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• INTRODUCCION.
El sistema de contabilidad integral COI de la línea de ASPEL fue creado especialmente para facilitarte la
captura, proceso y mantenimiento de la información contable de la empresa. También te permite la generación
de diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de COI, es
proporcionarte una herramienta que te facilite la practica contable; sin embargo los conocimientos básicos y
primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por ti.
• Catálogo de cuentas.
• Pólizas
• Balanza de comprobación
• Diario general
• Auxiliares mensuales y anuales
• Reportes financieros
• Balanza anual y consolidación
• Hoja de cálculo
• Utilerías
El sistema se basa en un diseño estructural en el cual los módulos están correlacionados entre sí. Los menús se
despliegan en cascada permitiendo ver los submenús que los integran y los módulos que los anteceden.
CONVENCIONES UTILIZADAS.
Es conveniente distinguir entre el cursor y la barra iluminada. En una captura el cursor estará indicado por el
carácter − que centellea, e indica el campo o la posición dentro del mismo donde te encuentras ubicado, con la
posibilidad de escribir algún dato, a través del teclado.
La barra iluminada cambia el color de la línea en la que te encuentres colocado, resaltando la misma, aparece
en los menús de ayuda y en los de funciones, en estos casos en lugar de escribir algo solo se presiona la tecla
ENTER para seleccionar una opción o para ejecutar algún proceso.
En la ayuda en línea y en los mensajes que envíe el sistema aparecerán los símbolos < >, para indicar que se
está haciendo referencia a una tecla en particular, por ejemplo: <ENTER>, <ESC>, <F10>, etc.
Menús.− Es un listado de los diferentes procesos que pueden ejecutarse en ese momento; cada opción va
precedida por un número.
Existen varias maneras para seleccionar un opción dentro de los menús desplegados en la pantalla.
• Utiliza las teclas de flechas, o la <BARRA ESPACIADORA> para recorrer todas las opciones del
menú, hasta llegar a la opción deseada, y oprime la tecla <ENTER> para accesar.
• Teclea el número que aparece al lado izquierdo de la opción y presiona la tecla <ENTER>, esto te
ofrece mayor rapidez en la selección de la opción a ejecutar.
• Presiona la tecla de acceso rápido de la operación deseada, estas corresponderán a una letra contenida
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en el nombre de la opción, que la diferenciara de las otras alternativas. Cuando se emplee una tecla de
acceso rápido no necesitaras oprimir la tecla <ENTER>, dado que el sistema ingresara
automáticamente al submenú o pantalla de captura correspondiente.
• Todos los menús tienen una alternativa numerada con un CERO equivalente a finalizar, que te
permitirá regresar al menú anterior o terminar de operar el sistema, si te encuentras el menú principal.
TECLAS PRINCIPALES.
• <ENTER> o <RETURN>.− Sirve para enviar la información tecleada a la computadora, por lo tanto
está tecla se deberá oprimir después de escribir cualquier dato, también se utiliza para avanzar campo
por campo.
• En algunas ocasiones el sistema pedirá que oprimas la tecla <ENTER> para que el sistema realiza sus
procesos. En algunos equipos la palabra <ENTER> o <RETURN> está escrita sobre la tecla, pero en
otros simplemente aparece indicada con una flecha
• <AVPAG> o <PGUP>.− En las pantallas de captura envía el cursor al primer campo o espacio
desplegado en las ventanas de ayuda y reportes, permitirá regresar de página en página o de pantalla
en pantalla, dentro del listado.
• <INSERT> .− Permite agregar un espacio en blanco, en el lugar en que este posicionado el cursor; se
insertarán tantos espacios en blanco como se oprima la tecla <INSERT>.
• <SUPR> o <DEL>.− Borra el carácter que está sobre el cursor.
• <BACK SPACE>.− Retrocede un espacio y borra el carácter inmediato a la izquierda.
