции или


процесса?

• Сможет ли ваша компания выжить без какой-либо конкретной


функции?

22
Знайте, как работает компания
Определите, какие функции компании являются ключевыми для
выживания вашей компании. Продублируйте форму для каждой
функции компании.

Функция компании
Ответственный сотрудник:
Приоритет:

Крайне высокая Высокая Средняя Низкая

Степень влияния перебоя в работе:

Оперативные Контрактные Правовые Юридические


Нет вопросы вопросы вопросы вопросы

Кто выполняет эту функцию?


Сотрудники:
Поставщики / партнеры:
Ключевые контакты:
Что требуется для выполнения этой функции?
Оборудование:
ИТ-приложения:
Ключевые контакты:
Недвижимость компании:
Краткое описание функции:

Опишите планы действий в чрезвычайных ситуациях или


обходные решения:

Примечания

23
OPEN
Ваши сотрудники

24
Сотрудники — это наиболее ценный ресурс компании. Сможете
ли вы наладить базовую коммуникацию в случае чрезвычайной
ситуации?

• Знаете ли вы, как связаться с сотрудниками?

• Есть ли у вас их актуальные телефонные номера, домашние


адреса, адреса электронной почти и контактная информация
на случай чрезвычайной ситуации?

• Доступна ли вам эта информация за пределами офиса?

Важно
Актуальная контактная информация сотрудников позволит
вам связаться с ними, чтобы определить их статус
и местонахождение, дать им информацию о текущей ситуации,
сообщить о предполагаемом месте и времени встречи или
проинструктировать о том, что делать в связи со сложившейся
обстановкой.

Двусторонняя связь с сотрудниками очень важна до, во время


и после чрезвычайной ситуации. Установите цепочку обзвона
сотрудников и соберите их адреса электронной почты
и контакты в мессенджерах. Назначьте телефонный номер,
по которому сотрудники смогут оставлять сообщения.

25
OPEN
Инструкции
Используйте форму контактной информации сотрудника в конце
раздела, чтобы собрать информацию обо всех сотрудниках,
включая владельца компании, чтобы с каждым из них можно
было связаться в случае чрезвычайной ситуации. Продублируйте
форму для каждого сотрудника.

Совет: обновление контактной


информации
Для поддержания коммуникации в состоянии готовности
сотрудникам стоит просматривать и обновлять свою контактную
информацию не реже, чем раз в полгода.

26
Создайте команду по обеспечению
устойчивости компании
1. Возглавьте разработку плана по обеспечению
устойчивости компании

2. Будьте управляющей командой в случае чрезвычайной


ситуации.

Размер команды зависит от размера компании. Для малых


компаний может быть достаточно одного владельца. В более
крупных организациях следует выделить одного человека
в каждом отделе или рабочей зоне.

Вне зависимости от размера компании поддержка от


руководящего звена очень важна для успешного планирования
обеспечения устойчивости компании.

27
OPEN
Инструкции
Команда по обеспечению устойчивости компании выберет себе
конкретные задачи на случай происшествия, например:

• Координирование эвакуации из здания.

• Сбор и передача информации сотрудникам.

• Выключение коммунальных услуг и обеспечение


безопасности точки компании или здания.

• Отслеживание расходов, связанных с чрезвычайной


ситуацией.

• Приведение в действие плана чрезвычайной коммуникации.

• Обеспечение аварийных комплектов.

Совет: планирование команды


В зависимости от размера компании команда по планированию
может состоять из вас, нескольких ключевых партнеров,
например поставщиков технической или бухгалтерской
поддержки, и арендодателя, если таковой есть.

В более крупных компаниях следует выделить ключевого


сотрудника в каждом отделе (продаж, эксплуатации,
обслуживания клиентов и т. д.).

28
План кризисной
коммуникации
Создайте список контактов
Вам нужен эффективный способ связи до, во время и после
чрезвычайной ситуации. План по обеспечению устойчивости
должен включать внутреннюю и внешнюю коммуникацию.

Вам потребуется связь с ключевыми


группами, такими как:
• Сотрудники и их семьи.

• Клиенты.

• Партнеры и поставщики.

• СМИ.

• Ваши страховые службы.

