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Edward B. Roberts
Alan R. Fusfeld
Cada miembro del equipo de I&D tiene un papel único que representar. ¿Qué rasgos
de personalidad necesitan las personas para asegurar que una idea avance desde su nacimiento
a la comercialización? Hemos identificado cinco funciones del comportamiento que pueden ser
críticas para una base organizacional eficaz para la innovación.
Posibilidades del proyecto. En las actividades pre-proyecto surgen ideas específicas. Las
perspectivas orientadas al cliente se pueden originar con personal técnico, comercialización
o gerencial, que desarrollan sus ideas imaginándolas personalmente o del contacto directo
con clientes o competidores. La evidencia reciente indica que muchas de estas ideas
ingresan al “pool” de ideas como posibilidades “probadas” puesto que han sido desarrolladas
por los mismos clientes.2
*
Adaptado con autorización de los autores de “Staffing the Innovation Technology-Based Organization”, de
E.B. Roberts y A.R. Fusfeld, Sloan Management Review, 1981, 22(3), 19-34, por la Sloan Management
Review Association
1 Roberts, E.B., “The Dynamics of Research and Development”, Harper and Row, New York, 1964
2 Von Hippel, E., Technol. Rev. 1978, enero, 30-39
Figura 1. Visión Multietapa en un proyecto de
Innovación Tecnológica
Pre-Proyecto
1. Comunicarse con personas dentro de la organización de I&D respecto a sus
asuntos técnicos.
2. Comunicarse con personas fuera de la organización de I&D respecto a
desarrollos recientes de posible interés para su compañía.
3. Comprometerse en actividades de solución de problemas técnicos en el
área de especialización.
4. Conversar espontáneamente con sus colegas respecto a ideas.
↓
Posibilidades del proyecto
5. Generar una nueva idea técnica y/o
6. Visualizar el uso potencial de un producto o proceso nuevo o mejorado, por
parte de un cliente
↓
Iniciación del proyecto
7. Compatibilizar una idea técnica con una necesidad del mercado.
8. Desarrollar la idea en un proyecto para probar su interés comercial y
vender la proposición del proyecto internamente.
9. Proporcionar alguna orientación y actuar como un consejero sólido para un
grupo de proyecto en formación.
↓
Ejecución del proyecto
10. Administrar el proyecto
11. Ejecutar las tareas que sean necesarias para que el proyecto logre sus
metas.
12. Resolver problemas técnicos que puedan surgir durante el transcurso del
proyecto.
13. Llevar un seguimiento de las actividades técnicas externas y los intereses
del mercado en relación al área del proyecto y mantener al tanto al staff
respectivo.
14. Servir de amortiguador entre el equipo de proyecto y las limitantes orga-
nizacionales innecesarias, proporcionando orientación y experiencia.
↓
Evaluación del resultado del proyecto
15. Evaluar la adecuabilidad del desarrollo para con el mercado considerado.
↓
Transferencia del Proyecto
16. Transferencia del proyecto a la siguiente unidad en la línea. Esta unidad
asumirá la responsabilidad por el trabajo posterior en el proyecto.
Iniciación del Proyecto. En la medida que evolucionan las ideas en las conversaciones
técnicas, de comercialización y en los esfuerzos técnicos exploratorios, el proceso de
innovación se desplaza hacia una etapa más formal de iniciación del proyecto. En forma
inevitable, una proposición de proyecto específica debe ser redactado, se deben producir
presupuestos y programas y se debe emprender un esfuerzo de presión para vender el
proyecto, mediante exposiciones informales y formales. Durante esta etapa, son clave los
consejos y estímulo que los profesionales técnicos o de laboratorio más antiguo y de la
gerencia de comercialización puedan proporcionar al equipo del proyecto emergente.
Evaluación de los resultados del proyecto. Cuando parece que el esfuerzo técnico
aplicado a un proyecto ha llegado a su término, la mayoría de los proyectos quedan
sometidos a otra evaluación intensa, que compara resultados con las expectativas fijadas
anteriormente y las percepciones del mercado vigentes. Si la innovación tiene éxito, deben
ponerse en ejecución otras acciones. Los resultados en el intertanto se transfieren a
producción o hacia etapas de mayor desarrollo. Las etapas de este tipo implican desembolsos
más grandes. La evaluación de los resultados del proyecto puede considerarse como una
forma de revisión detallada del mismo, antes de su posible transferencia a estas etapas
posteriores.
