¿Qué son las fórmulas?

En muchos casos, los datos que desea que aparezcan en su informe ya existen en campos
de las tablas de base de datos. Por ejemplo, para preparar una lista de pedidos
simplemente necesita colocar los campos apropiados en su informe.
Sin embargo, algunas veces necesita poner en el informe datos que no existen en ninguno
de los campos. En esos casos necesita crear una fórmula.
Para crear fórmulas, simplemente haga clic en el botón Insertar fórmula de la barra de
C A P Í T U L O 3

Fórmulas

botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar fórmula.

Figura 3.1 Editor de fórmulas de Crystal Reports
Capítulo 3 Fórmulas
Utilice el Editor de fórmulas para crear, probar y modificar su fórmula.
Nota Cuando hace doble clic en elementos de los cuadros de lista, Crystal Reports los introduce
en la fórmula en su totalidad, con los paréntesis, signos de puntuación y otros elementos
sintácticos que el Editor de fórmulas necesita para procesarlos correctamente. Si escribe una
fórmula manualmente, mediante el teclado, debe asegurarse de introducir dichos elementos
sintácticos usted. Generalmente es más seguro y rápido crear fórmulas eligiendo elementos de los
cuadros de lista.

Nota La lista de registros del cuadro de diálogo Examinar datos de campo sólo representa un
subconjunto de los registros disponibles.

Cuando termine de introducir su fórmula, haga clic en el botón Aceptar. Crystal Reports
comprobará la sintaxis de la fórmula, cerrará el Editor de fórmulas y, si dicha sintaxis es
correcta, volverá al informe. Coloque la fórmula donde quiera que aparezca en su
informe.
He aquí algunos de los usos típicos de las fórmulas:
 crear campos calculados para agregar a su informe,
{detalle pedidos.PRECIO UNITARIO}*.85

«Calcula un precio con un descuento del 15%.»

 dar formato a texto de un informe,

UpperCase ({cliente.NOMBRE CLIENTE})

«Cambia a mayúsculas todos los valores del campo Nombre cliente. Vea
Función Uppercase en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.»

 extraer una parte o partes de una cadena de texto,

{cliente.NOMBRE CLIENTE} [1]

«Extrae la primera letra del nombre del cliente. Vea Operador de subíndice en la
Ayuda en pantalla de Crystal Reports.»

 extraer parte de una fecha,

Month ({pedidos.FECHA PEDIDO})

«Determina en qué mes se hizo un pedido.»

Estos ejemplos son tan sólo una muestra. Si necesita realizar una manipulación especial
de datos, encontrará varias posibilidades de hacerlo con las fórmulas de Crystal Reports.

Temas relacionados
Busque Función Count en la Ayuda en
pantalla de Crystal Reports.
Busque Función Distinct Count en la
Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
 Capítulo 3 Fórmulas

Cómo se crean las fórmulas; una

introducción al Editor de fórmulas
El Editor de fórmulas es un cuadro de diálogo que contiene todas las herramientas
necesarias para crear y comprobar sus fórmulas.
Figura 3.2 El Editor de fórmulas de Crystal Reports

Mediante el Editor de fórmulas puede combinar elementos para crear una fórmula que
funcione. Los tres cuadros de lista que hay en la parte superior del Editor de fórmulas
muestran los componentes principales de las fórmulas.

Cuadro Campos
Muestra todos los campos que puede utilizar como argumentos de fórmulas.
Puede insertar campos en las fórmulas de dos maneras:
 colocando el cursor en forma de I donde desee que aparezca el campo en el cuadro de
texto Fórmula, estableciendo el punto de inserción y haciendo doble clic en el campo
deseado en el cuadro Campos, o
 colocando el cursor en forma de I donde desee que aparezca el campo en el cuadro de
texto Fórmula y escribiéndolo manualmente.

