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INSTITUTO UNIVERSITARIO

TECNOOLÓGICO DE EJIDO

CÁLCULOS ALTERNATIVAS PLANIFICACIÓN

FINANZAS ENTORNO TECNOLÓGICO ADMINISTRACIÓN

EVALUACIÓN PRECISIÓN SUPERVISIÓN

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
UNIDAD I
LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Prof. José Humberto Quintero D.
Noviembre - 2010
CAPÍTULO 1
LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

En este capitulo se desarrollará la teoría general sobre la temática


de proyectos, ante todo debemos conceptualizar algunos términos
claves que argumentan la administración de proyectos. Se discutirán
temas como:
1. Definir planificación y planeación, diferencias y que es proyecto
2. Estudiar inversión y la decisión de proyectos.
3. Aprender la evaluación de proyectos.
4. Definir la administración de proyectos.
5. Explicar ciclo de duración de un proyecto.
6. Describir las etapas de un proyecto.

Proyecto
La Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2004. 1993-2003
Microsoft Corporation define proyecto como:
Planta y disposición que se forma para la realización de un
tratado, o para la ejecución de algo de importancia.
Designio o pensamiento de ejecutar algo.
Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar
idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o
de ingeniería.
Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces
como prueba antes de darle la forma definitiva.

El diccionario enciclopédico 2000 LAROUSSE, la frase proyecto la


define como “La intención de hacer algo o plan que se idea para poderlo
realizar”.

Según Baca Urbina (1998) el término proyecto “Es la búsqueda de


una solución inteligente a un planteamiento de un problema tendente a
resolver entre muchas, una necesidad humana” (pág. 2).
Por lo que podemos conceptualizar que proyecto es una idea que
se le presenta a un individuo según su necesidad o deseo, la cual puede
solucionar un problema en particular, proveniente de una imagen que se
le muestra mediante la coordinación de un trabajo o actividad que
comenzó o emprendió, donde él por intermedio de una serie de
conjeturas empieza a razonar y genera soluciones factibles, que
conllevan a dar un resultado satisfactorio para obtener una utilidad,
mediante un producto o servicio de calidad. Ver esquema Nº 1.

Esquema: Proyecto

Planificación
Proviene de la acción planificar, Es la técnica que trata de
coordinar una serie de actividades que se van a ejecutar. Por lo que
podemos conceptualizarlo como el estudio por adelantado que se realiza
de cualquier actividad, tarea, o trabajo, igualmente podemos decir que es
el plan de acción que debe seguir una persona para la ejecución de una
actividad determinada.
Del mismo modo lo denominamos como un proceso anticipado (El mapa
mental) que tenemos antes de la ejecución del trabajo.
Planeación
Va más allá de una sencilla planificación cotidiana de actividad, es
la estrategia utilizada para la ejecución de un proyecto, objetivo, misión
etc., es decir engloba un conjunto de actividades o tareas a la vez. La
diferencia entre la planificación y la planeación está en la envergadura de
la actividad a realizar y en el tiempo en que va a ser ejecutado, por lo que
la planificación se ejecuta en el corto plazo y la planeación en un
mediano y largo plazo, también es llamada por muchos autores la
planificación estratégica, ver esquema Nº 2

Naturaleza de la Planeación
Determinar la estructura de la
organización

La cual nos ayuda a conocer

Que tipo de personal necesitamos


y cuando
Planes los
objetivos Son necesarios
Lo que determina la dirección y el
como para
alcanzarlo liderazgo
Para dirigir más eficazmente al
personal

Para asegurar el éxito de los


planes
Y proporcionar estándares de
control

Esquema Nº 2 Fuente Koontz, H., O`Donnell, C. y Weihrich, Heinz,


(1985)

La inversión de proyecto
La inversión es un efecto de invertir, donde un individuo emplea
una cantidad determinada de algo, en especial dinero en alguna cosa,
por la que la inversión de proyecto no es mas que el importe en recursos
financieros, materiales y humanos que una persona jurídica o natural
realiza con el fin de solucionar, hacer o mejorar la situación actual y
construir un futuro que le genere mejor utilidad, calidad y valor agregado
a su firma u organización.

