Вы находитесь на странице: 1из 31

Министерство науки и высшего образования РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение


высшего образования
«Владимирский государственный университет имени Александра
Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»
(ВлГУ)

Реферат
по дисциплине «Электронный документооборот»
на тему «Краткий обзор рынка и классификация платформ, представленных на
рынке СЭД»

Выполнил: ст. гр. ЗУПпбуд-118


Кузнецова А. Э.
Принял: ст. преп. каф. ЭСУ
Бугрова О.С.

Владимир 2019 г.
Оглавление:
 Введение
1. Основные понятия и принципы
2. История развития систем электронного документооборота
3. Современная функциональность СЭД
4. Характеристика российского рынка СЭД
5. Обзор современных систем электронного документооборота
6. 1С Документооборот
7. Функциональные возможности 1С:Документооборот
8. Стоимость 1С:Документооборота
8.1.Стоимость конфигурации
8.2.Стоимость серверной лицензии
8.3.Стоимость пользовательских лицензий
Заключение
Список литературы

2
Введение
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД)
становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью
повышают эффективность деятельности коммерческие компании и
промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе
технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего
управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с
населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней
также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО
(система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации
документооборота).
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая
система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и
распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
 Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент
автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали
охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД
ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД
(организационно-распорядительными документами), но и с различными
внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной
документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также
используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей
является работа с электронными документами: управление взаимодействием с
клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной
службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой
электронного документооборота называют любую информационную систему,
обеспечивающую работу с электронными документами.
 Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично
развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по
3
данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего
рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую
устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%[12]. В
численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews
Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.
 Потребителями технологий электронного документооборота являются
различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно
ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным
экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного
документооборота приходится на государственные учреждения[12]. При этом
важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости
рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс
развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом
концепции «электронного правительства», реализация которой должна
способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии
государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве
особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных
государственных институтах стоит отметить повышенные требования к
информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе
тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного
документооборота.

4
1.Основные понятия и принципы
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления[13]; комплекс работ
с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения,
формирование дел, хранение и повторное использование документации,
справочная работа.
 Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с
документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции
«безбумажного делопроизводства».
 Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического
считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных,
оптических и других носителях информации.
 Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств
компьютерной обработки информации, который может быть подписан
электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла
соответствующего формата.
 Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся
средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля
целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ.
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить
время движения документов и повышения оперативности их исполнения
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать
ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени
жизни документа (процесса).
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации,
позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая
находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов,
позволяющая контролировать движение документов по процессам
документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на
данных из отчётов.
 

6
2.История развития систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в
настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре
предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая
автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в
коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.
Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто
копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных
документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в
частности, так и перед всей документооборотом в целом.
Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для
поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того,
многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по
настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь
дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация
и поддержка структуры управления.
Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного
документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах
XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен
разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия,
руководство которых уже понимало необходимость автоматизации
документооборота, еще не имели унифицированного инструментария,
необходимого для решения задач такого рода.
Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости
автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века
объемы управленческой документации предприятий еще не достигли
критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность
структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования
руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных
7
случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой
почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного
согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное
согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его
использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности,
исключительно пределах одного здания.
Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти
объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало
понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному
реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении
общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть
оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать
значительно меньше времени.
Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы,
разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались
силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое
соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам
документооборота, общая интегрированность в информационную
инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним
принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой
организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру
автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к
невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом
СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал
момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того,
что используемая система электронного документооборота сама тормозила то,
что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации
системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена
прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы

8
смогла поддержать управление и сделать развитие компании более
эффективным.
Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний,
созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД,
которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а
сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на
первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе
происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика.
Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи
одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности
организационного и функционального масштабирования системы.
С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал
изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению,
позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к
нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход
к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на
эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ,
представлявших из себя единичные экземпляры деловых
документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их
появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-
engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом,
позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться
под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных
разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих
систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления
информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM,
отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам
документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала
с контентом документов посредством его метаданных - выделенной
информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для
9
исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и
должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об
отправлении и доставке.
Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний,
эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить
непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального
соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок
вперед.
Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла
собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году
требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс
пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации,
проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое
требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.
Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному
росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные
условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время
окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на
российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.
 

10
3.Современная функциональность СЭД
Корпоративные информационные системы и системы электронного
документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно
предназначенные для управления информационными ресурсами средних и
крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является,
прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок.
Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления
базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами
криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к
проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков,
консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к
необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным
контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно
большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить
индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД
становились инструментами совершенствования управления именно в крупных
компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли
территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше
документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все
больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их
функционалом.
К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются
следующие области деятельности:
· общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений
граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и
организационно-распорядительная документация, контроль исполнения
поручений;

11
· кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного
документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на
работу и увольнения работников, направления работников в командировку,
предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы
обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства:
приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового
договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5),
личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3),
график отпусков (ф. Т-7);
· архивное делопроизводство - область частного делопроизводства,
завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая
следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам,
передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в
целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для
организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на
хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
· коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение
деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний,
советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять
подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации)
и протоколов (результирующей документации);
·  управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer
relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД,
исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал
не особо востребован.
 

