TUGAS

MANAGEMEN TEKNIK

OLEH

1. SANDI CARNOLIS (G1D007054)

FAKULTAS TEKNIK

PROGRAM STUDI TEKNIK ELEKTRO

UNIVERSITAS BENGKULU

2011
 MANAGEMEN DAN FUNGSI-FUNGSINYA

A. Pengertian Manajemen (Definition of Management)

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada
keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan
ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-
beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi
manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu
proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai
sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk
mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu
pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat,
segolongan mengatakan bahwa manajemen adalahseni dan segolongan yang lain
mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama
mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang
melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-
tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu
ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai
hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari
pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan
pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu
pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada
kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur
orang-oranglain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan
dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi
sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James
A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuanyang telah ditetapkan.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari
proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses
tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi.

B. Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)

Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara
teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut
unsur-unsur manajemen.
Fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang
sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah
penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban
kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu
untuk mencapai sasaran tadi.

Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang
terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka
bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki
pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai
tujuanyang ditetapkan.
Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha
memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam
melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan
benar-benar tertuju pada tujuanyang telah ditetapkan semula.

Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa
pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan
kegiatan secara suka rela sesuai apayang diinginkan oleh atasan.

Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan
kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan
organisasi.

Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi
manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi
sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan
maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala halyang bertalian dengan tugas
dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada
suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan
usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap
berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat
dilakukan.

C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3
tingkatan :
1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah
dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan
mereka tidak membawahi manajer yang lain.
2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi
beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan
mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan
operasional.
3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager
puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.
Proses Manajemen
• Input (sumber daya)
- Man, materials, money, machine, method, information
• Proses
- Perencanaan : menilik tujuan dan cara pencapaian
- Pengorganisasian : pemenuhan tanggung jawab untuk pencapain tujuan
- Kepemimpinan : menggunakan pengaruh untuk memotivasi bawahan
- Pengendalian : mengawasi kegiatan dan melaksanakan koreksi
• Output (kinerja)
- Mencapai tujuan, produk, jasa, efisiensi, efektivitas

Keahlian atau Keterampilan Manajer

1. Conceptual Skill
Kemampuan kognitif (pengalaman, integensia) untuk melihat organisasi secara
keseluruhan dan keetrkaitan diantara bagian-bagiannya. Berarti kemapuan untuk
berfikir strategis (mengambil pandangan yang luas dan bersifat jangka panjang).
2. Human Skill
Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain
3. Technical Skill
Pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu, mencakup penguasaan
metode, teknik dan peralatan yang digunakan.

Peran Manajer

Peran : sekumpulan harapan atas perilaku manajer

Tiga Kategori Peran Manajer

1. Peran Informasi Manajer
Menjelaskan kegiatan untuk mempertahankan dan mengembangkan jaringan informasi
Kategori Peran Aktivitas

Informasi
a. Pengawasan
- Mencari dan menerima informasi
- Melihat singkat laporan
b. Penyebar luas
- Meneruskan informasi kepada anggota organisasi
c. Juru bicara
- Menyampaikan informasi kepada pihak luar

2. Peran Antar Pribadi

Kategori Peran Aktivitas

Antar Pribadi
a. Sebagai figur
- Kegiatan ceremonial
b. Pemimpin
- Mengarahkan dan memberikan motovasi kepada bawahan. Seperti : melatih,,
membimbing dan berkomunikasi
c. Sebagai penghubung
- Menjaga saluran komunikasi, baik di dalam atau di luar organisasi

3. Peran Pengambilan Keputusan : menentukan pilihan dan mengambil tindakan

Kategori Peran Aktivitas

Pengambilan Keputusan
a. Wirausahawan
- Mewakili proyek perbaikan
- Mengidentifikasi ide
b. Penyelesai masalah
- Mengambil tindakan korektif selama terjadi krisis
- Menyelesaikan konflik antar bawahan
- Beradaptasi dengan lingkungan
c. Pembagi sumber daya
- Memutuskan siapa yang memperoleh sumber daya
- Menentukan jadwal dan anggaran
- Menetapkan prioritas
d. Negosiator
- Mewakili departemen selama negosiasi, koontrak kerja, penjualan, pembelian dan
anggaran.

Manajer dan Lingkungan Kerja Baru

Karakteristik lingkungan kerja baru :

Terpusat pada informasi dan ide daripada mesin dan aktivitas fisik.

