ACTA 63-01

REUNION DE INICIO DEL PROYECTO

SISTEMA DE INFORMACIÓN COMERCIAL

NOMBRE DEL PROYECTO
EMPRESARIAL
FECHA 14 de Agosto de 2009
HORA 3:30 p.m.
LUGAR CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ – 6to PISO

1. ASISTENTES

NOMBRE CARGO / EMPRESA

Carlos Méndez
Fabiola Morales
Harold Moncayo
Rafael Ángel Ramos
Carlos Reyes Reyes
Andrea Pardo Bautista
Juan Carlos Faillace
Director Depto. de Sistemas / CCB
Arquitecta de Datos / CCB
Director de Proyecto / CCB
Asistente de Planeación / CCB
Director de Proyecto / SoftManagement S.A.
Ingeniera Funcional / SoftManagement S.A.
Ingeniero de Diseño Desarrollo / SoftManagement
S.A.

2. TEMAS TRATADOS Y DECISIONES TOMADAS EN LA REUNIÓN

El objetivo de la reunión es dar inicio formal al proyecto del SISTEMA DE INFORMACION

COMERCIAL EMPRESARIAL acordado entre la Cámara de Comercio de Bogotá y
SoftManagement.

La reunión se llevó a cabo en el siguiente orden, llegando a las siguientes conclusiones y

compromisos:

1. Presentación del Equipo de Trabajo:

Por parte de la CCB:

• CARLOS MENDEZ - DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE SITEMAS:
carlosm@ccb.org.co
• FABIOLA MORALES - ARQUITECTA DE DATOS (REVISORA DE LOS CASOS
DE USO Y WEB SERVICES): dba2@ccb.org.co
• RAFAEL ANGEL - LIDER FUNCIONAL (aunque temporalmente se encuentra por
fuera del proyecto, el Doctor Harold Moncayo se comprometió incorporarlo en la
brevedad posible al proyecto dado que el Señor Rafael fue quien participó en el
levantamiento de información del sistema): 80831619@ccb.org.co
• HAROLD MONCAYO - DIRECTOR DE PROYECTO: jefediseno@ccb.org.co

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Por parte de SOFTMANAGEMENT:
• JUAN CARLOS FAILLACE - ING DISEÑO DESARROLLO:
jfaillace@softmanagement.com.co
• EDUARDO CAMARGO - ING DISEÑO DESARROLLO:
ecamargo@softmanagement.com.co
• ANDREA PARDO - ING. FUNCIONAL: apardo@softmanagement.com.co
• CARLOS REYES - DIRECTOR DE PROYECTO: creyes@softmanagement.com.co
• UN INGENIERO DE DESARROLLO ADICIONAL

Luego de la presentación, el Ingeniero Carlos mencionó algunos aspectos claves que se

deben tener en cuenta durante el desarrollo del proyecto, dichos aspectos se mencionan
a continuación:

1. Cámara de Comercio cuenta con una metodología de desarrollo que obliga a

centrar el desarrollo y la documentación en casos de uso, lo que implica que a
medida que se avance en el proyecto se deben ir actualizando los casos de uso
entregados. Se realizó el compromiso de entrega de la última versión de los casos
de uso el día martes 18 de Agosto.
2. La guía para el desarrollo del proyecto será el cronograma desarrollado por
SoftManagement, revisado y aprobado entre las partes, se recomienda estricto
cumplimiento en las fechas estipuladas en el cronograma.
3. El desarrollo de la aplicación debe estar regido por los estándares y plantillas
propios de la cámara.
4. Se solicita incluir dentro del cronograma una reunión con el área de
comunicaciones en la etapa de levantamiento de información con el fin de revisar
los estándares, marcadores, herramienta de administración de contenidos y
calificación del sitio que se va a manejar en el proyecto, confirman que convocaran
la participación de las personas de comunicaciones para la próxima reunión con el
fin de darles a conocer el inicio formal del proyecto pero se acuerda que se
convocará una reunión posterior exclusiva para manejar los temas de
presentación.

