Вы находитесь на странице: 1из 182

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования


“РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ”
Иркутский филиал

Кафедра гуманитарных и естественнонаучных дисциплин

Одобрено
Учебно-методическим советом
Иркутского филиала РГТЭУ

Е.А. Михалевич

BUSINESS LETTERS IN ENGLISH


(Part 1)

Учебно - методическое пособие


для студентов очной формы обучения
специальностей
080301 – Коммерция (торговое дело)
080502 – Экономика и управление на предприятии (в торговле)
080105 – Финансы и кредит
080109 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит

Иркутск, 2009
УДК 802.2 (075.8)
ББК 81.2 (англ.)
М69

Представлено к изданию учебно-методическим советом Иркутского


филиала Российского государственного торгово-экономического
университета

Рецензенты: Блудова Т.П., к.п.н., доцент кафедры иностранных


языков ИрГУПС
Литвиненко В.В., к.ф.н., доцент кафедры гуманитарных
и естественно-научных дисциплин ИФ РГТЭУ.

Михалевич Е.А.
М69 Bussiness Letters in English. Часть 1.Учебно-методическое
пособие.- Иркутск, 2009.-74с.

Данное пособие предназначено для студентов экономических


специальностей, овладевших основами английского языка, как для
аудиторной, так и самостоятельной работы. Призвано помочь в
обучении основам делового общения в письменной форме и содержит
основные сведения об особенностях составления и оформления
деловой корреспонденции на английском языке.

Библ. 9 назв.

ББК 81.2 (англ.)

©Михалевич Е.А., 2009

Предисловие
2
Любая форма делового сотрудничества предполагает постоянный
обмен информацией. Несмотря на внедрение и развитие таких
средств коммуникации, как факс, электронная почта, самым
доступным и надежным средством общения продолжает оставаться
письмо. Необходимость написать деловое письмо возникает
постоянно – при заключении деловой сделки и устройстве на работу,
при заказе товара и поздравлении компании с юбилеем. От того,
насколько корректно составлено письмо, во многом зависит успех
решения конкретных вопросов, а значит и всего бизнеса в целом.
Особенностью письменной деловой речи является официально -
деловой стиль, который в не зависимости от языка, отличается
особой консервативностью и традиционностью. Языковые формулы,
разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы
оформления создавались и шлифовались веками. Использование
официально – делового стиля обусловлено тем, что деловое письмо
требует однозначного толкования, в нем совершенно недопустимы
неточности. Кроме того, в официально - деловом стиле имеется ярко
выраженная тенденция к стандартизации, т.е. к четкому
регламентированию форм самых разнообразных документов. И это по
– настоящему необходимо, поскольку только соответствие стандартам
придает документу юридическую силу. Поэтому основной языковой
чертой официально – делового стиля является использование штампов,
клише, устойчивых фраз и предложений, бизнес – идиом. Структура
делового письма также строго определена исторически
сложившимися традициями, познакомить с которыми призвано
предлагаемое пособие.
Цель данного учебно – методического пособия состоит в обучении
основам делового общения в письменной форме и содержит
основные сведения об особенностях составления и оформления
деловой корреспонденции на английском языке.
Пособие рассчитано на студентов экономических
специальностей, овладевших основами английского языка. Оно
может быть использовано как для аудиторной, так и для
самостоятельной работы.
Первая часть пособия “Business Letters in English” содержит два
раздела: “Деловые письма на английском языке (English Business
Letters)” и “Устройство на работу (Job Hunting)”. Каждый раздел
включает общие правила ведения деловой переписки, образцы
писем, словарь деловой лексики, коммуникативную систему заданий,
направленных на развитие навыков письменной речи.
Вторая часть пособия включает следующие темы: “Запрос
(Enquiry)”, “Заказ (Order)”, “Сообщение по электронной почте
(Electronic Mail)”, “Сообщение по факсу (Fax Message)”, “Рекламное
письмо (Advertising Letter)”, “Служебная записка (Memorandum)”.

Третья часть посвящена таким видам деловой корреспонденции


как “Приглашение (Invitation)”, “Извинение (Apology)”,
3
“Поздравление (Congratulation)”, “ Бронирование мест в гостинице,
ресторане и т.п. (Bookings hotel, restraurant, etc.)”, “Рекламация,
претензия, жалоба (Complaints, Claims, Adjustments)”.
Третья часть содержит приложение, включающее справочный
материал: бизнес-идиомы, список наиболее употребляемых в
деловой переписке сокращений.
Надеемся, что предлагаемое пособие будет полезно всем
желающим совершенствовать свои знания делового английского
языка.

Unit 1
Деловые письма на английском языке –
English Business Letters
4
Несмотря на то, что в настоящее время используется множество
способов и средств коммуникации, деловые письма по-прежнему играют
большую роль в обмене информацией, являясь важной частью бизнеса.
Для того чтобы письма способствовали установлению и поддержанию
контактов с деловыми партнерами, необходимо помнить, что деловая
переписка на английском языке осуществляется в соответствии с
определенными правилами, закрепленными традицией. Соблюдение правил
переписки свидетельствует о вежливости и уважении к адресату.
Вот эти требования, которые можно назвать «Правило 5 Cs»:
1. Clearness - ясность
2. Conciseness - краткость (лаконичность)
3. Completeness – завершенность
4. Courtesy - любезность
5. Correctness - грамотность
Деловые письма пишутся по установленной форме, чаще на бланке
компании (organization’s letterhead). Заголовок бланка обычно содержит
следующие данные:
-наименование компании;
-полный почтовый адрес, включая E-mail и Fax;
-контактные телефоны;
-логотип компании.
Иногда в заголовке может содержаться указание на область деятельности
фирмы, имена ее руководителей и т.п.
В структуре делового письма выделяют следующие обязательные
компоненты (sections of the letter):
1. адрес отправителя (the return address)
2. адрес получателя (the addressee или mailing address)
3. ссылка (the reference)
4. дата (the date)
5. обращение (the salutation)
6. текст письма (the body of the letter)
7. комплиментарная концовка (the complimentary closing)
8. приложение (the enclosure)
9. копии (the copies)

Адрес получателя – The Addressee/the mailing address


Адрес получателя или внутренний адрес – это адрес, куда направляется
письмо. Это, обычно, повтор того адреса, который написан на конверте.
Необходимо обратить внимание на порядок оформления английских
адресов, состоящих из следующих последовательных компонентов:
1. титул (Mr., Mrs., Ms., Miss, Messrs., Esq., Prof., General, Reverend и
др.) и имя адресата;
2. должность в компании;
3. название компании;
4. номер (название) дома и название улицы;

5
5. город, почтовое управление (прописными буквами), название
графства (штата);
6. страна, например:
1. Dr. Lester Jameson, Director 2. Ms. Joan Star, Manager
Medical Research Department Personnel Department
Cicero Clinics Foods, Inc.
3148 North Cicero Avenue One East, 95 th street
Chicago, IL 60606 Cincinnati, OH 45216
USA
3. The manager 4. Messr's Hamilton & Jacobs
Devonshire Bank Solicitors
42 Market Street 265 High Holborn
Henton GV22 6DE London WS1 7GS
United Kingdom United Kingdom
Если деловое письмо является конфиденциальным и адресовано
конкретному человеку в фирме, то во внутреннем адресе (в американской
корреспонденции – на конверте) используются следующие пометки:
Confidential, Personal, For the attention of …, Attention of … (Attn:,
Att.), например:
1. Confidential 2. For the attention of
Mrs. Melanie Jackson Mr. John Tyler, Sales Manager
Personnel Director Garden Suppliers Ltd.
Soft Toys Inc. 24 Amber Street
21 Windsor Road Sheffield S44 9DJ
Birmingham B2 5JT
Ссылка – The Reference
Для экономии времени и усиления эффективности деловой
корреспонденции используются ссылки. По форме ссылки бывают
различными, в зависимости от правил той или иной фирмы, и
оформляются отдельной строкой (подчеркиваются или печатаются
заглавными буквами):
OUR REFERENCE AC/DK/156 Наша ссылка AC/DK/156
(аббревиатуры указывают имя того,
кто диктовал письмо, и того, кто
его печатал).
In your reply please mention our В вашем ответе просим
reference CA/DB упомянуть нашу ссылку CA/DB.
OUR FILE NO. 12/16/1865 Наше дело № 12/16/1865
RE: Letter of Credit No. … Касательно: Аккредитив №…
Subject: Your order # 2136 По поводу заказа № 2136
OUR REF: G/f 146 YOUR REF: Наша ссылка G/f 146 Ваша
SD/jr ссылка SD/jr

Дата – The Date


6
Особенно аккуратным необходимо быть при указании даты, т.к.
традиционно принятую запись в русском языке 4.07.07 североамериканцы
прочтут как 7 апреля 2007 года, большинство латиноамериканцев – как 4
июля 2007 года.
Нормой для англоязычных писем принято следующее оформление даты:
12th December, 2009
12 December, 2009
12 Dec., 2009
December 12, 2009
Если в дате письма сначала стоит числительное, а затем месяц и год,
то название месяца отделяется от года запятой. Если название месяца
сокращено, то после него ставится точка, а затем запятая. Если
числительное следует за названием месяца, то оно отделяется запятой.
Названия месяцев, кроме March, May, June, July, часто сокращаются:
January – Jan. September – Sept.
February – Feb. October – Oct.
April – Apr. November – Nov.
August – Aug. December – Dec.

Обращение – The Salutation


Форма обращения зависит от того, в каких отношениях Вы
находитесь с адресатом, и играет ту же роль, какую в разговоре
играют выражения Good morning, Afternoon, Hello и т.п. В настоящее
время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие
формы обращения:
Dear Sir Уважаемый господин
Dear Madam Уважаемая госпожа строго официально

Dear Mr. Smith Уважаемый мистер Смит


Dear Mrs. Brown Уважаемая миссис Браун менее
Dear Miss White Уважаемая мисс Уайт официально

Dear Sirs Уважаемые господа обращение к фирме


Gentlemen
Уважаемый
Dear Office Manager руководитель офиса

Dear Mr. & Mrs. WilsonУважаемые мистер и обращение к


миссис Уилсон супружеской паре
После обращения в Англии обычно ставится запятая, а в переписке с
адресатом из США – двоеточие или двоеточие и тире.
Ниже в таблице приведены обращения, используемые англичанами и
американцами в личной переписке (personal letters):

Persona Formal English American

7
Dear Mr. Brown, My dear Mr. Brown:
Dear Miss. Smith, My dear Miss Smiss:
Dear Mrs. Stockwell, My dear Mrs. Stockwell:
l Informa Dear John,
letters l Dear Mary,
My dear Jane, Dear Jane:
To close
My dear Max, Dear Max:
friends
My dear Miss Brook, Dear Miss Brook:

Помните, что обращение My dear Bob считается более формальным и


менее искренним, чем Dear Bob.

Текст письма – The Body of the Letter


Текст письма следует разбивать на абзацы таким образом, чтобы
каждый абзац содержал особую тему, требующую отдельного внимания.
В деловой корреспонденции не принято употребление сокращенных
форм типа: I‘m (I am), can‘t (can not), haven‘t (have not), we‘ll (we shall) и
т.п.
Наиболее характерной формой изложения деловых писем
является изложение от первого лица множественного числа,
например:
We shall appreciate it if you send Мы будем Вам благодарны,
us a more detailed description… если Вы вышлите нам более
детальное описание…
We are in the for … Мы имеем намерение купить…
Please send us samples of … Пожалуйста, вышлите нам
образцы…

Комплиментарная концовка –The Complimentary Closing


Комплиментарная концовка представляет собой вежливое
прощание и подпись. В качестве прощания (leavetaking) в настоящее
время употребляются следующие формы:
Yours faithfully, С уважением …, строго официально
Yours truly, Искренне Ваш (-а, -и)
Yours very truly,
Truly yours,
Yours sincerely, С уважением …, менее официально
Yours very sincerely, Искренне Ваш (-а, -и)
Sincerely yours,
Cordially yours,
Respectfully yours,

8
Когда адресат хорошо известен, можно использовать формулу
Best wishes, Best regards – С наилучшими пожеланиями.
В частной корреспонденции могут употребляться следующие выражения:
Fondly, С любовью …
Love, Любящий …
Lovingly yours,
Yours affectionaly,
Affectionaly,

Always yours, Ваш,


as ever yours,
Следует обратить внимание, что в наиболее современных форматах
делового американского письма не используются формулы прощания.
После вышеперечисленных формул вежливости следует подпись,
расшифровка подписи (Signature and Signer‘s Identification), должность в
фирме, которые оформляются в четыре строки ниже предыдущего текста:
Yours sincerely,
A. Robertson
(Подпись)
Director
Когда письмо подписывает не тот человек, чье имя указано в письме,
а, например, технический работник, секретарь, то перед напечатанным
именем ставится per pro или просто буквы pp (p.p.) (per procurationem -
по доверенности; от имени и по поручению):
pp Jane Robinson
David Bradly
Managing Director

Приложение – The Enclosure


Если имеется приложение к письму (прейскуранты, реклама и др.), то
в конце письма делается соответствующая пометка: Enclosure (s), Enc.(s)
и указывается вид и количество приложений:
3 Enclosures: Bill of Loading
Insurance Policy
Invoice
Enclosed: Certificate of Quality
3 Приложения: Коносамент
Страховой полис
Счет-фактура
Приложение: Сертификат качества

9
Копии –The Copies
В случае, если отправляются копии письма, указания на адресатов
печатаются после следующих сокращений: cc: (carbon copy), c. (copy) или pc:
(photo copy), xc: (xerox copy).
cc: Mrs. Clayton
copy: Mr. Norman Hyman
pc: D. Dube

Форматы деловых писем – Business Letter Formats


Современная деловая корреспонденция оформляется в соответствии с
тремя наиболее распространенными стилями: блокированный,
неблокированный и полублокированный.
Блокированный стиль/формат – Blocked style/format
Все строки письма печатаются без абзацных отступов, т.е. начинаются
слева, с линии поля. Красная строка (абзацный отступ) отсутствует. Между
абзацами соблюдается пробел в одну строку. Блокированный стиль получил
широкое распространение благодаря своему экономному формату.

4
December 3, 2009
Ms. Eleanor Lang
Christ Community Hospital
1200 West Piedmont Ave.
Oklahoma City. OK 73128
Dear Ms. Lang:
Thank you for your inquiry of November 28 concerning the uniforms of your cafeteria and
security personnel. Yes, we can certainly handle your request.

If it meets with your schedule, we can arrange to pick up all soiled linen on Monday and
Thursday or Tuesday and Friday. All items picked up on Monday will be returned on Thursday:
those picked up on Thursday will be returned on Monday. This rapid turnaround service
permits you to operate with a minimum number of uniforms in your inventory.

All uniforms are washed in mild detergents, which lengthens the life of your linens. Minor tears
or holes are repaired free of charge and areas of heavy stain are carefully hand scrubbed.

You will find our prices are extremely competitive: 55 cents for each shirt, jacket, skin, or
trousers unit. This includes washing and ironing and applies to 100 units or more per pickup.
If less than 100 units are picked up, the price is 50 cents each.

We now service Manor Community Hospital, all branches of Franklin Savings and Loan. The
Quality Auto-Parts
Health-Mor Retirement Homes, and many others. We guarantee your complete satisfaction.
PleaseWest
call or visit our installation today, Ms. Lang, and we can begin service tomorrow.
1500 Fulton Street Philadelphia, Pennsylvania 19102 (215) 555-0550
Sincerely yours.
May 15, 2009
Joan Lyons
Mr.
JoanJohn Baker, Mgr.
Lyons
Sales Manager
Ford Auto Service Center
JL/rm
100 West Conway Blvd.
Philadelphia, Неблокированный
PA 19106 стиль/формат – Unblocked style/format

Dear Соблюдается
Mr. Baker: абзацный отступ (красная строка). Между абзацами делается
пробел в одну
Thank you строку.
for your Дата
interest и заключительные
in stocking строки
our complete line письма
of auto radio, смещены
stereo, andвправо
tape decks. Certainly the Clear Bell product has earned an excellent and well-
deserved reputation.
немногим более чем
We discussed withна половину.
our headquarters your request lo stock 200 units on a
consignment basis. Since your request would be a departure from our usual COD
terms and might cause problems with our other accounts, we feel it is not possible to
comply.
We can, however, offer an alternative. We will ship the order with payment of one
half the total on a COD basis and the balance within 90 days. In both instances, our 2
percent discount will apply.
We do want to work with you in every way possible, Mr. Baker. Please call us collect
and all items will be shipped to you within ten days.

Cordially yours.
Martin Cahill
Martin Cahill 5
Vice President. Sales
MC/bp
CHAFEAlU BABY T0YS, ING.
2511 State Street • Полублокированный
Pecos, New Mexico 87552 •стиль/формат
(505) 555-2500 –Semi-blocked style/format
Полублокированный стиль/формат
October 12, 2009 – разновидность блокированного
стиля/формата. Отсутствует
Mr. Toby Wren, Senior Buyer красная строка. Между абзацами соблюдается
пробел в одну строку.
Gale's Department Адрес отправителя, дата и заключительные строки письма
Stores
смещены
One Northвправо немногим
Hampden Road более чем наполовину.
New York, NY 10024
Dear Ms. Wren:
Although it will require overtime scheduling on our part, we will certainly fill the
special order you called in yesterday. Of course we are delighted that our new
Charming Toddler Line has been received so favorably by your customers.
As you requested, we will ship Order 2150 to your Lincoln Warehouse, and Order
2151 to your Market Terminal. Both shipments will arrive on October 24. Billing
will be on our usual terms plus $450 for the additional labor charge we will incur.
As you recall, we agreed on this sum (45 hours at $10 per hour) in our telephone
conversation of October 11.
It is always a pleasure to do business with you. I am especially happy we were
able to fulfill this emergency request.
Fern Maple
Fern Maple
Production Manager
Cordially
6 yours.
FM/mm
pc: Mgr,, Gale Lincoln Warehouse
Mgr., Gale Market Terminal
Оформление конверта
Правильное оформление конверта играет важную роль, т.к.
производит первое благоприятное или неблагоприятное впечатление на
адресата. На конверте принято указывать адрес отправителя и
получателя, способ отправки и инструкции типа «Регsonal», «Соnfidential,
«Тime-dated Materials».
Адрес получателя пишется в нижнем правом углу. Над адресом
крупными печатными буквами указывают способ отправки:
REGISTERED - Заказное
АIR-МАIL - Авиа
ЕХРRESS-DELIVERY - Со срочной доставкой
TO BE CALLED FOR (POSTE – RESTANTE) - До востребования

Большой конверт

7
PAUL ZAHN
ORTEGA MILLING CORPORATION
99 HIGHWAY 4 2
YUMA 85364

Center line

MR PAUL RITCHIE, DIRECTOR


CONSOLIDATED FARMING EQUIPMENT CO
1524 FIFTH AVENUE
YUMA AZ 85364

Маленький конверт

LINDA ORTIZ
DENNISON ACCOUNTING SERVICED
39628 NE 28TH ST
SEATTLE WA 98155 2

2 DR EDWIN FORBES
896 MERCER ISLAND WAY
MERCER ISLAND WA 98040

Клише, выражения и предложения, чаще всего используемые


в деловых письмах – Cliches, Expressions and Sentences Most Сommonly
Used in Business Letters
1. We are pleased to receive … - Мы рады получить …
2. We acknowledge (confirm) receipt of… - Мы подтверждаем получение…
3. This is to acknowledge your letter dated September 6 … - Пишу, чтобы
подтвердить получение Вашего письма от 6 сентября …
4. It is (was) a great pleasure to receive your letter of … - С большим
удовольствием получили Ваше письмо от …
5. This is to inform you that I have received your letter of … - Настоящим
сообщаю, что получил Ваше письмо от …
6. I wish to thank you most sincerely for your kind letter… - Хочу
искренне поблагодарить Вас за Ваше любезное письмо …
7. I very much appreciate having a reply from you … - Я очень
благодарен за Ваш ответ …
8
8. Thank you (Many thanks) for your prompt reply of … - Благодарю за
скорый ответ …
9. I am most grateful to you for … - Я очень благодарен Вам за …
10. We have received your letter of … for which we thank you - Мы
получили Ваше письмо от …, за которое благодарим Вас
11. In reply to your letter of March 10 … - В ответ на Ваше письмо от 10
марта …
12. This is in reply to your enquiry of … - В ответ на Ваш запрос от …
13. Replying to your kind letter … - В ответ на Ваше любезное письмо …
14. Further to our letter of April 6 … - В дополнение к нашему письму …
В продолжение нашего письма …
15. In conformity with your request of … - В соответствии с Вашей просьбой от …
16. In accordance with your letter dated June 8 … - В соответствии с
Вашим письмом от 8 июня …
17. With (further) reference to your letter of … - (Повторно) ссылаясь на
Ваше письмо от …
18. I refer to your letter of May 18 … - Отвечаю на Ваше письмо от 18 мая…
19. Referring to your (our) letter of … - Ссылаясь на Ваше (наше) письмо от …
20. We are in receipt of your letter of … - Мы получили Ваше письмо от …
21. In receipt of your letter of June 4, we write … - В ответ на Ваше письмо 4
июня мы сообщаем…
22. This is in reply (answer, response) to your request about ( concerning,
regarding) … - В ответ (ссылаясь) на Вашу просьбу о …
23. In accordance with your request we … - В соответствии с Вашей просьбой мы

Фразы для передачи новой информации –
Giving New Information Phrases

1. We are informing you that/of/about … (We inform you that/of/about …) - Мы


сообщаем Вам, что …
2. We wish to inform you that/of/about … - Мы хотим сообщить Вам, что …
3. We are pleased to inform you … - Мы рады сообщить Вам, что …
4. We would like to inform you … - Мы бы хотели известить Вас о …
5. May we remind you that … - Разрешите напомнить Вам, что …
6. We regret to inform you that … - С сожалением сообщаем Вам, что …
7. We have to inform you … - Мы вынуждены сообщить Вам …

9
8. We wish to notify you that … - Мы хотим заметить Вам, что …
9. We are writing to inform you that … - Мы пишем, чтобы сообщить Вам, что …

Выражения просьбы – Phrases Presenting a Request

1. Would you please, be so kind to … - Не будете ли Вы так любезны …


2. Please … - Пожалуйста …
3. Would/will you kindly … - Не будете ли Вы любезны …
4. Would/will you please … - Не могли бы Вы …
5. We should be please if you will … - Мы были бы рады, если бы Вы …
6. We are interested in … - Мы заинтересованы в …
7. We should/shall be obliged (grateful) if you would/will … - Мы будем
благодарны Вам, если Вы …
8. We should be obliged if you could/would … - Мы были бы благодарны, если бы
Вы смогли …
9. We should be glad if you would … - Мы были бы рады, если бы Вы смогли

10. It will be appreciated if you can … - Мы высоко оценим, если Вы …


11. It would be appreciated if you could/would … - Мы были бы очень
благодарны, если бы Вы смогли …
12. We would appreciate your advice … - Мы будем Вам благодарны за совет …
13. In view of the urgency we ask you to … - В виду срочности мы
просим Вас …
14. We ask you to … - Мы просим Вас …
15. We trust you will … - Мы рассчитываем, что Вы …

Фразы, выражающие сожаление, извинения и отказ –


Phrases used to Express Regret, Apology, Refusal

1. We very much regret to say (inform you) that … - С большим сожалением


сообщаем Вам что …
2. I regret that it has not been possible to … - Сожалею, что не было
возможности …
3. I am awfully sorry not to have replied to … - Я очень сожалею, что не
ответил на …
4. Please forgive me for my late reply … - Прошу извинить меня за
запоздалый ответ …

10
5. We apologize for … - Приносим свои извинения за …
6. Unfortunately, … - К сожалению, …
7. To our deep regret, … - К нашему глубокому сожалению …
8. I regret very much that I am not in a position … - Я очень сожалею, что я
не в состоянии …
9. I am sorry to have caused you so much trouble … - (Я очень) cожалею,
что причинил столько беспокойства (неудобств) …
10. We must acknowledge with regret that … - С сожалением мы должны
признать, что …
11. Please accept my apologies for … - Примите, пожалуйста, мои
извинения …
12. It is my great regret that I have to … - К моему великому
сожалению, я вынужден …

Фразы, используемые в приложении –


Phrases Used in Enclosure

1. We are sending you herewith … - С настоящим письмом высылаем Вам …


2. I enclose herein … - К настоящему письму прилагаем …

3. You will find enclosed … (Attached to this letter you will find …) - В данном
письме Вы найдете …
4. I have the pleasure of sending you … (I have pleasure in sending you …) - С
удовольствием высылаю Вам …
5. We are enclosing … (We enclose …) - Мы прилагаем …
6. I enclose my curriculum vitae. - Я прилагаю свое резюме.
7. Also enclosed are … -Также приложены …
8. We are attaching to this letter … - Мы прилагаем к этому письму …
9. We are pleased to enclose with the letter … - Мы рады отправить Вам
вместе с письмом …
10. Please find enclosed … - Пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным …

Как закончить письмо – How to Complete the Letter

1. I look forward to receiving your reply. - С нетерпением жду Вашего


ответа.
2. Looking forward to hearing from you. - С нетерпением жду от Вас
ответа.

