MANUAL DE

INTERVENTORIA

ALCALDIA MUNICIPAL
YAGUARA
HUILA

2008-2011

YAGUARA, TIERRA SOBERANA

 DECRETO No 043
(14 de Agosto de 2008)

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INTERVENTORIA DEL

MUNICIPIO DE YAGUARA HUILA

El alcalde municipal de Yaguará Huila, en ejercicio de sus facultades constitucionales y

legales, en especial las conferidas por el numeral 3 del articulo 315 de la Constitución
Política y, el articulo 91 de la Ley 136 de 1994, el articulo 11 de la Ley 80 de 1993 y la Ley
1150 de 2007 y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 311 de la Constitución Política, al

Municipio como la entidad fundamental de la división política administrativa del Estado le
corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que
demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación
comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás
funciones que le asignen la Constitución y las leyes.

Que de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 315 numeral 3 ibídem, corresponde al

alcalde municipal dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento
de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo.

Que el artículo 3 de la Ley 80 de 1993 establece que con la contratación, las entidades
estatales buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación
de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados
que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Que de conformidad con el artículo 14 ibídem, dentro de los medios que puedan utilizar
para el cumplimiento de los fines en la contratación, las Entidades Estatales tienen a su
cargo la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la
ejecución del contrato.

Que de acuerdo con los principios consagrados en la Constitución Política y el Estatuto de

Contratación Pública, en todo contrato o convenio suscrito por el municipio, se debe
designar una persona natural o jurídica, que verifique la ejecución de los mismos, con
miras a determinar su cumplimiento, los fines de la contratación y la satisfacción de los
intereses de la Entidad, mediante la obtención del fin perseguido.

Que es necesario dar lineamientos sobre las actuaciones que deben seguir los
funcionarios o personas encargadas del control, supervisión y seguimiento a los contratos
que celebre el municipio de Yaguará.
Que para garantizar la debida ejecución de los contratos y, por tanto, el cumplimiento de
los fines de la contratación estatal, las entidades estatales ejercen, de manera directa o
indirecta, la interventoría de aquellos.

Que se requiere plasmar en un solo documento las recomendaciones y orientaciones

generales que ilustren a los interventores de los contratos o convenios, constituyéndose
en una guía que para el proceso de interventoría, que consagre sus deberes,
prohibiciones, responsabilidades y facultades, buscando que el municipio cuente con
mecanismos eficientes que respondan a la adecuada vigilancia, control y supervisión de
los contratos suscritos por la Entidad.

Que de acuerdo con lo anterior, mediante el presente decreto se adopta el manual de

interventoría del sector central del municipio de Yaguará.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el siguiente Manual de Interventoría para la

Administración Central del municipio de Yaguará Huila, el cual hace parte integrante del
presente Decreto.

ARTÍCULO SEGUNDO: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y

deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Yaguará Huila, a los 14 días del mes de Agosto de 2008.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLACE

Original firmado
LUIS ERNESTO ORTIZ CORTES
Alcalde Municipal
 MANUAL DE INTERVENTORIA
MUNICIPIO DE YAGUARÁ HUILA

1. OBJETO

El presente Manual de Interventoría tiene como objetivo establecer los lineamientos,

reglas y responsabilidades que deberán cumplir las personas o servidores públicos que
ejercen el proceso de interventoría en los contratos que celebre el municipio de Yaguará.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el ejercicio de la interventoría a los contratos que celebre
el Municipio de Yaguará. Inicia con la celebración del contrato y concluye con la
liquidación del mismo, la entrega del informe final y la incorporación de los registros
generados en el archivo central.

3. CONDICIONES GENERALES

Todo contrato que celebre la Administración Municipal de Yaguará tendrá por lo menos un
interventor o supervisor.

La Interventoría puede ser ejercida directamente por el Municipio a través de sus

funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o técnicas,
siempre y cuando esta función esté permitida expresamente en el contrato o la Ley. La
designación del interventor se realizará en el mismo contrato mediante una cláusula que
se denominará Interventoría.

La designación del Interventor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos,
experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría. Para tal efecto, el funcionario
responsable de designar al interventor deberá tener en cuenta que el perfil profesional de
la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la
disponibilidad y logística para desarrollar las funciones.

La designación es de obligatoria aceptación. Cuando el interventor considere que no

puede ejercer dicha interventoría, así lo hará saber a quien lo haya designado mediante
oficio motivado. Quien haya realizado la designación analizará objetivamente los motivos
expuestos y en caso de aceptarlos procederá a dictar acto administrativo motivado
designando nuevo interventor, decisión que se notificará al nuevo interventor y se
comunicará al contratista.

Ya sea en el contrato o con la notificación del Acto Administrativo al interventor designado

se le hará saber que debe darle cumplimiento al presente Decreto. Copia del contrato le
será entregada por la oficina de origen del mismo, en el cual se le hará saber que la
totalidad del proceso contractual está a su disposición para su examen.
En caso en que el interventor sea un servidor publico y que el mismo deba separarse
temporalmente de sus funciones, deberá entregar al ordenador del gasto un informe
detallado del estado de los contratos, indicando como mínimo el numero de contrato,
nombre del contratista, año, valor y estado en que se encuentra el contrato; sin la entrega
de dicho informe el funcionario no podrá separarse del cargo; el alcalde o su delegado,
mediante acto administrativo que contendrá los contratos a vigilar y el tiempo designará la
persona que lo reemplazará por el término de la ausencia. En caso de retiro definitivo se
realizará el mismo procedimiento. El incumplimiento de esta disposición será objeto de
investigación disciplinaria.

Iniciado el contrato se elaborará un acta firmada por el contratista y el interventor, en la

que se consignará como mínimo el numero del contrato, el nombre del contratista, fecha
de iniciación, fecha de terminación, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugar
a ello.

El acta debidamente diligenciada será remitida inmediatamente a la oficina en la que

repose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ella no se remita, el
ordenador del gasto requerirá al interventor para este fin.

En el ejercicio de sus funciones el interventor deberá tener en cuenta que la actividad del
Municipio de Yaguará, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en
el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios.

3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA

La interventoría y la supervisión de contratos se originan en la obligación de carácter legal

y la estipulación contractual para adelantar la verificación de la ejecución de cualquier tipo
de contrato o convenio. En este sentido y considerando el esquema que se presenta, a
continuación se describe el papel que ejerce cada uno de los actores que intervienen en
el presente Manual de Interventoría y que son fundamentales para el entendimiento y
cumplimiento del mismo.

