IPLAND Book

Наши правила и принципы

Say YES to IT

План
1. Общая информация о компании
2. История развития и достижения
3. Подходы к управлению
4. Ценности и принципы
5. Правила
6. Базовые организационные вопросы
Say YES to IT

Общая информация о компании

 АЙПИЛЭНД – украинский IT-сервис
провайдер
Открываем новые нестандартные пути решения бизнес вызовов, предоставляя глобальные IТ-сервисы основываясь
на экономике совместного пользования и возможностях искусственного интеллекта

Мы создаем IT-сервисы и предоставляем полный цикл услуг по их использованию:

запуск, обучение, администрирование, развитие и автоматизацию процессов заказчика, техническую
поддержку и консультации бизнес-аналитиков
Наша компания входит в
состав
АСНОВА ХОЛДИНГ
28 лет на рынке
Более 6 000 сотрудников
САВХОЗ

Основные бизнес-направления холдинга:

1. Розничная торговля
2. IT
3. Сельское хозяйство
4. Дистрибьюция и логистика

1
Say YES to IT

История развития и достижения

 Наш путь развития

2017
Глобальный IT-сервис провайдер.
Наши сервисы - стандарт FMCG
2013 и PHARM отраслей

2012 IT-сервис
IT-интегратор провайдер
инфраструктурных бизнес
решений решений
Первая в Украине
2008 площадка по
продаже
корпоративного
Интернет
оборудования
магазин
Cisco
сетевого
оборудования
для малого и
среднего
бизнеса
 Наши сервисы

• ERP CODA • Modern Trade

• 1C Retail • Traditional Trade
• 1C BUH • Pharm
• Asnovator • Аптечные сети Контроль
Стандартов
• Users and Infrastructure Services
• Hardware and Software Governance • Retail Контроль Стандартов
• Modern Trade базовый
• Pharm Field Teams
• SAV Sales
 АЙПИЛЭНД в цифрах

12 100+ 6
лет на рынке человек стран

107 10 15 000+
контрактов effie> клиентов ITaaS пользователей
Say YES to IT

Подходы к управлению
 Подходы к управлению компанией

Холакратия
Управление по целям
Ролевая организационная модель
Интегративный процесс принятия решений

SCRUM и LeSS ITSM практики PMBoK

разработка ПО процессы поддержки управление проектами

СМИБ ISO27001
информационная безопасность
 Холакратия –
система управления компанией
 Холакратия =
Правила + Процессы + Культура
Правила + Процессы
Описаны в конституции
Холакратии
Конституция Холакратии
Comic Book
 Нет
должностей
Есть роли
 Один человек
Множество ролей
Принцип построения орг. структуры -
Иерархия целей кругов (команд)
Нет отделов
Есть круги
 Нет начальников
Есть Lead Link и Rep Link
 Ответственность Lead Link
• Назначать и снимать людей с ролей
• Обеспечивать «fit the role»
• Стратегии и приоритеты
• Достижение целей круга
 Ответственность Rep Link
• Представлять результаты своего
круга в виде чек-листов и метрик
• Разрешение напряжений за
пределами своего круга
 Ответственность Facilitator
• Ответственный за процесс и
результативность встреч
 Ответственность Secretary
• Организация встреч
Инициировать изменение структуры -
Может каждый от своих ролей
Напряжения (tensions) – энергия развития
 Напряжения
(tensions)

Тактические встречи Управленческие встречи

(В SCRUM командах
ретроспективы и Daily StandUp) Работаем НАД компанией
(меняем компанию)
Работаем В компании
(операционные вопросы)

Для решения операционных вопросов нет необходимости ждать тактической встречи

 Тактическая встреча (Tactical meeting) –
синхронизация и устранение препятствий операционной деятельности

