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LapiTacora. DEFINICION: En construccién, la bitécora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se utilza para anotar en ella cualquier situacién que se presente durante el desarrollo de los trabajos de construccién que sea diferente a lo establecido en los ‘anexos técnicos de contratacién, Diciéndolo en otras palabras, se anota en lla todo lo que result dstinto a lo previsto a la firma del contrato, por ejemplo: en caso de existr una escasez de cemento, habia que anotarlo en la bitécora, ya que afecta el programa de obra al ro poderse avanzar en colados, en caso de ocurrr, deberé anotarse también un ‘alza imprevista en el precio del acero, ya que ello tendré repercusiones al incrementar los costes originales; se anotaria también un cambio en las especificaciones de un mueble de bano, puesto que quedaria afectada la calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que afectan los resultados ‘al modificar las condiciones sobre las que se establecié el pacto entre quien fencarga la obra y quien la ejecuta. ‘Anotaciones como las descritas en el parrafo anterior pueden provenit de ‘cualquiera de las partes que firman el contrato, ya que ambas tienen tanto el legitimo derecho como la obligacion de hacertas. La funci6n mas importante de la bitécora para el supervisor, es la de construir una herramienta de control. De hecho, es esa la principal razon por la que fue creada, Permiten mantener las riendas que controlan el avance de la obra y obtener los resultados preconcedidos ‘TEORIA SOBRE EL USO DE LA BITACORA DE OBRA. Hemos seftalado que la bitécora forma parte del contraio de obra, por consiguienta, al termino de los trabajos de construccién, el contenido de la bitécora complementara los terminos y condiciones establecides tanto en el texto ddl contrato, como en los anexos técnicos que son asimismo parte integrante del Contrato. Hemos dicho y ahora reiteramos que la bitécora es el instrumento por ‘excelencia para ejercet el control dela obra a nuestro cargo. Esta gran virtud lleva ‘mplcita también una gran responsabilidad, sobre la cual el supervisor debe tener pena conciencia. Cada uno de los asientos en la biticora es importante. Es posible que muchas de las notas no representan consecuencias posteriores, pero fhunca podremos saber en ese momento cuél de ellas van a convertrse en Significatvas. Por lo tanto, debemos cuidar la elaboracion y el contenido de todos 8 los asientos sin excepcién. Tedricamente, la bitécora de obra es un medio oficial y legal de comunicacién entre las partes que fiman el contrato. Esta vigente durante 2 desarrollo de Ia obra y su titimo objetivo es el de ofcializar todos los elementos que integraran e! finiquito del contrato, un instrumento que, a su vez, trata de la realzacion de costos reales autorizados que determinan el valor final de la obra misma, Es fundamental comprender esta teoria, ya que de ahi parira ta posibildad de un manejo adecuado y profesional de todo el proceso constructvo, con todas las ventajas y conveniencias que representa para el ejecutor, el contratante y para la calidad del producto terminado. Dada la seriedad que debe tener la biticora, su uso debe limitarse a asuntos importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada frecuencia que se utlice como una especie de "buzin de quejas" anotando en ella ‘asuntos no golo intranscendentes, sino de cardcter personal. FORMATOS DE BITACORA DE OBRA Los podemos clasificar en tres tipos: En el primer tipo encontramos el formato disefiando e impreso conformarme a las necesidades de una institucién, una dependencia, o una empresa que contrata obra regularmente, Estas libretas, por lo general ya tiene el numero de copias que son necesarias de acuerdo a las necesidades particulars, e inclusive esté indicado el destino de cada una de dichas copias por ejemplo: departamento de ‘construccion, delegacion regional, jfatura de zona. I segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en las papelerias especialzadas, El tercer tipo serian los formatos improvisados. DE LA FORMA DE LA BITACORA El formato de la bitécora se ajustard a las necesidades de cada proyecto pero en ‘todos los casos deberd cumplir, como minim con lo siguiente: ¥ Utiizar una bitacora por cada contrat. Y La bitécora de la Obra consist en una o més libretas de pastes dures y resistentes. En la pasta principal aparecerd el nombre de Pemex u COrganismo Subsidiario y espacios para indicar el area responsable de la ejecucién de los trabajos, segin sea el caso, el nimero del Contrato, la Descripcién de la Obra y la identificacién Bitécora de Obra y un Renglén ppara el numero de libreta Las primeras hojas incluirén una guia de uso de ro id foliaga ¥ Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos. dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra 0 ‘supervision, en su caso. ¥ Cada juege de original y copias debe estar siempre foliado con nimeros ‘consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicaré el nimero del Contrato de que se trata ¥ Las hojas de copias deben ser desprendibles no asi las ctiginales que ermaneoardn fjas en la libreta de la Bitécora. La primera copia ‘desprendible debera