GUÍA DE CONSULTA DE

MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCIÓN

Microsoft Project es un programa que nos apoya para la planeación y administración de cualquier
proyecto.

Es importante identificar los pasos para el desarrollo del proyecto entre los cuales están:

1. Definir el objetivo del proyecto

El objetivo debe ser mesurable, se requiere definir el fin concreto del proyecto así como sus
delimitaciones. Para evitar problemas posteriores, es necesario que todos los involucrados estén de
acuerdo con la definición del objetivo.

2. Generar el plan del proyecto

Una vez que se tenga conocimiento a dónde se dirige el proyecto, se debe analizar la mejor manera de
llegar a ese punto. Para esto, se tendrá que recopilar la mayor información del proyecto, como por
ejemplo, la lista de las tareas que han de realizarse y las estimaciones del tiempo que requerirá cada una.

El plan del proyecto constituye el núcleo del proyecto. Es un modelo en pantalla que indica las tareas que
se van a llevar a cabo, quién las va a realizar y cuándo. Probablemente, la parte más importante del plan
es la programación del proyecto, que incluye las fechas de comienzo y de fin de cada tarea, el tiempo que
requerirá cada una de ellas y la duración y la fecha de fin de todo el proyecto. El plan del proyecto
también puede incluir información acerca de los costos y el uso de recursos.

3. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto

Una vez que se inicia el proyecto, las personas involucradas se encargarán de proceder con el plan. Sin
embargo, tendrá que seguir de cerca todo su progreso, puesto que generalmente surgen imprevistos. Con
Project se podrá realizar un seguimiento del progreso del proyecto, ver en todo momento su estado e
identificar y resolver lo antes posible los problemas que puedan afectar a su desarrollo.

4. Cerrar el proyecto

Aunque se haya planeado muy bien el comienzo, al finalizar el proyecto es casi seguro que el plan haya
cambiado con respecto a la versión original. Si se mantiene guardado el plan original, se puede
aprovechar mejor la experiencia comparando la información inicial con la forma en que progresó
realmente el proyecto.

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 CREAR UN NUEVO PROYECTO
Al entrar al programa de Project aparece la pantalla principal para iniciar la captura de las tareas, sin
embargo, si seleccionamos dentro del menú Archivo - Nuevo abre otro archivo y también aparece una
pantalla donde se puede introducir información general del proyecto: fecha de inicio y terminación,
programar a partir de: (fecha de comienzo de proyecto o fecha de fin de proyecto) entre otros, como se
muestra en la imagen:

Identificación de la pantalla principal de Project

Introducción
de tareas y su
duración
Esquema de Resumen de
tareas tareas

Vinculación de
las tareas
Barra de
vistas.
Diferente
visualización
de la Tarea y
información duración

Oficina de Sistemas de Información 2

 Desvincular
Asignar
tareas
recurso
Vincular Dividir
s
tareas tareas

Información Notas de
Mostrar Ocultar
de tareas tareas
subtareas subtareas Autofiltro

Vistas disponibles para agregar y presentar la información

Debido a la cantidad de información que almacena Project no es posible presentarla en una sola vista. De
ahí que utilice diversas formas para presentar subconjuntos de información del proyecto en formatos que
facilitan su interpretación. Siempre que trabaja con Microsoft Project, utiliza una vista. En la mayoría de
las vistas, puede ver, escribir y modificar información. De manera predeterminada, y la mayoría de las
veces, utilizará la vista Diagrama de Gantt, que representa la información más importante acerca de las
tareas en una hoja fácil de modificar y en un gráfico de barras fácil de recorrer.

USO DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Existen dos herramientas que nos pueden apoyar durante el proceso del proyecto las cuáles son el
diagrama de Gantt y de Pert . El diagrama de Gantt indica cuándo están previstas las tareas y el de Pert
ayuda a comprender las relaciones entre tareas y cómo están planificadas para ser llevadas a cabo. En el
transcurso del proyecto las herramientas también cambian.

En esta imagen se muestra el diagrama de Gantt, cada barra representa una tarea del proyecto, su
duración, recursos y relación con otra tarea.

Escala temporal

Recursos

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El diagrama de PERT presenta una mejor vista con respecto a las relaciones que hay entre las tareas. En
esta imagen muestra las interdependencias entre tareas.

