CONTROL INTERNO

UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

1. CONTROL INTERNO

CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el
fin de:

Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia

Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.

Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.

Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.

“ Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los
métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos,
comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y
fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.”

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la
información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la

observación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de
seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos pero
si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.

ELEMENTOS DE CONTROL

1) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas

responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de
créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la
facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.
2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
 Autorización
 Aprobación
 Ejecución
 Registro

Por ejemplo en una venta a crédito se pueden observar los siguientes pasos:
1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.
2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad

CUENTAS POR COBRAR

VENTAS

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de
la documentación que corresponda.

3) Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.
4) Separación de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe
efectuar una separación de funciones:
 Entrega de mercadería
 Registro de Cuentas por Cobrar
 Recaudación de la deuda
5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el
peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los
proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes)
6) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que
otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a
los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra
persona continué con las funciones asignadas.
7) Documentación Prenumerada para órdenes de compra, facturas de venta, cheques,
comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso.
8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene
el suficiente nivel de competencia.
9) Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse
mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.
10) Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las
operaciones de cada departamento.

CONSIDERACIONES

1. El control interno debe revisarse continuamente. (Actualización)

2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el
sistema.
3. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.
4. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un
medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser
mayores que los beneficios.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y

Formularios, Informes y Estados Financieros.
2. PRESUPUESTOS
3. ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos
4. PERSONAL Selección, rotación, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en
bancos.
El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos.

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

 Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,

 Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
 Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
 Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

 Custodia de los activos separados del registro de transacciones.

 La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERÍSTICAS

 Existencia de un Plan de Organización.

 Existencia de Políticas y Procedimientos integrados
 Personal adecuado
 Ejecución adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al día siguiente a más
tardar)
2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.
4. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
6. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.
7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y
egresos.
8. Que exista un sistema de autorización de Egresos.

Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:

1. Cancelar gastos ficticios

 Contabilizar y pagar facturas falsas
 Contabilizar y pagar duplicados de documentos
2. Postergar depósitos.
3. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
4. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
5. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de
los cobro y retirando la diferencia.
6. Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
7. Adulterar boletas de depósito y notas de debito bancario (cargos) por sumas equivalentes.

Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

 Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.

 Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
 Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”)
 Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en
números y letras.
 Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al
cajero.

Otras medidas de separación de funciones:

Personal encargado de caja:
 Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar
especialmente de Clientes.
 Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.
 Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores.
 Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes.
 Que no aprueben los castigos de deudores.
 Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.
 Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podrían: adulterar su propia
remuneración o incluir empleados inexistentes.
 Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.
 Que no reciban las cartolas bancarias.
 Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.

Reglas con respecto al Fondo Fijo

 Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a máquina

registrando en él los montos en números y letras así como también el concepto del pago y
fecha del mismo.
 El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los comprobantes por
el funcionario encargado.
 Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte
del fondo fijo.
 Periódicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes
pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios
asignados para esta labor.
 Los comprobantes se inutilizarán con un sello fechador pagado y se archivaran.
 Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados
responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.
CUENTA CAJA

Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores que los
representen. La cuenta Caja recibe la información de:

SISTEMA JORNALIZADOR

Comprobantes Diario General

DEBE : Movimientos del mes de Ingresos

HABER : Movimientos del mes de Egresos

SISTEMA CENTRALIZADOR
Operaciones:

1. Se recibe pago de un Cliente $10.000

2. Se recibe cheque por pago de letra $15.000
3. Se recibe pago de arriendo $5.000
4. Se reciben $35.400 por venta de mercadería
5. Se deposita en cuenta corriente $20.000
6. Se paga a un proveedor $10.000
7. Se paga una letra por $17.000 ($1.000 interés)
8. Se pagan gastos varios por $5.000

INSTRUMENTOS QUE FACILITAN EL MANEJO DE EFECTIVO

El hecho de cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control,
pero a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, una de las
formas de evitar esto es utilizar un Fondo Fijo o una Caja Chica.
Contablemente los conceptos son distintos.
Fondo Fijo: Se entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para atender en
forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es deben corresponder a
pagos urgentes y por un monto limitado.
La persona encargada del Fondo Fijo debe efectuar una rendición cuenta demostrada a través de
documentos, reflejados en una planilla que señale los gastos incurridos. Al final del mes se totaliza
y se adjuntan los comprobantes de respaldo.
Esta rendición debe ser revisada por otra persona y una vez aprobada se repone el Fondo Fijo.

MODELO DE RENDICIÓN DE CUENTA

Identificación: ..............................................................................
Monto Asignado: .........................................................................

FECHA DETALLE N° FACTURA O MONTO GASTO

BOLETA

TRATAMIENTO CONTABLE

_____________ 1 __________________

Caja Chica: No se controla el movimiento de ingresos y egresos a través una cuenta de mayor, sino
que corresponde a un movimiento de caja, generalmente se entregan estos fondos al cajero.
TRATAMIENTO CONTABLE

_____________ 1 __________________

Al final del periodo no es necesario hacer la devolución del saldo de caja, porque el banco lo
refleja en caja, operación que si debe realizarse con el Fondo Fijo.

ARQUEO

Consiste en verificar periódicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos con los
registros contables, operación que se debe realizar mediante el recuento del dinero en poder del
cajero.

ARQUEO DE CAJA
AL 31/03/03
CUENTA BANCO

Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los siguientes
conceptos:

Depósitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean ingresados
a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento.
Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este a la fecha de vencimiento
efectúe la cobranza del documento.
Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para que este
adelante el dinero que se obtendría a la fecha del vencimiento.
Préstamos bancarios: Son préstamos solicitados por la empresa al banco que este deposita
directamente en la cuenta corriente.
Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la empresa al
banco.
Liquidación por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de comercio
exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria.
Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa.
Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa,
depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por
disconformidad. (Fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente cerrada,
caducado, etc.)
Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la cuenta
corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del documento el banco
procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta.
Amortización de préstamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de la
empresa las cuotas correspondientes al préstamo.
Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.(sobregiro)
Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados.(Letras en cobranza)
Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria.(Impuesto de cheques)
Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como línea de crédito, depósitos a
plazo, otra cuenta corriente etc.

CONTROL INTERNO DEL BANCO

 Evitar fraudes
 Registros confiables
 Las cuentas bancarias deben ser bipersonales
 Los egresos del banco deben ser debidamente justificados
 Deben existir normas precisas del manejo físico de cheques y documentación que entrega
el banco
 Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que están en
uso.
 Las cuentas corrientes deben ser conciliadas periódicamente.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Es una comparación que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que entrega el
banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no existan omisiones y eterminar
el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria.

Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por:

 Depósitos no registrados por el banco
 Cheques girados y no cobrados
 Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa
 Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa