Вы находитесь на странице: 1из 434

Ю. Павлов, И.

Бандуля

Реальная автоматизация малого бизнеса.


"1С:Управление нашей фирмой". Издание 2
Электронная книга в формате pdf; ISBN 978-5-9677-2948-5.

Электронный аналог печатного издания «Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой 8»
(издание 2) (ISBN 978-5-9677-2918-8, М.: ООО «1С-Паблишинг», 2020; артикул печатной книги по прайс-листу
фирмы «1С»: 4601546141330; по вопросам приобретения печатных изданий издательства «1С-Паблишинг»
обращайтесь к партнеру «1С», обслуживающему вашу организацию, или к другим партнерам фирмы «1С», в
магазины «1С Интерес», а также в книжные и интернет-магазины).

Авторы – Илья Бандуля и Юрий Павлов, эксперты по автоматизации управленческого учета с


10-летним стажем, расскажут о нюансах настройки и использования ключевого функционала
программы «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ) для автоматизации бизнес-процессов в
компаниях малого и среднего бизнеса.

Материал книги изложен в виде примеров различных бизнес-задач, стоящих перед


руководящим персоналом предприятий, и решений данных задач при помощи инструментов
1С:УНФ (ред. 1.6). В качестве примеров используются жизненные ситуации, возникающие на
предприятиях различных отраслей.

Во втором издании книга претерпела значительные улучшения. Материал был адаптирован


под текущую версию УНФ – редакция 1.6. Добавилось много новых и полезных материалов:
про НСИ, про новые инструменты раздела продаж и маркетинга – калькуляции, скидки,
биллинг, онлайн-кассы, автоформирование коммерческих предложений и договоров и
ассистент "Даша", про учет валюты, про давальческие схемы и многопредельное
производстве. Также значительно больше внимания уделено вопросам администрирования.
Расширен раздел "Примеры автоматизации". Добавлены приложения, помогающие в
ежедневной работе: "Список ключевых отчетов программы" и "Список типовых ошибок учета".

Наибольшую пользу книга принесет владельцам и руководителям компаний, коммерческим


директорам и начальникам производства, которые ставят перед собой задачи от
автоматизации отдельных процессов до построения единой информационной системы по
управлению своими предприятиями. Книгу также можно рассматривать как справочник-
путеводитель по функциональным возможностям программы. Также книга рекомендуется
специалистам по внедрению 1С:УНФ для повышения квалификации.

Также книга рекомендуется специалистам по внедрению 1С:УНФ для повышения


квалификации. Книгу можно рассматривать и как справочник-путеводитель по
функциональным возможностям программы.
Зачем читать эту книгу:

✓✓ Владельцам и руководителям
компаний – они узнают обо всем
многообразии возможностей программы!
Но для старта автоматизации рекомендуем
начать с книги «От хаоса к порядку
с "1С:Управление нашей фирмой". Реально»
тех же авторов.

✓✓ Всем пользователям 1С:УНФ –


как настольный справочник!

✓✓ Специалистам по поддержке
пользователей – чтобы быстро освоить
программу и найти ответы
на множество вопросов.

✓✓ Специалистам по внедрению –
чтобы узнать о нюансах настройки
и применения программы, а также
познакомиться с различными примерами
использования функционала системы.
Что прочитать еще:

«От хаоса к порядку


с "1С:Управление нашей фирмой". Реально»

Ю.В. Павлов, И.В. Бандуля

Книга для тех, кто никогда не работал


с программами «1С» и собирается
самостоятельно автоматизировать
бизнес-процессы компании.

Купите книгу
в магазине «1С Интерес»

или у партнеров «1С» и в книжных магазинах

Пользователи информационной
ISBN 978-5-9677-2794-8,
системы 1С:ИТС ПРОФ
артикул по прайс-листу «1С»
могут читать
4601546136459
эту книгу на сайте
https://its.1c.ru/db/pubchaos2order
Оглавление
Введение........................................................................................................... 11
УНФ как информационная система управления предприятием
малого и среднего бизнеса................................................................................. 11

Глава 1. Принцип работы программы......................................................... 13


Настройка основного рабочего стола................................................................18
Настройка интерфейса документа....................................................................20
Настройка списка документов............................................................................21

Глава 2. Начало работы с программой........................................................ 23


Настройка программы.........................................................................................23
Ввод справочной информации...........................................................................28
Данные организации............................................................................................ 28
Номенклатура....................................................................................................... 32
Характеристики номенклатуры..............................................................................33
Серийные номера...................................................................................................35
Партии.....................................................................................................................37
Данные о контрагентах........................................................................................ 37
Ввод начальных данных.....................................................................................39

Глава 3. Продажи............................................................................................. 47
Регистрация заявки клиента и выставление счета на оплату.........................47
Продажа покупателю товара со склада.............................................................58
Наборы и комплекты...........................................................................................61
Резервирование товара на складе для покупателя..........................................64
Снятие товара с резерва....................................................................................67
Оказание услуг клиенту......................................................................................68
Биллинг и регулярные услуги.............................................................................71
Контроль своевременного выполнения заказов клиентов...............................74
Формирование плана продаж.............................................................................76
Розничные продажи............................................................................................79
Продажи по 54-ФЗ................................................................................................ 79
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Оформление розничной продажи....................................................................... 81


Возврат товара от покупателя в текущей кассовой смене................................ 86
Возврат товара от покупателя в другой кассовой смене.................................. 86
Выемка и внесение наличных денег в кассы ККМ............................................. 89
Печать ценников и этикеток................................................................................. 91
Подарочные сертификаты................................................................................... 94
Продажа в кредит................................................................................................. 98
Передача товара на комиссию.........................................................................100
Продажа комиссионного товара.......................................................................105
Автоматические скидки, наценки..................................................................... 111
Продажа товаров с серийными номерами...................................................... 114
Анализ эффективности работы менеджеров с клиентами............................ 118
Ассистент управления фирмой........................................................................120

Глава 4. Маркетинг......................................................................................... 123


Ценообразование..............................................................................................123
Формирование прайс-листа на основании закупочных цен............................ 123
Формирование нового вида цен на основании оптовой цены........................ 127
Работа с клиентской базой...............................................................................128
Лиды.................................................................................................................... 128
Сегментирование клиентов............................................................................... 129
Почтовая и СМС-рассылка................................................................................ 130
Планирование опросов клиентов и анализ их результатов............................ 133
Анализ истории взаимоотношений с клиентами............................................. 136
Рабочие процессы.............................................................................................140
Воронка продаж.................................................................................................142
Система взаимодействия (обсуждения)..........................................................143
Мобильная и IP-телефония..............................................................................145

Глава 5. Закупки............................................................................................. 147


Оформление заказа на поставку.....................................................................147
Оприходование товара на склад......................................................................150
Закупка товара под заказ покупателя..............................................................154
Учет дополнительных расходов на поставку..................................................155
Закупка товара у иностранного поставщика...................................................158
Сравнение закупочных цен поставщиков........................................................163
Передача материалов в переработку..............................................................165
Принятие продукции от переработчика...........................................................167
Контроль обеспечения материалами заказа покупателя...............................170
Определение минимального необходимого остатка запасов на складе......172
Обеспечение минимального остатка запасов на складе...............................173

6
Оглавление

Глава 6. Склад................................................................................................ 177


Складские перемещения..................................................................................178
Перемещение товаров между складами.......................................................... 178
Перемещение товаров в розничный магазин.................................................. 181
Перемещение запасов между ячейками.......................................................... 183
Инвентаризация................................................................................................185
Списание недостачи........................................................................................... 187
Оприходование излишков запасов................................................................... 187
Пересортица товаров......................................................................................... 189
Передача материалов в производство............................................................190
Передача расходных материалов и инструментов в эксплуатацию.............192

Глава 7. Производство.................................................................................. 195


Оформление выпуска продукции.....................................................................195
Учет производственных отходов....................................................................... 200
Резервирование материалов под заказ покупателя при позаказном
производстве...................................................................................................... 200
Спецификации...................................................................................................202
Создание технологической карты продукции
и планирование ее себестоимости................................................................... 202
План-фактный анализ себестоимости при серийном производстве.............. 204
Управление производственными ресурсами..................................................204
Планирование загрузки ресурсов..................................................................... 204
Контроль загруженности ресурсов.................................................................... 206
Учет производственных затрат........................................................................206
Учет сдельной заработной платы..................................................................... 206
Списание затрат котловым способом............................................................... 207
Позаказное списание затрат............................................................................. 208
Выпуск продукции из давальческого сырья..................................................... 211
Многопередельное производство....................................................................214

Глава 8. Работы.............................................................................................. 217


Выполнение разовых работ..............................................................................217
Выполнение долгосрочных работ....................................................................224

Глава 9. Деньги.............................................................................................. 229


Банк....................................................................................................................229
Загрузка выписки из банка................................................................................ 229
Учет безналичной оплаты от покупателя......................................................... 233
Учет поступления оплаты от банка-эквайера.................................................. 234

7
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Учет оплаты поставщику.................................................................................... 236


Перечисление налогов в бюджет...................................................................... 237
Возврат денег покупателю................................................................................. 238
Учет списания банковской комиссии................................................................ 239
Формирование платежных поручений.............................................................. 239
Касса..................................................................................................................241
Учет наличной оплаты от покупателя............................................................... 241
Выдача денег из кассы на прочие расходы..................................................... 243
Перемещение денег........................................................................................... 243
Расчеты с подотчетниками................................................................................ 247
Платежный календарь......................................................................................251
Планирование поступления оплат от клиентов............................................... 251
Планирование расхода денег............................................................................ 253
Анализ вероятности кассового разрыва........................................................... 255
Операции с валютой.........................................................................................256
Покупка валюты.................................................................................................. 256
Продажа валюты................................................................................................ 258
Курсовые разницы.............................................................................................. 258
Личные средства предпринимателя................................................................259

Глава 10. Взаиморасчеты............................................................................. 261


Расчеты с покупателями...................................................................................261
Контроль просроченной дебиторской задолженности.................................... 261
Списание проблемной задолженности клиента.............................................. 264
Переуступка долга покупателя.......................................................................... 265
Расчеты с поставщиками..................................................................................267
Контроль просроченной кредиторской задолженности................................... 267
Сверка взаиморасчетов....................................................................................268

Глава 11. Зарплата и кадры......................................................................... 271


Кадровый учет...................................................................................................271
Принятие на работу сотрудника........................................................................ 271
Кадровое перемещение сотрудника................................................................. 275
Увольнение сотрудника...................................................................................... 276
Зарплата............................................................................................................276
Расчет и начисление зарплаты......................................................................... 276
Выплата заработной платы............................................................................... 292
Расчеты с персоналом по займам.................................................................... 294
Анализ взаиморасчетов с сотрудниками.......................................................... 297

8
Оглавление

Глава 12. Имущество..................................................................................... 301


Принятие к учету имущества............................................................................301
Начисление амортизации.................................................................................304
Продажа имущества..........................................................................................305
Списание имущества........................................................................................306

Глава 13. Финансовый анализ.................................................................... 307


Методы учета доходов и расходов...................................................................307
Учет доходов......................................................................................................309
Учет доходов в разрезе подразделений........................................................... 309
Учет доходов в разрезе направлений деятельности....................................... 310
Учет внереализационных доходов.....................................................................311
Расходы..............................................................................................................312
Учет и распределение косвенных расходов на себестоимость выпуска ...... 312
Учет расходов по заказу покупателя................................................................. 314
Учет общефирменных расходов....................................................................... 316
Распределение расходов................................................................................... 317
Налоги................................................................................................................319
Начисление налогов........................................................................................... 319
Перечисление налогов в бюджет...................................................................... 320
Анализ оплаты налогов...................................................................................... 321
Доходы и расходы кассовым методом............................................................321
Анализ деятельности компании.......................................................................322
Процедура закрытия месяца............................................................................. 322
Монитор руководителя....................................................................................... 323
Финансовый результат....................................................................................... 325
Управленческий баланс..................................................................................... 328

Глава 14. Регламентированная отчетность.............................................. 331


Налоговая отчетность для индивидуальных предпринимателей..................331
Подготовка и сдача отчетности по УСН...........................................................332
Подготовка и сдача отчетности по ЕНВД........................................................337
Патент................................................................................................................339

Глава 15. Работа с отчетами........................................................................ 343


Отбор..................................................................................................................343
Группировка.......................................................................................................347
Сортировка........................................................................................................348
Формирование диаграмм..................................................................................349

9
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Глава 16. Администрирование.................................................................... 351


Настройка резервного копирования................................................................351
Настройка автоматического копирования.......................................................353
Удаление документов, справочников...............................................................354
Поиск и удаление дублей справочников.........................................................356
Групповое изменение реквизитов справочников и документов.....................358
Анализ работы пользователей в программе...................................................359
Версионирование данных.
Анализ изменений справочников и документов.............................................361
Добавление и отключение пользователей......................................................364
Настройка прав пользователей........................................................................365
Обновление конфигурации...............................................................................370
Рассылка отчетов..............................................................................................372
Редактирование печатных форм......................................................................375
Загрузка данных из внешних источников........................................................378
Настройка почтовой записи для отправки документов..................................380

Глава 17. Интеграция.................................................................................... 383


Интеграция с «1С:Бухгалтерией»....................................................................383
Настройка обмена с «1С:Розницей»................................................................393
Настройка обмена с сайтом.............................................................................394

Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов........................... 399


Продажа товара клиенту с доставкой в интернет-магазине..........................399
Учет хозяйственных операций, не принимаемых
к бухгалтерскому учету.....................................................................................403
Выполнение работ по строительству небольшого дома................................405
Многоэтапное производство мебели...............................................................409
Работа проектной организации........................................................................413
Оказание услуг и сдача оборудования в аренду............................................417

Приложение.................................................................................................... 421
Список типовых ошибок учета..........................................................................421
Список отчетов программы..............................................................................427
Мобильное приложение....................................................................................429
Торговое оборудование....................................................................................430

Заключение..................................................................................................... 431
Тренинг «Оперативное управление в малом бизнесе».................................431

10
Введение

УНФ как информационная система


управления предприятием
малого и среднего бизнеса
В процессе работы компании, а также при ее росте неизбежно увели-
чивается количество используемых программных продуктов, электронных
таблиц, на базе которых строится учет всех процессов организации.
На определенных этапах весь этот «зоопарк» становится препятствием
для дальнейшего развития. Сотрудники начинают дублировать информацию
в различных местах, руководители тратят свое время на сведение отчетов
и проверку достоверности данных. В этот момент возникает необходимость
перехода к единой системе, соответствующей текущему уровню пред-
приятия и его задачам. А также способной масштабироваться вместе с ним.
«1С:Управление нашей фирмой 8» (УНФ) – программный продукт, пред-
назначенный для полной автоматизации оперативного управленческого
учета на предприятиях малого бизнеса.
В основу программы заложены следующие принципы:
▪▪ Простота использования. Программа не перегружена излишними
возможностями. Каждый сотрудник использует только тот функци-
онал, который нужен ему для повседневной работы. В зависимости
от специфики предприятия один и тот же процесс может быть отражен
разными способами.
▪▪ Быстрый старт. Встроенные стартовые помощники позволят быстро
настроить систему под особенности ведения учета и организации управ-
ления в разных компаниях, загрузить данные и немедленно приступить
к работе.

11
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ Масштабируемость. Для начала работы нет необходимости исполь-


зовать все разделы учета. Например, начинающий бизнес может вести
сначала только продажи и складской учет. А при дальнейшем развитии
подключить блоки «CRM» и «Производство». Состоявшаяся компания
без проблем сможет запустить новое направление или проект: розничная
точка, экспортная торговля и др.
▪▪ Безопасность превыше всего. Каждый сотрудник должен работать
только с теми данными, которые открыты ему в соответствии с долж-
ностными инструкциями и сложившейся практикой в организации. УНФ
позволяет управлять доступом пользователей к разделам учета, доку-
ментам, отчетам и справочникам (в том числе базе клиентов).
▪▪ Прозрачность данных для руководителя. Любую цифру в отчете
можно расшифровать и узнать, какая хозяйственная операция повлияла
на нее, какой сотрудник ее зарегистрировал.
▪▪ Оценка эффективности бизнеса. Для быстрого доступа к ключевым
показателям работы компании предназначены такие инструменты, как
«Пульс бизнеса» и «Монитор руководителя». С их помощью руководи-
тель всегда из любой точки мира сможет оценить работу сотрудников
(количество выставленных счетов, просроченная дебиторская задолжен-
ность и т. д.).
Отдельно стоит отметить, что для работы в «1С:Управлении нашей
фирмой 8» не требуется знаний бухгалтерского учета. Интуитивно понятный
интерфейс программы позволяет пользователю начать работать в крат-
чайшие сроки.
При создании информационной системы для своей компании важно
понимать (а желательно зафиксировать в виде должностных инструкций)
функции каждого сотрудника. Это позволит не только ограничить доступ
в систему и обеспечить конфиденциальность данных, но и легко масштаби-
ровать количество сотрудников в компании, в несколько кликов предоставляя
им доступ к системе. Именно таким образом будет осуществлен принцип,
когда каждый делает свое дело, а руководитель получает достоверную
и прозрачную отчетность по своей компании.
«1С:Управление нашей фирмой» поставляется как «коробочный»
продукт или как облачный сервис в составе «1С:Предприятие 8 через
Интернет» (1cfresh.com). Как выбрать подходящую версию программы
и купить ее, читайте на странице http://v8.1c.ru/small.biz/cost/.

12
Глава 1

Принцип работы программы


Для получения аналитических данных из программы необхо-
димо регистрировать хозяйственные операции организации (оплата
поставщику, отгрузка товара, начисление зарплаты сотрудникам и пр.).
Для этого применяются такие механизмы, как справочник, документ,
регистр. Ниже приведено их описание.
Справочник. Объект учета или системы. Позволяет хранить в инфор-
мационной базе данные, используемые для отражения хозяйственных
операций и других событий. Если справочник можно разделить на группы
(папки), то он является иерархическим. Примеры справочников: Номенкла-
тура, Контрагенты, Сотрудники, Пользователи.
Документ. Объект программы, который отражает определенное событие:
звонок от клиента, реализация услуг, выдача наличных денег из кассы.
Для отражения каждого события в программе предназначен отдельный
документ. Примеры документов: Заказ покупателя, Начисление зарплаты,
Событие.
Регистр. Регистром является таблица, аналогичная набору ячеек
в Excel. При проведении документ записывает данные в один или несколько
регистров. У каждого регистра свое назначение: регистр Продажи хранит
данные о проданных товарах, их количестве и стоимости, а регистр
Денежные средства – о поступлении и списании денег в разрезе статей,
сумм и мест хранения. Документ, который делает запись в регистр, называ-
ется Регистратор (второе название – Документ движения).
Отчет. Сводная таблица, которая отображает результат хозяйственных
операций. Практически все отчеты в программе строятся на регистрах.
Это означает, что данные в непроведенном документе не попадут в отчет.
Примеры отчетов: Задолженность покупателей по срокам, Анализ
закупок, Финансовый результат.

13
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Таким образом, чтобы получать информацию в виде отчетов, необхо-


димо хозяйственные операции учитывать с помощью документов (выбирая
в них справочники) и проводить их.
Далее приведена дополнительная информация о базовых возможно-
стях, которые дадут большее понимание работы программы и упростят
ежедневную работу в ней.
Проведение. Режим сохранения документа, при котором происходит
запись его данных в регистр. В форме документа расположены две кнопки:
Записать и Провести. Если нажать на кнопку Записать, то операция, заре-
гистрированная документом, не будет отражена в системе. Если в форме
документа кнопка Провести отсутствует, то этот документ не записывает
данные в регистр. Проверить результат проведения можно по кнопке Еще –
Отчет по движениям в форме документа.

▪▪ Структура подчиненности. Позволяет увидеть дерево связанных между


собой документов (событий). Например, телефонных звонков, заказа
покупателей, заказа поставщику и реализации. Открывается по кнопке
в верхней части формы документа (рядом с кнопкой Еще). Документ
попадет в структуру подчиненности, если он имеет ссылку на другой
документ или наоборот.

14
Глава 1. Принцип работы программы

▪▪ Контроль остатков. Для того чтобы нельзя было продать товар, которого
нет на складе, или оплатить поставщику больше, чем необходимо,
в программе реализован контроль остатков. Он выполняется в момент
проведения документа.

ВАЖНО!

Остатки контролируются не на дату документа, а на момент прове-


дения!

▪▪ Поиск по функциям. Для поиска нужных справочников, документов,


отчетов предназначен поиск по функциям. Поле для ввода расположено
в каждом разделе.

15
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ Копирование табличной части документов. Для исключения ручного


ввода повторяющихся строк в документах существует возможность их
копировать и переносить. То есть можно скопировать строки в одном
документе и перенести их в другой. Копируются только выделенные
строки по кнопке в табличной части. Чтобы их вставить в другой
документ, следует нажать на кнопку .
▪▪ Ввод на основании. Большинство документов можно ввести
на основании других. Механизм ввода на основании позволяет сократить
время на заполнение реквизитов новых документов, а также сохранить
взаимосвязь в структуре подчиненности.
▪▪ Избранное. Для быстрого доступа к наиболее часто использу-
емым объектам программы рекомендуется использовать инструмент
Избранное. При нажатии на кнопку в форме документа, списка
документов, отчета, справочника и пр. он автоматически определяется
в перечень избранного. Список избранных объектов открывается
по такой же кнопке в левом верхнем углу программы.

▪▪ История. Позволяет увидеть документы, отчеты и справочники, которые


были открыты или изменены пользователем за последнее время.
Из формы истории можно открыть любой объект. Открывается по кнопке
в левом верхнем углу программы.

16
Глава 1. Принцип работы программы

▪▪ Сохранение отчетов и печатных форм в файлы. Вы можете сохранить


в нужном формате любую печатную форму документа.

17
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

А также любой отчет.

Настройка основного рабочего стола


Первое, что видит пользователь при запуске программы, – начальная
страница. Если на этой странице будет отображена наиболее востребованная
для него информация, то это позволит сократить время на перемещение
по разделам и поиск данных.
Нужно открыть форму настройки начальной страницы.

18
Глава 1. Принцип работы программы

Форма настройки состоит из трех колонок. В колонке Доступные формы


отражается перечень доступных данных, которые можно вывести на экран.
Остальные две колонки определяют расположение данных. Добавить новые
формы на экран можно двойным щелчком по нужной форме или по кнопке
Добавить.

19
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В результате настройки вы увидите необходимые данные на начальной


странице при запуске программы.

Настройка интерфейса документа


Форму любого документа (и справочника) пользователь может настроить
для себя. Например, поле Ответственный в заказе покупателя расположено
на вкладке Дополнительно. Если пользователю требуется часто к нему
обращаться – смотреть или изменять, то будет удобнее расположить его
на главной странице заказа, в шапке документа. Исключить поле из формы
можно, сняв с него флажок (см. рис. ниже).
Таким образом, изменяя формы документов и справочников, можно
добиться наиболее удобного расположения элементов интерфейса доку-
ментов.

20
Глава 1. Принцип работы программы

Настройка списка документов


Программа позволяет выполнить несколько настроек для журнала доку-
ментов.
Изменение формы списка. Пользователь может самостоятельно опре-
делить состав и расположение колонок в каждом журнале документов.
Эта настройка выполняется нажатием кнопки Еще – Изменить форму
в правом верхнем углу формы списка. В открывшейся форме, используя
синие стрелочки, можно изменить расположение колонок. Установка/снятие
флажка определяет видимость поля в списке.
Условное оформление. Позволяет визуально выделить наиболее
значимые для пользователя документы. Настраивается по кнопке Еще –
Настроить список. На вкладке Условное оформление задается способ
оформления, условие и выбираются оформляемые поля.

21
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

22
Глава 2

Начало работы с программой


Настройка программы
Перед тем как начать работу в программе «1С:Управление нашей
фирмой», необходимо настроить параметры учета в соответствии
с требованиями и спецификой учета.
Основные настройки учета выполняются в разделе Компания по ссылке
Еще больше возможностей. Настройки распределены по группам на панели
навигации: Компания, CRM, Продажи, Закупки, Работы, Производство,
Деньги, Зарплата. Как видно из названия, настройки параметров учета
сгруппированы по разделам учета. Ниже приведены основные настройки,
на которые стоит обратить внимание перед началом ввода данных в систему.
Группа «Компания»
В этой группе находятся основополагающие параметры, которые опреде-
ляются методикой управленческого учета для каждой компании. Рассмотрим
основные из них.
Первая настройка – Несколько организаций. Она определяет возмож-
ность учитывать хозяйственные операции (продажи, закупка, платежи)
от разных организаций. Флажок можно установить в любой момент ведения
учета.
Учет по компании в целом. Один из самых важных параметров учета.
Становится доступным к изменению, если в информационной базе ведется
учет по нескольким организациям. Рекомендуется определиться с ним перед
началом учета. Если флажок Учет по компании в целом не установлен, то
программа будет вести раздельный учет остатков (запасов, взаиморасчетов)
по каждой организации. Если флажок установлен, то учет всех остатков
будет общим по компании, указанной в данной настройке. Например, можно

23
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

будет купить товар на одну организацию, а отгрузить от другой. И при этом


не надо будет оформлять документы перепродажи между своими организа-
циями.
Несколько подразделений. Определяет возможность учета операций
в разрезе подразделений. Например, можно учитывать продажи раздельно
по отделу оптовых продаж и по розничному магазину. Также становится
доступной аналитика по подразделениям в финансовых отчетах – Доходы
и расходы и Финансовый результат. Флажок можно установить в любой
момент ведения учета.
Несколько направлений деятельности. Устанавливается, если необхо-
димо вести учет доходов и расходов по направлениям деятельности.
Регламентированная отчетность. Устанавливается, если необходимы
формирование регламентированной отчетности и ее отправка в контролиру-
ющие органы.
Имущество. Если эта функция включена, то в программе появляется
возможность отражать операции с основными средствами – принимать
к учету, продавать, начислять амортизацию.

24
Глава 2. Начало работы с программой

Группа «Продажи»
Розничные продажи. Включается, если в организации ведется розничная
торговля. Становятся доступными для использования документы Чек ККМ
и Отчет о розничных продажах.
Также в этой группе определяются возможности применять скидки,
использовать массовые рассылки, добавлять статусы заказов покупателей и пр.

25
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Группа «Закупки»
Характеристики номенклатуры. Флажок устанавливается, если необ-
ходимо использовать учет запасов в разрезе свойств (цвет, размер) в качестве
характеристики.
Резервирование запасов. Эта опция включается, если требуется
резервировать запасы на складах или заказывать поставщикам под заказы
клиентов.

ВАЖНО!

Если опция Резервирование запасов не включена, то расчет


себестоимости в разрезе заказов покупателей будет недоступен!
Все затраты, отнесенные на выпущенную продукцию или работу
по заказу покупателя, будут равномерно распределены по всему
выпуску продукции, работ за отчетный период.

26
Глава 2. Начало работы с программой

Группа «Производство»
Технологические операции. Включенная опция дает возможность
указывать технологические операции в спецификациях продукции. Если
опция не включена, то создание документа Сдельный наряд недоступно.

ВАЖНО!

Разделы учета Работы, Производство и Зарплата можно начать


использовать в программе при необходимости в любой момент
работы (например, открывается новое направление бизнеса).
Для этого необходимо в одноименных группах настроек активиро-
вать раздел. Однако стоит учитывать, что если документы в данных
разделах введены, то отключить их использование будет уже невоз-
можно.

Группа «Деньги»
Несколько валют. Установленный флажок позволяет вести учет
операций в валюте. Например, выставлять счета на оплату клиентам
в валюте, а отгружать в рублях по курсу валюты на день продажи. Цены тоже
можно будет хранить в валюте.
Платежный календарь. Включение платежного календаря позволит
планировать поступление, расход и перемещение денежных средств, а также
отслеживать появление кассовых разрывов.
Статьи движения денежных средств. Опция делает доступным анализ
движения денежных средств в разрезе назначения (статей).
27
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Ввод справочной информации


Данные организации
В разделе Компания нужно открыть карточку компании.

28
Глава 2. Начало работы с программой

Затем заполнить ее юридические данные, которые будут указаны


в печатных формах документов.

Юридическое наименование
организации для документов
и ее представление в программе

Фактический адрес
может быть заполнен
по юридическому

29
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Добавить расчетные счета организации.

Установите по кнопке
основной расчетный счет,
который будет по умолчанию
указан в документах

30
Глава 2. Начало работы с программой

Для формирования документов с логотипом, а также факсимильными


печатью и подписью нужно выполнить действия, указанные на рисунке ниже.

Добавьте в соответствующие
поля логотип и факсимильную
печать организации

Настройте подписи
ответственных лиц

В завершение требуется указать параметры налогообложения.

31
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Номенклатура
Перечень продаваемых товаров, используемых материалов, оказыва-
емых услуг и выполняемых работ хранится в справочнике Номенклатура.

Важно сразу выбрать правильный


тип номенклатуры:
• Запас – все ТМЦ.
• Услуга – входящие услуги от
поставщиков.
• Работа – работа (услуга),
оказываемая организацией

Это наименование
будет выводиться
в печатные документы
Прикрепленное
к номенклатуре
изображение можно
выгрузить в прайс-лист
или на сайт

Перед вводом начальных остатков на складах нужно создать соответст-


вующую номенклатуру вручную или загрузить ее из внешнего источника
(см. «Загрузка данных из внешних источников»).

32
Глава 2. Начало работы с программой

Характеристики номенклатуры
Если ваши товары имеют несколько свойств (например, для одежды
это цвет и размер), то рекомендуем их выделить в характеристики номенкла-
туры. Это позволит не увеличивать объем справочника Номенклатура
и выполнять анализ продаж, остатков в разрезе свойств товаров.
Для систематизации товаров и их свойств предназначен справочник
Категории, на который ссылается каждая номенклатура.

33
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Перечень свойств характеристик определяется для каждой категории.


Поэтому следует заранее определить состав категорий и назначить
их товарам.

Создайте для категории


свойства, из которых будет
состоять характеристика товара,
и определите их порядок

Нужно создать характеристику для номенклатуры, по которой необхо-


димо вести учет в разрезе свойств, и убедиться, что номенклатура отнесена
к категории с соответствующим набором свойств характеристик.

34
Глава 2. Начало работы с программой

Наименование характеристики
автоматически формируется
из указанных значений свойств

Перечень свойств соответствует


свойствам категории номенклатуры

В настройках категории номенклатуры также можно задать список


дополнительных свойств (реквизитов), которые по умолчанию будут
доступны для ввода в карточке товара (например, товарный знак, номер
сертификата и пр.).

Серийные номера
Для учета срока действия гарантийного срока товаров после продажи
в программе предусмотрены серийные номера. Также можно организовать
учет остатков в разрезе номеров.

35
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Если нужен складской учет


в разрезе серийных номеров –
установите этот флажок

Серийный номер уникален для каждой единицы номенклатуры.

36
Глава 2. Начало работы с программой

Партии
Партионный учет обязателен для запасов, принимаемых на комиссию,
в переработку или на ответственное хранение. Также можно его применять,
например, в учете запасов, используемых на производстве. Это позволит
обеспечить прослеживаемость материалов до конкретной поставки.

Учет по партиям включается в настройках учета по разделу Закупки


флажком Партии номенклатуры. Примеры использования партий описаны
в разделе «Продажа комиссионного товара».

Данные о контрагентах
Справочник Контрагенты предназначен для хранения покупателей,
поставщиков и прочих учреждений, с которыми взаимодействует орга-
низация. Он доступен в разделах CRM, Продажи и Закупки. При этом
в зависимости от раздела в списке автоматически устанавливаются отборы
по типу контрагента.

37
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Перед вводом начальных остатков по взаиморасчетам с контраген-


тами необходимо ввести контрагентов вручную или загрузить из внешнего
источника.

Тип контрагента.
Контактное лицо От него зависит
покупателя видимость в документах

Реквизиты контрагента

Юридическое название
компании для документов

38
Глава 2. Начало работы с программой

Ввод начальных данных


На момент начала ведения учета в программе каждая организация имеет
свои активы (деньги в кассе и в банке, дебиторская задолженность, запасы
на складах и пр.) и обязательства (кредиторская задолженность, начисленная
зарплата к выплате сотрудникам). Эту информацию необходимо внести
в систему в виде начальных остатков.
Для ввода начальных остатков можно по кнопке Ввести начальные
остатки использовать одноименный помощник, расположенный
на начальной странице. С его помощью вводятся остатки по денежным
средствам, запасам, расчетам с поставщиками и покупателями.

39
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Нужно указать дату ввода начальных остатков. Рекомендуется вводить


остатки по состоянию на вечер предыдущего дня до начала ведения учета.

Ввод остатков по денежным средствам. В форме ввода заполняются


остатки денежных средств по банку и кассе. Если имеется валютный счет,
то перед вводом остатков по нему необходимо включить опцию Несколько
валют в настройках раздела Деньги.

40
Глава 2. Начало работы с программой

Ввод остатков по запасам. На втором шаге вводятся остатки запасов


(материалы, товары, продукция) в разрезе складов и подразделений. Остатки
запасов можно ввести вручную или загрузить из электронной таблицы.

Обязательно заполните сумму


остатков запасов. Без нее расчет
себестоимости продаж
и производства будет некорректным

Ввод остатков по расчетам с поставщиками. Вводятся остатки


по взаиморасчетам в разрезе контрагентов, договоров, заказов постав-
щикам. Если поставщик должен организации, то ставится флажок Аванс.
Если организация должна ему, то флажок не ставится. Данные по остаткам
расчетов с поставщиками могут быть загружены из электронной таблицы.