ALCALDE MUNICIPAL

SECRETARIO DE DEPENDENCIA

SUPERVISOR

INTERVENTOR

CONTRATISTA
3.2 ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual se desarrolló para dar soporte a las dependencias involucradas en el

proceso de de interventoría que se realiza a los contratos o convenios que celebre el
Municipio, con el fin de supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para
verificar el cumplimiento las especificaciones técnicas, las actividades administrativas,
legales y presupuestales, establecidas en los mismos. El presente Decreto se aplica al
sector central del Municipio de Yaguará Huila.

3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORÍA

La interventoría se desarrollará de acuerdo con los principios que rigen la administración

pública consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política; los de transparencia,
economía y responsabilidad estipulados en el estatuto general de contratación estatal; las
normas que reglan la conducta de los servidores públicos; los principios de interpretación
de la contratación, los generales del derecho y los particulares del derecho
administrativo; de acuerdo con lo cual le corresponde al interventor:

a) Colaborar con el Municipio y el contratista en el logro de los objetivos contractuales

pactados, conformando de esa manera un grupo de trabajo de profesionales idóneos
en cuya labor conjunta se resuelvan dificultades con razones de orden técnico,
administrativo, ambiental y jurídico.

b) Velar por que los contratos se ejecuten cumpliendo con la programación y el flujo de
inversión establecido, manteniéndolos debidamente actualizados.

c) Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las
asignaciones presupuestales de los contratos.

d) Responder por los resultados de su gestión y de las decisiones técnicas,

administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.

e) Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, administrativas, financieras y

legales del contrato.

f) Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en la

ejecución del contrato y su liquidación.

g) Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisos dados
por las entidades competentes para el desarrollo de los contratos.

h) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la

realidad de la ejecución contractual.
3.4 FINALIDAD DE LA INTERVENTORÍA

La finalidad de la interventoría consiste en:

a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los

contratos o convenios;

b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos,
condiciones técnicas y demás condiciones pactadas;

c) Mantener permanente comunicación con el contratista y con el Municipio.

d) Propender por evitar los conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a
solucionar eventuales controversias;

e) Estudiar y emitir los conceptos técnicos del caso ante las sugerencias, consultas y
reclamaciones presentadas por el contratista, o cuando el Municipio lo requiera.

f) Revisar las solicitudes de adición en dinero y en tiempo requeridas por el contratista y

emitir un concepto técnico al respecto.

g) Informar oportunamente al Municipio acerca del incumplimiento del contratista con el

fin que la entidad tome las medidas sancionatorias del caso y realice las
reclamaciones a que haya lugar.

h) Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

i) Garantizar que el contratista presente la totalidad de los documentos exigidos por

Municipio para proceder a la liquidación del contrato, y que mantenga actualizadas la
vigencia de las garantías contractuales y post contractuales.

3.5 CLASES DE INTERVENTORÍA.

La interventoría puede ser interna o externa.

La interventoría interna o supervisión es aquella que realiza un funcionario de la entidad;

la interventoría externa es la que realiza una persona contratada, un tercero, contratista
independiente de la entidad, que no pertenece a la planta de cargos de la misma.

La interventoría a los contratos de obra pública celebrados como resultado de un proceso

de licitación pública, será externa.

3.6. TIPOS DE INTERVENTORÍA

Según el tipo de labor de la interventoría, ésta se clasifica así:

a) Interventoría del proyecto: Consiste en la asesoría durante la etapa de diseño y

estudios del proyecto para garantizarle a la entidad que los planos interpreten su
 voluntad, cumplan con sus requisitos dentro de la disponibilidad de recursos y estén
debidamente coordinados y completos para la ejecución de la obra.

Además, implica la vigilancia del cumplimiento de las actividades previas, control de

pólizas, control a los contratos de estudios técnicos y control sobre trámites
municipales.

b) Interventoría técnica: Comprende las funciones propiamente técnicas y

administrativas, complementarias e inseparables durante la ejecución del contrato, por
lo que deben ser realizadas por la misma persona.

Función técnica: Se encamina a velar por el cumplimiento de las normas de

calidad.

En los contratos de obra pública, implica además vigilar el correcto desarrollo de

los planos y el cumplimiento de las normas de seguridad y economía adecuadas a
la obra.

Función administrativa: Busca el cumplimiento del contrato. Además, vigila el

cumplimiento del otorgamiento de la garantía en favor de la entidad, de los pagos
de prestaciones sociales, fiscales y parafiscales y de las demás obligaciones
contractuales y legales.

c) Interventoría económica y financiera: Implica la verificación de la inversión de los

recursos provenientes del contrato hecha por el contratista, de acuerdo a la necesidad
y los principios de economía, eficiencia y efectividad.

d) Interventoría legal: Comprende la revisión de la legalidad de los actos realizados por

el contratista para la ejecución del contrato.

El tipo de Interventoría debe guardar correspondencia con la naturaleza del contrato

objeto de la misma.

3.7 REQUISITOS DEL INTERVENTOR

La designación o contratación del interventor debe recaer en una persona idónea, con
conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de la interventoría.

Tratándose de la interventoría externa a los contratos de obra pública, ésta sólo puede ser
ejercida por arquitectos o ingenieros civiles, debidamente titulados y matriculados y con
experiencia, en su propio nombre o en el de las personas jurídicas en donde preste sus
servicios como socio o empleado y comprometa su responsabilidad técnica.

3.8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la ley 80 de 1993, el interventor

responderá civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del
contrato de interventoría, de ser el caso, como por los hechos u omisiones que les fueren
imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y
ejecución de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la función de
interventoría.

Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 y 53 de la Ley 734 de

2002, indistintamente de la clase de interventoría, los interventores son sujeto
disciplinables y responden disciplinariamente.

3.9. FUNCIONES COMUNES A LA INTERVENTORÍA

Entre otras, funciones comunes a los tipos de interventoría son las siguientes:

a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en

las leyes, decretos y normas que le apliquen;

b) Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el

cumplimiento de las obligaciones;

c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya

a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por
la óptima ejecución del objeto contratado;

d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que
imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con
la ley y lo pactado;

e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto
pactado.

f) Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidación del
contrato, así como mantener vigentes las garantías contractuales y post contractuales
indicadas en el contrato.

g) Suscribir las diferentes actas.

h) Elaborar la ficha técnica de la interventoría.

i) Recomendar por escrito a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el
contrato en términos de plazo, cumplimiento o cualquier otro aspecto que lo modifique.

j) Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que
estime conveniente. Si durante la ejecución se presentan dudas o diferencias que no
puedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos de
condiciones o términos de referencia y la propuesta, deberán ser aclaradas con el
responsable del proyecto.

k) Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para

ejercer las funciones de interventoría.

l) Realizar los informes necesarios de acuerdo a la clase de interventoría y la naturaleza

del contrato objeto de la misma.
m) Informar a la entidad sobre la materialización de las causales de aplicación de las
cláusulas exorbitantes pactadas o incorporadas al contrato por ministerio de la ley,
para que proceda de conformidad.

n) Dar oportunamente la información requerida e informar a los organismos de control las

irregularidades que puedan dar lugar a investigaciones por parte de estos de acuerdo
a sus competencias.

o) Requerir al contratista sobre los hechos que puedan constituir incumplimiento del
contrato e informar sobre los mismos a la entidad.

