Directie GEO

Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief

Instructie

Versie
1.0
Auteur(s)
Marcel Schram
 Datum
1 november 2006
Directie GEO Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0

Blad
1 van 18

Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief

Instructie

Opdrachtgever
Jan IJsselstein
Status
definitief
Verspreiding

Versiehistorie
Versie Datum Auteur Opmerking
0.1 16 november 2005 Wim Kamphorst
0.2 14 december 2005 Wim Kamphorst aanvulling
0.3 29 maart 2006 Wim Kamphorst wijzigingen
0.4 4 april 2006 Marcel Schram opmerkingen verwerkt
0.5 20 april 2006 Marcel Schram opmerkingen verwerkt
0.6 14 juni 2006 Marcel Schram Aanvullingen en ervaringen pilot
Alkmaar verwerkt
0.7 16 augustus 2006 Marcel Schram Verdere aanvullingen en
ervaringen pilot Alkmaar verwerkt
1.0 1 november 2006 Marcel Schram opmerkingen verwerkt
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0

Blad
2 van 18

Recensiehistorie
Versie Datum Recensent Opmerking
0.1 7 december 2005 Erkan Efek en Marcel Schram diversen
0.2 27 maart 2006 Marcel Schram wijzigingen
0.3 3 april 2006 Marcel Schram diverse aanvullingen
0.4 10 april 2006 Erkan Efek, Jan van Pijpen, Henk Veen diverse kleine aanvullingen
0.7 augustus 2006 Herman de Koning, Tjeu Cox, Jan van enkele opmerkingen
Pijpen, Jan IJsselstein, Wim Kamphorst,
Jan van Miltenburg, Klaas van der Hoek
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
3 van 18

Inhoudsopgave

1 Inleiding...........................................................................................................................................................4

2 Voorbereiding..................................................................................................................................................5

3 Uitzonderingen en slecht leesbaar..............................................................................................................10

4 Bijlagen..........................................................................................................................................................17
4.1 Bijlage 1: Statusformulier.............................................................................................................................17
4.2 Bijlage 2: Verwijzingslijst omnibusveldwerken.............................................................................................18
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
4 van 18

1 Inleiding

Vanaf 2006 zal het veldwerkarchief worden gedigitaliseerd middels scannen. Om het scanproces zo
ongestoord mogelijk te kunnen laten verlopen is het nodig voorbereidingen te treffen.
Meer nog dan in een analoge omgeving is het in een digitale omgeving belangrijk dat (digitaal) gearchiveerde
documenten ook weer teruggevonden kunnen worden. Het hebben van o.a. een goede index is een
voorwaarde om dit te kunnen. Tevens vereist een digitale omgeving een landelijke uniforme wijze van werken.
Voor de diverse uitzonderingen zal daarom een landelijke uniforme oplossing moeten worden bedacht.

Voordat met het daadwerkelijk scannen van het veldwerkarchief kan worden begonnen, moeten in de
voorbereiding de nodige (opschonings-)activiteiten worden uitgevoerd.
Uit onderzoek is gebleken dat in het archief meerdere typen uitzonderingen voor kunnen komen, zoals
verschillende bijlagen in verschillende formaten en kwetsbaar materiaal (19e eeuwse veldwerken). Ook is het
onwaarschijnlijk dat het archief compleet is. Daarnaast zal het voorkomen dat in de kop van het veldwerk
gegevens niet zijn ingevuld. Hierbij is te denken aan bijvoorbeeld het ontbreken van de sectieletter of geen
perceelnummers.

Een nauwkeurige en juiste voorbereiding en opschoning van het veldwerkarchief is belangrijk. Fouten en
omissie kunnen later niet of moeilijk hersteld worden. Wanneer bijvoorbeeld in de kop een perceelnummer
ontbreekt, is deze later moeilijker, en in het ergste geval zelfs niet meer, terug te vinden.

Uitgangspunt voor het digitaliseren van het veldwerkarchief zijn de huidige werkprocessen, waarbij het
veldwerk gebruikt wordt bij de grensreconstructie en niet in het aktepostenproces.

In elke sectie komt een lijst 78a voor. Op deze lijst wordt van minuutpercelen verwezen naar latere
veldwerken en hulpkaarten. Deze lijsten staan in de laatste map per sectie van de hulpkaarten. Daarom
worden de lijsten 78a meegenomen bij de hulpkaarten. Hierdoor ontstaat het gevaar dat de lijst 78a gescand
wordt en dan niet beschikbaar is (voor grensreconstructies). Het is van belang hier rekening mee te houden.