En la actualidad estamos involucrados en muchas actividades


sociales, económicas, salud, educación, tecnológicas en fin, por lo que
nos encontramos con cualquier producto o servicio que nos brinda una
necesidad o deseo de incursionar en la inversión de nuevas ideas de
trabajo, en especial el elevado status tecnológico, cuyos resultados están
haciendo efecto en nuestra vida y por ende estamos tentado a generar
inversiones de toda índole.

¿Por qué invertimos? ¿Es necesario?

Para el desarrollo
Por la necesidades del mercado
Deseo de Superación Es la única forma
Ambición producir y servir
Crecimiento en la Industria

Por que estamos


sometidos a una
sociedad como Sistema
Elaborar
proyectos
Esquema Nº 3 La Inversión

Pues como dice Baca Urbina (1998) estamos siempre en una


necesidad humana de un bien o servicio y que habrá la obligación y
deseo de invertir… Todo ello con un sólo propósito que es la de
satisfacer a un cliente y por consiguiente ganar dinero.

La inversión es un elemento financiero cuantificable, mediante el


cual hace realidad cualquier actividad, tarea o trabajo que se registra en
el quehacer diario de una organización, cuyos resultados deben ser
positivos, dejando así una satisfacción o incremento futuro. En sí los
proyectistas buscan la economía, la utilidad y la calidad en la ejecución
de la obra, plan o proyecto, con la finalidad de obtener un resultado que
beneficie a todos los involucrados en la misión establecida en el mismo.
Es importante saber y conocer una serie de elementos y factores
controlables y no controlables al momento de invertir, pues si no se
toman presentarán las fallas, por lo que pueden generar pérdidas
irreversibles a la compañía o individuo. Por lo que se debe hacer un
estudio previo del ambiente externo e interno para tomar una decisión.

La decisión y evaluación
En primer lugar definamos lo que es decisión, es muy común que
el ser humano se involucre en tal terminología, la decisión es la acción
que ejecuta un individuo al momento de accionar o ejecutar una tarea,
donde analiza entre varias alternativas o realiza un diagnóstico sobre la
situación actual. Por ejemplo según Biblioteca de Consulta Microsoft
Encarta 2004. 1993-2003 Microsoft Corporation define decisión como
“Determinación, resolución que se toma o se da en una cosa dudosa”
También lo denomina "Firmeza de carácter”. El diccionario enciclopédico
Larousse 2000 que dice textualmente “Teoría de la Decisión: teoría que,
a partir de unos datos sicológicos, económicos, sociológicos etc.,
intentan determinar con ayuda de modelos matemáticos el
comportamiento óptimo en una situación determinada” (Pág. 316). En
este sentido podemos decir que en la administración de proyectos, la
teoría de decisiones es la piedra angular para enfrentar cualquier idea,
en lo que concierne a la decisión de proyecto va un poco más allá de una
simple decisión común, por que ésta debe pasar por un estudio previo,
análisis, diagnóstico, etc. De manera que sea sometido a la aprobación
de expertos en el área, objeto de la idea principal.

Hoy en día someten a muchos proyectos aun patrón metodológico


donde sus componentes son estudiados en mesa redonda o jurados,
juicio de expertos… que deciden si la obra, proyecto, trabajo se ejecuta o
no. En fin podemos teorizar mucho la decisión desde varios puntos de
vistas, pero en la administración de proyectos el Sr. Baca Urbina (1998)
dice:
Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que éste
sea sometido a un análisis multidisciplinario de diferentes
especialistas. Una decisión de este tipo no puede ser tomada por
una sola persona, con un enfoque limitado, o ser analizada sólo
desde un punto de vista.

En el mundo empresarial o comercial la decisión juega un papel


muy importante para cumplir con las metas, objetivos o misión, por lo que
la teoría de las decisiones, es denominada “toma de decisiones” Donde
el ejecutivo realiza un estudio previo sobre la inversión, elementos,
características, fenómenos, etc. con el fin de tomar la decisión. Koontz,
H., O`Donnell, C. y Weihrich (1985). Dice la toma de decisiones:
Es la selección de un curso de acción entre varias opciones – es
el núcleo de la planeación. No se puede decir que existe un plan
hasta que no se haya tomado una decisión… Los administradores
consideran algunas veces la toma de decisiones como su trabajo
central, porque deben escoger en forma constante lo que se debe
hacer quien debe hacerlo, cuando y donde y, en ocasiones, como
se debe hacer.