Nodo Línea de
vínculo

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DIFERENTES PRES ENTACIONES DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO

La presentación es uno de los formatos en los que se puede capturar y desplegar la información. Estas
presentaciones son: Calendario, Uso de tareas, Gráficos de recursos, Hoja de recursos, Uso de recursos,
etc.

A continuación se presentan las imágenes de cada una de las presentaciones:

Calendario Uso de tareas

Gráfico de recursos Hoja de recursos

Uso de recursos

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Las presentaciones que aparecen como hoja de cálculo permiten introducir información de tareas o
recursos, además ayuda a visualizar de mejor manera mucha información a la vez.

Las presentaciones gráficas o de diagramas nos permiten ver la información más general del plan del
proyecto.

En la barra de vistas es posible seleccionar otras presentaciones de la información, entre ellas están
Entrada de tarea, Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea, etc.

La opción Formulario Detalles de tarea nos permite examinar con más información cualquier tarea. Tales
como recursos asignados, tareas predecesoras, fecha de inicio y terminación de la tarea, etc.

Estando en cualquier vista, ya sea en diagrama de

Gantt, Pert, etc., existe otro tipo de vista donde
presenta tanto los diagramas como los detalles de
la tarea seleccionada, esta vista se llama Entrada
de tarea, esto nos facilita la visualización de las
tareas y la captura de la información.

También podemos ver varias vistas a la vez,

seleccionando primero en el menú Ventana -
Dividir al hacer esto, la pantalla se divide en
dos y podemos ver por ejemplo en la sección
superior una vista del diagrama de gantt y
en la parte inferior la hoja de recursos entre
otras vistas. Con seleccionar alguna tarea en
la sección superior, mostrará más
información sobre ella en la parte inferior.

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INTRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE TAREAS

Las tareas son la base de la programación de un proyecto. Habiendo definido previamente tanto el
objetivo como las tareas, ahora podemos introducirlas, estableciendo su duración y relación entre ellas.

Las tareas que se relacionan entre sí, pueden ser Predecesoras o Sucesoras. La tarea que debe comenzar
o terminar antes de empezar otra se le llama Predecesora, y la tarea que depende del comienzo o fin de
otra anterior se denomina Sucesora.

Para introducir las tareas se puede organizar en forma de esquema para identificar con mayor precisión
las tareas y subtareas. Para esto, cuando se captura una tarea se seleccionan unos botones para aplicar o
anular la sangría de la tarea.

Las tareas de resumen son tareas que se componen de subtareas y a la vez las resume. Se puede utilizar
los niveles de esquema de Project para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la
información de la tarea de resumen (duración, costo, etc.) utilizando la información de las subtareas.

Al introducir las tareas podemos definir la estructura de descomposición del trabajo (EDT), es decir, es
posible agregar el propio sistema de numeración a las tareas cambiando los números de esquema
predeterminados a códigos EDT. Al modificar los números no se actualizan automáticamente, debemos
cambiar cada número de la tarea manualmente. Esta opción la podemos encontrar en el menú Proyecto -
Información de la tarea - Avanzado.

En líneas generales, una tarea debe tener entre 1 y 2 semanas de duración. Sin embargo, las tareas
también pueden especificarse en minutos (como 30m), horas, días o semanas, en función de la medida
que resulte más exacta en cada caso. Es aconsejable que se escriban las tareas en el orden general en el
que vayan a realizarse. Si es necesario es posible después reorganizarlas, eliminarlas o agregar otras
nuevas.

Cuando existe una tarea con duración cero, se llama HITO. Se puede utilizar para identificar hechos
significativos, así como para medir el avance del proyecto. Cuando se introduce un hito aparecerá un
símbolo y la fecha de inicio en el diagrama de barras (u02/01)

En la barra de vistas que está colocada en la parte izquierda de la pantalla, debe estar seleccionada la
vista del diagrama de Gantt. En la columna de Nombre de tarea, capturar el nombre de una tarea, en la
columna de Duración se escriben los minutos, horas, días o semanas. Para las duraciones menores como
medio día se puede escribir 0.5 días.

Si se desea agregar alguna nota a la tarea con explicaciones, se selecciona de la barra de herramientas el
botón de Nota de tareas o dentro del menú Proyecto-Nota de tareas.