Deze instructie is een leidraad bij het opschonen van het veldwerkarchief en bij de verdere voorbereidingen.
Het kan zijn dat u een uitzondering tegenkomt die niet in deze instructie is opgenomen. In dat geval kunt u
contact opnemen per email met Marcel Schram (marcel.schram@kadaster.nl).

Opmerking:
April en mei 2006 is deze instructie in de pilot Alkmaar getest, geoptimaliseerd en aangevuld.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
5 van 18

2 Voorbereiding

Deze instructie dient voor de voorbereiding en opschoning van het veldwerkarchief voordat met scannen
begonnen kan worden. Hieronder wordt het gehele proces schematisch weergegeven.

Kadaster
Voorbereiding en opschoning veldwerk

Invullen inventarislijst

externe firma Scannen veldwerk

Kwaliteitscontrole scan op beeldscherm

Indexering

Kadaster

Controle en implementatie scan en index

Papieren veldwerk overbrengen naar Nationaal Archief

Figuur 1: proces digitalisering veldwerken

Voordat met het scanproces kan worden begonnen, moet u de volgende stappen per gemeente per sectie
voor het gehele veldwerkarchief doorlopen. Om de voorbereiding en opschoning gestructureerd aan te
pakken dient een statusformulier per map ingevuld en toegevoegd te worden, zie bijlage 1.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
6 van 18

NB: Ook de veldwerken van inmiddels vervallen kadastrale gemeenten moeten in dit proces worden
meegenomen. Let hierbij wel op een landelijk unieke gemeentecode. Bij digilegger zijn voor de vervallen
gemeenten codes bepaald. Deze moeten gebruikt worden om landelijk uniform te kunnen blijven
werken. Het is belangrijk hiervoor een beheerder aan te wijzen!

Achtereenvolgens moet u de volgende stappen doorlopen per portefeuille:

Stap Activiteit opmerking

0 Stel per gemeente de 'scan'datum vast
1 Originele veldwerken in gebruik laten inleveren meestal bij landmeter
Afwerken dossiers van betreffende gemeente voor bepaalde datum originelen niet uitlenen
Verzamel alle mappen/portefeuilles van betreffende gemeente vaak ook groter formaat
Resultaat: zo volledig mogelijk archief
2 Loop de mappen met veldwerken door herstel vouwen en scheuren,
verwijder nietjes, paperclips e.d.
Vul bijlage aan met
archiefnummer veldwerk,
gevolgd door a, b, enz.
Voeg, indien nodig, coördinatenlijsten in als bijlage bij veldwerk zie hoofdstuk 3 uitzondering D
Vul ontbrekende veldwerken aan met kopieveldwerk uit
kopieveldwerkarchief
Vervang slecht leesbare originelen door kopieveldwerk uit kleurenkopie gelijk aan
kopieveldwerkarchief origineel? Verwijzingen op kopie
(zorg dat kopie identiek is met origineel) geplaatst?
Beoordeel, voeg toe of verwijder uitzonderingen conform hoofdstuk uitzondering niet beschreven
3 neem dan contact op
Completeer, corrigeer en verduidelijk voor zo ver nodig de koppen let vooral op ontbrekende sectie
en perceelnummers
Zorg dat portefeuilles oplopend liggen laagste archiefnummer bovenop
Maak portefeuilles van veldwerken en bijlage(n) gereed voor
scannen
3 Vul de inventarislijst in id., gemeente, sectie en
archiefnummer, etc. of bij oude
veldwerken zonder
archiefnummer (voor+1880) het
dienstjaar
4 Pak de gecontroleerde mappen in t.b.v. scannen en vul het
Statusformulier geheel in. Stuur tevens de inventarislijst mee

Vervolgens worden door een externe firma de volgende twee activiteiten uitgevoerd:
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
7 van 18

5 scannen
6 Kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid. En indexering
met archiefnummer en alle perceelnummers: nieuwe (rode)
perceelnummers en niet-vernummerde (zwarte) perceelnummers

Het Kadaster voert daarna een kwaliteitscontrole uit en implementeert de scans en index in het systeem. Tot
slot wordt het papieren archief overgebracht naar het Nationaal archief. Dus:

7 Controleer (geautomatiseerd waar mogelijk 100% en handmatig

steekproefsgewijs) en implementeer sectiegewijs de scans en
index in het systeem
8 Overbrengen veldwerkarchief naar Nationaal Archief en vernietigen
kopieveldwerkarchief

