“Diario de un Gerente de Proyectos”

ENERO

3 Obtuve luz verde de mi jefe para conseguir el soporte del usuario para realizar una
nueva aplicación muy importante sobre la cual yo había venido pensando hace algún
tiempo.

6 Organicé una reunión de los Jefes departamentales usuarios y les di mi “Arenga”: su

reacción fue muy favorable, creo que fue mi entusiasmo lo que los “ENCENDIO”:

Ellos concordaron que mi método de computación puede mejorar al servicio al cliente.

Quisieron que el nuevo enfoque se instalara en todas las subsidiarias, no solamente en

la oficina principal como yo tenía en mente. Les asegure que eso se podía realizar y les
hablé en pocas palabras todo lo que yo sabía de teleprocesamiento. Había que
moverse rápidamente. El beneficio de esta aplicación, dijeron, debería ser efectivo
antes que esté lista la nueva línea de producto, esto es un poco más de ocho meses a
contar de la fecha. Para mantener su interés, le dije “Ocho meses, son más que
suficientes.

12 Hasta yo mismo me estoy sintiendo emocionado con el proyecto. Está tomando

forma como una ampliación significativa de nuestro sistema “en línea” de base de datos
actual, sirviendo a usuarios remotos a través de teleprocesamiento por primera vez.

Gaste algunas horas esa noche tratando de inventar un nombre pomposo para mi
sistema.

19 Dibuje unos pocos de formatos de pantalla posibles y los mostré al personal

operativo del usuario. “Su reacción fue todos parecen buenos”.

Visité dos subsidiarias a fin de observar sus manuales de procedimientos, los cuales
son irremediablemente arcaicos. Uno de los Supervisores me dijo “Nosotros hacemos
las cosas de la misma manera de siempre, pero conseguimos hacer bien el trabajo”:

30 Me encanta la relación que tengo con los usuarios. Ellos tienen sólo una vaga idea
de lo que les estoy hablando y parecen que ponen fe en todo lo que les sugiero. Tendré
la más completa libertad para diseñar e implementar el sistema en la forma que me
parezca “Es mi show”.
 FEBRERO

4 Fui invitado a presentar mis ideas en una conferencia ejecutiva con el Vice-
presidente y todo el grupo de asesores de la Alta Gerencia de la División Usuaria.

Fueron extremadamente cordiales y me parecieron favorablemente impresionados por

la presentación en slides que les expuse “Afortunadamente” no me hicieron ninguna
pregunta comprometedora.

10 Todavía no hay ninguna palabra sobre la decisión del usuario. Pienso que no me
queda más que esperar.

24 Mi jefe me llamó para darme buenas noticias, el Vice-presidente usuario dio el OK

al proyecto. La fecha de finalización ha sido fijada para el primero de Agosto, cinco
meses desde ahora, a fin de dar a los representantes de servicio del cliente, suficiente
tiempo de aprender el nuevo procedimiento antes de que salga la nueva línea de
producto.

Fui promovido as Gerente de Proyecto, reportando al gerente de desarrollo de

Aplicaciones. El Vice-presidente usuario hubiera preferido un Gerente de proyecto
experimentado, pero ninguno podía ser reiterado de los proyectos ya en marcha.

Tengo sentimientos encontrados sobre todo esto. ¿Por qué no fui considerado como el
primer candidato obvio para encabezar el proyecto ¿Por qué no se me consulto sobre
la fecha tope de terminación? Cinco meses me parecían muy poco tiempo. Sin
embargo me guarde mi opinión porque:

... Ellos deben saber que el 1 de Agosto no es una fecha firme. Yo no tengo
personalmente el compromiso de hacerlo.
... La fecha fue colocada arbitrariamente, antes de ningún análisis del alcance del
trabajo.
... Yo no quiero parecer “negativo” ya que mis dudas pueden causar que otros tengan
una segunda idea sobre el proyecto.
...No puedo probar que necesito más tiempo ya que no ha sido elaborado todavía ni el
diseño del sistema ni el plan de implementación.
...Si acontece lo peor, sé que hay dos meses de “colchón” antes de la liberación de la
nueva línea de producto.
 MARZO

Gaste algún tiempo conversando con mi nuevo gerente. Como una típica burócrata, ella
se tomó mucho tiempo explicándome la organización de nuestro departamento:

Director de
Sistemas de información

Gerente de sistemas y Gerente de desarrollo Gerente de

Programación de aplicaciones operaciones

Gerente de proyectos

Le dije que estaba impaciente por poner en marcha mi proyecto le aclare a ella quiero
desarrollar mi propio show sin ningún tipo de interferencia extraña.

