Вы находитесь на странице: 1из 97

Accounting / Sales

Что такое TrackEnsure?


TrackEnsure это компания, которая активно развивается в сфере логистических грузоперевозок.

Мы предоставляем soft, который упрощает жизнь владельцам логистических компаний, их


менеджерам, бухгалтерам и просто водителям.

Мы являемся лицензированным провайдером electronic logbook device - PT30 в США и Канаде.

Наши клиенты это владельцы логистических компаний и водители. Electronic logbook device это
своего рода отчет о ежедневной работе водителя. Это его дневник деятельности, в котором
расписаны все его действия, часы работы, локация, скорость движения и данные одометра и т.д.

1. Отчеты нашей системы:

IFTA REPORT - International Fuel Tax Agreement

LOG AUDITING REPORT

TRUCK MOVEMENT REPORT

ELD PLATFORMS AND VERSIONS

VIOLATION REPORT

OVERSPEED REPORT

ZONE TRIGGER REPORT

TRUCK POSITION REPORT

ELOG ACTIVITY REPORT

DRIVER ASSIGNMENT REPORT

HOURS OF SERVICE PDF REPORT


Доступ к ним есть у всех зарегистрированных пользователей системы, включен в стоимость
ежемесячной оплаты сервиса.

А также отчеты для accounting and sales департамента:

2. SALES REPORTS:

ELOG ACCOUNTING REPORT


Elog Accounting Report generates XL document that contains a list of all payments grouped by Stripe
customers and billing month. If you want to sent this email to some address, type comma-separated list of
emails and push "Generate Report" button. When report is generated, the system will send it to those
emails. Also you can leave this input blank, to generate and download the report.

Elog Accounting Report генерирует документ excel file, который содержит список всех платежей,
сгруппированных по клиентам Stripe, и по месяцам выставления счетов. Если вы хотите отправить
этот отчет как электронное письмо на какой-либо адрес, введите список электронных писем через
запятую и нажмите кнопку «Создать отчет». Когда отчет будет сгенерирован, система отправит
его на эти электронные письма. Также вы можете оставить этот ввод пустым, чтобы создать и
загрузить отчет на ваш компьютер.

ACCOUNTING REPORT
Accounting Report предоставляет данные об активности водителей организаций, которые
осуществляют оплату по ACH Cheque для формирования платежных документов. Отображает
количество ивентов за выбранный месяц по каждому из водителей организации. Формируется в
виде xls таблицы с отдельными вкладками по организации.

SAFETY SERVICE TIME RECORDER REPORT

Отчет Safety Monitoring Report позволяет учитывать время, затраченное командой «Support» на
работу с клиентами. Формируется за выбранный период по названию организации с
возможностью отбора по водителю, или PIN-у водителя в виде xls таблицы, а также в виде pdf
документа. Результат может быть скачан, или отправлен на e-mail. Отчет показывает время,
затраченное на каждое обращение и общим количеством, сгруппированное по каждому водителю
с указанием даты обращения, затраченного времени, ответственного сотрудника команды.

SAFETY MONITORING FEE REPORT

Этот отчет позволяет подсчитать количество водителей, которые редактировались флит-


менеджерами, с использованием нашего редактора. Формируется в виде xls таблицы или pdf. Дает
информацию по количеству транзакций для каждого водителя, их статусе, дате создания и
коммита.

NEW CUSTOMER REPORT


‘New Customer Report’ предоставляет данные о количестве новых клиентов (как организаций, так и
драйверов), добавленных в систему за отчетный период. Выбор данных по драйверам, или
организациям осуществляется активацией соответствующего чекбокса. Отчет генерируется в
формате xls и доступен для прямого скачивания, или отправки на e-mail. Для этого нужно ввести
через запятую адреса электронной почты в соответствующее поле.

Этот отчет подвязан под триггер, который отправляется на почту acc.trackensure@gmail.com.

Каждую пятницу sales dep получает этот отчет и обрабатывает его. Получая, тем самым
возможность, во время реагировать на неоплаченные подписки.

DEBTOR REPORT (Debtor client !)


Debtor отчет позволяет собрать данные, по которым можно проверить весь период работы
компании, а именно проследить цепочку оплат/ не оплат по отношению к активным событиям .
Отчет собирает данные за период, который указывается в datepicker агентом sales и выбором
компании (по названию).

Данные которые мы получаем по Debtor отчету:

1.отражение всех водителей за выбранный период и их активные события (events), активных


событий в месяце должно быть 10 и больше. К активным событиям относятся ON (on duty) и D
(driving).

Если у водителя было в месяц менее, чем 10 активных событий, мы не будем снимать оплату за
такой месяц и не будем отображать такой месяц в отчете.
2.собирают все успешные платежи за период который был указан при формировании отчета.ff

INACTIVITY DRIVERS REPORT


Отчет, который позволяет контролировать наличие подписок у водителей, которые были
неактивны более 21 дня в системе.

Этот отчет подвязан под триггер, который отправляется на почту acc.trackensure@gmail.com.

Каждый понедельник sales dep получает этот отчет и обрабатывает его. Получая, тем самым
возможность предотвратить списание по подпискам у неактивных водителей.

Одной из главных целей этого отчета является предотвращение открытия диспутов со стороны
клиентов.

TRANSFER DRIVER HISTORY REPORT

Отчет, который позволяет отслеживать перемещение водителя по системе TrackEnsure. Таким


образом нам дает это возможность не терять под какой из компаний был создан платежный
аккаунт на клиента.

MONITORING ACTIVITY REPORT


Предоставляет данные о количестве времени затраченного сотрудниками мониторинга на проведение или
отклонение транзакций за указанный период. Выбор данных по конкретной организации осуществляется
выбором ее в селекте и указанием учетного периода. Если не выбрать организацию, отчет генерируется для
всех компаний. Отчет генерируется в формате xls и доступен для прямого скачивания.
SUPPORT ACTIVITY REPORT
Показывает время, затраченное командой «Support» на работу с клиентами. Формируется за выбранный
период с возможностью выбор конкретного сотрудника команды «Support». Присутствует возможность
отображать всех пользователей работающих с транзакцией, для этого необходимо убрать галочку с чекбокса
Support Only. Отчет генерируется в формате xls и доступен для прямого скачивания.

DRIVER PAYMENT REPORT USAGE STATISTIC


Предоставляет данные об использовании определенной компанией отчета Driver Payment Report за
определенный период времени (это для компании Road Link Express)

BLACKLIST MEMBERS REPORT


Предоставляет данные о количестве драйверов которые находятся в Blacklist на данный момент. Отчет
генерируется в формате xls и доступен для прямого скачивания.

3. Регистрация в нашей системе.


Для того, чтобы зарегистрировать новую компанию в системе необходимо зайти на сайт
TrackEnsure.com или скачать приложение - application (app) из Play Market или Apple Store (в
зависимости от того какое устройство использует клиент) TrackEnsure ELD:

Cистема предложит под видом кого зарегистрироваться как:

Fleet Manager Owner Operator Company Driver


Нужно заполнить все пункты, которые запрашивает система и нажать кнопку SAVE. Всегда нужно
обращать внимание пользователя, чтобы при регистрации он указал актуальный имейл адрес, т.к.
Confirmation Letter придет на почту для подтверждения регистрации.

Видео на эту тему:

https://drive.google.com/file/d/1w4gBLNpAYNGwpsElnUQrPUGoO0LArk3M/view?usp=sharing

YOUTUBE LINKS для визуализации регистрационного процесса:

STEP1: Install:

https://www.youtube.com/watch?
v=BIsVASEk0mA&list=UUUNpFCcj_IB7uZp2FkDl5dg&index=38&t=0s

STEP2: Register:

https://www.youtube.com/watch?
v=OsosdU00fvM&list=UUUNpFCcj_IB7uZp2FkDl5dg&index=46&t=0s

STEP3: TrackEnsure Store:

https://www.youtube.com/watch?
v=lNXpRDRm_R8&list=UUUNpFCcj_IB7uZp2FkDl5dg&index=2&t=0s

Только после того, как регистрация была завершена, можно переходить к этапу создания payment
account и оформления заказа.

4. Stripe Dashboard
Это основная площадка деятельности департамента Sales and Accounting.

Создать заказ, оформить новую подписку клиенту, сделать возврат по заказу и это все клиент
оплатит картой в разделе Orders.

Раздел Subscriptions позволяет контролировать подписки, менять их количество, обновлять,


добавлять, сделать возврат по подписке, а также удалять.

В разделе Customers можно зарегистрировать кастомера-плательщика, обновить платежную


информацию.

Провести заказа по оплате безналичным расчетом, чеком, ваером и тд, сделать замену устройства
по гарантии, пополнить склад, отобразить перемещения между складами в разделе Equipment
Orders.

Для того чтобы получить доступ актуальным ценам по продуктам и подпискам, а также
просмотреть все доступные виды доставок и цены по ним, можно обратиться ко вкладкам:
Subscription Plans | Product / SKU | Shipping Methods.
Списание денег за подписки каждый месяц происходит автоматически с платежной карты клиента.
В случае, если клиент потерял и заблокировал карту, не достаточно денег на счету и т.д., деньги с
карты списаны не будут. Для того, чтобы мы могли контролировать своевременные оплаты от
каждого клиента, у нас в системе есть специальный инструмент, который позволяет во время
вычислять прошедшие оплаты Payment Errors:

Прорабатывая эту таблицу важно обращать внимание на платежи, которые отмечены в разделе
Subscriptions. Именно эти ошибки мы обрабатываем, связываемся с клиентом и информируем о
том, что проплата не состоялась и просим посодействовать в списании средств. Либо клиент
может предоставить другую карту либо может пополнить эту карту и оплата будет списана позже.

То что касается ошибок по платежам в разделе Orders, эти ошибки мы прорабатываем, т.к. с ними
мы соприкасаемся сразу, когда проводим оплату по оформлению заказа девайса, кабеля и т.д.

Обрабатывая непрошедший платеж, мы оставляем понятный, краткий, но емкий комментарий по


нему. В графе ADD COMMENT BY отобразится имя сотрудника, который оставил коммент.

Stock. Раздел в котором мы можем наблюдать кол-во остатков в реальном времени, наличие
товаров по наименованиям на каждом из стоков.

4.1. Stripe
https://dashboard.stripe.com/
Stripe это международный сертифицированный продукт с помощью которого можно проводить
разовые оплаты оплаты, снимать регулярные платежи - подписки, создавать и отправлять инвойсы
на оплату клиентам.

4.2. Наши продукты, сервисы, цены


Продукты, которые мы продаем. Products:
● PT-30 $349.99 with a cable on set
● eLog Sticker $5.00
● 9 pin adapter $20
● extra cable $45

Виды подписок и их цена (оплатил - пользуешься):


● Monthly AOBRD Plan $25.00 (можно редактировать, действителен был до 16 декабря 2019
в США и до Июня 2021 в Канаде)

на данный момент AOBRD режим разрешен только для водителей, которые работают по
Канаде.

● Monthly ELD Service $25.00


● Monthly ELD Team Service $30
● Safety Monitoring Service 2 h $50
● Safety Monitoring Service 4 h $100
● Safety Monitoring Service 8 h $150
● Safety Monitoring Service 10 h $185
● Safety Monitoring Service 12 h $215
● Yearly ELD Service $276

Список актуальных продуктов, сервисов, подписок, способы доставки и цены на них всегда можно
найти в подвкладках Stripe Dashboard > Subscription Plans; Products/ SKU; Shipping Methods.

PRICES:
Hardware/ Order price per Unit ($)
PT30 $349,99
eLog Sticker 1 item $5,00
Safety Consultation (One Time Help) $15,00 25 min max
Extra Hour $25,00
Extra Min c 0.42
9PIN Adapter $20,00
Software/ Subscriptions price per Unit ($)
Monthly AOBRD Plan $25,00
Yearly AOBRD Service $276,00
Yearly AOBRD Team $299,00
Yearly ELD Service (2.0) $276,00 NEW
Monthly ELD Service (2.0) $25,00 NEW
Monthly ELD Service - Team (2.0) $30,00 NEW
Monthly ELD Plan $21,90
Monthly ELD Service and Data $37,00 Data - Это интернет (Канада)
Yearly ELD Service $226,80
Monthly ELD Service $21,90
Monthly ELD Service - Team $27,90
Monthly Monitoring 2h (2.0) $50,00
Monthly Monitoring 4h (2.0) $100,00
Monthly Monitoring 8h (2.0) $150,00
1 час = 18,75
Monthly Monitoring 10h (2.0) $185,00 1 час = 18,5
Monthly Monitoring 12h (2.0) $215,00 1 час = 17,92
Yearly ELD Team (2.0) $299,00

Safety Monitoring Service. Как отдельная разновидность сервиса.


*Safety Monitoring Service это дополнительная услуга, которая позволяет водителям вносить
коррективы в логбук водителю.

Об этом сервисе могут быть проинформированы только те клиенты, которые являются


пользователями нашего девайса и приложения, а также имеют зарегистрированную компанию на
сайте и были ранее подтверждены, как компании, которым мы можем предоставлять такого
рода сервис.

Опции по Safety Monitoring Service

Наша Support team вносит коррективы в лог бук клиента

На момент выполнения задания идет автоматическая фиксация времени. Клиент платит за время,
предоставленное ему.

Как рассчитываются эти 2, 4, 8, 10 и 12 часа?

Когда звонит клиент, агент support service узнает кто звонит, из какой компании через
административный вход на вэб сайт, открывает необходимую компанию, открывает список
водителей компании, находит необходимого и задействуя Pin code водителя включают таймер.
Суппор-агент подключается к Pin code водителя, которому оно уже было присвоено и калькулятор
вверху экрана включается и считывает время отработанное по коду. Когда агент заканчивает
работу, он нажимает стоп.

С помощью *SAFETY MONITORING REPORT мы можем посмотреть сколько


времени было затрачено на каждого кастомера и при необходимости
выставить по завершению платежного периода справедливый инвойс на
оплату.

Клиенты, которые были подключены к сервису должны быть ознакомлены с процессом


использования: “ Денис, для использования сервиса, Вам необходимо будет набрать номер 647-
362-9900 или 888-995-7850 (экстеншен 5), далее представиться и назвать свою компанию, после
этого, оставить ваш запрос для выполнения нашему представителю/ специалисту/ сотруднику
сейфти департамента.”

Последовательность подключения на сервис:

1. Идентификация компании клиента.


2. Информирование о прайс листе и условиях использования.
3. Оформление соответствующей подписки через нашу систему Stripe Dashboard.
4. Внесение клиента в табличку -> TechSupport/ Safety->SAFETY SERVICE new!
Условия использования подписки. Оформляя подписку, мы информируем об этом клиента.

В соответствии с нашим Terms of Use подписка оформляется на пользователя, не на трак и не на


девайс. Чтоб остановить списания по подписке необходимо связаться с отделом сейлз и
остановить подписку. Оплаченные средства по вовремя не отмененным подпискам не
возвращаются.

В случае, если клиент переиспользует предоплаченное время по подписке, в конце платежного


периода ему будет выставлен счет и с его карты будут сняты средства за экстра время.

Каждая подписка именная, она принадлежит непосредственно водителю, для которого она
оформляется и не может быть переподкреплена другому водителю.

Extra hour and Extra Minutes.

1 extra hour = $25

1 extra min = ¢ 0.42

Это то время которое было затрачено на запросы водителя сверх его ежемесячной нормы.

К примеру, в конце месяца на клиента было выделено 5 часов 13 минут редактирования, а он


оплатил в начале месяца только 4 часа за $100, с его банковской карты sales-agent должен будет
списать экстра $ ( $30,46), а также отправить отчет и чек об оплате на почту.