41
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Ввод остатков по расчетам с покупателями. Аналогичным способом


вводятся остатки взаиморасчетов с клиентами. Только здесь долг поку-
пателя перед компанией указывается без флажка Аванс. А полученная
предоплата по заказу, который организация еще не выполнила, оформляется
с этим флажком. Данные по остаткам расчетов с покупателями могут быть
загружены из электронной таблицы.

42
Глава 2. Начало работы с программой

ВАЖНО!

При регистрации начальных остатков по расчетам с покупателями


и поставщиками, если колонка Документ в форме ввода расчетов
не заполнена, то программа сформирует фиктивные документы
с такой же датой, как в документе Ввод начальных остатков.
Для расчетов с покупателями это будет расходная накладная, если
клиент должен нам, и поступление в кассу, если клиент заплатил
аванс. Для расчетов с поставщиками будет создана приходная
накладная, если мы должны поставщику, и расход из кассы,
если мы заплатили ему предоплату. Все эти документы будут
не проведены и оформлены на дату ввода начальных остатков.
Не рекомендуется удалять их или проводить. Следует учесть, что
если остатки расчетов с покупателями дополняются в процессе
ведения учета, то документы по новым взаиморасчетам (расходная
накладная и поступление в кассу) будут иметь сквозную нумерацию
с «рабочими» документами.

Ввод остатков расчетов с сотрудниками. Нужно указать сотрудника,


подразделение, в котором он работает, сумму расчетов. Если ему начислена
зарплата, но еще не выплачена, то в поле Сумма (вал.) следует ввести сумму
к выплате. Если сотруднику выдан аванс, а зарплата еще не начислена,
то сумма должна быть со знаком «-».

Месяц, за который
имеется задолженность

43
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Ввод остатков расчетов по налогам. В поле Вид налога подбирается


налог, по которому имеется остаток. В поле Сумма указывается начисленная,
но не выплаченная сумма налога. Если налог выплачен, но не начислен –
сумма указывается со знаком «-».

ВАЖНО!

Для того чтобы отчет Баланс показывал корректные данные,


а именно сходилась сумма по активам и пассивам, необхо-
димо ввести остаток по разделу учета Прочие разделы. В этом
документе указывается разница между внесенными остатками
по активам (задолженность клиентов, поставщиков, сотрудников
перед нами, сумма запасов на складах и в производстве, сумма
денежных средств в банках и кассах) и пассивам (наша задол-
женность перед покупателями, поставщиками и сотрудниками;
невыплаченные налоги). Пример ввода такого остатка представлен
на рисунке ниже.

44
Глава 2. Начало работы с программой

На этом ввод начальных остатков по вышеприведенным разделам завер-


шается по кнопке Закончить.
Чтобы проверить корректность введенных начальных остатков, можно
воспользоваться следующими отчетами:
▪▪ Остатки денег – остатки денежных средств в кассах и на счетах;
▪▪ Запасы;
▪▪ Расчеты с покупателями – взаиморасчеты с клиентами;
▪▪ Расчеты с поставщиками – взаиморасчеты с поставщиками;
▪▪ Расчеты с персоналом;
▪▪ Расчеты по налогам;
▪▪ Баланс.

45
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

46
Глава 3

Продажи
Регистрация заявки клиента
и выставление счета на оплату
В программе каждая сделка или заявка заказчика на товары/услуги
регистрируется документом Заказ покупателя в разделе Продажи.

Выберите заказчика Организация, на которую


из справочника «Контрагенты» оформляется заказ
Вид цены, по которой
Договор заполняется автоматически будет заполнена таблица
при выборе покупателя с товарами/услугами

Дата оформления заказа

Добавьте в таблицу заказанные товары


и услуги. Укажите их количество

Поле для дополнительных


комментариев к заказу

Плановый срок отгрузки по заказу

47
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Цена на товар заполнится автоматически, если она назначена виду цен,


который указан в заказе. Если цену необходимо рассчитать по другому
прайсу, то нужно перейти по синей ссылке и выбрать другой вид цен.
У заказа покупателя может быть несколько статусов – в зависимости
от этапов сделки и контрольных точек заказа, принятых в организации.
Список статусов заказа определяется в справочнике Состояния заказов
покупателей и в процессе работы может быть изменен. Пример состояний
заказов: предварительная заявка, интерес клиента, отправлено коммерческое
предложение, в оплате, в производстве и др.

Этими кнопками определяется


порядок статусов

ВАЖНО!

Документ Заказ покупателя является ключевым в программе.


В разрезе заказа ведется расчет себестоимости и прибыли сделки,
контроль сроков выполнения, история взаимоотношений с клиентом
по заявке, резервирование запасов и прочее. Использование этого
документа для отражения хозяйственных операций компании
не обязательно, но в таком случае вышеперечисленные возмож-
ности будут недоступны.

48
Глава 3. Продажи

Если заказ будет отгружаться частями и в разные даты, то нужно нажать


кнопку Еще – Шапка/Табличная часть и установить флажок В табличной
части.
На вкладке Дополнительно в поле Ответственный указывается
менеджер заказа. Это поле автоматически заполняется сотрудником, который
создал заказ. Перейдя по кнопке Файлы в верхней части заказа, можно
прикрепить к документу электронное письмо клиента, его схему, специфи-
кацию и пр.
Когда заказ заполнен, нужно сохранить его по кнопке Провести.
Проверить текущие заказы клиентов можно в списке заказов покупателей
раздела Продажи.

Выставление счета на оплату. Выставить счет на оплату покупателю


можно двумя способами.
Способ 1. Сформировать счет на оплату из заказа покупателя по кнопке
Печать. Выбрать нужную форму счета: на частичную оплату, стандартную
форму и с факсимиле.
Перед тем как сформировать счет на частичную оплату, следует заплани-
ровать оплату в заказе на вкладке Платежный календарь.

49
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В печатной форме Счет на оплату (с факсимиле) будут доступны


печать и подписи ответственных лиц, если их добавить в карточке орга-
низации. Для вывода на печать дополнительных условий к счету или
корректировки ответственных лиц на вкладке Дополнительно по ссылке
Реквизиты печати нужно выбрать нужные значения.

50
Глава 3. Продажи

Сформированный счет на оплату выглядит так.

Счет можно отправить


по электронной почте
из программы
Нажмите на кнопку
для сохранения счета в файл

При использовании данного способа стоит учитывать, что номер счета


будет равен номеру заказа.
Способ 2. На основании заказа покупателя создать документ Счет
на оплату. При необходимости скорректировать дополнительные условия
по счету на вкладке Дополнительно и актуализировать дату счета. Провести
документ и вывести на печать формы, указанные в способе 1.
51
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Второй способ рекомендуется использовать, если по одной заявке


выставляются несколько счетов на оплату или дата счета отличается от даты
заказа покупателя.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию в печатные формы документов выводится код


номенклатуры – уникальный номер, присваиваемый программой.
Однако можно изменить параметр вывода на печать – например,
установить артикул.

Печать коммерческих предложений и договоров. В 1С:УНФ можно


из заказа покупателя сформировать коммерческое предложение по своему
формату, которое будет автоматически заполнено. Для этого следует подго-
товить макет предложения и добавить его в шаблоны.

52
Глава 3. Продажи

В шаблоне коммерческого предложения настраивается заполнение пара-


метров для добавления в файл.

ВАЖНО!

Обязательно прочтите описание настройки заполнения шаблона


в справке к нему.

53
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

После настройки шаблона КП можно сформировать файл с коммер-


ческим предложением и сохранить его на диск или прикрепить к документу.

54
Глава 3. Продажи

Аналогичным образом настраивается шаблон договора, который можно


создать непосредственно из заказа покупателя или карточки договора.
Калькуляция заказа. При регистрации заказа покупателя менеджер
может составить калькуляцию заказа – рассчитать плановую себестоимость
сделки, получить предварительную прибыль и принять решение о скидке
и ее объеме.
Сначала следует создать заказ покупателя и указать в нем заказанные
товары. Затем перейти в калькуляцию. В калькуляции заказа сразу видна
предварительная прибыль по заказу и возможность применить скидку.

По кнопке «Добавить расход» Процент скидки можно ввести


выберите планируемую статью вручную по конкретной позиции
расхода по заказу и укажите сумму или на весь расчет в целом

55
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Виды заказов покупателей. В программе можно разделить заказы поку-


пателей по видам. Например, организация принимает заказы от оптовых
клиентов, а также с интернет-магазина. В зависимости от этого заказ может
пойти по разным этапам.
Настройка включается в параметрах по разделу Продажи.

56
Глава 3. Продажи

При нескольких видах заказов перечень состояний (этапов) определя-


ется для каждого.

В журнале заказов покупателей и в отчетах можно сделать отбор


по конкретному виду.

57
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Продажа покупателю товара со склада


Для того чтобы убедиться, что заказ предоплачен и все заказанные
товары имеются в наличии, нужно перейти в заказе покупателя в отчет
Анализ заказа покупателя. Как видно, на рисунке ниже заказ полностью
предоплачен.

58
Глава 3. Продажи

Отгрузка товаров отражается документом Расходная накладная с видом


операции Продажа покупателю, который вводится на основании заказа
покупателя. Покупатель и данные на вкладке Товары и услуги автомати-
чески копируются из заказа покупателя. При частичной реализации нужно
оставить только фактически отгружаемую номенклатуру.

Заказ покупателя, по которому


происходит отгрузка Дата реализации

На вкладке Дополнительно находятся два поля: Подразделение


и Ответственный. На указанное подразделение отнесется выручка при
продаже и ее себестоимость. В разрезе ответственного сотрудника форми-
руются по умолчанию такие отчеты, как План-фактный анализ продаж
по ответственным, Валовая прибыль по менеджерам, Сравнительный
анализ работы менеджеров.

ПРИМЕЧАНИЕ

При вводе документа Расходная накладная на основании заказа


покупателя значение поля Ответственный не переносится.
Оно заполняется сотрудником – автором документа. Это правило
применимо для всех документов, имеющих данное поле.

59
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При проведении документа Расходная накладная указанные в нем


товары спишутся со склада на дату документа и увеличится долг клиента
на сумму документа. Из расходной накладной по кнопке Печать можно
сформировать отгрузочные документы: ТОРГ-12, Универсальный переда-
точный документ, Счет-фактура.
В случае необходимости из расходной накладной создается документ
Счет-фактура по кнопке Создать в нижней части.
Исполнение заказа клиента проверяется в отчете Анализ заказа поку-
пателя.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если отгрузка происходит по нескольким заказам одного поку-


пателя и по одному договору, то можно существенно упростить
ввод данных. Нужно создать одну общую расходную накладную
по нескольким заказам, как показано на рисунке ниже.

Выделите несколько заказов


с одним заказчиком и договором
и нажмите на эту кнопку

60
Глава 3. Продажи

Наборы и комплекты
Если ваша организация осуществляет продажу комплектов товара
и согласовывает по ним цену, то следует использовать опцию Наборы
и комплекты в настройках раздела Продажи.

61
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Нужно создать номенклатуру с признаком комплекта, указать ее состав


и назначить ей цену.

62
Глава 3. Продажи

В документе продажи нужно выбрать набор – табличная часть документа


автоматически заполнится его составом. А цена за набор распределится
согласно настройке в его карточке. На печать будет выведен продаваемый
набор.

63
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При этом в отчете Продажи выводится состав комплекта.

Резервирование товара
на складе для покупателя
Перед самой операцией резервирования нужно убедиться, что все зака-
занные товары есть в наличии. Это можно сделать, открыв отчет Анализ
заказа покупателя из заказа покупателя (кнопка Отчеты – Анализ заказа
покупателя). В этом отчете отображаются остатки на всех складах только
по товарам, указанным в заказе покупателя. Как видно, на рисунке ниже все
заказанные товары имеются в нужном количестве на свободном остатке.
Теперь необходимо их зарезервировать.

64
Глава 3. Продажи

Зарезервировать товары на складе под заказ покупателя можно двумя


способами.
Способ 1. Непосредственно в документе Заказ покупателя. В этом
случае программа заполнит количество максимально свободным остатком
на складе, которые указан в поле Склад (резерв) (вкладка Дополнительно).

ВАЖНО!

Первый способ резервирования подходит для использования


при условии, что на дату, на которую оформлен заказ покупателя,
имеется в наличии свободный остаток товаров и он находится
на одном складе. В противном случае следует использовать второй
способ. Иначе себестоимость продаж может быть рассчитана
некорректно.

65
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Способ 2. На основании документа Заказ покупателя создать документ


Резервирование запасов выбором из выпадающего списка Резервиро-
вание (зарезервировать).

Заказ клиента, под который Склад, на котором


резервируются товары резервируются товары

Товары автоматически копируются


из заказа покупателя

При проведении документа товары резервируются под заказ покупателя


на складе при условии, что они имеются на свободном остатке в нужном
количестве. В документе можно зарезервировать товары под заказ клиента,
находящиеся на разных складах.
После резервирования товаров под заказ покупателя их нельзя будет
отгрузить по другому заказу без предварительного снятия с резерва
(см. «Снятие товара с резерва»). Проверить, все ли заказанные товары
клиентом зарезервированы на складе, можно с помощью отчета Анализ
заказа покупателя из заказа покупателя.
Для контроля зарезервированных товаров по всем складам нужно
открыть отчет Остатки товаров на складах (раздел Продажи – Отчеты).

66
Глава 3. Продажи

Снятие товара с резерва


Снять резерв с товаров, как и зарезервировать (см. «Резервирование
товара на складе для покупателя»), можно двумя способами.
Способ 1. На основании заказа покупателя создать документ Резерви-
рование запасов (выбрать из выпадающего списка Резервирование (снять
резерв)). В документе будет заполнена только та номенклатура (и ее коли-
чество по всем складам), которая находится в резерве под выбранный заказ
покупателя и еще не отгружена.

Склад, с которого снимается резерв

Оставьте только те товары,


которые нужно снять с резерва

67
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При проведении документа Резервирование запасов с пустым


значением колонки Новое место программа снимет резерв с товара под
текущий заказ покупателя, и его можно будет зарезервировать или отгрузить
другому клиенту.
Способ 2. Подходит, если резервирование товаров выполнялось
в документе Заказ покупателя. В заказе на вкладке Товары, услуги нужно
очистить колонку Резерв. Это можно сделать вручную или нажав на кнопку
Резерв – Очистить колонку.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в заказе покупателя снимается резерв с товара, который


поступил позже даты заказа, то себестоимость может быть рассчи-
тана некорректно.

Чтобы убедиться, что все заказанные покупателем товары сняты


с резерва под его заказ, нужно вернуться к отчету Анализ заказа покупателя.

Оказание услуг клиенту


Когда поступает заявка от клиента на оказание услуги, необходимо заре-
гистрировать ее документом Заказ покупателя в разделе Продажи.

Выберите номенклатуру
с типом «Услуга»

68
Глава 3. Продажи

Фактическое оказание услуги клиенту отражается документом Акт


выполненных работ, который создается на основании заказа покупа-
теля. Все данные по контрагенту и услуге автоматически скопируются.
Нужно только проверить актуальность даты документа и перечня оказыва-
емых услуг.

Из документа можно распечатать форму Акт об оказании услуг.


При необходимости можно ввести на основании расходной накладной
документ Счет-фактура.
При проведении документа Акт выполненных работ с номенклатурой
с типом Услуга увеличивается задолженность контрагента и начисляется
доход в разрезе подразделения, указанного в поле Подразделение.
Проверить степень выполнения заказа клиента на услуги можно
из документа Заказ покупателя (кнопка Отчеты – Анализ заказа покупа-
теля).

69
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В отчете Продажи отображаются оказанные услуги в разрезе клиентов


по количеству и сумме.

70
Глава 3. Продажи

Биллинг и регулярные услуги


Для автоматизации закрытия постоянных услуг клиентам в программе
предусмотрена функция биллинга.

71
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Требуется указать условия формирования закрывающих документов


в договоре каждого заказчика, которому оказываются регулярные услуги.

Периодичность
выставления
документов

Цена может быть установлена


Заполните перечень услуг по виду цен или введена вручную
согласно тарифу

Справочник Тарифные планы предназначен для хранения перечня


услуг. При наступлении срока формирования отгрузочных документов нужно
перейти в разделе Продажи по ссылке Выставление счетов, в открывшейся
форме указать период выставления документов и приступить к процедуре
закрытия услуг.

72
Глава 3. Продажи

Период, за который
формируются документы

Укажите необходимые действия, которые


должна выполнить программа

По кнопке Сформировать документы будут созданы автоматически


счета на оплату и акты выполненных работ (если они отмечены в настройках
обработки справа).
Для проверки закрытия услуг по договорам обслуживания и их оплате
предназначен отчет Выполнение договоров обслуживания.

Сумма выставленных счетов Сумма


выставленных актов

73
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Контроль своевременного выполнения


заказов клиентов
Для того чтобы воспользоваться инструментом контроля сроков,
необходимо указать плановую дату отгрузки товара в поле Дата отгрузки
заказа покупателя или плановую дату выполнения работ в поле Финиш
заказ-наряда.
Самим инструментом контроля является отчет Выполнение заказов,
который расположен в разделе Продажи. С помощью этого отчета можно
получить информацию о состоянии выполнения заказа покупателя: сколько
товаров размещено у поставщика, какая продукция находится в произ-
водстве и в резерве на складе.

Так как задача стоит не узнать о наличии просроченных заказов,


а своевременно это предотвратить, то для начала нужно изменить настройку
отчета. Ключевым параметром контроля является плановый срок выполнения
заказа, поэтому он выводится в первую строку отчета. Нужно установить
группировку в отчете в такой последовательности: Дата отгрузки – Заказ
покупателя – Номенклатура (о том, как настраивать группировку отчета,
см. в «Работа с отчетами»). Если нужно видеть в отчете сразу и клиента

74
Глава 3. Продажи

в заказе, нужно добавить еще одну строку со значением Контрагент.


В итоге сформируется отчет, в котором будут выведены данные с плановым
сроком выполнения заказа и заказчиком.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для контроля выполнения работ, указанных в документе Заказ-


наряд, следует выводить в группировку отчета не дату отгрузки
в заказе покупателя, а поле Финиш.

Но если заказов много, то визуально отследить сроки сложно. Поэтому


следует выполнить еще две настройки:
1. В верхней части формы настроек выбрать значение Не отгру-
женные  – для формирования отчета только по неотгруженным
заказам.
2. Отбор по срокам отгрузки – установить фильтр по значению поля
Дата отгрузки в заказе покупателя. Это позволит ограничить список
анализируемых заказов по сроку выполнения. Теперь можно их
заполнить и посмотреть отчет.
75
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Как видно из отчета по состоянию на 04.02.2016 на рисунке, риск


нарушения сроков отсутствует. По заказу покупателя № 48 все товары заре-
зервированы на складе и готовы к отгрузке на 06.02.2016. По заказу № 1
половина заказанных товаров лежат на складе, остальные заказаны постав-
щикам и находятся в производстве.

Формирование плана продаж


Запланировать продажи можно с помощью документа План продаж
в разделе Продажи.
Для начала в документе нужно выбрать период планирования или
создать новый. При создании нового сценария следует указать периодич-
ность планирования (шаг планирования) из предлагаемых значений.

76
Глава 3. Продажи

Выберите одно
из измерений
планирования

При выбранном измерении


«Номенклатура» становится
доступным детализировать план
по объему продаж и заказам

Далее заполняется план продаж.

Введите количество за период


Цена может быть
заполнена автоматически

77
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для того чтобы сформировать индивидуальный план продаж для каждого


менеджера (или продавца) в разрезе товаров, следует в документе на вкладке
Дополнительно выбрать его в поле Ответственный. Таким образом
на каждого менеджера нужно создать отдельный документ План продаж.
Второй вариант планирования по менеджерам – установить в сценарии
измерение Менеджер.

Для анализа исполнения плана продаж предназначен отчет План-


фактный анализ продаж в разделе Компания.
В этом отчете присутствуют плановые показатели (они заполняются
сразу при проведении документа План продаж) и фактические показа-
тели  – они выводятся при отражении продаж. Поэтому формировать отчет
и оперативно получать данные по отклонению можно в любой момент.

78
Глава 3. Продажи

Розничные продажи
Перед началом учета розничных операций нужно убедиться, что соот-
ветствующая функция включена в настройках учета по разделу Продажи.

Продажи по 54-ФЗ
В программе поддерживается интеграция с онлайн-кассами, которые
передают данные о продажах в ОФД. Касса подключается в качестве обору-
дования в разделе Администрирование.

79
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При настройке кассы ККМ нужно выбрать онлайн-кассу в качестве


оборудования.

При пробитии чека можно сразу указать способ его отправки


покупателю.

80
Глава 3. Продажи

Подробнее о 54-ФЗ и онлайн-кассах можно прочитать на сайте:


http://v8.1c.ru/kkt/, https://its.1c.ru/db/kkt#content:62:hdoc.

Оформление розничной продажи


Все основные розничные операции регистрируются в интерфейсе
«Рабочее место кассира» (РМК), который открывается по одноименной
ссылке в разделе Продажи.
Товары подбираются на вкладке Продажа. Это можно сделать несколь-
кими способами:
▪▪ Воспользоваться строкой поиска. Ввести название товара или его артикул
и выбрать нужную номенклатуру из появившегося списка.

81
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ С помощью формы подбора. Нажать на кнопку Подобрать, в появив-


шемся окне отобрать продаваемые товары и нажать на кнопку Перенести
в документ.
▪▪ Считать с товара штрихкод с помощью сканера. Если штрихкод привязан
к номенклатуре, то она появится в форме.
После того как товары заполнены, нужно принять оплату. В зависимости
от способа оплаты требуется ввести сумму на вкладке Наличная оплата
или Безналичная оплата.

Цена на товар заполнится автоматически, если она


установлена для назначенного магазину вида цены

82
Глава 3. Продажи

При комбинированной оплате следует указать фактические суммы


на соответствующих вкладках.
Если покупателю нужно предоставить товарный чек – установить соот-
ветствующий флажок и затем нажать кнопку Пробить чек. При пробитии
чека отразится продажа товара в разрезе текущего магазина и сотрудника.

ВАЖНО!

Цену для товара в РМК нельзя ввести вручную (за исключением


продажи с оптового склада). Поэтому на момент продажи товара
цена на него должна быть установлена, а вид цен назначен
для структурной единицы.

Продавец, по которому
будет зафиксирована
продажа

Вид цены, по которому


продает магазин

83
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проверить продажи можно в отчете Розничная выручка в разрезе


магазинов, а также продавцов.

В настройках можно установить


группировку по продавцу

Закрытие кассовой смены. В конце рабочего дня необходимо закрыть


кассовую смену. Процедура закрытия кассовой смены «сворачивает»
все документы Чек ККМ за текущую смену в один документ Отчет
о розничных продажах. В документе Отчет о розничных продажах
хранится вся информация о проданных товарах, сумме безналичной
оплаты, примененных скидках за смену. Требуется провести этот документ
(см. рис. ниже).

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию программа контролирует наличие товара в магазине


при пробитии чека. При отсутствии товара на складе программа
не проведет документ Чек ККМ. Однако бывают ситуации, когда
фактически в магазине товар существует. Чтобы исключить
ожидание покупателя на время решения проблемы, можно
отключить контроль остатков при пробитии чека. В таком случае
контроль остатков будет происходить при закрытии кассовой смены
в документе Отчет о розничных продажах. Отключается контроль
остатков в настройках учета по разделу Продажи снятием флажка
Контролировать остатки при пробитии чеков ККМ и прове-
дении отчетов.

84
Глава 3. Продажи

85
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Возврат товара от покупателя


в текущей кассовой смене
Для оформления возврата товара в текущей кассовой смене необходимо
в РМК перейти на вкладку Возврат. Основанием для возврата должно быть
значение За текущую смену. В табличной части отобразятся все чеки,
пробитые за смену. Следует найти чек, по которому происходит возврат,
и нажать кнопку в нижней части формы Создать чек ККМ на возврат.
После нажатия откроется документ Чек ККМ на возврат. В нем нужно
оставить только те товары (и их количество), которые возвращаются поку-
пателем. Завершается операция по оформлению возврата пробитием
этого чека.

Возврат товара от покупателя


в другой кассовой смене
Покупатель хочет вернуть товар, приобретенный один день назад
за наличный расчет.
Для возврата товара, приобретенного в другой кассовой смене, нужно
перейти на вкладку Возврат. В поле Основание для возврата выбрать
За прошлую смену, если известно, что товар был приобретен в преды-
дущую смену. Если точный срок приобретения определить невозможно, то
нужно установить значение За произвольный период и выбрать приблизи-
тельный период покупки.

86
Глава 3. Продажи

Выберите чек, по которому


оформляется возврат

Выберите розничного покупателя


в качестве контрагента

Оставьте только те товары, которые


возвращаются покупателем

87
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При проведении документа возвращаемые товары поступят на склад


магазина.
Затем оформляется возврат денег покупателю.

88
Глава 3. Продажи

Выемка и внесение наличных денег в кассы ККМ


Для отражения внесения денег в кассу ККМ нужно создать документ
Расход из кассы с видом операции Перемещение в кассу ККМ.

А затем в рабочем месте кассира зарегистрировать поступление денег


в кассу ККМ.

89
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Операция по выемке денег из кассы также выполняется в два этапа.


Сначала из РМК нужно создать выемку денег с указанием суммы.

После этого перейти в журнал документов Поступления в кассу


и принять деньги из розничной кассы.

Для автоматической выемки денежных средств из розничной кассы


необходимо выполнить настройку, как на рисунке ниже.

90
Глава 3. Продажи

Печать ценников и этикеток


Перед печатью ценников нужно включить соответствующую опцию
в настройках учета по разделу Продажи.

91
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Распечатать ценники и этикетки на поступившие товары можно


из документа Перемещение запасов (в разделе Закупки), который реги-
стрирует перемещение товаров с одного места хранения в другое. Для этого
нужно в списке документов Перемещение запасов из раздела Закупки
найти нужный и открыть его.

Установите режим печати

Выберите шаблон ценника


для вывода на печать

92
Глава 3. Продажи

Для назначения единого шаблона всем товарам в вписке нужно выделить


все строки, нажав кнопки Ctrl + A, и по кнопке Установить – Шаблон
этикеток/ценников выбрать основной макет. Аналогичным способом
можно установить количество печатаемых ценников и этикеток на все
товары.
В случае если требуется распечатать этикетки и ценники на все товары,
имеющиеся в наличии в магазине, нужно в разделе Продажи открыть знакомую
форму печати и установить в ней отбор по магазину и остаткам в нем.

Нажмите на кнопку
для заполнения товарами
согласно условиям отбора

93
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Подарочные сертификаты
В 1С:УНФ можно учитывать продажу подарочных сертификатов
и погашать ими покупки клиентов. Для начала следует включить опцию
в настройках учета по разделу Продажи. Рекомендуем также активировать
учет в разрезе серийных номеров. Это позволит продавать сертификаты
по их уникальным номерам и исключит возможность злоупотребления ими.

94
Глава 3. Продажи

В справочнике Номенклатура нужно создать сертификаты с необходи-


мыми номиналами. Обратите внимание, что у такой номенклатуры должен
быть тип Подарочный сертификат.

Определите срок действия


сертификата

Область применения
сертификата можно
ограничить

Номера сертификатов можно ввести в любой момент: как при создании,


так и при продаже.

95
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Сертификат реализуется так же, как и товар.

Новый номер сертификата можно создать при продаже


или выбрать из списка (на вкладке «Выбор»)

96
Глава 3. Продажи

Чтобы погасить покупку подарочным сертификатом, нужно выбрать его


при принятии оплаты.

Сумма
доплаты

Сумма оплаты
сертификатом

97
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для анализа объема проданных и использованных подарочных сертифи-


катов используется отчет Подарочные сертификаты.

Продажа в кредит
Для отражения операций по оформлению продажи в кредит нужно
включить соответствующую опцию в настройке раздела учета Деньги.

Необходимо зарегистрировать в программе банк-партнер в качестве


контрагента с типом отношений Прочие отношения, создать для него
договор, по которому будут учитываться взаиморасчеты по проданным
в кредит товарам.

98
Глава 3. Продажи

Чтобы учесть продажу в кредит, в РМК нужно выбрать безналичную


оплату и кредитный договор с банком.

99
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Передача товара на комиссию


Требуется зарегистрировать заявку клиента на товар – создать документ
Заказ покупателя. В документе выбрать контрагента – комиссионера,
договор с ним. Указать заказанные товары и их количество (см. рис. ниже).
Подробнее о регистрации заказа покупателя и подборе номенклатуры
см. «Регистрация заявки клиента и выставление счета на оплату».

ПРИМЕЧАНИЕ

Цена товаров для комиссионера может отличаться от цен для


других клиентов. Для автоматического заполнения цен товаров
для передачи в заказе покупателя необходимо в карточке договора
с комиссионером, в поле Вид цен, указать нужный вид прайса.
Подробнее о формировании цен см. «Ценообразование».

100
Глава 3. Продажи

Передача товара на реализацию оформляется документом Расходная


накладная, который вводится на основании заказа покупателя.

У договора должен быть тип


«С комиссионером»

Оставьте только те товары, которые


фактически передаются на комиссию

101
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Выполнение отгрузки по заказу можно проверить с помощью отчета


Анализ заказа покупателя в документе Заказ покупателя.

ВАЖНО!

Следует учитывать, что при проведении документа Расходная


накладная с видом операции Передача на комиссию долг комис-
сионера перед организацией не увеличивается и товары в качестве
активов не списываются. Они перемещаются на новое место
хранения, контрагента.

Учет продажи товаров комиссионером. Факт продажи товаров комиссио-


нером конечному покупателю отражается документом Отчет комиссионера
в разделе Продажи. В полях Контрагент и Договор нужно указать комис-
сионера и договор с ним.
Если конечный покупатель – юридическое лицо, то на вкладке Запасы
в колонке Покупатель нужно указать контрагента. В случае продажи
розничному покупателю – выбрать в качестве покупателя комиссионера.

Комиссионер и договор с ним

Товары удобно заполнить


по остаткам у комиссионера

Конечный покупатель

102
Глава 3. Продажи

Если комиссионер за каждую торговую операцию удерживает комисси-


онное вознаграждение, то на вкладке Дополнительно необходимо установить
флажок Удержать комиссионное вознаграждение. В поле Способ расчета
комиссионного вознаграждения выбрать одно из трех значений:
▪▪ Не рассчитывается. При таком значении сумма вознаграждения уста-
навливается вручную для каждого товара в поле Сумма вознаграждения
в списке проданных товаров.
▪▪ Процент от суммы продажи. Сумма вознаграждения будет автома-
тически рассчитываться на основании указанного в поле Процент
комиссионного вознаграждения процента от всей суммы продаж.
▪▪ Процент от разности сумм продажи и поступления. Сумма вознаграж-
дения будет автоматически рассчитываться на основании указанного
в поле Процент комиссионного вознаграждения процента от разности
между суммой проданных товаров и суммой их передачи комиссионеру.

При проведении документа Отчет комиссионера изменятся взаимо-


расчеты с комиссионером – его долг увеличится на сумму документа
за вычетом комиссионного вознаграждения (если удерживалось). Указанные
в нем товары спишутся с баланса организации.

103
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Контроль наличия товаров у комиссионера. Сколько товаров находится


у комиссионера и на какую сумму, можно узнать с помощью варианта отчета
Товары, переданные на комиссию в разделе Продажи. Данные в этот
отчет попадают в момент отражения хозяйственной операции: передача
товара на комиссию, продажа товара покупателю, возврат товара от комис-
сионера. Колонка Получен отчет по количеству и сумме заполняется после
отражения продажи конечному покупателю – проведения документа Отчет
комиссионера.

104
Глава 3. Продажи

Продажа комиссионного товара


Прием товара на комиссию. Заказ комитенту на товары оформляется
документом Заказ поставщику в разделе Закупки.

Выберите комитента и договор с ним

Плановая дата
поступления товаров

Укажите заказываемые товары,


их количество и цену. Цена может
быть заполнена автоматически,
если для поставщика хранятся цены

Когда товар поступил, необходимо зарегистрировать эту операцию –


на основании заказа поставщику создать документ Приходная накладная.

105
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

У договора должен быть тип


«С комитентом»

Заполните колонку
«Партия»

После заполнения документа его нужно провести. После проведения


на складе появятся полученные товары в разрезе партии, но задолженность
перед поставщиком не увеличится.
Перемещение товаров со склада в магазин отражается документом Пере-
мещение запасов. Этот документ можно создать на основании документа
поступления Приходная накладная, тогда он автоматически заполнится
всеми товарами в поставке. Или же в разделе Закупки создать пустой
документ Перемещение запасов и в нем указать передаваемые товары, их
количество и партию. В поле Получатель в данном случае будет стоять
магазин.

106
Глава 3. Продажи

Для контроля количества товаров, принятых на реализацию, можно


воспользоваться отчетом Товары, принятые на комиссию. Этот отчет
показывает, какие товары и в каком количестве находятся на комиссии,
сколько поступило за период. В колонке Сумма расчетов выводятся сумма
полученных товаров, оформленных отчетов, конечный остаток.

Продажа товара на комиссии. Продажа товара на комиссии отражается


таким же образом, как и собственного (подробнее см. «Розничные продажи»
и «Продажа покупателю товара со склада»). Но есть одно исключение:
в документе продажи необходимо указать партию товара, так как складской
учет товара на комиссии ведется в разрезе партий. То есть для розничной
продажи нужно указать партию в рабочем месте кассира (РМК).

