Хранение электронных документов в рамках развития электронного

документооборота

В настоящее время относительно вопроса организации хранения

электронных документов действует несколько нормативных актов, в которых
содержатся лишь отрывочные и разрозненные рекомендации — чёткие
требования есть только по срокам хранения. 25 декабря 2020 года была
представлена Концепция развития электронного документооборота,
призванная решить ряд проблем, в том числе связанных с хранением
электронных документов.

Разберёмся, какие изменения в правила хранения документации будут

внесены.

Способы хранения документов

Условно можно выделить три способа хранения документов в электронном

формате:

1. Локальный архив.

Наиболее простой способ хранить электронные документы. Архив

представляет собой каталог файлов на жёстком диске локального ПК,
доступ к которому есть у всех сотрудников. Как правило, пользователи
могут добавлять в него документы, однако не могут удалять их из
каталога. Проблема данного способа хранения электронных документов
заключается в том, что он сложен в плане организации и нет никакой
гарантии его безопасности.

2. Хранилище в облаке.

В данном случае архив документов хранится в закрытом доступе на

специальном сервере. При таком способе хранения электронных
документов администратор может разграничить доступ для
пользователей. Минусом является необходимость подключения к
интернету. Без него доступа к архиву не будет.

3. Хранилище системы ЭДО.

Организация заключает договор с оператором ЭДО и получает доступ к

системе, которая используется как для поддержки внутреннего
документооборота, так и для целей внешнего. При таком способе
хранения электронных документов пользователи могут из внешней сети
получить доступ к архиву, который находится на внутреннем сервере, а
доступ к определённым документам можно ограничить для конкретных
 пользовательских групп. Кроме того, система может извлекать файлы из
архива для их повторного открытия.

Действующие правила хранения документов в электронном виде

В соответствии с требованиями законодательства, организации обязаны

хранить различные документы в течение определённых сроков. Например,
минимальный срок хранения документов бухучёта — пять лет (ст. 29
Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). При этом срок
хранения никак не зависит от формата — требования одинаковы как для
бумажных, так и для электронных документов.

К хранению документов в электронном виде в законодательстве конкретных

требований не содержится. Правительство регулярно вносит изменения в
формы и правила заполнения бухгалтерской документации, однако единых
правил, которые бы регламентировали порядок хранения электронных
документов, до сих пор не установлено.

Возникает также вопрос, связанный с юридической силой архивного

документа, которую определяет легитимность квалифицированной
электронной подписи. Согласно положениям Федерального закона от 6
апреля 2011 года № 63-ФЗ, легитимность электронной подписи сохранится в
том случае, если её сертификат будет действительным, либо найдутся
доказательства того, что при подписании документа данный сертификат
являлся действительным. Доказать это можно с помощью аккредитованного
удостоверяющего центра, который выпустил КЭП. Информация о выпуске
сертификата должна сохраниться даже в случае прекращения существования
УЦ.

Электронную подпись от «Калуга Астрал» можно продлить без визита в

офис. Просто заполните заявление в Личном кабинете пользователя, заверьте
его действующей электронной подписью и получите новый сертификат.
Какие грядут изменения

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной

Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие
всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Поскольку законодательством не предусмотрено чётких требований к

организации хранения документов в электронном виде, существуют
проблемы следующего характера:

 отсутствие технической возможности определить, когда был подписан

документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы
хозяйствующего субъекта;
 нет единого формата для архивов — документ может быть создан в
устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО,
либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с
документом;
 отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат
КЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в
печатном виде;
 нет требований к формату документов в электронном виде для их
передачи в Росархив.

В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить

требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение
следующих условий:

 невозможность внесения изменений в архивный электронный

документ;
 ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования
документа или его части, если информация в нём закрыта для
государственных органов или третьих лиц;
 доступность документа в электронном виде в течение всего срока
хранения;
 сохранение юридической значимости документа после истечения срока
действия сертификата КЭП, использовавшейся для подписания
документа;
 наличие в документе доверенной временной метки, которая
подтверждает легитимность КЭП.

Планируется, что кроме операторов ЭДО оказывать услуги по хранению

электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут
соответствующую аккредитацию.

В обязанности таких компаний, помимо хранения документов, будут входить

предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам
по требованию заказчика. В случае ликвидации организация, занимающаяся
хранением электронных документов, должна будет передать данные другой
такой организации, либо Федеральному архивному агентству.

Предполагается, что все необходимые нормативные акты будут разработаны

и приняты к концу 2021 года.