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Juin 2010
AU SEIN DE L’ASSOCIATION
Remerciements
Un merci spécial à toute l’équipe d’Avocats Sans Frontières France qui m’a
soutenu tout au long de mon stage.
Mise en place d’un projet de GED au sein de l’association Avocats Sans Frontières France - Juin 2010 -Annabelle Pelnier
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SOMMAIRE
1 PRESENTATION DE L'ASSOCIATION.................................................................................. 5
1.1 Les financements ....................................................................................................... 6
1.2 Les actions ................................................................................................................. 6
3 METHODOLOGIE .............................................................................................................. 9
3.1 Définitions ............................................................................................................... 10
3.2 Cycle de vie d'un document .................................................................................... 11
3.3 Le projet de Gestion Electronique du Document (GED) ........................................ 12
3.4 Les normes et les standards ..................................................................................... 15
3.5 Les métadonnées ..................................................................................................... 16
3.6 La gestion des risques ............................................................................................. 18
3.7 La signature électronique ........................................................................................ 20
CONCLUSION : ....................................................................................................................... 28
BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 29
ANNEXES ............................................................................................................................. 29
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INTRODUCTION
Ce mémoire a été réalisé dans le cadre d’un stage conventionné en entreprise de juillet 2009
à juin 2010.
J’ai effectué mon stage au sein de l’ONG « Avocats Sans Frontières France » (ASF France),
qui est une association de défense des droits de l'homme sur le plan international.
L'association est composée de 8 salariés et de bénévoles dont beaucoup sont des avocats.
Les avocats bénévoles sont souvent amenés à partir en « missions » pour la défense des
droits de l'homme ou la mise en place de formations au droit international. Les salariés de
l'association coordonnent leur travail et peuvent également être amenés à les suivre dans
leurs déplacements.
Ma mission initiale au sein d'ASF France était d'effectuer un tri des archives depuis 1998,
date de création de l'ONG. L'association possède de nombreux documents de natures
différentes, rédigés dans plusieurs langues, et dont une grande partie est constituée de
documents juridiques. Il n'y a jamais eu de documentaliste à ASF France, mon travail m'a
donc menée à sensibiliser les membres de l'association au traitement des archives et de la
documentation au sein d'ASF. Même si par manque de temps je n'ai pas pu terminer la mise
en place de ce projet, j'ai su tout de même bien analyser de manière globale les besoins en
matière de traitement du document et ainsi faire une proposition à l'association. Ce projet
implique notamment l'utilisation d'un logiciel de gestion de document et nécessite donc
également de prévoir une formation des salariés à cet outil.
La mise en place d'une GED va-t-elle vraiment apporter une solution efficace au
traitement des archives d'Avocats Sans Frontières France ?
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1 PRESENTATION DE L'ASSOCIATION
En 1992 a été crée « Avocats Sans Frontières Belgique ». Un avocat toulousain, Maître
François Cantier, a créé « Avocats Sans Frontières France ».
L'objectif de l’association est d’apporter aux plus faibles la protection du droit en s’appuyant
sur les principes de :
- La présomption d’innocence
- Le droit pour tous d’être défendu par un avocat libre et indépendant
- Le droit pour tous à un procès équitable.
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Grâce à ces différentes sources d'informations, j'ai pu mettre en place une méthodologie à
déployer durant mon stage, afin de répondre aux besoins d'ASF France.
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− Journaux, magazines, bulletins : ASF France n'a pas d'abonnement à des périodiques
mais conserve quelques exemplaires de diverses revues spécialisées.
− Factures.
− Courrier : les diverses correspondances entre les membres d'ASF France, ou avec
d'autres avocats, ou d'autres organismes, ou encore des courriers officiels adressés
aux Ministères... Ces courriers sont aussi bien nationaux qu'internationaux.
− E-mail : il s'agit de documents imprimés et non de la ressource numérique que
constituent les e-mails. Il est indispensable d'effectuer un tri de ces documents car
nombre d'entre eux ne méritent pas d'être conservés. Ceux que l'on devra conserver
sont essentiellement des rapports quotidiens de mission, des comptes-rendus de mise
en place de projets, des bulletins d'information ou encore des communiqués de
presse.
Tous ces documents sont stockés dans des cartons qui ne sont ni rangés, ni triés et
représentent une masse très importante de documents à classer. J’ai essayé d’estimer le
volume que cela représentait et cela doit être à peu près 50 m3.