Transisi Menuju Lingkungan Kerja Baru

1. Karakteristik Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Sumber daya Aktivitas fisik Informasi
b. Pekerjaan Terstruktur Fleksibel
Terlokalisasi Maya
c. Pekerja Saling ketergantungan Diberdayakan

2. Kekuatan Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama

a. Teknologi Mekanis Digital, e-business
b. Pasar Domestik Global
c. Tenaga kerja Homogen Heterogen
d. Nilai yang dianut Stabilitas, efisiensi Perubahan, kecepatan
e. Peristiwa Tenang, dapat diprediksi Berubah-ubah

3. Kompetensi MGT Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama

a. Kepemimpinan Otoriter Tersebar
b. Fokus Laba Pelanggan, karyawan
c. Melakukan pekerjaan Individual Kerjasama (tim)
d. Hubungan Konflik, kompleks Kolaborasi
e. Design kerja Kinerja efisien Eksperimen

Lingkungan dan Budaya Organisasi

Lingkungan organisasi : Seluruh elemen atau unsur di luar batas organisasi yang
memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi.

Lingkungan Organisasi :
1. Lingkungan eksternal, mempunyai dua lapisan
a. Lingkungan tugas :
- Pelanggan : Orang atau organisasi di dalam lingkungan yang membeli barang atau jasa
dari organisasi.
- Pesaing : Orang lain dalam industri atau jenis usaha yang sama yang menyediakan
barang atau jasa yang sama.
- Pemasok : Orang atau organisasi yang menyediakan bahan baku kepada pihak lain
yang menggunakannya untuk menghasilkan suatu produk.
- Pasar Tenaga Kerja : Orang-orang dalam lingkungan dapat diterima bekerja untuk
organisasi.
b. Lingkungan Umum :
- Internasional : Bagian dari lingkungan eksternal, merupakan peristiwa yang bersal dari
negara lain dan peluang bagi perusahaan domestik.
- Teknologi : Kemajuan ilmiah dan teknologi dalam industri tertentu, serta masyarakat
secara luas.
- Sosial Budaya : Karakteristik demografi, norma, kebiasaan dan nilai-nilai masyarakat
dimana organisasi beroperasi didalamnya.
- Ekonomi : ”kesehatan” ekonomi secara umum dari suatu negara atau wilayah tempat
sebuah organisasi beroperasi.
- Politik dan Hukum
2. Lingkungan internal
- Karyawan
- Manajemen
- Budaya

Hubungan Organisasi dan Lingkungan

Ketidakpastian → Respons → Rancangan

↓↓
Aliansi Adaptasi Strategi
1. Peranan lintas batas
2. Kemitraan antar organisasi
3. Joint venture

Lingkungan eksternal merupakan tempat bekerjanya manajer, yang mencakup :

1. Budaya perusahaan
2. Teknologi produksi
3. Struktur organisasi
4. Fasilitas fisik

Budaya : nilai kunci, keyakinan, pemahaman dan norma

Nilai – nilai dasar yang menjadi karakteristik budaya organisasi dimanifestasikan oleh :
Simbol, cerita, pahlawan, slogan, upacara

Jenis – jenis budaya :

1. Budaya Kemampuan Beradaptasi
Budaya yang muncul dalam sebuah lingkungan yang menuntut respon yang cepat dan
pengambilan keputusan tinggi. Manajer mendorong nilai – nilai yang mendukung
kemampuan perusahaan untuk mendeteksi, menginterpretasi dan mengartikulasi dengan
cepat sinyal – sinyal dari lingkungan sehingga menjadi respon dan perilaku yang baru.
Manajer mendorong dan menghargai kreativitas, eksperimen dan pengambilan
keputusan resiko. Contoh : perusahaan elektronik, perusahaan kosmetik
2. Budaya Pencapaian
Oraganisasi yang berbudaya pencapaian sangat memperhatikan pelayanan kepada
pelanggan tertentu dalam lingkungan eksternal. Budaya pencapaian berorientasi pada
hasil yang menghargai daya saing agresivitas, inisiatif pribadi dan kesediaan untuk
bekerja lama dan keras dalam mencapai hasil. Contoh : perusahaan software
3. Budaya Clan
Mempunyai fokus internal pada keterlibatan dan partisipasi karyawan untuk memenuhi
perubahan kebutuhan dari lingkungan. Manajer menekankan nilai – nilai seperti
kerjasama, mempertimbangkan baik karyawan maupun keluarga dan menghindari
perbedaan status.
4. Budaya Birokratis
Memliki fokus internal dan orientasi, konsisten terhadap lingkungan yang stabil.
Budaya ini mengikuti aturan dan menggunakan uang secara bijak sangat dihargai, serta
budaya yang mendukung dan menghargai cara bekerja sesuai dengan metode rasional
dan teratur.