ser para el Contatista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra 0 el Supervisor, ‘en su caso, 7 E! primer folio de la primera ibreta deberd iniciar con la nota de apertura y fen seguida la nota de validacion del uso de la bitécora. El contenido de cada nota debe precisar: nimero, clasificacion, fecha, descripcién del asunto, ubieacién, causa, solucién, _prevencién, ‘consecuencia econdmica, responsabilidad sila hubiere y fecha de atencién, asi como la referencia, en su caso, ala nota que se contesta, bitécora de obra, la cual REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITACORA La residencia de obra y la supervisi6n, asi como el contratista debersn observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitécora, APERTURA ‘Su apertura se haré previamente al comienzo de los trabajos y deberd iniciar con luna nota especial (nota de apertura), relacionando como minimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilos y telsfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptives de los trabajos y las caractersticas del sitio donde se desatroliarén, asi como la inscripcién de los documentos que identifiquen oficaimente al personal técnico que estard facultado como representante de la ‘contratante y del contratista, para la utlizaci6n de la bitacora, indicando a quien o ‘a quienes se deloga esa facultad. Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberd de anotar como minimo lo siguiente: 3s + Nombre de la dependencia, que supervisaré la obra, indicando la diveccién dol proyecto, activo ola regién a la que pertenece. + Numero de! contrato, + Titulo de ia obra y su localizacio. + Nombre © razén social del contratista. + Enel caso de supervision por terceros, anotar los datos del contrato rwspectivo y el nombre de la empresa de supervisién. + Nombre, firma, direccién y teléfono del residente 0 supervisor. + Nombre, firma, dreccion y teléfono del superintendente de construccion del contratista, + Namero dei proyecto 0 su equivalents. + Namero de patda presupuestal + Import de contrato. + Plazo de elecucén dela obra + Fecha de inciacin programada. + Fecha de temminacion programad. + Valor y fecha programada de los antcipos. NUMERACION Y FECHADO DE NOTAS. “Todas las notas deberdn numerarse en forma seriada y fecharse (en el dia en ol que se electie el asiento) consecutivamente respetando sin excepoién ef orden ‘establecido; cerréndolas con nombre y fimmas del residente y/o supervisor y dol ‘superintendente de construccisn del contratista, REDACCION Y ESCRITURA. Las noias 0 asientos deberdn efectuarse ciaramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y uiizando papel carbén o auto reproducible para las copies. ERRORES: Cuando se cometa algin error de escftura, de intencién © redaccién, la nota doberd anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el nimero ‘consecutivo que le corresponda y con la descripién correcta, TACHADURAS Y ENMENDADURAS. Una nota cuye original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, sera ula ‘SOBRE POSICIONES No se debera sobreponer ni afadir texto alguno a las notas de bitacora, ni entre renglones, margenes © cualquier otro sito, de requerirse, se deberd abrir otra nota haciendo referencia a la de orgen. INUTILIZAGION DE ESPACIOS ‘Se deberan cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse e! llenado de las mismas. RETIRO DE COPIAS. Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitacora,lena(s) la(s) hoja(s) 0 cancelados los renglones cortespondientes, los interesados podrén retirar sus respectivas coplas. \VALIDAGIONES Se podrén validar ofcios, minutas, memoranda, circulares. y cualquier otro ‘documento, refiriéndose en notas de bitécora el contenido de los mismos o bien ‘anexando copias. FRECUENCIA Y CANTIDAD DE NOTAS. Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrolo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en ef ccontrato, ‘COMPROMISO DE USO. I compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. ‘Asimismo, deberd utilzarse la bitécora para asuntos trascendentes que deriven dol objeto de los trabajos en cuestion, ANOTACIONES DE LA SUPERVISION Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitaros establecidos en el contrat, 0 la recopcién satisfactoria de la obra. A continuacion se enuncian algunas situaciones ‘que se consideran relevantes para su registro en bitécora, en forma enunciativa, mas no limitativa: Roletivas alos documentos de la obra Y Constancia de entrega al contratista de los pianos, instrucciones 0 cespecificaciones de la obra. ¥ Instrucciones de los trabajos adicionales ylo extraordinaros, soliciténdole el programa, Y Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de a obra, Relativas al plazo y programa de la obra Y- Moaiifcaciones del programa de obra. Estado del tiempo que influya en la obra. Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa, Y Desoriir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo, ¥ Cuando se efectien cambios en especificaciones de ingenieria y alcances. Y Cuando el inmueble en que debera ejecutarse la obra, o la informacién, 0 los acoesos necesatios para realizar el trabajo, no estén disponibles. ¥ Atraso en la contestacién de aciaraciones. ¥ Atraso con respecto a la entrega de ingenieria y/o especficaciones. ¥ Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar. Relativas a la ejecucion de la obra En su caso, nico de cada una de las fases dela obra. Y- Ordenes para que el representante del contatisa se presente en la obra y reuniones periédieas, asi como de los acuerdos y compromises pactados fen dichas reunions. ¥ En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratsta, fecha de llegada, instalacién, interconexion y pruebas. Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, asi ‘como su estado, comparado con lo sefialado en el contrato. Ordenes de correccién por defectos de obra. Equipo descompuesto o inapropiado, Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra. Condiciones de inseguridad, da‘ios al medio ambiente, falta de higione en ‘alguna(s) area(s) de trabajo. ‘Aceidentes presentados en la obra. ¥ Observaciones sobre el cumplmiento e incumplimiento de las actividades crtieas, enunciando razones y/o motivos asi como su terminacién. 'Y- Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, ‘equipo, materiales, herramientas, almacenamientes inadecuades y fallas de calidad ¥ Notifcaciones al contratista de faltas de cumplimiento de! programa y sanciones que se aplcaran, de acuerdo al contrat. Registro de visitas @ la obra, enunciando el motivo de su visita ¥ Constancia de a fecha de recepcién de las estimaciones presentadas por | Contratista 0 su representante para su revision, Y Ordenes de suspension de la obra, si es el caso, indicando la causa y 6rdenes de reiniciacién de la misma. Constancia de devolucién de los materiales sobrantes a los almacenes de ‘producto de modificaciones y cancelaciones. ¥ Cambio de supervisor. ‘Cambio de representante del contratsta. 7 Fecha de la puesta en operacion y fecha del acta de recepcién de la obra. eae < ‘Sobre anotaciones hechas con anteriridad Avisos de incumplimionto de érdenes dadas al contraista Y Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contatista 0 su tepresentante, ¥ Cancelacion 0 cambio de 6rdenes o instrucciones. ANOTACIONES DEL CONTRATISTA O SU REPRESENTANTE. CObservaciones en relacién a las Ordenes que haya recibide del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juico influya en fa ejecucién de la obra 0 modifique las condiciones pactadas en el conirato en particular las que se indican a continuacién: Relativas a los documentos de la obra ‘+ Solletudes de informacién faltante, licencias, permisos, liberacién de bancos © tramos, estudias de factibiidad, planos o croquis de la obra y ‘cualquier otro fatante que sea necesario para el cumplimiento del alcance el contrato, ‘+ Acuse de recibo de planos, espectficaciones y croquis de la obra Relativas al plazo y programa de la obra: ‘+ Acuse de reciba de érdenes relativas al programa de obra, 0 modiicaciones al mismo ‘+ Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacién de plazo ylo madificaciones del programa de obra. ‘+ Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por a ‘supervision sobre demoras y fata de cumplimiento del programa, Rolatvas a la ejecucion de la obra ‘+ Acuse de recibo u observaciones de drdenes de la supervisién relatives @ ‘eorreccién de defectos, procedimientos de construccién y suministro de personal, equipo y materiales, ‘+ Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debia ‘entregar, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio {del representante del contratsta, se aparten de lo prevsio en el contrato, ‘+ Solcitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales © ‘extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto. Recomendaciones especiales Instrucciones que deben referirse en la bitacora ‘+ Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales ylo extraordinarios, ‘cambio de supervisor, notficaciones de retraso en los trabajos, con ‘aplicacién de sanciones, suspensions, reiniciaciones, terminaciones ‘anticipadas y rescisién. ‘Seguimiento de notas e indicaciones ‘+ Debe darse seguimiento a tas notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibiidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrat. Cuando aplique, evar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos fon el aticulo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 0 cusToDIA. Seré responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA Desde la fecha de iniciacin, la bitacora debera estar permanentemente en la obra 4 la disposicién del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y ‘consultas asi como para revision de los auditores y funcionarios que se presenten €en la obra debidamente acreditados. EN SUSPENSIONES DE LA OBRA POR CAUSAS DIVERSAS {A presentarse una suspension de la obra por afectaciones, cierre de accesos yo ‘secuestros de instalaciones, equipo 0 maquinara, el supervisor de la obra deberd ‘considerar la situacién para determinar si recoge la bitacora, en cuyo caso se llevard a las oficinas de la residencia, para que una vez resveltas las situaciones descritas, se regrese ala obra [AL TERMINO DE LA OBRA O POR SUSPENSION DEFINITIVA ‘A terminarse la obra 0 suspenderse en forma defintva, la bitacora sera entregada ala oficina de que resquarda el contrato original, para su custodia, CIERRE DE BITACORA. ‘Ser con una iitima nota especial, en la que se dard por Fniquitada la relacion técnica de campo. Después se procede a fimmar y a anular todas las hojas ‘sobrantes, inuiizéndolas sin arrancarias de la libreta y sta, por conducto de la ‘supervision se anexa al fniquito de la obra 2 REGLAS DE LA SUPERVISION. ORDENES.