Manual Gestao Documentos

Câmara Municipal de Lisboa
Projecto de Informação & Gestão Documental

PIeGD
Manual de Gestão de
Documentos
-Versão 1.0-
Lisboa, Março de 2009

Índice
Notas à utilização do Manual…………………………………….…...…. 3
Glossário……………………………………………………………….………. 4
Introdução…………………………………………………………………….. 9
Advertências………………………………………………………………….. 11
1. O ciclo de vida do documento ………………………………............. 12

1.1. Registo e Classificação: a integração dos documentos no
Sistema de Informação……………………………………………….... 13
Regras: Registo e Recepção……………………………………… 14
Regras: Produção de documentos…………………………….… 15
Regras: Numeração de documentos………………………..…… 16
1.2. A Classificação………………………………………..……………...18
1.2.1. O Plano de Classificação Documental………….... 18
Regras: reclassificação………………………………………. 20
Regras: multiclassificação……………………….…............. 20
2. Atribuição de um assunto……………………………………………...… 21
Regras: Criação de novos assuntos………………………………..24
2.1. O desdobramento…………………………………….…………. 24
3. Documentos anexos e documentos apensos……………………….. 27
Regras: Encaminhamento e circulação…………………………..28
4. Procedimento, Processo e Macroprocesso…………………………...30
4.1. Definições: Procedimento e Processo…………………….… 31
4.2. Constituição e gestão de processos……..………………….. 31
Regras: Criação de processos…………..…………………………..32
Regras: Consulta de documentos de um processo...…………..32
4.3. Classificação de processos e respectivos documentos.... 33
4.4. O macroprocesso: vários processos num só………………..34
4.4.1. O macroprocesso e a classificação documental……… 34
4.5. O relacionamento de processos no Gescor V3…………… 35
Regras: Elemento Comum...……………………………………..…..36
Regras: Gestão de processos criados antes da implementação
do Gescor V3...………………………………………………..………..37
5. Organização física e acondicionamento………………………...…...38
5.1. Organização física dos documentos………………………... 38
5.1.1. O Processo como forma principal de organização dos
documentos…………………………………………………...……….38
5.1.1.1. Elementos do processo…………………………………….. 38
5.1.1.2. Ordenação dos documentos no processo....................39
5.1.2. Documentos e textos de apoio……………………….……. 41
5.2. Acondicionamento dos documentos……………………….. 43
5.2.1. Organização dos documentos na estante....................... 43
5.2.2. Organização das pastas na prateleira.…………………... 44
PIeGD Manual de Gestão de Documentos 2
CML. Março de 2009 Versão 1.0
Notas à utilização do Manual de Gestão de Documentos
Encontra-se neste documento um Glossário, que tem como objectivo

facilitar a leitura e interpretação do Manual, bem como normalizar a
utilização da terminologia empregue.
Ao longo do Manual podem ser identificados alguns símbolos:
- Ver no glossário
- Informação de aplicação essencialmente prática
- Boas práticas
Regras

Glossário
Fontes
1 – NP 4438-1, 2005
2 – IAN/TT, Manual para a gestão de documentos, 1998, A-6
3 – Moreq
4 – prNP 4041, 2003
Arquivo
Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou
colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua
actividade e conservados a título de prova ou informação.
Arquivo corrente
Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos
administrativos ou judiciais ainda não concluídos.
Arquivo definitivo
administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respectivas
condições de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries
documentais cujo valor primário perdura por tempo indeterminado (por
exemplo, algumas séries dos arquivos notariais).
Arquivo intermédio
administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura.
Ciclo de vida do documento

Evolui em três idades ou fases – fase activa, fase semi-activa e fase inactiva –
na medida em que a frequência de utilização dos documentos em fase
administrativa decresce e o seu valor se transforma.
Classificação
Identificação e organização sistemáticas de actividades e/ou documentos de
arquivo em categorias, de acordo com convenções, métodos e
procedimentos de aplicação estruturados logicamente e representados num
plano de classificação.
Colecção
Conjunto de documentos do mesmo serviço, organizada para efeitos de
referência, para servir de modelo à produção de documentos com a mesma
finalidade, ou de acordo com critérios de arquivagem. Ex.: Colecções de

documentos de despesa, colecções de mapas de assiduidade. Opõe-se ao
conceito de processo.
Documento de arquivo
Documento produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo
por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações
legais ou na condução das suas actividades.
Documento anexo
Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal.
Documento apenso
Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado o
documento original, por conter elementos de prova e/ou informação
relativos à mesma acção ou procedimento administrativo.
Documento aposto
Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de] prestar
informações, emitir opiniões ou exarar decisões.
Documento electrónico
Um documento que se encontra em formato electrónico. Nota – o uso do
termo documento electrónico não se limita aos documentos de texto
normalmente gerados. Inclui igualmente mensagens de correio electrónico,
folhas de cálculo, gráficos e imagens, documentos em HTML/XML,
documentos compostos e ainda outros tipos de documentos buróticos.
Documento principal
Documento simples que remete ou de qualquer outro modo veicula outro(s)
documento(s). De um modo geral, os documentos principais são a unidade
básica de datação e demais referenciação aos documentos compostos.
Dossier
[Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma decisão
pontual.
Funções meio
Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou instituição no
quadro da gestão interna (ex.: gestão patrimonial, gestão financeira, gestão
de recursos humanos).
Funções fim
Conjunto de actividades específicas desenvolvidas por um organismo ou
instituição no quadro de gestão de projecto.

Macroprocesso
Conjunto de processos e, eventualmente, dossiers e/ou colecções, que
correspondem a uma mesma acção ou um mesmo procedimento
administrativo complexo, isto é, que engloba ou coordena outros
procedimentos, referentes ou não a uma mesma área temático-funcional,
mas independentes.
Plano de Classificação Documental

Identificação e organização sistemática das actividades e/ou documentos
em classes, agrupando-os em processos no sentido de facilitar a descrição,
controlo, ligações, bem como a determinação do seu destino e condições
de acesso.
No Plano de Classificação Documental da CML:

• O conjunto de documentos com o mesmo código de classificação,
ao 4º nível do PCD, corresponde a uma série documental, ou seja,
constituem um conjunto de documentos que resultam de actividades
e procedimentos administrativos idênticos.
Ex. : 3.06.01.14 – Processos de indemnização a proprietários.
• O conjunto de documentos com o mesmo código de classificação,

ao 2º nível do PCD, constitui o conjunto de todos os documentos
produzidos no âmbito de uma mesma função.
Ex. : 2.01 – Gestão de Recursos Humanos.
Prazo de conservação
Período fixado para a custódia dos documentos de arquivo por um serviço de
arquivo. Este prazo é definido em regulamento próprio, normalmente registado
em tabela de selecção.
Procedimento administrativo
Sucessão ordenada de actos e formalidades tendentes à formação e
manifestação da vontade da Administração Pública pela sua execução.
Processo
Conjunto de documentos referentes a qualquer acção administrativa ou
judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. (2) Um
processo corresponde geralmente a unidade básica de uma série.
“Um processo não é uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se
colocam documentos.” *O processo é a materialização de todos os passos
de um procedimento administrativo.
Registo
Acto de dar a um documento um identificador único no momento da sua
integração no sistema de arquivo.

