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Manual práctico….
Introducción:
Transitario?
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Divido la información de éste manual, a efectos prácticos en los siguientes
aspectos, normalmente controlados por departamentos distintos y personas
diferentes, sin embargo todos muy estrechamente relacionados entre sí,
hasta el grado de no poder funcionar adecuadamente la empresa si no son
conocidas todas las facetas de cada sector, en profundidad, por todos los
operadores en cada sección.
VENTAS
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Nuestro producto debe ser:
a) Atractivo
El precio que vendamos tiene que ser razonable y lógico ;“de mercado”
b) Claro.
Un envío determinado tiene que tener un precio claro preciso y total, (si
acaso únicamente con indicación de la base de cálculo en caso de variación
de algún dato a la hora de que se materialice el envío en cuestión.(p. ej.
Precio por kg). Las salvaguardas, reservas y exclusiones deben estar
claramente definidas, en cambio no debe existir información no solicitada o
innecesaria que nos pudiera limitar nuestro márgen de maniobra (indicación
de porteadores/líneas, validez concreta, etc.).
c) Funcional
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opción, aún tenemos oportunidad de utilizar la opción menos barata pero
cumpliendo con el servicio encomendado y con un márgen razonable.
d) Oportuno
e) Fiable
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Operaciones
Entramos en materia….
a) transporte directo
b) transporte en grupaje o consolidado.
Exportación.
1) Orden de transporte
Alguien nos llama o nos escribe para un envío determinado. Porque?
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Quien manda?
Según se desprende de lo indicado anteriormente, por norma general, manda
el que nos escribe (la empresa nacional o la extranjera en su caso. No
obstante occure con frecuencia que una empresa nacional que NO paga el
transporte internacional nos pide que realicemos un transporte que en
realidad paga su cliente en el extranjero. Porque?. Básicamente los
fabricantes quieren cobrar antes y quitarse el “stock” de encima cuando han
realizado una venta.y presionan para que enviémos cuanto antes la carga a
su cliente, sin tomar en cuenta que es el cliente en destino quien debe de
decidir cuando y como se debe realizar la expedición de su carga. En éstos
casos es de vital importancia recabar en primera instancia las instrucciones
del corresponsal/agente o en su caso del importador antes de realizar
ningúna operación.
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El corresponsal/agente quiere mimar a su cliente con información veraz y al
momento de toda circunstancia relativa al transporte de sus mercancías,
amén de obtener el mejor márgen posible en cada operación.
El destinatario, suele querer la mercancía para ayer, al precio más bajo del
mercado.
Consideraciones técnicas.
Dimensiones
Otro factor vital relacionado con las dimensiones y que a primera vista
parece carecer de importancia es:
Cabe en el avión? O en su defecto tiene sitio en un contenedor de 20’ o de
40’?.
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Tambien hay estructuras, tuberías, rieles, vehículos… todos pueden
presentar limitaciones importantes para su envío por el método que se haya
previsto.
Peso:
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casos incluso contenedores FR (flat rack) abiertos que no son sino planchas
especiales que permiten colocar y fijar encima casi cualquier objeto con
dimensiones que sobrepasen la anchura o altura de un contenedor standard.
Evidentemente el precio del flete en esos casos siempre se dispara,
normalmente en multiplos de unidades de transporte enteras (containers) en
función de si la mercancía invade el espacio lateral o superior que ocuparía
otro contenedor. Esto ocurre tambien con mercancía sobredimensionada en
transporte aéreo existiendo asimismo una limitación en la densidad (peso)
por superficie ocupada en una plancha de avión .
Todos los envíos son intrínsecamente urgentes, pero tambien deben ser
baratos. Es perfectamente común que nos pidan un precio ajustado al
mínimo coste, y a la hora del envío se nos exige que salga de inmediato…
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El transporte interior funciona de 2 maneras diferenciadas que tienen una
importante repercusión en el tiempo de tránsito y desde luego en el coste de
las operaciones.