Para reorganizar las tareas, es decir, copiar, mover, agregar o eliminarlas se debe colocar el cursor en la
fila que se desee modificar, y presionamos el botón derecho del mouse donde despliega las opciones que
se pueden aplicar a esa fila.

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 Para seleccionar varias filas continuas
presionamos la tecla de Mayúsculas (bajo la
tecla Enter o Bloq Mayús) . Para seleccionar filas
aleatorias se presiona la tecla Control.

ORDENAR UN ESQUEMA EN GANTT

Cuando introducimos una tarea y subtareas generamos el esquema como lo vimos anteriormente, lo cual
podemos ordenar por diferentes campos y en forma ascendente o descendente, esto puede servir para
que nos facilite la vista de las tareas que queremos, según el criterio de ordenación.
Se puede realizar de 2 maneras:

Primero debemos estar en la vista de Diagrama de Gantt

1) Seleccionamos el menú Proyecto - Ordenar despliega una lista de campos a ordenar tales como: por
fecha de comienzo, de fin, por costo, ordenar por…
2) Directamente seleccionando la columna que queramos ordenar y presionamos el botón derecho del
mouse y elegimos ordenar por…

Al elegir la opción de
ordenar por… en cualquiera
de las dos formas podemos
seleccionar hasta tres
campos dentro de una lista,
como se muestra en la
imagen:

VINCULAR Y DESVINCULAR TAREAS

Una vez introducidas las tareas es necesario vincularlas para crear relaciones entre ellas y el cálculo de la
duración del proyecto.

Para crear una relación entre tareas se requiere lo siguiente:

1. Seleccionar las tareas que se quieran vincular

2. Después presionar el botón de "Vincular tareas" que está en la barra de tareas, la cual se muestra
anteriormente.

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 Tareas Tareas
vinculadas vinculadas

Para quitar la relación entre

tareas se realizan los mismos
pasos, sólo que con el botón
de "Desvincular tareas".

Asignación de recursos

En los recursos de una tarea se pueden asignar tanto personal como equipo necesario. Esto es útil para
asignar la(s) tarea(s) a cierta(s) persona(s) y poder dar un seguimiento de quién es responsable de cada
tarea.

Se requiere hacer los siguientes pasos:

1. Seleccionar la tarea a la que se desee asignar un recurso

2. Elegir de la barra de herramientas el botón de "Asignación de recursos"
o dentro del menú Insertar
3. En el campo "Nombre" se escribe el nombre del recurso que desee asignar a la
tarea
4. Seleccionar el botón "Asignar"
Se pueden agregar detalles acerca de los recursos en el cuadro de diálogo Información acerca del recurso

La información que se halla introducido será almacenada en la presentación Hoja de recursos que se
encuentra en el menú Ver

Tareas repetitivas

Algunas tareas son repetitivas como por ejemplo reuniones

semanales, para esto, seguiremos los siguientes pasos:
1. En el menú Insertar la opción Tarea repetitiva…
2. Agregando en los casilleros cada cuando será esa tarea, los
días y el plazo

3. Quedando un
símbolo que
identifica la
repetición de
dicha tarea

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Dividir Tareas

Las tareas se pueden dividir de tal forma que se interrumpan y se vuelvan a realizar más adelante en el
proyecto.

La división se puede hacer de la siguiente manera:

- En la barra de herramientas se encuentra el botón de Dividir tarea o dentro del menú Edición

- Al seleccionarlo, se desplaza el ratón hacia la barra de la tarea que se

desee dividir y se presiona el botón izquierdo, quedando la tarea como en la
siguiente figura:

Sugerencia: Se puede crear una división mayor haciendo clic en la barra de la tarea y arrastrándola a la
derecha.

Nota: Si se arrastra una parte de una tarea dividida de tal forma que entre en contacto con otra parte, la
división desaparecerá.

Formato

Es posible dar formato para resaltar alguna tarea en especial, seleccionando fuente, tipo de letra,
negrillas, cursiva, etc. Esto se puede hacer dentro del menú Formato - Fuente.

También si queremos dar formato a las tareas en general, elegimos la columna Nombre de Tarea y
automáticamente se seleccionan todas las tareas, entonces damos el formato deseado.