Пример: позвонил водитель и оставил запрос, на выполнение которого у нашего сотрудника ушло
10 минут. Эти 10 минут будут вычитаться из общего количества. Если человек выбрал тариф
за $100 , то у него остается 3 ч 50 минут.

Клиент в любое время месяца может позвонить и поинтересоваться сколько времени было
затрачено на редактирование, а также узнать сколько времени у него на текущий момент осталось.

Sales-agent формирует отчет о редактирование и предоставляет его клиенту либо на почту, либо
просто проговаривая.

ОБЯЗАТЕЛЬНО К ПРОЧТЕНИЮ:
Ни Safety Service, ни ELD Subscription мы не можем перепривязывать с одного водителя на
другого. Safety Subscription прикрепляет к определенному водителю уникальный,
индивидуальный Pin Code.

Если клиент просит вас перенести ELD Subscription или Safety Subscription с одного водителя
на другого, вам необходимо объяснить, что каждая подписка индивидуальна, и по инструкции
работы с нашей системой мы должны сперва удалить ту или иную подписку под водителем, а
затем добавить новому, проведя оплату.

Еще раз : Мы не перекидываем или переподвязываем между водителям подписки, а отменяем и


создаем новые.

Подробно о создании Safety subscription можно посмотреть на видео:

https://drive.google.com/file/d/1gWsQtS3nE80TWKwn3ooucsO81UqpDnZQ/view?usp=sharing

One time help (OTH)

Safety Consultation! Как отдельная разновидность сервиса.

Клиенту может понадобится единоразовая помощь.

Если ему нет необходимости платить ежемесячно за Safety Service и он не нуждается в постоянной
помощи, или же услуга на постоянной основе временно недоступна можно предложить такой вид
услуги как “One time help”.

Этот вид услуги стоит $15.


ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН SALES: Проверить клиента и его платежеспособность.

Надежный ли это клиент, если уже не однократно ему помогали с логбуком, мы можем

предложить ему в очередной раз воспользоваться одноразовой платной помощью в коррекции

логбука.

Если это НОВЫЙ клиент. Сперва SALES проверяет по нему все данные (кто он, из какой

компании, что за компания, ее статус по отношению к нашей и т.д.) информируем клиента о том,

что это платная услуга, а снятие будет произведено только после оказания помощи. Если водитель

будет оплачивать самостоятельно, то для него необходимо создать Payment account.

Если клиенту подходит такой вариант мы возвращаем его в support для оказание необходимой

помощи в рамках дозволенных правил, таких как проверить наличие запрещенных штатов, скэйл

тикетов, заправок, остановок DOT Инспектором и т.д.

ОЧЕНЬ ВАЖНО ПОНИМАТЬ: ОТН это 25 минут НАШЕГО времени за которое мы можем

помочь.

Каждый клиент имеет право и должен быть во время проинформирован о ценовой политике

услуг. Мы не можем помочь, а потом предъявить счет на оплату. Это как меню в заведении,

сначала выбираем, потом кушаем, потом платим. Не забывайте информировать Sales agent если вы

понимаете, что помощь займет больше 25 минут. Клиент должен быть проинформирован о том,

что такая помощь будет стоить дороже, это нужно сказать клиенту во время об этом вовремя, а не

после исправления.

⚠️если компания с отметкой Оранжевого восклицательного знака ⚠️

Safety агент пост фактум информирует Sales, что была предоставлена помощь.

все единоразовые помощи делаются без перевода на сейлз.


Просто потом пишут кому была предоставлена помощь и СКОЛЬКО времени было затрачено.

Если звонит неизвестный вам клиент-водитель и говорит про редактирование


(что ему там кто то сказал про нас и что он и так все знает...)

мы никому НЕ редактируем!!!

Мы не говорим о том, что у нас есть такие инструменты!

Никому не говорите о том, что у нас есть такая услуга.

Если вас просят помочь с лог буком водитель которого ранее вы не слышали (видите про
транзакциям, что ему не помогали) сделайте вид, что вы впервые слышите о редактировании.

Таблица Priority OTH, если была предоставлена помощь приоритетным компаниям (список таких
компаний вы найдете в этой же таблице, ЕСЛИ НЕТ КОМПАНИИ В ТАБЛИЦЕ, ЗНАЧИТ ОНИ
НЕ ПРИОРИТЕТНЫЕ И ИХ НЕ ДОЛЖНО БЫТЬ В ЭТОЙ ТАБЛИЦЕ, они не приоритетные и
должна быть оформлена OTH через Sales)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1smKUeYCZ2p7estEHPFT8xbScm5F-dD_t_km-
ptYh7xs/edit#gid=536552926

USKO EXPRESS and USKO EXPEDITE

Услуга One time help для этих компаний НЕДОСТУПНА ЗА НЕУПЛАТУ. Пока не будет
обратного решения.

Никакому водителю не помогать, пожалуйста направляйте их к их флит менеджерам.

ВАЖНО ( К ПРОЧТЕНИЮ И ЗАПОМИНАНИЮ - ОБЯЗАТЕЛЬНО):

I. Компании “исключение”:
1. Quality Wheels Inc
2. Shipping Experts LLC
3. Streamline express inc
4. US GLOBAL EXPRESS
5. Shipping experts inc
6. BazTrucking
7. Jackpot Logistics Inc. ( за ОТХ не снимать)

Эти компании рассчитываютcя за сейфти в конце месяца поминутно. Все водители в данных
компаниях находятся на сервисе. Даже если саппорт сотрудник отписался в группу :

“ Была предоставлена помощь,

Quality Wheels,

Daniel Wruski,

00:34:24.”

Вы НЕ снимаете деньги.

II. Компания DP Brothers. В данной компание есть два овнера, каждый из овнеров платит
за соответствующий СВОЙ трак. Детали о том, какой трак кому принадлежит, вы сможете найти в
Ноуте под компанией.

III. Если вы сняли за ОТХ деньги не с карты человека, которому была предоставлена
помощь, то вам необходимо отправить письмо с Receipt PDF Format на почту клиента, с чьей
карты было снятие.

ВАЖНО:
Это относится и к нашей команде Tech-Support и Fleet Editor Group

Никакие изменения не будут выполнены, если водитель ехал в штатах: WA, OR, SD, ND, ID, MT, UT,
FL

А также в момент пересечения границы между Канадой и Штатами.

Fleet Editor Company - компания-клиент получает свой доступ к


инструментам
Доступ к инструментам это отдельный вид сервиса, по которому за $1750 мы передаем
возможность редактирования (специальный доступ в систему TrackEnsure). Чтобы у клиента
появился такой доступ нам нужно получить имя и фамилия, логин и пароль, под которым клиент
желает заходить в систему с редактирование. Эти данные передаются Роману Валерьевичу для
открытия доступа.

В эту стоимость $1750 входит обучении максимум 3х safety managers из компании. Если
компания-клиент хочет, чтобы мы обучили дополнительного человека + $100 за человека.
Дополнительный час обучения стоит $300.

Если у компании-клиента есть дочерние компании, мы берем за каждую следующую компанию,


которой открывают доступ $1750.

Плата за 1 редатрируемого водителя в месяц составляет - $35.

Процессом обучения занимается coach Группа

О запросе на обучение, в первую очередь, должна быть проинформирован TL (или выполняющий


обязанности).

Например : Если в течение месяца, компания VTS Transportation отредактировала 3 водителей,


то оплата за этот месяц будет составлять $105. Ограничения по часам редактирования того
или иного водителя нет.
Отчет “SAFETY MONITORING FEE REPORT” по завершению периода (чаще всего календарного
месяца) генерирует данные по которым мы можем выставить справедливый инвойс на оплату
компании-клиенту. Т.к. у нас есть прямой доступ на кол-во водителей которые были
отредактированы под компанией.

Условия получения инструментов:

1. Наличие 15+ активных работающих траков под компанией, подключенных к нашей


системе. 15+ активных водителей.
2. Как минимум месяц активного использования нашего илд и нашего Safety Service (or OTH)
хотя бы 3мя водителями.
3. Купленные у нас девайсы.
4. Согласие на след условия:
- $1750 единоразовый платеж за доступ к инструментам;
- $25 ежемесячно за каждого водителя, кто пользуется нашим илд;
- $35 ежемесячно за каждого отредактированного водителя (вне зависимости от
количества предоставленной ему помощи и времени);
- прохождение 9 часов обучения с нашими коучами, выполнение заданий, которые
они дают.

Мы информируем клиента о том, что он может обращаться к нам на тех поддержку за


консультацией и помощью по работе с системой. Тем не менее, длительность бесплатной
консультации не может превышать 30 минут. После прохождения 30 бесплатных минут клиент
(флит менеджер) будет переведен на сейлз департамент для обсуждения дальнейших условий
предоставления консультации или помощи за оплату. Время свыше 30 минут будет оплачиваться в
размере $15 за каждые 25 минут времени.

Работой, связанной с приобретением инструментов, прохождением сейфти менеджерами обучения


занимается подотдел Accounting. Если к вам попадает клиент, который хочет получить
информацию о ценах, условиях и возможности получения инструментов - пожалуйста, передайте
его коллегам из аккаунтинг.

Path Grinder. Как вид самостоятельного сэйфти сервиса. (Самоизучение)

Path Grinder это отдельное приложение, которое было создано командой наших разработчиков.
Еще в 2019 году клиент имел возможность использовать AOBRD режим, который включал в себя
некоторые функции по редактированию. Начиная с декабря 2019 года режим AOBRD был
запрещен. Наша компания сделала новую возможность, предоставив пользователям Safety Service,
который позволяет водителям использовать наш продукт и при этом находиться в движении
дольше, чем того требует законодательство.

На сегодняшний день мы готовы предоставлять “компаниям-одиночкам” возможность (по


предварительному согласованию с менеджером), создавать себе логбук самостоятельно, используя
независимое приложение Path Grinder.

Не каждый пользователь приложения TrackEnsure eld может иметь активный доступ в Path Grinder.

Для того, чтобы клиент мог использовать приложение - ему нужно присвоить PIN Code, логин и
пароль для входа в приложение такой же как и в приложение TrackEnsure eld.

Такой доступ мы даем только “клиентам-одиночкам”. Когда в овнер компании является водителем
и диспетчером и бухгалтером и т.д. Такое приложение из соображений безопасности не доступно
компаниям,у которых больше, чем 1 участник.

4.3. Наши склады


На данный момент у нас есть 3 активных функционирующих склада:
● NEW YORK (Buffalo)
● ILLINOIS (Chicago)
● DELAWARE (Dover)

Мы отправляем наши товары по Америке с этих трех складов, ориентируясь на то, какой склад
ближе к нашему клиенту и на наличие нужных позиций на определенном складе.

Фактически, наши склады - это арендованное пространство на складах почты UPS, услугами
которой мы пользуемся.

В разделе Storage можно увидеть список этих складов, наличие и количество товаров на них.

Также, мы видим еще 2 так называемых склада в этом разделе - TORONTO и Gana.
Торонто - это наш главный офис, там всегда есть какое то количество позиций, поэтому они тоже
отображаются у нас в этом разделе. Эти товары находятся там, если потребуется отправить или
продать товары нашим клиентам в Канаде.

Гана - это наш представитель, стороннее лицо, не сотрудник компании. У нее есть определенное
количество товаров для продажи, также, при возврате клиентом товара, он отправляется к Гане на
склад. Для этого есть необходимость отображать у нас в системе эту информацию.

ВАЖНО! У нас всего 3 действующих склада - NY, IL, DE - и мы отправляем товары только с этих
складов и только по Америке!

4. 4. Способы доставки. Shipping Methods:


1. Ground Shipping $30.00 delivery in 7-8 days
2. Second Day Delivery $100.00
3. Next Day, Air Delivery $160.00
4. Letter $6 существует для отправки Stickers. (используется, когда клиент заказывает
ТОЛЬКО стикеры - до 10 шт.) Нужно иметь ввиду, что такой вид доставки займет
больше времени чем обычная наземная доставка Ground Shipping.

Мы отправляем свои товары только с наших складов в NY, IL or DE, и только по Америке!

Ни в коем случае мы не оформляем доставку почтой UPS из Америки в Канаду.


Заказы по Канаде оформляют и отправляют ТОЛЬКО ТимЛиды.
Если ТЛ нет на смене - передаем ТЛ информацию, также, помним, что ночью и в выходные почта
не работает.
Передайте подробную инфу ТЛ:
- Компания
- Имя клиента
- контактный номер
- сам заказ
- кто будет платить
- тип доставки
- форма получения
ТЛ свою очередь звонит клиенту (ОБЯЗАТЕЛЬНО!) и перепроверяет всю инфу, прежде, чем
отправит заказ клиенту

Если заказ от 10 девайсов - возможна отправка из CA, из Pacific Track Center. Это решение
должно приниматься по согласованию ТЛ и нашего поставщика Дена.
Также у компании TrackEsnure есть дистрибьютор в Chicago, IL - Gana. Но к ней клиентов своих
не направляем.

Когда речь идет об отправке большого количество девайсов (от 7 девайсов), то такие оплаты мы
предлагаем проводить либо чеком, либо by wire.

Wire для нас это более удобный способ, т.к.деньги поступают на счет компании в течении 1-3
часов (иногда до 2х дней). Что касается оплаты чеком, чек может идти по почте около 2х недель.
Если в мире чрезвычайная ситуация, то отправка может быть еще задержана.

Ещё важный пункт, который нужно огласить при продаже девайсов новым клиентам!

Если компания для нас новая, с их овнером мы ещё не работали и они хотят заказать больше 3-х
девайсов при первой покупке - Мы отказываем! Клиенту можем продать 1-3 девайса для пробы
продукта. Он должен попробовать попользоваться ими в течении 2-х недель! Если его всё
устраивает, через 2 недели мы продаем ему то количество, которое его интересует.

Так же важно знать, что заказами от 7 девайсов занимается наш Accounting Department. Если вы из
другого департамента либо стажёр (исключение стажёр Accounting Department) - передайте это
задание сотрудникам accounting. Они ему предложат оплату чеком/wire.

4.5. Orders. Оформление заказа.


Во вкладке Orders мы можем найти все проведенные оплаты за физические заказы и сервисы,
фильтровать заказы по дате, имени организации, типу рефанда, типу провайдера.

Также с помощью кнопки Actions мы можем посмотреть детали заказа, дополнить заказ, скачать
инвойс и ресид, сделать полный или частичный рефанд по оплате.

Все продажи, которые мы осуществляем, проводя оплату с помощью платежного аккаунта клиента
(его банковской карты) - за физические товары, сервисы или подписки - мы делаем через Create
Order.

Выбирая организацию, система нам предлагает выбрать провайдера (Provider*) - поле


обязательное. После выбора провайдера система предлагает выбрать нам Stripe Customer*,
показывая кастомеров в соответствии с выбранным провайдером.
Мы обязательно получаем разрешение на списание средств с карты клиента и проговариваем
платежный аккаунт, которым мы собираемся воспользоваться (если это не было оговорено ранее)
перед тем, как проводить любой платеж.