11
3. I hope this information will help you. - Надеюсь, эта информация
поможет Вам.
4. Please, do not hesitate to contact me if you need further information. -
Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без
колебаний.
5. Please, feel free if you have any further questions. - Если у Вас есть
какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
6. I hope I have covered all the questions you ask, but please contact
me if there are any other details you require. - Надеюсь, я ответил на
все Ваши вопросы, но если Вы хотите узнать еще какие-либо детали,
пожалуйста, пишите нам.
7. If there is any advice or further information you want we shall be happy to
supply it, and look forward to hearing from you. - Если Вы хотите получить
дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы дать их.
Ждем с нетерпением вашего письма.

Выражение благодарности в последнем абзаце письма – Thanks


Expression in the Final Lines of the Letter

1. Thank you again for you help. We will be ready to serve you in every
way possible. - Еще раз спасибо за Вашу помощь. Будем рады помочь Вам
всем, чем сможем.
2. Thanks again for your thoughtful note. - Еще раз спасибо за Ваше мудрое
письмо.
3. Thank you for your assistance. - Спасибо за Вашу помощь.
4. Many thanks for your earliest attention. - Огромное спасибо за Ваше
внимание.
5. We are grateful and look forward to continue our business relation. - Мы
благодарны Вам и ожидаем продолжения наших деловых отношений.
6. We look forward to serve you in the nearest future. - Будем рады
помочь Вам в ближайшем будущем.
7. We look forward to hear from you soon. - С нетерпением ждем ответа от Вас.
8. We look forward to the development of very promising and mutually
beneficial cooperation between our companies. - С нетерпением ждем
развития многообещающего и взаимовыгодного сотрудничества
между нашими компаниями.
9. We look forward to continue our mutually beneficial relationship. - Мы
будем рады продолжить наши взаимовыгодные отношения.
10. We assure you of our best attention at all times. - Заверяем Вас в нашей
преданности.
12
11. Awaiting your further commands. - Ждем дальнейших указаний.
12. Thanking you for your confidence … - Благодарим за оказанное
доверие.
13. Best regards. - С наилучшими пожеланиями.
14. We send you our best regards for Christmas and a very prosperous
New Year. - Желаем Вам всего самого лучшего на Рождество и
благоприятного Нового года.

Упоминание о дальнейших контактах – Requiring Further Information


Phrases

1. If you have any questions or comments on the above please do not


hesitate to contact us. - Если у Вас есть какие - либо вопросы или
комментарии, обращайтесь к нам без колебаний.
2. If you require any further information we shall be happy to let you have
this, on request. - Если Вам потребуется дальнейшая информация, мы
будем рады предоставить Вам ее по первому требованию.
3. Your suggestions are awaited, and should there be any unforeseen delays
please let us know immediately. - Мы ждем Ваших предложений, а если
будут какие-либо непредвиденные отсрочки, пожалуйста, немедленно
сообщите нам.
4. Should the missing invoice turn up, please notify us immediately. – Если
найдется утерянная накладная, пожалуйста, немедленно сообщите нам.
5. Should you have any questions, please contact … - Если у Вас возникнут
какие-либо вопросы, пожалуйста, напишите нам …
6. If we can be of further assistance to you, do not hesitate to write us or to
call us. - Если мы можем Вам чем-то помочь, пишите или звоните
нам без колебаний.
7. Please do not hesitate to write if you require further information. -
Пожалуйста, пишите нам без колебаний, если Вам нужна
дополнительная информация.
8. Should you have any problems please call us … - Если у Вас возникнут
какие-либо проблемы, пожалуйста, звоните нам …
9. We would appreciate a prompt reply. - Мы будем признательны, если
Вы ответите без промедления.
10. If you would like me to call for an interview, I shall be pleased to do at
your convenience. - Если Вы захотите вызвать меня на собеседование,
буду рад прийти в любое удобное для Вас время.

13
Practice
Exercise 1. Read and translate the letter. Say in what format it is
written:

TRENDSETTERS
th
150 East 70 Street • New York • NY 10021 • USA
Mr. C Ling
Fortune Garment Company (Head Office)
Swire House
Connaught Road
Central
Hong Kong
23 October
Dear Mr. Ling
Our ref: Order DL137
Following our recent telephone conversation, I would like to confirm our order
(No. DL137) for the following:
2,000 Jackie Chen brand silk ties (catalogue number R192) in the following
quantities:
500 design JC1
500 design IC2
400 design 1C4
300 design JC5
300 design JC7

We would expect our normal 10% discount off list price for this bulk order.
If you do not have the items requested in stock, please advise us immediately.
The goods should be sent air freight as they are urgently required for our winter
sale.
Payment will be made on receipt of goods. We would appreciate delivery by the
end of November and look forward to your acknowledgement.
Yours sincerely,
Peter Gilmartin
Peter Gilmartin
Chief Buyer

14
Exercise 2. Read and translate the letters. Name the indicated sections
of them:
1.
9 North Road, Brighton, BN 5 JF
Telephone 0273 543359
Fax: 0273 559364 (1)
Our Ref: G/f146 Your Ref: SD/jr (2)
15 November 2009 (3)
Sales Department (4)
Aluminium Alloy Co. Ltd.
Birmingham
79 Prince Albert St.
Birmingham 821 8DJ
Dear Sirs (5)
We thank you for your letter of 11 November, and would like to inform you
that we can deliver all the items required from stock, according to the
enclosed detailed offer. For the balance we would require three weeks from
the date of receiving your confirmation that this arrangement is acceptable.
Prices as quoted f.o.b. London.
Delivery as specified above.
Payment against documents.
We hope you will find our terms, method of payment and delivery dates
satisfactory; and we can assure that you may count on our full cooperation
and immediate attention in this matter. (6)
Yours faithfully (7)
Robert Hanson
Robert Hanson (8)
Continental Equipment

2. COMPACT SYSTEMS (1)


96 Rosewall Drive, Southtown, S03 48T (2)
Tel: 0927-423845 Telex: 69364
Your ref: MN/LG/100 (3)
15
Our ref: AE/KR/101
14 November 2009 (4)
Softchain Ltd (5)
Foss House
Brigham Street
Liverpool
L134AT
For the attention of Mr. Trenton
Dear Sirs (6)
Subject: results of the market research. (7)
Further to our letter of 5 November, we write to advise you of the results of
the market research.
The findings of the report, a copy of which we enclose herewith, are
favourable and clearly indicate the requirement in your product.
As to your request regarding further discounts, we regret, that at present we
are unable to offer you more favourable terms. (8)
Yours faithfully (9)
Alice Everett
Alice Everett (10)
Marketing Manager
Encl: a copy of the report (11)
cc F. Henley, Sales Manager (12)

Exercise 3. Read and translate the following letter. Pay attention to its
sections. Write this letter in three formats:
Dateline: July 9, 2009
Inside Address: The Middle Atlantic Institute of Technology,
149 Danbury Road, Danbury, Connecticut 50202
Attention Line: Attention Dean Claude Monet
Salutation: Gentlemen and Ladies
Subject Line: Educational Exchange
Boby: The Commission for Educational Exchange between the United
States and Belgium has advised me to contact you in order to obtain
employment assistance.
I received my Doctor‘s Degree with a “grande distinction” from the
University of Brussels and would like to teach French (my native language),
English, Dutch, or German.
My special field is English literature; I wrote my dissertation on James
Joyce, but I am also qualified to teach languages to business students. I
have been active in the field of applied linguistics for the past two years at
the University of Brussels.
16
I look forward to hearing from you.
Complimentary Closing: Respectfully yours
Signer‘s Identification: Jacqueline Brauer
Reference Initials: JB:db

Exercise 4. The following two letters are written in the blocked style.
Rewrite them in the semiblocked style:
1. John Mc Willson
Assistant Director
GML Office, West Str. 88, 38
New York 6787NY
Julia Hatch
84 High Street
Dublin 45773JI
Ireland
4 September 2009
Dear Julia Hatch
Our innovative course offers structured broad-based trading in Management
Research and Consultancy Methods.
It is an advanced, one year course for academics, management practitioners,
or those wishing to pursue a career in academia or consultancy.
It is a twelve month programme leading to a Masters degree and, on
successful completion, it offers the option of continuing for a further twenty
four months to study for a PhD in Management Studies within the Business
School.
For further details please contact Dr Diana Person.
Sincerely Yours,
Jon McWillson
2. THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA
Biotechnology Laboratory
Room 237 – Westbrook Building
6174 University Boulvard
Vancouver, B.C. Canada V6T 1W5
Tel: (604) 228-4838
Fax: (604) 8-2114
November 20, 2009
Dear Sir/Madam,

17
Thank you for your letter enquiring about a position with the Biotechnology
Laboratory at the University of British Columbia. I regret that we have no
positions available which require your qualifications.
Yours sincerely,
David Grow
Administrator

Exercise 5. Read and translate into Russian:


Model letter 1
Dear Sir,
We thank you for your letter of 10 May enclosing invitation to the official opening
of the exhibition next month.
Yours faithfully,
Model letter 2
Dear Sir,
We have pleasure in enclosing a copy of our latest catalogue.
Yours faithfully,
Model letter 3
Dear Mr. Johnson,
This is to acknowledge with thanks receipt of the latest catalogue for 2008-2009.
Yours sincerely,
Model letter 4
Dear Sir,
Thank you very much for your letter of 3 June 2009, the contents of which we
have noted.
Yours faithfully,
Model letter 5
Dear Sir,
We thank you for the letter of 3 May requesting details of our new product.
We have pleasure in enclosing a copy of our illustrated catalogue together with
the latest price list.
Yours faithfully,
Model letter 6
Dear Sir,
We should be obliged if you would kindly send us details of the proposed meeting
on recent developments in the market. We look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Model letter 7
Dear Sir,

18
We should be obliged if you would kindly confirm the date and time of your arrival
in London next week, and state whether you would like us to book hotel
accommodation. We look forward to your reply.
Yours faithfully,
Model letter 8
Dear Sir,
We thank you for the letter of 10 May, in which you request the details of our
new proposals. We should be pleased to represent you here, and have
pleasure in enclosing a full account of our activities together with the new
terms and conditions.
We look forward to receiving the draft agreement setting out your proposals
and attitude to the contract.
Yours faithfully,
Model letter 9
Dear Sir,
We refer to your letter of 24 March in which you offered us to receive a group
of our trainees for a refresher course. As we are particularly interested in
having our trainees at your course, we are writing to ask you if you would
send us a more detailed curriculum, your conditions, time and fees. As soon
as we get the above, we are willing to send at least two groups of our
trainees on the terms proposed by you. We look forward to hearing from
you.
Yours faithfully,
Model letter 10
Dear Sir,
We write to draw your attention to the fact that our statement of account
dated 5th October is still awaiting settlement. As payment is now
considerably overdue, we must ask you to remit the sum in question without
delay.
We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully,

Exercise 6. Compose letters out of the following:


1. We thank / letter … together / enclosed / programme of events /
which / studied carefully. We / pleased / advise / you / we / prepared /
accept / proposed agenda. Since / our delegation / leaving / next Tuesday /
urge / you / reserve accommodation / and / let / us / know / soon / possible.
Kindly / note / length of stay / be / 5 days / instead of / previously /
arranged /.
2. … letter … enclosed amended programme / seminar / be held / next
month. We / pleased … after careful study / we / agree / follow / plan …

19
note, sending / under separate cover / suggestions / list of questions.
Awaiting / prompt reply.
3. … letter … enclosed draft / new agreement / studied … . We / pleased
… / accept / terms / look forward / signing / near future. Please / note …
although / new agreement / not signed / we / willing / do business /
accordance / new / agreements.
4. … letter … together / enclosed plan of actions / … studied carefully. We
pleased / advise / prepared / accept / proposals. Since / changes you
recommended / very necessary we / like / them / carried out / soon / possible.
We look… .
5. We thank you / letter / 24 October / enclosing / draft / new agreement.
6. We thank you / letter / 9 October / requesting / details / latest
proposals. We / pleasure / enclosing / price list / together / invitations /
exhibition / new products.
7. Further / letter … we / write / advise / revised / programme / seminar /
to be held / Head Office / the copy of which / enclosed herewith. We regret /
therefore / we unable / meet / all your requests / nevertheless / we / willing /
consult / your interests / provided / you let us know / your requirements / at
least / two weeks / advance. We trust / revision / programme / not /
inconvenience / you / much.

Exercise 7. Put the following sections of the letter in the right order.
Arrange the letter in the semiblocked style:
(1) Dear Mr. Sawyer, (2) 6 Pine, Bedford Road, Bristol,
UB28 12BP
Telephone 9036 174369 Fax 9036
36924
6 August 2009
(3) Thank you for your letter. I am (4) James Sawyer, Sales Manager, Electro
afraid that we have a problem Ltd, Perry Road Estate,
with your order . Oxbridge UN54 42KF.
Unfortunately, the manufacturers
of the part you wish to order have
advised us that they cannot supply
it until November. Would you prefer
us to supply a substitute, or would
you rather wait until the original parts
are again available?
(5) I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,

20
Simon Tramp
Sales Manager

Exercise 8. Match the information on the envelope with the following:


a) the street name in the mailing b) the ZIP Code in the mailing address
address
c) the addressee d) the town the letter comes from
e) the addressee′s company name f) the ZIP Code in the return address

New Jersey Power Company


5695 South 23 Road
(1) Ridgefield. (2) NJ 08887
(3) Mr. Frederick Wolf
Director of Marketing
(4) Smith Printing Company
590 (5) Sixth Avenue
Milwaukee, (6) WI 53216

Exercise 9. Complete the letter with the following phrases:

could you also provide


place a substantial order please the quality of your products

21
Pablo Cortez
Avenida Pablo Cortez, no 5 • 35004 Valencia • Spain
Mr. C. Davis 5 March
Leatherware plc
14-19 Chatham Place
Manchester M154AA
Dear Mr. Davis
I visited the leatherware stand at the Dusseldorf Trade Fair
last month on behalf of………………1 ’Pablo Cortez’ and was impressed by
…………………………………..2.
……………………………………………………….... 3 send me information about your
range of executive briefcases. I think that these could do well in our
market.
………………………………………………………….. 4 full details of prices, delivery
dates, methods of payments and discounts. Could you send all the
details in your letter as we do not have the time to search through
large brochures. Also if you have any other products which might
appeal to this segment of the market, please let me know.
I look forward to hearing from you. If terms and delivery dates are
satisfactory, I hope to ……………………………………5.

Yours sincerely,

 Pedro Jiminez


Pedro Jiminez

Exercise 10. Translate the following into English:


1. Уважаемый господин!
Подтверждаю с благодарностью получение Вашего письма от 6 октября
с.г. с приложенной к нему повесткой дня заседания Совета.

2. Уважаемый г-н Смит!


Благодарю Вас за письмо от 27 ноября, из которого я узнал, что Вы
также интересуетесь этой проблемой.

3. Я очень рад предоставить в Ваше распоряжение все данные по этому


контракту.

4. С настоящим письмом посылаем Вам предварительную повестку дня.

5. Отдельным письмом высылаю Вам последний каталог.

22
6. В ответ на Ваше письмо от 6 Марта сообщаю, что мы готовы обсудить
Ваше предложение на следующем заседании.

7. Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 3 января


с.г. с приложенной к нему копией соглашения.

8. В соответствии с Вашим письмом мы имеем удовольствие выслать


Вам все необходимые материалы.

9. Пользуюсь возможностью, чтобы обратиться к Вам с просьбой.

10. Я был бы Вам чрезвычайно благодарен, если бы Вы рассмотрели мою


просьбу.

Exercise 11. Write a business letter observing the set rules.


1. Напишите, что вы получили письмо адресата и рады были выполнить
его просьбу. Вы посылаете ему все необходимые материалы и надеетесь,
что они ему пригодятся.
2. Подтвердите получение письма. Напишите, что высылаете отдельным
письмом свои предложения по организации конференции. Попросите
подтвердить получение.
3. Извинитесь за то, что задержались с ответом, объясните причину.
Заверьте получателя, что займетесь его просьбой, как только у вас будет
возможность сделать это.

4. Поблагодарите за полученное сообщение и объясните причину вашей


ошибки в предыдущем извещении. Извинитесь за причиненное
беспокойство и заверьте получателя, что подобные ошибки более не
повторятся.

Unit 2
Устройство на работу – Job Hunting

Успех поиска работы во многом зависит от того, насколько правильно


и аккуратно составлены документы: заявление, резюме, жизнеописание,
сопроводительные и рекомендательные письма.
Пакет документов о приеме на работу готовится в зависимости от
того, какой перечень указан в объявлении о вакансии (job
advertisement). Помимо списка документов в объявлениях указываются
требования, предъявляемые к претенденту на замещение вакантной
должности. Рассмотрим несколько примеров таких объявлений:

23
Compact Systems
Personal Assistant/Secretary

Required to assist department managers in our Southtown office.


Applicants must have experience of working in a computer company and
mustn't have less than ten years' job experience. Typing and shorthand
preferred. Age: 30 +. Salary: $10,000 p.a. The job does not involve any
travel.
Candidates must provide a C.V., the names of two referees, and a
statement of what makes a good PA/Secretary. Applications should be sent to:
Compact Systems, in the newspaper, Hilary
96 Rosewall Drive,
Southtown,
S03 4BT.

Inventor Plus
Personal Assistant/Secretary to the Managing Director

We are looking for a suitably qualified person with a minimum of 5 years'


experience of working in a business environment, but not necessarily in the
computer industry, to take up a post as a Personal Assistant to the Managing
Director. Applicants must have typing and shorthand skills, be well-dressed
and willing to travel. Maximum age: 28. Full c.v. and the name of previous
employer to:
Inventor Plus,
60 Chiswick Avenue,
Southtown,
S03 6QZ.

24
В ответ на объявление о вакансии претендент пишет заявление о
приеме на работу (application), которое оформляется на бланке или как
обычное деловое письмо:


25
26
Письма о приеме на работу пишутся непосредственно
работодателю или на биржу труда. Их основная цель - представиться, но
так же они представляют ваше кредо и создают первое впечатление.
Большинство писем о приеме на работу пишутся в ответ на публикацию о
вакансиях. Тем не менее в письме необходимо указывать должность, на
которую вы претендуете, ведь в организации может быть несколько
различных вакансий. Для того чтобы грамотно написать письмо, следует
получить как можно больше информации о компании, в которой вы
собираетесь работать. Письмо следует писать таким образом, чтобы оно
запоминалось при чтении.
Успех поиска работы также во многом зависит от того, как
составлено резюме. Резюме является кратким изложением данных об
образовании и профессиональном опыте и включает краткие
биографические справки. Объем резюме не должен превышать одной
страницы. Форма написания резюме произвольна. Рассмотрим четыре
примера резюме:

27
28

29
30

31

32
33
Curriculum Vitae - CV
Жизнеописание отличается от резюме объемом и пишется
кандидатами на высокие посты. В нем следует дать более подробную,
чем в резюме, информацию о себе, своем образовании и квалификации.
Как правило, жизнеописание включает следующую информацию:
1. Личные данные (фамилия, имя, отчество, постоянный адрес
проживания, контактный и домашний телефоны, дата рождения, возраст,
семейное положение, сведения о детях и т.д.)
2. Цель поиска работы (очень кратко).
3. Сведения о полученном образовании: (в хронологическом
порядке) названия и адреса средних школ, даты посещения, полученная
квалификация; названия и адреса колледжей и университетов, даты
учебы и полученная квалификация);
4. Сведения о дополнительном образовании (в хронологическом
порядке): названия курсов и их продолжительность, даты посещения и
полученная квалификация.
5. Информация о навыках и умениях: уровень владения
иностранными языками, наличие водительских прав, навыки работы на
компьютере, машинописная скорость и т.п.
6. Данные об опыте работы (в хронологическом порядке): даты
работы в каждой должности, название фирмы, должность, краткое
описание обязанностей, успехи, достигнутые за время работы в данной
должности, причина увольнения и.т.п.
7. Информацию о личных интересах: игра на музыкальных
инструментах, чтение определенного жанра книг, увлечение искусством,
увлечение конкретным видом спорта
8. Наличие рекомендательных писем: имена и адреса людей,
которые согласились дать рекомендации; если по требованию
потенциального работодателя могут быть представлены
рекомендательные письма, на это следует указать отдельно, сделав
следующую пометку: References are available upon request.
При составлении CV желательно использовать следующие фразы:
- I developed;
- I created;
- I devised;
- I controlled;
- I initiated;
- I negotiated.

34
35
Covering Letter

Важной частью заявления является сопроводительное письмо,


подчеркивающее резюме. В сопроводительном письме Вы запрашиваете,
имеется в компании какие-либо вакантные места, или сообщаете, какой
именно должностью Bы интересуетесь.
36
37
38
39
Перед тем как отправить заявление о приеме на работу, резюме или
CV, необходимо запастись одним или несколькими рекомендательными
письмами (Letter of Recommendation, Letter of Introduction) и
характеристикой (Testimonial).
Целью рекомендательного письма является объективная
информация о конкретном человеке (юридическом, физическом лице)
или организации, предприятии, учреждении. В большинстве случаев
рекомендательные письма пишите вы сами, а руководитель их только
читает и подписывает. Поэтому возникает вопрос, каким образом
следует составлять такие письма. Вот примерная структура
рекомендательного письма:
1. Шапка
Рекомендательное письмо оформляется как сопроводительное, т.е.
пишется адрес, дата написания письма. В качестве обращения
используется фраза «To whom if may concern», русский эквивалент
которой «Заинтересованным лицам».
В начале документа, написанного на русском языке, необходимо
указать «Рекомендательное письмо».
2. Подтверждение факта работы или знакомства с рекомендуемым
Указывается, в каком качестве и в течении какого периода времени
сотрудник проработал в данной компании: «Настоящим подтверждаю,
что г-н/г-жа … работал(а) в компании с … по …». Так же желательно
отметить выполняемые им обязанности и все значительные проекты,
разработанные и осуществленные им. В заключительном предложении
этого абзаца подводится итог вышесказанного и высказывается мнение
о рекомендуемом лице.
3. Краткая характеристика профессиональных качеств
рекомендуемого
Дается более подробная характеристика человека с точки зрения
его профессиональных качеств, отмечается его умение справляться с
выполнением определенных задач и перечисляются все его
значительные достижения, а также, какое впечатление производит
этот человек при общении и взаимодействии с другими людьми.
4. Краткая характеристика личных качеств рекомендуемого
Для создания более четкой картины дается характеристика
человека с точки зрения его/ее личных качеств и поведения.
5. Рекомендация
Наконец, указывается степень, до которой Вы рекомендуете человека
на искомую должность: безоговорочно, настоятельно и т.п.
6. Контрактные координаты

40
В последнем параграфе обычно предоставляется возможность
прояснить подробности. Предложение может быть построено так: «При
необходимости уточнить детали можно позвонить мне по телефону …»
7. Концовка рекомендательного письма
Указывается должность, фамилия, имя, отчество того, кто
подписывает данное письмо, ставится печать компании.
Помните, что рекомендацию следует воспринимать не как гарантию
трудоустройства, а как приятное дополнение, которое украсит вашу
встречу с работодателем.
В качестве примера рассмотрим следующие рекомендательные
письма:
1.

LETTER OF RECOMMENDATION
Mrs. Keri Jonson
Manager of Marketing
Alliance New Corporation
512 Wall Street, Suite 2731
London, MI 07353

Dear Mrs. Jonson:


This is response to your request for a letter of recommendation about
Maria Fuentas. She worked for me up until three years ago.
Ms. Fuentas worked under my direct supervision at Creative
Technologies for a period of four years, ending in December 2005. had
great pleasure of seeing her blossom at junior secretary at
the beginning in to a fully functioning Creative Program Coordinator, in
her final three years in the company.
Maria is honest end hard working person. She knows all about
project and how to get it done and well. In that time when I work with
her she has never missed a deadline.
Ms. Fuentas is resourceful and solution oriented person. She is highly
respected by colleagues.
Three years ago when Maria announced her resignation to take up a
new position with another company, we were saddened to see her leave.
Even now, three years after her departure, I can state that her presence
both as person in still missed here.
If you would like further elaboration feel free to contact with me at
(812)368-7825
Sincerely,
Chris Brown
Director Marketing and Sales

41
2.

42
3.

43
4.

Характеристика (Testimonial) похожа на рекомендательное пись-


мо, но пишется в форме открытого письма и не составляется для каждого
конкретного случая. Она более стандартна по форме и содержит
комментарии общего плана.
Рекомендации по составлению характеристики:
44
•не указывайте адрес получателя
•используйте фразу То whom it may concern
•опустите обращение - Dear ...
•опишите сложившееся у вас мнение о кандидате
• дайте общую характеристику его личностных качеств и отношения к
работе.

Клише, выражения и предложения, чаще всего используемые в


документах для устройства на работу – Cliches, Expressions and Most
Commonly Used in Employment Letters
Принятие предложения о работе – Acceptance of employment offer
1. I am pleased to accept the ... position offered in your letter of (date). - Я с
удовольствием принимаю предложение о работе в должности ..., сделанное
Вами в письме от (дата).
2. I greatly appreciate your confidence in me and I am eager to apply my
education, skills and enthusiasm. - Я очень признателен Вам за
оказанное доверие, и мне не терпится использовать свои знания,
приобретенные навыки и желание работать.
3. It is a real thrill to receive your employment offer for the position of ... in
your company. - Мне было чрезвычайно приятно получить Ваше
предложение о работе в должности ... в Вашей компании.