Los actores
Auspicio. Guiar y desarrollar al personal con menos experiencia en sus roles críticos;
apoyo entre bambalinas, protección, defensa y en oportunidades, "contrabandear" fondos.6
Para que el lector no confunda estos papeles, como un esquema de una persona por
papel con personas diferentes, permítanos enfatizar tres puntos:
• Algunos papeles, tal como generación de ideas, para que el proyecto tenga éxito,
generalmente requiere sea asumido por más de una persona en un equipo de
proyecto.
• Algunas personas, ocasionalmente cubren más de una de las funciones críticas.
• Los papeles que las personas juegan, cambian periódicamente a lo largo de la
carrera de la persona en una organización.
Más adelante, comentaremos estos dos últimos puntos con mayor profundidad.
Las cinco funciones críticas representan los diferentes papeles que se deben
representar para lograr el éxito de una innovación. Son críticos bajo dos puntos de vista.
Primero, cada papel es único y demanda habilidades especiales. Una deficiencia en
cualquiera de estos papeles contribuye a serios problemas en el esfuerzo innovador.
Segundo, cada papel tiende a ser representado por un número de personas relativamente
pequeño, y por lo tanto, hace que los actores de papeles críticos sean aún más especiales. Si
se aleja cualquiera de estas personas, el problema de reemplazarlo es muy difícil. Las
5 Pelz, D.C., Andrews, F.M., “Scientists in Organizations”, John Wiley and Sons; New York, 1966
6 Roberts, E.B., Res. Manage. 1968, Julio, 249-266
7 Marquis, D.G. Rubin, I.M., “Management Factors in Project Performance”, MIT Sloan School of
Management, Cambridge Mass., documento de trabajo, 1966.
8 Allen, T.J., “Managing the Flow of Technology”; MIT Press, Cambridge, Mass., 1977; Rhoades, R.G. et al.
R&D Manage. 1978, octubre, 13-17
cualidades específicas necesarias en el reemplazante, normalmente dependen de exigencias
de un papel no definido. Las funciones más críticas no pueden ser ejercidas por personas
recién ingresadas a la organización.
En este punto debemos agregar que en todas las organizaciones innovadoras, existe
claramente otro papel, que no es precisamente innovador. La solución de problemas técnicos
de “rutina” es necesaria para efectuar avances innovadores. De hecho, el grueso del amplio
volumen de trabajo técnico probablemente de rutina. Estimamos que el 70-80% del esfuerzo
técnico cae en esta categoría. Pero aquí le daremos énfasis al 20-30% que es único y crítico.
Algunos signos característicos pueden proporcionar evidencia de que falta una función
crítica. La generación de ideas es deficiente si la organización no está pensando en formas
nuevas y distintas de hacer las cosas. Sin embargo, cuando un gerente se queja de
insuficiencia de ideas, generalmente encontramos que la deficiencia real es que las personas
no son paladines agresivos de sus ideas ―tanto de las propias como de otros. Cantidades de
ideas no explotadas que rara vez captan la atención de los gerentes constituyen una prueba
de deficiencia empresarial.9
La importancia de cada función crítica varía con la etapa de desarrollo del proyecto.
Inicialmente, es crucial la generación de ideas. Más tarde, la habilidad empresarial y el
compromiso se necesitan para desarrollar el concepto hacia una actividad viable. Una vez
que se establece, se necesita un buen liderazgo de proyecto para guiar su avance. Por
supuesto, la necesidad de una función crítica no aparece y desaparece en forma abrupta;
más bien, aumenta y disminuye. En algunos puntos, una función es el foco y en otros, tiene
menos importancia. De esta forma, la ausencia de una función en una oportunidad en que es
potencialmente importante, constituye una seria debilidad, sin consideración de si el papel
había sido cubierto o no en un momento anterior menos importante. La designación de una
persona en particular a un proyecto, cuando el papel crítico que cumple no es necesario,
conduce a frustración en el individuo y hace menos eficaz al equipo del proyecto.
Las características de las personas que ejecutan cada función innovadora caen dentro
de patrones (Tabla 1). Algunas personas tienen predisposición a un tipo de actividad y a
ejecutarlos bien. Por ejemplo, una persona que se siente cómoda con las abstracciones y
teoría, se sentirá más adecuada para la función generación de ideas, que lo que se sentiría
alguien que es muy práctico. Más aún, en cualquier unidad de una organización, personas
con características diferentes, pueden trabajar para complementarse unas con otras. Por
ejemplo, una persona que es eficaz generando ideas puede formar equipo con un colega que
tenga buenas capacidades para la función vigilancia y otro que tenga buenas habilidades de
impulsión o empresariales. Por supuesto, cada persona debe comprender lo que se espera de
su papel en un proyecto y debe considerar los papeles de los demás, para que el proceso de
formación de equipo tenga éxito. Algunas personas tienen tolerancia para desempeñarse
bien en papeles múltiples.