Если мы оформляем для клиента заказ, который должен быть отправлен по почте, необходимо
обязательно сверить с клиентом:

● Непосредственно, сам заказ. Проверяем продукты, количество и проговариваем стоимость


товаров. Предлагаем клиенту стикеры.
● Адрес доставки, уточнив полный ли адрес указал клиент, нет ли номера апартаментов/
офиса/ юнита (apartment/ unit/ office/ suite number) если клиент ранее не указал. Адрес мы
обязательно проверяем через Google, и оттуда копируем его и вносим в систему.
● Способ доставки с указанием цены и примерных сроков доставки.
● Уточняем, является ли адрес безопасным ‘safe address’ (может ли курьер доставить
посылку возле дверей) или обязательно получение заказа под подпись получателя
(Signature Required), уточняем номер телефона и имя получателя (если получатель будет не
одно и то же лицо с клиентом).
● Проговариваем полную стоимость заказа с учетом доставки.
● Перед проведением оплаты проговариваем политику возврата.
● Проводим оплату и предлагаем отправить клиенту на почту документы, которые должны
быть распечатаны и обязательно храниться в траке. Также, сообщить, что мы отправим
трекинг номер, как только он у нас будет.

(According to our company policy, if the Tracking Pack takes back within 14 days a fee of 20% of the
cost for the Tracking Pack will be charged. Also, The Customer takes on himself the payment for the
delivery of the Tracking Pack.)

После проведения заказа мы присваиваем ему Shipping Number, пользуясь таблицей


Accounting/Sales, выбирая номер в зависимости от стока, с которого будет отправлен. Шиппинг
номер сообщаем коллегам в скайп. Далее, дообрабатываем заказ в Actions - View Ditails -
Additional Info.

После того, как вся информация внесена и сохранена, мы отправляем письмо на UPS и оповещаем
коллег, что заказ обработан и письмо отправлено.
Выбирая Select Driver(s) for the Current Subscription для Software в списке драйверов - все драйвера
текущей организации. Рядом с драйвером отображается тип провайдера. Можно выбирать только
тех драйверов у которых тип провайдера совпадает с провайдером выбранным в селекте Provider.

Порядок оформления и обработки заказа, а также отправки его почтой UPS клиенту,
показан на видео.

https://drive.google.com/file/d/1ez_IGqSdjRUqtouQsNelQC1uQnXEJTMZ/view?usp=sharing

4.6. Как клиент самостоятельно может создать платежный аккаунт и


одновременно совершить покупку. (Самоизучение)
Когда в нашей компании регистрируется новый пользователь-плательщик, он может обратиться за
помощью в Sales департамент для оформления
платежного аккаунта и покупки устройство(а).
Также клиент может самостоятельно оформить
покупку и в этом же самое время создается для
него платежный аккаунт.

Рассмотрим подробно часть как клиент может это


сделать сам. Есть 2 варианта:

● Приложение TrackEnsure ELD


● Web site TrackEnsure.com

Приложение TrackEnsure ELD


Когда клиент заходит в приложение TrackEnsure
ELD как Fleet Manager, он имеет возможность
перейти в Store, нажав на ‘Purchase at least one
software license subscription for a driver’.

Таким образом он может выбрать все “продукты”,


которые он желает приобрести и перейдя в корзину
оплатить их. Следующий шаг - ввести все данные, такие как имя, фамилия, адрес и прочее. Далее
ввод личных платежных данных (card#, expiry date, CVC, ZIP code) в форму которая изображена на
экране. После чего нажать кнопку PAID.

В тот самый момент, когда клиент оплачивает покупку, создается его


платежный аккаунт,

который вы потом можете видеть на Web site в разделе Customer.

Web site TrackEnsure.com


Не у каждой компании есть доступ к Store, для этого нужно дать разрешение в
User Managment, на Group, Таким образом дать возможность по пользованию
ресурсами Store и Payments.

Для этого нужно зайти в Settings → User Management →


Groups → Присвоить ресурс для необходимого вида группы
ресурс Shop.

После этого клиент может видеть под своим логином раздел Store and
Payments, В самом низу раздела Настроек.

В разделе Store клиент может выбрать необходимый товар/ подписку с


нужным кол-вом и добавить в корзину Add to Cart:

После клиент заходит в корзину вводит свои данные по-блоково.


В 1й блок указывает информацию по доставке, вид и адрес.

Во 2й блок указываются данные по платежной карте, если клиент вводит их неверно, система не
пропускает на след.блок

3й блок это подтверждение заказа и последний шанс его изменить перед оплатой.

В правом нижнем углу есть кнопка Pay, после нажатия которой с клиента списываются средства с
указанной ранее карты, ресит приходит ему на почту,а мы со сторон своего админ аккаунта видим
оформленный заказ клиентом.
4.7. Equipment Order.

Как провести заказ, если клиент оплатил наличным расчетом/ отправил чек

В связи с тем, что нам нужно внимательно вести отчетность единиц на складах и перемещение
между складами, в нашей системе предусмотрен для этого момент: Equipment Order

Equipment Order вмещает в себя несколько видом заказов:

Movement Type: Существует для того, чтобы можно было делать передвижение между складами.

-NEW YORK ( store0861@theupsstore.com) (магазин UPS на котором мы храним все наши


устройства, кабели, адаптеры и наклейки. Это наша основная точка отправки клиентам)

- GANA - место проживание нашего представителя Ганы. Очень часто наше перемещение
происходит как раз между нашими складами и ее домом.

-ILLINOIS ( store5608@theupsstore.com ) (магазин UPS на котором мы храним наши устройства,


кабели, адаптеры и наклейки. Второй сток , с которым мы работаем)

- DELAWARE ( store4435@theupsstore.com ) (магазин UPS на котором мы храним наши


устройства, кабели, адаптеры и наклейки. Третий сток , с которым мы работаем)

-TORONTO. Это наш Main office в Канаде. Там всегда есть немного девайсов, кабелей и наклеек с
расчетом на канадских клиентов.

Следующий тип equipment ordera Warranty. Если это гарантийная замена устройства по
согласованию и утверждению с менеджером - бесплатная, тогда мы можем воспользоваться этим
типом создания заказа, для списания устройства со склада.

Refill. Используем для пополнения склада в NEW YORK когда получаем заказ от нашего Vendor -
Pathific Track Dan Rothman.

Purchase Non-Stripe. В случаях, когда клиент вносить оплату наличным платежом (скажем,
находясь в Канаде) или же делаем Wire перевод между банковскими счетами, или же отправляет
физический чек на наш адрес, то вид проведения заказа для нас подходящий - Purchase Non-Stripe.

Return. Этот тип мы выбираем, когда отображаем возврат девайса клиентом Гане.

Визуально посмотреть порядок и логику создания Equipment order можно посмотреть на


видео:

https://drive.google.com/file/d/13ROHpQ0Jx5R_Lm7cV9rw0Oq686x_KNLR/view?usp=sharing

4.8. Subscriptions.
Во вкладке Subscriptions мы можем видеть все подписки, созданные в нашей системе. С помощью
фильтров по дате, названию организации, имени плательщика возможно найти определенную
подписку/подписки.

С помощью кнопки Actions можно посмотреть подробную информацию о подписке, обновить


подписку - изменить количество подписок, тип; отменить подписку; сделать частичный или
полный рефанд по определенному списанию за подписку.

Также, мы можем не открывая детали по подписке через Actions увидеть какая именно подписка
оплачивается и к кому она прикреплена - наведя мышкой на значение в колонке тип подписки -
ELD или SAFETY - открывается окно с детальной информацией.

Создание, изменение и отмена подписок показана на видео

ELD: https://drive.google.com/file/d/1qJ8wK8l0o-hdUaJCvK21J9WaxurIRF-f/view?usp=sharing

SAFETY: https://drive.google.com/file/d/1gWsQtS3nE80TWKwn3ooucsO81UqpDnZQ/view?
usp=sharing

4.9. Customers.

Имея профиль в системе TrackEnsure, клиент может создать платежный аккаунт, привязанный к
этому профилю.

Для этого: Заходим в Stripe Deashboard -> Customers -> Add Customer

Заполняем все поля которые запрашиваются системой.

Клиент должен предоставить свои платежные данные (payment method):

- Платежная карта (кроме карты Discover, мы не работаем с этими картами)


- Billing address( Адрес, к которому привязана карта)
- Expiry Date (срок действия карты)
- CVC (card verification code)

ВАЖНО, выбирая пользователя, которому мы добавляем платежный аккаунт, нужно обратить


внимание, указан ли актуальный имэйл, потому что на него будут уходить инвойсы и ресиды, и
именно по имейлу мы идентифицируем клиента в Stripe.

Мы можем найти определенного страйп кастомера по поиску по компании либо по имени


кастомера.

Рядом с именем клиента в столбце Stripe есть 2 гиперссылки:

- первая позволяет нам перейти на страницу кастомера на stripe.com;


- вторая выводит список подписок, оплачиваемых с этого аккаунта.

P.S.Если существующий клиент поменял карту, то изменить ее можно в этом же разделе. Открыть
раздел Customer, найти нужного клиента и нажать Actions в разделе карты - изменить карту.

Если клиент просит удалить/заблокировать карту. Мы этого делать не можем! Мы можем


добавить примечание что карта неактивна.

Видео для просмотра:

https://drive.google.com/file/d/1P8-n1i6cYEtrs-2KNAif-38KcNug23Cd/view?usp=sharing

4.10. Warranty Letters.


WARRANTY LETTER это гарантийное письмо, которое выдается водителю, в случае
выявления, что его электронный логбук девайс в неисправном состоянии. Этот документ является
действительным на протяжении 8 дней с момента выдачи. В свою очередь водитель обязан
выслать девайс в гарантийный центр для ремонта или же купить новый. На период пока водитель
остался на дороге без электронного логбук девайса - warranty letter, дает возможность ехать на
бумажном логбуке.

Это очень важный документ с точки зрения дорожной полиции.

Гарантийное письмо создаем в нашей системе, это полуавтоматическа формула, которая требует
минимального человеческого вмешательства:
Для того, чтобы водитель мог отправить устройство на ремонт (очень важно: кабель не подлежит
гарантийному обслуживанию, только устройство РТ30), support agent должен заполнить
квитанцию на кагарнию - Ticket.

Прежде чем заполнить TICKET, нужно убедиться что вы попробовали все варианты
подключения устройства к траку.

Один из вариантов проверки, нужно попробовать подключить устройство к другому грузовику.


Бывают случаи, когда в траке нет электричества, это и есть проблема не подключения устройства.

1.Заполняем и отправляем TICKET to Dan Rothman with Pacific Track, LLC

https://www.pacifictrack.com/support/

При заполнении данного тикета, обязательно указать:


"как именно" не работает устройство, включая описание цвета signal
light и частота мигания (периодичность в секундах и смене цветов)

● так же указывайте, пожалуйста сразу VIN or make/model/year


транспортного средства (грузовика)

Например:

Reseller TrackEnsure
Company Name:

Device 3B2000076488
Serial Number:

VIN or 4V4NC9EJ9KN207693
Make/Model/Year:
2. Присылайте письмо acc.trackensure@gmail.com

с запросом на Warranty Letter, укажите название компании, имя и фамилию водителя.

3. Пожалуйста, все время очень внимательно отслеживайте новые сообщения от Den’a, чтобы мы
вовремя могли помочь пользователю разрешить ситуацию.

Den’a в свою очередь мы не просим связываться с клиентом, они отказываются от работы с


клиентом напрямую. Так что мы держим связь между клиентом и Den’ом

Добавили индикатор, который будет напоминать сотруднику Sales, что истекает срок действия
гарантийного письма

Где найти Warranty Letter и как это работает?


На вкладке Stripe Dashboard добавили таб Warranty с таблицей в которой отображается история
созданных гарантийных писем. Фильтры для таблицы:
- по дате создания
- по названию организации
- по имени драйвера
- по Replacement#

По клику на кнопку “Create Warranty Letter” открывается модальное окно с шаблоном


гарантийного письма. Пользователь может отредактировать поля:
- Date. По умолчанию - текущая дата. Через датапикер можно выбрать дату
- Replacement#. По умолчанию +1 от последнего номера, при условии, что не дублируется с уже
существующими в базе
- Customer. Селект с поиском по организациям. Название выбранной организации подтягивается в
верхнюю строку блока "FOR"
- Driver. Селект с поиском по драйверам из выбранной организации. По последнему ивенту
текущего драйвера автоматически подтягиваются данные S/N и MAC коробки (если они есть в
базе).
- Company Address. По умолчанию адрес организации

SUBTOTAL - это сумма всех Amount c учетом знаков +/-


TAX - это процент указанный в Tax Rate для значения из SUBTOTAL
TOTAL - сумма TAX и SUBTOTAL

По клику на кнопку “Next” закрывается модальное окно с шаблоном и открывается модальное


окно “Create Warranty Letter”, в котором пользователь при необходимости может отредактировать
поля:
- Phone Number. По умолчанию подтягивается номер телефона водителя из драйвер профайл
- Due to date. Срок действия гарантийного письма. По умолчанию - 8 дней (не может быть меньше
даты создания гарантийного письма)
- Send to email. Добавление адресов email, на который отправляется гарантийное письмо в формате
PDF. Можно добавлять неограниченное количество email адресов
- Comments. Обязательное поле для заполнения, указывать по какой причине выдано ворранти и от
кого пришел риквест.
По клику на кнопку “Create” создается запись в таблицу, генерируется гарантийное письмо и
отправляется на указанные email

В таблице на вкладке Warranty записи имеют цветовую индикацию: желтым цветом - при
условии, что осталось 2 дня до завершения срока действия гарантийного письма; красным цветом
- при условии, что остался 1 день до завершения срока действия гарантийного письма. По такому
же принципу рядом с названием вкладки Warranty добавили круглый индикатор.
В таблице на табе Warranty зеленым цветом выделить необработанные warranty letter (unprocess) ,
дата окончания которых больше 2 дней.

14) В таблице на вкладке Warranty к записи добавили кнопку Action, по клику на которую
доступны 3 варианта:
- Prolongate. Возможность быстро обновить текущее гарантийное письмо, автоматически
создается копия с текущей датой. После сохранения выделение красным/желтым цветом
сбрасывается
- Mark as processed. Это возможность вручную отметить, что запись обработана оператором.
выделение красным/желтым цветом сбрасывается.
- Dowland PDF. Возможность скачать гарантийное письма

Логика в автоматическом присваивании Replacement# и Warranty Date


При создании гарантийного письма Warranty Date - текущая дата (по умолчанию). Через
дейтпикер можно выбрать дату только меньше текущей. Будущей датой нельзя

- Replacement#. По умолчанию +1 от последнего номера. Если гарантийное письмо создается не


текущей датой, а “задним числом” то система сама предложит рекомендуемый Replacement#, к
которому пользователь может добавить символы для уникальности.
В модальном окне Update Warranty Letter инпут "Warranty date" в котором пользователь указывает
дату выдачи обновленного гарантийного письма. По умолчанию в Warranty date при пролонгации
устанавливается текущая дата. Дата в инпуте "Warranty date" не может быть больше или равна чем
"Due Date". При попытке сохранить такую дату показывается гроуль с ошибкой "Warranty date
cannot be greater than Due Date"

Каждый должен перевести свой домашний компьютер на канадский часовой пояс! Работая на
украинском времени ломается логика некоторых инструментов в нашей системе. Так что у всех
должна быть Канада Онтарио Торонто или США штат New York (центральное стандартное время
CST)

Warranty Letter это гарантийное письмо, которое дает возможность водителю находиться в пути и
использовать бумажный лог бук.

НЕЛЬЗЯ выписывать воранти 2 раза одному и тому же водителю на протяжении 8 дней, новый
нужно давать не ранее, чем закончится старое письмо.

ПРИМЕР: Если воранти дали 1 декабря, то следующее может быть выдано не ранее, чем 9
декабря.
Если водителю нужен еще один документ (он не успел получить новый девайс или же по гарантии
не отремонтировали старый), не нужно создавать новое, там есть кнопка Prolongate, оно создаст
новое письмо и подставить корректные данные ваша задача их дабл проверить.