Обзор
Построение Обсуждение Заверша
Открывающий Админ. контрольных Обзор Обновления
плана пунктов ющий
раунд вопросы списков метрик по проектам
встречи плана раунд
(checklist)
Организовать Цель:
Обратите время встречи построить Цель: Цель: Цель: пройти
Цель: Внести Цель: Собрать
внимание, чем более картину Отчитаться об Построить план все пункты
ясность в то, чему мы
занято ваше эффективно текущей обновлениях встречи в повестки в
повторяющиес научились за
сознании, (время действительнос по ключевым "телеграфном установленное
я действия встречу
назовите его и окончания, ти (где мы проектам круга стиле" время
отпустите перерывы) сейчас?)
 Управленческая встреча (Governance meeting) –
организационные изменения
Открывающий раунд
• Обратите внимание,
чем занято ваше
сознании, назовите
его и отпустите
Представление Проясняющие
предложения вопросы
Кто говорит: только Кто говорит: все
автор предложения, спрашивают, автор
если только не предложения
нужна помощь отвечает; Повторить
Админ. вопросы Построение плана Интегративный
встречи процесс принятия
решений
• Организовать время • Построить план • Разработать
встречи более встречи из пунктов предложение,
эффективно (время в ,"телеграфном которое не вызовет
окончания, стиле" возражений, и при
перерывы) этом разрешит
напряжение,
заявленное автором
Поправки & Раунд
Раунд реакций Интеграция
Прояснения возражений
Кто говорит: Автор
Кто говорит: все, Кто говорит: все, Кто говорит: все,
возражения и автор
кроме автора кроме автора включая автора
предложения; другие
предложения, - по предложения - по предложения, по
могут помогать; по
одному по очереди одному по очереди одному по очереди
очереди
GlassFrog ссылка
• Стратегия
• Цели
• Политики
• Метрики, чек-листы
• Проекты, задачи
• Напряжения (Tensions)
• Актуальная орг. структура и ответственности по ролям
• Полезные ссылки
Say YES to IT

Ценности и принципы
Культура* – ключевой ингредиент

* Культура – то, как мы принимаем решения

Ценности - это то, что для нас по-настоящему важно.
Ценности являются точкой опоры в принятии всех решений в компании, от повседневных до стратегических.
Именно они объединяют нас в команду с общими ориентирами.
Наши ценности
Технологическая эффективность
Разрабатывать и внедрять эффективные
IT-решения для бизнеса и открытия новых
возможностей
Доверие
Фундамент построения всех отношений
внутри компании и за ее пределами
Чувство прекрасного
Отношение к качеству во всех начинаниях:
от повседневных мелочей до реализации
стратегически важных решений компании и
способа мышления
Увлеченность
Невозможно делать клиентов счастливыми,
не будучи влюбленными в свое дело
 Наша компания – это каждый из нас

• Когда мы говорим о компании, в первую очередь, мы говорим о своих коллегах и о себе

• В компании нет «они» и «их», есть только мы и наши цели, результаты, достижения и неудачи

• Каждый из нас несет ответственность согласно своим ролям и своим действиям

Ты и есть компания
 Мы договорились и приняли решение –
это закон

• Доверие – это фундамент построения всех взаимоотношений, возможно только когда

каждый соблюдает все договоренности
• После того, как решение было принято, любые изменения принимаются только тем же
составом, которым было принято это решение

Не знаешь, как поступить – поступи по закону

 Большинство проблем и преград
у нас в голове

• Лучший способ что-то узнать - спроси

• Сомневаешься – уточни
• Чувствуешь, что что-то не так - предложи изменения

Будь готов менять себя

и мир вокруг
 Не ошибается тот, кто ничего не делает
• Ошибся - расскажи заинтересованным сторонам об ошибке. Это безопасно и ускорит
исправление ситуации
• Ошибся – сделай выводы
• Сделанные выводы – возможность развиваться и становиться лучше
• Сделанные выводы – конкретные действия и решения

Через рефлексию
мы развиваемся и становимся лучше
«Можно привести лошадь к водопою, но нельзя
заставить ее пить»
• Lead Link и People Manager могут подсказать и направить, но выбирать и делать – тебе
• Обучение должно способствовать достижению целей компании
• Доступная помощь в развитии:
• Консультации и помощь коллег
• Возможность взять дополнительные ответственности
• Частичная компенсация профессионального обучения
• Покупка профильной литературы
• Участие в конференциях и семинарах

Развитие каждого из нас –

это ответственность каждого из нас
 Как мы общаемся внутри компании

• Мы все обращаемся друг к другу на «ты»

• Мы относимся с уважением к каждому
• Мы обсуждаем не личности, а процессы и результаты
• Мы толерантны к разным культурам, религиям, политическим взглядам, но не терпимы к
ультрарадикальным движениям
• Мы не терпимы к нарушению личных границ и оскорблениям
 Как мы общаемся с внешним миром
• К клиентам мы обращаемся на «Вы», кроме случаев, когда клиент предложил перейти на «ты»
• Мы относимся с уважением к каждому
• Обсуждаем не личности, а процессы и результаты
• Мы не обсуждаем, в любой форме, политические взгляды, религию, культуру, менталитет с
клиентами
• Мы не терпимы к нарушению личных границ, насмешкам, негативному обсуждению
компаний-клиентов и их сотрудников
• Отвечаем на том языке, на котором к нам обратились. Если ты не можешь ответить на том
языке, на котором к тебе обратились - попроси помощи у коллег

