UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA

FACULTAD DE MEDICINA
DEPARTAMENTO DE SALUD PUBLICA
TEMUCO /

PROCESO ADMINISTRATIVO:

SUS FUNCIONES Y ELEMENTOS

LUCIA MUSSET PALACIOS

PROFESORA DEPARTAMENTO
SALUD PUBLICA

PROCESO ADMINISTRATIVO SUS FUNCIONES Y ELEMENTOS

INTRODUCCIÓN:

Una de las metas de la administración en salud es poner

la atención de la salud al alcance de cada familia de un área. Para lograrlo,
el equipo de salud debe trabajar con la comunidad para estimar sus
problemas de salud. Debe estar en contacto con trabajadores de otros
sectores tales como Educación, Agricultura, líderes políticos y religiosos, con
organizaciones, voluntarias etc. unidas pueden obtener mejoras que van
en beneficio de la salud como por ejemplo, mejorar el saneamiento básico,
protección del medio ambiente, prevención de la drogadicción, alcoholismo ,
entrenamiento a monitores en salud, etc.

El trabajador de la salud como administrador, gerente o

jefe tiene que planificar y organizar programas, con frecuencia en
circunstancias difíciles, con personal, equipos, medicamentos (insumos),
tiempo y transporte insuficientes. En tales condiciones la selección de
prioridades, el uso eficiente de los recursos y la valoración continua de las
actividades del programa son de suma importancia.

¿Cómo puede una persona encargada de un área de

salud con personal y recursos limitados, servir a tantos?
La respuesta está en trabajar con el recurso más importante, "la
comunidad". La acción comunitaria puede dar una apertura para
extender la atención de salud apoyándose en lo que la gente ya conoce.
Promover y ayudar a organizar esas actividades en una parte esencial de la
gestión administrativa.

La comunidad necesita ser orientada y guiada para

satisfacer sus propias necesidades. Se necesita habilidad administrativa
para trabajar en esta forma con la comunidad, pero lo que más debe tener
el trabajador de salud es voluntad de decisión para hacerlo.

Actualmente se reconoce que los problemas de salud en

nuestras comunidades son muy diversos, cuantiosos y los recursos con que
contamos para solucionarlos a menudo son muy escasos. Por tal razón se
hace imperiosa la necesidad de la aplicación del proceso administrativo, sus
funciones y elementos, ya que nos ayudan a formular prioridades, hacer
juicios con conocimientos y utilizar mejor los recursos limitados.

I. PROCESO ADMINISTRATIVO
 Es un continuo proceso de toma de decisiones y/o
solución de problemas que lleva implícito diversos elementos que dicen
relación con ellos y cuyo objetivo es satisfacer necesidades. Por tanto, el
proceso administrativo tiene como punto de partida un NECESIDAD que
debe satisfacer.

¿Cómo definimos la necesidad? - "carencia de algo" -

si esta carencia está en la conciencia de una persona o grupo de ellas
produce la demanda, que si no es satisfecha produce diferentes
manifestaciones en el ambiente.

Desde el punto de vista psicológico (personal) produce:

tensión, angustia, y frustración en los individuos cuyas conductas
manifiestas son: insatisfacción, apatía y agresividad.

Desde el punto de vista sociológico se observan grupos

humanos desmotivados, frustrados, indolentes, apáticos, rebeldes y
agresivos hacia sus jefes u otros grupos humanos.

Desde el punto de vista administrativo, se observa un

equipo con baja moral de trabajo, sin espíritu de cuerpo, conflictivo, bajo
rendimiento; todo esto significa producción o servicios deficientes y a veces
productividad cero para la empresa.

Así entendido el proceso administrativo su objetivo

comanditario será la satisfacción de necesidades; objetivo al cual de
llega a través de un conjunto sucesivo, simultáneo de acciones ejecutadas
por persona, que con elemento o recurso del proceso lo llamaremos
Personal, el cual se ayuda en la ejecución de acciones con una serie de
recursos que son agrupados según sus características comunes.