De plus, de nombreux documents ne sont pas datés, ce qui va introduire des limitations au
niveau de l'archivage. Il y a également de nombreux documents au sein de l'intranet de
l'association.
3 METHODOLOGIE
Le travail étant très long, je n'ai à ce jour toujours pas fini l'inventaire des archives. Ce
travail d'inventaire permet d'avoir une vue d'ensemble des documents d'ASF France. Au
début de mon stage je pensais pouvoir faire un pré-tri au fur et à mesure de mon inventaire,
malheureusement cela s'est vite avéré impossible à réaliser. En effet, les documents se
trouvant dans les cartons ne suivent aucune logique de tri permettant un tel pré-classement.
Il y a donc plusieurs distinctions à faire dans le traitement de nos archives. Les archives
papiers, que l'on peut également nommer archives physiques, les archives électroniques qui
se trouvent déjà sur le serveur intranet de l’association et enfin les futurs documents qui
vont être générés et dont il faudra gérer l'archivage.
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Mon projet s’est articulé autour de plusieurs concepts importants. Il a d’abord fallu définir
les actions d’inventaire à mettre en place afin de répertorier les documents à intégrer dans le
nouveau système de gestion des documents. Il a fallu
3.1 Définitions
Archivage : démarche d'organisation qui a pour objectif d'identifier, de mettre en sécurité et
de maintenir disponible l'ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un
organisme vis à vis de tiers ou de son activité future, et dont le défaut représenterait un
risque1.
Risque de sur-conservation : risque encouru par une entreprise ou un organisme qui néglige
de détruire des documents inutiles dont la durée de conservation réglementaire est échue ou
inexistante et qui pourraient être saisis par une autorité ou utilisés à des fins contentieuses3.
Dématérialisation : opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme
papier le soient demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de
numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de
l’information4.
1
Nouveau Glossaire de l’archivage par Marie-Anne Chabin
2
Idem
3
Idem
4
Idem
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Document électronique : ensemble constitué par un support et par l'information qu'il porte5.
Utile occasionnellement, voire nécessaire en cas de litige pendant une certaine durée,
appelée Durée d’Utilité Administrative (DUA). On parle d’archive intermédiaire ou parfois
de « document archivé ». Le démarrage de la DUA peut varier selon les documents (date de
création, d’archivage, etc)
A conserver indéfiniment : à l’issue de leur DUA, une partie des documents pourra être
détruite. Le reste constituera les archives définitives choisies pour la valeur historique ou
patrimoniale de ces documents.
5
Livre Blanc GED Open Source par Thomas Choppy et Nicolas Richeton
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− Un gain de productivité
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Le magazine de la GED et de l’archivage, 1998
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La GED va permettre d’effectuer en plusieurs étapes une capture des différents documents se
trouvant au sein d’un organisme :
Le traitement de l'information :
Les logiciels de GED permettent d'extraire des informations des différents types de
documents. Il existe trois types de documents qui sont :
− Les documents structurés, tels que les formulaires papiers ou électroniques qui
contiennent des cases à cocher, des caractères imprimés ou des codes barres, donc des
informations bien identifiées
− Les documents semi-structurés, tels que les factures, les commandes, les bons de
livraisons, les devis, qui présentent des emplacements et des informations diversifiées.
− Les documents non-structurés, tels que les courriers, les mails, les documents
juridiques, qui nécessitent une lecture globale, car on ne peut connaitre à l’avance les
informations qu’ils contiennent.
Le Workflow :
La traduction littérale de workflow est « flux de travail ». Il s’agit en fait d’un flux
d'informations au sein d'une organisation, comme la transmission automatique de documents
entre personnes. En France, on retrouve cette notion dans des termes qui n'ont pas tout à fait
la même signification, comme « cycle de vie du document » ou « chaine de validation ».
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De manière plus concrète, le workflow, décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir
entre les différents acteurs, les délais, les modes de validation à mettre en œuvre, et fournit à
chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de la tâche qui lui est
affectée.
Afin de bien appréhender le workflow au sein d'une organisation, il est primordial d'avoir une
vue d’ensemble du traitement des documents. On peut effectuer un inventaire des workflows
afin de les classer et de les hiérarchiser. Il existe deux types de workflows : fonctionnels et
techniques.
