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Annabelle Pelnier

2ème année DUT GIDO

Promotion Supérieure du Travail

Juin 2010

MISE EN PLACE D’UN PROJET DE GED

AU SEIN DE L’ASSOCIATION

AVOCATS SANS FRONTIERES FRANCE

Stage effectué de juillet 2009 à juin 2010


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Remerciements

Je tiens à remercier Maitre François Cantier, Fondateur d’Avocats Sans


Frontières France

Merci à M. Hugo Moudiki-Jombwe, Directeur d’Avocats Sans Frontières


France, pour son accueil

Un merci spécial à toute l’équipe d’Avocats Sans Frontières France qui m’a
soutenu tout au long de mon stage.

Merci à mon entourage de m’avoir aidé, soutenu, supporté…

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SOMMAIRE
1 PRESENTATION DE L'ASSOCIATION.................................................................................. 5
1.1 Les financements ....................................................................................................... 6
1.2 Les actions ................................................................................................................. 6

2 LA DOCUMENTATION AU SEIN D'ASF FRANCE : ............................................................. 7


2.1 État des lieux ............................................................................................................. 7
2.2 Préparation du projet ................................................................................................. 7
2.3 La typologie des documents ...................................................................................... 8

3 METHODOLOGIE .............................................................................................................. 9
3.1 Définitions ............................................................................................................... 10
3.2 Cycle de vie d'un document .................................................................................... 11
3.3 Le projet de Gestion Electronique du Document (GED) ........................................ 12
3.4 Les normes et les standards ..................................................................................... 15
3.5 Les métadonnées ..................................................................................................... 16
3.6 La gestion des risques ............................................................................................. 18
3.7 La signature électronique ........................................................................................ 20

4 LA M ISE EN PLACE DU PROJET ...................................................................................... 21


4.1 L’inventaire : ........................................................................................................... 21
4.2 Plan de classement : ................................................................................................ 22
4.3 La numérisation : ..................................................................................................... 23
4.4 Le logiciel Freedom : .............................................................................................. 23
4.5 Sensibilisation des employés à l'utilisation du système de Gestion de document : 26

CONCLUSION : ....................................................................................................................... 28

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 29

ANNEXES ............................................................................................................................. 29

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INTRODUCTION

Ce mémoire a été réalisé dans le cadre d’un stage conventionné en entreprise de juillet 2009
à juin 2010.

J’ai effectué mon stage au sein de l’ONG « Avocats Sans Frontières France » (ASF France),
qui est une association de défense des droits de l'homme sur le plan international.
L'association est composée de 8 salariés et de bénévoles dont beaucoup sont des avocats.
Les avocats bénévoles sont souvent amenés à partir en « missions » pour la défense des
droits de l'homme ou la mise en place de formations au droit international. Les salariés de
l'association coordonnent leur travail et peuvent également être amenés à les suivre dans
leurs déplacements.

Ma mission initiale au sein d'ASF France était d'effectuer un tri des archives depuis 1998,
date de création de l'ONG. L'association possède de nombreux documents de natures
différentes, rédigés dans plusieurs langues, et dont une grande partie est constituée de
documents juridiques. Il n'y a jamais eu de documentaliste à ASF France, mon travail m'a
donc menée à sensibiliser les membres de l'association au traitement des archives et de la
documentation au sein d'ASF. Même si par manque de temps je n'ai pas pu terminer la mise
en place de ce projet, j'ai su tout de même bien analyser de manière globale les besoins en
matière de traitement du document et ainsi faire une proposition à l'association. Ce projet
implique notamment l'utilisation d'un logiciel de gestion de document et nécessite donc
également de prévoir une formation des salariés à cet outil.

Tout cela nous amène à la problématique suivante :

La mise en place d'une GED va-t-elle vraiment apporter une solution efficace au
traitement des archives d'Avocats Sans Frontières France ?

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1 PRESENTATION DE L'ASSOCIATION

En 1992 a été crée « Avocats Sans Frontières Belgique ». Un avocat toulousain, Maître
François Cantier, a créé « Avocats Sans Frontières France ».

L'objectif de l’association est d’apporter aux plus faibles la protection du droit en s’appuyant
sur les principes de :

- La présomption d’innocence
- Le droit pour tous d’être défendu par un avocat libre et indépendant
- Le droit pour tous à un procès équitable.

Ainsi ASF France, organisation de solidarité internationale a pour mandat de :

- Contribuer au respect effectif des droits de l’Homme, universellement reconnus, en


assurant la défense d’accusés ou de victimes.

- Œuvrer partout où cela s’avère utile et nécessaire à l’instauration où la restauration


de l'État de Droit.

- Agir contre l’impunité en garantissant la tenue de procès équitables

- Assurer la protection et la défense des avocats et défenseurs des Droits de l’Homme


menacés en raison de leur activité professionnelle

- Promouvoir l’accès au droit et à la justice pour tous les citoyens.

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1.1 Les financements


Les actions d’ASF France sont financées majoritairement par les bailleurs de fonds
institutionnels, ce qui représente 84% des produits d’exploitation de l’association.
Dans ce contexte, le principal bailleur de fonds est l’Etat français à travers ses ministères,
ambassades et collectivités territoriales. Le pourcentage de sa participation est de 48%.
Viennent en second les organisations internationales et privées telles que l’Organisation
Internationale de la Francophonie, les barreaux français et les fondations qui contribuent à
hauteur de 23 % dans les produits d’ASF France.

La Commission Européenne, à travers différents mécanismes d’appels à propositions, a


financé les actions de l’association pour 13% des ressources. Les produits d’exploitation
complémentaires proviennent des dons, cotisations et prestations de formations de
l’association. Le cumul de ces 3 actions représente 16 % des ressources de l’association pour
l’année 2009.

1.2 Les actions


ASF France mène de nombreux projets pour la Défense des Droits de l’Homme :

− Au Nigeria : contribuer à la réduction des actes de torture tout au long de la chaine


judiciaire grâce à la mobilisation des acteurs judiciaires et à la sensibilisation de la
population.
− Au Mali : contribuer à l'accès au droit et à la justice des personnes détenues et des
populations grâce à la présence gratuite d'avocats dans les villes de Koulikoro,
Ségou et Sikasso.
− Au Cambodge : ASF France et le Barreau du Cambodge participent à des
conférences et des réunions de travail communes depuis 1998. C'est depuis 2005
qu'ASF France participe au rétablissement de l'État de Droit par le renforcement de
la profession d'avocat et l'aide juridique en faveur des populations des provinces. Un
groupe d'avocat d'ASF France assure la défense d'un groupe de parties civiles devant
les CETC (...), aux côtés de confrères cambodgiens et internationaux.

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− L'Observatoire Internationale des Avocats : l'Observatoire est un mécanisme de


protection et de défense à destinations des avocats défenseurs des Droits de l'Homme
qui seraient menacés en raison de l'exercice de leur profession. Il est composé
d'avocats qui fournissent une assistance à leurs confrères menacés.
− La formation professionnelle et continue : outre son statut d'organisation de solidarité
internationale, ASF France est reconnue comme organisme de formation par le
Ministère des Affaires Sociales, du Travail et de la Solidarit

2 LA DOCUMENTATION AU SEIN D'ASF FRANCE :

2.1 État des lieux


ASF ne dispose pas de documentaliste. Ma mission a pour origine une demande du
fondateur Maître François Cantier : trier toutes les archives depuis la création de
l'association et mettre en place un système de classement afin que ces documents, qui
constituent la mémoire de l'association, soient rendus facilement accessibles.
J'ai donc effectué mon stage pour répondre à un besoin bien identifié. Cependant, au fur et à
mesure de l'avancée de mon travail, j'ai pu analyser et faire évoluer ce besoin en fonction de
ma compréhension du fonctionnement de l'association. J'ai ainsi eu à réfléchir aux règles de
gestion des documents afin de savoir quelles données devaient être sauvegardées, comment
les gérer, les archiver, quels devaient être les acteurs de cette gestion… Et où les membres
de l'association pourraient trouver le support nécessaire à ce nouvel outil sur le long terme.