* Planta Física
* Maquinarias y equipos
Acciones OBJETIVO
PERSONAL Procedimientos * Insumos
* Presupuesto

Estas acciones que se dan de variada naturaleza múltiples y

de gran complejidad, no pueden ni deben ser ejecutadas aisladamente unas
de otras, ni realizadas de cualquier manera, hacerlo significaría
irremediablemente ir al fracaso. Para evitar esto, todas las acciones
deben obedecer a "Normas" generales, comunes y escrita; las que en
términos amplios se llaman Políticas de acción y deben ejecutarse en
relación a un objetivo común y ordenadamente, vale decir, Programadas
y deben realizarse de la mejor manera posible en base a Procedimientos
que son el detalle ordenado y cronológico de los pasos a seguir en la
realización de una actividades determinada.
 Ahora bien, ¿Cómo poder manejar todo esto que parece tan
complejo? Surge la necesidad de ordenar tanto a las personas como los
recursos y el trabajo, como aparece entonces la ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA.

Es necesario que cuando la organización entre en marcha, el

conjunto de acciones que se ejecuten y decisiones que se tomen se
sucedan en forma armónica, sin interferencias, ni oponencias; para esto es
necesario otro factor básico que lo llamaremos Coordinación que es el
encargado de armonizar la ejecución de las acciones considerando en una
estrecha interdependencia de los 10 elementos administrativos. Estos
elementos o recursos debemos: planificarlos, organizarlos, dirigirlos y
evaluarlos periódicamente en nuestro nivel operativo, ya que ellos
constituyen las herramientas básicas con lo que desarrollaremos el trabajo
diario. De su dirección y manejo dependerá nuestra eficiencia y resultado.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS: FUNCIONES: ELEMENTOS:

POLITICA
PLANIFICACIÓN PROGRMACIÓN
PROCEDI MIENTO

ETAPA PRE – EJECUTIVA

PERSONAL
ORGANIZACIÓN PLANTA FISICA
MAQ. Y EQUPOS
INSUMOS
PRESUPUESTO

TOMA DE DECISIONES
COORDINACIÓN
DIRECCION COMUNICACION
SUPERVISION

ETAPA EJECUTIVA
‘

CONTROL CORREGIR
DESVIACIONES

EVALUACIÓN DE TODO EL PROCESO

1. FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
 ¿Qué es la planificación?

Es un proceso continuo que se desarrolla en etapas, sujeto a ajustes

y modificaciones de acuerdo a como se presentan las circunstancias y que
ha de elaborarse en distintos niveles.

La planificación en salud determina y dispone por adelantado los

recursos o elementos que se necesitan para la ejecución de las acciones,
los métodos a seguir y los controles necesarios para seguir el cumplimiento
de los objetivos propuestos.

La metodología de la planificación considera cinco etapas:

1.1 DIAGNOSTICO: demanda

Se refiere al análisis, interpretación, ordenamiento de descripción de

la información recopilada del problema o situación en estudio, en nuestro
caso salud describiremos:

a) Nivel de salud y sus factores determinantes y factores

condicionantes.

NATALIDAD
MORBILIDAD
MORTALIDAD PERFIL
FACTORES DETERMINANTES: EGRESOS HOSPITAL EPIDEMIOLOGICO
CONSULTAS MÉDICAS

SUSCEPTIBILIDAD
POBLACIÓN Y GRUPOS ETAREOS
MEDIO NATURAL, SOCIAL, ECONÓMICO Y CULTURAL
FACTORES POLITICA VIGENTE
CONDICIONANTES INVENTARIOS DE RECURSOS
UNIDADES E INSTRUMENTOS
EFICIENCIA, COSTO - EFECTO

Todas estas subetapas son la radiografía de la situación de

salud de la comunidad en estudio.
b) Se describe y explica la influencia de los factores
condicionantes (responsabilidad del sector ante la
comunidad).

c) Pronostico de los casos mencionados que permite hacer una

proyección. Por ejemplo tendencias de mortalidad y
demanda.

En resumen a través del diagnóstico nos percatamos de los

problemas reales que tenemos en salud.

1.2 DETRMINACIÓN DE OBJETIVOS

¿Qué nos vamos a proponer para cambiar la situación o dar

soluciones a los problemas encontrados? Los objetivos son el blanco
hacia donde se apunta y constituyen los resultados finales; es lo que se
espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso de planificación.

Debemos establecer:

- Prioridades
- Magnitud del problema
- Trascendencia
- Vulnerabilidad
- Costo – efectivo

1.3 ELABORACIÓN DE PROYECTOS ALTERNATIVOS

Son recursos de acción, estrategias para alcanzar los objetivos, se

proponen tareas, trabajo humano, presupuesto y plazos para cada objetivo
y actividades necesarias par la atención de la demanda.

