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ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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ANEXO 1.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

I. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

1er. Nivel
Manual de Calidad:
Documento general que describe el SGC y
establece las políticas generales y procesos

2do. Nivel
Macroprocesos y procesos:
Documentos que especifican las características
de los macroprocesos, los procesos y sus
principales rasgos diferenciadores.
Mapa de macroprocesos, Caracterizaciones de
procesos

3er. Nivel
Procedimientos:
Documentos que describen la forma como se
ejecutan las actividades de un procedimiento,
los formatos asociados a ellos, las guías y los
instructivos.

4to. Nivel
Registros del SGC
Documentos que presentan resultados
obtenidos y proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas.

II. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS


La estructura general de un documento del SGC está compuesta por su encabezado, el contenido
específico y un pie de página, como se muestra a continuación:
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A continuación se describe en detalle cada campo y se establecen las directrices generales para su
gestión:

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación y se ubica en


todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

VERSIÓN
CÓDIGO
MACROPROCESO

CÓDIGO:

VERSIÓN:

PÁGINAS:

NOMBRE DEL PAGINACIÓN


LOGO
DOCUMENTO

El encabezado se aplica a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterizaciones de procesos
 Procedimientos
 Guías e Instructivos (si aplican)

NOTA: No incluyen este encabezado: documentos internos y externos que se encuentren estandarizados dentro del Manual
de Identidad Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, otros. Así mismo,
los formatos generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales
conservan su estructura preestablecida.

A continuación se muestra el detalle de cada campo del encabezado:

a. Logosímbolo: El logosímbolo a usar en los documentos es el definido para aplicación lateral


nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Para efectos de la identificación de los documentos, el logosímbolo no hace referencia a


dependencias, sedes o procesos.
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b. Nombre del macroproceso: En esta casilla se cita el nombre del macroproceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

c. Nombre del documento: En esta casilla se cita el tipo de documento (Manual,


Caracterización de proceso, procedimiento, guía o instructivo), información que relaciona el
contenido del mismo y el titulo del documento que se va a referenciar.

d. Código: La codificación de los documentos es alfanumérica, como se señala a continuación:

COBERTURA TIPO DE CÓ DIGO DEL


DEL DOCUMENTO PROCESO
DOCUMENTO

X XX
XXX XX XX XXX XXX

CONSECUTIVO
IDENTIFICACIÓN CÓ DIGO DEL
DEL
FACULTAD MACROPROCESO
DOCUMENTO

 Primer y segundo campo alfabético: Corresponde a la letra que define la cobertura del
documento de acuerdo con la siguiente tabla:

COBERTURA DEL DOCUMENTO CÓDIGO


TODA LA UNIVERSIDAD U
NIVEL NACIONAL N

SEDE BOGOTÁ B
SEDE MEDELLÍN M
SEDE MANIZALES Z
SEDE PALMIRA P
SEDE ORINOQUIA O
SEDE CARIBE C
SEDE AMAZONIA A

Ejemplo:

COBERTURA:
PARA LA UNAL.

U
NOTA: Para codificar documentos propios de la Facultad de Ciencias Económicas/Centro de Investigaciones para el
Desarrollo, CID, se utiliza la letra correspondiente a la Sede Bogotá, separada por un guión, de los campos que la
identifican - FCE
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Ejemplo:

B
M FCE
LH

FACULTAD DE
BOGOTÁ CIENCIAS ECONÓMICAS

 Tercer campo alfabético: Corresponde al código asignado al tipo de documento, según


la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO


MANUAL DE CALIDAD MG
CARÁCTERIZACIÓN DE PROCESOS CP
PROCEDIMIENTOS PR
FORMATOS FT
GUÍAS GU
INSTRUCTIVOS IN
Ejemplo:

TIPO:
COBERTURA: CARACTERIZACIÓN
PARA LA UNAL. DE PROCESOS

U CP
 Cuarto campo numérico: Corresponde al código del macroproceso al cual pertenece el
documento, según la siguiente tabla:
MACROPROCESO CÓDIGO
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 01
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 02
COMUNICACIÓN 03
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN 04
FORMACIÓN 05
EXTENSIÓN 06
BIENESTAR UNIVERSITARIO 07
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 08
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 09
GESTIÓN DE LABORATORIOS 10
GESTIÓN DE INFORMACIÓN 11
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 12
GESTIÓN JURÍDICA 13
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 14
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Ejemplo:
TIPO:
COBERTURA: CARACTERIZACIÓN
PARA LA UNAL. DE PROCESOS

U CP 01

CÓDIGO DE
DIRECCIONAMIENTO
INSTITUCIONAL

 Quinto campo numérico: Corresponde al número consecutivo del proceso al cual


pertenece el documento

NOTA: Para determinar el consecutivo del proceso ver el despliegue de procesos, el cual se encuentra en la primera hoja de la
caracterización respectiva

Ejemplo:

 Sexto campo numérico: Corresponde al número consecutivo del documento

Ejemplo:
CÓDIGO PROCESO:
COBERTURA TIPO:
PLANEACIÓN
PARA LA PROCEDIMIENTO
INSTITUCIONAL
UNAL

U PR 01 001 001

CÓDIGO MACROPROCESO: CONSECUTIVO DEL PROCEDIMIENTO


DIRECCIONAMIENTO ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
INSTITUCIONAL DE RECTOR ELEGIDO

NOTA: Los documentos externos no se codifican


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e. Versión: Las versiones van de acuerdo con los cambios realizados en el documento y
se identifican con un consecutivo iniciando con 0.0 para la emisión del documento y
continuando con 1.0, 2.0…y así sucesivamente.

f. Página: X de Y, para incluir la paginación en el encabezado del documento, se debe


insertar autotexto/encabezado o pié de página/página X de Y, para el caso de
documentos en procesador de textos – Word. Cuando se trate de otro tipo de
programa, por ejemplo hoja de cálculo – Excel, la numeración de páginas se realiza
manualmente.