• <FLECHA ARRIBA>, <FLECHA ABAJO>, <FLECHA IZQUIERDA> Y <FLECHA
DERECHA>.− Las teclas de flechas verticales sirven dentro de la captura para mover el cursor al
campo anterior o posterior. En las pantallas de ayuda, sirven para avanzar o retroceder de registro en
registro en las pantallas de captura, cambios o reportes, las teclas de flechas horizontales, sirven para
mover el cursor un carácter hacia la derecha o hacia la izquierda; cuando se presenta el mensaje de
confirmación de la información, las teclas de flechas horizontales sirven para elegir la respuesta SI o
NO.
• <INICIO> o <HOME>.− En las pantallas de captura o de cambios, envía al cursor al principio del
campo, en las ventanas de consulta posiciona el cursor en el primer registro almacenado.
• <FIN> o >END>.− Tiene una función contraria a la anterior, dentro de las pantallas de captura o de
cambios envía al cursor un espacio después del ultimo carácter capturado, si se trata de una ventana
de consulta, señalara el ultimo registro almacenado en el banco de datos.
• <BARRA ESPACIADORA>.− Cuando se presentan las diferentes opciones de un menú la <BARRA
ESPACIADORA>, te permitirá avanzar de una alternativa a otra; en las pantallas de captura de altas,
cambios y emisión de reportes te servirá para borrar el contenido de los campos que aceptan
caracteres alfanuméricos. En estos casos la tecla <SUPR> no elimina la información tecleada en el
campo.
TECLAS DE FUNCIÓN.
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Tecla < F2>.− Proporciona listado dentro de las pantallas de captura, cambios y emisión de reportes.
Tecla <F4>.− Esta tecla equivale a contestar NO dentro del mensaje de confirmación de la información.
Tecla <F6>.− Despliega el espacio disponible en el disco donde te encuentres trabajando, además muestra la
hora y fecha que se encuentre registrada en el sistema operativo de tu computadora.
• INSTALACIÓN MANUAL.
El sistema puede ejecutar el proceso de impresión en la mayoría de las impresoras de matriz de punto y láser.
COI permite también definir tu impresora, si no esta definida dentro del sistema y la posibilidad de registrar
su configuración.
Discos de instalación:
• Un disco de 3 ½ HD
• Un disco de 5 ¼ HD
Manual de usuario.
Antes de instalar el paquete, deberás hacer una copia de seguridad del disco original y trabajar con ella.
Ejemplo:
• Ahora se ejecuta la instalación del programa con el archivo INSTALA.EXE, desde la unidad A; escribiendo
lo subrayado.
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A:\> INSTALA Y PRESIONA ENTER.
Instalar en:
Archivos auxiliares SI
Formato de impresión SI
La pantalla anterior te solicita que le comuniques en que directorio deseas grabar los archivos del programa,
aquí deberes indicar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde deberán grabarse dichos archivos,
por ejemplo si quieres instalar COI en el disco duro de tu computadora, dentro del directorio COI_50, deberás
escribir lo subrayado:
En la versión 5.3, no es necesario crear desde un principio el directorio COI5_0, ya que el proceso de
instalación lo creará en caso de que no exista.
Si el espacio libre en tu disco duro, es superior a 1.2 MB, el sistema podrá instalarse sin ningún problema,
pero si este espacio es menor a los 1.2 MB y continuas con el proceso de instalación, el sistema te enviará el
siguiente mensaje:
Y por lo tanto, no se llevará a cabo el proceso de instalación, si acaso llegaras a señalar una unidad de disco
que no existe, observaras en la pantalla el siguiente mensaje:
Después del sistema requerirá información acerca del directorio de datos, igualmente deberás anotar la unidad
de disco, directorio y subdirectorio donde deseas grabar los archivos de datos.
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¿ESTÁN CORRECTOS SUS DATOS? SI O NO.
Si los directorios especificados y las respuestas a las opciones son correctas, oprime la tecla S y después
ENTER. Si alguno de los datos está esta equivocado, oprime la tecla N y después ENTER. Esto te colocará
nuevamente en el primer campo de la pantalla. Para llegar al campo donde necesitas hacer la modificación,
utiliza la tecla ENTER o las flechas arriba y abajo.