Insertar y anular salto de página

Cuando se imprime puede ser mejor mantener en la misma hoja la información de una tarea y sus
respectivas subtareas sobre todo en los diagramas de Gantt, en las hojas de recursos, en las hojas de
tareas, etc., para esto podemos insertar un salto de página.

- Se necesita primero posicionarse debajo de la fila de donde se desee colocar el salto de página.
- Después seleccionamos el menú Insertar-Salto de página, automáticamente aparece señalado en línea
punteada.
Para quitar el salto de página igualmente se necesita colocarse debajo de la fila donde se encuentra y
seleccionar el menú Insertar-Quitar salto de página.

Impresión
Para imprimir el proyecto podemos en primer lugar verlo en
Vista Preliminar para configurar la página seleccionando
márgenes, encabezado y pie de página entre otras cosas y
a continuación poderlo imprimir.

Es posible condensar una impresión de cuatro páginas de

largo en dos páginas. Las presentaciones mayores de una
página constan de filas y columnas de páginas que encajan
entre sí. Al especificar un número de páginas a lo ancho y
largo de la presentación, automáticamente se ajustará de
acuerdo a lo establecido.
Project nos permite imprimir diversas presentaciones de la

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información como puede ser el diagrama de Gantt, uso de recursos, hoja de tareas, hoja de recursos,
calendario, etc., todo depende de los datos que queramos imprimir.

La siguiente imagen se encuentra en presentación preliminar y despliega el gráfico de recursos de una

tarea específica para impr imir.

IMPRESIÓN DE PRESENTACIONES E INFORMES

En la presentación es posible modificar el formato aplicado a una categoría como tareas repetitivas, editar
información específica y verla en vista preliminar.

En el informe por estar predefinido sólo se puede ver en la vista preliminar, no es posible editar
información específica y sólo se puede cambiar el formato de una categoría de texto.

INFORMES

Project permite generar informes de acuerdo a la información introducida, aquí nos muestra varias
opciones como:

a) Generales.- resumen del proyecto, tareas críticas,

días laborables, etc.
b) Actividades actuales.- Tareas sin comenzar, tareas
completadas, tareas en curso, tareas propuestas,
etc.
c) Costos.- Presupuesto, tareas con presupuesto,
tareas y recursos con presupuesto pasado, etc.
d) Asignaciones.- Tareas y recursos humanos,
recursos sobreasignados, lista de tareas pendientes,
etc.

e) Carga de trabajo.- Uso de tareas, uso de recursos

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f) Personalizados.- Permite modificar y configurar el formato de los informes

Cuando se genere el reporte deseado es posible verlo

en vista preliminar y también imprimirlo.

DIAGRAMA DE PERT (Programme Evaluation and Review Technique)

Método de Ruta Crítica (MRC)

Al desarrollar cualquier proyecto se puede dar la situación de que ciertas tareas se deben terminar a
tiempo para que no afecte la terminación del proyecto. A cada una de esas tareas se le llama "Tarea
Crítica". Existen la mayoría de las tareas que pueden presentar un cierto tiempo de demora, por lo tanto,
se pueden retrasar ligeramente sin afectar la fecha del fin del proyecto. A estas tareas se les llama
"Tareas no críticas".

Establecidos los tiempos de las tareas, con este diagrama se puede ver desde el principio al final del
proyecto las tareas que tengan mayor duración esto es el "Camino crítico" o "Ruta Crítica" es la serie de
tareas por completar a tiempo. Por eso las tareas comprendidas en esta ruta deben ser las más
controladas y en caso de querer acelerar el proyecto se tiene que comenzar por ellas. Este tipo de
métodos es utilizado para los proyectos que tienen un inicio y fin (no continuos) y que presentan cierta
complejidad en la interrelación de las tareas.

En la siguiente pantalla se aprecian las

diferentes tareas que son: críticas (cuadro
grueso), no críticas (cuadro delgado), hitos
críticos, hitos no críticos (marco), tareas de
resumen críticas y no críticas (cuadro
sombreado). Generalmente aparece en color
rojo todo lo crítico y en color negro lo no
crítico, pero se puede configurar al gusto de
la persona, lo importante es diferenciar cada
una de las tareas.