Puede ser transporte directo (al menos en apariencia) o sea de punto a punto
y siempre dentro del plazo de menos de 24 hrs. – Sistema adecuado para
transporte urgente aéreo, y áreas cercanas al puerto/aeropuerto.
El transporte indirecto es mucho más económico, pues se hacen recogidas
en sitios remotos hasta un “hub” o centro de concentración en una capital,
despues se reenvían las mercancías de forma agrupada al centro de
distribución de la plaza local, para finalmente ser distribuidas al puerto o
aeropuerto indicado en nuestro albarán de transporte.
La sola mención de que una operación se realiza por carta de crédito (L/C)
“letter of credit”, produce escalofríos a los operadores en toda la cadena
logística… En verdad es un engorro pero, por norma general sin excesivas
complicaciones siempre y cuando no se exijan documentos imposibles,
información contradictoria, o absurda. La carga de verificación y control de
la carta de crédito la tiene el vendedor de las mercancías, nuestro cometido
se limita casi enteramente a la confección del documento de transporte
AWB o B/L copiando, letra por letra, los “condicionados” de la carta de
crédito en cuestión.
Factores fundamentales, sí son, sobre todo: la fecha última de embarque y
de negociación, desde luego los INCOTERMS y la coherencia entre todos
los documentos aportados por el cliente a su banco.
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importante a tener en cuenta, cuando se emite un conocimiento marítimo,
dada la responsabilidad en que incurre el transitario. Si ponemos en un B/L
“free on board” más vale que tengamos un conocimiento de la naviera que
nos respalde y ponga la misma información y fecha!.
Preparación de documentos?
Cualquier variación con respecto a los datos aportados desde destino, debe
ser comunicada de inmediato.
Nuestro corresponsal también agradecerá se le informe cuando la mercancía
está efectivamente en nuestro poder y recibir una copia de la factura
comercial del envío así como los datos previstos de fecha de envío y del
medio de transporte y ruta.
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El grupaje del transitario, como su nombre indica, es una acumulación de
uno o varios envíos individuales que realizamos a nuestro
corresponsal/agente y por lo tanto no es más que un criterio de agrupación y
no, como se suele concebir en ocasiones como una unidad de transporte. Un
envío “agrupado” de un porveedor a un destinatario, cubierto por un
documento de transporte del transitario de origen al de destino tambien se
conoce como un envío “back to back”.
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El AWB. Esto no es ni un HAWB ni un MAWB… Es un conocimiento
aéreo simple, (los dos tipos anteriores tambien son AWB’s). Aquí sólo se
trata de distinguir de un tercer tipo (siendo el modelo el mismo), que se
aplica en los envíos DIRECTOS.
Algo semejante ocurre con el peso tarifable (cuando el peso por volumen
excede el peso bruto). Al tratarse de un baremo más dificil de comprobar
(habría que re-medir todos los bultos para comprobar el volumen),
antiguamente se solía “recortar” el volumen a la línea aerea, pero no así al
cliente, de manera que se ampliaba el margen de beneficio para la transitaria
por el concepto de vender kilos de 900 grs.
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paises, los conocimiento aéreos de la línea (MAWB), tienen que coincidir
perfectamente con los datos aportados en los HAWB.
A tener en cuenta tambien, que el flete en el MAWB debe ser siempre como
mínimo igual o superior al que en su caso se llegue a indicar en el HAWB.
El Manifiesto.
El motivo? – sobre todo para que tanto la línea aérea, así como las
“autoridades competentes” conozcan el contenido correcto que abarca el
grupaje.
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MBL, HBL, B/L (marítimo)
El H/BL debe reflejar con exactitud los datos contenidos en el M/BL, sobre
todo en cuanto al nombre del puerto de origen, eventual trasbordo, destino y
entrega de las mercancías, el nombre exacto y correcto del buque y viaje e
imperativamente en la fecha del documento, que debe ser, sin falta, la
misma que el B/L de la consignataria.
