Открыть Электронные книги
Категории
Открыть Аудиокниги
Категории
Открыть Журналы
Категории
Открыть Документы
Категории
Предисловие........................................................................................................................................2
Глава 1..................................................................................................................................................4
ПРАВОВЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.......................................4
Основные понятия делопроизводства..............................................................................................6
Функции документа...........................................................................................................................8
Классификация документов..............................................................................................................9
Система документации на государственной службе.....................................................................12
Вопросы и задания для самоконтроля............................................................................................24
Глава 2................................................................................................................................................26
СТАНДАРТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ...................................................26
Состав реквизитов документов.......................................................................................................26
Требования к оформлению реквизитов документов.....................................................................28
Требования к бланкам документов.................................................................................................39
Глава 3................................................................................................................................................41
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: ПОДГОТОВКА И
ОФОРМЛЕНИЕ................................................................................................................................41
Организационная документация.....................................................................................................42
Распорядительная документация....................................................................................................46
Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация..................................48
Вопросы и задания для самоконтроля............................................................................................58
Глава 4................................................................................................................................................59
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАДРОВОЙ РАБОТЫ..........................................59
Структура и содержание кадровой документации........................................................................62
Организационно-кадровые документы..........................................................................................63
Организационно-распорядительные документы...........................................................................68
Документирование трудовых отношений......................................................................................68
Документационное сопровождение процедур кадровых технологий.........................................83
Вопросы и задания для самоконтроля............................................................................................87
Глава 5................................................................................................................................................88
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ..........................................................................88
Организация документооборота.....................................................................................................88
Организация контроля исполнения документов..........................................................................100
Составление номенклатуры дел....................................................................................................101
Подготовка документов к передаче на хранение в архив...........................................................105
Передача документов в архив........................................................................................................115
Вопросы и задания для самоконтроля..........................................................................................117
Глава 6..............................................................................................................................................118
СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.......118
Нормативно-методическое и правовое обеспечение стандартизации и автоматизации
делопроизводства............................................................................................................................119
Основные понятия электронного делопроизводства..................................................................123
Системы автоматизации делопроизводства.................................................................................127
Электронное документирование...................................................................................................130
Электронный документооборот....................................................................................................133
Вопросы и задания для самоконтроля..........................................................................................140
Практикум.......................................................................................................................................141
Предисловие
Функции документа
Классификация документов
Краткие выводы
1. Состояние делопроизводства в организации во многом является определяющим
фактором эффективности, экономичности и качества управленческого труда, культуры
работы управленческого персонала.
2. В огромном информационном потоке документом становится лишь та информация,
которая зафиксирована по определенным правилам, придающим ей юридическую силу, что
обусловливает необходимость уточнения и упорядочения основных понятий
делопроизводства, содержания и границ основных его терминов.
3. Полифункциональность документа позволяет ему удовлетворять различные
социальные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на
аппарат управления функций.
4. Документы, составляющие ту или иную систему документации, в комплексе
обеспечивают документирование определенной управленческой функции или вида
деятельности.
5. Технологический процесс создания, обработки, движения документов в
организации, хранения и использования их в текущей деятельности регламентируется
совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, знание
которых составляет важную часть профессионального багажа любого управленца.
05.12.2014.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты без кавычек. Например: 5
декабря 2014 г., а также оформление даты в принятой во многих странах
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2014.12.05.
Дата документа проставляется в его верхней заголовочной части ниже реквизита
«Наименование вида документа».
12. Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой
документа. Он представляет собой условное обозначение документа, введенного в
информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например,
приказов) это обычно порядковый номер документа с начала календарного года. Для
исходящих документов регистрационный номер может складываться из нескольких
составляющих: индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, где
будет храниться копия документа, и порядковый номер документа. Например: 02-12/11, где
02 — индекс структурного подразделения, 12 — номер дела по номенклатуре, 11 —
порядковый номер отправленного документа.
На документах, авторами которых являются несколько организаций, регистрационные
номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа помещается справа от реквизита «Дата
документа».
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
проставляется только на ответных письмах на инициативный документ. Реквизит
включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Например: на № 02-15/36 от 05.07.2014. Эта ссылка помогает организации, получившей
ответ, быстро найти копию инициативного письма.
Реквизит размещается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер
документа».
