Corporate Wikis – Vorbehalte,

Vorteile, Erfolgsstories

Xinnovations 2008
E-Collaboration-Forum
Maya Biersack, 22.September 2008
Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories
Agenda

ƒ Über EsPresto
ƒ Was ist ein Wiki
ƒ Vorbehalte
ƒ Vorteile
ƒ Erfolgsstories

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Über uns
EsPresto Fakten

ƒ 2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack

ƒ Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter
ƒ Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen
ƒ Eine Auswahl aktueller Kunden:

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EsPresto
Wikis im Unternehmenseinsatz

ƒ Individuelle Wiki-Lösung
▪ Beratung ▪ Integration bestehender Systeme
▪ Individuelle Anpassung ▪ Begleitung der Einführung
− Funktionalität ▪ Wartung und Betrieb
− Design

ƒ Wiki On demand
▪ Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de

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 Quelle: de.wikipedia.org/wiki
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 Quelle: de.wikipedia.org/wiki

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 Quelle: de.wikipedia.org/wiki
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 Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Diskussion:Wiki
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Statistik Wikipedia Deutschland Stand 12. September 2008

ƒ Artikel 801. 976

ƒ Seiten insgesamt 2.281.850
ƒ Seitenbearbeitungen (seit Juli 2001) 52.592.292
ƒ Durchschnittliche Bearbeitung pro Seite 23,05
ƒ Registrierte Benutzer 610.314
ƒ Aktive Benutzer (Beiträge in den letzten 30 Tagen) 2.600
ƒ Administratoren 301
ƒ Seitenabrufe am Tag 27.457.204
Quelle: de.wikipedia.org/wiki/spezial:statistik wikistics.falsikon.de/latest/

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Wikipedia und andere Communities
Nielsen-Regel

ƒ 90% tragen nie bei

ƒ 9% tragen ab und zu bei
ƒ 1% leisten regelmäßig und viele Beiträge

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Corporate Wiki
Anforderungen

ƒ Zugangskontrolle
ƒ Rechte-System
ƒ Erweiterungen wie PDF-Export
ƒ Besondere Benutzerfreundlichkeit
ƒ Ausgereifte Suchfunktion
ƒ Integration in vorhandene Infrastruktur (z.B LDAP, SingleSignOn)

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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

ƒ Kann nicht funktionieren

▪ mangels Teilnehmer-Masse
▪ mangels Beteiligung
ƒ Chaos, Vandalismus
ƒ Sicherheitsbedenken
ƒ Fragliche Informationsgüte
ƒ Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
Entscheidungen getroffen werden
ƒ Verantwortlichkeit
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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

ƒ Kann nicht funktionieren

▪ mangels Teilnehmer-Masse
▪ mangels Beteiligung

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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

ƒ Unternehmenswiki – Nielsen-Regel? – Nein:

▪ 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer)
▪ 50% tragen ab und zu bei
Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Daten-
▪ 20% beteiligen sich aktiv banken im betrieblichen Wissensmanagement

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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

ƒ Chaos
▪ Regelmäßige Strukturierung
▪ Möglicherweise einen „Kümmerer“ engagieren

ƒ Vandalismus
▪ Unwahrscheinlich, da keine Anonymität
▪ Ungefährlich, wegen Versionierung

ƒ Erfahrung: Es passiert nicht

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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

ƒ Sicherheitsbedenken
▪ Zugangskontrolle
▪ Justierbare Rechtevergabe
▪ Verschlüsselte Verbindung
▪ Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises
▪ Innerhalb eines VPN betreiben

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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

ƒ Fragliche Informationsgüte
ƒ Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
Entscheidungen getroffen werden
ƒ Verantwortlichkeit unklar
ƒ Transparenz ist gegeben:
▪ Historie des Inhalts
▪ Diskussion des Inhalts
▪ Autor/en sind bekannt
▪ Nachfragen sind möglich

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Unternehmenswiki
Vorbehalte

ƒ Gibt es weitere?