2.2 Préparation du projet


Ne connaissant pas le domaine des archives et n'ayant pas de documentaliste ou d'archiviste
à ma disposition au sein de l'association, je me suis lancée dans un travail de recherche
d'informations et d'auto-formation autour de l'archivage. Mes références dans ce domaine
ont essentiellement été les suivantes :

L'Association des Archivistes de France (AAF) et l'Association des Professionnels de


l'Information et de la Documentation (ADBS):
Ces deux associations proposent des listes de discussion qui permettent un partage
d'informations entre professionnels ou futurs professionnels. J'ai ainsi pu exposer ma

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problématique et j'ai reçu de nombreuses réponses concernant les méthodes de travail à


adopter.

Les Archives Départementales de la Haute-Garonne :


J'ai pris un rendez-vous avec une archiviste. Cet entretien m'a beaucoup apporté quant aux
différents aspects du traitement des archives. J’ai notamment été informée des normes à
connaître et à utiliser pour ce type de travail.
Le Portail International des Archivistes Francophones :
Ce site internet propose des cours en ligne concernant le traitement des archives. J'ai ainsi pu
me former aux techniques et normes couramment utilisées dans le monde de la gestion
documentaire appliquée aux archives.

Grâce à ces différentes sources d'informations, j'ai pu mettre en place une méthodologie à
déployer durant mon stage, afin de répondre aux besoins d'ASF France.

2.3 La typologie des documents


Les documents conservés au sein d'ASF France sont de différentes natures. J'ai dégagé, dans
un premier temps, un certain nombre de catégories :
− Comptes-rendus d'Assemblées Générales, de réunions...
− Rapports de missions : ils sont rédigés par les avocats qui sont partis en mission. Les
informations contenues dans ces documents ont une valeur toute particulière,
notamment historique, et doivent pouvoir être accédés facilement, dans le cadre de la
capitalisation de l'expérience au sein de l'association.
− Autres rapports : il s'agit des autres rapports, comme par exemple les rapports de
financement.
− Notes internes : ce sont souvent des notes rédigées soit par le fondateur, soit par le
directeur de l'association, à l'attention de ses membres. Ces notes peuvent avoir
différentes portées, c'est à dire soit s'adresser à tous les membres d'ASF France, soit
être destinées à un groupe plus restreint au sein de l'association.
− Documents juridiques.

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− Journaux, magazines, bulletins : ASF France n'a pas d'abonnement à des périodiques
mais conserve quelques exemplaires de diverses revues spécialisées.
− Factures.
− Courrier : les diverses correspondances entre les membres d'ASF France, ou avec
d'autres avocats, ou d'autres organismes, ou encore des courriers officiels adressés
aux Ministères... Ces courriers sont aussi bien nationaux qu'internationaux.
− E-mail : il s'agit de documents imprimés et non de la ressource numérique que
constituent les e-mails. Il est indispensable d'effectuer un tri de ces documents car
nombre d'entre eux ne méritent pas d'être conservés. Ceux que l'on devra conserver
sont essentiellement des rapports quotidiens de mission, des comptes-rendus de mise
en place de projets, des bulletins d'information ou encore des communiqués de
presse.

Tous ces documents sont stockés dans des cartons qui ne sont ni rangés, ni triés et
représentent une masse très importante de documents à classer. J’ai essayé d’estimer le
volume que cela représentait et cela doit être à peu près 50 m3.
De plus, de nombreux documents ne sont pas datés, ce qui va introduire des limitations au
niveau de l'archivage. Il y a également de nombreux documents au sein de l'intranet de
l'association.

3 METHODOLOGIE
Le travail étant très long, je n'ai à ce jour toujours pas fini l'inventaire des archives. Ce
travail d'inventaire permet d'avoir une vue d'ensemble des documents d'ASF France. Au
début de mon stage je pensais pouvoir faire un pré-tri au fur et à mesure de mon inventaire,
malheureusement cela s'est vite avéré impossible à réaliser. En effet, les documents se
trouvant dans les cartons ne suivent aucune logique de tri permettant un tel pré-classement.

Il y a donc plusieurs distinctions à faire dans le traitement de nos archives. Les archives
papiers, que l'on peut également nommer archives physiques, les archives électroniques qui
se trouvent déjà sur le serveur intranet de l’association et enfin les futurs documents qui
vont être générés et dont il faudra gérer l'archivage.

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Au vu de la masse importante de documents papiers déjà existants, il va être impossible de


tout numériser, car cela demanderait un investissement beaucoup trop coûteux.

Mon projet s’est articulé autour de plusieurs concepts importants. Il a d’abord fallu définir
les actions d’inventaire à mettre en place afin de répertorier les documents à intégrer dans le
nouveau système de gestion des documents. Il a fallu

3.1 Définitions
Archivage : démarche d'organisation qui a pour objectif d'identifier, de mettre en sécurité et
de maintenir disponible l'ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un
organisme vis à vis de tiers ou de son activité future, et dont le défaut représenterait un
risque1.

Gestion de contenu : ensemble des méthodes et techniques qui permettent de produire,


diffuser, gérer, partager et rechercher des informations de toutes formes et de toutes natures
dans les systèmes informatiques, au travers d’outils collaboratifs2.

Risque de sur-conservation : risque encouru par une entreprise ou un organisme qui néglige
de détruire des documents inutiles dont la durée de conservation réglementaire est échue ou
inexistante et qui pourraient être saisis par une autorité ou utilisés à des fins contentieuses3.

Dématérialisation : opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme
papier le soient demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de
numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de
l’information4.

1
Nouveau Glossaire de l’archivage par Marie-Anne Chabin

2
Idem

3
Idem

4
Idem

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Document électronique : ensemble constitué par un support et par l'information qu'il porte5.

3.2 Cycle de vie d'un document

Un document finalisé peut passer par plusieurs étapes de vie :

Couramment utilisé : on parle d’archive courante ou de document vivant

Utile occasionnellement, voire nécessaire en cas de litige pendant une certaine durée,
appelée Durée d’Utilité Administrative (DUA). On parle d’archive intermédiaire ou parfois
de « document archivé ». Le démarrage de la DUA peut varier selon les documents (date de
création, d’archivage, etc)

A conserver indéfiniment : à l’issue de leur DUA, une partie des documents pourra être
détruite. Le reste constituera les archives définitives choisies pour la valeur historique ou
patrimoniale de ces documents.

Schéma du cycle de vie d'un document

5
Livre Blanc GED Open Source par Thomas Choppy et Nicolas Richeton

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3.3 Le projet de Gestion Electronique du Document (GED)


On rencontre plusieurs définitions et divers acronymes concernant la Gestion Electronique
du Document. Le terme GED est apparu dans les années 80 et s'est substitué au terme
« archivage électronique ». En 1994, les professionnels français réunis au sein de
l’association APROGED ont décidé d’utiliser l’acronyme GEIDE (Gestion Electronique
d’Informations et de Documents Existants) pour dépasser ce que l’appellation GED avait de
restrictif dans son aspect « document » et élargir la gestion à tout type d’information, en
particulier aux données de source informatique. Dans les deux cas, ces acronymes désignent
les mêmes technologies et les mêmes solutions6.

La GED désigne donc un système informatique composé de matériels et logiciels permettant


la production, le traitement, la consultation, la diffusion, l'archivage et la destruction de
documents électroniques.

