Добрянская Анастасия ЛПА-304

Челябинск, 2019
▪ программа проведения совещания;
▪ повестка дня;
▪ информационные материалы;
▪ проекты решений;
▪ список участников совещания по
каждому вопросу повестки дня.
▪ выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

▪ ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня;

▪ выработка регламента совещания;

▪ подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

a) доклада, информационного сообщения организатора совещания,
b) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников,
c) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания,
d) проекта решения.

▪ организационное обеспечение совещания:

a) регистрация участников,
b) размещение участников,
c) транспортное обеспечение участников,
d) питание участников,
e) культурно-массовые мероприятия,
f) информирование участников по интересующим их вопросам,
g) снабжение участников канцтоварами;
▪ организационные работы секретариата совещания;
▪ техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими
средствами);
▪ документирование работы совещания:
a) составление протокола (стенограммы), итоговых материалов,
b) размножение итоговых материалов,
c) обеспечение этими материалами участников совещания;

▪ анкетирование участников совещания:

a) о работе совещания,
b) об уровне организации и проведения совещания;

▪ если в работе совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным
лицом, отвечающим за совещание;
▪ составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе
указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов,
содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения
о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности,
ученые звания.
1. Встреча вместе с клиентом гостей, прибывающих на встречу.
2. Согласование действий основной охраны и телохранителей
приглашенных лиц.
3. Охрана одежды, вещей гостей и их машин на прилегающей территории.
4. Предупреждение инцидентов между гостями на встрече.
5. Контроль состояния напитков, закусок и других угощений.
6. Выявление подозрительных лиц, находящихся на мероприятии или в
смежных помещениях.
7. Зачистка помещений перед проведением переговоров на предмет
извлечения подслушивающих и взрывных устройств.
▪ 8. Установление постов по фиксации и наблюдению за лицами:
a) приходящими на деловой прием или встречу со свертками, с
портфелями и т. д.;
b) приносящими на мероприятие аудио- или видеоаппаратуру;
c) которые приходят на деловой прием или на встречу на
непродолжительное время или неожиданно уходят с
мероприятия.
▪ 9. Недопущение прослушивания разговоров организаторов
мероприятия и гостей в помещениях и по телефону.
▪ 10. Разработка запасных вариантов проведения переговоров (на
частной квартире, в гостинице, в автомобиле, на катере и т. п.
▪ Полный объем информации;
▪ Источники информации:
выступающие люди, документы,
задокументированные материалы для
совещания, плакаты, модели;
▪ Не превышать установленный лимит
информации;
▪ Гриф «конфиденциально»;
▪ Согласование с секретарём-
референтом и руководителем службы
безопасности.
▪ Вопросы о приоритетах:
▪ Что в данном соглашении для вас наиболее важно?
▪ Какие условия вы хотели бы обсудить в первую очередь?
▪ Без достижения соглашения по каким вопросам, общая договорённость не будет иметь для вас
смысла?
▪ Вопросы об интересах:
▪ Почему именно это для вас так важно?
▪ Если я не внесу предоплату за аренду зала, как это отразится на вашем бизнесе?

▪ Вопросы о прояснении позиций:

▪ При каких условиях, я могу рассчитывать, что уложусь в мой ограниченный бюджет?
▪ Какой минимальный размер комиссии вы предлагаете вашим клиентам?
▪ При каких объёмах закупок, я могу рассчитывать на статус эксклюзивного партнёра?
▪ Какой оборот должен быть у нашего контракта, чтобы вы открыли для нас специальную
кредитную линию?
 Добрянская Анастасия ЛПА-304

Челябинск, 2019