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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE


ACTIVO FIJO

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04


IT-DRM-02 Versión 02
© Derechos Reservados 2003
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales
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México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00

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México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente.

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO

CONTENIDO

Número Tema Página

1 Objetivo 2

2 Alcance 2

3 Referencias 2

4 Políticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 4

7 Método de Trabajo 5

7.1 Diagramas de Flujo 5

7.2 Descripción de Actividades 6

8. Registros 8

9. Anexos 8

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO

1. OBJETIVO

Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así
como su distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor
aprovechamiento de los bienes.

2. ALCANCE

Esta instrucción de Trabajo aplica desde la recepción de los bienes de consumo y activo fijo,
su registro y su distribución.

3. REFERENCIAS

3.1 Manual de Organización.

3.2 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, sección 7,


Realización del Servicio.

3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.

4. POLITICAS

• Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de


artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para
el desarrollo de sus funciones.

• Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes


de consumo.

• Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en


oficinas centrales con el propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo
al resultado del inventario.

• Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.

• Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones,
cantidad y fecha de entrega estipulada.

• Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de artículos y


materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos
Materiales el resultado de los mismos.

• No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo


comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la
Institución.

• No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de


entrada de almacén.

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ACTIVO FIJO

• Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha
de entrega establecida se deberán reportar a el área de adquisiciones para que se
proceda a la penalización correspondiente.

• La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la


adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el
alta correspondiente y elaboración del resguardo.

• La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier movimiento de


personal o cambio en la estructura del CPTM

5. RESPONSABILIDADES

Director de Recursos Materiales

5.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.

5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la normatividad
Vigente.

5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes.

5.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de
capacitación que se requieran por el personal a su cargo.

5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo

5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.

5.8 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta
Instrucción de Trabajo.

Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).

5.9 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.

5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.

5.12 Controlar el padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.

5.13 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y bienes de consumo.

5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.

6 DEFINICIONES

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6.1 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.

6.2 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales,


artículos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.

6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.

6.4 AA. Asistente Administrativo.

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7 METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de
Bienes de Consumo y de Activo Fijo.

7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

INICIO

Asistente Administrativo

1. Elabora Programa 6. Recibe ajustes y


para Inventarios Físicos recomendaciones
Programa para
Inventario

2. Elabora etiquetas
de identificación Etiquetas de 7. Instruye a
para inventarios Identificación de Asistente para
Inventario y marbetes realizar ajustes.
Reporte
3. Lleva a cabo el
levantamiento de
Inventarios FIN

4. Captura en sistema
Información de
Inventarios Resguardo de
Activos
Reporte

Director de Recursos
Reporte Materiales
5. Revisa reporte de
evaluación de
Inventario

Oficio

7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

1. Elabora programa para inventarios físicos.


1.1 Elabora el programa para el levantamiento de Programa de Inventario
inventarios físicos de bienes de consumo y activo
fijo.

1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las


áreas de la Institución los días en que se llevará
a cabo la toma del padrón inventarial de activo
fijo.
Correo Electrónico
y/o Circular
1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las
áreas de la Institución los días que el Almacén no
surtirá artículos y materiales.

1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la


impresión de artículos y materiales. Listado de Materiales

2. Elabora etiquetas de identificación para


inventarios.
Etiquetas de
Identificación de
2.1 Elabora las etiquetas de identificación de
Inventario
inventario físico de activo fijo,

2.2 Elabora marbetes de identificación de artículos y


Marbetes
materiales de oficina contenidos en el almacén.
Asistente 3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios
Administrativo
3.1 Para el activo fijo

Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario Hoja de Control


y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo
y coloca etiqueta de identificación.
3.2 Localiza la ubicación y el nombre del usuario
responsable del bien.
3.3 Para bienes de consumo

Efectúa el conteo de artículos del almacén y Listado de Materiales


anota en listado el resultado del conteo por
artículo.
4. Captura en Sistema Información del
Inventario Base de datos
Para el activo fijo electrónica
Resguardo de Activos
4.1 Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza Anexo 1
el resguardo correspondiente.

4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al Base de datos


usuario un tanto del mismo. electrónica

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ACTIVO FIJO

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo


Para bienes de consumo

4.3 Captura en el Sistema de Control de Almacén el Reporte


resultado del Inventario.

4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el


reporte de evaluación del inventario.

5. Revisa reporte de evaluación de inventario.

5.1 Revisa que el reporte de evaluación del


inventario no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacén
General contra las cifras del Sistema de Reporte
Almacén.

5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado


del inventario.

Director de 6. Recibe ajustes y recomendación


Recursos
Materiales 6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del
área de auditoria.

7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.

7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y


emita un nuevo reporte de evaluación del
inventario.

7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte


Reporte
7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacén
General contra las cifras del Sistema de
Almacén.

7.4 Emitir un reporte definitivo.

8 REGISTROS

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Tiempo de
Responsable de
No. de Control Nombre Conservación /
Conservarlo
Disposición
Encargada de
3 Años/Archivo
FO-DRM-GS-02 Resguardo de Activos almacenes e
muerto
inventarios

Encargada de
3 Años/Archivo
almacenes e
S/N Reporte muerto
inventarios

9 ANEXOS

Anexo Nombre No. De Control

1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02

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