Toelichting stappen:

Stap 1: * Zorg dat zij die nog veldwerken in hun bezit hebben van de betreffende gemeente/sectie deze
inleveren.
* Dring aan op het afwerken van dossiers in de betreffende gemeente vóór een te bepalen datum.
Ook deze nieuwe veldwerken gaan dan mee in het digitaliseringproces.
Kortom: Zorg voor een compleet archief van die gemeente.
* Verzamel alle mappen en portefeuilles met veldwerken van de betreffende gemeente.
* Verplaats de veldwerken naar de ruimte waar de voorbereiding en opschoning plaatsvindt. Vanaf
dit moment is het veldwerkarchief van deze gemeente (tijdelijk) niet beschikbaar. Eventueel
kunnen voor het gebruik kopieën worden gemaakt van de enkele veldwerken. Daarnaast kan het
kopieveldwerkarchief benut worden.

Stap 2: * Loop de secties (mappen met veldwerken) 1 voor 1 door.

* Haal nietjes en paperclips weg.
* Maak het papier netjes vlak door herstel van vouwen, 'ezelsoren', e.d.
* Herstel scheuren netjes met door Nationaal Archief voorgeschreven methode en plakband
(Document Repair Tape).
* Gele briefjes met aantekeningen: aantekeningen worden overgenomen. Hierbij is het
uitgangspunt dat alleen de kop van het veldwerk gewijzigd mag worden en dat andere informatie
als (extra) bijlage wordt toegevoegd. Vervolgens geel briefje verwijderen.
* Gebruik voor de ontbrekende veldwerken het kopieveldwerk. De kopieveldwerken blijven op de
huidige locatie om risico's te vermijden, voor een effectieve gedisciplineerde voorbereiding en
omdat er naar verwachting een beperkt aantal kopieveldwerken nodig is. Tijdens de
voorbereiding wordt per sectie een lijst bijgehouden van benodigde kopieveldwerken. Deze lijsten
worden periodiek gemaild naar de contactpersoon van het kantoor waar het kopieveldwerkarchief
staat. Hij verzamelt de benodigde kopieveldwerken. Vervolgens maakt hij hiervan kleurenkopieën
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
8 van 18

zodat het kopieveldwerkarchief compleet blijft. Daarna worden de originele kopieveldwerken

verstuurd. Vervolgens kunnen deze kopieveldwerken toegevoegd worden aan de betreffende
sectie.
* Slecht leesbare veldwerken vervangen door het kopieveldwerk, tenminste als deze beter
leesbaar is. Hierbij zorgen dat de kleuren van het origineel ook op de kopie hetzelfde zijn en
zorgen dat de verwijzingen naar latere veldwerken ook op de kopie staan, zoals op het origineel.
* Voeg, indien nodig, coördinatenlijsten in als bijlage bij het veldwerk, zie hoofdstuk 3 uitzondering
D.
* Zorg dat de bijlagen het archiefnummer met toevoeging a, b, of c enz. krijgt. Bij meer dan 26
bijlagen wordt er doorgenummerd met toevoeging aa, ab, ac, etc. Daarnaast moet bovendien op
het origineel verwezen worden naar deze bijlagen (later weer terug kunnen vinden). Vermeld
boven in de bijlage tevens de kadastrale gemeente en sectie.
* Beoordeel uitzonderingen (zie hoofdstuk 3) en neem beslissing.
* Completeer, voor zover invulling ontbreekt, en corrigeer de koppen. Let vooral op sectie, nieuwe
(rode) perceelnummers en niet-vernummerde (zwarte) perceelnummers. Verduidelijk eventueel
de kop zodat een (administratief) medewerker zonder kadastrale kennis deze later foutloos kan
overnemen in de index.
* Zorg dat de portefeuilles oplopend (= laagste archiefnummer bovenop) liggen. Wanneer de
veldwerken aflopend liggen, dienen deze dus omgelegd te worden.
* Maak setjes van de mappen per sectie van veldwerk(en) met bijbehorende bijlage(n) gereed voor
scannen.

Stap 3: * Vul de inventarislijst per sectie per map in met gemeente, sectie en archiefnummer van
veldwerken en bijlagen. Indien een veldwerk ontbreekt, geef dit ook aan. Signaleer tevens
afwijkende papier formaten, slechte kwaliteit papier, zwarte kopie, transparanten, e.d.
Voor oude veldwerken zonder archiefnummer (in het algemeen voor 1880) is de opbouw van de
index enigszins afwijkend. Vul dan in plaats van het archiefnummer het dienstjaar in.
Het invullen van de inventarislijst zal in een aparte instructie verwoord worden.