Любой вопрос, не касающейся рабочих отношений, для вас

может быть нормальным – для клиента неудобным
 Неприемлемые действия
• Нарушение договоренностей
• Сокрытие проблем
• Обман
• Оскорбление коллег и клиентов
• Подработки, вторая работа, фриланс
• Обсуждение своей зарплаты и зарплат своих коллег
• Сплетни, интриги
• Недобросовестное выполнение своих ответственностей
Say YES to IT

Правила
 Правила написания
Компания:
• ООО «АЙПИЛЭНД» - на русском
• ТОВ «АЙПІЛЕНД» - на украинском
• IPLAND (АЙПИЛЭНД, АЙПІЛЕНД) – все буквы заглавные
• IPLANDТМ - торговая марка

Сервисы:
• effie> - все буквы строчные
• ITaaS (IT as a Service, ИТ как Услуга, ІТ як Послуга)
 Инструкция сотрудника по
информационной безопасности
Запрещено :
• самостоятельно менять комплектацию ПК или ноутбука;
1 • самостоятельно менять месторасположение ПК;
• самостоятельно удалять или устанавливать приложения;
• использовать ПК для хранения и обработки информации, запрещенной законом.
Запрещено :
• использовать любой тип несанкционированного подключение к корпоративной сети
2 компании;
• подключаться в корпоративную сеть используя заведомо зараженные ПК, или ПК, на
которых отсутствует антивирусное ПО.
Запрещено :
• использование корпоративной почты для рассылки спама или информации,
3 запрещенной законом;
• использование чужого почтового ящика для отправки писем;
• использовать корпоративную почту в личных целях;
• использовать ПК для хранения и обработки информации, запрещенной законом;
• отправлять вирусы или другое вредоносное ПО используя корпоративную почту.
 Инструкция сотрудника по
информационной безопасности
Запрещено :
• выгружать в Интернет-ресурсы любую информацию, содержащую коммерческую
4 тайну, служебную информацию, или любую другую конфиденциальную информацию;
• скачивать любую информацию, не относящуюся к выполнению служебных
обязанностей;
• посещать Интернет-ресурсы, если заведомо известно, что ресурсы содержат вирусы;
• посещать порно-сайты, сайты, содержащие призыв к насилию, свержению
государственного строя или другую информацию, запрещенную законом.
Запрещено :
• хранить информацию на съёмных носителях в открытом виде;
5 • самостоятельно изменять настройки ПК для подключения носителей;
• самостоятельно удалять или устанавливать приложения;
• использовать мобильные телефоны и другие устройства в качестве съёмных
носителей, подключать к локальной сети персональные устройства.
 Инструкция сотрудника по
информационной безопасности
Запрещено :
• использовать учетные записи других сотрудников IPLAND для аутентификации;
6 • разглашать, передавать коллегам или третьим лицам личные данные для
аутентификации к ресурсам сети;
• хранить данные для аутентификации в общедоступных местах (запись в блокноте на
столе и т.д., и т.п.).
Запрещено :
• изменять настройки локальной сети на ПК или ноутбуке Компании;
7 • изменять настройки сетевого оборудования компании;
• самостоятельно удалять или устанавливать приложения;
• использовать ПК для хранения и обработки информации, запрещенной законом;
• подключать к локальной сети персональные устройства.

Инструкция Сотрудника по ИБ: ссылка

 Политика чистого экрана

Сотрудники Компании обязаны:

• закрывать активные сеансы после завершения работы, если только их нельзя
защитить подходящим блокирующим механизмом, например, защита паролем;
• по завершении сеанса выходить из системы корпоративных ПК и ноутбуков;
• покидая рабочее место, сотрудник обязан заблокировать компьютер (используя
комбинации Win + «L» или Ctrl + Alt + Delete → «Блокировать компьютер»).

Запрещено :
• вести запись паролей в программном файле или в карманном устройстве, за
исключением случаев, когда запись может храниться безопасно, а метод хранения
был утверждён.
 Политика чистого стола

Сотрудники компании обязаны:

• при уходе с рабочего места документы и носители с конфиденциальной информацией
убирать в запираемые места (сейфы, шкафы и т.п.);
• немедленно изымать документы, содержащие конфиденциальную информацию, из
печатающих устройств;
• в конце рабочего дня привести в порядок письменный стол и убрать все офисные
документы в запираемый шкаф или сейф;
• использовать уничтожители бумаги для утилизации конфиденциальных документов.
Запрещено :
• вести запись паролей на бумаге и хранить записи на рабочем столе.
Использование личных устройств в рабочих целях
(BYOD)
Программа Bring Your Own Device (BYOD) позволяет тебе использовать
1 собственные мобильные устройства в рабочих целях

2 Программы BYOD являются добровольными и предлагаются только для

твоего удобства

3 Если ты хочешь присоединиться к программе, то нужно ознакомиться с

программой, подписать соглашение и выполнять требования соглашения

Запрещено :
• подключаться в корпоративную сеть, используя заведомо зараженные ПК или ПК, на
которых отсутствует антивирусное ПО;
• использовать внутри корпоративной сети оборудование, не имеющее последних
обновлений безопасности;
• использовать оборудование, на котором установлено нелегальное ПО.