Система при создании ворранти подставляет серийный номер и МАС номер, перепроверяйте его
под компанией клиента:

Setting - Assets - найдите нужный трак и проверьте данные.

Прежде чем выписать ворранти нужно узнать не останавливал ли водителя ДОТ полицейский.
Если останавливал то дайте мне вашему тим лиу или тим лиду из суппорта.

Мы не даем ворранти на перед!

Sales Dep работает 24/7, так что водитель всегда может обратиться за новым документом.

Мы НЕ выписываем ворранти задним числом не согласовав со ваши тим лидом или с любым из
Тим Лидов из суппорта.

Оставляйте комментарий при создании ворранти «причина выдачи и по чьей просьбе.

Видео можно посмотреть тут:

https://drive.google.com/file/d/1TcX_t3G_czQEo3qZ0K6EnCxBHcRpoPIk/view?usp=sharing

Часто задаваемые вопросы:


1.Кто оплачивает отправку устройства (туда и обратно)?

-Если после заполнения ticket-а, производитель не смог разрешить проблему, тогда производитель
в Калифорнии оплачивает пересылку в оба конца.

2.Как быстро производиться ремонт?

-Ремонт делаем не мы, поэтому точно знать нельзя, но в любом случае переживать нечего, так
как мы клиенту даем гарантийное письмо по которому он может ездить на бумаге до 8 дней. В
крайнем случае, можно выписать еще одно такое же письмо, если его никто не останавливал.

3.Что водителю показывать/говорить полицейскому пока устройство на гарантийном


обслуживании?

- Показать распечатанное гарантийное письмо - warranty letter

3.1.Как долго он может ездить без устройства?

- до 8 дней от даты указанной в гарантийном письме

4.Предоставляется ли устройство на замену на момент ремонта?

- В этом нет надобности, так как он с этим письмом ездит на бумаге

5.Отправлять ли устройство в гарантийное обслуживание в оригинальной коробке или


коробку можно оставить в траке?

-Оригинальная ли коробка или нет - значения нет. Упаковка должна быть такой чтобы
устройство не поломалось и не побилось при пересылке.

Компания которая поставляет устройства PT30 отказалась принимать устройства на ремонт.

Теперь мы Warranty Letter выдаем только для того, чтобы пользователь мог 8 дней официально
ездить на бумажном логбуке, пока не приедет его заказ.

Устройство нужно покупать, в таких случаях наша компания идет на уступки и продает новое
устройство не по полной цене $350, а за $190

4.11. Refund. Coupon.


У нас есть возможность сделать рефанд по проведенной оплате за заказ или подписку с помощью
кнопки Actions - Refund, выбрав тот платеж, который мы хотим вернуть.

Система нам предложит откорректировать сумму возврата (оставить полную, либо сделать
частичный рефанд), необходимо указать причину возврата и оставить подробный комментарий.

Возврат денег на счет клиента займет от 5 до 10 дней, необходимо уведомить об этом клиента.
Также, будет взыматься банковская комиссия в размере 4% от суммы возврата (ее мы вычитаем
самостоятельно, корректируя сумму возврата).

Как альтернатива такому возврату средств существует возможность добавить клиенту купон
(скидку) в страйпе на определенный будущий платеж, тем самым уменьшить инвойс на ту сумму
которую мы хотим вернуть. Таким будущим платежом могут быть Monthly ELD subscriptions и
Safety Monitoring subscriptions, которые оплачиваются с платежного аккаунта клиента.

Подробно о создании купона в страйпе и его применении, а также о возврате средств через
систему можно посмотреть на видео:

https://drive.google.com/file/d/1nI2yXjBmZZFkD1EHLzyFPiZ6SMt4ReDi/view?usp=sharing

5. Как подобрать кабель к траку

Engine Cable

How to check cabels: Volvo 16pin OBD2 Heavy duty

Heavy Duty
Cable -
PTSSOV15 Paccar adapter + 9pin

Light Duty Cable


- PTSSOL15 Cummins 9pin

Caterpillar 9pin
Make/Type Year Engine Diagnostic Port Заметки

6pin or 9pin (double


2005 & Older All 6-pin check!).Запросить фото!

2006-2015 All 9-pin(PTSS9GN15)

Freightliner 2015 & newer All 9-pin(PTSS9GN15)

2005 & older All 6-pin

2005-2015 All 9-pin(PTSS9GN15)

2015 & newer All 9-pin(PTSS9GN15)

2017+ Cummins 9-pin(PTSS9GN15)


На Машины марки Peterbilt and
Kenworth 2017 \ 2018 года с
9-pin(PTSS9GN15) двигателем от PACCAR
Kenworth 2017\2018 Paccar + Adapter необходим специальный адаптер

2005 & older All 6-pin

2006-2015 All 9-pin(PTSS9GN15)

2015 & newer All 9-pin(PTSS9GN15)

2017+ Cummins 9-pin(PTSS9GN15)


На Машины марки Peterbilt and
Kenworth 2017 \ 2018 года с
9-pin(PTSS9GN15) двигателем от PACCAR
Peterbilt 2017\2018 Paccar + Adapter необходим специальный адаптер

2006 & older Cummins 6-pin

2006-2015 Cummins 9-pin(PTSS9GN15)

2005 & older CAT 6-pin

2005-2014 CAT 9-pin(PTSS9GN15)

International 2015 & newer All 9-pin(PTSS9GN15)


2000 & older Volvo 6-pin

2001-2014 Volvo Engine

16-pin PTSSOV15 С Вольво лучше запросить


2014& newer Volvo (Heavy Duty cable) фото порта в самом траке, или
спросить какой у них
2006-2016 Cummins 9-pin(PTSS9GN15) диагностик порт( если круглый
это 9 пиновый, если
Volvo 2016 & newer* Cummins 9-pin(PTSS9GN15) прямоугольный то 16 пиновый)

2000 & older Volvo 6-pin

2001-2014 Volvo 9-pin(PTSS9GN15)

16-pin PTSSOV15

Mack 2014 & newer Volvo (Heavy Duty cable)

2006-2016 Cummins 9-pin(PTSS9GN15)

2016 & newer* Cummins 9-pin(PTSS9GN15)

2010-2015 All 9-pin(PTSS9GN15)

Western Star 2015 & newer* All 9-pin(PTSS9GN15)

(Пикапы и легковые) На этих


траках не будет писаться
одометр и часы двигателя пока
мы не включим для них
специальную прошивку, чтобы
включить нужно чтобы клиент
PTSSOL15 (Light предоставил VIN и серийный
Light/Medium All Diesel & Medium Duty 16 pin номер коробки по получению
Duty Vehicle 2008 & newer Gass cable) OBDII cable девайса
!motor Volvo 16 pin OBD2 Heavy duty, motor Cummins 9 pin!
Freightliner 2010 или 2013 года это 9 пиновый кабель

Никогда не было еще чтобы Freightliner после 2001 года был чем-то другим кроме 9 пинового
кабеля.

Volvo 2001-2012 - 9 пинов.

Volvo 2013 лучше по фото

Volvo 2014 - если это Cummins двигатель/мотор/engine, то 9 пинов кабель, если


двигатель/мотор/engine Volvo то 16 пинов OBD2 Heavy Duty Cable.

Volvo 2015 и позже это 16 пинов OBD2 Heavy

Freightliner Cascadia до 2005 6 Pin Cable (иногда бывают 9 pin Cable - уточнять!)

Freightliner c 2005 9 pin Cable

International 2007 и раньше нужно фото, там может быть 6 пинов.

International после 2007 года это 9 пинов кабель

Peterbilt после 2007 года это 9 пинов, (+adapter 9 pin, если двигатель/мотор/engine Picar), обычно
Cummins

Peterbilt 2007 и раньше нужно фото, там может быть 6 пинов.

Kenworth после 2007 года это 9 пинов,

Kenworth 2017, 2018, 2019 двигатель/мотор/engine Picar - 9 pin + 9 pin adapter

Kenworth 2007 и раньше нужно фото, там может быть 6 пинов. (бывает мотор Cummins - кабель
может быть 9 Pin - уточнять!)

Western Star после 2007 года это 9 пинов (двигатель/мотор/engine Caterpillar)

Western Star 2005-2016 может быть 9 pin черный (но у нас таких нет, такие не выпускают уже)

Western Star 2007 и раньше нужно фото, там может быть 6 пинов.

-----------LIGHT DUTY CABLES for PichUp------------


Ram 2019 - 16 pin Light Duty

Dodge -16 PIN OBD2 LIGHT

Ford -16 PIN OBD2 LIGHT

Chevrolet -16 PIN OBD2 LIGHT

Toyota (for example Hino) -16 PIN OBD2 LIGHT

MAN - нужны фото

Sterling - нужны фото

GMC - нужны фото

COTTRELL после 2007 года это 9 пинов,

COTTRELL 2007 и раньше нужно фото, там может быть 6 пинов.

Mack 2015 и новее это 16 пинов (хотя у нас таких грузовиков нет в системе), на такие машины
нужно брать фото.

Mack 2014 16 PIN OBD2 Heavy Duty

КАК РАЗЛИЧИТЬ КАБЕЛИ:

Heavy Duty Cable → PTSSOV15

Light Duty Cable → PTSSOL15


6. Документы которые должны быть в кабине трака у водителя всегда

Каждый наш клиент, который получает штраф за то что он или не знал или мы ему не сообщили о
том, что ему нужно иметь с собой распечатанную на бумаге копию подходящего для него
документа 'Cab Card' имеет к нам реальные претензии. У нас эти документы располагаются на
сайте под Blog->eLog Instructions (Read More) -> AOBRD Cab Card / ELD Cab Card

https://trackensure.com/elog-instructions (листать страницу вниз)

Ссылка для скачивания нужного набора:

https://drive.google.com/file/d/1JgxzakLR2DMMTupvbBBJRZMK_vpv46KO/view?usp=sharing

Храните у себя на раб. компьютере. Вы сможете в любой момент скинуть их по почте водителю
Задание:
1. При каждом звонке к нам от любого водителя, мы должны спрашивать если у него есть
Cab Card, TrackEnsure ELD User Manual, Certificate и если он не знает что это такое / у него
нет этой бумаги мы должны объяснять / отправлять ему ссылку / PDF файл чтобы он знал
что это ему необходимо и где это взять.
2. Любой звонок что мы делаем водителю / владельцу компании чтобы подтвердить детали
заказа должен также сопровождаться пояснением что необходимо иметь с собой Cab Card
TrackEnsure ELD User Manual, Certificate.

7. Вкладка Customers.

В этой вкладке мы можем найти всех зарегистрированных клиентов в нашей системе -


зарегистрированные компании и водители, и информацию о них.

Мы можем найти организацию по названию (необходимо ввести минимум 3 символа), по DOT


номеру (вводится в то же поле, что и название), возможно найти клиента по имени и по имэйлу.

После выбора необходимого критерия нужно нажать кнопку Searh и система выдаст все
совпадения.

После выбора определенной компании мы можем посмотреть всю информацию о ней, контактные
данные и комментарии, оставленные нашими коллегами во вкладке General Company Info.

Посмотреть список активных водителей, наличие платежного аккаунта, ELD и Safety подписки,
статус, посмотреть подробную информацию и профиль водителя и изменить его мы можем во
вкладке Drivers. Система позволяет нам фильтровать водителей по имени, наличию пинкода,
наличию илд подписки, прикрепленного трака и статусу.

В нашей системе присутствуют некоторые опознавательные знаки, по которым Tech-Support dep


and Sales dep могу ориентироваться о статусе каждой из компаний.
Это дает нам дополнительную возможность передачи информации друг другу, а точнее из Sales to
Tech-Support.
Red - компания имеет дебиторскую задолженность
Green - приоритетная компания (у нашей компании есть ряд приоритетных клиентов это:
Transam Carrier Inc,
ASAP PLUS INC,
LOADEX INC
HL Motor Group,
GIGG EXPRESS INC,
Ursus Transport,
USKO Expedite Inc
USKO Express Inc,
Kolos Inc
Это крупные компании и большая часть их них одни из наших первых клиентов и находятся они в Канаде )
Yellow - компания, которая находится у нас на Safety Service
Blue - компания самостоятельно редактирует свои логбуки

Данные маркеры устанавливаются в профиле компании с нашей административной панели, через


вкладку Customers\General Company Info.

Маркер виден только сотрудникам нашей компании.

При поиске компании через Customers, нам сразу виден статус компании.
Если клиент обращается к нам с проблемой входа в приложение и вы видите красный
восклицательный знак напротив названия этой компании, это значит, что у компании дебиторская
задолженность и необходимо проверить об этом платежную ведомость компании.

Exclamation Marks - проставляет Sales Department.

9. Перенос водителя / грузовика (logbook) из одной компании в другую в


пределах TrackEnsure:
Для переноса водителя и грузовика нужно получить данные о компании из которой переносят и в
какую будет идти перенос. Для этого нужно узнать:

● название двух компаний (желательно и DOT # двух компаний, т.к. компании


бывают с одинаковыми названиями)
● имя и фамилия водителя с его номером грузовика

Прежде всего, просим водителя сделать logout из приложения. Для этого заходим в
административную панель TrackEnsure, находим в разделе Customers находим компанию из
которой будем делать перевод подителя. Выделяем нужную нам компанию -> открываем раздел
Drivers -> Напротив нужного водителя нажимаем на Actions и из выпадающего списка выбираем
Move/ Copy Driver

В первой графе нужно вписать компанию, в которую будет водитель переведен, во втором
отобразятся все компании со схожим названием, среди них нужно выбрать нужную. Обязательно
отметить чекбокс возле предлагаемого трака. Если водителя нужно перевести с co-driver выберете
его компаньона из предлагаемого списка и нажать кнопку Safe, которая станет активной после
заполнения всех необходимых полей.
10. Перенос logbook водителя в TrackEsnure из других компаний-провайдеров
logbook’a:

Как скопировать данные из других logbook систем в систему нашу


TrackEnsure.
Cуществуют разные виды eld (electronic logbook device) систем, такие как:

-Transflo (https://my.transfloeld.com/)

-Big Road (https://app.bigroad.com/)

-Keeptruckin (https://keeptruckin.com/)

-GeoTab (https://www.geotab.com/)

-Ezlogz (https://ezlogz.com/)

-Omnitracs (https://login.omnitracs.com/)

-HOSReporter Pro (https://www.hos-reporter.com/login/)

-Transflo Telematics (https://www.transflo.com/telematics-elds/)

-Bridge Haul (https://carrier.bridgehaul.com/#/login)

-Gorilla Safety (https://gorillasafety.com/)

-ELD Mandate (http://hos.vistracks.com/portal/login.html)

-M2M in Motion (http://eld.m2minmotion.com/portal/login.html)


Принцип получения данных из этих систем +/- одинаковый.

но ты должен себе где то записать аспекты, которые нужно сверять ВСЕГДА:

-truck number

-driver name and second name (чтобы имя и фамилия были написаны ТАК ЖЕ, валидация имеет
значения)

-driver time zone

Keeptruckin (https://keeptruckin.com/)

Logs->choose the driver->

Dashboard (правый верхний угол экрана) - проcмотреть time zone, truck number, написание имени
водителя

чтобы получить API key нужно нажать кнопку F12 на клавиатуре,чтобы вызвать косоль, потом
нажать F5 для обновления страницы

с уже потом нажать в консоли вкладку Network, выбрать Headers


GeoTab (https://www.geotab.com/)

Activity ->HOS->Duty Status

Ensine & Maintaince

DVIR

Transflo (https://my.transfloeld.com/) и Transflo Telematics (https://www.transflo.com/telematics-elds/)

Activity->HOS->Duty Status Log->затягивать данные по логин и пароль

Big Road (https://app.bigroad.com/)

нажать кнопку F12 на клавиатуре,чтобы вызвать консоль, потом нажать F5 для обновления
страницы

->cookies

personal id - смотреть в адресной строке


ПРИМЕЧАНИЕ:

Когда мы копируем ивенты из любой лог бук системы в нашу, начало ивентов должно быть не
позже, чем 17 декабря 2017 года

11. Установка TrackEnsure ELD приложения на Android устройствах с


операционной системой ниже требуемой

Вопрос пришел от потенциального клиента:

Hello!

