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COM
BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o

con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede
contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema
especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección
de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico
La información contenida en una tablas tiene múltiples utilidades.

Campo
Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico
de información, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc.

Registro
Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo
es una parte de un registro.

En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las
columnas corresponden a los campos, que son una parte única de un registro. De
manera tal que la información contenida en una tabla “Directorio Telefónico”, podría
tener la siguiente estructura:

Nombre del Usuario Numero Telefónico Dirección

Ramón Padilla 555-6232 San Salvador
Julio Medina 555-9878 Soyapango
Marvin Zelaya 999-9856 Apopa
Denis Martínez 999-2564 Miralvalle

La tabla anterior contiene tres campos ( Nombre del Usuario, Numero

Telefónico y Dirección ); y cuatro registros individuales. De manera que
no pueden haber dos registros iguales; a menos que estén duplicados lo
cual seria algo innecesario y no adecuado

Antes de crear una base de datos se deben tener en cuenta ciertos criterios para una mejor
implementacion, y de ser posible un previo análisis para establecer y estandarizar los
parámetros y estructura de la base de datos, evitando así cambios bruscos que pudieran causar
perdida de información.
Establecer un adecuado tamaño y tipo de campos desde la creación de la base de
datos nos brindara mejores resultados.
CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS

Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos

relacionales. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide
la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento
primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera
independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como
formularios, consultas, informes, entre otros.

Tablas
Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia
éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en
dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes
acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.

Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que
cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las
consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas
con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que
contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta
podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.

Formularios
Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite
visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy
sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un
formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les
muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el
Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos,
el usuario puede desplazarce en la tabla visualizando toda la información y
realizando operaciones sobre los registros.

Informes

Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los

datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite
realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden
crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para
mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.

Todos los elementos anteriores (y algunos mas) están organizados en Access en la

ventana Base de Datos como se muestra en la siguiente figura:
Autoevaluación.
Subraye la respuesta correcta.
1. Nombre del componente que corresponde a la columna de una tabla y que
contiene un elemento especifico de información, por ejemplo: nombre
apellidos, edad, sexo, etc.

A) Base de datos B) Registro C) Campo D) Ninguna

2. Parte de una tabla que esta compuesto por todos los campos y que
corresponde a las filas.

A) Registro B) Campo C) Tabla D) Ninguna

3. Potente sistema de administración de base de datos relacionales. Utiliza

documentos combinados donde se divide la información por parcelas de
objetos especializados

A) Microsoft Access B) Base de datos C) Registro D) Ninguna

4. En una base de datos constituye el elemento primario de información.

A) Macros B) Formularios C) Informes D) Ninguna

5. Se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas
determinadas condiciones especificadas por el usuario. Permiten, realizar
operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos
en la tabla.

A) Consultas B) Access C) Tablas D) Ninguna

6. Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de

la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar
impresiones personalizadas así también como etiquetas.

A) Formularios B) Informes C) Registro D) Ninguna

CREAR UNA BASE DE DATOS

Al iniciar Microsoft Access 97 aparece automáticamente un cuadro de dialogo
con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos
existente.
Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y
Asistente para bases de datos.

Cuadro de dialogo inicial de Access.

Cuando se crea una base de datos en Microsoft Access, se crea un archivo *.mdb, el
cual puede contener Tablas, Informes, Formularios, Informes, entre otros. Access nos
permite relacionar estos elementos para diversos fines orientados a un asunto, tema o
actividad especifica.

 Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de Datos en Blanco)
Este método nos permite crear una base de datos en blanco y agregarle
posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.
Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos:

1. (a) Si tiene a la vista el cuadro de dialogo inicial de Access, haga clic en Base de
datos en blanco y después en aceptar.