Série documental
Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma
ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de
informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão
corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro de
uma mesma área de actuação.
Sistema de arquivo
Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam
de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos
produzidos/recebidos por um organismo no exercício das suas actividades.
São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os
equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos, etc.
Sistema de gestão documental

Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam
de modo articulado, tendo em vista gestão dos documentos produzidos e
recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São
elementos de um sistema de um sistema desta natureza os documentos, os
equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos e as
ferramentas de apoio tecnológico. O objectivo principal da implementação
de um sistema de gestão documental prende-se com a racionalização e
eficácia da produção documental.
Valor arquivístico
Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de
documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num
serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu
valor informativo.
Valor informativo
Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou
[por um processo ou conjunto de documentos de arquivo]. Deste ponto de
vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para
que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da
administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas,
organizações, locais ou assuntos. Também chamado valor secundário.
Valor legal
Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para
comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito.
Valor probatório
Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou
comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como
garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Também
chamado valor administrativo ou primário.

Introdução
O Manual de Gestão de Documentos surge no âmbito do Projecto de

Informação e Gestão Documental (PIeGD), materializado na
implementação de uma ferramenta de gestão de correspondência, o
Gescor V3. O PIeGD é um projecto multidisciplinar da Câmara Municipal de
Lisboa, que congrega vários intervenientes com contributos muito
específicos, com o objectivo de estudar e orientar os diversos serviços da
CML na racionalização dos seus sistemas documentais e na uniformização
de procedimentos e linguagens, no sentido de uma gestão integrada e
eficaz de toda a documentação produzida pela CML:
• O Grupo de Trabalho de Arquivos Correntes (GTAC), da Divisão de

Gestão de Arquivos tem, neste Projecto, a seu cargo:
- A identificação das funções, das actividades e da documentação
produzida pelos serviços da CML, e respectivos circuitos, com vista à
elaboração do Plano de Classificação Documental;
- O carregamento e actualização, no Gescor V3, de todos os dados
relativos ao Plano de Classificação Documental e respectivos assuntos;
- Dar formação e apoiar os Utilizadores da aplicação no âmbito da
classificação documental e da gestão de documentos;
- Orientar os serviços quanto à normalização de procedimentos, à
adopção de boas práticas de gestão documental e,
consequentemente, à racionalização de recursos (principalmente físicos,
humanos e informacionais).

• À Equipa Gescor V3 do DMAGI, cabe a execução, entre outras, das
seguintes tarefas:
- Análise funcional para evolução da aplicação Gescor V3, manutenção
da mesma;
- Apoio aos Utilizadores e Administradores funcionais da aplicação;
- Desenvolvimento dos instrumentos de trabalho necessários para facilitar
a comunicação com Utilizadores / Administradores Funcionais;
- Reforço da disseminação de boas práticas de utilização – elaboração
da norma de utilização do Gescor e respectiva evolução;
- Gestão do relacionamento com o fornecedor da aplicação e
respectivo processo de manutenção;
- Garantir a continuidade operacional da aplicação;
- Verificar, antes do arranque de um serviço, os postos de clientes;
assegurar a passagem dos utilizadores para o domínio Olisipo; fazer a
ponte entre os serviços e Equipas internas DMAGI para assegurar
utilizadores Windows e email (DTAS, M&R, OCS); promoção da aplicação
junto dos serviços, assim como respectiva sensibilização inicial;
realização, em conjunto com a Equipa da Divisão de Gestão de
Arquivos, sessões de sensibilização, Formação e implementação.
• A Divisão de Gestão Administrativa (DGA) e a Divisão de Informação
e Atendimento (DIA) têm como função a normalização de formulários
da CML, internos e externos, respectivamente.
Pretende-se, com este documento, acautelar várias preocupações

relacionadas com a gestão de informação, tais como a promoção da
normalização, da eficiência e da eficácia dos procedimentos
administrativos, sistematizando e racionalizando a produção documental.
Embora o Gescor V3 seja apenas uma ferramenta de Gestão de

Correspondência e não de Gestão Documental, pretende-se com este
projecto incutir boas práticas de gestão documental, abrindo caminha a

uma futura implementação de uma aplicação dessa natureza, tendo como
principais vantagens, para além das já enunciadas:
→ Rentabilização de recursos físicos e humanos;

→ Racionalização da produção documental e da proliferação de
“papel”;
→ Promoção e implementação de boas práticas administrativas;
→ Facilitar a recuperação da informação e agilizar o processo de
tomada de decisão;
→ Aumento da celeridade dos procedimentos;
→ Maior eficácia na resposta aos Munícipes;
→ Protecção dos interesses e direitos da CML e de todos os que
com ela trabalham e interagem;
→ Inexistência de arquivos paralelos;
→ Maior facilidade na recuperação da informação;
→ Controlo e uniformização da criação de aplicações informáticas
de gestão documental;
→ Adaptação a sistemas de gestão electrónica de documentos,
tendo por base o trabalho de identificação da produção
documental.
Neste sentido, este documento define um conjunto de regras e

procedimentos de utilização, que todos os utilizadores, de acordo com o
perfil atribuído, deverão cumprir para assim optimizar a utilização da
aplicação. Estas regras foram identificadas com base na experiência
adquirida junto dos vários serviços utilizadores que têm participado no
Projecto e são de carácter geral. Não sendo exaustivas, outras regras
poderão surgir de acordo com a especificidade de cada serviço.

