Вы находитесь на странице: 1из 5

Учёт продаж и остатков / Андрей Стыгарь / s-tigers.com.ua / in-course.

com

Программа по учёту продаж и остатков в MS Excel 2007 для небольших


магазинов.
Назначение программы:

Оприходование товара (приход от поставщика, возврат от клиента)


Расходование товара (продажа клиенту, списание недостач)
Партионный учёт
Актуальная информация о текущих остатках
История операций с товаром
Анализ финансовых показателей (сумма продаж, валовая прибыль, текущая себестоимость
складских запасов)

Структура файла

Файл состоит из 5 листов:

Приход(ВНЕСЕНИЕ)
Продажа(ВНЕСЕНИЕ)
Движение_Товара
Валовая прибыль
Себестоимость склада

Лист «Приход(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для внесения товара в базу файла на основании приходных
накладных от поставщиков.

Алгоритм проведения операций:

1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод
данных введите пароль – 1).
Пояснения
 Информация в столбике «Дата внесения прихода» прописывается автоматически. Используется
текущая дата и время на вашем компьютере.
 Столбик «Операция» может содержать два значения: «Приход» или «Возврат». Тип операции Вы
можете выбрать самостоятельно, нажав на кнопку вверху таблицы «ТИП ОПЕРАЦИИ». А также
Вам будет задан контрольный вопрос по выбору типа операции перед проведением документа.
«Приход» - операция по оприходованию товара от поставщика. «Возврат» - операция по возврату
товара от клиента.
 В столбиках «Артикул имеется в базе» и «Название в базе» автоматически будет выводиться
информация, если вводимый артикул в столбике «Артикул» уже ранее завозился.
2. Нажмите на кнопку «ВНЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в
базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и
вы получите сообщение об успешном окончании операции.

1
Учёт продаж и остатков / Андрей Стыгарь / s-tigers.com.ua / in-course.com

Расчёты в столбиках:

 «Закуп.цена (базовая, у.е.)» - в этот столбик вносите свою закупочную цену, по которой
производитель вам отгрузил товар,
 «Закуп.цена (рабочая, у.е.)» - это вспомогательный столбик, в который вы можете внести
корректировку по закупочной цене, если такова имеется. Если же никаких корректировок по базовой
закупочной цене нет, тогда вводите такую же закупочную цену, как ввели в столбик «Закуп.цена
(базовая, у.е.)»,
 «Себестоимость, у.е.» - в этом столбике вы должны указать себестоимость продукции. Обычно в
торговле себестоимость формируется из закупочной цены и стоимости доставки товара до склада
компании. Если вы, например, закупили товар по 100 у.е. и потратили на доставку товара 25 у.е.,
тогда в данном столбике вам необходимо указать сумму – 125 у.е. Если же вы не высчитываете
себестоимость, тогда просто продублируйте сумму рабочей закупочной цены.
 «Рекоменд.розница,у.е.» - этот столбик вы можете использовать для прописывания с помощью
формул рекомендуемой розницы. Например, вы знаете, что обычно нацениваете на себестоимость
доставленной продукции 50%, тогда вы можете вписать в столбик форму – себестоимость (у.е.) *
1,50, то есть мы умножаем себестоимость на коэффициент наценки 1,50, тем самым прибавляя 50%
желаемой наценки.
 «Установлена розница, у.е.» - в этом столбике вы должны указать, какую розничную цену вы в
конечном итоге установили для продажи товара своим клиентам. Этот столбик был создан
специально для того, чтоб у вас была возможность назначить другую розничную цену, чем
рекомендует вам та или иная формула. В дальнейшем все расчёты будут происходить от
установленной розничной цен и себестоимости.

Ограничения:

 Пользователь имеет возможность вносить информацию в столбики, шапка которых закрашена


жёлтым цветом.
 Пользователь может внести за один раз не больше 500 артикулов.
 При внесении отрицательных значений программа будет выдавать сообщение о некорректном вводе
данных.
 При отсутствии заполненных строк (т.е. документ прихода пуст) выполнение операции будет
заблокировано.
 Если вы забудете заполнить какой-либо столбик, программа выдаст вам сообщение об ошибке.

Лист «Продажа(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для списания проданного товара и потерянного товара на


складе магазина, который не был найден при инвентаризации склада.