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A éste último respecto, cabe mencionar que en algunas ocasiones los
proveedores de mercancias/fabricantes apuran hasta el último momento la
extinción de validez de su carta de crédito en cuanto a la última fecha para
tener sus mercancías “clean on board”, por ello nos piden “pre-datar” el B/L
(H/BL), aunque el barco efectivamente zarpe en fechas posteriores.
Otros documentos:
EUR1/ATR/certificado de orígen,
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De ahí la insistencia en muchos casos de nuestros agentes o clientes de
emitir y corroborar por la aduana, el correspondiente certificado de origen
de las mercancías y/o (ATR – p.ej. Turquía) o EUR1 (México) entre otros.
La diferencia en aranceles a pagar en destino puede ser muy importante y en
algún caso (p.ej. en importación desde China) puede ser incluso prohibido el
transporte, si carece del certificado correspondiente (licencia, etc).
Certificados de fumigación..
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sobre todo, con fines estadísticos, dado que no hay ninguna contraprestación
dineraria para el Estado en éstas operaciones, excepto, claro está, la
justificación para los suministradores/fabricantes de las mercancías de la
exención de IVA por exportación. (que al fin y al cabo por ahora es del
16%!)
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Por ésta regla tambien nos puede llegar a interesar enviar una mercancía en
“libre práctica” (como si se tratara de un envío local) a otro pais de la Unión
Europea y despachar de exportación en el lugar de salida de la UE hacia el
extranjero… (Las opciones son muchas). – Falta que nos envíen el DUA
ultimado en el punto fronterizo de la UE para nuestro cliente…
Importación.
No hace falta entrar de nuevo en el capítulo de ventas, sino sólo indicar que
la operativa de importación es tan sencilla como:
a) recibir la “prealerta” con los datos del envío del corresponsal – si
no la recibimos nos encontramos con la sorpresa de un envío que en el
mejor de los casos ya está pagando almacenajes que nadie nos va a pagar
despues.
b) Averiguar quien es el agente de aduanas del cliente y/u ofrecer
nuestro propio servicio de despacho/entrega.
c) Despachar las mercancías conforme a los documentos recibidos o
aportados por el destinatario, o ceder la documentación al agente
correspondiente, previo pago de los gastos de cesión y eventuales gastos de
origen.
d) Entregar las mercancías si hemos sido comisionados a ello,
facturando los conceptos en los que hayamos intervenido.
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defraudar si esperamos en algún futuro volver a tener alguna relación
comercial).
Facturación
Ya hemos realizado casi todo el trabajo y ahora nos dedicamos a la
actividad más placentera para el empresario (despues del cobro por nuestros
servicios, está claro) y que consiste en facturar adecuadamente por nuestro
esfuerzo y buen hacer.
Según las condiciones de venta suelen emitirse una factura o dos distintas a
saber:
En exportación:
-factura al corresponsal en todos los casos salvo CFR/CIF/DDU/DDP
-factura al proveedor, salvo EXW
En importación:
-factura al corresponsal sólo si es DDU/DDP
-factura al importador en todos los casos (DDU impuestos e IVA), DDP
sólo IVA)
Suele ser muy útil tener un registro exacto de los gastos previstos o
efectivos de cada operación antes de facturar, pues ésta información junto
con nuestra oferta, evitará normalmente que nos dejemos de facturar algun
concepto o gasto en que hayamos incurrido.
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AWB, el nombre del buque, fecha de salida, bultos, peso kgs, remitente y
destinatario (cuando es una factura a un corresponsal) y… huelga decir… la
factura tiene que estar en un idioma que entienda el receptor de la misma.
Nunca puede haber ningun retraso para facturar, ni excusa para que un
receptor de nuestras facturas deje de pagar o demore su remesa por no tener
información suficiente o satisfactoria.
Pre-alerta.
Exportación:
Información de salida (vuelos/AWB, o Barco y ETS) junto con TODOS los
documentos relevantes, así como nuestra factura (sólo al receptor de la
misma).