Advertências
1. Os administradores funcionais do Gescor V3, assumindo um papel de

ligação entre a Equipa do PIeGD e o seu próprio serviço, deverão
comunicar quaisquer alterações ou necessidades de alteração, bem como
consultar periodicamente o site do Projecto, para que se mantenham
actualizados em relação à dinâmica do PIeGD e a eventuais evoluções e
alterações que possam surgir na aplicação.
2. Todas as reclamações, sugestões e contributos às funcionalidades da

aplicação, que os utilizadores Gescor V3 entendam como pertinentes
deverão ser dirigidas aos administradores funcionais do Serviço, que serão
atendidos sempre que possível, ou direccionados para as respectivas
equipas/áreas de competência deste projecto: Gescor (DMAGI),
Classificação Documental (Divisão de Gestão de Arquivos/Grupo de
Trabalho de Arquivos Correntes), Normalização de Formulários (DSG/DGA).
3. Para minimizar o consumo de recursos informáticos nos postos de

trabalho, recomenda-se que não seja instalado software sem a devida
autorização dos administradores de sistema.
4. Cada utilizador pode propor os seus substitutos à respectiva chefia, que

aprovará a respectiva implementação junto dos administradores funcionais.

1. O ciclo de vida do documento
Os documentos são produzidos, recebidos e mantidos a título probatório e

informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas
obrigações legais ou na condução das suas actividades. A gestão de
documentos é composta por uma sequência de acções que devem
rentabilizar recursos e garantir a fiabilidade e o eficaz acesso aos
documentos.
A produção, recepção e tramitação de documentos faz-se, no Gescor V3,

através de várias etapas, a que correspondem a menus com vistas
específicas, nomeadamente: registo e classificação (nos momentos da
recepção e da produção) de documentos, constituição de processos,
encaminhamento, entre outros.
CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO
Recepção
ou
Eliminação
Criação
ou
Transferência
Arquivo Histórico
Registo
Integração
Selecção e Avaliação Classificação
Conservação Recuperação
Difusão
Fase inactiva Fase semi-activa Fase activa
A Gestão de Documentos de Arquivo visa “o controlo eficiente e sistemático

da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos
de arquivo, incluindo os processos para construir e manter prova e
informação sobre actividades e transacções”. (NP 4438-1, 2005)

1.1. Registo e Classificação: a integração dos documentos no Sistema de
Informação
Integração: • Registo (e numeração)

o documento
entra no sistema • Classificação
de arquivo • Atribuição de um assunto
O processo de integração dos documentos no sistema de arquivo visa:

- relacionar o documento com o seu produtor, no contexto organizacional
que o gerou;
- colocar o documento e respectivas relações no ambiente controlado de
um sistema de arquivo;
- relacionar o documento com outros documentos de arquivo.
Durante a tramitação, o documento é identificado através do número que

lhe foi atribuído no momento do registo e contextualizado através da
classificação. Ambas as operações são obrigatórias.

REGRAS
RECEPÇÃO E REGISTO:
1. Toda a documentação (correspondência postal, documentação
enviada por protocolo de outros serviços, recebida em mão pelos técnicos,
atestados médicos, etc.) tem obrigatoriamente de dar entrada no núcleo
dedicado à gestão de Expediente e Arquivo (Exemplo: Secretariado,
Núcleo de Expediente e Arquivo, etc).
2. É da competência desse núcleo recepcionar e dar Registo de Entrada de

toda a documentação encaminhada para o Serviço, do exterior ou de
outros serviços sem Gescor V3.
3. No caso de documentos previamente registados no Gescor V3, o

utilizador que dá entrada dos documentos não deverá voltar a registar a
sua entrada, mas sim proceder à sua validação e respectivo
reencaminhamento.
4. Cada serviço deverá optar pelos Utilizadores que deverão ser substitutos
do utilizador “Genérico”.
5. Sempre que, algum funcionário detecte documentação sem registo de

entrada deve solicitar ao Expediente que processe o respectivo registo.
6. Sempre que um utilizador recebe um ou mais documentos pertencentes a

um processo JÁ REGISTADO NO GESCOR (Exemplo: 253/CML/09) deve
validar a recepção A PARTIR DO PROCESSO E NÃO PELOS DOCUMENTOS.
7. Não devem ser registados os documentos privados e a publicidade.
8. Só é considerada correspondência privada a correspondência que vem

em nome próprio, sem qualquer identificação do serviço. Caso contrário
será SEMPRE ABERTA E REGISTADA a sua entrada.
9. Não podem ser registadas fotocópias, a menos que contenham um

despacho original, devendo sempre indicar-se nos Comentários que se trata
de uma fotocópia.
10. O registo de entrada deve ser SEMPRE precedido de uma pesquisa de

antecedentes.

REGRAS (Continuação)
RECEPÇÃO E REGISTO (Continuação):
11. Os utilizadores responsáveis pelo registo de entrada dos documentos

devem garantir o correcto preenchimento dos campos da ficha de entrada
do Gescor V3:
a) Por defeito, os documentos são registados como públicos;
b) O assunto, a entidade e o tipo de documento são obrigatórios;
c) Devem ser consideradas as orientações do serviço para o
preenchimento dos campos de livre inserção (Exemplo: Incluir no campo
Comentários palavras-chave relacionadas com o conteúdo do documento,
que possam ser consideradas importantes no momento da pesquisa).
Nota: Todas as alterações feitas a um registo, quanto à confidencialidade
dos documentos ficam registadas no histórico do respectivo registo, com
referência ao utilizador responsável pelo que é facilmente atribuída a
responsabilidade de cada utilizador em caso de desrespeito pelas regras.
PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS:
12. Todos os documentos internos (informações, ofícios, etc.) deverão ser

produzidos e numerados no Gescor V3. Esta numeração é
automaticamente impressa no momento do registo do documento,
independentemente da data em que o mesmo é assinado.
13. Os ofícios a enviar por fax também devem ser elaborados no Gescor V3.
14. Nenhum utilizador deve proceder a alterações aos modelos já

normalizados, sem a devida autorização. Os modelos pré-definidos no
Gescor V3 obedecem a uma normalização, da responsabilidade da Equipa
de Normalização da Divisão de Gestão Administrativa.
15. Para facilitar a localização dos documentos (e o respectivo circuito),

considerando que estes podem, em casos muito particulares, ser objecto de
acções de outras aplicações durante o seu ciclo de vida, deve ser
colocado no campo “Comentários” do Gescor V3 o número atribuído ao
documento por outras aplicações. Esta regra aplica-se também aos
documentos que, apesar de produzidos por antigas aplicações de gestão
de correspondência, ainda se encontram em fase activa.
Nota: Excluem-se os casos em que os registos antigos foram alvo de
migração.