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DIAGRAMA DE GANTT

Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades dentro de una escala de
tiempo. El diagrama de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignar recursos,
determinar la secuencia y cronología. Está constituido por dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo
(horas, días, semanas, etc.); en la vertical, están todos los elementos que intervienen en la programación:
maquinaria, recursos humanos, tareas, órdenes de trabajo, todo esto bajo un orden. Así se establece una
relación cronológica entre cada tarea. En el gráfico también se puede apreciar tres cosas: transcurso de
la unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese
lapso. Esto nos ayuda a cotejar y a controlar lo que se programó con lo que se realizó.

En la barra de vistas se tiene la opción de

Gantt de seguimiento esto nos permite
identificar también las tareas críticas
(color rojo) y no críticas (color azul),
además de las tareas de resumen (color
negro).

PROGRAMACIÓN DE TAREAS

De acuerdo al proyecto a realizar tenemos la posibilidad de programar las tareas agregando información
dentro del menú Proyecto - Información de la tarea - Avanzado con las opciones que nos presenta
podemos delimitar la tarea seleccionada en fecha y tipo eligiendo cualquiera de los enunciados que lista:
"No comenzar antes del", "No finalizar después del", "Debe comenzar el", etc.

Esta opción nos da oportunidad de configurar cada una de las tareas agregando información general,
tareas predecesoras, recursos, delimitaciones y notas.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS

En las páginas anteriores se muestra cómo asignar recursos, aquí se explicará un poco más la forma de
establecer los recursos de las tareas.

La asignación de recursos es recomendable cuando el objetivo sea:

- Dar un seguimiento al trabajo realizado por el personal y el equipo asignado a las tareas.
- Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto.
- Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la tarea; esto
se denomina "programación en función de los recursos". Según las asignaciones, Project calculará

Oficina de Sistemas de Información 13

también los costos de los recursos y las tareas, si se capturó información acerca de los costos y la
cantidad de trabajo completado.

Es posible asignar un recurso o varios recursos a una tarea. Cuando capturemos el recurso, Project
mostrará un porcentaje del uso del recurso, si se quiere cambiar el formato de porcentaje a unidades, se
puede hacer de la siguiente manera: dentro del menú Herramientas - Opciones - Programación - Mostrar
unidades de asignación como: seleccionar la opción valores decimales.

Cuando seleccionamos la tarea y

presionamos el botón de asignar
recursos capturamos el nombre del
recurso y las unidades a necesitar,
cuando presionamos el botón de
asignar automáticamente aparecerán
en el gráfico de la tarea.

Así nos da una mejor percepción de lo

que requiere cada tarea.

Si existen los mismos recursos para

otra tarea, simplemente seleccionamos
la tarea, presionamos el botón de
asignar recursos aparecerán los
recursos que hemos capturado,
elegimos el que corresponde a esa
otra tarea y presionamos el botón de
asignar. En ese momento también lo
presentará en la pantalla.

Si queremos quitar o eliminar algún recurso de una tarea en el mismo botón de asignar recurso, lo
seleccionamos y presionamos el botón de quitar.

Cuando se capture el costo de algún recurso podemos cambiar el formato de moneda, en el menú
Herramientas - Opciones - Vista - Opciones de vista capturamos el símbolo "$" y seleccionamos la
posición y los decimales.

Asimismo en este mismo menú podemos configurar de acuerdo a las características del proyecto la forma
de cálculo, calendario, símbolos de tiempo y muchas cosas más.

Control de recursos en tareas

Podemos indicar los momentos en que los recursos comienzan a trabajar en la misma tarea asignando el
comienzo de uno o varios recursos, se recalculará la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso
en la tarea seleccionada.
Se van a realizar los siguientes pasos:

1. Se debe estar en la vista de Diagrama de Gantt

2. Seleccionar el menú Ventana - Dividir
3. Elegir la tarea que se desee modificar el trabajo del recurso
4. Seleccionar la ventana inferior que es el Formulario de tareas
5. Seleccionar el menú Formato - Detalles - Programación del Recurso
6. En la columna Trabajo, escribir la duración del trabajo y luego presionar Enter
7. En la columna Retraso, escribir la duración deseada en el comienzo del trabajo del recurso

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Filtros

Project nos ayuda a filtrar la información para obtener sólo la que necesitemos. Para esto, se tiene dos
tipos de filtros: uno que está prediseñado y el autofiltro donde podemos escoger qué campos filtrar.

Autofiltro
Filtro
prediseñado Autofiltro

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