ДОПЫ по инфе

Ключевое поле
Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений
которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы
определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает
дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля
используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при
помощи запросов, форм и отчетов.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик,
простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.
Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме
Конструктора таблиц:
1. Включить в таблицу поле счетчика.
2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на
кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели
инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены,
то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При
нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с
именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).
Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит
уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле
содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как
ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные,
можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить
повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в
таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной
ключ.
Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать
уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой
комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа
необходимо:
1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
3. Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели
инструментов Конструктор таблиц (Table Design).
Первичный ключ реляционной таблицы – это поле или группа полей,
которые позволяют однозначно определить каждую строку в таблице. Если
первичный ключ состоит из одного поля, то он называется простым ключом
(ключевым полем). Если первичный ключ состоит из нескольких полей, то
такая таблица базы данных имеет составной ключ.
 Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо первичный ключ
одной связываемой таблицы ввести в состав ключа другой связываемой
таблицы (возможно совпадение ключей) или ввести в структуру одной
таблицы внешний ключ. Внешним ключом называется поле таблицы,
предназначенное для хранения значения первичного ключа другой таблицы с
целью организации связи между этими таблицами.

Схема данных
Схема данных графически отображается в отдельном окне, в котором
таблицы представлены списками полей, а связи — линиями между полями
разных таблиц. При построении схемы данных Access автоматически
определяет по выбранному полю тип связи между таблицами.

При создании реляционной БД в СУБД Access создается схема данных,

которая позволяет наглядно отобразить логическую структуру БД:
показывает таблицы и связи между ними, к тому же обеспечивает
использование установленных в базе связей при выполнении обработки
данных.

Отчеты
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на
экран, в печать или файл.
Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде,
удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для
обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде,
в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в
виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются.
Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но
содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних
колонтитулов.
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все

поля и записи из базовой таблицы или запроса.
1. В окне базы данных выберите вкладку «Отчеты».

2. Нажмите кнопку «Создать».

3. В диалоговом окне «Новый отчет» выберите одного из следующих

мастеров:

· Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с

заголовком слева.

· Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную

строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, выводящиеся в

отчете.

5. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для

создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или
не использовали команду Автоформат из меню «Формат», будет применен
стандартный автоформат.

СВЯЗИ
Все информационные объекты предметной области связаны между собой.
Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие
обозначения: один к одному (1:1), один ко многим (1:М), многие ко многим
(М:М).

Связь 1:1 В связи "один к одному" строка в таблице А может иметь не более
одной совпадающей строки в таблице B, и наоборот. Связь "один к одному"
создается, если оба связанных столбца являются первичными ключами или
имеют уникальные ограничения.

Этот тип отношений не распространен, потому что большая часть

информации, которая связана таким образом, будет в одной таблице. Вы
можете использовать связь "один к одному", чтобы предпринять следующие
действия:

 Разделите таблицу на множество столбцов.

 Из соображений безопасности изолируйте часть таблицы.
 Храните данные, которые недолговечны и могут быть легко удалены при
удалении таблицы.
 Храните информацию, которая относится только к подмножеству
основной таблицы.

При связи 1:М . В такого рода связях строка в таблице А может иметь много
строк в таблице B. Но строка в таблице B может иметь только одну строку в
таблице А.

Связь М:М В связи "многие ко многим" строка в таблице А может иметь

много совпадающих строк в таблице B, и наоборот. Вы создаете такую связь,
определяя третью таблицу, которая называется промежуточной таблицей.
Первичный ключ промежуточной таблицы состоит из внешних ключей как
таблицы А, так и таблицы B.

Модель данных – совокупность структур данных и операций их обработки.

Иерархическая: совокупность элементов, связанных между собой – иерарх.
структура. Графически - перевернутое дерево. Между объектами существуют
связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более
низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка к потомку.
Объект потомок обязательно имеет только одного предка. Объекты,
имеющие общего предка, называются близнецами.

Сетевая: является обобщением иерархической за счет допущения объектов

имеющих более одного предка. На связи между объектами в сетевых моделях
не накладывается никаких ограничений. Каждый элемент может быть связан
с любым другим элементом.

Реляционная: Такие БД содержат перечень объектов одного типа, то есть

объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Представляет собой
множество взаимосвязанных двумерных таблиц – реляционных, в каждой из
которых содержатся сведения об одном объекте. Хранение данных в виде
системы взаимосвязанных таблиц.

БД
– это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить
данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Основные свойства БД: целостность, восстанавливаемость, безопасность,
эффективность. В основе управления любой БД лежит СУБД – система
управления БД.
СУБД
Системы управления базами данных (СУБД) – это отдельный класс
программных продуктов, основная задача которых хранить большие объемы
данных и управлять ими. Существуют различные математические модели
данных, на которых основаны СУБД. Относительно моделей данных СУБД
делятся на иерархические, сетевые, реляционные, объектно-
ориентированные и другие. На сегодняшний день наиболее популярными
считаются СУБД, основанные на реляционной модели.

Построитель выражений
Построение выражений в Access В Access выражения используются тогда,
когда надо выполнить одно из следующих действий:

· Вычислить значения, не содержащиеся в данных в явном виде. Можно

вычислить значения для полей таблицы, запросов и элементов управления в
форме или отчете.

· Задать значение по умолчанию для поля таблицы или элемента управления

в форме или отчете. Значения по умолчанию отображаются при открытии
таблицы, формы или отчета.