2. Fecha de Inicio del Proyecto y Duración

Dado que el proyecto debió haber empezado en días pasados, pero por temas de índole
jurídica no había sido posible formalizar la contratación, se acordó entre las partes que el
inicio del proyecto será el día de hoy 14 de Agosto con una fecha prevista de finalización
21 de Diciembre y una duración total de 4 meses y una semana. Es importante resaltar
que la fecha de terminación del proyecto debe ser exacta debido a la salida de vacaciones
colectivas de los funcionarios de la Cámara de Comercio.

3. Explicación de la Metodología de SoftManagement

El Ingeniero Carlos Reyes realizó una breve descripción de la metodología utilizada por
SoftManagement para el desarrollo de los proyectos, resalto el manejo dado dentro del
Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de los siguientes puntos:

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 • Dentro del SGC se estipula el manejo de determinado tipo de actas, existen las
actas de seguimiento con el cliente y las actas de trabajo, se aclaró que las actas
de trabajo van a ser las utilizadas en el diario de las reuniones y las de
seguimiento cuando se realicen las reuniones de revisión de avance del proyecto.
• Al interior del proyecto y por la metodología de desarrollo adoptada por Soft, se
maneja el concepto de iteraciones y entregas constantes al cliente, este tema se
ve reflejado en el cronograma establecido por el equipo de desarrollo pero se hace
la salvedad que los tiempos deben ser validados por el equipo de trabajo de la
Cámara.

4. Reuniones de Seguimiento

Se acordó que las reuniones de seguimiento para revisar el avance del proyecto se
realizarán los días Jueves de 3 a 5 de la tarde.

5. Herramienta de Configuración

Para el manejo de control de versiones de las fuentes se tendrá a disposición la

herramienta Source Safe que provee la Cámara de Comercio, para el repositorio de
documentos se creará una carpeta compartida en el servidor de la cámara donde se
almacenará toda la documentación del proyecto con todas las versiones existentes de
estos, se acordó que NO se iba a utilizar ninguna herramienta de configuración para los
documentos pero SI se manejará el versionamiento manual en la carpeta compartida del
servidor que Cámara creará para tal fin.

6. Ambiente de Desarrollo y Pruebas, Herramienta de Desarrollo

Actualmente la Cámara de comercio maneja en un solo servidor el ambiente de pruebas y

el de desarrollo pero se encuentran separadas sus bases de datos, se acordó que para el
proyecto se manejará la misma estructura. Adicionalmente, se aseguró que la herramienta
de desarrollo será Visual Studio 2008, framework 3.5 y base de datos SQL2005, pero se
sugirió el uso de herramientas que generen una aplicación rica en facilidades como por
ejemplo uso de AJAX para los mensajes.

7. Aspectos Varios

• Por facilidad en el acceso a la información de la base de datos, interacción con

otros sistemas y administrador de contenidos a utilizar en el desarrollo del
proyecto, se llegó a un acuerdo entre las partes para desarrollar el proyecto en las
instalaciones de Cámara de Comercio, en dicho acuerdo se estableció que Soft
colocará los equipos de trabajo y la papelería necesaria y Cámara dispondrá los
puestos de trabajo, una impresora, una gaveta y los accesos especificados por
Soft.
• El Ingeniero Carlos solicitó el envío de los datos personales del equipo de trabajo
con el fin de gestionar las tarjetas de ingreso, así como se comprometió gestionar
los accesos de los equipos a la red y a los directorios necesarios.