Opmerkingen:
a. Deze stap 3 wordt vaak gelijktijdig en in combinatie met stap 2 uitgevoerd.
b. Ongenummerde percelen worden niet in de index meegenomen.
c. Gaten in archief- en perceelnummering worden ongewijzigd meegenomen.
d. Eventuele dubbele archiefnummers worden ongewijzigd meegenomen.

Stap 4: * Pak de veldwerken in dozen in t.b.v. scanning volgens de inpakinstructie. Vul het Statusformulier
geheel in, zie bijlage, en voeg de inventarislijst toe. Voor het inpakken wordt een aparte instructie
gemaakt.

Stap 5: * Scannen. De veldwerken worden dubbelzijdig gescand omdat er regelmatig iets op de achterkant
staat, bij de huidige relazen van bevindingen sowieso. Bovendien zijn op veel achterkanten van
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
9 van 18

veldwerken de carbon-doordrukken zichtbaar die gebruikt kunnen worden als de voorkant slecht
leesbaar is.

Stap 6: * Kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid.

* Indexering met archiefnummer en alle perceelnummers: nieuwe (rode) perceelnummers en niet-
vernummerde (zwarte) perceelnummers.

Stap 7: * Controleer de geleverde scans en index: geautomatiseerd waar mogelijk 100% en handmatig
steekproefsgewijs. En implementeer sectiegewijs de scans en index in het systeem. Voer een
aantal technische controles uit of alle scans digitaal correct geïmplementeerd zijn.

Stap 8: * Draag het gescande en gecontroleerde deel van het papieren archief over aan het Nationaal
Archief en vernietig in overleg met het desbetreffende kadasterkantoor dit deel van het
kopieveldwerkarchief.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
10 van 18

3 Uitzonderingen en slecht leesbaar

Om tijdens de opschoning uniform te kunnen besluiten hoe met de uitzonderingen en slecht leesbare
veldwerken om te gaan, treft u hierna instructies aan hoe te handelen. Er zijn voorbeelden opgenomen van
veldwerken met uitzonderingen, met vermelding van wat u moet doen in dat geval. Getracht is alle
uitzonderingen te beschrijven. Desondanks kan het gebeuren dat u een niet beschreven uitzondering
tegenkomt. In dat geval neemt u contact op per email met Marcel Schram (marcel.schram@kadaster.nl).

De hoofdregel is:

Een document is pas een veldwerk (of relaas van bevindingen) als het genummerd
is in de reeks van het veldwerkarchief (inclusief bijlagen)

Documenten die hieraan niet voldoen, zijn dus GEEN veldwerken en worden NIET in het scannen van het
veldwerkarchief betrokken!

De volgende uitzonderingen zijn we tegengekomen, zie onder andere bijlagen bij rapport 'Definitiestudie
Digitaliseren Veldwerken', versie 0.8, Erkan Efek. Indien onder handeling "niet meenemen in voorbereiding"
staat betekent dat dus ook niet scannen.

*) uitzondering is tenminste geconstateerd in de genoemde vestiging. Dit betekent dat in andere vestigingen deze uitzondering ook voor kan

komen.

Uitzondering Handelingen komt voor in vestiging *)

A. Ongenummerde veldwerken herstel de oorspronkelijke boekwerken per alle vestigingen

voor ± 1880 dienstjaar per gemeente en maak een
index per dienstjaar

B. Ongenummerde veldwerken
na ± 1880
* in map van veldwerken juiste archiefnummer toevoegen niet aangetroffen
* in aparte map en geen niet meenemen in voorbereiding Alkmaar/Amsterdam/Utrecht
verwijzing in veldwerk- /Leeuwarden/Zwolle
archief