• CREACIÓN DE ARCHIVOS.
Ahora ingresaras a COI y configuraras los parámetros de operación una vez que has instalado el sistema, para
determinar los parámetros de impresión que delimitarán la operación del mismo; vas a continuar con las
siguientes instrucciones:
• Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad C:>, escribiendo lo que se
presenta subrayado en el ejemplo a). Y tecleando después de la palabra subrayada COI dentro de la
unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b).
Ejemplo a)
Ejemplo b)
No de serie: CERPEC−*!&
• Ahora el sistema te pedirá el número de empresa, para lo cual deberás teclear el número uno y
presionar <ENTER>, si el sistema te sugiere el numero uno solo presiona >ENTER>.
• A continuación el sistema, te pedirá la clave de acceso y tu presionaras la tecla F8, que contiene la
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clave estandarizada para operar el programa. Esta tecla de función accesará automáticamente la clave
ASPEL 1.
• La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturaras dos caracteres numéricos para el
mes y dos para el año (MMAA), puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha
después de indicar la fecha de trabajo el sistema enviará un mensaje:
El sistema posee dos maneras de definir los parámetros generales que orientarán el funcionamiento del
sistema en su conjunto. La instalación automática y la instalación manual. El proceso de instalación, conlleva
dos funciones; cuando se lleva a cabo la primera vez, es útil para especificar los parámetros que orientarán en
el funcionamiento de COI y si por el contrario el sistema ha sido instalado con anterioridad, te permite la
modificación de los parámetros deacuerdo a las necesidades de la empresa sugiere que al realizar la
instalación automática, tecleando S cuando el sistema pregunte si deseas efectuar la instalación del sistema
con todo esto podrás empezar rápidamente la operación de COI.
INSTALACIÓN AUTOMATICA.
La ventaja de ejecutar el proceso de instalación automática, es la rapidez con que se lleva a cabo, pues solo
necesitaras definir los parámetros básicos para el funcionamiento del sistema, la creación de archivos
CONFIG.SYS se realizará de manera automática cuando tu seleccionas esta opción o presionas la tecla S, para
decir que si deseas instalar el sistema; aparecerá la siguiente pantalla:
INSTALACIÓN AUTOMATICA.
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32
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50
NOTA IMPORTANTE.− Es importante tomar en cuenta que si llegas a una empresa a trabajar, y en esta ya se
encuentra implantado el sistema de contabilidad integral COI, puedes modificar la configuración del sistema
para adecuar los procedimientos de trabajo, esto no necesariamente significa cambiar radicalmente la
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contabilidad en la compañía, como se verá posteriormente en este caso, entonces deberás proceder de la
siguiente manera desde el menú principal.
8. HOJA DE CALCULO
9. UTILERIAS
3.CREACI. DE
CONFIG
4. FINALIZAR.
• Oprime el número 9 utilerias y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre está opción y después
presiona ENTER.
• Oprime el número 2 configuración del sistema y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre la
opción y presiona ENTER.
• Oprime ahora el número 2 instalación manual, y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre está
opción y presiona ENTER.
• Oprime el número 1, parámetros del sistema y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre está
opción y presiona ENTER.
INSTALACIÓN MANUAL.
3 2 CONTABILIZAR EN LINEA SI
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40
•0
No DE POLIZAS SECUENCIAL SI 2 IG 8
Es aquí donde tú deberás marcar los parámetros con los que trabajará la compañía, deacuerdo a sus
necesidades.
A continuación, se describen brevemente las características de cada uno de los módulos que componen el
sistema de contabilidad integral.
• ACCESO AL SISTEMA.
• Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad C:>, escribiendo lo que se
presenta subrayado en el ejemplo a), y tecleando después la palabra subrayada COI dentro de la
unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b).
EJEMPLO a)
C:\> CD COI
PRESIONA ENTER.
EJEMPLO b)
C: \ COI> COI
PRESIONA ENTER.