Убедитесь, что в списке контактов для каждого вида контакта


указан альтернативный вариант. Храните копии списка
контактов на рабочем месте, в "тревожном чемоданчике"
и дома.

Совет: запасное хранилище


Держите запасную копию в облачном хостинговом сервисе
и регулярно обновляйте информацию.

29
OPEN
Рекомендации по планированию
коммуникации
Хороший план коммуникации включает в себя:

• Имена, задачи и контактную информацию участников команды


по обеспечению устойчивости компании.

• Актуальную и регулярно обновляемую контактную информацию


всех сотрудников, а также общий способ связи для сотрудников.

• Актуальный список контактов в других ключевых группах,


в том числе поставщиков, основных клиентов и поставщиков
коммунальных услуг (в том числе электричества и водопровода).

• Виртуальную точку сбора — следует иметь коммутатор для


конференц-связи или другой способ связи, который позволит
команде по обеспечению устойчивости компании встретиться
в случае чрезвычайной ситуации в нерабочее время или
в находясь за пределами офиса.

Совет: контакты для связи в случае


чрезвычайной ситуации
Сделайте маленькую ламинированную карточку с контактами
для связи в случае чрезвычайной ситуации и держите ее при
себе (например, в бумажнике). Вот что следует указать:

• Основной и запасной номера телефонов ключевых


сотрудников и поставщиков.

• Местные номера телефонов полиции и пожарных.

• Номера телефонов коммунальных служб.

30
Контактная информа-
ция сотрудника
Используйте эту форму контактной информации, чтобы собрать
актуальную информацию обо всех сотрудниках, включая
владельца компании, чтобы с каждым из них можно было
связаться в случае чрезвычайной ситуации. Продублируйте
форму для каждого сотрудника.

Заполните
Способ связи:
Участник команды Участник запасной
Обычный по обеспечению команды по обеспечению
сотрудник устойчивости компании устойчивости компании

Имя сотрудника:
Название должности:
Домашний адрес:
Город, штат, почтовый индекс:
Рабочий телефон:
Мобильный телефон: Домашний телефон:
Рабочий электронный адрес:
Личный электронный адрес:
Местный контакт для связи в случае чрезвычайной ситуации
Полное имя:
Степень родства:
Мобильный телефон: Домашний телефон:
Электронный адрес:
Контакт для связи в случае чрезвычайной ситуации за
пределами региона
Полное имя/степень родства:
Мобильный телефон: Домашний телефон:
Электронный адрес:
31
OPEN
Ваши ключевые
клиенты, поставщики
и партнеры

32
Планирование обеспечения устойчивости включает в себя
подготовку к любым перебоя в работе, чтобы гарантировать
непрерывное обслуживание клиентов. Ваши клиенты должны
знать, что вы можете поддерживать работу компании в обычном
режиме даже в чрезвычайной ситуации. Клиентам важно
знать, что вы продолжаете обслуживание или возобновите его
в известные сроки, а также как перебой повлияет на их работу.
Поддержание актуальной базы контактной информации ваших
ключевых клиентов, партнеров и поставщиков очень важно.

Возможность продолжать бизнес-деятельность зависит от


способности поставщиков и партнеров предоставить то, что вам
нужно. Вот несколько полезных советов:

• Лучше, когда не все ваши поставщики и партнеры находятся


в одном регионе с вами.

• Заведите запасных поставщиков.

• Запросите копии планов непрерывности бизнес-процессов


поставщиков.

• Подготовьте список контактов и порядок действий для связи


с клиентами, поставщиками и партнерами.

33
OPEN
Дальнейшие действия
Соберите информацию о текущих поставщиках, запасных
вариантах поставок, ключевых клиентах и партнерах.

Ключевые контакты — это те, от кого зависит успешная работа


вашей компании, например:

• Бухгалтер

• Банк

• Сервис биллинга/выставления счетов

• Здание: менеджер/владелец и служба охраны

• Страховой агент

• Страховая компания

• Интернет-провайдер

• Бухгалтерия

• Отдел гражданской инфраструктуры

• Поставщик/продавец сырья или услуг

• Телефонная компания

• Коммунальные службы

34
Контактная информация
клиентов, поставщиков
и партнеров
Используйте эту форму, чтобы собрать информацию о текущих
поставщиках, запасных вариантах поставок, ключевых клиентах
и партнерах. Продублируйте форму для каждого контакта.