La GED permet ainsi :

− Une maîtrise du flux de documents papiers et électroniques reçus quotidiennement


(courriers, e-mails…)

− Un gain de productivité

− Une meilleure traçabilité des documents et donc de leur contenu

− Une circulation plus fluide dans le traitement des documents

− La mutualisation, le partage et la valorisation des informations

− De répondre aux contraintes légales liées à la gestion et l’archivage des documents

6
Le magazine de la GED et de l’archivage, 1998

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La GED va permettre d’effectuer en plusieurs étapes une capture des différents documents se
trouvant au sein d’un organisme :

− La numérisation des documents au format papier : factures, courriers, fax, bons de


livraisons, fiches de paie...

− L'intégration de documents électroniques : e-mails, pages internet, formulaires web,


feuilles de calcul, fichiers texte....

Le traitement de l'information :
Les logiciels de GED permettent d'extraire des informations des différents types de
documents. Il existe trois types de documents qui sont :

− Les documents structurés, tels que les formulaires papiers ou électroniques qui
contiennent des cases à cocher, des caractères imprimés ou des codes barres, donc des
informations bien identifiées

− Les documents semi-structurés, tels que les factures, les commandes, les bons de
livraisons, les devis, qui présentent des emplacements et des informations diversifiées.

− Les documents non-structurés, tels que les courriers, les mails, les documents
juridiques, qui nécessitent une lecture globale, car on ne peut connaitre à l’avance les
informations qu’ils contiennent.

Le Workflow :
La traduction littérale de workflow est « flux de travail ». Il s’agit en fait d’un flux
d'informations au sein d'une organisation, comme la transmission automatique de documents
entre personnes. En France, on retrouve cette notion dans des termes qui n'ont pas tout à fait
la même signification, comme « cycle de vie du document » ou « chaine de validation ».

On appelle workflow la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des taches à


accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus ou d'une
procédure de GED.

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De manière plus concrète, le workflow, décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir
entre les différents acteurs, les délais, les modes de validation à mettre en œuvre, et fournit à
chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de la tâche qui lui est
affectée.

Afin de bien appréhender le workflow au sein d'une organisation, il est primordial d'avoir une
vue d’ensemble du traitement des documents. On peut effectuer un inventaire des workflows
afin de les classer et de les hiérarchiser. Il existe deux types de workflows : fonctionnels et
techniques.

Les workflows fonctionnels vont plutôt être utilisés dans une volonté d'homogénéisation, de
rationalisation et d'optimisation de la communication au sein de l'organisation. Quant aux
workflows techniques, ils vont plutôt répondre aux besoins d'archivage.

Logiciel de GED :
Pour mettre en place le projet de GED nous avons besoin d'un logiciel bien spécifique. Les
logiciels de GED peuvent coûter très cher si l'on choisi des logiciels propriétaires. Pour ASF
France, allouer un budget important pour acquérir un tel logiciel n'est pas envisageable. Il
existe cependant des solutions logicielles open source et gratuites. Les offres de support et
maintenance liées sont par contre souvent payantes.

Après avoir pris en compte ces différents aspects financiers, et après avoir analysé les besoins
de l’association en matière d’archivage, j’ai donc choisis un logiciel de GED open source.
Même si je n'ai pas pu les mettre en œuvre sur mon lieu de stage, j'ai pu tout de même étudier
les différents logiciels à ma disposition afin de choisir celui qui correspondait le mieux à
l'association et au projet de gestion des documents. Je me suis appuyé dans mon choix sur le
livre blanc (GED Open Source édité par SMILE).

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3.4 Les normes et les standards


Les normes sont des ensembles de règles approuvées par des instances officielles en charge de
la normalisation. Elles offrent une certaine garantie de stabilité et de pérennité.

Les standards sont définis par des groupes qui n’ont pas de mandats officiels des
gouvernements. Un standard est aussi un procédé ou un service qui est largement répandu. Un
standard peut être ou non une norme. Il est assez fréquent qu’un standard, lorsqu’il est
internationalement reconnu et utilisé, devienne une norme.

Les normes et les standards vont jouer un rôle capital dans l’archivage numérique. Pour
résoudre au mieux chacun des problèmes qui se présenteront à nous, nous aurons à nous
appuyer sur des normes et des standards spécifiques facilitant l’émergence d’une solution
adaptée. Au dessus de ces normes et standards propres à chaque domaine particulier, nous
aurons aussi des normes généralistes qui traitent de l’archivage numérique dans sa globalité.

La norme ISAD(G) : c'est une norme du Conseil International des archives. Elle a pour objet
d'identifier et d'expliquer le contexte et le contenu des documents pour en faciliter l'accès.
Cette norme est téléchargeable gratuitement.

La norme NF Z 42-013 : elle aborde de près toute une série de règles et de dispositions
pratiques qu'il convient de respecter pour la mise en œuvre d'une archive numérique. Cette
norme a pour titre « spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes
informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces
systèmes ».

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MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) : c'est un


modèle européen d'exigences fonctionnelles pour la gestion des archives électroniques. La
première version de Moreq a été publiée en 2001. En 2008, une deuxième version a été
publiée. Moreq2 s'intéresse plus particulièrement à l'application logicielle sur laquelle
l'entreprise va s'appuyer pour mettre en œuvre son système d'archivage électronique. Cette
norme est également rattachée à la mise en place des projets de Records Management.

3.5 Les métadonnées


Ce sont des données sur les données, à propos des données, qui définissent, décrivent des
données. Même si le terme est récent, cela a toujours existé (par exemple : un catalogue).
Selon l'activité, on parle de catalogage, d’indexation, de classification, de description… Ici les
métadonnées sont plutôt un outil d'aide à la recherche. Avec les données numériques est
apparu le besoin d'avoir des données qui fournissent une information factuelle sur les façons
d'employer et de manipuler les données7.
Nous avons besoin de conserver une somme importante d'informations pour pouvoir préserver
au mieux l'information enregistrée. Ces informations sont de différentes natures et ont des
fonctions différentes.

Les métadonnées descriptives :


Elles servent à organiser la connaissance. Ce sont les métadonnées qui vont permettre
d'identifier, classifier, hiérarchiser l'information contenue dans l'objet numérique. Il s'agit
typiquement d'un titre ou d'un nom, d'auteurs, de dates, de termes permettant la classification.
C'est une activité qui va générer une quantité importante de métadonnées, on parle alors de
taxonomie. Il s'agit du processus de classification et de description des informations gérées au
sein du système destiné à faciliter leur accès par les utilisateurs.

7
L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ? , Françoise Banat-Berger, Laurent Duplouy et
Claude Huc, Direction des Archives de France

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métadonnées techniques :
Elles servent à identifier, caractériser, définir l'environnement technique des objets
numériques. Identifier un format de données consiste à connaître de la manière la plus précise
possible le format d'un document numérique (.doc, .pdf, .odt...). Elles correspondent à
l'information de représentation qui sert à définir comment transformer un train de bits en une
information intelligible.

Les métadonnées de structure :


Elles servent à connaître l'organisation de l'information contenue et celle des objets
numériques. Il y a deux niveaux de structure : un niveau logique et un niveau physique.
Le niveau logique définit les liens entre des éléments qui ont du sens pour l'utilisateur :
numéro de pages, titre de chapitres, titre d'article...
Le niveau physique définit comment sont enregistrés les objets numériques : dans quel fichier,
dans quel répertoire, sur quel support.

Les métadonnées administratives :


Elles servent à gérer la vie de l'objet numérique. Elles regroupent les métadonnées
d'identification, de contexte, de provenance, d'intégrité et de gestion de droits.
Les métadonnées d'identification permettent l'identification univoque des objets archivés. Le
choix d'un type d'identifiant n'est pas une opération anodine. Ce choix doit être stratégique
pour la pérennisation des documents.
Les métadonnées de provenance et de contexte informent l’utilisateur sur la vie du document
numérique. C'est le comment et le pourquoi : d'où vient l'objet numérique, comment
l'information a-t-elle été collectée...
Les métadonnées d'intégrité permettent de disposer d'informations relatives au respect de
l'intégrité des documents. Elles peuvent être à usage interne (surveillance et contrôle) ou
externe (litiges).
Les métadonnées de droits gèrent le statut légal du document numérique. Ce sont les droits
d'usages et les droits d'accès.