Nota Asegúrese de comprobar la correcta sintaxis en la utilización de campos en las

fórmulas. Si no incluye el nombre de archivo, omite el punto correspondiente o no enmarca el
campo entre corchetes, Crystal Reports generará un mensaje de error del compilador que detalla
su error. Busque Sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
Capítulo 3 Fórmulas
Cuadro Funciones
El cuadro Funciones muestra docenas de funciones incluidas en Crystal Reports. Estas
funciones son procedimientos incorporados que devuelven valores. Todas las funciones
disponibles se muestran en este cuadro junto con sus argumentos y ordenadas por su uso.
Puede insertar funciones en las fórmulas de la misma manera que los campos:
 mediante el cuadro Funciones, o
 escribiéndolas manualmente.

Busque Campos, en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Nota Asegúrese de revisar la correcta sintaxis en el uso de funciones de la fórmula. Si una función
tiene argumentos obligatorios, todos los argumentos deben introducirse también. Si no se
introduce algún argumento requerido, Crystal Reports generará un mensaje de error del
compilador de fórmulas que detalla el error. Busque sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda
en pantalla de Crystal Reports.

Cuadro Operadores
El cuadro Operadores muestra los "verbos de acción" que puede utilizar en sus fórmulas.
Puede insertar operadores en las fórmulas de la misma manera que los campos y las
funciones:
 mediante el cuadro Operadores, o
 escribiéndolos manualmente.

Busque Campos, en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Cuadro Fórmula
El cuadro de texto Texto de fórmula es donde en realidad se introduce la fórmula.
Puede:
 escribir la fórmula manualmente, mediante el teclado,
 elegir los componentes de la fórmula en los cuadros Campos, Funciones y
Operadores, o,
 combinar los dos métodos, eligiendo algunos componentes en los cuadros de lista e
introduciendo otras partes de la fórmula manualmente.
 Capítulo 3 Fórmulas
Para insertar texto y números en las fórmulas
Inserte texto y números en las fórmulas escribiéndolos directamente en el cuadro de texto
Fórmula. También puede hacer clic en el botón Examinar datos de campo, resaltar el
valor que desea insertar de la lista que aparezca y hacer clic en Pegar para colocar el
valor en la fórmula.
Nota Asegúrese de revisar la correcta sintaxis del texto y los números en las fórmulas. Busque
sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Otras convenciones de fórmulas

A continuación se describen los restantes elementos disponibles para su uso en la
creación de una fórmula.

Otras fórmulas
De la misma forma en que puede introducir campos en fórmulas, puede introducir otras
fórmulas en fórmulas. Crystal Reports realiza los cálculos de la fórmula insertada y
utiliza después el valor devuelto por la fórmula referenciada de la misma manera en que
utilizaría cualquier otro valor.
Por ejemplo, la fórmula:
1*(2+4*6/3-7*12-8) +2*(2+4*6/3-7*12-8) +3*(2+4*6/3-7*12-8)
+4*(2+4*6/3-7*12-8)= -820

incluye la expresión (2+4*6/3-7*12-8) repetida muchas veces.

Si crea una fórmula para la expresión repetida (@F = (2+4*6/3-7*12-8)) y a continuación
hace referencia a esa fórmula en vez de introducir la expresión propiamente dicha,
obtendrá el mismo resultado.
1*{@F}+2*{@F}+3*{@F}+4*{@F} = -820

Cada vez que Crystal Reports vea la fórmula @F, realizará el cálculo de @F y devolverá
el valor -82, de la misma forma que la expresión que figura en la fórmula (2+4*6/3-7*12-
8) devuelve el valor -82. Busque Orden de precedencia en la Ayuda en pantalla de
Crystal Reports.
Para insertar otras fórmulas en fórmulas
Puede insertar otras fórmulas en sus fórmulas de la misma manera que lo hace con los
campos:
 mediante el cuadro Campos, o
 escribiéndolas manualmente.
Capítulo 3 Fórmulas
Busque Campos, en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
Nota Asegúrese de revisar la correcta sintaxis en el uso de campos de fórmula en su fórmula.
Busque Sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Nota Una fórmula no puede hacer referencia a sí misma.

