Тайм-менеджмент.

Практическая работа
Управление персоналом
Писарева Е.В., к.т.н., доцент
 ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

 Управление временем, организация времени, тайм-

менеджмент (англ. time management) — технология организации
времени и повышения эффективности его использования.
 Управление временем — это действие или процесс тренировки
сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные
виды деятельности, при котором специально увеличиваются
эффективность и продуктивность. Управление временем может
помочь получить ряд навыков, инструментов и методов,
используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей.
Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно:
планирование, распределение, постановку целей, делегирование,
анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление
списков и расстановку приоритетов.
 Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой
деятельности, но со временем термин расширился, включив личную
деятельность с таким же основанием.
 История (Россия)

 В конце XIX века крупный русский физиолог Введенский Николай

Евгеньевич как-то сказал: «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много
работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем,
бестолково работаем».
 20-е годы XX века — период развития научной организации труда
(НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает
идеи о том, что эффективность организации начинается с личной
эффективности, в частности эффективного использования времени.
Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время»,
руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться
постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.
 В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь»
получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа
системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени.
Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности,
хронометраж — инструмент выработки этого мышления.
 В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия»
(до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента
 В управлении временем выделяют
следующие процессы:
 Анализ.
 Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
 Целеполагание: постановка цели или определение ключевого
направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
 Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана
достижения поставленных целей и выделение приоритетных
(первостепенных) задач для выполнения.
 Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с
намеченным планом и порядком достижения цели.
 Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по
результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые
практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять
проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать
результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись
по параметрам различного характера показателей расходов времени
на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе
любых проектов или программ.
Управление рабочим временем

 Рабочее время — время, затрачиваемое на

выполнение работы, или время активного
пребывания на работе, посвящённое выполнению
прямых служебных обязанностей. Реально
рабочим временем считается время, отмеченное в
табеле, то есть в документе учёта времени
нахождения на работе.
 Анализ использования рабочего
времени

 Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэ = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,
где Ф — фонд рабочего времени, мин;
Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
 Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников
Кп = Пз/Ф,
где Пз — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.
 Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-
техническими причинами и не зависят от работника
Кп = По/Ф,
где По — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от
работников, мин.
 Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников
Кол = ОЛ/Ф,
где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный
перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.
 Задание 1. Анализ рабочего
времени

 Проанализировать свой рабочий день с

применением коэффициентов использования
рабочего времени.
 Сделать выводы.
 Дефицит рабочего времени

 Дефицит рабочего времени (Хронофаги)— нехватка

временного ресурса, вызванная неправильной
организацией работником своей деятельности, либо
неграмотной организацией деятельности руководством,
что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ,
заданий, некачественной работе, потерям в
производстве, браку и т. д. что в конечном итоге
существенно влияет на эффективность и результаты
работы всего предприятия.
 Наиболее характерные причины
дефицита времени:

 Бесплановость работы как результат работы не только самого

менеджера, но и стиля работы всей организации;
 Несоответствие работника и занимаемой им должности;
 Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы,
результативности;
 Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для
организации, что могу получить, какими активами располагаю);
 Неумение контролировать свои потребности (в мыслях,
питании, общении, выражении эмоций);
 Слабая мотивация труда, приводящая к низкой
производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое
время нет повышения в должности), порождающей
хронический недостаток времени.
 Планирование рабочего времени
специалиста
 При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным,
то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на
непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;
 Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При
этом следует указывать, как и на какие нужды оно было
затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о
затратах своего времени, может составлять план на будущее;
 Для составления хорошего плана с чётким указанием
использованного времени необходимо распределить свои задачи
на долго-, средне- и краткосрочные;
 Основные принципы составления плана: регулярность,
системность, последовательность;
 Для обеспечения реальности планирования следует планировать
такой объём задач, с которым менеджер может реально
справиться.
 Техники

 Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путём

настройки системы приоритетов и категорий.
 Техника «Хронометраж».
 Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть
решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся
20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.
 Самоменеджмент — это самостоятельная организация
сотрудником своего собственного времени.
 ABC-анализ.
 Метод «Помидора».
Техника «Матрица Эйзенхауэра»
Задание 2. Планирование рабочей
недели

 С помощью матрицы Эйзенхауэра спланировать

свою рабочую неделю.
 Честно признаться, часто ли бывает заполнен
квадрат 1.
 Техника «Хронометраж»

