INSTRUCTIVO PARA LA

GESTIÓN DE HORARIOS
 INTRODUCCIÓN

Este manual tiene como objetivo especificar las instrucciones para el

manejo adecuado en lo concerniente a las gestiones de actualización de los
horarios de clase de cada sección, realizados a través del módulo de horarios del
Sistema de Evaluación y Control de Estudios, desarrollado por Software &
Servicios C.A. para los Institutos Universitarios.
 Módulo de Horarios

Esta opción del sistema permite gestionar operaciones referentes a la creación,

actualización e impresión de horarios de sección, aulas y docentes de la
Institución. Comprende opciones de trabajo específico:

• Gestión de Horarios (grupo de opciones)

• Consultas (grupo de opciones)
• Aulas de clase
Dentro del primer grupo encontramos dos (2) opciones:
• Bloques de Horas
• Secciones y Horarios
Nos enfocaremos en la opción de Secciones y Horarios, que es la más delicada y
álgida de todas.

Secciones y Horarios

Esta opción permite la creación y actualización del horario de clases de una

determinada sección, escogiendo la carrera, el semestre y el turno
correspondientes. Una vez asignada la carga horaria para cada Unidad Curricular
(UC) o materia, incluyendo para ello el aula o aulas a ocupar, es posible por
intermedio de un botón asignar el docente para dicha UC, con lo que aparecerá en
su listado de nóminas al momento de generar el pendrive para descarga de
calificaciones.

Para entrar en esta opción, seguiremos la secuencia siguiente, desde el

menú principal del sistema:

• Archivos Maestros
o Institución

Evaluación y Control de Estudios
• Horarios
o Gestión de Horarios

Secciones y Horarios
En la imagen siguiente puede verse la secuencia descrita anteriormente:

Al escoger esta opción en el sistema aparecerá la siguiente pantalla:

 Lo primero que debe hacerse es seleccionar en la lista desplegable de la
parte superior izquierda la carrera por la que se desea comenzar. Una vez
seleccionada se escoge el semestre, luego el turno y por último en la lista
desplegable la sección. A medida que se va utilizando cada uno de los controles,
los datos se van filtrando con cada valor seleccionado, es decir, la lista de
secciones estará determinada por la carrera, semestre y turno escogidos
previamente.

Se escoge la carrera Zona de bloques

horarios

Turno y
El semestre Sección

Materias o
Unidades
Curriculares

Botón para asignar Botón para fijar

un docente a la UC un aula a la UC
seleccionada seleccionada

Botón para salir Cuadro para introducir el

Botones Guardar, aula del bloque actual
del formulario
Revertir (Deshacer) y
Modificar
 Por ejemplo, una vez escogidos la carrera, el semestre, el turno y la
sección, el formulario pudiera verse como sigue (ya existe un horario precargado
para la sección, en este caso, A1MA):

Aquí las casillas de la derecha representan los bloques horarios; para el

sistema, un bloque representa una hora académica previamente determinada a
los efectos de la Institución, que se carga a través de la opción Bloques de Horas
y es estándar para todas las secciones. Las casillas en color amarillo representan
los bloques ocupados por la materia seleccionada en el cuadro de la izquierda
(Actividades Complementarias, en el ejemplo) y las de color rojo los bloques
ocupados por las demás materias o unidades curriculares – UC – de esa sección.
Luego, los bloques azules son los disponibles para asignar a cualquier UC; los
bloques verdes no pueden ser asignados porque representan recesos o tiempo
muerto, que pueden entenderse como divisores entre turnos o grupos de horas.
 Asignar bloques a una UC. El sistema está diseñado para asignar a cada
UC el número de horas requerido, simplemente haciendo clic en la casilla deseada
de la derecha, una por una; al escoger la casilla, se activará el cuadro de texto
que solicita el número de aula que recibirá la UC para ese bloque horario. Es
obligatorio asignar el aula a cada bloque; el sistema no registrará ningún bloque
sin su respectiva aula. Esto con la finalidad de prevenir choques de aula al
momento de crear los horarios de las secciones; el sistema rechazará cualquier
choque y obligará a asignar un aula diferente.

Para asignar un bloque a una UC se siguen los siguientes pasos:

1. Se escogen la carrera, el semestre, el turno y la sección

correspondientes.

2. Aparecen las UC de la sección escogida, en el cuadro de lista de la

izquierda (ver figura anterior). Se escoge la UC para incluir el o los
bloques horarios; aparecerá resaltada en azul y se activará el botón
Modificar.