107
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В остальных случаях – в документах Расходная накладная и Заказ-


наряд.

108
Глава 3. Продажи

При проведении документа реализации с товаром, принятым


на комиссию, этот товар спишется со склада, но отчет Товары, принятые
на комиссию не изменится – организация должна будет отчитаться за них.
Отчет комитенту о реализованных товарах. В конце отчетного периода
следует отчитаться комитенту о его проданных товарах. Для этого нужно
создать документ Отчет комитенту в разделе Закупки. В новом документе
выбрать в поле Поставщик комитента и указать договор.

Проданные товары. Их можно


заполнить автоматически
на основании продаж

109
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Также нужно указать процент комиссионного вознаграждения на вкладке


Дополнительно.

Из документа Отчет комитенту есть возможность распечатать форму


Отчет комитенту и Акт об оказании услуг на сумму удержанного возна-
граждения.
При проведении документа Отчет комитенту количество и сумма
товаров на комиссии уменьшатся, а задолженность перед поставщиком
увеличится. Проверить взаиморасчеты с комитентом можно прямо
из данного документа (кнопка Отчеты – Взаиморасчеты).

ВАЖНО!

Себестоимость продаж комиссионных товаров рассчитывается


при проведении документа Отчет комитенту по товарам,
указанным в нем.

110
Глава 3. Продажи

Автоматические скидки, наценки


В программе можно настроить автоматическое применение скидок/
наценок по заданным условиям. Для этого нужно установить соответст-
вующую настройку по разделу Продажи.

Скидки настраиваются по ссылке Скидки в разделе Продажи.

Сумма со знаком «-»


означает наценку

111
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Созданная ручная скидка указывается в договоре с покупателем.


Она автоматически рассчитывается в документах продажи.

Автоматические скидки можно привязать к определенным условиям


продажи: объем, набор товаров, период акции и пр.

112
Глава 3. Продажи

Сумма со знаком «-»


означает наценку

Скидку можно применить


к определенному перечню товаров

113
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При продаже программа проверит условия продажи и, если они соответ-


ствуют параметрам скидки, применит ее.

Продажа товаров
с серийными номерами
В программе предусмотрена возможность учета закупок, производства
и продаж товаров в разрезе серийных номеров. При этом регистрировать
движение серийных номеров можно как справочно, так и с контролем
остатков. Функция активируется в настройках по разделу Продажи.

114
Глава 3. Продажи

Признак учета по серийный номерам нужно установить для каждого


соответствующего товара.

Определите срок действия


сертификата

Область применения
сертификата можно
ограничить

115
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При поступлении товара от поставщика нужно ввести его серийные


номера в документ Приходная накладная.

На один товар можно добавить


несколько серийных номеров
в одной строке

Введите серийные
номера полученных
товаров

Проверить остатки товаров в разрезе серийных номеров можно


с помощью отчета Остатки серийных номеров по складам.

116
Глава 3. Продажи

При продаже товара требуется указать его серийный номер.

Распечатать гарантийный талон можно из пробитого чека.

117
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Анализ эффективности работы


менеджеров с клиентами
Для быстрого доступа к показателям работы менеджеров предназначен
отчет Анализ работы менеджеров, расположенный в разделе Компания.
В нем выводятся следующие данные:
▪▪ Выручка. При активном данном переключателе будет сформирован
отчет по выручке, себестоимости, валовой прибыли и средней выручке
в разрезе менеджеров за выбранный период;
▪▪ Заказы. Объем принятых заказов (как от текущих, так и от новых
клиентов) и состояние их оплаты;
▪▪ Задолженность. Сумма дебиторской задолженности, в том числе просро-
ченной, по менеджерам;
▪▪ События. Количество проведенных коммуникаций с клиентами.

Каждый показатель в отчете можно расшифровать, дважды щелкнув


мышью по нужному значению.
В УНФ также имеются отчеты, позволяющие оценить эффективность
сотрудников по привлечению новых клиентов.
Отчет Анализ базы лидов выводит информацию об объеме и динамике
новых лидов за выбранный период в разрезе менеджеров.

118
Глава 3. Продажи

Отчет Анализ базы контрагентов строится на основании зарегистриро-


ванных в системе покупателей в разрезе менеджеров.

119
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Ассистент управления фирмой


Для того чтобы своевременно уведомлять ответственных лиц о событиях,
связанных с заказами клиентов, заказами на производство, в программе
предусмотрен Ассистент управления нашей фирмой.

120
Глава 3. Продажи

Для начала нужно настроить действия, которые он должен выполнять.


Например, при поступлении полной оплаты по заказу перевести его статус
в Оплачен и отправить сообщение менеджеру.

Как только заказ будет полностью оплачен, ассистент выполнит свою


задачу автоматически.

121
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

122
Глава 4

Маркетинг
Ценообразование
Формирование прайс-листа
на основании закупочных цен
Для установки цен предназначена обработка Формирование цен,
расположенная в разделе Продажи в группе Цены. С ее помощью можно
выполнять пакетное изменение и удаление цен.
Для пересчета отпускной цены на основании закупочной необходимо
выполнить следующее:
1. В форме выбора вида цены установить вид цены, который будет
назначаться. Есть возможность выбрать сразу несколько видов цен,
установив для каждой флажок.

123
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

2. Настроить видимость отображения – при необходимости можно


выводить текущую цену, показывать отклонения, назначать цены
в разрезе характеристик.
3. Определить перечень номенклатуры, для которой изменяется цена.
С помощью кнопки Подобрать номенклатуру можно заполнить
номенклатуру по группе, документу поступления, виду цен. Так как
требуется пересчет цен на основании закупочных, следует выбрать
По виду цен и в поле Виды цен выбрать цену поставщика. Табличная
часть обработки заполнится номенклатурой, для которой установ-
лена выбранная закупочная цена.

4. Выбрать способ изменения цен по кнопке Действия – Изменить


на процент и ввести нужное значение.
5. Последний шаг – установка цен.

124
Глава 4. Маркетинг

При нажатии на кнопку будут


установлены новые цены

Дата, на которую будут


записаны новые цены

Если цену установили ошибочно, то ее можно удалить из карточки


номенклатуры.

Удалите некорректную
запись через
контекстное меню

Для установки цен на новые товары из поставки нужно открыть


документ поступления Приходная накладная и нажать на кнопку Создать
на основании – Формирование цен. Затем, аналогично вышеописан-
ному способу, выбрать вид назначаемой цены для продажи и установить
ее. При формировании цен на основании документа поступления товары
из приходной накладной будут скопированы в форму обработки.
Для формирования прайс-листа необходимо перейти в справочник
Прайс-листы раздела Продажи и создать новый элемент.

125
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В новом элементе нужно ввести наименование прайс-листа, на вкладе


Отбор номенклатуры выбрать только те группы номенклатуры, которые
должны выводиться в прайс-лист. Виды цен, по которым будет формиро-
ваться прайс-лист, определяются на вкладке Колонки с ценами.

Вывести цены можно, нажав кнопку Сформировать в справочнике


Прайс-листы.

126
Глава 4. Маркетинг

Формирование нового вида цен


на основании оптовой цены
Перед формированием прайс-листа необходимо создать новый вид цены
в справочнике Виды цен, размещенном в разделе Продажи.
В новом элементе справочника нужно заполнить следующие поля:
▪▪ Наименование – название нового вида цены;
▪▪ Способ расчета – выбрать один из трех вариантов: Статический,
Динамический (процент), Динамический (формула). При статиче-
ском способе расчета цены добавляются и изменяются вручную или
с помощью обработки Формирование цен. При динамическом способе
расчета с процентом определяется базовый вид цен и процент наценки/
скидки. При изменении цен в базовом виде цены с динамическим
способом расчета будут изменяться автоматически. Динамический
способ по формуле аналогичен предыдущему, только цена автоматически
будет рассчитываться не по проценту, а согласно введенной формуле.
В данном случае, так как новые цены будут привязаны к оптовым, выбран
способ расчета Динамический (процент).

Установите соответствующее
значение переключателя
На вкладке «Формат цен» выберите
формат округления цены

Как только новый вид цен будет записан, программа автоматически


рассчитает новые цены на основании базовых с учетом процента. Цены
с динамическим способом расчета при каждом изменении базовой цены
будут пересчитываться.
127
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Работа с клиентской базой


Лиды
Для регистрации, хранения и анализа потенциальных клиентов предна-
значен справочник Лиды в разделе CRM. Благодаря ему можно разделять
возможных заказчиков и подтвержденных покупателей (хранятся в спра-
вочнике Контрагенты). Это позволит не засорять базу необработанными
лидами и исключить их участие в обменах с другими приложениями.
Лид можно создать непосредственно из одноименного справочника или
из документа Событие, которым регистрируется интерес к организации.

Заполните контактные
данные потенциального
заказчика и создайте лид
через контекстное меню

Можно работать с лидами как виде списка, так и по методу канбан,


изменяя этапы работы с контактом. Статус лида можно изменить, перетащив
его в другую колонку.

128
Глава 4. Маркетинг

Сегментирование клиентов
В программе предусмотрена возможность автоматической сегментации
клиентов на основании установленных правил. Она позволяет классифициро-
вать всю базу покупателей (поставщиков и пр.) по необходимым признакам:
отсутствие заказов за последний месяц; задолженность превысила
300 тыс. руб.; клиенты, поступившие на текущей неделе, и др.
Для определения сегментов покупателей необходимо перейти в спра-
вочник Сегменты (находится в разделе CRM) и создать новый сегмент.
Рассмотрим настройку сегмента на примере проверки давности заказа
и наличия планового звонка.

Показатели, по значениям которых


можно сегментировать клиентов

Согласно установленным правилам программа определит контрагентов,


по которым последний заказ покупателя был оформлен в прошлом месяце.
Далее из перечня покупателей будут отобраны те, по которым не сформи-
рован документ Событие со статусом Запланировано (это определяет
правило «Количество событий равно 0»).

129
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Результат автоматического сегментирования клиентов можно увидеть


в справочнике Контрагенты, установив отбор в поле Сегмент или в отчете
Состав сегмента (открывается из карточки сегмента).

Почтовая и СМС-рассылка
Для подготовки групп рассылки клиентов компании можно классифици-
ровать в разрезе их статусов, типов, расположения и пр. В карточке компании
необходимо выбрать соответствующее значение в поле Тег (предварительно
создав его). Использование тегов удобно тем, что одному контрагенту можно
назначить несколько признаков.

130
Глава 4. Маркетинг

По назначенным тегам существует возможность сделать отбор в спра-


вочнике Контрагенты и в отчетах.
Чтобы сделать рассылку сообщений клиентам, нужно перейти в разделе
Продажи в группу Сервис – Массовые рассылки (E-mail, SMS) и создать
новый документ.
В шапке рассылки указывается способ отправки: E-mail или SMS.
В целом форма документа не меняется от указанного способа. Исключение
составляют вкладка Вложение и поле Учетная запись в случае рассылки
электронных писем. При установке способа SMS появляется поле Имя
отправителя.

После определения способа рассылки необходимо выполнить следующее:


▪▪ Указать тему рассылки. Ее можно ввести вручную или выбрать из заранее
созданных шаблонов.
▪▪ В поле Дата рассылки выбрать дату, когда сообщения должны отпра-
виться клиентам.
▪▪ На вкладке Содержание написать текст письма. Для персонализации
письма можно вставить параметр (кнопка Вставить параметр – Имя
получателя) и выбрать нужный падеж для обращения.

131
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ На вкладке Получатели задать список адресатов: добавить построчно


или нажать кнопку Подбор контактов. В случае подбора откроется
адресная книга, в которой можно сделать отбор по тегам и перенести
нужных клиентов в список рассылки.

При нажатии кнопки Отправить рассылку программа автоматически


отправит сообщения адресатам. Если в поле Создавать события установлен
флажок, то на каждое сообщение клиенту будет создан документ Событие.

132
Глава 4. Маркетинг

Планирование опросов клиентов


и анализ их результатов
Прежде чем отразить результат опроса, его можно запланировать. Плани-
рование выполняется документом Событие, расположенным в разделе
Продажи.
Документ Событие предназначен для регистрации любых видов комму-
никаций с контрагентом (покупателем, поставщиком, партнером). Благодаря
использованию этого документа возможно хранить всю историю взаимо-
отношений с клиентом. Так как опрос клиентов связан с выполненными
заказами, документ Событие следует создать на основании заказа покупа-
теля и выбрать способ взаимодействия с клиентом.

В событии следует заполнить следующие поля:


▪▪ Тема – краткая суть коммуникации. Она может быть введена вручную
или заполнена из шаблона;
▪▪ Содержание – подробное описание события. Поле расположено под
темой. В момент планирования не заполняется;
▪▪ Состояние – статус события. По умолчанию существуют три значения:
Запланировано, Завершено и Отменено. Можно создать новые
значения в справочнике Состояния событий и заданий;
133
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ Начало и Окончание – период, за который произойдет событие.


В данном примере – дата планируемого звонка клиенту;
▪▪ Календарь – календарь сотрудника, выполняющего опрос;
▪▪ Контрагент – в нем указывается покупатель или поставщик. При вводе
на основании заказа покупателя заполняется автоматически;
▪▪ Контакт и телефон – контактное лицо контрагента и данные для связи
с ним;
▪▪ Ответственный – сотрудник организации, который является участником
события. В случае опроса заказчиков ответственным будет менеджер
по качеству или клиент-менеджер.
Проверить плановые опросы покупателей можно с помощью календаря.

Список доступных для


пользователя календарей

134
Глава 4. Маркетинг

Данный инструмент позволяет видеть все свои запланированные встречи,


звонки и прочие коммуникации с контрагентами. Руководители подразде-
лений в календаре могут контролировать загруженность своих сотрудников.
В настройках календаря каждого сотрудника определяется перечень
сотрудников, которым разрешен доступ к нему.

Результат опроса клиентов отражается в ранее созданном документе


Событие. В поле Содержание нужно указать оценку клиента и установить
состояние Завершено. Примеры: в случае оценки по пятибалльной шкале –
3, 4, 5; «хорошо», «плохо», «могло быть и лучше».

В этом поле укажите Установите статус


оценку клиента «Завершено»

135
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для анализа мнений клиентов о качестве работы можно воспользо-


ваться отчетом Календарь событий, расположенным в разделе Продажи.
С помощью документа Событие могут регистрироваться не только опросы
клиентов, поэтому в отчете необходимо установить отбор по значению
шаблона в теме события – Опрос клиента о качестве работы. Подробнее
о настройках отчетов – в главе 16.

ПРИМЕЧАНИЕ

Здесь приведен лишь один пример организации учета мнения


клиентов. Количество заполняемых полей в документе Событие
зависит от требований организации к полноте информации.

Анализ истории взаимоотношений с клиентами


Для того чтобы иметь возможность увидеть всю историю работы
с клиентом, необходимо регистрировать все события, связанные с ним:
переговоры, обзвоны, претензии, согласования договоров и пр. Основным
инструментом учета взаимоотношений с контрагентом является документ
Событие.
При создании документа следует выбрать тип события: телефонный
звонок, личная встреча, электронное письмо, прочее.
Контактное лицо заполняется вручную или с помощью кнопки Заполнить
по контрагенту рядом с полем Контрагент. Если контактное лицо
новое, то его необходимо создать, нажав на кнопку Создать контакт.

136
Глава 4. Маркетинг

Краткая суть К документу можно прикрепить файл.


Например, отправленное КП

Подробное описание

Нужно заполнить, если событие


Сотрудник компании, связано с клиентом
который совершил
коммуникацию с клиентом

Использование статусов события (поле Состояние), позволит управлять


сроками взаимодействий с клиентами: видеть уже завершенные события
и запланированные. Перечень состояний событий настраивается в справоч-
нике Состояний событий и заданий.
Если необходимо зарегистрировать событие, связанное с работой
по уже заключенной сделке (согласованному заказу), то документ Событие
вводится на основании заказа покупателя. Тем самым появляется возмож-
ность отследить взаимосвязь звонков и встреч в разрезе заказов.
Проанализировать все события по клиенту можно в карточке покупателя
по кнопке События или с помощью отчета Календарь событий в разделе
Продажи.

137
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

По умолчанию этот отчет выводит все события по всем контрагентам


за период. Для вывода данных по конкретному клиенту следует установить
отбор в отчете в поле Контрагент.

В случае если требуется посмотреть историю продаж клиенту,


существует возможность открыть из карточки клиента отчет по продажам
и взаиморасчетам с автоматическим отбором по нему.

138
Глава 4. Маркетинг

Нажав в карточке контрагента на кнопку Документы, пользователь


увидит все созданные в программе документы по текущему покупателю:
выставленные счета на оплату, заказы, отгрузки, возвраты и др. Это сущест-
венно экономит время: не надо искать документы в разных журналах.

Таким образом, используя документ Событие для регистрации комму-


никаций с клиентами, появляется возможность оперативно оценить
текущий уровень взаимоотношений с ними. А быстрый доступ из карточки
контрагента к основным отчетам по нему и ко всем документам позволяет
сократить время на оценку показателей работы с покупателем.
139
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ПРИМЕЧАНИЕ

Документ Событие предназначен для учета взаимодействия


не только с покупателями, но и с поставщиками, а также другими
контрагентами. Использование данного документа не является
обязательным и определяется только потребностями организации.

Рабочие процессы
Рабочие процессы позволяют настроить реакцию программы на то
или иное событие в бизнес-процессе. Например, автоматическая отправка
письма директору при регистрации события с темой «Претензия» или
отправка СМС-сообщения клиенту при переходе его заказа в статус «Готов».
Настройка процессов выполняется в разделе CRM. Требуется создать
настройку, по которой будет отравляться сообщение заказчику.

Уточненное условие. В данном случае


оповещение произойдет только при установке
статуса заказа «Готов»

Выберите необходимое действие,


которое должна выполнить программа

140
Глава 4. Маркетинг

Перечень действий и автозаполнение документов настраиваются в спра-


вочнике Действия рабочего процесса.

Для каждого процесса


можно создать отдельный
шаблон сообщения

В дальнейшем, после сохранения настройки, при изменении


статуса заказа покупателя на «Готов» система автоматически отправит
(при условии, что указан телефон) СМС-сообщение заказчику с текстом
в соответствии с параметрами шаблона.

С помощью контекстного меню формы


вы можете создать на основании лида
контрагента, заказ покупателя, а также
исключить лид из списка

141
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Воронка продаж
Для того чтобы определить причины отмены сделок, сумму потерь
и конверсию заказов, используется отчет Воронка продаж в разделе CRM.
Для получения корректных данных в отчете должны быть соблюдены
следующие условия:
▪▪ Настроен список этапов сделки и их порядок в справочнике Состояния
заказов покупателей.

Этими кнопками определяется


порядок статусов

▪▪ Пользователи должны своевременно изменять статусы заказов покупа-


телей в соответствии с прохождением сделки по этапам. Если сделка
отменилась, то следует перевести заказ в статус «Завершен» и указать
причину отмены.

142
Глава 4. Маркетинг

Когда заказ покупателя полностью выполнен, нужно также установить


статус «Завершен», но с признаком успешного завершения.

Система взаимодействия (обсуждения)


В программе можно организовать общение пользователей в реальном
времени в контексте объектов (заказ покупателя, договор и пр.), а также
создать независимый чат.
Для активации функции обсуждений нужно перейти в настройки учета
по разделу CRM и выполнить действия, предлагаемые программой, –
получить код доступа на электронную почту, а затем ввести его в специальном
окне.

После этого станет доступна функция переписки. Сообщение можно


адресовать конкретному пользователю или зафиксировать в виде коммен-
тария (см. рис. ниже).

143
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Получателю сообщения поступит уведомление, на которое он ответит.

144
Глава 4. Маркетинг

Также можно организовать групповой чат с пользователями на общие


темы.

Мобильная и IP-телефония
Интеграция 1С:УНФ с телефонией позволит не пропустить звонки
клиентов и хранить записи всех разговоров, привязанных к контрагенту.
К программе можно подключить IP-телефонию из списка доступных
провайдеров или воспользоваться мобильным приложением – установить
его на смартфоны сотрудников.

145
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В этом случае входящие и исходящие звонки будут переадресованы


на личные телефоны пользователей, а журнал звонков хранится в информа-
ционной базе. Вся история звонков (в том числе прощенных) фиксируется
документами Событие.

Вы можете по этой или контактного лица


кнопке позвонить
на номер контрагента

Как подключить ip-телефонию: https://its.1c.ru/db/metod81#content:6869:hdoc.


Как подключить мобильную телефонию: https://its.1c.ru/db/content/updinfo/src/
smallbusiness/1.6.9/index.htm?_=1544801074#issogl2_2.

146
Глава 5

Закупки
Оформление заказа на поставку
Для размещения заявок на закупку и отслеживания их выполнения
предназначен документ Заказ поставщику в разделе Закупки. В новом
документе необходимо выбрать поставщика в одноименном поле из спра-
вочника Контрагенты. В реквизите Организация должна быть указана
компания, от которой будет производиться закупка.
На вкладке Товары и услуги заполняется список заказываемых запасов
из справочника Номенклатура, их количество и цена. Цена запасов может
заполняться автоматически, если она назначена для номенклатуры в разрезе
данного поставщика (подробнее см. «Сравнение закупочных цен постав-
щиков»).
Если у поставщика заказывается услуга по доставке, то ее также следует
добавить в список. В дальнейшем ее можно будет учесть в себестоимости
поставки.
Для дальнейшего контроля срока поставки нужно в поле Поступление
указать плановую дату поступления материалов. Дату поступления можно
назначить как для заказа в целом, так и для каждой номенклатуры в отдель-
ности. Настройка отображения даты выполняется по кнопке в правой
верхней части документа Еще – Настройка.
В поле Состояние выбирается текущий статус заказа. Перечень
возможных статусов доступен для изменения в справочнике Состояния
заказов поставщикам. Использование статусов позволяет быстро отбирать
заказы поставщикам по их значению. Например: на согласовании, оплачен,
отменен.

147
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Выберите поставщика
Организация, от которой будет
производиться закупка

Если заказываете услугу по доставке,


то добавьте в список. В дальнейшем ее можно
будет учесть в себестоимости поставки

Посмотреть текущие заказы поставщикам можно в списке заказов


и в отчете Поступление и оплата по заказам, размещенном в разделе
Закупки. Этот отчет позволяет одновременно проанализировать оплату
заказа, а также степень его выполнения. Для контроля своевременного
выполнения обязательств поставщика можно в группировку отчета вывести
первой строку – дату поступления из заказа поставщика.

148
Глава 5. Закупки

Создавать заказ поставщику не обязательно в день оформления заявки.


Сценариев использования этого документа может быть много, ниже
приведены некоторые из них:
▪▪ Создавать заказ при получении счета она оплату от поставщика.
На вкладке Дополнительно в полях № вх. документа и От можно
указать номер полученного счета и его дату. Эта информация может
пригодиться для быстрой идентификации заказа при общении с постав-
щиком.
▪▪ Создавать заказ поставщику для согласования руководителем
до отправки в работу.
▪▪ Если поставщик еще неизвестен, а нужно запланировать покупку
запасов и согласовать ее, то в поле Поставщик указать виртуального
контрагента. А впоследствии выбрать реального.

ПРИМЕЧАНИЕ

Использование документа Заказ поставщику удобно в том случае,


если необходимо контролировать оплату и выполнение каждой
заявки или задания. Этот документ также можно использовать
для учета заказов поставщикам услуг, например на подрядные
работы. В остальных случаях создавать заказ поставщику на такие
услуги, как аренда офиса, связь, ГСМ (безналичным способом)
и др., не обязательно.

149
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Оприходование товара на склад


Документом, которым регистрируется поступление запасов от постав-
щика, является Приходная накладная. Накладную можно создать из списка
документов Приходные накладные в разделе Закупки, а также ввести на
основании заказа поставщику. Последний вариант необходимо выполнить
в том случае, если ранее в программе был создан заказ на полученные запасы.
При вводе на основании заказа поставщику в накладную автоматически
переносятся значения реквизитов Поставщик, Договор, все заказанные
товары и услуги.

На дату документа будут


оприходованы запасы, поэтому
отслеживайте ее актуальность

Удалите из списка товары,


не поступившие по заказу

150
Глава 5. Закупки

Если поставщику была заказана услуга по доставке, то в приходной


накладной она отразится на вкладке Услуги. Существует два варианта
принятия этой услуги к учету:
1. Учесть сумму услуги в качестве расхода компании. Для этого доста-
точно, чтобы у номенклатуры с типом Услуга был установлен
нужный счет учета.
2. Включить сумму услуги в себестоимость приобретаемых товаров.
В этом случае нужно сначала установить флажок Включать услуги
в себестоимость запасов, а затем на вкладке Товары нажать
на кнопку Распределить услуги и выбрать способ распределения.

На вкладке Дополнительно можно указать номер товарной накладной


и ее дату. При проведении документа указанные в нем товары поступят
на склад, указанный в поле Склад.

151
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В приходной накладной существует возможность отразить поступление


товаров от поставщика сразу на несколько складов. Для этого необходимо
включить соответствующую настройку в параметрах учета.

А затем изменить отображение склада в строке приходной накладной.

Если в комплекте документов от поставщика присутствует счет-фактура,


то на основании приходной накладной есть возможность ввести документ
Счет-фактура, который автоматически заполнится. Учет входящих счетов-
фактур в программе необязателен. Он может быть необходим в случае
обмена данными с конфигурацией «Бухгалтерия 8».

152
Глава 5. Закупки

Если товары поступили по одной накладной, но по разным заказам


поставщику, то можно автоматически создать один документ из журнала
приходных накладных. При таком способе ввода документа программа авто-
матически разнесет товары и услуги по заказам поставщикам.

Выделите несколько заказов


с одним поставщиком
и договором, а затем нажмите
на эту кнопку

Проверить получение товаров по заказу поставщику можно в отчете


Поступление и оплата по заказам.
Для анализа объема закупок за период предназначен отчет Анализ
закупок.

153
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Закупка товара под заказ покупателя


В случае если товар закупается под клиента и нужно отследить его
обеспечение, следует создать документ Заказ поставщику. Однако,
в отличие от закупки на свободный остаток, заказ поставщику нужно сформи-
ровать на основании заказа покупателя. Тогда он заполнится автоматически
номенклатурой из заказа клиента – остается только выбрать поставщика,
срок поставки и указать цену покупки. Признаком того, что закупка будет
проводиться под заказчика, является ссылка на документ Заказ покупателя
в одноименном поле.
Для проверки размещения у поставщиков заказов для клиентов можно
сформировать отчет Отгрузка и оплата по заказам.

ПРИМЕЧАНИЕ

В программе можно создать заказ поставщику только для одного


заказа покупателя.

При поступлении товара для клиента на склад необходимо создать


документ Приходная накладная на основании заказа поставщику.
При проведении накладной товар автоматически резервируется под заказ
покупателя на том складе, который указан в поле Склад документа.
Проверить товары на складах, зарезервированные под клиентов, поможет
отчет Остатки запасов на складах с группировкой по заказам покупателей.

154
Глава 5. Закупки

ВАЖНО!

Размещение заказов покупателей в заказах поставщикам, в заказах


на производство и резервирование товаров под клиентов будут
доступны в том случае, если в настройках программы установлен
флажок Резервирование запасов.

Учет дополнительных расходов


на поставку
Для учета услуг контрагентов в качестве дополнительных расходов
на поставку предназначен документ Дополнительные расходы в разделе
Закупки. Нужно открыть документ поступления запасов Приходная
накладная, на который относятся дополнительные расходы, и ввести
на его основании одноименный документ.

155
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Укажите поставщика услуг

Выберите услугу
и введите ее стоимость

Табличная часть Запасы заполнится автоматически и будет содержать


информацию о документе поставки и запасах, в нем находящихся. Именно на
стоимость этих запасов и будет распределяться сумма расхода. Сумму расхода
можно распределить двумя способами: пропорционально количеству и сумме.
Нужный способ следует выбрать, нажав на кнопку Распределить услуги.

Для распределения суммы


расхода в себестоимость запасов
выберите нужный способ

156
Глава 5. Закупки

При проведении документа стоимость указанных в нем запасов увели-


чится на сумму расходов в соответствии с примененным алгоритмом
распределения.
В случае если расходы на доставку необходимо учесть на несколько
поставок, нужно создать новый документ Дополнительные расходы,
а в нем через кнопку на вкладке Запасы – Подобрать заполнить форму
подбора запасов.

Подберите несколько документов


поставки, на которые надо отнести
дополнительные расходы

Затем заполните номенклатуру


по выбранным документам

Табличная часть документа будет заполнена всей номенклатурой


в выбранных документах.
Проверить правильность распределения расходов на стоимость товаров
можно в отчете Запасы раздела Закупки.

157
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Сумма, на которую дополнительные


расходы увеличили стоимость запаса

Конечная стоимость запаса


с учетом дополнительного расхода

ПРИМЕЧАНИЕ

Документ Дополнительные расходы является полноценным


входящим документом от поставщика. При его проведении на сумму
документа увеличивается задолженность перед поставщиком.

Закупка товара
у иностранного поставщика
Процесс закупки у иностранного поставщика в программе практически
идентичен стандартному (см. «Оформление заказа на поставку»). Разница
лишь в валюте документа. Так как взаиморасчеты ведутся не в рублях,
то необходимо в карточке договора с поставщиком в поле Валюта взаимо-
расчетов выбрать нужную валюту и установить флажок Расчеты в у. е.

158
Глава 5. Закупки

После выполнения этих действий появится возможность вести учет


закупок, оплат и прочих операций с поставщиками в валюте. Поэтому,
регистрируя заказ на поставку документом Заказ поставщику, нужно
заполнять цены товаров в валюте.

159
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проверить оплату заказа иностранному поставщику и его выполнение


можно в самом документе, перейдя по кнопке Отчеты – Анализ заказ
поставщику.

Поступление товаров оформляется документом Приходная накладная,


который вводится на основании заказа поставщику. Валюта этого документа
будет такой же, как и заказа. При проведении приходной накладной товары
поступят на склад, а задолженность поставщика уменьшится. Проверить
взаиморасчеты с ним можно с помощью отчета Расчеты с поставщиками.
В одноименном варианте отчета показатели формируются в валюте договора,
то есть в данном случае в евро.

160
Глава 5. Закупки

Если выбрать вариант Расчеты с покупателями (упр. вал), то


взаиморасчеты сформируются в той валюте, которая в программе указана
как управленческая (по умолчанию российский рубль).

Валюты для взаиморасчетов определяются в справочнике Валюты


в разделе Деньги.

Добавляйте при необходимости


новые валюты
По этой кнопке можно
загрузить курсы валют

В карточке валюты можно настроить автоматическую загрузку ее курса


через Интернет, установить свой курс и пр.
Если необходимо вести учет запасов в разрезе ГТД, то следует включить
опцию Грузовые таможенные декларации (ГТД) в настройках раздела
Закупки. Затем в приходной накладной от иностранного поставщика
указать страну и номер декларации. В случае если нужный номер в списке
отсутствует, следует создать его в справочнике Номера ГТД.

161
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проверить остатки запасов в разрезе номеров ГТД можно в отчете


раздела Остатки запасов в разрезе ГТД.

162
Глава 5. Закупки

Сравнение закупочных цен


поставщиков
Благодаря хранению в программе закупочных цен в разрезе поставщиков
и истории их изменения существует возможность провести их сравнительный
анализ. Эта возможность активируется флажком Цены контрагентов
в настройках раздела Закупки.
Сравнить закупочные цены можно с помощью обработки Прайс-листы
контрагентов в разделе Закупки. В форме обработки можно установить
отбор по виду цен поставщика, по номенклатуре.

Если выделить номенклатуру и нажать кнопку История (расположена


рядом с кнопкой Печать), то откроется вся история изменения закупочных
цен по датам и поставщикам.
Узнать закупочную цену конкретного товара можно и другим способом  –
открыть карточку номенклатуры, в верхней части формы нажать кнопку
Еще – Цены контрагентов. В открывшейся форме также можно вручную
назначить новую цену поставщика.

163
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Помимо ручного ввода закупочных цен программа может автоматически


их регистрировать при поступлении запасов. Чтобы данная операция выпол-
нялась, необходимо, чтобы в документе Приходная накладная в форме
Цены и валюта был установлен соответствующий флажок. В таком случае
при проведении приходной накладной будут записаны закупочные цены
для номенклатуры, указанной в документе, на день поступления и в разрезе
текущего поставщика.

164
Глава 5. Закупки

Хранение закупочных цен позволяет не только сравнить их по постав-


щикам. В заказе поставщику при выборе номенклатуры цены автоматически
будут подставляться, если они хранятся в разрезе выбранного поставщика.
Это позволит сократить время на поиск и ручной ввод данных.

Передача материалов в переработку


Для учета операций, связанных с передачей материалов (давальческого
сырья) в переработку, предназначены два документа: заказ поставщику
с видом операции Заказ на переработку и расходная накладная с видом
операции Передача в переработку.
Начать следует с создания нового заказа поставщику с видом операции
Заказ на переработку. На вкладке Товары определяется перечень
номенклатуры, которая будет являться результатом работы переработчика.
На вкладке Материалы в переработку указываются запасы для передачи,
их количество и плановая дата отгрузки.

165
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В момент фактической передачи материалов контрагенту нужно


создать документ Расходная накладная на основании заказа поставщику,
указать отпускную цену на материалы и провести документ. Из расходной
накладной можно вывести на печать форму М-15 (накладная на отпуск
материалов). При проведении документа запасы, указанные в расходной
накладной, спишутся со склада компании и поступят на другое место
хранения – к переработчику.