Could you please help me? I was trying to install your app on my tablet Samsung Pro (SM-T520) but Play
Store says "your device is not compatible with this version". I'm really like this app and extremely need it
for my work.

Thank you!

Ответ:
Hello!

Samsung Pro (SM-T520) has Android 4.4 KitKat by default and TrackEnsure ELD mobile application for Android requires
Operating System functionality that is present starting with Android version 5 at the minimum, thus Google Play Store will not
be able to provide the app for that OS version.

It is possible that you can upgrade the OS version on your tablet, there is a step by step instruction found on line for this process

https://www.droidword.com/2017/10/19/update-samsung-galaxy-tab-pro-10-1-sm-t520-to-android-7-1-nougat-lineageos/

however please understand that we have not attempted to go through these steps and it is not our recommendation to root your
devices (which is what is required as part of the new OS installation on your tablet apparently), so you are going to take a risk
breaking your tablet if you decide to upgrade it to a newer OS version.

Thank you!

TrackEnsure team.

12. Что делать если в New York, Buffalo Store осталось мало устройств/
кабелей?

Sales Department отвечает за контроль количества устройств, кабелей, адаптеров и наклеек на


складе, который находится по адресу:

266 Elmwood Ave


Buffalo, NY 14222
Необходимо периодически просматривать информацию о количестве устройств и кабелей на
нашем сайте, в разделе Stripe Dashboard во вкладке Stock:
А также периодически запрашивать у UPS список об остатках на складе.

Если вы заметили, что количество Определенного типа кабелей (6 Pin, 9 Pin, 16 Pin), устройств
PT30 или наклеек eLog Stickers меньше 15 штук, необходимо сообщить об этом TL (или того,
кто в этот момент выполняющий обязанности)
Запрос на пополнение запасов на складе согласовывается с Романом Валерьевичем. Запрос на
заказ отправляется к Dan Rothman to California.

Когда поступает заказ на покупку 10+ устройств, пожалуйста обратитесь к TL (или того, кто в этот
момент выполняющий обязанности). Вероятно, такой заказ будет отправлен из CA (Pacific Center -
Dan Rothman)

13. Pin Codes. Что это такое и как его присвоить?

Pin code это уникальный набор цифр и букв, который назначается водителю, который был
подключен к сервису. С помощью этого пин кода мы и сотрудники сейфти департамента могут
контролировать потраченное время на того или иного водителя. Пин код назначается после
оформления подписки в нашей системе:
Потом нажать на:
Поставить Галочку и нажать Assign.

В финальной части : ввести пин код в таблицу TechSupport/ Safety->SAFETY SERVICE new!

14. SUPPORT DASHBOARD


Как отдел Sales & Accounting взаимодействует с отделом Support & Safety
Для учета работы и контроля выполнения тасков команд, а так же для их взаимодействия команды
Sales and Support между собой - существует SUPPORT DASHBOARD.

Это борд в котором мы создаем таски и передаем из одного департамента в другой на выполнение.
При этом всем идет автоматическая фиксация времен ипо выполнению задач, которые стоят перед
агентом продаж или агентом поддержки:

И все таки, как это работает?


1. По умолчанию таски на Support Dashboard сортируются сверху вниз по времени создания.
Сверху списка отображаются таски с статусами New, In progress, On Pause, Transfer, затем со
статусами Completed, Canceled
2. Количество тасков со статусом In progress на одного пользователя не может быть больше
одного. Если у пользователя уже есть таск в статусе "in progress", то при создании нового таска с
таким же статусом, по нажатию на кнопку Save или Save and go to ELD Editor, пользователь
увидит ошибку “To create a new task, close or pause tasks in the status "in progress". Необходимо
перевести предыдущий таск в статус “On Pause” или “Completed”
2. Чтобы создать новый таск, пользователь нажимает на кнопку New Task заполняет обязательные
поля в модальном окне.
С момента, когда открылась модальное окно, начинается отсчет таймера в верхнем правом углу,
который фиксирует, сколько времени было затрачено на создание таска.
Поле Organization ищет по названию компании и ее параметрам, таким, как: org_id, dot, mc.
Поиск начинает работать после ввода значений. Возле поля Organization есть зеленая кнопка, если
ее нажать, то поиск будет совершаться не только по активным компаниям, но и по неактивным. По
умолчанию, поиск совершается по компаниям со статусом — активный.
После выбора названия организации, будет разблокировано поле Driver Name. Поиск доступен по
имени водителя и Driver PIN. Возле поля есть зеленая кнопка. Если ее нажать, то поиск будет
происходить по водителям со статусом активный и неактивный. По умолчанию, поиск
совершается по водителям со статусом — активный.

После того как водитель успешно найден по имени, его номер телефона появляется в поле Driver
Number, при условии что телефон указан в Driver Profile. По умолчанию поле - не активно.

Для поиска водителя по номеру телефона, нужно кликнуть на иконку рядом с полем Driver
Number, тогда поле станет активным и после ввода номера, по нажатию на Enter происходит
поиск.
Если звонит водитель, которого нет в нашей базе, то при создании таска нужно выбрать чекбокс
New driver. В этом случае поле с именем водителя будет заблокировано, но поле с Organization
остается обязательным. По умолчанию чекбокс выключен
В полях поиска Drivers/Fleets/Organization серым шрифтом отображаются неактивные.
Чтобы появилась возможность сохранить таск, пользователь обязательно должен заполнить
Organization
В поле Request Type пользователь должен выбрать тип запроса:
Add Safety Subscription Audit
Cancel Safety Subscription Create payment account\ update payment info
Change Safety Subscription New order: Device with a discount (was broken)
Refund money for Safety Subscription New order: Regular Order
Add coupon to Safety Subscription New order: Non-Stripe
Log Editing (Extra Type: OTH/OTH Priority) Warranty Letter
Double Payment for OTH New client: Reject editing
Add ELD Subscription New client: Approved editing
Cancel ELD Subscription New client: Consultation and price details
Refund money for ELD Subscription Custom request
Add coupon to ELD Subscription

Если выбран Log Editing пользователь может указать дополнительный тип задачи: One time help,
One time help priority. Это поле необязательное.
Поле Status всегда заблокировано и выставляется автоматически в зависимости от выбранных
параметров.
Если пользователь заполнил карточку и просто сохранил, то статус у таска будет new. Для
Департамента Sales такс можно сразу вывести в статут Completed, так как 85% тасков становятся
решенными в момент разговора с клиентом по телефону.
Если пользователь создал карточку и взял ее в работу, отметив чекбокс Take this task, то статус у
таска будет in progress.
Ниже поля для комментариев, есть “горячие кнопки” с иконками флагов, по клику на которые
можно добавить соответствующую информацию о языке водителя.
добавили горячие клавиши для заполнения инпута task details в зависимости от типа
реквеста:
для Log Editing (Safety Consultation) - approved, reject
для Audit - approved, reject, paid
для Custom Request - tech issue
для Warranty Letter - new, second, warranty replacement
для Change Safety Subscription - 2h, 4h, 8h, 10h, 12h
для Create Payment account - create, reject, approved
для PathGrinder - create, reject

Если пользователь создал карточку и ему нужно направить таск на другого пользователя, то он
отмечает чекбокс Transfer this task, после чего выбирает департамент: sales, support, editor,
management, monitoring. После выбора департамента в поле Operator будет доступен список
всех имен пользователей, которые относятся к данному департаменту.

В списке операторов указывается его текущий статус и работает ли он сейчас над каким-то таском.
Сохранить таск можно без указания имени оператора.
Также при трансфере таска на другого пользователя, ниже комментария есть “горячие кнопки” с
основными вариантами сопроводительной информации. Такая же функция доступна и при
трансфере таска после его создания
Помимо кнопки Save, пользователю доступна кнопка Save and Login as Organization, нажав на
которую, пользователь будет автоматически залогинен под компанией, которая выбрана в данном
таске.

Когда пользователь берет в работу таск с типом Log Editing, то у него появится кнопка Save and
go to ELD Editor, после нажатия на которую произойдет автоматический переход в ELD Editor
водителя, который указан в таска (для суппорта).

По клику на кнопку, пользователь выбирает один из трех статусов, в который может перевести
текущий таск: Complete, Cancel, Pause
3. В Actions есть история по каждому таску и всем действиям связанных с ним — модалка View
Task.

Add History Record With Comment — любой пользователь в любое время может добавить
комментарий к таску. Запись появится в таблице на вкладке Task History в колонке UPDATE BY с
именем пользователя, который добавил комментарий.
На вкладке Time Log отображается время, потраченное пользователями, на данный таск. Если над
таском работало два и более пользователя, они могут добавить запись через кнопку Add Time Log.
Такая запись появится не только на вкладке Time Log, но и на вкладке Task History.
На вкладке Scheduler Alert отображаются сроки, которые выставлены для данного таска.
Например, таск должен быть выполнен за 1 час. +-
Любой пользователь может добавить alert через кнопку Add Scheduler Alert. Добавить alert можно
также и из меню Actions.

Суть работы Alert


Это своего рода напоминание. Он отображается в двух местах:
● в таблице в строке с таском;
● на иконке раздела Support Board.

Alert имеет 3 состояния:


● бесцветные песочные часы — когда до окончания срока таска более 30 минут;
● желтые песочные часы — когда до окончания срока таска осталось менее 30 минут;
● красные песочные часы — когда до окончания срока таска осталось менее 10 минут.
Alert можно сделать неактивным на вкладке Scheduler Alert в модалке View Task и он перестанет
работать. Но это может сделать только тот пользователь, кто его создал.
3. Любой пользователь может взять таск в работу (Take Task), если у таска стоит статус — new
или transfer.
4. Transfer Task в меню Actions доступен всем, если у таска статус — new или transfer.
5. Если таск находится в статусе In Progress, его можно приостановить, нажав на On Pause в меню
Actions. При этом таймер, который считает потраченное время на данный таск, будет
приостановлен.
6. Когда таск в статусе On Pause в Actions появляется Resume Task, который поменяет статус
таска на In Progress и продолжит учитывать время, затраченное на данный таск.
7. Когда работа над таском завершена, ему ставится статус Completed с помощью Complete Task
в меню Actions.
8. Таск можно отменить, нажав Cancel Task в меню Actions. У таска появится статус Canceled.

Распределение прав среди пользователей:


1) View Task - always for all users
2) Take Task - status New, Transfer for all users
3) Transfer Task - status New and Transfer - for all users, in progress OR pause - only owner, TL and
Managers. Status canceled, completed - nobody.
4) Cancel Task - status New - for created By User and TL and Managers, not new - only TL and Managers.
Status canceled, completed - nobody.
5) Add Time Alert - status not canceled, completed - all users
6) Add Time Log - all users, always
7) Pause Task - status In progress, for owner and TL and Managers
8) Complete Task - status In progress, On pause - only owner, TL and Managers
9) Resume Task - status On Pause, only Owner

Информационные подсказки
9. Для каждого таска ведется учет текущего времени. Когда с момента создания проходит более 30
минут, то строка в таблице, соответствующая таску закрашивается желтым цветом. Если более 60
минут - красным цветом
10. Для удобства пользователей админки, которые работают над тасками, предусмотрены
информационные значки, которые отображаются на всех страницах админки в боковом меню.

Песочные часы обозначают если ли у пользователя сроки на его тасках.


Расшифровка цвета песочных часов, такая же, как и в таблице.
В желтом овале указано количество доступных тасков (в статусе new и transfer) для работы.
В красном овале пользователь видит количество собственных тасков, над которыми он сейчас
работает (статусы: in progress и on pause).

В ярко-голубом овале пользователь видит количество тасков со статусом “ transfer”, которые


назначенные на департамент, к которому принадлежит текущий пользователь
Посмотреть список тасков, которые назначены на департмент к которому принадлежит
пользователь можно с помощью чекбокса Transferred Tasks.
Посмотреть список своих незавершенных тасков можно также и с помощью чекбокса Show
unfinished в фильтре, а количество свободных тасков с помощью чекбокса Show available в
фильтре.

Как работает фильтр


По умолчанию, стоит фильтрация, которая отображает тикеты только за сегодняшний день.
Если пользователь фильтрует по Show unfinished, или Show available, или Task ID, то другие поля
фильтра будут заблокированы.
Если пользователь ищет пo Driver PIN, то поле Organization, Fleet и Driver Name будут
заблокированы.
Transfer To Department фильтрует таски по конкретному депортаменту, появляется при условии,
что выбран фильтр по статусу Transfer

В модальном окне создания таска текст Notes сделали ярко красным, жирным шрифтом
Добавили возможность закрыть таск с любого экрана, чтобы пользователь не возвращался
в суппорт дашборд. На панели вверху страницы добавили красный баннер с текущей
задачей пользователя в статусе "in progress"

В баннере для изменения статуса таска с любой страницы добавили индикатор OTH (one
time help - Safety Consultation)
Attention - ярко-желтый знак восклицания. Появляется при условии, что:
- таск типа Log Editing и обязательно указан один из Extra Type
- прошло 20 минут с момента создания таска
Индикатор при появлении мигает 15 секунд и потом просто отображается, пока таск не
закроется

1) В Task Details дублируется содержимое инпута Description при открытиии транзакции,


через ELD HOS Editor

2) Отчет "Safety Service Time Recorder", который выбирает таски по "create_date" и


отображает "spent_time" таска. В отчет включаются все закрытые таски (статус “Cancel”
или “Completed”) по типу реквеста "log editing", исключая таски, где указан extra type (One
Time Help/One Time Help priority), исключая таски, который закреплены за аудитом

3) При создании таска неактивных водителей, флитов, организации - отображать в списке


серым цветом шрифта
4) При создании и трансфере таска добавили "гарячие кнопки" - чтобы указать язык на
котором говорит клиент, доступны для любого типа пользователей
5) Добавили диалоговое окно "Take Task", когда пользователь берет в работу таск (In
Progress), если у него уже есть таск на паузе (On Pause)

6) Добавили чекбокс "Show my department"


При активации чекбокса отфильтровать и отобразить таски:
- созданные, департаментом текущего пользователя
- переведенные в статус “transfer” на департамент текущего пользователя
- owner которых из департамента текущего пользователя

7) Таб AUDIT. В "Actions" в выпадающий список добавили кнопку "Edit audit". Можно
отредактировать поля: Deadline Date, Documents, Comment.

8) Добавили “горячие клавиши” для быстрого ввода комментария при трансфере таска
9) При создании нового таска, в модальном окне добавили checkbox "New driver". По
умолчанию чекбокс не активен. Если чекбокс "New driver" сделать активным, то input
"Driver Name" становится недоступным для ввода. Также кнопки рядом "only active drivers"
и "search phone" - деативируются
10) Добавили фильтр аудитов по статусу
11) При создании нового таска добавили возможность искать драйвера по номеру телефона
12) Ограничили количество тасков, которые может взять в работу пользователь в статус "in
progress". Когда у пользователя уже есть один таск со статусом "in progress", он не сможет
взять еще один таск в такой же статус. Если этот таск перевести на "pause" или в другой
статус, тогда можно открыть новый таск в статусе "in progress".
Если у пользователя уже есть таск в статусе "in progress", то при создании нового таска с
таким же статусом, по нажатию на кнопку Save или Save and go to ELD Editor,
отображается ошибка: To create a new task, close or pause tasks in the status "in progress"

Adaptive SupportDashboard for Sales

В модальном окне Add New Task отображается история последних тасков по


драйверу/флиту. Для Sales отображаются только таски, в которых один из операторов Sales
принимал участие.
Добавили на Support Board фильтр, который будет отфильтровывать значение по всем
колонкам. Название - General Search. По клику на кнопку Filter отображаются все таски в
которых упоминается значение в фильтре General Search.