Más que la suma
Cada uno de los diferentes papeles necesarios para una innovación técnica eficaz,
presenta desafíos únicos y se deben satisfacer con diferentes tipos de personas. Cada tipo se
debe contratar, administrar y apoyar en forma diferente; se les deben ofrecer distintos
conjuntos de incentivos y supervisarlos con distintos tipos de mediciones y controles. Sin
embargo, parece que la mayoría de las organizaciones técnicas no han captado este
concepto. El resultados es que la gente técnica tiende a ser contratada, remunerada,
supervisada, observada, evaluada y estimulada como si su papel principal fuera el de
científico creativos, o peor aún, como resolvedor de problemas técnicos de rutina. En
efecto, sólo algunos tienen las calificaciones técnicas para la inventiva científica y son
prolíferos en la generación de ideas. Un científico o ingeniero creativo, generador de ideas
es un tipo especial de profesional. Esta persona necesita ser personalizada, cultivada y
administrada en forma especial. Hombre o mujer, probablemente es una persona
innovadora, técnicamente bien educada y disfruta trabajando en problemas avanzados, a
menudo como un solitario.
Papeles múltiples
En forma alternativa, si las personas en esta posición quieren ofrecer y hacer más que
lo que la organización les permite se puede sentir rechazado y frustrado. Su percepción de lo
que pueden esperar del trabajo, y tal vez más importante, lo que el trabajo esperará de
ellos, se puede definir en estos primeros meses de trabajo. Aunque ellos puedan continuar
en la compañía, su entusiasta deseo previo de hacer contribuciones multidimensionales se
diluirá. Es más probable que estas personas abandonen la firma en búsqueda de trabajos que
les representen una mayor satisfacción. Aunque, tal vez, encuentren mayores frustraciones
en su primera o segunda experiencias siguientes.
Sin embargo, las opciones del ingeniero para asumir papeles se pueden ampliar
después de dos o tres años de trabajo. Aunque la resolución de problemas de rutina y la
generación de ideas todavía puedan ser adecuadas, ahora podrá actuar en la función
vigilancia de la información. El liderazgo de proyecto puede que comience a ser posible
especialmente en esfuerzos pequeños.12
Después de algunos años de trabajo, las opciones de papel son aún amplias. Puede
que se conviertan en alternativas de papel razonable, la solución de problemas de rutina,
continuar generando ideas, función vigilancia de base amplia (incluso sirviendo de puente
para las áreas de comercialización o fabricación), responsabilidad de administración de
proyectos, e impulsor de proyectos. Incluso, puede que se convierta en posibilidad, entrenar a
empleados nuevos. Aunque en este período intermedio de su carrera, normalmente la
mayoría de las personas tienden a centrarse en uno de estos papeles (o en una combinación
específica de papeles múltiples), los años siguientes pueden fortalecer todas estas opciones
de asumir papeles.
La pérdida de contacto con una tecnología que cambia rápidamente, puede que más
tarde estreche las alternativas de papel disponibles, en la medida que la persona continúa
en su trabajo. En algunos casos puede disminuir la eficacia en la solución de problemas
técnicos, la generación de ideas puede hacerse más lenta o cesar, y la actividad de función
vigilancia para la información técnica puede verse reducida. Sin embargo, la función
vigilancia de mercado o fabricación puede continuar mejorando con la mayor experiencia y
contactos externos. Las capacidades para la administración de proyectos puede continuar
creciendo en la medida que el individuo acumula más proyectos en su experiencia. La función
de impulsor puede que se haga más importante y tenga mayores alcances. Puede que en la
compañía, generalmente se busque y practique el auspicio de jóvenes.
12 Rubin, I.M., Seelig, W., IEEE Trans. Eng. Manage. 1967, EM-14 (septiembre), 131-135
maduro, amplio, y ahora, guiado en forma distinta. En cambio, una organización consciente,
pensando en términos de las diferencias entre papeles críticos, puede considerar las ramas
auto-seleccionadas en la trayectoria de carrera que se le han presentado a la persona
durante su trayectoria. Personas técnicamente entrenadas y productivas pueden llevar a
cabo funciones críticas para sus empleadores hasta su retiro, si los empleadores estimulan la
diversidad total de papeles vitales.