Этот вид операции


установится автоматически

Перечень материалов
заполнится автоматически
из заказа поставщику

Проверить количество материалов у переработчика можно с помощью


отчета Запасы, переданные в переработку.

166
Глава 5. Закупки

ПРИМЕЧАНИЕ

Использование документа Заказ поставщику в учете операций,


связанных с работой переработчика, не обязательно. Однако
данная схема позволяет отследить оплату и выполнение заказа.

Принятие продукции от переработчика


Поступление продукции от переработчика и списание использованных
материалов в программе регистрируются документом Отчет переработ-
чика. Он вводится на основании заказа поставщику на переработку.

167
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

На вкладке Продукция указывается запас, полученный от поставщика,


и его количество. На вкладке Материалы заполняется номенклатура,
которая была израсходована при переработке. Ее можно заполнить по специ-
фикации, назначенной для товара.
В табличной части Услуги нужно указать выполненную работу контр-
агента и ее стоимость.

При проведении отчета переработчика продукция поступит на склад,


указанный в поле Подразделение, стоимость услуги и материалы спишутся
на себестоимость продукции, а задолженность поставщика уменьшится
на сумму документа.

168
Глава 5. Закупки

В отчете Поступление и оплата по заказам выполняется проверка


выполнения заказа на переработку.

Для проверки остатков материалов у переработчика следует сформиро-


вать отчет Запасы, переданные в переработку.

169
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Контроль обеспечения материалами


заказа покупателя
Для того чтобы заказать материалы под клиента, сначала нужно создать
документ Заказ покупателя.

А затем на его основании – Заказ на производство с указанием


требуемых материалов на одноименной вкладке. При проведении заказа
на производство в программе сформируется потребность в указанных
в нем материалах.

170
Глава 5. Закупки

Проанализировать текущее обеспечение материалами заказов клиентов


можно с помощью отчета Потребность в запасах.

По умолчанию все заказы не обеспечены материалами. Для обеспе-


чения их следует заказать поставщику, сформировать заказ на производство
(если это полуфабрикат) или зарезервировать на складе под заказ поку-
пателя. Стоит отметить, что наличие потребности в запасах не означает
их отсутствия на складах.
В разрезе вышеприведенного примера для обеспечения потребности
в запасах необходимо зарезервировать запасы в наличии под заказ поку-
пателя – для этого достаточно заполнить колонку Резерв в табличной
части Материалы документа Заказ на производство. А также создать
заказ поставщику на отсутствующие материалы на основании заказа
на производство. При проведении документа количество заказанных в нем
материалов отразится в колонке Заказано поставщикам, а при посту-
плении на склад автоматически зарезервируется под клиента и переместится
в колонку Зарезервировано на складе.

171
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Определение минимального необходимого


остатка запасов на складе
Чтобы определить минимальное количество запасов на складе, нужна
статистика по их движениям, срокам хранения и пр. Необходимые данные
может предоставить отчет Оборачиваемость запасов.

Данный отчет содержит следующие показатели: средний остаток


за период, расход за период, коэффициент оборачиваемости, средний срок
хранения в днях.
Показатели отчета рассчитываются за выбранный период. Рекоменду-
ется всегда устанавливать начало и конец периода.

172
Глава 5. Закупки

Обеспечение минимального остатка


запасов на складе
Когда минимальное количество материалов определено, его необходимо
указать в программе.

После того как требуемые уровни запасов заданы, стоит проверить


их текущий остаток и возможное отклонение от минимального значения.
Для такого анализа предназначен инструмент Расчет потребностей
в разделе Закупки.
Обработка Расчет потребностей предназначена для автоматического
определения дефицита запасов на основании текущего остатка и их мини-
мального уровня (ранее введенного). Можно посмотреть дефицит запасов,
которые только производятся в организации, только закупаются или всех
вместе. Тип пополнения определяется в карточке номенклатуры, в поле
Способ пополнения. Для расчета потребностей запасов с учетом их мини-
мального уровня нужно нажать кнопку Рассчитать.
173
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для уточнения перечня дефицитных


товаров или материалов
От выбранного способа по определенной группе настройте отбор
пополнения зависит перечень
запасов, по которым
рассчитывается потребность

Программа сравнит заданные минимальные уровни номенклатуры


с фактическими остатками на всех складах. В случае если фактический пока-
затель меньше необходимого, определится дефицит. Количеством дефицита
является разница между установленным максимальным уровнем запаса
и его количеством на складе. Это следует учитывать при установке требуемых
уровней для номенклатуры.
После того как определена потребность в материалах, ее нужно обеспе-
чить. Обеспечением потребности является заказ поставщику или заказ
на производство. С помощью данной обработки это можно сделать авто-
матически. Для этого нужно перейти на вкладку Рекомендации и нажать
на кнопку Рассчитать. В табличной части сформируется перечень
номенклатуры и необходимое количество, которое нужно закупить
или произвести. Помимо этого будут заполнены возможные поставщики
для каждого материала и их закупочная цена. Эти два показателя заполнятся
при условии, что для номенклатуры заведены закупочные цены.

174
Глава 5. Закупки

После установки флажка в строке с наиболее предпочитаемым вариантом


закупки (или производства) и нажатия кнопки Сформировать заказы
на вкладке Заказы автоматически сформируются следующие документы:
Заказ поставщику, если тип пополнения был выбран Закупка, и Заказ
на производство при типе пополнения Производство.

175
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

176
Глава 6

Склад
Раздел складского учета в «1С:Управлении нашей фирмой» обеспечивает
полное отслеживание внутреннего товародвижения организации: посту-
пления от поставщиков, отгрузка покупателям, перемещения между складами
и ячейками. С помощью программы можно провести инвентаризацию, скор-
ректировать складской остаток запасов по ее результатам. С помощью отчетов
всегда доступна информация об остатках товаров на всех складах, ячейках,
а также расходных материалов, выданных в производство.
Все операции по внутреннему движению товаров отражаются докумен-
тами в разделе Закупки:
▪▪ Перемещение запасов. Документ регистрирует передачу товаров между
складами, цехами.
▪▪ Перемещение по ячейкам. Предназначен для учета перемещения между
ячейками (стеллажами) на одном складе.
▪▪ Инвентаризация. В нем регистрируются фактические остатки запасов
на складе.
▪▪ Оприходование запасов/Списание запасов. Предназначены для опри-
ходования излишков и списания недостач соответственно.
▪▪ Пересортица товаров. Если обнаружена пересортица, этим документом
можно выполнить замену товаров.
В разделе Закупки размещены отчеты для анализа остатков и движений
по складам:
▪▪ Остатки товаров. Показывает количество товаров на складах
на выбранную дату.
▪▪ Движения товаров. Выводит обороты товаров по складам.
▪▪ Излишки и недостачи. Отображает результат проведенной инвентари-
зации – объем списанных и оприходованных запасов.

177
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ПРИМЕЧАНИЕ

Полное описание отчетов по разделу «Закупки» приведено


в Приложении 1.

Складские перемещения
Перемещение товаров между складами
Чтобы отразить перемещение товаров на другой склад, необходимо
в разделе Закупки создать документ Перемещение запасов.

Укажите склад, с которого


списываются запасы Укажите склад, на который
поступают запасы

Выберите перемещаемые товары


и введите их количество

178
Глава 6. Склад

При проведении документа Перемещение запасов указанная на вкладке


Запасы номенклатура спишется со склада-отправителя и поступит
на склад-получатель на дату документа.
Вы можете заполнить документ с помощью сканера штрихкодов.
Данный способ снижает вероятность ошибки при ручном вводе. Подробнее
о подключении оборудования см. «Торговое оборудование».
Для перемещения товара, зарезервированного под заказ клиента,
следует в документе Перемещение запасов выбрать заказ в реквизите
Заказ покупателя. Затем заполнить колонку Резерв вручную или автома-
тически по кнопке Изменить резерв – Заполнить по резервам. Вторым
способом учета этой операции является создание документа перемещения
на основании заказа покупателя.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в документе Перемещение запасов выбран заказ, но колонка


Резерв не заполнена, то при проведении документа запасы
будут автоматически зарезервированы под него.

Если запасы перемещаются на другой склад и при этом присутствует


существенный временной разрыв между списанием и поступлением,
то операцию можно отразить следующим способом:
1. Создать документ Перемещение запасов и заполнить вкладку
Запасы и склад-отправитель. В качестве получателя выбрать склад
Запасы в пути – виртуальный склад (предварительно создать).
2. При проведении документа запасы спишутся со склада-отправи-
теля, но на конечном складе они не появятся. Они будут находиться
на промежуточном складе Запасы в пути.
3. Когда кладовщик конечного склада принимает товарно-материальные
ценности от перевозчика, он создает новый документ Переме-
щение запасов, в котором указывает в качестве склада-отправителя
Запасы в пути, а склада-получателя – свой склад. При проведении
документа запасы поступают на учет конечного склада.
Таким образом, используя в цепочке перемещения промежуточный
(виртуальный) склад, в любой момент можно узнать, сколько товаров в пути,
а также делегировать ответственность за них по мере их перемещения.

179
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В программе также предусмотрена ордерная схема учета движения


товаров, предполагающая разделение складских операций и финансовых.
Например, запас физически поступает на склад раньше, чем документы
на него – в этом случае поступление оформляется приходным ордером,
а приходная накладная создается позже. Возможность ордерного учета
активируется в настройках программы по разделу Закупки. Признак
ордерного склада устанавливается в карточке самого склада. Для регист-
рации операции по перемещению на другой склад с временным разрывом
необходимо было бы создать также документ Перемещение запасов,
а на его основании  – Расходный ордер (выбытие со склада-отправителя)
и Приходный ордер»(поступление на склад-получатель). В данной книге
эта схема подробно не рассматривается.
Для анализа остатков товаров нужно открыть отчет Остатки товаров.

Отследить движение товара по дням возможно в отчете Движение


товаров по складам с группировкой Период день.

180
Глава 6. Склад

Перемещение товаров
в розничный магазин
Отразить перемещение товаров в магазин можно документом Переме-
щение запасов, где поле Получатель будет заполнено розничной точкой.

181
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ВАЖНО!

На момент учета перемещения в розничный магазин на все пере-


даваемые товары должна быть назначена цена с тем видом цен,
который указан в магазине. В противном случае программа не даст
провести документ.

182
Глава 6. Склад

Перемещение запасов между ячейками


Если требуется вести учет движений запасов по ячейкам (стеллажам,
коробкам), нужно включить опцию Ячеистые склады в настройках
программы по разделу Закупки.
Для регистрации перемещения между ними необходимо создать
документ Перемещение по ячейкам.

Склад, в котором происходит


перемещение Ячейка, с которой
списывается запас

Ячейка-получатель

Документом Перемещение по ячейкам можно отражать как переме-


щение из одной ячейки в несколько, так и из нескольких в одну. Вариант
перемещения устанавливается в документе в поле Вид операции.
Если перемещение происходит между складами и в разрезе ячеек,
то следует создать документ Перемещение запасов. В нем, помимо указания
складов, напротив склада-отправителя нужно выбрать ячейку, с которой
списывается запас, а напротив склада-получателя – ячейку, в которую он
перемещается.

183
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

184
Глава 6. Склад

В отчете Остатки товаров вы можете узнать остатки на складе в разрезе


ячеек.

Инвентаризация
Проведение инвентаризации
Для отражения процедуры подготовки и завершения инвентаризации
нужно создать в программе документ Инвентаризация (см. рис. ниже).

ВАЖНО!

Остатки и их стоимость на складе автоматически заполняются


по состоянию на дату документа.

Для удобства подсчета складских остатков можно сформировать


печатную форму «ИНВ-3 (Инвентаризационная опись с пустыми фактичес-
кими данными)».

185
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Выберите склад
инвентаризации

Если инвентаризация проходит не по всем


группам запасов, то вы можете ограничить
список, установив соответствующий отбор

Заполните номенклатуру Укажите фактические


вручную или автоматически данные, полученные
по остатку на складе после инвентаризации

186
Глава 6. Склад

Списание недостачи
Списание выявленной недостачи регистрируется документом Списание
запасов. Его можно создать на основании документа Инвентаризация
запасов. При проведении документа указанная в нем номенклатура спишется
со склада.

Заполняется автоматически значением


«Недостачи и потери от порчи ценности».
Если запасы требуется списать на расходы –
выберите указанную статью

Вкладка «Запасы» автоматически


заполнится номенклатурой,
по которой обнаружено
отрицательное отклонение

Оприходование излишков запасов


Для оприходования излишков нужно создать на основании документа
Инвентаризация запасов документ Оприходование запасов. В новый
документ автоматически скопируется номенклатура с положительным
фактическим отклонением при инвентаризации. Для каждой номенкла-
туры нужно установить стоимость поступления на склад. Это можно или
сделать вручную, или заполнить ее по указанному виду цен в форме Цены.
Эта форма открывается под реквизитом Организация.

187
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Вкладка «Запасы» автоматически


заполнится номенклатурой
с положительным фактическим
отклонением при инвентаризации
Установите стоимость поступления
запасов на склад или заполните
автоматически по выбранному виду цен

Результат инвентаризации – списанные и оприходованные запасы – отра-


жается в отчете Излишки и недостачи.

188
Глава 6. Склад

ПРИМЕЧАНИЕ

Номенклатуру и ее количество в документах Инвентаризация


запасов, Списание запасов, Оприходование запасов можно
заполнять с помощью сканера штрихкодов.

Пересортица товаров
В программе можно отразить пересортицу товаров, которая образова-
лась по результатам проведенной инвентаризации. Для этого нужно создать
документ Пересортица запасов на основании документа Инвентаризация
запасов. В этом случае на вкладке Запасы автоматически заполнятся товары,
по которым обнаружен излишек.

Установите в этой колонке Товар, по которому


соответствующий товар обнаружен излишек, Укажите стоимость
с недостачей заполняется автоматически поступления на склад
для приходуемого товара

При проведении документа товары в колонках Списываемая номенкла-


тура и Приходуемая номенклатура спишутся и поступят на склад
соответственно.

189
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Передача материалов в производство


Операция выдачи материалов со склада в производственное подразде-
ление отражается документом Перемещение запасов.

В качестве получателя
выберите производственный
отдел (цех)

Укажите выдаваемые
материалы и их количество

Если материалы были зарезервированы на складе под заказ покупателя


и передаются для него в производство, то в документе Перемещение
запасов нужно выбрать заказ в поле Заказ покупателя. Затем нажать кнопку
Изменить резерв – Заполнить по резервам.
При проведении документа указанные запасы спишутся с основного
склада и поступят в производство. Из цеха запасы можно списать доку-
ментами Производство и Распределение затрат (подробнее см. в главе
«Производство»).

190
Глава 6. Склад

ПРИМЕЧАНИЕ

Из документа Перемещение запасов есть возможность распе-


чатать документы М11 (Требование-накладная), Перемещение
запасов и др. Это позволит зафиксировать документально факт
получения работником выданных запасов.

Для отражения возврата запасов из производства на склад следует также


создать документ Перемещение запасов, только в поле Получатель указать
склад, а в поле Отправитель – производственное подразделение.
Увидеть движения запасов между складом и производством можно
в отчете Движение товаров.

191
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Передача расходных материалов


и инструментов в эксплуатацию
Для отражения передачи инструментов в эксплуатацию предназначен
документ Перемещение запасов с видом операции Передача в эксплуа-
тацию.

Склад хранения Выберите статью расходов,


инструментов на которую спишется
стоимость запасов

Цех, в который
передаются инструменты

Укажите
направление расхода

При проведении документа указанные в документе запасы спишутся


со склада-отправителя и поступят в подразделение-получатель, на которое
отнесется расход по выбранным статье расхода и направлению.

ПРИМЕЧАНИЕ

Использование документа Перемещение запасов с видом


операции Передача в эксплуатацию позволяет вести количест-
венный учет запасов в подразделении. Суммовой учет не ведется,
так как стоимость запаса списывается на расход при проведении
документа.

192
Глава 6. Склад

Проверить остатки расходных материалов и инструментов в произ-


водстве можно с помощью отчета Остатки товаров.

Для учета поступления запасов из эксплуатации на склад следует исполь-


зовать документ Перемещение запасов с видом операции Возврат из
эксплуатации. В этом случае запасы вернутся на склад по нулевой сумме.

ПРИМЕЧАНИЕ

Использование вышеприведенной схемы учета применимо


и к другим процессам компании – например, выдача бути-
лированной воды в отдел, учет установленных картриджей
для оргтехники, компьютерной техники и пр.

193
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

194
Глава 7

Производство
Оформление выпуска продукции
Доступность производственного учета в программе определяется опцией
Планирование и учет производственной деятельности в настройках
учета. Для учета серийного производства предназначена схема учета через
документы Заказ на производство – Производство. Они расположены
в разделе Производство. Для размещения задания в цех нужно создать
документ Заказ на производство.

Укажите плановый срок выпуска


изделий по данному заказу

Добавьте изделия, которые


необходимо произвести Вы можете выбрать спецификацию
изделия. В этому случае используемые
материалы заполнятся автоматически

195
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

На вкладке Материалы подбираются запасы, которые будут исполь-


зованы при производстве. Они могут быть заполнены автоматически по
спецификации продукции по кнопке Заполнить по спецификации.

При проведении заказа на производство он попадает в план на выпуск


в разрезе подразделения, продукции, даты финиша. Проверить планиру-
емый выпуск продукции можно в отчете Заказы на производство в разделе
Производство.
Фактическое производство продукции отражается документом Произ-
водство. Он вводится на основании заказа на производство, все данные
автоматически в него переносятся. Остается проверить и при необходи-
мости скорректировать фактически потраченные материалы и количество
выпущенной продукции.

196
Глава 7. Производство

Также можно вручную уточнить использованные материалы по каждой


продукции (см. рис. ниже).
При проведении документа Производство материалы спишутся с места
хранения, указанного в поле Списать из, а их сумма войдет в себестоимость
выпускаемой номенклатуры. Указанная в документе продукция поступит
на склад в поле Получатель. Если получателем является структурная
единица с типом Подразделение, то перед отгрузкой продукции ее следует
переместить на склад.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если планирование серийного производства и контроль его


выполнения не требуются, то для отражения выпуска достаточно
создавать документ Производство.

197
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для учета позаказного производства заказ на производство нужно


создавать на основании заказа покупателя. В данном случае в нем в поле Заказ
покупателя будет ссылка на заказ клиента. Дальнейшая последователь-
ность действий аналогична действиям при учете серийного производства.
При проведении документа Производство выпущенная продукция
будет автоматически зарезервирована под заказ, указанный в поле Заказ
покупателя.

198
Глава 7. Производство

Анализ выполнения заказов на производство в разрезе заказов покупа-


телей выполняется в отчете Заказы на производство.

199
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Учет производственных отходов


В документе Производство на вкладке Отходы нужно указать запасы,
которые принимаются к учету в качестве материалов. Если отходами
являются обрезки, то их размеры удобно учитывать в качестве харак-
теристик номенклатуры. При проведении документа Производство запасы,
указанные на вкладке Отходы, поступят на склад в поле Получатель
отходов по нулевой стоимости.

Резервирование материалов под заказ покупателя


при позаказном производстве
Материалы могут быть зарезервированы под заказ покупателя на разных
стадиях исполнения заказа:
1. До запуска в работу. Для этого нужно на основании заказа покупа-
теля создать документ Резервирование запасов. В этом документе
добавить материалы, которые резервируются для покупателя, указать
склад резерва.
2. При закупке материалов у поставщика. Если на основании
заказа покупателя создать документ Заказ поставщику и оформить
поступление материалов по нему (см. «Закупка товара под заказ
покупателя»), то вся указанная в приходной накладной номенклатура
автоматически зарезервируется под заказчика.
3. При планировании производства. В документе Заказ на произ-
водство на вкладке Материалы заполняется колонка Резерв
200
Глава 7. Производство

в строке с тем материалом, который надо забронировать. Этот меха-


низм можно использовать, если в заказе на производство есть ссылка
на заказ покупателя.

Проверить наличие зарезервированных материалов под заказы клиентов


можно в отчете Остатки товаров на складах в разделе Производство.
Контроль обеспечения материалами планового выпуска для заказа покупа-
теля осуществляется в отчете Потребность в запасах раздела Закупки.

Списание зарезервированных материалов происходит в документе


Производство при заполненной колонке Резерв на вкладке Материалы.
201
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Спецификации
Создание технологической карты продукции
и планирование ее себестоимости
В программе можно создать и хранить спецификацию продукции в спра-
вочнике Спецификации. Ее можно создать, открыв в карточке номенклатуры
по кнопке Спецификации список спецификаций.
Элемент справочника Спецификация состоит из двух вкладок: Состав
и Операции. Последняя вкладка доступна, если установлен флажок
Технологические операции в настройках учета программы по разделу
Производство.
В табличной части Состав указываются запасы и услуги, которые
используются при выпуске продукции. При заполнении комплектующих
следует выбрать значение в поле Тип строки:
▪▪ Материал. Это запас, который списывается напрямую при производстве
продукции;
▪▪ Сборка. Выбирается, если запас является полуфабрикатом. Если он
производится по спецификации, то в конце строки нужно ее выбрать;
▪▪ Узел. Несуществующий набор из номенклатурных позиций. Например,
коробка, которая состоит из картона и скотча;
▪▪ Расход. Номенклатура с типом Услуга. В качестве расхода может
выступать работа подрядчика (переработчика): вырубка, окраска и др.

Спецификацию можно назначить


для определенной характеристики продукции

202
Глава 7. Производство

В табличной части Операции определяется состав технологических


операций, выполняемых сотрудниками при производстве. А также норма
времени на выполнение операции для заданного количества продукции.

Помимо количественного планирования состава продукции возможно


суммовое планирование – формирование плановой себестоимости.
Для этого следует для каждой номенклатуры, участвующей в специфи-
кации, назначить цену. Можно использовать вид цены с названием Учетная
цена, которая создана в программе по умолчанию, или создать новую.
Просмотр состава изделия по спецификации и плановой себестоимости
доступен в отчете Нормативный состав изделия в разделе Производство.

203
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

План-фактный анализ себестоимости


при серийном производстве
Для анализа производственной себестоимости продукции пред-
назначен отчет Себестоимость выпуска в разделе Производство.
Этот отчет содержит информацию о выпущенной продукции, спецификации
выпуска и о понесенных затратах: материальных с детализацией по запасам,
а также нематериальных. Также в разделе Производство расположен отчет
План-фактный анализ выпуска. С его помощью можно проанализиро-
вать соотношение фактического и планируемого количества используемых
запасов. Плановое количество запасов заполняется из спецификации выпу-
щенной продукции.

Для анализа соответствия фактической себестоимости продукции


плановой следует сравнить значения в отчете Себестоимость выпуска
со значением в отчете Нормативный состав изделия.

Управление производственными ресурсами


Планирование загрузки ресурсов
Для того чтобы в программе стал доступным механизм плани-
рования загруженности ресурсов, необходимо в настройках учета устано-
вить флажок Планировать загрузку ресурсов предприятия. После этого
в разделе Производство отобразится справочник Ресурсы пред-
приятия. В этом справочнике хранятся все ресурсы компании. В качестве
ресурсов могут выступать сотрудники, бригады, оборудование, цеха и пр.
Для ресурса можно назначить расписание – определить его доступность.

204
Глава 7. Производство

Планирование производственного ресурса осуществляется в документе


Заказ на производство на вкладке Задействованные ресурсы. В одном
документе можно запланировать загрузку одного или нескольких ресурсов
на различные промежутки времени.

Из заказа можно проверить


загруженность ресурсов

ПРИМЕЧАНИЕ

Планирование ресурсов доступно в документе Заказ-наряд


на вкладке Ресурсы. Например, бригады, автомобили, аппараты.

205
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Контроль загруженности ресурсов


Для анализа загруженности ресурсов предназначен инструмент Плани-
ровщик ресурсов в разделе Производство.

Учет производственных затрат


Учет сдельной заработной платы
Для учета сдельной оплаты в качестве прямой производственной
затраты предназначен документ Сдельный наряд. Этот документ позволяет
решить две задачи: начислить зарплату сотруднику и отнести сумму
начисления в себестоимость продукции/работы. Сдельный наряд реко-
мендуется создавать на основании документов Заказ на производство
и Заказ-наряд.

ВАЖНО!

Для корректного учета прямых затрат подразделение выпуска


(реквизиты Изготовитель в документе Производство и Подраз-
деление в заказ-наряде) должно совпадать с подразделением
учета затрат. В противном случае затраты не будут списаны
в себестоимость продукции/работ. Если в документе Производство
в поле Изготовитель выбрана структурная единица с типом Склад,
то на выпуск этой продукции затраты отнесены не будут.

206
Глава 7. Производство

Плановый объем
выпускаемой продукции

Укажите работы, за которые


начисляется зарплата сотруднику.
Могут быть заполнены
автоматически из спецификации
Укажите фактически Указывается стоимость
выпущенный объем операции за одну
продукции единицу продукции

После выполнения операции Закрытие месяца начисленная сдельная


оплата спишется в себестоимость продукции. Проанализировать структуру
себестоимости можно в отчете Себестоимость в разделе Производство.
Для учета затраты с помощью сдельного наряда необходимо установить
флажок Закрыт. При проведении документа будет начислена затрата на
дату, указанную в поле Дата закрытия. Увидеть появившуюся задолжен-
ность перед сотрудником можно в отчете Расчеты с персоналом.

Списание затрат котловым способом


В компании по производству тарталеток и съедобных тарелок в течение
месяца выдаются расходные материалы в цех. На производстве каждого
вида продукции заняты отдельные рабочие, которые получают оклад.
Списать запасы в себестоимость всего выпуска за месяц можно
с помощью документа Перемещение запасов с видом операции Списание
на расходы. В поле Отправитель указать место хранения, с которого
списываются материалы – склад или подразделение (предварительно
в подразделение надо их переместить).
В поле Получатель нужно выбрать подразделение выпуска продукции,
а в реквизите Счет затрат выбрать счет в группе Затраты, распределя-
емые на себестоимость выпуска продукции. При проведении документа
указанные в нем запасы спишутся, а их сумма будет начислена в качестве
общепроизводственных затрат. Общепроизводственные затраты будут

207
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

распределены в себестоимость продукции после проведения регламентной


операции Закрытие месяца.
Такие затраты, как зарплата производственного персонала, могут быть
списаны как в целом на себестоимость всего выпуска, так и на конкретную
продукцию. Для первого варианта достаточно, чтобы в документе Начис-
ление зарплаты в колонке Аналитика был выбран счет из группы Затраты,
распределяемые на себестоимость выпуска продукции.

Позаказное списание затрат


Если зарплату конкретного рабочего необходимо учесть в качестве
прямой производственной затраты на выпуск конкретного вида продукции,
то нужно выполнить следующие действия:
1. Начислить зарплату сотруднику. В документе Начисление зарплаты
в колонке Аналитика по начислению работника выбрать счет
из группы счетов Затраты, относящиеся к выпуску продукции
(Прямые). Значение реквизита Подразделение в документе должно
соответствовать подразделению выпуска продукции.

Подразделение в документе должно совпадать


с подразделением выпуска продукции

Выберите счет из группы счетов


«Затраты, относящиеся к выпуску
продукции (Прямые)

208
Глава 7. Производство

2. Списать затраты на выпущенную продукцию. В разделе Произ-


водство нужно создать документ Распределение затрат, в нем
указать период выпуска продукции, подразделение продукции.
На вкладке Продукция по кнопке Заполнить по выпуску автома-
тически появится вся выпущенная продукция. Ее можно добавить
вручную. В этой табличной части нужно оставить только ту
продукцию, на которую будет списываться определенная затрата.

На вкладке Затраты по кнопке Заполнить по остаткам программа


заполнит учтенные на выбранное подразделение затраты. Следует оставить
только те, которые спишутся в себестоимость выбранной продукции,
остальные удалить. Далее нажать на кнопку Распределить по количеству
и провести документ.

209
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проанализировать себестоимость выпущенной продукции с учетом


общепроизводственных затрат можно в отчете Себестоимость выпуска
в разделе Производство (см. рис. ниже).

ПРИМЕЧАНИЕ

Выполнение работ (реализация номенклатуры с видом Работа)


также относится к выпуску продукции. Это означает, что общепроиз-
водственные затраты можно списывать и на выполняемые работы.

210
Глава 7. Производство

Выпуск продукции из давальческого сырья


Для отражения выпуска готовой продукции из сырья заказчика необхо-
димо установить соответствующую настройку в параметрах учета.

211
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Поступление давальческого сырья от заказчика регистрируется доку-


ментом Приходная накладная с видом операции Прием в переработку.
Обязательно нужно указать партии принимаемых запасов.

Чтобы определить объем давальческого сырья в наличии, нужно


открыть отчет Запасы, принятые в переработку.

Схема выпуска готовой продукции из материалов давальца анало-


гична стандартной. Отличие только в том, что при планировании в заказе
на производство и регистрации фактического выпуска необходимо указать
партию используемого сырья.
212
Глава 7. Производство

Фактическая отгрузка продукции давальцу регистрируется документом


Отчет о переработке в разделе Продажи. На вкладке Материалы нужно
указать использованное сырье заказчика, чтобы оно списалось с остатков.
Из документа можно распечатать акт об оказании услуг.

213
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Многопередельное производство
Для учета многоэтапного выпуска продукции необходимо установить
флажок в настройках.

Этапы производства продукции определяются в спецификации изделия.


На вкладке Состав нужно установить соответствие этапа и используемого
материала (см. рис. ниже).

ПРИМЕЧАНИЕ

Предопределенный этап Завершение производства всегда


должен быть установлен последним. Только после его выполнения
продукция появится на складе.

214
Глава 7. Производство

На вкладке Операции указываются выполняемые действия по этапам.

Узнать текущий статус производства или отразить результат работы


можно в обработке Выполнение этапов в разделе Производство. Продукция
попадает в заказ, если создан заказ на производство с настроенной
спецификацией или заказ покупателя.
215
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Отметьте флажком
завершенный этап и нажмите
кнопку «Выполнить этапы»

На каждый завершенный этап по изделию будет автоматически создан


документ Производство с заполненными материалами.

Таким образом, используя функции многоэтапного производства, можно


оперативно определить ход выполнения заказа на производство.

216
Глава 8

Работы
Выполнение разовых работ
Для учета выполняемых работ предназначен документ Заказ-наряд,
расположенный в разделе Работы. Этот раздел доступен, если включена
соответствующая опция в настройках учета.

ПРИМЕЧАНИЕ

Заказ-наряд рекомендуется использовать для учета разовых


работ  – когда они закрываются единовременно. Для проектных
работ (частичное закрытие, накопление затрат в течение периода)
следует применить документ Заказ покупателя. В случае
если в УНФ настроен обмен с конфигурацией «1С:Бухгалтерия

217
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

предприятия 8», при выборе схемы учета через заказ-наряд


стоит учитывать, что он конвертируется при синхронизации в три
документа: Реализация товаров и услуг, Акт об оказании произ-
водственных услуг и Требование- накладная.

В программе существует несколько типов номенклатуры, два из


них  – Работа и Услуга. При использовании номенклатуры с первым
типом становится доступной возможность формировать себестоимость
работы из накопленных затрат (зарплата, материалы, услуги подрядчиков).
Для номенклатуры с типом Услуга себестоимость сформировать нельзя.
Рекомендуется сразу определять тип для новой номенклатуры.
Главная особенность документа Заказ-наряд в том, что в нем можно
отразить несколько операций:
▪▪ выполнение работ;
▪▪ списание материалов;
▪▪ продажа товаров;
▪▪ начисление сдельной оплаты.
Чтобы оформить заказ на работы, нужно заполнить вкладку Главное.

Укажите плановые даты


начала и окончания работ

Выберите место хранения, с которого спишутся


используемые материалы и проданные товары

218
Глава 8. Работы

ПРИМЕЧАНИЕ

Если для выполнения работ материалы выдаются сотрудникам


(бригадам), то последних можно учитывать в качестве складов
и передавать запасы документом Перемещение запасов.
Это позволит вести актуальный учет на складе материалов, а также
контролировать остатки запасов у сотрудников.

На следующей вкладке нужно указать перечень выполняемых работ  –


выбрать номенклатуру с типом Работа. Если используемые материалы
нужно списать в себестоимость заказа, то требуется указать их в табличной
части Материалы.

Количество
выполняемой работы Повышающий
коэффициент

Укажите выполняемые работы

Используемый при выполнении работы


материал можно заполнить
по спецификации или добавить вручную

219
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В случае если вместе с работами клиенту продаются товары от той же


организации, их можно указать на вкладке Товары.

В табличной части Зарплата исполнителей указываются сотрудник,


вид начисления и сумма, которую он получит после выполнения работ.
Стоит отметить, что сдельная зарплата определяется для каждой выполня-
емой работы.

220
Глава 8. Работы

ПРИМЕЧАНИЕ

Для программы Заказ покупателя и Заказ-наряд – это один


документ. Разница только в их форме и назначении. Поэтому
в отчетах эти два заказа выводятся вместе. Для осуществления
настроек в отчетах по заказ-наряду следует выбирать Заказ поку-
пателя.

Проверить оплату и выполнение заказ-наряда можно с помощью отчета


Выполнение работ и оплата заказ-нарядов в разделе Работы.

Для контроля обеспечения запланированных работ материалами пред-


назначен отчет Потребность в запасах в разделе Закупки. Он будет
формироваться по заказу в том случае, если заполнены материалы в одно-
именной табличной части.