1.4 SELECCIÓN DE PROYECTO PARA CADA OBJETIVO

Esto consiste en comparar los proyectos y escoger el más adecuado

que logre el objetivo, se establecen prioridades en ellos. Aquí se decide
cual proyecto se llevará a cabo primero y con qué recursos.

1.5 ESPECIFICAR EL PLAN

Es revisar, ajustar y detallar todos los elementos del proyecto

elegido, para llevarlo a la acción.
 La política de Salud de un país no es otra cosa que un Plan General
de Salud dentro del contexto de Planificación Global del Gobierno, en cuanto
al desarrollo económico y social de un país.

En nuestro país, la Política de salud o Plan General, lleva implícito

planes a mediano plazo, (5 años) y planes a corto plazo (1año).

Estos planes a corto plazo se denominan PROGRAMAS DE SALUD,

(hacia las personas y hacia el ambiente). La planificación a mediano y a
corto plazo en Chile se hace a nivel nacional como a nivel regional o local,
(es decir, abarca todos los niveles).

Las principales ventajas de la planificación se pueden resumir en

que:

a) Permite el estudio y análisis del futuro en relación a nuestra actividad

(pronóstico).
b) Facilita la acción de la empresa hacia el objetivo
c) Facilita el control o evaluación final

RESUMEN:

Planificar es fijar un curso concreto de acción, estableciendo

principios que habrán de corregir la secuencia operacional para alcanzar la
meta determinada en el tiempo de realización de las acciones.

La función de Planificación en Administración de un equipo de

salud es anticipar las decisiones de implementación, evaluación y fijación
de procedimientos futuros de acción para el equipo. La función de
planificar trata principalmente de las decisiones en relación a objetivos,
actividades o recursos, por medio de un estudio sistemático de qué,
dónde, cuándo, cuánto y cómo el equipo accionará y evaluará. Como
esta función de planificar es compleja, es mejor que sea compartida por
todo el equipo y con la comunidad. La tarea última es la planificación es
especificar un Plan.

PLAN:

“Es el conjunto de Programas y Subprogramas, cuyos objetivos

representan la materialización de una política”
2. FUNCION ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Función del proceso que consiste en distribuir las actividades

en el personal, considerando una adecuada delegación de autoridad para
desempeñar las funciones asignadas y ordenar los recursos necesarios para
el logro de los objetivos preestablecidos en la planificación.

Las actividades deben estar altamente reconocida, ordenadas

y agrupadas a esto lo llamamos División de Trabajo y a cada grupo de
actividades homogéneas debe definirse quién va a desempeñarlas a esto
lo llamamos Asignación o Distribución del Trabajo.

Si una sola persona es insuficiente para realizar una misión se

asignan tareas a otros, esto implica a su vez asignación de autoridad para
realizarlas (facultad para tomar decisiones), esto constituye una
Delegación de Autoridad, que se define como; un acto bilateral mediante
el cual un superior jerárquico confiere deberes a un subalterno y
autoridad para desempeñarlos.

El principio de autoridad se define como: El derecho de mandare

acompañado del poder de hacerse obedecer

LA AUTORIDAD PUEDE SER:

AUTORIDAD FORMAL AUTORIDAD PERSONAL

1. Es la facultad que se le da a una - El la capacidad de una persona
persona para tomar decisiones para dirigir conductas ajenas.

2. Está basado en lo legal, es - Está basada en el poder, es una

inherente al cargo que ocupa la atributo personal inherente a la
persona. persona)

3. Respalda por normas, leyes, - Respaldada por características

estatutos y en la ejecución por personales como capacidades,
la sanción y la fuerza aptitudes, conocimientos, etc.
Ganando el respeto de otros
(opera por convicción)
 Cuando una persona tiene un cargo directivo, debiera tener
tanta autoridad formal como personal.

La autoridad formal o legal no funciona por el hecho de

tenerlas, deben existir atributos personales mínimos en la persona para
ejercer la dirección sobre otros; debe existir lealtad, disciplina e idoneidad.

La autoridad ordena y el subalterno acepta para que ello

suceda la orden debe ser clara y el subalterno debe saber de dónde emana.
La orden vendrá de la autoridad legítima y corresponderá a los fines de la
empresa.