45
4. I am pleased to accept the position. - Я с удовольствием принимаю Ваше
предложение о работе.
5. I understand that the salary will be $ (amount). - Насколько я понимаю
зарплата будет составлять (сумма) долларов.
6. I appreciate this opportunity and look forward to making a strong contribution to
... - Я признателен за предоставленную возможность и с нетерпением жду,
когда мне предоставится возможность внести посильный вклад в ...
7. I look forward to becoming a member of your team. - С нетерпением жду
присоединения к Вашему коллективу.

Резюме и сопроводительное письмо – Resume and Covering Letter


1. As you can see by the enclosed resume, my experience and qualifications
make me an excellent candidate for the position of ... - Как видно из
прилагаемого резюме, по опыту работы и квалификации я являюсь
отличным кандидатом на должность ...
2. I hope to hear favourably from you. - Надеюсь получить от Вас
положительный ответ.
3. I am writing in response to the advertisement for a (position) which
appeared on the (newspaper) on (date). - Данное письмо является ответом
на объявление о вакансии (название должности), опубликованное в газе-
те (название газеты) от (дата).
4. I am interested in applying for the position of ... advertised in (newspaper). -
Я заинтересован в должности ..., вакансия на которую была объявлена в
газете (название газеты).
5. I believe that my qualifications and experience closely parallel the
requirements outlined in your advertisement. - Мне кажется, что моя
квалификация и опыт работы соответствуют требованиям,
предъявляемым к претендентам на эту должность, в соответствии с Ва-
шим объявлением.
6. A complete resume is enclosed. - Полное резюме прилагается.
7. I would welcome the opportunity to discuss my qualifications and career
plans with you. - Я с удовольствием встречусь с Вами и буду рад об-
судить свою квалификацию и профессиональные планы.
8. The position of ... is the type of employment that I am seeking. - Работа в
должности ... как раз тот вид деятельности, которым мне хотелось бы
заниматься.
9. I believe that my education, desire and enthusiasm would enable me to
make an important contribution to your company. - Мне кажется, что я
смогу внести значительный вклад в работу Вашей компании, применив
на практике свое образование и желание работать.
46
10. With reference to your advertisement in "Kiev Post" of
Tuesday,January 10, I would like to apply for the position of....in
company. - Ссылаясь на объявление в «Киев-Пост» от 10 января,
вторник, я хотел бы претендовать на должность ... в вашей фирме.
11. I recently heard from ... that there is a vacancy in your sales
department. - Я недавно услышал от... о вакансии в вашем торговом
отделе.
12. I am used to working on my own. - Я привык работать
самостоятельно.
13. I appreciate the opportunity to work on my own initiative and to take
on a certain amount of responsibility. - Я высоко ценю возможность
работать с должной мерой ответственности, проявляя собственную
инициативу.
14. During training for my present job I took courses in marketing. - Bo
время обучения для получения должности, которую я занимаю в
настоящий момент, я закончил курсы маркетинга.
15. Since my present position offers little prospect for advancement, I
would prefer to be employed in an expanding organization such as
yours. - Так как моя настоящая должность не дает мне больших
возможностей для продвижения, я хотел бы работать в такой
перспективной организации, как Ваша.
16. I am at present earning ... per month. - В настоящее время я
получаю... в месяц.
17. Thank you for offering me the post/position of... - Благодарю Вас за то,
что Вы предложили мне должность...
18. I have pleasure in accepting this position. - С удовольствием
принимаю эту должность.
19. I am looking forward to commencing work on September 1. - С
нетерпением жду начала работы 1 сентября.

Рекомендательное письмо – Recommendation/Reference Letter


1. (Name) was employed as secretary in the (sales, advertising, etc.)
apartment of organisation) during the period (date). - (Имя) работала
секретарем в отделе (продаж, рекламы и т.п.) компании (название
организации) в период с ... по ... (даты).
2. Her job performance was good in every respect. - Она очень хорошо вы-
полняла любую работу.
3. The quantity and quality her job were consistently high. - Ее работа
всегда отличалась качеством и высокими количественными пока-
зателями.
47
4. She displayed accuracy, thoroughness and initiative in carrying out all
assignments. - При выполнении всех заданий она проявляла такие
качества как аккуратность, тщательность и инициативность.
5. She possesses excellent word processing skills. - Она отлично владеет на-
выками работы на компьютере.
6. She worked harmoniously and effectively with others and was an
important contributor to the success of the department. - Она проявила
умение работать с людьми, и успех отдела был бы невозможен без ее
участия.
7. It is a pleasure to recommend her for a secretarial position. - Я с
удовольствием рекомендую ее на должность секретаря.
8. She will be a very valuable asset to any organisation. - Она будет очень
ценным сотрудником для любой организации.
9. I believe she would be an effective contribution to your company. - Мне
кажется, что она могла бы стать ценным приобретением для Вашей
компании.
10. I am absolutely sure that she will serve you well and will also mix well
with other colleagues. - Я абсолютно уверена, что она будет хорошо
работать и найдет общий язык с коллегами.
11. I’m writing to let you know that … - Я пишу, чтобы сообщить о …
12. I am just writing a few lines to introduce Mr... – Пишу эти несколько слов,
чтобы представить м-ра...
13. It gives me a great pleasure to introduce... – Я с большим удовольствием
представляю...
14. I am delighted to tell you that… – Мы с удовольствие сообщаем о ...
15. The bearer of this letter, Mr…, is a... – Податель этого письма, м-р... ,
является...
16. This will introduce Mr... who will be grateful for any help you may be able to give
him. – Настоящим письмом я представляю Вам м-ра..., который будет
очень благодарен за любую помощь, которую Вы ему можете оказать.
17. I can sincerely recommend Mr. ..., as a highly responsible and reliable
man. – Я со всей искренностью могу рекомендовать м-ра ... как
очень ответственного человека, на которого можно положиться.
18. Не is a diligent, loyal and trust-worthy in every way. – Он старательный,
надежный и достойный доверия во всех отношениях.

48
19. It is my opinion that he would be a credit to your firm. – По моему
мнению, он будет хорошим приобретением для вашей фирмы.
20. References are available upon request. – Рекомендации
предоставляются по требованию.
21. It is a great pleasure to write to you on behalf of … who, I understand, is
seeking a position with your department. – С удовольствием пишу Вам
от имени … , который, как я понимаю, хочет работать в вашей компании.
22. For the past … years I have interacted with him. – Последние … лет мы
с ним вместе работали.
23. He has demonstrated that he is a very gifted and independent person. –
Он проявил себя как одаренный и независимый человек.

Practice

Exercise 1. Read and translate the following resumes:


1.

49
50
51
2.

52
53
54
Exercise 2. Read and translate the following covering letters:
1.

55
2.
2105 West Lexington Avenue
Norman, OK 73003
(405) 555-6543
April 15, 19__
Ms. Roberta Peterson,
Personnel Director
Western Refining Corporation
One Oklahoma Square
Oklahoma City, OK 73101
Dear Ms. Peterson:
I enjoyed our discussion on campus earlier this month. You may recall that I
told you that with my degree in accounting (to be awarded next month), my
two years of part-time experience in the field, and my strong desire to be
affiliated with WRC, I know I can make significant contributions to the firm in
the years ahead.
My undergraduate work in accounting at the University of Oklahoma was
concentrated in taxation, which was the area you and I discussed. During my
last two years of college, I worked part-time and summers for Meister and
Feister, CPAs, in a variety of accounting assignments. This experience gave me
the confidence I need to handle competently the assignments I will encounter
at WRC.
I look forward to having a formal interview with you, Ms. Peterson. I am sure
you have questions. In turn I want to add to the details you will find on the
attached resume. Please let me know when it will be convenient for us to meet.
I can be reached at the phone number listed above.
Sincerely,
Suzanne Garro
Enc

Exercise 3. Read the covering letter and put the verbs in brackets into
the correct tense.
Dear Sir
I am writing to (1) (apply) for the position of Senior Programmer which (2)
(advertise) on 28 February in "The Times"
I (3) (work) as a computer programmer for the last three years. After
graduation I (4) (work) for a year with NCR and (5) (be) now with Intelligent
Software for two years. I design systems in COBOL for use in large retail
chains. These have been very successful and we (6) (win) several new
contracts in the UK and Europe on the strength of my team's success.
56
Last year I (7) (spend) three months in Spain testing our programs and also
(8) (make) several short visits to Italy so I Have a basic knowledge of
Spanish and Italian. I now feel ready for more responsibility and more
challenging work and would welcome the opportunity to learn about a new
industry.
I enclose my curriculum vitae and look forward to hearing from you.
Yours faithfully
Sarah Brown

Exercise 4. Read and translate the following reference letters:


1. Dear Mrs. Woodson,
Peter Barns was a student in three of my travel courses since the 2006
semester. He was always an outstanding student.
Mr. Barns demonstrated his thorough grasp of the subject in his class
performance as well as in written work. His assignments were always
executed with punctuality. Moreover, he was an enthusiastic participant in
class discussions and helped make the courses rewarding experiences for
everyone.
Therefore, I can recommend Mr. Barns, without hesitation, for the position of
assistant in your travel agency.
Yours truly,

2. McArthur & Associates


2587 Young Street, Suite 102
Toronto, Ontario Canada, L7R 8L6
Phone: (xxx) xxx-xxxx
Fax: (xxx) xxx-xxxx
Toronto, September 25, 2001

To Whom It May Concern,


It is with great pleasure that I write this letter of reference for Mr.(your name) has
been working for McArthur & Associates from February 1999 to date. He has been
holding the designation of Director of Business Development between February
1999 and March 2001 and the position of Sales Manager since then. His current
salary is $(salary) USD yearly.
As part of his daily duties as the Director of Business Development, he has
performed the following:
- Designing the quality process;
A key responsibility Mr. (your name) handled was the design of the quality
process. He used a variety of tools and techniques to arrive to the system
currently in place in the organization. To successfully complete this assignment,
one-day workshops were held to identify key problem areas and the principles of
problem solving to be adopted. A supplier certification program was started to
57
enhance the customer supplier relationship. Quality assurance training manuals
and regular process audits have ensured consistency in the quality chain.
In addition, customer complaint systems were created. Along with suggestions
from the employee focus groups, clear measures were instituted for customer
service and business improvement.
It was necessary to ensure that quality systems were a part of the normal
routines.
This was done through:
- Ensuring process controls and monitoring process capability;
- Build quality related database to identify quality improvement opportunities;
- Identify and address non-conformities;
- Monitor the cost of quality;
- Inventory supervision and on-line supply;
As a result of our efforts to reduce production and inventory costs, a project team
directed by Mr.(your name) was created to ensure the development of internal
systems for cost reduction and cost avoidance. Some inventories were reduced by
80%. Using critical path scheduling methodology, Mr. XXXX and his team were
able to redesign the plant layout and set up systems for just-in-time production.
- Maintaining the documentation of business processes;
As part of the quality control effort, Mr. (your name) was responsible for working
with employees from various departments for documenting business processes.
This included technical descriptions of all operating and maintenance procedures,
illustrated parts catalogues, training manuals and technical brochures. This
documentation has proved to be a useful accessory for our effort to attain ISO
certification of our production facility.
- Planning of raw materials and active ingredients in liaison with production
planning;
Mr. (your name) was also responsible for creating new customers and developing
the same as per their requirements. He was also procuring orders for new and
existing customers and evaluated the market. His evaluation of the market was
made by comparative marketing research with competition and collection of data
from survey. Those researches were further used to provide advises to the
administration, which improved the efficiency of our internal management policies
and therefore increased the revenues by cost saving.
Currently, Mr. (your name) is responsible for managing the sales team in
products launches, inventory sales and coordination. We are extremely satisfied
of his tenure with our company and would not hesitate a moment in
recommending him to anyone. Should you need further advice, do not hesitate to
contact the undersigned.
Yours faithfully,
[Signature]
John Smith, President

3. To Whom It May Concern,


58
I base my recommendation of Sadie Goldsmith to your program on my
opinion gathered from a four year long interaction in the capacity of her
professor. I personally selected her for admission to our program and recall
that the recommendation letters she received then were extremely insightful
and spoke highly of her. At this juncture, I hope I can do justice to this
intelligent and well-adjusted young person by giving her the recommendation
she certainly deserves. I am yet to meet a person with a quicker grasp for
what most people believe to be the mundane side of mathematics.
She is one person who is genuinely passionate about her academics and
extremely ambitious. Always one to go beyond the immediate nature of the
subject and look at it from a larger perspective. She has been my assistant in
two large-scale accountancy consultancy projects that I took upon myself and
performed her duties brilliantly. What was admirable was that she went a few
steps further and found alternative ways to tackle the problem on hand,
many of which I found extremely useful to incorporate in my work. She
received the 'Best project assistant' award across eight departments.
Beyond academics, Sadie is someone with a strong sense of social
responsibility. She is a very humane and sensitive person with a natural
talent for teaching mathematics. Something her peers have really benefited
from. She has a flair for and I believe enjoys organizing events of any
nature. She has been a student event manager and has made a huge
success of events ranging from farewell parties to educational seminars. One
notable event that she helped me initiate and organize was The International
symposium on the role of accountants in the world today. In fact, she has
always held the post of Treasurer on the organization committees in addition
to conceptualising and executing preparations for the events. As Treasurer,
she has done a thorough job of maintaining 'the books' and even put them
on an online site in a record time of three days where they could be readily
accessed by anyone with the authority.
With a number of specific skills and talents and pleasant yet firm leadership
qualities, it is inevitable that management choses her for its cause. She is
very well suited for a career in management and will get the right
environment at your school for her initiation into this field. I recommend her
without any hesitation whatsoever and am sure that she will be a true asset
to your institution and to the field of management at large.
I am available at my office (numbers above) for your questions or discussion
on any aspect of Sadie Goldsmith's candidature.

4. То Whom It May Concern,


My name is Linda Good and I have been Senior Trainer at Wolfex
Commerce, a leading BPO. We have 150 offices worldwide and are a leading
player in the insurance services sector. Our call centre employs over 7000

59
business associates at any given point of time. I am detailing the scale of our
operations to indicate the peer-set for my evaluation of Judy Whitman for
your business school program. Judy joined us last year as a customer service
executive in our Tuscon office. At that time, we had several large projects on
hand, and we needed adequate human resources to meet the requirements
immediately.
Hence we installed a 'speed rise' program, whereby trainees who perform
exceptionally well in their first two months of employment would be
motivated to 'climb' higher.
Judy was one of our 'speed rise' candidates. In fact, our board foresaw her
as a potential leader for our main project team. In a short span of five
months, Judy rose in the ranks to become project leader. She wowed
everybody by her dedication and optimism. Her team members say that her
optimism is quite infectious and she can make things happen.
I know Judy since the last six months as she has been attending my
leadership training program. Judy gets along very well with the class and she
is often noticed for her initiative. She is forthright in her opinions; a quality I
believe very essential in business managers.
Judy can significantly enhance her career opportunities and learning if she
were to take formal business education from a reputed school such as yours.
She needs to improve on her knowledge of business processes. I
wholeheartedly recommend her for your business school program.
Yours faithfully,
Linda Good

5. Dear Dr. Lastname:


It is a great pleasure to write to you on behalf of Bill Rosener who, I
understand, is seeking a position with your department. For the past eight
years I have interacted with him as my teaching assistant, as his advisor,
and most recently as a fellow colleague. In each of these capacities, Bill has
demonstrated that he is a very gifted and independent person. His work and
his actions reflect the motivation, leadership, and interpersonal skills that are
so important in developing both a successful teaching and research career.
As my teaching assistant, I found that Bill was very helpful and patient with
students, especially with those who were having the most difficulty with the
material. Unlike many technical people, he has the ability to communicate
complex subject matter in a way that is easy to understand by students. His
style and communication skills created an excellent rapport with his students
and fostered a comfortable learning atmosphere. Furthermore, his leadership
skills and his ability to make sound decisions proved very helpful to me and
to the class. I frequently had to travel because of conferences or seminars I
was presenting at other universities. At these times Bill stepped in and
managed the class expertly with only minimal direction from myself
(basically limited to telling him what topics I wanted covered).
60
As my advisee, Bill impressed me with his foresight, creativity, and ability to
solve new problems. His quantitative and analytic abilities along with his
stamina to work extremely long hours allowed him to make outstanding
scientific contributions in the area of graphical interfaces. In his current
position, Bill's research and teaching expertise in user interfaces, graphics,
information systems, database management, and world wide web
technologies is frequently called upon by his colleagues. His past and current
success as a researcher leave me no doubt that he will continue to be a
productive and successful researcher in the future.
As a person I find Bill to be extremely pleasant, energetic, and enthusiastic
about his work. He is highly qualified and a well-rounded individual. I very
strongly recommend him for this position.
Yours faithfully,
Firstname Lastname

Exercise 5. Complete the following letters with the correct prepositions:


1. Dear Sir/Madam:-
I am a Spanish student (1)_________the University (2)_____________
Barcelona doing a Master's Course (3)_________Business Studies, and I
intend to spend six months (4)__________England, (5)_______January next
year, preparing (6)______the Cambridge First Certificate.
Your college was recommended (7)_______me (8) a fellow student and I
would like details (9)__________the First Certificate course, including fees
and dates. Could you also let me know if you can provide accommodation
(10) me (11)________________Brighton (12) an English family.
Thank you for your attention, and I look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
Maria Ortega

2. Dear Mr. MacFee,


We are writing (1)_____you (2)______the recommendation (3)_______ Mr.
David Arnold, the accountant (4)______D.L. Cromer Ltd. (5)_____Staines,
Middlesex. He advised us to contact you as a referee, concerning credit
facilities, which his company has asked us (6)______.
Could you confirm that the company settles (7)______due dates, and is
sound enough to meet credits of (8)________ to £ 5,000 in transactions.
We would be grateful (9)_______ a reply (10)______ your earliest possible
convenience.
Your sincerely,
P. Gomes (Mrs)

Exercise 6. Read the following letter and choose the best words from
the options in brackets:
61
We are looking for someone with (1) (current, fluent, spoken) English and
Italian, and preferably another language, such as French or German.
The (2) (secretary, interviewee, applicant) should have at least two years'
secretarial (3)(work, experience, employment). Office skills
such as typing, word processing, and shorthand would be a(n) (4)
(advantage, benefit, addition).
The work (5) (consists, contains, includes) customer liaison, and (6) (doing,
making, acting) as an interpreter for the Assistant Manager, both here and
elsewhere in Europe. The successful candidate will also be expected to proof-
read manuscripts in English and Italian. In addition to this, he/ she will be
expected to carry out the usual secretarial (l)(work, duties, employment).
For a(n) (8) (application form, С.V., interview), phone Paula Prentiss, the
Personnel Manager, on (0223) 6814, Ext.412, quoting (9)(number,
reference, figure) PP391.

Exercise 7. Read the advice and look at Melanie Henderson’s CV.


Prepare your own CV:

62
Exercise 8. Read the letter making an offer of employment. Then
decide whether the statements below are true or false.
63
1. Mr. Wills will start work immediately.
2. He will receive one month's salary on his first day at work.
3. His salary will be reviewed after six months.
4. His deputy will be Robert Stephens Jr.
5. He is allowed to join the company pension plan._
6. His working hours will be decided after discussion with Slim Gym's
management.
7. He has to work a minimum of three months before leaving the company.
8. Lyn Ashley expects him to telephone her to accept the job.

64
Exercise 9. In the box are headings from a typical CV. Look at the
extracts from the CV of Tomoko Horiguchi, a Japanese woman working in
England. Under which of the CV headings should each extract be placed?

Personal details Education Qualifications Work experience

Special skills Interests and achievements Referees

1. Fluent in Japanese and English……………………………………………………………….


2. Born 14 October, 1970……………………………………………………………………………
3. Married, no children………………………………………………………………………………..
4. MBA degree from London Business School, 2001………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………
5. Full range of computer skills………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………..
6. Aerobics, basketball, films and theatre………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………..
7. Organised a music concert while at university………………………..…………….
………………………………………………………………………………………………………………………
8. 1986-1989: Sapporo High School, Japan……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………
9. 1990-1992: Sogo Design College - studied graphic design…………………..
………………………………………………………………………………………………………………………
10 . Aug-Sept 1991: Work placement at IMP (graphic design firm) Seattle,
USA………………………………………………………………………………………………….
11 . 1993-1996: ICB (construction company) Assistant in Design
Department…………………………………………………………………………………………………..
12 . 64 Rose Park Crescent, London SW21 8CT…………………………………........
……………………………………………………………………………………………………………………..
13 . Clean driving licence……………………………………………………………………………..
14 . Certificate of Proficiency in English (1995)…………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………..
15. Diploma in Computing (1996)………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
16. Mr F. Luneau, Marketing Consultant, IMP, 120 Davis Avenue, Seattle,
USA………………………………………………………………………………………………….

Exercise 10. When you apply for a job you usually send a CV and covering
letter. Which of the following do you usually do in a covering letter?
1. Say that you wish to apply and indicate where you heard about the
position.

65
2. Say why you are interested in the job and direct the reader to special
qualities, skills or experience you have.
3. Give information about your hobbies and sporting interests.
4. Provide details of your examination results.
5. Enclose the names and addresses of two referees.
6. Mention when you are available for interview.
7. Ask if there are any other vacant positions in the company.

Exercise 11. Study the Useful language box. Use a dictionary to check
the meaning of any words or phrases which are unfamiliar. Add three words or
phrases to each column.

Complete the letter using suitable words and phrases from the Useful
language box. The letter in brackets indicates which column you should
check to find the correct word or phrase.

Dear Ms Walker
I am writing to apply for the position of Managing Director which you advertised
in the International Herald Tribune, dated 22 April.
I am currently employed as Marketing Director in a medium-sized cosmetics
company. However I am seeking a position which will offer a greater challenge
and more responsibility.
In my last job, I was responsible for ……………..1 (В) a sales strategy for the firm
and for ...................................... 2 (B) the work of the advertising, sales and
marketing personnel. I was also involved in…………….3 (B) contracts with
overseas agents and distributors, setting their sales targets and …………………….4
66
(B) their performance. In the last six months, I have been engaged in
………………………..5 (В) franchising networks in Eastern Europe.
I have..............6 (С) in the cosmetics industry, having worked for three
7
companies dealing in health and beauty products. I think that I work well
(C) as I have organised several product launches when I had to meet tight
8
deadlines. Although 1 never avoid responsibility, I am able to (C)
authority when necessary.
As for my personal qualities, I am a.…………………..9 (A) person, with many ideas
for exciting new products which would interest your company. Most people say
that I am very……………………10 (A), with the ability to motivate staff and get
results. I consider myself to be extremely 11(A) because I always make the
most of the resources available to me.
Since you are an international company, it may interest you to know that I am
.......................................................................................12 (C) in English
and Spanish, and I have a working knowledge of Portuguese.
I would welcome the opportunity to meet you to discuss my application at
greater length.
Yours sincerely,
(Ms) Gabrielle Gerard

Exercise 12. Read the CV and complete the sentences about Susan
George using these verbs.
develop market be obtain spend
1. Before she went to Lancaster University, Susan…………….three‘A’levels.
2. Before she got her degree in biology, she..………………..three years in
Lancaster.
3. Before she joined Fisons, she……………………..on a marketing course.
4. Before she worked at Rootes AgriTec, she …………………disease-resistant rice
plants.
5. Before she become a Product Manager at Boots, she…………….remedies for
Alzheimer’s disease.

67
Exercise 13. Look at Christopher Harvey's CV and ask and answer
questions using the present perfect or past simple when appropriate.

68
Exercise 14. Complete the job reference below with the correct form
of the word in brackets:
As requested, this is an appreciation of Ms Wright who spent four years
working in my department.
Becker plc is a highly........1 (success) company specialising in precision
2 3
……….. (science) instruments in a highly………… (compete) market. During
her time with Becker, Ms Wright was………….4 (responsibility) for
translating…………………5 (promotion) literature into English. This work requires
someone who is……………..6 (autonomy) and capable of producing………………….. 7
(accuracy) translations of both sales information and…………………..8
(technique) documentation. Ms Wright proved to be an extremely……………. 9

69
(competence)……………………10 (loyalty) employee and I fully recommend her for
the position.

Exercise 15. Fill in the job application form:

Exercise 16. Below are sections of a CV. Match them with headings in
the box and put them into the correct order:

70
71
Exercise 17. Translate into English the following application for an
advertised post:

Exercise 18. Translate the following references into English:

1. Мы подтверждаем, что госпожа Иванова, родившаяся 25 ноября 1885


г., в период с 15 мая 2006 г. по 15 марта 2007 г. работала в нашей
компании на должности бухгалтера. Хочется отметить организованные
способности, умение находить выход из сложных ситуаций. Благодаря
своим знаниям, она в короткий срок сумела разобраться в поставленной
ей задаче. Мы благодарны госпоже Ивановой за сотрудничество.