Отгрузка работ через заказ-наряд отличается от схемы Заказ покупа-


теля – Акт выполненных работ/Расходная накладная. Для реализации
по заказ-наряду необходимо только поменять его статус – значение реквизита
Состояние. Заказ будет отгружен в том случае, если у нового состояния
установлен статус Выполнен с признаком Успешно. Это стоит учитывать
при наличии нескольких статусов заказа.
221
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При проведении документа Заказ-наряд со статусом Выполнен будут


отражены следующие операции:
▪▪ Получение выручки на сумму документа и формирование себестоимости
продажи. Выручка отнесется на подразделение, указанное на вкладке
Дополнительно. Себестоимость будет рассчитана исходя из стоимости
списания материалов, проданных товаров и сдельной зарплаты исполни-
телей.
▪▪ Списание используемых материалов. Запасы, указанные на вкладке
Материалы, будут списаны со склада, указанного на вкладке Главное.
Стоимость списанного материала автоматически войдет в себестоимость
работы, на которую он отнесен.
▪▪ Списание проданных товаров. Товары на одноименной вкладке спишутся
со склада в себестоимость продажи.
▪▪ Начисление сдельной зарплаты сотрудникам в табличной части Зарплата
исполнителей. Сумма сдельной оплаты спишется на себестоимость
работы, на которую она отнесена.
Все выше перечисленные операции будут зарегистрированы на дату,
указанную в поле Финиш!
В отчете Себестоимость выпуска в разделе Работы можно проана-
лизировать структуру себестоимости работ с детализацией по материалам
и прочим затратам. Себестоимость работ формируется при их реализации.

222
Глава 8. Работы

Стоимость выполненных работ и их себестоимость отражаются в отчете


Валовая прибыль в разделе Продажи.

Сумма начисленной сдельной зарплаты сотруднику доступна в отчетах


Начисления и удержания и Расчеты с персоналом. Эти отчеты располо-
жены в разделе Зарплата.

223
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В заказ-наряде по кнопке Печать можно сформировать печатные формы


ТОРГ 12 (для товаров), Акт об оказании услуг (для работ) и другие.

Выполнение долгосрочных работ


Если все работы не закрываются одновременно, а также есть необхо-
димость отследить их выполнение, то рекомендуем использовать документ
Заказ покупателя для работы со сделкой.

ПРИМЕЧАНИЕ

В этой главе расходы, связанные с работами, относятся


на финансовый результат месяца, за который они начислены.
Если требуется расходы по долгосрочному проекту накапливать
до месяца получения выручки по нему, то необходимо использовать
незавершенное производство. Пример использования приведен
в разделе «Примеры автоматизации».

Рассмотрим учет выполнения работ на примере строительства дома –


долгосрочного заказа.
Нужно указать в заказе покупателя перечень выполняемых работ.

224
Глава 8. Работы

Определить структуру статей затрат на выполнение работ в плане счетов


в разделе Компания.

225
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

По мере фактического использования материалов следует списывать


их на заказ документом Перемещение запасов.

Складом может выступать также объект


строительства, на котором хранятся материалы

Укажите заказ клиента, по которому


регистрируется расход материалов

Выполненные работы подрядчика также можно отнести на расход


по заказу покупателя документом Приходная накладная (см. рис. ниже).
Зарплата собственным сотрудникам начисляется в документе
Начисление зарплаты. В одном документе можно начислить зарплату
по нескольким заказам покупателей (см. рис. ниже).

226
Глава 8. Работы

227
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Закрытие выполненных работ отражается в системе документом Акт


выполненных работ. Если работы закрываются в несколько этапов,
то на каждый этап создается отдельный акт.

При проведении акта выполненных работ будет начислен доход на сумму


документа по заказу покупателя.
Для анализа расходов по выполняемым работам предназначен отчет
Доходы и расходы по заказам покупателей (по отгрузке). Он позволяет
получать актуальные данные по расходам в любой момент при условии их
своевременной регистрации в программе.
Для анализа всех расходов, понесенных по сделке, необходимо в отчете
установить отбор по заказу покупателя и снять ограничение по периоду.

228
Глава 9

Деньги

Банк
Загрузка выписки из банка
Для учета банковских операций предназначены документы Поступление
на счет и Расход со счета, расположенные в разделе Деньги.

Они могут быть добавлены вручную, но гораздо удобнее создавать их


(особенно в большом объеме) автоматически. Для этого в программе предна-
значена обработка по загрузке выписок из банка. Она вызывается по кнопке
Загрузить из банка в 1С в журнале документов Документы по банку.
229
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

После выбора сохраненного из банковской программы файла откроется


форма загрузки выписок. В ней содержится информация о суммах посту-
пления и списания, контрагентах, назначениях платежа и пр.
Если контрагент в программе не найден, то это будет отмечено словами
«Не найден». Для таких контрагентов можно выполнить несколько операций
в форме Действия с ключевыми реквизитами (вызывается при нажатии
на контрагента):
▪▪ создать нового контрагента при загрузке выписки;
▪▪ создать нового контрагента до загрузки;
▪▪ выбрать существующего контрагента;
▪▪ не создавать нового контрагента.

Аналогичные действия доступны с договорами и расчетными счетами


компаний.

230
Глава 9. Деньги

ВАЖНО!

При чтении файла с выпиской из банка поиск контрагента осущест-


вляется по значению реквизита ИНН. В случае наличия в базе
покупателя или поставщика с незаполненным данным реквизитом
контрагенты будут задублированы. Рекомендуется указывать ИНН
контрагентов, с которыми ведутся безналичные расчеты.

В форме загрузки выписок по кнопке Настройка можно указать


путь к файлу загрузки по умолчанию, а также действия программы при
загрузке: проведение загружаемых документов, автозаполнение документов
долгами и пр.

231
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

По ссылке в форме настроек можно установить соответствия назна-


чения платежа и реквизитов платежа. На картинке ниже показан вариант
настройки, когда все платежи, у которых в названии содержится слово
«комиссия», будут автоматически регистрироваться документом Расход
со счета с видом операции На расходы и с заполненными статьями ДДС
и корреспонденцией.

232
Глава 9. Деньги

Учет безналичной оплаты от покупателя


При автоматической загрузке оплаты от клиента будет создан документ
Поступление на счет с видом операции От покупателя.
В случае оплаты уже совершенной реализации можно воспользоваться
формой подбора долгов по кнопке Подобрать и в ней выбрать те документы,
которые закрываются оплатой. Или же добавить их вручную. Если платеж
является авансом, то поле Документ к зачету не заполняется.

Перетащите из верхней таблицы


в нижнюю те документы реализации,
которые будут зачтены в платеже

233
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Если оплата поступила по разным заказам, реализациям или договорам,


то сумму надо разделить на несколько строк в документе.

Учет поступления оплаты


от банка-эквайера
Перечисление денег на расчетный счет от банка-эквайера регистриру-
ется документом Поступление на счет с видом операции Отчет эквайера.
В этом документе требуется выбрать банк (если он не заполнен) и терминал,
за который перечисляются деньги. Если в настройках учета по разделу
Деньги установить флажок Разносить оплату по эквайринговым
операциям, то станет доступной возможность отнести поступление денег
от банка на конкретные операции по платежным картам. Также будет авто-
матически рассчитана комиссия банка на основании указанных в терминале
значений.

234
Глава 9. Деньги

Для анализа перечислений денег по эквайринговым терминалам


в разделе Деньги можно сформировать отчет Контроль операций
эквайринга.

235
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Учет оплаты поставщику


Безналичная оплата поставщику отражается документом Расход
со счета с видом операции Поставщику. Если используется загрузка
выписки из банка, то такой документ будет создан автоматически, а поле
Поставщик заполнится корректным контрагентом.

Если оплата происходит только по одному-единственному договору,


то остается только провести документ – договор заполнится автоматически.
Если по нескольким договорам, их нужно указать в каждой строке. Признак
аванса устанавливается для отражения предоплаты по договору/счету
на оплату. Когда оплата проходит после поступления товаров/оказания услуг,
то нужно заполнить колонку Документ к зачету.
Для учета оплат заказов поставщикам и входящих счетов необходимо
выбрать их в колонках Заказ и Счет на оплату соответственно.

236
Глава 9. Деньги

Перечисление налогов в бюджет


Для отражения перечисления налогов используется документ Расход
со счета с видом операции Налоги. При загрузке выписки из банка данный
вид операции устанавливается автоматически. Остается только выбрать вид
налога в одноименном поле.

Проверить сумму перечисленных налогов можно в отчете Расчеты


по налогам в разделе Компания.

237
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Возврат денег покупателю


Безналичный возврат денег покупателю регистрируется документом
Расход со счета с видом операции Покупателю (возврат). В этом случае
необходимо будет указать договор, по которому возвращены деньги, заказ
покупателя и обязательно заполнить Документ к зачету. При прове-
дении документа задолженность перед покупателем уменьшится на сумму
документа.

Укажите заказ и документ,


по которым возвращается оплата

238
Глава 9. Деньги

Учет списания банковской комиссии


Для корректного учета банковской комиссии в документе, регистриру-
ющем списание, должна быть установлена операция На расходы.

Выберите соответствующую
статью расходов

При проведении документа указанная в нем сумма спишется со счета


и будет начислен расход по выбранной статье.

Формирование платежных поручений


Чтобы исключить заполнение платежных поручений в программе
«Банк-клиент», существует возможность создавать их в УНФ. Журнал доку-
ментов Платежные поручения расположен в разделе Деньги. Платежное
поручение можно как создать отдельно, так и ввести, например, на основании
заказа поставщику или заявки на расход денег.

239
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Выгрузка платежных поручений осуществляется с помощью обработки


по выгрузке платежных поручений в банк. Она вызывается по кнопке
Выгрузить из 1С в банк в журнале платежных поручений.

240
Глава 9. Деньги

Касса
Учет наличной оплаты от покупателя
Наличная оплата от клиента отражается документом Поступление
в кассу с видом операции От покупателя. Если оплата поступает
по заказу покупателя, то нужно зарегистрировать ее, создав данный документ
на основании заказа покупателя.

Признак аванса. При оплате после


отгрузки здесь должен быть указан Заказ покупателя,
документ реализации по которому поступает оплата

В новом документе будут автоматически заполнены: покупатель


и его договор, оплачиваемый заказ, сумма оплаты. Нужно сверить сумму
документа с фактически полученной оплатой и провести документ.
При необходимости можно вывести на печать приходный кассовый ордер.
При оплате нескольких заказов следует создать документ Поступление
в кассу в разделе Деньги в группе Касса. В этом документе выбрать контр-
агента, а договоры и заказы указать в строках.

241
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При нажатии кнопки Подобрать откроется форма подбора долгов,


с ее помощью возможно отбирать к оплате документы, по которым
существует задолженность покупателя.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если при выборе покупателя в документах Поступление в кассу/


Поступление на счета реквизиты Заказ покупателя и Документ
к зачету недоступны, то следует проверить настройку учета взаи-
морасчетов в карточке контрагента. Аналитика взаиморасчетов
с контрагентом определяет доступность документов реализации
и заказов при оплате.

242
Глава 9. Деньги

Выдача денег из кассы на прочие расходы


Выдать деньги из кассы и списать их на расходы можно с помощью
документа Расход из кассы с видом операции На расходы. В этом документе
необходимо выбрать кассу и сумму выданных денег.

Подразделение расхода

Выберите статью расхода


Если расход связан
с заказом покупателя,
то укажите его

При проведении документа указанная в нем сумма спишется из кассы


и будет начислен расход по статье в разрезе направления бизнеса, подразде-
ления и заказа покупателя.

Перемещение денег
Перемещение денег между кассами
Документ Перемещение денег в разделе Деньги позволяет отразить
операцию по перемещению денег между кассами. В этом документе должны
быть указаны дата и сумма перемещения, а также две кассы, между которыми
передаются деньги. При проведении документа указанная сумма спишется
из кассы-источника и поступит в кассу-приемник.

243
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Вышеприведенный способ является универсальным для учета пере-


мещения денег между кассами. Однако существует еще одна схема учета
перемещений. Она может быть использована в том случае, если места
хранения денег территориально разделены и требуется актуальность
остатков денег во всех кассах и денег в пути.
Процесс по такой схеме отражается двумя документами. Сначала необ-
ходимо с помощью документа Расход из кассы с видом операции Прочий
расход зарегистрировать выдачу денег из кассы-источника. Важно в поле
Корреспонденция выбрать счет Переводы в пути. При проведении
документа сумма спишется из кассы, но в расход не попадет.

244
Глава 9. Деньги

Увидеть сумму денег в пути можно в отчете Оборотно-сальдовая


ведомость в разделе Компания по счету Переводы в пути.

При получении денег нужно создать документ Поступление в кассу


с видом операции Прочее поступление. В нем, аналогично предыдущему
документу, в поле Корреспонденция выбрать Переводы в пути.
245
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Таким образом, существуют два способа отражения операции по


перемещению денег между кассами. Каждый из них может применяться
в соответствии с потребностями учета компании.
Перемещение денег между счетами
Перемещение денежных средств между расчетными счетами одной орга-
низации можно отразить двумя способами.
Способ 1. Создать документ Перемещение денег, в котором в поле
Откуда выбрать расчетный счет – источник, а в поле Куда – счет-приемник.
При проведении документа деньги спишутся с первого счета и поступят
на второй. При использовании такого способа следует учитывать, что
при загрузке выписки из банка будут созданы документы Расход со счета
и Поступление на счет на сумму перемещения. Их следует распровести
во избежание дублирования данных.
Способ 2. Установить в ранее загруженном из банка документе Расход
со счета вид операции Прочий расход и в поле Корреспонденция выбрать
Переводы в пути. Аналогичное действие выполнить в документе Посту-
пление на счет по другому расчетному счету. В этом случае будет соблюдена
актуальность остатков денег на счетах при временном разрыве между
списанием и поступлением денег.
Получить сумму денег в пути можно в отчете Оборотно-сальдовая
ведомость в разделе Компания.

246
Глава 9. Деньги

ПРИМЕЧАНИЕ

Второй способ учета перемещения денег применим, если в группе


компаний существует платежи между двумя и более юридическими
лицами. Например, когда одна организация оплачивает поставку
от другой. При условии, что учет ведется в общем по группе
компаний и нет задачи видеть взаиморасчеты между своими юриди-
ческими лицами.

Расчеты с подотчетниками
Выдача денег под отчет
Если деньги были перечислены подотчетному лицу банковским
переводом, то эта операция отражается документом Расход со счета с видом
операции Подотчетнику. В документе следует выбрать сотрудника в поле
Подотчетник. Если документ был загружен из банка, то сумма заполнится
автоматически. Выдача наличных денег под отчет регистрируется доку-
ментом Расход из кассы с видом операции Подотчетнику.

При проведении документов с видом операции Подотчетнику задол-


женность сотрудника перед организацией в качестве подотчетного лица
увеличится. Проанализировать взаиморасчеты с подотчетными лицами
можно в отчете Расчеты с подотчетниками в разделе Деньги.

247
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Учет израсходованных подотчетником денег


Результат расходования подотчетных денег отражается в документе
Авансовый отчет в разделе Деньги.
Документом Авансовый отчет можно закрыть следующие операции:
1. Учет расходов. Расходы (номенклатура с типом Услуга) на ГСМ,
командировочные, связь и пр. учитываются на вкладке Услуги.
Их можно привязать к заказу покупателя, подразделению и направ-
лению деятельности.

Расход подотчетника можно


отнести к заказу покупателя

248
Глава 9. Деньги

2. Покупка запасов. На вкладке Запасы нужно заполнить номенклатуру,


которую приобрел подотчетник. Если указать Заказ покупателя,
то при проведении документа запас автоматически зарезервируется
под него.

Склад, на который поступят


приобретенные подотчетником запасы

3. Оплата поставщикам. Если подотчетник передает деньги постав-


щику, то следует на вкладке Оплаты выбрать контрагента, договор
с ним и заказ поставщику. В случае предоплаты установить флажок
Аванс.

249
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

На вкладке Выданные авансы можно подобрать документы, отра-


жающие выдачу денег под отчет. Это позволит увидеть в отчете Расчеты
с подотчетниками, по какой выдаче денег сотрудник отчитался, а по какой
остается остаток. При проведении авансового отчета задолженность подот-
четника будет уменьшена на сумму документа, а также будут начислены
расходы, отражена оплата поставщикам и оприходованы запасы на склад.
Контроль взаиморасчетов с подотчетниками
Для анализа взаиморасчетов с подотчетными лицами предназначен
отчет Расчеты с подотчетниками в разделе Деньги. В этом отчете можно
увидеть сумму выданных денег за период, полученных отчетов за их расходо-
вание, а также остаток по взаиморасчетам. Для детализации взаиморасчетов
по документам выдачи денег необходимо установить группировку в отчете
по документу.

250
Глава 9. Деньги

Платежный календарь
Планирование поступления оплат от клиентов
Доступность планирования платежей определяет опция Платежный
календарь в настройках учета по разделу Деньги.

При ее активации в документах Заказ покупателя и Счет на оплату


будет доступен флажок Запланировать оплату. При его установке появится
новая вкладка в заказе покупателя – Платежный календарь (см. рис. ниже).

ВАЖНО!

Не рекомендуется планировать оплату по одному заказу


в документе Заказ покупателя и Счет на оплату одновременно.
В таком случае сумма планового поступления денег удвоится.

251
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

По этой кнопки вы можете


разбить платежи на этапы

Укажите способ оплаты


и банковский счет (если известно)

Проанализировать плановое поступление денег от клиентов можно


в отчете Планируемые остатки денежных средств в разделе Деньги.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для планирования прочих поступлений денег или оплат от клиентов


по договору без привязки к заказам стоит использовать документ
Поступление денег (план), расположенный в разделе Деньги.

252
Глава 9. Деньги

Планирование расхода денег


Оплату счетов поставщиков, выдачу заработной платы сотрудникам
и прочие платежи можно планировать в программе. Для планирования
оплаты по входящему счету следует в документах Заказ поставщику
и Счет на оплату (полученный) установить флажок Запланировать
оплату и установить плановый платеж по аналогии с заказом покупателя.

ВАЖНО!

Не рекомендуется планировать оплату по одному заказу


в документе Заказ поставщику и Счет на оплату (полученный)
одновременно. В таком случае сумма планового поступления денег
удвоится.

Платежи, не связанные с поставщиками, можно запланировать доку-


ментом Заявка на расход денег в разделе Деньги. В нем нужно указать
плановые дату и сумму оплаты, статью и источник списания денег.
Контрагент при необходимости выбирается в одноименном поле. В поле
Откуда определяется источник списания денег.

253
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ПРИМЕЧАНИЕ

Документ Заявка на расход денег можно создать на основании


заказа поставщику и полученного счета на оплату. Использование
заявки в качестве единственного документа, планирующего расход
денег, позволит организовать в компании процесс утверждения
платежей руководителем (финансовым директором, главным
бухгалтером и пр.).

Прогнозный остаток денежных средств можно проверить в отчете


Планируемые остатки денежных средств в разделе Деньги.

254
Глава 9. Деньги

В настройке отчета вы можете отобрать


данные по определенному счету/кассе Прогнозный остаток денег
на 10.06.2019

Анализ вероятности кассового разрыва


Благодаря введенной информации по плановым поступлениям
от клиентов (см. «Планирование поступления оплат от клиентов»), а также
согласованным платежам (см. «Планирование расхода денег») в отчете
Платежный календарь раздела Деньги появляется возможность увидеть
плановый остаток денег на любую дату в разрезе мест хранения (касс
и расчетных счетов). В случае если сумма платежа на дату запланирована
больше плановых остатков денег, прогнозируемый кассовый разрыв отобра-
жается в виде отрицательного числа.

255
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Если заранее обнаружить такой риск и принять меры, то кассового


разрыва можно избежать.

Операции с валютой
Покупка валюты
Приобретение валюты отражается двумя операциями:
1. Списание денежных средств со счета – документ Расход со счета
с видом операции Прочие расходы и корреспонденцией Переводы
в пути.

256
Глава 9. Деньги

2. Поступление денег на валютный счет – документ Поступление


на счет с видом операции Покупка валюты.

В расчетном счете должна быть указана


валюта, отличная от национальной

257
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Продажа валюты
Продажа валюты отражается такой же цепочкой документов, как
и покупка, только расход денег будет с валютного счета, а поступление
на счет с национальной валютой.

Курсовые разницы
Когда заказчик оплачивает счет на оплату в валюте, возникают курсовые
разницы. Это обусловлено тем, что в документе реализации в системе
рассчитывается сумма в валюте по курсу на дату продажи, а оплата проис-
ходит в другой день и по другому курсу.

258
Глава 9. Деньги

Система автоматически в момент проведения операции по оплате или


отгрузке выполняет расчет курсовых разниц и регистрирует доход/расход.

Расчет курсовых разниц может выполняться также при обмене валюты


в разные дни.

Личные средства
предпринимателя
Операция отражается документами Поступление на счет и Посту-
пление в кассу с видом операции От прочего контрагента (учредителя).
Перед этим нужно ввести учредителя как контрагента с типом отношений
Прочие отношения.

259
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проверить взаиморасчеты с учредителями можно в отчете Расчеты


по прочим операциям.

Возврат денежных средств учредителю отражается документами


Расход со счета и Расход из кассы с видом операции Прочему контрагенту
(учредителю).

260
Глава 10

Взаиморасчеты
Расчеты с покупателями
Контроль просроченной дебиторской задолженности
Для того чтобы определить покупателей, нарушающих условия оплаты,
предназначен отчет Задолженность покупателей по срокам долга
в разделе Продажи.
В отчете выводятся данные о дебиторской задолженности контрагента с
детализацией по срокам давности.

261
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Просроченной является задолженность, которая не погашена в срок,


указанный в карточке договора с покупателем.

По истечении этого срока программа считает количество дней без


оплаты. Срок оплаты может быть установлен для каждого договора отдельно.
В настройках учета раздела Продажи указывается количество дней посту-
пления оплаты по умолчанию.
В случае если в реквизите От покупателя установлено значение 0,
контроль нарушения сроков оплаты выполняться не будет – задолженность
не будет являться просроченной.
Для отчета можно установить различные группировки: менеджеры,
заказы покупателей, документы реализации и пр.

262
Глава 10. Взаиморасчеты

ВАЖНО!

Дебиторская задолженность контрагента формируется в момент


продажи. То есть сумма неоплаченных счетов не является долгом.
В случае если аванс не привязан к документу реализации, сумма
документа будет отражаться в данном отчете. Во избежание таких
ситуаций рекомендуется установить автоматический зачет авансов
в настройках учета для раздела Деньги. Полученный аванс
возможно зачесть в документе реализации – при условии, что
продажа и оплата оформлены по одному договору и заказу покупа-
теля (другой вариант – без заказа).

Документы, которые увеличивают долг покупателя:


▪▪ Заказ-наряд;
▪▪ Расходная накладная;
▪▪ Акт выполненных работ;
▪▪ Отчет комиссионера;
▪▪ Отчет о переработке;
▪▪ Продажа имущества.
Документы, которые уменьшают долг покупателя:
▪▪ Поступление на счет;
▪▪ Поступление в кассу;
▪▪ Операция по платежным картам.

263
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Списание проблемной задолженности клиента


Для списания долга покупателя необходимо использовать документ
Корректировка долга в разделе Продажи.

Для списания долга выберите счет


«Прочие расходы». Для увеличения
долга – «Прочие доходы»

Покупатель, с которого По кнопке подберите


списывается долг из списка остатки по долгам

Введите сумму, на которую


должен уменьшиться долг

При проведении документа Корректировка долга с видом операции


Корректировка долга покупателя задолженность контрагента уменьшится
на сумму документа. Проверить списание долга можно в отчете Расчеты
с покупателями в разделе Продажи.

264
Глава 10. Взаиморасчеты

Переуступка долга покупателя


Для отражения данного процесса не рекомендуется изменять задним
числом контрагента в документе оплаты. В этом случае станет недоступной
история фактических платежей. Для переоформления оплаты на другого
клиента предназначен документ Корректировка долга с видом операции
Переуступка долга покупателя.

С него списывается
долг/аванс

265
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

На вкладке Реквизиты получателя нужно выбрать заказ покупателя,


на который зачитывается аванс, и сумму.

При проведении документа корректировки увеличится задолженность


организации перед покупателем-получателем на сумму переуступки.

266
Глава 10. Взаиморасчеты

Оплата заказа покупателя будет учтена.

Расчеты с поставщиками
Контроль просроченной кредиторской задолженности
Отчет Задолженность поставщикам по срокам долга в разделе
Закупки позволяет проанализировать кредиторскую задолженность перед
поставщиками. Аналогично договорам с покупателями в договоре с постав-
щиком определяется срок оплаты контрагенту. Значение по умолчанию
задается в настройках раздела Закупки.

267
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Документы, увеличивающие долг поставщику:


▪▪ Приходная накладная;
▪▪ Дополнительные расходы;
▪▪ Отчет комитенту;
▪▪ Отчет переработчика.
Документы, которые уменьшают долг поставщику:
▪▪ Расход со счета;
▪▪ Расход из кассы;
▪▪ Авансовый отчет.

Сверка взаиморасчетов
Для подтверждения с контрагентом текущих остатков по расчетам
используется документ Сверка взаиморасчетов, который расположен
в разделах Продажи и Закупки.
Нужно выбрать в нем контрагента, период сверки.

Нажмите на кнопку, чтобы


автоматически заполнились Вы можете сформировать
документы, влияющие акт сверки по всем договорам
на взаиморасчеты или по одному/нескольким

268
Глава 10. Взаиморасчеты

После заполнения документа нужно вывести на печать форму


Акт сверки взаиморасчетов (без расхождений) и установить статус
На сверке.

Если данные контрагента по расчетам расходятся с вашими, то необ-


ходимо ввести их на вкладке Сведения, полученные от контрагента.
Когда акт сверки подписан, установить статус Сверена. В случае расхож-
дения можно ввести документ Корректировка долга на основании сверки.

269
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

270
Глава 11

Зарплата и кадры
Чтобы включить зарплатный блок учета, необходимо установить соот-
ветствующий флажок в настройках программы.

Кадровый учет
Принятие на работу сотрудника
Отразить прием на работу сотрудника можно двумя способами.
Способ 1. При вводе нового сотрудника. Из карточки сотрудника
открыть форму для ввода условий работы сотрудника (см. рис. ниже).
После нажатия кнопки Готово будет автоматически сформирован
документ Прием на работу на одного сотрудника.

271
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Выберите вид начисления,


сумму и счет затрат,
на который будет относиться
зарплата при начислении

272
Глава 11. Зарплата и кадры

Способ 2. В документе Прием на работу. В разделе Зарплата создать


документ Прием на работу. На вкладке Сотрудники указать сотрудников
(в одном документе их может быть несколько), принимаемых на работу,
их должности и подразделения.

На вкладке Начисления и удержания для каждого сотрудника нужно


добавить виды начислений, суммы и статьи затрат.

Получить перечень работающих сотрудников в разрезе подразделений


можно в отчете Список сотрудников раздела Зарплата.

273
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для анализа условий работы сотрудников можно использовать отчет


Плановые начисления сотрудникам.

274
Глава 11. Зарплата и кадры

Кадровое перемещение сотрудника


Для регистрации изменения должности сотрудника, подразделения
работы и видов начислений следует использовать документ Кадровое
перемещение. В зависимости от вида изменения в поле Операция нужно
выбрать соответствующее значение: Перемещение и изменение условий
оплаты или Изменение условий оплаты.

Добавьте сотрудника,
которого переводят на новую
должность, подразделение
или новую схему оплаты

Если у сотрудника изменяется схема начисления дохода, то нужно


скорректировать ее.

Нажмите на эту кнопку –


табличная часть заполнится
актуальными начислениями
и удержаниями

Измените сумму начисления,


добавьте новый вид начисления

275
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При проведении документа сотрудник будет назначен на новую


должность с новой суммой оклада (если она изменялась).
Если сотруднику необходимо отменить начисление какого-либо вида или
удержание, то достаточно лишь в нужной строке снять флажок в колонке А
(актуальность).

Увольнение сотрудника
Увольнение сотрудника отражается документом Увольнение в разделе
Зарплата. В нем следует выбрать сотрудника и дату увольнения. С этой
даты сотрудник больше не будет числиться в списке работающих и автома-
тически попадать в документы по зарплате.

Зарплата
Расчет и начисление зарплаты
Учет рабочего времени сотрудников
Для учета рабочего времени сотрудников предназначен документ Табель
в разделе Зарплата. В этом документе можно зафиксировать как отрабо-
танные часы, так и дни.

276
Глава 11. Зарплата и кадры

Виды рабочего времени отмечаются буквенными сокращениями.


Их список с описанием доступен в разделе Зарплата. Наиболее часто
используемые:
▪▪ «Я» – явка. Этой буквой отражается, что сотрудник отработал полный
рабочий день;
▪▪ «ДО» – отпуск за свой счет;
▪▪ «С» – работа во внеурочное время;
▪▪ «ОТ» – оплачиваемый отпуск.
Виды рабочего времени используются не только для анализа отработан-
ного времени, но и в автоматических расчетах зарплаты по видам начисления.

Установите месяц Выберите отдел,


учета времени по сотрудникам которого
учитывается рабочее время

При нажатии на кнопку табличная Для каждого сотрудника


часть автоматически заполнится укажите вид рабочего
сотрудниками, работающими времени и количество
в выбранном подразделении отработанных часов

Посмотреть все варианты видов рабочего времени можно в справоч-


нике Виды рабочего времени в разделе Зарплата, а при необходимости
и добавить новый вид.

277
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Существует второй способ заполнения рабочего времени сотрудников


в документе Табель – в целом за период. При таком способе время фикси-
руется за месяц в разрезе видов рабочего времени, без детализации по дням.

ПРИМЕЧАНИЕ

При нажатии кнопки Заполнить помимо сотрудников программа


заполняет отработанное время согласно норме рабочих дней
за месяц. Если этого не происходит, то необходимо актуализи-
ровать график работы согласно производственному календарю.
Справочник Графики работы размещен в разделе Зарплата.
Неактуальность версии программы также может повлиять
на корректность заполнения рабочих дней в документе Табель.

Отчет Отработанное время по дням выводит данные о количестве


отработанных дней сотрудников с детализацией по дням.

278
Глава 11. Зарплата и кадры

А отчет Отработанное время в целом за период – за выбранный период.

Учет отпусков
Для того чтобы отпускные начисления сотрудникам рассчитывались
автоматически, необходимо выполнение следующий условий:
1. В справочнике Виды начислений и удержаний присутствует
элемент с типом Начисление и с формулой расчета отпускных.
Для этого нужно создать новый вид начисления с формулой, в которой
присутствуют параметры:
▫▫ тарифная ставка. Сумма начисления, от которой рассчитываются
отпускные за месяц;
▫▫ норма дней за месяц. Выбирается из списка показателей. Следует
использовать этот параметр, если размер отпускных зависит
от количества рабочих дней в месяце;

279
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▫▫ количество дней, которые сотрудник провел в отпуске. Для того


чтобы программа автоматически заполнила этот показатель,
нужно создать параметр расчета. Настройки параметра расчета
приведены на рисунке ниже. Подробное описание создания пара-
метров расчета приведено в разделе «Настройка произвольной
схемы расчета зарплаты».

Если автоматического заполнения отпускных дней не требуется,


то в параметре расчета достаточно установить признак Задавать
значение при расчете зарплаты. В этом случае данный параметр
заполняется вручную в документе Начисление зарплаты.
Для нового вида начисления нужно определить формулу расчета.

280
Глава 11. Зарплата и кадры

2. Сотрудник принят на работу с видом начисления, предназначенным


для учета отпускных.
3. Дни, проведенные в отпуске, отмечены в документе Табель.
Расчет и начисление отпускных выполняются в документе Начисление
зарплаты.

При нажатии на кнопку будет


выполнен расчет начисления
в соответствии с заданной формулой

Расчет окладной части зарплаты сотрудника


Расчет и начисление зарплаты сотрудникам выполняются с помощью
документа Начисление зарплаты в разделе Зарплата. Для того чтобы
оклад был автоматически рассчитан, должны быть соблюдены три условия:
1. Сотрудник принят на работу с установленным видом начисления
(см. рис. ниже).
2. В виде начисления для оклада установлена формула, учитыва-
ющая норму дней и количество отработанных дней. По умолчанию
в программе уже существует такой вид начисления – Оклад по дням.
3. Зарегистрированы отработанные дни документом Табель.

281
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В новом документе Начисление зарплаты в реквизите Период регист-


рации нужно выбрать месяц, за который начисляется зарплата. По кнопке
Заполнить и рассчитать программа заполнит табличную часть документа
всеми сотрудниками, которые приняты на работу в выбранном подразде-
лении. А также рассчитает сумму начисления по заданной формуле (с учетом
количества отработанных дней и нормы дней).
Статья расхода (колонка Аналитика), на которую отнесется сумма
зарплаты конкретного сотрудника, заполняется в соответствии со статьей,
указанной в документе приема на работу. Она может быть изменена вручную.

Сумма к начислению
Отдел, сотрудникам которого будут рассчитывается по формуле
произведены расчет и начисление зарплаты в виде начисления

Количество отработанных
дней заполняется Статья расхода, на которую отнесется сумма
на основании табеля зарплаты конкретного сотрудника. Автоматически
заполняется в соответствии со статьей, указанной
в документе приема на работу

282
Глава 11. Зарплата и кадры

При проведении документа увеличится задолженность перед каждым


сотрудником, для которого заполнена сумма.
Проверить сумму начисленной зарплаты можно в отчете Начисления
и удержания.