Алгоритм проведения операций:

1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод
данных введите пароль – 1):

2
Учёт продаж и остатков / Андрей Стыгарь / s-tigers.com.ua / in-course.com

а) введите полный или частичный артикул, в столбик «Найти Артикул», после чего в соседнем
столбике «Артикул» высветится номер товара, найденный в базе на листе «Движение_Товара».
Именно данный артикул будет списан в базе после проведения операции,
б) введите количество штук проданного или списанного товара в столбике «Продано, шт.»,
в) если вы решили продать товар по другой цене, чем ранее была установлена («Установлена
розница, у.е.»), тогда в столбике «Фактическая цена продажи, у.е.» введите сумму, по которой товар
был продан. Это позволяет вам давать дополнительные скидки клиентам. Если вы хотите списать
товар, тогда вам необходимо здесь указать цену – 0, в этом случае в столбике «Операция» появится
значение «Списание – 0%».
Пояснения
 Информация в столбиках, шапка которых закрашена зелёным и серым цветами, подбрасывается
автоматически с базы данных файла, которая находится на листе «Движение_Товара»
 «Дата внесения расхода» прописывается автоматически. Используется текущая дата и время на
вашем компьютере.
 Столбик «Операция» может содержать два значения: «Расход» или «Списание – 0%». Тип
операции присваивается автоматически в зависимости от продажной цены, которая проставлена
в столбике «Фактическая цена продажи, у.е.». Если вы не пожелаете изменять установленную
розничную цену и оставите столбик «Фактическая цена продажи, у.е.» или присвоите какую-либо
другую продажную цену, тогда в столбике «Операция» автоматически будет прописывать
значении «Расход». Если вы в столбике «Фактическая цена продажи, у.е.» установите цену 0
(ноль), тогда в столбике «Операция» будет отображаться значение «Списание – 0%».
2. Нажмите на кнопку «ПРОВЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в
базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и
вы получите сообщение об успешном окончании операции.

Расчёты в столбиках:

 «Текущая наценка» - в этот столбике вы увидите текущую наценку на себестоимость продукции.


Коэффициент наценки рассчитывается следующим образом - цена продажи делить себестоимость.
Если вы внесёте информацию в столбик «Фактическая цена продажи, у.е.», то она будет
использоваться для расчёта наценки. Если цена продажи не будет изменена, то в расчёте
коэффициента наценки будет участвовать ранее установленная розничная цена из столбика
«Установлена розница, у.е.». Коэффициент наценки позволяет вам контролировать ситуацию с
финансовой стороны. Видя коэффициент наценки, вы сразу понимаете, продаётся товар в убыток
или нет. Если коэффициент наценки меньше 1, тогда товар продаётся в убыток – меньше
себестоимости.
 «Текущий остаток» - этот столбик отображает, какой текущий остаток товара по выбранной позиции
имеется на складе. Стоит сказать, что в предложенном файле ведётся партионный учёт, т.е.
продаётся сначала тот товар, который приехал первым. Если, например, было две поставки товара
одна за другой по 4 и 6 штук и продаж у компании ещё не было, тогда текущий остаток будет
отображён – 10 штук. Это позволяет вам видеть, сколько штук товара данной позиции сейчас
храниться у вас на складе.
 «[ИНФО]» Остаток партии» - в этом столбике отображается сколько штук товара на вашем складе
находится из первой партии, которая ещё не была распродана. Если мы говорили ранее о том, что
было 2 поставки по 4 и 6 штук и продаж товара не было, тогда в данном столбике высветится
информация – 4 штуки. Это будет говорить нам о том, что первая партия товара ещё не была
распродана и по ней на складе числиться ещё 4 штуки. Очень важно следить за информацией в этом
столбике, так как вся информация о ценах отображается для текущей нераспроданной партии
товаров. Так как мы ведём партионный учёт, мы должны списывать сначала первую партию со

3
Учёт продаж и остатков / Андрей Стыгарь / s-tigers.com.ua / in-course.com

склада, затем вторую и так далее. Допустим, 4 штуки пришли компании по себестоимости 10 у.е., а 6
штук – уже по 15 у.е. Как вы понимаете, цена продажи для разных партий товара должна быть
разной либо максимальной от наибольшей себестоимости, чтоб товар не был продан в убыток. Для
первой партии мы установили розницу 15 у.е., то есть наценка на себестоимость – 50%, а для второй
партии – 22,5 у.е. (также наценка 50% к себестоимости). Если к вам пришёл клиент и захотел купить
сразу 6 штук данного товара, то вам нужно обратить внимание, что 4 штуки на складе находятся по
первой поставке, а ещё 2 штуки – уже по второй поставке. Цены продажи для обоих партий разные.
Вам необходимо будет списать сначала 4 штуки товара одним документом, а затем ещё 2 штуки
товара другим документом. Если вы захотите списать сразу 6 штук, то программа выдаст сообщение
об ошибке – о некорректном вводе информации в поле «Продано, шт.». Также в это случае в
столбике «Кол-во» вы увидите значение «ПАРТИЯ-» на красном фоне, что будет сообщать вам о
превышении указанного количества над остатком текущей нераспроданной партии товара.
 Столбики «[ИНФО] Дата прихода» и «№ партии» отображают информацию о текущей партии,
которая ещё не была распродана.