C. Veldwerken A2, A1, A0,

model 65
* nummer in veldwerkarchief meenemen voor scannen alle

* eigen archiefnummer met
verwijzing in veldwerkarchief
* eigen archiefnummer en
geen verwijzing in
veldwerkarchief
D. Coördinatenlijsten
* lijst bij veldwerk in archief
met archiefnummer
* lijst in aparte map met
archiefnummer van veldwerk betreffend veldwerk invoegen)
* lijst/boek in aparte map met
verwijzing in veldwerkarchief
* Lijst/boek in aparte map en
geen verwijzing in
veldwerkarchief
E. Ontbrekend veldwerk
F. Origineel slecht leesbaar
G. Bijlagen bij veldwerk
(correspondentie die in het
veldwerkarchief zit)
H. Kop onvolledig ingevuld
I. (Hermetings)veldwerken in
aparte portefeuille
* archiefnummering veldwerk
* eigen nummering, wel in
veldwerkarchief archief
verwijzingen naar
Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
11 van 18
meenemen voor scannen alle
niet meenemen in voorbereiding alle
meenemen voor scannen (verwijder alle
nietjes, paperclips enz.). Controleer op
gemeente/sectie en archiefnummer, en
breng deze zonodig aan
mappen samenvoegen (lijst achter Leeuwarden
Controleer op gemeente/sectie en
archiefnummer en breng deze zonodig
aan
meenemen voor scannen diverse vestigingen
niet meenemen in voorbereiding alle
invoegen kopieveldwerk
kopie identiek maken aan origineel
(kleuren en verwijzingen). Origineel
vervangen door kopie.
meenemen in voorbereiding (verwijder
nietjes. paperclips enz.). Archiefnummer
veldwerk gevolgd door a, b, enz.
aanbrengen
vul aan met ontbrekende gegevens
meenemen in scanning diverse vestigingen
meenemen in scanning bij de betreffende Alkmaar, Zoetermeer
gemeente in veldwerkarchief
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
12 van 18

hermetingsveldwerk
* geen nummering of eigen niet meenemen in voorbereiding Amsterdam
nummering zonder
verwijzingen in
veldwerkarchief archief

J. Kopieën bij overgang van

gemeente
* originele veldwerken niet meenemen in voorbereiding Alkmaar
(separaat) aanwezig
* originele afwezig kopieën meenemen in scanning niet aangetroffen

A. Ongenummerde veldwerken voor ± 1880 ('dienstjaarveldwerken' of 'omnibusveldwerken')

Het komt in verschillende gemeenten voor dat de oudste veldwerken (voor 1880) geen archiefnummer
hebben of een negatief (of ander kleur) nummer. Deze veldwerken worden ook wel 'dienstjaarveldwerken' of
'omnibusveldwerken' genoemd. In verschillende gemeente/sectie zijn deze dienstjaarveldwerken op dit
moment met negatieve nummers vooraan toegevoegd.

In dit geval moeten van deze veldwerken tijdens de opschoning (weer) setjes per dienstjaar per gemeente
gemaakt worden en dient er een bijbehorende indexlijst gemaakt te worden, zie bijlage 2. Bij het scannen
worden deze setjes per dienstjaar per gemeente bij elkaar gehouden en tevens worden deze veldwerken in
de index opgenomen per dienstjaar per gemeente.

Toelichting:

Uit inventarisaties van het veldwerkarchief is gebleken dat juist met de dienstjaarveldwerken op de kantoren
zeer verschillend is omgegaan. Omdat opschoning en scannen/indexeren van deze categorie veldwerken veel
tijd zal kosten, is dit nader onderzocht met 10 kadastrale gemeenten van de vestiging Eindhoven.

De toestand van het papier is matig en in veel gevallen ronduit abominabel. De documenten vallen letterlijk uit
elkaar. Ooit ingebonden boekwerken zijn volkomen losgescheurd en zitten verspreid in de map. Vrijwel alle
documenten zijn aan de randen gerafeld en veel zijn ook ingescheurd. Sommige documenten hebben gaten.
Door dit alles is de leesbaarheid sterk verminderd. Informatie aan de randen is verdwenen (aanduiding van
dienstjaar, naam gemeente, aanduiding sectie). Het papier is in veel gevallen ook erg bros door de verzuring
en dus erg kwetsbaar. Van elke gemeente zijn een of meerdere mappen omnibusveldwerken aanwezig,
behalve van de gemeenten die na 1880 zijn ontstaan. Op basis van inschatting gaat het om gemiddeld 100
scans per gemeente.

De landmeters hebben voornamelijk gewerkt in de vorm van boekjes per dienstjaar per gemeente, waarin de
metingen zijn verzameld. Naast boekjes komen ook losse veldwerken voor. Een enkele landmeter heeft
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
13 van 18

voorkeur gehad voor doorschijnend papier. Er worden meerdere metingen van ook meerdere secties op
dezelfde pagina geschetst en op de binnen bladen lopen de schetsen door over beide pagina’s. In de eerste
jaren zijn de boekjes op formaat A5, later is dat A4-folio. Ook afwijkende formaten komen vaak voor in
opgevouwen toestand. Denk daarbij ook aan strokenkaarten. Naast metingen van mutaties in de percelen en
de bebouwing, komen veel schetsen voor met opnames van verandering van cultuur. Grensuitzetting komen
in deze periode nog vrijwel niet voor.

