Sagrado Corazón

¿Cómo crear una base de datos?

1) Presionar el botón
correspondencia para
iniciar la actividad.

2) selecciono la función
iniciar combinación de
correspondencia

3) seleccionar paso a paso

por el asistente para
combinar correspondencia.

4) Seleccionar el tipo de
documento deseado.

5) Seguir el siguiente
paso.

Luego seguir todos los pasos del asistente.

1 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.

 Sagrado Corazón

En el paso 3
del asistente,
nos da la
opción de
crear una lista
(base) nueva.

Seleccionar para personalizar columnas.

Permite crear una nueva entrada
(columna) y eliminarla.

En este paso también podemos utilizar una base datos existentes, es decir, creada
anteriormente. Cuando cargamos la base de datos creada nos da la opción de editarla o de
seleccionar una base diferente.

En esta opción podemos agregar, eliminar,

cambiar el nombre, subir y bajar campos.

Se pueden crear todos lo campos

necesarios.

Al agregar un campo no puede tener el

mismo nombre que uno ya existente.

Al cambiar el nombre del campo, te da el

nombre que tenía anteriormente y el espacio
para escribir uno nuevo.

La función de subir y bajar campos se utiliza para cambiar el orden de las columnas.

Se pueden crear más de una base de datos pero solo nos permite utilizar una.

2 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.

 Sagrado Corazón

Además de crear una base de Word se pude cargar una de Excel y Access.

Una base de datos no se puede utilizar si esta abierta

Después de cargar una base existente o crearla, el asistente te guiará hacia el paso 4.En
este paso se creara la carta que se desea enviar, hay diferentes opciones:

Bloque de direcciones: te da los datos ingresados de cada persona en columnas.

Línea de saludo: permite escribir un saludo igual para todas las personas ingresadas.

El siguiente paso (5), te permite una vista previa de las cartas, además
permite realizar cambios en la base de datos creada. Los cambios
realizados en la base de datos se actualizaran en la carta.

3 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.

 Sagrado Corazón

En la función editar lista de destinatario se puede: ordenar, filtrar, buscar duplicados, buscar
destinatarios, y validar direcciones.

Filtrar registros: sirve para saltear, o solo insertar solo los datos deseados en, por ejemplo, la
carta.

Buscar destinatarios: permite buscar las personas que deseamos colocar en la carta.

El último paso termina de combinar la correspondencia para generar las cartas. Además se
pueden editar por separado. Cuando se modifica la información en la base de datos creada
anteriormente también se actualiza en el documento creado.

Para visualizar como quedo finalizada la carta tenemos que ir a la función

correspondencia>Vista previa de los resultados y nuevamente vista previa de los resultados.

Al finalizar la carta queda de esta forma:

Los campos q dicen <<Nombre>>, <<Apellido>>, etc. Son reemplazados luego con los datos
de la base.

4 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.

 Sagrado Corazón

La función Sobre se utiliza para colocar direcciones, nombres, etc. Y que aparezcan en el
sobre. Da opciones de sobre, es decir, da diferentes tamaños. Visualiza dos opciones:
Opciones de sobre y Opciones de impresión. Si tenemos una base de datos la función sobre
te permite imprimir un sobre para cada persona ingresada a la base de datos.

Para hacer un sobre, también tenemos que ir al asistente, pero a diferencia de crear cartas,
tenemos que elegir a opción sobres en el paso 1.

Da opciones de sobre, es
decir, da diferentes
tamaños

5 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.

 Sagrado Corazón

Luego hay que crear plantilla del sobre para que después poder ingresar los campos
combinados.

En el paso 3 del asistente, te permite utilizar una lista existente, seleccionar de los contactos
de Outlook y escribir una lista nueva.

En la opción utilizar una lista existente, visualiza una opción: examinar.

Luego , después de cargar una lista, se visualizan dos opciones más:

Hay que seguir los pasos del asistente y al final se puede modificar por sobre separado.

La función etiquetas sirve para realizar pequeñas impresiones como si fuera en serie. Tiene
diferentes opciones de realización:

Además tiene una función para realizar una Nueva etiqueta:

6 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.

 Sagrado Corazón

Para realizarlas hay que ir al asistente y seguir los pasos al igual que las opciones de carta y
sobre.

7 Grupo: Lombardo y Nauwelaerts.