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Unternehmenswiki
Vorteile

ƒ Sehr einfaches Tool

▪ Einfach erlernbar und bedienbar
▪ Schnell etwas beitragen
ƒ Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client

ƒ Gute open source Produkte

ƒ Kostengünstig in Anschaffung und Wartung

ƒ Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar

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Unternehmenswiki
Anwendungsszenarien

ƒ Lexikon ƒ Globaler Wissensspeicher

ƒ FAQ ƒ Support-Plattform für Kunden
ƒ Glossar ƒ Konzept-, Angebot- und
ƒ Intranet Antragserstellung
ƒ Projektwiki ƒ Vertragsverhandlung
ƒ Dokumentation/Spezifikationen
ƒ Austauschplattform für Abteilungen, ƒ Und noch vieles mehr
Projektgruppen
ƒ Vorbereitung von Sitzungen
ƒ Protokollierung von Besprechungen

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Unternehmenswiki
Vorteile

ƒ Beiträge können schnell und einfach gestaltet werden

ƒ Es können mehrere "Ansichten" auf Dokumente gebaut werden.
(z.B. Übersicht nach Kunden und historische Übersicht)
ƒ Verwaltung des Wiki-Inhalts wird direkt von den Benutzern
übernommen
ƒ Wiki wächst organisch mit den Bedürfnissen
ƒ Als frei verfügbares "Pull-Medium" kann ein Wiki die Nutzung E-
Mail teilweise ersetzen.
Quelle:Auszug aus kubitz.net

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Unternehmenswiki
Vorteile

ƒ „Der größte Nachteil eines Wikis ist der Mangel an Struktur“

ƒ „Der größte Vorteil eines Wikis ist der Mangel an Struktur“
· Quelle: Detlef Hüttemann, Auszug aus Checkliste: Wiki im Unternehmen, www.cosmocode.de

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Unternehmenswiki
Gründe gegen ein Wiki

ƒ Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden

ƒ Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden

ƒ Unternehmenskultur passt nicht

ƒ …und soll auch nicht verändert werden

ƒ Medienaffinität und –kompetenz ist sehr gering

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Unternehmenswiki
Einführungsprozess

Technik
Mensch

Organisation

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Dresdner Kleinwort Wasserstein

ƒ Investmentbank
ƒ Zentralen in London und Frankfurt; Büros in New York, Paris, Luxemburg, Tokio,
Singapur, Hongkong
ƒ 6.000 Mitarbeiter
ƒ Wiki als Intranet
▪ Eingeführt im 3. Quartal 2004, für eine kleine Nutzergruppe
▪ Unternehmensweit eingeführt im September 2005
▪ Dez. 2005: 1.100 NutzerÆ Februar 2006 1.800 Nutzer Æ Heute: ca. 2.500 Nutzer
ƒ 75 % weniger E-Mail-Verkehr
Alex Thill, Leiter E-Commerce:
„Statt mir 80 Quellen anzusehen, was Wochen dauern würde, muss ich mir nur noch
eine einzelne Wiki-Seite anschauen um die Zahlen von 80 Webseiten zu überwachen.
Wobei jeder Nutzer des Wiki nur 30 Sekunden benötigt um seine Veränderungen dort
einzugeben.“

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IBM

ƒ IT-Anbieter (Hardware, Software, Services)

ƒ Standorte in 170 Ländern
ƒ 386.000 Mitarbeiter weltweit, 21.500 in Deutschland
ƒ Wiki als interne Wissensdatenbank: Mitarbeiter, Kundenhistorien,
Abkürzungen, wichtige IBM-Prozesse, etc.
ƒ Eingeführt zunächst nur in Deutschland, bislang über 1000 Autoren
ƒ IBM Professor Gunter Dueck: „Die meiste Zeit wird in einem so genannten
effizienten Unternehmen dadurch verschwendet, dass man irgendeinen Fitzel
von etwas Wichtigem nicht weiß. Dann ruft man Leute an. Die sind aber in
einem effizienten Unternehmen nicht am Handy, weil sie arbeiten. Und wenn
sie dran sind, haben sie keine Zeit, weil sie effizient eingesetzt sind. Was ich
sehe, liebe Leute, ist, dass sich Leute in effizienten Unternehmen ihr Wissen
heute allein suchen müssen.“