ПРИМЕЧАНИЕ

Сотрудники, их виды начисления и суммы могут быть добавлены


в документ Начисление зарплаты вручную. То есть принимать их
на работу в программе необязательно. Однако в таком случае авто-
матический расчет зарплаты будет недоступен.

Расчет сдельной зарплаты производственных рабочих


Для начисления сдельной оплаты предназначен документ Сдельный
наряд в разделе Производство. Он доступен при включенной опции учета
технологических операций.

283
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Сдельный наряд позволяет решить две задачи: начислить зарплату


сотруднику и отнести сумму начисления в себестоимость продукции/работы.
Рекомендуется создавать его на основании документов Заказ на произ-
водство и Заказ-наряд. В этом случае сумма наряда будет учтена в качестве
затраты на производство.

Работа, за которую начисляется


зарплата исполнителю. Может
быть заполнена автоматически,
если указана в спецификации

Заполняется автоматически
плановым количеством
выпускаемой продукции
Фактическое количество
заполняется вручную

В поле Расценка указывается стоимость операции за одну единицу


продукции. Конечная стоимость работ рассчитывается после заполнения
фактического количества.
Сдельную зарплату можно начислить как одному рабочему, так и группе
рабочих – бригаде. Это определяет значение поля Исполнитель – в нем
можно выбрать сотрудника или элемент справочника Бригады. Бригада
состоит из нескольких сотрудников, каждому из которых может быть назначен
коэффициент трудового участия (КТУ). Согласно этому коэффициенту будет
автоматически распределена начисляемая по сдельному наряду сумма.
Для начисления зарплаты с помощью сдельного наряда необходимо
установить флажок Закрыт. При проведении документа будет начислена
зарплата исполнителю на дату, указанную в поле Дата закрытия.

284
Глава 11. Зарплата и кадры

Увидеть появившуюся задолженность перед сотрудником можно


в отчете Расчеты с персоналом.
Расчет премий менеджерам по выручке
Для автоматического расчета премии менеджеру в программе необ-
ходимо, чтобы сотрудник был принят на работу (см. «Принятие на работу
сотрудника»). В справочнике Виды начислений и удержаний по умолчанию
существует элемент Процент продаж по ответственному с заданной
формулой расчета. Если принять на работу сотрудника с данным видом
начисления, то процент от продаж будет рассчитываться от суммы выручки
по нему.

ВАЖНО!

При выборе вида начисления Процент продаж по ответственному


сумма выручки считается по документам реализации (расходная
накладная, акт выполненных работ и пр.), в которых сотрудник
указан в поле Ответственный. Стоит учитывать, что при вводе
документа продажи на основании заказа покупателя значение
реквизита Ответственный не копируется – реквизит заполняется
ответственным сотрудником из настроек пользователя.

Сам расчет премии происходит в документе Начисление зарплаты


при нажатии кнопки Заполнить и рассчитать.

285
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проверить рассчитанный в документе показатель Сумма продаж


по ответственному можно в отчете Продажи с группировкой по менед-
жерам.

286
Глава 11. Зарплата и кадры

Настройка произвольной схемы расчета зарплаты


Рассмотрим на следующем примере настройку автоматического расчета
зарплаты: начальник производства получает оклад в размере 35 000 рублей
и премию – 5 рублей за единицу выпущенной продукции в месяц.
В данном случае премию можно посчитать и начислить вручную –
получить количество произведенной продукции в отчете Выпуск продукции
и умножить на вознаграждение 5 руб. Затем эту сумму указать в документе
Начисление зарплаты.
Но можно воспользоваться таким инструментом УНФ, как автоматиче-
ский расчет зарплаты по заданным параметрам. Количество выпущенной
продукции является рассчитываемым параметром, поэтому его нужно
добавить в справочник Параметры расчетов в разделе Зарплата.
На вкладке Отбор можно уточнить расчет параметра – например, по одному
из нескольких подразделений или групп номенклатуры.

287
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

После того как определен и настроен параметр расчета, необходимо


выполнить второй шаг – в справочнике Виды начислений и удержаний
создать новое начисление и назначить для него формулу. Формула будет
состоять из двух составляющих: параметра, рассчитывающего количество
выпущенной продукции, и тарифной ставки за единицу. Тарифная ставка
будет назначаться в документе приема на работу.

В документе Начисление зарплаты по кнопке Заполнить и рассчи-


тать будет рассчитана премия сотруднику согласно установленной формуле
(см. рис. ниже).

288
Глава 11. Зарплата и кадры

Обязательное условие для автоматического расчета начисления – данный


вид начисления должен быть назначен для сотрудника в документе Прием
на работу.
Начисление штрафов
Для начисления штрафов сотрудникам предназначен документ Начис-
ление зарплаты. В нем нужно выбрать сотрудника, которому начисляется
штраф, в поле Начисление/удержание выбрать вид удержания с типом
Удержание и сумму штрафа.

289
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проверить сумму начисленных штрафов по сотрудникам можно в отчете


Начисления и удержания раздела Зарплата.

Начисление зарплаты по выполненным заданиям


Условия оплаты заданий задаются в документе Принятие на работу.
Для сотрудника нужно назначить вид начисления Оплата по заданиям
и в колонке Сумма указать тариф за один час. Согласно формуле данного
вида начисления премия будет рассчитываться исходя из ставки в час сотруд-
ника (тарифная ставка) и количества отработанных часов.

Затем в разделах Работы или Производство нужно создать документ


Учет времени. В нем необходимо указать сотрудника, его подразделение
и неделю учета времени. На каждую неделю вводится отдельный документ.
На вкладке Операции следует выбрать выполняемую работу и заполнить
количество отработанных часов.

290
Глава 11. Зарплата и кадры

В документе Начисление зарплаты при нажатии кнопки Заполнить


и рассчитать будет автоматически рассчитана премия сотруднику в соот-
ветствии с количеством отработанных им часов.

Для корректного расчета зарплаты по отработанным часам должно


выполняться условие: подразделения в документах Учет времени и Начис-
ление зарплаты совпадают.

291
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Выплата заработной платы


Выплата заработной платы сотруднику из кассы
Для учета выплаты зарплаты работнику наличными предназначен
документ Расход из кассы. В этом документе необходимо установить
вид операции Зарплата сотруднику, выбрать сотрудника и ввести сумму
выплаты. В реквизите Период регистрации указать месяц, за который
выплачивается зарплата.

Укажите месяц, за который


выплачивается зарплата

Выплата заработной платы сотрудникам по ведомости


Документ Платежная ведомость в разделе Зарплата позволяет
отразить выдачу заработной платы нескольким сотрудникам одним
платежом, а также распечатать унифицированную форму ведомости для
получения подписей работников. Суммы к выплате могут быть отредак-
тированы вручную. После записи документа можно вывести на печать
платежную ведомость.

292
Глава 11. Зарплата и кадры

По этой кнопке табличная часть автоматически


заполнится сотрудниками и суммой долга
перед ними за выбранный период

Выберите месяц, за который


выплачиваются деньги Выберите отдел, сотрудникам
которого выплачивается
зарплата

Для отражения фактической выдачи зарплаты группе сотрудников


нужно создать документ Расход из кассы или Расход со счета (также он
может быть загружен из банка) с видом операции Зарплата по ведомости
на основании платежной ведомости.

293
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При проведении вышеуказанных документов сумма в платежной


ведомости по каждому сотруднику будет считаться выплаченной.
Для анализа выплаченных сумм сотрудникам следует использовать отчет
Расчеты с персоналом.

ПРИМЕЧАНИЕ

В случае если компания перечисляет зарплату на банковские


карты сотрудникам без зарплатного проекта, в документе Расход
со счета нужно установить вид операции Зарплата сотруднику.

Расчеты с персоналом по займам


Выдача займа сотруднику
Расчеты с сотрудниками по займам доступны при активации соответст-
вующей функции в настройках учета.

Выдача кредита работнику отражается документами Расход из кассы


и Расход со счета с видом операции Выдача займа сотруднику. В документе
нужно выбрать сотрудника, получающего кредит, и договор займа. Договор
займа – это документ, который определяет условия кредита: процентную
ставку, срок, сумму, способ погашения и график платежей.

294
Глава 11. Зарплата и кадры

Проверить взаиморасчеты по кредиту с сотрудником можно в отчете


Займы сотрудникам в разделе Зарплата.

295
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ПРИМЕЧАНИЕ

Суммы выданных сотрудникам займов не отражаются в отчетах


Начисления и удержания и Расчеты с персоналом.

Возврат займа от сотрудника


Документ Поступление в кассу с видом операции Возврат займа сотруд-
ником регистрирует платеж сотрудника по полученному кредиту. В этом
документе должен быть выбран сотрудник и договор займа. Сумму возврата
можно указать вручную (реквизит Сумма), в таком случае останется выбрать
вид платежа в колонке Тип суммы, автоматически заполнить таблицу,
нажав на соответствующую кнопку.

После проведения операции по кредитному платежу от сотрудника долг


сотрудника по займу уменьшится на сумму документа.

ПРИМЕЧАНИЕ

Выдача займа сотруднику и его возврат безналичным способом


отражаются документами Расход со счета и Поступление на счет
соответственно.

296
Глава 11. Зарплата и кадры

Удержания долга сотрудника из заработной платы


В программе существует возможность погашения выданного займа
через удержание из зарплаты. Для этого в документе Начисление зарплаты
на вкладке Погашение займов нужно выбрать сотрудника, с которого удер-
живается сумма в счет кредита, сумму погашения основного долга и сумму
погашения процентов (если есть).

При нажатии кнопки Заполнить и рассчитать в документе Начисление


зарплаты данные по погашению займов могут быть заполнены автомати-
чески, если в договоре займа установлен признак Погашать из заработной
платы и период начисления зарплаты совпадает с плановым платежом.

Анализ взаиморасчетов с сотрудниками


В разделе Зарплата расположены отчеты, позволяющие проанализиро-
вать взаиморасчеты с сотрудниками: начисленную зарплату, удержания.
В отчете Расчеты с персоналом выводятся данные по сумме начис-
ленной и выплаченной зарплаты, а также конечный остаток по задолженности
сотрудникам.

297
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Отчет Начисления и удержания содержит информацию о начисленной


сумме в разрезе видов начислений и удержаний за период.

298
Глава 11. Зарплата и кадры

С помощью отчета Расчетные листки можно распечатать и выдать


работнику расчетный листок, в котором будет детализированы все его начис-
ления и удержания.

ПРИМЕЧАНИЕ

Выбор периода регистрации в документах Начисление зарплаты,


Платежная ведомость, Расход из кассы позволяет контролиро-
вать взаиморасчеты с сотрудниками помесячно. Например, увидеть
долг организации за предыдущий месяц или аванс за будущий.
Для этого в отчете Расчеты с персоналом следует установить
группировку по периоду регистрации.

299
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

300
Глава 12

Имущество
Принятие к учету имущества
Учет операций, связанных с имуществом, осуществляется в разделе
Компания в группе Имущество. Он доступен только при включенной соот-
ветствующей настройке.

Для учета основных средств предназначен справочник Имущество,


поэтому для приема к учету нового объекта нужно создать новый элемент
этого справочника. В нем заполнить тип имущества, способ амортизации
и начальную стоимость.

301
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Операцию принятия к учету имущества регистрирует документ


Принятие к учету. Перед постановкой основного средства на учет необ-
ходимо, чтобы оно находилось на складе в виде номенклатурной позиции.

С этого склада будет


списана номенклатура
для имущества

Будущий объект
имущества

Стоимость объекта,
принимаемого к учету

302
Глава 12. Имущество

На вкладке Имущество указываются параметры основного средства.

Установите флажок, если по имуществу


требуется начислять амортизацию

Срок, на который будет рассчитываться Установите флажок, если


амортизация при линейном способе первый месяц начисления равен
месяцу принятия к учету

Статья расходов, на которую


будет относиться сумма
начисленной амортизации

Если в программе ведется учет в разрезе направлений деятельности


и подразделений, то в строке нужно заполнить колонки Направление
и Подразделение соответственно. На указанные значения будет относиться
расход, равный сумме амортизации.
При проведении документа Принятие к учету номенклатура, указанная
на вкладке Данные об объекте вложений, спишется со склада. В подразде-
ление будет принято имущество к учету.
Получить данные по основным средствам компании можно с помощью
отчета Инвентарная карточка.

303
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Начисление амортизации
Для того чтобы учесть амортизацию имущества в качестве расхода, необ-
ходимо ее начислить. Эту операцию можно выполнить двумя способами:
1. Создать и провести документ Амортизация имущества в журнале
Документы по имуществу. Рекомендуется устанавливать дату доку-
мента на конец месяца.
2. В форме обработки Закрытие месяца (раздел Компания, группа
Финансовые операции) установить флажок Начислить аморти-
зацию.

Отчет Начисленная амортизация в разделе Компания позволит


увидеть сумму начисленной амортизации в разрезе имущества и подразде-
лений.

304
Глава 12. Имущество

Продажа имущества
Реализация основных средств покупателю отражается документом
Продажа имущества.

После выбора продаваемого имущества


нажмите на эту кнопку – автоматически
будут заполнены колонки «Начальная Укажите стоимость
стоимость» и «Остаточная стоимость» продажи имущества

При проведении документа зарегистрируются следующие операции:


▪▪ снятие продаваемого имущества с учета;
▪▪ увеличение задолженности покупателя на сумму продажи;
▪▪ начисление дохода по статье «Прочие доходы» на сумму документа;
▪▪ начисление расхода по статье «Прочие расходы» на разницу между
начальной и остаточной стоимостями имущества.

305
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Списание имущества
Списание имущества выполняется одноименным документом в журнале
Документы по имуществу. В этом документе в поле Корреспонденция
указывается статья прочих расходов. На вкладке Имущество добавляется
объект для списания. По кнопке Рассчитать автоматически заполняются
показатели начальной стоимости и оставшейся.

После выбора списываемого имущества


нажмите на эту кнопку – автоматически
будут заполнены колонки «Начальная
стоимость» и «Остаточная стоимость»

При проведении документа имущество снимется с учета и будет начислен


расход на остаточную стоимость объекта.

306
Глава 13

Финансовый анализ
Методы учета доходов и расходов
Существует два основных метода учета доходов и расходов:
▪▪ Метод начисления (по отгрузке). Доход формируется в момент реали-
зации товара/ выполнения работ. Расход начисляется при принятии работ
от поставщика, списании запасов и пр.
▪▪ Кассовый метод. Для этого метода доходом является денежное посту-
пление. Выбытие денег принимается к учету в качестве расхода.
Ниже приведена сравнительная таблица методов учета доходов
и расходов на примере одной организации. Торговая компания закупает
оборудование у поставщика на сумму 10 000 руб. с отсрочкой платежа на два
месяца. Также получает предоплату с клиента на полную сумму счета.

307
Операция Метод начисления (по отгрузке) Кассовый метод

Доход Расход Доход Расход

Июнь

Закупка товара у поставщика

Получение аванса от покупателя 40 000

Прибыль за месяц 40 000

Июль

Отгрузка товара покупателю 40 000 10 000

Начисление премии менеджеру 5 000

308
Выплата премии менеджеру 5 000

Прибыль за месяц 25 000 -5 000

Август

Оплата счета от поставщика 10 000


Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Прибыль за месяц - 10 000

Прибыль (итого) 25 000 25 000


Глава 13. Финансовый анализ

Как видно из примера, за один месяц компания может получить прибыль


по одному методу и убыток по другому. Использование кассового метода
в качестве основного влечет за собой риск недостатка денежных средств
для выплаты по обязательствам. Например, если в отчетном периоде была
получена большая сумма авансов от покупателей, а выплат было мало, то
прибыль получится внушительной. После выплаты прибыли учредителям
наступает время расплачиваться с поставщиками, персоналом и пр. И в этот
момент денежных средств может не хватить. Также стоит учитывать, что
перечисленный аванс покупатель может потребовать вернуть в следующем
периоде, но сумма предоплаты будет уже учтена как доход.
В программе учет доходов и расходов ведется методом начисления
(по отгрузке). Для дополнительного анализа можно параллельно вести учет
кассовым методом и использовать отчеты по движению денежных средств.

Учет доходов
Учет доходов в разрезе подразделений
В программе учет доходов ведется методом начисления (аналогично
бухгалтерскому учету). Доход формируется в момент реализации товара/
работ покупателю, а не при оплате от клиента.
Учет доходов можно вести в разрезе структурных единиц. Для этого
нужно включить опцию Несколько подразделений в настройках пара-
метров учета.
С помощью следующих документов можно отразить доход:
▪▪ Расходная накладная;
▪▪ Акт выполненных работ;
▪▪ Отчет о розничных продажах;
▪▪ Отчет комиссионера;
▪▪ Заказ-наряд.
В каждом из этих документов присутствует реквизит Подразделение.
Именно на указанное в нем подразделение будет отнесен доход при прове-
дении документа (в случае заказ-наряда – при переводе в статус Выполнен).
Проанализировать доходы по подразделениям можно в отчете Доходы
и расходы по статьям (по отгрузке) раздела Компания.

309
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Учет доходов в разрезе направлений деятельности


Направление бизнеса является еще одним разрезом аналитики управлен-
ческого учета. Он доступен при включенной опции Несколько направлений
деятельности в настройках параметров учета.
Направление, по которому будет получен доход при реализации, опре-
деляется в карточке номенклатуры в поле Направление деятельности.
Таким образом, в одном документе реализации может быть начислен доход
по разным направлениям.
Отчет Доходы и расходы по статьям (по отгрузке) позволит проверить
доходность направлений деятельности.

310
Глава 13. Финансовый анализ

Для анализа доходов в разрезе подразделений и направлений надо


настроить соответствующую группировку.

Учет внереализационных доходов


Для учета доходов, не связанных с основной деятельностью органи-
зации, предназначен счет учета с типом Прочие доходы. Примеры прочих
доходов: штрафы, неустойки от контрагентов и сотрудников, безвозмездно
полученные активы (запасы, деньги), курсовые разницы. Эти доходы можно
учесть следующими документами:
▪▪ Корректировка долга. С помощью данного документа можно списать
кредиторскую задолженность перед поставщиком или увеличить долг
покупателя;
▪▪ Оприходование запасов. Отражает безвозмездное поступление запасов
на склад. Сумма дохода будет равна сумме принимаемой номенклатуры;
▪▪ Начисление зарплаты. Если в документе удержать штраф у сотрудника,
то его сумма будет начислена в качестве прочего дохода;
311
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ Поступление на счет / Поступление в кассу с видом операции


Прочее поступление. Документы позволяют учесть поступление денег
со стороны.
Для того чтобы курсовые разницы были начислены как доход, необхо-
димо выполнить процедуру Закрытие месяца.

Расходы
Учет и распределение косвенных расходов
на себестоимость выпуска
Косвенные расходы (общепроизводственные затраты) могут быть
отражены разными способами. Ниже приведены основные из них:
▪▪ Для списания расходных материалов можно использовать документ
Перемещение запасов с операцией Списание на расходы. В поле Счет
затрат нужно выбрать счет с типом Затраты, распределяемые на себе-
стоимость выпуска продукции.
▪▪ Для распределения стоимости входящей услуги на себестоимость
продукции используется документ Приходная накладная. На закладке
Услуги нужно выбрать номенклатуру с типом Услуга и счетом учета
Затраты, распределяемые на себестоимость выпуска продукции.
▪▪ Документ Начисление зарплаты позволяет учесть такие косвенные
затраты, как аренда производственных помещений, зарплата начальника
цеха и пр. В колонке Аналитика должна быть выбрана общепроизвод-
ственная затрата.

ВАЖНО!

Затраты должны быть отнесены на то подразделение, по которому


формируется выпуск продукции/работ.

Для распределения общепроизводственных затрат на себестоимость


продукции/работ необходимо выполнить процедуру Закрытие месяца.
Способ распределения для каждой статьи настраивается в карточке счета.
Распределение может происходить пропорционально объему выпуска или
пропорционально прямой затрате (например, сумме материальных затрат).
В последнем случае по кнопке Фильтр (находится в карточке счета) нужно
выбрать счет учета для расчета.

312
Глава 13. Финансовый анализ

В отчете Оборотно-сальдовая ведомость в разделе Компания доступна


информация о понесенных косвенных расходах.

ПРИМЕЧАНИЕ

Все операции, связанные со счетами типов Незавершенное


производство и Косвенные затраты (распределяемые
на себестоимость продукции), не отражаются в отчете Доходы
и расходы по статьям (по отгрузке), так как отраженные затраты
списываются в себестоимость.

313
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Учет расходов по заказу покупателя


Использование в работе такого документа, как Заказ покупателя,
позволяет организовать учет доходов и расходов в разрезе каждой сделки.
Достаточно указывать заказ в документах реализации и расхода. Например,
чтобы начислить расход по доставке или бонусу посреднику, нужно
в документе Приходная накладная на вкладке Услуги выбрать заказ поку-
пателя в одноименной колонке. При этом счет учета номенклатуры должен
быть с типом Расходы (распределяемые на финансовый результат).

Премия сотруднику по заказу начисляется в документе Начисление


зарплаты с указанием сделки в колонке Аналитика.

314
Глава 13. Финансовый анализ

Расход по заказу покупателя можно начислить также в документах


Расход из кассы и Расход со счета. Для этого в документах нужно выбрать
операцию На расходы, статью расходов и заказ покупателя.

315
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В отчете Доходы и расходы по заказам покупателей (по отгрузке)


отражаются все расходы в разрезе заказов. В итоге можно увидеть конечную
прибыль каждого заказа.

ПРИМЕЧАНИЕ

При учете расходов по заказам покупателей отсутствует привязка


даты начисления расхода к дате отгрузки по заказу. Это означает,
что заказ можно отгрузить в одном месяце, а расход начислить
в другом. Получится, что в рамках месяца реализации расход
не отобразится, но в целом за период или отдельно по заказу
прибыль будет рассчитана с учетом всех начислений. Пример: учет
расходов, связанных с рекламацией по давно выполненному заказу.

Учет общефирменных расходов


Существуют расходы, которые должны быть учтены на компанию
в целом без заказа покупателя. Их начисление выполняется теми же докумен-
тами, что и по заказу, только без ссылки на него. Если расход не относится
на конкретное направление деятельности (например, зарплата генерального
директора), то его стоит отнести на направление Прочее (по умолчанию
создано в программе).

ВАЖНО!

При создании перечня направлений деятельности не рекоменду-


ется изменять предопределенное Прочее.

316
Глава 13. Финансовый анализ

Распределение расходов
В отчете Доходы и расходы по статьям (по отгрузке) отражаются
расходы, которые явным образом отнесены на конкретное направление.
Однако эти расходы могут быть распределены между прибыльными
направлениями согласно тому способу, который указан в поле Способ
распределения в карточке счета.

317
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Сам процесс распределения выполняется процедурой Закрытие месяца


при установленном флажке Рассчитать финансовый результат. Поэтому
если нужно распределить расходы по другим правилам, то достаточно
изменить их в карточках счетов и заново закрыть месяц.
Распределенные статьи расходов по направлениям отображаются
в отчете Финансовый результат раздела Компания.
На рисунке ниже – отчет с распределенными прочими расходами пропор-
ционально выручке доходных направлений.

318
Глава 13. Финансовый анализ

И пропорционально их себестоимости:

Налоги
В программе «1С:Управление нашей фирмой 8» не ведется расчет
налогов (за исключением налогового учета для индивидуальных предприни-
мателей). Это означает, что сумма налога должна быть получена из другого
источника и зарегистрирована.

Начисление налогов
Документ Начисление налогов в разделе Компания предназначен для
принятия к учету налогов организации. В нем на вкладке Налоги нужно
выбрать вид налога, указать его сумму и счет затрат. Налог, в зависимости
от типа счета в колонке Счет затрат, например, может быть учтен в качестве
расхода по определенному направлению деятельности (см. рис. ниже).
При использовании механизма формирования налоговой отчетности для
индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, ЕНВД и патент,
документ Начисление налогов формируется автоматически при расчете
налогового платежа.
319
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Укажите вид налога Выберите


счет затрат Сумму налога или его часть
можно отнести на нужное
направление

Перечисление налогов в бюджет


Оплата налогов отражается документами Расход из кассы и Расход
со счета с операцией Налоги. В этих документах в поле Вид налога нужно
указать перечисляемый налог.

Документы Расход из кассы и Расход со счета можно ввести


на основании документа Начисление налогов. Это позволяет большую
часть реквизитов заполнить автоматически.
320
Глава 13. Финансовый анализ

Анализ оплаты налогов


Для анализа начисленных и уплаченных налогов нужно сформировать
отчет Расчеты по налогам в разделе Компания. С его помощью можно
получить информацию за любой период о задолженности по налогам,
возможной переплате и пр.

Доходы и расходы кассовым методом


Если требуется, в качестве дополнительного инструмента, инфор-
мация о доходах и расходах, начисленных кассовым методом, необходимо
в настройках параметров учета компании установить флажок Кассовый
метод учета доходов и расходов.
Учет доходов и расходов кассовым методом ведется в разрезе направ-
лений деятельности и источников поступления денежных средств. Доход
формируется в момент поступления денег, а расход – в момент списания.
Отчет Доходы и расходы (по оплате) расположен в разделе Компания.

321
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Анализ деятельности компании


Процедура закрытия месяца
Перед тем как в программе приступать к анализу деятельности компании
(себестоимость продаж, прибыль и пр.), необходимо выполнить процедуру
Закрытие месяца – в разделе Компания перейти по кнопке Закрытие
месяца в одноименную форму. В зависимости от установленных флажков
будут произведены следующие расчеты:
▪▪ начисление амортизации;
▪▪ расчет и распределение затрат;
▪▪ расчет фактической себестоимости;
▪▪ расчет курсовых разниц (если установлен флажок Несколько валют
в настройках параметров учета по разделу Деньги);
▪▪ расчет финансового результата.
Рекомендуется при закрытии месяца всегда устанавливать флажки
Рассчитать прямые затраты, Распределить затраты, Рассчитать факти-
ческую себестоимость, Рассчитать финансовый результат. В противном
случае себестоимость работ/продукции/товаров может быть некорректной,
что влечет за собой неверные данные в финансовых отчетах.

322
Глава 13. Финансовый анализ

Для выполнения процедуры Закрытие месяца не обязательно ожидать


окончания календарного месяца. Закрывать отчетный период можно
в любой момент. По кнопке Предварительный анализ в нижней части
формы откроется помощник анализа ведения учета. С его помощью можно
пошагово проверить корректность расчетов с покупателями и поставщиками,
а именно незачтенные авансы. Зачесть их можно сразу в форме помощника.
Также доступны проверки по корректности расчета курсовых разниц, запол-
нению производственных документов согласно спецификациям, закупочным
ценам и др. Больше информации об алгоритмах проверок можно прочитать,
перейдя по кнопке Подробное описание в форме помощника.

Во время закрытия месяца могут возникать ошибки. Они фиксируются


в отчете, который открывается по кнопке Отчет в форме Закрытие месяца.

Монитор руководителя
В отчетах раздела Компания расположен Монитор руководителя
(новый) – инструмент для оперативного анализа ключевых показателей
организации (остаток денег, дебиторская задолженность, продажи и пр.),
см. рис. ниже.

323
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Период показателей настраивается в форме монитора по кнопке


Настроить. По умолчанию монитор формирует показатели на текущую
дату.
Также для визуальной оценки работы бизнеса будут полезны следующие
инструменты в том же разделе:
▪▪ Монитор общих показателей бизнеса. На форме представлены
значения пяти показателей: Выручка, Себестоимость продаж, Валовая
прибыль, Расходы по продажам и Прибыль с продаж;
▪▪ Пульс бизнеса. В одном окне расположены ключевые данные по всем
остаткам, динамике работы организации. Можно вывести новые пока-
затели и диаграммы: количество выставленных счетов за период, сумму
поступивших денег и многие другие.

324
Глава 13. Финансовый анализ

Финансовый результат
В торговой компании менеджерам ежеквартально начисляются премии
по результатам работы. Премия рассчитывается как процент от прибыль-
ности всех заказов менеджеров с учетом всех расходов организации.
При выполнении процедуры Закрытие месяца с установленным
флажком Рассчитать финансовый результат все расходы, которые
не отнесены на определенное направление деятельности или отнесены
на предопределенное направление Прочее, будут распределены между
теми направлениями, по которым получен доход. Способ распределения
для каждого счета определяется в его карточке.
Проанализировать деятельность компании в разрезе доходных направ-
лений и статей доходов и расходов можно в отчете Финансовый результат
раздела Компания. Этот отчет по оборотам и статьям идентичен отчету
Доходы и расходы по статьям (по отгрузке). Разница в том, что в нем все
расходы и прочие доходы распределены по направлениям с доходом, а также
по отгруженным в отчетном периоде заказам покупателя.

325
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Доходы и расходы без распределения:

326
Глава 13. Финансовый анализ

Доходы и расходы после расчета финансового результата:

327
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для анализа прибыли в разрезе менеджеров нужно установить в отчете


группировку по ответственным из заказов покупателей.

Управленческий баланс
Отчет Управленческий баланс в разделе Компания похож на баланс,
который сдается в налоговую. Но в УНФ его главное назначение – получить
данные о стоимости организации (как отдельных компаний, так и бизнеса
в целом). Показатели баланса формируются на основании отражаемых
хозяйственных операций. Эти операции могут быть не приняты к бухгал-
терскому учету – отсюда и название баланса.

328
Глава 13. Финансовый анализ

Баланс делится на две части: активы и пассивы. В качестве активов


выступают материальные и нематериальные ценности компании: деньги
в кассах и на расчетных счета, складские остатки, дебиторская задолжен-
ность. Пассивы – источники финансирования предприятия. Они могут быть
собственными (капитал, нераспределенная прибыль) и внешними – креди-
торская задолженность, долгосрочные и краткосрочные обязательства.
Преобладание в пассиве баланса кредиторской задолженности может
служить признаком финансовой неустойчивости компании.
Перед формированием этого отчета следует выполнить процедуру
Закрытие месяца. Если после закрытия сумма актива баланса совпадает
с суммой пассива, то баланс сформирован корректно. Использование отчета
Управленческий баланс поможет определить сумму, которую можно без
рисков изъять из бизнеса. Для этого нужно сложить сумму активов по статьям
Денежные средства и Дебиторская задолженность (лучше прибавлять

329
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

дебиторку, которая будет погашена в ближайшем будущем) и отнять сумму


пассива по статье Краткосрочные обязательства. Данный способ расчета
не является определяющим, а лишь служит вспомогательным инструментом
для принятия решений.

330
Глава 14

Регламентированная
отчетность
Налоговая отчетность
для индивидуальных предпринимателей
«1С:Управление нашей фирмой» позволяет индивидуальным предпри-
нимателям, применяющим УСН и ЕНВД, рассчитывать налоги, формировать
и отправлять регламентированную отчетность в следующие государст-
венные органы:
▪▪ Федеральная налоговая служба (ФНС);
▪▪ Пенсионный фонд (ПФР);
▪▪ Фонд социального страхования (ФСС);
▪▪ Федеральная служба государственной статистики (Росстат);
▪▪ Федеральная служба алкогольного регулирования.

331
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Подготовка и сдача отчетности по УСН


Для активации функционала регламентированной отчетности необ-
ходимо в настройках учета установить флажок Регламентированная
отчетность. После этого будет добавлен новый раздел программы
Налоги. В нем размещены все самые необходимые инструменты для сдачи
отчетности.

332
Глава 14. Регламентированная отчетность

В начале работы с регламентированной отчетностью обязательно нужно


ввести полную информацию в карточку организации: реквизиты, адреса,
система налогообложения.

Теперь, после настройки, необходимо отражать хозяйственные операции


(продажа, закупка, оплата и пр.) в обычном режиме. В документах Посту-
пление на счет, Расход со счета, Поступление в кассу, Расход из кассы,
Авансовый отчет, Отчет о розничных продажах при выборе в поле Орга-
низация индивидуального предпринимателя появится поле Налоговый
учет: УСН. Если флажок в этом реквизите установить, то текущий документ
автоматически попадет в книгу учета доходов и расходов УСН.

333
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Книга находится в разделе Налоги. Записи в книге можно отредак-


тировать вручную: удалить, добавить новую, отредактировать текущую.
По кнопке Сформировать книгу будет сформирована утвержденная форма
книги учета доходов и расходов.

334
Глава 14. Регламентированная отчетность

В разделе Налоги в группе Упрощенная система налогообложения


доступны для формирования Декларация по УСН и Единый налог
по УСН. По одноименным кнопкам откроется календарь налогов и отчет-
ности, в котором отражены в виде задач необходимые начисления и платежи
(налоги, взносы и пр.).

При их расчете будет выполнена проверка на полноту заполнения рекви-


зитов. Если все данные заполнены верно, то будет сформирована декларация.
Ее можно распечатать, сохранить в файл и отправить в налоговую инспекцию
через Интернет (см. рис. ниже).

335
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

При отправке через Интернет будет задействован инструмент 1С-От-


четность, который позволяет отправлять декларации в контролирующие
органы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Перед использованием инструмента 1С-Отчетность необхо-


димо настроить доступ к данному сервису, перейдя по кнопке
Настройки  – Заявление на подключение к 1С-Отчетности
в помощник подключения.

336
Глава 14. Регламентированная отчетность

Проверить выполнение задач, связанных с регламентированной


отчетностью, можно в календаре налогов и отчетности.