3 Pedí al Gerente de Sistemas y Programación que se asignara gente experimentada

para trabajar conmigo Me dijo que ese tipo de gente estaba involucrada en otros
proyectos, que me podía proporcionar dos Analistas sin experiencia en Sistemas en
Línea y cuatro Programadores junior. Le dije “no me interesa”

17 repetidamente he ido a mi gerente a expresarle mi urgente necesidad de tener un

grupo experimentado. Le he enfatizado que no puedo perder tiempo entrenando gente.

23 A pesar de mis esfuerzos no he conseguido nada de los grupos funcionales para

tener gente de alto nivel. Tengo la impresión de que no “han comprado” mi proyecto.
Programación admitió: “Trato de asignar a mi mejor gente de proyectos que lucen
“Ganadores”. Mi Gente dice que ella simplemente en este momento no puede tomar
recursos extrayendo de otros proyectos y me dice además “debe realizar su trabajo con
las personas que pueda conseguir”.
31 Las últimas cuatro semanas han sido infructuosas. He estado “patinando en lodo”.
Tengo que admitir para mí mismo que la gente disponible podría haber estado enterada
para esta fecha.

Tuve otra larga conversación con mi gerente, ella puntualizo nuevamente que no tiene
un control directo sobre el suministro de analistas y programadores sin embargo rehusó
transferir mi pedido a la gerencia superior.

Me estoy sintiendo muy frustrado y molesto. Me pase por en cima de mi gerente y

mandé un memorándum al Director.
 ABRIL

1 Hablé con el gerente de Sistemas y Programación, que yo estaba resignado a tomar

a cualquier persona que estuviese disponible. Seis personas aparecieron en mi oficina
en el transcurso de una hora.

No estaba nada seguro de lo que podía hacer con ellos: Rápidamente les puse al
corriente sobre el resultado de mi presentación en transparencias, les suministre copias
de mis formatos de pantalla y los envié de vuelta a sus respectivos escritorios
diciéndoles “A ver que se les ocurre a ustedes”: ¿Qué asignaciones puedo dar a los
programadores para mantenerlos ocupados?

Se me prendió la lámpara, que necesitaba una oficina con espacio suficiente para que
el grupo trabajara unido. Teléfonos, suministros, equipos y toda otra clase de cosas.
También personas administrativas, bibliotecaria, mecanógrafa . . .

Lo que me golpeó fuertemente fue el darme cuenta que no tenía ninguna

documentación del concepto de mi sistema. También debía haber tenido la prudencia
de tomar notas en mis primeras discusiones y negociaciones con los usuarios.

11 Mi gerente me tomó de sorpresa cuando quiso ver mi calendario de actividades. Me

exigió que lo tenga listo este fin de semana para revisarlo. Sentí que algo más la estaba
molestando, ella se mostró más hostil y lanzó un comentario mordaz sobre mi
memorándum al director del cual casi me había olvidado.

13 Me pasé en vela toda esa noche en casa, me las arregle para conformar una lista
de las actividades principales y establecí fechas topes que deben ser alcanzadas a fin
de terminar el trabajo para el primero de agosto.
Mi Gerente actuó como si este plan tuviera un compromiso de entregar el sistema en la
fecha tope fijada por el cliente.
¿No conocía ella que el 1º. de agosto es una fecha que alguien la extrajo de un
sombrero?. De todas formas yo sé que tengo un “colchón” de dos meses que . . .

15 Mi grupo del proyecto reaccionó muy mal cuando vieron mi calendario. Todos
opinaron que era irreal. Ellos dijeron que el trabajo es mucho más complejo de lo que
yo imaginé. Conversaron que tenía que “Organizarse”

Estoy preocupado sobre su actitud negativa. Tendré que hablar con ellos
individualmente y conseguir enderezarlos.
 MAYO

1 Repentinamente un analista experimentado quedó disponible desde otro proyecto.

¡Qué golpe de suerte ! Debería darme a mí mismo el crédito por haber peleado tan
fuerte y durante tanto tiempo a fin de conseguir gente experimentada.

8 El nuevo hombre conoce realmente la materia. Echó una mirada a mis formatos de
pantalla y me informó que “Ni siquiera vale gastar tiempo en considerarlos”. Parece que
exceden el tamaño de la pantalla de los terminales ordenados.

Inmediatamente se puso a trabajar independientemente en un nuevo diseño general del

sistema. Aparenta ser un “Solitario”. El resto del grupo no lo ha aceptado. Quizás
tengan razón Ellos gastan la mayoría de su tiempo leyendo y hablando en lugar de
realizar algún trabajo. Estoy muy contento de tener al fin una persona productiva dentro
del grupo.

16 Estamos en la fecha para la terminación del diseño general y fui forzado a reportar
que estamos atrasados. La especificación de los requerimientos está tomando más
tiempo del esperado. Por alguna razón . . .