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número de empresa diferente y quieras accesar a ella. A continuación, el sistema te pedirá la clave de
acceso y presionarás la tecla F8, que contiene la clave estandarizada para operar el programa.
• La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturarás dos caracteres numéricos para el
mes y dos para el año (MMAA). Puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha. (ver
pag. 7)
• Donde quiera que te encuentres trabajando, en el momento que desees abandonar la sesión de trabajo,
deberás utilizar la tecla de Escape (ESC) para regresar al menú principal.
• Inmediatamente después accesarás al módulo de Utilerias, para guardar tu trabajo en la unidad de
disco y subdirectorio que desees.
• Ahora podrás salir del sistema, presionando la tecla de escape (ESC), hasta llegar a visualizar el
siguiente mensaje:
C:\ COI>
Entonces deberás salir del directorio de COI y llegar al directorio raíz tecleando lo subrayado.
C:>
Es por eso que el programa de APEMEX contabilidad integral (COI), es de lo más generalizados en el
mercado. Y de ahí, surge la necesidad de que el técnico en contabilidad sea capacitado para manejar
paquetería contable.
• CATÁLOGO DE CUENTAS.
La implementación de una contabilidad dentro de la empresa, se inicia con la definición del catálogo de
cuentas. Este módulo está diseñado para dar flexibilidad al usuario con el, se define el catálogo de cuentas y
además, permite hacer modificaciones en cualquier momento.
El catálogo puede tener de uno a cinco niveles de cuentas, para una adecuada contabilización de
departamentos y centros de costos.
1. CATALOGO DE CUENTAS
2. PÓLIZAS 1. MOVIMIENTOS
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3. BALANZA DE COMPROBACIÓN 2. CONSULTAS 1. ALTAS
6. REPORTES FINANCIEROS
8. HOJA DE CALCULO.
0. FINALIZAR
ALTAS DE CUENTAS.
• Número de cuenta
• Tipo de cuenta
• Descripción
• Departamento ( S ó N)
• Saldo inicial
Presupuesto: Mensual
Anual
Acumulado
La posición del cursor en pantalla, indica que el sistema está solicitando la información correspondiente a ese
campo, la cual deberá ser tecleada directamente.
En número de cuenta y tipo de cuenta, el sistema te proporciona ayuda oprimiendo la tecla de ayuda F2.
BAJA DE CUENTAS.
Para poder dar de baja una cuenta es necesario que cumpla con los siguientes requisitos:
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Al entrar a la opción de bajas de cuentas, el sistema preguntará:
El número de cuenta que deseas dar de baja, si la cuenta existe el sistema te colocará en el número que
solicites, después te pedirá la confirmación para dar de baja la cuenta, a lo cual deberás teclear la letra S y
luego oprimir ENTER para que quede dada de baja la cuenta.
CAMBIOS.
Por medio del submenú cambios, se pueden modificar todos los datos de la cuenta, excepto el número de
cuenta, si deseas cambiar el número actual y después darás de alta la nueva cuenta con el número correcto.
Este módulo te auxiliara en la revisión de los conceptos que conforman tu catálogo de cuentas, así como de su
clasificación y de su tipo de cuenta; ya sea acumulativa o de detalle.
Para accesar a la consulta de catálogo de cuentas, desde el menú principal debes seleccionar el menú de
catálogo de cuentas y verás aparecer la siguiente pantalla:
• Catalogo de cuentas.
• Pólizas. 1. Movimientos.
• Balanza de comprobación. 2. Consultas. 1. Cuentas.
• Diario general. 3. Reportes.
• Auxiliares mensuales. 0. Finalizar. 2. Cuentas − Deptos.
• Reportes financieros.
• Balanza anual y consolidación 3. Finalizar.
• Hoja de calculo
• Utilerias. No de cuenta: ___________
0. Finalizar.
entonces podrás elegir la opción consultas y posteriormente seleccionar la opción cuentas finalmente el
sistema integrará a la pantalla otro recuadro donde puedes escribir el número de cuenta que deseas consultar.