Les workflows fonctionnels vont plutôt être utilisés dans une volonté d'homogénéisation, de
rationalisation et d'optimisation de la communication au sein de l'organisation. Quant aux
workflows techniques, ils vont plutôt répondre aux besoins d'archivage.
Logiciel de GED :
Pour mettre en place le projet de GED nous avons besoin d'un logiciel bien spécifique. Les
logiciels de GED peuvent coûter très cher si l'on choisi des logiciels propriétaires. Pour ASF
France, allouer un budget important pour acquérir un tel logiciel n'est pas envisageable. Il
existe cependant des solutions logicielles open source et gratuites. Les offres de support et
maintenance liées sont par contre souvent payantes.
Après avoir pris en compte ces différents aspects financiers, et après avoir analysé les besoins
de l’association en matière d’archivage, j’ai donc choisis un logiciel de GED open source.
Même si je n'ai pas pu les mettre en œuvre sur mon lieu de stage, j'ai pu tout de même étudier
les différents logiciels à ma disposition afin de choisir celui qui correspondait le mieux à
l'association et au projet de gestion des documents. Je me suis appuyé dans mon choix sur le
livre blanc (GED Open Source édité par SMILE).
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Les standards sont définis par des groupes qui n’ont pas de mandats officiels des
gouvernements. Un standard est aussi un procédé ou un service qui est largement répandu. Un
standard peut être ou non une norme. Il est assez fréquent qu’un standard, lorsqu’il est
internationalement reconnu et utilisé, devienne une norme.
Les normes et les standards vont jouer un rôle capital dans l’archivage numérique. Pour
résoudre au mieux chacun des problèmes qui se présenteront à nous, nous aurons à nous
appuyer sur des normes et des standards spécifiques facilitant l’émergence d’une solution
adaptée. Au dessus de ces normes et standards propres à chaque domaine particulier, nous
aurons aussi des normes généralistes qui traitent de l’archivage numérique dans sa globalité.
La norme ISAD(G) : c'est une norme du Conseil International des archives. Elle a pour objet
d'identifier et d'expliquer le contexte et le contenu des documents pour en faciliter l'accès.
Cette norme est téléchargeable gratuitement.
La norme NF Z 42-013 : elle aborde de près toute une série de règles et de dispositions
pratiques qu'il convient de respecter pour la mise en œuvre d'une archive numérique. Cette
norme a pour titre « spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes
informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces
systèmes ».
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L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ? , Françoise Banat-Berger, Laurent Duplouy et
Claude Huc, Direction des Archives de France
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métadonnées techniques :
Elles servent à identifier, caractériser, définir l'environnement technique des objets
numériques. Identifier un format de données consiste à connaître de la manière la plus précise
possible le format d'un document numérique (.doc, .pdf, .odt...). Elles correspondent à
l'information de représentation qui sert à définir comment transformer un train de bits en une
information intelligible.
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A partir de l'évaluation des risques, nous pouvons identifier ceux qui vont être prioritaires en
fixant un seuil pour l'indice et donc pouvoir les maîtriser. Maîtriser les risques n'est pas une
chose facile dans une organisation car cela génère également un coût si l'on veut réellement
répondre aux risques. Cependant cette maîtrise des risques est l'un des aspects de la
planification de la pérennisation. Il semble donc important de pouvoir sensibiliser l’ensemble
des acteurs à cet aspect.
− Les risques environnementaux : ce sont les risques naturels, de sécurité ou les risques
liés aux locaux.
− Les risques technologiques : risques liés aux supports d'enregistrement, aux formats de
représentation
− Les risques liés à l'accès : risque liés à accessibilité sémantique, technique, risque liés
aux responsabilités d'accès de l'archive.
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L'article 1316-1 est primordial dans la mesure où il énonce les conditions nécessaires pour
que l'écrit sous forme électronique soit admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier : « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
De plus, la loi du 13 mars 2000 n'établit pas de hiérarchie de la preuve entre le papier et
l'électronique. Parallèlement la loi donne une définition fonctionnelle de la signature
électronique : « la signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui
l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte.
Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte10 ».