Программа BYOD: ссылка

Инструменты коммуникации внутри компании

• Teams
• Корпоративная почта
• Мобильная связь

Инструкция Teams: ссылка

 Правила проведения online встреч

• Не перебивай
• Когда говоришь, надо говорить, а не кушать или потягивать чай
• Выключай микрофон, если не говоришь
• Если демонстрируешь экран – закрывай лишнее, особенно обрати внимание на
мессенджеры
• Желательно включать видео при встрече с клиентами (если клиент включил видео, то ты
тоже обязательно должен его включить)
 Правила переписки по e-mail
• В деловой переписке необходимо использовать исключительно корпоративную почту
• Если надо отправить дополнительную информацию к встрече – делай это отдельным
письмом
• Если ты написал письмо – это не снимает с тебя ответственности. Контроль за исполнением
того, что написано в письме, остаётся на отправителе письма
• Любая переписка должна быть доведена до логического завершения с понятным
окончанием
• Срок ответа на письмо – не более 2 рабочих дней
• Надо быть внимательным при ответе на письмо: если в переписке более одного
получателя, отвечать необходимо на всех. Вычёркивать получателей из переписки
неприемлемо. Если необходимо обсудить вопрос в более узком кругу, необходимо создать
новую переписку
 Правила написания e-mail
• Последовательность написания письма: 1. Написать тему письма; 2. Написать письмо; 3.
Добавить вложение; 4. Проверить подпись (на соответствующем языке); 5. Добавить
получателей; 6. Отправить письмо
• Когда отвечаешь на письмо, и получатели уже есть: 1. Написать ответ; 2. Добавить
вложение; 3. Проверить подпись (на соответствующем языке); 4. Отправить письмо.
• Начинаем письмо со слов приветствия
• Когда пишешь письмо – думай о том человеке или о тех людях, которые будут его читать.
Не используй лишние восклицательные или вопросительные знаки, используй читабельный
шрифт. Не забывай про нашу ценность – чувство прекрасного
• Структурируй письмо, отделяй абзацы, не пиши сплошным текстом
• Четко обозначай действие, которое ты хочешь получить по результату письма
• Когда пишешь письмо более, чем на одного человека, в поле «Кому» должен быть тот, кто
является исполнителем, а в поле «Копия» те, для кого это письмо информационное
• Во внешней переписке обязательно использовать предупреждение о конфиденциальности
(CONFIDENTIALITY DISCLAIMER)
Шаблоны корпоративной подписи: ссылка
 Календарь Outlook

• Назначая встречи, не забывай:

o Бронировать комнаты переговоров или возможность присоединиться через Teams
o Желательно не назначать встречи с 12 до 13, большинство коллег обедают в это время
o Проверять доступность по календарю всех обязательных участников встречи
o Разделять обязательных участников и опционально приглашенных
o Если надо отправить дополнительную информацию к встрече – делай это отдельным
письмом
• Отмечай время своего отсутствия в календаре. Твои коллеги должны понимать, когда они
не могут рассчитывать на тебя
• Поделись своим календарём со своим Lead Link, если Lead Link несколько – с каждым из
них
 Наши сайты и страницы в соц. сетях

• Сайты:
o АЙПИЛЭНД (ссылка)
o effie> (ссылка)
• Страницы в соцсетях:
o Facebook – IPLAND (ссылка), IPLAND Inside (ссылка)
o Linkedin (ссылка)
• Телеграм:
o Канал «Эффективный трейд-маркетинг» (ссылка)

Подписывайся!
 Как мы одеваемся

• У нас нет строгого дресс-кода

• При этом одежда должна соответствовать обстановке и событию, которое ты планируешь
посетить. Например, если ты идешь на встречу с клиентом, важно, чтобы впечатление о
тебе создалось, как о надежном и серьезном партнере. В этом поможет более
официальный стиль одежды
 Алкоголь и курение