Tareas de la Organización:

• Dividir el trabajo en unidades operativas (puestos operativos

manejables).
• Describir cargos o puestos
• Establecer niveles jerárquicos
• Aclarar los requisitos de los puestos
• Distribuir los cargos y puestos entre el personal calificado para ellos
• Delegar funciones y autoridad para realizarlas
• Proporcionar los recursos mínimos necesarios para ejecutar los planes
• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

3. FUNCION DIRECCION ADMINISTRATIVA

Es la función de la administración destinada a procurar la

ejecución eficiente de los planes de la empresa, mediante la cooperación
entre subordinados y jefes.

Cuando utilizamos bien los recursos y las tareas son realizadas

con satisfacción de las personas que las ejecutan, se dirá que la dirección es
eficiente y los planes se cumplen eficaz y eficientemente.

Las tareas que debe cumplir la persona en el cargo de

Dirección, es de tomar buenas decisiones y comunicarlas a través de
órdenes claras específicas.

Esta función es realizada generalmente por un

Director o ejecutivo quien dirige a un grupo humano dentro de una
Institución.
 El éxito del Director estará dado por:

• El crecimiento de la institución
• La participación del personal en su gestión
• La asignación óptima de los recursos
• La medida de la calidad y oportunidad de las decisiones que tome y también
del coraje que tenga cuando decida.

Las tareas fundamentales de la Dirección son:

• Toma de decisiones
• Comunicación
• Supervisión coordinación

Que en lo operativo se traduce en:

• Poner en marcha los planes

• Conducir y motivar a l personal para que hagan su mejor esfuerzo en
las tareas.
• Comunicar con efectividad y oportunidad
• Desarrollar a los miembros para que expresen todo su potencial
• Recompensar y reconocer el trabajo bien hecho
• Satisfacer las necesidades del personal en su trabajo.
• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del
control

4. FUNCION CONTROL

El seguimiento para ver que el trabajo planificado se esté

realizando con propiedad y si no es así, aplicar las medidas correctivas
adecuadas en el acto. En otras palabras es verificar de cómo se están
cumpliendo los planes (tareas encomendadas).

El control es cuantitativo y puede modificar la dirección de la

acción, es parcial y se realiza en el momento mismo en que se ejecuta la
acción.

El control debe ser

• Oportuno
• Sencillo
• Mínimo
• Flexible
Actividades de la persona que cumple con la función de controlar:

• Comunicar cuales son los medios de medición

• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias
• Informar al personal responsable de las interpretaciones
• Comparar los resultados con los planes en general
• Compara los resultados con las pautas de desempeño
• Idear los medios efectivos para medir el desempeño
• Transferir datos detallados de manera que muestren las
comparaciones y las variaciones
• Ajustar el control a la luz de los resultados
• Diseñar instrumentos o registros para realizar el control

5. FUNCION EVALUACIÓN

Es el recuento final del proceso administrativo, para verificar si se

cumplió lo planificado, ¿cómo se cumplió?, sino se cumplió ¿qué fue lo que
falló o se produjo?. Sirve para modificar acciones futuras, mide cantidad y
calidad de los planes realizados por esto se hace después de finalizar el
proceso.

La evaluación adquiere su máxima utilidad cuando pretende obtener

información necesaria para la adaptación de decisiones.

Por esto el propósito final de la evaluación administrativa es el

señalar las oportunidades que existen para mejorar la efectividad, la
eficiencia y la calidad de los planes.

La evaluación debe ser permanente, es decir, todo lo que se

planifique debe ser evaluado al final para comprobar y medir los logros,
debe ser continua y parte integral de la función administrativa, (al finalizar
la planificación y la organización)

La evaluación debe estar basada en objetivos y metas las que deben

reunir las siguientes características:

a. Pertinentes a las necesidades

b. Factibles de realizar
c. Medibles
d. Conocidos por el personal

Si deseamos evaluar un programa, un proyecto o un servicio

debemos considerar tres aspectos fundamentales que son:

a. Evaluación de estructura
b. Evaluación de proceso
c. Evaluación de resultados
 Estos tres aspectos están siempre relacionados entre sí, en una
interdependencia funcional; cambio en cualquiera de los componentes
implica variaciones en los otros.