12
4.Характеристика российского рынка СЭД
Российский рынок систем электронного документооборота в денежном
выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и
отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по
различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для
мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может
измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики,
проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для
развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных
игроков практически сформировался.
Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в
денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений
соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой
стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой
адаптации под требования российских стандартов они используются, в
основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены
стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять
отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд
ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским
СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать
отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее,
существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются
специально под российские реалии.
На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50%
рынка СЭД[6]. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на
базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям,
разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes
(«БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"»,
ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний
13
значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive
Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний,
приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также
компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие
решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-
решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах
для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения
российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA.
Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55
млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания
систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля
решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной
доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок.
В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который
могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать
увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки
соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является
определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится
порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство
при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-
вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно
использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся
объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и
распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих,
средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем
повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие
преимущества это дает.
Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г.
составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн.[6]
Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на
14
дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на
дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками,
телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При
оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также
респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается
стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и
обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса
2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы
(около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного
увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение
было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на
фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов.
С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали,
что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого
удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при
том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рисунок. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

15
5.Обзор современных систем электронного документооборота
Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum
(Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы),
PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт,
ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный
взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных
продуктов решать актуальные задачи организации электронного
документооборота на предприятии.
Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности
рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных
задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:
• делопроизводство;
• общий документооборот;
• управление договорной деятельностью;
• электронный архив;
• работа с обращениями граждан;
• управление проектами;
• работа с документацией СМК.
В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем
рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и
критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом,
функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная
детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности
их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит
отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно
большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций
для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке
присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого
распространения.

16
Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие
позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был
направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как
базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если
говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал
развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа),
использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа.
Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое
главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.
 
Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

17
6. 1С Документооборот

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на


технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую
очередь для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с
документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между
сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт
документов реализован в соответствии с положениями
действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций
и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает
многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в
том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью,
высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким
спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления
рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и
сохранность документации и любой иной необходимой информации.
функциональность системы постоянно расширяется.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:


 Централизовано и безопасно хранить документы;
 Регистрировать входящие и исходящие документы;
 Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные,
информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры,
служебные записки;
 Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
 Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном
согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
 Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ
исполнительской дисциплины;
 Производить автоматизированную загрузку документов из электронной
почты и со сканера;
 Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8


 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной
организационной структурой и развитым, многоуровневым
документооборотом.

18
 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных
(муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым
документооборотом.
 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и
бюджетных учреждений с простой организационной структурой и
минимальным документооборотом.
 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и
русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами
или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со
значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах
иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности.


Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и
адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более
подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз
2.1.11.5).

 7.Функциональные возможности 1С:Документооборот


Учет корреспонденции, входящей и исходящей
В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих
документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории
переписки.
Внутренний документооборот
Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические
документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть
возможность просматривать все документы сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних


документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по
проектам).
Поиск информации, штрихкодирование
Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства
пользователей реализованы следующие способы поиска данных:
 Поиск по реквизитам;
19
 Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
 Полнотекстовый поиск;
 Поиск бумажных документов по штрих-кодам.
1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в
файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-
кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение
таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко
структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы
автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу,
существующие на текущий момент.
Электронные подписи
В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью
которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы
согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано


 Согласование договоров;
 Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по
договору;
 Контроль жизненного цикла договора;
 Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

20
Работа с файлами
Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена
совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления
жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта
Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые
программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который
значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля
21
«внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что
внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или
предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и
ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи
Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8
включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс
является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с
повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности
исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества
организации работы предприятия в целом.
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов,
распределенных по умолчанию на 6 видов:
 Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем
резолюции и возвращения заверенного документа автору.
 Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем
пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для
совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей
назначается ответственным исполнителем.
 Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты
вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее
инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
 Утверждение: документ передается на утверждение назначенному
ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения
корректировок или ознакомления с резолюцией.
 Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает
регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
 Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список
заинтересованных лиц, изучить документ.
 На основе этих процессов можно формировать более сложные,
многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами –

22
комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем
вложенности.

Управление проектами
Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив
документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь
командам, работающим на проектах в административно-организационных
вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая
исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами»
реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.
23
Учет рабочего времени
Несложный функциональный блок 1С:Документооборот 8, позволяющий
сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы,
которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было
потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам,
задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок
учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее
время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой – на
подготовку и согласование документов.

Учет отсутствия сотрудников


Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии
сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где
подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного
лица.

Контроль исполнительской дисциплины


Важный функционал, встроенный в программу – контроль исполнительской
дисциплины по задачам:

24
 Контроль сроков и объемов выполнения задач;
 Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых
работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
 Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и
проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство
Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже
заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела,
журнал передачи и много другое.
Учет мероприятий
1С:Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету
мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая
контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии
приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все
пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее
мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что
увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и
повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.