3.9.1. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA DEL PROYECTO

En la interventoría del proyecto, el interventor tendrá, entre otras, las siguientes funciones
específicas:

a) Asesorar a la entidad durante la etapa del estudio y diseños del proyecto para
garantizarle que los planos interpreten la voluntad de ésta, guarden correspondencia
con la disponibilidad de recursos y estén coordinados y completos para la ejecución
de la obra.

b) Vigilar el cumplimiento de las actividades previas.

c) Ejercer el control de las pólizas.

d) Controlar la ejecución de los contratos de estudios técnicos.

e) Vigilar el cumplimiento de los trámites que se deban hacer ante las distintas
autoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se deban
obtener

f) Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios técnicos por especialistas. El
costo de la revisión será asumido por el contratista de los proyectos o estudios
técnicos.

g) Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboran pliegos de condiciones o

términos de referencia para que las condiciones reales de construcción, los materiales
y demás requerimientos de la obra estén acorde con lo que se consigna en los
contratos.

3.9.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA Y

ADMNISTRATIVA.

En la interventoría técnica y administrativa, entre otras, son funciones específicas del

interventor las siguientes:

a) Velar por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía adecuadas

al bien, el servicio o la obra objeto de la interventoría.
b) Exigir, cuando sea necesario, la realización de ensayos y pruebas.

c) Llevar un control a las especificaciones de materiales, pruebas a las instalaciones y

puesta en marcha de los equipos.

d) Conocer plenamente el objeto del contrato y las especificaciones técnicas con el fin de
garantizar la adecuada ejecución del contrato.

e) Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de condiciones o

términos de referencia, estudios previos y especificaciones generales para la debida
ejecución del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecerán
los pliegos de condiciones o términos de referencia.

f) Si hubiere anticipo, solicitar al contratista el plan de inversión del anticipo, aprobarlo y

manejarlo, en representación del municipio, conjuntamente con el contratista.

g) Suscribir con el contratista, cuando sea necesario, el acta de iniciación de la ejecución

del contrato.

h) Exigir al contratista, previamente al acta de iniciación, la actualización de la

programación de los trabajos entregados en la propuesta.

i) Exigir al contratista, cuando se requiera, copia de la hoja de vida y de la matricula de

los profesionales que de acuerdo con la propuesta presentada por éste van a laborar
en la ejecución del contrato, y verificar que los mismos cumplan con los requisitos
exigidos y ofrecidos.

j) Organizar los comités técnicos o administrativos necesarios para garantizar el debido

cumplimiento del contrato.

k) Cuando la naturaleza del contrato lo exija, realizar con la periodicidad pactada los
cortes de ejecución del contrato, en el que se especifique el concepto ejecutado, su
unidad, cantidad y valor.

En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, éste se hará quincenal
o mensualmente.

l) Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del contrato.

m) Evaluar la ejecución del contrato previamente a su finalización e indicar al contratista

las faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el
periodo restante para el vencimiento del plazo contractual.

n) Elaborar la solicitud de suspensión temporal del contrato por circunstancias de fuerza

mayor o caso fortuito, la que debe justificarse, ser visada por el funcionario
responsable del proyecto y sometida a la aprobación de la entidad.

o) Aprobada la suspensión, el interventor conjuntamente con el contratista y la entidad

suscribirá la respectiva acta.
p) Elaborar el acta de reiniciación de la ejecución del contrato, la que se debe suscribir
conjuntamente con el contratista y la entidad, dejando constancia del tiempo total de
suspensión temporal y del vencimiento final del contrato.

q) Cuando de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato fuere pertinente, exigir al
contratista los planos de la obra ejecutada o equipos entregados, memorias o
manuales de operación, los cuales se anexaran al control de interventoría.

r) Cuando de acuerdo con la ley se requiera, liquidar los contratos.

s) Verificar la aprobación de las pólizas exigidas así como de las modificaciones

realizadas a las mismas durante la ejecución del contrato.

3.9.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA INTERVENTORÍA TÉCNICA Y

ADMNISTRATIVA A LOS CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA

En la interventoría técnica y administrativa a los contratos de obra pública, entre otras,

son funciones específicas del interventor las siguientes:

a) Velar por el correcto desarrollo de los planos así como solicitar al diseñador, cuando
sea necesario completar o introducir modificaciones al proyecto, la elaboración de los
planos y de las especificaciones pendientes.

b) Realizar visita previa al sitio de la obra en compañía de quienes realizaron los

presupuestos y los diseños con el fin de conocer las características del sitio y las
condiciones de ejecución de la obra.

c) Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares
del proyecto estén debida y completamente definidas.

d) Suscribir, antes de dar inicio a los trabajos, con el contratista y propietarios de

inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar,
complementándolas con registros fotográficos si fuere necesario.

e) Registrar con el contratista o el representante de aquel en la bitácora o libro de obras

las acciones realizadas; los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal;
las actas de los comités técnicos o administrativos de obras que se realicen; las
novedades que se presenten; los conceptos técnicos emitidos por consultores
externos a la obra y demás observaciones que a su juicio sean necesarias hacer.

f) Participar al inicio de la obra en el control de la ejecución de la localización y el

replanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos, los sitios de
almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades
preliminares de la construcción.

g) Efectuar mediciones periódicas de los ítems ejecutados, las cuales deberá hacer
constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificación del ítem medido,
unidad y cantidad medida.
h) Con base en lo anterior, efectuar con la periodicidad pactada, los cortes de obra.