Para medir cada uno de estos aspectos existen diferentes métodos y

cada uno de ellos deben contar con instrumentos elaborados elaborado
por todo el equipo. Ejemplo para medir la estructura podemos utilizar el
método de Acreditación Administrativa, basada en medir cantidad y uso de
los recursos (10 elementos) con que contamos, en el proceso podemos
utilizar encuestas, supervisión, etc. y los resultados podemos medirlos por
impactos estadísticos, encuestas, grupos focales, etc.

Resumen

Evaluar es encontrar el valor de lo que se ha logrado. Tiene que ver

con la eficacia. Un buen indicador de eficiencia ayuda a tomas decisiones
en la Planificación, en la Organización y Dirección. La estimación es
encontrar las causas del triunfo o fracaso. Se ocupa principalmente de
la eficacia. La evaluación depende del control de la información. Una
auditoria administrativa es la evaluación que hace la administración de sí
misma. Si se va a aprender en la práctica es necesario la
retroalimentación.

II. ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS

Si tenemos claramente establecido lo que deseamos administrar,

conocemos las características del grupo de trabajo, conocemos l comunidad
que debemos servir y las características de la empresa en la cual estamos
insertos, lograremos con eficiencia manejar el Proceso Administrativo,
sin olvidad que debemos aplicarlo a los 10 elementos, que más adelante se
definen y que son interdependientes entre si.

Estos son:

1. Políticas
2. Procedimientos
3. Programación
4. Personal
5. Planta Física
6. Maquinaria y equipos
7. Insumos
8. Comunicación e información
9. Presupuesto
10. Coordinación
 Estos elementos no pueden ser tratados solos o separados, ya que
cada uno de ellos influye y es influido directamente por el resto y por
último la homogeneidad de la suma de todos ellos es la que define la solidez
administrativa de cualquier empresa humana.

El Director o Ejecutivo debe ser capaz de:

• Guiar el comportamiento de otros

• Planificar los objetivos del grupo
• Organizar sus actividades en medios efectivos
• Manejar estos elementos básicos que son los recursos para la acción.

1. ELEMENTOS: Políticas

a. ¿Qué son?: Son normas generales, amplias, elásticas y dinámicas

que indican los límites dentro de los cuales se desarrollan las
actividades
b. En sí misma una política es el resultado de una decisión, pero es
amplia, afecta a muchas personas y problemas y se aplica una y otra
ves.
c. Una decisión en sí misma es la elección entre dos o más
alternativas. Se toma dentro de una norma establecida por una
política y esta se aplica a problemas particulares y no es de empleo
continuo. Las políticas de una empresa son una parte de la
planificación y ayudan a ella.

Las políticas establecen delegación de autoridades y coordinan

eficientemente los esfuerzos de un grupo, estos a través de:

• Ayudar a producir acciones armónicas

• Fijar los límites generales de cada actividad
• Permitir la libertad de acción
• El que dirige o jefe puede mantener las actividades dentro delñ
marco de acción prescrito.

A nivel operativo la norma o política tiene el nombre de

procedimiento, es concreta y específica.
 2. ELEMENTO: Procedimiento

Son detalles ordenados y cronológicos de pasos a seguir el logro de una

actividad (objetivo) concreto.

a. Ventajas para el operativo

 Facilita el aprendizaje
 Le dan seguridad
 Logra mejor destreza y por lo tanto rapidez en la ejecución
(rendimiento) sin desmedro de la calidad
 Simplifican el trabajo

b. Ventajas a niveles responsables

 Facilitan el control y supervisión de procedimientos

 Acortan el tiempo de ejecución sin deterioro de la calidad
 Mejor producción
 Aseguran nivel Standard adecuado de las acciones
 Facilitan la programación y coordinación de los recursos y
acciones
 Ayudan a la selección de l personal, etc.

c. Si los procedimientos no son manejados adecuadamente

pueden presentar los siguientes riesgos:

 Mecanización en la ejecución en las acciones

 Anulación de la iniciativa y la creatividad
 Actividad irresponsable de procedimientos ya superados
técnicamente (obsoletos)

d. Como los procedimientos son garantía de seguridad y calidad del

trabajo realizado por casa sección o servicio de una empresa, por esto
es útil e importante que tanto en el nivel operativo como el nivel con
responsabilidad administrativa, cuenten con manuales de
procedimientos actualizados de todos los procedimientos que se utilizan
en ese servicio. Los responsables de la actualización son los niveles
Administrativos.
 3. PROGRAMACIÓN

La programación requiere de una distribución ordenada de las

actividades a realizar, especificación de técnicas, asignación de recursos
por actividad, definición de población a evaluación para así implementar el
curso de acción con el fin de cumplir los objetivos seleccionados.