Ячейки в которых найдены совпадения с поисковым значением подсвечиваются


Для операторов из департамента Sales в модальном окне “Add New Task” по умолчанию
чекбокс “Take this task” сделали включенным. При таком условии таск создается сразу в
статусе In Progress

Для операторов из департамента Sales в модальном окне “Add New Task” добавили
чекбокс “Completed this task” (при активации - автоматически деактивируется чекбокс
“Take this task” ).
При таком условии таск создается сразу в статусе Completed.

Для операторов из департамента Sales в модальном окне “Add New Task” тип реквеста
“Safety Monitoring Course” сделали видимым даже если не указан флит. Но при сохранении
таска, делаем проверку, если не указали флита то показываем ошибку.

Для операторов из департамента Sales в модальном окне “Add New Task” добавили горячие
клавиши для заполнения инпута task details в зависимости от типа реквеста:
для Log Editing (Safety Consultation) - approved, reject
для Audit - approved, reject, paid
для Custom Request - tech issue
для Warranty Letter - new, second, warranty replacement
для Change Safety Subscription - 2h, 4h, 8h, 10h, 12h
для Create Payment account - create, reject, approved
для PathGrinder - create, reject
Для операторов из департамента Sales в модальном окне “Add New Task” (только на UI)
тип реквеста Log Editing, если выбран один из Extra Type переименовали на “Log Editing
(Safety Consultation)”

В модальном окне “Add New Task” добавили тип реквеста PathGrinder. Доступен для Sales
и Support. Условия для создания таска: организация - обязательно, имя флита или драйвера
- обязательно заполнение хотя бы одного поля. Тип реквеста "PathGrinder" всегда
отображается в списке, даже если не указана орг, драйвер.

При создании таска через модальное окно Add New Task добавить навигацию на
соответствующий функционал в зависимости от типа реквеста.

Например: если оператор Sales создает таск с типом реквеста "NEW ORDER: NON STRIPE,
то при нажатии на кнопку Save and go, создать таск в в SupportDashboard в статусе In
Progress и открыть раздел Stripe на табе Equipment Order с модальным окном Create
Equipment Order. Система должна автоматически подтянуть название организации из таска.

Подобным образом, нужно сделать навигацию для следующих случаев:


Тип реквеста Add Safety Subscription → навигация на Create New
Order (подставить орг)
Тип реквеста Audit → навигация на Add New Audit (подставить орг)
Тип реквеста Cancel Safety Subscription →навигация на tab
Subscription (предварительно отфильтровать по орг за весь период
существования компании)
Тип реквеста Сhange Safety Subscription →навигация на tab
Subscription (предварительно отфильтровать по орг за весь период
существования компании)
Тип реквеста Create Payment Account/Update Payment Info →
навигация на tab Customers (предварительно отфильтровать по орг)
Тип реквеста Double Payment For OTH → навигация на Create New
Order (подставить орг)
Тип реквеста New Order: Non-Stripe → навигация на Create
Equipment Order (подставить орг)
Тип реквеста New Order: Regular Order → навигация на Create New
Order (подставить орг)
Тип реквеста Warranty Letter → навигация на tab Warranty
(предварительно отфильтровать по орг за весь период)

Кнопка Save and Go доступна при условии, что выбран чекбокс Take this task или
Completed this task
16. Что такое Stripe:
https://dashboard.stripe.com/

Stripe это международный сертифицированный продукт с помощью которого можно проводить


разовые оплаты оплаты, снимать регулярные платежи - подписки, создавать и отправлять инвойсы
на оплату клиентам.

1. Как система Stripe списывает оплату за подписки:

2. Stripe Coupon:
Применение скидок к подпискам:

Уменьшите сумму, взимаемую с клиента, обесценивая свою подписку с купоном.

Купоны в Stripe предоставляют скидки на периодические платежи. Как и подписки, купоны


обеспечивают большую гибкость в их определении и использовании. Они могут:

Применять к каждому счету, только один счет или на определенный промежуток времени

Уменьшить счета на процент или фиксированную сумму

Примените к каждой подписке, которую имеет клиент или только определенные

Вы даже можете определить купон, который должен быть погашен к определенной дате или
ограничен определенным количеством погашений (для всех ваших клиентов).

Длительность купона:

Срок действия купона применяется для каждого клиента или для каждой подписки, начиная с
момента, когда купон применяется к клиенту или подписке. Например, купон с четырехмесячным
сроком действия распространяется на первые четыре месяца ежемесячной подписки клиента. Если
подписка годовая, купон применяется к полной накладной за первый год. А для еженедельной
подписки четырехмесячный купон применяется к каждому счету за первые четыре месяца.

Создание купонов:

Купоны имеют следующие параметры:

id, уникальный идентификатор купона

валюта

percent_off или amount_off

длительность, один раз, навсегда или повторение


max_redemptions

redeem_by, последняя дата, когда этот купон может быть применен к клиентам

Для продолжительности, при использовании повторения значения, также укажите


duration_in_months как количество месяцев, для которых купон должен повторно применяться. В
противном случае купон может быть применен только к одному счету или ко всем из них.

Значения max_redemptions и redeem_by применяются к купону для всех ваших клиентов.


Например, вы можете ограничить купон первыми 50 клиентами, которые его используют, или вы
можете сделать срок действия купона до определенной даты. Если вы делаете последнее, это
влияет только тогда, когда купон может быть применен к клиенту. Если вы установили, что срок
действия купона будет длиться вечно при использовании клиентом, но срок его действия истекает
1 января, любой покупатель, у которого этот купон будет иметь скидку на этот купон навсегда, но
новые клиенты не смогут применять купон после 1 января.

Если купон имеет значение max_redemptions, равное 50, его можно применять только среди всех
ваших клиентов в общей сложности 50 раз, хотя ничто не мешает одному клиенту использовать
его несколько раз. (Вы всегда можете использовать логику на своем конце, чтобы предотвратить
это.)

При внесении изменений в подписку любые существующие скидки применяются при расчете
пропорциональности. Вы не можете сбрасывать со счетов пропорциональные позиции по
сгенерированному счету.

Дисконтные подписки:

Создав купон, создайте скидку, применив купон к подписке. Вы можете сделать это при создании
подписки или путем обновления существующей подписки.

Если действие купона означает, что немедленная оплата не требуется, подписка может быть
создана, даже если у клиента нет сохраненного способа оплаты (например, кредитной карты).

17. Disputes. (Спор и его разрешение):

Спор (также известный как возвратный платеж) возникает, когда владелец карты спрашивает ваш
платеж у эмитента карты. Эмитент создает официальный спор, который немедленно отменяет
платеж. Как только владелец карты подает спор в свой банк, средства сразу же снимаются с
нашего счета Stripe и помещаются обратно на карту клиента, которая использовалась (но они не
получают средства до того как разрешится спор). Сумма платежа вместе с отдельной платой за
спор в размере 15,00 долларов США (для пользователей в США), взимаемой карточной сетью,
затем вычитается из баланса нашего счета.

Некоторые эмитенты карт могут начать расследование платежа, прежде чем создавать возвратный
платеж, и запросить дополнительную информацию о платеже. Большинство карточных сетей
называют это «поиском», а American Express называет их «запросами». Они распространены для
платежей American Express и Discover. Mastercard и Visa почти всегда сразу же производят возврат
средств.

Види диспутов( споров) :


Credit not processed - платеж не обработан
Duplicate - продублирован платеж
Fraudulent - мошеннические действия
General - общие
Product not received - продукт/товар не доставлен
Product unacceptable - продукт/товар не допустим
Subscription cancel - подписка отменена
Unrecognized - неопознанный /непризнанный

Что делать дальше?

Обратиться к клиенту и разъяснить ему, что происходит. Если мы можем прийти к пониманию
относительно первоначального платежа, мы предлагаем попросить клиента обратиться в свой
банк, чтобы снять спор. И попросить выслать документ( из его банка) который подтверждает что
спор был закрыт.
Процесс спора включает в себя несколько сторон. Хотя Stripe не решает исход спора, они играют
определенную роль, передавая наши доказательства их финансовым партнерам. В свою очередь,
их финансовые партнеры должны передать ваши доказательства эмитентам карт, если они сочтут
это достаточным. Это необходимые шаги в процессе предоставления доказательств.
Покупатель рассматривает доказательства и решает, соответствует ли он требованиям бренда
карты, чтобы обеспечить потенциальное средство разрешения спора. Если это не так, дело
закрыто. Если оно представляет потенциальное средство правовой защиты, покупатель направляет
свидетельство эмитенту карты. Эмитент рассматривает доказательства и принимает окончательное
решение, которое они сообщают нам через Stripe Dashboard. Как окончательно скажет эмитент
карты, решение покупателя направить доказательства само по себе не гарантирует решение в нашу
пользу.
недоступен до истечения крайнего срока представления доказательств; Независимо от того,
получили ли мы подтверждение о выходе вовремя или нет, мы должны ответить на спор и его
конкретный код причины доказательствами. Если у нашего клиента были конкретные жалобы,
которые привели к спору, не забудьте также обратиться к тем, которые есть в доказательствах.
Доказательства чрезвычайно важны во всех спорных случаях, даже когда наш клиент снимает
деньги.

Если мы не представляем доказательства против спора, формальные структуры связи между


банками разрушатся, и отсутствие доказательств указывает на принятие спора - это происходит,
даже если ваш клиент снял деньги, и средства будут заблокированы на их стороне, поэтому крайне
важно, вы представить доказательства в отношении каждого случая спора. То Есть у нас и у
нашего банка будет плохая репутация.

Помните, что для карточных сетей не имеет значения, выиграете вы или проиграете спор;
важно то, сколько споров получает бизнес, независимо от того, сколько споров выиграно.

После того, как мы предоставили все доказательства, нам нужно подождать, пока банк сообщит
нам, что спор был закрыт в нашу/пользу клиента пользу. Как только они это сделают, нам
возвращают полную сумму и соответствующую сумму штрафной санкции в 15 долларов. Этот
процесс может занять довольно много времени - нередко это занимает 60-75 дней после истечения
срока действия доказательств, поскольку в случаях отзыва используются те же сроки возврата
платежей, что и во всех других спорах. Как только мы узнаем, что спор закрыт в нашу или нет
пользу, мы получим электронное письмо со страйпа.

Общее доказательство для всех категорий споров:


- Адрес для выставления счета, предоставленный клиентом (если проверка AVS прошла
успешно). Это поле заполняется автоматически страйпом, когда это возможно.
- Имя заказчика.
- Адрес электронной почты клиента.
- IP-адрес, который клиент использовал при совершении покупки. Это поле заполняется
автоматически страйпом, когда это возможно.
- Соответствующий документ или договор с подписью клиента.
- Любое общение с клиентом, которое, по вашему мнению, имеет отношение к вашему делу
(например, электронные письма, подтверждающие, что они получили продукт или услугу,
или демонстрирующие их использование или удовлетворение продуктом или услугой).
- Любая квитанция или сообщение, отправленное клиенту, уведомляющее их о платеже.
- Описание продукта или услуги и любые соответствующие подробности о том, как это
было представлено клиенту во время покупки.

Рекомендации по разрешению споров на каждый вид спора:

1. Credit not processed - Клиент утверждает, что купленный продукт был возвращен или
транзакция была отменена иным образом, но вы еще не предоставили возврат или кредит.
Это в случае в подписками, например. Если клиент утверждает что подписка была
отменена, а средства он не получил, или же он не давал свое согласие на списание средств
с карты. В любом случае мы контактируем с клиентом для разрешения спора мирно -
просим отозвать спор и мы вернем ему деньги на карту( пока спор не отменен, это сделать
невозможно). Если клиент не идет на контакт и добиться мирного решения спора нельзя,
нужно предоставить все доказательства чтобы закрыть спор в нашу пользу, а именно:
- политика возврата, подписанная клиентом
- объяснение того, как и когда клиенту показали или предоставили политику
возврата до покупки.
- объяснение, почему клиент не имеет права на возмещение.
2. Duplicate - клиент утверждает, что с него были сняты деньги несколько раз за один и тот
же продукт или услугу. Продемонстрировать, что каждый платеж был за отдельный
продукт или услугу.
Как ответить: определите, была ли сумма, на которую ваш клиент был неверно списан несколько
раз. Если это не так, соберите всю информацию, подтверждающую, что каждый платеж был
сделан отдельно, например, копии квитанций. Если в квитанции не включены купленные товары,
обязательно включите их в подробный список. В каждой квитанции должно быть четко указано,
что платежи предназначены для отдельных покупок товаров или услуг. Также объяснение разницы
между оспариваемым платежом и предыдущим, которое представляется дубликатом. Если они
были повторными платежами, мы должны принять спор. Мы не можем вернуть деньги во время
оспаривания платежа. Если вы понимаете, в чем заключается их жалоба, у вас есть шанс
объяснить недоразумение или исправить его. Если вам удастся решить проблему с клиентом, вы
можете попросить его отозвать спор. ( это лучшее решение, и сказать что после того как спор
будет закрыт в нашу пользу мы тут же вернем деньги)

3. Fraudulent - владелец карты утверждает, что он не санкционировал платеж. Это может


произойти, если карта была утеряна или украдена и использована для мошеннической
покупки. Это также может произойти, если владелец карты не распознает платеж, как это
указано в выписке по счету от эмитента карты( Иногда люди забывают о платежах,
которые они делают, или не узнают, как они отображаются в выписке по карте). Первое
что нужно сделать - связаться с клиентом и объяснить что был за платеж и за какую
услугу. Если клиент согласен с платежем ,попросить отозвать спор и взять выписку. Если
вы считаете, что платеж был фактически осуществлен с использованием украденной
кредитной карты, вам нужно будет принять спор. Сети кредитных карт несут
ответственность за принятие мошеннических платежей с вами, бизнесом. Однако, если вы
считаете, что спор является недействительным, вы можете попытаться доказать это,
представив соответствующие доказательства. из банка как подтверждение что он согласен
со списанием со счета определенной суммы. Далее собрать все соответствующие
доказательства и закрыть спор.