Las cuentas pueden ser de: ingresos, egresos, diario o hasta nueve clasificaciones adicionales, este modulo
presenta las siguientes ventajas:
BALANZA DE COMPROBACIÓN.
La balanza de comprobación se puede obtener en el momento que lo desees, sin que se requiera un cierre o
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corte del periodo, te proporciona los datos tradicionales de una balanza como son: números de cuenta, nombre
de la cuenta, saldo anterior, debe , haber, saldo actual y cuadré de cuentas.
DIARIO GENERAL.
Este diario general se conoce también como el libro diario, consiste en el listado de todas las pólizas
ordenadas por tipo de póliza y en orden ascendente de número de póliza. Al final del reporte se suman los
totales de los movimientos de todas las pólizas listadas, este reporte se puede emitir en cualquier momento sin
necesidad de haber terminado el periodo y no requiere de ningún proceso de clasificación.
Los auxiliares también se conocen como libro mayor auxiliar. Consiste en un listado de todas las cuentas, en
el mismo orden del catálogo, en cada una se menciona su número, descripción y saldo inicial.
Si se trata de una cuenta de detalle, se presentan también las pólizas que la afectaron.
REPORTES FINANCIEROS.
El sistema te permite emitir estados financieros estándar y estados financieros diseñados por ti mismo. Estos
últimos se crean con un módulo de emisión de formatos de reporte. Este modulo manda a impresión los
siguientes reportes estándar:
Ese módulo, te permite emitir una balanza de comprobación mensual o de varios meses, y solo requiere que le
proporciones los archivos de los meses que deseas incluir.
UTILERÍAS.
Este módulo de utilerías del sistema de contabilidad integral, te permite efectuar procesos que antes,
solamente podían ser realizados por personas con conocimientos en computación, este submenú, es todo un
sistema de mantenimiento, verificación y monitoreo de la contabilidad. Las opciones con las que cuenta son
las siguientes:
• Rectificar la integridad de los archivos y programas con verificación de registros, cifras de control y
regeneración de índices en caso de fallas.
• Procesos de operación contable: Traspasos de saldos, creación de nuevos meses, borrados de
movimientos y póliza de cierre del mes de trabajo.
Los insumos que requiere el sistema de contabilidad integral para poder operar son dos:
El catalogo de cuentas
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Las pólizas, en ellas se incluyen los asientos contables con que se afectan dichas cuentas. Primeramente
debemos de hacer un recordatorio acerca de la definición de cuenta, la cual se puede conceptualizar de la
siguiente manera:
CUENTA.− Documento contabilizador en el cual se registran todos los aumentos y disminuciones que sufren
los diferentes grupos de activo, pasivo y capital de una empresa, movimientos que representan la historia
financiera de la misma.
No DE CUENTA.− Se define como una clave para identificar una cuenta, esta clave es única y puede estar
compuesta por números, letras o combinaciones de ambos. COI no acepta claves repetidas.
NIVELES DE CUENTA.− El número de los caracteres que puedes utilizar para definir tu catálogo, depende
también de la organización de los niveles de cuenta de la contabilidad de turno, ya que podrás disponer de
hasta cinco niveles de cuenta para la definición de tu catálogo. El primer nivel se le denomina mayor, el
segundo subcuenta, el tercer sub−subcuenta y auxiliar el ultimo nivel siempre se llamará de auxiliares aunque
no existan niveles entre este y el nivel de mayor, puede existir una configuración que este compuesta solo de
nivel mayor y auxiliar dicho de otra manera el párrafo anterior tenemos lo siguiente
Ejemplo 1:
Ejercicio:
Si decides utilizar cuatro niveles de cuenta o menos, podrás utilizar hasta once caracteres para definir los
números de cuenta y con guiones serán máximo 14. Si la contabilidad requiere de cinco niveles entonces
deberás tener en cuenta que COI solo te admite 10 caracteres para al definición de dicho número y con
guiones serán máximo 14.
Ejemplos:
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Catálogo de cuentas de 3 niveles.