De oorspronkelijk boekjes in de omnibusmappen zijn veelvuldig losgescheurd tot losse exemplaren. Deze
liggen meestal niet meer in de juiste volgorde. Soms zijn ze weer aan elkaar geplakt. Daarbij komt het voor,
dat de verkeerde combinatie is gemaakt.

Van de onderzochte gemeente zijn de mappen opgeschoond. Daarbij zijn de veldwerken weer teruggebracht
in de oorspronkelijke volgorden van boekjes per dienstjaar per gemeente. Dat is een behoorlijk intensieve
puzzel. Tevens is een indexlijst (bijlage 2) gemaakt met verwijzing van perceelnummers naar de veldwerken
per dienstjaar. Het opmaken van de indexlijst is handig bij het herordenen van de documenten. Op basis van
de opvolgende reeksen van nieuwe perceelnummers komen indexlijst en ordening van documenten in
wisselwerking tot oplossing. De indexlijst is uiteraard straks een goed hulpmiddel bij de indexering.
De documenten zijn zo goed mogelijk weer netjes in vorm gebracht. De kwetsbaarheid vraagt wel de nodige
voorzichtigheid. Voor je het weet, heb je twee in plaats van één document in je handen. Waar nodig zijn
teksten aangevuld met dienstjaar, gemeente en sectie. De opschoning vraagt veel energie, creativiteit, geduld
en oplettendheid.

De documenten zijn niet geschikt voor een doorvoerscanner en zullen dus handmatig verwerkt moeten
worden. Het formaat is verschillend, maar vaak folio, waarbij in boekvorm de binnenbladen dus dubbelfolio
zijn. De schetsen zijn zeer verschillend in helderheid, waarbij sommige exemplaren nauwelijks leesbaar zijn.
Scannen kan het beste als pakket per dienstjaar per gemeente zonder verdere opdeling. Ook het indexeren
kan dan eenvoudig per dienstjaar per gemeente. Als men moet zoeken, dan moet men de scans per
dienstjaar via scrollen doorlopen, om het juiste document te vinden. De perceelnummering zal meestal op
volgorde van sectie en perceelnummer zijn, met de nodige uitzonderingen. Omdat het altijd om een beperkt
aantal documenten gaat is dit acceptabel. Voor het indexeren kan gebruik worden gemaakt van de
indexlijsten, die bij de opschoning worden opgemaakt.

Samenvattend dienen omnibusveldwerken als volgt voorbereid te worden:

1. Inventariseer de omvang van de omnibusveldwerken op basis van de aantallen mappen, die hiervan
aanwezig zijn. Hierbij eventueel bij de sectie zelf opgeborgen veldwerken weer apart zetten.
2. Sorteer de veldwerken naar dienstjaar per gemeente, ook als deze in het verleden zijn uitgesplitst.
Streef niet naar verdere ondersplitsing binnen het dienstjaar zelf.
3. Herstel de oorspronkelijke boekwerken per dienstjaar per gemeente: haal nietjes en paperclips weg,
maak het papier netjes vlak door herstel van vouwen, herstel scheuren met door Nationaal Archief
voorgeschreven methode en plakband (Document Repair Tape), etc.
4. Voeg toe en verduidelijk relevante informatie: dienstjaar, gemeente, sectie, perceelnummers
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
14 van 18

5. Maak een indexlijst van nieuwe en niet-vernummerde (= grensuitzettingen) perceelnummers per

dienstjaar per gemeente.

B. Ongenummerde veldwerken na ± 1880

Het komt voor dat veldwerken >1880 geen archiefnummer hebben. Meestal gaat het dan om veldwerken op
een afwijkend formaat en opgeborgen in aparte mappen, maar ook veldwerken van Rijkswaterstaat en de NS
vallen hier vaak onder. Deze documenten zijn via het veldwerkarchief niet terug te vinden en behoren daarom
niet tot het veldwerkarchief.
Daarnaast kan het incidenteel voorkomen dat verzuimd is het archiefnummer op een veldwerk te plaatsen. In
dat geval het juiste archiefnummer plaatsen op het veldwerk. Uiteraard hoort dit document wel tot het
veldwerkarchief.