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3.6 La gestion des risques


Toute activité ou projet d’archivage entraîne des risques. La gestion des risques s'attache à les
identifier, les évaluer et les maîtriser. En ayant la connaissance du niveau de risque, on peut
s'assurer que la réponse apportée à un problème est raisonnable et raisonnée dans un contexte
défini. La gestion des risques va se faire en plusieurs étapes.

Identifier et classifier les risques :


C'est posséder un référentiel qui catégorise. C'est l'étape la plus importante car elle répond à la
question : « comment lutter contre un risque dont nous n'avons pas connaissance ? ».
Malheureusement dans le domaine de la pérennisation du document numérique n'est pas assez
mature et donc il n'y a pas de standardisation de référentiel. On peut cependant prendre le
référentiel de la Bibliothèque Nationale de France (BNF).

Évaluer les risques :


Il est impossible que tous les risques encourus puissent être évalués. On peut cependant,
imaginer une liste de risques accompagnée de dispositions et de recommandations qui
permettraient d'en limiter les causes et les effets. Pour chaque cause, on peut évaluer une
criticité associée. On va alors parler d'indice de priorité des risques (IPR), qui peut être
calculé :

− en multipliant un indice de gravité par un indice d'occurrence de la cause

− en multipliant un indice de gravité par un indice d'occurrence de la cause et par un


indice de détection des contrôles.

Prenons un exemple d'évaluation :

− Évaluation de la gravité d'un risque allant de « sans gravité » à « catastrophique » sur


une échelle de 0 à 5.

− Évaluation de l'occurrence de la cause allant de « peu probable » à « très fréquent »


sur une échelle de 1 à 5.

− Indice de détection des contrôles allant de « facilement détectable » à « très difficile à


détecter » sur une échelle de 1 à 5.

Ainsi on peut imaginer différents scénarios et essayer d'en évaluer le risque.

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Maîtriser les risques :

A partir de l'évaluation des risques, nous pouvons identifier ceux qui vont être prioritaires en
fixant un seuil pour l'indice et donc pouvoir les maîtriser. Maîtriser les risques n'est pas une
chose facile dans une organisation car cela génère également un coût si l'on veut réellement
répondre aux risques. Cependant cette maîtrise des risques est l'un des aspects de la
planification de la pérennisation. Il semble donc important de pouvoir sensibiliser l’ensemble
des acteurs à cet aspect.

Classification des risques :


On peut les classifier afin d'avoir une meilleure lisibilité et bien vérifier qu'aucun aspect n'a
été oublié :

− Les risques environnementaux : ce sont les risques naturels, de sécurité ou les risques
liés aux locaux.

− Les risques organisationnels et budgétaires : risques liés aux personnels, aux


processus, les risques budgétaires

− Les risques technologiques : risques liés aux supports d'enregistrement, aux formats de
représentation

− Les risques liés à l'accès : risque liés à accessibilité sémantique, technique, risque liés
aux responsabilités d'accès de l'archive.

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3.7 La signature électronique


Comme nous l'avons déjà vu, les archives peuvent aussi servir de preuves en cas de litige. Se
pose alors la question de la valeur d'un document numérisé notamment au niveau des
signatures dites « électroniques ». La loi N° 2000-230 du 13 mars 20008 a été qualifiée de
révolution numérique : « la preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres,
de caractères, de chiffres ou de tout autre signe ou symbole doté d'une signification
intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission9 ».

L'article 1316-1 est primordial dans la mesure où il énonce les conditions nécessaires pour
que l'écrit sous forme électronique soit admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier : « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

De plus, la loi du 13 mars 2000 n'établit pas de hiérarchie de la preuve entre le papier et
l'électronique. Parallèlement la loi donne une définition fonctionnelle de la signature
électronique : « la signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui
l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte.
Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte10 ».

On parle de clé cryptographique à clé publique. Le mécanisme repose sur trois éléments : la
génération d'une empreinte, la signature de l'empreinte avec une clé privée et l'établissement
du lien entre la clé privée et son propriétaire. L'empreinte est générée à partir du document
grâce à une fonction mathématique dite fonction de « hachage ». Cette fonction restitue une
empreinte indissociable du document dont elle est extraite. L'empreinte est transmisse avec le
document et à l'arrivée, avec la même fonction, le système génère une empreinte du document
reçu et la compare à l’empreinte transmise. Si les deux empreintes sont identiques, cela
signifie qu'il n'y a pas eu d'altération du document durant la transmission.

8
Portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatives à la signature
électronique

9
Article 1316 du Code Civil

10
Article 1316-4 du Code Civil

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4 LA MISE EN PLACE DU PROJET

4.1 L’inventaire :
On peut aussi dans notre cas employer le terme de « récolement », définit par l'Association
des Professionnels de l'information et de la documentation en tant que « vérification
périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des
collections d'un organisme. On distingue le récolement numérique, qui constate la présence du
document, et le récolement intérieur, qui vérifie l'état du document et prend les mesures utiles
à sa conservation. »

Cette définition pour mon inventaire est très importante car elle m'a permis de faire la
distinction entre l’indispensable et l'inutile pour ce qui est de la conservation des documents.

J’ai ainsi pris la responsabilité de jeter certains documents tels que les documents manuscrits
qui s’avéraient illisibles, ceux qui se retrouvaient en plusieurs exemplaires, certains e-mails
qui semblaient n’avoir aucun intérêt et certains documents non datés et sans destinataire,
notamment certains courriers.

Pour réaliser mon inventaire, j'ai mis en place un système de tableur, contenant une feuille
différente pour chaque carton. J’ai créé un fichier différent pour chaque étage. Les champs de
mes tableurs étaient les suivants :

− Localisation (nom du carton contenant le document)


− Nombre d'exemplaires du document
− Format du document
− Date du document
− Objet du document
− Projet concerné par le document

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ASF France manque de place pour stocker tous les documents de manière physique, il a été
pensé qu'une partie des documents pourrait être stockés aux archives départementales de la
Haute-Garonne.
De plus. ASF France dispose de deux serveurs de grande capacité, ce qui va permettre de
numériser certains documents. Il va cependant falloir choisir quels documents méritent une
telle attention.

4.2 Plan de classement :


Le plan de classement est un système qui fixe l´organisation des archives courantes et
intermédiaires en usage dans les bureaux. Il permet de les ranger, de les classer, de les
retrouver.
Pour ASF France j'ai réfléchi au plan de classement suivant. Les numéros donnés à chaque
item serviront à la localisation des documents :
− ASF01 : ce qui touche au fonctionnement de l'association, où l’on retrouvera des
documents tels que ceux liés à la création de l'association, à son statut, aux différentes
Assemblées Générales, aux élections des membres, les notes internes...
− ASF02 : ce que l'association possède et génère : les baux de locations, les factures
(EDF, assurances…)
− ASF03 : ce qui concerne les formations proposées par l'association en France.
− ASF04 : ce qui concerne les missions effectués par les membres de l’association,
accompagné d’un classement par pays.
− ASF05 : bulletins, journaux, et autres documents…

Il faudra coter les boîtes d'archives afin de les localiser facilement. Il faut donc indiquer sur
chaque boîte le nom des boîtes (numéro), les items définis au sein du plan de classement, leur
adresse (emplacement de la boîte), la ou les années que couvrent l'ensemble des documents
dans une boîte, et leur contenu.

Exemple d'une boîte une fois cotée :


Boîte 2000-ASF04-54 : rez-de-chaussée, armoire 1, étagère 3,
Mission au Kosovo de 1999 à 2000.