• Мы не против курения. Для этого есть специально оборудованное место перед входом
в кафе Bel Gusto
• В алкогольном и наркотическом опьянении в офисе появляться запрещено
Say YES to IT

Базовые организационные вопросы

 График работы

• У нас ненормированный график работы:

o если есть важные и срочные задачи, то нужно их закончить сегодня, несмотря на время
o если у клиента бизнес-стоп и ты должен участвовать в его решении, то ты должен
участвовать в его решении, несмотря на время
o если клиент, находящийся в другом часовом поясе, позвонил в нерабочее время, ты
должен отреагировать на его звонок
o если ты пообещал сделать задачу сегодня, то необходимо сделать ее сегодня
• Поэтому у каждого сотрудника есть дополнительные 4 дня отпуска в году
• Обычный рабочий день для большинства ролей с 09:00 до 18:00
 Отсутствие на рабочем месте
Отсутствие на работе Что надо сделать
1. Опоздание более, чем на 30 1. Уведомить Lead Link (любым способом по согласованию с Lead Link)
минут 2. Уведомить команду

2. Отсутствие до 4 часов 1. Уведомить Lead Link (по почте, в копию поставить Елену Карпенко karpenko.o@ipland.global)
2. Уведомить команду
3. Отсутствие после 2 раза (в месяц) – оформление отпуска на 1 день форма на отпуск ссылка

3. Отсутствие более 4 часов Оформить отпуск форма на отпуск ссылка

4. Отсутствие по причине болезни 1. Уведомить Lead Link (любым способом по согласованию с Lead Link, в копию поставить Елену
(до 3 дней) Карпенко karpenko.o@ipland.global)
2. Уведомить команду

5. Отсутствие по причине болезни 1. Уведомить Lead Link (любым способом по согласованию с Lead Link, в копию поставить Елену
(более 3 дней) Карпенко karpenko.o@ipland.global)
2. Уведомить команду
3. Открыть больничный лист
 Отпуск
• Процесс оформления отпуска:
o Согласовать с Lead Link. Если необходимо узнать остаток дней отпуска обратится к
Vacation Manager (ссылка)
o Заполнить форму на отпуск (ссылка)
o Написать заявление на отпуск (о необходимости уведомит Vacation Manager)
o Отмечай время своего отсутствия в календаре. Твои коллеги должны понимать, когда
они не могут рассчитывать на тебя
o Установить автоответ в Outlook (ссылка)
• Каждый сотрудник в год должен использовать минимум 14 дней отпуска
• Накапливать можно не более 14 дней отпуска в году. На остальные дни будет составлен
принудительный график отпусков
• Максимально накопленное количество дней отпуска за весь период работы – 28 дней (за
исключением дней, накопленных до 31.12.2019)
 Командировки

• Всеми организационными вопросами по командировкам занимается Business trip manager

• Чтобы инициировать процесс по организации командировки, необходимо заполнить
форму (ссылка)
• Лимиты описаны в соответствующем документе (ссылка)
 Внутренние службы
• По организационным вопросам повседневной жизни в офисе – обращайся к Office space
manager ссылка любым удобным способом
• По техническим вопросам с ПК и периферией – обращайся к службе поддержки
sd@ipland.com.ua или по телефону +380 44 333 49 94, +380 95 286 19 89, +380 67 623 76 73
• По закупкам – согласовывай покупку с Lead Link и оформляй заявку (ссылка)
 Заработная плата
• Заработная плата выплачивается 2 раза в месяц :
o до 20-го числа — аванс
o до 5-го числа — заработная плата
• Разглашать и обсуждать зарплаты с коллегами запрещено
• Пересмотр заработной платы происходит в индивидуальном порядке с Lead Link якорного
круга
 Дополнительные привилегии

• Частичная компенсация медицинской страховки

• Посещение спорткомплекса «Наука» (бассейн и спортзал)
• Компенсация 30 грн в день в корпоративном кафе
• Привилегированная дисконтная карта сети магазинов Wine Time (скидка до 50%)
• Частичная оплата профессионального обучения
• Финансовое участие компании в важнейших событиях твоей жизни (рождение ребенка,
свадьба, 1-ый класс, смерть родственника первой линии родства)
 Наши праздники

• Летний пикник – выезд на природу в выходной день

• Новый год – корпоратив
• День защиты детей – детский праздник в офисе
• Профессиональные праздники – угощения от компании в офисе
• День Рождения Компании (8 июня) – сладкий стол в офисе
 Большее понимание наших правил и
принципов может дать наше ежедневное
взаимодействие

Обращайся к своему Lead Link, People Manager, наставнику, а также к своим

коллегам – все всегда готовы помочь!