C. Veldwerken op A2-, A1 en A0-formaat, of model 65

In veel gevallen hebben deze veldwerken een archiefnummer in de reeks van veldwerknummers, maar zijn de
veldwerken op deze formaten opgeborgen in aparte mappen. In het veldwerkarchief wordt dan voor de meting
verwezen naar het betreffende archiefnummer en/of naar de portefeuille.
Deze groot formaat documenten zijn veldwerken en passen in het veldwerkarchief.

D. Coördinatenlijsten
Destijds in het kader van Systeem Detailmeting'76 zijn uitvoerige coördinatenlijsten (vaak per project SD'76)
bewaard in het veldwerkarchief. Vaak is de relatie naar de schets met puntnummers te leggen middels het
veldwerknummer en het puntnummer. Het komt echter ook voor dat de relatie niet te leggen valt. Om
hierachter te komen moet dit worden onderzocht. Dit kan echter veel tijd in beslag nemen. Beter is te
beoordelen, of deze coördinatenlijsten direct of indirect een archiefnummer in de reeks van veldwerknummers
hebben. Geen archiefnummer dan is er moeilijk een relatie tussen schets en coördinaat te leggen. Geen
archiefnummer: dan kan scannen van deze documenten (vaak boekwerken) achterwege blijven.
Het komt ook voor (Leeuwarden) dat coördinatenlijsten genummerd in het veldwerkarchief fysiek in andere
kasten en andere ruimtes staan. Deze moeten dan samengevoegd worden met het veldwerkarchief.
Bij de komst van Systeem Detailmeting (DETA) zijn aan het veldwerk coördinatenlijsten (vaak als bijlage)
gevoegd. In veel gevallen hebben deze lijsten dan het archiefnummer van de meting met toevoeging van een
letter a, b, c enz. gekregen. In enkele gevallen zijn deze coördinatenlijsten vastgehecht aan het veldwerk
zonder nummering. Dan dient een suffix toegevoegd te worden.
Tevens zijn oude (RD-)coördinatenlijsten te vinden van verzekerde grondslagpunten. Deze coördinatenlijsten
zijn vaak per gemeente in lijsten bewaard en zijn niet genummerd in het veldwerkarchief. Via het puntnummer
van een grondslagpunt op een veldwerk, zou de coördinaat in de lijst kunnen worden opgezocht. De vraag is
alleen, wat jaren nadien de waarde van dat punt (coördinaten) nog is. Deze lijsten zijn grondslagarchief,
maken dus geen onderdeel uit van het veldwerkarchief, en worden daarom niet meegenomen in de
voorbereiding.
Onder andere Zwolle heeft men de aanmetingschetsen van deze (oude) grondslagpunten overgebracht naar
het veldwerkarchief. Op separaat opgeborgen boekwerken met coördinatenlijsten van deze grondslagpunten
zijn verwijzingen naar deze veldwerken met aanmeetschetsen geplaatst. Het niet scannen van deze
coördinatenlijsten leidt er toe dat de veldwerken met aanmeetschetsen niet meer terug te vinden zijn. Ook
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
15 van 18

hiervoor geldt dat deze (oude) grondslagpunten, dus de coördinatenlijsten, hun betekenis hebben verloren
(onbetrouwbaar en geen gebruik). De lijsten van grondslagpunten worden dus niet meegescand. Door de
beperkte aantallen en de combinatie met andere informatie worden de genummerde veldwerken met
aanmetingschetsen wel meegenomen in de voorbereiding.

E. Ontbreken origineel
Als in het archief het origineel ontbreekt, wordt dit aangevuld met het kopieveldwerk. Maak kleurenkopie van
kopieveldwerk zodat het kopieveldwerkarchief compleet blijft.

F. Origineel slecht leesbaar

Als het origineel slecht leesbaar is, gebruik dan het kopieveldwerk. Controleer of de kopie identiek is aan het
origineel. Let hierbij vooral op kleuren en verwijzingen naar latere (grensreconstructie) veldwerken.
Als deze ontbreken vul de kopie daarmee aan.

G. Bijlagen bij veldwerken

Verwijder de nietjes en paperclips. Zorg dat de bijlage genummerd wordt in de archiefsysteem van het
veldwerk (archiefnummer aangevuld met a, b, of c…. enz.). Vermeld boven in de bijlage tevens de kadastrale
gemeente en sectie. Plaats op het veldwerk in de kop een verwijzing naar de bijlage (bijvoorbeeld zie bijlage
235a).