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4.3 La numérisation :
La numérisation devient de plus en plus indispensable dans les organisations, les entreprises
et les administrations. Elle peut apporter plusieurs solutions : un gain de place au sein de la
structure, une meilleure conservation des documents. La pérennisation des informations
numériques est un ensemble de moyens et de procédures visant à ce que les informations
pérennisées restent accessibles, compréhensibles et exploitables au cours du temps.
La réflexion autour de ce sujet a conduit à l'élaboration de différentes stratégies et de normes
ou de recommandations.
Pour le cas d’ASF France, au vu des documents dont j'ai fait l'inventaire, j'ai essayé de
réfléchir à ce qu’il pourrait être intéressant de numériser. Les rapports de missions et les
documents liés aux demandes de financement font partie des documents essentiels qui
méritent d’être ainsi numérisés. En effet, cela permettra aux salariés de voir ce qui a pu être
fait auparavant, capitalisant ainsi l’expérience des années passées. De plus, nombre de ces
documents sont imprimés sur des brouillons, c'est à dire que le verso ne correspond pas au
recto. De ce fait, ces documents sont assez difficiles à lire, ce qui nuit à leur fonction de
sources d'information.
Lors de mon inventaire, j'ai également cherché à vérifier la disponibilité des documents que je
triais sur l’intranet de l’association. Lorsqu’un document était ainsi présent, j’ai pu créer un
hyperlien vers la ressource au sein de mon tableur. Ainsi il ne sera pas nécessaire de mettre en
place un processus de numérisation pour ces documents, puisqu’ils sont directement
accessibles sous leur forme numérique.

4.4 Le logiciel Freedom :


J'ai opté pour ce logiciel car il répond vraiment aux besoins de l'association dans la gestion
des documents, c'est un logiciel de GED et de workflows. Son interface est épurée mais il est
très complet dans les fonctionnalités qu’il propose : métadonnées, types de documents, plans
de classement, collaboration, gestion des versions, recherche multi-critères...

Il propose également un portail d'accueil paramétrable, un agenda partagé et un client de


messagerie. Au-delà d’un simple outil de GED, c’est un logiciel de travail collaboratif.

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Organisation des documents avec le logiciel Freedom :

Le but de la mise en place d'un tel logiciel est de pouvoir organiser et rechercher facilement
les documents archivés. Freedom propose un classement en arborescence des différents
documents. Un même document peut appartenir à plusieurs dossiers, cela permet d’organiser
les documents suivant plusieurs arborescences en fonction des besoins de chaque personne ou
service. On peut créer des liens hypertextes entre les documents afin de pouvoir naviguer
facilement entre eux. Les propriétés des documents qui correspondent aux métadonnées
peuvent être personnalisées pour augmenter les possibilités de recherche et de classement. Sur
le plan de l'administration, la gestion des droits permet de gérer chaque utilisateur de façon
unique, ou par le biais d’un groupe.

La gestion du Workflow avec Freedom :


Comme nous l'avons vu, le workflow, permet de faire circuler un document entre plusieurs
personnes. Freedom propose des fonctions intéressantes concernant le workflow. Ainsi lors
d'une circulation de document, chaque personne peut compléter une partie du document en
respectant les droits spécifiques qui lui sont accordés. A chaque étape du workflow, les droits
d'accès sur le document peuvent être modifiés et il est possible d'effectuer des actions
spécifiques comme l'envoi d'e-mail ou la création d'un nouveau document.

Les familles de documents sous Freedom :


La gestion des familles de documents constitue le point fort de Freedom. Créer une famille de
documents correspond à définir un ensemble de propriétés (métadonnées) communes aux
documents qui en font partie. Ces propriétés peuvent être :

− Un champ de saisie libre

− Une liste déroulante

− Une case à cocher

− Une pièce jointe à télécharger

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De plus, il est possible d’organiser ces propriétés dans différents onglets, de définir des
propriétés calculées et une famille donnée peut hériter un ensemble de propriétés d’autres
familles (ex : dossier contenant le document).

Créer une famille revient à créer un formulaire de saisie. Et ce formulaire peut être très
complexe et complet comme par exemple la famille de type « Agenda ».

Le logiciel Freedom offre donc de nombreuses possibilités et surtout permet un échange réel
entre les différents utilisateurs autour des documents. Avec ce logiciel, le cycle de vie du
document est bien suivi et permet donc un meilleur classement, et un meilleur archivage. Il
reste cependant un logiciel complexe non pas dans son utilisation, mais dans son
administration. C'est pourquoi considérer un forfait de support peut être une solution
intéressante et efficace pour aider à la mise en place et à la gestion d'un tel logiciel.

Comme expliqué précédemment, il va être impossible de numériser tous les documents


d'archives qui existent déjà sous forme papier, car le travail et l'investissement seraient trop
importants. Cependant, afin de retrouver avec le logiciel de GED les documents archivés de
manière physique, une solution peut être mise en place. En effet, le logiciel de GED ne
comportant pas de catalogue comme l'on peut en trouver dans des logiciels de gestion de
bibliothèque, il faut tout de même que les documents non numérisés puissent être retrouvés de
manière aussi simple que les documents numériques. La solution à laquelle j'ai pensé consiste
en la création de fichiers textes numériques que l'on intègrerait dans la GED en lieu et place
des documents papiers auxquels ils se réfèrent. Ainsi, dans ces documents numériques, on
retrouverait toutes les informations nécessaires à l’identification et à la localisation du
document papier.

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4.5 Sensibilisation des employés à l'utilisation du système de Gestion de document :


Dans ma réflexion sur la mise en place d'un projet de GED je me suis également penchée sur
la façon d’amener les salariés de l'association à comprendre ce projet et sur la meilleure façon
de les « former » à l’utilisation des outils mis en place. En effet, durant mon stage j'ai pu
observer les pratiques de chacun liées à la gestion de leurs documents. Leur pratique n'est pas
mauvaise en soi, mais ils manquent de coordination dans le brassage des documents. Ce
constat vient également de ce que j'ai pu constater lors de l'inventaire. Souvent des documents
n’ont pas de date ou d’objet, un même document électronique est imprimé plusieurs fois (on
peut d'ailleurs retrouver un même document dans différents cartons).

Il existe donc des incohérences dans la gestion des documents. C'est pourquoi il est important
de sensibiliser les personnes à ce projet de GED.

Les fiches « mémo »


Je pensais créer de fiches récapitulatives de type « mémo » qui serait rendues disponibles à
chaque utilisateur, au sein même de son environnement de travail. Ces fiches « mémo »
présenteraient un aspect simple et clair qui permettraient une meilleur appréhension des
informations qu’elles contiendraient. Elles auraient pour objectif de généraliser un processus
de création, de manipulation ou d’impression du document. Les thèmes abordés seraient entre
autres les suivants :

− Reprise des définitions de GED et de workflow

− Les informations essentielles à intégrer à un document lors de sa création: sa date de


création, son objet, un ou plusieurs destinataires s'il y a lieu.

− Les bonnes pratiques liées à la création du document : sa dénomination claire et


informative, l’endroit approprié pour son enregistrement au sein de l'intranet.

− Le processus de mise à disposition du document grâce au logiciel de GED afin qu'un


travail collaboratif se mette en place autour de lui. Une attention toute particulière
devant être apportée à la gestion des droits sur le document en fonction des utilisateurs
et des groupes d’utilisateurs.

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− Avant l’impression ou l’enregistrement d’un document, la nécessité de vérifier si le


même document n’existe pas déjà ou n’a pas déjà été imprimé, afin d’éviter la
duplication inutile de l’information.