· Задать условие на значение. Условия на значение контролируют значения,

которые могут быть введены в поле или элемент управления.

· Задать условие отбора в запросе. 

Для создания выражений в Access существует шесть категорий операторов:

арифметические, операторы присваивания, логические операторы, операторы
конкатенации, идентификации и сравнения с образцом.

Запросы

Запросы в Access являются основным инструментом выборки, обновления и

обработки данных в таблицах базы данных. 

В Access имеется несколько видов запросов:

 запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных

таблиц и других запросов. В результате получают таблицу,
существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса
можно использовать для работы с данными таблиц, на которых
построен запрос;
  запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в
отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой
таблице;

 запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся

запросами действия, в результате выполнения которых изменяются
данные в таблицах.

Перекрестный запрос

В Access предназначен для вычисления, а из полученных результатов

составляется таблица: один набор данных определяет заголовки строк, а
другой – заголовки столбцов.

МНОГОТАБЛИЧНЫЙ ЗАПРОС ПОЗВОЛЯЕТ СФОРМИРОВАТЬ ЗАПИСИ

РЕЗУЛЬТАТА ПУТЕМ ОБЪЕДИНЕНИЯ ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ
ЗАПИСЕЙ ИЗ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ И ВЫБОРА ИЗ НИХ НУЖНЫХ
ПОЛЕЙ И ЗАПИСЕЙ. МНОГОТАБЛИЧНЫЙ ЗАПРОС ОСУЩЕСТВЛЯЕТ
ОБЪЕДИНЕНИЕ ДАННЫХ, КОТОРЫЕ НА ЭТАПЕ ПРОЕКТИРОВАНИЯ
БЫЛИ РАЗДЕЛЕНЫ НА МНОЖЕСТВО ТАБЛИЦ, ОТВЕЧАЮЩИХ
ТРЕБОВАНИЯМ НОРМАЛИЗАЦИИ. В ТАКИХ ТАБЛИЦАХ, ПРЕЖДЕ
ВСЕГО, ОБЕСПЕЧИВАЛОСЬ ОТСУТСТВИЕ ПОВТОРЯЕМОСТИ
ДАННЫХ В БАЗЕ, ПОВТОРЯЮТСЯ ТОЛЬКО ЗНАЧЕНИЯ КЛЮЧЕВЫХ
ПОЛЕЙ. В РЕЗУЛЬТАТЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА ФОРМИРУЕТСЯ
НЕНОРМАЛИЗОВАННАЯ ТАБЛИЦА С ПОВТОРЯЮЩИМИСЯ
ДАННЫМИ, В КОТОРОЙ КАЖДАЯ ЗАПИСЬ СОБИРАЕТ
НЕОБХОДИМЫЕ ДАННЫЕ ИЗ РАЗНЫХ ТАБЛИЦ.

Сложная форма

– это форма на основе нескольких таблиц или запросов (Access предложит

создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или
табличном виде). (Формы- Создать-Мастер форм, не выбирая таблицу или
запрос – Ok. Выбираем нужные элементы в таблицах (запросах). Вводим
название – «Готово». В режиме конструктора изменяем размеры так, чтобы
были видны все данные. Для того, чтобы вставить в форму диаграмму:
переключитесь в режим конструктора - Вид, Панель элементов («Аа»
(надпись)) - создать прямоугольник для надписи – заголовка диаграммы.
Введите название ; выполните команду Вставка, Диаграмма; растяните
прямоугольник для диаграммы, выберите нужную таблицу, требуемую для
диаграммы, и поля в ней - и нажмите <Далее>; выберите вид диаграммы
(прим. Гистограмма) и <Далее>; Далее производится редактирование осей
диаграммы.
Форма

— это объект базы данных, который можно использовать для ввода,

изменения или отображения данных из таблицы или запроса.

Для создания форм можно воспользоваться мастером форм

1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в

списке щелкните пункт Мастер форм.

2. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

Создание формы, содержащей подчиненную форму (форма с отношением

«один-ко-многим»,Сложная форма)

При работе с реляционными данными (где связанные друг с другом данные

хранятся в отдельных таблицах) нередко требуется в одной форме
просматривать данные из нескольких таблиц или запросов. Например, может
потребоваться просматривать одновременно не только данные клиента, но и
информацию о его заказах. Подчиненные формы — это удобное средство для
подобных целей, и в Microsoft Office Access 2007 предусмотрено множество
способов быстрого создания подчиненных форм.

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму.

Первичная форма называется главной формой, а форма внутри —
подчиненной. Комбинацию «форма/подчиненная форма» иногда называют
также иерархической формой или комбинацией «родительской» и
«дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц

или запросов, имеющих отношение «один-ко-многим» (Отношение «один-
ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой
записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях
в нескольких записях подчиненной таблицы.). Например, можно создать
форму с подчиненной формой для отображения данных из таблиц «Жанры» и
«Фильмы». Данные в таблице «Жанры» являются стороной отношения
«один». Данные в таблице «Фильмы». являются стороной отношения
«многие» — каждый жанр может содержать несколько фильмов. Т.о.

1. В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

2. В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения

«многие».
Кнопочная форма

– это стандартный прием организации интерфейса в приложениях, созданных

с помощью MS ACCESS. Кнопочная форма представляет собой страницу,
содержащую кнопки, которые позволяют открывать другие страницы,
запросы, диалоговые окна и формы, просматривать и печатать отчеты и
выполнять другие действия. Кнопочную форму можно создать вручную (с
помощью конструктора) или воспользоваться функцией Диспетчер
кнопочных форм.