Механизм бронирования переговорных с возможностью привязки к конкретной


организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро
находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность
просмотра помещения на плане.

25
Форум
Встроенный в 1С:Документооборот 8 инструмент для решения рабочих
вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в
организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей
подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме
привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании
для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те
или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях
КОРП и ДГУ.

Управление правами доступа

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе


документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие
группы.

26
8.Стоимость 1С:Документооборота

Стоимость 1С:Документооборота складывается из


 Конфигурации "1С:Документооборота 8"
 Серверной лицензии "1С:Предприятия"
 Пользовательских лицензий "1С:Предприятия"

Общая стоимость программы


Число рабочих мест
КОРП ПРОФ ДГУ DocMan
30-50 (10 активных
228 400 руб. 77 400 руб. 159 000 руб. 341 400 руб.
пользователей)
300-500 (100 активных
547 000 руб. 396 000 руб. 477 600 руб. 660 000 руб.
пользователей)
1000-2000 (400 активных 1 615 000 1 545 600
1 464 000 руб. 1 728 000 руб.
пользователей) руб. руб.
3000-5000 (1000 активных 3 739 000  3 588 000 3 669 600
3 852 000 руб.
пользователей) руб. руб. руб.
* В расчет не включена стоимость серверной лицензии "1С:Предприятия".
Все включено
Все функциональные опции входят в комплект поставки и не требуют
дополнительной оплаты:
 Учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений
граждан
 Встроенная почта
 Электронная подпись
 Сканирование, штрихкодирование, распознавание копий
 Мобильный документооборот и доступ через интернет
 Учет и планирование рабочего времени, проектный учет
 Рабочее место руководителя
 Полнотекстовый поиск
 Интеграция с другими приложениями и типовыми решениями
 Электронный документооборот
 и многое другое

Другие лицензии "1С:Предприятия" идут в зачет

27
Если вы уже используете "1С:Предприятие" (у вас есть сервер и
пользовательские лицензии других конфигураций), то итоговая стоимость
программы станет меньше.
Она сложится только из стоимости конфигурации и необходимого числа
дополнительных пользовательских лицензий.

8.1.Стоимость конфигурации

Рекомендованная
Наименование Дилер
розничная цена
1С:Документооборот 8 ПРОФ 36 000 руб. 18 000 руб.

1С:Документооборот 8 КОРП 187 000 руб. 93 500 руб.

1С:Документооборот государственного учреждения 8 117 600 руб. 58 800 руб.

1С:Document Management 300 000 руб. 150 000 руб.

8.2.Стоимость серверной лицензии

Рекомендованная
Наименование Дилер
розничная цена

1С:Предприятие 8. Лицензия на сервер 50 400 руб. 25 200 руб.

1С:Предприятие 8. Лицензия на сервер (x86-64) 86 400 руб. 43 200 руб.

8.3.Стоимость пользовательских лицензий

Если Вы планируете использовать "1С:Документооборот" на нескольких


компьютерах, вам потребуются дополнительные лицензии "1С:Предприятия 8".
Лицензирование "1С:Документооброта" ведется по количеству активных
соединений, а не по количеству рабочих мест. Например, для автоматизации 30-
50 рабочих мест, как правило, требуется всего 10 пользовательских лицензий.
Рекомендованная
Наименование Дилер
розничная цена
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
6 300 руб. 3 150 руб.
на 1 рабочее место
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
21 600 руб. 10 800 руб.
на 5 рабочих мест
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
41 400 руб. 20 700 руб.
на 10 рабочих мест
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
78 000 руб. 39 000 руб.
на 20 рабочих мест
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
187 200 руб. 93 600 руб.
на 50 рабочих мест
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия  360 000 руб. 180 000 руб.

28
на 100 рабочих мест
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
1 068 000 руб. 534 000 руб.
на 300 рабочих мест
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия 
1 776 000 руб. 888 000 руб.
на 500 рабочих мест

29
Заключение
В ходе работы были рассмотрены цели и задачи внедрения систем
электронного документооборота в организации, их классификация,
существующие методики внедрения. Проведен анализ опыта реализации
проектов по разработке и внедрению СЭД в организациях и учреждениях разной
отраслевой направленности и форм собственности, показаны их особенности.
Подводя итог, можно сказать, что на отечественном рынке постоянно
ведутся работы по усовершенствованию автоматизированных систем,
предназначенных для управления документами, что ведет и к росту числа
внедренческих проектов, и к совершенствованию их методик. Сегодня очень
много больших и крупных компании внедряют СЭД, поскольку это
обеспечивает быстрый поиск документной информации, работу с документами в
режиме реального времени, повышение эффективности управления в целом. При
этом делаются лишь первые шаги по созданию общегосударственных
стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и
архивов. Не существует универсальной классификации, которую можно было
эффективно использовать в качестве основы для формирования требования к
СЭД, как в технической, так и в прикладной ее части.

30
Список литературы

1. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы,


технологии, методология внедрения». – С-Пб.: Азбука, 2002 г.
2. Методы и средства работы с документами. Антология. -Едиториал УРСС,
2000 г.
3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные
документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999
4. В. Жеребенкова. Документооборот на предприятии. - Вершина, 2005 г.
5. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. –
84с.
6. http://v8.1c.ru/doc8/how_much.htm

31