REFERENCIAL TEÓRICO

Optamos por utilizar o material disponibilizado pelo Conselho Internacional de

arquivos, intitulado Diretrizes para a Preservação e Controlo de Desastres em
Arquivo, por ser um material com fácil entendimento e clareza, pois entendemos que
um Plano de Emergência deve conter três elementos fundamentais que são clareza,
simplicidade e flexibilidade. Com esta leitura ficou claro a necessidade de um
planejamento no caso de um desastre em Arquivos, principalmente se estiver ligado
ao fogo, se não tomamos as medidas necessárias em poucos minutos perdemos
não só o prédio, mas com ele o acervo que é parte fundamental da nossa história.

Podemos compreender a importância de um projeto bem elaborado e como

ele pode ser determinante na hora de uma catástrofe. Este trabalho nos levou
entender a importância do trabalho do profissional, que independente da sua função
na hora de um desastre ele será indispensável, pois só com um bom trabalho em
equipe poderemos chegar aos resultados esperados.
 INCÊNDIOS

Segundo o Conselho Internacional de Arquivos, houve um desastre no ano de

1966 em Florence, quando nas cheias do rio Arno causaram sérios danos ao
patrimônio da Biblioteca Nacional daquela cidade, sendo este considerado o maior
desastre deste gênero.

A partir desse episódio houve uma crescente conscientização de

planejamento para a preservação e o controle destes desastres. Devemos conhecer
os antecedentes transcorridos em um acervo para se ter uma conscientização do
tamanho da responsabilidade da CIA e de seus colaboradores.

Na tentativa de minimizar essas conseqüências, o 12º conselho geral da CIA

em reunião em Montreal em 1992 trabalhou em planos de emergência e na edição
de documentos que ajudam a prevenir danos de origem natural ou provocados pelo
homem nos arquivos. Como resultado desse encontro, foi criado a comissão para a
preservação de desastres que teve sua primeira reunião em 1993, objetivando
ajudar os arquivos e arquivistas que necessitem de orientação para programar uma
política e estratégia de gestão de desastres. Em razão desses riscos que os acervos
estão expostos é necessário saber que um dos objetivos fundamentais da CIA tem
sido trabalhar para promover a preservação consciente desse patrimônio.

Após essa enchente que danificou o acervo surgiu à necessidade da

preocupação com outras ameaças que acometiam ao patrimônio Arquivistico
mundial nas instituições

Tendo em vista o que explicitado acima o presente plano abordará a

possibilidade de ocorrer alguma catástrofe – mais precisamente na probabilidade de
haver incêndios – que danifique o acervo de documentação histórica pertencente à
Universidade Federal do Rio Grande.

Quando pensamos em acervos Arquivísticos, logo nos remetemos a arquivos

e bibliotecas e cremos que estes possuam planos de emergência visando à
preservação dos mesmos. Esses acervos são vulneráveis a desastres naturais ou
humanos, e muitas entidades não possuem recursos ou meios para implementar
esses projetos garantindo a preservação desses documentos.
 Deste modo a comissão de diretrizes para a preservação e controle de
desastres abordam de um modo geral questões relativas à gestão, capacidade de
resposta, reação e recuperação no caso de desastres e quais procedimentos seguir
caso haja a necessidade de por em prática essas diretrizes.

Em qualquer um dos casos é necessário em primeiro lugar colocar a vida

humana em segurança, logo após na medida do possível aplicar os planos
mencionados acima visando garantir a integridade do acervo.

É sensato recomendar que os arquivos desenvolvam políticas e estratégias

de prevenção visando desastres e que tais normas sejam documentadas para que
esse documento seja amplamente divulgado.

No caso do Brasil os desastres naturais são causados por fenômenos

naturais como ciclones e secas que são involuntários a ação humana, já os
desastres humanos resultam da ação do homem, como o fogo, explosões, choques,
ações terroristas, guerras e conflitos armados.