Importación:
Información de llegada al receptor y remitente (o corresponsal en su caso)
Factura(s) al receptor(es)**
* asegurar cobro previo al importador, si procede!.
P.O.D. (proof of delivery) al corresponsal, en su caso.
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disposición las mismas a la administración/contabilidad de la empresa para
el pago en los terminos que se hayan acordado.
Administración
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Organización
Las empresas transitarias con más de una oficina, hacen bien en denominar
un “product manager” (responsable de línea de negocio de transportes) –
figura que se interpone entre la dirección general y los delegados de las
oficinas a efectos de coordinar un proceso de operaciones homogeneo, una
línea de actuación única para toda la organización, instauración de una
imagen de empresa “corporate image” y sobre todo un trato directo con
aquellas cuentas que afecten a mas de una delegación dando una imagen de
seriedad y coherencia a la organización.
Compras
Riesgos
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operaciones de valor agregado con nuestros clientes. Así como nosotos
tenemos que cumplir con nuestros compromisos con nuestros acreedores
indistinamente que un cliente nos pague o nó, así esperamos de nuestros
clientes que cumplan con el pago de los importes convenidos.
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Cada cliente, excepto aquellos que realizan sus operaciones al estricto
contado (10 a 12) debe tener instalada una cuenta corriente que refleje en
cada momento:
1) Crédito concedido inicial
2) Deuda actual
3) Saldo de crédito disponible
4) Previsión de deuda por operaciones en curso *
5) Diferencia prevista disponible o excedido.
Nunca puede interesar detener o retrasar una operación en curso por razones
de riesgo, a priori. Si es importante sin embargo la alerta inmediata tanto
del ejecutivo de cuenta, así como del responsable de administración, cuando
el crédito (riesgo) otorgado es sobrepasado (excedido) de forma sensible, o
repetitiva.
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Considerando que el riesgo real, son los costes efectivos (gastos), que
penden sobre un transporte concreto, podemos facilmente determinar por
ejemplo:
No puede existir impedimento para calcular una sola vez la media de costes
efectivos según tráfico/kgs y valor en importación para que el sistema de
información impute directamente un valor teórico de previsión de riesgo
para operaciones en curso.
Este apartado merece una muy especial atención, puesto que una eficaz
herramienta de T.I., hace la diferencia en que una empresa funcione con
agílidad, rigor, seriedad, y sin costosos errores humanos, que, en el caso
opuesto, pueden llevar a cualquier empresa a la ruina.
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cumplir con todas las exigencias relativas a la clasificación, ordenamiento,
transmisión de información, etc.
En resumen, los ordenadores pueden hacer casi cualquier cosa que se les
pida mientras se obedezcan las leyes de la lógica, por otro lado se debe
evitar encomendarles tareas innutiles o innecesarias, dado que tambien
nosotros perderemos un tiempo valioso introduciendo o buscando datos
redundantes o irrelevantes.
En materia:
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a) datos fijos: p.ej. nombre de mi empresa, importe de IVA,
INCOTERMS, nuestra cuenta bancaria, etc.
b) Datos variables: p.ej. Nombres y datos de empresas (clientes,
proveedores etc.) bultos, kgs, etc.
c) Datos volátiles: comentarios, resultados de cómputos, etc.
Los datos fijos se conservan en tablas y son casi inamovibles. Los variables
se acumulan en tablas dinámicas y se diferencían por su “visibilidad”. La
tabla de empresas resulta útil en todos los procesos (operaciones,
facturación, contabilidad, etc), en cambio el número de bultos, documento
de transporte sólo interesan a operaciones y facturación y la cuenta contable,
p.ej. sólo a contabilidad.
Una vez conocido el “input” debemos de tener muy claro, que es lo que
realmente necesitamos.
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un concepto de facturación en castellano, el sistema de información nos
devuelve el texto completo en castellano, y la impresora imprimirá
perfectamente, lo mismo en inglés (se sobre-entiende que el formulario
correspondiente está diseñado en el mismo idioma).