Valores de campos de grupo

Los valores de campos de grupo son valores que resumen un grupo (un subtotal de grupo,
un promedio, etc.). Puede utilizarlos en fórmulas por muchas razones. Una razón típica
sería hallar el porcentaje en que cada grupo contribuye al total general (por ejemplo, ¿en
qué porcentaje contribuye la Región Oeste a la cifra total de ventas $2,300,000 de
EE.UU.?).
Para insertar valores de campos de grupo en fórmulas
Puede insertar valores de campos de grupo en sus fórmulas de la misma manera que lo
hace con otros campos:
 mediante el cuadro Campos, o
 escribiéndolos manualmente.

Nota Debido a la compleja sintaxis de algunos campos de grupo, es muy recomendable introducir
los campos de grupo seleccionándolos en el cuadro Campos en vez de escribirlos manualmente.
Busque Sintaxis, comprobar en fórmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Comentarios de fórmulas
Los comentarios de fórmulas son notas que incluye con una fórmula para explicar su
diseño y funcionamiento.
Los comentarios no se imprimen y no afectan a la fórmula, pero aparecen en el Editor de
fórmulas. Siempre es conveniente incluir comentarios en fórmulas complejas,
especialmente en aquellas fórmulas que se utilizan una y otra vez.
Para insertar comentarios en fórmulas
Escriba los comentarios en el cuadro de texto Fórmula del Editor de fórmulas. El
comentario puede figurar antes o después de la fórmula, o bien puede aparecer a
continuación de la fórmula en la misma línea.
Nota Un comentario debe ir precedido por dos barras inclinadas (//).
 Capítulo 3 Fórmulas
Cualquiera de las siguientes colocaciones es aceptable:
//Esta es una posición
//aceptable para un comentario.
//Tenga en cuenta que cuando forzamos
//un salto de línea, debemos
//comenzar cada nueva línea
//con dos barras inclinadas.

If {pedidos.IMPORTE PEDIDO} in (100.00 to 250.00)

Then
.10 * {pedidos.IMPORTE PEDIDO}
Else
0

//Esta también es una posición aceptable de comentario.

If {pedidos.IMPORTE PEDIDO} > 10.00 Then

"" //Esta posición también es aceptable.
Else
"Flag"

Consideraciones sobre los comentarios de fórmulas

He aquí algunas consideraciones que debe tener en cuenta cuando incluya comentarios en
fórmulas:
 La sintaxis adecuada de un comentario es anteponer dos barras inclinadas (//) y a
continuación el comentario. Cuando Crystal Reports encuentra las dos barras, asume
que el texto que figura a continuación hasta el final de la línea es sólo un comentario y
no debe evaluarse como parte de la fórmula propiamente dicha.
 Crystal Reports trata como un comentario todo lo que sigue a las barras inclinadas en
la misma línea.
 Si divide su comentario en dos o más líneas mediante la tecla ENTRAR, debe comenzar
cada nueva línea con dos barras inclinadas. Si no lo hace así, Crystal Reports tratará
cada línea que no tenga estas barras como parte de la fórmula y mostrará un mensaje
de error cuando compruebe la sintaxis de la fórmula.

Sintaxis de las fórmulas

Crystal Reports necesita que escriba los distintos componentes de una fórmula de acuerdo
con un conjunto específico de reglas denominado sintaxis. En la sintaxis, como en la
gramática de cualquier idioma, se necesita cierta práctica para aprenderla y
perfeccionarla. Los componentes de una fórmula deben escribirse de una manera
específica y en un orden determinado. El programa utiliza elementos sintácticos (signos
de puntuación, corchetes, paréntesis, etc.) para identificar los diversos componentes de
una fórmula; por esto es muy importante seguir las reglas para que el programa reconozca
las fórmulas y las haga funcionar como usted quería.
A continuación se muestran los diversos componentes de las fórmulas y su sintaxis:
Capítulo 3 Fórmulas
Texto
"Texto" o ’Texto’

(entre comillas ‘simples’ o "dobles")

Cuando utilice texto en las fórmulas, debe escribirlo entre comillas ‘simples’ o "dobles".
Se imprimirá cualquier texto que haya dentro de esas comillas.