Desastres causados pelo homem são resultados de falha humana, incluindo

fugas de água e fogo, como por exemplo: explosões, fogo causado por um descuido
de alguém. Segundo aos autores um desastre se caracteriza por ser um estado
temporário provocando assim, uma mudança no meio ambiente e que às vezes
deixa conseqüências irreversíveis.

INCÊNDIOS

O fogo independente da causa é o fator que envolve um dos maiores perigos

para uma instituição arquivistica, independente de ser provocado ou acontecer
naturalmente. Muitas vezes um incêndio pode acontecer por falhas elétricas ou por
falha humana como, por exemplo, um cigarro aceso.

Os sismos são causados pelos movimentos da crosta terrestre, onde esta

distribuição espacial dos terremotos são muito variados. Os terremotos provocam
tremores de terra, liquefação do solo e aluimentos de terra, ou “tsunami”
(maremotos), causando danos em edifícios, inundações e incêndios, nesses casos o
fogo pode provocar a perda total de edifícios e de documentos.
 Na ocorrência de terremotos, acreditamos que o Brasil esteja fora desse caso,
mas que provocam incêndios que podem atingir uma proporção incalculável
atingindo prédios que estejam próximos a este sinistro.

Os arquivos que estão localizados em áreas ou regiões de risco devem estar

conscientes dos perigos de desastre relacionados a essas áreas, que são próximas
a instalações perigosas como instalações militares, rotas de aeronaves, eixos
rodoviários onde circulam cargas perigosas.

Os danos possíveis:

- Fogo causado por explosão;

- Danos ou perda total de edifícios e de arquivos;

- Fogo posto;

- Explosão ou fogo resultante da colisão de veículos rodoviários ou de aeronaves;

- Poluição por proximidade de indústrias químicas;

Os conflitos armados

Em uma situação de guerra, os arquivos correm graves riscos. Sendo que

nessa situação sempre existirá a dificuldade de antecipar situações, futuras podendo
o arquivo ficar na linha de fogo acarretando problemas de comunicação devido à
falha do fornecimento de energia.

Em outros casos o propósito do ataque é a destruição de registros étnicos, já

com o propósito de destruição ocasionado sérios danos como vemos a seguir.

- Dano ou perda total das instalações e arquivos;

- Dano provocado pelo fogo;

- Dano provocado pela água.

Planejamento financeiro

Os recursos financeiros são de estrema importância para a administração de

arquivos ou qualquer outra instituição. Um bom planejamento torna-se um elemento
decisivo, pois com base nesse plano as instituições poderão tomar as medidas
cabíveis a casos específicos, como medidas preventivas associadas à proporção do
desastre.

Desta maneira o financiamento dos recursos financeiros divide-se em duas

áreas de custo: uma direcionada a medidas preventivas e a outra associada ao
acidente propriamente dito. Podendo contornar certas situações, desde que este
sistema seja implantado na fase inicial do desenvolvimento de uma estratégia.

Embora, muitas vezes o plano de emergência que deveria fazer frente a um

acidente é esquecido ou ignorado, dadas as dificuldades em que as instituições se
encontram.

Um estabelecimento destinado a proteção de documentos arquivísticos bem

planejados, minimiza os custos, destinados a reduzir os riscos e danos causados ao
seu acervo, devendo assegurar a sua integridade referente ao seu armazenamento
e também disponibilizando o acesso ao acervo a quem possa interessar.

Ainda que, um edifício represente um elevado fator de risco referente à sua

própria estrutura, esses riscos são constatados tardiamente, especificamente
quando se trata de um incêndio. A destruição e as conseqüências oriundas do
incêndio servirão como argumento para arrecadar fundos para custear as despesas
para a implantação de diretrizes para a preservação e controle de desastres em
arquivos. Muitos incêndios são resultados das más condições e instalações elétricas
dos prédios que abrigam esses acervos.