En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, éste se hará quincenal
o mensualmente.

i) Elaborar, con base en los cortes de obra, las actas de recibo parcial de obra.

j) Exigir para la ejecución del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera
calidad que estén conforme con las normas y especificaciones establecidas en los
planos, pliegos de condiciones y la propuesta.

k) Ordenar todos los análisis y pruebas necesarios para establecer las condiciones
técnicas o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con
base en los resultados efectuar, de ser necesario, las recomendaciones pertinentes y
dar las órdenes necesarias para garantizar la debida ejecución del contrato.

l) En los ensayos de los concretos, se deberá tener en cuenta lo establecido en el

Código Colombiano de Construcciones Sismo Resistente.

m) Para los ensayos y aceptación de los materiales se deberá tener en cuenta las
condiciones estipuladas en las normas de calidad que regulen la materia.

n) Aportar copia de todas las pruebas o ensayos que serán conservados en el fólder del
proyecto, discriminando la ubicación, orden y fecha de ejecución.

o) Aprobar o improbar la iniciación o terminación de los ítems contratados, teniendo en

cuenta la programación establecida y su secuencia técnica.

p) Ordenar la remoción y reemplazo de la obra mal ejecutada o no aprobada, fijando

para el efecto un plazo.

q) Verificar y exigirle al contratista que realice las obras con el equipo y maquinaria que
ofreció en la propuesta, así como sus buenas condiciones de servicio.

r) Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la
seguridad dentro de la obra.

s) Ordenar lo necesario para que la ejecución del contrato se lleve a cabo sin ocasionar
perjuicios a terceros.

t) Exigir el total cumplimiento de la programación de la obra pudiendo recomendar

modificaciones cuando se haga necesario, sin cambiar el plazo.

Estas modificaciones deberán acompañarse de la respectiva programación y el flujo

de caja correspondiente, si lo hubiere.

u) Presentar con anticipación suficiente los estudios que indiquen la necesidad de mayor
cantidad de obra, obras complementarias o adicionales, estipulando el plazo adicional
que pueda ser requerido para la ejecución de las mismas.
v) De presentarse obras extras adicionales, suscribir en forma conjunta con el contratista
actas donde consten los precios para los ítems cuyos valores no aparezcan en la
propuesta inicial, respaldadas por los respectivos análisis de precios unitarios y
remitirlos como parte integral de los estudios que presente para la aprobación del
funcionario responsable del proyecto, quien anexará a éstos el correspondiente
certificado de disponibilidad presupuestal.

w) Evaluar la obra previamente a su finalización e indicar al contratista las faltantes y

deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el periodo restante
para el vencimiento del plazo contractual.

3.10. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las
prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendrá de designar interventor a quien se
encuentre en situación de conflicto de intereses definidos en el Manual de ética y
conducta que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría o esté
incurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores les
está prohibido:

a) Adoptar decisiones que le corresponden al Municipio tales como la aprobación de

adiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones del
contrato.

b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,

favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o
del contratista.

c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los

particulares en relación con el contrato.

e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el contrato.

f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

h) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

i) Participar en procesos de selección en el Municipio con el contratista persona natural

o jurídica, el cual le está ejerciendo la interventoría.

j) Autorizar la ejecución de ítems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades

de obra sin la autorización del Municipio, formalizada mediante la celebración de
contratos adicionales que así lo establezca.
k) Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haber
realizado la modificación del contrato.

3.11. RELACIÓN CON LA ENTIDAD

El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades que

intervienen en la ejecución del contrato objeto de la interventoría. En consecuencia, la
entidad sólo podrá intervenir por el conducto regular del interventor. De no ser así, releva
a éste del cumplimiento de sus funciones y de la responsabilidad correspondiente, sin que
implique disminución de los honorarios pactados.

3.12. RELACIÓN CON EL CONTRATISTA

El interventor mantendrá una relación directa con el contratista de la entidad para dar su
opinión y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El interventor sólo
podrá dar órdenes escritas al contratista o su representante y no a sus empleados o
subcontratistas. Además, podrá ordenar por escrito labores parciales al contratista o a su
representante, cuando considere que no se están cumpliendo las especificaciones del
contrato.

4. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR

4.1. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS

Las siguientes son las obligaciones administrativas del interventor:

a) Solicitar al Municipio la documentación e información necesaria para desarrollar

adecuadamente la interventoría.

b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su

cargo.

c) Revisar y estudiar los documentos e información suministrados por el Municipio que

dieron origen al contrato, con el propósito de establecer criterios claros y precisos
sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores
encomendadas; solicitando al Municipio las aclaraciones del caso.

d) Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del
contrato, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a
través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio
del contrato.

e) Exigir al contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de las actividades

estipuladas en las reglas de participación. Considerar la información contenida en los
análisis de precios unitarios para la aprobación y fijación de los precios unitarios no
previstos que se requieran en el desarrollo del proyecto.
f) Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas
de participación, relacionada con los requisitos exigidos para los perfiles profesionales
del recurso humano y el tiempo de dedicación de los mismos al contrato, así como el
equipo exigido para la ejecución de los trabajos.

g) Programar y coordinar con el contratista y con el Municipio las reuniones de

seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se debe presentar el
estado de avance del contrato, se tratan y analizan temas y problemas relacionados
con el desarrollo del proyecto y se convienen soluciones prácticas y oportunas.

h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la
ejecución del contrato.

i) Mantener actualizada la documentación de los contratos y el archivo de los mismos,

conforme a la composición documental establecida en la Ley.

j) Solicitar cuando se requieran los cambios respectivos de personal de los equipos de

trabajo del contratista; aprobar conforme a las reglas de participación los cambios del
equipo de trabajo del mismo, dejar registro de dicha aprobación e informar al
Municipio.

k) Cumplir y hacer cumplir al contratista en que todo el personal a su cargo se encuentre

afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos
profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, así como el cumplimiento de
pago de obligaciones parafiscales, cuando corresponda.

l) Cumplir con la entrega de los informes de ejecución física, financiera y legal además
de los semanales, mensuales y finales requeridos por el Municipio en los cuales se
presente el estado de ejecución avance y terminación del contrato.

m) Realizar cualquier otra actividad administrativa requerida para la correcta

administración del contrato.

n) Verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas
permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.

o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos,
terminación, entrega y recibo final, el proyecto de liquidación y las demás que se
produzcan con ocasión de la ejecución del contrato y en desarrollo de la interventoría.

p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen con
relación al contrato suscrito.

q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista y

emitir un concepto al Municipio para la resolución final de las mismas.

r) Si es necesario suspender el contrato de ejecución, o si se establece posteriormente

ampliar el plazo pactado para la suspensión, la interventoría deberá emitir un concepto
técnico previo sobre la suspensión.
s) Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones,
suspensiones, del plazo de ejecución del contrato, presentadas por el contratista y
emitir un concepto técnico al Municipio. Revisar y remitir dichas solicitudes al
Municipio para su aprobación con una antelación mínima de 10 días a la fecha
requerida para su implementación, las cuales deben estar suficientemente justificadas.

t) Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se
realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

u) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares
o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

v) Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas del contrato y efectuar al

contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario su ampliación en valor o
en plazo.

w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor deberá enviar

al Municipio, copia de los requerimientos realizados al contratista, de los cuales
siempre se deberá allegar copia a la compañía aseguradora. No obstante el
requerimiento - el cual deberá establecer un término para el cumplimiento de la
obligación -, el Contratista persiste en el incumplimiento, el interventor deberá informar
de inmediato al Municipio con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a la
compañía aseguradora dentro de los tres días siguientes a la ocurrencia del mismo de
conformidad con el Código de Comercio. Una vez se de aviso del siniestro a la
compañía aseguradora, el interventor deberá enviar al Municipio un informe técnico
sobre el incumplimiento del contratista y una tasación de los perjuicios ocasionados.