REGRAS (Continuação)
NUMERAÇÃO ÚNICA
16. A numeração será normalizada de acordo com os seguintes critérios:

a) Se for um registo de uma Direcção Municipal:
Tipo de Registo/número/DM/ano com 2 dígitos
Exemplo: ENT/1/DMSC/09
b) No caso de um registo de um Departamento:

Tipo de Registo/número/DM/DEP/ano com 2 dígitos
Exemplo: ENT/1/DMSC/DMAGI/09
c) Se se tratar de um registo feito numa Divisão:

Tipo de Registo/número/DM/DEP/DIV/ano com 2 dígitos
Exemplo: ENT/1/DMSC/DMAGI/DNT/09

1.2. A Classificação
Cada documento deve, então, ser classificado de acordo com a área
funcional em que se enquadra, a partir de um Plano de Classificação
Documentaldisponível na aplicação Gescor V3.
Classificar é uma operação crucial que reflecte a organização lógica dos
documentos e dos próprios conjuntos documentais, independentemente do
seu suporte e desde o momento da sua produção nos serviços.
1.2.1. O Plano de Classificação Documental

O Plano de Classificação Documental resulta do levantamento das funções,
actividades e respectiva documentação produzida e recebida pela CML.
Organiza-se em quatro níveis, correspondendo o primeiro ao topo da
hierarquia funcional onde posteriormente iremos encontrar as grandes
funções levadas a cabo pelo Município de Lisboa.
O primeiro nível é constituído por três grandes grupos de funções. Separam-

se, à partida, as funções que servem a gestão interna (ver “2-
Administração”) que designamos como funções meio, daquelas que
servem a gestão do município propriamente dito (ver “3- Serviços”),
denominadas funções fim.
1 - Organização e Funcionamento (Nível 1)

Âmbito e conteúdo: Inclui funções relacionadas com a forma de
organização, competências atribuídas, normas e modelos de
funcionamento, bem como a elaboração de regulamentação e
publicação de regras de funcionamento.
1.01 – Desenvolvimento orgânico e funcional
Nível 2
1.02 – Gestão, planeamento e controlo
2 – Administração (Nível 1)

Âmbito e conteúdo: Inclui as funções desenvolvidas pela Câmara no
âmbito da sua gestão interna.
2.01 – Gestão de Recursos Humanos
2.02 – Gestão Patrimonial e Apoio Logístico
2.03 – Gestão Financeira
2.04 – Gestão de Informação Nível 2
2.05 – Comunicação, Marketing e Relações Públicas
2.06 – Apoio Jurídico
3 – Serviços (Nível 1)
Âmbito e conteúdo: Inclui as funções desenvolvidas no âmbito da missão
específica da CML, direccionadas para a gestão do município e para a
satisfação dos interesses dos munícipes.
3.01 – Atendimento e Apoio Institucional
3.02 – Urbanismo e Obras
3.03 – Actividades Económicas
3.04 – Gestão do Espaço e Ambiente Urbano
3.05 – Acção Social
3.06 – Habitação
3.07 – Educação e Juventude Nível 2
3.08 – Tempos Livres e Desporto
3.09 – Segurança e Protecção Civil
3.10 – Transportes, Tráfego e Segurança Rodoviária
3.11 – Cultura
3.12 – Turismo
Porque o levantamento da produção documental ainda não foi concluído,

o Plano de Classificação aplicado ao Gescor não se encontra completo.
Classificam-se ao 2º nível documentos de áreas funcionais cuja produção

documental não se encontra completamente identificada e ao 4º nível
aqueles que se enquadram em áreas funcionais cuja produção documental
se encontra completamente identificada.
No Plano de Classificação Documental da CML

• ao 2º nível do PC corresponde o conjunto de documentos produzidos
no âmbito de uma mesma função.
Ex. : 3.04 – Gestão do Espaço e Ambiente Urbano

• ao 4º nível do PCD, correspondem documentos de uma determinada
série documental.
Ex. : 3.06.01.06 – Processos de mudança de fogo
REGRAS
RECLASSIFICAÇÃO:
17. A reclassificação aplica-se tanto aos documentos como aos
processos, mas única e exclusivamente em caso de engano ou erro na
classificação inicialmente atribuída.
A reclassificação de processos provoca a atribuição de um novo
número de processo, continuando, no entanto, a ser possível pesquisar

pelo número antigo.
MULTICLASSIFICAÇÃO: (v. desdobramento)

18. No caso em que um documento de um processo seja necessário
para iniciar ou instruir outro(s) processo(s), então esse documento
deverá poder obter duas ou mais classificações. A multiclassificação
aplica-se a documentos, não a processos. Esta regra permite a
coerência e a correcta contextualização do documento em todas as
situações em que foi necessário.

2. Atribuição de um assunto
Os assuntos estão associados ao 2º ou ao 4º nível da classificação, de
acordo com a função ou o procedimento administrativo a que
correspondem e consoante a fase de execução em que se encontra a
área funcional respectiva.
É possível proceder automaticamente à classificação, através da atribuição

de um assunto. Assim, deve seleccionar-se um assunto já criado nessa
tabela, evitando-se a criação arbitrária ou a multiplicação de assuntos já
existentes. Atribui-se um assunto a um documento a partir da pesquisa na
tabela de assuntos existente no Gescor, no menu Registo de documentos.
Como seleccionar o assunto pretendido?

Escolha uma palavra-chave genérica de acordo com o assunto que
deseja encontrar.
O assunto não deve reflectir o tipo de documento, por exemplo um
requerimento, um ofício, uma informação, um parecer, etc.
O assunto deve reflectir o conteúdo do documento.
Quando o resultado da pesquisa lhe oferecer vários resultados:
1- Identifique a que níveis do Plano de Classificação estão associados
os vários assuntos e escolha aquele que se enquadra na função relacionada
com a produção daquele documento específico;
2- Se o documento que está a classificar foi produzido no âmbito da
gestão interna da CML (ex.: Recursos Humanos, Gestão Patrimonial, etc.)
seleccione um assunto ligado ao grupo 2– Administração;
3- Se o documento foi produzido no âmbito da gestão dos serviços
que prestamos ao munícipe (ex.: Urbanismo e Obras, Habitação, Acção
Social, etc.) seleccione um assunto ligado ao grupo 3– Serviços.
Um assunto genérico pode ser associado a documentos diferentes.
Exemplo:

Se pretender registar um requerimento sobre “Ocupação de via pública
com alpendre”, opte por fazer a pesquisa a partir do termo mais genérico
“Ocupação”. O assunto a seleccionar deverá ser “Ocupação de via
pública”.