14. Место составления или издания документа целесообразно указывать на всех
документах, но обязательным этот реквизит является в тех случаях, когда определение места
составления или издания документа затруднено по реквизитам «Наименование организации»
и «Справочные данные об организации». В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Важно запомнить!
Если местом составления или издания документа является Москва или другой город,
название которого оканчивается на «град», «город» или «бург» (например, Зеленоград,
Ужгород , Екатеринбург), перед названием города не следует писать сокращение «г.».
Например:
УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства образования и науки
Российской Федерации
от 08.02.2014 № 536
ИНСТРУКЦИЯ
Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу первого листа
документа. Допускается в реквизите центрировать его элементы относительно самой
длинной строки.
17. Резолюция пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает в
себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись и дату. Например:
Степанову Н. К.
Светлановой А. М.
Например:
ПРИКАЗ
Об укреплении исполнительской дисциплины в аппарате Министерства или
Должностная инструкция секретаря-референта
Заголовок к тексту располагается ниже реквизитов «Дата документа» и
«Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита
устанавливаются ограничительные знаки.
19. Отметка о контроле оформляется буквой «К», словом «Контроль», которые
проставляются цветным карандашом, фломастером или специальным штампом Контроль.
Реквизит располагается на левом поле документа на уровне его заголовка.
20. Текст документа в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о
государственных языках составляется на государственном языке РФ или на государственных
языках субъектов РФ.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде
соединения этих структур.
Связный текст состоит, как правило, из двух частей: в первой указывают причины,
основания, цели документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть
(например, приказы, распоряжения — распорядительную часть без констатирующей, письма,
заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов или
документов других организаций, указывают их реквизиты в последовательности:
наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа,
его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбивать на
разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также
документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица
единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу».
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного
числа: «постановляет», «решил».
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа:
«решили».
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали»,
«выступили», «постановили», «решили».
В организационных документах, устанавливающих права и обязанности организации,
ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание,
оценку фактов или выводы (справка, акт), используют форму изложения текста от третьего
лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «комиссия
постановила», «в состав объединения входят».
В письмах используют следующие формы изложения:
• от первого лица единственного числа: «направляю», «считаю необходимым»,
«прошу меня освободить»;
• от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на
рассмотрение»',
• от третьего лица единственного числа: «Министерство не возражает»,
«Академия считает возможным».
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены в именительном падеже или словосочетанием с глаголом
второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени: имеете,
владеете, были, находились и т.д. Выраженные словесно характеристики должны быть
согласованы с наименованиями признаков.
В тексте, оформленном в виде таблицы, графы и строки должны иметь заголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны согласовываться с заголовками. Графы таблицы, располагаемой на двух и более
страницах, должны быть пронумерованы; на каждой странице, начиная со второй, печатают
только номера этих граф.
21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим
образом:
Приложение: на 6 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его
наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение:
1. Проект постановления Правительства Российской Федерации «О
передаче...» на 3 л. в 1 экз.
2. Заключение на поручение Правительства Российской Федерации от
24.06.2014 № ... па 2 л. в 1 экз.
Важно запомнить!
Нельзя в одном пункте приложения объединять разные документы, например:
Приложение: письма Васильковой С. В. от 10.01.2014 № 27650 и Степановой 3. И. от
05.01.2014 № 27678, всего на 6 л. в 1 экз.
Важно запомнить!
Если документ подписывает исполняющий обязанности должностного лица,
указанного в реквизите «Подпись», не допускается ставить предлог «за», надпись от руки
«Зам» или косую черту перед наименованием указанной должности.
Важно запомнить!
Грифы согласования двух равнозначных организаций располагают на одном
уровне.
24. Виза согласования документа предполагает внутреннее согласование документа,
она выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Реквизит включает в себя наименование должности визирующего, его подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза согласования может включать указание на ознакомление работника с
документом, на документ, подтверждающий согласование, или на решение профсоюзного
органа (при наличии). Например:
Мнение выборного профсоюзного органа
от__________________20___г. №___учтено
или:
С приказом ознакомлен.
Личная подпись
Собственноручно проставленная дата
Визы согласования документа, подлинник которого остается в организации,
проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней
части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Замечания визирующего или дополнения к документу оформляются на отдельном
листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его
приложения.