4.2. OBLIGACIONES TÉCNICAS

Las siguientes son las obligaciones técnicas del interventor:

a) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para

iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - según el caso - la
existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos,
especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para
suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado;

b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura física y el recurso humano

suficiente para adelantar la implementación de los requerimientos exigidos por las
entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el
desarrollo del contrato.

c) Verificar oportuna y permanentemente los ítems y las cantidades de obra establecidas

en el contrato, a partir de la información suministrada y presentar un informe al
Municipio sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y
que puedan implicar modificaciones al contrato.

d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones técnicas establecidas

por el Municipio para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la necesidad de
introducir modificaciones a las especificaciones, el interventor deberá informar al
Municipio para su evaluación y aprobación.
e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales,
bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el interventor exigirá al contratista
efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de
los mismos, igualmente realizará los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para
verificar y aprobar que el contratista esté cumpliendo con las normas y
especificaciones técnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas o
ensayos no cumplan con los resultados, el interventor deberá dejar registro de la
implementación y verificación de las acciones correctivas pertinentes.

f) Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuando
controles periódicos de las actividades programadas y recomendar los ajustes a los
que haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor deberá informar
oportunamente a Municipio y sugerir si es el caso la aplicación de los procedimientos
sancionatorios establecidos en el contrato.

g) Estudiar y decidir los requerimientos de orden técnico que no impliquen

modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones éstas deberán
someterse al estudio del Municipio, previo concepto de la interventoría.

h) Recibir y estudiar los análisis de precios unitarios de ítems no previstos presentados

por el Contratista. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la revisión
efectuada a los análisis de precios unitarios de los ítems no previstos con mínimo dos
cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios no previstos,
éste debe remitir al Municipio el concepto de aprobación de ítems y precios no
previstos. Si el incumplimiento conlleva además, a un indebido manejo de recursos, el
interventor deberá informar al Municipio para que se inicien las acciones a las que
haya lugar.

i) Elaborar el proyecto de liquidación del contrato objeto de la interventoría en un tiempo

máximo de 2 meses contados a parir de la fecha de terminación y remitir al Municipio
para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes.

j) Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar según la
naturaleza del contrato.

k) Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su

naturaleza correspondan a la función de interventoría.

4.3. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL

Las siguientes son las obligaciones de control presupuestal del interventor:

a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por el Municipio para la
entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del
anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda la programación de los
trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo.

b) Cuando lo estipule el contrato, la interventoría deberá abrir con el contratista una

cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deberá ser manejada
 en conjunto (contratista interventor) y debe ser independiente de sus cuentas
particulares. Esta cuenta deberá estar a nombre del proyecto y contendrá el nombre
del contratista y el número del contrato.

c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y

remitirlos al Municipio. Los informes de buen manejo del anticipo deberán estar
soportados como mínimo por los siguientes documentos:
Extracto bancario.
Conciliación bancaria.
Plan de inversión vigente.
Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamente
diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el número de la cédula de
ciudadanía o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constancia
de los descuentos tributarios.
Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las
cuales deben cumplir lo establecido por la ley.
Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de
nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el
número de identificación, nombre y cargo.
No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.

d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el
registro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el caso en que se compruebe
que el contratista otorgó a los dineros provenientes del anticipo una destinación
diferente a la autorizada, será causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y
correcta inversión del mismo, debiendo informar inmediatamente al Municipio.

e) Garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas
presentadas por el Contratista, así mismo que el contratista transfiera al Municipio de
acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros
generados por el anticipo.

f) Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un

registro cronológico de los pagos, y ajustes económicos del contrato - BALANCE DE
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL CONTRATO.

g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios del
contrato de acuerdo a lo indicado en las cláusulas contractuales.

h) Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato, para garantizar el

cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.

i) Efectuar el balance presupuestal de ejecución del contrato para efectos de la

liquidación del mismo.

5. ÓRDENES DEL INTERVENTOR

Las órdenes o sugerencias del interventor deben darse por escrito y dentro de los límites
del respectivo contrato y el tipo de interventoría.
6. INFORMES DE INTERVENTORIA

En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de interventoría,

los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de interventoría
pueden ser: de ejecución física, ejecución financiera y ejecución legal.

Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir, pueden
ser informes de ejecución parcial o definitivos.

6.1. INFORME DE EJECUCIÓN FÍSICA

En él se compara la cantidad del objeto contratado, item por item, con la cantidad
ejecutada a la fecha del informe.

6.2. INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA

En él se refleja la aplicación de los recursos económicos de conformidad con los ítems y

cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo momento se pueda
verificar la ejecución de los recursos.

6.3. INFORME DE EJECUCIÓN LEGAL

En él se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecución del
contrato.

6.4. INFORME SEMANAL

Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo del
contrato. Debe contener la localización exacta donde se desarrolla el contrato, la
descripción de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato, Información
contractual, control a la programación y ejecución del contrato, avance físico del contrato
expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadas
por la interventoría para recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente,
información de actividades realizadas en la semana, las actividades a realizar en la
próxima semana, actividades críticas del contrato, comentarios del estado del contrato,
registro fotográfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace la
interventoría para la supervisión del contrato.

El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciación del

proyecto y debe ser elaborado por la interventoría y entregado al supervisor del contrato
el primer día hábil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe.

6.5. INFORME MENSUAL

El informe mensual esta conformado por un resumen ejecutivo y un informe básico. En el

informe ejecutivo, se presenta la información general del contrato, el control de la
programación, las actividades ejecutadas en el periodo, el control presupuestal y legal del
contrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventoría.
El informe básico esta conformado por tres apartes que son:
1. Anexo Administrativo.
2. Anexo Técnico.
3. Anexo Presupuestal.
6.5.1. DOCUMENTOS DEL ANEXO ADMINISTRATIVO

Estado general de los contratos.