As especificidades devem ser mencionadas, de forma sucinta e
objectiva, no campo de “Descrição”, também ele passível de ser
pesquisado.
Assim, através da selecção do assunto “Ocupação de via pública” chegou-

se ao preenchimento automático da classificação: 3.04. O documento
registado passa a estar relacionado com a função de “Gestão do Espaço e
Ambiente Urbano”, levada a cabo pelo município. Neste caso, foi atribuída
uma classificação ao 2º nível, uma vez que esta área funcional ainda não
foi exaustivamente levantada.
E se assunto pretendido não se encontra no Gescor V3?

REGRA
CRIAÇÃO DE NOVOS ASSUNTOS:
19. Sempre que o assunto pretendido não for encontrado no Gescor V3,
este facto deverá ser comunicado, de imediato, aos administradores
funcionais do serviço, que deverão entrar em contacto com a equipa da
Divisão de Gestão de Arquivos, para criar o assunto em falta.
2.1. O desdobramento: um documento, mais do que um assunto

Quando qualquer documento abordar dois ou mais assuntos, deverá ser
desdobrado. Cada desdobramento será objecto de classificação diferente,
independentemente do nível de classificação do documento original,
sempre que se justificar.
Exemplo: Um munícipe dirige à Câmara um requerimento com mais do que
um assunto e que será alvo de dois encaminhamentos diferentes:
a) Denuncia a ocupação ilegal de um fogo municipal atribuído a um
familiar;
b) Comunica que há vários dias não se procede à recolha de lixo na sua
rua.
O que fazer?
Pesquisar um dos assuntos, gravar a ficha de registo. Posteriormente clicar
“Desdobrar”.

Nesta fase, deverá escolher o 2º assunto e o outro gestor.
Assim, um documento original classificado ao 4º nível, poderá ser

desdobrado e receber uma classificação diferente.

3. Documentos anexos e documentos apensos
3.1. Documento anexo
Quando um documento é remetido por outro, considerado o

documento principal, temos um documento anexo.
Exemplo: Uma informação datada de 25 de Fevereiro de 2008, registada

como documento principal, vem remeter mapas de assiduidade referentes
a um trimestre. Estes devem ser descritos no campo reservado aos
documentos anexos. A data a considerar no registo é a data do
documento principal.
3.2. Documento apenso

Quando a um documento se junta outro por conter elementos de prova
e/ou informação relativos à mesma acção ou procedimento administrativo,
estamos perante um documento apenso.
Exemplo: Um requerimento dirigido à Câmara por um Munícipe é

acompanhado, para efeitos de informação relativamente ao requerente,
de uma fotocópia do bilhete de identidade e de outra do cartão de
contribuinte. Para efeitos de prova, o requerente junta uma certidão que
ateste que reside no Concelho de Lisboa.

REGRAS
ENCAMINHAMENTO E CIRCULAÇÃO:
20. Quando houver a necessidade de encaminhar um mesmo documento

para destinatários diferentes (Exemplo: um ofício circular) este deve ser
desdobrado através da opção “Desdobrar documento” e em seguida
encaminhar cada uma das versões para a respectiva unidade orgânica e
gravar, dado que o gravar implica o respectivo encaminhamento.
21. O desdobramento aplica-se ainda quando o despacho de um dirigente

menciona o ENVIO DE CÓPIAS para vários destinatários. Neste caso deve
fazer-se o desdobramento do documento e encaminhadas as várias versões
do mesmo, NÃO devendo ser enviadas cópias.
22. Sempre que haja indicações APENAS para DAR CONHECIMENTO de

determinado documento a uma entidade pode ser utilizada a
funcionalidade a opção C/C (“com conhecimento”), EVITANDO-SE ASSIM A
MULTIPLICAÇÃO DE REGISTOS.
23. Todos os documentos, depois de registados, devem ser alvo de

encaminhamento no Gescor V3 para as orgânicas ou para os técnicos
responsáveis. A documentação deverá ser remetida de imediato.
24. O Encaminhamento Interno deve ser utilizado para enviar documentos

para todas as unidades orgânicas e respectivos utilizadores, que já possuem
o Gescor V3.
25. O Encaminhamento Externo deve ser utilizado para todos os serviços/

unidades orgânicas onde não se encontra implementado o Gescor V3,
assim como entidades externas à CML. Desta forma será possível recuperar
o documento e o respectivo circuito.
Exemplo: Um documento registado num serviço da CML utilizador de Gescor
V3 é encaminhado para um serviço sem esta aplicação. Ao concluir o
procedimento, se o documento regressar a um serviço com Gescor V3, o
seu circuito pode ser recuperado através do histórico.
26. Sempre que um despacho for demasiado extenso para a transcrição no

campo respectivo, o utilizador pode optar por utilizar o campo “Descrição”
para esse efeito.
27. Os protocolos são obrigatoriamente feitos no Gescor V3, sendo a sua

numeração automática e única para a Câmara Municipal de Lisboa.
Deve ser feito o Encaminhamento Interno (para os serviços da CML com
Gescor V3) ou o Encaminhamento Externo (para entidades externas à CML
e entidades da CML sem Gescor V3), accionando o visto ( ) no campo
“Com protocolo”).
28. Deverá ser evitada a elaboração de protocolos livres no Gescor V3. Estes
deverão apenas ser utilizados para o envio de documentos não tenham
sido registados no Gescor V3 (nomeadamente documentos de trabalho em
suportes diferentes, tais como CD, disquete, etc.).

4. Procedimento, Processo e Macroprocesso
4.1. Definições: Procedimento e Processo
Procedimento
“Entende-se por procedimento administrativo, a sucessão ordenada de
actos e formalidades tendentes à formação e manifestação da vontade da
Administração Pública ou à sua execução.”.1
Processo
“Entende-se por processo administrativo o conjunto de documentos em que
se traduzem os actos e formalidades que integram o procedimento
administrativo.”2
“Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a

qualquer acção administrativa (…) sujeita a tramitação própria, normalmente
regulamentada”.3
Tendo por base as definições acima:

Os documentos de arquivo são produzidos no âmbito de diversas
actividades, desenvolvidas no contexto de uma função comum. Um
documento não pode ser isolado da realidade em que foi produzido e,
como tal, deve integrar um processo.
1 Código do Procedimento Administrativo, Artigo 1.º§ 1