La toma de decisiones en sí debemos conceptualizarla como el


proceso mediante el cual un individuo, (ejecutivo, funcionario, gerente,
administrador, etc.) realiza un compendio de información sobre el tema a
estudiar, idea o proyecto, mediante el cual determina la acción favorable
que beneficie a la colectividad involucrada en el mismo.

Esquema Nº 4 Toma de Decisiones


En segundo lugar, analizaremos lo que es evaluación, este
término conlleva a una disertación sobre la importancia, lo significativo
de algo, que se hace o se va hacer, la evaluación involucra un estudio
minucioso y riguroso que brinda la seguridad y factibilidad si la acción se
emprenderá. La evaluación debe ser sometida a ciertos conocimientos
previos, extraído de la experiencia o estudios realizado del caso,
podemos decir que un individuo evalúa algo y lo valora, ya que tiene una
intuición, sensatez y comprensión de la idea que se tiene.
La evaluación en sí proviene de la acción y efecto de evaluar, lo
que significa valorar o atribuir un valor. En términos comprensivo de la
evaluación de proyectos, podemos difundir que la evaluación es el
estudio previo que se le hace a un plan o proyecto con el fin de
determinar si es factible y viable, por lo que la evaluación de proyecto
esta muy correlacionado con la decisión de proyecto.

Cuando se evalúa un proyecto se somete a un grupo


interdisciplinario, donde ellos dirán si procede o no, pero esto no quiere
decir, que cuando se incurre en el plan bajo la evaluación de expertos,
esto sea una realidad o verdad 100%; siempre la evaluación de proyecto
maneja y estudia una serie de elementos que determinan el valor y el
riesgo que se corre en invertir en una idea o proyecto. Dice Baca Urbina
(1998) que “Si en un proyecto de inversión (lucrativo) se diera a dos
grupos multidisciplinarios distintos, es seguro que sus resultado no serían
iguales” esto obliga a que la evaluación es necesaria hacerla para incurrir
en la inversión, lo indica que el juicio de valor, los resultado, las
prioridades de los que hacen tal valoración es importante para
determinar la decisión.

Consideraciones para la elaboración y evaluación de proyectos

Existen patrones de conducta y filosofía general para considerar


evaluar un proyecto, esto está a criterio propio del proyectista y sus
posibles asesores, consultores o tutores que se tengan para ello. Las
técnicas varían entre ellos y, podemos decir que en común se someten a
un patrón metodológico que pasa por varias etapas, el cual se citará más
adelante. Cabe destacar que para la elaboración de un proyecto se debe
generalizar un orden de ideas principales y luego un esquema de ideas
secundarias con el fin de determinar las fases de la evaluación, entre
esta tenemos:

Consideración Nº 1: Según Baca Urbina (1998) en forma frecuente se


puede asumir una posición general sobre la estructura metodológica para
su desarrollo:
1. Formular el proyecto objeto de estudio.
2. Definir los objetivos.
3. Hacer los análisis de: mercado, técnico operativo, económico,
financiero, y socio económico.
4. Resumen y Conclusiones.
5. Retroalimentación
6. Decisión del Proyecto

Consideración Nº 2: Según Baca Urbina (1998) como un proceso y sus


alcances se especifica así:
1- Perfil o Visión
Idea del Proyecto.
Análisis del Entorno.
Detención de necesidades.
Análisis de oportunidades para satisfacer las necesidades.
2- Factibilidad del Proyecto
Estudio del proyecto.
Evaluación del proyecto.
Decisión del proyecto
3- Proyecto definitivo

Consideración Nº 3: La forma metodológica expresada comúnmente para


la elaboración de proyectos de investigación de grados la obtenemos de
la siguiente manera:
1- Planteamiento del problema
Análisis de la Situación Actual.
Análisis de la situación deseada.
Justificación y limitaciones.
Objetivo General y específicos
2- Establecer Marco Teórico y práctico.
3- Aplicar Estrategias y Metodología.
4- Generar los resultados y presentar opiniones o propuestas.
5- Determinar las conclusiones y recomendaciones