On parle de clé cryptographique à clé publique. Le mécanisme repose sur trois éléments : la
génération d'une empreinte, la signature de l'empreinte avec une clé privée et l'établissement
du lien entre la clé privée et son propriétaire. L'empreinte est générée à partir du document
grâce à une fonction mathématique dite fonction de « hachage ». Cette fonction restitue une
empreinte indissociable du document dont elle est extraite. L'empreinte est transmisse avec le
document et à l'arrivée, avec la même fonction, le système génère une empreinte du document
reçu et la compare à l’empreinte transmise. Si les deux empreintes sont identiques, cela
signifie qu'il n'y a pas eu d'altération du document durant la transmission.
8
Portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatives à la signature
électronique
9
Article 1316 du Code Civil
10
Article 1316-4 du Code Civil
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4.1 L’inventaire :
On peut aussi dans notre cas employer le terme de « récolement », définit par l'Association
des Professionnels de l'information et de la documentation en tant que « vérification
périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des
collections d'un organisme. On distingue le récolement numérique, qui constate la présence du
document, et le récolement intérieur, qui vérifie l'état du document et prend les mesures utiles
à sa conservation. »
Cette définition pour mon inventaire est très importante car elle m'a permis de faire la
distinction entre l’indispensable et l'inutile pour ce qui est de la conservation des documents.
J’ai ainsi pris la responsabilité de jeter certains documents tels que les documents manuscrits
qui s’avéraient illisibles, ceux qui se retrouvaient en plusieurs exemplaires, certains e-mails
qui semblaient n’avoir aucun intérêt et certains documents non datés et sans destinataire,
notamment certains courriers.
Pour réaliser mon inventaire, j'ai mis en place un système de tableur, contenant une feuille
différente pour chaque carton. J’ai créé un fichier différent pour chaque étage. Les champs de
mes tableurs étaient les suivants :
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ASF France manque de place pour stocker tous les documents de manière physique, il a été
pensé qu'une partie des documents pourrait être stockés aux archives départementales de la
Haute-Garonne.
De plus. ASF France dispose de deux serveurs de grande capacité, ce qui va permettre de
numériser certains documents. Il va cependant falloir choisir quels documents méritent une
telle attention.
Il faudra coter les boîtes d'archives afin de les localiser facilement. Il faut donc indiquer sur
chaque boîte le nom des boîtes (numéro), les items définis au sein du plan de classement, leur
adresse (emplacement de la boîte), la ou les années que couvrent l'ensemble des documents
dans une boîte, et leur contenu.
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4.3 La numérisation :
La numérisation devient de plus en plus indispensable dans les organisations, les entreprises
et les administrations. Elle peut apporter plusieurs solutions : un gain de place au sein de la
structure, une meilleure conservation des documents. La pérennisation des informations
numériques est un ensemble de moyens et de procédures visant à ce que les informations
pérennisées restent accessibles, compréhensibles et exploitables au cours du temps.
La réflexion autour de ce sujet a conduit à l'élaboration de différentes stratégies et de normes
ou de recommandations.
Pour le cas d’ASF France, au vu des documents dont j'ai fait l'inventaire, j'ai essayé de
réfléchir à ce qu’il pourrait être intéressant de numériser. Les rapports de missions et les
documents liés aux demandes de financement font partie des documents essentiels qui
méritent d’être ainsi numérisés. En effet, cela permettra aux salariés de voir ce qui a pu être
fait auparavant, capitalisant ainsi l’expérience des années passées. De plus, nombre de ces
documents sont imprimés sur des brouillons, c'est à dire que le verso ne correspond pas au
recto. De ce fait, ces documents sont assez difficiles à lire, ce qui nuit à leur fonction de
sources d'information.
Lors de mon inventaire, j'ai également cherché à vérifier la disponibilité des documents que je
triais sur l’intranet de l’association. Lorsqu’un document était ainsi présent, j’ai pu créer un
hyperlien vers la ressource au sein de mon tableur. Ainsi il ne sera pas nécessaire de mettre en
place un processus de numérisation pour ces documents, puisqu’ils sont directement
accessibles sous leur forme numérique.
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Le but de la mise en place d'un tel logiciel est de pouvoir organiser et rechercher facilement
les documents archivés. Freedom propose un classement en arborescence des différents
documents. Un même document peut appartenir à plusieurs dossiers, cela permet d’organiser
les documents suivant plusieurs arborescences en fonction des besoins de chaque personne ou
service. On peut créer des liens hypertextes entre les documents afin de pouvoir naviguer
facilement entre eux. Les propriétés des documents qui correspondent aux métadonnées
peuvent être personnalisées pour augmenter les possibilités de recherche et de classement. Sur
le plan de l'administration, la gestion des droits permet de gérer chaque utilisateur de façon
unique, ou par le biais d’un groupe.