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Anexos
INCOTERMS (2000)
EXW (Ex-works; En Fábrica): el exportador deberá entregar la mercancía en su
fábrica. A partir de ese momento todos los gastos (transporte, seguro, aduaneros,
etc.), así como los riesgos de deterioro o pérdida de la mercancía, serán por
cuenta del importador.
FCA (Free-carrier; Franco transportista): el exportador debe entregar la mercancía
al transportista contratado en el lugar convenido (un puerto determinado, en los
depósitos del transportista, etc.) con los trámites aduaneros de salida del país ya
cumplimentados. Hasta dicho momento todos los gastos y riesgos son por cuenta
del exportador y a partir de dicha entrega, del importador.
FAS (Free alongside ship; Franco al costado del buque): el exportador debe
entregar la mercancía situándola al lado del buque y con los trámites aduaneros
de salida del país ya cumplimentados. El coste y el riesgo de embarcarla y todos
los que se originen a partir de ese momento serán por cuenta del importador. Este
incoterm sólo se utiliza cuando el transporte es marítimo.
FOB (Free on board; Franco a bordo): en este caso el exportador entrega la
mercancía una vez que ya está embarcada y con los trámites aduaneros de
exportación cumplimentados. Se diferencia del anterior en que los gastos y riesgos
del embarque son por cuenta del exportador, solo de uso marítimo.
CFR (Cost and freight; Coste y flete): el exportador entrega la mercancía en el
puerto de destino convenido, pero en este caso no sólo tiene que embarcar la
mercancía, sino que también corre con el gasto de la travesía hasta el puerto de
destino. Sin embargo, el seguro del transporte es por cuenta del importador. Este
incoterm se utiliza únicamente cuando el transporte es marítimo.
CIF (Cost, insurance and freight; Coste seguro y flete). El exportador entrega la
mercancía en el puerto de destino, pero a diferencia del anterior corre además con
el coste del seguro del transporte. Se utiliza sólo cuando el transporte es marítimo.
CPT (Carriage paid to; Transporte pagado hasta el lugar de destino convenido): es
similar al CFR pero en este caso se puede utilizar con cualquier tipo de transporte.
CIP (Carriage and insurance paid to; Transporte y seguro pagados hasta el
destino): es similar a la cláusula CIF pero en este caso se puede utilizar
igualmente con cualquier tipo de transporte.
DAF (Delivered at frontier; Entregado en frontera): el exportador debe entregar la
mercancía en el punto fronterizo acordado, corriendo hasta ese momento con
todos los gastos.
DES (Delivered ex ship; Entregado sobre buque): el exportador entrega la
mercancía sobre el buque, una vez que éste ha llegado al puerto de destino, pero
antes de ser desembarcada. Los gastos y riesgos de la descarga son por cuenta
del importador.
DEQ (Delivere ex quay; Entregado en muelle con derechos pagados): el
exportador corre con todos los gastos y riesgos hasta situar la mercancía en el
puerto de destino y una vez cumplimentados los trámites aduaneros del país
importador.
DDU (Delivered duty unpaid; Entregada derechos no pagados): el exportador debe
entregar la mercancía en el punto convenido (fábrica o almacén del importador),
corriendo con todos los gastos y riesgos. Unicamente quedarían por pagar los
trámites de la aduana del país de destino que serán por cuenta del importador.
DDP (Delivered duty paid; Entregado derechos pagados): es igual que la anterior
pero en este caso el exportador también tramita los derechos de aduana del país
de destino.
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3
Paises de la Unión Europa (06/2008)
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Formato de conocimiento aéreo (AWB)
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Ejemplo factura a corresponsal
NIF:
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INVOICE Nr.: 70303/07 OUR REF: AEG- 7256
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Flight: EK8820/07|EK0548/09 AWB/HAWB: 00060123
Goods: MACHINERY SPARE PARTS Gross weight: 1320
Pieces: 1 Volumen: 2.670 M3
Destination: KOLKATA Date: 30.11.07
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D E S C R I P T I O N Eur.
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