!!Visa предъявляет особые требования к типу доказательств,необходимых для


отмены такого рода споров, известных как неопровержимые доказательства. Вы
должны предоставить хотя бы одно убедительное доказательство в своем ответе на
спор, иначе спор не может быть отменен!!
- если это был физический продукт : доказательства, такие как фотографии или
электронные письма, подтверждающие связь между лицом, получающим
продукты, и владельцем карты, или доказательство того, что владелец карты,
оспаривающий транзакцию, владеет продуктами; номер для отслеживания
физического продукта, полученный из службы доставки; адрес, на который был
отправлен физический продукт и адрес доставки должен совпадать с платежным
адресом, подтвержденным AVS, также должны предоставить документацию в
качестве доказательства того, что продукт был отправлен владельцу карты по тому
же адресу, который предоставил вам держатель карты. Это может включать в себя
копию квитанции об отправке или этикетку и, если это возможно, указывать
полный адрес доставки держателя карты. Доказательство того, что транзакция была
совершена членом семьи или семьи владельца карты. Свидетельство одного или
нескольких не оспариваемых платежей за одни и те же продукты. Для
повторяющихся платежей: свидетельство юридически обязывающего договора,
заключенного между вашим бизнесом и владельцем карты, того, что владелец
карты использует продукты, и любых предыдущих платежей, которые не
оспариваются.
- software product - Описание, дата и время успешно загруженных продуктов или
услуг. Доказательства также должны содержать как минимум две из следующих
частей информации: IP-адрес клиента и географическое местоположение его
устройства на момент покупки; Идентификатор устройства и имя устройства; Имя
клиента и адрес электронной почты, связанные с его профилем клиента;
Доказательство того, что клиент вошел в свою учетную запись для вашего бизнеса
до даты транзакции; Подтверждение того, что владелец карты получил доступ к
вашему веб-сайту или приложению для покупки или предоставления услуг в день
или после даты транзакции; Доказательство того, что та же услуга и карта,
использованные в оспариваемом платеже, использовались в предыдущем платеже,
которое не оспаривалось.
4. General - Это несекретный спор, поэтому следует связаться с клиентом для получения
дополнительной информации, чтобы выяснить, почему платеж был оспорен. Действия все
те же что и в предыдущем споре.

5. Product not received - клиент утверждает, что не получил купленные продукты или услуги.
Процесс оспаривания спора такой же как и в п. 3
соответствующие временные метки и любые подробные записанные действия; Дата, в
которую владелец карты получил или начал получать купленную услугу в понятном для
человека формате; Документация, подтверждающая, что услуга была оказана владельцу
карты. Это может быть копия подписанного контракта, рабочего задания или другой
формы письменного соглашения.

7. Subscription canceled - Клиент утверждает, что мы продолжили взимать с них плату после
отмены подписки. Нужно доказать, что подписка все еще активна и что клиент знал о
вашей процедуре отмены и не выполнял ее. Тут нам в помощь только Cancellation Policy,
которое будет в ближайшем будущем. Что Можно предоставить в качестве доказательства:
- Объяснение того, как и когда клиенту была показана политика отмены до покупки.
- Любые журналы сервера или активности, показывающие, что владелец карты
получил доступ или купил загруженный цифровой продукт. Эта информация
должна включать IP-адреса, соответствующие временные метки и любые
подробные записанные действия.
- Обоснование того, почему подписка клиента не была отменена.
- Уведомление, отправленное клиенту о продлении или продолжении подписки, или
подтверждение от клиента его дальнейшего использования продукта или услуги
после даты, на которую они заявляют, что отменили подписку (если доступно).
- Документация, подтверждающая, что услуга была оказана владельцу карты. Это
может включать в себя копию подписанного контракта или другую форму
письменного соглашения.
-
8. Unrecognized - Клиент не распознает платеж, указанный в выписке по карте. Требуется
для отмены спора. Как и в случае мошеннических споров, нужно попросить клиента
отозвать спор, помогая им идентифицировать платеж. Во-первых, попытайтесь связаться с
клиентом. Иногда люди забывают о платежах, которые они делают, или не узнают, как они
отображаются в выписке по карте. Если это так, попросите их связаться с эмитентом карты
и сообщить, что они больше не оспаривают транзакцию. Даже если клиент согласен
отозвать спор, вы все равно должны предоставить соответствующие доказательства.
Просто сказать, что клиент собирается снять спор, не является достаточным
доказательством. Возможно, будет более эффективно - и обеспечит лучшее качество
обслуживания клиентов - принять случайный спор и, если необходимо, снова выставить
счет клиенту. Даже если спор отозван, его рассмотрение обычно занимает около 75 дней.
Все шаги по собиранию доказательств такие как в п. 3
18. Audit Service

Audit представляет собой процесс объективного сбора и оценки свидетельств об экономических


действиях и событиях с целью определения соответствия этих утверждений установленным
критериям и представления результатов проверки заинтересованным пользователям.

Также это проверка и подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности и других


документов таких как LogBooks.

А теперь, что для этого делаем мы и русским языков:)

Компания TrackEnsure предоставляет услугу ассистирования в прохождении аудита.

1) FMCSA letter. Клиент получает письмо о предстоящей проверки его компании на определенную
дату и период времени, который будет проверяться. Это письмо клиент пересылает нам.

2) PPWk ( BOL, FUEL, BC, TOLL, DOT Inspection)

3) Logbook ( Violations, Overspeed, соответствие с документами)

4) Fixing

5) List of documents (customer)

6) upload

7) Далее dep sales проводить оплату

Расчет стоимости аудит-сервиса проходит со стороны sales dep.

Стоимость одного затраченного рабочего часа Safety dep на проверку компанейских logbook’ов
считается по тарифу $25/h, мин.стоимость 150 долл

Прежде, чем команда Safety приступит к работе с аудитом и проверкой документации по


водителям (к ней относится проверка логбука, заправки горючего, показания одометров и наличие
POD документов и их соответствия с локациями на логбуке), sales-agent должен связаться с
представителем компании, которой будет предоставлена подобная услуга и проинформировать о
ценовой политике.
Ориентировочно стоимость проверки одного водителя стоит $250 - $300, все зависит от того,
какой объем работы предстоит. Стоимость может быть и меньше, но может быть и больше. Мы не
проговариваем клиенту, что стоимость одного нашего часа работы стоит $25.

Мы говорим, что стоимость будет зависеть от того, какое кол-во людей придется задействовать к
работе и насколько сложным будет процесс.

19. USA
Штат Обычное сокращение Почтовое сокращение Столица штата

Alabama (Алабама) Ala. AL Montgomery

Alaska (Аляска) Alaska AK Juneau

Arizona (Аризона) Ariz. AZ Phoenix

Arkansas (Арканзас) Ark. AR Little Rock

California (Калифорния) Calif. CA Sacramento

Colorado (Колорадо) Colo. CO Denver

Connecticut (Коннектикут) Conn. CT Hartford

Delaware (Делавэр) Del. DE Dover

Florida (Флорида) Fla. FL Tallahassee

Georgia (Джорджия) Ga. GA Atlanta

Hawaii (Гавайи) Hawaii HI Honolulu

Idaho (Айдахо) Idaho ID Boise


Illinois (Иллинойс) Ill. IL Springfield

Indiana (Индиана) Ind. IN Indianapolis

Iowa (Айова) Iowa IA Des Moines

Kansas (Канзас) Kans. KS Topeka

Kentucky (Кентукки) Ky. KY Frankfort

Louisiana (Луизиана) La. LA Baton Rouge

Maine (Мэн) Maine ME Augusta

Maryland (Мэриленд) Md. MD Annapolis

Massachusetts (Массачусетс) Mass. MA Boston

Michigan (Мичиган) Mich. MI Lansing

Minnesota (Миннесота) Minn. MN St. Paul

Mississippi (Миссисипи) Miss. MS Jackson

Missouri (Миссури) Mo. MO Jefferson City

Montana (Монтана) Mont. MT Helena

Nebraska (Небраска) Nebr. NE Lincoln

Nevada (Невада) Nev. NV Carson City

New Hampshire (Нью-Хэмпшир) N.H. NH Concord

New Jersey (Нью-Джерси) N.J. NJ Trenton


New Mexico (Нью-Мексико) N.M. NM Santa Fe

New York (Нью-Йорк) N.Y. NY Albany

North Carolina (Северная


N.C. NC Raleigh
Каролина)

North Dakota (Северная Дакота) N.D. ND Bismarck

Ohio (Огайо) Ohio OH Columbus

Oklahoma (Оклахома) Okla. OK Oklahoma City

Oregon (Орегон) Ore. OR Salem

Pennsylvania (Пенсильвания) Pa. PA Harrisburg

Rhode Island (Род-Айленд) R.I. RI Providence

South Carolina (Южная Каролина) S.C. SC Columbia

South Dakota (Южная Дакота) S.D. SD Pierre

Tennessee (Теннесси) Tenn. TN Nashville

Texas (Техас) Tex. TX Austin

Utah (Юта) Utah UT Salt Lake City

Vermont (Вермонт) Vt. VT Montpelier

Virginia (Вирджиния) Va. VA Richmond

Washington (Вашингтон) Wash. WA Olympia

West Virginia (Западная


W.Va. WV Charleston
Вирджиния)
Wisconsin (Висконсин) Wis. WI Madison

Wyoming (Вайоминг) Wyo. WY Cheyenne

Dispute process and submitting


evidence (original)
Dispute process
When a dispute is opened by a
customer with their bank, the
following events occur (in order):
● The customer’s bank notifies
Stripe of the dispute.
● The bank automatically deducts the disputed amount and a dispute processing fee from Stripe.
● Stripe removes the funds from the merchant’s Stripe account balance to cover the dispute
deduction.
● Stripe notifies the account owner of the dispute, passing along all information received from the
bank related to the dispute via the Dashboard and over email.
Once the dispute is opened and the funds have been deducted, the merchant has the opportunity to
submit evidence in order to prove the charge was legitimate and potentially overturn the dispute.
Submitting evidence
If you believe the dispute is in error and want to challenge it, you can upload evidence supporting why
the payment was valid through the Dashboard or via the API. When you formally submit evidence,
Stripe will immediately send the evidence to the cardholder’s bank for review.
Some things to keep in mind about submitting dispute evidence:
● Banks only review evidence once, so evidence can only be submitted once. Use the Save for
later button to return to the submission process if there is more you want to add later (before the
submission deadline).
● You will want to tailor the evidence submission to the type of dispute it is. We have a
comprehensive guide with suggestions for what to submit broken out by type of dispute.
● The bank will make a decision somewhere between 60-75 days after the evidence due date. The
decision is the bank’s alone and the outcome is final.
● If the dispute is decided in your favor, the funds will be returned to your Stripe balance,
including the dispute fee.
Additional Information
● For more comprehensive guidance on how to work through a dispute, including dispute
prevention best practices, see our guide to Disputes and responding to disputes in the Stripe
Docs.
● You can also accept a dispute if the cardholder's dispute was valid - at this point, the customer
has already received their refund via the dispute process. Accepting a dispute is not considered
an admission of wrongdoing and is sometimes the most appropriate response.
Understanding dispute fees
When your business receives a dispute (also called a chargeback), the payment amount as well as a
separate dispute fee levied by the card network will be deducted from your account balance.
Card networks apply this additional dispute fee to help protect cardholders and discourage dishonest or
fraudulent business practices that could lead to chargebacks. The network fees for chargebacks are
imposed regardless of whether you choose to dispute the chargeback, and regardless of the outcome of
any given dispute. However, in the event that a dispute is ruled in your favor, Stripe will refund this fee
to you at our expense.
Dispute process and submitting evidence
Dispute process
When a dispute is opened by a customer with their bank, the following events occur (in order):
● The customer’s bank notifies Stripe of the dispute.
● The bank automatically deducts the disputed amount and a dispute processing fee from
Stripe.
● Stripe removes the funds from the merchant’s Stripe account balance to cover the dispute
deduction.
● Stripe notifies the account owner of the dispute, passing along all information received from
the bank related to the dispute via the Dashboard and over email.
Once the dispute is opened and the funds have been deducted, the merchant has the opportunity to
submit evidence in order to prove the charge was legitimate and potentially overturn the dispute.
Submitting evidence
If you believe the dispute is in error and want to challenge it, you can upload evidence supporting
why the payment was valid through the Dashboard or via the API. When you formally submit
evidence, Stripe will immediately send the evidence to the cardholder’s bank for review.
Some things to keep in mind about submitting dispute evidence:
● Banks only review evidence once, so evidence can only be submitted once. Use the Save for
later button to return to the submission process if there is more you want to add later (before
the submission deadline).
● You will want to tailor the evidence submission to the type of dispute it is. We have a
comprehensive guide with suggestions for what to submit broken out by type of dispute.
● The bank will make a decision somewhere between 60-75 days after the evidence due date.
The decision is the bank’s alone and the outcome is final.
● If the dispute is decided in your favor, the funds will be returned to your Stripe balance,
including the dispute fee.
Additional Information
● For more comprehensive guidance on how to work through a dispute, including dispute
prevention best practices, see our guide to Disputes and responding to disputes in the Stripe
Docs.
● You can also accept a dispute if the cardholder's dispute was valid - at this point, the
customer has already received their refund via the dispute process. Accepting a dispute is not
considered an admission of wrongdoing and is sometimes the most appropriate response.
Standard accounts
For charges made on a Standard connected account directly, the Standard account will be responsible
for disputes. This means that by default Stripe will attempt to withdraw funds from the Standard
account’s balance.
Express and Custom accounts
For platforms that create Express or Custom accounts for its sellers, the platform is liable for disputes.
When a platform issues a refund on a destination charge, Stripe will debit the platform’s balance by
default. The platform will need to initiate a transfer reversal on the connected account to retrieve the
funds from that account’s balance.
Customer withdrawal of a dispute
If your customer agrees to cancel and withdraw their dispute:
1. Upload evidence for the dispute in Stripe and click “save for later.”
Even though the customer has stated they’re withdrawing the dispute with their bank, it is
still crucial to upload evidence appropriate for the dispute reason in Stripe. This will offer
protection in the event the customer changes their mind, forgets to reach out to their bank to
withdraw, or any other complication that may arise and leave an uncontested dispute –
anything uploaded and saved will be submitted automatically if the evidence submission
window closes before the withdrawal is fully processed.
2. Customer must notify their bank.
In order to start the withdrawal process for a dispute, the customer must notify their bank
that they wish to withdraw or drop the dispute. Upon formally withdrawing the dispute, the
bank will re-charge the customer for the disputed charge amount and provide a letter of
withdrawal, typically via mail within 7 business days. If they don’t receive a physical letter,
the customer should get a notification electronically either via email or in their associated
banking account online.
3. Retrieve proof of withdrawal.
Ask the customer for a copy of the letter of withdrawal or a screenshot of the re-billing as it
appears on their statement once they have it.
4. Add the letter or proof of re-billing to your uploaded dispute evidence.
Upload the evidence in the Dashboard as evidence for the dispute and submit. If the
evidence submission window is closed, skip this step.
5. Let Stripe know.
Once all of these steps are completed, let us know and we will attempt to close the dispute
early. If you were unable to upload the proof of withdrawal as dispute evidence in step 4,
attach it to your email. Note that it’s not always possible to close disputes early, but we will
do what we can and keep you informed.
Fraudulent transactions and disputes using Stripe Issuing
If you suspect a charge made through Stripe Issuing to be fraudulent, or if you encountered issues
with its delivery or service, you should dispute the transaction.
Creating a dispute in the Dashboard
You can dispute a transaction within the Stripe Dashboard by clicking the Dispute Transaction
button when viewing a transaction in the Dashboard.

Submitting dispute evidence


You can provide evidence and upload any necessary files, depending on the dispute category.
Dispute evidence must be in the format of PDF, TIFF, or JPEG. Before sending your response,
ensure that any text or images are clear and large enough to show up in a black and white fax
transmission.
Please ensure that you have entered all the information needed that will help present your case.

After you
complete
the form, click
Submit to formally begin the dispute process with the card network.

Dispute timelines and monitoring the dispute status.