25 El Ejecutivo de un departamento del usuario llamó para quejarse que mi nuevo

analista está tratando de enseñarle cómo maneja su negocio me dijo: Este señor es
grosero, apabullante y arrogante, no quiero verlo más por acá.

26 El analista me dijo que pensó que tenía la autoridad para establecer las
especificaciones del sistema. Él tuvo un fuerte altercado con el hombre de métodos
quien reclamaba esa responsabilidad. Me preguntó: Al fin ¿Quién es el que dirige Usted
o el Gerente del Proyecto del Usuario?

28 Tuve que concluir con dolor que debía haber gastado tiempo con la gerencia del
usuario en una forma regular, así hubiera tenido la oportunidad de conocer por lo
menos que ellos establecieron su propio proyecto con el grupo de proyecto de la visión
del usuario. ¡ Si sólo hubiera más horas en el día . . .
 JUNIO

3 El gerente del usuario me ha pedido formalmente retirar del proyecto al analista

ofensivo. También indicó que “Requiere mi presencia” en su oficina para una sesión de
revisión del proyecto.

Con quien cree el que está tratando. Al fin ¿De quién es el proyecto?

10 El grupo de proyecto del usuario ha publicado las especificaciones del diseño del
sistema, completamente diferentes a las nuestras. Las mismas están basadas en el
formato original de pantalla que le entregamos en enero.

12 Traté de evitar el aceptar ciertos compromisos, así que permanecí en silencio

durante las negociaciones concernientes a los nuevos requerimientos. Solamente dije:
“Ciertamente queremos ser receptivos a sus necesidades y exploraremos la factibilidad
de realizar los cambios que ustedes desean”.

13 El Gerente de Proyecto del usuario circuló un memorándum a todos los

involucrados, resumiendo su entendimiento “Procesamiento de datos está de acuerdo
en satisfacer todos nuestros requerimientos”:

21 El departamento de Publicidad y propaganda circuló hojas volantes promocionales

anunciando la nueva línea de producto, y mencionando en un lugar destacado “Servicio
computarizado al cliente” su descripción seguía las especificaciones del usuario, no las
nuestras.

27 A fin de ordenar las líneas de transmisión telefónica, requiero tener la aprobación

anticipada del controlador. Con los gastos de teléfono de la compañía, sobrepasados
ya en un 37% sobre el presupuesto. Los contadores insistieron en estudiar el retorno
de la inversión del proyecto para justificar la aprobación de más líneas.

No tengo tiempo de preparar una justificación económica. Además ¿cómo puedo medir
que valor en dólares significa el incrementar el servicio a clientes?

Impaciente con la inflexible burocracia y sus reglas absurdas tomé la iniciativa de

ordenar las líneas que necesitamos, sin la aprobación del contralor
 JULIO

2 Marketing planea hacer un preanuncio de la nueva línea de producto en una feria

industrial al comienzo de agosto. Se me pidió realizar demostraciones de nuestro
sistema. ¡Vaya! Aquí desaparecen los dos meses de “colchón” y yo que contaba con
ellos.

5 Estamos con un retraso de más de tres meses en nuestro plan. Estoy convencido
que es imposible conseguir que el proyecto esté a tiempo. No sé como voy a darle
esta noticia a mi gerente. Discutí la crisis con el grupo. Sacaron a la luz un plan que
permitiría rápidamente implementar un subsistema basado en el anterior modificando la
aplicación en línea ya existente. Entusiasmado acepté su esquema. ¿Porqué no me
dijeron antes que estaban trabajando en esto?

7 Mi gerente de proyecto de usuario se “emperra” en que no reducirá sus

requerimientos ni aceptará un subsistema interinamente. Di al grupo la señal de partida
para que trabajaran en su sistema, jugándomelas que el usuario mirará que no le
queda otra alternativa que aceptarlo.

22 Me acabo de enterar que el programa operacional de control de terminales no

soporta ciertos dispositivos de los nuevos terminales que tenemos instalados para….

Software está de acuerdo en generar una versión especial de prueba del programa de
control a fin de soportar nuestros terminales, pero nosotros sólo podremos realizar
nuestras pruebas en fines de semana.

.
 AGOSTO

1 Bien hoy es el día “D”. Y estamos más lejos que nunca. La programación está
realizándose más lentamente de lo que yo había esperado. Las modificaciones al
paquete anterior están siendo realizadas al tanteo.

Mis programadores se quejan de los diagramas de flujo para la aplicación no

representan la lógica del programa actual y que la forma en que fue codificado hace
prácticamente imposible realizar cambios en él. ¿No existe una forma mejor de escribir
una programa?...

5 Puse al grupo a trabajar en horas extras obligatoriamente Insistí que debían trabajar
al menos mediodía los sábados y los domingos...