Números
23134.7

Cuando utilice números en las fórmulas, debe escribirlos sin separadores de comas o
símbolos de moneda.

Campos
{archivo.CAMPO}

Cuando utilice campos en las fórmulas, deben encerrarse entre llaves ({}) junto con el
nombre de la tabla para identificar a qué base de datos se está refiriendo, seguido de un
punto y el nombre de campo de esa tabla.

Ejemplo
{cliente.REGIÓN}

Esto identifica el campo Región de la tabla Cliente.

Operadores
1+1

Cuando utilice operadores en las fórmulas, basta con escribir el operador donde desee.
Puede colocar un espacio en blanco delante y detrás del operador si lo desea, pero es
opcional (por ejemplo, 1 + 1).

Funciones
NombreFunción(x)

Cuando utilice funciones en las fórmulas, basta con que escriba la función y que
proporcione los argumentos necesarios entre paréntesis. Por ejemplo, la función Sum(x)
necesita un campo o una fórmula como argumento (x).

Ejemplo
Average({pedido.CANTIDAD})

Esta fórmula calculará el promedio de todos los valores del campo Cantidad.
 Capítulo 3 Fórmulas
Corchetes en fórmulas
Crystal Reports utiliza tres tipos diferentes de corchetes al escribir fórmulas. Cada uno de
ellos tiene un propósito específico y sólo pueden utilizarse con ciertos elementos de
fórmulas.
 {} se denominan llaves y se colocan alrededor de los campos de bases de datos,
fórmulas y parámetros:
{cliente.REGIÓN}, {@sum}, {?Región}

 [] se denominan corchetes y se utilizan con los operadores de subíndice o de matriz:

{cliente.NOMBRE CLIENTE} [1]

 () se denominan paréntesis y se colocan alrededor de los argumentos de una función:

Round(x, # places), Abs(x)

Nota Los paréntesis también pueden utilizarse para controlar el orden en que se deben evaluar los
elementos de la fórmula. Busque Orden de precedencia en la Ayuda en pantalla de Crystal
Reports.

Sugerencia Una manera útil de saber qué corchete debe utilizar en cada lugar es la siguiente:
 Llaves {} = Campos
 Corchetes [] = Subíndices (y matrices)
 Paréntesis () = Parámetros

Siempre que escriba la fórmula manualmente o haciendo doble clic en los componentes
de la fórmula en los cuadros de lista de componentes, deberá utilizar la sintaxis correcta
si quiere que la fórmula funcione correctamente.

Cómo se evalúan las fórmulas; orden de

precedencia
Si va a crear fórmulas con diferentes tipos de operadores, es importante tener en cuenta el
orden en que Crystal Reports evaluará las diferentes partes de la fórmula. Este orden se
denomina orden de precedencia.
El orden individual de precedencia sigue las reglas matemáticas básicas de prioridad.
Primero se realiza, de izquierda a derecha, la multiplicación y la división; después, la
suma y la resta. Por ejemplo:
5 + 10 * 3 = 35
Capítulo 3 Fórmulas
Primero se realiza la multiplicación 10 * 3 para obtener 30. A continuación se le suma 5
para obtener el resultado final de 35.
Pero si su intención es sumar 5 y 10 y después multiplicar el resultado por 3, debe
modificar el orden de precedencia mediante paréntesis. Puede hacerlo de esta manera:
(5 + 10) * 3 = 45

Está claro que los paréntesis tienen mayor precedencia que los operadores de suma, resta,
multiplicación y división. Estos redirigen el orden del cálculo.
Nota Cuando una fórmula contiene otras fórmulas como:
@Extension * 107.5%,

el programa evaluará primero la fórmula incluida, @Extensión, siguiendo las reglas de orden de
precedencia y a continuación evaluará el resto de la fórmula principal.

Cómo eliminar fórmulas del informe

Cuando crea una fórmula y la introduce en su informe, Crystal Reports:
 almacena la especificación de la creación de la fórmula, utilizando el nombre que le ha
asignado, y
 coloca una copia de trabajo de esa fórmula en el lugar que especifique del informe.
Una copia de trabajo es cualquier aparición de la fórmula en el informe.