2 Código do Procedimento Administrativo, Artigo 1.º, § 2
3 IAN/TT, Manual para a gestão de documentos, 1998, A-6

4.2. Constituição e gestão de processos
“Um processo não é uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se colocam
documentos.”4
O processo é a materialização de todos os passos de um procedimento
administrativo.
A abertura de um processo deve ocorrer apenas quando houver um novo
procedimento a iniciar-se.
A criação de um novo processo, ou a associação de documento a um

processo já existente, deve contemplar as seguintes etapas,
desempenhadas pelos respectivos intervenientes:
Operações Unidades orgânicas responsáveis Unidades orgânicas
pela entrada de responsáveis pelo
correspondência procedimento
1- Recepção do documento
2- Registo e classificação
3- Encaminhamento
4- Pesquisa de antecedentes
(verificar se já foi iniciado o
procedimento)
5- Existe PROCESSO ABERTO, Não Sim
relativo ao procedimento em
questão?
6- Criação de processo
7- Junção de documento
8- Instrução do Processo
9- Arquivamento depois de
encerrado o procedimento
4 Idem, 2-14

REGRAS
CRIAÇÃO DE PROCESSOS:
31. Só é admissível a criação de um novo processo na sequência da

entrada/criação e respectivo registo de um documento que a
justifique.
32. Antes de criar um processo novo, o utilizador deve pesquisar sobre
antecedentes, de modo a não criar processos diferentes
correspondentes à mesma acção e aos mesmos intervenientes.
Nota: A pesquisa de processo está disponível, sendo parametrizável.
CONSULTA DE DOCUMENTOS DE UM PROCESSO:
33. Não se devem retirar documentos originais dos processos. Para

efeitos de consulta devem fazer-se cópias dos documentos
pretendidos.
34. No caso de se retirar um documento de um processo, deve ser
colocada uma folha de cor bem visível, contendo o teor do(s)
documento(s) em falta, a data em que foram retirados e o nome da
pessoa que o(s) retirou. Terminada a sua utilização, deve ser
imediatamente colocado no seu lugar (v. 4.2.1).
35. Sempre que for necessário acrescentar informação a um ou mais
documentos de determinado processo (dar um parecer, um
despacho, etc.), deve fazer-se no original e NUNCA sobre fotocópias.
Neste caso, quando se acrescenta informação, os documentos devem
circular em conjunto, dentro do processo a que pertencem.
NOTA: Qualquer informação de carácter oficial ou vinculativo, dado

sobre uma cópia de um documento, torna-a num documento original.

4.3. Classificação dos processos e respectivos documentos
A classificação deve ter em conta a organização lógica das várias funções

e actividades que dão origem à produção documental. Cada documento
deve, então, ser classificado de acordo com a área funcional em que se
enquadra, a partir do Plano de Classificação Documental.
A criação de um processo novo reflecte-se necessariamente na

alimentação da série documental5 (dos conjuntos documentais
identificados no PCD), uma vez que lhe acrescenta processos. Assim, cada
novo processo criado, vai alimentar a lista de processos da série a que
pertence.
Classificar é uma operação crucial que reflecte a organização lógica

dos documentos e dos próprios conjuntos documentais, independentemente
do seu suporte e desde o momento da sua produção nos serviços.
Ao classificar-se um documento, deve ser claro que apenas se está a
dar um enquadramento e a identificar um conjunto de relações. A
classificação é uma prática obrigatória e tem um efeito normalizador e de
organização dos documentos.
O Plano de Classificação Documental não condiciona ou obriga à
abertura de processos, apenas organiza intelectualmente os documentos
de acordo com a função representada.
Cada processo adquire o código de classificação da série a que
pertence, sendo que todos os documentos que lhe são associados devem
assumir a classificação do processo.
5 Série documental - Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada

uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação. Em
princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função
ou actividade, dentro de uma mesma área de actuação.
4.4. O Macroprocesso: vários processos num só
A ideia de macroprocesso, que na tradição administrativa portuguesa se

traduz na reunião numa mesma unidade física de um conjunto de
documentos referentes a procedimentos/processos relacionados, resulta da
necessidade de estabelecer uma ligação entre processos que, pela falta de
ferramentas de apoio, não se conseguiam relacionar.
O “macroprocesso” não é mais do que um processo artificial, conjunto

de processos, resultantes de procedimentos distintos, cuja organização física
reflecte a necessidade de os relacionar, por terem um denominador
comum.
São os casos dos “Processos de Agregado Familiar”; os “Processos E” (do

DPI), “Processos Individuais” e “Processos de Obra”, entre outros, cada um
deles com um conjunto de processos relativos a procedimentos que
recaem, ou recaíram, sobre um mesmo agregado familiar, um funcionário
da CML, ou um determinado prédio, respectivamente.
4.4.1. O macroprocesso e a classificação documental

A fim de solucionar os problemas verificados desde o arranque do Gescor
V3 na gestão dos macroprocessos, estão a ser identificados todos os tipos
de processo que podem constar dentro de cada macroprocesso.
Cada processo deverá ter a sua própria tramitação, mantendo os

procedimentos isolados, o que, do ponto de vista das boas práticas
administrativas, nos parece a opção mais correcta.
Apesar dessa tramitação, os processos encontram-se relacionados entre si,

quer através de uma ordenação/organização física que mais se adeqúe às
necessidades dos serviços, quer através da criação de soluções dentro do
Gescor V3.
4.5. O relacionamento de processos no Gescor V3
A fim de solucionar o relacionamento de processos sem que a sua

classificação ou a própria constituição de processos ficasse comprometida,
foi criado um campo na ficha de processo do Gescor V3, designado
“Elemento Comum”.
O Elemento Comum pretende relacionar processos sempre que necessário,

independentemente da figura do macroprocesso. Este deve ser obtido a
partir da identificação de um denominador, ou seja, da verificação dos
dados comuns a cada conjunto de processos.
Exemplo: número de obra, número mecanográfico, código SIG, numero de

contrato, número de escola, etc.).
É de salientar que a necessidade de relacionar processos pode ocorrer

independentemente da realidade do macroprocesso, podendo existir
processos constituídos no âmbito de diferentes actividades, embora com
um objecto comum.
Exemplo: Podemos verificar a necessidade de relacionar um processo de

aquisição de bens e serviços com um processo financeiro relativo a essa
aquisição. Neste caso, não existe um macroprocesso, mas sim dois processos
distintos, instruídos por serviços diferentes, mas que se relacionam entre si.
Da mesma forma, há processos que não ingressam num macroprocesso por

não serem de conservação permanente, mas que partilham um
denominador comum, logo, neste caso, pode também ser preenchido o
campo de “Elemento Comum”.
Esta funcionalidade está representada no Gescor V3 por um campo

presente no Registo do Processo e incluído na Pesquisa Avançada. Não se
trata de um campo de preenchimento obrigatório, mas sim manual,
devendo os utilizadores ser sensibilizados a normalizar o seu preenchimento
e utilização, de acordo com a seguinte regra:
REGRA
ELEMENTO COMUM
36. O Elemento Comum deve ser atribuído e normalizado pela
entidade/serviço com conhecimento que lhe permita relacionar
correctamente os respectivos processos.