Подготовка и сдача отчетности по ЕНВД


В случае если индивидуальный предприниматель применяет ЕНВД,
в карточке организации нужно установить соответствующий признак
и выбрать вид деятельности.

В форме Календарь налогов и отчетности в разделе Налоги по кнопке


Единый налог на вмененный доход отражаются задачи по начислению
и уплате ЕНВД за каждый квартал. Для расчета платежа нужно открыть
задачу в календаре и ввести физические показатели за период, которые соот-
ветствуют назначенному виду деятельности (см. рис. ниже).

337
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

После того как будет рассчитана сумма налога, можно распечатать


или сохранить платежное поручение.

338
Глава 14. Регламентированная отчетность

Патент
Если индивидуальный предприниматель оплачивает патент, то в карточке
организации нужно установить соответствующую настройку и ввести
данные патента.

339
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В календаре отчетности появятся задачи по уплате налогов в установ-


ленный период.

340
Глава 14. Регламентированная отчетность

Когда подойдет срок уплаты, нужно нажать на задачу.

341
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для формирования книги учета доходов по патенту в документах посту-


пления денег требуется установить соответствующий флажок и выбрать
патент.

Книгу учета доходов можно сформировать в разделе Налоги по ссылке


Книга доходов при патенте.

342
Глава 15

Работа с отчетами
Отчет является одним из основных объектов программы. С его
помощью пользователь получает необходимые показатели. Каждый отчет
по умолчанию имеет предопределенную настройку. Чтобы раскрыть возмож-
ности отчета, необходимо уметь его настраивать под свои потребности.
В этой главе приведено описание основных настроек: отбора, группировки,
сортировки, а также формирования диаграмм.

Отбор
Как следует из названия, данная настройка позволяет сократить перечень
выводимой информации. Например, вывести в отчет по продажам товары
только одной группы или по одному менеджеру.
Чтобы установить отбор, необходимо заполнить поля, расположенные
в разделе Фильтры в правой части отчета. В случае если предопреде-
ленных параметров отбора недостаточно для настройки, можно добавить
их по кнопке Добавить фильтр. В списке полей отчета можно выбрать
любой показатель для отбора. Это могут быть справочники или документы
со значениями их реквизитов. Например, чтобы установить отбор по виду
покупателя, нужно найти в списке строку Покупатель, развернуть его
и выбрать Вид контрагента. После этого появится возможность устано-
вить отбор по значению данного реквизита. Аналогичную настройку можно
выполнить в документе – по его автору и прочим значениям.

343
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Но порой стандартной возможности установить отбор «один к одному»


недостаточно для анализа данных. Может потребоваться формировать отчет
по определенным спискам номенклатуры, групп клиентов или показателям,
превышающим норму. Для этого предназначен вид сравнения.

344
Глава 15. Работа с отчетами

Установить вид сравнения можно в настройке варианта отчета. В форме


настроек на одноименной вкладке задается отбор с учетом вида сравнения.

Объект отбора
Вид сравнения Значение отбора

Существуют несколько видов сравнения. Основные из них:


▪▪ «Равно» – стандартный вид, который доступен в разделе Фильтры.
С этим видом можно выбрать только одно значение для отбора.
▪▪ «В списке». Используя его, можно сформировать перечень из двух
и более значений для отбора.

345
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

▪▪ «В группе из списка». Формирует список из групп (иерархий) спра-


вочников. Например, с таким видом значения можно выводить в отчет
номенклатуру только по трем группам из 10.
▪▪ «В группе». Предназначен для отбора по одной группе справочника.
▪▪ «Заполнено». Подходит для выборки только по заполненному реквизиту
(Комментарий в заказе покупателя и др.).
▪▪ «Меньше», «Больше». Используется для сравнения числового пока-
зателя отчета с задаваемым значением. Например, чтобы вывести
в отчет Валовая прибыль товары, по которым рентабельность меньше
20 %, следует установить отбор по значению Рентабельность с видом
сравнения «Меньше» и выбрать значение «20».
При нажатии кнопки Завершить редактирование установленные
настройки отбора применятся к отчету. Новые элементы отбора отобразятся
в разделе Фильтры.

В верхней части отчета выводятся


действующие фильтры, которые
здесь же можно сбросить

Для отбора по значениям сформированного отчета (название товара,


имя покупателя) рекомендуется использовать строку поиска в верхней части
формы отчета.

346
Глава 15. Работа с отчетами

Группировка
Группировка отчета отвечает за разрез аналитики данных. Наглядное
сравнение одного отчета Задолженность покупателей по срокам долга
с различными группировками позволит лучше понять назначение этой
настройки.
В первом варианте выводятся данные по задолженностям только
по покупателям.

347
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Во втором – в разрезе менеджеров и их клиентов. Таким образом, добав-


ленная группировка по менеджеру дает возможность анализировать в одной
таблице как ключевые показатели сотрудников, так и долги по контрагентам.

В этом разделе настраивается


группировка отчета

Группировка отчета настраивается в правой части формы отчета


в разделе Строки. Каждая строка – это новая группировка, в разрезе которой
будут выводиться данные. Чтобы добавить новую группировку, следует
нажать Добавить строку и в открывшемся списке полей выбрать значение.
Так же как и в настройке отбора, здесь можно развернуть любой спра-
вочник и документ, чтобы сгруппировать по вложенному в них реквизиту.
Для изменения порядка уровней группировки нужно, используя кнопку ,
с помощью указательных стрелок определить последовательность.
Чтобы сохранить настройки отчета, нужно нажать на кнопку Запомнить
настройки, ввести название настройки отчета и сохранить ее.

Сортировка
Сортировка отчета предназначена для упорядочивания выводимых
в отчете данных в определенной последовательности (например, по алфавиту,
по выручке – от большей к меньшей). Настройка сортировки выполняется
в форме настроек варианта отчета.

348
Глава 15. Работа с отчетами

Показатель, по которому будет


выполнена сортировка

Формирование диаграмм
Для быстрой оценки соотношения нескольких величин предназначены
диаграммы. Например, для наглядного анализа объемов продаж менеджеров
или выручки по подразделениям.
В УНФ существует возможность сформировать диаграмму с необхо-
димыми показателями. Для этого необходимо в форме настройки отчета
в группе Диаграмма выбрать тип (график, круговая и пр.) и числовые
показатели (выручка, количество). В поле Сравнивать указать требуемую
аналитику для числовых показателей (группа клиентов, менеджер,
подразделение).

349
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Диаграмма может быть сформирована в отчете с табличными данными.


Это удобно тем, что в одной форме можно визуально оценить показатели
и при необходимости увидеть их точную расшифровку.

350
Глава 16

Администрирование
Настройка резервного копирования
Для быстрого восстановления данных в случае утери (повреждения)
рабочей базы предназначено резервное копирование. Оно позволяет
выгрузить копию информационной базы на сервер, локальный компьютер,
внешний носитель.

ПРИМЕЧАНИЕ

Выполнять резервное копирование информационной базы реко-


мендуется перед изменением значительного объема данных.
Например, групповое изменение справочников и документов, обмен
данными с другими программами за большой период.

Выполнять копирование можно как автоматически по расписанию, так


и по команде пользователя.

351
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Требуется перейти в раздел Компания, далее – Администрирование.

352
Глава 16. Администрирование

Настройка автоматического копирования

Перейдите по ссылке
для настройки расписания
копирования

Установите срок хранения


копий или их количество

Для разовой выгрузки информационной базы достаточно выбрать только


каталог сохранения копии.

353
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ВАЖНО!

При запуске резервного копирования, вне зависимости от


способа, работа всех активных пользователей будет прекращена.
Поэтому следует убедиться в том, что пользователи не работают
в программе, или согласовать с ними этот процесс.

Возврат информационной базы к копии выполняется по кнопке Восста-


новление из резервной копии.

Удаление документов, справочников


В программе удаление объектов (документов, справочников, вариантов
отчетов) происходит в два этапа:
1. Пометка объекта на удаление. Чтобы, например, пометить спра-
вочник или документ на удаление, нужно открыть его форму, нажать
кнопку Еще – Пометить на удаление/снять пометку. Также уста-
новить пометку можно в форме списка объекта, щелкнув по нему
правой кнопкой мыши и выбрав нужное значение в меню.

При первом нажатии объект пометится


на удаление, при повторном – пометка
снимется с него

354
Глава 16. Администрирование

2. Непосредственное удаление помеченных объектов. Оно выполняется


в разделе Компания и вызывается по кнопке Удаление объектов.
Удаление можно выполнить двумя способами, выбрав одно
из значений: Автоматическое удаление всех объектов – запустится
автоматическое удаление всех помеченных объектов и Выборочное
удаление – в этом режиме можно предварительно выбрать объекты
для удаления.
При нажатии кнопки Далее запустится процесс удаления объектов.
Программа проведет поиск ссылок по всей информационной базе на
удаляемые объекты. Если на них ссылаются другие документы, справоч-
ники, файлы и пр., то объекты удалены не будут. Появится окно, в котором
будут отображены имеющиеся ссылки на удаляемый объект. Необходимо
или пометить на удаление объект со ссылкой, или заменить его (например,
номенклатуру в заказе покупателя). После чего процедуру удаления следует
повторить.

Объекты не удаляются сразу для сохранения ссылочной целостности.


Это исключает такие ситуации, как, например, удаление номенклатуры
в уже оплаченном заказе покупателя или проведенного документа реали-
зации, по которому уже сформирован и отправлен акт сверки.

ПРИМЕЧАНИЕ

Операция по удалению объектов является необратимой.

355
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Поиск и удаление дублей справочников


Для исключения дублирования справочников в программе рекоменду-
ется периодически проводить удаление их дублей. Для этого предназначена
обработка Поиск и удаление дублей.

Нужно установить параметры поиска дублей (см. рис. ниже).


После нажатия кнопки Найти дубли программа начнет выполнять поиск
дублирующихся элементов выбранного справочника согласно установ-
ленным правилам.

356
Глава 16. Администрирование

Выберите вид справочника, по которому


будет проводиться поиск дублей

Установите отбор
в справочнике, если
требуется. Например
по типу контрагента
«Покупатель»

Установите правило поиска дублей

По окончании поиска найденные дубли отобразятся в левой части списка,


сгруппированные по наименованию. Рядом с ними будет выведено коли-
чество мест использования – справочники и документы, в которых имеется
ссылка на найденный объект. По умолчанию оригинальным элементом спра-
вочника является тот, у которого больше мест использования. Он помечается
синей стрелкой. Оригинальность можно изменить, нажав на новый элемент
правой кнопкой мыши и выбрав Отметить как оригинал.

357
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для запуска процедуры удаления дублей необходимо нажать на кнопку


Удалить дубли. Результатом этой операции будут являться перенесенные
ссылки справочников и документов с неоригинальных элементов на ориги-
нальные. Неоригинальные элементы будут помечены на удаление. В конце
процедуры эти элементы должны быть удалены.

Групповое изменение реквизитов


справочников и документов
Обработка для группового изменения значений реквизитов открыва-
ется в разделе Компания, далее Администрирование – Корректировка
данных – Групповое изменение реквизитов.

Вид справочника или документа, Если требуется изменить не все


значения реквизитов которых элементы объекта, то следует
должны быть изменены установить отбор

Установите флажок напротив


изменяемого реквизита
и выберите его новое значение

358
Глава 16. Администрирование

После установки новых значений всех необходимых реквизитов нужно


нажать на кнопку Изменить реквизиты. Программа установит новые
значения реквизитов в выбранных элементах. При выполнении процедуры
изменения могут возникнуть ошибки (например, при изменении открытого
элемента справочника или документа). Список не измененных в результате
ошибки элементов выведется в отдельном окне с указанием причин.

Анализ работы пользователей в программе


Для получения статистических данных о работе пользователей
в программе предназначен отчет Анализ журнала регистрации в варианте
Анализ активности пользователей.

359
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В его настройках необходимо выбрать пользователей из списка и указать


период анализа. Отчет выводит информацию о часах работы пользователей,
количестве введенных и измененных справочников/документов.

360
Глава 16. Администрирование

Для более подробного анализа работы пользователя можно восполь-


зоваться другим вариантом этого отчета – Активность пользователя.
В настройке варианта следует выбрать пользователя и установить период.
В данном варианте станет доступна статистика активности пользователя
в разрезе видов созданных и измененных объектов, а также самих элементов.

Версионирование данных. Анализ изменений


справочников и документов
Версионирование позволяет отследить изменение реквизитов справоч-
ников и документов в разрезе автора изменения и времени. С помощью
этого инструмента, например, можно узнать, какой менеджер изменил согла-
сованную сумму заказа или данные покупателя. Также эту возможность
полезно использовать в начале работы с программой, когда вероятность
некорректного ввода данных пользователями высока. В таких случаях
версионирование поможет определить автора ошибки и вернуть справочник
или документ к правильному значению.
361
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

По умолчанию эта функция в программе не активирована.

Для отслеживания
изменений выберите
соответствующее
значение
Можно установить
срок хранения версий
по каждому объекту

ПРИМЕЧАНИЕ

При включенном версионировании (особенно всех объектов)


существенно увеличивается размер информационной базы. Объем
хранимых версий можно проанализировать в отчете Количество
и объем хранимых версий объектов. Рекомендуется изначально
определить список справочников и документов, для которых необ-
ходима эта функция. Также есть возможность автоматически
удалять версии объектов по истечении срока хранения. Для этого
необходимо установить срок хранения версии для каждого объекта
и настроить расписания для автоматического их удаления.

Программа начнет записывать и хранить версии только после включения


данной опции. Чтобы увидеть, например, изменения заказа покупателя,
следует открыть нужный документ и в его правой верхней части нажать
362
Глава 16. Администрирование

на кнопку Еще – История изменений. В открывшемся окне будут доступны


все версии текущего документа.

Можно выполнить следующие действия с версиями, нажав одноименные


кнопки:
▪▪ Открыть версию – откроется отчет о состоянии документа со значе-
ниями его реквизитов на дату версии;
▪▪ Сравнить версии. При выделении двух и более версий сформируется
отчет, в котором будут отражаться значения всех реквизитов документа
и их различия;
▪▪ Перейти на версию. Документ будет перезаполнен в соответствии
со значениями реквизитов выделенной версии.

Отчет показывает, что были изменены


сумма документа и дата отгрузки

363
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Аналогичным образом можно выполнить анализ изменений в справоч-


никах. Таким образом, использование функции версионирования позволяет
отследить изменения документов и справочников, а также вернуть ранее
введенные корректные значения реквизитов.

Добавление и отключение пользователей


Чтобы сотрудники могли работать в программе, нужно создать отдель-
ного пользователя для каждого.

Полное имя отображается


в документах и списках

Пароль может установить


Это имя отображается только пользователь при первом
в списке выбора пользователей запуске или администратор
при запуске программы

364
Глава 16. Администрирование

Рекомендуется работа каждого сотрудника только под своим поль-


зователем для отслеживания авторства введенных документов и прочих
изменений в программе.
Если пользователь больше не работает в информационной базе, то
в его карточке нужно установить флажок Недействителен. В этом случае
он будет скрываться из всех списков при выборе и подборе в документах
и в других местах программы. Но сведения о нем и история работы будут
сохранены.

Настройка прав пользователей


При организации работы пользователей в программе часто появляется
необходимость ограничить их доступ к информации – например, запретить
менеджеру видеть клиентов коллег или документы по закупкам. Для этого
реализована настройка прав доступа пользователей.
Доступ настраивается в карточке пользователя. Права пользователя
определяются назначаемым ему профилем. Одному пользователю могут
быть назначены несколько профилей. По умолчанию доступный профиль
имеет схожее по смыслу название с разделом учета, к которому он дает
право доступа. Например, назначенный для пользователя профиль Продажи
ограничит работу только одноименным разделом.

365
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В программе можно уточнить разграничение доступа в разрезе данных.

Если требуется ограничение доступа


в разрезе данных (кассы, организации,
контрагенты), то включите эту опцию

Установленный флажок позволяет


запретить доступ пользователей
к определенным контрагентам

366
Глава 16. Администрирование

После включения опции ограничения на уровне записи в форме назна-


чения профилей для пользователя появится дополнительная настройка
по виду доступа. С помощью этой настройки можно, например, установить
доступ бухгалтеру только к своей кассе.

Сначала установите
запрет на все кассы

Затем выберите разрешенную


пользователю

После сохранения настройки пользователю будут недоступны


для просмотра все документы по запрещенным кассам. Это ограничение
распространяется и на отчеты по денежным средствам.

367
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Для ограничения доступа менеджера по продажам ко всем покупателям


нужно выполнить следующую настройку прав:
1. Назначить каждому контрагенту группу доступа, заполнив реквизит
Доступ. Группу доступа контрагентов можно разделить, например,
по фамилиям менеджеров – тогда каждый сотрудник сможет увидеть
только своих клиентов.

Создайте группу доступа


и укажите ее здесь

368
Глава 16. Администрирование

2. Установить пользователю профиль Продажи и в нем указать группу


клиентов, доступную ему. Группу контрагентов можно разделить,
например, по фамилиям менеджеров – тогда каждый сотрудник
сможет увидеть только своих клиентов.

Сначала установите запрет


на всех контрагентов

Затем выберите разрешенную


группу контрагентов

Дополнительно пользователю с профилем Продажи можно запретить


редактировать номенклатуру и ее цены в документах. Для этого следует
установить соответствующие флажки в поле Настройки дополнительных
прав.
Отчет по правам доступа, который открывается по одноименной кнопке
в верхней части формы настроек прав, позволит увидеть перечень доступных
для пользователя объектов.

369
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Обновление конфигурации
Для автоматического обновления конфигурации предназначен инстру-
мент Обновление программы.

На первом шаге помощника выполняется проверка актуальности конфи-


гурации и платформы «1С:Предприятие». В случае если новая версия
не установлена, программа предложит выполнить обновление (см. рис.
ниже).
Если обновление выполняется впервые, то на следующем шаге нужно
ввести данные подключения к порталу 1С:ИТС, полученные при регист-
рации программы. После этого начнется получение файлов обновления.

370
Глава 16. Администрирование

После получения обновления на компьютер его можно установить


сразу или дождаться завершения работы. Для обновления информационной
базы, работающей в файловом режиме, нужно обеспечить завершение
всех активных сеансов пользователей.

371
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

ВАЖНО!

Перед обновлением системы необходимо сохранить нужные


данные. Также рекомендуется выполнить резервное копиро-
вание информационной базы. Это позволит восстановить данные
в случае возникновения внештатной ситуации при обновлении.

Рассылка отчетов
В программе предусмотрена автоматическая рассылка отчетов полу-
чателям по расписанию. Например, менеджеры по продажам смогут
ежедневно получать данные по оплатам по своим клиентам. А руководитель
отдела продаж в конце недели видит у себя на почте отчет по дебиторской
задолженности.
Настройка рассылки выполняется в разделе настроек Администриро-
вание.

372
Глава 16. Администрирование

На первой странице определяются виды получателей рассылки. Полу-


чателями могут быть как пользователи программы, так и контактные лица
или контрагенты.

На соседней вкладке следует установить расписание, согласно которому


система будет делать рассылку.

373
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Нужно выбрать способ рассылки: публикация в каталог или отправка


по электронной почте выбранным получателям.

По заданному расписанию программа


может отправлять отчеты получателям
или сохранять в указанный каталог

Последний шаг – добавление отчетов в созданную рассылку. Самый


удобный способ показан на рисунке ниже.

374
Глава 16. Администрирование

Редактирование печатных форм


В программе есть возможность изменить стандартные макеты печатных
форм. Это позволяет индивидуализировать документы, отправляемые
заказчикам и прочим адресатам: добавить рекламный баннер, выделить
уведомление и пр.

375
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Изменения вносятся в непосредственно ячейку макета формы.

Введите дополнительную информацию


и нажмите правой кнопкой на ячейку
для контекстного меню

Настройте
форматирование текста

376
Глава 16. Администрирование

После сохранения изменений у пользователей будет формироваться


новая печатная форма документа.

В любой момент можно вернуться к стандартному макету, выделив


в списке измененный макет и нажав на кнопку .

377
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Загрузка данных
из внешних источников
В 1С:УНФ можно загрузить следующие данные из электронных таблиц:
контрагенты, номенклатура, цены номенклатуры. Благодаря этой функции
можно значительно сократить ввод справочной информации перед стартом
работы в программе.

По этой кнопке доступно


подробное описание Выберите нужный тип
функционала данных для загрузки

378
Глава 16. Администрирование

Загрузка данных может выполняться как вручную, так и автоматически


из файла в определенном формате. В этом случае необходимо, чтобы данные
в колонках источника соответствовали макету в примерах. При ручной
загрузке пользователю необходимо копированием заполнить колонки и уста-
новить в них тип загружаемых данных.

На следующем шаге будет выполнена проверка на ошибки введенных


данных, и в случае их отсутствия произойдет загрузка.

379
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Настройка почтовой записи


для отправки документов
Для получения и отправки документов и сообщений по электронной
почте необходимо настроить учетную запись.

Если выполнить автоматическую


настройку выполнить не удается,
то введите параметры вручную

380
Глава 16. Администрирование

Чтобы сотрудники смогли отправлять письма контрагентам со своих


почтовых адресов, нужно настроить учетные записи пользователей по ссылке
Учетные записи электронной почты в группе настроек Почта, SMS,
напоминания. После ввода учетной записи нужно указать ее в настройках
каждого пользователя.

381
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

382
Глава 17

Интеграция

Интеграция с «1С:Бухгалтерией»
Программа «1С:Управление нашей фирмой 8» предназначена для ведения
только управленческого учета. Хотя в системе и учитываются первичные
документы, принимаемые к бухгалтерскому учету, непосредственно сам
бухгалтерский учет не ведется.
Для тех случаев, когда в компании необходимо вести регламентированный
учет, существует программа «1С:Бухгалтерия 8» (далее – БП). Одновре-
менное использование двух программных продуктов на предприятии может
привести к тому, что ввод одних и тех же документов и справочников
в обе информационные базы увеличит временные затраты сотрудников.
Для того чтобы исключить двойной ввод документов, существует
механизм обмена данными между программами «1С:Управление нашей
фирмой 8» и «1С:Бухгалтерия 8».
Из УНФ в БП переносятся все необходимые справочники и документы
из разделов Продажи, Закупки, Производство, Деньги. Однако следует
учесть, что документы, связанные с учетом и начислением зарплаты, учетом
имущества, начислением налогов, не участвуют в обмене. Это связано
с тем, что в УНФ они созданы только для целей управленческого учета.
В свою очередь, из БП можно загрузить справочники и документы, отра-
жающие движения денежных средств по банку и кассе. Более подробная
информация о соответствии выгружаемых данных содержится в документе
Совместное использование в файле поставки обновления программы
«1С:Бухгалтерия 8».

383
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Важной особенностью механизма обмена данными является обосо-


бленная настройка счетов учета номенклатуры и расчетов с контрагентами
в двух программах. Это обусловлено тем, что счета учета в УНФ устанавли-
ваются для целей управленческого учета, а в БП – для регламентированного
учета.
Обмен данными между базами УНФ и БП может инициироваться
по команде пользователя или автоматически по заданному расписанию.
Документы и элементы справочников, участвующие в обмене, при
создании или изменении регистрируются к обмену в служебной таблице.
В момент выгрузки из УНФ формируется файл, который содержит данные
зарегистрированных справочников и документов. При загрузке в БП
происходит синхронизация данных. Сопоставление осуществляется авто-
матически по определенным полям поиска, но пользователь может внести
изменения в параметры синхронизации или вручную сопоставить объекты.
Для того чтобы выполнять обмен данными между УНФ и БП, необхо-
димо его настроить. Первоначальную настройку рекомендуется производить
сначала в УНФ, а затем завершить ее в БП. Перед началом проведения обмена
в программе «1С:Бухгалтерия 8» должны быть заведены организации,
по которым загружаются документы, настроены учетные политики и введены
начальные остатки (документы ввода начальных остатков не переносятся).
По умолчанию функция обмена данными отключена. Ее надо акти-
вировать в настройках программы. Рекомендуется установить префикс
информационной базы – уникальный набор цифр и букв. При обмене
данными значение префикса будет добавляться к номеру загружаемого
объекта, что позволит определить его происхождение (см. рис. ниже).
Новый обмен с БП создается по кнопке Настройка синхронизации
данных.

384
Глава 17. Интеграция

В выпадающем списке необходимо выбрать редакцию «1С:Бухгалтерии 8».

385
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Настоятельно рекомендуем по кнопке Подробное описание прочитать


описание методологии обмена между конфигурациями, а также изучить
информацию о соответствии синхронизируемых объектов.

ВАЖНО!

Перед первой настройкой обмена сделайте резервные копии двух


информационных баз!

Есть несколько вариантов передачи данных: через подключение


к программе напрямую и через такие каналы, как сетевой каталог,
FTP-ресурс. В зависимости от выбранного способа передачи данных необхо-
димо будет настроить параметры, определяющие сохранение файла обмена.
При использовании сетевого каталога в качестве канала передачи данных
требуется указать его расположение.

386
Глава 17. Интеграция

Если требуется ограничить доступ к файлу выгрузки (при обмене через


каталог) или оптимизировать его передачу, то файл можно формировать
в архиве и при необходимости установить к нему пароль.

На следующем шаге присваивается наименование настройке обмена


и указывается префикс информационной базы, с которой будет выполняться
обмен. По кнопке Изменить правила выгрузки данных откроется окно
настройки синхронизации данных. В нем нужно установить следующие
параметры:
▪▪ Способ синхронизации. При автоматической синхронизации программа
сама регистрирует к выгрузке новые и измененные справочники, а также
документы. Если установлена ручная синхронизация, то при каждом
инициировании выгрузки пользователю необходимо будет отобрать
выгружаемые документы, организацию и период.
▪▪ Дата выгрузки. Доступна при автоматической синхронизации. Именно
с этой даты будут регистрироваться к выгрузке документы.
▪▪ Организация. Выгружать документы можно как по одной организации,
так и по нескольким. В этой настройке определяется их перечень.
▪▪ Выгружаемые документы. Можно выгружать только определенные
документы.

387
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Параметры синхронизации данных могут в дальнейшем могут быть


изменены.

388
Глава 17. Интеграция

После нажатия кнопки Далее система сформирует файл с параметрами


обмена, который будет использоваться при продолжении настройки в БП,
и предложит выполнить выгрузку данных. Рекомендуется согласиться с этим
и нажать кнопку Готово. В противном случае система сохранит настройки,
но выгрузка данных не произойдет – ее нужно будет произвести отдельно.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если настраивается обмен между информационными базами,


в которых много данных (большое количество справочников
и документов), рекомендуется завершить настройку без флажка
Выполнить загрузку данных… Затем отдельно выгрузить
с помощью обработки Состав отправляемых данных (открыва-
ется по кнопке рядом с кнопкой Синхронизировать) сначала
все справочники, потом документы. В противном случае выгрузка
данных и последующая синхронизация займут долгое время
и снизят производительность работы программы.

Второй этап настройки обмена выполняется в программе «1С:Бухгал-


терия 8». В ней следует также создать новую настройку синхронизации
и в качестве второй информационной базы выбрать 1С:Управление нашей
фирмой. В помощнике настройки обмена указать выбрать файл с настрой-
ками, выгруженными из УНФ. После считывании этого файла настройки
синхронизации будут автоматически применены к базе «1С:Бухгалтерии»,
включая префикс.

389
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Поле завершения настройки синхронизации будет запущен процесс


считывания данных из файла выгрузки. В результате программа сформирует
список объектов, готовых к загрузке в информационную базу.
Независимо от того, в пустую информационную базу или уже в содер-
жащую информацию загружаются данные, следует сопоставить справочники
и документы: это исключит появление дублей в программе. Автоматиче-
ское сопоставление данных по заданным правилам вызывается по кнопке
Сопоставить. После этого система самостоятельно сопоставит все загружа-
емые данные.

Следующим шагом выполнения обмена является непосредственно


загрузка данных. Она начинается по кнопке Далее. Данные из файла
загрузятся в информационную базу.
После загрузки начнется процесс выгрузки данных из БП. Для того
чтобы провести загрузку справочников и документов из БП в УНФ, необ-
ходимо произвести повторный обмен в программе «1С:Управление нашей
фирмой  8». В окне обмена данными в УНФ нужно повторить синхрони-
зацию. После этого закончится синхронизация данных и система выведет
сообщение о завершении обмена.

390
Глава 17. Интеграция

Выполнение обмена
Для того чтобы произвести выгрузку данных из УНФ, необходимо
в форме обмена данными нажать кнопку Синхронизировать. После нажатия
кнопки начнется прямая передача данных в базу-приемник.

В БП необходимо перейти в Администрирование – Настройки


синхронизации данных – Синхронизация данных и нажать кнопку
Синхронизировать. Программа загрузит все новые и измененные данные.
После выполнения этой операции необходимо закончить процедуру
обмена в УНФ таким же образом, как было описано выше.

ВАЖНО!

Если требуется выполнять односторонний обмен: выгружать


данные только из УНФ, а обратно не выгружать, то перед каждой
загрузкой в БП следует сбрасывать с регистрации все ненужные
объекты с помощью обработки Состав отправляемых данных.
Более подробную информацию о настройке вы можете прочитать
по ссылке https://its.1c.ru/db/metod81#content:7296:hdoc.

391
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Особенности использования обмена


Перед использованием обмена данными обязательно нужно учесть
следующие моменты:
1. Поскольку в программе «1С:Бухгалтерия 8» не ведется учет номенкла-
туры в разрезе характеристик, то характеристики, созданные в УНФ,
не выгружаются в БП. Если, например, в УНФ учет товара «Футболка
х/б» ведется по характеристикам (размер и цвет): «Футболка х/б»
(L, красная)», «Футболка х/б (L, синяя)», то в БП выгрузится номенкла-
тура в виде одной позиции «Футболка х/б» без характеристик.
Документ Расходная накладная, содержащий номенклатурные
позиции с характеристиками, после загрузки в базу БП – уже не будет
содержать характеристик.
2. В БП переносятся документы с тем же состоянием, в котором они
были на момент выгрузки из УНФ. То есть если выгружался непрове-
денный или помеченный на удаление документ, то в БП он загрузится
как непроведенный или помеченный на удаление соответственно.
3. Для корректного обмена важно отслеживать актуальность правил
обмена по кнопке Загрузить правила в форме синхронизации
392
Глава 17. Интеграция

данных. Эти правила определяют алгоритм преобразования данных,


выгружаемых из УНФ в БП. Порядок обновления правил обмена
содержится в информационном файле в поставке обновления
программы «1С:Бухгалтерия 8».

Настройка обмена с «1С:Розницей»


Синхронизация данных между программами 1С:УНФ и «1С:Розница»
позволяет автоматизировать бизнес-процессы, связанные с продажами
в розничных магазинах. А также оптимизировать взаимодействия между
распределенными подразделениями и бэк-офисом.
Обмен между конфигурациями настраивается аналогично обмену
с «1С:Бухгалтерией 8» в разделе настроек Интеграция с другими програм-
мами. Доступны различные каналы передачи данных: сетевой каталог,
электронная почта, подключение через Интернет и др.
При настройке синхронизации по кнопке также можно указать период
выгрузки документов из УНФ, организации, магазины, с которыми будет
выполняться обмен, виды цен.

393
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

После первой выгрузки необходимо будет сопоставить справочники


и документы с информационной базой «1С:Розницы». Для постоянного
обмена данными между базами можно настроить расписание – сценарий
обмена. Сценарий настраивается в каждой программе на вкладке Распи-
сание формы синхронизации данных. В нем задаются тип обмена (отправка/
получение) и периодичность. Этот инструмент позволяет исключить ручной
запуск обмена продавцами и получать информацию с необходимой частотой.

ПРИМЕЧАНИЕ

Выполнение обмена данными по расписанию доступно, если


информационные базы запущены или работают в клиент-сер-
верном режиме. Для большего понимания технологии обмена
рекомендуется прочитать подробное описание синхронизации
с «1С:Розницей» по кнопке Подробнее о синхронизации данных
с этой программой в форме синхронизации данных.

Настройка обмена с сайтом


Обмен с сайтом позволяет поддерживать актуальность данных по
остаткам и ценам в интернет-магазине компании, а также автоматически
регистрировать в УНФ заявки клиентов.
Нужно включить интеграцию с сайтом в настройках программы.
Необходимо учитывать, что обмен с сайтом может быть как односторонним
(из УНФ выгружается номенклатура с остатками, ценами и изображе-
ниями), так и двусторонним – с сайта загружаются в виде документов Заказ
394
Глава 17. Интеграция

покупателя заявки посетителей. Поэтому, если предполагается двусто-


ронний обмен, следует в поле Префикс для обмена с сайтом указать
краткое обозначение. Оно будет добавлено к номеру загруженного заказа
покупателя, что позволит определить его источник.

395
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Далее нужно указать требуемый тип подключения к сайту.

396
Глава 17. Интеграция

На следующем шаге можно уточнить перечень выгружаемых из


УНФ данных: установить отбор по видам цен, группам товаров, складам
для остатков.

Последнее, что необходимо настроить, – это правила загрузки заказов


покупателей с сайта. В форме помощника указываются способ загрузки
контрагентов, организация для подстановки в заказы, группа для новой
номенклатуры (см. рис. ниже).

397
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Настроенный обмен данными можно выполнить вручную по кнопке


Синхронизация данных – Выполнить обмен данными или по распи-
санию, которое настраивается в форме настроек. В дальнейшем настройки
обмена можно менять.