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De plus, il est possible d’organiser ces propriétés dans différents onglets, de définir des
propriétés calculées et une famille donnée peut hériter un ensemble de propriétés d’autres
familles (ex : dossier contenant le document).
Créer une famille revient à créer un formulaire de saisie. Et ce formulaire peut être très
complexe et complet comme par exemple la famille de type « Agenda ».
Le logiciel Freedom offre donc de nombreuses possibilités et surtout permet un échange réel
entre les différents utilisateurs autour des documents. Avec ce logiciel, le cycle de vie du
document est bien suivi et permet donc un meilleur classement, et un meilleur archivage. Il
reste cependant un logiciel complexe non pas dans son utilisation, mais dans son
administration. C'est pourquoi considérer un forfait de support peut être une solution
intéressante et efficace pour aider à la mise en place et à la gestion d'un tel logiciel.
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Il existe donc des incohérences dans la gestion des documents. C'est pourquoi il est important
de sensibiliser les personnes à ce projet de GED.
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− ni : notes interne
− cour : courriers
− mel : e-mails
− cr : comptes-rendus
− fina : financements
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L'utilisation du logiciel :
Introduire l'utilisation d'un nouvel outil dans le travail quotidien des salariés va provoquer un
changement dans leurs pratiques de travail et peut-être générer parmi eux des réticences quant
à son utilisation.
C'est pourquoi il va falloir leur démontrer son utilité de manière concrète et valoriser le projet
de GED, en expliquant que l’utilisation d’un tel logiciel permet une recherche rapide des
documents et une structuration efficace de l’archivage au sein de l'intranet.
Il faudra ensuite les former, soit par l’exécution d’exemples pratiques (création et
enregistrement de documents « types »), soit en commentant les notes d’utilisation déjà créées
CONCLUSION :
Mon stage au sein d'ASF France a duré plusieurs mois. Une des difficultés auxquelles j’ai été
confrontée est le peu de compréhension des employés vis-à-vis de mon travail, car la GED et
l’archivage sont des domaines qui leur étaient étrangers. L'autre difficulté résidait dans
l’ampleur colossale du travail à réaliser, car il s’agissait d’une quinzaine d’années de
documents à traiter, soit plus de 100 000 documents selon mon estimation. Les membres de
l’association n’avaient également pas considéré l’ampleur de cette tâche lorsqu’ils avaient
proposé ce stage. Il a donc fallu que j’explique le travail que je réalisais ainsi que les
perspectives que j’envisageais pour ASF France en terme de gestion des documents et des
archives, afin de pérenniser le système que j’avais initié.
Cependant, le stage a été très riche car cela m’a également permis de réfléchir à un projet de
bout en bout même s’il n’a pas pu être mis en place. De plus le stage m’a permis d’acquérir
une certaine autonomie dans la tâche à réaliser.
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BIBLIOGRAPHIE
Archivage électronique et records management [Texte imprimé] : le marché et les besoins / Anne Bouget,
Virginie Boillet, Louise Guerre, .- Paris : SerdaLab : Fédération nationale des tiers de confiance, 2008. - 1 vol.
(178 p.) ; 30 cm. - (Les études sectorielles).
Archivage et pérennisation [Texte imprimé] / sous la direction de Marie-Anne Chabin. - [Paris] : Hermes science
publications, 2004. - 1 vol. (134 p.) ; 24 cm.
La dématérialisation [Texte imprimé] : guide pratique / une publication du groupe Serda. - IDP, 2008. - 1 vol.
(96 p.) ; 30 cm.
Conduire un projet de Workflow [Texte imprimé] / Yphise. - Paris (53 Bd de Sébastopol, 75001) : Technology
transfer, cop. 1998 (Paris : Impr. Promoprint). - 76 p. : couv. ill. ; 30 cm. - (Série Savoir-faire).
La gestion électronique de documents et la documentation [Texte imprimé] : dossier documentaire / réalisé par
Françoise Mahaut et Sylvie Dalbin. - Paris (25 rue Claude-Tillier, 75012) : ADBS éd., 1992. - 139 f. : ill., couv.
ill. ; 30 cm. - (Collection Sciences de l'information. Série Recherches et documents).