REGRAS
GESTÃO DE PROCESSOS CRIADOS ANTERIORMENTE À IMPLEMENTAÇÃO

DO GESCOR V3:
37. Encaminhamento de processos que não estão registados no

Gescor, nem têm nenhum documento registado no Gescor:
- Deverá ser elaborado um protocolo livre com indicação do código
do processo no campo “Designação”. Ex: 141/DGI/2005
38. Processos que não estão CRIADOS no Gescor, mas que têm
DOCUMENTOS REGISTADOS no Gescor:
- Deverá ser accionada a opção a “Criar Processo” a partir do primeiro
documento com registo Gescor, sendo que todos os documentos que
vão sendo criados respeitantes a este processo, deverão ser
associados ao processo. Neste caso, o encaminhamento deverá ser
sempre feito a partir do processo e não dos documentos.
39. Numeração dos Processos – Os processos numerados a partir de

uma aplicação de uma área de negócio específica de qualquer
serviço poderão continuar a ser numerados e consultados a partir da
aplicação existente para esse efeito. Essa numeração será utilizada na
Capa de Processo do Gescor como elemento comum de
relacionamento entre os vários processos constituídos no âmbito de
cada um desses processos. É fundamental que se normalize a
designação do elemento comum, para que a pesquisa funcione.
Assim deverá ser respeitada a seguinte REGRA: Tipo de
processo/número/ano com 4 dígitos:
Exemplo: E/242/2005; Doc/2569/2008; etc.
40. Dos “Processos privativos” aos “Processos CML” - Actualmente são

criados e classificados no Gescor os processos relativos a determinada
acção, substituindo-se a figura do “Processo Privativo” por um
processo “CML”. Este é alvo de uma numeração sequencial dentro da
Câmara, sendo-lhe atribuído automaticamente um assunto herdado
do documento que o originou.

5. Organização física e acondicionamento dos documentos
5.1. Organização física dos documentos
5.1.1. O processo como forma principal de organização dos documentos
Os documentos de arquivo são produzidos no âmbito de diversas

actividades, desenvolvidas no âmbito de uma função em comum. Um
documento não pode ser isolado da realidade em que foi produzido e,
como tal, deve existir dentro de um processo, não devendo ser deixado
solto. Este tipo de organização permite estabelecer uma correcta
ordenação dos documentos, privilegiando a recuperação da informação
neles contidos.
5.1.1.1. Elementos do Processo
Documentos de arquivo
Sucedem-se de acordo com a tramitação e o desenrolar do
processo.
Devem ser numerados sequencialmente e organizados
cronologicamente, ou agrupados em separadores, relativos a acções
ou assuntos idênticos.
Uma pasta ou capilha

Serve para acondicionar os documentos. Deve conter a seguinte
informação:
Número de ordem;
Código de classificação;
Tipo de processo;
Datas de início e conclusão do processo.
Índice dos documentos

Breve descrição de cada documento, com a respectiva data e
número de ordem. Serve para localizar facilmente os documentos
dentro do processo. Deve conter os seguintes campos:
Nº de ordem;
Nº de folhas;
Data do documento;
Descriminação dos documentos;
Movimentos (Regista e sintetiza a tramitação do processo pelos
serviços).
PROCESSO
ÍNDICE ---------------
Nº
Fls Data Documentos Assunto ---------------
Ordem
---------------
Requerimento
1 2 20/05/07
, Cópia de BI
Informação nº
2 2 30/08/07
43/2005
3 3 02/09/08 ------------
4 1 10/09/08 ------------
5 4 15/09/08
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------
----------------
----------------

MACROPROCESSO
ÍNDICE
Nº Processo Data Classificação Assunto
45/CML/08 14/05/06 3.06.01.05
56/CML/08 02/07/06
101/CML/08 15/01/07
220/CML/08 08/10/07
330/CML/08 25/01/08
3.06.01.05
Processos de realojamento
e atribuição de fogo
5.1.1.2. Ordenação dos documentos no processo
Desde que se inicia um processo novo ou que se faz um averbamento a

um processo já existente, os documentos vão-se acumulando num
processo natural, pelo que a sua ordenação mais frequente é a ordem
cronológica, de acordo com as datas de entrada e expedição dos
documentos que o compõem.

Não se trata de efectuar uma ordenação cronológica simples, isto é,
uma ordenação que tem em conta a data do documento mas uma
ordenação cronológica que tenha em conta a data da sua inclusão no
procedimento.
- Dentro do processo, é preferível que se ordenem os documentos do

mais antigo para o mais recente – excepto os anexos – e de baixo para
cima. Estes devem acompanhar o respectivo documento, excepto se
razões funcionais ou materiais justifiquem a sua separação.
Os processos podem ser subdivididos quer por razões materiais, quer por
motivos funcionais.
Boas práticas
Durante a tramitação e associação de documentos ao processo:
Não se devem misturar documentos originais com cópias.

Não devem circular documentos retirados do processo. Em
alternativa:
→ o processo deve tramitar completo;
→ para efeitos de consulta, devem circular cópias dos documentos
pretendidos, que devem ser tratados como documentos de
apoio, ou cópias de trabalho.
Para facilitar a consulta dos processos e evitar a sua desorganização,

convém que se numerem os documentos e seja elaborado um índice de
todos os documentos do processo, actualizando-o sempre que um novo
documento seja averbado ao processo.
Este procedimento tem diversas vantagens:
a. Facilita a pesquisa de um documento dentro do processo.
b. Facilita o conhecimento do andamento/tramitação do
processo
c. Facilita a integração de um documento mal arrumado na sua
ordem original.