Generalmente los números de cuenta se especifican con guiones para dividir los niveles de cuentas, aunque en
algunos casos se incrementa el número de caracteres a teclear, los guiones dan mayor claridad y facilidad de
lectura para el manejo de las pólizas. Cuando estés operando el sistema, deberás escribir los guiones para
referirte a una cuenta en particular; de otra manera, el sistema no podrá reconocer el número de cuenta a que
haces referencia. Una ventaja adicional cuando se utilizan guiones es que se elimina la necesidad de teclear
los ceros a la izquierda. Por ejemplo: la cuenta 1120−003−001 se puede teclear como 1120−3−1 recuerda
finalmente que para que puedas utilizar guiones dentro de la definición de tu catálogo de cuentas será
necesario que habilites el parámetro de Captura de cuentas con guión durante la instalación automática y/o
manual.
Después de determinar la configuración de tu catálogo de cuentas deberás indicar para cada una de ellas si se
trata de una cuenta acumulativa o de detalle.
CUENTAS ACUMULATIVAS.
Las cuentas definidas como acumulativas no se ven afectadas directamente por los movimientos de las
pólizas, sino que son afectadas por las cuentas de detalle de un nivel jerárquico inferior. Es decir, estas
cuentas se actualizarán automáticamente con los movimientos que se efectúen en las cuentas que dependen de
ellas, generalmente las cuentas de mayor se definen como acumulativas, paro si dentro de tu catálogo de
cuentas existe una cuenta de mayor que no tiene subcuentas que dependan de ella, entonces deberás definirla
como una cuenta de detalle para que pueda recibir cargos y abonos directos de las pólizas.
No será posible que definas una cuenta como detalle, si la cuenta de nivel jerárquico inferior ha sido definida
como acumulativa.
CUENTAS DE DETALLE.
Las cuentas definidas como de detalle son aquellas que pueden ser afectadas a través de pólizas, las cuentas de
cualquier nivel pueden definirse como cuentas de detalle, incluso algunas cuentas de mayor cuando estás no
tienen subcuentas asignadas que las afecten, en ese caso sino son definidas como de detalle, no podrán
efectuarse.
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Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
Ejemplo 3:
Obviamente la estructura que guarde el catálogo de cuentas dependerá de las necesidades de cada empresa.
Para iniciar el proceso de trabajo de COI es necesario considerar que puedes lograr a través de dos métodos
que a continuación se describen:
Al momento de dar de alta una cuenta dentro del catálogo, existe un campo que te permite especificar el saldo
inicial de la misma. Podrás capturar dicho saldo si dentro de los parámetros de configuración del sistema
activaste el parámetro de Captura de saldo inicial si decides capturar el saldo inicial deberás hacerlo tanto para
las cuentas de detalle como para las acumulativas. Una vez capturado el saldo inicial de todas las cunetas
deberás verificar que el saldo de las cuentas acumulativas, sea, la suma de los saldos iniciales de las cuentas
de detalle que dependen de ellas ya que el sistema no lo hace de manera automática, no olvides anteponer un
signo negativo cuando captures saldos acreedores.
Una segunda opción, que es la más recomendable para el inicio de las operaciones, es emplear una póliza de
apertura que permita asegurar que cumpla la partida doble y al mismo tiempo, tener un documento que
ampare el movimiento.
Se decides optar por este segundo método será necesario que grabes tus archivos de trabajo y des de alta
Exclusivamente la póliza de apertura, en el mes anterior a la fecha de arranque del sistema de esta manera,
esta póliza reflejará la situación real de las cuentas: es decir, que los saldos iniciales del primer mes aparezcan
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como tales y no como movimientos dentro de los reportes del mes. Por ejemplo si el registro contable se inicia
en Enero de 1997, la creación de la póliza deberá llevarse a cabo en Diciembre de 1996 y en ese mes registrar
únicamente la póliza de apertura.
Preparación de las pólizas.− Dentro del sistema existen tres tipos de pólizas ya definidas, de ingresos, egresos
y diario. Independientemente del tipo de póliza que se utilice, cada documento deberá tener los siguientes
datos:
• PÓLIZAS.