-E1 uso més frecuente que el supervisor hace de la bitécora de obva fs para ordenar al supervisor lo que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier motno, es monestor ejecutar procedimientos distinios 0 uilizar materiales dferentes a los sefalados en el proyecto ejecutvo. También es frecuente ordenar la aceleracién de un proceso que se retrasa en cuanto a su tiempo 0 secuencia de ejecucién. Consideramos conveniente aciarar que el supervisor nunca soléta, pide © mucho menos suplca por medio de la bitcora CCualquier palabra diferente a "ordenar” representa una dstorsion a la funcién que desempeta y no debe usarse, aunque se hieran susceptbidades CERTIFICACIONES.- En la lbreta de bitécora e! supervisor debe certificaro dar la fe de situaciones © del cumplimiento de Ordenes por inciativa propia o a solicitud del contratista. Recomendamos que siempre que se certiique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitacora, [No esta permitido equivocarse cuando sé esta actuando practicamente en calidad de notario, AUTORIZACIONES.- Es recuente que la supervisién de autorizaciones por Cconducto de la bitacora, De hecho debe hacerse rutinariamente sobre aspectos cticos, come son autorizaciones de colado de concreto, compactaciones de rellenos, bancos de nivel, trazos para la fjacin de vertices de los inmuebles y de todo aspecto critco de cada proyecto en particular. Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos, requiere una cuidadosa revision previa para asegurarse de que todo esta correcto. INFORMACIONES.- Eventualmente, el supervisor utiiza la bitacora para informar al contratista sobre alguna situacién, evento, cambio de personal, visita ofcial, revision especial, ete. Cuando sea necesario asentar una nota de este tipo debemos observar como tnica regla el que se anctara en la bitécora Unicamente las informaciones que represente afectacion al programa, al presupuesto o a la calidad de la obra PREVENCIONES.- Es muy saludable en asuntos de construccion el prevenir situaciones o antciparse a posibles problemas, El uso de la bitacora por parte del ‘supervisor no debe marginarse de este principio. CONTROL POR BITACORA DE OBRA~ Este tema que, hemos dicho, es el central desde el enfoque de la supervision, en realidad comprende un poco de todos los temas ya que hemos tratado anteriormente, mas un tanto de lo suyo propio. El control entonces ejercera valiéndonos de todos los temas segin las necesidades de cada momento del desarrollo. Cada supervisor tendra su estilo y 2 crterlo panioulares para aprovechar lo expuesto dosiicando debidamente las ‘opciones. Lo tnieo que restaria por tratar es el procedimiento que debe ‘observarse cuando nos encontramos con un contatista que se niega a obedecer las érdenes 0 hace caso omiso de las mismas. Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo, pero desgraciadamente abundan aquellas en las que la ‘supervision carece de recursos para manejar el problema, y en no pocos casos termina representando un papel realmente lastimero al quedar atrapado en un juego establecido por el coniratista para su propio beneficio. Procederemos a ‘exponer un procedimiente adecuado, pero antes recordamos o hacemos saber & los sefiores supervieores que ante Un contratsta que se revela contra el orden establecido se debe, antos que nada, conservar la serenidad y actuar inteligentemente. Los pasos a seguir son los siguientes: |.-Teda parte de una orden rutinaria 0 extraordinaria que se le da al contratista por medio de la bitécora de obra, precisa para que la orden proceda, que la ‘supervision mencione en la nota un plan razonable para su cumplimiento, IL- Una vez veneido el plazo concedido y habiendo comprobado que no se atendié la orden emitida, procederemos a asentar una segunda nota en la bitécora, haciendo referencia a la primera y concediendo un nuevo piazo, igual o menor que la anterior. Simutténeamente debera informarse del asunto a nuestros superiores. Por ultimo se trata de convencer con amabiidad al contratista para que cumpia con su obiigacién y nos exprese el motivo por el que se resiste a cumpliia, Si en su explicacién encontramos argumentos soidos y/o convincentes, debemios ser razonables y reconsiderar la orden, ya sea para amplarie el plazo o bien para buscar alguna solucién al problema en su conjunto para no dejar cabos sueltos. Cuando se presente un caso asi, debemos tener mucho cuidado en que los _argumentes sean realmente razonables. - Sillegase a vencerse el segundo plazo concedido, procederemos a sentar una Uma nota en la btcora, haciendo referencia a las notas anteriores, culminando 2 Ia atencién inmediata del problema y sefialando una sancién en caso de no ‘actuar conforme a lo ordenado en un nuevo plazo que deberd ser, de preferencia, menor al segundo concedido (en caso extremo seran de la misma duracion que el ‘segundo. Las sanciones