Consideración Nº 4: La forma metodológica expresada para el desarrollo


de un proyecto de sistema de información es:
1. Identificación de la Necesidad.
2. Definición de la solución.
3. Indagación documental o de campo.
4. Diseño y producción de prototipo de solución tecnológica.
5. Diseño de los métodos de experimentación (Prueba y rediseño).
6. Evaluación externa (consideraciones racionales ante los principios
éticos)
7. Elaboración del prototipo de producto tecnológico

Se recomienda al estudiante en informática tomar este ultimo como


patrón para su elaboración del trabajo especial de Grado, aunque no es
una camisa de fuerza ya que el puede bien adaptarse al mejor que a él le
convenga.

Administración de Proyectos
Cuando se habla de la administración debemos aclarar lo que son
las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar ciertas actividades a
realizar que abarcan los elementos de la administración, es decir, las
funciones del administrador:
Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
Organizar: construir las estructuras material y social de la
empresa.
Dirigir: guiar y orientar al personal.
Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos
colectivos.
Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas
establecidas y las órdenes dada.

Para el desarrollo de un proyecto el gerente debe tener en cuenta


una estructura relacionada con la actividad administrativa, en la cual
involucra el estudio económico, los costos, la inversión, los cronogramas
de inversión, las depreciaciones y amortizaciones, e incluso el capital de
trabajo, con el propósito de fijar precedentes de utilidad y beneficio.

Esta estructura debe generar una visión general del proyecto y


ayuda a determinar si se incursiona o no, ya que estos parámetros
financieros y económicos van ha fijar el presente y las pautas de la
ejecución exitosa del mismo. De aquí en adelante desarrollaremos las
generalidades de la estructuración administrativa que fija la pauta de la
acción futura del proyecto.

La estructura económica la conforman: la determinación de


ingresos, el cálculo de los costos financieros, los costos de producción,
los gastos de administración, las depreciaciones y amortizaciones, la
inversión fija y diferida, el capital de trabajo y el costo del capital. Se
invita a los participantes involucrados en el proyecto documentarse sobre
estos términos de manera mas profunda. Ver figura Nº 5

Esquema Nº 5 Estructura Económica y financiera


Por costos financieros podemos decir que es el valor que cuesta la
búsqueda de dinero líquido y la administración del capital que se
disponga para uso efectivo del mismo. En relación con los costos de
producción sabemos que significa el valor que nos cuesta los materiales
directos e indirectos cuando fabricamos o producimos un bien o servicio.
En referencia a los gastos administrativos nos encontramos con todos
aquellos desembolso tanto materiales, pagos ocasionados por trabajos
que no son directos o imputados al proceso de producción, tales como:
alquiler del local, nómina de los empleados administrativos, entre otros.
Asimismo encontramos las depreciaciones, amortizaciones y
agotamiento de los bienes muebles e inmuebles y minas o yacimientos,
se sabe que todo bien tiene una vida útil, mediante la cual debe
estimarse los gastos de consumos en el periodo subsiguiente. Además
encontramos la inversión fija o diferida, el cual me indica el dinero que
desembolso constantemente en el tiempo que dura el proyecto, puede
ser en periodos iguales o pagos a futuro por convenios. Siguiendo la
secuencia encontramos el capital de trabajo, el cual me indica que debo
tener dinero disponible en las distintas etapas que el proyecto me exija,
cuyo resultados pueden ser grave cuando se inicia una etapa y si no
contamos con el dinero al momento, por lo que conlleva a un retrazo,
incluso al fracaso del mismo. Por ultimo se debe evaluar y considerar el
costo de capital, que no es más que el dinero vale dinero, es decir que un
bolívar hoy, vale menos que mañana, lo que implica que el dinero en el
tiempo, por el alto costo de la vida y la inflación, por lo que genera un
incremento en el tiempo el cual se le asigna un valor; este valor nos es
mas que el tanto porciento de interés que devenga o gana un dinero a
plazo.
Este estudio estructural conlleva a que se conformen los estados
financieros del proyecto, como es el balance general, el estado de
ganancias y pérdidas, el flujo de efectivo y el movimiento del patrimonio.
Todo ello desemboca en la llamada evaluación económica del proyecto.