2. Вниманию всех заинтересованных лиц


Мне предоставилась благоприятная возможность тесно сотрудничать с
Евгением Чижовым в течении 1,5 лет его работы в компании «Genius».
Мы совместно работали над проектами. Мне приятно сообщить, что
Евгений проявил себя в коллективе как искренний человек и идеальный
сотрудник. Евгений всегда выполнял больше работы, чем было поручено,

72
проявляя инициативу. Он был в прекрасных отношениях со всеми
сотрудниками и все к нему хорошо относились.
Я рекомендую Евгения на должность, которую он сочтет для себя
подходящей.
Сергей Попов

3. Мы подтверждаем, что господин Васильев, родившийся 30 марта 1967


года, в период с 14 мая 1997 года по 1 января 2000 года работал в нашей
компании на должности продакт-менеджера.
Господин Васильев был задействован в продвижении нового товара на
российский рынок. Особенно хочется отметить его организаторские
способности, умение быстро находить и налаживать связи как с
зарубежными, так и российскими партнерами. Благодаря своим
обширным знаниям и работоспособности, он в короткие сроки сумел
разобраться с технологическими особенностями нового продукта.
Несмотря на сжатые сроки и неблагоприятные обстоятельства, ему
удалось добиться выполнения показателей по бизнес-плану. Господин
Васильев разработал и провел ряд семинаров и тренингов для дилеров
по ознакомлению и работе с продуктом, что способствовало его
продвижению на рынке. Мы благодарны господину Васильеву за
успешное сотрудничество. Если информация в рекомендательном письме
не показалась вам исчерпывающей, буду рад ответить на ваши вопросы.
Генеральный директор Шумский М.И.

4. Вышеупомянутый сотрудник был нанят нашей компанией на должность


финансового менеджера. Он осуществлял бюджетное планирование и
ведение финансовой отчетности розничных продаж. В обязанности СВ.
Одинцова входила также своевременная подготовка ежемесячной
финансовой сметы и подготовка сводных отчетов для финансового
директора. Особенно хочется отметить его большой вклад в
компьютеризацию финансового подразделения и бухгалтерии по
внедрению новой системы учета счетов и товарных остатков на складе.
Он показал себя инициативным, грамотным специалистом и
добросовестным сотрудником. Я без колебаний рекомендовал бы его на
аналогичную должность в другую компанию

5. Панченко Ирина Станиславовна занимала должность руководителя


отдела маркетинга и распространения в нашем издании. Она
зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий
организаторскими способностями.
Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на
20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания
в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и
рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить
73
решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на
достижение результата.

6. Вниманию всех заинтересованных лиц:


Мне представилась благоприятная возможность тесно сотрудничать со
Станиславом Березовским в течение 6 месяцев его работы в компании
«Ридан». Он сидел за соседним столом, и мы совместно работали над
несколькими проектами. Мне приятно сообщить, что Станислав проявил
себя в коллективе как коммуникабельный, искренний человек и
идеальный сотрудник.
Станислав всегда выполнял больше работы, чем ему было поручено при
осуществлении наших совместных проектов. Он часто брал на себя
инициативу в новых начинаниях и способствовал развитию событий,
когда работа продвигалась медленно. Совместная с ним работа
доставляла мне удовольствие, так как вышестоящие лица всегда
похвально отзывались о совместно выполненных нами заданиях.
Станислав был в прекрасных отношениях со всеми сотрудниками офиса,
и, в свою очередь, все сотрудники хорошо к нему относились.
Я настоятельно рекомендую Станислава на должность, которую он сочтет
для себя подходящей. Он - из тех людей, с которыми приятно работать
всем.

74
Библиография

1. Андрюшкин А.П. Business English. – СПб.: «Норинт», 2001. –


272 с.
2. Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес – курс английского
языка. – Киев: Логос; Логос; М.:Рольф, 200 – 352 с.
3. Кисунько Е.И., Музланова Е.С. Бизнес – курс английского
языка. Деловое общение и документация. – М.: ЮНВЕС. –
2001. – 368 с.
4. Сущинский И.И. – Деловая корреспонденция на английском
языке. – М.:Эксмо, 2007. – 320 с.
5. Cotton D., Falvey D., Kent S. Market Leader. Course Book. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2000.
6. Cotton D. Falvey D., Kent S. Market Leader. Practice File. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2000.
7. Manton K. First Insights into Business Work book. – Longman.
Pearson Education Ltd, 2000.
8. Robbins S. First Insights into Business Student′s book. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2000.
9. Strutt P. Market Leader. Business Grammar and Usage. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2001.

75
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
“РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ”
Иркутский филиал

Кафедра гуманитарных и естественнонаучных дисциплин

Одобрено
Учебно-методическим советом
Иркутского филиала РГТЭУ

Е.А. Михалевич

BUSINESS LETTERS IN ENGLISH


(Part 2)

Учебно - методическое пособие


для студентов очной формы обучения
специальностей
080301 – Коммерция (торговое дело)
080502 – Экономика и управление на предприятии (в торговле)
080105 – Финансы и кредит
080109 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит

Иркутск, 2010

76
УДК 802.2 (075.8)
ББК 81.2 (англ.)
М69

Представлено к изданию учебно-методическим советом Иркутского


филиала Российского государственного торгово-экономического
университета

Рецензенты: Блудова Т.П., к.п.н., доцент кафедры иностранных


языков ИрГУПС
Литвиненко В.В., к.ф.н., доцент кафедры гуманитарных и
естественно-научных дисциплин ИФ РГТЭУ.

Михалевич Е.А.
М69 Bussiness Letters in English. Часть 2.Учебно-методическое пособие.-
Иркутск, 2010.-97с.

Данное пособие предназначено для студентов экономических


специальностей, овладевших основами английского языка, как для
аудиторной, так и самостоятельной работы. Призвано помочь в обучении
основам делового общения в письменной форме и содержит основные
сведения об особенностях составления и оформления деловой
корреспонденции на английском языке.

Библ. 9 назв.

ББК 81.2 (англ.)

©Михалевич Е.А., 2010


Unit 1
Письмо-запрос – The enquiry (inquiry).
Предложение (ответ на запрос) – The offer
77
Первым шагом при заключении сделки, как правило, является письмо-запрос.
В письме такого рода автор запрашивает информацию о товаре или услуге
(goods and services), их стоимости (cost), об условиях поставки (terms of
delivery), формах оплаты (terms of payment), скидках (discounts), видах
транспортировки (forms of transportation) и т.п.
В письме-запросе следует указать источник информации, четко
сформулировать суть вопроса, кратко представить свою компанию и себя
лично. Завершить письмо лучше фразой, выражающей надежду на
плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество в будущем. Поэтому следует
придерживаться структуры письма-запроса:
1. ссылка на источник информации;
2. краткая информация о вашей компании и причина запроса;
3. запрос информации;
4. заключение с выражением надежды на сотрудничество.
Следующим шагом в деловой переписке является ответ на запрос или письмо-
предложение (the offer).
Если запрос поступил от вашего давнего клиента, дайте ему понять, насколько
вы его цените и как вам приятно возобновить с ним сотрудничество. Если же
запрос пришел от незнакомой фирмы, от нового потенциального клиента,
поблагодарите его за это, подчеркните, что вы всегда рады расширению
возможностей ваших компаний. Как известно, около 90% писем-предложений
оказывается в мусорной корзине. И только владея искусством написания
запросов и ответов на них, вы можете изменить ситуацию.
Познакомьтесь с примерами писем-запросов и ответов на них:

Dear Sir,
I read about your new tape recorder in yesterday‘s Business News.
I would be grateful if you would send me further information including: unit
cost; discount for the wholesale purchase; delivery periods and payment
terms.
Yours faithfully
John Brown

Уважаемый сэр!
Из вчерашнего номера газеты Business News я узнал о новом
магнитофоне, производимом Вашей компанией.
Я был бы Вам признателен, если бы Вы выслали мне дополнительную
информацию, в том числе сведения о стоимости товара, размерах скидки
в случае оптовой закупки, сроках доставки и условиях ее оплаты.
С уважением
Джон Браун

Dear Mr. Brown,

78
Thank you for inquiry about our new taperecorder. I am enclosing our
brochure, which gives general information about the product.
In answer to your specific questions:
1. It costs $300 +VAT at 13.5%.
2. We offer a discount of 5% on orders of 5 units or more.
3. We will be able to deliver your order within 10 days of receiving it.
4. Unless you already have an account with us, we will require
payment with your order.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Yours sincerely
Robert Roughson

Уважаемый мистер Браун!


Благодарим Вас за запрос о нашем новом магнитофоне. Прилагаю
брошюру, в которой приводится общая информация о нашем товаре.
На Ваши конкретные вопросы мы можем ответить следующим образом:
1. Стоимость магнитофона составляет 300 долларов плюс 13,5% НДС.
2. Мы предлагаем пятипроцентную скидку при заказе на покупку от 5
магнитофонов.
3. Доставку мы сможем осуществить в течение десяти дней со дня
получения заказа.
4. Пока Вы не открыли у нас свой счет, мы вынуждены просить
Вас произвести оплату одновременно с направлением нам заказа.
Если возникнут другие вопросы, прошу без колебаний связаться со мной.
Искренне Ваш
Роберт Рафсон

Dear Sirs,
We have heard from your representative, Mr. Wolf, that you are producing
for export jackets in pure leather. There is a constant demand in Austria for
high-class goods of this type. Sales are not high, but a good price can be
obtained for fashionable design.
Will you please send us your catalogue and a pricelist with terms of payment.
If it is possible, please, send us also several samples of leather used in your
jackets.
We look forward to your reply.
Yours faithfully,

Уважаемые господа,
Мы узнали от Вашего представителя, мистера Вульфа, что Ваша фирма
производит на экспорт куртки из натуральной кожи. В Австрии
79
существует постоянный спрос на высококачественные товары подобного
рода. Объем продаж не высок, однако высокие цены могут быть
достигнуты за счет модного фасона.
Не вышлите ли Вы нам свой каталог и прайслист с указанием условий
оплаты. Если это возможно, вышлите также несколько образцов кожи,
которая используется в Ваших куртках.
С нетерпением ждем Вашего ответа.
С уважением

Dear Sirs,
We thank you for your inquiry of October 12 th for your interest in our
products.
A copy of our illustrated export catalogue will be sent to you today,
together with a range of samples of the various skins used in the
manufacturing of our jackets. We think that the beauty and elegance of our
designs coupled with the superb quality should appeal to the discriminating
buyer.
Our representative, Mr. Wolf, will be in your city next week and he will be
pleased to call on you and to tell you about our firm and products. He is also
authorized to discuss the terms of an order with you or to negotiate a
contract.
It will be a pleasure to serve you.
Yours faithfully,
Уважаемые господа,
Спасибо за Ваш запрос от 12 октября и за интерес к нашей продукции.
Сегодня мы вышлем Вам экземпляр нашего иллюстрированного каталога
вместе с несколькими образцами кожи, которая используется для
производства наших курток. Мы думаем, что элегантность, хороший
дизайн и прекрасное качество удовлетворит самого требовательного
покупателя.
На следующей неделе наш представитель, мистер Вульф, будет в Вашем
городе. Он с удовольствием зайдет к Вам и расскажет о нашей фирме и
продукции. Он также уполномочен обсудить с Вами условия заказа или
заключить контракт.
Всегда рады Вам служить.
С уважением


Dear Sirs,

80
We want to show your book “The Great General” in a special window display
and should be glad if you would send us 6 showcards, 2 or 3 framed
photographs and a large dummy as a centerpiece. If you have any other
suitable material that you can supply we shall be most grateful.
We hope that the display will considerably assist the sale of the book. Up to
to-day we have sold over 300 copies.
Yours faithfully,

Уважаемые господа,
Мы хотим продемонстрировать Вашу книгу “Великий генерал” на
специальной выставочной витрине и мы будем признательны Вам, если
Вы вышлите нам 6 рекламных щитков с образцами, 2 или 3 фотографии
генерала в рамках и большой макет книги для украшения витрины. Если
к этому Вы можете приложить еще какие-нибудь наглядные материалы,
мы будем только благодарны.
Мы надеемся, что уровень продаж книги значительно повысится
благодаря нашей рекламе. На сегодня мы продали более трехсот
экземпляров книги.
С уважением

Dear Sirs,
Thank you for your letter.
We shall be only too pleased to supply you with display material of our book
“The Great General”. We have instructed our advertising department to
dispatch immediately 12 showcards, 6 posters, 3 photographs and 1 life-size
portrait of General MacAndrew; we have asked them to add 12 wrappers
which, we think, you will find very effective. We are very sorry that we
cannot send you a large dummy but we have not made one of this title.
We should appreciate it very much if you could send us a photograph of your
window and hope that your display will be very successful.
Yours faithfully,

Уважаемые господа,
Спасибо за Ваше письмо.
Мы будем очень рады обеспечить Вас рекламным материалом нашей
книги “Великий генерал”. Мы проинструктировали наш рекламный отдел
как можно скорее переслать Вам 12 рекламных щитков, 6 плакатов, 3
фотографии и один портрет генерала МакЭндрю во весь рост; еще мы
попросили добавить к этому 12 суперобложек, которые произведут
хорошее впечатление. Мы очень сожалеем, что не можем послать Вам
большой макет книги – в нашей фирме не производится такая продукция.
Мы будем Вам очень признательны, если Вы вышлите нам фотографию
Вашей выставочной витрины, и надеемся, что Ваша реклама принесет
Вам успех.
81
С уважением

Клише, выражения и предложения, чаще всего используемые в запросах, в


ответах на них и офертах – Cliches, Expressions and Sentences Most
Commonly Used in Inquires and in Replies to Inquiries, Offers

1. We noticed an advertisement describing ... - Мы увидели рекламу


(объявление), где говорится …
2. … we are very interested in ... - … мы очень заинтересованы в …
3. We suggest that you send us your catalogues and price-lists in triplicate
and preferably in English. - Просим Вас выслать нам Ваши каталоги и
прейскуранты в трех экземплярах и желательно на английском языке.
4. We would like you to advise us of discounts that you provide and delivery
time. - Просим сообщить нам о скидках, которые Вы представляете, и о
сроках поставок.
5. … we should be glad to receive... - … будем рады получить …
6. We may be able to place large orders with your company. - Возможно,
мы сможем разместить в Вашей компании больше заказов.
7. The catalogue is of considerable interest to us. - Каталог нас очень
заинтересовал.
8. We are particularly interested in … - Мы особенно заинтересованы в …
9. We shall appreciate it if you will send us a more detailed description of ... -
Мы будем Вам благодарны, если Вы вышлите нам более детальное описание

10. We are regular buyers of ... - Мы специализируемся на покупке …
11. We are in the market for ... - Мы имеем намерение купить …
12. Please send us samples of ... - Пожалуйста, вышлите нам образцы …
13. Your offer should be accompanied with specifications and blueprints. - Ваше
предложение должно сопровождаться спецификациями и чертежами.
14. We would ask you to send us your offer (tender, quotation) for ... - Просим
Вас выслать нам Ваше предложение (официальное предложение, котировку)
на …
15. Following my conversation with your representative... - После моего разговора
с Вашим представителем …
16. I should be glad if you would send me your new catalogue of... - Был бы
рад, если бы Вы прислали мне Ваш новый каталог …
17. I should be grateful if you would send me by return your catalogue and
price-list of... - Был бы признателен, если бы вы прислали мне с обратной
почтой Ваш каталог и прейскурант …
82
18. If you can guarantee prompt delivery and can quote really competitive prices we
may be able to place an order with you. - Если Вы можете гарантировать
немедленную доставку и назначить действительно конкурентоспособные цены,
мы бы могли поместить заказ в Вашей фирме.
19. Please enclose descriptive leaflets with your reply, and state what discount you
allow for quantities. - Просим Вас приложить к Вашему ответу листовки с
описанием и указать, какую скидку Вы предоставляете в зависимости от
заказанного количества.
20. Please send us an offer quoting your best terms and discount for cash
payment. - Просим выслать нам предложение, назначив наиболее выгодные
условия и скидку за платеж наличными.
21. Your firm has been recommended to us by Messrs. …, with whom we have
done business for over 10 years. - Вашу фирму рекомендовала нам фирма … , с
которой нас связывают деловые отношения более 10 лет.
22. Please let us know whether you can supply … - Просим сообщить нам,
сможете ли Вы поставить …
23. We are interested in … which you advertise and should be glad if you would
send us full particulars. - Мы интересуемся … , который Вы рекомендуете, и будем
рады, если Вы пришлете нам подробную информацию.
24. Some years ago we bought from you … Please let us know whether you are
still manufacturing … and quote your lowest prices. - Несколько лет назад мы
приобрели у Вас … . Просим проинформировать нас, производите ли Вы до сих пор
… , и назначить самые низкие из Ваших цен.
25. As we are prepared to pay cash we trust that you will quote your keenest
prices for bulk orders. - Поскольку мы готовы расплатиться наличными, мы
надеемся, что Вы назначите самые благоприятные цены для заказов на массовую
закупку.
26. With reference to your advertisement in … I should be please to receive … -
Ссылаясь на Ваше объявление в … , я был бы рад получить …
27. We shall be very grateful for any assistance you can give us in this matter. -
Будем признательны за любую помощь, которую Вы можете оказать нам в этом
деле.
28. We have seen your … at the exhibition and are very much interested in this
model. We should like to market it in … if you are prepared to give us the sole
agency there. - Мы видели Вашу … на выставке и очень заинтересовались этой
моделью. Мы бы хотели найти рынки сбыта для нее в … , если Вы готовы назначить
нас своими единственными представителями.
29. We have for many years been importers of … from … - В течение многих лет
мы импортировали … из …
30. We are in the market for … - Мы намереваемся купить …
83
31. We should be grateful for an early reply. - Будем признательны за скорейший
ответ.
32. We enclose a pattern of … and we should be obliged if you would send us
samples of … - Мы прилагаем образец … и будем признательны, если Вы пришлете
нам образцы …
33. We should require delivery within 4 weeks of placing the order. - Нам
потребуется поставка не позже, чем через 4 недели с момента заказа.
34. As the matter is urgent will you please let us have a reply by return. -
Поскольку вопрос безотлагателен, просим Вас дать ответ с обратной почтой.
35. In reply to your request for our Catalogue No. … we enclose a copy
herewith, and we hope may find it useful. - В ответ на Вашу просьбу прислать
Вам наш каталог № … прилагаем при сем экземпляр каталога и надеемся, что он
окажется полезным для Вас.
36. We were very pleased to receive your letter in reply to our advertisement in
… - Мы были очень рады получить от Вас письмо в ответ на ваше объявление в

37. As requested, we enclose our illustrated catalogue. We should like to
draw your attention particularly to our model … which is the latest word in …
- Согласно Вашей просьбе прилагаем наш иллюстрированный каталог. Мы бы
хотели обратить Ваше внимание, в частности, на нашу модель … , являющуюся
последним достижением в …
38. We are certain that a trial order will give you full satisfaction and we
shall be very glad to hear from you. - Мы уверены, что пробный заказ полностью
удовлетворит Вашим требованиям, и будем рады получить от Вас известие.
39. It gives me great pleasure to send you our catalogue which contains all
technical details about the model you inspected. - Мне доставляет большое
удовольствие выслать Вам наш каталог, содержащий все технические подробности,
касающиеся той модели, которую Вы осматривали.
40. We thank you for your inquiry, in reply to which we are sending you
under separate cover our illustrated catalogue of … - Благодарим Вас за Ваш
запрос, в ответ на который высылаем Вам в отдельном конверте наш
иллюстрированный каталог …
41. Further to our letter of 8th May we have now heard from our works that it
is possible to supply … - В дополнение к нашему письму от 8 мая нам сообщили с
нашего завода, что возможна поставка …
42. We much appreciate your offer … - Мы высоко ценим Ваше предложение …
43. We are very gratified to learn from your letter you are interested in … -
Мы с большим удовлетворением узнали из Вашего письма, что Вы
интересуетесь …

84
44. In reply to your letter of 6th June we confirm our cable … . We want to
thank you very much for your inquiry and hope that our prices will induce
you to place an order. - В ответ на Ваше письмо от 6 июня мы подтверждаем
нашу телеграмму … . Мы хотим поблагодарить Вас за Ваш запрос и выразить
надежду, что наши цены побудят Вас поместить у нас заказ.
45. We are obliged for your letter of May 19, in which you inquire … - Мы
признательны за Ваше письмо от 19 мая, в котором Вы спрашиваете …
46. We shall be only too pleased to supply you with … - Мы будем очень
рады поставить Вам …
47. Won‘t you give us a trial order and convince yourself that our claims are
based on facts? - Не могли бы Вы предоставить нам пробный заказ, чтобы
убедиться в том, что наши утверждения основаны на фактах?
48. We should appreciate it very much if you could send us … - Мы были бы
очень признательны, если бы Вы прислали нам …
49. We can promise delivery in four weeks if we receive your order
immediately. - Мы можем обещать поставку в течение месяца, если получим
ваш заказ незамедлительно.
50. We hope that our offer will interest you. - Надеемся, что наше
предложение заинтересует Вас.
51. As we are extremely busy at present, it would help us to give you
prompt delivery if you could send us your order as soon as possible. -
Поскольку в настоящее время мы крайне загружены работой, для
осуществления немедленной доставки нам бы очень помогло, если бы Вы
прислали нам Ваш заказ как можно скорее.
52. We are awaiting your instructions with interest. - С заинтересованностью
ожидаем Ваших указаний.

Practice
Exercise 1. Read and translate the following enquiries and replies to them
consulting the preceeding vocabulary section:
1. Dear Sirs,
We are in the market for 1000 dozen Fountain Pens and 1500 dozen
Ball Pens which we need for an export order.
Please send us your lowest quotation for your “Tasso” and “Onset” Pens,
packed in export cases of 100 dozen each, c.i.f. Alexandria.
Yours faithfully,

Dear Sirs,
In reply to your letter of 6th June we confirm our cable of today:
ONSETS 68 SHILLINGS TASSO 39 SHILLINGS PER DOZEN CIF
ALEXANDRIA STOP MINIMUM ORDER 1000 DOZEN EACH
85
We want to thank you very much for your inquiry and hope that these
prices will induce you to place an order. Our quotation includes packing in
export cases of 100 doz. c.i.f. Alexandria but is only valid for minimum
orders of 1000 doz. each.
We have made a special effort and quoted you prices which leave us only
a very small margin, because we want to secure your order.
Yours faithfully,

2. Dear Sirs,
We are acting as agents for a number of American medical publishers and
wonder whether you are represented in Brazil. We have a well organized
office here in Sao Paulo and know the market from an experience of more
than 20 years in this country. If you are interested we can give you first class
references.
Yours faithfully,

Dear Sirs,
We are obliged for your letter of May 19, in which you inquire whether
our firm is represented in Brazil.
As you know the sale of British books in Brazil has for the last few years
been made very difficult because of paper restrictions and currency control.
Recently, conditions have become a little easier, and in order to cover this
important market we have given this area to our representative in Buenos
Aires, Mr. Middleton Smithers. He knows the Brazilian market well, and we
hope that this arrangement will work satisfactorily.
We regret, therefore, that, at least for the present, we cannot make use
of your offer. We shall watch developments carefully and if the prospect of
trade in Brazil warrants the appointment of a separate agent there we hope
that you will allow us to contact you again.
Meantime we thank you for the courtesy of your offer.
Yours faithfully,

3. Sir,
We have many years been importers of Electric Clocks mainly from
Switzerland. We learn that in recent years several English firms have started
manufacturing this line. We should be very grateful if you could give us a list
of these firms so that we can find out whether their goods are suitable for
the American market.
If you have not got the necessary information in your record, you would,
perhaps, be good enough to pass our inquiry to the proper department in
London.
Very truly yours,

Dear Sirs,

86
We are obliged to the British Embassy in Washington for giving you our
name and address.
As requested we are forwarding to you today our illustrated catalogue of
Electric Clocks.
All clocks can be used with A/C and D/C; table clocks can be supplied
with or without an alarm. Our instruments are product of the finest materials
and the highest craftsmanship and are second to none in design and
reliability.
Won‘t you give us a trial order and convince yourself that our claims are
based on facts?
Yours faithfully,

4. Dear Sirs,
Some years ago we bought from you a consignment of “Handy” paint
brushes in 3 different qualities. Please let us know whether you are still
manufacturing brushes in these qualities and quote your lowest prices c.i.f.
Genoa. We should require delivery within 4 weeks of placing the order. As
the matter is urgent we should be grateful for an early reply.
Yours faithfully,

Dear Sirs,
It is always a pleasure to hear from an old friend again. Yes, we are still
making our famous “Handy” brushes and we are pleased to tell you that we
have been able to improve their quality without any increase in price.
On the enclosed price-list you will find our lowest quotations c.i.f.
Genoa. We can promise delivery in four weeks if we receive your order
immediately; please cable us on receipt of this letter.
Yours truly,

5. Dear Sirs,
We have seen your new miniature Camera, “Tellar”, at the Photographic
Exhibition in Zurich and are very much interested in this model. We should
like to market the camera in Sweden if you are prepared to give us the sole
agency there. As you know, we are the leading firm of photographic suppliers
in Stockholm with branches in Malmo and Gothenburg. If this suggestion
interests you we shall be glad to hear what prices and terms you can allow
us.
Yours faithfully,

Dear Sirs,
We are very gratified to learn from your letter that you are interested in
our “Tellar” camera.
Our managing director, Mr. S.C.Hooper, is leaving for Scandinavia next
week. He will arrive in Stockholm on 19 th May and will call on you the next
morning to discuss the possibility of an agency with you. We hope that we

87
shall come to a satisfactory arrangement. Meantime we are sending you
some material about the camera, from which you will see what an
enthusiastic reception it has had in the trade papers all over the world.
Yours faithfully,

Exercise 2.
a) Read and translate the following sentences used in enquiries and offers:
1. Your name has been given us by the British Chamber of Commerce in
Hamburg, …
2. The British Embassy in Copenhagen has advised us to get in touch with
you concerning …
3. We saw your products demonstrated at the Hanover Fair earlier this year,
and would like to know whether …
4. Messrs. Rawlingson and Townsend of Bletchley, who we understand have
been doing business with you for some years, inform us that you may be
able to supply us with …
5. We have seen your advertisement in fast Sunday‘s Observer, and would
be grateful if you would let us have details of …
6. Your advertisement in this month‘s issue of The Shoemaker states that
you can offer …
7. There is a brisk demand here for high-quality sports shirts of the type you
manufacture.
8. Demand for this type of machine is not high, but sales this year will
probably exceed £25,000.
9. These fancy goods are in demand during the tourist season (late May to
early September), but for the rest of the year sales are moderate, and
often rather low.
10.There is no market here for articles of this type in the higher price ranges,
but less expensive models sell very well throughout the year.
11.You can count on a brisk turnover if prices are competitive and deliveries
prompt.
12.Will you please send us your catalogue and price list for …
13.Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the following items in
the quantities stated: …
14.We should be glad to receive specifications of your new SE11 typewriter,
together with your current export price list and details of trade discounts.
15.We are also interested in your terms of payment and in discounts offered
for regular purchases and large orders.
16.If we place orders with you we will have to insist on prompt delivery. Can
you guarantee delivery within three weeks of receiving orders?
17.We would appreciate a sample of each of the items listed above.
18.We are looking forward to hearing from you.
19.We would appreciate a prompt answer.