 Согласно БСЭ хронометраж — метод изучения затрат рабочего

времени на выполнение повторяющихся ручных и машинно-ручных
элементов трудовых операций путём замеров их продолжительности и
анализа условий их выполнения.
Цели и задачи хронометража
 Учёт рабочего времени с помощью хронометража проводится с целью
установления нормальной продолжительности операций, разработки
норм времени, изучения приёмов и методов работы передовых
рабочих (лучшего опыта).
Задачи проведения наблюдения:
 выявить причины недовыполнения рабочими установленных норм
времени и недоиспользования механизмов на машинно-ручных
работах;
 определить необходимые исходные данные для расчёта маршрута и
норм многостаночного обслуживания;
 определить возможности сокращения трудоёмкости отдельных
операций.
 Этапы хронометража

Этапы проведения хронометража по Г. Архангельскому:

 определить, на что тратится ваше время;
 выявить «поглотителей времени»;
 изыскать резервы времени;
 выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
Рекомендуется записывать все свои действия с точностью до 5-10
минут в течение хотя бы двух недель. Наиболее простой способ вести
хронометраж — фиксировать начало и окончание любого дела. Пример по Г.
Архангельскому:
 9:00 — 9:15 — сел работать, проверил e-mail;
 9:15 — 9:35 — выпил кофе;
 9:35 — 9:45 — поговорил с Сидоровым, обсудили внешние данные нового
секретаря;
 11:15 — вернулся к отчету и т. д.
Можно также фиксировать количество потраченного на каждое
действие времени и добавлять комментарии, показывающие, насколько
рационально было потрачено время.
 Способы хронометража по
Г. Архангельскому:
 Бумажный метод. Подразумевает фиксацию всех затрат времени в течение
дня в блокноте, записной книжке или на специально подготовленных
бланках (отдельные листы легко теряются). Глеб Архангельский, эксперт в
области управления временем, рекомендует на начальном этапе
использовать именно этот способ, так как при компьютеризации
хронометража основная часть делается по памяти, информация теряется, а
точность и правдивость данных существенно снижаются.
 Мобильный метод — хронометраж с помощью различных приложений для
мобильных телефонов.
 Метод диктофона. Когда мы переключаемся на новое дело, то делаем
голосовую запись. Вечером подводим итоги на бумаге.
 Удалённый метод — предустановленное ПО формирует графический отчёт
о затратах.
 Online-метод — используя веб-браузер подключаетесь к веб-ресурсу,
содержащему online-сервис для хронометража. Такой способ позволяет
вести хронометраж из любого места, где есть Интернет, и с помощью
любого устройства, где установлен браузер.
 Задание 3. Хронометраж

 Используя технику «Хронометраж»,

проанализировать свой рабочий день. Выбор
конкретной техники остается за студентом.
 Выявить поглотителей времени.
 Метод Парето (закон 80/20)

 Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с

помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот
принцип означает, что в середине данной группы или
множества отдельные малые части являются более
значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии
с этой теорией можно сделать вывод в отношении
использования рабочего времени специалиста: за
первые 20 % израсходованного времени достигается
80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени
дают лишь 20 % общего результата.
 Установление приоритетов с
помощью анализа ABC
Эта техника основана на том, что части в процентах
наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются
неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в
соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на
трёх закономерностях:
 Наиболее важные дела составляют 15 % общего их
количества, которыми занимается специалист. Вклад этих
задач для достижения цели составляет около 65 %;
 Важные задачи составляют 20 % общего их количества,
значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
 Менее важные (малосущественные) задачи составляют
65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.
 Для использования ABC-анализа необходимо
следовать следующим правилам:

 составить список всех будущих задач;

 систематизировать их по важности и установить
очерёдность;
 пронумеровать эти задачи;
 оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
 задачи категории А (15 % общего их количества) решает
первый руководитель;
 задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
 задачи категории C в силу своей малозначимости
подлежат обязательному перепоручению.
 «Метод помидора» (итал. pomodoro) —
техника управления временем, предложенная Франческо
Чирилло в конце 1980-х. Методика предполагает
увеличение эффективности работы при меньших
временных затратах за счет глубокой концентрации и
коротких перерывов.
 В классической технике отрезки
времени–«помидоры» длятся
полчаса: 25 минут работы и
5 минут отдыха.