Contenido:

La edición de los documentos es flexible en cuanto a la utilización de diagramas de flujo, texto,


imágenes ó una combinación de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento
por parte de los usuarios de la documentación.

El contenido del documento depende de su tipo como se explica a continuación:


Instructivos o
Caracterizaciones Procedimientos Formatos
guías

Objetivo A A O NA

Alcance A A O NA

Definiciones NA A O NA

Documentos de referencia NA A O NA

Condiciones generales NA A O NA

Descripción NA A O NA

Anexos NA O O O

Convenciones: A: Aplica/NA: No Aplica/O: Opcional

Para la elaboración, revisión y aprobación de documentos; según el tipo de documento, se establece


la responsabilidad y autoridad, así

Tipo documento Elabora Revisa Aprueba


Manual de Calidad Coordinador de Calidad Representante Alta Dirección Decano/Director
Responsables del
Caracterizaciones Representante Alta Dirección Decano/Director
proceso
Responsables del
Procedimientos Coordinador de Calidad Líder Proceso
procedimiento
Guías e Responsables del
Coordinador de Calidad Líder Proceso
instructivos procedimiento
Responsables del
Formatos Coordinador de Calidad Líder Proceso
procedimiento
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A continuación se establecen las condiciones generales para la presentación de los documentos:

 Los márgenes y espacios se utilizan adecuadamente. Los espacios entre líneas, márgenes, forma
de presentación del documento, numeración y sub-numeración de títulos, de manera tal que se
adapten al volumen de información a presentar

 No hay restricciones en cuanto al tipo de papel, el tamaño de la letra, ni la distribución de la


información

 Para asegurar la legibilidad de los documentos y registros, la Universidad determina que sean
impresos en tinta negra, protegidos en carpetas y almacenados adecuadamente (gabinetes,
bibliotecas o cualquier otro mecanismo que prevenga su deterioro), que no deben presentar
tachones, enmendaduras, ni correcciones en su contenido.

NOTA: Los formatos preimpresos y/o que se imprimen en hojas membreteadas no les aplica codificación.

Pie de Página:

En el pie de página se escribe el siguiente enunciado para especificar a los usuarios que la descarga
o impresión de los documentos son una copia no controlada:

III. GESTIÓN DOCUMENTAL


Actualización de documentos

Los documentos, en caso de encontrarse desactualizados, se modifican y aprueban nuevamente, es


responsabilidad de cada funcionario consultar permanente la documentación pertinente a su proceso
y garantizar su actualización continúa.

Distribución de documentos

Los documentos se gestionan a través del aplicativo y se publican en la página Web de la Universidad
en el nicho correspondiente en UN – SIMEGE. Desde esta última herramienta, se pueden consultar
todos los documentos aprobados del SGC, garantizando el uso de versiones vigentes por parte de
todos los servidores públicos, contratistas y demás usuarios. Con esta herramienta se busca eliminar
las impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas. Por lo tanto, solamente se
consideran como documentos vigentes los allí publicados.

Los documentos externos (leyes, decretos, resoluciones y normatividad pertinente a la naturaleza de


la Universidad) son distribuidos y controlados por los responsables de cada uno de los procesos u
oficinas.
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Seguimiento y control de cambios

El control de los documentos es responsabilidad del Administrador del SGC, a través de la utilización
del aplicativo para el control de los documentos.

El historial de los cambios aplicados en los documentos se registra en el aplicativo para el control de
los documentos.

Control de documentos obsoletos

El control de los documentos obsoletos se realiza mediante la restricción para consulta de los
documentos que ya no están vigentes. El Administrador del SGC garantiza que la documentación
vigente y actualizada se encuentre publicada en la página Web de la Universidad en el nicho
correspondiente en UN – SIMEGE.

IV. OTROS
Condiciones de archivo, retención y disposición final de documentos y registros

En este aspecto se tienen en cuenta las disposiciones legales emanadas del Archivo General de la
Nación, autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es la entidad del Estado encargada de orientar
y coordinar la función archivística para apoyar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el
patrimonio documental, como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

Con esta normatividad la Universidad adoptó patrones para definir las Tablas de Retención y los
criterios para la organización del archivo (Acuerdo 42 del 2002 Consejo Directivo del Archivo General
de la Nación, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de
2000”

Algunos de estos criterios se definen en el artículo cuarto del Acuerdo 42 del 2002:

 La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención


Documental debidamente aprobada.

 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries


correspondientes a cada unidad administrativa.

 La ubicación física de los documentos responde a la conformación de los expedientes, los


tipos documentales se ordenan de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, es el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
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 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo,
sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

 Las transferencias primarias deben efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla


de Retención Documental, para ello se elabora un plan de transferencias y se sigue la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

 Las cajas que se utilicen para la transferencia se identifican así: código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos. La Universidad archiva todos sus registros del Sistema de Gestión
de forma que sean legibles y almacenados con el fin de que se conserven y consulten con
facilidad.

Nota: En adición a lo anterior la Universidad Nacional de Colombia, cuenta con: a) Resolución 385 Rectoría: Por la cual se
fijan las políticas documentales y crea el sistema de Archivo de la Universidad (SAUN) y establece los comités de archivo y
b) Resolución 386 Rectoría que contiene el reglamento general de archivos para la Universidad.

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