Para eliminar fórmulas debe eliminar la especificación y todas las copias de trabajo de
esa fórmula.
Nota No puede eliminar la especificación sin eliminar todas las copias de trabajo de esa fórmula.

Para eliminar copias de trabajo individuales de una fórmula

1 Seleccione la copia de la fórmula que desea eliminar del informe.
2 Presione la tecla SUPRIMIR o SUPR del teclado de su equipo.
Nota Incluso después de haber eliminado del informe todas las copias de trabajo de una
fórmula, la especificación de la fórmula permanece inalterada. La especificación se muestra en la
ficha Fórmula del cuadro de diálogo Insertar campos y está disponible para utilizarla
inmediatamente si desea volver a introducirla en el informe.

Busque Insertar campos, cuadro de diálogo en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

 Capítulo 3 Fórmulas
Para eliminar la especificación
Nota Este paso sólo se puede completar después de haber eliminado del informe todas las copias
de trabajo de la fórmula.

1 Una vez eliminadas todas las copias de trabajo de la fórmula, haga clic en el botón
Insertar campos de la barra de botones. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar
campo de base de datos con la ficha Base de datos activa.
2 Haga clic en la ficha Fórmula para activarla.
3 Seleccione la especificación de fórmula que desea eliminar en la lista de nombres de
fórmulas. Crystal Reports activará el botón Eliminar.
4 Haga clic en el botón Eliminar y Cristal Reports eliminará la especificación de
fórmula.
Nota Si la fórmula se está utilizando en otra fórmula, el programa eliminará de todas
formas la especificación.

Nota Si no ha eliminado todas las copias de trabajo de la fórmula seleccionada, el

programa mostrará el mensaje El campo de fórmula está en uso y no se puede eliminar

Cómo copiar fórmulas desde la Ayuda en

pantalla de Crystal Reports
Windows le permite copiar texto de temas de Ayuda en pantalla al Portapapeles. De esta
manera podrá pegar este texto allí donde lo necesite. Puesto que las fórmulas que
desarrolla mediante el Editor de fórmulas son simplemente texto, puede ahorrar mucho
tiempo si copia fórmulas útiles directamente en el Editor de fórmulas y las modifica
después para adaptarlas a sus necesidades.

Para copiar fórmulas desde la Ayuda en pantalla

1 Con el Editor de fórmulas activo, llame a la Ayuda en pantalla de Crystal Reports de
cualquiera de las maneras estándar (menú Ayuda, tecla de función F1, etc.).
2 Sin importar el tema que aparezca primero, utilice las funciones Buscar o Índice para
encontrar el tema que contenga la fórmula que le interesa.
3 Llame al tema.
Capítulo 3 Fórmulas
4 Elija el comando Copiar del menú Edición. Aparecerá el cuadro de diálogo Copiar
con el texto del tema mostrado en la ventana de edición con desplazamiento.
Nota Para hacer esto, resalte el texto y elija Copiar en el menú Edición para copiar el
texto al Portapapeles.

5 Desplácese por el tema hasta encontrar la fórmula que desea copiar.

6 Seleccione la fórmula arrastrando el cursor en forma de I sobre ella y haga clic en el
botón Copiar cuando termine. Windows colocará una copia del texto seleccionado en
el Portapapeles.
7 Coloque el punto de inserción donde desee que aparezca el texto en el Editor de
fórmulas y presione CTRL-V para pegar el texto desde el Portapapeles.
8 Modifique la fórmula para adaptarla a sus necesidades.

Nota En Windows 95 y en Windows NT, resalte el texto que desea copiar y elija Copiar
en el menú Edición o presione CTRL-C para copiar el texto al Portapapeles.

Nota Cambie los campos, las fórmulas, los campos de grupo, las instrucciones
condicionales y las cadenas de texto que sea necesario utilizar con los datos empleados en el
nuevo informe.