88
20.As our own customers are pressing us for a quotation, we hope you will
be able to make us an offer within a fortnight from today‘s date.
21.We hope to hear from you shortly.
22.Since the season will soon be under way, we must ask you to reply by the
end of this month.

b) Match the upper mentioned sentences to the following sections:


1. Первые строки текста / Opening lines
_____________________________________________________
_____________________________________________________

2. Указание на состояние рынка / Indicating the state of the market


_____________________________________________________
_____________________________________________________

3. Запрос информации / Asking for information


_____________________________________________________
_____________________________________________________

4. Заключительные предложения / Closing sentences


_____________________________________________________
_____________________________________________________

Exercise 3. Complete the following enquiries with the correst prepositions:


1. Dear Sir,
We were impressed (1)_______your display (2)_______ office furniture
(3)______ the Expoquip trade fair held (4)_______ Madrid
(5)________January.
We are a group (6)_______ retailers specializing (7)_________ the sale
(8)________ top-quality non-electronic office equipment, and we are seeking
a supplier (9) _________ our stores.
Could you send us your latest catalogue and price-list, details (10)_______
materials used (11)_________ your products, and information regarding
credit terms and discounts?
We look forward (12)_______ receiving your reply.
Yours faithfully
Anne Croft (Miss)
2. Dear Sir,
We read your advertisement (1)________ racing cycles (2)______ the
current edition (3)________ “Cyclist” and are interested (4)_______ your
products, particularly touring bikes.
We are a large retail company (5)_______ cycle shops throughout Germany
and would like your catalogue and a price-list, quoting c.i.f. Berlin prices.

89
Please let us know your terms (6)_______ trade, including quantity
discounts, delivery dates, and any credit facilities you are prepared to offer
(7)______ large orders.
We look forward (8)_______ hearing (9)________ you soon.
Yours faithfully
Karl Janssen
3. Dear Mr. Smith,
(1)_______ reply (2)_______ your letter (3)________ August 25. We have
the pleasure (4)_______ informing you that we have considered your
request and found it valid and convincing. Attached (5)_______ this letter
you will find all the data (6)_______ the subject you are interested
(7)________.
I look forward (8)______ seeing you soon here.
Yours sincerely
N. Simpson
4. Dear Sir/Madam,
We are a large engineering company exporting machine parts worldwide, and
we have set up contracts (1)______ Middle Eastern Customers (2)_______
the next two years .
As these parts are similar (3)______ nature and are going (4)_______ the
same destination over this period, we thought it might be less expensive if
we insured them, (5)_________ an all risk basis, (6)________ a time policy.
We would appreciate it if you could give us any information (7)________ this
type (8)________ cover and how it operates.
Yours faithfully
Jack Turner
5. Dear Sirs,
Your company has been recommended (1)_______ us (2)______ Messrs.
Brown & Co (3)_______ whom we have been doing business (4)_______ ten
years. We should be obliged (5)______ you if you enclose (6)________ your
catalogues and current quotation (7)________ all particulars (8)_________
technical characteristics, prices, terms (9)_______ payment and delivery.
We are looking (10)_____ (11)______ your reply.
Yours faithfully,
Rossimport

Exercise 4. Complete the following enquiries. Decide whether to use a, the


or no article:
1. Dear Sirs,
Thank you for your letter giving us (1)______ details of (2) _______
products we enquired about.
(3)_______ main item we are interested in is (4)_______ kitchen unit listed
in (5)______ catalogue under (6)_______ heading CM214. As we are
90
building (7)______ large block of apartments, we think (8)______ unit like
(9)______ one listed, might be (10)_____ best installation for our purposes.
Please let us know what your terms of (11)_______ trade are. Could you
also tell us if you are able to offer (12)_______ trade and (13)_____
discounts on (14)_______ price for (15)______ large order? We would also
be grateful for (16)_______ samples of all materials used in (17)_______
manufacture of your units.
I am including (18)_______ plan of our apartments, and
(19)______dimensions we would need.
Yours faithfully
Jack Simon
2. Dear Sirs,
We are interested in (1)______ Turbines (турбины) advertised by you in
(2)______ “Industry” of (3)_______ 1st April. We shall be obliged if you will
send us all (4)_______ information concerning (5)______ above model. We
also request you to quote (6)______ Lowest price, (7)_______ most
favourable terms of (8)________ Payment and to state (9)_______ shortest
possible time of (10)______ delivery. We Wish to know as well if you grant
(11)______ discount to (12)_______ buyers who purchase more than 3
Turbines.
3. Dear Sirs,
We thank you for (1)______ enquiry of (2)______ 23 rd March for (3)____
Turbines Model AB-66. We are enclosing our catalogue which gives all
particulars concerning (4)_______ model required by you (5)______ price of
(6)______ Turbine is (7)_______ c.i.f. Manchester. Payment is to be made
by (8)________ Letter of Credit which you are to open with (9)______
(10)______ Bank for Foreign Trade.
We can ship (11)______ Turbines from Murmansk in May-April this year. We
are prepared to grant you (12)_______ four per cent discount if you order
more than three Turbines. All (13)_______ other terms are stated on
(14)_______ enclosed form of (15)______ contract.
4. Dear Sirs,
We thank you for your enquiry of (1)______ 5th May for (2)_____
typewriters (3)______ Model “Midget”. We are enclosing (4)_____
catalogues with all (5)______ technical characteristics of (6)_____ model.
(7)______ price of each typewriter is £ (8)_____ CIF Tallin. (9)______ price
includes (10)_____ packing (11)______ payment is to be made by
(12)______ Letter of Credit which you are to open with (13)______ Moscow
Narodny Bank. We are glad to inform you that on (14)_____ orders for 200
typewriters and more we can give you (15)______ special discount of 5 %.
Since we have taken (16)______ very large orders at (17)_____ exhibition
we are sorry to say that we cannot promise (18)_____ prompt delivery even
if we receive (19)______ order in (20)_____ very near future.
91
We hope to hear from you within (21)_____ next few days. I am also hopeful
for (22)_____ successful future negotiations.
Yours faithfully
Lester W. Smith

Exercise 5. Use the words in the box to complete the following enquiries:
1.
attention discount interest
contact
help enquiry enclosing

Dear Mr. Raval,


Thank you for your (1)_____ of 31 January, and we are (2)_____ our Spring
Catalogue and current price-list quoting c.i.f. prices Bombey.
We would like to draw your (3)_____ to the trade and quantity (4)_____ we
are offering in our Special Purchases section p.p. 19-26 which may be of
particular (5)_____ to you.
Please (6)_____ us if we can be of any further (7)_____ to you.
Yours sincerely
Robert Gower
2.
send together forward Project Madam
based
attention protection sell graphics faithfully

For the (1)______ of the Sales Manager


Dear Sir or (2)_____
We are a software company (3)_____ in London and are currently developing
a Windows-based scientific (4)_____ package for use in universities and
research laboratories. We are interested in (5)_____ the programmes we
(6)_____ from unauthorized copying and duplication.
Could you please (7)_____ us more technical information about your RSP-11
software protection system (8)______ with your current brochure and price-
list?
We look (9)_____ to hearing from you.
Yours (10)______
Anne Newson
(11)_____ Director
3.
appreciate
hearing writing
faithfully

Dear Sir/Madam
Your company has been recommended to us by a business associate and I
am (1)_____ to enquire about your translation services.
92
My company has recently entered the export market and we need advertising
material translated into Chinese, Russian, and Turkish.
We would be (2)_____ if you could send us your prices and terms of
payment.
We look forward to (3)_____ from you.
Yours (11)______

Exercise 6. Read the following letters of enquiry and offer choosing the best
word from the options in brackets:
1. Dear Mr. Osterheld
We were very pleased to receive your (1)(correspondence, enquiry, mail) of
14 October 200_, asking about our leather and sheepskin (2)(range, cloths,
products) and terms of (3)(dealing, trade, conditions).
First let me say that our (4)(label, mark, patent) is internationally famous
because of the quality of our garments, and we are convinced they will sell
very well through your (5)(outlets, factories, warehouses). We think you will
agree with us when you look through the enclosed (6)( manual, catalogue,
leaflet) and examine the (7)(specimens, examples, samples) we are
forwarding separately.
You will see from the price-list that we take care of all freight and insurance
costs, so the prices are quoted on a(n) (8)(c.i.f., ex-works, f.o.b.) basis. We
will also allow (9)(trade, cash, quantity) discounts for orders over $10,000,
and with the usual trade references, we can arrange for payment by 60-day
(10)(bill, letter, draft) of exchange.
Thank you once again for your enquiry, and we are sure you will be
impressed by the (11)(vast, huge, wide) selection of our garments.
Meanwhile, if there are any further details you need, please contact us.
Yours sincerely
Ellena Onate
2. Dear Mr. Grassmann
You were recommended to use by the German Chamber of Commerce, who
(1)(said, told, spoke) you might be interested in representing an Italian glass
manufacturing company in your country.
We have a number of agencies in other European countries who receive
products on (2)(commission, consignment, approval), then sell them on a six
per cent commission on ex-works prices. These are (3)(single, unique, sole)
agencies which means that only we supply them, and they represent only us
in this line.
Generally, their customers (4)(settle, agree, deal) all accounts with us, then
we supply them direct on invoices received from the agent.
In most cases we offer a (5)(test, proof, trial) agency for one year, and if the
results are good, we (6)(export, extend, expand) the agency on a further
two-year contract. We would (7)(offer, suggest, invite) you support through

93
advertising, brochures, and leaflets in German, the (8)(cost, value, worth) of
this being shared between us.
Our market (9)(researches, reporters, informers) tell us there is an
increasing demand for our line of products in your country, so it will not be
difficult to sell our wares.
If you would be interested in an agency of this type, we can send you a
standard agreement, giving you more details of our terms. Meanwhile, we
are enclosing our (10)(actual, present, current) catalogue.
Yours sincerely
P. Grazioli
3. Dear Sir,
We are a (1)(grand, large, wide) company (2)(dealing, Coping, managing)
with merchandise (3)(who, which, what) we ship (4)(in, to, towards) Europe
and North America. We (5)(want, would like, request) to know if you can (6)
(suggest, supply, give) us with quotation for a comprehensive policy, (7)
(assuring, protecting, covering) our warehouse at Dock Road, Southampton.
The policy would (8)(consist, contain, include) fire, flood, theft, burglary, and
the usual contingencies affecting this (9)(form, kind, variety) of enterprise.
At any time, there may be about L250,000 in stock on the (10)(premises,
grounds, floors).
If you can offer us (11)(competing, competition, competitive) rates, we will
(12)(think, imagine, consider) further policies with you on our other
interests.
We look forward to hearing from you (13)(soon, presently, immediately).
Yours faithfully
Peter Hind

Exercise 7. Read and translate the following enquiry. Write a reply to it


pointing out:
- you send the samples by separate mail;
- you hope their quality will meet your partners requirements;
- because of the superior quality you cannot change the price;
- as you hope to establish close business relations you could grant a 5 per
cent discount;
- you also send them all other terms which are stated in your General
Terms and Conditions.
Dear Sirs,
We thank you for your letter of the 6th January and are pleased to inform you
that we are interested in the purchase of Chipboard that you offer. As this is
our first transaction please, send us a small sample so that we may see the
quality, and if it meets our requirements we shall send you our enquiry. We
find your price somewhat higher than that of your competitors. If you could
reduce it we would be very much obliged to you. As the above Chipboard is

94
required by us as soon as possible we should also like to know when you
could deliver it. We are looking forward to your early reply.

Exercise 8. Write a letter of inquiry to your local dealer of “General Motors


Company” asking him to send you a company‘s brochure describing different
types of cars produced by the company and their technical characteristics
such as engine (двигатель), brakes (тормоза), transmission (коробка
передач), electric equipment (электрооборудование).

Exercise 9. Write a letter to which the following letter is a reply:


Dear Mr. Wilson,
Thank you for your enquiry of 18 August regarding our plastic tile flooring. A
copy of our brochure is enclosed showing the designs and range of colours in
which the tiles are supplied.
Bottomline, 22 The Square, Rugby, is a very reliable firm who carry out all
our work in your area. I have asked the company to get in touch with you to
inspect your floors. Their consultant will be able to advise you on what
preparation is necessary and whether dampness is likely to cause a problem.
Our plastic tile flooring is hard-wearing and the tiles are laid professionally, I
am sure the work will give you lasting satisfaction.
Yours sincerely

Exercise 10. Translate the following letters into English:


1. Уважаемые господа,
Мы узнали о новинках продукции Вашей компании из журнала
“Электроника”. Новый дизайн сотовых телефонов моделей “Nokia” “Sony
Ericsson” привлек нас. Мы будем благодарны, если Вы вышлите нам
более детальное описание указанных выше моделей.
Также просим выслать нам Ваши прейскуранты в двух экземплярах и
просим сообщить о скидках и сроках поставок.
Если Ваши условия устроят нас, мы будем регулярно заказывать Вашу
продукцию.
Будем признательны за быстрый ответ.
С уважением
2. Уважаемые господа,
Мы благодарим Вас за Ваш запрос от 25 марта. Нам было приятно узнать
о Вашей заинтересованности в новой коллекции молодежной одежды
“Весна-Лето 2009”. Мы очень довольны, что Вы пожелали купить партию
этого товара.
Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом. Этот подробный
прейскурант убедит Вас в разнообразии нашего ассортимента. Цена
включает упаковку и транспортные расходы.
Будем рады получить от Вас заказ как можно скорее.
С нетерпением ждем ответа.
95
С уважением
3. Уважаемые господа,
Мы узнали о продукции Вашей компании из рекламы, опубликованной в
журнале …. Пожалуйста, вышлите нам образцы Вашей продукции.
Как дистрибьюторы мы имеем обширную сеть в России. Ваши изделия
найдут у нас своего покупателя.
Если Ваши цены устроят нас, и образцы продукции будут соответствовать
требованиям стандартов, мы будем регулярно заказывать Вашу
продукцию.
Будем признательны за быстрый ответ.
С уважением
4. Уважаемая Татьяна Сергеевна,
Мы прочитали Ваше объявление о производстве тортов-мороженных для
праздников и торжественных случаев. Не могли бы Вы отправить нам
информацию по следующим пунктам:
1) цена
2) дата доставки
3) вид оплаты
4) гарантии
5) скидки
Наша компания специализируется в проведении детских праздников и
свадебных торжеств. В этой сфере мы работаем более 10 лет и
сформировали свою постоянную базу клиентов. Надеемся на дальнейшее
сотрудничество с Вами.
С нетерпением жду ответа.
Искренне Ваш
5. Уважаемые господа,
Мы обратили внимание на Ваш последний каталог, в котором описана
коллекция одежды и обуви из экологически чистых материалов. Мы
хотели бы узнать цены и условия поставки.
Как дистрибьюторы, мы имеем обширную сеть магазинов по всему миру.
Надеемся, что Ваша продукция будет пользоваться хорошим спросом.
Если Ваши цены и условия удовлетворят нас, мы будем постоянно
заказывать Вашу продукцию.
С нетерпением ждем ответа.
Искренне Ваши
6. Уважаемые Господа!
Мы узнали Ваш адрес от фирмы “Блек и Ко.”, которые являются Вашими
постоянными покупателями. Мы заинтересованы в покупке 10000 тонн
пшеницы (wheat). Просим прислать нам Ваши последние прейскуранты и
каталоги.
С нетерпением ждем Вашего ответа.
С уважением

96
7. Уважаемые господа,
Мы рады сообщить Вам, что с 20 марта по 2 апреля с.г. в Шеффилде
проводится торговая ярмарка, на которой будут представлены наши
товары. Мы полагаем, что некоторые из наших новых моделей могут
заинтересовать Вас. Мы были бы очень рады, если бы Вы смогли
посетить наш стенд №15А в выставочном зале №3. Для удобства
прилагаем к письму несколько приглашений.
С нетерпением ждем встречи с Вами.
С уважением
8. Уважаемые Господа!
Благодарим Вас за Ваше письмо от 1 апреля 20 … относительно закупки
шерсти.
К письму прилагаем наши текущие прейскуранты и последние каталоги.
Если Вас интересуют какие-либо подробности, мы с удовольствием
сообщим их Вам. Образцы шерсти высылаются отдельной посылкой.
С уважением
9. Уважаемые господа,
Благодарим Вас за запрос от 23 марта, из которого мы узнали, что Вы
заинтересованы в продукции нашей фирмы. С удовольствием прилагаем
к этому письму наш прейскурант цен. Цены указаны без торговых скидок.
Отдельным пакетом Вы получите каталог продукции нашей фирмы.
Надеемся, что наше предложение понравится Вам. Пожалуйста, сообщите
о Вашем решении как можно скорее.
С нетерпением ждем Вашего ответа.
Искренне Ваши

97
Unit 2
Письма – заказы – Order Letters

Письма – заказы являются неотъемлемой частью деловой переписки.


Заказ – просьба покупателя поставить ему товар определенного вида и
качества в необходимом количестве или выполнить работу, оказать
услуги. При составлении писем – заказов необходимо учесть, что ваша
тактичность и вежливость могут стать решающим фактором дальнейшего
сотрудничества. В этих письмах должны быть отражены следующие
пункты:
– формула вежливого обращения;
– ссылка на источник информации о запрашиваемом товаре;
– точное наименование товара (его номер по каталогу, номер типа
товара, номер модели и т.п.);
– полное и точное описание требуемого товара (размер, объем, цвет,
вес, материал, отделка, особые свойства);
– цена одной единицы товара;
– возможные скидки;
– применимый налог на продажу;
– общая цена;
– способ платежа (например: кредит по открытому счету, включая номер
счета, уплата при доставке, наложенный платеж, чеки и т.д.);
– срок доставки;
– адрес доставки;
– подпись официального лица или уполномоченного подписывать
документы.
Большинство компаний используют специальные бланки для заказа
товаров и услуг. Такой вид деловой корреспонденции имеет ряд
преимуществ:
1. Все бланки пронумерованы, благодаря чему на них легко
ссылаться.
2. Заголовки бланка исключают возможность упустить важную и
необходимую информацию.
Познакомьтесь с вариантами оформления заказов на бланках:

1. J B SIMPSON & CO LTD


18 Deansgate, Sheffield S11 2BR
Telephone 0114234234
Fax: 0114234234

Order no 237 Date 7 July 20_


Nylon Fabrics Ltd
18 Brazenose street
MANCHESTER
M60 8AS
98
Please supply:

Catalogue
Quantity Item (s) Price
Number

25 Bed Sheets (106 cm) blue 75 £ 5.50 each


25 Bed Sheets (120 cm) blue 82 £ 5.50 each
50 Pillow Cases Blue 117 £ 2.90 each
50 Pillow Cases primrose 121 £ 2.90 each

(signed)
____________________
for J
B ORDER №211

From To
George Finchley & Sons 55, Messrs. Dickson & King 8,
Bond Street, London. Newgate Street, London.
Please supply as under, in strict conformity with the particulars
given, any deviation1 from which will be at your own risk, unless
referred to and authorized by us. The number of this order must
appear on the Invoice for the Goods.

10 dozen Bill Cases 4202 £ 10.00 per dozen


5 dozen Writing Pads3 £ 5.00 per dozen
10 dozen Music Cases4 £ 12.00 per dozen
Delivery: prompt5
Terms: 3 months net.
Simpson & Co Ltd

2.

99
3. Dear Sirs,
Order №… Trans №…
Please supply and deliver the goods described below on the terms and
conditions specified herein and on the reverse of this order as well as those
attached to the order.
Type of equipment: …
Total amount of order: …
Delivery: Free on board …
Delivery time: …
Terns of payment: …
Consignee: Postal address - …
Destination - …
Marking: In English - …
In Russian - …
Quantities, description, prices and technical conditions – see following pages.
This order contains … pages.

Item Quantity Description Price per unit Amount

V/O “Russoimport”
Письмо – заказ может выглядеть следующим образом:

100
Softchain Ltd
(head office), Foss House, Brigham Street, Liverpool L13 4AT
Tel: 051-3876397 Telex: 79284

Mrs. A. Everett Your ref: AE/677


Compact Systems Our ref: Ord. B7693
96 Rosewall Drive
Southtown
SO3 4BT

15 July 2000

Dear Mrs. Everett


Please find enclosed our order, Ord. B7693, for 100 IBM compatible
Compact Accounts packages, as discussed in our phone conversation
of 12 July.
We have decided to place an order for 100 packages and accept the 20
p.c. trade discount off net list prices as discussed. Payment will be
made, as agreed, 30 days after receipt of your invoice.
We would be much obliged if you could dispatch the goods so that they
reach us not later than 30 July, and look forward to receiving your
acknowledgement.

Yours sincerely

P. Barker

P. Barker
Purchasing Manager

Encl. Ord. B7693

Клише, выражения и предложения, чаще всего используемые


при размещении заказов – Cliches, Expressions and Sentences Most
Сommonly Used in Placing Orders

1. In reply (response) to your letter (fax) of (dated) …, we thank you for …


– В ответ на Ваше письмо (факс) от …, мы благодарим Вас за …
2. We are pleased to enclose our Order No. … – Имеем удовольствие
приложить к данному письму наш заказ № …
3. We enclose (are enclosing) our order for … – Мы прилагаем наш заказ
на …
101
4. We accept your offer and have pleasure in placing an order with you for
… – Мы принимаем ваше предложение и имеем удовольствие
разместить у вас заказ на …
5. Thank you for your offer of 1 July which we accept on the terms quoted
– Спасибо за Ваше предложение от 1 июля, условия которого мы
полностью принимаем.
6. Thank you for your catalogue and price list kindly send us as soon as
possible – Спасибо за каталог и прайс-лист. Просим выслать как можно
скорее.
7. Thank you for your letting us have samples of … We would be glad if
you would supply us with … – Благодарим Вас за образцы … просим
поставить нам (указание товара)…
8. We bed to order … . – Просим принять заказ на …
9. We have pleasure in placing with you an order for … – Мы с
удовольствием даем Вам заказ на …
10. We agree to your terms and give you herewith a trial order for …– Мы
согласны с Вашими условиями и даем Вам пробный заказ на …
11. Kindly supply (deliver to our address) the following goods and quote
the number of this order on the invoice. – Пожалуйста, поставьте
(доставьте на наш адрес) следующие товары и укажите в счете этот
номер заказа.
12. Please consider this purchase order for … – Просим рассмотреть наш
заказ на поставку …

Подтверждение заказов – Order confirmation

1. Thank you very much for your order No … of (dated) … – Благодарим


Вас за Ваш заказ № … от …
2. As requested we enclose (are enclosing) the copy of your order, duly
signed, as an acknowledgement. – Как вы просили, мы прилагаем копию
заказа, подписанную нами, как подтверждение Вашего заказа.
3. We confirm that delivery will be made by … – Мы подтверждаем, что
поставка будет произведена к … (такой-то дате).
4. We hope that you will have a good turnover, and that we will be
dealing with your company in the future. – Надеемся, что вы будите
иметь хороший оборот, и мы будем сотрудничать с вашей компанией и
в дальнейшем.
5. Delivery will be made in conformity (accordance) with your instructions.
– Поставка будет произведена в соответствии с вашими инструкциями.

102
6. Please confirm that you can supply … – Просим подтвердить, что вы
можете поставить …
7. Please send the copy of this order to us, duly signed, as an
acknowledgement. – В качестве подтверждения заказа просим выслать
нам подписанную Вами копию заказа.

Качество товара – Referring to quality

1. The quality must be up to samples … – Качество должно быть как в


образцах…
2. The material must match the enclosed pattern. – Материал должен
соответствовать образцам.
3. If the quality is up to our expectations, we shall send further order in
the near future. – Если качество товара нас устроит, мы в будущем
разместим у Вас еще один заказ.
4. The alcohol content must not be under 15%. – Содержание алкоголя
не должно быть менее 15%.
5. There is no market here for the higher-priced cameras. Please send only
models in the medium price-range. – Дорогие фотоаппараты не будут
здесь пользоваться спросом. Просим отправить модели средней
ценовой категории.