Заполните
Тип контакта:

Текущий поставщик/ Запасной поставщик/ Ключевой


продавец: продавец: клиент/контакт:

Имя/название компании:
Номер счета:
Какие товары/услуги поставляет:
Город, штат, почтовый индекс:
Рабочий телефон:
Сайт:

П Р Е Д С ТА В И Т Е Л Ь К О М П А Н И И ( О С Н О В Н О Й )
Основной контакт:
Должность:
Рабочий телефон: Мобильный телефон:
Электронный адрес:

П Р Е Д С ТА В И Т Е Л Ь К О М П А Н И И ( З А П А С Н О Й )
Запасной контакт:
Должность:
Мобильный телефон: Домашний телефон:
Электронный адрес:

35
OPEN
Ваши
информационные
технологии

36
Планирование
устойчивости ИТ
Устойчивость ИТ — это ваша способность подготовить
компанию к длительному отказу важных систем, программного
обеспечения или приложений и восстановить предоставление
услуг с максимально возможной скоростью и в максимально
возможных масштабах. 

Вот что следует понимать


и учитывать:
1. Выделите ИТ-системы (программное обеспечение,
приложения и прочее), на которые опирается ваша
компания.

2. Задокументируйте шаги, которые следует предпринять


в случае продолжительного отказа ИТ-систем.

3. Убедитесь, что регулярно создаются полные резервные


копии данных.

4. Задокументируйте все процедуры, которые следует


предпринять в случае длительного отказа систем (например,
что следует сделать вручную).

Совет: план и практика


Потренируйтесь выполнять установленные процедуры
(например, действия, которые следует выполнить вручную),
чтобы в случае чрезвычайного происшествия всё прошло гладко.

37
OPEN
Делайте резервные копии
данных
Важность резервных копий данных трудно переоценить. Также
следует понимать основы восстановления этих данных: что
включает в себя процесс, какие данные можно восстановить
и сколько времени это займет.

Вот о чем следует помнить при пла-


нировании резервного копирования:
• Ваш поставщик резервного копирования должен
объяснить и продемонстрировать, как выполнять процесс
восстановления данных.

• Убедитесь, что резервные копии создаются так часто и с той


полнотой, которую вы запросили, и резервные копии
проверяются из разных мест.

• Убедитесь, что сотрудников, понимающих, где находятся


резервные копии и как получить к ним доступ, в компании
больше одного.

ЗАДАЙТЕ
РА З Б Е Р И Т Е С Ь ,
ЧАСТОТУ ПРОВЕРЯЙТЕ Н А З Н АЧ ЬТ Е
КАК
СОЗДАНИЯ КОПИИ ИЗ НЕСКОЛЬКО
В О С С ТА Н О В И Т Ь
РЕЗЕРВНЫХ РА З Н Ы Х М Е С Т ОТВЕТСТВЕННЫХ
ДАННЫЕ
КОПИЙ

38
Журналы ИТ-сервисов
Используйте эту форму, чтобы составить список компьютерного
оборудования, периферийных устройств, программного
обеспечения, важных записей и процессов резервного
копирования, которые вам потребуются, чтобы компания
работала в критической ситуации. Продублируйте форму для
каждого предмета или записи.

Заполните
Тип технологии:

Предмет:
Название и версия/номер модели:
Серийный номер:
Зарегистрированное имя пользователя:
Стоимость покупки/лизинга:
Дата покупки/лизинга:
Количество (для оборудования) или число
лицензий (для ПО):
Номера лицензий:
Телефон технической поддержки:
Основной поставщик/продавец:
Запасной поставщик/продавец:

39
OPEN
Поддерживайте
и проверяйте
устойчивость
своей компании

40
Вот что следует понимать и учитывать:
Подготовка сотрудников к выполнению плана и поддержание
их готовности имеет долгосрочную ценность. План обеспечения
устойчивости должен быть гибким и меняться вместе
с компанией. Если созданный вами список контактов не будет
актуальным на момент чрезвычайной ситуации, он не будет
иметь ценности в момент кризиса.

