Инструкция по предоставлению документов в электронном формате

Утверждено: vsei, Venera Digitally signed by vsei, Venera

Супервайзер отдела приемо-сдачи Seitzhanova
проектов ОПСПО (FECG) Seitzhanova Date: 2021.02.10 12:48:12 +05'00'

1. Номер документа

Каждый документ (чеклист/акт/форма) должны иметь номер документа. Номер

документа указывается в шапке (чеклист/акт/форма) и необходимо соблюдать размер
шрифта. Номер документа имеет следующий формат: (НП)-(БП)-(ПН)

Где:
НП - Номер Проекта – сокращенный номер проекта в следующем формате, например:
07817, номер указывается без пробелов и тире.
БП – Бизнес Партнер – сокращенное буквенное обозначение Бизнес Партнера,
например:SK или NSS и т.п.
ПН – Порядковый Номер – порядковый номер документа от 0001 до 9999.

Номер документа должен выглядеть следующим образом: 07817-SK-0054 (документ

компании СК относящийся к проекту 078-17 под номером 54).
Бизнес Партнеру необходимо организовать отслеживаемость и учет номеров
документов по каждому проекту и не допустить повторяемость номеров.
Чеклисты/акты/формы с повторными/одинаковыми номерами приниматься не будут.

2. Имя электронного файла

Имя электронного файла должно соответствовать номеру документа находящегося в

электронном файле.

3. Папка обмена документацией

Группа приемо-сдачи проектов создала для каждого БП персональную папку обмена

документацией и предоставит доступ по запросу. БП необходимо назначить ответственное
лицо и выслать запрос о предоставлении доступа с указанием электронного адреса
ответственного лица на адрес fetdb@tengizchevroil.com, в копии письма указать адрес
felpe@tengizchevroil.com.
При сдаче документации (при загрузке ее в папку обмена документацией) БП должен
письменно уведомить группу приемо-сдачи проектов прилагая к письму трансмиттал и ссылку
на папку.
Чеклисты по дисциплинам Piping, Mechanical, Civil высылаются на адрес
fectm1@tengizchevroil.com, в копии письма указать адрес felpe@tengizchevroil.com.
Чеклисты по дисциплинам Instrument, Telecomm and Electrical высылаются на адрес
fecte1@tengizchevroil.com, в копии письма указать адрес felpe@tengizchevroil.com.
НОР, редлайны и журналы высылаются на адрес tmssp2@tengizchevroil.com

Папка с документами должна быть загружена в TMS / Outgoing.

Тему письма нужно указывать как: TO BE LOGGED_05314-TMS-TR-0008 (вместо TMS нужно

указывать название вашей компании)

Facilities Engineering Construction Group (FECG) Page 1 of 3

 Инструкция по предоставлению документов в электронном формате

Имя папки с документами должно быть в следующем формате: 05314_2000-J-JPK-

10123_0008_13122020 (номер проекта_номер рабочего пакета_номер трансмиттала_дата
предоставления)

Номер трансмиттала должен быть указан как: 05314-TMS-TR-0008 (вместо TMS нужно
указывать название вашей компании). Каждый трансмиттал должен высылаться
отдельным письмом.

4. Электронная подпись

Каждый цифровой документ должен быть утвержден электронной подписью.

Электронная подпись должна содержать как минимум следующее:
- Имя, Фамилию
- Компания
- Должность
- Номер бейджа ТШО
- Дата

5. Требования к сканированию

Документ должен быть отсканирован в качестве не ниже 300 dpi и сохранен в формате
PDF. Информация в документе должна быть полной, аккуратной и легко читаемой.

6. Чеклисты ТШО

а) для вновь создаваемых чеклистов ТШО:

БП оформляет чеклист на компьютере, переводит его в формат PDF, подписывает
цифровой подписью и отправляет на утверждение (цифровая подпись) в
ТШО. Утвержденный чеклист загружает в папку обмена документацией.
Распечатывание и предоставление оригиналов не требуется.

б) для ранее созданных и распечатанных чеклистов ТШО

БП подписывает чеклист, сканирует, переводит его в формат PDF и отправляет на
утверждение (цифровая подпись) в ТШО. Утвержденный чеклист загружает в папку
обмена документацией.

7. Акты Республики Казахстан

БП оформляет акт на компьютере, распечатывает его, подписывает, сканирует,

переводит его в формат PDF и отправляет на утверждение (цифровая подпись) в ТШО.
Утвержденный акт загружает в папку обмена документацией.

8. Пакет приемо-сдачи исполнительной документации Бизнес Партнера (HOP BP)

Оформляется в электронном виде, присваивается уникальный номер документа (см.

пункты 1 и 2) и утверждается у уполномоченных лиц.

Содержание
Раздел 1 – Подписанные Акты завершения работ
a) Акт приемо-сдачи строительно-монтажных работ (CDHC-1)
b) Акт приемо-сдачи предпуско-наладочных работ (PDHC-1)
c) Перечень организаций и ответственного персонала

Facilities Engineering Construction Group (FECG) Page 2 of 3

 Инструкция по предоставлению документов в электронном формате

Раздел 2 – Инструкции и запросы при строительстве

a) Инструкции для подрядчика (ITC)
b) Запрос при строительстве (SEQ)

9. Акт приемо-сдачи подсистемы - АС-2

Акт приемо-сдачи подсистемы АС-2 предоставляется только к рабочим пакетам для

действующих проектов. Оформляется и сдается в электронном виде, присваивается
уникальный номер документа и утверждается у уполномоченных лиц.

10. Исполнительные чертежи

Исполнительные чертежи оформляются и ведутся в оригинальном виде. После

завершения работ, завершенные исполнительные чертежи сканируются и отправляются на
утверждение уполномоченным лицам. Чертежи должны быть сохранены под номером,
который был выдан проектом. В соответсвии с стандартом ЦУИ (IMC) 015-0000-ITM-SPE-
TCO-000-00002-01, для чертежей выпущенные с ревизией как U01,U02 и т.д, следующая
ревизия Ас-Билта является Z01.

11. Журналы

Журналы оформляются и ведутся в оригинальном виде. После завершения работ,

завершенные журналы сканируются, им присваиваются номера документов и далее они
отправляются на утверждение уполномоченным лицам. Также, в трансмиттале должна быть
подпись от Технического надзора.

12. Индексы

Для удаления чеклиста с индекса БП необходимо предоставить письменное

подтверждение от Контроля Качества Болашак и от Специалиста по Строительству ТШО, для
актов письменно должны подтвердить Технический Надзор и Специалист по Строительству
ТШО.

Facilities Engineering Construction Group (FECG) Page 3 of 3