Внутреннее согласование (визирование) рекомендуется осуществлять в следующей
последовательности:
1) составитель документа;
2) руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
3) заинтересованные должностные лица других структурных подразделений
организации;
4) общественные организации (при необходимости);
5) руководитель финансовой или бухгалтерской службы (на документах, содержащих
финансовые вопросы);
6) заместитель руководителя организации, курирующий данное направление
деятельности или данное структурное подразделение;
7) руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с
документом, подтверждая факт доведения до сведения работника содержания
документа. В этом случае реквизит «Виза» включает следующие элементы:
• слова «С приказом (постановлением и т.д.) ознакомлен»',
• личная подпись работника;
• расшифровка подписи;
• дата.
Виза ознакомления располагается ниже реквизита «Подпись».
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на
наиболее важных документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение под-
линной подписи. Документы заверяют печатью организации. Применять гербовую печать с
воспроизведением Государственного герба РФ имеют право организации, определенные в
Законе о гербе: федеральные органы государственной власти, иные государственные органы,
организации и учреждения, а также органы, организации и учреждения независимо от форм
собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.
Нормативные документы обычно не оговаривают место расположения реквизита
«Печать».
26. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику ставится для
придания данной копии юридической силы. Она состоит из заверительной надписи «Верно»,
наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки
(инициалы, фамилия) и даты заверения. Данный реквизит располагается ниже реквизита
«Подпись». Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
или:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № за
_______г.
Всего в копии л.
Верно
Ведущий специалист Личная подпись И. О. Фамилия
Дата Печать
Важно запомнить!
Необходимо указывать дату, на которую заверение действительно, или срок, в течение
которого данная копия действительна. Дата проставляется собственноручно. Если копия
представляется в другие организации, обязательно проставление печати организации,
выдавшей копию документа.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ
Зарубежный опыт
Понятие «жизненный цикл документа» (англ. — «document lifecycle»), как и понятие
«управление жизненным циклом документа» (англ. — «document lifecycle management»),
широко используется в зарубежном документоведении, обозначая четыре основные стадии
жизни документа: создание, обращение, хранение и уничтожение. На этой концепции
основана и разработка новых информационных технологий в делопроизводстве.
Организационная документация
Распорядительная документация
ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Федерального архивного агентства
И. О. ФАМИЛИЯ
Присутствовали: И. О. Фамилия
Наименование должности И. О. Фамилия
Наименование должности И. О. Фамилия
Наименование должности И. О. Фамилия
Инициалы и фамилии
Наименование должности в алфавитном порядке
Москва
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
ВНИИДАД
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению
2. Директору ВНИИДАД
II. О введении мер по ...
Например:
Наименование министерства или ведомства
Справка
Дата №
Место издания
Дана в том, что он (она)
(фамилия, имя, отчество)
работает
(указание занимаемой должности)
Выдана для представления
(название органа, куда выдана)
Наименование должности Ф. И. О.
подписавшего подпись
Важно запомнить!
При ведении международной деловой переписки необходимо соблюдать правила,
установленные стандартом международной организацией ISO в отношении расположения и
оформления некоторых реквизитов.
Так, почтовый адрес частных лиц располагается в левой части поля документа и
включает:
• наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например
мистер, миссис, мисс, Его Превосходительство и др.;
• имена (имена и фамилии, фамилия семьи, приставка к имени (старший, младший));
• занятие, функция (судья, нотариус, торговый атташе и т.д.);
• пункт доставки (номер дома, вид и название улицы, название населенного пункта,
почтовый ящик);
• почтовый код;
• название территории (региона, графства, района, кантона, страны).
Оформление даты осуществляется в соответствии со стандартом ИСО 8601:2000 в
последовательности:
• год — четырьмя цифрами;
• месяц — двумя цифрами от 01 до 12;
• день месяца — двумя цифрами от 01 до 31. Например: 2014-06-25.
Организационно-кадровые документы
Важно запомнить!
В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка являются
обязательными для всех организаций.
Организационно-распорядительные документы
Важно запомнить!
В соответствии с ТК РФ график отпусков является обязательным документом для всех
организаций.