Once the dispute is created, Stripe sends an issuing_dispute.created event. You can view the
status of disputes at any time in the Dashboard.
All newly created disputes will also have the status of `under_review`.
Users can expect this status to stay as `under_review` for about 30 - 90 days. That is how long
disputes typically take to be resolved.
Won and lost disputes
If the acquiring merchant wins the dispute (i.e. the Issuing user loses the dispute) - the status will
change to `lost` and no funds will be transferred back.
If the Issuing user wins the dispute, the status will change to `won` and the funds will be
transferred back to the Issuing balance.
Users will see a balance transaction of type `issuing_dispute` in the Dashboard under the Balance
Transactions section, and on the bottom of the Disputes detail page.
Disputes and transaction currencies

Note that if the original payment was converted into your account’s default currency (e.g., a USD
transaction paid for on your GBP card), the disputed amount is converted back to the transaction’s
original currency (e.g., USD is converted back into GBP and deposited into your account).

Bulk disputes

Currently, you cannot submit Issuing disputes in bulk. If you notice several fraudulent transactions
for the same cardholder, you must submit them all as separate disputes.

Reserved funds
Payouts
Reserves
·
Disputes
·
Payments
Reserved funds are used to prevent negative balances due to disputes and refunds. Most reserves
Stripe places are temporary. There are a number of reasons that we might place a reserve on an
account, but these are some of the most common:
● Stripe requires additional insight into your normal charge behavior at onboarding;
● Your account is experiencing high chargebacks or dispute rate;
● Your business operates in an industry or with a business model that creates additional
credit risk;
● Your business collects funds far in advance of delivery of goods or services.
The Stripe Services Agreement has more detail on how we execute reserves.

COVID-19 dispute response guidance


Disputes
Merchants, especially those in the travel, entertainment, and events industries, are experiencing
increased dispute volume due to the COVID-19 pandemic. Government orders have affected
some merchants’ ability to make goods or services available. Shelter-in-place orders have forced
customers to cancel or not attend previously scheduled events. In some cases, customers are
contacting their issuing banks to dispute charges. In some cases customer disputes are invalid,
and card network dispute processes give merchants the right to respond to these invalid disputes
by submitting evidence to the network.
In response to the increase in disputes being faced by many merchants, Visa and Mastercard
have issued guidelines to answer questions about how to resolve disputes related to goods and
services canceled directly because of a government order or prohibition. This guide will help
you understand how to provide the best possible evidence submissions to respond to invalid
disputes initiated by your customers.
Stripe will continue to monitor developments within the card networks and issuing banks. We
will update this guide as we learn new information that may help clarify the network dispute
processes, including details to help you prepare your dispute evidence submissions.
General suggestions for working with customers
Visa and Mastercard have similar cardholder dispute processes. Both networks have issued their
own guidance to clarify their rules in light of the increased dispute activity, predominantly in the
travel and events categories. Reviewing the Visa and Mastercard websites for COVID-19
related updates can help you understand the types of disputes the networks view as valid and the
types of evidence you should submit to increase the likelihood of a successful outcome. Both
networks, in general, advise the following:
● If you are unable to provide a service for any reason, you should contact your customers
and attempt to resolve the issue.
● You can offer your customers a voucher or other type of credit. Whether your customers
are required to accept the voucher depends on a few factors, including the reason why
the good or service is unavailable, the terms of your cancellation policy and applicable
laws and regulations.
● Cardholders who receive a refund from you are not entitled to also initiate a dispute
with their issuing bank.
Many businesses are finding it difficult to understand when a customer dispute is valid or
invalid and, for invalid claims, the right type of evidence to submit. You should continue
monitoring the Visa and Mastercard websites for updated information that can help you
understand your options.
The examples outlined below describe a few common scenarios for Stripe users experiencing
higher than normal dispute volumes. The guidance is not specific to any card brand network, but
following the advice can help you successfully address invalid disputes.
Example 1: A government order prevented the good or service from being offered
Some customers initiate a dispute with their issuing bank for charges related to a merchant’s
inability to deliver goods or services due to a government order. When a government order
prohibits you from making a good or service available, this can negate a dispute right. For
example:
● A border is closed and a government expressly prohibits an airline from flying into the
country.
● A government orders the closure of non-essential businesses (e.g., gym, golf
membership, camps, indoor and outdoor recreational and cultural facilities).
A customer dispute might be valid if keeping your business open would not have violated a
government order and you nevertheless chose to close your business (e.g. an order that only
allowed you to have 10 people inside your gym at once).
Specific network rules and interpretations ultimately determine whether a customer dispute is
invalid, which makes the quality of the evidence you submit essential. Your evidence
submissions should include:
● A description of the circumstances: Explain that you were unable to deliver the relevant
goods or services and how the government order or prohibition resulted in this fact.
● Proof of the government order resulting in inability: Include a screenshot with a
government website URL visible, or copy of the government order that prevented you
from delivering the goods or service. A news article, or just generally referencing the
shutdowns, may not be sufficient. Advisories against travel or large gatherings may also
not be sufficient; you must provide evidence of a law or order preventing the goods or
services from being offered.
● A copy of the relevant sections of your terms and conditions: Screenshots should
include the address bar, showing the website URL. If possible, it is also helpful to show
that these were the terms in force when the customer originally made the purchase.
Terms and conditions should clearly outline a customer’s rights in the event of
cancellation due to factors outside the merchants control, such as a government order.
Statements like “Customer may receive a refund”, instead of something more definitive
such as “Customer will not receive a refund”, are less likely to be compelling enough to
overturn a dispute.
● A copy of your checkout flow showing how customers accept your terms and
conditions, and refund and cancellation policy: Make sure to show the full checkout and
where the relevant policies and terms are shown to the cardholder at or before checkout.
The screenshots should include the website URL being visible in the address bar, along
with the checkbox, and links to the terms. If your customer accepts terms on a separate
page from the transaction page, your evidence submission should include every
webpage a customer sees during the checkout flow. Visa specifically requires proof that
a customer has acknowledged both the terms and conditions of purchase AND the
cancellation/refund policy. Here is an example of a customer acknowledgement
provided by Visa:

● If applicable, additional government orders regarding refunds: Include a copy or


description with references to any relevant government regulations that permit you to
offer your customers a voucher, credit, or substitute goods or services instead of a
refund.
● [Mandatory for Visa Disputes; Helpful for Other Networks] Proof of credit or voucher:
Include a statement and screenshot showing that you provided or offered a voucher,
credit, or a substitute good or service as described in your terms and conditions, relevant
government order, or as a gesture of goodwill.

Example 2: A government order requires my customers to accept a credit or voucher


Some governments are permitting companies in certain industries to require customers to accept
credits or vouchers instead of a refund. A dispute initiated by a customer who received a credit
or voucher in accordance with a government order is generally invalid. Evidence submission
files should contain:
● Description of the circumstances: Explain that you gave your customer a credit or
voucher in accordance with the government order.
● Proof of the government order requiring customers to accept credits or vouchers instead
of a refund: Include a screenshot with a government website URL visible, or a copy of
the government order requiring the customer to accept credits or vouchers instead of a
refund.
● Proof of credit or voucher: Include a statement and screenshot that you provided the
customer with a voucher or credit, along with a copy of your terms and conditions for
the customer’s use of the voucher.
Example 3: I already issued a refund to my customer for the good or service
You may have issued refunds to some or all of your customers. A chargeback initiated by a
customer who received a refund is generally invalid. Evidence submission files should contain:
● Description of the circumstances: Explain that you gave your customer a refund in
accordance with your terms and conditions.
● Proof of refund: Include a copy of any correspondence with the customer, such as an
email or a screenshot from your Stripe dashboard.
Example 4: My customer is entitled to a refund under my terms and conditions, but accepts a
voucher or other credit instead of a refund.
You may have issued a voucher or other credit to some or all of your customers who are
otherwise entitled to receive a refund under your terms and conditions. In general, your
customer does not have to accept a voucher or credit instead of a refund unless required by
applicable law or regulation (see example 2 above). However, depending on the applicable
network rules, a dispute initiated by the customer may be invalid if your customer did accept a
voucher or other credit instead of a refund. Evidence submission files should contain:
● Description of the circumstances: Explain that you offered your customer a voucher or
credit instead of a refund and the customer accepted the credit or voucher.
● Proof of credit or voucher: Include a statement and screenshot that you provided the
customer with a voucher or credit.
● Proof that the customer accepted the credit or voucher: Include communications (e.g.,
email, chat or phone call) with the customer showing that they accepted the voucher or
credit.
● Proof that the customer utilized the credit or voucher: Mandatory for Visa, optional for
other networks.
Example 5: My customer did not attend an event (e.g., a concert, a flight, or a hotel visit) that
was otherwise available
Your customer may have not attended an event that was otherwise available. Unless there are
other compelling factors, such as a specific government order specifying a consumer or
merchant’s rights in this situation, you will be required to justify that the cancellation was
partially or fully non-refundable, as agreed to by the customer at the time of the purchase.
Evidence should include:
● Description of the circumstances: Explain that you were willing and able to provide the
customer with the relevant goods or services, and that your customer did not attend the
event and was not entitled to a refund in accordance with your terms and conditions.
● Relevant sections of terms and conditions: Include a copy or screenshot of your terms
and conditions that state that the customer is not entitled to a refund, including details of
your refund timeframes, if applicable. Screenshots should include the address bar,
showing the website URL. If possible, show that these were the terms in force when the
customer originally made the purchase. Terms and conditions should clearly outline the
cancellation and refund policy. Statements like “Customer may receive a refund” are
less likely to be compelling enough to overturn a dispute.
● Proof that customer accepted terms and conditions: Include a screenshot and description
of your checkout flow showing how customers accepted your terms and conditions
before they completed the transaction. The screenshots should include the website URL
visible in the address bar, along with the checkbox and links to the terms. If your
customer accepts terms on a separate page from the transaction page, your evidence
submission should include every webpage a customer sees during the checkout flow.
Visa specifically requires proof that a customer has acknowledged both the terms and conditions
of purchase AND the cancellation/refund policy. Here is an example of a customer
acknowledgement has been provided by Visa:

Example 6: My customer contacted me to cancel their booking but is not entitled to a refund or
credit because they agreed to my cancellation policy when they made the online purchase
Your customer may have contacted you to cancel a service that you were prepared to make
available. You will be required to justify that the cancellation was partially or fully non-
refundable, as agreed to by the customer at the time of the purchase. There are a range of factors
to consider as you prepare your evidence submissions, including:
● Whether a government order permits you to deny a refund to your customer
● Whether your terms and conditions permit you to reject a customer’s request for a
refund after they request a cancellation
Evidence should include:
● Description of the circumstances: Explain that you were willing and able to provide the
customer with the relevant goods or services, and that your customer canceled the goods
or services and was not entitled to a refund in accordance with your terms and
conditions.
● Relevant sections of terms and conditions: Include a copy or screenshot of your terms
and conditions that state that the customer is not entitled to a refund, including details of
your refund timeframes if applicable. Screenshots should include the address bar,
showing the website URL. If possible, show that these were the terms in force when the
customer originally made the purchase. Terms and conditions should very clearly
outline the cancellation and refund policy. Statements like “Customer may receive a
refund” are less likely to be compelling enough to overturn a dispute.
● Proof that customer accepted terms and conditions: Include a screenshot and description
of your checkout flow showing how customers accepted your terms and conditions
before they completed the transaction. The screenshots should include the website URL
being visible in the address bar, along with the checkbox and links to the terms. If your
customer accepts terms on a separate page from the transaction page, your evidence
submission should include every webpage a customer sees during the checkout flow.
Visa specifically requires proof that a customer has acknowledged both the terms and conditions
of purchase AND the cancellation/refund policy. Here is an example of a customer
acknowledgement has been provided by Visa:

СКАЙП

Когда вы создаете платеж клиенту, у которого вместо имейла какая-то фигня типа black1234
узнайте у клиента его реальный имейл и укажите его.

Eсть мысль о том, что мы поменяем цену Safety Service, как только начнем набирать по новой (в
большую сторону). Так что если у вас будут спрашивать ценовую политику не вдавайтесь в
подробности.
ЕСЛИ КЛИЕНТ ДЕЛАЕТ ЗАКАЗ БОЛЬШЕ 7 и 7+ ДЕВАЙСОВ, ЭТО ЖЕЛАТЕЛЬНО
ОФОРМЛЯТЬ НЕ ЧЕРЕЗ STRIPE.

ТАКИЕ ОПЛАТЫ, ЕСЛИ КЛИЕНТ НЕ ПРОТИВ, МЫ ХОТИМ, ЧТОБЫ ОН ДЕЛАЛ WIRE

(WIRE это перевод денег с аккаунта клиента на эккаунт Романа Валериевича) Если клиент хочет
получить девайс без подписи получателя (и, предположим он живет в кондоминимуме, это много
этажный дом), гнастаивайте на подписи, ибо девайсы могут пропасть. Проведем пару
экспериментов, включая в доставку страховку в размере $150.

НИКОГДА НЕ СТАВЬТЕ НА SAFETY SERVICE ВОДИТЕЛЕЙ ИЗ USKO EXPRESS INC. ЕСЛИ


ТАКИЕ ОБРАЩАЮТСЯ К ВАМ, ГОВОРИТЕ: " ОБРАТИТЕСЬ К ВАШЕМУ МЕНЕДЖЕРУ С
ПОДОБНЫМ ВОПРОСОМ".

Когда вы отправляете Warranty Letter to Customer. Пожалуйста, ставьте в копию эти имейлы:
safety.trackensure@gmail.com safety.nightshift@gmail.com

Eсли вы переносите драйвер который есть на сейфти из одной кампании в другую то он


переносится вместе с своим ПИНкодом который используют в сейфти.

Не забывайте отменять подписки в компании из которой водите уходит.

MANAGER STORAGE: Когда мы оформляем заказ, очень важно!! указывать в калькуляторе кол-
во товара которое будет отправлено клиенту. Все эти циферки помогают контролировать остатки
на складе. Кто то не всегда ставит там все что положено, мы провтыкали, что стикеров больше на
складе нет и клиент оплатил наклейку, $5 в результате не было возвращено клиенту, или же теперь
нам нужно будет за свой счет делать отправку
Большая просьба, не смотреть на ситуацию со стороны "Ничего страшного,ошибочно снял(а)
больше, мы можем вернуть", да мы можем делать возврат средств. Но при каждой такой
транзакции с нас снимается 5% от общей стоимсоти. Поэтому давайте работать с первого раза, без
возвратов. Это очень важный поинт, нам нужно быть внимательнее. Это финансы. Если бы это
были финансы каждого из нас, поверьте, мы бы не хотели каждый раз платить % за возвраты и
переводы средств.

1.Если вы оформили заказ после 7ми вечера по EST(eastern standard time) вы не получит от UPS
tracking#, такое правило у почты. это ничего страшного, просто, чтобы вы знали если что UPS
Buffalo работает до 7 вечера.

2.Когда вы указываете дату, пожалуйста, пишите в формате мм/дд/гггг

У нас обострилась ситуация с Dispute. Когда вам звонит водитель и просит отменить подписку,
т.к.он больше не пользуется нашим лог буком - УТОЧНЯЙТЕ! когда он перестал ездить, что мы не
получали dispute, лучше сразу делать возврат денег. Что касается годовых подписок - мы не
возвращаем.
Когда мы отправляем больше чем 7 девайсов, мы должны указывать страховку.

amount of devices x 100 usd = sum of insurance

Хочу напомнить всем правило расчета Audit: 1h работы наших сэйфти стоит $25 (клиенту это
говорить не нужно).Если ваш расчет вышел на сумму $300-$350 снимаем с клиента $300.Вышло
$90 снимаем $120.вышло $30 снимаем $100. Когда обсуждаем с клиентом тот факт, что аудит не
входит в стоимость ежемесячной оплаты, то, для того, чтобы он понимал на какую сумму ему
рассчитывать за помощь, говорите что на ОДИН логбук - одного человека минимум $150

Accounting and sales coaches

Вам также может понравиться