Programar es pensar por adelantado lo que se desea hacer. Es una

herramienta administrativa que permite anticiparse a los hechos
relacionados con una situación previamente diagnosticada.

Programa es el documento que describe las actividades a realizar, en

procura del logro de los objetivos.

Todo programa debe contar con los siguientes elementos:

1. Introducción: Cada programa debe tener una

fundamentación del por qué se va a realizar, a que grupo de población
está dirigido. Es fundamental tener lo más claro posible las
características de la población (dad, sexo, escolaridad, composición
familiar, condiciones socioculturales, laborales, etc.; síntesis del
diagnóstico).

2. Determinación de objetivos: Se debe tener muy claro el

qué vamos a hacer. Un objetivo debe determinar un resultado
definitivo y esperado de un programa, los objetivos deben ser:
apropiados, factibles, observables y mensurables.

3. Descripción de actividades a realizar: Cada objetivo da

origen a un conjunto de actividades. En esta etapa se describe, para
cada objetivo, las actividades que será necesario realizar para
alcanzarlo, estableciendo una secuencia lógica entre ellos. Esta
descripción debe ser lo más completa posible de modo de no omitir
actividades importantes.

Frente a cada actividad es recomendable precisar la o las técnicas

que se utilizarán para realizarla (medios audiovisuales, entrevistas,
trabajos de grupo, otros), otorgándose prioridad a aquellos que
permitan la mayor participación.

4. Asignación de recursos por actividad: Entendemos por recurso los

medios o elementos con que se cuentan para alcanzar los objetivos.
Frente a cada actividad deben precisarse los recursos, esta asignación
de recursos debe reflejar las prioridades, es decir, se trata de destinar
los recursos disponibles a aquellas actividades que se consideren de
mayor importancia para el programa, se debe hacer una estimación lo
 más aproximada posible del tiempo que tomará la realización de cada
actividad. Es necesario sea mayor que el estipulado, lo importante
será ajustarlo al ritmo de la comunidad.
En este punto se distribuyen las responsabilidades y tareas, se trata
de decir, qué personas realizarán las diferentes actividades y que
responsabilidades asumirán. La determinación de esto es esencial para
una buena ejecución del programa. Cuando en una actividad participa un
equipo o más de una persona (como ocurre en el trabajo comunitario) es
necesario designar, por consenso un responsable de la coordinación de la
ejecución.

En este punto se responden las siguientes preguntas:

1. ¿Con qué se van realizando las actividades? (equipos, insumos,

planta física, presupuesto, etc.)
2. ¿Cuándo y en cuánto tiempo lo vamos a hacer?
3. ¿Quiénes van a realizar las actividades? (personal)

Determinación de las formas de evaluación: las formas y periodos en

que evaluará la realización de las actividades también deben ser
establecidas en la programación. Se debe tener presente que la
evaluación se realizará durante toda la ejecución y no sólo al finalizar el
programa. La evaluación se realiza en términos de efectividad, eficacia, y
eficiencia.

ESQUEMA PARA EL DISEÑO DE UN PROGRAMA

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS ACTIVIDADES RECURSOS PLAZOS EVALUACIÓN

RESPONSABILIDAD

4. ELEMENTO: Coordinación

La coordinación es un proceso, por medio del cual las diferentes

partes interdependientes de una institución funcionan de acuerdo con las
necesidades y requerimientos de las otras y del sistema total.

La coordinación es dinámica y debe abarcar todos los esfuerzos

concurrentes para el logro de los objetivos, tanto los intra como extra
empresa, no solamente hay que coordinar los esfuerzos que se realizan en
el Centro de Salud, sino que también aquellos que dicen relación directa con
él, escuelas, comercio, otros prestadores de salud, población a la que sirve,
etc.
La coordinación no se puede mandar u ordenar, ella es por esencia
una consecuencia, cuyo punto de partida descansa en la actividad lograda
básicamente por la participación activa de los grupos, desde la definición
de objetivos y la planificación hasta la evaluación, stá presente en todo el
proceso administrativo.