mds apropiadas y efectivas serdn las de no autorizar la tstimacién inmediata, el no conceder prorrogas, y la mas dréstica puede ser la Tescisién del contrato por incumplimiento. Desde luego puede haber muchas otras 93 Use dependera de las crcunstancias, del tipo de obra y del citerio del Procederemos después a informar a los superiores y, de comin acuerdo con ellos, 'e optard por algunas de las siguientes alternativas: Citar @ una reunién urgent al personal técnico directive de la constructora para tratar el asunto, Esta reunién debe convocarse para la fecha més préxima posible y conviene hacerlo, ademas de por via telefénica, por escrito y con acuse de ‘ecibo, y con copias marcadas para el director general de la constructora y para el ‘contratante, En esta reunion se tratara de resolver, por medio de la cordiaidad, pero en forma inflexible, el problema, Encontraremos en ella, ademas, ocasin para poner al tanto de los acontecimientos a los directvos de la constructora, los ‘cuales es comin que no estén al tanto © que tengan versiones deformadas de estos problemas de parte de eu personal de campo, o bien actian en total acuerdo con ellos, Indudablemente que la presién ejercida en la reunién motivara un cambio en la resistencia offecida. En caso de que hubiera ignorancia de los hechos, se reclamara al residente su actitud inconveniente y tendré que someterse a la orden ‘establecida en la obra. Ademas, para la supervsién, quedara el precedente en ‘contra del residente y, en caso de repetrse un caso de esta naturaleza, quedara expuesto a que se solcite su susttucion. La segunda alternativa consiste en el mismo procedimiento, pero por medio de fcios. Esta tiene efectos més limitadoe y més lontos, pero es también muy dtl y ‘iene la ventaja de dejar huella por escrito. REGLAS DE LA RESIDENCIA DE OBRA 4 _SOLICITUDES: la residencia de obra utiiza la lbreta para solictar a la ‘supervision elementos necesarios para ejecutar la obra, Esta forma de uso es mas frecuente por parte del personal de campo del contrato, También se comprende ‘ene este tipo de uso, las solicitudes de autorizacién, de ceriicacion, de constancia, de informacién y de revision, por medio de las cuales el contratsta hhace peticiones de Visto Bueno de los trabajos que realiza, visto bueno que la serie otorgado, le exime de total responsabilidad sobre lo ejecutado, Y decimos total, porque una vez aceptado por la supervision, la responsabildad se compart, ‘aunque el dltimo responsable seguira siendo el contraista. Al menos asi tendra ‘atenuante a su favor. 2._ACEPTACIONES: en ta bitacora, el contraista acepta érdenes o instrucciones: ‘iradas por la supervision, e implictamente ¢e obliga a cumplilo requerido. Ahora bien, si no esté totalmente en acuerdo en lo ordenado, tiene derecho a aceptar bajo protesta, pero es necesario que en la nota siguiente exponga los motivos por los que esta tolalmente de acuerdo y podra, si lo desea, solicter una teconsideracién de lo ordenado, © bien una explicacién de los motives que impiden que se atienda a su solicit. 3_INCONFORMIDADES: en caso de que el coniratsta este en total desacuerdo ‘con fo orden que recibe, podré recurtr a asentar la inconformidad. Desde luego ‘que tendré que explicar suficientemente los motives, ya que la inconformidad leva explcta la solicitud de anulacion La supervision esté obligada a contestar ya sea anulando., modificando 0 reiterando la orden. En el ditimo caso deberd darse una amplia explicacién de i razones que obligan a la reiteracién En el caso de que la supervsién no conteste la inconformidad., el contratista podra solictar respuesta repetidamente y asi tampoco da resultado, tendré opcién de recurrir a un procedimiento como el presentado para la supervsién en ef punto6 de esta relacion, denominado control por bitécora de obra, con la diferencia de que solicitara la reunién en vez de convocarla, y que en caso de no ser fescuchado podré recurir, en ultima instancia, al contratante y la a demanda legal, siel caso lo ameritay asi lo considera necesario el contratista en defensa legitima de sus intereses. En una situacion de esta naturaleza la supervisién se verd e graves dificultades #1 no tione elementos suficientes y amplios para apoyar su postura, y pero aun si ‘actud con negigencia e responsabilidad al no contestar ala inconformidad, 4._EXIGENCIAS: en algunas ocasiones ol contratista pueden exigir por medio de la bitécora, Estas ocasiones se presentan cuando la supervision, por aigin motivo injustificado, no solo le entrega soluciones a problemas concretos de la obra, y debido a esto se retrasan los trabajos lesionando jos intereses del contratista por retraso del programa o por a provocacién de tiempos muertos que mantengan & los trabajadores inactivos, sin el reconocimiento economico correspondiente. Lo ‘mismo es aplicable cuando la supervision ah ofrecido ofcialmente una solucién y ‘no ha cumplido. 