Devemos pensar que quando planejamos um edifício novo para servir de

abrigo a um arquivo, estamos reduzindo os riscos de acidente através da
incorporação de sistemas de prevenção próprios. No caso do arquivo não possuir
recursos, esses argumentos deverão servir de base para sustentar o argumento e
dessa forma obter o financiamento, embora muitas vezes as iniciativas de prevenção
fossem valorizadas somente depois de ter acontecido o sinistro.

Outro problema sério que os arquivos enfrentam são os suportes dos

documentos textuais, no caso o papel e também materiais provenientes de filmes de
nitrato de prata que quando estão mal armazenados ou seu estado de conservação
estão em péssimas condições entram em combustão facilmente ocasionando um
incêndio.

Os Fundos de Contingência

Os fundos de contingência devem assegurar uma cota de equipamentos em

caso de uma emergência. Quando a instituição possui um seguro, fica mais fácil
lidar com estes planos, pois os mesmos poderão dar subsídios para a cobertura
desse sinistro caso haja a necessidade de intervenção desses fundos.

Fatores de Risco

A identificação dos fatores de risco são medidas de preservação contendo os

requisitos básicos para qualquer plano de ação, mesmo que esse risco não seja
completamente extinguido, mas que servirão de base para que muitos desastres
sejam minimizados ou até mesmo eliminados.

Gestão de Riscos de Desastres

Quando o autor utiliza a expressão “prevenção de desastres” quer dizer que

as medidas tomadas servem para prevenir ou limitar a exposição das coleções aos
efeitos de um acidente caso este venha acontecer. Para uma avaliação dos riscos
podemos dividir as áreas em quatro grupos.

-Riscos provenientes do exterior do edifício

-Riscos provenientes da estrutura do edifício e seus serviços

-Riscos provenientes de material instável existentes nas coleções

-Riscos provenientes de indivíduos ou grupos que tenham como alvo a instituição.

Segundo a Comissão para a prevenção de desastres, qualquer prédio que

fosse construído com intuito de sediar um Arquivo, deveria se submeter a uma
avaliação de risco, por peritos da área de segurança observando os seguintes
fatores que são:

- Levar em conta as condições climatéricas locais;

- Qualidade e estrutura do prédio;

- Riscos de incêndio por instalações elétricas, instalações de gás, materiais
inflamáveis, inclusive o nitrato de prata já citado anteriormente.

Quanto mais cedo se detectar uma fagulha de fogo, maiores serão as

chances de coibir sua propagação, sendo que os materiais encontrados em um
arquivo seriam o alvo perfeito para as chamas.

ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE EMERGÊNCIA PARA O CDH

Breve Histórico

Centro de Documentação Histórica “prof. Hugo Alberto Pereira Neves”, está

situado na Universidade Federal do Rio Grande, possui, encadernados, os jornais
agora, O Peixeiro, O Tagarela, Nosso jornal, O Mensageiro, O Americano e Estrela
do Sul, etc. Ainda não encadernados, estão disponíveis os mais diversos títulos, do
período entre 1835 e 1989. Possui uma videoteca que é composta por palestras e
mesas sobre diversos temas ministradas na FURG e que foram filmadas, bem como
os documentários. O CDH também dispõe de uma Biblioteca composta por cerca de
750 exemplares, contemplando assuntos relacionados, principalmente, a história
regional e local, bem como catálogos, anais, periódicos, e boletins. No CDH
encontram-se ainda as monografias de graduação dos alunos do curso de história.

Para que se obtenha resultados positivos em um plano de emergência

devemos ter em primeiro lugar as etapas de um plano de emergência que segundo
Sherelyn Ogden (CPBA), são a Introdução, a Ações, os Procedimentos de resposta,
os Procedimentos de emergências, Planos de recuperação, Apêndices.

Plano de Emergência prevendo um incêndio

1º - INTRODUÇÃO:

- Formar uma equipe e promover políticas de prevenção de incêndio;

- A Instituição deverá possuir um plano de emergência formalizado;

-Esse plano deverá conter as atividades preliminares e será entregue ao

responsável pela instituição;

-Elaborar um programa abrangente e sistematizado de prevenção;

 -Preparar equipes para trabalharem com rapidez;

-O plano trará maiores resultados se a pessoa encarregada souber delegar

atribuições a cada membro das equipes.