L'archivage électronique de documents [Texte imprimé] / [Cabinet Alain Bensoussan]. - Paris : Hermès, 1992
(Paris : Impr. Jouve). - 46 p. ; 15 cm. - (Guide juridique Alain Bensoussan).
L'archivage numérique à long terme [Texte imprimé] : les débuts de la maturité ? / Direction des Archives de
France ; [rédigé] par Françoise Banat-Berger, Laurent Duplouy et Claude Huc. - [Paris] : la Documentation
française, 2009 (53-Mayenne : Impr. Jouve). - 1 vol. (284 p.) : couv. ill. ; 24 cm. - (Manuels et guides pratiques /
Direction des archives de France).
Technologie de la GED [Texte imprimé] : techniques et management des documents électroniques / Gérard
Dupoirier. - 2e éd. rev. et augm.. - Paris : Hermès, 1995 (53-Mayenne : Impr. Floch). - 302 p. : couv. ill. en coul.
; 24 cm.
SITOGRAPHIE
www.Adbs.fr
www.archiviste.org
www.piaf-archives.org
www.freedom-ecm.org
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ANNEXES
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AUTOUR DE VALEURS COMMUNES
La présomption d'innocence
" Toute personne accusée d'un acte délictueux est présumée innocente jusqu'à ce que sa
culpabilité ait été établie au cours d'un procès public où toutes les garanties nécessaires à sa
défense lui ont été assurées ".
Le droit à la défense
" Toute personne accusée d'une infraction pénale a droit, au moins, aux garanties suivantes : à
être présente au procès et à se défendre elle-même ou à avoir l'assistance d'un défenseur de
son choix ; si elle n'a pas de défenseur, à être informée de ce droit d'en avoir un et, chaque fois
que l'intérêt de la justice l'exige, à se voir attribuer d'office un défenseur, sans frais, si elle n'a
pas les moyens de le rémunérer ".
2004 ASF France obtient le statut Consultatif Spécial auprès du Conseil Économique et
Social de l’Organisation des Nations Unies
2005 En septembre, ASF France est élu à la présidence des Organisations Internationales
Non Gouvernementales du volet « Droits de l’Homme » auprès de l’OIF
2007 Obtention du Prix Droits de l’Homme, octroyé par le Conseil Consultatif des Barreaux
Européens et remis à ASF Belgique
En 2004, ASF France s’est vu décerner le titre d’ONG avec Statut Consultatif Spécial auprès
du Conseil Economique et Social des Nations Unies.
En avril 2005, l’OIF a accordé à ASF France le Statut Consultatif en reconnaissance pour ses
activités en partenariat avec les acteurs locaux de pays francophones.
En septembre 2005, François CANTIER, Président d’ASF France, a été élu président de la
Commission Paix, Démocratie et Droits de l’Homme auprès de l’OIF. Cette élection a été
pour Avocats Sans Frontières France l’affirmation de sa présence internationale et plus
particulièrement dans l’espace francophone qui comporte 50 états.
Le bureau
L’équipe du siège
Les bénévoles
Pour l’année 2009, quelques 112 personnes se sont impliquées dans les activités d’ASF
France ; pour un total d’environ 18.000 heures de travail.
Les adhérents
Plus de 850 personnes ont à ce jour pris une adhésion au sein d’Avocats Sans Frontières
France.
• Partenaires institutionnels
• ONG
Le succès de MoReq est aujourd’hui indiscutable. Il a été souvent cité dans de nombreux pays et joue
un rôle central dans le monde du records management et de l’archivage électronique. Ceci dit, les
technologies de l’information ont changé depuis 2001. De nombreuses technologies se sont
développées avec des changements évolutifs affectant la création, la capture et la gestion des
documents archivés électroniquement. Cette nouvelle version de MoReq, appelée MoReq2, prend en
compte l’impact de ces changements. Elle tient compte également des nouvelles normes et des
bonnes pratiques de ces dernières années. MoReq2 constitue donc une mise à jour évolutive du
MoReq initial.