La captura de pólizas es la única forma de realizar forma de realizar afectaciones a las cuentas del catálogo,
por lo que en este modulo se realizan todos los asientos contables de la empresa.
Al seleccionar esta opción del menú principal aparecerá el siguiente menú de pólizas:
• CATÁLOGO DE CUENTAS
• PÓLIZAS
• BALANZA 1. MOVIMIENTOS
• DIARIO G 2. CONSULTAS
• AUXILIAR 3. REPORTES
• REPORTE 4. PÓLIZAS DE DISCO
0. FINALIZAR.
La captura de las pólizas es muy sencilla ya que solo hay que vaciar los datos de la misma que este utilizando
como documento fuente y el sistema se encargará de grabar y contabilizar; dependiendo de los parámetros del
sistema, grabará los movimientos generados por la misma en el archivo correspondiente y actualizará los
saldos a todos los niveles.
NOTA: recuerda que solo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de detalle.
MOVIMIENTOS.
CONTABILIZACIÓN DE LA PÓLIZA.
Una vez que termines de capturar todos los movimientos de la póliza, oprime F10 o ESCAPE (ESC) en el
lugar correspondiente al número de cuenta y el sistema sumara los niveles de las cuentas, formulando cifras de
control para verificar que estas fueron capturadas correctamente, así como los totales de los cargos y abonos.
Si la póliza cuadra, el sistema te preguntará si están correctos tus datos, al cual deberás contestar S para gravar
la póliza e inmediatamente actualizar los saldos de todas las cuentas involucradas en la póliza. O N para
rechazar su captura y corregir la información.
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Si la sumas de los cargos y abonos no son iguales, el sistema no permitirá el registro de esa póliza y
desplegará en la pantalla el siguiente mensaje:
BAJAS.
Cuando eliges la opción de bajas en el menú de pólizas, aparece una pantalla idéntica a la de altas. Debes
capturar el tipo y número de póliza que deseas dar de baja.
CAMBIOS.
Cuando eliges la opción de cambios en el menú pólizas aparece una pantalla idéntica a la de altas, debes
capturar el tipo y número de póliza que deseas modificar, puedes modificar todos los datos de la póliza
excepto el tipo y el número de la misma.
CONSULTA DE PÓLIZAS.
El modulo de consulta de pólizas, presenta la póliza exactamente como fue capturada, mostrando para cada
movimiento el número de cuenta, el concepto del movimiento y el cargo o abono, para hacer más fácil la
consulta, primero solicita el tipo de póliza que deseas consultar y a partir de que número de póliza. Enseguida
aparece una pantalla en la que aparece el listado con las pólizas ordenadas por número consecutivo y de la que
puedes escoger alguno con el cursor e inmediatamente después oprimir ENTER.
BALANZA DE DISCO.
Este modulo del sistema, es el que permite manejar pólizas grabadas de disco, por medio de el, se pueden
crear pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación, y se pueden capturar pólizas
generadas por otros sistemas.
BALANZA DE COMPROBACIÓN.
Por medio de este modulo, se pueden consultar o emitir reportes de la balanza de comprobación cual presenta
saldo inicial, los cargos y abonos y saldo final del mes de las cuentas que desees permitiendo la consulta y
emisión dependiendo de la configuración del sistema. Al entrar a este modulo, se presenta el siguiente menú:
• CATALOGO DE CUENTAS
• POLIZAS
• BALANZA DE COMPROBACION
• DIARIO GENERAL
• AUXILIARES MENSUALES 1. CONSULTAS.
2. REPORTES.
3. FINALIZAR.
La opción de consultas te permite desplegar la balanza de comprobación por la pantalla mientras que la
opción de reportes la emite por el impresor, pantalla o archivo en disco.
CONSULTAS.
Esta opción te permite consultar las cuentas con o sin departamentos. En esta pantalla se introducirá al número
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de cuenta a partir del cual, se requiere hacer la consulta y el nivel de la balanza; ya sea de mayor o de auxiliar.