Альтернативные товары – Alternative goods

1. Please supply the nearest you have to the enclosed sample. – Просим
поставить товары, близкие к образцам.
2. We leave it to your discretion to supply a suitable substitute, should you
not have what we want, but the price must not exceed £1.75 per kg. –
Просим сделать подходящую замену на ваше усмотрение при условии,
что цена не будет выше 1.75 фунта за килограмм.
3. If you have a similar article but of better quality, please supply it
instead, provided the price is not more than 10% higher. – Мы согласны
заменить данное наименование товара на лучшее качество, если цена
будет выше не более чем на 10%.
4. We are prepared to pay up to £8.75, but only for a first-class article.
Please send us details of other makes, if you cannot supply at or below this
price. – Мы готовы платить до 8.75 фунтов, но только за товары
первого класса. Просим отправить нам информацию о других товарах,
если они по указанной цене или ниже.
5. Item No. … will replace and supercede item No. … - Вместо изделия №.
… будет выпускаться изделие №. …

103
6. The new article offers the following product improvements: … - Новое
изделие будет превосходить предыдущее по следующим параметрам: …
7. Item … is assigned to price category … - Изделие … соответствует
ценовой категории …
8. The new product reflects our continuing efforts to provide quality
product. – Выпуск нового изделия отражает наше постоянное
стремление производить качественную продукцию.
9. We rely upon you to supply us with first-class articles. – Мы надеемся,
что Вы поставите нам первоклассные товары.
10. Please see to it that the quality is up to sample and note that delivery
is required urgently. – Пожалуйста, проследите, чтобы качество
отвечало образцу, и отметьте, что поставка должна быть срочной.
11. We can offer you a substitude. – Мы можем предложить вам замену.

Отмена, предупреждение об отмене – Cancellation, warning of


cancellation

1. As you have failed to deliver within the specified time, we have no


alternative but to cancel our order. - Т. к. не были соблюдены сроки
поставки, нам ничего не остается, как аннулировать заказ.
2. We regret having to cancel our order for the two further machines, but
the worsening of the trading position here gives us no option. – К
сожалению, мы вынуждены отменить заказ на две машины из-за
ухудшения условий продаж, которые не оставляют нам выбора.
3. Please cancel our order no. 33 of 3 October for … - Пожалуйста
отмените наш заказ №33 от 3 октября на …
4. We are sorry (we regret) to let you know (to inform you) that we cannot
execute your order because of … - К сожалению вынуждены сообщить
вам, что мы не можем выполнить ваш заказ по причине …
5. The goods you ordered are no longer available. – Товар, который вы
заказали, больше в наличии не имеется.

Цены, скидки – Prices, discounts

1. We agree to your price, but should like to know if you are prepared to
grant us a discount of 5 % for a quantity of 2,000. - Мы согласны с вашей
ценой, но хотели бы знать, предоставите ли Вы нам скидку в 5% при
заказе товара в количестве 2000 штук.
2. What special discount can you offer for orders over £5,000 net? –
Какую скидку Вы предлагаете при заказе на сумму 5,000 фунтов?

104
3. As we have now done business with you for a year, we should
appreciate quarterly settlement terms. – Поскольку мы уже год ведем с
вами дело, мы вправе рассчитывать на особые условия.
4. As we propose to run a series of 12 consecutive advertisements, we
should like to know what discount you can allow for this. – Т.к. мы
предполагаем серию последовательных реклам, хотелось бы знать,
какую скидку Вы можете мне предоставить.
5. Our terms are net. You will appreciate that our low prices make it
impossible for us to grant any discount. – Наши условия выгодны. Низкая
цена на товар не предполагает предоставление скидок.
6. We are grateful to you for the order, but regret we cannot allow a
further discount of 5% as requested. – Благодарим за Ваш заказ, но
сожалеем, что не сможет предоставить в дальнейшем 5% скидку, о чем
Вы просите.

Заключительные предложения – Concluding lines

1. Your early attention to this order will be appreciated. - Будем


благодарны Вам за особое внимание к этому заказу.
2. Please note that delivery is required by 5 April without tail. – Просим
заметить, что поставка необходима не позднее 5 апреля.
3. If this first order is satisfactorily executed we shall place further
business with you. – Если этот заказ будет выполнен хорошо, мы в
дальнейшем планируем сотрудничать с вами.
4. I trust you will do your best to execute this order to our full satisfaction.
– Надеюсь, Вы сделаете все, чтобы выполнить данный заказ к нашему
полному удовлетворению.
5. I trust you will do your best to give my order your very best attention. –
Надеюсь, Вы отнесетесь к моему заказу с максимальным вниманием.
6. You may rely on us to carry out your instructions in every detail. –
Заверяем Вас, что выполним все пожелания детально.
7. Your order is receiving immediate attention and you can depend on us
to effect delivery at Southampton well within your time limit. – Ваш заказ
будет немедленно принят к исполнению. Поставки в Саусхамптон будет
произведена в указанные сроки.
8. We have taken special note of your packing instructions and these will
be strictly observed. – Мы с особым вниманием отнеслись к вашим
указаниям по поводу упаковки.
9. We can guarantee delivery by next Friday. – Мы можем гарантировать
отправку к следующей пятнице.

105
Practice

Exercise 1. Translate the following consulting the preceding section:


1. Dear Sirs,
In reply to your cable of 14th June and your Air Letter of the same date we
have pleasure in enclosing our order No.
We have accepted your price of 39s. for "Tasso" but must ask you to reduce
your quotation for "Onset" to 65s. Quite frankly we think that even at this
price the pen will be difficult to sell as there are so many cheaper models on
the market.
Payment will be made by Letter of Credit in London against documents.
Please advise us when the goods are ready for shipment and await our final
shipping instructions.
Yours faithfully,

2. Dear Sirs,
We thank you for your letter of 28th June with your order No EX/4422 for
1500 dozen "Tasso" and 1000 dozen "Onset".
Unfortunately it is impossible for us to accept the price of 65s. for "Onset".
As we pointed out in our letter of 14th June our quotations were the absolute
minimum we must have if we are to make any profit at all.
We have compared our product with all similar makes and are quite
convinced that there is no pen of a comparable quality on the market at this
price. This seems to be confirmed by the many orders we are taking every
day. We are certain that you, too, will find that a discerning customer does
not mind the difference of a few shillings to obtain a pen of this quality.
Please confirm that we may book your order (a) 68/—; we want to ensure
punctual delivery.
Yours faithfully,

3. Philadelphia
12th November, 19...
Order No. EC/1644
To be quoted on all documents.
Please ship by next boat via Southampton & Lisbon
75 Model TD/24……………………………………………………………….£14.18.- less 5%
50 Model NC/6………………………………………………………………...£16.12.- less 5%
108 Model LR/14………………………………………………………………£ 9.3. - less 5%
f.o.b. British Port
Cash against Documents
Invoice in quadruplicate
1 Consular Invoice.

4. Dear Sirs,
106
We were pleased to get such a good order from you after a lapse of time
which had been much too long for our liking.
The goods will be dispatched next week and we hope that today's order will
be followed by many more.
We have always appreciated our friendly relations with your firm and shall do
our best to maintain them.
Yours truly,

5. Dear Sirs,
Your order No. 162 of 16th August for 6 "Midget" Typewriters is being
dispatched tomorrow and we hope that they will reach you in perfect
condition. We enclose our invoice and we are looking forward to receiving
further orders from you.
Yours faithfully,

6. Order to Send Some Goods


304 Central Avenue
Marshall-town, Iowa
April 14, 2001
The Star Store
360-370 West Washington Street
Los Angeles, California
Gentlemen:
Please send me by way of the American Express company C.O.D the
following articles listed in your 2000 Catalogue:
1 fish bucket……………………………………………………..………………………………$8.75
1 split bamboo rod………………………………………………………………….…………16.98
1 antiback-lash reel…………………………………………………………………….…….45.98
1 spool 150 yards, 12 pounds test………………………………………..…………10.98
Total…………………………………………………………………………………………….…… $82.69
Yours truly,
John Robb

7. John Smith
8290 Amherst Drive
Nashville, TN 37014
November 11, 2001
The Sales Manager
Denmarket
Scotsdale
15804
Scotsdale Road

107
483-3553
Dear Sir:
I wish to buy some pieces of furniture from your department store as
advertised in the June 26th of the "Arizona Republic".
1 home office steel and glass desk
designed by Amisco of Canada………………………………………………………$429.00
1 chair to the desk………………………………………………………………………….139.00
1 metal mini-bar table…………………………………………………………………….119.00
Delivery charges………………………………………………………………………………42.50
Total…………………………………………………………………………………………………$729.50
I am enclosing a money order for $729.50.
Yours truly,
John Smith

8. 336 Logan Avenue


June 6, 2001
Nag ell’s Department Store
625 Marquette Street
Minneapolis 6, Minnesota
Gentlemen:
Please send me by express the following articles as advertised in the June 5th
issue of the Minneapolis "Tribune"
I wool sweater, соlour brown, size 16…………………………………………..$563,98
I raincoat, соlour dark-blue, size 14.........................................$215.98
Express charges..............................……………………………………………12.50
Total…………………………………………………………………………………………………$300.46
I am enclosing a money order for $ 300.46
Very truly yours,
James Dawson

Exercise 2. Read and translate the following instructions and follow them in
writing orders:

Every order should include:


1. the name of the item being ordered;
2. the item's number (catalogue number, style number, model number,
etc.);
3. quantity desired (often in large units such as dozens, cases, reams,
etc.);
4. description (such as size, weight, color, material, finish, extra
features);
5. unit price;
6. applicable discounts;

108
7. applicable sales tax;
8. total price;
9. method of payment (such as charge account, including the
account number, c.o.d., check, etc.);
10. desired delivery date;
11. method of shipment (such as parcel post or air express);
12. delivery address (which may vary from the billing address);
13. authorized signature.
In addition, if your order is in response to an advertisement, you should
mention the source (such as the title and issue date of a magazine or
newspaper).

Exercise 3. Use the words below to complete the following letters.

depot wrapped transaction delivery consignment


settle packed alternative crates hand over

Would you please make sure that the (1)______________ of fabrics is


(2)__________carefully in tissue paper, and (3)____________ securely in
(4)____________and sent to our main goods (5)__________ at the above
address in Milan.
If the items listed are not available, please do not send
(6)________materials or colours. If there are any problems with
(7)_________, could you let us know immediately.
We will (8)_________your draft for 25,000 DM, at our bank as soon as they
(9)________the shipping documents.
If this (10)____________is successful, we will place larger orders in the
future.

Exercise 4. Read the confirmation of the order and say:

1) Является ли это письмо подтверждением первого заказа?


2) В какой части письма выражается благодарность поставщика?
3) В каких предложениях речь идет о подтверждении цены и
информации о доставке?
4) Заверяет ли поставщик заказчика в том, что он будет доволен
качеством товара?
5) В какой части письма говорится о наличии других товаров и
приложенном каталоге?
6) Какую надежду выражает автор письма?

109
Dear

We were very pleased to receive your order of 18 June for cotton prints,
and welcome you as one of our customers.

We confirm supply of the prints at the prices stated in your letter.


Delivery should be made by our own vehicles early next week. We feel
confident that you will be completely satisfied with these goods and that
you will find them of exceptional value for money.

As you may not be aware of the wide range of goods we have available,
we are enclosing a copy of our catalogue.

We hope that our handling of your first order with us will lead to further
business between us and mark the beginning of a happy working
relationship.
Exercise 5. Read the following letters and choose the best words from the
options in brackets:
1. Dear Mr. Merton,
In reply to your fax of the (1) (before, over, above) date, we are sending you
details of our shipping (2) (timetables, schedules, programs) and freight rates,
so they should (3) (arrive, reach, deliver) you by tomorrow.
With regard to the (4) (certification, documentation, paper) you asked for, we
(5) (suggest, advise, warn) you use our combined Transport Bill as the goods
will then be covered by road, Ro-Ro ferry, and road again. We are also sending
(6) (down, on, up) our Export Cargo Packing Instructions which should be (7)
(brought, handed, put) to our driver when he calls. Consignment will be
delivered to our (8) (post, camp, depot) for consolidation, and you will be (9)
(charged, accounted, paid) at the very competitive groupage rates.
We will take the usual (10) (duties, responsibilities, care) for handling cargo,
but suggest you take all risk insurance cover on a door-to-door (11) (term,
basis, ground).
Please let us know (12) (as, if, when) there are any other details you require.
Yours sincerely
Brian Close
2. Further to our telephone conversation, I am writing to you (1) (affecting,
concerning, changing) your order, No.SX1940, which was (2) (sold, made,
placed) with us on 10 January.
Once again, I must (3) (regret, apologize, speak) to you for our delay in
processing the order. This was due to a (4) (shortage, fault, problem) of
office staff. However, since I spoke to you last week, we have (5) (dismissed,
promoted, taken on) four new employees at our depot, and I am pleased to be
110
able to tell you that your order is now ready for dispatch. It will (6) (arrive,
delivery, reach) you in approximately fourteen days' time.
As always, special (7) (care, attention, caution) has been taken to ensure
that your (8) (load, crates, consignment) of goods has been packed (9)
(meeting, according, serving) to your requirements. Each item will be
individually wrapped to (10) (prevent, cause, stop) damage.

Exercise 6. Look at the Useful language in the box. Then read the letter and
write a suitable reply using the guidelines which follow it.
Useful language

Beginning the letter


Thank you for your order of (date).
Prices
We can quote you a price of 150 Euros per unit CIF/FOB/CF Hamburg.
Delivery
We can deliver by 5 June.
We can deliver within one month.
We can guarantee delivery within one week of receipt of your order.
We can ship as soon as we receive your order.
Discounts
We can offer a discount of 5% on orders over £ 1,000.
Payment
We require payment by bank transfer.
We would like payment by letter of credit at sight/30 days/60 days.
We wish to be paid by bill of exchange.
Ending the letter
We hope you find our quotation satisfactory and look forward to receiving your order.
Thank you once again for your enquiry.
If you need any further information, please contact us.

111
TRENDSETTERS
Mr C. Ling
Fortune Garment Company (Head Office)
Swire House
Connaught Road
Central
Hong Kong
25 October
Dear Mr Ling
Our ref: Order DL137
Following our recent telephone conversation, I would like to confirm our order (No. DL137) for th
2,000 Jackie Chen brand silk ties (catalogue number R192) in the following quantities:
500 design JC1
500 design JC2
400 design JC4
300 design JC5
300 design JC7
We would expect our normal 10% discount off list price for this bulk order.
If you do not have the items requested in stock, please advise us immediately. The goods should
Payment will be made on receipt of goods. We would appreciate delivery by the end of November
Yours sincerely;
Peter Gilmartin
Peter Gilmartin
Chief Buyer

Guidelines
Acknowledge the letter.
Thank them for their order.
Agree to the normal 10% discount.
Advise that design JC1 is out of stock because of great demand and will not be in stock until afte
Offer a close substitute, JC9, which is a similar design although a different colour, with 5% additi
Remind them that payment must be made in US dollars.
End on an optimistic note.

Exercise 7. Write an order using the following information:

112
Exercise 8. Write some order letters:
a) Order three books of war memories from the Cedar Book Store, 518
Commercial Street, St Louis 4, Missouri ask to have these books sent to your
friend Mr. Henri Pullen, 137 16th Street, Washington, D.C.
b) Write an order letter to Hunt and Brown Company asking to send you
C.O.D. some bicycle accessories:
1.bicycle head light outfit $ 10.48
2. bicycle bell 3. flashlight battery lamps
$ 8.65 Total

113
$17.19 $36.32
C.O.D. (= cash on delivery) – оплата по доставке
bicycle accessories - принадлежности для велосипеда
headlight outfit – передний фонарь
bell – звонок
flashlight battery lamp – лампочка электрического фонаря
с) Messrs. Henry Clay & Co Ltd acknowledge the order that Bowley & Son
gave to their traveler, enclose new catalogue and price list and await future
orders.
d) On May 15th 19..., G.Smithers orders from Ideal Carpet Co. Ltd., 12
fireside rugs.
Three each 56" x 76" (a) 45/-
Three each 64" x 82" (a) 54/-
Three each 70" x 82" (a) 60/-
Three each 80" x 92" (a) 71/-
Delivery before June 30th.
e) An old customer, after a lapse of six months, has sent you an
order again. Write to him acknowledging the order.

Exercise 9. Translate the order letters into English:


1. Уважаемые господа!
Благодарим Вас за Ваш заказ В-67 от 10 января с.г. В отношении сроков
поставки мы с сожалением сообщаем, что из-за большого количества
заказов и повышенного спроса на наше изделие мы были вынуждены
временно продлить ранее согласованный график, что будет означать
задержку в поставке. Просим извинить нас за задержку. Надеемся, что
это не создаст для Вас чрезмерных неудобств.
С уважением
2. Уважаемы господа,
Мы принимаем Ваше предложение и с удовольствием разместим у Вас
заказ на женские блузки. Мы уверенны, что они будут пользоваться
спросом.
К письму мы прилагаем заказ №45 и хотели бы попросить Вас вернуть
нам дубликат, подписанный в качестве подтверждения.
С нетерпением ждем Вашего ответа.
3. Уважаемые господа,
В ответ на Ваше письмо от 29 марта мы благодарим Вас за высланные
нам каталоги Вашей продукции. Мы уверены, что она будет иметь
большой спрос в России.
114
Мы хотим заказать у Вас пробную партию пасхальных сувениров в
количестве 200 штук по цене 25 рублей за каждый.
Если Ваш товар будет пользоваться спросом, мы будем сотрудничать с
Вашей фирмой и сможем размещать у Вас более крупные заказы
регулярно.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
4. Уважаемый господин Смит!
Мы были рады получить информацию о Вашей продукции. Мы принимаем
Ваше предложение и готовы разместить у Вас заказ на следующие виды
бытовой техники:
1.телевизоры – 15 штук, стоимостью $ 200 за штуку. Итого: $3000
2.магнитофоны – 20 штук, стоимостью $100 за штуку. Итого: $2000
3.стиральные машины – 10 штук, стоимостью $350 за Итого $3500
штуку.
Итого $8500
В качестве подтверждения заказа просим выслать нам подписанную Вами
копию заказа.
С уважением,
5. Уважаемые господа!
Просим принять заказ на 200 мешков кофе «Нескафе» по цене 1000
долларов США за центнер, СИФ Гамбург. Стандартная форма заказа
прилагается. Просим подтвердить принятие заказа.
С уважением,
6. Уважаемые господа!
Благодарим Вас за Ваше предложение. Поскольку оно не содержало
фотографий предлагаемых товаров, мы бы хотели сделать пробный
заказ. Настоящим мы заказываем Вам:
100 зажигалок по цене 5 долларов каждая,
100 мундштуков по цене 2 доллара каждый.
Если эти товары нас удовлетворят, то нами будет заказано большее их
количество.
Отправка: как можно скорее, на наш адрес в Чикаго. Груз должен быть
застрахован Вами.
Оплата: как только мы получим Ваш счет (включающий стоимость товара
и другие затраты, такие как страховка, фрахт и т.п.), мы вышлем Вам
чек. Поскольку сумма небольшая, нет смысла открывать аккредитив.
Мы бы хотели также на тех же условиях получить oт Вас образцы (по 5
штук каждого) артикулов 4 и 5.
Надеемся на скорый ответ.
С уважением,
115
Unit 3
Электронная почта – E-mail
Общеизвестно, что время и быстрота отправления и получения информации
в наши дни является одной из важных предпосылок успеха коммерческой
деятельности и установления деловых контактов. Электронная почта (e-
mail) играет здесь важную роль, так как она проста в обращении и экономит
много времени и усилий. Сообщения по электронной почте можно
одновременно отправлять не только одному лицу, но и нескольким, как в
пределах одной организации, так и в разные фирмы.
При составлении сообщений, посылаемых по электронной почте, следует
соблюдать основные правила деловой переписки: ясность (clarity), полнота
(completeness), грамотность (correctness), правильное оформление /
структура текста (structure) и вежливость / любезность (courtesy). При
использовании электронной почты имеются дополнительные указания:
1. Пишите своё сообщение кратко, чтобы оно по возможности
полностью поместилось на экране (окно для писем); тогда вся важная
информация будет видна сразу. Используйте короткие фразы,
сокращения, современную терминологию, которая общепринята и известна
вашему корреспонденту.
2. Не злоупотребляйте терминами.
3. Остерегайтесь электронных хакеров / компьютерных взломщиков
(electronic eavesdroppers): ваше сообщение может быть получено другими
лицами и распечатано для чтения.
4. Пользуйтесь такими преимуществами электронной почты, как скорость
и действенность.
5. Не посылайте по электронной почте такие сообщения, которые могут
вызвать сомнения у вашего корреспондента по поводу репутации вашей
фирмы и вашего непрофессионализма.
6. Составляйте своё сообщение так, чтобы на него можно было легко
ответить.
7. Уже в начале вашего сообщения по электронной почте читатель
должен узнать главную тему письма и ваши желания, намерения.
8. Формулируйте свои вопросы так, чтобы корреспондент был в
состоянии давать односложные ответы.
9. Всегда указывайте точный адрес электронной почты.
10. Всегда заполняйте графу «тема».
11. Прежде чем отправить сообщения по электронной почте, проверьте
его ещё раз на предмет содержания и грамотности.
12. Сохраняйте копии сообщений и распечатки отправленных и полученных
электронных сообщений.
Для того чтобы ваше электронное письмо дошло до своего адресата,
необходимо, чтобы оно было оформлено в соответствии с международными
стандартами и имело стандартизованный почтовый электронный адрес.
116
Общепринятый формат послания определяется документом под названием
"Standard for the Format of ARPA - Internet Text messages", сокращенно -
Request for Comment или RFC822, и имеет заголовок и непосредственно
сообщение. Заголовок выглядит приблизительно так:
From: почтовый электронный адрес - от кого пришло послание
То: почтовый электронный адрес - кому адресовано
cс: почтовые электронные адреса - кому еще направлено
Subject: тема сообщения (произвольной формы)
Date: дата и время отправки сообщения
Строки заголовка From: и Date: формируются, как правило, автоматически,
программными средствами. Помимо этих строк заголовка, послание может
содержать и другие, например:
Message-Id: уникальный идентификатор послания, присвоенный ему
почтовой машиной.
Reply-To: обычно адрес абонента, которому вы отвечаете на присланное вам
письмо.
Само послание - как правило, текстовый файл достаточно произвольной
формы.
E-mails
cc:mail for: Tom Hunt
Subject: Friday’s meeting
From: Harry King at MHATG_HSN_MACO1
To:
cc:
Be careful to type in all e-mail addresses accurately.
bcc: claudia.stahnke@audiovision.com
Tom
Just to confirm that we will be able to attend
the meeting next Friday.
bcc means blind copy (a copy will be sent to this person but other people w
I’ll be with our Sales Director, Mary Fowler.
Harry

In general e-mails tend to be less formal than a letter and are often used for b

Practice
Exercise 1. Read and translate the following E-mails:

1. То: Marketing Department


From: Ronald Lions, Director of Advertising
Date: March 12, 20_
Subject: Theme for wallpaper media ads

117
After more than three weeks of meetings, the theme "Color My World" has
been selected for the upcoming series of radio and television wallpaper
advertisements.
A "walk-through" of the theme, as it applies to individual ads and products,
has been set up in the executive lounge. Please take an hour during the next
five days to get to know the exhibit.
Reserve March 26, 20_, 10:00 a.m. to noon, for a meeting with advertising
and production staff members. The purpose of the meeting is to firm up our
approach to the selected theme and to make specific plans for a multilevel
marketing approach.

2. То: Marketing Department


From: Ronald Lions,
Date: 6 July 2006
Subject: Visit to Singapore
Visit to Singapore
Thank you for calling this morning regarding my trip to Singapore next
month. I am very grateful to you for offering to meet me at the airport and
drive me to my hotel.
I will be arriving on flight SQ101 on Monday 8 July at 18.30 hours.
Accommodation has been arranged for me at the Supreme International
Hotel, Scotts Road.
I will de traveling up to Kuala Lumpur on Sunday 14 July on MH989 which
departs from Singapore Changi Airport Terminal 2 at 15.45 hours.
I look forward to meeting you.

3. To: All Department Members


From: Tom Martin, Executive Vice President
Subject: Change in Employee Appraisal Policy
Beginning on January 1, 2009, we will complete appraisals for all Class I, II, and III
employees twice each year. Supervisors should submit forms to the Vice President of
Human Resources between May 15 and November 15 and November 30.
Employees with three months or less of service will be reviewed during the following
period. Continue to use forms 24 and 26.

Exercise 2. Companies often receive letters from business students and


other members of the public asking for information about their company.
Write an e-mail to a company asking them to send you some company
information.

118
Exercise 3. Complete the report using prepositions from the box.

Exercise 4. Complete this e-mail by placing the adverbs into each message in
the most natural position:

119
1.
Hi! Thanks for your last e-mail. I’m sorry I very
haven’t got back to you sooner but we’ve been terribly
rushed in the office. We seem to be so busy. always
It seems the launch has been successful, beyond remarkably
our wildest dreams in fact. We are delighted and obviously
we have had a large order from a company in already
China. This is fabulous news. See you soon. absolutely

2.
Thank you for the e-mail you sent. I have yesterday: already still
spoken to Eric but he says he is waiting for quite frankly
confirmation from the board before we can go very soon
ahead with the proposed changes. The delay often: suddenly
is getting on my nerves but I hope to get flat out
started on the last minute and have to work fast
for the next couple of months in order to get
into production.

Exercise 5. Study the phrases in the Useful language box, then do the
following tasks.