L'enregistrement d'un document :


Afin que les documents électroniques soient facilement repérables au sein de l'intranet, il est
indispensable de mettre en place une « norme » au sein de l'association afin de définir
clairement les noms à donner aux fichiers. Ces noms vont correspondre au types des
documents que l'on va trouver à ASF France. Pour nommer un fichier on commence par
mettre le type du document et ensuite le nom donné par la personne qui génère le document.
La norme sera la suivante :

− mis : rapports de missions

− rap : rapports autre que missions

− docj : documents juridiques

− adm : documents administratifs

− ni : notes interne

− docelec : documents électroniques

− cour : courriers

− mel : e-mails

− cr : comptes-rendus

− fina : financements

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L'utilisation du logiciel :
Introduire l'utilisation d'un nouvel outil dans le travail quotidien des salariés va provoquer un
changement dans leurs pratiques de travail et peut-être générer parmi eux des réticences quant
à son utilisation.

C'est pourquoi il va falloir leur démontrer son utilité de manière concrète et valoriser le projet
de GED, en expliquant que l’utilisation d’un tel logiciel permet une recherche rapide des
documents et une structuration efficace de l’archivage au sein de l'intranet.

Il faudra ensuite les former, soit par l’exécution d’exemples pratiques (création et
enregistrement de documents « types »), soit en commentant les notes d’utilisation déjà créées

CONCLUSION :
Mon stage au sein d'ASF France a duré plusieurs mois. Une des difficultés auxquelles j’ai été
confrontée est le peu de compréhension des employés vis-à-vis de mon travail, car la GED et
l’archivage sont des domaines qui leur étaient étrangers. L'autre difficulté résidait dans
l’ampleur colossale du travail à réaliser, car il s’agissait d’une quinzaine d’années de
documents à traiter, soit plus de 100 000 documents selon mon estimation. Les membres de
l’association n’avaient également pas considéré l’ampleur de cette tâche lorsqu’ils avaient
proposé ce stage. Il a donc fallu que j’explique le travail que je réalisais ainsi que les
perspectives que j’envisageais pour ASF France en terme de gestion des documents et des
archives, afin de pérenniser le système que j’avais initié.

Cependant, le stage a été très riche car cela m’a également permis de réfléchir à un projet de
bout en bout même s’il n’a pas pu être mis en place. De plus le stage m’a permis d’acquérir
une certaine autonomie dans la tâche à réaliser.

La documentation d’ASF France est riche et il y a beaucoup de projets à mettre en place


autour, ce stage n’a pas été vain bien au contraire et je pense également que j’ai su sensibiliser
le personnel à la documentation.

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BIBLIOGRAPHIE

Archivage électronique et records management [Texte imprimé] : le marché et les besoins / Anne Bouget,
Virginie Boillet, Louise Guerre, .- Paris : SerdaLab : Fédération nationale des tiers de confiance, 2008. - 1 vol.
(178 p.) ; 30 cm. - (Les études sectorielles).

Archivage et pérennisation [Texte imprimé] / sous la direction de Marie-Anne Chabin. - [Paris] : Hermes science
publications, 2004. - 1 vol. (134 p.) ; 24 cm.

La dématérialisation [Texte imprimé] : guide pratique / une publication du groupe Serda. - IDP, 2008. - 1 vol.
(96 p.) ; 30 cm.

Conduire un projet de Workflow [Texte imprimé] / Yphise. - Paris (53 Bd de Sébastopol, 75001) : Technology
transfer, cop. 1998 (Paris : Impr. Promoprint). - 76 p. : couv. ill. ; 30 cm. - (Série Savoir-faire).

La gestion électronique de documents et la documentation [Texte imprimé] : dossier documentaire / réalisé par
Françoise Mahaut et Sylvie Dalbin. - Paris (25 rue Claude-Tillier, 75012) : ADBS éd., 1992. - 139 f. : ill., couv.
ill. ; 30 cm. - (Collection Sciences de l'information. Série Recherches et documents).

L'archivage électronique de documents [Texte imprimé] / [Cabinet Alain Bensoussan]. - Paris : Hermès, 1992
(Paris : Impr. Jouve). - 46 p. ; 15 cm. - (Guide juridique Alain Bensoussan).

L'archivage numérique à long terme [Texte imprimé] : les débuts de la maturité ? / Direction des Archives de
France ; [rédigé] par Françoise Banat-Berger, Laurent Duplouy et Claude Huc. - [Paris] : la Documentation
française, 2009 (53-Mayenne : Impr. Jouve). - 1 vol. (284 p.) : couv. ill. ; 24 cm. - (Manuels et guides pratiques /
Direction des archives de France).

Technologie de la GED [Texte imprimé] : techniques et management des documents électroniques / Gérard
Dupoirier. - 2e éd. rev. et augm.. - Paris : Hermès, 1995 (53-Mayenne : Impr. Floch). - 302 p. : couv. ill. en coul.
; 24 cm.

SITOGRAPHIE

www.Adbs.fr
www.archiviste.org
www.piaf-archives.org
www.freedom-ecm.org

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ANNEXES

Mise en place d’un projet de GED au sein de l’association Avocats Sans Frontières France - Juin 2010 -Annabelle Pelnier
AUTOUR DE VALEURS COMMUNES

La présomption d'innocence
" Toute personne accusée d'un acte délictueux est présumée innocente jusqu'à ce que sa
culpabilité ait été établie au cours d'un procès public où toutes les garanties nécessaires à sa
défense lui ont été assurées ".

Déclaration universelle des droits de l'Homme, article 11 (1).

Le droit à la défense
" Toute personne accusée d'une infraction pénale a droit, au moins, aux garanties suivantes : à
être présente au procès et à se défendre elle-même ou à avoir l'assistance d'un défenseur de
son choix ; si elle n'a pas de défenseur, à être informée de ce droit d'en avoir un et, chaque fois
que l'intérêt de la justice l'exige, à se voir attribuer d'office un défenseur, sans frais, si elle n'a
pas les moyens de le rémunérer ".

Pacte international des droits civils et politiques, article 14 (3 d).


Son histoire

1992 Création Le mouvement Avocats Sans Frontières en Belgique

1998 Création d'Avocats Sans Frontières France (ASF France)

2004 ASF France obtient le statut Consultatif Spécial auprès du Conseil Économique et
Social de l’Organisation des Nations Unies

2005 En avril, l’Organisation Internationale de la Francophonie (OIF) a accordé à ASF


France le Statut Consultatif en reconnaissance pour ses activités en partenariat avec les
acteurs locaux de pays francophones

2005 En septembre, ASF France est élu à la présidence des Organisations Internationales
Non Gouvernementales du volet « Droits de l’Homme » auprès de l’OIF

2007 Le Groupement d’Intérêts Économique Avocat a décidé de créer un Fonds d’urgence


pour la défense

2007 Obtention du Prix Droits de l’Homme, octroyé par le Conseil Consultatif des Barreaux
Européens et remis à ASF Belgique

2008 ASF France célèbre son dixième anniversaire.

Lancement de l’Observatoire International des Avocats www.observatoire-avocats.org

2009 Obtention du soutien de Clifford Chance pour le renforcement et le développement du


Mouvement Avocats Sans Frontières.

Une reconnaissance affirmée

• Organisation des Nations Unies - ONU

En 2004, ASF France s’est vu décerner le titre d’ONG avec Statut Consultatif Spécial auprès
du Conseil Economique et Social des Nations Unies.

• Organisation Internationale de la Francophonie - OIF

En avril 2005, l’OIF a accordé à ASF France le Statut Consultatif en reconnaissance pour ses
activités en partenariat avec les acteurs locaux de pays francophones.

• Présidence de la Commission Paix, Démocratie et Droits de


l’Homme de l'OIF

En septembre 2005, François CANTIER, Président d’ASF France, a été élu président de la
Commission Paix, Démocratie et Droits de l’Homme auprès de l’OIF. Cette élection a été
pour Avocats Sans Frontières France l’affirmation de sa présence internationale et plus
particulièrement dans l’espace francophone qui comporte 50 états.

• Création d'un Fonds d'urgence

En 2007, le Groupement d'Intérêts Economiques avocat (Conseil National des Barreaux,


Conférence des Bâtonniers et Barreau de Paris) à l’initiative d’ASF France, a décidé de créer
un Fonds d’urgence pour la défense. Aujourd'hui, le Parlement Européen, souhaite créer un
fonds de même nature, à l’initiative d’ASF France.