Tipos de coordinación:

a. Correctiva: Corrige alguna disfunción del sistema, después de….)

b. Preventiva: se anticipa a los hechos, antes de….)

c. Regulatoria: mantiene la estructura, es conservadora.

d. Promotora: mejora las distintas partes del sistema.

Órganos de coordinación son los consejos, juntas, comités, etc.

Los medio s de coordinación son las conferencias, reuniones de grupos,

supervisión, normas y reglamentos, relación superior – colaboradores.

Los aspectos administrativos que hay que cuidar son:

• Definir cuales son las unidades orgánicas concurrentes

• Determinar cuales son las instrucciones que deben interrelacionarse
con la nuestra.
• Definir a que niveles jerárquicos debe establecerse la coordinación.
• Definir con qué medios de comunicación se materializará

RESUMEN:

La actitud de la coordinación en todo el personal es básica; sin ella ni

los órganos de coordinación, ni los procedimientos, los sistemas y
conocimientos de todos ellos hace posible alcanzar los objetivos de la
coordinación.

4. ELEMENTO: Maquinarias y equipos

Son los elementos que ayudan a los individuos a alcanzar con

mayor eficiencia los objetivos determinados. La mayor destreza del
operativo se pierde si algún equipo o máquina son adquirir y mantener;
por tal razón debemos considerar algunos aspectos administrativos.

• Dotación de ellos: la cantidad que necesitamos

• Especificación: definir las características, calidad y cualidad del
equipo.
• Operación: establecer instrucciones para su uso, manejo y
mantención; procurar adiestrar a los operadores, debieran estar
estandarizados.
• Depreciación: los equipos y maquinarias se deprecian con el tiempo
y desgaste natural, ello exige la reposición.
 • Obsolencia: decidir el momento en que la maquinaria está obsoleta
y programar su renovación, capacitar a los operadores en elos
avances tecnológicos

6. ELEMENTOS: Insumos

Son aquellos elementos o artículos que se consumen con el

primer uso o se transforman durante el proceso. No son inventariables.
Ayudan al hombre en el logro de un objetivo determinado.

La calidad adecuada de los insumos está condicionada

básicamente por la especificación técnica y la buena programación de ellos.
Los aspectos administrativos que debemos considerar para obtener los
insumos adecuados para la ejecución de nuestras acciones son:

1. Especificación: determinando el consumo de cada actividad (cuanto

necesito), determinar las características exactas.

2. tener catálogos con los artículos que caracterizan nuestra función,

en el se determinan el qué, cuánto, dónde y cuando debemos
comprar.

3. tener pedidos programados para un periodo determinado,

fundamentando con el número de acciones que se realizarán.

4. recepción: participar el control de cantidad y calidad de los artículos

que se decepcionan.

5. mantención de stock: determinar un stock para un abastecimiento

normal.

6. definir criterios de obsolescencia

7. ELEMENTO: Comunicación e información

La comunicación y la información son de mucha importancia en el

proceso administrativo. Mientras más completa, veraz, oportuna y
prodigio sea la información de mayor calidad será el proceso de toma de
decisiones, siempre y cuando estas decisiones sean comunicadas a todos
los niveles que deben intervenir en el proceso.
La coordinación, la motivación, el trabajo en equipo, el sentido de
pertenencia a la institución, las relaciones laborales, las órdenes, la
delegación, son otros de los aspectos que exigen adecuada información y
comunicación.
Se considera a la comunicación como una tarea de la Dirección
destinada a obtener y entregar información para:

a. Efectuar la toma de decisiones

b. Ejecutar el trabajo asignado.

En administración tenemos la comunicación vertical hacia

arriba, en que el emisor es de un nivel jerárquico superior el receptor, los
mensajes que se comunican normalmente son: objetivos, procedimientos
de trabajo.
Comunicación vertical hacia arriba es aquella en que el emisor
se de un nivel jerárquico inferior al recetor, los mensajes que comunica
son: información actividades realizadas, sugerencias, solicitudes.
La comunicación horizontal lateral es aquella en que el
emisor y receptor están en el mismo nivel jerárquico, el mensaje es de:
coordinación y complementación.
Para que la comunicación se desarrolle en forma eficiente es
emisor debe determinar al receptor del mensaje. Decidir si efectuará una
comunicación oral o escrita.

8. ELEMENTO: Planta Física

Es la respuesta arquitectónica a las necesidades locales,

superficie, instalación, etc. Debe ser la expresión material de las
necesidades arquitectónicas de una actividad humana.