Краткие выводы
1. Документальное оформление управленческих действий и кадровых процедур
является неотъемлемой обязанностью любого работодателя, независимо от организационно-
правовой формы и масштабов его деятельности.
2. В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном
функционировании организации одним из важнейших факторов повышения
профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание
ими действующих нормативных правовых актов и методических документов,
неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами и осознание
того, что юридическую силу документа обеспечивают не только соответствие действующему
законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления,
но и высокий уровень грамотности.
3. Расширение функций кадровых служб в свете изменений трудового
законодательства в целом и правового обеспечения государственной гражданской службы в
частности актуализирует проблему профессионального развития работников кадровых служб
как государственной, так и негосударственной сферы, обеспечения каждого из них суммой
необходимых знаний, умений и навыков в работе с документами.
Организация документооборота
ДЕЛО №_____________ТОМ № _
Дата
Итого_______________________________________документов.
(цифрами и прописью)
Краткие выводы
1. Составной частью делопроизводства в цепочке «создание/поступление документа
— исполнение/отправление документа — хранение документа» является организация работы
с документами, обеспечивающая рациональный документооборот, создание информационно-
поисковых систем по документации, контроль исполнения документов и подготовку
документов к передаче в ведомственный архив.
2. Движение документа в организации начинается с его регистрации, т.е. записи
учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,
отправления или получения и обеспечивающей учет документов, контроль за их
исполнением и создание банка данных о документах организации.
3. Своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в
документах, аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности
подразделений и отдельных исполнителей, обеспечивает контроль исполнения документов.
4. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
закрепления индексов дел, установления сроков их хранения в организации создается
специальный классификационный справочник многоцелевого назначения — номенклатура
дел.
5. Подготовка документов к хранению — завершающий этап организации работы с
документами, включающий группировку документов в целях формирования дел, экспертизу
научной и практической ценности документов, оформление дел, описание и уничтожение
подлежащих уничтожению дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел в архив
организации.
Вопросы и задания для самоконтроля
Мнение специалиста
В соответствии с Федеральной целевой программой «Электронная Россия (2002—
2010 годы)» до 65% хозяйствующих субъектов перейдут к электронному документообороту
внутри организаций и до 40% — к межведомственному документообороту. Таким образом,
более половины городов страны с населением свыше 50 тыс. человек должны перейти на
электронный документооборот.
Формирование единого информационного поля ознаменовалось разработкой первого
международного стандарта ИСО 15489-1—2001 «Информация и документация. Управление
документацией». На его основе в ряде зарубежных стран разработаны национальные
стандарты по управлению деловой документацией. В России стандарт ИСО «методом
обложки» был утвержден как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской
Федерации, утвержденной Президентом РФ от 07.02.2008 № Пр-212, целями формирования и
развития информационного общества в Российской Федерации являются повышение
качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие
экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества,
совершенствование системы государственного управления на основе использования
информационных и телекоммуникационных технологий.
Отдельные нормы применения электронных документов и электронного
документооборота содержат: Закон об архивном деле, Закон об информации, Федеральный
закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Закон об электронной подписи,
Закон о порядке обращений граждан, Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об
организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
утвержденное постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754, явилось нормативной
основой для создания единой инфраструктуры обеспечения электронного взаимодействия
органов государственной власти и органов местного самоуправления. Постановлением
Правительства РФ от 25.12.2009 № 1088 «О государственной автоматизированной
информационной системе “Управление”» предусмотрено создание государственной и
региональных автоматизированных информационных систем «Управление». Концепция ГАС
«Управление» одобрена Правительственной комиссией 02.10.2012.
Основополагающим нормативным документом, установившим общие требования к
организации электронного делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
является Постановление об утверждении правил делопроизводства и разработанные на его
основе Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
Мнение специалиста
Внедрение электронного делопроизводства в государственных структурах способно на
15—20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25—30% — непосредственно
аппарат, на 20—25% увеличить производительность труда персонала, на 80% сократить сто-
имость архивного хранения электронных документов в сравнении со стоимостью хранения
бумажных архивов.
Электронный документооборот
Если в начале нынешнего века только около 30% всей корпоративной информации
обрабатывалось и хранилось в электронном виде, то в настоящее время это соотношение
быстро меняется в пользу электронной формы документа. Все эти документы образуют
документопотоки, управление которыми становится одной из актуальных задач,
обусловливая остроту решения проблемы перехода документооборота от традиционного
(бумажного) к электронному и создания электронного архива.
