Регламент

Цель: описать в логической последовательности порядок процесса

составления графика отпусков, подготовки сотрудников к отпуску, правила
согласования и отгула отпуска.

1. Даты отпуска каждого сотрудника регламентированы «Графиком

отпусков», который составляется на основании соответствующих
правил (п. 2) и утверждается в декабре года, предшествующего году
составления графика. Все сотрудники, принятые после этого времени,
должны согласовать даты своего отпуска с руководством.
2. В связи с сезонностью работы в компании при составлении графика
отпусков на будущий год сотрудники должны учитывать
нижеследующие правила:
2.1. Отпуск должен быть разделен минимум на 2 (две) части.
2.2. Сезонные месяцы: с 1 апреля по 31 октября. В период с 1 апреля
по 30 июня планировать отпуска запрещено в связи с
максимальным годовым уровнем продаж.
2.3. В остальной период сезона разрешается планировать не более
двух недель отпуска.
2.4. Несезонные месяцы: с 1 ноября по 31 марта. В эти месяцы
планируется оставшаяся часть отпуска.
2.5. График отпусков должен быть составлен таким образом, чтобы
одновременно в отпуске находился только 1 (один)
сотрудник/руководитель отдела/ТТ.
2.6. Главному бухгалтеру, бухгалтеру и кассиру запрещено уходить в
отпуск одновременно.
2.7. Помощнику генерального директора, секретарю и диспетчеру
запрещено уходить в отпуск одновременно.
2.8. Генеральному директору и руководителю отдела продаж
запрещено уходить в отпуск одновременно.
2.9. При уходе одного из сотрудников в отпуск, его обязанности
возлагаются на остальных сотрудников отдела/ТТ.
2.10. Вне графика пойти в отпуск при необходимости могут
следующие категории сотрудников:
 Беременные женщины (ст. 260 ТК РФ);
 Мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и
родам (ст. 123 ТК РФ);
  Матери, имеющие 2 и более детей в возрасте до 12 лет
(решение Верховного суда от 17.06.2014 Дело №АКПИ 14-
440);
 Отцы, воспитывающие без матери 2 и более детей в возрасте
до 12 лет (решение Верховного суда от 17.06.2014 Дело
№АКПИ 14-440);
 Ветераны боевых действий (ст. 14-19 ФЗ от 12.01.1995 №5-
ФЗ).
3. При приёме на работу каждый сотрудник должен указать кадровику
даты своего отпуска и согласовать их с руководителем. Данные в
график отпусков должны быть занесены не позднее недели после
приёма сотрудника на работу.
4. Перенос отпуска может быть осуществлен только после согласования с
руководителем и после оценки возможности этого переноса. О
необходимости переноса нужно сообщить руководству не ранее, чем за
три недели до планируемых дат. Перенос отпуска должен
производиться обязательно с указанием конкретной даты переноса. Для
переноса отпуска необходимо официальное заявление сотрудника.
Любые переносы отпусков обозначаются в задаче АСАНА.
5. Все руководители согласовывают свои отпуска с ГД, все остальные
сотрудники согласовывают свои отпуска со своими руководителями.
6. Проведение и компенсация отпуска (выплата отпускных) могут быть
сделаны только после согласования руководителя, а также по устному
согласию сотрудника не отгуливать отпуск фактически и не переносить
его на другой период. Руководитель отражает это согласие в задаче
АСАНА «Создать процесс по подготовке сотрудников к отпуску»
https://app.asana.com/0/1130798119440315/1200011837740389/f.
Выплаты по компенсации производятся после согласования с ГД.
7. Все руководители и сотрудники должны максимально стремиться
к тому, чтобы отгуливать свои отпуска своевременно!
Компенсации и переносы должны быть исключением! Все
переносы и компенсации отпуска могут быть совершены только
после предварительного согласования с руководством! Вся
информация по отпускам и согласованиям обозначается в
соответствующей задаче в АСАНА «Создать процесс по подготовке
сотрудников к отпуску»
https://app.asana.com/0/1130798119440315/1200011837740389/f. Также
все изменения должны обязательно фиксироваться в Графике
отпусков. Ответственный за фиксацию – менеджер по кадрам.
8. За три недели сотрудник КДП должен сообщить о приближающемся
отпуске в соответствующей задаче в АСАНА.
9. Далее каждый сотрудник должен заполнить анкету, указанную в
Приложении 1, получить все подписи.
 Приложение 1.
Анкета сотрудника, убывающего в отпуск.

1. ФИО сотрудника:____________________________________________________________
2. Должность:_________________________________________________________________
3. Подразделение:______________________________________________________________
4. Дата отпуска:________________________________________________________________
5. Соответствие даты отпуска графику отпусков:____________________________________
6. Отметка о передаче дел на время отсутствия:
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
___________________________________________________ Сотрудник:________________
7. Отметка о согласовании отпуска с руководителем подразделения:___________________
8. Отметка о согласовании отпуска с генеральным директором:_______________________
9. Отметка о проведении отпуска в отделе кадров:___________________________________
10. Отметка бухгалтерии о начислении и выплате отпускных:_________________________