Duración o (Ciclo) de un proyecto


El proyecto puede presentar diferentes ciclos duración, dependiendo
de la extensión del mismo; en efecto todo proyecto debe tener una fecha
de inicio y una de terminación, mediante la cual en el transcurso del
mismo se analizará los niveles típico de ciertas actividades críticas y que
son prelantes una con las otras, las fases que se tienen para la duración
de un proyecto son las siguiente:
1. Definición del proyecto: debemos identificar su origen, cual es el
problema que se presenta ó cual es la oportunidad que se presenta, de
donde proviene si de la gerencia, cliente o del personal. Es decir que la
idea principal que se presenta debe aclararse con el fin que no hayan
percances.
2. Planeación del proyecto: Se refiere poner en orden las ideas sobre
la situación actual y la situación deseada, se hace la predicción y los
cronogramas futuros para emprender el ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Dónde?
Se efectuará y la relación existente entre las metas finales y como
obtenerlas. Tomando en consideración las premisas del proyecto.
3. Puesta en marcha del proyecto: No es más que la ejecución de lo
pautado o planeado en el punto dos, es decir, desarrollar las metas
planeadas y así alcanzar los objetivos fijados para cada fase del
proyecto.
4. Terminación del proyecto: Una vez ejecutado el proyecto, se debe
hacer una revisión general, que nos servirá de retroalimentación para
futuros proyectos o trabajos a ejecutar, en esta fase aunque todo halla
salido de manera excelente debe someterse a una revisión para
perfeccionar el proceso si se amerita mejorar el mismo.

F
A 4
C 1 2 3
T
I
B
I
L
I
D
A
D

TIEMPO

Esquema Nº 6 Fuente Propia


Etapas que involucra un proyecto
Igual que la duración todo proyecto por muy insignificante que sea
debe agotar las siguientes etapas:
1.- Etapa de preinversión.
2.- Etapa de evaluación y administración.
3.- Etapa de ejecución y control.
4.- Post evaluación, seguimiento o retroalimentación.

Estableciendo una pequeña definición de estas etapas podemos decir:


Etapa de preinversión. Esta etapa opera desde el momento en que la
idea del proyecto se concibe hasta la toma de decisión de iniciar la
inversión del mismo. Lo que equivale a la búsqueda de una serie de
factores que puedan influir en la factibilidad o no del proyecto, por lo que
ha de observarse las distintas premisas y buscar el perfil que presente,
además se debe considerar ampliamente la idea y tener el conocimiento
y expertos que asesoren el proyecto para así aceptarlo o rechazarlo. Vea
el esquema siguiente.
Etapa evaluación y administración: Aquí entra en juego una serie de
elementos que son cruciales para el desarrollo del proyecto, se pueden
determinar los distintos egresos o desembolsos que se puedan incurrir,
motivado a los equipos, maquinarias, capitales, inversiones, recursos
humano, entre otros con el fin de percibir las labores, el monitoreo del
desarrollo del proyecto, la cual nos puede permitir hacer modificaciones
sobre la marcha al diseño original, podemos a la vez mejorar los criterios
de proyección. Ver esquema
Etapa de ejecución y control: En esta etapa se pone en marcha el
proyecto definitivo, cuyo roles son la búsqueda de todo los recursos
nombrados anteriormente en la evaluación y administración, además se
fijan los presupuestos y los cronogramas de trabajo conjuntamente con la
combinación de la compra de equipos y maquinarias, todo bajo la
coordinación de un jefe encargado que dirija el proyecto.
Post evaluación, seguimiento o retroalimentación: Ya culminado el
proyecto se debe tener presente el seguimiento de todos y cada unos de
los pasos, con el fin de determinar las posibles fallas que presentaron
dificultad, y así remodelar y perfeccionar el proceso, en caso que se
repita o se ejecute. Esto nos sirve de antemano mejorar el producto o
servicio con el fin de generar competencia en el mercado.