H. Gegevens in kop veldwerk ontbreken

Het komt voor dat de sectieletter niet is ingevuld. Deze moet dan ingevuld worden bij de opschoning. Het
komt ook voor dat perceelnummers in de kop ontbreken. De kop dan wederom aanvullen met de ontbrekende
gegevens.

I. (Hermetings)veldwerken in aparte portefeuille

Er komen (hermetings)veldwerken voor die in aparte portefeuilles zitten. Indien deze een veldwerknummer
hebben worden ze gescand.
Wanneer deze (hermetings)veldwerken een eigen nummering hebben waarnaar in het veldwerkarchief
verwezen wordt dan ook scannen. Door de eigen nummering hebben deze (hermetings)veldwerken een
andere toegangssleutel dan de veldwerken, bijvoorbeeld "Map hermetingsveldwerken gemeente X -
document 1, 2, …". Daarom moet per aparte portefeuille aangegeven worden hoe de index eruit dient te zien.
In alle andere gevallen worden deze (hermetings)veldwerken niet meegenomen in de voorbereiding.

Voorbeelden:
In Alkmaar komt in het veldwerkarchief een veldwerk voor met een verwijzing 'voor meting zie grote
portefeuille van gemeente…'. Dit betreft dus een portefeuille met een eigen nummering waarnaar in het
veldwerkarchief verwezen is. Deze wordt derhalve meegenomen in de voorbereiding. In Amsterdam komt het
zogenaamde Stucki-archief voor. Een verzameling metingen met een eigen nummering van de binnenstad
van Amsterdam. In het reguliere veldwerkarchief is geen verwijzing naar dit A0-archief te vinden. Bovendien is
het de vraag, of deze metingen wel op kadastrale grenzen slaan, of alleen maar topografiemetingen zijn. Dit
archief is nooit via het veldwerkarchief terug te vinden. Niet scannen, geen betekenis voor veldwerkgebruik.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
16 van 18

J. Kopieën bij overgang van gemeente

Bij de overgang van een gemeente in een andere gemeente wordt naast een veldwerk met alle hernummering
af en toe ook de veldwerken van de 'oude' gemeente gekopieerd en voorzien van een archiefnummer in de
'nieuwe' gemeente. In Alkmaar is op deze wijze bijvoorbeeld de gemeente Limmen overgegaan en als kopie
opgenomen in de gemeente Castricum. De gemeente Limmen is ook separaat aanwezig. In dit geval hoeven
de kopieën van Limmen in Castricum niet meegenomen te worden. Wel dient gecontroleerd te worden of er
op de kopieën verwijzigen e.d. staan die overgenomen moeten worden op het origineel. Tevens dient de
onderbreking van de veldwerkreeks aangegeven te worden in de inventarislijst.
Mochten de originele veldwerken afwezig zijn dan moeten de kopieën wel meegenomen worden in de
voorbereiding.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
17 van 18

4 Bijlagen

4.1 Bijlage 1: Statusformulier

Code kadastrale Kadastrale Sectieletter eerste laatste vastgestelde

gemeente gemeente archiefnummer archiefnummer scandatum

Zodra een activiteit uitgevoerd is, kunt u hieronder dit afvinken.

Alle originelen in gebruik ingeleverd

Alle mappen/portefeuilles gemeente/sectie verzameld
Mappen van sectie doorgelopen (nietjes e.d. verwijderd, bijlagen aangevuld met archiefnummer +a, b
enz.)
Indien relevant, coördinatenlijsten ingevoegd
Ontbrekende originelen vervangen door kopieveldwerken
Slecht leesbare originelen vervangen door kopieveldwerken (NB: identiek aan origineel?)
Uitzonderingen toegevoegd en verwijderd
Aanvullen met laatste vervaardigde veldwerken
Inventarislijst bijgevoegd
Gecontroleerde mappen ingepakt
Laatste meegezonden veldwerk (archiefnummer) genoteerd (hierboven)
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering veldwerkarchief
Versie
1.0
Blad
18 van 18

4.2 Bijlage 2: Verwijzingslijst omnibusveldwerken

Verwijzingslijst omnibusveldwerken

Gemeente: Voorbeeld

Dienstjaar sectie nieuwe en niet-vernummerde perceelnummers

1859 A 875, 876
1860 B 1130
1861 A 875, 877, 878, 879
B 1131, 1132, 1133, 1134, 1135, 1136
etc.