ГОТО В ЬТ Е СОТ Р УД Н И КО В СО ГЛ А С Н О П Л А Н У

ОБНОВЛЯЙТЕ ПЛАН ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ


И ПРОВОДИТЕ ПЕРЕПОДГОТОВКУ

ВНОСИТЕ НУЖНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В СПИСОК


К О Н ТА К Т О В

ОТСЫЛАЙТЕ ОБНОВЛЕННЫЕ СПИСКИ


К О Н ТА К Т О В С О Т Р У Д Н И К А М

ПОВТОРЯЙТЕ ПО МЕРЕ НЕОБХОДИМОСТИ

41
OPEN
Поддерживайте и проверяйте
устойчивость своей
компании
Проверьте свой план
Проверьте свой план обеспечения устойчивости и убедитесь,
что он работает именно так, как задумано. План следует
проверять не реже раза в год. По мере проверки учитывайте
полученный опыт и вносите улучшения, если потребуется.
Важно проверить все критические функции, особенно наиболее
уязвимые во время чрезвычайной ситуации.

Какие проверки можно проводить


ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ТРЕНИНГИ

Простой теоретический тренинг поможет вам проанализировать


эффективность плана непрерывности бизнес-процессов
в спокойной неформальной обстановке. Этот подход
эффективен в плане затрат и фокусируется на людях и задачах,
которые они будут выполнять в кризисной ситуации. Во время
теоретического тренинга вы предлагаете команде разные
сценарии событий и задаете вопросы разряда "что, если".
Этот тип проверки поможет вам найти недоработки в плане
и исправить их. Также он поможет вам стать увереннее в том,
что план сработает, и подготовиться к кризису.

УЧЕНИЯ

После нескольких теоретических тренингов полезно провести


учения. Учения — это способ проверить конкретные части
вашего плана. Например, учебная пожарная тревога позволит
оценить, насколько быстро вы и ваши сотрудники сможете
покинуть здание, и убедиться, что все знают, где находится
назначенное место сбора в случае эвакуации.

42
Функция кризисного
реагирования
Facebook
и прочие ресурсы для обеспечения
устойчивости

43
OPEN
Инструменты кризисного
реагирования на Facebook
Кризисное реагирование — это инструмент Facebook, где
люди могут найти информацию о недавних происшествиях
и получить доступ к функциям кризисного реагирования,
таким как Проверка безопасности, Помощь сообщества
и сборы пожертвований.

44
Проверка безопасности
Быстрый и простой способ сообщить друзьям и родственникам,
что с вами всё в порядке. Проверка безопасности позволяет
быстро определить, в безопасности ли люди в затронутом
происшествием регионе, и выявить, кому требуется помощь.

Ссылки на статьи, фото и видео


Материалы о чрезвычайных происшествиях из общедоступных
публикаций собираются в одном месте, чтобы помочь людям
получить нужную информацию.

Помощь сообщества
Люди могут просить о помощи или предлагать ее тем, кто
затронут происшествием.

Сборы пожертвований
Facebook предоставляет платформу для сбора пожертвований
и перевода средств в пользу тех, кто пострадал в чрезвычайной
ситуации, и некоммерческих организаций, борющихся с бедствием.

45
OPEN
Подготовка аварийного
набора компании
Убедитесь, что у компании есть актуальный и полностью
укомплектованный аварийный набор, включающий всё,
что потребуется вам и вашим сотрудникам в случае, если
вам потребуется эвакуироваться или укрыться в убежище.
Вы должны быть уверены, что продержитесь до прибытия
спасателей. Составьте аварийный набор для компании
с помощью контрольного списка.

Совет: планирование
аварийного набора
Учитывайте особенности
среды и запросы компании
при составлении набора. От
окружающей среды зависит,
что может потребоваться
вашей компании в случае
чрезвычайного
происшествия.

46
Контрольный список
Контрольный список для малой компании включает в себя
необходимый, но не исчерпывающий набор ресурсов. При
составлении собственного набора учтите особенности
компании и сотрудников.

Контрольный список для малой


компании
Копии важных записей и документов (и план обеспечения
устойчивости тоже!).