2º - AÇÕES

- Primeiro conhecer o local onde está situado o arquivo;

- Saber quantas pessoas trabalham neste local;

- Saber o nome do responsável por esta unidade;

- Ter iniciativas para que as pessoas vizinhas ao prédio se envolvam neste

projeto, esclarecendo que o melhor mesmo é prevenir;

-Conferir a situação da rede elétrica deste local, se está em boas condições;

- Procurar saber se os aparelhos elétricos ficam desligados a noite;

-Verificar se existem extintores, quantos são e se estão dentro do prazo de

validade;

- Deverá ser dado um treinamento para a equipe para que esta esteja
preparada para usar o extintor pó químico do tipo C, composto por bicarbonato de
sódio;

- Se informar se o prédio onde está situado o CDH possui alarmes contra

incêndio e se funcionam;

- Verificar se são monitorados (diariamente, mensalmente etc.);

- Averiguar se existem saídas de emergência para que no caso de um

desastre possam ser úteis;

- Com relação aos canos de água, verificar se estão em boas condições, e se

existem adutores de água por perto.

-Também é importante saber que tipos de materiais compõem esses acervos

se são suscetíveis ao fogo..
 3º - PROCEDIMENTOS DE RESPOSTAS

- Dar o alarme contra incêndio;

- Desligar todos os disjuntores, para tentar evitar danos maiores nos

equipamentos;

- Atribuir responsabilidades às pessoas da equipe;

- Fazer contato com o corpo de Bombeiros;

- Fazer contato com as pessoas responsáveis pelo CDH;

- Os Responsáveis deverão tomar as medidas cabíveis, como por exemplo,

evacuar e isolar a área dependendo da gravidade do sinistro.

- Constar a planta do prédio onde se encontra o acervo.

4º - PROCEDIMENTOS EMERGÊNCIAIS

- Fazer contato com a equipe responsável pela conservação/preservação do

acervo.

- Fazer um Levantamento da situação do acervo após o incêndio;

- Fazer uma lista de como proceder para estabilizar os danos causados aos
documentos;

- Segundo as Diretrizes para controle de Desastres em Arquivos, os

documentos afetados pela água precisam de uma ação rápida e adequada que
seria o congelamento, para que num primeiro momento seja estabilizada a ação
provocada pelos mesmos.

5º - PLANOS DE RECUPERAÇÃO

- É de responsabilidade de a Instituição traçar planos para a Recuperação da

mesma, visando a normalização de suas atividades.

6º - Apêndices

- Listas de Materiais de Estoque, Lista de Voluntários.

 - Existem três chaves do CDH,uma fica com a coordenadora profª Carmen
Schiavon, a segunda fica com o bolsista João Paulo Borges da Silveira e a terceira
chave fica na portaria do prédio 4.

SUMÁRIO

1- INTRODUÇÃO

2- REFERENCIAL TEÓRICO

3- METODOLOGIA

4- RESULTADOS DISCUSSÕES

5- CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

6- REFERÊNCIAS
 RESULTADOS E DISCUSSÕES

Neste momento foi possível constatar que no caso de haver um incêndio o Arquivo
existente no CHD será em sua maioria danificada, caso não seja possível controlar
as chamas a tempo por conter em seu acervo documentos textuais em sua grande
maioria e que estes por sua vez facilitarão a propagação do fogo, embora possuam
também fitas VHS, que se mal acondicionadas contribuem para a propagação do
fogo.Também constatamos que existe uma única porta na sala onde se concentram
esses dos documentos.

Isto se dará possivelmente devido a ausência de uma segunda possibilidade

de “escape” para a retirada desses documentos, sendo que a sala com maior
quantidade de documentos possui apenas uma porta.