Face à necessidade de se retirarem documentos de um processo no
caso, por exemplo, das requisições internas de documentos, deve
colocar-se um “fantasma” no lugar do(s) documento(s) retirado(s), no
sentido de identificar a sua falta e controlar a sua localização.
Nesta folha devem constar os seguintes elementos:
→ Nome do serviço;
→ Designação do documento/processo;
→ Número de documento/processo;
→ Entidade requisitante;
→ Data de saída;
→ Retirado por;
→ Arrumado por.
5.1.2. Documentos e textos de apoio

O que fazer aos documentos de trabalho, que não entram no sistema de
arquivo?
No decurso das actividades que desempenhamos, é comum
produzirmos documentos de trabalho e de apoio. São habitualmente
cópias que não constituem prova e nem têm valor administrativo, pelo
que podem ser destruídas após a sua utilização.
Os dossiers são conjuntos de documentos organizados a respeito de um

determinado assunto. Têm valor informativo e não legal ou administrativo.
Não devem ser confundidos com processos, já que não resultam de uma
acção administrativa e são constituídos propositadamente para apoiar a
tomada de decisão. Podem conter cópias de documentos, recortes,
regulamentos, etc.
Os textos de apoio são instrumentos legais ou administrativos, como

legislação ou textos normativos, que servem de apoio à actividade dos
serviços. Podem ser organizados por ordem cronológica ou por assunto.

Os catálogos e folhetos publicitários podem ser organizados em dossiers
por assunto e devem ser eliminados quando cessar a sua utilização, ou
quando se encontrarem desactualizados. Caso seja necessário, estes
podem ser anexados a documentos de arquivo, ou a processos, se forem
necessários a um determinado procedimento. Ex.: Processos de aquisição
de material.
Os recortes de imprensa devem ser ordenados tematicamente e

acondicionados em pastas. Depois de utilizados, devem ser objecto de
avaliação: se não tiverem interesse podem ser destruídos; Caso tenham
valor histórico ou informativo, podem ser remetidos ao arquivo, desde que
se estabeleça uma ligação com a documentação produzida nesse
contexto.

5.2. Acondicionamento dos documentos
5.2.1. Organização dos documentos na estante
Os documentos devem ser acondicionados em pastas de acordo com

a classificação que receberam, dentro do processo ou respectiva pasta
do conjunto documental em que se inserem.
As pastas devem ser numeradas da esquerda para a direita, dentro de

cada prateleira.
Exemplo:
• Sala A com 4 módulos de estantes. Cada estante tem 4 prateleiras

com capacidade para 9 pastas de arquivo.
Sala A , estante 2; prateleira 3; pastas 1 a 3:
- A.02.03.01, A.02.03.02 (Protocolos com entidades externas)
A.01.01.01-09 A.02.01.01-09 A.03.01.01-09 A.04.01.01-09
A.01.02.01-09 A.02.02.01-09 A.03.02.01-09 A.04.02.01-09
A.01.03.01-09 A.02.03.01-09 A.03.03.01-09 A.04.03.01-09
A.01.04.01-09 A.02.04.01-09 A.03.04.01-09 A.04.04.01-09

5.2.2. Organização das pastas na prateleira
Código de classificação
Nº da pasta
Código de localização
Boas práticas
Evite o acondicionamento de documentos com:

• Clips e agrafos
Porque com a passagem do tempo e com as variações de humidade
vão ganhando ferrugem, o que acaba por deteriorar os documentos.
• Fita cola e Post-its

1. Porque os documentos não devem ficar em contacto com colas,
que acabam por os estragar e até colar os documentos próximos entre
si;
2. Porque o post-it pode cair ou sair do local em que foi colado,
perdendo-se a informação nele contida.

Nota: Quando pretender agrupar ou separar documentos dentro de uma
pasta utilize separadores.
Um documento mal guardado é um documento perdido!


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Câmara Municipal de Lisboa

Projecto de Informação & Gestão Documental

Lisboa, Março de 2009

1. O ciclo de vida do documento ………………………………............. 12

Encontra-se neste documento um Glossário, que tem como objectivo

Ao longo do Manual podem ser identificados alguns símbolos:

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 3

Ciclo de vida do documento

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 4

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 5

Plano de Classificação Documental

No Plano de Classificação Documental da CML:

• O conjunto de documentos com o mesmo código de classificação,

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 6

Sistema de gestão documental

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 7

O Manual de Gestão de Documentos surge no âmbito do Projecto de

• O Grupo de Trabalho de Arquivos Correntes (GTAC), da Divisão de

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 8

Pretende-se, com este documento, acautelar várias preocupações

Embora o Gescor V3 seja apenas uma ferramenta de Gestão de

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 9

→ Rentabilização de recursos físicos e humanos;

Neste sentido, este documento define um conjunto de regras e

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 10

1. Os administradores funcionais do Gescor V3, assumindo um papel de

2. Todas as reclamações, sugestões e contributos às funcionalidades da

3. Para minimizar o consumo de recursos informáticos nos postos de

4. Cada utilizador pode propor os seus substitutos à respectiva chefia, que

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 11

Os documentos são produzidos, recebidos e mantidos a título probatório e

A produção, recepção e tramitação de documentos faz-se, no Gescor V3,

CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO

Fase inactiva Fase semi-activa Fase activa

A Gestão de Documentos de Arquivo visa “o controlo eficiente e sistemático

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 12

Integração: • Registo (e numeração)

O processo de integração dos documentos no sistema de arquivo visa:

Durante a tramitação, o documento é identificado através do número que

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 13

2. É da competência desse núcleo recepcionar e dar Registo de Entrada de

3. No caso de documentos previamente registados no Gescor V3, o

5. Sempre que, algum funcionário detecte documentação sem registo de

6. Sempre que um utilizador recebe um ou mais documentos pertencentes a

7. Não devem ser registados os documentos privados e a publicidade.

8. Só é considerada correspondência privada a correspondência que vem

9. Não podem ser registadas fotocópias, a menos que contenham um

10. O registo de entrada deve ser SEMPRE precedido de uma pesquisa de

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 14

RECEPÇÃO E REGISTO (Continuação):

11. Os utilizadores responsáveis pelo registo de entrada dos documentos

12. Todos os documentos internos (informações, ofícios, etc.) deverão ser

14. Nenhum utilizador deve proceder a alterações aos modelos já

15. Para facilitar a localização dos documentos (e o respectivo circuito),

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 15

16. A numeração será normalizada de acordo com os seguintes critérios:

b) No caso de um registo de um Departamento:

c) Se se tratar de um registo feito numa Divisão:

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 16

1.2.1. O Plano de Classificação Documental

O primeiro nível é constituído por três grandes grupos de funções. Separam-

1 - Organização e Funcionamento (Nível 1)

PIeGD Manual de Gestão de Documentos 17