Хотя понятие электронного документооборота вошло в научный оборот давно, в его
содержании остается много неопределенного. Архивисты на первый план в
документообороте выдвигают делопроизводственные процедуры приема-передачи
документов, их движения в организации. Юристы прежде всего обращают внимание на
юридическую значимость электронного документооборота. Специалисты по
информационным технологиям рассматривают документооборот как средство и канал
доставки электронных документов и обмена электронными информационными
сообщениями. Поэтому в систему электронного документооборота включают не только
процесс движения документа по информационным сетям в организации, но и электронные
почтовые системы, и Интранет, и корпоративные порталы и другие корпоративные ресурсы, а
также способы взаимодействия с территориально удаленными подразделениями и лицами.
Корректное решение задач оперативного и качественного управления электронным
документооборотом является одним из важнейших условий эффективного управления
организациями и предприятиями.
Мнение специалиста
По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что
приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их
бизнеса. Выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно
многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД
производительность труда персонала увеличивается на 20—25%, стоимость архивного
хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения
бумажных архивов.
Краткие выводы
1. Научно-технический
прогресс привел к появлению электронной документации.
2. В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами
продолжает укрепляться.
3. Основные преимущества внедрения электронного документооборота — сокращение
временных затрат практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск,
согласование и т.д.); ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в
организации; исключение несанкционированного доступа к документации; повышение
исполнительской дисциплины; обеспечение информационного взаимодействия; сравнитель-
ная легкость внедрения инноваций и обучения; развитие корпоративной культуры благодаря
оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей; повышение
скорости и качества обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных
потоков и четкого контроля всех процессов.
4. Дальнейшее развитие электронного делопроизводства тормозят нерешенные
проблемы: не выработана единая информационно-технологическая политика в области
разработки и внедрения СЭД; не разработана единая методологическая база ведения
делопроизводства в рамках современных информационных технологий; отсутствуют
регламенты информационного обмена и юридической базы электронного документа, общие
стандарты и нормативные акты, регламентирующие разработку СЭД; не развита мо-
тивационной сфера; недостаточно подготовлены кадры для работы в новом информационном
поле.
5. Автоматизация делопроизводства требует уточнения используемой в нем
терминологии и корректного применения ее в практике документационного обеспечения
управления.
Министерство труда РФ
ПЕРВЫЙ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ
МИНИСТРА
№ 27-ВК 12.04,00 г.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
свидетельства государ
Номер страхового
Табельный номер
Дата составления
Характер работы
номер
Алфавит
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РФ
ПО ПЕЧАТИ
№8
9 января 2000
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
Государственного комитета РФ по печатиСмирнов В. А.
Иванова
8-494-2323435
Тесты
1. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации для
всех организаций независимо от характера их деятельности содержатся:
а) в ГОСТ Р 6.30-2003;
б) в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации;
в) в ГОСТ Р 7.0.8-2013;
г) в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
2. Неправильное оформление даты «первое мая 2014 года»:
а) 01.05.2014;
б) 1 мая 2014 года;
в) 2014.05.01;
г) 01 мая 2014 г.
3. На бланках какого документа не указывается наименование вида документа:
а) приказа;
б) постановления;
в) письма;
г) протокола?
4. Ключевое слово постановления пишется от:
а) первого лица единственного числа;
б) первого лица множественного числа;
в) третьего лица единственного числа;
г) третьего лица множественного числа.
5. Назовите нормативный акт, которым следует руководствоваться кадровому
работнику при оформлении и заполнении трудовой книжки:
а) ведомственным нормативным актом;
б) постановлением Правительства РФ;
в) инструкцией по делопроизводству;
г) инструкцией Минтруда России.
6. Запись об увольнении в трудовой книжке:
а) не нуждается в удостоверении печатью;
б) удостоверяется печатью кадровой службы;
в) удостоверяется печатью работодателя;
г) удостоверяется подписью должностного лица, сделавшего запись.
7. Назовите нормативный правовой акт, с помощью которого регулируется порядок
рассмотрения обращений граждан в организации:
а) регламентом организации;
б) инструкцией по делопроизводству;
в) Законом о порядке рассмотрения обращений граждан.