Le bureau

• Président : François CANTIER (Barreau de Toulouse)


• Vice-Président : Philippe MORICEAU (Barreau de Bayonne)
• Vice-Président : Ivan PANEFF (Barreau de Paris)
• Trésorière : Fabienne TRUSSES-NAPROUS (Barreau de Tarbes)
• Secrétaire : Gérard DUPUY (Juriste)

voir les statuts de l'association

L’équipe du siège

• Directeur : Hugo MOUDIKI JOMBWE


• Secrétaire de direction, en charge des formations : Emeline BARDON
• Responsable communication : Elodie HERISSON
• Gestionnaire financier : Alexandre CROIZIERS DE LACVIVIER
• Coordinatrice Asie : Séverine LACROIX
• Coordinatrice Afrique : Marielle BREUIL
• Coordinatrice de l'Observatoire International des Avocats : Charlotte BENOIT
• Coordinatrice du Réseau Avocats Sans Frontières : Anne LUTUN
• Webmestre : Rémi BACQUE

Les bénévoles

L’implication des bénévoles est la source première des activités de l’association.

Pour l’année 2009, quelques 112 personnes se sont impliquées dans les activités d’ASF
France ; pour un total d’environ 18.000 heures de travail.

Les adhérents

Plus de 850 personnes ont à ce jour pris une adhésion au sein d’Avocats Sans Frontières
France.

En 2009, ASF France a compté 35 barreaux adhérents de l'association.


ASF dans le Monde

· Avocats Sans Frontières (Belgique)


www.asf.be

· Avocats Sans Frontières Brésil - Advogados Sem Fronteiras


www.advogadossemfronteiras.org

· Avocats Sans Frontières Cameroun

· Avocats Sans Frontières Canada - Québec


www.asfcanada.ca

· Avocats Sans Frontières France


www.avocatssansfrontieres-france.org

· Avocats Sans Frontières Guinée (Conakry)

· Avocats Sans Frontières Hollande - Advocaten Zonder Grenzen


www.advocatenzondergrenzen.nl

· Avocats Sans Frontières Italie


www.asf-italia.it

· Avocats Sans Frontières Mali

· Avocats Sans Frontières Mauritanie

· Avocats Sans Frontières Suède-Advokater Utan Granser


www.advokaterutangranser.se

· Avocats Sans Frontières Suisse


Mission
En Asie, en Afrique et en Amérique Latine, ASF France développe des programmes
d’accompagnement pour aider à la reconstruction juridiques là où les besoins
s'expriment.

En contribuant au renforcement de l'État de droit, ses membres luttent pour la reconnaissance


d'un droit à une justice sans frontières.
L’association fonde l’ensemble de ses activités sur les principes de la présomption
d’innocence et du droit pour tous à être défendus par un avocat libre et indépendant.

ASF France s'engage à :

• lutter contre l’impunité


• œuvrer en faveur du droit au procès équitable
• contribuer au renforcement de l’État de droit
• Organisations Internationales

Avocats Sans Frontière France bénéficie du statut consultatif auprès de l’Organisation


l’Organisation des
Nations Unies et de l’Organisation
Organisation Internationale de la Francophonie.

• Partenaires institutionnels

Avocats Sans Frontière France bénéficie du soutien


souti du Ministère des Affaires Etrangères,
Etrangères
du Premier Ministre,, du GIE Avocat (Conseil
( National des Barreaux, Conférence des
Bâtonniers et Barreau de Paris),
Paris et de nombreux barreaux, conseils régionaux, conseils
généraux et mairies françaises.
françaises

• ONG

Avocats Sans Frontière France bénéficie du soutien de l’Ecole


l’Ecole Des Droits de l’Homme,
l’Homme
Communication Sans Frontières,
Frontières Médecin Sans Frontières, Alliance des Avocats pour
les Droits de l'Homme, etc...
AVOCATS SANS FRONTIERES France Archives du premier étage

PROJETS TITRE / SUJET DATE FORMAT QTITE LOCALISATION


Le Tribunal Pénal
Rwanda International refuse de Aucune Article 1 Projet Rwanda
poursuivre l'OTAN
Courrier à M.
De Lestrade -
Rwanda Reportage 22-sept-00 1 Projet Rwanda
MAHA
Production
Courrier à M.
Autorisation de tournage Le Ministre de
Rwanda 15-déc-99 1 Projet Rwanda
pour les procès la Justice du
Rwanda
Courrier de
Sheikh Abdul
Karim
Rwanda Autorisation accordèe 24-déc-99 Harelimana - 1 Projet Rwanda
Ministre de
l'Intérieur du
Rwanda
L'Eglise et le génocide au
Rwanda - Les Pères Blancs
Rwanda Aucune Résumé 1 Projet Rwanda
et le Négationnisme -
L'Harmattan
Liason Rwanda - N°33
Rwanda avr-01 Bulletin 1 Projet Rwanda
mars-avril 2001
Rwanda Ubutabera N°49 09-nov-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°48 26-oct-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°47 12-oct-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°46 28-sept-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°45 14-sept-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°44 31-août-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°41 20-juil-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°40 06-juil-98 Journal 1 Projet Rwanda
Rwanda Ubutabera N°39 22-juin-98 Journal 1 Projet Rwanda
Liason Rwanda - N°24
Rwanda août-99 Bulletin 1 Projet Rwanda
juillet-août 1999
Liason Rwanda - N°23 mai-
Rwanda juin-99 Bulletin 1 Projet Rwanda
juin 1999
Africa Confidential Edtion
Rwanda 17-mai-99 Bulletin 1 Projet Rwanda
Française - N°331
La justice pénale
internationale interview de
Rwanda 2001 Article 1 Projet Rwanda
Antonio Cassese - Le
Dalloz, 2001, N°34
Un Etat peut-il amnistier
des actes constitutifs de
Rwanda crimes internationaux - 04-juil-01 Article 1 Projet Rwanda
JCP, la semaine jruidique
Edition Générale, N°27
Analyse spécifique du
crime de génocide dans le
Rwanda Tribunal pénal international juin-01 Article 1 Projet Rwanda
pour le Rwanda - Rev. Sc.
Crim., avril-juin 2001
Moreq2
Depuis sa première publication en 2001, le MoReq initial – Modèle d’exigences pour l’organisation de
l’archivage électronique – a été largement utilisé dans toute l’Europe et au-delà. Ceux qui utilisent
l’archivage électronique ont reconnu l’intérêt d’utiliser un modèle de spécifications tel que MoReq
comme base de travail pour l’acquisition d’un système d’archivage électronique et les fournisseurs
de logiciels ont, de leur côté, utilisé MoReq dans leur processus de développement.

Le succès de MoReq est aujourd’hui indiscutable. Il a été souvent cité dans de nombreux pays et joue
un rôle central dans le monde du records management et de l’archivage électronique. Ceci dit, les
technologies de l’information ont changé depuis 2001. De nombreuses technologies se sont
développées avec des changements évolutifs affectant la création, la capture et la gestion des
documents archivés électroniquement. Cette nouvelle version de MoReq, appelée MoReq2, prend en
compte l’impact de ces changements. Elle tient compte également des nouvelles normes et des
bonnes pratiques de ces dernières années. MoReq2 constitue donc une mise à jour évolutive du
MoReq initial.

