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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA


EJÉRCITO BOLIVARIANO
Ayudantía General

EB-AGEB-DIR-03-09

D I R E C T I V A

DÍA MES AÑO Nº SERIAL REGISTRO

01 07 09 52 000 00000

NORMAS PARA LA ELABORACIÓN Y


ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE
ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS
ADMINISTRATIVAS DEL EJÉRCITO BOLIVARIANO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
EJÉRCITO BOLIVARIANO
AYUDANTÍA GENERAL

Caracas, 01 de Julio de 2009

EB-AGEB-DIR-03-09

D I R E C T I V A

ASUNTO: NORMAS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS


MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS
ADMINISTRATIVAS DEL EJÉRCITO BOLIVARIANO.

I. OBJETO:
Dictar las normas y procedimientos a seguir por las Dependencias
Administrativas del Ejército Bolivariano, para elaborar y actualizar sus Manuales
de Organización.

II. SITUACIÓN:

A. El Ejército Bolivariano se ha visto afectado por los cambios efectuados en


las leyes, reglamentos y decretos, viéndose en la necesidad de actualizar
sus instrumentos normativos y procedimentales.

B. Es por ello que se hace necesario modificar las normas y procedimientos


establecidos desde el punto de vista administrativo-organizativo,
adaptándolos a la normativa vigente.

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C. En tal sentido, es de carácter obligatorio que cada Dependencia del


Componente presente el Manual de Organización, el cual es un documento
de carácter normativo e informativo, que le permite a la organización un
medio de comunicación y coordinación entre los distintos niveles de la
Institución, y permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática
información sobre la ubicación de las diferentes dependencias en la
estructura, línea de adscripción, líneas de mando, jerarquía, autoridad y
responsabilidad, por lo que se constituye en el principal insumo para el
proceso de control interno.

III. DISPOSICIONES GENERALES:

A. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE


ORGANIZACIÓN:

1. En cuanto a la forma y disposición: El Manual de Organización debe


contemplar los siguientes aspectos:
a. Introducción: Es el propósito de introducir al usuario de una forma
rápida y sintética el contenido del manual, su objetivo y el
alcance.
b. Base Legal: Es la relación de los instrumentos legales que rigen
la organización (Leyes, Reglamentos, Decretos, Instructivos,
Directivas, Resoluciones, etc.)
c. Misión: Debe ser redactada respondiendo a las siguientes
preguntas y tratar de satisfacer a la visión del Ejército Bolivariano:
¿QUÉ HACEMOS? Ejemplo: Programar y controlar
Planificar, programar, dirigir, el presupuesto de la de División
coordinar, controlar……….. de Presupuesto.
¿CON QUÉ MEDIOS? Ejemplo: de conformidad con
a través de…., mediante las normas e instrucciones
de……, emanadas del Escalón Superior
¿PARA QUÉ LO HACEMOS? Ejemplo: a fin de garantizar los
a fin de….., con el objeto de…., recursos económicos requeridos
con la finalidad de…. para el cabal funcionamiento de
ésta.

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d. Funciones: La definición de las funciones deberá comenzar


mediante la utilización de un verbo en infinitivo (ar, er, ir),
evitando duplicidad de términos y lograr una extremada
coherencia. La definición debe permitir la evidencia de su logro.
e. Estructura Orgánica: Corresponde al listado de Dependencias
que conforman la organización.
f. Organigrama Estructural:
i. Se elaborará preferentemente en papel bond de tamaño
carta (11”x 8½).
ii. Se identificarán colocando en el ángulo superior izquierdo.
iii. Denominación de la Dependencia del nivel superior.
iv. Nombre de la Unidad Administrativa a que se refiere
v. Tipo de Organigrama (Estructural o de Posición).
vi. Se identificarán colocando en el ángulo superior izquierdo:
vii. Los Órganos constitutivos se clasificarán en:

Dirección o Comando. (A) A


Comité o Junta Directiva (B)
Asesores o Consultivos. (C)
B
Auxiliares o de Apoyo. (D) C
Operativos o Ejecutores. (E)
D

E E

viii. Los Niveles Jerárquicos de la Organización son:


Direcciones en Línea y Divisiones, no existen los
Departamentos ni Secciones, estas conformarán los Grupos
de Trabajos que integran las Divisiones. De igual manera,
las Oficinas no serán subdivididas, es decir no tendrán
unidades subordinadas, funcionarán como las Divisiones.