5._ ADVERETENCIAS: existen la posibilidad de que el contraista asionte en la bitacora advertencias cuando se le ordene aigo que a su juicio pueden acarrear determinadas consecuencias. También se puede presentar a ocasién cuando nos 95 ‘ele suministre informacion o elementos necesarios a tiempo, lo cual pude tener ‘efectos negativos 0 lesivos posteriormente. ‘Aqui terminamos la exposicion de las reglas principales sobre el uso regular de ta bitécora de obra. La intencién ha sido incluir en estas reglas las situaciones que se presentan con mayor frecuencia y en caso de ocurrr algo extraordinario, nuestra recomendacién es que el supervisor recura a su coordinadoro jefe de supervision par decidir el procedimianto a seguir, que sea adecuado a las circunstancias particulares de la obra en cuestion y la situacion extraordinaria. Nunca actuemos ‘s0los cuando los acontecimientos salgan del acuse normal o del previsto durante ‘el desarrollo dela obra. APERTURA DE LIBRETA DE BITACORA La apertura de lberta de bitacora se realiza con un primer asiento en el cual se ‘menciona el principio de la relacion entre las partes (esto significa que no coincida con e! inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efectia dias antes do! arranque de los trabajos y en poco s casos, en forma incorrecta pero frecuente, 1a ‘obra $e nica antes de que se designe los supervisores). En otras palabras, la apertura de la bitécora indica el inicio de la relacién entre los representantes del contratante y el personal de campo de la empresa cconstructora. De esta manera queda definda la apertura. El lo que respecta al ‘contenido de este primer asiento, diremos que en el deben relacionarse los siguientes datos: Primeramente los datos de las partes: nombres de las empresas, direcciones y teléfonos. Después, los datos indicativos del contrato y su alcance, en la forma eseriptiva mas precisan posible. ‘A continuacién una deseripcién detallada del terreno o lugar en donde se levaran ‘2 cabo los trabajos, incluyendo todas las caracteristicas principales y las pariculares que se odserven y que se considere que pude afectar de alguna manera la ejecucién de los trabajos a realizarse. Esta parte de la nota de apertura ‘es muy poco acostumbrada, pero la consideramos fundamental, sobre todo porque protege la primera intervencion de la supervision de la obra. En caso de que la supervision se desine cuando la obra ya ha sido iniciada, en ‘este lugar se debe anotar un corte completa de los trabajos ya realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre iregularidades observadas durante la primera revision, quedando asi deslindada nuestra responsabilidad a partir de este momento, 96 La siguiente parte de la nota de apertura debe ser la deciaracién de inicio de bitaeora, Por Ultimo se hard el registro de las personas autorizadas, el cual debe ‘comprender un minimo de dos por cada una de las partes. Como ya hemos. mencionado, las mas convenientes son la supervision responsable y su ‘cootdinador o jefe de supervision, y por la contatista, el residente a cargo del Ccontrato el superintendente o gerente tcnico 0 de construccién. CIERRE DE BITACORA Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la ‘entrega de la misma, y cuando ya no queda ningun pendiente, 0 sea que todas | notas sin excepeién han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o clerre de la bitécora, Esta ultima nota debe expresar que por medio de ella se da por finiqutada la Telacién técnica de campo, habiendose cumplido en todo lo que en ella se consigno, Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrante inulizandolas sin arrancarias de la libreta y esta, por conducto de la supervision, se anexa al fniquio de la obra, a quien la guardara en su archivo para cualquier aciaracién posterior. Con esto damos por terminada la obra en lo que @ ‘actividades d campo se refiere. ‘IPOS DE NOTAS Y EJEMPLOS Los tipos de notas de btacora ya han sido clasificados en la reglas. En este ‘capitulo haremos un andlisis del contenido que deben tener cada una de las notas ‘segin su tipo. iniciaremos este andlisis por la nota mas compleja.se trata de a ‘orden de correccién de un elemento que ha sido ejecutado con efectos. Primero procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe contener el asiento: 4._ CLASIFICACION DE NOTA: las primeras palabras del asiento debe referee «la finalidad de la nota. En este caso se tralara de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo:” se ordena’, en ottos casos, “se informa’ o bien "se certifca’. 2. DESCRIPCION DEL ASUNTO: a continuacién escribimos el asunto que ‘motivo la nota. La redaccién tio seria, por ejemplo: la reparacion de la asta de lo tosa, ola substitucion del plano, Se trata en esta parte de expresar el motivo de la orden que se emite. 7 3__ UBICACION: consiste en mencionar la ubicacién del elemento al que nos Teferimos. Lo delicado de esto parece cuando se trata de u elemento repetido muchas veces, por ejemplo, rabes y muros. Por lo reiteratvo de la mencién de ‘estos elementos es preciso mencionar su ubicacién con datos suficientes para que ‘8e pueda localizar sin equivocos. Por lo tanto es indispensable indicar la ubicacién en forma muy clara de manera que no se presenten en ninguna forma a permitir eludir responsabilidades al ‘argumentarse, por ejemplo: “es que yo habia entendido que era del otro lado’, 0 bien "como no esté muy claro’, “Yo crel que se trataba del otro edificio’, o a veces: “pensé que era en el tereer nivel y no en el quinto’. Para evitar problemas Indiquemos con toda claridad. Mas vale exagerar que pecar por falta de datos. 