Objectif et champ d’application de ces spécifications

Ces spécifications constituent la seconde version des Exigences types pour la maîtrise de l’archivage
électronique (MoReq2). Elles insistent surtout sur les exigences fonctionnelles pour la maîtrise des
documents électroniques à valeur probante par un système d’archivage électronique (SAE). Ces
spécifications s’adressent aussi bien aux organismes publics qu’aux entreprises privées qui veulent se
doter d’un SAE ou qui souhaitent évaluer les capacités du SAE dont elles disposent déjà. Tout en
mettant l’accent sur les exigences fonctionnelles, les spécifications soulignent que les critères non
fonctionnels jouent un rôle central dans le succès d’un SAE, comme de tout système d’information.
D’autres exigences connexes, liées notamment à la gestion électronique des documents (GED) et à la
gestion des archives physiques (papier ou microfilm) sont également abordées mais dans un moindre
détail. Les questions de la numérisation ou autres moyens de création de documents électroniques
dépassent le cadre de ces spécifications.

Gestion de l’information, gestion des risques et archivage

Sans lien systématique avec la gestion logistique des dossiers papier, la démarche d’archivage
apparaît de plus en plus aux yeux de certains responsables d’organismes comme une des réponses
aux risques associés à une mauvaise gestion de l’information.

Quelques affaires retentissantes au plan international (Arthur Andersen, Enron, …) ont mis en avant
les conséquences financières voire vitales d’un archivage déficient. La pression des audits, la
multiplication des contentieux, l’incapacité à produire la pièce qui prouve sa bonne foi, les
inconvénients à détruire trop tôt des documents archivés, ou au contraire à les conserver trop
longtemps, mettent bien en évidence le besoin d’une gestion de l’information et d’une maîtrise de
l’archivage au niveau managérial. Les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à se doter
d’une politique de sécurité de l’information, prolongée parfois par une politique d’archivage inspirée
des principes d’ISO 15489, avec des variantes d’appellation : charte d’archivage, politique de
«records management», politique de conservation des données. Adossée à la politique de sécurité, la
politique d’archivage présente des convergences avec le plan de continuité d’activité ou au plan de
reprise d’activité après un sinistre, avec la notion de documents vitaux qui joue un rôle croissant. De
même, dans le secteur public, pour l’archivage papier, on commence également à voir apparaître
signées, au plus haut niveau des décideurs, des chartes d’archivage précisant les rôles et
responsabilités de chacune des parties, la mise en œuvre dans un double objectif de rationalisation
et d’amélioration d’une qualité de service, de véritables services d’archivage intermédiaire. Par
ailleurs, sont mises en œuvre dans plusieurs secteurs des politiques de qualité et de certification.
L’archivage électronique dans les entreprises

Les entreprises prennent peu à peu conscience qu’un archivage de qualité des documents reçus ou
produits est un impératif, dans un contexte où les NTIC multiplient les flux d’information sans
contrôle hiérarchique. Cet archivage est d’abord suscité par le besoin de satisfaire aux obligations
légales et la nécessité de prendre en compte des risques juridiques croissants. Un autre argument
majeur est que cet archivage doit être générateur d’économie et d’efficacité, mettant à disposition
rapidement les documents archivés et assurant la meilleure défense possible des intérêts de
l’entreprise lors de négociations, d’audit ou de contentieux. Enfin, la diffusion des normes et modèles
(ISO 15489, MoReq...) aide à la structuration des projets, en montrant la permanence des
fondamentaux archivistiques et la nécessité d’appliquer l’archivage à tous les documents quels que
soient leur support et leur forme (papier, électronique), sans négliger les critères de gestion,
d’organisation et de pilotage. Les projets d’archivage des entreprises s’articulent autour d’un double
objectif :

- Garantir accessibilité et intégrité des documents (figés, triés et non modifiables) pendant
tout leur cycle de vie
- Fixer les responsabilités et les exigences de conservation des documents au travers de
référentiels construits avec tous les acteurs du projet (archivistes, juristes, DSI,…) avec
l’arbitrage du management de l’entreprise au regard de l’analyse des risques.

A noter que, dans les entreprises de dimension internationale, l’impact de la réglementation et


l’extension du risque contentieux vis-à-vis des clients, fournisseurs et partenaires, jouent un rôle non
négligeable dans l’adoption d’une politique d’archivage appuyée sur des normes internationales.

Conclusions

Pour conclure, nous devons bien évidement spécifié que le système d’archivage électronique doit
être intégrer à l’ensemble du système d’information. Moreq2 évoque dans sa norme les modules qui
ne font pas parti directement du système d’archivage, mais qui doivent être pris en compte lors de la
réflexion et de la mise en place. Afin de faciliter l’intégration du SAE au système d’information,
MoReq2 décrit les modalités de l’interfaçage entre le SAE et les autres outils de gestion de
l’information dont :

- gestion et destruction des archives physiques


- GED et travail collaboratif
- workflow
- gestion de dossier
- intégration avec les systèmes de gestion de contenu
- signature électronique
- chiffrement
- gestion des droits numériques
- travail à distance
- gestion de la sécurité (niveaux de sécurité)

Ces éléments doivent être pris impérativement en compte lors de la réflexion et la mise en place d’un
SAE.

Frédéric Matthey - Digitech SA – http://www.digitech-sa.ch – frederic.matthey@digitech-sa.ch


Le 22 juin 2010
 
 
LOI
Loi n°2000­230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux 
technologies de l’information et relative à la signature électronique
 
NOR: JUSX9900020L
 
Version consolidée au 14 mars 2000
 
 
 
 
 
Article 1 
 
A modifié les dispositions suivantes :
Modifie Code civil ­ art. 1316 (V)
Crée Code civil ­ art. 1316­1 (V)
Crée Code civil ­ art. 1316­2 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1317 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1318 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1319 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1320 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1321 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1322 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1323 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1324 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1325 (M)
Modifie Code civil ­ art. 1326 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1328 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1329 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1330 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1331 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1332 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1333 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1334 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1335 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1336 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1337 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1338 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1339 (V)
Modifie Code civil ­ art. 1340 (V)
 
Article 2 
 
A modifié les dispositions suivantes :
 
Article 3 
 
A modifié les dispositions suivantes :
Crée Code civil ­ art. 1316­3 (V)
 
Article 4 
 
A modifié les dispositions suivantes :
Crée Code civil ­ art. 1316­4 (V)
 
Article 5 
 
A modifié les dispositions suivantes :
 
Article 6 
 
 
La présente loi est applicable en Nouvelle­Calédonie, en Polynésie française, à Wallis­et­
Futuna et dans la collectivité territoriale de Mayotte.
 
 
NOTA: Loi 2001­616 2001­07­11 art. 75 : Dans tous les textes législatifs et réglementaires 
en vigueur à Mayotte, la référence à la “ collectivité territoriale de Mayotte “ est remplacée 
par la référence à “ Mayotte “, et la référence à la “ collectivité territoriale “ est remplacée 
par la référence à la “ collectivité départementale “.
 
 
 
 
Jacques Chirac 
 
Par le Président de la République :
 
Le Premier ministre,
 
Lionel Jospin
 
Le garde des sceaux, ministre de la justice,
 
Élisabeth Guigou
 
Le ministre de l’intérieur,
 
Jean­Pierre Chevènement
 
Le ministre de l’économie,
 
des finances et de l’industrie,
 
Christian Sautter
 
Le secrétaire d’Etat à l’outre­mer,
 
Jean­Jack Queyranne
 
Le secrétaire d’Etat à l’industrie,
 
Christian Pierret
 
 
 
Loi n° 2000­230.
 
­ Directive communautaire :
 
 
Directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre 1999 sur un 
cadre communautaire pour les signatures électroniques.
 
­ Travaux préparatoires :
 
Sénat :
 
 
Projet de loi n° 488 (1998­1999) ;
 
 
Rapport de M. Charles Jolibois, au nom de la commission des lois, n° 203 (1999­2000) ;
 
 
Discussion et adoption le 8 février 2000.
 
Assemblée nationale :
 
 
Projet de loi, adopté par le Sénat, n° 2158 ;
 
 
Rapport de M. Christian Paul, au nom de la commission des lois, n° 2197 ;
 
 
Discussion et adoption le 29 février 2000.