REPORTES.
El modulo de auxiliares mensuales y anuales te sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada
una de las cuentas del catálogo, ya sea de un mes o hasta de un año completo. Este reporte es el que
comúnmente se denomina libro mayor auxiliar las opciones con que cuenta este modulo para la presentación
de auxiliares es el siguiente:
• Catálogo de cuentas.
• Pólizas.
• Balanza de comprobación.
• Diario general.
• Auxiliares mensuales y anuales.
• Reportes financieros. 1. Consultas.
• Balanza anual y consolidación. 2. Reportes.
0.finalizar.
Por medio de este menú podrás señalar al sistema si deseas realizar consultas por pantalla o si deseas un
reporte impreso.
CONSULTAS.
En consultas, el sistema te solicitará si deseas que los auxiliares incluyan únicamente un mes, o si deseas que
comprendan varios meses hasta un año y el rango de cuentas a considerar, de la siguiente manera:
REPORTES.
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Al ingresar a este modulo, el sistema te solicitará los siguientes datos:
• No de cuenta.
• Departamento (si existe).
• Periodo.
• Corte pagina a nivel.
• Cuentas con saldo y/o movimientos.
• Folio inicial del reporte.
• Título.
• REPORTES CONTABLES.
Este modulo permite la emisión de reportes financieros, de manera predefinida y en formatos estándar, sin
embargo el sistema te permite editar sus propios formatos, el menú inicial de este modulo es el siguiente:
• Catalogo de cuentas.
• Pólizas.
• Balanza de comprobación.
• Diario general.
• Auxiliares mensuales y anuales.
• Reportes financieros.
• Balanza anual y cons. 1. Emisión de reportes.
• Hoja de calculo. 2. Edición de reportes.
0. Finalizar.
EMISIÓN DE REPORTES.
• Balance general.
• Estado de resultados.
• Reexpedición de resultados.
• Libro mayor.
• Reportes del usuario.
A través de este modulo puede realizar dos procesos que te pueden se r de utilidad para un manejo mas
completo de la información contable, el primero te permite emitir una balanza de comprobación que contenga
información de varios meses, pudiendo ser de hasta de un año, el segundo te permite consolidar varias
contabilidades el menú de este modulo se presenta de la siguiente manera:
• Catálogo de cuentas.
• Pólizas.
• Balanza de comprobación.
• Diario general.
• Auxiliares mensuales y anuales.
• Reportes financieros.
• Balanza anual.
• Hoja de cálculo. 1. Balanza de comprobación.
• Utilerias.
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• Finalizar. 2. Consolidación.
0. Finalizar.
Si eliges la opción número uno podrás consultar o emitir este reporte por diversos periodos de tiempo que van
desde un mes hasta un año. La opción de consolidación te permitirá la
emisión de la balanza de comprobación consolidada de varias contabilidades que se concentren en una sola
compañía, llamada empresa de consolidación controlada.
• UTILERIAS.
Este modulo te permite un mantenimiento completo de los archivos contables, ya que efectúa todo tipo de
chequeos, regeneración de archivos, creación de nuevos meses y otros procesos que hacen que la operación de
ASPEL−COI sea autosuficiente y completa, el menú inicial de este modulo es el siguiente:
7. Balanza anual.
8. Hoja de cálculo.
0. Finalizar.
3. control de archivos.
0. Finalizar.
Como puedes observar, las Utilerias están agrupadas en diferentes menús deacuerdo a su finalidad. El menú
utilerias−control de archivos, se refiere a procesos de administración del sistema, principalmente para
asegurar su integridad.
El menú de configuración del sistema, ofrece opciones que te permiten dar a ASPEL−COI las características
que te ayudarán a manejar la contabilidad como lo requieres, en este menú, se define la personalidad del
sistema que te será de mayor utilidad.
En el menú de Utilerias que se estudiará por separado los submenús que a continuación se mencionan:
• Procesos especiales.
• Configuración del sistema.
• Control de archivos.
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