La persona mejor capacitada para definir estas necesidades es

el que realiza la función, mientras los operativos no tengan estas
definiciones claras, las actividades se verán entorpecidas. La planta física
es por tanto, responsabilidad compartida entre el operativo y el arquitecto.

Los aspectos a considerar en la planta física son:

1. Definir los objetivos (para que se va usar)

2. Establecer el flujo normal o secuencia lógica de los procesos a
realizar.
3. Determinar el lugar que ocupará la planta física en relación al todo.
4. Estudiar la distribución interna de los ambientes y la superficie
necesaria.
5. Establecer el tipo de envolventes más adecuados para las
actividades a realizar.
6. Estudiar qué tipo, número, tamaño, ubicación, etc. de puertas y
ventanas, tipos de instalaciones y medios de comunicación.
7. Espacio para depósitos de desperdicios y basura.

RESUMEN

El usuario debe definir las necesidades de acuerdo a la función.

El arquitecto debe ser respuesta a esta definición de necesidades y contar
con planes Arquitectónicos, planos de cálculos y planes de instalaciones. La
construcción como la ampliación y modificación de la planta física está
sometida a normas de la institución, de la Municipalidad. No ordenar sobre
esta materia sin la asesoría del arquitecto.

8. ELEMENTO: Presupuesto

Es el estudio monetario de probables entradas y gastos para un

periodo determinado.
Su objetivo es servir como instrumento de la planificación y
facilitar el control de la eficiencia administrativa.

Los principios del presupuesto son:

a. Periocidad: determina eficiencia de un ejercicio presupuestario, casi

siempre es de un año. Esta uniformidad permite efectuar
comparaciones.

b. Exactitud: determinar con veracidad las probables entradas y evitar

peticiones abultadas de gastos.

c. Claridad: debe expresarse en términos comprensibles a todo nivel.

d. Deben detallarse tanto entradas con gastos en grupos, robos, ítems,

partida, etc. de acuerdo a la nomenclatura del presupuesto.

Aspectos administrativos que deben considerarse para su

efectividad

1. Los principios establecidos para su elaboración

2. Las normas legales de la empresa
3. El ciclo presupuestario

3.1 Formulación: Determinar quien o quienes elaboran

el anteproyecto de presupuestos; en
que fecha deberán presentarlos para
su discusión – análisis y posterior
envío a niveles superiores, que
información deberán entregar las
distintas unidades.

3.2 Discusión y aprobación: Consolidación de los anteproyectos.

Discusión – análisis. Formulación del
presupuesto institucional.

Ministerio de hacienda: Consolidación nacional de los

proyectos. Discusión – análisis.
Formulación del proyecto nacional.

Congreso Ejecutivo: Discusión – análisis. Promulgación,

 difusión.

3.3 Ejecución y Control de Presupuesto: A través de registros

adecuados y sujetos a normas
legales

3.4 Evaluación: Estrechamente ligado a

ejecución y control; deben
efectuarse informes periódicos
de avance.

10. ELEMENTO: Personal

Personal es el conjunto de personas de una empresa. Constituye el

elementos dinámico dentro del proceso administrativo y por lo tanto el
factor determinante en el logro de los objetivos de la empresa.

Las complejidades de las técnicas, la humanización del trajo y los factores

políticos y sociales, han destacado al hombre como el factor fundamental
del trabajo.

Quien tenga la misión de dirigir a otros y a través de ellos logran los

objetivos, debe velar por mantener en sus colaboradores un adecuado nivel
de moral de trabajo (motivación). Esta dirección eficiente obtendrá
como resultado que el individuo y el grupo que integra, de los mejor de sí
tras el logro de un objetivo que pasará a constituirse en un objetivo
común.

Aspectos administrativos a considerar:

• Obtención de personal: procurar obtener el personal idóneo y más

adecuado para el cargo.

• Conservación y desarrollo del personal: consiste en perfeccionar

al personal, desarrollar al máximo sus habilidades, lo cual va a permitir
tener personal satisfecho en su trabajo como individuo y como grupo,
así darán lo mejor de sí mismo para la empresa. Obteniendo
resultados óptimos en la satisfacción de las demandas de la
comunidad.

RESUMEN

La administración del personal se refiere al trato y organización de él

para conseguir el máximo rendimiento en la empresa.
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