Sugerimos que seja aproveitada uma das janelas para se fazer mais uma
saída de emergência, pois conforme recomendação do corpo de bombeiros é
necessário que se tenha um extintor para cada 50 m² de área. Sendo que a nossa
preocupação também se deve ao fato de não haver extintores dentro da sala onde
se encontram esses acervos, o extintor e a mangueira para conduzir a água se
encontram na segunda sala do CDH.

Sendo que o recomendado pelos bombeiros seriam no mínimo dois

extintores para uma área de mais ou menos 50 m², esses extintores seriam de pó,
os quais causariam menos danos a esses documentos.
 Também sugerimos um aparelho de detector de fumaça, que ao menor sinal
de fumaça o mesmo será acionado e seu alarme dispara, permitindo assim que de
imediato sejam tomadas as providências necessárias para evitar maiores danos ao
acervo e também às áreas próximas ao CDH. Recomendamos que fosse colocados
sinalizadores de saídas de emergência nas paredes e também no chão, indicando
essas rotas de fuga. Não podemos deixar de recomendar uma placa que indique
que é proibido fumar, também se faz necessária Iluminação de Emergência (IE).

METODOLOGIA

A metodologia utilizada para compor o plano de emergência correspondeu as

leituras do texto Diretrizes para a Prevenção e Controlo de Desastres e também
utilizamos manuais do CPBA, buscando um melhor entendimento nos sinistros
ocorridos em Arquivos, no caso específico do centro de Documentação Histórica da
Universidade Federal do Rio Grande. Visando a Elaboração de um Plano de
Emergência para o CDH, com ênfase em incêndios devido a um possível curto
circuito na rede elétrica deste arquivo, sendo de grande preocupação devido a falhas
que podem ocorrer a qualquer momento envolvendo falha humana como também
fenômenos da natureza.

Trabalhamos com os temas Infestação de Pragas (Controle de Agentes

Biológicos), Inundações e Incêndios em Bibliotecas e Arquivos, mais
especificamente com ênfase nos Arquivos. Foi elaborado um levantamento no CDH
com a preocupação voltada para o acervo ali concentrado, pois de acordo com a
teoria pode-se perceber que o CDH especificamente é carente de técnicas e
métodos e também de políticas de gestão, ficando a mercê de riscos de incêndio,
pelo fato da maioria dos documentos encontrarem-se em suporte de papel e outros
em fitas VHS, sendo que esta sendo de nitrato de prata e mal acondicionados
entram em combustão.
 Para um melhor entendimento sobre a Elaboração de Um plano de
Emergência para o CDH, utilizamos os ensinamentos da Disciplina Fundamentos de
Conservação de Documentos ministrada pela profª. Luciana Souza de Brito.

LISTA DE SIGLAS OU ABREVIATURAS

CDH – Centro de Documentação Histórica

I E – Iluminação de Emergência

M² – Metro Quadrado

CPBA- Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos

REFERÊNCIAS

CABRAL, Luísa Maria, BRANCO, Rodrigo Lucas de, COSTA, Marta, GUERRA,
Maria Teresa Costa. Diretrizes para a Preservação e Controlo de Desastres em
Arquivos / Cia.Comissão para a preservação em desastres – Lisboa: Biblioteca
Nacional, 2000. – 80 p. – ( Publicações Técnicas sobre P&C;1)

AZEVEDO, Francisco de Castro, NASCIMENTO, Elizabeth Larkin, PINHEIRO, Ana

Virginia, SANTOS, Dely Bezerra de Miranda, SILVA, Cássia Maria Mello –
Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos – 2 ed. – Rio de Janeiro, 2001. –
41 p.

APÊNDICES

1 – CROKI

2 – PLANO DE EMERGÊNCIA

3 – LISTAS DE MATERIAIS DE ESTOQUE, QUANDO POSSUEM.

4 – LISTAS DAS CHAVES DO CDH

 ANEXOS

1 - A PLANTA BAIXA DO PAVILHÃO 4, SITUANDO O CDH