Основные офисные принадлежности, такие как ручки,


блокноты, степлеры и скобы к ним.

Информация о критически важном ПО (коды доступа,


пароли и прочее).

Аптечка для первой помощи.

Переносные зарядные устройства. Возможно, вам будут


полезные солнечные батареи для зарядки ноутбуков
и смартфонов.

Запасной комплект ключей.

Запас пищи и воды для сотрудников как минимум на 72 часа.

Фонарики и запасные батарейки.

47
OPEN
Подумайте о страховой
защите
Важность страхового покрытия
Страхование — это важный инструмент работы с рисками для
любой компании. Страхование может уменьшить финансовые
потери в случае несчастных случаев, пожаров и других перебоев
в работе. Страхование защищает компанию от форс-мажорных
обстоятельств и увеличивает шансы оправиться после них.

П Р И П О Д Г О Т О В К Е К Ч Р Е З В Ы Ч А Й Н О Й С И Т УА Ц И И
С Л Е Д У Е Т У Ч Е С Т Ь Д В А Т И П А С Т РА ХО В А Н И Я :

1. Страхование имущества учитывает ценность всех ресурсов


компании, включая здания, компьютеры, оборудование.
мебель и прочее.

2. Страхование на случай прерывания деятельности компании


защитит вас от потери дохода в случае недобровольного
прекращения работы.

48
Р Е К О М Е Н Д А Ц И И П О С Т РА Х О В К Е Д Л Я О Б Е С П Е Ч Е Н И Я
Б Е С П Е Р Е Б О Й Н О Й РА Б О Т Ы К О М П А Н И И :

• Проверьте, на что распространяется ваша страховка,


и подберите программу, покрывающую риски
и подходящую компании.

• Проконсультируйтесь со страховым специалистом, чтобы


разобраться в разных типах доступной страховки.

• Учтите, что вам может требоваться покрывать страховкой


не все аспекты компании, а лишь самые важные элементы,
нужные для поддержания деятельности.

• В случае чрезвычайного происшествия подайте заявку на


получение страховки как можно раньше. Подготовьтесь
заранее, чтобы предоставить всё, что потребуется страховой
компании, и не упустить ничего важного.

• Иногда делайте фото или видео своей компании


и оборудования. В случае чрезвычайного происшествия
приложите эти фото и видео к заявке на получение страховки.

49
OPEN
Дополнительные ресурсы
для обеспечения
устойчивости компании
Ресурсы для обеспечения
устойчивости компаний
1. Ресурсы для планирования непрерывности бизнес-процессов
от FEMA
https://www.ready.gov/business-continuity-planning-suite

2. Программа добровольной подготовки для частного сектора.


PS-Prep™ и подготовка для малых компаний
https://www.fema.gov/voluntary-private-sector-preparedness-program-ps-preptm-
small-business-preparedness

3. Оценка подготовки от Американского Красного Креста. План


действий по подготовке для малых и средних компаний
https://www.readyrating.org/lobby/ResourceCenter/agentType/View/
ResourceID/45/SMB-Prepared-Playbook

4. План подготовки компании. Ready.gov


https://www.ready.gov/business

5. Временное руководство для компаний и сотрудников


по планированию и реагированию в условиях вспышки
коронавируса 2019
https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/specific-groups/guidance-business-
response.html

50
Активное сообщество
Важно наладить связи с соседними компаниями и местными
правительственными организациями, чтобы создать
сеть для обеспечения устойчивости до наступления
чрезвычайной ситуации.

Важно
1. Свяжитесь с местным (городским или региональным)
подразделением аварийно-спасательных служб. Все органы
власти, учреждения и некоммерческие организации, такие
как Красный Крест, активно вовлечены в планирование
развития устойчивости сообщества в случае масштабных
чрезвычайных ситуаций.

2. Попросите местные органы власти предоставить вашему


сообществу планы чрезвычайного реагирования.

3. Спросите, каким образом ваша компания может


содействовать построению плана.

51
OPEN
Список определения
устойчивости компании
Является ли ваша компания устойчивой?
Чрезвычайная ситуация может возникнуть в любое время
и в любом месте. Она может вызвать перебои в деятельности
вашей компании на неопределенный срок. Важно
заблаговременно подготовить рабочие процессы и сотрудников,
чтобы свести к минимуму простой в работе и вернуться
к обслуживанию клиентов.