Caramba no he notado ningún incremento en la productividad y además parece que se

resisten de tener que trabajar así.

7 Siento más y más presión por parte de mi gerente para acabar el subsistema. Ahora
se requiere presentar un reporte semanal de la situación.

15 Más malas noticias. El subsistema no fue probado el viernes como estaba planeado.
Los programadores me dijeron: Ya tenemos casi listo el programa está en un 90% de
hecho solo nos falta corregir “un errorcito”.

Tuve miedo de reportar un atraso más y estaba altamente optimista que el subsistema
estaría “Listo y funcionando” ese fin de semana así que reporté que estabamos “a
tiempo”.

18 La prueba de fin de semana reveló una falla básica de diseño. Se necesitaba volver
a trabajar intensamente.

Hoy me han dicho que solo han terminado el 50 % de la modificación.

19 Habiendo visto en mi reporte que el subsistema está listo, el director de sistemas

de información me pidió que planificara una fecha para presentar una demostración al
vicepresidente del usuario a quien el estaba ansioso de demostrarle algún resultado.
En realidad no sé como explicar que mentí en mi reporte.

SEPTIEMBRE

5 El Director ha contratado una firma consultora para que realice un esfuerzo “Masivo”
a fin de implementar el sistema. Mi grupo esta concentrado en el subsistema inicial,
mientras que la gente de la consultora desarrollará funciones adicionales requeridas por
el usuario.

He decidido no prestar la menor atención a la parte de proyecto que ellos realizan. Ya

que no fui yo quien contrató a esta gente siento no tener ninguna responsabilidad por
su trabajo.

La verdad es que estoy irritado que “Extraños” hayan sido contratados sin motivo
alguno para esto. Al firmar el contrato sin mi conocimiento me dieron el golpe de gracia.

12 La modificación finalmente corrió y el subsistema esta operacional.

Traje a los jefes departamentales del usuario para una demostración. No los vi
impresionados El programa no hace aquello que les dije que haría. De todas formas
ellos lo necesitaban hace un mes.

16 Los consultores enviaron su primera factura la cual firmé rutinariamente y la envié

al departamento de contabilidad para que la pagaran.

19 Contabilidad rehusó pagar la factura de los consultores. La política de la compañía

dice que yo debía suministrar un formulario describiendo los servicios prestados por
cualquier proveedor extraño. Ah’ es que suponían que he debido perder mi tiempo para
tener controles independientes a fin de verificar los cargos del proveedor? ¡ Lo siento
no tengo ninguno!.

26 La prueba de integración de los programas del consultor resultó ser un desastre.

Su gerente se queja que introducimos cambios indocumentados en nuestro
subsistema.. Quieren que revisemos nuestra codificación a fin de conformar una
interfase con las especificaciones que ellos han escrito.
30 Tuve que condescender con las demandas del consultor. Juntos parchamos el
sistema y... “trabaja” el usuario está insatisfecho ya que el tiempo promedio de
respuesta es de 42 segundos.

OCTUBRE

4 Un grupo de auditores internos bajaron a mi oficina repentinamente esta mañana.

Ellos han estado mirando las compras sin autorización. Además ellos intentaron
conducir una auditoría comprensiva de mis procedimientos y controles gerenciales así
como mis provisiones sobre la seguridad de la información y la auditibilidad operacional
de todo el sistema.

12 Los consultores han preparado un reporte al director el cual critica rudamente

nuestro diseño del sistema. Ellos han cometido a su consideración una propuesta
para una completa sistematización y recomiendan tirar a la basura todo lo que
nosotros hemos hecho.

15 La división del usuario esta pidiendo una instalación separada de computación

sólo para ellos. El vicepresidente se presenta al presidente con una propuesta
que dice:
“El Centro de Procesamiento de Datos existentes no es capaz de suministrarnos
asistencia adecuada. Su falta de habilidad para implementar exitosamente el sistema
de servicio al cliente ha impactado severamente nuestra posición en el mercado.

16 El director de sistemas de información ha ordenado parar todo trabajo de mi

proyecto. El ha formado grupo de trabajo especial de gerente y técnicos de alto
nivel para evaluar el “fiasco”.

20 La investigación fue brutal. Defendí mis prácticas gerenciales, y les dije cuales en
mi opinión fueron los factores que causaron el fracaso de mi proyecto:

.... Soporte inadecuado de la gerencia de alto nivel

.... Pobre cooperación de la división usuaria.
.... Falta de conocimientos de los analistas y programadores.
.... Políticas y procedimientos rígidos y burocráticos.
.... Muy poca autoridad e independencia del gerente de proyectos.

30 Renuncié no puedo seguir trabajando con gente tan estúpida.