120
Exercise 6. When they were in New York, Don McGill and his wife Jenny were
entertained by Ingrid Driessen and shown round the city. When Don returned to
Australia, he e-mailed Ingrid to thank her for her hospitality. Underline the words
and phrases which he uses
a) to express his thanks and
b) to show that he and his wife really enjoyed the visit.

To: Ingrid Driessen


From: Don McGill
Date: 13 July
Re: New York visit
Dear Ingrid
I want to thank you for your hospitality while I was in New York. It was most kind of you to invite me and
If the Annual Sales Convention is ever held in Sydney, I would like to repay you for your generosity and ki
Please give my best wishes to all your colleagues who attended my seminar. I’m glad everything went wel
Once again, my thanks for your efforts on our behalf.
Best wishes
Don McGill

Exercise 7. Yuri Petrov e-mails Frank Thompson because he has to change the
date of the meeting. Yuri knows that this will be inconvenient for Frank so he
uses diplomatic language. Read the e-mail and underline all the polite phrases
that Yuri uses.

121
Unit 4
Факс – Fax

Сегодня трудно найти организацию, которая не использовала бы в своей


работе факсимильную связь. Популярность телефакса объясняется
возможностью передачи документов в любую точку земного шара за одну
минуту, относительно небольшими затратами на пересылку и простотой в
использовании.
Название «факс» произошло от латинского «facsimile», что означает
«сделай подобное», и означает точное воспроизведение напечатанного или
написанного документа средствами печати. Приставка «теле» в слове
«телефакс» указывает, что точное воспроизведение оригинала
производится на расстоянии.
В современной деловой практике по факсу обычно посылают:
- коммерческие предложения (offers);
- прайс-листы (price lists);
- рекламные материалы (advertising materials);
- письменные запросы (written inquiries) и т.п.,
По факсу обычно не передаются:
-оригиналы контактов (original contracts);
-аккредитивы (letters of credit);
- счета-фактуры (invoices) и др. важные документы, которые
пересылаются заказными письмами либо передаются с курьером.
Размер факса обычно не превышает одной страницы, а его структура
соответствует структуре делового письма. Для передачи сообщения по
факсу используются бланки, имеющие стандартную первую страницу (cover
page). Бланк выглядит примерно так: в верхней его части размещается
эмблема фирмы, далее следуют адреса, телефоны. Вместо почтового адреса
указывается код города и номер факса получателя.
При отправке писем по факсу соблюдайте следующие правила:
1. Пишите письма достаточно полно, но кратко и ясно.
2. Обязательно укажите главную тему.
3. Точно укажите количество страниц.
4. Не обязательно писать формулу приветствия и прощания.
5. Для удобства текст письма разбивайте на блоки.
6. Избегайте длинных фраз и повторений.
Cover page оформляется одним из нижеследующих способов:
122
1. From:____________________________________________

Location our fax______________________________________

Number of pages (including cover sheet)___________________

To:________________________________________________

Company/Department_________________________________

123
2.

Date:___________________ Time:_____________________________

To:_____________________Fax No:________________Company:____

Number of pages including cover:____________________________


If you receive all the pages please call_______________or fax_____

3. Fax

To:______________________From:_______________________

Company:________________ Date: _______________________

Fax No:__________________ No of Pages _____(induding this page)

Клише, слова и выражения, чаще всего пользуемые в факсах – Сliches,


World and Expressions Mostly Often Used in Faxes.

1. Fax-факс
2. Telefax - телефакс
3. Fax machine - факсимильный аппарат
4. Faxsimile - факсимильный
5. Business correspondence - деловая корреспонденция
6. Laser and jet faxes - лазерные и струйные факсы
7. Multifunctional devices – многофункциональные устройства
8. Usual (standart) mode - обычный режим
9. Qualitative mode - качественный режим
10. High-quality mode - высококачественный режим
11. Intensified mode - полутоновый режим
12. Polling - опрос
13. Offers - коммерческие предложения
14. Price lists - прайс-листы
15. Advertising materials - рекламные материалы
124
16. Press releases - пресс- релизы
17. Written inquiries - письменные запросы
18. Original contracts - оригиналы контрактов
19. Letters of credit - аккредитивы
20. Invoices - счета-фактуры
21. If you don’t receive all pages of this message, please contact … - Если
Вы не получили все страницы, пожалуйста, свяжитесь с …
22. In case of any trouble feel free to contact … - При возникновении
проблем свяжитесь …
23. For more information please contact… – Для получения дополнительной
информации свяжитесь …

Practice

Exercise 1. Read and translate the following fax:


From: Masahiro Nakagawa Re: My inspection visit
Date: 10 June Pages including this one: 1
Thank you for fax of 1 June.
I will be arriving on Flight n.o JL 401 at Terminal 3 Heathrow on 16th June.
Could you book hotel accommodation for three nights in the city centre?
Also, I would be grateful if you could arrange a meeting with Data Link for
me on June 17th if possible. I look forward to seeing you on the 16th.
Kind regards
Nasahiro NaKagazawa
And now practice writing some fax.
a) You are Janet Jeffries. Write a fax in reply to Mr. Nikagawa's fax (one
person in the group should write and the others should dictate and check
spellings. Thank him for his fax. Tell him you will meet him at Heathrow at
16.35 on June 16. As requested, you booked a single room for him in the
Dorchester Hotel for two nights. Check this is OK. (if his wife coming too, you
need to change the booking.) You also arranged his meeting with Data Link
for June 17th. Say you'll see him next week, send your regards and sign the
message from "Janet Jeffries".
b) Use this information to answer your partner. You are Mr. Nakagawa. Write
a fax or telex to Janet Jeffries changing your flight arrangements. Apologize
and tell her you must change your plans. You are now arriving on June 15th,
not June 16th. Your new flight number is BA0018 and you expect to arrive at
18.55, Terminal 4, Heathrow. Ask her to change the meeting with Data Link
to June 16th. (You need to know if she can't.) Say thank you, send your
regards and sign the message from "Masahiro Nakasawa".

125
Exercise 2. Read and translate the following faxes:

1.
Perfect Office Suppliers Limited
Canal Street, Manchester Ml4 2KQ
Fax transmission
From: Mike Wilson
To: Sue Franks
Sue,
l've been in Bournemouth now since yesterday, and our clients seem to be
most enthusiastic about our new range of notepaper. Can you send some
more samples and about twenty more catalogues? Please send them
Datapost, then I'll definitely get them tomorrow.
Also, just to let you know I'll be in Norwich on Thursday 24th and Friday 25th,
and back at the office on the Monday.
Thanks, and see you next week.
2.

126
3.

Exercise 3. Read this fax sent by Nathalie Druot, a sales representative in


France for Caribcool International. Compleate the fax with the correct form of
the verbs in brackets.
Fax message Caribcool International
To: Martin Bros. 20 line de Pontoise
+ 44 132 1175 Paris 75005
Attention: David Black France

127
From: Nathalie Druot Telephone: + 33 1 92 08 56 67
Date: 9 September Fax: + 33 1 02 08 56 68
Subject: Sales trip
Pages including this: 1
Dear David
I've tried to phone you several times but have been unable to contact you. I
know you want to hear about my recent sales trip, so I'm faxing you this
short report.
During the trip, I…………….1 (visit) a number of supermarkets and
hypermarkets in southern France where I………………… 2 (give) presentations of
our new products. There………………… 3 (be) a great deal of interest in our
relaunched cola drink, Gogo. I think it'll be a winner over here. In Montpelier
and Bordeaux, I…………………4 (meet) the owners of some large retail outlets
and ……………..5 (inform) them of our new discount policy. So far, no one
……………………6 (complain) about the lower discounts we are offering.
Last Saturday, I.........7 (go) to Montpelier and……….. 8 (have) an enjoyable
lunch with Martine Roland - one of our best customers. She promised to buy
20 cases of Gogo, but I…………………9 (not, receive) an order from her vet. I'll
let you know as soon as I hear from her.
In Nimes, I ran into Francois Duperrier. He…………………. 10 (have) a difficult
time lately. He ………………………11 (leave) his last job in May and since then, he
................................12 (be) unemployed.
He knows the French market inside out. May be he could be our area rep in
the South of France. What do you think? As you know, our sales
in the South………13 (fall) by almost 10% in the last nine months or so. This
can't go on. We must do something to improve our performance, and I'm
simply not able to cover the whole of France by myself.
Some good news now. Our TV commercial for Gogo was shown for the first
time last night. This morning several people……………………. 14 (phone) me,
saying how much they liked it. They think it effective - very clever and
humorous! The commercial should really boost Gogo's sales and get
everyone talking about the drink.
Finally, a word about my August sales report. I…………………….. 15 (just, finish)
writing it, so you should get it in a few days' time. Sorry it's a bit late.
Best wishes,

Exercise 4. You are the credit controller for a chinaware goods manufacturer
based in the South of English. One of your customers, a department store in
London, has not paid its account for June. It is now July and your company is owed
£8,500. Write suitable faxes for these situations.
1. It is 12 July. You still have not received payment from the department
store.
2. It is 12 July. You have received no reply to your fax of 12 July
requesting payment.
128
3. It is 5 August. You have. You have received no reply to your previous
faxes

129
Exercise 5.

Exercise 6. You are going on a business trip to Australia. Send a fax to


your Australian colleague, Sally Jones, to tell her about arrangement. Ask
her to make hotel booking and hire a car for you. Use the notes below.

130
Exercise 7. Write the covering fax according to the guidelines, using some of the
phrases from the Useful language box. Sign the fax with your own name. A fax will
be sent to Johan Guertler, Sales Manager of G. Steiner Gmbh.

131
132
Exercise 8. a) This fax was sent to chase payment of an unpaid invoice.
Complete the fax using the words in the box.

133
b)

c)

134
Exercise 9. Complete this extract from a fax with words from the box.

alternative at sight cases consignment delivery following


Fax settle shipping documents D VINCENT Ph
warehouse

135
Unit 5
Памятная записка (письмо - напоминание) – Memorandum
(memo)

136
Memo (сокращение от латинского слова «memorandum», означает «то, что
следует помнить») – тип документа, используемый для обмена информацией
как внутри компании (internal correspondence), так и между компаниями
(external correspondence).
Во внешней переписке memo – это письмо, выражающее различную степень
требовательности от простого напоминания о неоплате счетов или выполнения
своих обязательств до угрозы применения серьезных санкций, к которым
вынуждена прибегнуть организация. Текст такого письма состоит, как правило,
из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы
обязательства сторон или обязательства, в связи с которыми организация
обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные
действия.
Model 1
Настойчивое напоминание об оплате счета
Dear Mrs. Armstrong
Re: Counterfeiting
We have not yet received payment from you for our invoice number 12345
dated … Please refer to your purchase order number …
This invoice is now 14 days past due. Will you, please, take the time today to
send us a check?
Thank you very much for cooperation.
Sincerely,
Model 2
Вежливое напоминание об оплате счета.
Dеаг Mr. Bill
Accountant No 3601
1st Reminder sent – 10 June 2008
This is to inform you that we have not received the payment of $2.500 that
appeared on our billing statement of April, 23. If you have already made the
payment, please disregard this notice.
If there is any question about your bill, please call my office immediately.
Thank you for giving your prompt attention to this matter.

Sincerely,

Model 3
Последнее напоминание об оплате счета
Dеаг Mr. Scott
Accountant No 3601
1st Reminder sent – 10 June 2008
137
2nd Reminder sent – 10 July 2008
With reference to our last letter, once again demanding payment on your
invoice, I must inform you that we are totally fed-up with your incessant
whining about our account.
If we do have any money left at the end of the week, we will have to place
the matter in the hands of our solicitors.
Sincerely,
Письмо – мемо – это также обращение администрации фирмы к своим
сотрудникам с напоминанием об их обязанностях, с сообщениями об изменении
заработной платы, проведении собрания коллектива и т.п.
Когда служебные записки являются формой внутренней переписки,
предназначенной передать информацию из одного отдела в другой, мемо, как
правило, не кладут в конверт; исключение составляют личные и
конфиденциальные меморандумы.
Для того, чтобы правильно составить служебную записку для внутреннего
употребления, необходимо соблюдать следующие правила:

Memo
To: All department heads
Memos for internal communication From: Patricia Marchand,
should include the following headings: General Manager
To/From/Subject(Re:)/Date Date: 18 April
Subject: Visit of German agent

Please note that Katya Schmidt,


They should be short and include our German agent, will be
only relevant information. visiting the company on Friday,
26 April.

There will be a meeting on that day


Points should be arranged in logical at 11.30 am in the Boardroom,
order. In longer memos, it is common which you should all attend. Ms
to number points. Schmidt will be presenting her
marketing plan for expanding sales
in the German market.

The tone of a memo may be If you wish to join us for lunch


formal, informal or neutral. at a local restaurant, please let
me know as soon possible.

It is usual to end with your initials PM


rather than a signature.

Model 1

To: ALL STAFF


138
From: General Manager
Date: 10 May 2009
Subject: Confidentiality
I have been disappointed to notice that lately there have been several instances
where confidentiality has been breached. Each person is entrusted with the
information they need to discuss. There is no need to discuss this with other
people either inside or outside the company. Please discuss the matters only on
"need to know" basis. Certain amount of our work been compromised due to
indiscreet discussions amongst other employees. This matter is serious and
strong measures will be taken in future.

John Parker
General Manager

Model 2
Changes in Employees Salary
Super Toys Ltd
Chattisfield Road, NEWTOWN NE12 OLD
Tel No: 2567 591048 Fax No: 2567 651987
August 2009
Dear Colleagues
As from 1 October 2009 the company is planning to increase your salary by
two per cent per annum. This increase is not as high as we would have
hoped, but unfortunately it is all we can afford in these difficult trading times
we are trying to avoid any redundancies and a modest pay rise is the only
option open to us. We hope you will understand the current situation and that
you will work with us to make the company as profitable as possible in the
months to come.

Yours sincerely

Angle Young (Ms)


Personnel Manager

Model 3
To: ALL STAFF
From: Tony Brown
Date: 25 September 2009
Subject: Personnel
General Staff Meeting

139
There will be general staff meeting at 10.00 a.m. on 5 October 2009 in the
conference room on the 7th floor. Paul Paddington, Director General, who
came with a short visit to us, would like to make a speech. Further details
will be circulated next week. Those unable to attend, please, let me know
before 4 October.

Tony Brown
Secretary

Клише, выражения и предложения, чаще всего используемые


в деловых письмах – Cliches, Expressions and Sentences Most Сommonly Used
in Memorandums.
1. we remind … - мы напоминаем …
2. May we again remind … - позвольте еще раз напомнить…
3. We have often reminded you … - Мы часто напоминали Вам …
4. I have to remind you … - Я вынужден напомнить Вам …
5. I would like to remind you second time … - Хочу напомнить Вам во второй раз …
6. Reminder on terms … - Напоминание об условиях …
7. We consider necessary once again to pay your attention … - Считаем
необходимым еще раз обратить Ваше внимание…
8. According to … - В соответствии с …
9. We must insist on … - Мы настаиваем …
10. With reference to our latest letter … - Что касается нашего последнего
письма …
11. Despite repeated reminders by letter and telephone … - Несмотря на
неоднократные напоминания в письме и по телефону …
12. I have been disappointed to notice … - Я с разочарованием уведомляю…
13. We hope … (we trust you …) - Мы надеемся …
14. We will have to place the matter in the hands of our solicitors. – Мы будем
вынуждены передать дело в руки наших поверенных.

Practice

Exercise 1. Read and translate the following memos. Name those which are
for external correspondence:
1.
Dear Mrs. Gertsy:
Your charge account with us has been dead for 3 months and we are
writing to you to find out the reason. Has there been any omission or lack of
service on our part? If so, we apologise here and now and should be grateful
140
to you if you would tell us where we have gone wrong so that we an put it
right. Perhaps we have made a mistake. Pope said: To err is human? to
forgive divine.
We value friendly relations between our customers and ourselves and
are confident that you will allow us to serve you in the future as we have done
so often in the past.
Yours sincerely,
2.
HERMES LTD.
BUFFALO
January, 28 2009
Dear sir:
As I write this letter, I’m reminded of an old Norwegian proverb which says:
"On the path between the homes of friends... grass doesn't grow!"
In a manner of speaking, the grass seems to have grown somewhat lush
between your doorstep and our place of business during the past year.
Frankly, I am little disturbed because you have not used your charge account
for so long a time. I am disturbed because your absence from our shore may
indicate some dissatisfaction. Perhaps we unwillingly have done something to
displease you. If so, won't you write to me so that may make amends?...
Cordially,
3.
To: Mr.Spomer
Date: 30 January 2009
From: M.E. Kiriloff
Subject: Personnel
Hello, Mr. Spomer... When we are friendly with a group of people that we like ...
wouldn't it be a natural thing to recognize the absence of one of them? In that
connection, Mr. Spomer, I refer to you as a friendly customer of ours...and
believe me, the absence of your orders is sure obvious. I hope it isn't due to some
mishap on our part. If so, I sure would appreciate your telling me. If everything
has been going along fine, and it is just an oversight, would you be kind enough,
Mr. Spomer, to remember us the next time you need office supplies? "Thank you"
Mr. Spomer... we'll sure enjoy having you in the "KRILOFFICE GROUP" again.
M.E. Kiriloff
President
4.
Dear Mr. Jackobs
I have before me a record that indicates that one of our representatives
made a call at your house and put on a demonstration. Since he did not
receive an order I am questioning in my own mind just where the Dubon
Roofing Company has failed to gain your confidence.
141
Perhaps without any undue effort you might possibly check the items listed
below which caused you to hesitate to do business with Dubon.
The Dubon Roofing Company has enjoyed the privilege of serving
homeowners for over thirty-five years. We have gained the reputation of
being America's Largest Roofers. We trust that we can still be of service to
you.
Recently we sent you a gift, an Eletric Alarm Clock, in appreciation for your
willingness to listen to the Dubon story. We trust that it will serve as a
memory of good will between us.
Cordially,
Roofing Go
5.
To: All heads of department
From: Security Officer
Date: 10 March
Subject: Thefts from employees’ cars
Recently several staff have informed me that various articles such as radios,
mobile phones and lap-top computers have been stolen from their cars in the
company car park. Some cars were broken into but in other cases this was
not necessary as the cars had been left unlocked.
We shall be talking action to improve security in the car park. Meanwhile
I will send you a notice for the attention of staff. Please ensure it is
prominently displayed on your departmental notice board.
6.
To: All Staff
From: James Smith — Managing Director
Ref: JS/MY
Date: 21 October 2009
HOLIDAY ARRANGEMENTS — CHRISTMAS 2009
This is to inform you all that we shall be closing from Friday 20 December
until Wednesday 2 January. You will not be required to take any of these
days as part of your holiday entitlement.
We hope that as a result of this long Christmas break staff will not ask for
holiday leave during December and January except in very exceptional
circumstances.
7.
To: All board members
From: Brian Lockley
Date: 25-09-09
Personnel Director
Subject: Appointment of a new General Manager
142
I am sure you are all aware by now, Anthony Hiller will be retiring at the end
of this year, which leaves us a little over two months in which to appoint a
new General Manager.
The post is currently being advertised in both the national press and the
leading trade magazines and I intend to begin the first round of interviews in
mid October. The advertisements contain the following description of General
Manager's duties:
• to have overall responsibility for the running of the plant;
• to coordinate the work of the management team so that the company's
targets and objectives are met;
• to advise on new product development;
• to negotiate with trade union representatives;
• to accompany the Sales Manager on overseas sales trips, whenever
possible
• to represent the company when the Manager Director is unavailable.
8.
Trafalgar Products Ltd
To: Sales Manager
England and Scotland
From: Chairman
Date: 9 January 2009
Sales presentation : 20 January 2009
Following our telephone conversation, I confirm that you - and members of
your sales team - will be making a sales presentation to members of the
Board at 2 p.m. on 20 January. As agreed, your presentation will take the
following form:
1) Total sales (England/Scotland) for the year ending 2008
2) The trend in total sales over the period 2006—2008
3) The regional distribution of sales, with indications of areas of growth and
'problem' areas
4) Sales forecasts
I hope you and your team will give the Board a clear picture of our sales
performance in England and Scotland.
May 1 remind you, finally, to provide 12 copies of any graphs or other visual
material which you may wish to circulate to Board members.
9.
To: Rosalind
From: Sarah
Date: 1 March 2009
Please type a reply to Claudio Bini of International Books.
Address: Via Santovetti 117/9, 00045 Grottaferratta, Rome, Italy
143
Use reference RW/SB
His letter dated 15 Feb
He asked about story-books in English and Italian for intermediate students.
Tell him they are out of stock at the moment, but we will be publishing a
new list of them this summer. Send him details of the new list, and a current
catalogue of present stock.
Thanks.

Exercise 2. Complete the following memo using these worlds . You will need to
use one word twice and one blank has two possible answers.

little few much too a great deal of a little a few many enough

To: Malcolm Bridgewater


From: LC
Date: May 4th
Subject: Sales and promotion
Sales figures for the year to date have been…………….. 1 disappointing as
…………………….2 distributors are willing to promote our products
as……………………….3 as we would like. The commission is relatively low and
therefore there is very.....................4 incentive for them to ensure volume
sales. This said, sales of some lines have done better in the run-up to
Christmas.
We recently did a survey of 1,500 customers. Unfortunately,
very…………………….5 of those questioned (7%) said that our designs were
attractive and………………..6 people (over half of the respondents) felt they
were……………………7 old-fashioned. As a result I have commissioned a new
design and spent................................................. 8 time with the
marketing department.
I am sending you.....……..9 samples for you to comment on and, if you have
............................. 10 time between now and the New Year, I'd be grateful
for your comments.

Exercise 3. Read the memo that Mario Cumino, Managing Director of


Caferoma, writes to Susanna Morelli, Caferoma Brand Manager. Then, using
the notes she has made, write the memo that Susanna Morelli sends in reply.
CAFEROMA
MEMO
To: Susanna Morelli
From: Mario Cumino
Subject: Caferoma decaffeinated; Premium Blend
Date: 5 September

144
I have recently received several letters of complaint from customers
concerning our new decaffeinated product. It seems that they cannot find the
product when they look for it on the supermarket shelves. Since we are
testing it in these cities, I cannot understand what the problem is. Please
look into the matter and let me have your thoughts as soon as possible.
I would also like to know what action you have taken to improve sales of
our Premium Blend brand. I am very concerned about the situation as this
has been our best selling product for many years.
MC

NOTES FOR REPLY


Decaffeinated Product
Available in all supermarkets, but put on bottom shelves! Supermarkets make
more money from their own brands.
Letter of complaint won't be effective, better to offer managers cash to
display our products properly.
Improving Premium Blend Sales
Not easy to increase sales. Price is too high. Packaging looks old-fashioned.
Changes needed: Price reduction; new packet design; new advertising
campaign focusing on the brand's qualities, image, etc.; special promotions,
e.g. tasting sessions in big stores.

Exercise 4. Read the memo and write the correct questions for these
answers. Some are present simple and some are present continuous.

145
Exercise 5. Read the report, then answer the questions.

1. What is the subject of the report?


2. Who asked for the report?
3. When was Yvonne Elliot asked to write the report?
146
4. What was she asked to do?
5. When did she have to hand in the report?
6. How did she get the information?

Exercise 6. The following memos by the personnel department about new


appointments have got jumbled up. Match the beginning (1-4) with the
correct endings (a-d) to produce four memos.

1. 2.

3. 4.

a. b.

c. d.

Exercise 7. Read two internal memos which have been circulated at Derrant
Technologies. Complete the memos by adding these phrases (a-e).
147
a. Please let me know if d. Please note
b. Please contact e. Could you
c. For you information

Memo 1 Memo 2
Derrant technologies Derrant technologies
To: Nick Paradakis, Training Officer To: All department managers
From: Sabine Rives, From: Nike Pa
Human Resources Manager Training Officer
Date: 25 May Date: 25 May
(1)_________the date for moving (4)_________ that the training
The office is now confirmed as Friday department will be moving offices on
10 June. (2)_________ make sure Friday 10 June. All our computer
all your staff clear their desks before and phone systems will be shut down
they leave work on Thursday evening? from Thursday evening until Monday
(3)________ this is a problem for 13 June. (5)_________ me on my anyone in
the team. mobile 0409 456 384 if you need to
Speak to me urgently during this period.
Answer these questions about the two memos.
1. What is the purpose of writing?
2. What action is expected?

Exercise 8. Use the information in the graph to complete the memo below.
We Care Health Products
Memorandum

To: All staff


c.c. MD
Date: 20 December 2009
148
From: Frank Dobson, Head of Sales
Subject: Update on sales of SolPol
Many of you worked hard to make sure that the launch of our new soluble
Paracetamol tablets at the 5th International Healthcare Products conference
in April this year was a success. Thanks to the continuing efforts of the sales
team I am pleased to say that sales are very encouraging.
SolPol was launched in April and ________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________
The future is looking good for sales of SolPol, so let's start looking for our
next great product!
FD
Exercise 9. Using this last warning write the first and the second reminders:
Last warning
3 Denmark Rise. Newtown. NE3 1YN
Tel: 3468 714856. Fax 3468 718921.
Dear Sirs,
Account No 3601
1st Reminder sent - 10 June 2009
2nd Reminder sent - 10 July 2009
Despite repeated reminders by letter and telephone, we have still not
received your chegue to clear above overdue account.
Unless we hear from you by return, we shall have no alternative but to take
legal action to recover the debt, and you will be hearing from our solicitors
shortly.
Your faithfully,
Simon Palmer
Management Trainee

Exercise 10. Complete the memo choosing the best variant from the
options in brackets:
National stores PLC
518 Marylebone Road London WIb 3MC
To : All Staff
From: Personnel Officer
Date: 15 February 20_
Subject: Staff discounts

149
We intend to introduce a staff discount (1)(project, scheme, proposal) on
February 15 for everyone working for the company. The discount will be
fifteen per cent (2) (minus, less, off) the retail price of any (3)(objects,
pieces, items) in the store.
When purchases are (4)(made, done, bought,), staff must (5)(keep, guard,
save) receipts of anything they have bought until after exit security (6)
(checks, controls, searches) have been made. It would also be (7)(essential,
important, advisable) for staff to keep receipts for three months after
purchases to (8) (demonstrate, test, prove) when and where the item was
bought.
If you have any (9) (questions, misunderstandings, enquires) see your
manager or supervisor who will be able to help you.