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BBC

ƒ Weltweit größter Nachrichtensender

ƒ 17.000 Mitarbeiter
ƒ 6 Monate nach Einführung eines unternehmensintern Wikis: „Das wächst
unglaublich schnell“, berichtet Euan Semple von der britischen BBC, „man
findet dort inzwischen enorm viele Projektunterlagen, Einsatzpläne oder
Brainstorming-Notizen.“ Vorher hatte der Sender eine komplizierte interne
Webstruktur im Einsatz, die nach Aussage von Semple „fast niemand genutzt
hat“. Die Wikis seien hingegen schon nach zwei Tagen äußerst beliebt
gewesen: „Die Leute fühlen sich wohl mit diesen kleinen Programmen.“

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CIA

ƒ US-Geheimdienst
ƒ 16 US-Geheimdienste und angrenzende Behörden
ƒ 3.600 Nutzer
ƒ internes Wiki namems Intellipedia
ƒ täglich mindestens 1000 Änderungen oder neue Einträge
ƒ „Dieses Werkzeug macht es uns möglich, verschiedene Sichtweisen zu
bekommen, ohne alles auf eineinhalb Seiten zusammenzurühren und einen
übereinstimmenden Blick zu haben, der nicht die Ansichten aller
Organisationen wiedergibt“ (Don Burke vom US-Geheimdienst CIA)

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Fraport

ƒ Betreiber des Frankfurter Flughafens

ƒ 12.600 Mitarbeiter
ƒ Wiki als Wissensmanagement-System
ƒ Erst kleines Team zum Aufbau der ersten 500 Seiten
ƒ Offizielle Einführung im Juli 2007 mit 500 Artikeln
ƒ Juli 2008: ca. 100 Autoren, 1.200 Artikel, 180.000 Zugriffe
ƒ „Das Wiki-Prinzip hilft insbesondere, die Unternehmenskultur zu fördern.
Querulanten und Besserwisser, die sich gerne an Fehlern anderer laben,
haben hier keine Chance: Denn sie können stattdessen jederzeit einen Artikel
ändern oder gar die Löschung beantragen - oder aber schweigen.“
(Wieland Stützel, Fraport-Wissens-Manager )

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Synaxon

ƒ IT-Verbundgruppe: Franchise-Systeme für Computerhändler

ƒ 140 Mitarbeiter
ƒ Wiki enthält Infos über Vertragspartner, Verträge, freie Stellen oder Best-
Practice-Beispiele, teilweise sogar Kommunikation mit Kunden über das Wiki
ƒ Alle Mitarbeiter sollen alle Arbeiten im Wiki dokumentieren
ƒ Wiki eingeführt im Oktober 2006 Æ im März 2007 schon über 5.000 Seiten
ƒ In seinen 16 Jahren, die Medienforum-Referent Frank Roebers bei Synaxon
arbeitet, hat der Vorstandschef keine solche Veränderung und Kulturrevolution
wie durch Wikis erlebt. „Wikis machen Organisationen flacher und
anarchischer, auch weil es hier keinerlei exklusive Informationen gibt. Alles
wird geteilt.“

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Nokia

ƒ Kommunikationselektronik
ƒ Ende 2004 erste zwei Wikis in Schweden: eines um Produktdesign-Probleme
zu lösen und eines als Alternative zu E-Mail und Groupware
ƒ Heute nutzen 20% der 68.000 Mitarbeiter Unternehmenswikis
ƒ „Es ist eine Revolution zu der Art, wie Dinge normalerweise getan werden.
Während Nokia früher Software gekauft hat um die Zusammenarbeit zu
fördern entstehen ein Teil der interessantesten Dinge jetzt innerhalb des
Unternehmens.“ Stephen Johnston, Senior Manager Unternehmensstrategie

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DHL

ƒ Transportunternehmen
ƒ 6.500 Niederlassungen
ƒ 285.000 Mitarbeiter
ƒ “Das Verteilen von Informationen geht viel schneller und einfacher mit diesem
System. Neue Mitarbeiter können jetzt auf sehr einfache Art ältere
Informationen oder Vorgaben finden. Die Zeit , die mit Suchen von
Informationen verbracht wird, wird auf ein Minimum reduziert.” Oliver Biegel,
Senior Manager Expansion

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Weitere Unternehmen, die ein Wiki aufgesetzt haben

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 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Internet: www.espresto.de
Email: info@espresto.com
Tel. 030 - 90 226-750
EsPresto AG
Breite Straße 30-31
10178 Berlin

Wiki On Demand: wiki.espresto.de

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