398
Глава 18

Примеры автоматизации
бизнес-процессов

Продажа товара клиенту


с доставкой в интернет-магазине
Описание процесса
У небольшой компании по продаже мобильной техники и аксессу-
аров есть интернет-магазин. Клиент может сделать заказ через сайт или
по телефону. После обработки заказа менеджер интернет-магазина звонит
клиенту и уточняет параметры доставки – с учетом расписания курьеров
договаривается на определенный день. Покупатель может оплатить заказ
на сайте или при получении (по карте или наличными).
Обработка заявки
Для регистрации заявки клиента менеджер использует документ
Заказ покупателя. Он может быть создан вручную (см. «Регистрация
заявки клиента и выставление счета на оплату») или загружен с сайта (см.
«Настройка обмена с сайтом»). Менеджер в карточке клиента указывает
его контактные данные, а в заказе – заказанный товар. С помощью отчета
Свободные остатки из заказа покупателя проверяет наличие заказанных
товаров на складе. Если товар есть на складе, он резервируется под заказчика.

399
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Планирование доставки
Результат обсуждения с клиентом доставки фиксируется документом
Событие, созданным на основании заказа покупателя (см. «Анализ истории
взаимоотношений с клиентами»).

400
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Для анализа свободного времени курьеров используется календарь


сотрудников, в нем же менеджер планирует новый выезд. Так как в УНФ
настроена синхронизация с календарями Google, курьер оперативно
получает уведомление о новой доставке на своем смартфоне.

Для быстрого анализа исполнения заказов используются статусы. Они


устанавливаются при прохождении каждого этапа работы: Обрабатыва-
ется, Доставка, Отказ и пр.
Доставка товара
В момент передачи товара курьеру менеджер создает на основании заказа
покупателя документ Перемещение запасов (см. «Перемещение товаров
между складами»), в котором в качестве склада-получателя указан курьер,
и получает его подпись на печатной форме этого документа. Это позволяет
отслеживать количество товаров у курьеров, а также переносить на них
ответственность за ТМЦ.

401
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Когда курьер возвращается и предоставляет документы, подтверж-


дающие оплату и передачу товара, менеджер создает на основании заказа
покупателя документ Расходная накладная (см. «Продажа покупателю
товара со склада»). Безналичную оплату фиксирует документом Оплата
картой, наличную – документом Поступление в кассу (см. «Учет наличной
оплаты от покупателя»).
Закрытие заказа
В конце дня менеджер в отчете Оплата и отгрузка заказов проверяет
свои заказы. Если заказ полностью оплачен и отгружен, он устанавливает
статус Завершен с отметкой Успешно.

402
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Учет хозяйственных операций,


не принимаемых к бухгалтерскому учету
Описание
Компания «Растик» продает юридическим лицам оргтехнику и комплек-
тующие к ней. Также оказывает услуги по ремонту и заправке картриджей.
Если за услугами обращается физическое лицо, то оно может произвести
оплату только наличными деньгами, которые пойдут в кассу директора.
После выполнения заявка от клиента закрывается.
Прием заказа
Менеджер принимает от клиента заказ и согласовывает с ним стоимость.
Эту операцию он отражает документом Заказ-наряд, в котором в поле
Организация указана управленческая фирма.

ВАЖНО!

Для учета операций, не принимаемых к бухгалтерскому учету,


рекомендуется создать отдельную организацию – управленческую
фирму. Ее следует указывать в документах, которые не должны
быть отражены в бухгалтерии. Это особенно важно, если в УНФ
настроен обмен с программой «1С:Бухгалтерия».

403
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Оплата заказа
Принимая наличные деньги от покупателя, менеджер создает документ
Поступление в кассу, указав в поле Организация управленческую фирму.
Реализация услуг
Когда картридж заправлен и передан клиенту, начальник цеха указывает
в заказ-наряде потраченные материалы, а менеджер делает отгрузку – уста-
навливает значение Завершен в реквизите Состояние.

ПРИМЕЧАНИЕ

Используя управленческую организацию для отражения хозяйст-


венных операций, появляется возможность проанализировать
различные показатели (выручка, валовая прибыль, дебиторская
задолженность) в разрезе способов взаиморасчетов с клиентами.
Аналогичным способом можно учитывать расходы предприятия
документами Приходная накладная, Расход из кассы,
Авансовый отчет и пр. Это позволит получить полную картину
прибыльности бизнеса с возможными аналитиками.

404
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Выполнение работ
по строительству небольшого дома
Описание
Строительная компания возводит коттеджи, бани по типовым и инди-
видуальным проектам. Перед началом строительства клиент должен внести
предоплату не менее 50 % стоимости заказа, а также согласовать план
платежей. За установкой фундамента организация обращается к подрядчику,
остальные работы выполняют собственные бригады. В течение всего срока
строительства руководитель контролирует понесенные затраты.
Прием заказа
Заказ на строительство дома менеджер регистрирует документом Заказ
покупателя. В качестве предмета заказа выбирает номенклатуру с типом
Работа, но с названием конечного продукта.

405
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

В заказе на вкладке Платежный календарь формирует план платежей


(см. «Планирование поступления оплат от клиентов»).

Учет оплаты по заказу


Документом Поступление в кассу, созданным на основании заказа
покупателя, сотрудник отражает оплату клиента наличными деньгами.
Заказ материалов для дома
Ответственный за обеспечение материалами сотрудник на основании
заказа покупателя создает документ Заказ поставщику. В нем выбирает
номенклатуру – материалы для строительства. Если материалы поступают
сразу на стройку, то на основании заказа поставщику создается документ
Приходная накладная, в котором в качестве склада выступает сам объект
строительства. В противном случае следует оприходовать запасы на основной
склад, а затем переместить их на объект документом Перемещение запасов.

406
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Учет работы подрядчиков


Менеджер заказа на основании заказа покупателя создает документ
Заказ поставщику на услуги подрядчика. Когда работы исполнителя
приняты, он закрывает их документом Приходная накладная.

Списание использованных материалов


На основании отчета от прораба менеджер списывает используемые
материалы в себестоимость объекта. На основании заказа покупателя создает
документ Перемещение запасов, в котором складом-отправителем является
место хранения запасов, а складом-получателем – подразделение.

407
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Благодаря такой схеме всегда доступны информация об остатках


материалов для объекта (отчет Свободные остатки) и перечень уже исполь-
зованных материалов (отчет Незавершенное производство).

Начисление зарплаты бригаде


На основании данных от прораба руководитель начисляет зарплату
строителям – на основании заказа покупателя вводит документ Сдельный
наряд (см. «Расчет сдельной зарплаты производственных рабочих»).
В нем выбирает бригаду (или отдельного сотрудника), операцию и сумму
к начислению. Закрывает наряд установкой флажка Закрыт.

408
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Контроль затрат на объекте


Проконтролировать увеличение затрат на стройке позволит отчет
Незавершенное производство в разделе Производство с группировкой
по заказу покупателя, счету учета и, при необходимости, номенклатуре.
Для удобства можно в заказе покупателя добавить дополнительный реквизит
Плановая себестоимость и вывести его в отчет.

Сдача работ
Когда клиент принял работы, менеджер на основании заказа покупателя
создает документ Акт выполненных работ, формирует из него печатную
форму и подписывает ее. Руководитель для оценки результата выполнения
проекта использует отчет Себестоимость выпуска.

Многоэтапное производство мебели


Описание процесса
Предприятие изготавливает под заказы клиентов мебель. Она может
быть как стандартной, так и с индивидуальными размерами. Каждый этап
производства отслеживается руководителем цеха и отмечается в системе
ежедневно.
Прием заказа покупателя
Менеджер принимает заказ клиента и создает документ Заказ поку-
пателя. Указывает выбранное изделие. В характеристике номенклатуры
указывает признак: стандартная мебель или с индивидуальными размерами.
После получения предоплаты актуализирует срок и передает в производство
документом Заказ на производство. При передаче в производство в заказе
обязательно должна быть указана спецификация.

409
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

После получения предоплаты актуализирует срок и передает в произ-


водство документом Заказ на производство.

Производство изделия
Руководитель производства ежедневно проверяет новые заказы в статусе
Передан в производство. Каждый заказ он проверяет и устанавливает статус
В производстве. При этом система фиксирует дату перехода документа
в новый статус.

410
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

После завершения смены ответственный сотрудник отмечает выпол-


ненные этапы производства. Так как на каждую производимую продукцию
созданы спецификации, материалы списываются автоматически по завер-
шении этапа.

Продукция считается произведенной, когда она прошла последний этап


и проверена отделом контроля качества.
Как только завершается последний этап производства, система уведом-
ляет об этом логиста (уведомление настраивается в ассистенте УНФ).

411
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Задача логиста – отправить заказчику изделия в день отгрузки.


Он проверяет оплату заказа, формирует документ Расходная накладная
и в заказе покупателя устанавливает статус Отправлен. Благодаря настро-
енному рабочему процессу в этот момент клиенту отправляется сообщение
об отправке заказа.

412
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Работа проектной организации


Описание процесса
Организация выполняет большие проекты по монтажу оборудования
на крупных объектах. Для управления затратами и сроками по каждому
заданию от заказчика формируется заказ покупателя и бюджет под него.
По завершении проекта руководитель компании проверяет финансовый
результат по нему, после чего принимается решение о начислении премий.
Компания получила несколько заданий на монтаж, которые будут
закрываться и оплачиваться раздельно. Перед началом работ необходимо
зафиксировать задания документами Заказ покупателя и указать помимо
перечня работ и их стоимость, проект.

413
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Планирование доходов и расходов по проекту выполняется в документе


Бюджет. Выручка указывается по каждому заказу проекта.

Аналогично планируются расходы.

Для анализа бюджета проекта руководитель использует отчет Прогноз


по доходам и расходам (по отгрузке).

414
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Списание комплектующих, материалов регистрируется документом


Перемещение запасов с видом Списание на расходы на каждый заказ.
Расходы на зарплату – документом Начисление зарплаты.

415
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Руководитель оперативно до завершения работ контролирует поне-


сенные расходы и исполнение бюджета в отчете План-фактный анализ
доходов и расходов (по отгрузке).

После сдачи работ и подписания актов становится доступной инфор-


мация о фактической прибыли по проекту. Ее проверяет ответственное
лицо до начисления премий. Если заказчик принимает работы частями,
то по каждому заказу покупателя создаются акты выполненных работ
на закрываемый объем.

416
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

Оказание услуг и сдача оборудования в аренду


Компания оказывает услуги по организации мероприятий, а также сдает
оборудование в аренду.
Прием заказа клиента
Менеджер регистрирует заявку документом Заказ-наряд. Если клиент
хочет заказать аренду оборудования, то менеджер сначала проверяет его
наличие на желаемую дату с помощью планировщика. Каждый объект
аренды представлен в виде ресурса.

Если время не занято, то менеджер резервирует его.

417
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Вводит услуги по аренде.

Заказанные сопутствующие товары указывает на вкладке Товары.

418
Глава 18. Примеры автоматизации бизнес-процессов

После мероприятия заказ закрывается. Если на нем присутствовал


сотрудник, то ему начисляется сдельная оплата, которая попадет в себестои-
мость сделки с покупателем.

419
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

420
Приложение

Список типовых ошибок учета


Проблема Причина Решение
Продажи
Некорректная себестоимость Не закрыт месяц Выполнить процедуру «Закрытие
продаж месяца»
Некорректная или пустая сумма В документе «Ввод начальных
по запасам в вводе начальных остатков» указать корректную сумму
остатков запасов
Товары не резервируются Не включена опция В настройках программы
«Резервирование запасов» по разделу «Закупки» установить
флажок «Резервирование запасов»

На складе резерва нет остатка Проверить остаток с помощью отчета


«Остатки товаров
на складах»
Не проводится документ На складе нет остатка Проверить остаток с помощью отчета
«Расходная накладная» «Остатки товаров на складах».
Проверить, что склад в документе
реализации соответствует складу
фактической отгрузки
В документе «Расходная В документе «Расходная накладная»
накладная» на вкладке «Товары нажать на кнопку «Изменить резерв» –
и услуги» не заполнена колонка «Заполнить по резервам»
«Из резерва»
Не рассчитывается В документе «Приходная Если документ возврата уже создан,
себестоимость накладная» с типом операции то привязать
возвращенного товара «Возврат от покупателя» не его к документу реализации
указана ссылка на документ
реализации
В калькуляции заказа В системе отсутствуют Для номенклатуры назначить цены
не считается себестоимость данные для расчета плановой с плановой себестоимостью по виду
сделки себестоимости (учетные цены цен «Учетная цена».
или цены закупки) При калькуляции по закупочной цене
дождаться, когда товар поступит
на склад
При вводе на основании Товары уже отгружены другим Открыть окно со связанными
заказа покупателя товары документом документами по заказу покупателя
и услуги в расходной и найти другой документ реализации
накладной автоматически не
заполняются

421
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проблема Причина Решение


Не получается отгрузить У номенклатуры установлен тип Для отгрузки номенклатуры с типом
работы расходной накладной «Работа». Номенклатуру с таким «Работа» использовать документ «Акт
типом расходной накладной выполненных работ».
отгрузить нельзя Для отгрузки с типом «Услуга» –
«Расходная накладная»
В заказе покупателя В поле «Вид цен» в заказе Вид цен в заказе покупателя зависит
автоматически заполняются покупателя указано неправильное от вида цен, указанного в договоре
цены по неправильному виду значение с контрагентом. Необходимо указать
в договоре правильный вид цен
Закупки
Нельзя разместить заказ Отключена опция В настройках программы по разделу
поставщику под заказ «Резервирование запасов» «Закупки» установить флажок
покупателя «Резервирование запасов»
Дополнительные расходы Значение поля «Склад» Убедиться, что склад в документе
не включаются в документе «Дополнительные «Приходная накладная» и склад
в себестоимость поставки расходы» отличается от склада в документе «Дополнительные
в документе «Приходная расходы» совпадают
накладная»
В приходной накладной У номенклатуры установлен счет Для номенклатуры установить
услугу поставщику нельзя учета с типом «Незавершенное счет учета с типом «Расходы,
отнести на определенное производство» распределяемые на финансовый
направление деятельности результат»
Сумма услуги не входит У номенклатуры не установлен Установить корректный счет учета
в производственные затраты счет учета затрат с типом номенклатуры
«Незавершенное производство»
Не выполнена процедура Выполнить процедуру «Закрытие
«Закрытие месяца» месяца»
Услуга отнесена на Выбрать правильное подразделение
подразделение, которое не на вкладке «Услуги» в приходной
выпускает продукцию накладной
При проведении приходной Перечень номенклатуры или Привести в соответствие
накладной – сообщение ее количество превышает с поставкой документ «Заказ
«Нельзя принять больше, размещенную в заказе поставщику»
чем размещено в заказе» поставщику (документе-
основании)
Нельзя создать заказ Отключена опция В настройках программы по разделу
поставщику, по которому «Резервирование запасов» «Закупки» установить флажок
часть товаров поступят «Резервирование запасов»
под заказ покупателя
и часть – на свободный Не настроен вывод заказов Изменить настройку формы заказа
остаток покупателей в табличную часть поставщику: по кнопке «Еще» –
заказа поставщику «Табличная часть» установить
расположение заказа покупателя
в таблице
Нельзя разместить заказ Отключена опция В настройках программы по разделу
поставщику для нескольких «Резервирование запасов» «Закупки» установить флажок
заказов покупателей «Резервирование запасов»
Не настроен вывод заказов Изменить настройку формы заказа
покупателей в табличную часть поставщику – перевести заказы
заказа поставщику покупателей в таблицу

422
Приложение

Проблема Причина Решение


Склад
Зарезервированные Не указан заказ покупателя В документе «Перемещение запасов»
под клиента товары при в документе «Перемещение выбрать в соответствующем поле
перемещении на другой запасов» заказ покупателя, по которому
склад не снимаются перемещается товар
с резерва на складе-
Не заполнена колонка «Резерв» Заполнить колонку «Резерв»
отправителе
по товару в документе в документе «Перемещение запасов»
«Перемещение запасов» (должен быть указан заказ покупателя)
(при условии, что заказ
покупателя указан)
В отчетах по остаткам По заказу покупателя была Проверить, чтобы в документе
товаров отображаются отгрузка со свободного остатка, реализации по номенклатуре
резервы под заказы без заполненной колонки была заполнена колона «Резерв».
покупателей, хотя они уже «Резерв» в документе реализации Заполнить ее
отгружены
При автоматическом Для номенклатуры не назначена Создать номенклатуру поставщика
заполнении документа номенклатура поставщика в одноименном справочнике
«Приходная накладная» и привязать ее к номенклатуре
через ЭДО номенклатура организации
не добавляется
Производство
Сумма материалов не Не выполнена процедура Выполнить процедуру «Закрытие
списывается «Закрытие месяца» месяца»
в себестоимость продукции
Материалы хранятся на складе Проверить сумму запасов в отчете
без суммы «Себестоимость остатков».
При необходимости скорректировать
документ «Ввод начальных остатков»
На основании документов В производственных документах В качестве изготовителя выбрать
«Заказ на производство» в поле «Изготовитель» выбран структурную единицу с типом
или «Производство» склад «Подразделение»
не создается сдельный
Не включена опция Установить флажок «Технологические
наряд
«Технологические операции» операции» в настройках программы
по разделу «Производство»
При закрытии сдельного Не включена опция «Управление Установить флажок «Управление
наряда его сумма персоналом, начисление персоналом, начисление зарплаты»
не начисляется зарплаты» в настройках программы по разделу
исполнителям и не попадает «Зарплата»
в затраты производства
Некорректный счет учета Установить для операции счет с типом
у номенклатуры с типом «Незавершенное производство»
«Операция»
Нельзя указать в сдельном Не настроено положение В настройке формы документа
наряде нескольких исполнителя в табличной части «Сдельный наряд» установить
исполнителей размещение исполнителя в табличной
части

423
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проблема Причина Решение

Работы
В документе «Заказ- Не включены соответствующие В настройках формы документа
наряд», нельзя указать таблицы в заказ-наряде «Заказ-наряд» (кнопка «Еще» –
используемые материалы, «Шапка/Табличная часть») включить
зарплату исполнителей, видимость указанных таблиц
материалы заказчика
Для номенклатуры, Номенклатура имеет тип «Услуга» Если требуется списывать
указанной на вкладке используемые материалы,
«Работы» в документе использовать номенклатуру в заказ-
«Заказ-наряд» нельзя наряде с типом «Работы»
добавить используемые
материалы
Не получается отгрузить Заказ-наряд не поддерживает Для сделок с частичной отгрузкой
часть работ по одному частичную отгрузку использовать документы «Заказ
заказ-наряду покупателя» и «Акт выполненных
работ»
Не заполняются Сотрудник не принят на работу Оформить в системе сотрудников
автоматически виды в системе с соответствующим документом «Прием на работу»,
начислений по сотрудникам видом начисления и ставкой в котором указать вид начисления
в заказ-наряде и ставку
В документе «Задание
на работу», созданном
на основании заказ-наряда,
не заполняется ставка
сотрудника
Деньги
Некорректные Не выполнен расчет курсовых Выполнить процедуру закрытия
взаиморасчеты разниц месяца с установленным флажком
с контрагентами в валюте «Рассчитать курсовые разницы»
В договоре с контрагентом Установить в договоре правильную
не выбрана правильная валюта валюту расчетов. В дальнейшем сразу
расчетов выбирать валюту при вводе договора
Неактуальные курсы валют Открыть карточку валюты и убедиться,
что в ней настроена загрузка курсов
из интернета
В отчете по срокам долга В договоре с контрагентом Поддерживать актуальность сроков
некорректно отображается не заполнены сроки оплаты оплат в договорах с поставщиками
срок и сумма просроченного от покупателя и оплаты и покупателями
долга поставщику
Сумма платежа по заказу Оплата по заказу Запланировать платеж/оплату
не отображается не запланирована в документах «Заказ покупателя»,
в платежном календаре «Заказ поставщику», «Заявка
на расход денег»
Период плановой оплаты по В платежном календаре установить
заказу не попадает в период период, в который попадает
платежного календаря запланированный платеж

424
Приложение

Проблема Причина Решение


Заявка на оплату Фактическая оплата еще Открыть отчет «Взаиморасчеты»
не пропадает из платежного не прошла и проверить фактическую оплату
календаря с отбором по контрагенту
В документе оплаты не указана В документе оплаты в поле «Документ
заявка на расход денег планирования» выбрать заявку на
оплату
Финансы
Не рассчитывается курсовая Не включена опция «Несколько Включить валютный учет в настройках
разница валют» программы по разделу «Деньги»
Курсы валют автоматически Убедиться, что есть подключение
не загружаются к интернету и в карточке валюты
установлен признак загрузки
из внешнего источника
Не выполнена процедура «Расчет При закрытии месяца устанавливать
курсовых разниц» флажок «Рассчитать курсовые
разницы»
Суммы активов и пассивов При вводе начальных остатков После завершения ввода начальных
в балансе не равны не создана проводка на сумму остатков на разницу между активами
активов к 80-му счету и пассивами ввести остаток по счету
«Уставный капитал» с типом «Кредит»
в разделе «Прочее»
Не выполнена процедура Выполнить процедуру закрытия
«Закрытие месяца» месяца
Прочие расходы Не выполнена процедура Выполнить процедуру закрытия
не распределяются закрытия месяца месяца
В карточке счета установлен В карточке счета выбрать способ
способ распределения «Прямое распределения, отличный от «Прямое
распределение» распределение»
Косвенные затраты Не выполнена процедура Выполнить процедуру закрытия
не распределяются закрытия месяца месяца
В счете учета установлен способ В карточке счета выбрать способ
распределения распределения, отличный
«Не распределять» от «Не распределять»
Отсутствует база распределения Подразделение, на которое отнесена
затрата, должно выпускать продукцию/
работу
В отчете «Финансовый Не выполнена процедура Выполнить процедуру закрытия
результат» нет данных за закрытия месяца месяца с установленным флажком
выбранный период «Рассчитать финансовый результат»
Не начисляется амортизация При приеме имущества к учету не В документе «Принятие к учету»
по имуществу установлен флажок о начислении на вкладке «Имущество» не
амортизации в текущем месяце установлен флажок «В текущем
месяце»
Вся сумма имущества уже В отчете «Инвентарная карточка»
списана на амортизацию проверить остаточную стоимость
имущества

425
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Проблема Причина Решение


Зарплата
В документе «Начисление Не заполнен документ «Табель» Заполнить документ «Табель»
зарплаты» автоматически по подразделению по сотрудникам
не рассчитывается сумма
оклада по дням
Не заполняется документ Сотрудники не оформлены Принять на работу сотрудников
«Табель» документом «Прием на работу» документом «Прием на работу»
Производственный календарь Обновить производственный
неактуальный календарь. Открыть его можно
из справочника «Графики работы»
в разделе «Зарплата»
Документ «Начисление Сотрудники не оформлены Принять на работу сотрудников
зарплаты» не заполняется документом «Прием на работу» документом «Прием на работу»
автоматически по кнопке
«Заполнить и рассчитать»
Некорректные Начисление и выплата При создании документов по
взаиморасчеты заработной платы отражаются начислению зарплате и выплате
с сотрудниками в разрезе за разные периоды в поле «Период» указывать тот
месяцев месяц, за который начисляется/
выплачивается заработная плата
Администрирование
В информационную базу В конфигурации «Бухгалтерия В настройках информационной базы
из УНФ загружаются предприятия» не установлена «1С:Бухгалтерии предприятия»
документы, попадающие корректная дата запрета загрузки установить дату запрета загрузки
в закрытый период данных данных
Не работает полнотекстовый Индекс полнотекстового поиска не Обновить индекс по ссылке
поиск обновлен «Управление полнотекстовым
поиском» в разделе
«Администрирование» –
«Регламентные операции»
Нет уведомления по Нет подключения к интернету Проверить подключение к интернету
обновлению конфигурации
Не подключена подписка ИТС Подключить подписку ИТС через
партнера фирмы «1С». Если
подписка есть, то через настройку
«Администрирование» – «Интернет-
поддержка пользователей» ввести
существующие логин и пароль
Не работает заполнение Нет подключения к интернету Проверить подключение к интернету
по ИНН, «Досье Не подключена подписка Подключить подписку на сервисы
контрагента», «Спарк риски» на сервисы через партнера фирмы «1С»
Не удаляются помеченные На удаляемый объект в системе Удалить всю цепочку связанных
на удаление объекты имеются ссылки объектов или заменить удаляемый
объект на другой. Повторить процедуру
удаления
Нельзя добавить реквизиты Не включена соответствующая В настройках программы по разделу
с общими списками значений функция «Администрирование» установить
флажок «Реквизиты и сведения
с общим списком значений»

426
Приложение

Список отчетов программы


Что посмотреть Где посмотреть
CRM
Сколько появилось новых клиентов? От каких Анализ базы контрагентов
менеджеров?
Эффективность работы менеджеров Анализ работы менеджеров
На каком этапе сделок больше потерь? Какая Воронка продаж
конверсия заказов?
Продажи
Средний чек в магазинах Розничная выручка
Продажи по продавцам Розничная выручка
План-факт по продажам План-фактный анализ продаж
Выручка за период Продажи
Валовая прибыль по товарам, менеджерам, Валовая прибыль
клиентам
Сумма неоплаченных счетов Оплата счетов на оплату
Неотгруженные заказы покупателей Выполнение заказов, Отгрузка и оплата по заказам
Неоплаченные заказы покупателей Оплата заказов покупателей, Отгрузка и оплата по
заказам
Товары у комиссионера Товары, переданные на комиссию
Сумма предоставленных скидок Примененные скидки
Кто нам должен и какую сумму. Как долго он не Расчеты с покупателями, Задолженность
платит? покупателей по срокам долга
Закупки
Сумма запасов на складах Себестоимость остатков
Плановый дефицит запасов Остатки товаров (прогноз)
Остатки товаров в разрезе партий Остатки товаров
Какие товары находятся в резерве под клиентов Остатки товаров на складах
Движение товаров Движение товаров, запасы
Остатки товаров по ГТД Остатки запасов в разрезе ГТД
Стоимостная оценка склада Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры
Оборачиваемость товаров Оборачиваемость запасов
Какие товары еще не привезли поставщики по Заказы поставщикам, Поступление и оплата
размещенным им заказам по заказам
Итоги инвентаризации Излишки и недостачи
Товары, принятые на комиссию Товары, принятые на комиссию
Запасы в наличии от давальца Запасы, принятые в переработку
Закупленные товары и услуги Анализ закупок
Неоплаченные счета поставщикам Оплата счетов поставщиков, оплата заказов
поставщикам, Поступление и оплата по заказам
Сколько мы должны поставщикам и какая сумма Расчеты с поставщиками
предоплаты не закрыта

427
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Что посмотреть Где посмотреть


Работы
Выполнение заказов на работы Выполнение работ и оплата заказ-нарядов
Отработанное время сотрудников по заказам Отчет заказчику
Себестоимость выполненных работ Себестоимость выпуска, валовая прибыль
Производство
Выполнение заказов на производство Заказы на производство
План-факт по выполненным операциям сотрудников Сдельные наряды
Фактическая себестоимость изделия Себестоимость выпуска
Плановая себестоимость изделия Нормативный состав изделия
Общепроизводственные затраты Незавершенное производство
Деньги
Денежный поток компании Движение денег, Денежный поток
Остатки денег на счетах и кассах Остатки денег
Плановые остатки денег Платежный календарь
Остатки денег в розничных кассах Остатки денег в кассах ККМ
Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с подотчетниками
Долги банка по эквайрингу Контроль операций эквайринга
Расчеты с учредителями Расчеты по прочим операциям
Зарплата
Работающие сотрудники их условия работы Список сотрудников, Плановые начисления
сотрудникам
Отработанное время сотрудников Отработанное время по дням, Отработанное время
в целом за период
Начисленная и удержанная суммы Начисления и удержания
Взаиморасчеты с сотрудниками Расчеты с персоналом
Расчетный листок с сотрудником Расчетные листки
Штатное расписание Штатное расписание
Финансы
Активы и пассивы компании (баланс) Управленческий баланс
Доходы и расходы по заказам, направлениям, Доходы и расходы по статьям (по отгрузке)
подразделениям
Начисленные налоги Расчеты по налогам
Оборотно-сальдовая ведомость Оборотно-сальдовая ведомость
Прибыли и убытки (P&L) Прибыли и убытки
Доходы и расходы кассовым методом Доходы и расходы (по оплате)
Бюджет доходов и расходов Прогноз по доходам и расходам (по отгрузке)
Бюджет движения денежных средств Бюджет движения денежных средств
Доходы и расходы, распределенные по Финансовый результат
прибыльным направлениям
Имущество на балансе Инвентарная карточка
Начисленная амортизация за период Начисленная амортизация

428
Приложение

Мобильное приложение
Нужно быстро узнать объем продаж клиенту и взаиморасчеты на встрече
с ним? Для удаленного согласования оплаты счета требуется знать остатки
денег на счетах? На эти вопросы вы всегда получите оперативный ответ,
используя мобильное приложение. Оно имеет полный функционал, иден-
тичный основной конфигурации.
Мобильное приложение также могут использовать менеджеры
на выездных продажах – удаленно проверить остатки товаров на складах,
сформировать в системе заказ покупателя и отправить счет на оплату.

Настройте синхронизацию с основной базой и всегда получайте акту-


альные данные!
Подробнее о настройке и использовании мобильного приложения можно
прочесть на сайте – http://v8.1c.ru/small.biz/usef/mobile.htm.

429
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

Торговое оборудование
К программе можно подключить торговое оборудование. Например, сканер
штрихкодов, онлайн-кассу, эквайринговый терминал, весы (все доступное
к подключению оборудование приведено на рисунке ниже). Это позволит
сократить время кассира на внесение в программу информации о продажах.

Узнать о совместной работе онлайн-кассы и программы вы можете


из ролика «54-ФЗ: Переход на онлайн-кассы с передачей данных в ФНС» –
https://its.1c.ru/bmk/unf16/kassa.

ВАЖНО!

Перед покупкой и подключением торгового оборудования необ-


ходимо убедиться, что оно сертифицировано фирмой «1С».
Перечень сертифицированного оборудования размещен по ссылке
http://v8.1c.ru/libraries/cel/certified.htm.

430
Заключение
Программа «1С:Управление нашей фирмой» не перестает совершенство-
ваться. Выходят новые версии, появляется дополнительный управленческий
функционал, улучшаются имеющиеся инструменты, поддерживаются
изменения в законодательстве. Ниже представлен перечень ресурсов,
на которых вы сможете оперативно получать информацию обо всех новостях
программы:
▪▪ Канал фирмы «1С» на YouTube, посвященный 1С:УНФ: первый результат
в поиске по словам «1С:Управление нашей фирмой» или по ссылке
https://clck.ru/DE2Yx.
▪▪ Сайт информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС),
на котором представлены описания изменений новых версий 1С:УНФ:
https://its.1c.ru/unfinfo.
▪▪ Информационный портал с контентом об эффективных управленческих
практиках, в том числе с применением автоматизации: https://biz360.ru/.

Тренинг «Оперативное управление


в малом бизнесе»
Одним из самых эффективных способов освоить функционал 1С:УНФ
и понять ее возможности является трехдневный практический тренинг
«Оперативное управление в малом бизнесе с помощью 1С:УНФ»,
который можно пройти как очно, так и онлайн в 1С:Учебном центре № 1
(Москва). Прочитать подробную программу курса и записаться вы можете
по ссылке http://1c.ru/kurs-unf.
Ведущий тренинга – автор книги, которую вы держите
в руках Юрий Павлов. На тренинге разбирается гораздо больше бизнес-
кейсов и жизненных примеров результативного применения функционала
1С:УНФ, чем в книгах. Богатый опыт автоматизации позволяет ведущему
разбирать многие бизнес-задачи участников тренинга и отвечать на вопросы
431
Реальная автоматизация малого бизнеса. 1С:Управление нашей фирмой

по практическому применению системы в конкретных случаях. Живое


общение делает обучение эффективным и заряжает участников позитивом
для дальнейшей трансформации полученных знаний в бизнес-результат
своей компании!

432
Подарки
Для всех читателей мы приготовили приятные сюрпризы!

Каждому, кто отправит запрос на адрес unf-book@1c.ru,


мы пришлем 5 способов увеличить прибыль компании
за счет автоматизации на базе 1С:УНФ.

У каждого, кто сделает фото


с этой книгой и пришлет
его вместе с отзывом по адресу
unf-book@1c.ru, есть шанс
пройти трехдневный тренинг
по работе с программой
в Учебном центре № 1 фирмы
«1С» со скидкой 30 %. На нем вы
лично познакомитесь с автором!

Самые интересные,
по мнению Юрия Павлова
и Ильи Бандули, отзывы будут
опубликованы на сайте
v8.1c.ru/small.biz, а их авторы
получат скидку на тренинг.
© ООО «1С-Паблишинг», 2020
© Оформление. ООО «1С-Паблишинг», 2020
Все права защищены.
Материалы предназначены для личного индивидуального использования приобретателем.
Запрещено тиражирование, распространение материалов, предоставление доступа по сети
к материалам без письменного разрешения правообладателей.

Фирма «1С»
123056, Москва, а/я 64, Селезневская ул., 21.
Тел.: (495) 737-92-57, факс: (495) 681-44-07.
1c@1c.ru, http://www.1c.ru/
Издательство ООО «1С-Паблишинг»
127434, Москва, Дмитровское ш., 9.
Тел.: (495) 681-02-21, факс: (495) 681-44-07.
publishing@1c.ru, http://books.1c.ru

О найденных опечатках просьба сообщать по адресу publishing@1c.ru.