Ces spécifications constituent la seconde version des Exigences types pour la maîtrise de l’archivage
électronique (MoReq2). Elles insistent surtout sur les exigences fonctionnelles pour la maîtrise des
documents électroniques à valeur probante par un système d’archivage électronique (SAE). Ces
spécifications s’adressent aussi bien aux organismes publics qu’aux entreprises privées qui veulent se
doter d’un SAE ou qui souhaitent évaluer les capacités du SAE dont elles disposent déjà. Tout en
mettant l’accent sur les exigences fonctionnelles, les spécifications soulignent que les critères non
fonctionnels jouent un rôle central dans le succès d’un SAE, comme de tout système d’information.
D’autres exigences connexes, liées notamment à la gestion électronique des documents (GED) et à la
gestion des archives physiques (papier ou microfilm) sont également abordées mais dans un moindre
détail. Les questions de la numérisation ou autres moyens de création de documents électroniques
dépassent le cadre de ces spécifications.
Sans lien systématique avec la gestion logistique des dossiers papier, la démarche d’archivage
apparaît de plus en plus aux yeux de certains responsables d’organismes comme une des réponses
aux risques associés à une mauvaise gestion de l’information.
Quelques affaires retentissantes au plan international (Arthur Andersen, Enron, …) ont mis en avant
les conséquences financières voire vitales d’un archivage déficient. La pression des audits, la
multiplication des contentieux, l’incapacité à produire la pièce qui prouve sa bonne foi, les
inconvénients à détruire trop tôt des documents archivés, ou au contraire à les conserver trop
longtemps, mettent bien en évidence le besoin d’une gestion de l’information et d’une maîtrise de
l’archivage au niveau managérial. Les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à se doter
d’une politique de sécurité de l’information, prolongée parfois par une politique d’archivage inspirée
des principes d’ISO 15489, avec des variantes d’appellation : charte d’archivage, politique de
«records management», politique de conservation des données. Adossée à la politique de sécurité, la
politique d’archivage présente des convergences avec le plan de continuité d’activité ou au plan de
reprise d’activité après un sinistre, avec la notion de documents vitaux qui joue un rôle croissant. De
même, dans le secteur public, pour l’archivage papier, on commence également à voir apparaître
signées, au plus haut niveau des décideurs, des chartes d’archivage précisant les rôles et
responsabilités de chacune des parties, la mise en œuvre dans un double objectif de rationalisation
et d’amélioration d’une qualité de service, de véritables services d’archivage intermédiaire. Par
ailleurs, sont mises en œuvre dans plusieurs secteurs des politiques de qualité et de certification.
L’archivage électronique dans les entreprises
Les entreprises prennent peu à peu conscience qu’un archivage de qualité des documents reçus ou
produits est un impératif, dans un contexte où les NTIC multiplient les flux d’information sans
contrôle hiérarchique. Cet archivage est d’abord suscité par le besoin de satisfaire aux obligations
légales et la nécessité de prendre en compte des risques juridiques croissants. Un autre argument
majeur est que cet archivage doit être générateur d’économie et d’efficacité, mettant à disposition
rapidement les documents archivés et assurant la meilleure défense possible des intérêts de
l’entreprise lors de négociations, d’audit ou de contentieux. Enfin, la diffusion des normes et modèles
(ISO 15489, MoReq...) aide à la structuration des projets, en montrant la permanence des
fondamentaux archivistiques et la nécessité d’appliquer l’archivage à tous les documents quels que
soient leur support et leur forme (papier, électronique), sans négliger les critères de gestion,
d’organisation et de pilotage. Les projets d’archivage des entreprises s’articulent autour d’un double
objectif :
- Garantir accessibilité et intégrité des documents (figés, triés et non modifiables) pendant
tout leur cycle de vie
- Fixer les responsabilités et les exigences de conservation des documents au travers de
référentiels construits avec tous les acteurs du projet (archivistes, juristes, DSI,…) avec
l’arbitrage du management de l’entreprise au regard de l’analyse des risques.
Conclusions
Pour conclure, nous devons bien évidement spécifié que le système d’archivage électronique doit
être intégrer à l’ensemble du système d’information. Moreq2 évoque dans sa norme les modules qui
ne font pas parti directement du système d’archivage, mais qui doivent être pris en compte lors de la
réflexion et de la mise en place. Afin de faciliter l’intégration du SAE au système d’information,
MoReq2 décrit les modalités de l’interfaçage entre le SAE et les autres outils de gestion de
l’information dont :
Ces éléments doivent être pris impérativement en compte lors de la réflexion et la mise en place d’un
SAE.