8. Письменное обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу, рассматривается в течение:
а) 30 дней со дня регистрации;
б) 30 дней с момента поступления;
в) 33 дней с даты поступления.
9. Общий порядок оформления организационно-распорядительных документов и состав
реквизитов для всех организаций установлен:
а) Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации»;
б) ведомственной инструкцией по делопроизводству организации;
в) ГОСТ Р 6.30-2003;
г) Законом о документационном обеспечении управления;
д) ГОСТР 7.0.8-2013;
е) типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти.
10. Рекомендательный характер государственных стандартов установлен:
а) Федеральным законом «О стандартизации»;
б) постановлением Правительства РФ;
в) Госстандартом России;
г) Законом о техническом регулировании.
11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения утвержден:
а) руководителем Федеральной архивной службы;
б) министром культуры и массовых коммуникаций РФ;
в) Министерством здравоохранения и социального развития РФ;
г) ГОСТ Р 7.0.8-2013.
12. Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов пишутся в
порядке, установленном:
а) Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
б) постановлением Правительства РФ;
в) регламентом организации;
г) инструкцией по делопроизводству организации.
13.Количество реквизитов, установленных ГОСТ, составляет:
а) 32;
б) 29;
в) 30;
г) 26.
14. Порядок использования изображения Государственного герба РФ на бланках
документов установлен:
а) Положением о Государственном гербе Российской Федерации;
б) Госстандартом России;
в) Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской
Федерации»;
г) регламентом организации.
15. Государственный герб РФ в многоцветном варианте помещают на бланках документов:
а) Администрации Президента РФ;
б) Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте
Российской Федерации;
в) дипломатических представительств;
г) Государственной Думы.
16. Государственный герб РФ в одноцветном варианте помещают на бланках документов:
а) Федерального Собрания РФ;
б) МИД России;
в) федеральных судов;
г) Высшего Арбитражного Суда РФ.
17. Государственный герб РФ в одноцветном варианте без геральдического щита
помещают на бланках документов:
а) решений Верховного Суда РФ;
б) организаций и учреждений при Правительстве РФ;
в) Счетной палаты РФ;
г) Банка России.
18. Делопроизводство — это:
а) то же, что и документооборот;
б) то же, что и документационное обеспечение управления;
в) то же, что и документирование;
г) деятельность по формированию документов в дела.
19. Документооборот — это:
а) возвратное движение документа в процессе его движения в организации;
б) то же, что и документопоток;
в) движение документа в организации с момента его подписания до отправления;
г) движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления.
20. Документ — это:
а) информация, закрепленная в пространстве и во времени на листе бумаги;
б) сведения о событиях, процессах, явлениях, независимо от способа их представления;
в) информация, зафиксированная на бумажном носителе;
г) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
21. В систему организационно-распорядительной документации входит:
а) финансовая документация;
б) банковская документация;
в) справочно-информационная документация;
г) отчетно-статистическая документация.
22. Организация работы с документами включает:
а) документирование;
б) организацию документооборота;
в) сбор информации;
г) организацию рабочего места.
23. Объем документооборота — это:
а) количество возвратных движений документа за год;
б) объем одного дела, умноженный на количество дел, заведенных в организации в
течение года;
в) количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в определенный
период;
г) произведение площади одного листа документа формата А4 на общее количество
листов.
24. Реквизит — это:
а) то же, что и бланк документа;
б) общее количество строк в документе;
в) обязательный элемент документа;
г) степень защиты документа от подделки.
25. Юридическая сила документа обеспечивается:
а) наличием на бланке изображения Государственного герба России;
б) компетенцией издавшего его органа;
в) наличием грифа утверждения;
г) наличием отметки об исполнении документа.
26. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно
быть определено:
а) должностной инструкцией;
б) положением об организации (уставом);
в) протоколом;
г) инструкцией по делопроизводству.
27. В справочные данные об организации не включается:
а) почтовый адрес;
б) номер телефона;
в) банковский счет;
г) наименование вышестоящей организации.
28. Неправильное оформление даты «девятое мая 2014 года»:
а) 9 мая 2014 года;
б) 2014.05.09;
в) 09 мая 2014 г.;
г) 09.05.2014.