Control de la programación.
Actas de veeduría.
Actas de seguimiento al contrato.
Control del personal del contratista y del interventor.
Actas suscritas durante el periodo.
Correspondencia entre el contratista y el interventor.

6.5.2. DOCUMENTOS DEL ANEXO TÉCNICO

Análisis de precios unitarios.

Relación de planos.
Relación de documentos.
Concepto aprobación de ítems y precios no previstos.
Selección de equipos de medición.
Control de inspección o ensayos.
Actas de reunión con la comunidad.
Control de equipos,
Control de seguridad industrial.
Registro fotográfico.
Informe meteorológico o control diario del estado del tiempo.
Cumplimiento ambiental y social.

Adicional de lo anterior, en el anexo técnico la interventoría debe adjuntar los resultados

de ensayos de laboratorio y demás documentos que soporten la información presentada
en cada uno de los formatos.

6.5.3. DOCUMENTOS DEL ANEXO PRESUPUESTAL

Informe de buen manejo del anticipo.

Balance presupuestal.
Acta de recibo parcial.

El supervisor designado por el Municipio deberá aprobar cada uno de los informes
mensuales entregados por la Interventoría, el cual le servirá para verificar el cumplimiento
del contrato.

6.6. INFORME FINAL

Una vez terminado el proyecto, la interventoría debe elaborar un informe que haga
memoria descriptiva del proyecto. Este informe final deberá contener los siguientes
capítulos:

Capítulo I: Antecedentes y descripción general del contrato.

Capitulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, así
como paz y salvos con las diferentes empresas de servicio público o con las entidades
requeridas para la aprobación final del contrato.
 Capitulo III: Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las mayores cantidades de
obras ejecutadas y obras adicionales. Relación de metas físicas ejecutadas y no
ejecutadas.

Capítulo IV. Control de calidad. En este capítulo se deben anexar los formatos
relacionados con el cumplimiento de especificaciones técnicas, control equipos de
medición, resultados de ensayos de laboratorio, etc.

Capítulo V. Aspectos logísticos: Personal del contratista, equipo utilizado por el

contratista, cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional.

Capítulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el

desarrollo del contrato.

Capítulo VII Aspectos presupuestales y legales del contrato - Balance de ejecución

presupuestal y facturación del contrato. Modificaciones realizadas al contrato.

Capitulo VIII- Contrato de interventoría. En este capítulo se deben presentar

generalidades, facturación, recursos del interventor, control de calidad.

Capítulo IX- Anexos. Estos deben ser:

Presupuesto general del contrato.

Análisis de Precios Unitarios de los ítems originales así como de los ítems de
precios extras fijados durante la ejecución del contrato.
Licencias y permisos obtenidos.
Paz y salvos con las empresas de servicios públicos y/o empresas requeridas para
la aprobación final del contrato.
Planos récord del proyecto donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no
ejecutado; perfiles estructurales etc.
Actas suscritas (acta de iniciación, suspensión, reiniciación, terminación, entrega y
recibo final de obra).
Registros fotográficos y/o fílmicos en ejecución y finales tanto de lo ejecutado
como de lo no ejecutado (con fechador).
Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que sean
necesarios para la conservación de los bienes entregados.
Libro o bitácora del contrato.
Evaluación de proveedores.
Todos los demás documentos que se consideren pertinentes por parte del
MUNICIPIO DE YAGUARA.

7. ACTAS

Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del contrato y los
compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes.

Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales deben
llevar una numeración con su respectivo consecutivo como se muestra a continuación:
Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecución de
contratos y de liquidación de contratos tendrán una numeración consecutiva que va desde
el número uno (1) acta de iniciación hasta el acta (n) de liquidación.

Para el caso de las actas de recibo parcial se debe colocar una numeración consecutiva
que va des de el ACTA DE RECIBO No 1 hasta el ACTA DE RECIBO No ( n ):

Para las actas de seguimiento de contratos y de recibo parcial se puede manejar un

consecutivo independiente de las otras actas que se generen durante la ejecución de los
contratos, es decir se tendrá un consecutivo paralelo como se muestra a continuación:

Acta No. 1 de seguimiento de contrato

Acta No. 2 de seguimiento de contrato
Acta No. 3 de seguimiento de contrato

7.1. TIPOS DE ACTAS

Las actas surgidas en desarrollo de la interventoría pueden ser:

a) Acta de inicio: documento que determina el primer día de ejecución del contrato,
señalando el inicio del desarrollo físico del mismo y, por tanto, el punto de partida para
el control del plazo y seguimiento por parte del interventor.

b) Acta de vecindad: documento donde se deja consignado el estado actual de las

edificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del proyecto,
que puede ir acompañado de fotografías y videos. Además del interventor y el
contratista, la deben firmar los vecinos existentes.

c) Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: su finalidad es registrar la ejecución

de la obra, bien o servicio que se pactó desde el inicio del contrato.

d) Acta de obra, de bien o de servicio extra: se registra en ella la obra, bien o servicio
que no es objeto del contrato, pero que es necesario incluirlo en él para dar
cumplimiento a la finalidad pretendida con la celebración del contrato.

Previamente a la suscripción del acta, el interventor debe obtener el certificado de

disponibilidad presupuestal.

e) Acta de obra, de bien o de servicio adicional: en ella se consigna la obra, bien o

servicio que se pactó en el contrato principal pero cuya cantidad exceden las
contempladas en él.

Previamente a la suscripción del acta, el interventor debe obtener el certificado de

disponibilidad presupuestal.

f) Acta de compensación de obra, de bien o de servicio: en ésta se consigna la

reducción de las cantidades de algunos de los ítems contratados y el incremento de
otros igualmente pactados o el establecimiento de ítems extras o no contemplados
inicialmente. En este último caso se tendrá en cuenta lo previsto en el literal h) del
presente artículo.
 Si la modificación supera el monto inicialmente contratado, previamente a la
suscripción del acta el interventor debe obtener el certificado de disponibilidad
presupuestal.

g) Acta de pago parcial: registra el pago que se efectúa una vez ejecutado un
determinado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso determinado.

h) Acta de convenio de precios no previstos: en ella se consigna el acuerdo de los

precios correspondientes a los ítems no contemplados inicialmente. Para la fijación de
los mismos, ha de tenerse en cuenta los precios indicativos o de referencia del SICE o
del mercado, según el caso.

i) Acta de suspensión: en ésta se consignan la suspensión de la ejecución del contrato

por un determinado tiempo, indicándose la circunstancia que origina la misma.

j) Acta de reiniciación: en ella se consigna el reinicio de la ejecución del contrato una

vez superada la circunstancia que diera inicio a su suspensión.

k) Acta de recibo parcial: en ella se registra el recibo por parte del interventor de la
ejecución parcial del objeto del contrato intervenido, registrándose las cantidades de
obra, bienes o servicios recibidos.

l) Acta de recibo final: en ésta el interventor y el contratista declaran que el contrato se

ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrándose las cantidades de obra, bienes o
servicios recibidos.

m) Acta de liquidación final: en ésta se declara que se dio cumplimiento al objeto

contratado, consagrándose el valor de lo ejecutado, lo pagado parcialmente y el saldo
a favor del contratista o de la entidad.