Administración
13 Heayes, R.H., Abernathy, WJ., Harvard Business Review. 1980, Julio-Agosto, 67-77
14 Ver nota 9
Dependiendo de la estrategia de una organización y necesidades de dotación, el desarrollo
de personal a lo largo de cada trayectoria de carrera puede y debe ser estimulada. Más aún,
hay espacio para el crecimiento y desarrollo individual de una función a otra, en la medida
que la persona pasa por la dependencia de diferentes gerentes, por diferentes entornos y por
trabajos que requieren diferentes actividades.
Por esta razón, es importante reconocer por separado las distintivas contribuciones de
las funciones críticas. La Tabla 2 identifica algunas mediciones cuantitativas y cualitativas
que son relevantes a cada función. Por ejemplo, un objetivo para una función vigilancia
debería ser ayudar a un número de personas durante los próximos 12 meses. A final de ese
plazo, su gerente podría verificar las personas a quien la función vigilancia consideró había
ayudado, para evaluar la eficacia de éste en la comunicación de información clave.
Necesariamente, en cada organización, las mediciones específicas serán diferentes.
La recompensa para la persona que desempeña una función crítica hace que la
función sea más manejable y abierta a su análisis. La tabla 2 presenta algunas recompensas
15 March, J.G.; Simon, H.A., “Organizations”; John Wiley and Sons, New York, 1958
16 Roberts, E.B; Fusfeld, A.R., “Critical Functions: Needed Roles in the Innovation Process”, en “Career
Issues in Human Resource Management”; R. Katz, Ed.; Prentice-Hall, Englewood Cliffs, N.J., 1982
Tabla 2. Medición y recompensa en el desempeño de funciones críticas
Función Crítica
Dimensión Generación Impulsor Liderazgo de Función Auspiciador
General de Ideas empresarial proyecto Vigilancia
Campeón o
Defensor
Técnico
que parecen ser adecuadas para cada función. Nuevamente, las diferencias organizacionales
e individuales generarán diferencias en las recompensas seleccionadas. Por supuesto, la
retroalimentación positiva diaria de los gerentes es la principal fuente de motivación y
reconocimiento para cualquier persona que desempeña una función crítica para la innovación
―o cualquier trabajo, en ese sentido.
Los resultados incluyen una medición de las fortalezas vigentes y potenciales en cada
función crítica y una evaluación de la compatibilidad de la estrategia de I&D con estas
fortalezas y un conjunto de planes de desarrollo de personal tanto para la gerencia como
para el staff que apoya las metas de la organización. Esta información es valiosa tanto para
la organización como para la persona.
La historia de un caso
En esta firma en particular, los datos estimularon además acciones para mejorar el
desempeño en la función de liderazgo de proyecto. Pocas personas se visualizaban a sí
mismas desempeñando esta función como tampoco se consideraban que o tuvieran
habilidades para desempeñarse en ella. Como resultado de estas deficiencias, la gerencia
superior llevó a efecto una serie de sesiones de entrenamiento, destinadas a clarificar los
papeles y mostró un mayor apoyo a los esfuerzos de liderazgo de proyecto.
Los análisis llevaron a otros resultados que fueron menos tangibles pero igualmente
importantes. Los cargos ya no se definieron sólo en términos técnicos, esto es en términos de
los antecedentes educacionales o experiencia de trabajo. Por ejemplo, en cargos que
implicaban la generación de ideas, se les incorporó a sus descripciones de cargo, las habilidades
y actividades necesarias para la función crítica. Además, se desarrolló la necesidad de un
nuevo tipo de trabajo en equipo, ya que era raro que una persona cualquiera, pudiera
desempeñarse eficazmente en todas las cinco funciones esenciales. Finalmente, el concepto
de funciones críticas proporcionó el marco de referencia para la selección de gente y la
división del trabajo en equipo de innovación que se convirtió en el núcleo de todo nuevo
programa de I&D.
Conclusión
Edward B. Roberts es Profesor de Administración de Tecnología en la Escuela David Sarnoff del MIT y
dirige el programa de Master en esa área (Cambridge, Mass. 02139; 617-253-5084). Es
presidente del Technology and Health Management Group en el Sloan School of
Management. Posee grados de bachiller y Master en ciencias en ingeniería eléctrica,
el grado de Master en Administración y un Ph.D. en Economía, todos del MIT. Roberts
es cofundador y presidente de Pugh-Roberts Associates, Inc., una firma internacional
consultora en administración. Ha escrito seis libros.