29. Порядок оформления даты в реквизитах документа определяется:
а) постановлением Правительства РФ;
б) ГОСТ;
в) распоряжением Президента РФ;
г) инструкцией по делопроизводству.
30. Должность лица, которому адресован документ, указывают:
а) в именительном падеже;
б) дательном падеже;
в) родительном падеже.
31. Документ может содержать:
а) один адресат;
б) два адресата;
в) не более пяти адресатов;
г) не более четырех адресатов.
32. Элементы почтового адреса указывают в последовательности:
а) • страна,
• область, край, республика,
• населенный пункт,
• улица, номер дома, номер квартиры,
• наименование адресата;
б) • наименование адресата,
• населенный пункт,
• область, край, республика,
• улица, номер дома, номер квартиры,
• страна;
в) • наименование адресата,
• улица, номер дома, номер квартиры,
• населенный пункт,
• область, край, республика,
• страна.
33. При оформлении грифа утверждения слово «утверждаю» имеет следующий вид:
а) Утверждаю;
б) «Утверждаю»;
в) УТВЕРЖДАЮ;
г) «УТВЕРЖДАЮ».
34. Датой приказа является:
а) дата его подписания;
б) дата его вступления в силу;
в) дата его рассылки;
г) дата его получения структурным подразделением.
35. Аббревиатура реквизита ОКУД расшифровывается как:
а) отраслевой кодификатор унифицированной документации;
б) общероссийский классификатор унифицированных документов;
в) общероссийский классификатор управленческой документации;
г) отраслевой кодификатор управленческой документации.
36. Если на документе заготовлена подпись начальника подразделения, а подписывает
документ его заместитель, то следует:
а) допечатать предлог «за» перед должностью начальника;
б) написать от руки предлог «за» перед должностью начальника;
в) поставить косую черту перед должностью начальника;
г) исправить и указать настоящую должность и фамилию лица, подписывающего
документ.
37. При оформлении грифа согласования слово «согласовано» имеет следующий вид;
а) Согласовано;
б) «Согласовано»;
в) «СОГЛАСОВАНО»;
г) СОГЛАСОВАНО.
38. Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите «Подпись»:
а) В. ГГ Иванов;
б) В. Иванов;
в) Иванов;
г) Иванов В. П.
39. Заголовок к тексту должен быть согласован:
а) с наименованием вида документа;
б) с наименованием организации — автора документа;
в) с датой документа;
г) с наименованием вышестоящей организации.
40. Отметка об исполнителе должна включать в себя:
а) фамилию и номер телефона исполнителя;
б) фамилию и инициалы исполнителя;
в) инициалы и фамилию исполнителя;
г) инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.
41. При направлении письма должностному лицу его должность и фамилия в реквизите
«Адресат» указываются:
а) в родительном падеже;
б) именительном падеже;
в) дательном падеже;
г) творительном падеже.
42. Реквизит «Заголовок к тексту» не используется:
а) в приказах;
б) постановлениях;
в) сопроводительных письмах;
г) распоряжениях.
43. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в системах
электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, определен:
а) типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти;
б) Федеральным законом «О документационном обеспечении управленческой
деятельности»;
в) постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти»;
г) положением о системе межведомственного электронного документооборота.
44. Организатором межведомственного электронного документооборота является:
а) Федеральная служба охраны РФ;
б) Администрация Президента РФ;
в) Аппарат Правительства РФ;
г) Главное управление специальных программ Президента РФ.
45. Сертификат ключа электронной цифровой подписи не включает:
а) регистрационный номер сертификата ключа подписи;
б) срок действия сертификата ключа подписи;
в) сведения о владельце сертификата ключа подписи;
г) открытый ключ электронной цифровой подписи;
д) закрытый ключ электронной цифровой подписи;
е) сведения об удостоверяющем центре, выдавшем сертификат ключа подписи;
ж) сведения об условиях признания юридического значения электронного документа с
электронной цифровой подписью.
46. Метаданные — это:
а) обязательный компонент регистрационной карты документа:
б) одна из составляющих электронной цифровой подписи;
в) идентификатор информационного ресурса, позволяющий управлять им, осуществлять
поиск и хранение;
г) данные, определяющие юридическую силу электронного документа.