Además, en ella se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya

lugar, y constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaran las
partes para poner fin a la diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

7.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS

7.2.1. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE INCIACIÓN

Las actas de iniciación deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Pólizas, riesgos amparados, valores amparados y vigencias.
g) Relación del personal del contratista para la ejecución del contrato.
h) Declaración completa de iniciación del contrato.
i) Nombre del interventor.
j) Firmas del interventor y el contratista.
7.2.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE VECINDAD

Las actas de vecindad deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Enumeración y características de los elementos vecinos.
f) Fotografías y videos si se consideran necesarios.
g) Firmas del interventor, contratista y los vecinos.

7.2.3. CONTENIDO DE LAS ACTA DE OBRA, BIEN O SERVICIO ORDINARIO

Las actas de obra, bien o servicio ordinario deben contener como mínimo la siguiente
información:

a) Número de contrato.
b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
g) Descripción, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio ejecutado.
h) Firmas del interventor y el contratista.

7.2.4. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO EXTRA O

ADICIONAL

Las actas de obra, bien o servicio extra o adicional deben contener como mínimo la
siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
g) Descripción de la obra, bien o servicio extra o adicional, cantidad, valor unitario y
total.
h) Justificación de la obra extra o adicional.
i) Firmas del interventor y contratista.

7.2.5. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE COMPENSACIÓN DE OBRA, DE BIEN O

SERVICIOS

Las actas de compensación de obra, de bien o servicio deben contener como mínimo la
siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
g) Descripción de las obras, bienes o servicios compensados,
h) cantidad, valor unitario y total.
i) Justificación de la compensación.
j) Firmas del interventor y contratista.

7.2.6. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE PAGO PARCIAL

Las actas de pago parcial deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de contrato u orden.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Número del acta de pago.
g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
h) Fecha de corte.
i) Item y cantidad de labor ejecutada.
j) Precios unitarios.
k) Unidad de medida.
l) Valor total.
m) Cantidad ejecutada acumulada.
n) Grado de ejecución física.
o) Firmas del interventor y contratista.

7.2.7. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE CONVENIO DE PRECIOS NO PREVISTOS

Las actas de convenio de precios no previstos deben contener como mínimo la siguiente
información:

a) Número del contrato.

b) Objeto del contrato.
c) Nombre del contratista.
d) Nombre de la entidad.
e) Valor y plazo del contrato.
f) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
g) Número del certificado de registros de precios en el SICE por parte del contratista, de
ser necesario.
h) Precio indicativo o de referencia en el SICE, de ser necesario.
i) Precio unitario o global acordado.
j) Unidad de medida.
k) Análisis de precios unitarios, de ser necesarios.
l) Firmas del interventor, contratista y la entidad.
7.2.8. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE SUSPENSIÓN

Las actas de suspensión deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Fecha del acta.
c) Objeto del contrato.
d) Nombre del contratista.
e) Nombre de la entidad.
f) Valor y plazo del contrato.
g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
h) Móvil y justificación de la suspensión.
i) Plazo estimado de la suspensión, de ser posible.
j) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.9. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE REINICIACIÓN

Las actas de reiniciación deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Fecha del acta.
c) Objeto del contrato.
d) Nombre del contratista.
e) Nombre de la entidad.
f) Valor y plazo del contrato.
g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
h) Fecha de la suspensión.
i) Fecha de la reiniciación.
j) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.
k) Declaración expresa de que el motivo que generó la suspensión ha cesado, con la
explicación correspondiente, de ser necesario.
l) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.10. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE RECIBO FINAL

Las actas de recibo final deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número del contrato.

b) Fecha del acta.
c) Objeto del contrato.
d) Nombre del contratista.
e) Nombre de la entidad.
f) Valor y plazo del contrato.
g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas.
i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.
j) Fecha de corte.
k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados.
l) Precios unitarios.
m) Unidad de medida.
n) Valor total.
o) Item, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en actas de pago
parcial.
p) Grado de ejecución física.
q) Firmas del interventor y contratista.

7.2.11. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIÓN FINAL

Las actas de liquidación final deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de contrato u orden.

b) Fecha del acta.
c) Objeto del contrato.
d) Nombre del contratista.
e) Nombre de la entidad.
f) Valor y plazo del contrato.
g) Fecha de iniciación de la ejecución del contrato.
h) Fechas de suspensión y reiniciación, de existir éstas.
i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecución del contrato.
j) Fecha de recibo de la obra, bien o servicio.
k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados, señalando si son ordinarios,
extras o adicionales.
l) Precios unitarios.
m) Unidad de medida.
n) Valor total.
o) Grado de ejecución física.
p) Valor de lo pagado parcialmente.
q) Saldo a favor de la entidad o del contratista.
r) Declaración expresa de que se dio cumplimiento al objeto contratado.
s) Acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
t) Acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaron las partes para poner fin a las
diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
u) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

8. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL

Cuando de las actas de la interventoría o de la labor de ésta se desprenda la modificación

o adición del contrato, quien ejerza aquella así lo comunicará al funcionario competente
de la entidad para que proceda de conformidad, debiendo velar por que ello ocurra.

En el evento de contrato adicional, el interventor tendrá en cuenta al momento de la

suscripción del acta que dé lugar a aquel, que de conformidad con lo dispuesto en el
inciso 2 del parágrafo único del artículo 40 de la Ley 80 de 1993 Los contratos no podrán
adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en
salario mínimos legales mensuales .

9. COMPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL CONTRATO

El interventor o supervisor deberá allegar oportunamente los registros y documentos al

Municipio, con el fin de que éste pueda realizar el control correspondiente.
Cabe mencionar, que el supervisor por parte del Municipio debe verificar que la
interventoría entregue el original de las actas suscritas y demás registros del contrato, así
como tiene la responsabilidad de remitir en el mismo orden de conformación que se
describe en los numerales a continuación, al Archivo Central del Municipio de acuerdo a
los procedimientos internos establecidos:

APLICACIÓN
SEGÚN TIPO DE
CONTRATO

Estudios diseños
y construcción
Construcción
Interventoría

Suministro
Estudios y
NOMBRE DEL DOCUMENTO

diseños
Lista de chequeo de asesoría jurídica X X X X X
Acta de iniciación contrato de interventoría X
Acta de iniciación contrato X X x
Acta de iniciación contrato de estudio, diseño y construcción X
Acta de aprobación de estudios y diseños e iniciación de X
ejecución de construcción
Plan de inversión de anticipo
Informe de buen manejo e inversión del anticipo X X X
Balance de ejecución presupuestal X X X X X
Acta de conformación e inicio de veeduría X X
Análisis de precios unitarios X X
Acta de cambio de especificaciones X X X
Relación de documentos X X X
Relación de planos X X X
Acta de recibo parcial X X
Comparación y concepto de aprobación de ítem no previstos X X
Acta de seguimiento de contrato X X X X
Solicitud de adición y prorroga X X X X X
Control de equipos de medición X X X X
Control de inspección y ensayos X X X X X
Informe semanal de interventoría X
Informe ejecutivo mensual de interventoría X
Informe estado general del contrato X
Control de la programación del contrato X
Control de equipos X X X
Control de personal X X X X
Control de seguridad industrial X X
Acta de recibo de veeduría x X
Correspondencia X X X X X
Registro fotográfico X X X
Evaluación de proveedores de bienes y servicios X X X X X
Acta de recibo y aprobación de estudios y diseños X X X
Acta de aprobación de cambio de personal mínimo requerido X X X X
para la ejecución del contrato
Acta de modificación de mayores y menores cantidades e X X
ítems no previstos

10. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS

El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de conformidad

con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los
términos allí señalados.

Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con las

cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio. En el
evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se
procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de
inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontación del bien o
servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas.

En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran

descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios para
el Municipio.

11. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificado
el cumplimiento del objeto contractual, situación que ocurre en circunstancias normales;
pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo señala el
artículo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la
incapacidad física permanente, la disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial,
concordato preventivo, la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos
judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato).

Así mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes en

exigencias del servicio público o del orden público que requieran una terminación
unilateral. La terminación unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativo
motivado, contentivo de la justificación y la comprobación de la causal que dio origen a la
terminación. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y si
a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnización, así como la liquidación del
contrato.

Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidación del
contrato, debe decretarse la liquidación del mismo. La terminación del contrato debe
contener en tratándose de obra pública:

a) Verificación previa al recibo.

b) Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibió.
c) Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar).
d) Trámite protocolario de recibo en el sitio.
e) Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar).
f) Entrega del contratista de la bitácora, del registro fotográfico, de los ensayos de
laboratorio que todavía tenga en su poder, del paz y salvo de la cancelación realizada
a los trabajadores por concepto de salarios y prestaciones sociales.
g) Entrega final al usuario.

12. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El interventor deberá elaborar el proyecto de liquidación definitiva a la terminación del

contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto.

De conformidad con lo establecido en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 en

concordancia con el artículo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los contratos
de tracto sucesivo cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás
que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con las partes
contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de
condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento
de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto
Administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga .

A su turno, se procederá a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Municipio,
mediante resolución motivada, susceptible del recurso de reposición, cuando el contratista
no se presente a la liquidación por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso
sobre el contenido de la misma.

El término para la liquidación unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44, arriba

citado: En los que requieran liquidación y esta sea efectuada unilateralmente por la
administración, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del
plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado
podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar
dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar;...

En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidación
del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo
contractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda la
inspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deberá presentar informe final ya
tratado en precedencia, anexo al acta de liquidación, la cual deberá contener: el objeto del
contrato, el plazo de ejecución del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el día de
aprobación de la garantía única, los datos de las adiciones, la información relacionada con
las prórrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o
bienes recibidos.

El interventor tendrá la responsabilidad de remitir al Municipio los documentos

relacionados a continuación, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato
dentro del procedimiento de liquidación de contratos.
 APLICACIÓN
SEGÚN TIPO DE
CONTRATO

Estudios diseños
y construcción
Construcción
Interventoría

Suministro
Estudios y
NOMBRE DEL DOCUMENTO

diseños
Acta de terminación del contrato X X X X
Acta de entrega y recibo final del contrato X X X X
Proyecto de liquidación del contrato X X X x
Acta de terminación del contrato de interventoría X
Acta de entrega y recibo final de interventoría X
Proyecto de liquidación contrato de interventoría X
Evaluación de proveedores X
Informe final de interventoría con sus respectivos soportes X X X X X
Garantías actualizadas X X X X X
Otros que se requieran de acuerdo a las reglas del contrato X X X X X

13. REGISTROS

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Lista de chequeo de asesoría jurídica

Acta de iniciación contrato de interventoría
Acta de iniciación contrato
Acta de iniciación contrato de estudio, diseño y construcción
Acta de aprobación de estudios y diseños e iniciación de ejecución de construcción
Plan de inversión de anticipo
Informe de buen manejo e inversión del anticipo
Balance de ejecución presupuestal
Acta de conformación e inicio de veeduría
Análisis de precios unitarios
Acta de cambio de especificaciones
Relación de documentos
Relación de planos
Acta de recibo parcial
Comparación y concepto de aprobación de ítem no previstos
Acta de seguimiento de contrato
Solicitud de adición y prorroga
Control de equipos de medición
Control de inspección y ensayos
Informe semanal de interventoría
Informe ejecutivo mensual de interventoría
Informe estado general del contrato
Control de la programación del contrato
Control de equipos
Control de personal
Control de seguridad industrial
Acta de recibo de veeduría
Correspondencia
Acta de terminación del contrato
Acta de entrega y de recibo final del contrato
Proyecto de liquidación del contrato
Acta de terminación del contrato de interventoría
Acta de entrega y recibo final del contrato de interventoría
Proyecto de liquidación contrato de interventoría
Registro fotográfico
Evaluación de proveedores de bienes y servicios
Acta de recibo y aprobación de estudios y diseños
Acta de aprobación de cambio de personal mínimo requerido para la ejecución del
contrato
Acta de modificación de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

14. CONTROLES

Con el fin de establecer oportunamente las irregularidades e inconvenientes que se

presenten durante la ejecución del contrato, y aplicar las medidas correctivas necesarias,
el interventor, de acuerdo a la naturaleza de la interventoría, puede ejercer controles
sobre:

a) El presupuesto.
b) Los costos.
c) La programación.
d) La calidad de los materiales, bien o servicio.
e) La mano de obra.
f) Las herramientas y equipos.
g) Los aspectos legales.
h) Los aspectos financieros.
i) La calidad.
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