Exercise 11. A letter and a memo: the following phrases are from a letter and
a memo. They are all mixed up. Put them in the correct order.

1. I have asked the Secretarial Supervisor 7. Please ring my secretary to arrange a time
to come and speak to you and she may to meet the Sales Manager. A later de-
wish to arrange a later demonstration for monstration can be arranged for members of
her staff. your staff to see it.
2. From: Vicenta Enjuanes, 8. Dear Ms Devereux
Purchasing Manager
3. Subject: Demonstration of word 9. To: Secretarial Supervisor
processor
4. We would be pleased to have you with 10. Thank you for your letter of 12 March
us on the 3 April as you suggest. offering to come to our firm to demonstrate
the AX3000 word processor.

5. The Sales Manager oji Smart Offices Ltd 11. Yours sincerely,
will visit the firm on 3 April to demonstrate Vicenta Enjuanes,
the AX3000 word processor which 1 am sure Purchasing Manager
will be interesting in seeing.

6. 1 look forward to meeting you. 12. V.E.

Memo letter

Exercise 12. Use these notes to complete the memorandum report.

150
Exercise 13. Complete the memo choosing the appropriate from the table:

C.M. From Subject Sales Manager To

(1)__________: Secretarial Supervisor


(2)__________: Claire McElroy
(3)__________: Demonstration of new office equipment

151
The (4)________: of Smart Equipment will visit us on 28 April to
demonstrate their new computer and fax-machine which you are sure to be
interested in.
Please arrange the time to meet him so that all your staff could be present.
(5)_________

Exercise 14. When you write a document – a memo, e-mail, fax or letter –
it is important to choose the right style. One aspect of style is using the
greeting and farewell. These need to match each other and be written in the
appropriate style.
Match the type of document (1-4) with the appropriate greeting (a-d).
Then choose a farewell from the following list. Some farewells may be
appropriate for more than one document.

152
Unit 6
Рекламное письмо – Advertising Letter (Letter of
Advertisement)

Известно, что основой торговли является реклама. Следовательно, одним


из шагов к установлению деловых контактов является обмен
рекламными материалами с целью дать как можно более полное
представление о товаре и услугах и привлечь внимание потенциальных
покупателей. Большую роль в этом отводят рекламному письму, которое
отличается от традиционного делового письма своей яркостью и
красочностью. С этой целью используются крупные, броские заголовки,
иллюстрации, цветные ставки и подобные элементы, воздействующие не
столько на рассудок, сколько на подсознание и эмоции.
Существуют общие правила написания рекламных писем. Известно, что
читатель в первую очередь смотрит на заголовок или тему письма
(subject), цель которого побудить адресата читать дальше. Потому не
стоит делать длинные заголовки, обычно хватает 3 – 4 слов.
Заинтересовав темой, необходимо, чтобы адресат прочел весь текст. В
этом помогут первые 5 – 10 строчек, которые должны быть яркими и
наиболее информативными. При этом очень важно, чтобы вы в своем
письме обращались к клиенту, насколько это возможно, лично. В начале
письма укажите причину, по которой вы решили написать, после чего
опишите, какую выгоду он получит, воспользовавшись вашими услугами
и купив ваш товар.
Рекламное письмо должно соответствовать следующим требованиям:
– возбудить интерес читателя,
– вызвать желание,
– убедить,
– побудить к действию.
Уже в первом абзаце своего письма вы должны заинтересовать читателя
и обратить его внимание на то, что вы хотите сказать ему. Чтобы вызвать
желание клиента приобрести рекламируемый вами товар, вы должны
выделить в письме те характеристики и качества продукта, которые
отличают его с наилучшей стороны от иных продуктов того же типа.
Чтобы убедить своего клиента в том, что ваше описание продукта
соответствует действительности, вам необходимо привести какие-нибудь
доказательства, факты, мнения. С этой целью пригласите читателя на
фабрику или в демонстрационный зал, предложите прислать ему товар
на пробу, предоставьте гарантию, сошлитесь на ваш многолетний опыт
производства в данной сфере. При составлении рекламных писем вы
должны постоянно думать о том, как заставить читателей поверить в
преимущества рекламируемого вами товара и в пользу, которую может
принести им данный товар. Если адресат будет уверен в том, что вы для
его потребностей предлагаете индивидуальное оптимальное решение, то
он охотно приобретет ваш продукт.
153
Все письма-рекламы можно разделить на три категории:
– предварительная реклама.
– товары почтой;
– информация о распродаже;
Хотя эти письма составляются по-разному, но они имеют одну цель –
продать товар или услугу.
Предварительная реклама.
В таких письмах могут быть представлены товары, для которых
необходимо подробное описание или демонстрация. Заинтересованные
клиенты после получения письма с предварительной рекламой могут
обратиться за дальнейшей информацией, и вам не придется тогда зря
рассылать дорогостоящие каталоги или образцы товара. Такие письма
должны содержать описание товара, но лишь в общих чертах. Укажите в
письме, что более подробную информацию клиент может получить по
такому-то адресу или телефону у местного представителя фирмы.
Итак, основное назначение письма-рекламы – побудить клиента к
покупке рекламируемого товара.

154
Товары почтой (оплата наложенным платежом).
В таком случае весь процесс купли-продажи совершается посредством
почтовых отправлений, поэтому перед продавцом стоит нелегкая задача:
описать свой продукт таким образом, чтобы убедить клиента, что ему
просто необходимо купить его. Чтобы привлечь внимание адресата, здесь
используются яркие конверты, рекламные проспекты, образцы товара.
Желательно приложить несколько фотографий. Сообщите как можно
больше сведений, подчеркивающих качество и ценность товара, его
пользу, свидетельства других покупателей, гарантии и т.п. Максимально
облегчите покупателю обратную связь с вами: укажите свой точный
адрес и приложите конверт с маркой. Фраза «не высылайте деньги
сейчас» может сыграть решающую роль в покупке товара.

155
Письмо-информация о распродаже.
Оно может быть направлено именно тому клиенту, который скорее
заинтересуется товарами вашей фирмы. В письме, уведомляющем о
распродаже, должны содержаться следующие сведения:
– причина продажи (сезонная, предпраздничная и т.п.);
– сроки продажи;
– указание реальной скидки в процентах и сообщение о том, на
какие изделия цены снижены, а на какие нет;
– предложение не медлить и не упустить возможность купить товар
по низкой цене.

156
Чтобы определить, насколько эффективно ваше рекламное письмо,
оцените его с помощью следующего теста:
«Проверка на беглый просмотр»
Быстро «просканируйте» текст взглядом. Читайте только заголовки,
подзаголовки, подписи под фотографиями/иллюстрациями и выделенные
участки текста, которые бросаются в глаза. Стало ли ясно, что именно вы
предлагаете? Почему ваше предложение будет выгодно читателю?
Хочется ли читать дальше? Ответы должны быть положительными.
157
«Проверка на понимание»
Дайте прочесть объявление кому-нибудь, кто попадает в вашу целевую
аудиторию, но не знаком с вашим продуктом. Может ли этот человек,
прочитав текст один раз, четко объяснить: в чем смысл предложения,
каково обслуживание, какая дается гарантия, как сделать заказ? Ему
должно быть все ясно.
«Проверка на отличия»
Создают ли иллюстрации и текст рекламы ощущение, что ваш продукт
явно отличается от аналогичного товара конкурента? Попросите
потенциального клиента прочесть сначала ваше объявление, а потом
рекламу конкурента. Может ли клиент объяснить, в чем отличие вашего
изделия и чем оно лучше? Старайтесь, чтобы ваш продукт «выделялся из
толпы».
«Проверка на «пальцы»
Просмотрите текст и отметьте все слова и фразы о вашей неимоверной
крутизне (типа «лучший», «самый выдающийся», «суперзамечательный»
и подобные прилагательные). Для начала, попробуйте все это убрать.
Лучше получилось? Текст стал более читабельным? Во-вторых, где
возможно, замените общие фразы конкретными фактами. Например,
лучше сказать: «Номер один в рейтинге журнала такого-то», чем
«лучший сканер на рынке». В-третьих, если уж вы используете общие
хвалебные фразы, старайтесь сопровождать их отзывами клиентов,
статистикой и т.д.
«Проверка на правдоподобие»
Попросите кого-нибудь просмотреть текст и отметить
высказывания/заявления, в которые верится с трудом. Исправьте все,
что будет замечено.
«Проверка на ясность»
При выполнении проверки на правдоподобие, попросите также отмечать
слова, фразы, мысли, которые сходу трудно понять. Переделайте текст в
пользу большей ясности.
Если вы будете применять эти «быстрые проверки», процент ответов на
вашу рекламу, а значит, и прибыль наверняка увеличатся.

Клише, выражения и предложения, чаще всего используемые в


рекламных письмах – Cliches, Expressions and Sentences Most Commonly
Used in Advertising Letters.

1. We are attaching some information about … – Приводим некоторую


информацию о …
2. I enclose the description of … – Прилагаю описание …
3. I am enclosing a folder with information on our new … – Прилагаю
подшивку с информацией о ваших новых …
158
4. Our new trade list will be available in a week and we are making a note
to send you one as soon as it comes off the press. – Наш новый
перечень товаров будет готов через неделю, и мы вышлем Вам
экземпляр, как только он выйдет из печати.
5. We would like to draw your attention to the attached press release
announcing the launch of … products and services. – Хотелось бы
обратить Ваше внимание на прилагаемый пресс-релиз, которым мы
извещаем о вашей продукции и услугах в области …
6. Our new catalogue will be published soon, and I shall send you a copy
when it appears. – Наш новый каталог вскоре будет издан, и я вышлю
Вам экземпляр, как только он появится.
7. As you requested, we are enclosing a copy of our latest catalogue. – По
Вашей просьбе прилагаем экземпляр нашего последнего каталога.
8. I am enclosing our price-list which gives you some idea of the range of
areas we promote so that you can see whether or not we could be of
service to you. – Я прилагаю наш прейскурант, чтобы Вы смогли
получить некоторое представление о том, в каких областях мы
работаем и можем ли мы быть полезными для Вас.
9. I have just sent you, by separate mail, our recent catalogue for this
year. – Я только что выслал Вам отдельным пакетом наш свежий
каталог на этот год.
10. I would be happy to send you both our monthly descriptive brochures
on new products and our complete catalogue. – С удовольствием
вышлю Вам наши ежемесячные обзорные брошюры по новой
продукции и полный каталог.
11. Enclosed you will find the latest listing of our products. – Прилагается
самый последний перечень нашей новой продукции.
12. Enclosed is a backlist of … that we are promoting. – Прилагается
перечень …, выпуск которых мы возобновляем.
13. I will send you our catalogues on a regular basis. – Я буду высылать
Вам наши каталоги регулярно.

Как закончить письмо – How to Complete the Letter.

1. We appreciate your cooperation. – Мы высоко оценим наше


сотрудничество.
2. Thank you for your continued support. – Спасибо за постоянную
поддержку.
3. Thank you for your cooperation. – Благодарим Вас за сотрудничество.
4. Thank you for your interest in … – Благодарим Вас за интерес к …

159
5. May I take this opportunity to thank you for … – Пользуясь случаем,
благодарю Вас за …
6. May I thank you, once again, for giving me the opportunity to … –
Позвольте еще раз поблагодарить Вас за предоставленную
возможность …
7. I wish to thank you for … – Я хотел бы поблагодарить Вас за …
8. Would you please let me have your comments at your earliest
convenience. – Хотелось бы при первой возможности услышать от Вас
комментарии.

Упоминание о дальнейших контактах – Requiring Further Information


Phrases.

1. Should you have any questions, feel free to contact me at … – Если у Вас
появятся какие-то вопросы, сразу же свяжитесь со мной …
2. Please do not hesitate to write if you require additional information. –
Пожалуйста, пишите без колебаний, если потребуется дополнительная
информация.
3. If you have any other questions, please get in touch with … – Если у Вас
появятся какие-либо другие вопросы, свяжитесь, пожалуйста, с …
4. If you require further assistance, please do not hesitate to write … – Если
Вам понадобится от нас помощь, сразу же сообщите без колебаний …
5. If you require further information, we would be most pleased to supply it.
– Если Вам понадобится дополнительная информация, мы будем
счастливы ее предоставить.
6. We consider this activity as one of extreme importance, not only to
provide technology transfer, but to further understanding and cooperation
between our countries. – Мы рассматриваем эту деятельность как
чрезвычайно важную не только в плане передачи технологий, но и в
деле дальнейшего развития взаимопонимания и сотрудничества между
нашими странами.
7. We have no doubt that we would find a satisfactory market for … in your
country. – Мы не сомневаемся, что найдем достаточный спрос на … в
нашей стране.
8. I trust this to be to your satisfaction – I hope that this is to your
satisfaction. – Я верю, что это вас удовлетворит.
9. I trust that these arrangements meet with your approval. – Я полагаю,
что Вы одобрили бы эту работу.
10. I hope that this information will be of some assistance to you. –
Надеюсь, что данная информация будет полезна для Вас.

160
Practice

Exercise 1. Read and translate the following instructions and the model of
letter advertisement:

Exercise 2. Read and translate the following advertising letter:


1. SMTH & MARCUS
Financial Consultants
732 Commonwealth Avenue
Boston, Massachusetts 62633
February 10, 2000
Dear

161
In times of economic uncertainty, personal financial planning can pose more
challenges than running your own business. Determining the investment
vehicles that will protect your own and your family’s future requires financial
insight and information.
That is why many successful business owners like yourself have engaged the
services of the personal financial consultants at Smith & Marcus. We have
both the expertise and objectivity to help you sort out your long and short
term financial goals and then select the investment strategies that will meet
those goals. Whether your immediate concerns are tax planning or estate
planning, we believe we have the answers to your financial questions.
To introduce you to the sort of answers we have, you are cordially invited to
a seminar, “What a Personal Financial Planner Can Do for You.” The seminar
will take place on Wednesday, March 1, 2000, at 7 P.M. in the Essex Room of
the Essex – Marlboro Hotel. Because seats are limited, we would appreciate
your letting us know if you plan to attend by telephoning Dorothy Phillips at
771 – b3102, extension 222.
Yours truly
2. Dear Mrs. Thornton,
The Ideal Hote Exhibition opens at Earls Court on Monday 21 June and you
are certain to find new design in furniture as well as many new ideas.
The exhibition has much to offer which you will find useful but we would like
to extend our special invitation to our own display on Stand 26 where we
shall be revealing our new Windsor range of unit furniture.
We look forward to seeing you there.
Your sincerely.
3. What would you say to a gift that gave you a warmer and more and
more comfortable home, free from draughts, and a saving of over
20% in fuel costs?
You can enjoy these advantages, not just year but every year, simply by
installing our Sealtite panel system of double glazing. Can you think of a
better gift for your entire family? The enclosed brochure will outline some of
the benefits which make Sealtite the most completely satisfactory double-
glazing system on other system.
Secure your home with Sealtite!
Yours sincerely.
4. Dear Mr. Wood,
Reports from all over the world confirm what we have always known – that
the Reliance solid tyre is the fulfillment of every ear owner’s dream.
You will naturally be well aware of the weaknesses of the ordinary airfilled
tyre-pictures, outer covers which split under sudden stress, and a tendency
to skid on wet road surfaces, to mention only a few of motorists’ main
complaints.
162
We could tell you a lot more about Reliance tyres but would prefer you to
read the enclosed copies of reports from racing car drivers, test drivers,
motor dealers and manufacturers. These reports really speak for themselves.
To encourage you to hold a stock of the new solid Reliance, we are pleased
to offer you a special discount of 3% on any order received by 31 July.
Your sincerely.
5. Dear Mrs. Hudson,
“Modem scientific invention is a curse to the human race and will one day
destroy it”, said of my customers recently. Rather a rash statement, and
quite untrue for there are modem inventions which, far from being a curse,
are real blessings. Our new AQUAMASTER washer is just one of them! It
takes all the hard work out of the weekly wash and makes washing a
pleasure. All you have to do is put your soiled clothes in, press a button and
sit back while the machine does the work. It does it quicker and better that
any washing machine on the market today.
Come along and seethe AQUAMASTER at work in our showroom. A
demonstration will take up only a few minutes of your time, but it may rid
you of your dread of washing day and take life much more pleasant.
We hope you will accept this invitation and come along soon to see what this
latest of domestic time – savers can do for you.
6. Dear Mr. Coop,
Time flies … You may think it is still a long time to Christmas, but with all the
things still to be done it will be here sooner than you think. So why not tackle
this annual problem of Christmas presents now!
You have probably already begun to rack your brains with a problem of what
to give your wife. We want to give you an idea. Buy her one of our “Blast
Mixers”. It will do a hundred jobs for her: shake cocktails, whip, stir or beat
up cream, eggs or cake mixture, make ice-cream, delicious biscuits. In short,
it will be a blessing for the whole house.
But you must see for yourself. May we show the “Blast” to you in action. If
you sign and post the enclosed card we shall send our representative round
and he will explain the advantages of this wonderful machine. A short
demonstration will do more than a hundred letters to convince you of the
joys it will bring into your life.
And we assure you that if you have one, your wife will love it – and you.
Yours faithfully.
7. Dear Sir,
Our new Spring collection of suitings contains designs which, I am sure, will
be of great to you personally.
Interest, however, is not merely confined to the more formal suitings, for we
also have an exceptionally pleasant selection of week-and and country
worsteds in our Daks suiting range. I believe the patterns enclosed will
appeal to you, one is a novel design for town wear, and the other two
163
indicate the trend for muted shades for country wear, I do hope you will be
able to call and let us show these fine materials. As you know, we are open
until 7 h=p.м. on Thursdays.
Should you require any further information on current styles or cloth, please
do not hesitate to telephone me at Grosvenor 763S.
Your sincerely.

Exercise 3. Read the texts produced by two different companies and answer
the questions.
1. First Direct is the UK’s leading 24 hour personal telephone bank.
Our personal service lets you take care of all your banking needs
by telephone, at a time and place to suit you, 24 hours a day, 365
days a year. You can call to check your balance, pay a bill, discuss
a personal loan or increase your Visa Card limit. All calls from
within the UK are charged at local rates.
2. The IKEA Business Service Package.
IKEA Business offers a full range of services to professional customers,
companies and organizations. Our trained staff can help with everything from
individual workstations, to planning a complete office. As an IKEA Business
customer you can purchase from the specialist Business Catalogue, or from
the complete range in the store. Optional delivery and assembly services are
available on request. Enquire at the store for more details.

Exercise 4.
A) Quickly read the text below.
1 Is the text a. a recruitment advert?
b. a news article?
c. an advert for the Financial
Times?

2 Is the text for a. people who have just finished


university?
b. people with experience?
c. people who haven’t been to
university?

164
B) Read the text carefully and answer these questions.
1. What is the parent company of the Financial Times Group (FT)?
2. Which four areas does the parent company operate in?
3. Which four areas does the Financial Times Group operate in?
a. newspapers f. electronic
b. magazines information
c. software manuals g. business
d. financial information
information h. book
e. television
165
4. Name three newspapers which the FT Group publishes.
5. What is the FT Group planning?
6. Graduate recruits can expect to gain experience in a number of areas.
Name three of them.
7. What requirements does the FT have of the recruits?
8. Which of these are personal qualities? Which of these are skills or
knowledge?
9. How long is the training scheme?
10.What is one of the company’s beliefs?

Exercise 5.
a) Read the sales leaflet in which Paperback Ltd introduces its services.

166
d) Underline the phrases in the text which do the following:
1 create interest
2 describe potential benefits to customers
3 provide evidence of the company’s reputation, level of service and
customer satisfaction
4 encourage customers to take action.
c) Write a sales leaflet persuading new customers to sign a
contract in the following situation. Use some of the expressions in
the Useful language box. Mention any introductory offers, discounts
and other incentives which you think will appeal to potential
customers.
You are Advertising Manager for Clean Sweep, an industrial cleaning
company which uses green products to clean offices. All its vehicles and
equipment are powered by electricity. Its products are environmentally
friendly and it uses the latest technology in dust control and efficient
cleaning methods. It has a policy of employing people who have been
out of work for a long time.

Exercise 6.
167
a) Read the recruitment advertisement and answer these questions.
1. Who is advertising?
2. Who do they want to recruit?
3. What is the name of the programme they want the recruits to join?
4. What is the main quality they are looking for?

b) Read the advertisement again and complete the sentences with a


verb.
1. We will ___________ you invaluable training for a unique career.
2. The Fast Stream Programme will ____________ you insight into
government policy.
3. You will ____________ how different types of business operate.
4. You will ____________ drive and self-discipline.
5. We will not ____________ on grounds of gender or race.
They _____________ accept applications after 6 November.

Exercise 7.

168
a) Discuss the problem. What makes a good advertisement? Use some
of the words below.

clever interesting funny inspiring eye-catching


powerful humorous shocking informative sexy

b) Do you think that the advertising practices described below are


acceptable? Are there any other types of advertisement that you
find offensive?
1. Using children in advertisements
2. Using nudity in advertisements
3. Promoting alcohol on TV
4. Comparing your products to your competitors’ products
5. An image flashed onto a screen very quickly so that people are
affected without noticing it (subliminal advertising)
c) Which of the following statements do you agree with?
1. People remember advertisement not products.
2. Advertising raises prices.
3. Advertising has a bad influence on children.

Exercise 8. Match the information about these multinational companies


to the correct company logo.

169
Exercise 9. Read the advertisement. The writer has problems with his
word processor. Where does he need to use capital letters?

170
Exercise 10.
a) Match words from each column to make word partnerships which
describe activities that leaders are involved in.

171
b) Complete the advertisement referring to the word partnerships
above.

Exercise 11.
a) Newspapers and TV are two advertising media. Can you think of
other?
b) Complete the table with the words in the box. Can you think of
other words? Use a good dictionary to help you.

directories persuade promote cinema


run mailshots place free samples
commercials public transport launch leaflets
exhibition billboards/hoardings word-of-mouth radio
point-of-sale posters research sponsor
target endorsement slogans television
172
press jingles sponsorship publicise

Exercise 12. Complete this advertisement, using either the active or the
passive as appropriate.

Exercise 13.
a) What do you understand by outdoor advertising? Give examples.
b) Before you read the article below, match these words to their
definitions.

c) Complete this statement with four of the words above.

173
The cost of a prime-time ……………………… 1 is ……………………….2. However,
advertising on ……………………..3 is cheap. Outdoor advertising is one of the
fastest growing ……………………..4 in the market.
d) Read the article. Then answer the questions.

1. Complete the table using information from the first paragraph of the
article.

174
Outdoor Advertising

Street Furniture

2. What do these numbers in the article refer to?


18 6 30 60,000 100,000 90 20 5
3. Why has outdoor advertising become more popular? List the reasons.
4. Which industries are becoming more involved in outdoor advertising?
e) Discuss these questions.
1. Outdoor advertising is increasing in many countries. Is this a good
thing?
2. What products do you think are suitable for outdoor advertising?

Exercise 14. Complete the text appropriately with these adjectives.

increasingly easily extremely unfortunately hugely deeply suitably


awfully

If there is one certainty in life, it is that things change. And in the


modern world things are changing ……………..1 fast. This is especially
true in the workplace where there is no longer the concept of a job
for life. People are …………..2 likely to work for many different
companies throughout their careers. It is …………….. 3 common – and
………………4 disturbing – for companies to say ‘Why should we train
staff for them to leave for better jobs? This is an ……………… 5
outmoded concept because staff will move regardless of whether
they receive training or not

So how can individuals be ……………6 prepared to meet the challenges


of change? This is not a question that can be ……………… 7 answered,
but we at TMP Consultants believe we have developed some
………………..8 successful recipes that will help you get the best out of

175
Библиография

1. Андрюшкин А.П. Business English. – СПб.: «Норинт», 2001. –


272 с.
2. Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес – курс английского
языка. – Киев: Логос; Логос; М.:Рольф, 200 – 352 с.
3. Кисунько Е.И., Музланова Е.С. Бизнес – курс английского
языка. Деловое общение и документация. – М.: ЮНВЕС. –
2001. – 368 с.
4. Сущинский И.И. – Деловая корреспонденция на английском
языке. – М.:Эксмо, 2007. – 320 с.
5. Cotton D., Falvey D., Kent S. Market Leader. Course Book. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2000.
6. Cotton D. Falvey D., Kent S. Market Leader. Practice File. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2000.
7. Manton K. First Insights into Business Work book. – Longman.
Pearson Education Ltd, 2000.
8. Robbins S. First Insights into Business Student′s book. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2000.
9. Strutt P. Market Leader. Business Grammar and Usage. –
Longman. Pearson Education Ltd, 2001.

176