4._ CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuacién de la ubicacién tenemos que ‘mencionar las causas del probleme, en forma breve pero abarcando con precision coales fueron las causa y refiiendo éstas a lao a las especificaciones o planos que ‘no fueron observados y cumplidos, por lo cual se motivo el error o a deficienci. Un ejemplo seria: las oquedades en la contra trabe fueron causadas por el uso de agregados de tamaro méximo de 1 cuando que en la especificacién del plano estructural, ES-01 dice que el agregado maximo sera de %". Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo lo necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de escribir en la bitécora lo que es ‘absolutamente cierto Habré ccasiones en que esta investigacién nos obigue a consuitar al calculista © al especiaista externo, a los fabricantes o a quienes sea necesario hasta conocer la verdadera cauda de la deficiencia y poder emir el dictamen, Estos casos extremos pueden presentarse, pero el proceso de investigacién se inicia aplicando nuestros conacimientos ¢ interrogando al contratista al respecto y de no encontrar respuestas salisfactorias, en segunda instancia recurriendo & nuestros superiores y al responsable del proyecto y de las especifcaciones, y por Uitimo a ayudes extemas. Lo realmente importante es encontrar las causas. 5._ SOLUCION EXIGIDA: e! siguiente paso consiste en anotar la solucion que dobe efectuarse para subsanar el problema. Para esa solucion debemos proceder paralelamente y en forma idéntica a como la indicamos en el parrafo anterior, con tl fin de determinar las causas del problema, Unicamente afiadiremos que es preciso anotar en la bitécora todos los datos ecesarios para su cotreccién, De hecho habremos de generara una 96 cespecificacion completa y particular y, si fuese necesari, se haré referencia alas especificaciones generales de la obra, 6__ PLAZO PARA LA SOLUCION: inmediatamente después de la solucién descriotiva, se establece un plazo maximo para su ejecucién. El plazo determinado debe ser factible de cumplrse considerando todos los pasos que implica al proceso. Recomendamos anotarlo sefalando una fecha fia. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema debera estar resvelto. No recomendamos anotar Ccantidades al determinar los plazos, es decir por ejemplo: en Horas 0 para la semana proxima, ya que nos obligamos a hacer cuentas para ‘saber cuando se vence el plazo. 7._PREVENCION: se trata sin duda de la parte més importante de la nota de bitécora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos y podemas afirmar que por medio de ella la supervision crece y ‘cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con caracter preventivo es como ‘se presta un servicio eficiente y profesional. El espirty que domina en la accién preventiva del supervisor se fundamenta on la sigulente refiexién; si hemos encontrado un error o defecto, hemos investigado las ccausas y determinado una solucion para subsanario, ,Por qué no aprovechamos la experiencia y tomamos las medidas necesarias para que no wielva a presentarse ctro caso igual? ‘Ahorremos dinero, evitaremos pérdidas de tiempo, no nos veremos en ta ecesidad de hacet remiendos y rabajaremos menos, todo en beneficio directo de la obra, del propietario, del constructor y del supervisor. Como se pude constar, todas los efectos son positives y sanos. Asentar la parte preventiva de la nota de bitacora tiene cierto grado de dificultad, debido a que es hecesario meditar la forma en que es mas conveniente realizar el trabajo que nos ‘ocupa, requiriéndose analizar el proceso hasta observar ese proceso durante su ejecucién, en busca de elementos que nos permitan perfeccionario y racionalizaro, ‘Asi mismo es recomendable consultar el respecto con el residente de la obra. Es ‘cl quien finalmente seré el responsable de efectuar las modticaciones preventivas y nada seria mejor que el aceptar de antemano y que participe en la elaboracion de la solucién que habré de dictarse. 9 8. RESPONSABILIDADES DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS ECONOMICAS: Ia tia parte del texto de la nota de bitécora corresponde a sefialar quien cubrra el costo de las modiffcaciones, reparaciones, substituciones solo que represente ‘econdmicamente la nota misma, Por lo general y salvo contadas excepciones, se genera con las érdenes emitidas Un costo extra, sobre todo si son reparaciones o substituciones. Debe sefialarse fen la nota quine es el que debe pagar esto. Et cargo podria al contratista si ocure que por haber observado el plano ono haber seguido e! procedimiento indicado en las especificaciones, 0 bien por no haber utiizado los materiales indicados en el presupuesto, fue el quien genero et problema, y seré con cargo al contratante cuando se trate de modificaciones a los planos, especiicaciones o materiales, inclusive cambios de proyecto, 0 cuando hhabiéndose seguido debidamente las instrucciones de la espectficacion y ‘empleado los materiales aprobados, el resultado fue dlstinto y no es posible lograr lo que se piso. En cualquiera de los casos la supervisi6n deberd cuantificar los