Ограничения:

 Пользователь имеет возможность вносить информацию в столбики, шапка которых закрашена


жёлтым цветом.
 Пользователь может внести за один раз не больше 100 артикулов.
 При отсутствии заполненных строк (т.е. документ прихода пуст) выполнение операции будет
заблокировано.
 Если вы забудете заполнить какой-либо столбик, программа выдаст вам сообщение об ошибке.
 Сообщения об ошибке:
− если вы забудете внести информацию в столбик «Продано, шт.», программа вам выдаст
сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ВНЕСТИ!!!»
− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по
первоначально несписанной партии (столбик «[ИНФО] Остаток партии»), программа вам
выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ПАРТИЯ»
− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по всем не
распроданным партиям (столбик «Текущий остаток»), программа вам выдаст сообщение об
ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «НЕДОСТ.!»

Лист «Движение_Товара» - это база данных программы.

Структура таблицы

 По каждому артикулу информация выводится одним блоком, в котором видна история поступлений
и продаж товара. Блоки артикулов отделены между собой строкой с жёлтым фоном.
 В столбике «Текущий остаток» напротив нераспроданных партий товара отображается текущий
остаток данного артикула. Также в столбике «Себестоимость склада, у.е.» отображается сумма
себестоимости складских запасов по нераспроданным партиям товара. Значения из столбика

4
Учёт продаж и остатков / Андрей Стыгарь / s-tigers.com.ua / in-course.com

«Себестоимость склада, у.е.» используются на листе «Себестоимость склада», на котором находится


отчёт по текущей себестоимости складских запасов компании.
 В столбиках «Валовая прибыль, у.е.» и «Сумма продаж, у.е.» высчитывается валовая прибыль и
сумма продаж по каждой операции расхода или списания. Валовая прибыль (у.е.) = Сумма продажи
(у.е.) – Кол-во * Себестоимость, у.е. Значения данных столбиков затем используются на листе
«Валовая прибыль», на котором находится отчёт по продажам.

Алгоритм проведения операций:

Возврат товара от клиента

Если вам необходимо провести возврат товара от клиента, тогда вы должны найти строку продажи на листе
«Движение_Товара» и скопировать данные в диапазоне столбиков E:L, начиная со столбика «Артикул» и
заканчивая столбиком «Установлена розница, у.е.». Затем вам необходимо вставить данные на листе
«Приход(ВНЕСЕНИЕ)», выбрав при этом тип операции «Возврат». После проведения операции возврат будет
оприходован на склад компании в виде отдельной партии товара.

Поиск товара в справочнике

Чтобы найти необходимый артикул в базе, используйте «Окно поиска» (нажатие клавиш Ctrl+F).

Удаление товара из справочника

Если какая-либо операция была введена некорректно, единственный путь удалить операцию – найти строку
проведённой операции на листе «Движение_Товара» и удалить данные, начиная со столбика «Артикул» и
заканчивая столбиком «Операция» (шапка зелёного фона). Если вы укажите дополнительные столбики, то
программа выдаст вам сообщение о невозможности удалять информацию в заблокированных столбиках.

Ограничения:

 Программно можно внести 50 000 строк на листе «Движение_Товара».

ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

Переименовывать листы файла и сам файл (возможен сбой работы макросов),


Удалять или добавлять столбики и строки на листах файла (возможен сбой работы макросов).

ВАЖНО!!!

Перед тем, как применять данную программу на практике в своём магазине, изначально
протестируйте её. Автор программы не несёт ответственность за её работоспособность и
окончательную корректность расчётов. Данный файл был разработан по заказу одного магазина и
предоставляется для скачивания на бесплатной основе всем желающим. В первую очередь цель
предоставления данного файла для скачивания всем желающим – показать и ознакомить
пользователей с обширными возможностями MS Excel.
Перед использованием программы включите макросы (Параметры Excel -> Центр управления
безопасностью -> Параметры центра управления безопасностью -> Параметры макросов -> Включить
все макросы)!