3. Se hace clic en el botón Modificar, para "abrir" las casillas azules de

la derecha.

4. Se hace clic en la casilla azul deseada, guiándose por las horas que
aparecen a la izquierda de la sección de bloques horarios, en color
blanco.

5. Inmediatamente se activa el cuadro de texto solicitando el número de

aula a asignar para el bloque horario; si no se tiene claro qué aula
escoger, puede presionar la tecla <F5> y aparecerá un formulario
con la lista de aulas disponibles para esa hora en específico. Se
hace doble clic en el aula deseada y se regresa al cuadro de texto
para aceptar el aula (haciendo clic en el botón Aceptar) o cancelar la
operación (haciendo clic en el botón Cancelar). Si se presionó el
botón Aceptar, el bloque escogido se vuelve amarillo.
 6. Una vez hecho esto, puede escogerse otro bloque horario de color
azul haciendo clic en él y siguiendo los pasos 4 y 5.

7. Al terminar de ingresar los bloques y sus aulas para esta UC, puede
escoger entre seleccionar otras UC y agregar bloques para estas, o
hacer clic en el botón Guardar para almacenar permanentemente los
cambios. También puede usar el botón Revertir para deshacer los
cambios hechos desde la última vez que se almacenaron (debe usar
este botón con mucho cuidado).

8. Al terminar con todas las UC deseadas, puede hacerse clic en el

botón Ver Horario para tener una vista preliminar y comparar con
algún bosquejo en papel que se tuviera previamente, para corregir
cualquier diferencia. Luego puede usar el mismo botón para imprimir
el horario de dicha sección.

Si al momento de hacer clic en una casilla de bloque, el usuario se da

cuenta que este no es el deseado, puede hacer clic nuevamente en dicho bloque y
éste se desactivará dejándolo libre, o hacer clic en el correcto y el anterior
automáticamente se desactivará.

Haciéndolo gráficamente, escogemos la carrera INFORMÁTICA, el

semestre 1, el turno M y la sección I1MA:

Escogemos la
primera UC de
la lista

Presionamos el
botón Modificar
para abrir las
casillas azules de
la derecha
 Se hizo clic
en el bloque
3-05

Se escribe el número de
aula deseada o se Se hace clic en el
presiona <F5> botón Aceptar o
Cancelar, según sea el
caso

Al presionar <F5>
aparece este
formulario;
escogemos el aula
23 haciendo doble
clic en ella
Una vez acep-
tada el aula, al
colocar el punte-
ro del mouse
sobre la hora
asignada, apare-
cerá en esta
zona el aula y su
capacidad

Notas:

• Una vez escogidos los bloques para la o las UC de una

sección, debe hacerse clic en el botón Guardar para
almacenar los cambios. Una vez guardado el horario para una
UC, inmediatamente se activa el botón Asignar Docente, el
cual invoca un formulario donde se escogerá el docente para
esa UC.

• Si se escribe un número de aula ocupado por una UC en otra

sección, se desplegará un mensaje de error diciendo "El aula
está ocupada por la materia XXXX de la sección XXXX en ese
bloque", por lo cual no podrá utilizar dicha aula.

• El botón Bloquear Aula se puede utilizar para predeterminar el

aula hasta el momento de guardar; al hacer clic en él se abre
un cuadro de texto en el que se introduce el número de aula a
 preasignar y se presiona <Intro>. Esto permite ahorrar el paso
de escoger por cada bloque el aula a asignar; útil cuando la
sección ve clases en una única aula o por lo menos la mayoría
de las UC. El aula quedará predeterminada hasta que se haga
clic en Guardar, Revertir o simplemente se predetermine una
nueva aula o se borre el valor del cuadro de texto.

• Al hacer clic en alguna casilla de bloque horario,

inmediatamente se desactivan todos los controles del
formulario, excepto el cuadro de texto del aula y los botones
Aceptar y Cancelar. Esto para minimizar la ocurrencia de
errores. Una vez presionado cualquiera de los dos, los
controles se activan nuevamente.

• Al presionar los botones de Guardar o Revertir, vuelven a

bloquearse las casillas de bloques horarios y se activa el
botón Modificar nuevamente. Al escoger una nueva sección,
este botón se desactiva hasta que se escoja cualquier UC de
la lista de la izquierda.
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