Список действий для обеспечения устойчивости компании — это


первый шаг в процессе планирования непрерывности бизнес-
процессов. Этот список не является исчерпывающим — это
всего лишь простой инструмент, с помощью которого можно
убедиться, что базовый процесс планирования уже запущен.

52
Список действий для обеспечения
устойчивости компании
Соберите команду из сотрудников, отвечающих за ключевые
аспекты компании, а также подготовку и реагирование на
случай перебоев в работе.

Организуйте всю важную информацию и документы


таким образом, чтобы они были легко доступны при
необходимости.

Задокументируйте важнейшие рабочие процессы компании


и определили их приоритетность, чтобы знать, что подлежит
восстановлению в первую очередь, во вторую и т. д.

Выявите возможные риски (природные и антропогенные),


которые могут прервать деятельность вашей компании.

Разработайте план обеспечения непрерывности бизнес-


процессов или процедуру для чрезвычайной ситуации,
чтобы продолжать поставлять товары или оказывать
услуги в случае чрезвычайной ситуации (например, если
невозможно попасть в здание или требуется генератор).

Обеспечьте доступность всех важных данных и файлов для


принятия решений в случае, если вас не будет на месте
(например, после землетрясения).

Обеспечьте сотрудников, партнеров, поставщиков, клиентов


и других важных лиц контактной информацией на случай
чрезвычайной ситуации.

Обеспечьте компанию предметами первой необходимости


на случай чрезвычайных ситуаций, например когда
сотрудники не могут отправиться домой.

53
OPEN
Список действий для
быстрого обеспечения
устойчивости
До чрезвычайной ситуации
Эти действия следует выполнить до перебоя в работе
в деятельности компании:
Будьте в курсе потенциальных чрезвычайных ситуаций
в вашей местности

Соберите команду из сотрудников, отвечающих за


ключевые аспекты компании, а также подготовку
и реагирование на случай перебоев в работе

Организуйте всю важную информацию и документы


таким образом, чтобы они были легко доступны при
необходимости

Определите возможные последствия простоя ключевых


ресурсов (людей, зданий, партнеров и т. д.), которые могут
прервать деятельность компании

Разработайте план обеспечения непрерывности бизнес-


процессов или процедуру для чрезвычайной ситуации,
чтобы продолжать поставлять товары или оказывать
услуги в случае чрезвычайной ситуации (например, если
невозможно попасть в здание или требуется генератор)

Обеспечьте доступность всех важных данных и файлов для


принятия решений в случае, если вас не будет на месте
(например, после землетрясения)

Обеспечьте сотрудников, партнеров, поставщиков,


клиентов и других важных лиц контактной информацией
на случай чрезвычайной ситуации

Обеспечьте компанию предметами первой необходимости


на случай чрезвычайных ситуаций, например когда
сотрудники не могут отправиться домой

54
Список действий для
быстрого обеспечения
устойчивости
После чрезвычайной ситуации
Эти действия следует выполнить сразу же после перебоя
в работе в деятельности компании:

Убедитесь, что ваши сотрудники в безопасности. Определите,


как поддерживать их безопасность

Сообщите об инциденте руководящему составу

Созовите руководящий состав—в пункте сбора или


посредством группового звонка

Определите приоритеты для кризисного реагирования,


а также необходимость привлечения партнеров или других
организаций для принятия мер в отношении перебоя
в работе

Информируйте сотрудников о руководстве и приоритетах

Проведите предварительную оценку, чтобы определить


степень влияния на сотрудников, рабочие процессы
и дистрибьюторов

Поставьте в известность страховые компании и другие


вовлеченные стороны (например, юриста-консультанта,
партнеров и т. д.)

Соберите информацию: задокументируйте всё, что связано


с происшествием, сделайте фото, сохраните любые
доказательства

Управляйте информацией: подготовьте краткий отчет


о происшествии, назначьте одного человека для управления
распространением информации

Учтите влияние на рабочие процессы компании


и дистрибьюторов. Определите план действий по сокращению
последствий значительных перебоев в работе
55
OPEN