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ix. Técnicas propiamente dichas:


Las casillas deben ser de forma rectangular.
Las Líneas de nivel son siempre horizontales.
x. Para Órganos Asesores o Consultivos, la línea que indica
su relación de dependencia es horizontal, tocando al
rectángulo por uno de los lados menores. Estos los
conforman las Asesorías Jurídicas y/o Comisiones,
Consejos, Oficinas de Derechos Humanos, etc.
xi. Para los Órganos Auxiliares o de Apoyo, la línea que
indica su relación de dependencia es horizontal, debiendo
caer luego en dirección vertical por el lado superior del
rectángulo. Estas son: Las Oficinas de Programación,
Secretaría, entre otras
xii. Para los Órganos Operativos o Ejecutores, la línea que
indica su relación de dependencia es horizontal, debiendo
caer luego en dirección vertical por el lado superior del
rectángulo; en este caso la línea debe ser de mayor grosor
que las indicadas anteriormente. Estas agrupan a las
Direcciones y Divisiones.
g. Organigrama de Posición: Se siguen las mismas normas que
para el organigrama estructural, dividiendo con una línea
horizontal el recuadro en dos partes. En la primera, se coloca la
denominación de la unidad y, en la segunda se incluyen los
cargos de cada una de las unidades. Ver anexo “A” Ejemplo
Ilustrativo del Manual.
h. Deberes Específicos del Personal: Son las obligaciones que
deben cumplir las personas para desempeñar determinados
cargos.
i. Tabla de Resumen de Cargos: Para la realización de esta tabla
se deberá tomar en consideración el perfil que deben cumplir los
ocupantes o postulados a los cargos en los diferentes Órganos:

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i. Para el Personal Militar: De acuerdo al perfil necesario


para desempeñar el cargo: Categoría, situación, grado y
especialidad deseable para el cargo. (Ver Anexo “A”)
ii. Para el Personal Civil:
a) Empleados: De acuerdo a lo establecido en el Manual
Descriptivo de Clases de Cargos de la Administración
Pública. (Ver Anexo “B”)
b) Obreros: De acuerdo a lo establecido en el Manual de
Registro de Asignación de Puestos de Trabajo del
2001.
j. Glosario de Términos: Se especificarán aquellos conceptos
técnicos que por su naturaleza son de difícil comprensión para el
lector.
k. En cuanto a la numeración de las páginas se hará en forma
numérica y correlativa.
B. NORMAS PARA LA ELABORACIÓN:
1. Cada Dependencia elaborará el proyecto y/o actualización de su
Manual de Organización, y remitirá digitalizado la propuesta y/o
modificación a la División de Organización y Sistemas de la Dirección
de Planificación y Presupuesto del Ejército Bolivariano.
2. El estudio, revisión, digitalización, puesta en vigencia y distribución de
los Manuales de Organización, estará a cargo la División de
Organización y Sistemas de la Dirección de Planificación y
Presupuesto del Ejército Bolivariano.
3. La forma de los Manuales de Organización. deben poseer las
siguientes características:
a. Tamaño carta.
b. Los márgenes dentro del formato deben ser:
i. Derecho: 1 ½.
ii. Izquierdo: 3 cm, a partir de éste todas las tabulaciones
siguientes serán de centímetro en centímetro (1).

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iii. Superior: 3 cm.


iv. Inferior: 3 cm.
v. Espacio y medio entre línea.
vi. Letra Arial 12.
vii. Para su elaboración se empleara el programa de Word
Windows, versión Office 97.

IV. DISPOSICIONES DE CARÁCTER PARTICULAR:


A. Inspectoría General del Ejército Bolivariano:
Supervisará y comprobará el cumplimiento de la presente Directiva.

B. 2do Comando y Jefatura del Estado Mayor General del Ejército


Bolivariano:
Coordinará y controlará el proceso de elaboración de los Manuales de
Organización correspondientes a las Dependencias Administrativas.

C. Dirección de Personal del Ejército Bolivariano:


Distribuirá el Personal Militar y Civil requeridos por las Dependencias, para
que los niveles de eficiencia se mantengan en situaciones que permitan
obtener una máxima capacidad administrativa.

D. Dirección de Planificación y Presupuesto del Ejército Bolivariano:


Estudiará, recomendará, revisará, controlará, dará vigencia y distribuirá los
Manuales de Organización de las Dependencias, de acuerdo a los propios
requerimientos del Componente.
Recomendará la asignación presupuestaria para el funcionamiento de las
Dependencias, de acuerdo a los cambios que se presenten.

E. Dependencias Administrativas:
1. Elaborarán sus proyectos y/o actualizarán sus Manuales de
Organización y remitirán digitalizado a la División de Organización y
Sistemas de la Dirección de Planificación y Presupuesto del Ejército
Bolivariano, para su revisión y aprobación.

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ANEXOS

“A” LISTA DE ABREVIATURAS UTILIZADAS PARA EL PERSONAL


MILITAR Y CIVIL
“B” EQUIVALENCIA DE LA DESCRIPCIÓN DE CLASES DE CARGO DEL
EMPLEADO (ANTERIOR) Y LA NUEVA DENOMINACIÓN DE CARGO
DE ACUERDO AL MANUAL DE COMPETENCIAS GENÉRICAS
EMITIDO POR EL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO (MPPPD).

“C” MODELO ILUSTRATIVO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS


MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS
ADMINISTRATIVAS.
“D” GUÍA DE DISTRIBUCIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN
DE LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA FUERZA.

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