volimenes de materiales y trabajo y anotarlos en la bitécora. En caso de tener autotizaciones para todos los conceptos ineluidos en cada caso particular, debera anotar también el costo inicial ‘Sobre lo dicho eabe la posiblidad de que algunos se pregunten zque caso tiene ‘anotar el casto,o los elementos del costo, cuando el cargo es al contratista? Hay Cierta razin para esta objeciin. En realidad no es necesario, pero si queremos llevar nuestro trabajo con la mayor perfeccién, estos datos no serviran posteriormente para acumularlos y mostrarle al contatista a cuanto asciende el ‘costo de sus errores y defectos, y de esta manera acabaremos con discusiones frecuentes cuando intentan que se les reconozca perdidas porque, argumentan, no era posible construi la obra en cuestién y obtener una utlidad decorosa, Los datos citados también nos servran en caso de que se presentan el improbable caso de que el contratante les reconozca un pago que se habia cargado en su contrato. Como se pude constatarse, hemos dejado fa parte del costo al final de ia nota de bitécora. No es fortuto, Se precede asi para que cuando se elabora el finiquto se nos faite el trabajo, en vez de andar buscando el costo entre todos el texto de cada nota, bastara con leer el dkimos renglon de cada una, 9._croquis explicativo: se recomienda dibujara en la bitécora uno 0 varios croquis {que acompafien al texto como auxiliares para mejorara la compresién, 200 En situaciones especiales pueden ser indispensables dibujar un croquis de tal tamano que no quepa en la hoja de bitécora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en una hoja aparte; se valida después el dbujo con la fma de cada una de las partes bajo un texto de debe decir: esto croquis forma parte de la nota X de la pagina No. Y de la bitécora de obra del contrato..... A continuacién se le manda sacar las copias necesari Una vez obtenidas se anexan ala bitécora en el sito respectvo (original y copias), indicando an la nota de biticora que se adjunta e croquis respective engrapado © ‘sa pagina, Por el cumplimisnto de iénticos lineamientos, podemos validar y anexar fotografias, en caso de requertse, con la condicién de tener las reproducciones rnecesarias yfirmar cada una de ellas antes de engraparias a la bitécora, 410_SANCIONES: hemos colocado este tema en decid lugar porque solo lo consideramos cuando las crcunstancias nos obliguen. Afadiremos. que cada una de las sanciones debe ser mecitada analizando sus posibies efectos secundarios, sus consecuencias y su procedencia legal- es decir si, de acuerdo al contrato, el supervisor tiene facultades para aplcar la sancién. Una vez decidido fo que hay que anotar, lo que procede y ya que hemos medio sus efectos, dnicamente nos resta redactar correctamente. Con esto pretendemos desalentar e! uso de la sancién. Sino solo recalcar que se trata de un punto delicado que amerita cuidado en su manejo. ‘Se comprende que una sancién tiene cardcter de amenaza y por lo tanto provoca ‘ataques; midamos bien el alcance de nuestras facultades antes de provocar un ‘ataque innecesario contra nosotras mismos. Ullicemas este recurso siempre que se justiique, 41,_SEGUIMIENTOS: los seguimientos se mansjan fuera de la libreta de bitécora. Son indispensables puesto que se han conoebide plazos a los que se deben viglar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente el residente y lo mas conveniente €s llevarlos en el diario de obra destindndoles una sancién del mismo por medio de tun separador que aislé unas cuantas hojes. En el maigen izquietdo de estas anotaremos consecutivamente los nimeros de fas notas en las que se otorga algiin plazo. Utiizando un renglén para cada una. ‘Seguidamente se describira, en la forma més breve, el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que ‘vence e! plazo. El seguimiento se logra cuando adquirimos el habito de leer todas 101 las mafianas que nolas vencen ese dia para veriicar su cumplimiento. Si el resultado es positive, escribiremos en la hoja de seguimiento “cumplis" y, a continuacién, el numero de nota de bitécora en el que damos. por fniquitado el asunto (nota de cierr). Este seguimiento, levado con orden, nos evita la posibilidad de olvidos cuyas conseouencias habremos de lentamente al termino de la obra, cuando se esté elaborando el friquit. Los otros tipas de notas de bitacora quedan comprendides parcialmente en lo escrito, debido a que se trata de asientos menos complicados. Por ejemplo, una certficacién se reduce a considerar los puntos 1, 2.3 y 9 del andlisis presente, con la particularidad de iniciarse diciendo "se certifca’. Una autorizacion de colado después de la revisién de armados y cimbras es muy simple y pude reducirse a un texto igual o similar a la siguiente: se autorza ot colado de losa ubicada en el cuerpo W, tercer nivel de los ejes A y D en sentido longitudinal, 3 y 5 en sentido transversal una vez que se reviso la cimbra, ‘encontrandose correctos los armados ¢ instalaciones. ‘Si hubiese falld menor se indicara diciendo por ejemplo: “antes de inicar et colado deberdn colocarse tres puntales sobre el ojo B repartides proporcionalmente", © bien, “antes de iniciar el colado deberén calzar el armado en el primer perimetro