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 • Se aclaró que para el ingreso de equipos grandes se debe traer el listado de los
seriales de todos los implementos (mouse, pantalla, teclado y cpu)
• Se acordó que según el cronograma se va a llevar a cabo el próximo jueves 20 de
Agosto la revisión del plan de administración del proyecto de 2:30 a 5:30, la
Ingeniera Andrea Pardo se comprometió a enviar la citación a través del Outlook.
• Se acordó que las actas van a ser desarrolladas por la Ingeniera Andrea Pardo
quien la enviará para revisión por parte de los asistentes, se acordó que si no se
reciben comentarios luego de 48 horas de enviada el acta se dará por aceptado su
contenido y se llevará a cabo su firma en la siguiente reunión. Se deberán imprimir
tres copias del acta y se deberán escanear para ser guardadas en el repositorio
documental de la cámara y de SoftManagement.
• Se determinó que el nombre del sistema será SICO – SISTEMA DE
INFORMACION COMERCIAL y la sigla del sistema deberá anteceder todos los
mensajes que se envíen a través de correo electrónico.
• Sobre el tema de estándares la Cámara se comprometió a enviar los estándares
de diseño gráfico, documentación y base de datos el día martes 18 de agosto al
equipo de trabajo de SoftManagement. Se aclaró que la Cámara no maneja
estándares para el código por lo tanto se utilizarán los de Soft.
• Se acordó que dado el caso que el Ingeniero Carlos no pueda asistir a las
reuniones de seguimiento, la Ingeniera Fabiola asistirá en representación de los
dos y la ausencia del Ingeniero no será causal de cancelación de la reunión.
• Se acordó que las certificaciones que se vayan a realizar o las peticiones que
vengan a través de correos, deberán ser trasladadas a documentos que se
guardarán en el servidor con el fin de tener un respaldo de las solicitudes y
certificaciones, la firma de dichos eventos tendrá lugar en las actas de seguimiento
o reuniones posteriores que se lleven a cabo.
• Dentro del plan de riesgos se debe tener en cuenta riesgos relacionados con:
o Rotación del equipo de trabajo
o Pérdida de información suministrada a través de correos y que no haya
sido copiada a un documento.
o Previsión de recursos para pruebas por parte de la CCB.
• Se solicita adicionar dentro del plan de pruebas la fecha exacta de elaboración de
las pruebas de usuario así como de las aprobaciones y especificar el número de
personas con su respectivo perfil para poder informar a los usuarios involucrados
con mínimo con dos semanas de anticipación.
• Los aspectos referentes a comunicaciones, cronograma, riesgos, alcance,
metodología, plan de calidad, plan de pruebas y plan de configuración del proyecto
serán vistos en la siguiente reunión.

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3. COMPROMISOS PACTADOS

FECHA
FECHA REAL DE
DESCRIPCION RESPONSABLE PREVISTA DE VoBo
CUMPLIMIENTO
CUMPLIMIENTO
Convocatoria para
reunión con el área de Rafael Ángel
comunicaciones
Entrega última versión
Rafael Ángel 18/08/09
de los Casos de Uso
Envío Citación para
reunión del Jueves 20 de Andrea Pardo 18/08/09 18/08/09 OK
Agosto
Entrega de estándares
de diseño gráfico,
Rafael Ángel 18/08/09
documentación y base
de datos
Creación de carpeta
compartida en el
Carlos Méndez 18/08/09
servidor para almacenar
la documentación
Desarrollo y envío del
Andrea Pardo 18/08/09 18/08/09 OK
acta de inicio

FIRMADO:

NOMBRE CARGO FIRMA

Director Depto. de
Carlos Méndez
Sistemas / CCB

Arquitecta de Datos /
Fabiola Morales
CCB

Director de Proyecto /
Harold Moncayo
CCB
Asistente de Planeación
Rafael Ángel Ramos
/ CCB
Director de Proyecto /
Carlos Reyes Reyes
SoftManagement S.A.

Ingeniera Funcional /
Andrea Pardo Bautista
SoftManagement S.A.
Ingeniero de Diseño
Juan Carlos Faillace Desarrollo /
SoftManagement S.A.

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