Kebutuhan Lingkungan
Fleksibilitas Stabilitas
Eksternal Budaya kemampuan beradaptasi Budaya pencapaian
Internal Budaya clan Budaya birokrasi
Fokus Strategi

Budaya perusahaan sebagai mekanisme terpenting untuk menarik perhatian, memotivasi

dan menarik karyawan yang berbakat. Yang dianggap sebagai alat prediksi terhadapp
keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Manajer menempatkan penekanan yang
besar dalam seleksi dan sosialisasi sehingga cocok dengan nilai – nilai budaya
organisasi, selain itu para pemimpin memperkuat atau merubah budaya perusahaan
dengan cara :
1. Mengkomunikasikan visi
2. Menekankan visi melalui kegiatan sehari hari, prosedur kerja dan sistem
penghargaan.
Perencanaan

Tujuan (goals, objectives) → Rencana (plan/blueprint) → Perencanaan (planning)

Kriteria tujuan yang efektif :

1. Spesifik dan terujur
2. Menyentuh area penting
3. Menantang dan realistis
4. Jangka waktu jelas
5. Dikaitkan dengan kompetensi

Jenis – jenis Perencanaan

1. MBO “Manajer dan Karyawan)
“teori X vs teori Y”

Empat kategori MBO :

a. Menetapkan tujuan
b. Mengembangkan rencana pelaksanaan
c. Menjalankan rencana yang ingin dipakai
d. Penghargaan atas kinerja

Manfaat MBO :
a. Karyawan termotivasi
b. Tujuan departemen dan individu disesuaikan dengan tujuan perusahaan

Kelemahan :
a. Apabila hubungan manajer dan karyawan buruk akan mengurangi efektivitas MBO
b. Administrasi yang terlalu banyak
2. Rencana Sekali Pakai
Rencana yang dipakai untuk sekali tujuan dan tidak diulangi dimasa depan

Program → proyek → anggaran

Rencana untuk beragam kegunaan
Rencana yang sedang dijalankan digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas –
tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi

Kebijakan → prosedur → peraturan

3. Perencanaan Berkesinambungan
Yaitu rencana yang menunjukkn tanggapan perusahaan terhadap situasi tertentu,
seperti : keadaan darurat atau kondisi yang tidak diharapkan

Penggunaan Strategi dan Implementasi Strategi

Manajemen Strategi
Kumpulan keputusan dan tindakan yang digunakan dalam penyusunan strategi dan
implementasi strategi yang akan menghasilkan kesesuaian superior yang kompetitif
antara organisasi dan lingkungannya.

Strategi
Rencana tindakan yang menggambarkan alokasi sumber daya dan kegiatan lainnya
untuk menghadapi dan membantu organisasi dalam meraih tujuannya.

Tiga Tingkatan Strategi :

1. Corporate Level Strategy
Tingkatan strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bisnis apa yang akan
dijalankan?”. Berkaitan dengan perusahaan secara keseluruhan dan kombinasi antara
unit bisnis dan rangkaian produk yang membentuk kesatuan organisasi.
2. Business Level Strategy
Strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bagaimana kita bersaing?”. berkaitan
dengan tiap unit bisnis atau rangkaian produk dalam organisasi.
3. Functional Level Strategy
Menjawab pertanyaan ”bagaimana kita mendukung strategi di tingkat bisnis?”.
berkaitan dengan seluruh departemen.
Penyusunan Strategi

S = Strenght
Karakteristik internal positif yang dapat digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan
kinerja strategi.

W = Weakness
Karakteristik internal yang manghambat kinerja organisasi.

O = Opportunity
Karakteristik lingkungan eksternal yang memliki potensi untuk membantu organisasi
mencapai tujuan.

T = Threat
Karakteristik dari lingkungan eksternal yang menhambat organisasi untuk mencapai
tujuan.